Wet op de Ondernemingsraden Voorwoord 3 De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken

Jaarverslag 2011

Jaarverslag 2011 Inhoud De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: Wet op de Ondernemingsraden Voorwoord 3 De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. De kwaliteiten en samenwerking in de OR Kernkwaliteiten Samenstelling OR en rollen binnen de OR zijn besproken.

4

Gesprek met directie De directie is 1,5 uur aangeschoven voor een open gesprek zonder vooraf Commissies gedefinieerde onderwerpen.

5

Effectief vergaderen & onderhandelen COR, Mogelijkheden EOR, SPEO en vormen van vergaderen zijn besproken.

6

Concreet aan de slag – werkplan De OR heeft de volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: Taken en bevoegdheden van de OR Verbetering zichtbaarheid van de OR Duurzaam personeelsbeleid Overzicht adviesaanvragen Medewerkers Tevredenheids Onderzoek

7

8

R Instemmingsverzoeken

11

Overlegstructuur

12

Onderwerpen 2011

13

Dagelijks bestuur en bereikbaarheid OR

14

2

Jaarverslag 2011 Voorwoord De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door Een uitdaging voor ons allen om mee te Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: werken aan oplossingen om het bedrijf Wet op de Ondernemingsraden Reed Business gezond te houden. En het De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. ‘gezond houden’ stond in 2011 veelal in het teken van saneren met als gevolg dat De kwaliteiten en samenwerking in de OR we helaas besluiten hebben moeten Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. nemen waarbij sprake was van het verlies van arbeidsplaatsen. 2011 was hierdoor Gesprek met directie Voorwoord een lastig en zwaar jaar.vooraf De directie is 1,5 uur aangeschoven voor een open gesprek zonder onderwerpen. Voor jegedefinieerde ligt het jaarverslag 2011 van de We kijken dan ook uit naar het moment ondernemingsraad van Reed Business dat we de economische crisis te boven Effectief vergaderen & onderhandelen Media.Mogelijkheden Hiermee legt de ondernemingsraad zijn, kunnen werken naar groei en onze en vormen van vergaderen zijn besproken. verantwoording af aan zijn achterban; alle missie: ‘Tevreden medewerkers in een medewerkers van Reed Business Media. Concreet aan de slag – werkplan gezond bedrijf”. Het jaarverslag geeft impressie van De OR heeft deeen volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: de onderwerpen die het afgelopen jaar de De Ondernemingsraad bedankt alle Verbetering van de OR revue gepasseerd zichtbaarheid zijn. medewerkers die het afgelopen jaar de Duurzaam personeelsbeleid Begin 2011 was er de hoop dat alle pijnlijke maatregelenTevredenheids uit 2010 voldoende Medewerkers Onderzoek basis zouden vormen voor stabiliteit en R mogelijk zelfs lichte groei in 2011. Helaas werd al snel duidelijk dat dit niet realistisch was.

raad hebben weten te vinden met kritische vragen, opmerkingen en adviezen.

Afgelopen jaren hebben we te maken gehad met de bankencrisis en nog steeds kampen we met de eurocrisis. Dit heeft geleid tot een economische recessie van ongekende omvang. Ook Reed Business lijdt hier onder met als gevolg dat we veel te maken hebben gehad met veranderingen binnen ons bedrijf. Voor de OR veelal in de vorm van reorganisaties.

Mede namens de Ondernemingsraad,

Ook in 2012 nodigen wij iedereen van harte uit om gebruik te maken van de geboden inspraakmogelijkheden.

John Otten voorzitter

Lange termijn strategieën maakten plaats voor korte termijn denken om de business ‘on going’ te houden. Dit betekende dat we als OR ook sneller moesten denken en handelen dan we gewend waren. Zeker na de komst van CEO Peter de Mönnink volgden de veranderingen elkaar in een rap tempo op. 3

Jaarverslag 2011 Samenstelling OR per 31 december 2011 De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: John Otten (voorzitter) Wet op de Ondernemingsraden De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. Benjamin Spies (secretaris) De kwaliteiten en samenwerking in de OR Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. Gesprek metBerg directie Hannah van den (waarnemend vz/secretaris) De directie is 1,5 uur aangeschoven voor een open gesprek zonder vooraf gedefinieerde onderwerpen. Ruud Effectief Bergwerff vergaderen & onderhandelen Mogelijkheden en vormen van vergaderen zijn besproken. Concreet aan de slag – werkplan Wim Janssen De OR heeft de volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: Verbetering zichtbaarheid van de OR Antoinette Kwakman Duurzaam personeelsbeleid Medewerkers Tevredenheids Onderzoek Sevda Kayhan-Turna R

Edwin de Rave

Edgar Schouten

Dorien van den Steen

Dick Ziggers

De OR heeft recht op 13 zetels. Deze zijn verdeeld over 3 kiesgroepen: Reed Business Amsterdam: 5 zetels. Reed Business Doetinchem: 6 zetels. Elsevier Opleidingen, EFE en PBNA: 2 zetels. Er zijn nog 2 vacatures. 4

Jaarverslag 2011 Commissies De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door De OR heeft twee vaste commissies: De Financiele Commissie gaat een aantal Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: keer per jaar om tafel met de CFO (Jaap PR-commissie Schepen) om dieper op de cijfers in te Wet op de Ondernemingsraden Deze commissie bestaat uit Hannah gaan. Het gaat hierbij niet alleen om De wetteksten zijn aan de handvan van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. den Berg, Edgar Schouten, Sevda Kayhan omzetgegevens maar ook zaken als en Dorien van den Steen. De kwaliteiten en samenwerking in de OR abonnementencijfers, marktaandeel enzovoorts. Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. De PR-commissie heeft voor 2011 een communicatieplan Inzicht en begrip van deze cijfers helpt de Gesprek metopgesteld. directie Het doel was om de kwaliteit van de communicatie OR om gesprek beter te begrijpen waar het bedrijf De directie is 1,5 uur aangeschoven voor een open zonder vooraf binnengedefinieerde de OR en tussen de OR en de mee bezig is, welke groepen goed lopen onderwerpen. achterban en de bestuurder te bevordeen waar wellicht meer aandacht voor Effectief vergaderen onderhandelen ren. Communicatie door de&OR is er op nodig is. Ook helpt dit om te zien wat Mogelijkheden en vormen van vergaderen zijn besproken. gericht om de medezeggenschap te gevolgen zijn van ingrepen die soms heel bevorderen en om de medewerkers inzicht vervelend waren maar die het manageConcreet aan de slag – werkplan te geven in de diverse activiteiten van de ment noodzakelijk vond om desbeDe OR heeft de volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: OR. treffende titel financieel gezond te houden of te maken. Verbetering zichtbaarheid van de OR De PR-commissie heeft drie speerpunten benoemd: Trends zijn vaak goed zichtbaar. Duurzaam personeelsbeleid Bijvoorbeeld het programma ‘Kill the dip’ Informeren van de medewerkers Medewerkers Tevredenheids Onderzoek had als inzet om de terugloop in abonnementen een halt toe te roepen. De R Profileren van de OR: zichtbaarheid gevolgen hiervan waren eind 2011 en aanwezigheid zichtbaar in de cijfers. Uitdragen van onze missie: Tevreden Medewerkers in een Gezond Bedrijf Hiervoor zijn in 2011 de volgende middelen ingezet: E-mailnieuwsbrief voor de medewerkers (uitgave circa 4x per jaar)

De gebruikelijke momenten om bijeen te komen zijn in Q2 na de presentatie van de jaarcijfers van Reed Elsevier en in Q3 na het opstellen van RF3. Hieruit kun je vaak afleiden welke grote lijnen er ingezet gaan worden. In 2011 is de Financiële Commissie 2 x bijeen geweest.

OR-pagina’s op InBusiness.Web OR-kalender Poll InBusiness.Web Financiële commissie Deze commissie bestaat uit Wim Janssen, John Otten, Edwin de Rave, Edgar Schouten en Benjamin Spies.

5

Jaarverslag 2011 COR, EOR en Raad van Deelnemers SPEO De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door De EOR-bijeenkomsten vinden twee keer Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: COR per jaar plaats, wisselend in Amsterdam Vanuit de OR zijn vier leden afgevaardigd Wet op de Ondernemingsraden en Londen. naar de Centrale Ondernemingsraad De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. (COR). In 2011 is de EOR bijeengeweest op 23 Dit zijn: Ruud Bergwerff, Wim Janssen, De kwaliteiten en samenwerking in de OR en 24 juni in London, dit moment is John Otten en Benjamin Spies. Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. gekozen doordat in mei de Vulkaan in Het DB van de COR bestaat uit een lid Ijsland letterlijk roet in het eten gooide. De van deGesprek OR van met Reed Elsevier (Frans directie 2eopen bijeenkomst op 5vooraf en 6 oktober in Lekkerkerker – voorzitter) een lid van voor een De directie is 1,5 uuren aangeschoven gesprekwas zonder Amsterdam. de ORgedefinieerde van Reed Business (John Ottenonderwerpen. secretaris). Effectief vergaderen & onderhandelen Mogelijkheden en vormen van vergaderen zijn besproken. De COR behandeld punten die zowel bij Elsevier, LexisNexis als bij ReedBusiness de slag – werkplan aan deConcreet orde zijn.aan In 2011 is de COR niet OR heeft volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: bijeen De geweest, welde zijn er diverse onderwerpen schriftelijk besproken Verbetering zichtbaarheid vanen de OR afgehandeld. Duurzaam personeelsbeleid De Executive Vice-President Global Operations van Elsevier (Adriaan Roosen) Medewerkers Tevredenheids Onderzoek SPEO is aangesteld als bestuurder en Namens de OR zijn Wim Janssen en R gesprekspartner voor de COR. Robert Bodde afgevaardigd naar de Raad van Deelnemers van SPEO. Meer info: http://www.raadvandeelnemersspeo.nl/ind ex.htm

EOR Vanuit de OR woont Benjamin Spies de bijeenkomsten van de Europese Ondernemingsraad (EOR) bij. John Otten is zijn vervanger.

6

Jaarverslag 2011 Taken en bevoegdheden van de OR De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. werd verzorgd door of VoorDe hetcursus afhandelen van een adviesDe OR is een gekozen vertegenwoorDik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen: instemmingstraject wordt meestal een diging van medewerkers die volgens de projectgroep gevormd en volgt de OR een Wet opWet de op Ondernemingsraden (WOR) de Ondernemingsraden stappenplan. Hierin zijn alle acties die direct De betrokken is bijzijn hetaan beleid wetteksten de van handdevan een aantal praktijkvoorbeelden besproken. nodig zijn om tot een gefundeerd advies te onderneming. De OR bestaat uit leden die kunnen komen opgenomen. door en het personeel zijn gekozen. in de OR Deuitkwaliteiten en samenwerking Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. Adviesrecht De OR is overlegpartner van de directie en Het adviesrecht (art. 25 WOR) bepaalt dat oefentGesprek gestructureerd invloed en controle met directie deopen directie de OR voorafvooraf om advies moet uit op De het directie beleid van de uur directie. De OR voor een is 1,5 aangeschoven gesprek zonder vragen als hij een belangrijk besluit wil hanteert hiervoor o.a.onderwerpen. de WOR en kan de gedefinieerde nemen betreffende financiële en directie ook advies geven over zaken die Effectief onderhandelen bedrijfsorganisatorische aangelegenin de WOR zijnvergaderen vastgesteld.&In de WOR is Mogelijkheden en vormen van vergaderen zijn besproken. heden, zoals: o.a. vastgelegd over welke aangelegenheden de directie instemming of advies Concreet aan de slag – werkplan aan de OR moet vragen, alvorens ze een Afstoten van bedrijfsonderdelen De OR heeft de volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: besluit kan nemen. Benoeming/ontslag van bestuurder van de onderneming Verbetering zichtbaarheid van de OR Belangrijke investeringen of het De OR heeft de volgende taken: aantrekken/verstrekken van een Duurzaam personeelsbeleid belangrijk krediet Het signaleren van problemen bij Duurzame samenwerking met een Medewerkers Tevredenheids Onderzoek groepen medewerkers andere onderneming R De directie adviseren over zaken die Belangrijke reorganisaties in de WOR zijn vastgesteld (o.a. Arbo, Het verstrekken en het formuleren van reorganisaties, etc.) een adviesopdracht aan een externe Het verlenen van instemming aan deskundige zaken die volgens de WOR instemmingsplichtig zijn De directie moet het advies op een Een controlerende taak wat betreft het zodanig tijdstip vragen, dat het van volgen van gemaakte afspraken zoals wezenlijk invloed kan zijn op het besluit. die zijn vastgesteld in een advies en Het advies van de OR is echter niet of de (arbo)regelwetgeving wel wordt bindend maar kan niet zomaar door de nageleefd directie terzijde worden geschoven. Als de Het nemen van initiatief door een OR en de directie niet tot overeeninitiatiefvoorstel bij de directie in te dienen stemming kunnen komen, kan de OR een negatief advies afgeven. Hiermee kan de De WOR geeft de OR daarbij een aantal OR naar de Ondernemingskamer stappen rechten om invloed te kunnen uitoefenen. om te voorkomen dat de onderneming het besluit (na een maand verplichte rust) alsnog uitvoert. De rechter kijkt of de juiste Adviesrecht Instemmingsrecht procedures (of de directie in redelijkheid Initiatiefrecht tot zijn besluit had kunnen komen) zijn Informatierecht gevolgd maar oordeelt niet over o.a. de (financiële) beweegredenen. 7

Jaarverslag 2011 Overzicht adviesaanvragen Future Proof Amsterdam II – 31 januari 2011 Editorial groep Boeken en Finance wordt onderverdeeld in drie clusters: Medisch & Paramedisch, Verpleging & Verzorging en Agogisch en Beleid, Management en Organisatie. Binnen deze clusters wordt onderscheid gemaakt tussen key- (160) en tailtitels (500). Sales- en Marketing B2B Communities Amsterdam wordt onderverdeeld in drie klantsegmenten: Key Accounts (grote klanten), Field Sales Accounts (middelgrote klanten) en Telesales Accounts (kleine klanten). Editorial groep Zorg en HR wordt onderverdeeld in vier clusters: Verpleging & Verzorging, Welzijn, Beleid & Management en HR. Hierbinnen wordt onderscheid gemaakt in grote en kleine titels en in het produceren van content (Creatie) en het publiceren van content (Publicatie). Door de reorganisatie zijn de arbeidsplaatsen van 14 medewerkers komen te vervallen. Door de reorganisatie ontstonden diverse vacatures. De OR heeft erop aangedrongen dat de directie zich maximaal inspant om alle nieuwe functies in te vullen met de huidige medewerkers. De OR heeft 21 maart 2011 advies uitgebracht. Inkrimping stafafdeling HR – 31 januari 2011 Inkrimping van de Stafafdeling Human Resources. Deze reorganisatie volgt n.a.v. de implementatie van de nieuwe op de toekomst gerichte strategie waardoor Reed Business uit een kleinere populatie zal bestaan. De functie van Recruiter komt te vervallen en de werkzaamheden op gebied van werving en selectie worden bij de huidige HR-managers en het HRservicecenter ondergebracht.

Het vervallen van de functie van manager Compensation & Benefits wordt herroepen waardoor er bij deze reorganisatie een arbeidsplaats komt te vervallen. De OR heeft 10 maart advies uitgebracht. Verplaatsen IT en Finance activiteiten van het CCC – 2 februari 2011 Wijzigen van de organisatie en de inrichting van activiteiten van de afdeling Customer Care Center (CCC); het verleggen van de rapportagelijn van de debiteurenadministratie en –incasso naar de afdeling Finance en de afdeling Support onder brengen bij de Global IT Organisatie. Deze verlegging van rapportagelijnen heeft geen verlies van arbeidsplaatsen tot gevolg gehad. De OR heeft 8 april advies uitgebracht.

Benoeming bestuurder – 21 maart 2011 Benoeming van de heer Peter de Mönnink tot CEO/algemeen directeur van Reed Business B.V. De OR heeft vrijdag 25 maart kennis gemaakt met de heer de Mönnink en heeft dit kennismakinggesprek als prettig ervaren en verwacht dat de ruime ervaring en marktkennis van de heer de Mönnink de organisatie zeker ten goede zal komen. De OR heeft 28 maart advies uitgebracht. Verkoop Kosteninfo Bouw & Infra – 21 juli 2011 Verkoop van de activiteiten van de uitgeefgroep Kosteninformatie Bouw & Infra aan Sdu Uitgevers. Dit betreft de websites Bouwkosten.nl, Gwwkosten.nl, Beheerendonderhoudkosten.nl, Elsevierbouwbesluit.nl, Kosteninformatie.nl, Duurzaambouwen.nl en diverse boeken waaronder Taxatieboekjes, Ramingsprogramma Bouwprojecten, GWW Zakboekje en Schilderskosten. 8

Jaarverslag 2011 Vervolg overzicht adviesaanvragen Het tijdschrift Bouwmarkt valt ook onder Kosteninformatie Bouw & Infra. Door de verkoop gaan de betrokken medewerkers van Reed Business bv van rechtswege mee over naar de overnemende partij. De OR heeft 29 juni advies uitgebracht. Reorganisatie GTO – 31 augustus 2011 Reorganisatie Global Technology Organisatie in Nederland met als doel Deze meer in lijn te brengen met de benodigde capaciteit van RB NL De IT-organisatie af te stemmen op activiteiten die binnen de business prioriteit hebben De activiteiten van het CCC Customer Support team opsplitsen en verdelen over de verschillende Corporate Solutions Groep-teams Door de reorganisatie komen de arbeidsplaatsen van 19 medewerkers te vervallen. De OR heeft 27 oktober advies uitgebracht met hierin de afspraken dat: 1.

2.

3.

4.

Het management voor de ITorganisatie in Nederland uit managers bestaat die daadwerkelijk vanuit Nederland opereren of die functioneel in Nederland werkzaam zijn Er binnen drie maanden na het overnemen van dit advies duidelijkheid is over de visie en strategie voor de IT-organisatie in Nederland Alle functieprofielen van GTO (Nederland) op InBusinessWeb geplubiceerd worden Er voldoende tijd, mensen en middelen ter beschikking wordt gesteld voor het zekerstellen en overdragen van kennis

Reorganisatie DSG – 15 september 2011 Reorganisatie Data Solutions Groep in Amsterdam. Dit betreft het stroomlijnen van de Data Solutions Groep om zo de effectiviteit te vergroten en de kosten in lijn te brengen met de geprognosticeerde omzetgroei door: Het opheffen van de afdeling New Business Development De activiteiten Food Data Services onder te brengen binnen de uitgeefgroep Fiscaal & HR Sales Binnendienst en Sales Buitendienst samen te voegen tot één afdeling Sales De Technische Support Desk (TSD) te laten rapporteren aan Senior Publisher van Fiscaal, HR en Retail Het opheffen van de afdeling Marketing Insight Het samenvoegen van Sales Marketing en LCM Marketing tot één marketingafdeling die gesplitst wordt in een groep Fiscaal/HR/Retail en Overheid & Recht Bovengenoemde wijzigingen hadden oorspronkelijk tot gevolg dat de arbeidsplaatsen van 9 medewerkers komen te vervallen. Tijdens de behandeling van de adviesaanvraag is er voor 2 medewerkers een interne oplossing gevonden. Hiermee komt het definitieve aantal boventalligen voor deze adviesaanvraag op 7 medewerkers. De OR heeft 19 oktober advies uitgebracht.

9

Jaarverslag 2011 Vervolg overzicht adviesaanvragen Reorganiseren Traffic – 15 november 2011 Reorganisatie Traffic binnen de vestigingen Amsterdam en Doetinchem. Met deze reorganisatie wil de directie de bezetting flexibiliseren en in lijn brengen met de verwachte werkzaamheden voor 2012. De reorganisatie omvat de volgende elementen: Het verhuizen van de Trafficwerkzaamheden van Amsterdam naar Doetinchem waarbij de Sales Supportwerkzaamheden in Amsterdam blijven Het automatiseren van delen van het Traffic-werkproces (copy chasing en order entry) Het in lijn brengen van de personele bezetting van Traffic met de gereorganiseerde werkprocessen en de omvang van de omzet/orders en de verwachtingen in dat kader De OR betreurt het dat er geen Trafficactiviteiten voor B2B in Amsterdam behouden blijven. De OR heeft 13 december advies uitgebracht met hierin de afspraken dat: 1. Er voldoende tijd wordt ingeruimd voor de overdracht van werkzaamheden 2. Er één fte in Amsterdam behouden blijft zolang de vacature voor een Traffic-medewerker in Doetinchem nog niet is ingevuld 3. De besparing van 1 fte op basis van geautomatiseerde order entry pas geëffectueerd wordt nadat dit systeem daadwerkelijk geïmplementeerd is 4. Er een officieel functieprofiel voor Sales Support medewerker wordt opgesteld 5. Werkzaamheden verbonden aan het project ‘Gezondheidszorgbanen.nl’ niet binnen de huidige fte’s op de afdelingen Traffic en Sales Support worden belegd

6. De werkprocessen en afspraken met omliggende afdelingen en externe partijen opnieuw bekeken en op elkaar afgestemd moeten worden Ook heeft de OR geadviseerd onderzoek te doen naar de mogelijkheden voor vermindering van het aantal systemen dat Traffic en Sales Support nu gebruiken. Door de reorganisatie komen de arbeidsplaatsen van 6 medewerkers te vervallen. Voorstel insourcen redactionele activiteiten Landleven Eind 2010 is in het kader van Future Proof III besloten om de redactionele activiteiten van Landleven uit te besteden. De OR heeft destijds alle mogelijke wegen bewandeld om dit besluit tegen te houden. Na een jaar outsourcen is de OR nog steeds niet overtuigd dat deze doorgevoerde verandering goed is voor Reed Business, het product Landleven en haar lezers. 23 december 2011 heeft de OR de directie voorgesteld om de redactionele activiteiten inclusief de daaraan verbonden medewerkers te insourcen onder de voorwaarden dat zij een per saldo gelijkwaardig arbeidsvoorwaardenpakket krijgen, alle openstaande opgebouwde vakantierechten mee overgaan naar Reed Business en dat alle opgebouwde dienstjaren van rechtswege mee overgaan naar Reed Business. De directie heeft dit advies op 9 januari 2012 overgenomen.

10

Jaarverslag 2011 Instemmingsverzoeken Het instemmingsrecht (art. 27 WOR) geeft de OR het recht om in te stemmen met voorgenomen besluiten van de directie over sociale en personeelsaangelegenheden voor zover deze niet in de CAO geregeld zijn. De primaire arbeidsvoorwaarden blijven een zaak van overleg met de vakcentrales. De directie kan zijn voorgenomen besluiten alleen uitvoeren als de OR daarmee instemt. De OR heeft instemmingsrecht over zaken zoals: Belonings- of een functiewaarderingssysteem Werktijd- of vakantieregeling Regeling op gebied van de arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of het reïntegratiebeleid Regeling op het gebied van aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid Regeling op het gebied van personeelsbeoordeling Regeling omtrent het verwerken van, alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen Wijzigen ADV en regeling kopen/verkopen bovenwettelijke vakantie uren – 31 oktober 2011 Verplicht inroosteren van de ADV-dagen en het wijzigen van de ‘Regeling kopen of verkopen van bovenwettelijke vrije uren’. De OR heeft geconstateerd dat het instemmingsverzoek uit de volgende vijf elementen bestaat: 1. Wijziging status en herdefiniëring van ADV-dagen De OR kan zich vinden in het anders definiëren van ADV-dagen.

Een ADV-dag wordt op dezelfde manier maar niet onder dezelfde voorwaarden als een vakantiedag behandeld. 2. Verplicht vooraf inroosteren van ADVdagen per jaar Voor het gelijkmatig inroosteren wordt een periode van 4 maanden aangehouden waarin 3 ADV-dagen (of naar rato) opgenomen moeten worden, waarvan maximaal 2 dagen aansluitend. Niet-opgenomen ADV-dagen (maximaal 6) kunnen in bijzondere gevallen meegenomen worden naar het volgende kalenderjaar. Reeds ingeroosterde ADV-dagen komen bij ziekte niet direct te vervallen. 3. Andere wijze van registreren van ADVdagen De voorkeur gaat uit naar het inroosteren via PeopleHub. 4. Wijziging van de ‘Regeling kopen of verkopen van bovenwettelijke uren De OR wil voor deze regeling geen onderscheid maken tussen parttimers en fulltimers en in stand houden. 5. Aanwijzen van collectieve roostervrije dagen Voor 2012 zijn een aantal data voorgesteld om aan te wijzen als verplichte vrije dag. De OR gaat niet akkoord met het aanwijzen van verplichte collectieve roostervrije dagen maar kan zich wel vinden in het feit dat een manager kan sturen op vrij nemen op zo’n vooraf bepaalde datum, dit is echter altijd op basis van vrijwilligheid. De OR heeft op 20 december ingestemd. Verlenging Arbo-dienst - 30 november 2011 Verlenging contract met de arbodienst Achmea Vitale in De Meern tot 31 december 2012. De OR heeft 13 december instemming verleend met inachtneming van de wijziging met betrekking tot de vermindering van bezoekfrequentie van de bedrijfsarts in Doetinchem. 11

Jaarverslag 2011 Overlegstructuur OR-vergaderingen De OR heeft 10 keer vergaderd in 2011, te weten op: 7 januari 11 februari 18 maart 21 april 6 juni 1 juli 22 juli 9 september 7 oktober 12 december De OR-vergaderingen kenmerken zich door betrokkenheid van de OR-leden en het gegeven dat er nogal eens een beroep op hen wordt gedaan om snel te handelen. In de OR-vergaderingen worden adviesaanvragen en instemmingsverzoeken behandeld en wordt er over diverse arbeidsvoorwaardelijke en operationele zaken gesproken. Dankzij het optimaal benutten van elkaars kwaliteiten hebben we een snellere en efficiëntere besluitvorming bewerkstelligd.

Het doel van een overlegvergadering is om het beleid te toetsen en waar nodig te beïnvloeden. Dit alles vanuit het perspectief dat de OR als doel heeft om bij te dragen aan het goed functioneren van de onderneming in al haar facetten en doelstellingen. Dit betekent dat de OR gericht is op het organisatiebelang maar dat tevens de belangen van de werknemers zo goed mogelijk behartigd worden. Bij deze overlegvergaderingen is naast de bestuurder altijd de directeur Human Resources aanwezig en daar waar nodig een andere managing director. De overlegvergaderingen met de directie kenmerken zich door een goede verstandhouding met openheid en de bereidheid om naar de OR te willen luisteren. De OR kan terugkijken naar constructieve en soms pittige overleggen, maar die wel altijd plaatsvonden in een open en vertrouwelijke sfeer.

OR-overlegvergaderingen De OR en directie hebben 10 keer vergaderd in 2011, te weten op: 10 januari 4 februari 16 maart 25 maart 18 april 20 mei 22 juli 16 september 4 november 12 december

12

Jaarverslag 2011 Onderwerpen 2011 Onderstaande onderwerpen zijn het afgelopen jaar ook besproken in de vergaderingen Resultaten EOS Nieuw redactioneel systeem Voortgang diverse uitgeefgroepen Ziekteverzuimcijfers Cultuur

OR & Scholing

PeopleHub

De OR is in november op cursus geweest in Otterlo. De cursus werd verzorgd door Dik Sanders van SBI. Het cursusprogramma bevatte de volgende onderdelen:

Facilities Voortgang PDP Desinvestering Opleidingsactiviteiten Auto(lease)regeling Overgang Helpdesk naar Engeland OR-verkiezingen in september 2011

Wet op de Ondernemingsraden De wetteksten zijn aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden besproken. De kwaliteiten en samenwerking in de OR Kernkwaliteiten en rollen binnen de OR zijn besproken. Gesprek met directie De directie is 1,5 uur aangeschoven voor een open gesprek zonder vooraf gedefinieerde onderwerpen. Effectief vergaderen & onderhandelen Mogelijkheden en vormen van vergaderen zijn besproken. Concreet aan de slag – werkplan De OR heeft de volgende actiepunten voor de komende periode uitgezet: - Verbetering zichtbaarheid van de OR (PR-plan) - Duurzaam personeelsbeleid - Medewerkers Tevredenheids Onderzoek - Evaluatie van zowel adviesaanvragen als ook het eigen functioneren en de bestaande afspraken met HR. 13

Jaarverslag 2011 Dagelijks Bestuur en bereikbaarheid OR

Voorzitter John Otten Doetinchem Tel.: 0314-349711 Mobiel: 06-53601522 Secretaris Benjamin Spies Amsterdam Tel.: 020-5159844 Mobiel: 06-20377074 Waarnemend voorzitter/secretaris Hannah van den Berg Amsterdam Tel.: 020- 5159783 Mobiel: 06-48497835 De OR wordt ondersteund door het Ambtelijk Secretariaat. Hier is Dorien van den Steen werkzaam. Het secretariaat is op maandag, donderdag en vrijdag bereikbaar van circa 09.00-17.00 uur in Amsterdam (kamer 13.037). Telefoon: 020-5159504 Email: [email protected]

14