WERVING EN SELECTIE Definitieve versie
29 november 2005 - versie 2.6 - definitief
Werving en selectie - definitief Stichting Fluenta
1. Inleiding 1.1. De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor de werving en selectie van personeel voor de Stichting Fluenta alsmede voor de uitvoering van het mobiliteitsbeleid. Hij houdt toezicht op een correcte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure overeenkomstig de vigerende wet- en regelgeving en het in de stichting vastgestelde beleid. 1.2. De directie van iedere school zal iedere vacature die door welke oorzaak ook ontstaat onverwijld melden aan de personeelsfunctionaris. In overleg worden de te nemen stappen afgesproken. 1.3. De sollicitatiecode zoals opgenomen in Bijlage V van de CAO-PO 2002-2004, alsmede de daarbij behorende toelichting, maakt integraal deel uit van dit document. 1.4. De personeelsfunctionaris ziet er op toe, dat bij vacatureruimte c.q. het aanbieden van vacatures de volgorde wordt gehanteerd zoals opgenomen in Bijlage VI van de CAO-PO 2002-2004, t.w.: a. werknemers wiens functie in het rddf (risicodragende deel van de formatie) is geplaatst b. eigen wachtgelders c. proeftijders als bedoeld in F2.2 lid 2 van de CAO-PO d. deeltijders als bedoeld in artikel C5 en korttijdelijke werknemers als bedoeld in artikel F1.1 van deze CAO e. werknemers die adv willen sparen f. werknemers die adv willen verzilveren 1.5. De personeelsfunctionaris houdt op stichtingsniveau al of niet in samenwerking met andere partijen een bestand bij van zogenaamde open sollicitaties. Aan deze personen worden de meest relevante (identiteits-)documenten van de stichting toegezonden. Degenen die op grond van deze documenten aangeven in portefeuille te willen blijven, worden beschouwd als externe sollicitanten bij een relevante vacature. 1.6. De personeelsfunctionaris ziet er op toe, dat bij de benoeming van personeel rekening wordt gehouden met het in de stichting Fluenta geldende doelgroepenbeleid. Daarom maakt het te ontwikkelen 1 doelgroepenbeleid integraal onderdeel uit van dit document. 2. Sollicitatiecommissie De sollicitatiecommissie doet een voordracht van een te benoemen kandidaat. De definitieve benoeming vindt plaats door de algemeen directeur c.q. het bestuur, zoals is verwoord in de statuten van de stichting. De sollicitatiecommissie geeft in een korte en bondige motivatie aan waarom de betrokkene geschikt geacht wordt. De algemeen directeur c.q. het bestuur neemt in principe het benoemingsvoorstel over, tenzij er gegronde en met argumenten onderbouwde redenen zijn waarom niet tot de voorgestelde benoeming kan worden over gegaan. De sollicitatiecommissies voor de onderstaande vacatures worden als volgt samengesteld. 2.1. Wanneer op een school een vacature ontstaat die middels in- of externe werving kan of moet worden ingevuld, stelt de directeur van de betreffende school een sollicitatiecommissie in. 2.1.1. Bij een vacature voor OOP (onderwijsondersteunend personeel) bestaat de commissie uit: de (adjunct-)directeur van de school (voorzitter) een lid van het OOP dan wel een lid van de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad van de school een ouderlid van de medezeggenschapsraad. De sollicitatiecommissie doet - middels een voordracht bij monde van de voorzitter - een benoemingsvoorstel aan de algemeen directeur. 2.1.2. Bij een vacature voor OP (onderwijzend personeel) bestaat de commissie uit: de (adjunct-)directeur van de school (voorzitter) een lid van het OP dan wel een lid van de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad van de school een ouderlid van de medezeggenschapsraad. De sollicitatiecommissie doet – middels een voordracht bij monde van de voorzitter - een benoemingsvoorstel aan de algemeen directeur. 1
Een voorbeeld is het benoemen van vrouwen in leidinggevende functies
Werving en selectie - definitief Stichting Fluenta
2.1.3. Bij een vacature voor een adjunct-directeur bestaat de commissie uit: de directeur van de school of diens plaatsvervanger (voorzitter) een teamlid van de school een lid van de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad van de school een ouderlid van de medezeggenschapsraad. de personeelsfunctionaris van de stichting De sollicitatiecommissie doet – middels een voordracht bij monde van de voorzitter - een benoemingsvoorstel aan de algemeen directeur. 2.2.
Wanneer er op school een vacature ontstaat van een directeur formeert de personeelsfunctionaris van de stichting een sollicitatiecommissie die bestaat uit: de adjunct-directeur van de school dan wel de plaatsvervangend directeur een teamlid van de school een lid van de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad van de school een ouderlid van de medezeggenschapsraad. de personeelsfunctionaris van de stichting de algemeen directeur (voorzitter) De sollicitatiecommissie doet – middels een voordracht bij monde van de voorzitter – een benoemingsvoorstel aan het bestuur.
2.3.
Bij een vacature voor een lid van het stafbureau bestaat de commissie uit: de algemeen directeur (voorzitter) of diens plaatsvervanger de personeelsfunctionaris van de stichting Wanneer consensus over de te benoemen kandidaat is bereikt, wordt het besluit tot benoeming genomen door de algemeen directeur.
2.4.
Bij een vacature voor personeelsfunctionaris bestaat de commissie uit: de algemeen directeur (voorzitter) of diens plaatsvervanger een lid van het stafbureau een lid van het directieoverleg een lid van de personeelsgeleding van de GMR Wanneer consensus over de te benoemen kandidaat is bereikt, wordt het besluit tot benoeming genomen door de algemeen directeur.
2.5.
Bij een vacature voor een algemeen directeur formeert de voorzitter van het bestuur een commissie die bestaat uit: een vertegenwoordiger uit het bestuur (voorzitter) twee leden van het directieoverleg een lid van de personeelsgeleding van de GMR de personeelsfunctionaris van de stichting of diens plaatsvervanger De sollicitatiecommissie doet – middels een voordracht bij monde van de voorzitter of de personeelsfunctionaris van de stichting – een benoemingsvoorstel aan het bestuur.
Aanvullende afspraken. 2.6. Lid van een sollicitatiecommissie kan alleen diegene zijn die niet van plan is naar de vacature te solliciteren. 2.7. De sollicitatiecommissie kan in overleg met en na toestemming van de personeelsfunctionaris besluiten zich te laten bijstaan door externe deskundigen. 2.8. De voorzitter van de commissie is verantwoordelijk voor de procedure. De voorzitter stelt in overleg met de leden van de commissie een tijdpad op. Overschrijding van de termijnen wordt tijdig aan de sollicitanten en aan de algemeen directeur c.q. het bestuur meegedeeld. 2.9. De leden van de sollicitatiecommissie nemen zitting zonder last of ruggespraak en hebben de plicht tot volledige geheimhouding inzake gegevens van en informatie over de kandidaten. 2.10. Indien blijkt dat een lid van de sollicitatiecommissie uit de personeels- of oudergeleding op enigerlei wijze bekend is met of betrokken is bij het professioneel functioneren van een sollicitant, dient hij/zij dit terstond te melden in de sollicitatiecommissie. In dat geval wordt overwogen of er vervanging door een
Werving en selectie - definitief Stichting Fluenta
ander lid van dezelfde geleding nodig is. Het is de taak van de voorzitter om de geschiktheid van de sollicitant in de wijze van gespreksvoering zo zorgvuldig en objectief mogelijk vast te stellen. 3. Profielschets en advertentie 3.1. De sollicitatiecommissie stelt een profielschets en zo nodig een taakomschrijving op in overeenstemming met de relevante beleidsstukken van de stichting en met inachtneming van de vastgestelde competenties. 3.2. De sollicitatiecommissie stelt desgewenst een personeelsadvertentie op. Naast informatie over de stichting zal hierin een tekst worden opgenomen omtrent de identiteitseisen die aan het personeel in overeenstemming met het vigerende beleid worden gesteld. Bij directievacatures wordt vermeld dat een assessment deel kan /zal uitmaken van de procedure. Ook wordt vermeld dat de sollicitatiecode PO wordt gehanteerd. 4. Werving 4.1. Interne werving. In eerste instantie wordt de vacature met de profielschets bekend gemaakt onder het personeel van de stichting. Dit gebeurt in overleg met de personeelsfunctionaris. Bij interne werving is het in de stichting geldende mobiliteitsbeleid onverkort van toepassing. 4.2. Gelijktijdige in- en externe werving. Indien het tijdsbestek waarin de vacature vervuld moet worden dat verlangt, kan in overleg met de personeelsfunctionaris besloten worden de in- en externe procedure gelijktijdig te starten. 4.3. Externe werving. Hierbij kan gebruik gemaakt worden dag- en weekbladen, (vacature)sites op internet, open dagen, banenmarkten e.d. De sollicitatiecommissie en de personeelsfunctionaris kunnen ook besluiten gebruik te maken van externe bureaus. 5. Selectie brieven 5.1. Sollicitatiebrieven worden gezonden aan het stafbureau, die ze na registratie doorzendt aan de voorzitter van de sollicitatiecommissie. Het stafbureau stuurt de sollicitant een bericht van ontvangst eventueel met een bijlage waarin (het tijdpad van) de procedure wordt omschreven. 5.2. De leden van de sollicitatiecommissie ontvangen afschriften van alle brieven die voor de betreffende vacature zijn binnengekomen c.q. in portefeuille waren. 5.3. De commissie regelt zelf de wijze waarop de brieven worden geselecteerd. Op basis van de profielschets en de functieomschrijving worden de criteria vastgesteld. 5.4. Aan de hand van de selecties wordt door de commissie een definitieve keuze gemaakt welke kandidaten worden opgeroepen voor een gesprek. 6. Sollicitatiegesprekken 6.1. De sollicitatiecommissie nodigt de geselecteerde sollicitanten uit voor een gesprek. Deze afspraak wordt schriftelijk bevestigd. In deze bevestiging wordt opgenomen de datum, tijd, plaats en duur van het gesprek, alsmede de namen en functies van de gespreksdeelnemers. 6.2. Gesprekken met de afzonderlijke kandidaten worden door de voltallige commissie gevoerd. e 6.3. De sollicitatiecommissie beslist of er een 2 gespreksronde gewenst is. Zie verder 6.1. 7. Referenties en werkbezoeken 7.1. Referenties worden slechts dan ingewonnen wanneer de sollicitatiecommissie van mening is dat het iets toevoegt aan de verzamelde informatie over de kandidaat. 7.2. Onderdeel van de procedure is altijd de vraag of de kandidaat ooit betrokken is geweest bij klachten- of ontslagprocedures. Indien dit het geval is dient hierover navraag gedaan te worden. 7.3. Een werkbezoek op de huidige werkplek van de kandidaat behoort tot de mogelijkheden. Eveneens kan de kandidaat worden uitgenodigd om een bezoek te brengen aan de beoogde werkplek. In beide gevallen kan de commissie ervoor kiezen een proefles van de kandidaat bij te wonen. De informatie die uit deze bezoeken wordt verkregen wordt ter kennis van de gehele commissie gebracht. 8. Besluitvorming 8.1. Zo snel mogelijk nadat alle informatie is verzameld bepaalt de voltallige sollicitatiecommissie welke kandidaat de voorkeur heeft. De commissie streeft daarbij naar consensus. De commissie kan ook
Werving en selectie - definitief Stichting Fluenta
besluiten de opdracht terug te geven. Alsdan wordt in overleg met de personeelsfunctionaris een nieuwe procedure gestart. 8.2. De sollicitatiecommissie neemt in haar besluit alle informatie uit de hierboven genoemde punten 5, 6 en 7 mee, alsmede de informatie uit een eventueel assessment. 8.3. Bij een directiefunctie voor een school wordt het benoemingsvoorstel conform het medezeggenschapsreglement ter advisering voorgelegd aan de medezeggenschapsraad van de school. Bij een bovenschoolse directiefunctie is dit de GMR. 9. Afronding 9.1. De voorzitter van de sollicitatiecommissie maakt het benoemingsbesluit binnen drie dagen aan de kandidaat bekend. Het stafbureau van de stichting verzorgt de correspondentie hierover. De kandidaat wordt gevraagd om schriftelijk kenbaar te maken dat hij de benoeming accepteert. 9.2. De sollicitatiecommissie draagt er zorg voor dat de overige opgeroepen kandidaten telefonisch of mondeling van de stand van zaken op de hoogte worden gebracht. 9.3. De afgewezen kandidaten krijgen van het stafbureau schriftelijk bericht van hun afwijzing. 9.4. Alle kopieën van sollicitatiebrieven worden door de voorzitter vernietigd. Het originele exemplaar van de brief van de benoemde kandidaat wordt opgeslagen in het personeelsdossier van de nieuw benoemde werknemer. 10. Onvoorzien In zaken waarin deze procedure (inclusief de code) niet voorziet, neemt de personeelsfunctionaris een beslissing in overleg met de algemeen directeur.
