Werkkostenregeling Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling voor het eerst ingevoerd. Tot 1 januari 2015 geldt een overgangsperiode; de werkgever (inhoudingsplichtige) kan jaarlijks bij aanvang van het kalenderjaar ervoor kiezen om de nieuwe werkkostenregeling voor alle werknemers buiten beschouwing te laten. In dat geval gelden de wettelijke bepalingen van de Wet Loonbelasting(Wet LB), zoals deze luidden op 31-12-2010 met uitzondering van artikel 15b lid 1 onderdeel ha; de vergoeding ter zake van personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele personeelsvoorzieningen is slechts vrijgesteld voor zover deze niet meer bedraagt dan € 454 per jaar. Binnen de bisdommen is ervoor gekozen om tot 1 januari 2015 de bepalingen van de Wet LB, zoals deze luidden op 31-12-2010, te blijven toepassen, doch per 1 januari 2015 dient aldus verplicht te worden overgestapt naar de ‘Werkkostenregeling’. In de praktijk zal de werkkostenregeling binnen parochieverband een beperkte impact hebben. De meeste vergoedingen en verstrekkingen die in landelijke regelingen zijn opgenomen, zijn eenvoudig te categoriseren als vergoedingen of verstrekkingen die conform het ‘Handboek Loonheffingen’ van de Belastingdienst een gerichte vrijstelling of een nihilwaardering betreffen. Daarnaast is de omvang van de vrije ruimte voor een parochie veelal beperkt en is het advies aan parochies gedaan om de vrije ruimte in de eerste plaats te benutten voor onbelaste collectieve verstrekkingen aan alle werknemers en pseudo-werknemers 1 van een parochie. Het in deze brief genoemde stappenplan is daarom vooral van belang voor het in beeld brengen en categoriseren van vergoedingen en verstrekkingen waar geen landelijke regeling voor geldt, maar die door een parochie wel worden verstrekt, zoals sinterklaaspresentje, kerstpakket, traktatie bij andere feestdagen, personeelsuitje, etentje etc. De werkkostenregeling In beginsel behoren alle vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de dienstbetrekking tot het belastbaar loon, tenzij sprake is van intermediaire kosten, verstrekkingen met een zogenoemde nihilwaardering of van vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vullen de zogenoemde vrije ruimte van maximaal 1,2% (2015) van het totale fiscale loon, tenzij deze vergoedingen of verstrekkingen gericht zijn vrijgesteld. Over het bedrag waarmee de vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden, betaalt de werkgever een eindheffing van 80%. Gevolgen van de werkkostenregeling De gevolgen van de overgang van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen naar de werkkostenregeling kunnen aan de hand van het volgende stappenplan in kaart worden gebracht: 1. Inventariseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen; 2. Categoriseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen; 3. Calculeren financiële impact werkkostenregeling. Inventariseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen Voor de overgang naar de werkkostenregeling is het van belang een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de bestaande vergoedingen en verstrekkingen. De inventarisatie van de bestaande vergoedingen en 1
NB De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers en pseudo-werknemers en uitdrukkelijk niet voor vrijwilligers.
verstrekkingen kan eenvoudig worden gemaakt door na te gaan welke arbeidsvoorwaarden bij de desbetreffende parochie van toepassing zijn. Deze arbeidsvoorwaarden zijn normaliter schriftelijk vastgelegd. Daarbij valt te denken aan arbeidscontracten, de standaardarbeidsvoorwaarden voor personeel in dienst van de parochie, rechtpositiereglementen voor kerkmusici en pastoraal werkers, etc. Voor zover het gaat om door de kerkprovincie en bisdommen vastgestelde rechtspositiereglementen/standaardarbeidsvoorwaarden is op landelijk niveau een inventarisatie gemaakt. Echter, niet alle vergoedingen en verstrekkingen zijn beschreven in de hiervoor genoemde documenten. Te denken valt aan de volgende vergoedingen en verstrekkingen: • • • • • •
Kerstpakketten; Sinterklaaspresentje; Traktaties bij andere feestdagen; Personeelsfeesten; Kantoorborrels; Vergoedingen op declaratiebasis.
Deze vergoedingen en verstrekkingen zijn wel terug te vinden in de financiële administratie van de parochie. Het is daarom raadzaam dat de penningmeester van de parochie ook de grootboekrekeningen van de parochie doorneemt. Daarnaast is het raadzaam als het bestuurslid dat gaat over de personeelszaken en de penningmeester tezamen doorlopen welke vergoedingen en verstrekkingen worden gedaan. In veel gevallen blijkt dat de parochie veel meer zaken vergoedt en verstrekt dan op het eerste gezicht lijkt. Categoriseren bestaande vergoedingen en verstrekkingen Zijn alle vergoedingen en verstrekkingen geïnventariseerd, dan moeten zij worden onderscheiden in verschillende categorieën. Door een scheiding aan te brengen in verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen kan worden bepaald welke vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling vallen. Daarnaast moet worden bepaald of bepaalde vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen vrijgesteld zijn of op nihil kunnen worden gewaardeerd. Op die manier kan worden bepaald welke vergoedingen en verstrekking in de vrije ruimte kunnen worden opgenomen en welke niet. De volgende categorieën vergoedingen en verstrekkingen zijn te onderscheiden: Vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het loon behoren In beginsel behoren alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon. Daarop bestaat echter een aantal uitzonderingen. Dit betreft de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. Voordelen buiten de dienstbetrekking Verstrekkingen die de werkgever doet vanuit een andere hoedanigheid dan werkgever kwalificeren niet als loon. Tot deze categorie behoren bijvoorbeeld attenties bij ziekte of overlijden van de werknemer. Bij dergelijke verstrekkingen staat de persoonlijke relatie tussen de werkgever en de werknemer voorop. b. Intermediaire kosten c. Vergoedingen die de werkgever betaalt aan de werknemer voor kosten die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt, kwalificeren niet als loon. Dit zijn kosten van de werkgever zelf. Tot deze categorie behoren kosten die de werknemer heeft voorgeschoten voor de werkgever. d. Vrijgestelde aanspraken en uitkeringen e. Bepaalde vrijgestelde aanspraken en vrijgestelde uitkeringen die de werkgever toekent aan de werknemer, kwalificeren niet als loon. Tot deze categorie behoren met name aanspraken op sociale- en oudedagsvoorzieningen en uitkeringen bij overlijden. f. Verstrekkingen waarvoor een reële vergoeding wordt betaald g. Betaalt de werknemer een vergoeding aan de werkgever van ten minste de waarde in het economische verkeer van de verstrekking (of de forfaitaire waarde (normbedrag)), dan resteert per saldo geen belaste looncomponent. Er is dan geen sprake van belast loon. De resterende vergoedingen en verstrekkingen behoren tot het loon voor de loonheffingen. Eindheffing Voor zover sprake is van loon voor de loonheffingen worden de loonbelasting/premie volksverzekeringen normaal gesproken op het loon van uw werknemer ingehouden en afgedragen aan de belastingdienst. Feitelijk betaalt de werknemer dus dit bedrag. Over bepaalde vormen van loon betaalt de werkgever zelf de loonbelasting/premie volksverzekeringen: de zogenoemde eindheffing.
Loon waarover eindheffing wordt betaald, oftewel eindheffingsloon, behoort niet tot het loon van de werknemer en staat niet op zijn salarisstrook of jaaropgaaf. Het eindheffingsloon hoort dus ook niet tot zijn verzamelinkomen voor de inkomstenbelasting. De werknemer kan de eindheffing die u over dit loon betaalt, niet verrekenen met de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. In tegenstelling tot de ingehouden loonbelasting, welke een voorheffing vormt op de inkomstenbelasting en daarmee dan ook te verrekenen is, kan belasting over eindheffingsloon dus niet worden verrekend met de inkomstenbelasting en is aldus eindheffing. Eindheffingsloon is alleen loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen (en dus niet voor de premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet). Een uitzondering is het eindheffingsloon bij naheffingsaanslagen(deze uitzondering wordt hier niet behandeld, want valt buiten het kader van de werkkostenregeling). Naast eindheffing op basis van de werkkostenregeling blijven nog andere vormen van eindheffing bestaan, hiervoor bestaan verschillende belastingtarieven. Voor eindheffing op basis van de werkkostenregeling geldt een tarief van 80%, doch dit tarief geldt alleen voor zover het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling 1,2% van de totale fiscale loonsom van de werkgever (dus excl. eindheffingsloon), de zogenaamde ‘vrije ruimte’, overstijgt. Hetgeen in de vrije ruimte valt, wordt niet belast. Hoe een en ander berekend moet worden volgt hierna. Vergoedingen en verstrekkingen die niet tot het eindheffingsloon behoren De werkkostenregeling kan alleen worden toegepast op vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon mogen worden aangemerkt. Sommige vergoedingen en verstrekkingen mogen niet als eindheffingsloon aangemerkt worden. Tot deze categorie behoren onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. b. c. d.
Privégebruik van de auto van de zaak; Genot van de dienstwoning; Vergoeding van bepaalde geldboeten; Vergoedingen en verstrekkingen in verband met criminele activiteiten.
Verplicht eindheffingsloon Naast eindheffing op basis van de werkkostenregeling, blijven nog andere vormen van eindheffing bestaan. Vergoedingen en verstrekkingen die onder deze eindheffingsbepalingen vallen, kunnen niet worden aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Tot deze categorie behoren onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen: a. b. c. d.
Niet op de werknemer verhaalde naheffingsaanslagen; Tijdelijke knelpunten van ernstige aard; Privégebruik van de doorlopend wisselend gebruikte bestelauto van de zaak; Geschenken en verstrekkingen aan derden.
Een compleet overzicht van de verschillende eindheffingen treft u aan in het ‘Handboek loonheffingen 2014’ van de Belastingdienst. Het gaat te ver om in deze brief daar specifiek op in te gaan. De resterende vergoedingen en verstrekkingen kunnen in principe worden aangewezen als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling, oftewel kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Vergoedingen en verstrekkingen die zijn vrijgesteld Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld onder de werkkostenregeling. Worden deze vergoedingen en verstrekkingen aangewezen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling, dan komen deze kosten niet ten laste van de vrije ruimte. Voor sommige gerichte vrijstellingen geldt echter een forfait. Onder forfait wordt een in de Loonbelastingwet of aanverwante regeling genoemd normbedrag verstaan, zoals bijvoorbeeld de maximaal onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer voor zakelijke reizen met eigen vervoer. Wordt het forfait overschreden, dan is het meerdere niet vrijgesteld. Tot de categorie gericht vrijgestelde werkkosten behoren de volgende vergoedingen en verstrekkingen: •
vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: ◦ abonnementen voor reizen met openbaar vervoer ◦ kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) ◦ losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
◦
• • • • • • • • • • • •
zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk studie- en opleidingskosten procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen kosten van outplacement maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking extraterritoriale kosten (30%-regeling) vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt Vanaf 1 januari 2015 vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen. In deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte (ARBO en hulpmiddelen).
Voldoet de vergoeding of verstrekking niet aan de voorwaarden voor een vrijstelling, dan kan de vergoeding als eindheffingsbestanddeel worden opgenomen in de vrije ruimte. Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd Een aantal verstrekkingen wordt onder voorwaarden op nihil gewaardeerd. Daardoor komen deze vergoedingen en verstrekkingen feitelijk niet ten laste van de vrije ruimte. Tot deze categorie behoren de volgende vergoedingen en verstrekkingen: • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon • de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis. • Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels: ◦ consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd ◦ ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan van de volgende voorwaarden: − De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals een laboratoriumjas of een stofjas. − Op de kleding zitten één of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk. − De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk. − De kleding is een uniform. − U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen. U moet aan de volgende voorwaarden voldoen: − U hebt een arboplan − Het ter beschikking stellen van kleding past bij dat arboplan − De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen − De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen. ◦ het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt ◦ het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting ◦ de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt ◦ de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Deze voorziening is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening.
Voldoet de vergoeding of verstrekking niet aan de voorwaarden voor de nihilwaardering, dan kan de betreffende vergoeding of verstrekking worden opgenomen in de vrije ruimte. Vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte Nadat de vergoedingen en verstrekkingen zijn gecategoriseerd, resteren de kosten die in de vrije ruimte kunnen worden opgenomen. De parochie heeft de keuze om deze vergoedingen en verstrekkingen aan te merken als eindheffingsbestanddeel of als regulier loon. De verschillen tussen eindheffingsloon en regulier loon zijn al behandeld onder het kopje ‘eindheffing’. U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf - bijvoorbeeld aan het begin van het jaar - te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen of verstrekkingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoedingen en verstrekkingen die u aanmerkt als eindheffingsbestanddeel, komen ten laste van de vrije ruimte. Wordt de vrije ruimte vervolgens overschreden, dan wordt het meerdere bij de parochie belast met 80% eindheffing. Merkt de parochie bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen aan als regulier loon, dan worden de vergoedingen en verstrekkingen belast bij de werknemer. Calculeren financiële impact werkkostenregeling Op basis van de geïnventariseerde en gecategoriseerde vergoedingen en verstrekkingen kan een berekening worden gemaakt van de financiële gevolgen van de toepassing van de werkkostenregeling. Die gevolgen zijn sterk afhankelijk van de mate waarin de werkkosten binnen de vrije ruimte blijven. Of de vrije ruimte toereikend is, kan als volgt worden bepaald: Omvang vrije ruimte De vrije ruimte bedraagt 1,2% (vanaf 2015) van de fiscale loonsom van de werkgever. Tot het fiscale loon behoren naast het reguliere loon, overuren, vakantiegeld en de 13e maand uit tegenwoordige dienstbetrekking ook de (waarde van de) vergoedingen en verstrekkingen die als loon bij de werknemer worden belast. Aangezien priesters en diakens voor de loonbelasting als (pseudo)werknemers worden aangemerkt telt hun loon ook mee voor de berekening van de totale fiscale loonsom. Ook het loon uit vroegere dienstbetrekking (bijv. ontslagvergoeding) mag tot de fiscale loonsom worden gerekend, mits dit loon niet meer dan 10% van de totale loonsom bedraagt. Alleen als de vergoedingen en verstrekking worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel kunnen zij als werkkosten ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Is het totaal van alle eindheffingsbestanddelen groter dan de vrije ruimte, dan is de parochie 80% eindheffing verschuldigd over het surplus. De belastingdruk ligt dan bij de parochie. De werkgever kan de vergoedingen en verstrekkingen ook aanmerken als regulier loon. In dat geval moet de werkgever op reguliere wijze loonheffingen inhouden op de vergoedingen en verstrekkingen. De belastingdruk ligt dan bij de werknemer. Waardering verstrekkingen De verstrekkingen die niet in aanmerking komen voor een vrijstelling of een nihilwaardering, komen ten laste van de vrije ruimte voor de waarde in het economische verkeer. Is voor de verstrekkingen een consumentenprijs beschikbaar, dan geldt deze prijs normaliter als maatstaf voor de waarde in het economische verkeer. Worden de werkkosten betrokken van een ‘derde’, dan geldt de factuurwaarde (inclusief btw) als de waarde in het economische verkeer. Voor sommige werkkosten geldt overigens een afwijkende forfaitaire waardering, namelijk voor: • • •
maaltijden in bedrijfsrestaurants; huisvesting en inwoning op de werkplek; kinderopvang.
Betaalt de werknemer voor bepaalde verstrekkingen een eigen bijdrage, dan komt die bijdrage in mindering op de waarde van de betreffende verstrekking. De waarde van de verstrekking kan daardoor echter niet minder bedragen dan nihil. Aangifte loonbelasting: bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar Het bepalen en toetsen van de vrije ruimte wordt vanaf 2015 eenvoudiger. U mag één keer per jaar toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangiftetijdvak. Aan het einde van het kalenderjaar
berekent u dan het totale fiscale loon van uw werknemers over het lopende jaar. Op basis van het fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toetst u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Als u de eindheffing al in het lopende kalenderjaar hebt betaald en blijkt dat u te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, dan corrigeert u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Als uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar eindigt, dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. Administratie Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij u om uw administratie zodanig in te richten: • Dat u inzicht heeft in het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, zodoende kan u beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. • Dat u het totaalbedrag in uw financiële administratie kan toetsen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. U kunt dit per aangiftetijdvak of eens per jaar doen. Uit de loonadministratie zult u immers informatie moeten kunnen halen over de omvang van de vrije ruimte, zodat u via de financiële administratie kan beoordelen of en wanneer de vrije ruimte wordt overschreden. Hiertoe kan u verschillende grootboekrekeningen in uw administratie aanmaken waarop u de verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen boekt. Het berekenen van de vrije ruimte en het doen van de aangifte (zal gaan via loonadministratiekantoor), blijft de verantwoordelijkheid van de parochie zelf (stap 3). In veel gevallen zal hiertoe een heel aantal werkzaamheden zijn uitbesteed aan een salariskantoor. Advies over de werkkostenregeling kan worden ingewonnen bij het bisdom. Voor zover u vragen heeft over de loonadministratie zelf zal in veel gevallen contact met het salariskantoor noodzakelijk zijn.
