De werkkostenregeling

De werkkostenregeling De weg naar implementatie!

White paper

UNIT4 HR Solutions BV, 2012

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding

3

2. Stappenplan

4

3. De nieuwe fiscale werkelijkheid

8

4. Vier vragen over de WKR-overstapper

13

5. Projectmatige aanpak

14

6. UNIT4 HR Solutions BV

15

Mr. Liesbeth Meester Loonheffingenspecialist UNIT4 HR Solutions BV De inhoud van deze white paper is samengesteld door mr. Liesbeth Meester, loonheffingenspecialist bij UNIT4 HR Solutions. Liesbeth heeft na haar studie ruim 10 jaar gewerkt als belastingadviseur bij PwC, met als specialisme loonheffingen. De werkkostenregeling heeft zij bij diverse organisaties geïmplementeerd. Op basis van die praktijkervaring is de inhoud van deze white paper tot stand gekomen. Suggesties voor verbetering van deze white paper? Neem contact op met [email protected]

PAGINA 2 van 17

1. INLEIDING De werkkostenregeling vervangt het oude fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Doel daarvan is vereenvoudiging. De wet is in werking getreden op 1 januari 2011, maar werkgevers kunnen kiezen om de overstap naar het nieuwe regime uit te stellen tot uiterlijk 2014. In plaats van de oude fijnmazige regelgeving per arbeidsvoorwaarde gaat de werkkostenregeling uit van een budgettair systeem. Administratieve vastlegging op werknemerniveau is daarbij niet langer noodzakelijk. Elke werkgever (te beoordelen per loonheffingennummer!) kan 1,4% (vanaf 2013: 1,6%) van de fiscale loonsom belastingvrij vergoeden of verstrekken. Wat niet ten laste komt van deze vrije ruimte zijn een aantal specifiek benoemde gerichte vrijstellingen: • reiskosten; • tijdelijke verblijfkosten; • kosten van opleiding en studie; • kosten van outplacement; • extraterritoriale kosten; • verhuiskosten; • rentevoordeel hypothecaire leningen. Daarnaast zullen zaken die met de werkplek samenhangen bijzonder laag (soms op nihil) worden gewaardeerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor mobiele telefoons, bepaalde werkkleding, laptop, ARBOverstrekkingen, maaltijden en bedrijfsfitness. Hierbij kunnen wel nadere voorwaarden gelden. Wat overblijft, zoals de vergoeding van de internetverbinding bij de werknemer thuis, komt tegen de factuurwaarde ten laste van de vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013: 1,6%). Is de vrije ruimte niet toereikend, dan kost dat de werkgever over het meerdere 80% loonheffing. Tenzij de loonheffing voor rekening van de werknemer mag/kan komen.

De gevolgen van de werkkostenregeling voor de specifieke arbeidsvoorwaarden van uw organisatie zijn niet in één oogopslag duidelijk. De verleiding is groot om te “kiezen” voor maximaal uitstel tot 2014. Zolang u niet weet waar u precies voor kiest, is dat niet verstandig! UNIT4 helpt u inzichtelijk te maken wat het gevolg is van de werkkostenregeling voor uw organisatie. Dat stelt u in staat bewust te kiezen.

PAGINA 3 van 17

2. STAPPENPLAN In de periode begin 2012 tot 1 januari 2014 moet tenminste 80% van de werkgevers de overstap naar de werkkostenregeling nog maken. Terwijl de tijd dringt blijven werkgevers huiverig om ermee aan de slag te gaan. Met de volgende stappen komt implementatie binnen handbereik. Stap 1: Kennis vergaren Stap 2: Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden Stap 3: Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Stap 4: Inrichten van salaris- en financiële administratie Stap 5: Monitoren van de vrije ruimte

Stap 1

Kennis vergaren Zorg dat u weet waar de werkkostenregeling precies over gaat. Lees vakbladen en volg een kennissessie over de theorie. Zo weet u in korte tijd dat bijvoorbeeld de diensttijduitkering bij een jubileum van de werknemer bij 25 of 40 jaar buiten de werkkostenregeling valt. Deze uitkeringen blijven gewoon bestaan, daar heeft de werkkostenregeling niets mee te maken. Ook ondervindt de belastingheffing over de auto van de zaak geen invloed van de werkkostenregeling. Alle met de auto van de zaak samenhangende zaken kunt u onbelast blijven geven. Houd er wel rekening mee dat als u een maandelijkse vaste kostenvergoeding betaalt deze zeer waarschijnlijk in zijn geheel zal moeten worden herzien. Bestaande afspraken met de fiscus vervallen meestal en een vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan, net als onder de oude regelgeving, met in de administratie een onderbouwing die naar aard en omvang is gespecificeerd. De wettelijke sanctie bij het ontbreken van de onderbouwing is dat de vrije ruimte van 1,4% (1,6% in 2013) direct wordt gevuld. De stap van kennis vergaren is relevant voor alle betrokkenen binnen uw onderneming. HR/P&O, salarisadministratie, financiën en indien gewenst de OR of anderszins.

Voor het in korte tijd verkrijgen van de juiste kennis over de werkkostenregeling kunt u terecht bij UNIT4 Academy. Kijk op www.unit4academy.nl/wkr voor meer informatie. In hoofdstuk 3 van deze white paper treft u een overzicht van de nieuwe fiscale etiketten die arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling meekrijgen.

PAGINA 4 van 17

Stap 2

Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers betaalt u onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt u 20% eindheffing af. Zo gelden er veel specifieke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat levert u naast een stevige administratieve last ook een fiscale last op. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct/km en kosten voor opleiding en scholing.Voor secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013 1,6%) van de fiscale loonsom (kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. U bent overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij het bruto uitbetalen van vergoedingen dat wel ook zo met de werknemers van tevoren hebben afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding kunt u niet zomaar de loonheffing laten betalen. Uw huidige arbeidsvoorwaardenpakket moet u daarom analyseren door de bril van de werkkostenregeling, zodat u weet welke fiscale last (of bate!) de toepassing van de werkkostenregeling u oplevert ten opzichte van de oude regelgeving. U kunt daarvoor gebruik maken van hoofdstuk 3 van deze white paper. Heeft u meer toelichting nodig om te begrijpen welke getallen precies uit uw administratie relevant zijn, bekijk dan of u WKRoverstapper zou willen aanschaffen. U hoeft daarvoor geen UNIT4 gebruiker te zijn en u krijgt dan alle ingrediënten om de overstap mogelijk te maken.

In hoofdstuk 4 van deze white paper leest u meer over de WKR-overstapper van UNIT4.

PAGINA 5 van 17

Stap 3

Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Als u weet wat uw organisatie de werkkostenregeling bij “niets doen” gaat kosten, gaat u mogelijk keuzes maken op arbeidsvoorwaardelijk terrein. Als blijkt dat uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket niet binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft, kunt ervoor kiezen om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen. Zo kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om te kiezen voor het bruteren van een vergoeding (loonheffing voor rekening van de werkgever) in plaats van de consequenties te nemen van de overschrijding van de vrije ruimte. Bijvoorbeeld voor een werknemer op wie het tarief van 42% van toepassing is hoort een eindheffingstarief van 72,4%. Dat is minder dan 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte. Als u dan kiest voor brutering van een vergoeding bij deze werknemer, in plaats van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel, dan scheelt dat 7,6% belastingheffing. Doordat de werkkostenregeling een onderscheid maakt in vergoeden en verstrekken (eigendom bij de werknemer) enerzijds en ter beschikking stellen (eigendom bij de werkgever) anderzijds, kunt u ook ingrijpen in de wijze waarop de werknemer de secundaire arbeidsvoorwaarde krijgt. Geeft u bijvoorbeeld een (maandelijkse) vergoeding voor mobiel telefoongebruik, dan gaat dat ten laste van de vrije ruimte van 1,4% (1,6% vanaf 2013). Een ter beschikking gestelde mobiele telefoon neemt geen vrije ruimte in, omdat deze bij een zakelijk gebruik van tenminste 10% op nihil wordt gewaardeerd. Daardoor is er geen loonheffing verschuldigd en dat zorgt er in elk geval voor dat uw overschrijding van de vrije ruimte vermindert. Als u het pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden écht wilt beperken, omdat het u te gortig wordt om er 80% eindheffing over te betalen, dan moet u het overleg zoeken met de werknemers. Als u een ondernemingsraad heeft, betrekt u deze erbij. Versoberen kan immers niet zomaar! Hebt u juist vrije ruimte over, dan kunt u binnen deze ruimte wat extra’s doen voor uw werknemers. Ook zonder dat het u zélf wat kost. Dan kiest u voor een cafetariasysteem waarbij de werknemer brutoloon uitruilt tegen een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals een fiets, een computer of een fitnessabonnement. In dat geval doet u er wel goed aan om afstemming te zoeken met de Belastingdienst. De administratieve vereisten aan een cafetariasysteem luisteren nauw! Hebt u behoefte aan meer praktische tips voor de aanpassing van uw arbeidsvoorwaarden, als gevolg van de uitkomsten van stap 2, dan biedt de WKR-overstapper u meer richtlijnen.

In hoofdstuk 4 van deze white paper leest u meer over de WKR-overstapper van UNIT4.

PAGINA 6 van 17

Stap 4

Inrichten van salaris- en financiële administratie De kostensoorten die bij de toepassing van de werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de salaris- als in de financiële administratie voor. Declaraties van werknemers vinden in de financiële administratie plaats, terwijl de fiscale consequenties daarvan in de salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis daarvan doet u immers loonaangifte. Andersom moeten kosten die via de loonjournaalpost worden aangeleverd op de juiste grootboekrekening worden geboekt. Het is daarom noodzakelijk om in beide administraties kostensoorten op dezelfde wijze te labelen. Splitsing is noodzakelijk in de volgende hoofdcategorieën: • gerichte vrijstellingen; • bijzondere waarderingen (nihil en enkele vaste bedragen); • vrije ruimte (1,4% van de fiscale loonsom); • intermediaire kosten (geen loon); • belast loon; • onbelast loon op basis van andere regelingen. Omdat de werkkostenregeling uitgaat van kosten inclusief btw, is het nodig om het grootboekrekeningenschema uit te breiden. Hebt u behoefte aan een sjabloon voor de inrichting van uw salaris- en financiële administratie, dan doet u er goed aan om tot aanschaf van de WKR-overstapper over te gaan.

In hoofdstuk 4 van deze white paper leest u meer over de WKR-overstapper van UNIT4.

PAGINA 7 van 17

Stap 5

Monitoren van de vrije ruimte Hebt u eenmaal de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt, dan wilt u gedurende het jaar uiteraard op de hoogte zijn van de resterende vrije ruimte voor uw secundaire arbeidsvoorwaarden. Wat hebt u al uitgegeven, maar ook de prognose van wat u nog gaat uitgeven. Daarbij is relevant dat u voor de afdracht van eindheffing onder de werkkostenregeling een keuze heeft uit drie berekeningsmethoden: • voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd op de fiscale loonsom van vorig jaar; • volloopmethode: eindafrekening einde jaar op basis van cumulatieve berekening werkkosten; • tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van de werkelijke fiscale loonsom. UNIT4 werkt momenteel aan de ontwikkeling van de WKR-monitor. Dit is een standalone software applicatie waarmee u in staat wordt gesteld om op elk moment in het jaar te bekijken hoe u staat ten opzichte van de vrije ruimte. Wat hebt u al uitgegeven, maar ook wat is de prognose van de vrije ruimte? U hoeft voor de aanschaf en het gebruik van deze applicatie geen UNIT4 gebruiker te zijn. Het is een instrument dat kan communiceren tussen vrijwel elke salaris- en financiële administratie.

Streven is om deze applicatie uiterlijk per 1 december 2012 op de markt te brengen. Vraag informatie aan via onze website www.unit4.nl/wkr of stuur een e-mail naar [email protected].

PAGINA 8 van 17

3. DE NIEUWE FISCALE WERKELIJKHEID Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers betaalt u onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct/km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013: 1,6%) van de fiscale loonsom (kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. U bent overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet u bij het bruto uitbetalen van vergoedingen dat wel ook zo met de werknemers van tevoren hebben afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding mag u niet zomaar de loonheffing laten betalen. Als u wél gebruik maakt van de vrije ruimte voor bepaalde arbeidsvoorwaarden, dan bent u verplicht die arbeidsvoorwaarden “aan te wijzen” als eindheffingsbestanddeel. Aanwijzing vindt plaats door administratieve verwerking als eindheffingsbestanddeel. Bovendien worden de vergoedingen en verstrekkingen gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer, inclusief btw. Daarom zullen in veel gevallen aanpassingen moeten worden gedaan in zowel de financiële als de salarisadministratie.

PAGINA 9 van 17

Hieronder ziet u de fiscale consequenties van de meest voorkomende secundaire arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling.

onbelast (geen loon)

Intermediaire kosten

Nihil waardering

Gerichte vrijstelling

Werkkostenregeling 1,4% forfait (2013: 1,6%)

Arbeidsvoorwaarde

Reizen •

Zakelijke reiskosten tot € 0,19/km Zakelijke reiskosten boven € 0,19/km (ook parkeer-, veer-, en tolgelden privé auto)

• •

Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer (ook woon-werk)

•

OV-kaart mede voor zakelijk gebruik (ook woon-werk) Aanschafkosten OV-chipkaart

• •

Zakelijke reiskosten vliegtuig, taxi, boot (ook woon-werk) Parkeervergunningen bij huis (ook auto van de zaak)

• •

Gebruik parkeerterrein en/of fietsenstalling bij de werkgever Niet op de werknemer verhaalde verkeersboetes

•

Fietsen en fietsaccessoires

•

Achtergestelde vervoerbewijzen als IPB-tickets (indien plaats beschikbaar)

• •

Kosten samenhangend met auto van de zaak (bv. parkeer-, veer-, en tolgelden) Telecom, apparatuur, gereedschap Ter beschikking gestelde mobiele telefoons/blackberries > 10% zakelijk gebruik. Scherm maximaal 7 inch groot1

•

Ter beschikking gestelde PC’s, notebooks, laptops > 90% zakelijk gebruik1

• •

Inrichting van de werkplek bij de werkgever Vergoeding huisaansluiting internet en/of vaste telefoon

•

Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. dat op de werkplek achterblijft1

•

Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. > 90% zakelijk gebruik (mag mee naar huis)1

•

Werkkleding

1

Ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft1

•

Ter beschikking gestelde kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (uniform, overall)1

•

Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen (werkschoenen, veiligheidsbril)1

•

Ter beschikking gestelde kleding met logo > 70 cm21

•

Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,4% forfait!

PAGINA 10 van 17

onbelast (geen loon)

Intermediaire kosten

Nihil waardering

Gerichte vrijstelling

Werkkostenregeling 1,4% forfait (2013: 1,6%)

Arbeidsvoorwaarde

Eten en drinken Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)2

€ 2,95 per maaltijd

Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen (ook buiten de werkplek)

• •

Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Consumpties bij personeelsfestiviteiten externe locatie (borrels, jubilea e.d.)

•

Consumpties bij > 90% zakelijke activiteit op externe locatie

•

Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders (hotel, diners, lunches e.d.)

•

Werklunches, werkdiners met zakelijke relaties

•

Woning van de werknemer Werkruimte/studeerkamer thuis, inclusief inrichting

• •

Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen op de werkplek thuis1 •

Verhuiskosten (zakelijke reden), inclusief overbrengen boedel Aan- en verkoopkosten van de woning bij zakelijke verhuizing Huisvesting en inwoning op de werkplek

2

• € 5,10 per dag

Opleiding en contributies Contributie voor personeelsverenigingen, vakbonden

• •

Inschrijfgeld beroepsregister, beroepsverenigingen Golfabonnementen, Rotary, Lion’s e.d.

•

Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd)

•

Studie, opleiding, kosten EVC- procedures, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, outplacement

•

Festiviteiten en representatie Representatie en geschenken voor interne relaties (collega’s)

• •

Representatie en geschenken voor externe relaties en klanten Personeelsfeesten, personeelsreizen, afdelingsuitjes e.d. buiten de werkplek

• •

Personeelsfeesten op de werplek Werkgeversbijdrage aan personeelsvereniging

•

Geschenken bij persoonlijke gelegenheden als ziekte, overlijden, verjaardag, huwelijk, geboorte e.d.3

1 2 3 4

•

Geschenken bij feestdagen (kerst, sinterklaas e.d.) of bij persoonlijke feestdagen (jubilea, huwelijk, geboorte > €25)4

•

(Korting op) producten uit het eigen bedrijf van de werkgever5

•

Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,4% forfait! Normbedrag 2012 Maximaal €25, geen geld, geen waardebonnen Ook voor postactieven!

PAGINA 11 van 17

onbelast (geen loon)

Intermediaire kosten

Nihil waardering

Gerichte vrijstelling

Werkkostenregeling 1,4% forfait (2013: 1,6%)

Arbeidsvoorwaarde

Bedrijfsfitness •

Bedrijfsfitness op de werkplek (ongeacht eventueel toezicht) Bedrijfsfitness niet op de werkplek

•

Internationaal werkende werknemers •

30% vergoeding voor extraterritoriale kosten Kosten voor aangifte inkomstenbelasting van werknemer

•

Schadevergoedingen Vergoeding wegens schade of verlies van persoonlijke zaken tijdens de uitoefening van het werk

•

Schadevergoeding voor overstromingen, aardbevingen (niet verzekerd)

•

•

Immateriële schadevergoeding

•

Eenmalige uitkering/verstrekking bij overlijden5

•

Schadevergoeding bij ontslag Vergoeding kosten advocaat bij ontslag

•

Renteloze leningen Rentevoordeel personeelslening t.b.v. de eigen woning, (electrische) fiets/scooter Rentevoordeel overige personeelsleningen

•

Overige arbeidsvoorwaarden Vaste kostenvergoeding mét specificatie naar aard en omvang6

•

Vaste kostenvergoeding zónder specificatie naar aard en omvang6

•

•

•

•

•

Uitkering bij diensttijd 25 of 40 jaar5

5 6

•

Uitkering bij diensttijd niet zijnde bij 25 of 40 jaar

•

Vergoeding voor ziektekosten en/of voor de aanvullende ziektekostenverzekering

•

Normering in de wet Wettelijk is een onderbouwing vereist vanaf toepassing WKR

Deze lijst is niet uitputtend. Denkbaar is dat uw organisatie arbeidsvoorwaarden kent die niet zijn genoemd in deze lijst. Meestal is er dan sprake van belastbaar loon. Als uw organisatie vrije ruimte over heeft, kunt u het daarin onderbrengen. Belangrijk is dat er voor de vulling van de vrije ruimte geen zakelijkheidstoets geldt. Wél dient u rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets. Een nieuw begrip dat zich waarschijnlijk in de praktijk nog verder gaat vormen. Hoofdregel is dat u niet meer dan 30% mag afwijken van datgene wat binnen uw branche/bedrijfstak gebruikelijk is.  

PAGINA 12 van 17

4. VIER VRAGEN OVER DE UNIT4 WKR-OVERSTAPPER In 2014 moet elke werkgever de overstap naar de werkkostenregeling hebben gemaakt. De nieuwe regelgeving is zeker niet ingewikkelder dan de oude. Toch blijven veel werkgevers huiverig om ermee aan de slag te gaan. UNIT4 gaat u daarom ondersteunen met software: de WKR-overstapper. In antwoorden op vier vragen leggen wij u wat de WKR-overstapper voor u kan doen. Vraag 1. Wat kan de WKR-overstapper? De WKR-overstapper brengt in beeld wat de gevolgen van zijn van de WKR op uw arbeidskosten. Daarnaast geeft de WKR-overstapper u eenvoudige richtlijnen mee voor aanpassing van uw arbeidsvoorwaarden. Ook krijgt u een model voor de inrichting van uw financiële en salarisadministratie, zodat u in staat wordt gesteld om de WKR daadwerkelijk toe te passen.

Vraag 2. Wat maakt de WKR-overstapper uniek? Wij leggen u kort en bondig in begrijpelijke taal uit wat u per arbeidsvoorwaarde uit uw administratie moet opzoeken. We laten u niet onnodig veel vragen beantwoorden of onnodig veel cijfers opzoeken. Naast de meting van financiële consequenties geven wij u eenvoudige mogelijkheden tot aanpassing van uw arbeidsvoorwaarden én u krijgt een model voor de inrichting van uw administratie. Wij signaleren ook voor u in welke gevallen u een adviseur zou moeten raadplegen of het overleg met de Belastingdienst zou moeten zoeken. Kortom, alle ingrediënten om de overstap daadwerkelijk te kunnen maken.

Vraag 3. Hoe werkt de WKR-overstapper? U hoeft geen expert of specialist te zijn om te begrijpen hoe de WKR-overstapper werkt. U doorloopt een werkproces waarbij u in begrijpelijke taal wordt gevraagd een aantal cijfers uit uw administratie in te voeren. Daarbij wordt uw gehele pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden doorlopen, maar alleen voor zover dat relevant is voor de toepassing van de WKR. Uw antwoorden leiden tot een korte rapportage waarin u kunt zien wat het financiële gevolg is van de overstap naar de WKR, bij gelijkblijvende arbeidsvoorwaarden. Daarna maakt u de keuze of u de arbeidsvoorwaarden aanpast, eventueel met hulp van de richtlijnen die wij daarover hebben opgenomen. Na aanpassing van de arbeidsvoorwaarden kunt u eenvoudig nogmaals met de WKR-overstapper in beeld brengen wat de financiële impact daarvan is. Tot slot gebruikt u het model voor inrichting van uw administratie om de noodzakelijke voorbereiding te doen in zowel de financiële als de salarisadministratie. Per 1 januari 2013 of 2014 stapt u dan over.

Vraag 4. Waar kan ik de WKR-overstapper bestellen? De WKR overstapper wordt door UNIT4 omstreeks 1 mei 2012 gelanceerd. Als u zich nu al inschrijft (zonder aankoopverplichting), krijgt u een aantrekkelijke korting bij aanschaf.

Schrijf u in op www.unit4.nl/wkr-overstapper   PAGINA 13 van 17

5. PROJECTMATIGE AANPAK Heeft u veel secundaire arbeidsvoorwaarden, afspraken met de Belastingdienst, een vaste kostenvergoeding of andere oorzaken waardoor eenvoudig overstappen op de werkkostenregeling niet aan de orde is? Kies dan voor een projectmatige aanpak met een gedetailleerde projectplanning. In het projectteam zijn tenminste HR/personeelszaken, salarisadministratie en financiën van uw onderneming vertegenwoordigd. Samengevat resulteert het project in: 1. gefundeerde keuzes over beleidsmatige zaken als:

· het moment van overstap (2013 of uiterlijk 2014);



· eventuele aanpassingen in arbeidsvoorwaarden;



· afspraken met de Belastingdienst;



· Aanpassingen in (werk)processen en systemen van uw organisatie.

2. voldoen aan fiscale wet– en regelgeving 3. kostenbeheersing van secundaire arbeidsvoorwaarden 4. procesmatige beheersing van de vrije ruimte 5. geïnformeerde medewerkers.

PAGINA 14 van 17

6. UNIT4 HR SOLUTIONS BV Na overstap op de werkkostenregeling kan de loonstrook van een werknemer er anders uit komen te zien. Bijvoorbeeld omdat een netto vergoeding gebruteerd wordt. De UNIT4 consultants kunnen u helpen bij het aanpassen van de toelichting op de loonstrook naar de nieuwe situatie. Vraag informatie aan via onze website www.unit4.nl/wkr of stuur een e-mail naar [email protected]

Disclaimer: Deze white paper is uitsluitend opgesteld als algemene informatievoorziening over het proces van implementatie van de werkkostenregeling. Deze white paper is niet verstrekt voor een specifiek doel en dient niet te worden geïnterpreteerd als professioneel advies; het gebruik en eventuele besluitvorming op basis van deze white paper komen voor eigen rekening en risico van de lezer. Er wordt door UNIT4 vennootschappen, medewerkers en vertegenwoordigers geen enkele aansprakelijkheid aanvaard ten aanzien van de juistheid en/of volledigheid van de in deze white paper vervatte informatie. PAGINA 15 van 17

OVER UNIT4 HR SOLUTIONS HR & Payroll software vooruitgedacht UNIT4 HR Solutions zet de standaard neer voor bedrijfssoftware waarmee organisaties eenvoudig, snel en tegen beperkte kosten op zowel interne als externe HR & Payroll veranderingen kunnen inspelen. • Schaalbare geïntegreerde (e)HRM & Payroll software • HR-processen flexibel vorm te geven via self service en workflow-oplossingen • Uniek flexibele salarisverwerkingsconcept. Hiermee kunnen organisaties eenvoudig schakelen tussen salarisverwerking in-huis, in-service (UNIT4 beheert de server, database en salarisverwerking), uit-huis, managed services en managed services+. Bij de twee laatst genoemde besteedt u het grootste deel van de verantwoordelijkheden uit. • Meest gebruikte salarisoplossing in Nederland met ca. 3,1 miljoen verloningen per maand

Innovatief Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn

HRM Nederland

UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor HRM- en financieel professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen

over innovatie van HRM. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van HRM. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumenten en webinars. Lid worden kan via deze link: www.unit4.nl/innovatiefhrm

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen.

Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ‘ground breaking solutions 3.0’. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien. Wij begrijpen dat.

Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen. Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken. In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit.

Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee.

www.unit4.nl

UNIT4 HR Solutions Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo

Nevelgaarde 20, 3436 ZZ Nieuwegein

Postbus 313, 7550 AH Hengelo

Postbus 500, 3430 AM Nieuwegein

T 088 247 27 99 F 074 245 54 45

T 088 247 27 99 F 030 602 10 50

E [email protected] I www.unit4.nl

U4HRSolutions

werkkostenregeling.blogspot.com

InnovatiefHRMnl

Innovatief HRM Nederland

unit4hrblog.blogspot.com I www.unit4academy.nl