Hoe werkt de werkkostenregeling? Op het eerste gezicht heel eenvoudig Op dit moment kent de Wet Loonbelasting 29 verschillende belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers kunt geven. Deze vergoedingen en verstrekkingen zijn gebonden aan ingewikkelde en gedetailleerde regels. Regels die door veel werkgevers als een forse administratieve last worden ervaren. Om hieraan tegemoet te komen, heeft de Staatssecretaris van Financiën de zogenaamde werkkostenregeling geïntroduceerd. De nieuwe werkkostenregeling gaat er vanuit dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers belast moeten worden. Als werkgever krijgt u echter een budget voor het doen van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Deze zogenaamde “vrije ruimte” bedraagt 1,4% van de totale fiscale loonsom die u jaarlijks betaalt aan uw werknemers.
Vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom De nieuwe werkkostenregeling maakt het overbodig (de waarde van) verstrekkingen en vergoedingen toe te rekenen per individuele werknemer. Het forfait van 1,4% hoeft namelijk bij keuze voor de werkkostenregeling niet meer per werknemer te worden gespecificeerd. Aan welke verstrekkingen en vergoedingen u deze vrije ruimte besteedt en hoe u de vrije ruimte verdeelt onder uw werknemers, kunt u als werkgever in principe zelf bepalen. De werkkostenregeling kent namelijk maar één beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst, mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is belast loon van de werknemer. De vrije ruimte wordt berekend per inhoudingsplichtige werkgever, ook al is er sprake van een concern of van een afgegeven beschikking door de Belastingdienst om als samengestelde groep inhoudingsplichtigen te worden aangemerkt.
Bij overschrijding van de vrije ruimte, 80% eindheffing Zodra u meer vergoedt of verstrekt dan de vrije ruimte, wordt het meerdere belast. U kunt vervolgens als werkgever kiezen of u het meerdere bij uw werknemers belast of zelf 80% eindheffing Loonbelasting betaalt.
Uitzonderingen op de vrije ruimte van 1,4% De werkkostenregeling is op het eerste gezicht eenvoudig, ware het niet dat er meerdere uitzonderingen zijn die de eenvoud van de regeling weer teniet doen. Bepaalde vergoedingen en verstrekking zullen niet onder het 1,4% budget gaan vallen. Dit zijn: 1. Intermediaire kosten Sommige kosten worden als “intermediaire kosten” aangemerkt, waarvan de vergoeding niet onder de werkkostenregeling valt. 2. Gerichte vrijgestelde posten Bepaalde vergoedingen van kosten worden vrijgesteld en vallen niet onder het 1,4% budget. 3. De nihil-posten Bepaalde verstrekkingen –loon in natura– worden tegen nihil gewaardeerd en hebben dus geen invloed op de vrije ruimte van 1,4%. Hierna gaan wij nader in op deze drie categorieën.
1. De intermediaire kosten De zogenaamde “intermediaire kosten” vallen niet onder de nieuwe werkkostenregeling. Het gaat hierbij om kosten die een werknemer min of meer voorschiet voor de werkgever en vervolgens –op declaratiebasis- terugbetaald krijgt van de werkgever. • Het gaat om kosten die betrekking hebben op de aanschaf van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren. Bijvoorbeeld De werknemer koopt markeerstiften voor een presentatie extern. De markeerstiften neemt hij vervolgens mee naar kantoor. • Het gaat om kosten die betrekking hebben op de aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren. Bijvoorbeeld Autowaskosten die de werknemer maakt voor de auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking is gesteld. • Het gaat om kosten die de werknemer maakt welke specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer zelf. Bijvoorbeeld Kosten die een werknemer maakt voor “derden”, bijvoorbeeld externe representatiekosten, relatiegeschenken, een zakendiner met klanten.
2. De gerichte vrijgestelde posten In het onderstaande schema hebben wij de gerichte vrijstellingen opgesomd. Dit zijn de posten die niet voor het 1,4% budget zullen meetellen. Gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen van kosten •
Losse kaartjes openbaar vervoer voor zakelijke reizen
•
Abonnementen voor reizen openbaar vervoer, de voordeelurenkaart voor mede zakelijk gebruik
•
Reiskostenvergoeding voor reizen eigen vervoer (auto, fiets, openbaar vervoer) tot max. 19 cent per kilometer
•
Bijscholing, cursussen, trainingen, studiekosten en opleidingen
•
Outplacement
•
Verhuiskosten voor zakelijke verhuizingen
•
Extraterritoriale regelingen (de 30% regelingen)
•
Maaltijden tijdens overwerk, dienstreizen, koopavonden
•
Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders
3. De Nihil-posten In het onderstaande schema hebben wij de nihil posten genoemd. Dit zijn de posten die eveneens niet voor het 1,4% budget meetellen. Nihil waardering voor de volgende verstrekkingen (loon in natura) •
Arbovoorzieningen op de werkplek (ook voor de werkplek thuis)
•
Inrichting van de werkplek (niet zijnde de werkplek thuis)
•
Vakliteratuur op de werkplek (niet op woonadres)
•
Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd
•
Uniformen en werkkleding uitsluitend geschikt om op het werk te dragen. Werkkleding voorzien is van een logo van meer dan 70 cm² kwalificeert niet automatisch als werkkleding
•
Abonnement openbaar vervoer, voordeelurenkaart, mits mede zakelijk gebruik
•
Mobiele telefoons, mits zakelijk gebruik > 10%
•
Gereedschappen, (portable) computers die door de werkgever ter beschikking worden gesteld en niet voor > 10% privé worden gebruikt
Overige posten De onderstaande posten vallen buiten het forfait van de werkkostenregeling en de gerichte vrijstellingen. Voor deze posten blijft de huidige regelgeving bestaan. • Bijtelling van de auto van de zaak. • Gratis of goedkoper bewonen van een dienstwoning. • Rentevoordeel op hypothecaire personeelsleningen. • De normbedragen voor maaltijden in de kantine.
Welke posten vallen straks in het budget van 1,4%? Na het vaststellen welke vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld zijn en na het vaststellen welke posten tot bepaalde normen vrijgesteld worden, komt u toe aan de posten die wel onder het budget vallen. U kunt vervolgens bepalen in hoeverre deze posten de vrije ruimte van 1,4% gaan overschrijden en dus belast worden tegen 80% eindheffing of bij de betreffende werknemer belast worden. De posten die onder de werkkostenregeling gaan vallen •
Kerstpakketten en andere (jubileum) geschenken
•
Apparatuur, (portable) computer en gereedschappen mede voor gebruik thuis en voor meer dan 10% privé worden gebruikt
•
Contributies voor vakbonden, brancheverenigingen, personeelsverenigingen
•
Fiets, elektrische fiets, scooter e.d.
•
Internet, telefoon, communicatie thuis
•
Reiskosten met eigen vervoer voor zover deze 19 eurocent per kilometer overschrijden
•
Kantine maaltijden die niet conform de normbedragen worden verstrekt
•
Vakliteratuur thuis
•
Inrichting van de werkruimte thuis (niet zijnde arbovoorzieningen)
•
Personeelsfeesten- en reizen
•
Kortingen producten eigen bedrijf
•
Vergoeding mobiele telefoon(kosten)
•
Kosten van interne representatie (traktaties, lief & leed potje)
Overige aandachtspunten Administratie en de werkkostenregeling Voor toepassing van de werkkostenregeling moeten de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen apart geadministreerd worden. Er wordt uitgegaan van de factuurwaarde inclusief BTW. Als er geen factuur aanwezig is, moet u uitgaan van de waarde in het economische verkeer. U dient de gericht vrijgestelde posten, nihil waarderingen en intermediaire kosten ook apart te administreren om een goede berekening te maken van de vrije ruimte van 1,4%. Vaste kostenvergoedingen Bij keuze voor de werkkostenregeling Als u kiest voor de werkkostenregeling vervallen de bestaande afspraken die u hebt met de Belastingdienst. Vaste onbelaste kostenvergoedingen zijn onder de werkkostenregeling alleen mogelijk voor de gericht vrijgestelde posten. U moet dan nog altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Een onbelaste vaste vergoeding onder de werkkostenregeling is alleen maar mogelijk als er aan de vergoeding een steekproef ten grondslag ligt waaruit blijkt dat de vergoeding onbelast kan worden verstrekt. Als het aan de staatssecretaris ligt, mogen de intermediaire kosten niet meer via een vaste kostenvergoeding worden vergoed. Bij keuze voor het handhaven van de bestaande regels Bestaande afspraken over vaste kostenvergoedingen zullen –in geval niet gekozen wordt voor de werkkostenregeling- blijven bestaan. Wees alert dat bestaande vaste kostenvergoedingen die (onder andere) zien op intermediaire kosten nu al vaak punt van discussie zijn met de Belastingdienst. De Belastingdienst stelt zich nu al regelmatig op het standpunt dat dergelijke kosten geen onderdeel kunnen zijn van een vaste kostenvergoeding. Hebt u dus nog geen vaste afspraken met de Belastingdienst over de vaste kostenvergoedingen, inclusief intermediaire kosten, dan valt te verwachten dat intermediaire kosten in ieder geval niet meer zullen kwalificeren voor een vaste kostenvergoeding. Bovendien is te verwachten dat de bestaande vaste kostenvergoeding, in geval niet gekozen wordt voor werkkostenregeling, extra aandacht zal krijgen van de Belastingdienst. Zorgt u er daarom voor dat u de huidige vergoedingen kunt onderbouwen en vooraf specificeert naar aard en omvang. Het liefst te onderbouwen met een steekproefsgewijs onderzoek onder de werknemers. Overgangsregeling De werkkostenregeling treedt per 1 januari 2011 in werking. Er geldt een overgangsregeling voor de jaren 2011, 2012 en 2013. Op 1 januari 2014 geldt de werkkostenregeling definitief. U kunt in de jaren 2011, 2012 en 2013 kiezen of u wel of niet overgaat op de nieuwe werkkostenregeling. Als u niet kiest voor de nieuwe regeling, blijven de huidige regels gelden. U kunt deze keuze per jaar maken. U kunt dus gedurende de overgangsperiode het ene jaar wel kiezen voor de werkkostenregeling en het andere jaar weer niet. Vanaf 1 januari 2014 kunt u niet meer kiezen, omdat op dat moment de werkkostenregeling definitief is geworden. Let op! Als u kiest voor het handhaven van de bestaande regels, treedt per 1 januari 2011 een wijziging in werking wat betreft personeelsfeesten- en reizen. Personeelsfeesten- en reizen zijn nu nog onbelast. Bij keuze voor het handhaven van de bestaande regels geldt per 1 januari 2011 dat deze onbelast kunnen worden verstrekt tot een bedrag van € 454 (inclusief BTW per werknemer).
Keuze maken U kunt de komende jaren een keuze maken. Om weloverwogen te beoordelen of het aantrekkelijk is om al over te gaan op de nieuwe werkkostenregeling is het aan te bevelen om in 2010 al te kijken wat voor u de beste keuze is. Bij het maken van uw keuze dient u inzicht te krijgen in de fiscale gevolgen. Blijft u met uw huidige vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte van 1,4% of overschrijdt u het budget, zodat u 80% eindheffing Loonbelasting verschuldigd bent? In hoeverre zullen uw huidige vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijgestelde posten blijven of tegen nihil worden gewaardeerd? De keuze voor de werkkostenregeling heeft als gevolg dat u wellicht uw arbeidsvoorwaarden van uw werknemers moet aanpassen. Is het te verwachten dat u de vrije ruimte gaat overschrijden op basis van uw huidige vergoedingen en verstrekkingen, dan is het wellicht voordeliger om de bestaande regels te handhaven, zolang het nog kan.
Blömer Werkkostenregeling Scan biedt inzicht Om inzicht te krijgen hoe de werkkostenregeling voor u uitpakt en om een keuze te maken om wel of niet over te gaan op de nieuwe regeling, heeft Blömer accountants en adviseurs een werkkostenregeling scan ontwikkeld. Op basis van uw huidige vergoedingen en verstrekkingen analyseren wij met de scan wat de fiscale gevolgen zijn als u de bestaande regels handhaaft, dan wel als u overgaat op de werkkostenregeling. Op basis van de scan kunt u vervolgens een weloverwogen keuze maken en kunt u beoordelen of u uw huidige arbeidsvoorwaarden nog dit jaar dient aan te passen. In het bijgaande stappenplan wordt aangegeven welke acties en gegevens nodig zijn om de keuze te maken. Wij informeren u graag nader over de werkkostenregeling scan. U kunt altijd contact opnemen met uw accountmanager voor eventuele vragen over de werkkostenregeling en de scan.
Tarief De scan zelf kost € 600 (exclusief BTW). Afhankelijk van de uitkomsten van de scan kan het raadzaam zijn u nader te adviseren of bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden aangepast moeten worden of vaste kostenvergoedingen moeten worden onderbouwd. Nader advies wordt alleen na overleg met u uitgevoerd en tegen uurtarief in rekening gebracht.
Stappenplan 1. Inventariseer bestaande vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers Deze inventarisatie kunt u maken op basis van de volgende bronnen: • de financiële administratie • de loonadministratie • arbeidsvoorwaarden 2.Indeling van de diverse kostenposten Om de vrije ruimte van 1,4% te kunnen beoordelen, dient u de diverse kosten te “labelen” in: • Welke kosten kunnen gekwalificeerd worden als intermediaire kosten? • Welke kosten zullen onder de gerichte vrijstelling vallen? • Welke kosten worden tegen nihil gewaardeerd? 3. Bepaal de vrije ruimte van 1,4% • Bepaal de fiscale loonsom in het jaar waarin de werkkostenregeling wordt toegepast. De vrije ruimte wordt berekend per inhoudingsplichtige, dus per werkgever (ook al is sprake van een concern). • Bereken 1,4% maal de fiscale loonsom, om de vrije ruimte te berekenen. • Wordt de 1,4% overschreden, dan wordt het meerdere tegen 80% eindheffing belast. 4. Maak een keuze: handhaven huidige regeling of overgaan op de werkkostenregeling? Wordt de vrije ruimte van 1,4% overschreden? Het is waarschijnlijk voordeliger om te kiezen voor het handhaven van de bestaande regels voor vrije kosten en vergoedingen. • Inventariseer of uw vaste kostenvergoedingen en de onderbouwing daarvan in orde zijn. De Belastingdienst zal waarschijnlijk extra alert zijn op het handhaven van bestaande vaste kostenvergoedingen. In hoeverre maken zogenaamde intermediaire kosten onderdeel uit van de vaste kostenvergoedingen? Het is te verwachten dat de Belastingdienst dergelijke kosten niet meer goedkeurt voor een vaste kostenvergoeding. • U hebt nog tot 1 januari 2014 de tijd om (geleidelijk) uw arbeidsvoorwaarden aan te passen, door bijvoorbeeld bepaalde posten niet meer vrij te vergoeden of te verstrekken of alleen posten vrij te vergoeden die onder de gerichte vrijstellingen vallen of tegen nihil worden gewaardeerd. • In hoeverre dient bij het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden rekening te worden met CAO’s en is overleg met de OR nodig? Let op! Personeelsfeesten- en reizen worden per 1 januari 2011 voor € 454 per werknemer belast. Wordt de vrije ruimte van 1,4% niet overschreden? • Het is waarschijnlijk voordelig om over te gaan op de werkkostenregeling. • U dient uw administratie aan te passen; Posten die in het 1,4% budget vallen dient u apart te administreren. Kosten die tegen nihil worden gewaardeerd of onder een gerichte vrijstelling vallen dient u apart te administreren. Intermediaire kosten dient u apart te administreren.
• •
• •
“Vrije ruimte bewaking”: U dient te bewaken of u de vrije ruimte overschrijdt. U dient uw arbeidsvoorwaarden wellicht aan te passen, door bijvoorbeeld bepaalde posten niet meer vrij te vergoeden of te verstrekken of alleen posten vrij te vergoeden die onder de gerichte vrijstelling vallen of tegen nihil worden gewaardeerd? In hoeverre dient bij het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden rekening te worden met CAO’s en is overleg met de OR nodig? Bestaande afspraken over vaste kostenvergoedingen vervallen. Heroverweeg uw vaste kostenvergoedingen, onderbouw met een steekproef de vaste kostenvergoedingen voor zover deze zien op gerichte vrijgestelde posten.
Schema werkkostenregeling De werkkostenregeling ziet er als volgt schematisch uit: Totale vergoedingen en verstrekkingen per inhoudingsplichtige (factuurwaarde incl. BTW)
€
Af: Intermediaire kosten
-.………………….
Af: Gerichte vrijstellingen
-………………….
Af: Nihil waarderingen
-………………….
Belastbaar loon
.…………………
………………….
Af: Door de werkgever naar keuze aan te wijzen belastbaar loon van de werknemer
-………………….
Berekeningsgrondslag vrije ruimte
………………….
Af: 1,4% van de totale fiscale loonsom
-………………….
Heffingsgrondslag werkgever te belasten tegen 80% eindheffing
……………….
Indien u na bovenstaande nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met uw adviseur binnen Blömer.
