DE WERKKOSTENREGELING 2016 Laat de werkkostenregeling werken!

DE WERKKOSTENREGELING 2016 Laat de werkkostenregeling werken!

2 Laat de werkkostenregeling werken!

INLEIDING

De in 2011 ingevoerde werkkostenregeling heeft tot doel de fiscale regels met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden te vereenvoudigen. Kern van deze regeling is dat allerlei bijzondere regels zoals die voor de fiets, fitness, geschenken, vakbondscontributie, personeelsreizen en internet vervallen. Daarvoor in de plaats kwam één algemene vrijstelling die werkgevers kunnen gebruiken om dit soort zaken of geheel andere zaken (!) aan hun werknemers te verstrekken. Zonder al teveel poespas en voorwaarden. Die vrijstelling bedroeg in 2014 1,5% van de loonsom van de werkgever, maar is als gevolg van een aantal andere veranderingen binnen de werkkostenregeling per 1 januari 2015 verlaagd naar 1,2%. Tot 2015 konden werkgevers er ook voor kiezen de oude loonbelastingregels toe te passen. Veel werkgevers deden dat om uiteenlopende redenen dan ook. Maar ook voor hen wordt het nu echt de hoogste tijd zich te verdiepen in de werkkostenregeling. Het op een juiste en zo voordelig mogelijke wijze anticiperen op en implementeren van de werkkostenregeling vergt de nodige tijd en aandacht. Alleen op die manier kan het ‘optimale’ arbeidsvoorwaardenpakket worden samengesteld. Een arbeidsvoorwaardenpakket waar zowel de werknemer als de werkgever zo blij als mogelijk van worden zonder gedoe met de Belastingdienst. En als gevolg van de veranderingen per 1 januari 2015 geldt ook dat werkgevers die al waren overgestapt nog eens moeten bezien of er veranderingen nodig zijn. Met deze whitepaper willen we u een handreiking bieden voor een succesvolle overstap. Al realiseren wij ons dat de werkkostenregeling, in ieder geval financieel bezien, niet voor iedere werkgever een verbetering is of kan zijn. Deze whitepaper is bijgewerkt tot begin januari 2015. mr. Marcel Kawka Partner BDO

Laat de werkkostenregeling werken! 3

DE WERKKOSTENREGELING

Om met de werkkostenregeling aan de slag te kunnen gaan is het natuurlijk nodig om kennis te hebben van deze regeling. Vandaar dat wij deze whitepaper starten met een uiteenzetting van de werkkostenregeling zoals die momenteel geldt en daarbij ook aandacht besteden aan de veranderingen die per 1 januari 2015 in werking zijn getreden. Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven volledig. Ook het loonbegrip is anders geformuleerd. De nieuwe definitie luidt: ‘Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.’ De verandering zit hem in de toevoeging na de komma. Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt. Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon. De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou bijvoorbeeld ook de vergoeding van vakliteratuur daar onder kunnen vallen, de laptop die een werknemer ter beschikking heeft gekregen, etc. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te laten, dienen ze afzonderlijk te worden vrijgesteld. Verderop in deze whitepaper zal blijken dat een aantal zaken ook inderdaad is vrijgesteld. Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de praktijk vaak voorkomen. Op de regel dat alles loon vormt, bestaat dus wel een aantal uitzonderingen:  1,2% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel. Deze extra 1,2% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen dat verdwijnt. De vrijstelling bedroeg in 2014 nog 1,5%.  Intermediaire kosten zijn nog naast de algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden;  Een tiental kostensoorten is ook nog naast de algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden;  Tenslotte wordt een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen op nihil gewaardeerd. Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever, zijn ook vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij zijn als voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden. Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan geschenken in natura. Dat wil zeggen geen geld en geen

cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van het geschenk, inclusief btw, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden gegeven bij een gelegenheid waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt. Intermediaire kosten Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:  De aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;  Kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);  Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Bij intermediaire kosten kan gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn intermediaire kosten. Voor wat betreft de intermediaire kosten is er niets veranderd. Gerichte vrijstellingen Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden de gerichte vrijstellingen genoemd. De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:  Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);  Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer), etc.);  Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;  Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties;  Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);  Zakelijke verhuiskosten.


Dit lijstje van zes kostensoorten gold tot 1 januari 2015 en is daarna uitgebreid met:  Computers, telefoons en dergelijke communicatiemiddelen, inclusief dataverkeer, mits voldaan is aan het noodzakelijkheidscriterium (zie hierna);  Korting op producten uit het eigen bedrijf of een verbonden vennootschap tot 20% van de waarde in het economische verkeer en maximaal € 500 per werknemer per jaar;  Voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de inhoudingsplichtige voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en die plaatsvinden/worden genoten op een werkplek (zie hierna);  Hulpmiddelen die op de werkplek (zie hierna) worden gebruikt maar ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt worden. Noodzakelijkheidscriterium Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven. Het feit dat bijvoorbeeld een noodzakelijke verstrekking ook privé wordt, of kan worden gebruikt, speelt geen rol meer. Wel geldt dus nadrukkelijk dat de werknemer de zaken in redelijkheid nodig heeft en gebruikt in het kader van de uitoefening van zijn beroep. Daarnaast is nog van belang de financiële verantwoordelijkheid; is het de werkgever die betaalt en bepaalt? Voor een noodzakelijke voorziening ligt deze verantwoordelijkheid ten principale bij de werkgever. In het algemeen ligt ook het initiatief bij hem. Dat de werkgever moet bepalen welke voorziening noodzakelijk is, betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de voorziening, bijvoorbeeld de keuze tussen een iPad of een Galaxy Tab. Het uitgangspunt dat, om als noodzakelijke voorziening te gelden, de werkgever moet bepalen en betalen, heeft tot gevolg dat cafetariaregelingen, waar in het algemeen de werknemer zelf mag bepalen of hij van een voorziening gebruik maakt, minder aantrekkelijk worden. Het noodzakelijkheidscriterium gaat alleen voor de hiervoor genoemde zaken gelden. Maar betekent dus niet dat een tablet altijd belastingvrij is zoals in de media wel is gesuggereerd. Als niet meer aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan moet de voorziening door de werknemer worden teruggeven of tegen de restwaarde te worden gekocht. Let op! Leg dit van tevoren schriftelijk vast. Voor bestuurders en commissarissen geldt aanvullend dat de voorziening ook gebruikelijk moet zijn.

Vaste vergoedingen Eventuele bestaande vaste kostenvergoedingen kunnen ook onder de werkkostenregeling onbelast blijven indien en voor zover de onderbouwing bestaat uit intermediaire kosten en gericht vrijgestelde kostensoorten. In beginsel geldt wel dat voorafgaand aan de overstap op de werkkostenregeling een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijke kosten moet worden gehouden. De Belastingdienst heeft echter het standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef achterwege mag blijven als de betreffende vaste kostenvergoedingen in het verleden al zijn onderbouwd door middel van een steekproef dan wel door de Belastingdienst zijn goedgekeurd. Wij adviseren werkgevers overigens altijd het achterwege mogen laten van de steekproef af te stemmen met de Belastingdienst. Werkplekgerelateerde voorzieningen Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,2% van de loonsom valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven. Nihilwaardering Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip, etc. van de werknemer) worden gebruikt of verbruikt:  Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat, etc.). Hieronder vallen ook voorzieningen als een fitnessruimte, een zwembad en het personeelsfeest op de werkplek;  Consumpties op de werkplek;  Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken;  Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft;  Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt;  Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen cafetariaregelingen);  De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.


Tot 2015 vielen ook onder de nihilwaarderingen:  Arbovoorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna);  Ter beschikking gestelde mobiele telefoon en mobiel internet (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt);  Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen en computers (mits zakelijk gebruik 90% of meer en ook gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer). Deze voorzieningen zijn nu (onder deels andere voorwaarden) gericht vrijgesteld. Werkplek Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid verricht en als de werkgever arboverantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis. De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van toepassing zijn. De vrijstelling voor arbovoorzieningen is als enige wel expliciet uitgebreid tot arbovoorzieningen op de werkplek thuis indien en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en elke andere plek waartoe het arbobeleid van de werkgever zich uitstrekt. Zo wordt een verstrekte of ter beschikking gestelde werkplek in de woning van de werknemer (bureau, bureaustoel en doelmatige verlichting) onder voorwaarden dus ook op nihil gewaardeerd evenals een cursus stoppen met roken op een willekeurige locatie. Als dit maar voort vloeit uit het arbobeleid. Voor personeelsfeesten geldt daarnaast dat er ook sprake is van een werkplek als de werknemer er zelf niet werkt, maar zijn inhoudingsplichtige (of een inhoudingsplichtige die behoort tot het concern, zie hierna) er arboverantwoordelijkheid heeft. Lage waardering  Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,25 per maaltijd, bedrag 2016).  Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,45 per dag, bedrag 2016).  Kinderopvang op de werkplek. Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de hierna te bespreken ‘werkkostenregeling’, het 1,2%-forfait.

Belangrijk voor de praktijk is dat deze bijzondere waarderingsregels alleen zullen gaan gelden voor ter beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (maaltijden, consumpties daargelaten natuurlijk) en vergoedingen. Vergoedingen en andere verstrekkingen zullen derhalve voor het volledige bedrag moeten worden meegenomen in het 1,2%-forfait dan wel integraal worden belast (voor zover het 1,2%-forfait van de hierna te bespreken werkkostenregeling wordt overschreden). Een duidelijk voorbeeld is de werkkleding. Is en blijft deze eigendom van de werkgever, dan wordt de ter beschikking stelling op nihil gewaardeerd en is deze volledig vrij. Vergoedt de werkgever daarentegen de kosten van deze werkkleding aan de werknemer, dan dient het gehele bedrag van de vergoeding te worden meegenomen in de forfaitaire regeling van 1,2% van de loonsom. De vrijstelling van 1,2% Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:  Onder het begrip intermediaire kosten vallen, en/of  Niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en/of  Niet op nihil worden gewaardeerd, geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/ premie volksverzekeringen zijn onderworpen. Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen geldt echter onder de werkkostenregeling op werkgeversniveau wel een algemene vrijstelling. Deze vrijstelling bedraagt 1,2% van de loonsom van de werkgever. De werkgever kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een personeelsreis of een fiets van de zaak, maar ook met aandelen in het bedrijf van de werkgever. De werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeurgrootaandeelhouder het 1,2%-forfait alleen voor zichzelf benut) worden bestreden. Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen onder het 1,2%-forfait (tenzij de werkgever er voor kiest de voorziening ‘gewoon’ te belasten):  Fiets van de zaak;  Vakbondscontributie;  Bedrijfsfitness (buiten de werkplek, uitzonderingen daargelaten);  Kerstpakketten;  Rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure;  Personeelsfeesten (buiten de werkplek) en –reizen.


Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse of buitenlandse strafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens en munitie, gevaarlijke dieren, etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast blijven en mogen dus niet worden opgenomen in het 1,2%-forfait. Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast. Dit geldt ook voor de ter beschikking gestelde auto en een eerste woning (tenzij er sprake is van dubbele huisvesting buiten de woonplaats). Waardebepaling verstrekkingen Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd moeten worden, waarna de ‘gemeten’ waarde in het 1,2%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten (inclusief btw) of anders de waarde in het economische verkeer. Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken ‘lage’ waarderingsregels voor werkplekgerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde. Eindheffing over meerdere Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,2% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt. Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,2%-norm vallen en ook niet voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.


WIJZIGINGEN VAN DE WERKKOSTENREGELING OP EEN RIJTJE Wat houden de belangrijkste wijzigingen per 1 januari 2015 in en wat betekent dat voor werkgevers? 1 De werkkostenregeling is verplichte kost vanaf 1 januari 2015 Dit houdt uiteraard in dat alle werkgevers nu snel met de werkkostenregeling aan de slag moeten. Ook de werkgevers trouwens die al zijn overgestapt. Want de wijzigingen waaronder de verlaging van de vrije ruimte kunnen ook hen mogelijk raken. 2 De vrije ruimte is gedaald van 1,5% naar 1,2% Door de verruimingen (zie hierna) moest uit budgettaire overwegingen het forfait omlaag met maar liefst 0,3%. Dit terwijl de vrije ruimte eigenlijk het fundament van de werkkostenregeling is (was).

Werkgevers die niets of weinig hebben aan de verruimingen gaan er hierdoor dus mogelijk op achteruit. Zij zullen (opnieuw) moeten kijken of ze binnen de nieuwe vrije ruimte blijven.

3 Noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatieapparatuur en dergelijke Vanaf 1 januari 2015 zijn deze zaken zoals een telefoon of een tablet belastingvrij als ze onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Dat betekent niet dat zo maar iedere werknemer een onbelaste tablet kan krijgen zoals in de media gesuggereerd wordt. De hoofdlijnen:  De werknemer moet de tablet in redelijkheid nodig hebben en ook feitelijk gebruiken voor zijn werkzaamheden;  De werkgever moet deze zelf ‘extra’ betalen en niet verrekenen met loon- of vakantie-uren van de werknemer. Ze mogen ook worden vergoed of verstrekt. 4 Verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen is vervallen voor arbovoorzieningen Met betrekking tot arbovoorzieningen geldt: dat deze ook belastingvrij vergoed kunnen worden. Bovendien is de definitie van waar deze voorzieningen moeten worden genoten fors opgerekt.

5 De ‘oude’ regeling voor producten uit het eigen bedrijf wordt ook ingevoerd in de werkkostenregeling Onder de oude regels mocht de werkgever 20% personeelskorting met een maximum van € 500 per jaar geven op producten en diensten uit het eigen bedrijf. Als het om producten of diensten van een verbonden vennootschap ging, mocht dat ook. Een verbonden vennootschap is een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste een derde belang heeft, een vennootschap die ten minste voor een derde belang heeft in de werkgever en/of vennootschappen in welke een derde voor ten minste een derde belang heeft. Die regeling geldt sinds 1 januari 2015 ook onder de werkkostenregeling. Uitsmeren over 3 jaar (eens in de 3 jaar € 1.500 korting geven), mag echter niet meer. 6 Werkkostenregeling op concernniveau Tot 2015 moest de werkkostenregeling per inhoudingsplichtige worden toegepast. Vanaf 1 januari 2015 geldt de werkkostenregeling (de vrije ruimte) per concern. Dat betekent dat er één vrije ruimte geldt voor het hele concern. Van een concern is sprake als de (klein)dochtermaatschappij(en) voor ten minste 95% eigendom is (zijn) van de moeder. Ook stichtingen die in financieel, economisch en organisatorisch opzicht met elkaar verbonden zijn, kunnen een concern vormen. 7 Afrekenen pas na het kalenderjaar Een vereenvoudiging: pas in januari van het volgende jaar moet de rekening worden opgemaakt en eventueel eindheffing te worden afgedragen. Tussentijds monitoren is natuurlijk wel te adviseren.


DE BELANGRIJKSTE MISVERSTANDEN RONDOM DE WERKKOSTENREGELING Hiervoor heeft u uitgebreid kunnen lezen wat de werkkostenregeling inhoudt. Rondom de uitvoering blijken echter in de praktijk nogal wat misverstanden te bestaan. We hebben de belangrijkste voor u op een rijtje gezet. ‘de werkkostenregeling is nadelig’ Een groot en wijdverbreid misverstand is dat de werkkostenregeling nadelig is voor de werkgevers en werknemers. Het algemeen forfait is zo berekend dat het gemiddeld gezien voor werkgevers niets zou uitmaken. Dat betekent dus dat sowieso een deel van de werkgevers baat heeft bij de werkkostenregeling. Daarnaast is bij deze berekeningen er van uitgegaan dat er niets wijzigt in de arbeidsvoorwaarden. Werkgevers die al baat hadden bij een overstap kunnen het voordeel soms vergroten en werkgevers die er op achteruit zouden kunnen gaan, kunnen op zijn minst de schade verzachten. Eenvoudig door bepaalde arbeidsvoorwaarden aan te passen of te schrappen. Overigens geven sommige werkgevers ook duidelijk aan de overstap op de werkkostenregeling te gebruiken om weer eens kritisch te kijken naar alle secundaire arbeidsvoorwaarden die in de loop der tijd zijn ontstaan. ‘de eindheffing van 80% kost werkgevers veel geld’ Op het moment dat de forfaitaire ruimte wordt overschreden, is belastingheffing verschuldigd. Dit kan door middel van de werkgevers-eindheffing van 80%. Deze eindheffing is echter niet verplicht. Bij overschrijding van het ‘potje’ kan er namelijk ook voor gekozen worden de betreffende arbeidsvoorwaarde ‘gewoon’ te belasten bij de werknemer dan wel deze te bruteren. Wat bovendien nog onvoldoende in de praktijk wordt gerealiseerd echter, is dat het eindheffingspercentage van 80% vaak juist voordelig is. Dit geldt namelijk voor alle netto toegekende (en netto gemaakte) beloningen aan werknemers voor zover die geen onderdeel uitmaken van de pensioengrondslag of uitkeringsgrondslag. Dat komt onder meer omdat er geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn over ‘eindheffingsbestanddelen’. Gerekend over de netto beloning loopt het belastingvoordeel al snel op tot 20-30%. ‘bonussen, gratificaties en dergelijke mogen niet in de/het vrije ruimte/forfait’ Op basis van de huidige werkkostenregeling is het wel degelijk mogelijk dit soort uitkeringen onder te brengen in de vrije ruimte (en de uitkeringen zo onbelast te laten plaatsvinden). In eerste instantie deelde de Belastingdienst dit standpunt. Later, in de loop van 2013 was de Belastingdienst het hier, naar onze mening meestal ten onrechte, plotseling niet altijd mee eens. De laatste tijd zien wij echter steeds vaker situaties met bonussen en vergelijkbare uitkeringen waarmee de Belastingdienst, weliswaar onder voorwaarden, toch akkoord gaat. De voorwaarden hebben dan vooral betrekking op de hoogte van de uitkeringen.

‘mijn werknemer betaalt de fiets van de zaak toch zelf…’ Veel personeelshandboeken (en cao’s) bevatten cafetaria-ruilsystemen; de werknemer krijgt bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakbondscontributie vergoed of verstrekt, maar moet hier tegelijkertijd wel brutoloon, vakantiegeld of bijvoorbeeld vakantiedagen voor inleveren. Onder de werkkostenregeling is echter een fiets van de zaak- of bedrijfsfitnessregeling dan wel een vergoeding voor vakbondscontributie niet langer onbelast. En dit ongeacht of de werknemer hier andere arbeidsvoorwaarden voor moet inleveren. Krijgt de werknemer derhalve in 2015 een fiets ter waarde van € 749 waarvoor hij vervolgens gedurende 12 maanden brutoloon inlevert, dan is de volledige waarde van € 749 belast. En het is derhalve ook dit bedrag van € 749 dat moet worden meegenomen in de vrije ruimte. ‘al mijn vaste kostenvergoedingen moeten in het forfait/de vrije ruimte’ Dit zal bijna nooit het geval zijn. Aan de hand van de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding zal wel beoordeeld moeten worden of en zo ja, voor welk gedeelte de vaste kostenvergoedingen ook onder de werkkostenregeling onbelast kunnen blijven. Slechts voor zover deze vergoeding bestaat uit andere kostensoorten dan intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten auto van de zaak, representatiekosten) en gericht vrijgestelde kostensoorten (bijvoorbeeld verblijfkosten, vakliteratuur) zal de vergoeding belast moeten worden. Er kan uiteraard ook voor gekozen worden dit, bovenmatige, deel in het forfait te laten vallen. ‘mijn accountant/salarisverwerker regelt het allemaal wel’ Veel werkgevers hangen ontspannen achterover en denken dat het wel voor hen wordt geregeld. Dit is helaas niet altijd helemaal juist. Ten eerste zullen de accountant of salarisverwerker niet altijd over voldoende specifieke kennis van de werkkostenregeling beschikken. En dan nog is het vaak niet mogelijk om zelfstandig een volledig (juist) beeld te krijgen van die feiten en omstandigheden bij de werkgever die van belang zijn voor de werkkostenregeling. Kennis van de werkkostenregeling is dus ook voor de werkgever essentieel. Het is immers de werkgever die bijvoorbeeld bepaalde arbeidsvoorwaarden zal moeten, en willen, schrappen of aanpassen. ‘de werkkostenregeling is wel moeilijk’ De werkkostenregeling is niet moeilijk maar overstappen op de werkkostenregeling kan dat wel zijn. Onder de werkkostenregeling verdwijnen meer dan 20 specifieke vrijstellingen in ruil voor een pot van 1,2% van de loonsom waar een werkgever mee kan doen en laten wat hij wil. Dus wat dat betreft is het niet zo moeilijk. Maar een juiste overstap, het maken van de juiste keuzes en de juiste handelingen op het juiste moment verrichten, is niet zo eenvoudig. Om de overstap op de werkkostenregeling overzichtelijker en makkelijker te maken, hebben wij voor u een stappenplan gemaakt.


OP WEG NAAR DE WERKKOSTENREGELING U bent natuurlijk al overgestapt op de werkkostenregeling. Maar is alles goed gegaan? Met dit stappenplan willen we u de helpende hand bieden. Stap 1 Kennis vergaren Het allereerste dat werkgevers uiteraard moeten doen, is kennis vergaren over de werkkostenregeling. De werkgever is een ruim begrip: de werkkostenregeling raakt een grote groep medewerkers. Uiteraard de salarisadministratie, de afdelingen Personeel en HR, de financiële administratie maar ook de OR en het bestuur van de personeelsvereniging. Het is van groot belang voor de verdere stappen dat alle betrokken partijen over alle benodigde kennis over de werkkostenregeling beschikken. Maar niet alleen over de werkkostenregeling, ook de ‘oude regels’ moeten bekend zijn om een goede vergelijking te kunnen maken. Kijk op een van de sites die over de werkkostenregeling gaan of volg een van de vele workshops die er rondom de werkkostenregeling georganiseerd worden. Informatiebronnen werkkostenregeling Op zoek naar informatie over de werkkostenregeling? Kijk eens op deze sites:  www.antwoordvoorbedrijven.nl  www.belastingdienst.nl  www.bdo.nl  www.rijksoverheid.nl  www.werkkostenregeling.net Stap 2 Kennis uitwisselen Uit onze ervaring blijkt dat ook binnen menige organisatie men niet precies weet wat de andere doet. Tijdens de inventarisatieronde blijkt vaak dat de mening verschilt over welke arbeidsvoorzieningen er zijn en ook over de omvang van die arbeidsvoorzieningen. Als de onderlinge gegevensuitwisseling goed verloopt, levert de inventarisatie een goed beeld op van welke startpositie de organisatie bij de overstap op de werkkostenregeling heeft. En welke communicatiestromen verbeterd moeten worden. Stap 3 Wat is bij ons 1,2% van de fiscale loonsom? Voor werkgevers is vervolgens van belang of de vrijstelling van 1,2% voldoende is om de vervallen vrijstellingen te compenseren. Of anders gesteld, zijn er binnen de organisatie nu vergoedingen of verstrekkingen die nu zijn vrijgesteld van belasting maar straks niet meer, en bedragen die meer of minder dan 1,2% van de loonsom? Om daar achter te komen moeten er verschillende acties worden ondernomen. In de eerste plaats moet gekeken worden wat 1,2% van de fiscale loonsom is. Over welk bedrag spreken we? Dit bedrag is eenvoudig uit de loonadministratie te halen. Wel moet er nog even bij worden stil gestaan of die loonsom in de toekomst gaat toe- dan wel afnemen.

Stap 4 In beeld brengen van de personeelsvoorzieningen Bij stap 4 moet geïnventariseerd worden welke vergoedingen en verstrekkingen er nu plaatsvinden. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen moeten worden bekeken, maar alleen die waarvan de fiscale regels veranderen. Daarbij moet ook de btw worden meegenomen. In eerste instantie zijn voor de berekening of de werkkostenregeling voordelig of nadelig is alleen die personeelsvoorzieningen van belang waarvan de vrijstelling verdwijnt of waarvoor geen bijzondere gunstige heffing geldt. Zoals fitness, vakbondscontributie of parkeervergoedingen voor werknemers met een eigen auto. Maar het in beeld hebben van alle andere voorzieningen kan in een later stadium handig zijn. Bijvoorbeeld als deze nu belast zijn (een bovenmatige reiskostenvergoeding of belast uitbetaalde kostenvergoeding) en straks mogelijk in de resterende vrije ruimte kunnen worden ondergebracht. Ook nu moet gekeken worden of de omvang van die vergoedingen in de toekomst gaat toe- dan wel afnemen. Alleen uitgaven die aan personeel van de inhoudingsplichtige toekomen moeten worden meegenomen in de berekening. Uitgaven aan bijvoorbeeld uitzendkrachten of de directeur-aandeelhouder die in zijn holding wordt verloond mogen buiten beschouwing worden gelaten. Datzelfde geldt voor cadeautjes aan relaties. Krijgen oud-werknemers ook een cadeau op het moment dat de werknemers zelf een cadeau krijgen (bijvoorbeeld een kerstpakket), dan telt u de kosten daarvan ook mee, evenals het bedrag aan eventuele personeelskortingen die deze oud-werknemers ontvangen. Stap 5 Het afzetten van de geïnventariseerde personeels voorzieningen tegen het forfait van 1,2% Bij stap 5 komen de stappen 2, 3 en 4 samen; de in beeld gebrachte personeelsvoorzieningen waarvan de heffing veranderd, worden afgezet tegen de omvang van de vrijstelling van 1,2% van de fiscale loonsom. Dit kan drie uitkomsten opleveren: onder de werkkostenregeling gaan de lasten van werkgever en/of werknemer er op achteruit, op vooruit of blijven de lasten gelijk. Wat de uitkomst ook is, in alle drie de situaties zou naar onze mening toch eens kritisch gekeken moeten worden naar de ingevulde gegevens. In de situatie dat een werkgever (of de werknemer) er op achteruit gaat is dat natuurlijk duidelijk. Bezien zou moeten worden welke aanpassingen er zouden moeten plaatsvinden om die lastenverzwaring te voorkomen of te verminderen. Maar ook als de werkkostenregeling in eerste instantie niets veranderd aan de lasten, zouden alle bestaande arbeidsvoorwaarden onder de loep moeten worden genomen. Mogelijk bestaan er verdergaande besparingsmogelijkheden door minder arbeidsvoorwaarden in de vrije ruimte onder te brengen.


Mogelijk kan het beslag op de vrije ruimte worden terug gebracht door de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Of misschien biedt het eindheffingsregime voordelen? En wat bij werkgevers ook een belangrijke rol kan spelen: willen we al deze arbeidsvoorwaarden nog wel? Enkele voorbeelden Stel de werknemers ontvangen met Sinterklaas een boterstaaf. De waarde daarvan moet in het forfait worden ondergebracht. Zou echter elke werknemer op zijn verjaardag een cadeautje krijgen van maximaal € 25 is dat (mits geen geld of waardebon) onbelast. Werknemers krijgen een vergoeding voor werkkleding. Onder de werkkostenregeling is het fiscaal voordeliger de werkkleding als werkgever zelf aan te schaffen en ter beschikking te stellen aan de werknemer. Stap 6 Aanpassen/schrappen arbeidsvoorwaarden Bij de volgende stap zullen werkgevers, afhankelijk van de uitkomsten van stap 5, bepaalde arbeidsvoorwaarden mogelijk moeten, en/of willen, heroverwegen en mogelijk gaan schrappen of aanpassen. Op dit moment is het van belang dat de OR of een andere personeelsdelegatie bij de overgang naar de werkkostenregeling wordt betrokken (als dat niet al is gebeurd) en dat er overeenstemming met elkaar wordt bereikt over eventuele wijzigingen in de personeelsvoorzieningen. Indien de werkgever wat de toekomstige secundaire arbeidsvoorwaarden betreft ingrijpende keuzes maakt met ook ingrijpende gevolgen voor de werknemer, is het van belang de werknemers hiervan tijdig, en dus al bij deze stap, op de hoogte te brengen.

ook op één centrale plaats samenkomen. Alle gelabelde arbeidsvoorwaarden kunnen vervolgens afgezet worden tegen de vrije ruimte van 1,2%. Stap 8 Afstemming Belastingdienst Afhankelijk van de concrete, eventueel aangepaste, arbeidsvoorwaarden binnen de werkkostenregeling dient er mogelijk nog een afstemming met de Belastingdienst plaats te vinden. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor vaste kostenvergoedingen waarvoor aan de Belastingdienst wordt verzocht het steekproefsgewijze onderzoek achterwege te mogen laten. Ook kan hierbij gedacht worden aan de vraag of een bonusregeling ondergebracht mag worden in de vrije ruimte van 1,2%. Stap 9 Voorlichten werknemers Als laatste stap voor de daadwerkelijke overgang op de werkkostenregeling mag uiteraard niet het informeren van de werknemers worden vergeten. De inhoud en vorm (schriftelijk of bijeenkomsten) zal uiteraard volledig afhankelijk zijn van de omvang van de wijzigingen van de arbeidsvoorwaarden. Stap 10 Implementatie en evaluatie Nu de werkkostenregeling gaat worden toegepast moet iedereen daarmee natuurlijk aan de slag en zullen met name de salarisadministratie en de financiële administratie daarmee aan de slag moeten. Bouw in het eerste jaar twee evaluatiemomenten in (na een half jaar en aan het eind van het jaar) of alle vooronderstellingen kloppen. Doe dat daarna in ieder geval elke keer aan het eind van het jaar. Laat de gegevens controleren en beoordelen door een onafhankelijke adviseur. BDO & DE WERKKOSTENREGELING

Stap 7 Aanpassen administratie en communicatie Ook onder de werkkostenregeling zal de administratie van de werkgever uiteraard controleerbaar moeten blijven. Dit betekent dat administraties mogelijk aangepast moeten worden. Dit geldt niet voor zover het gaat om arbeidsvoorwaarden waarvan de fiscale regels niet wijzigen, zoals reiskosten, studiekosten en intermediaire kosten. Arbeidsvoorwaarden echter die door de werkgever zijn ‘aangewezen’ om te worden opgenomen in de vrije ruimte van 1,2%, zullen kritisch bijgehouden moeten worden. Mogelijk zullen ze in eerste instantie op verschillende plaatsen in de administratie terugkomen (loonadministratie, financiële administratie). Het is dan zaak de administraties zo in te richten dat de betreffende arbeidsvoorwaarden als het ware een label krijgen en uiteindelijk

BDO is al sinds 2010 (!) DÉ dienstverlener op het gebied van de werkkostenregeling. BDO heeft een uitgebreid dienstenpakket met betrekking tot:  de relatie of prospect op locatie;  webinars;  uitgebreide werkpakketten met USB-stick;  de werkkostenscan die de gevolgen voor de werkgever in beeld brengt en alternatieven aanreikt;  de werkkostenindicator;  de WKR-check: wij controleren of de werkkostenregeling correct wordt toegepast;  advies op maat. Voor meer informatie: www.bdo.nl/alp of bel: 070 - 338 07 22.


Deze whitepaper is voor u samengesteld door mevr. mr. Chantal van Oirschot – Van Aerle en mr. Marcel Kawka. Sinds 2010 hebben zij samen meer dan 500 workshops, seminars en andere bijeenkomsten rond de werkkostenregeling verzorgd. Zowel openbare als ‘inhouse’. Daarnaast hebben zij tientallen werkgevers begeleid bij de overstap op de werkkostenregeling en vele anderen ondersteund bij de voorbereiding daarop. Ze mogen zich dan ook zowel in theorie als praktijk experts noemen op het gebied van de werkkostenregeling. Wilt u met hen in contact komen? Bel 070 - 338 07 22 of mail naar [email protected].

WWW.BDO.NL/HRSERVICES

Colofon Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. of een van haar adviseurs. BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. handelt tevens onder de namen: BDO Accountants, BDO Belastingadviseurs, BDO Direct, BDO Global Outsourcing, BDO International Tax Services, BDO IT Audit & Security, BDO Tax Consultants. BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam ‘BDO’ optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

01/2016 - BC1602

DE WERKKOSTENREGELING 2016 Laat de werkkostenregeling werken!

Recommend Documents