De werkkostenregeling

Definitief van kracht met ingang van 1 januari 2015

De werkkostenregeling

Timo Bakker TiBa Administratieve‐ & Fiscale Dienstverlening BV Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com

5‐12‐2014

dossier werkkostenregeling oktober 2014 Pagina 1 van 54

Inhoud De werkkostenregeling, verplicht per 1 januari 2015. ............................................................................ 5 Stappenplan Werkkostenregeling ........................................................................................................... 6 Stap 1 Kennis vergaren .................................................................................................................... 6 Intermediaire kosten ............................................................................................................................. 10 Vaste onkostenvergoeding .................................................................................................................... 10 De werkkostenregeling en de eindheffing ............................................................................................ 10 Eindheffingsbestanddelen, wat verandert. ........................................................................................... 11 Actieve werknemers .............................................................................................................................. 11 IJkpunt ................................................................................................................................................... 13 Gerichte vrijstellingen ........................................................................................................................... 13 Hoe maakt de werkgever zijn keuze kenbaar? ...................................................................................... 13 POST ACTIVE WERKNEMERS ................................................................................................................. 14 BEZWAARLIJK TE INDIVIDUALISEREN LOON .......................................................................................... 14 Loon met een bestemmingskarakter .................................................................................................... 15 Geschenkenregeling .............................................................................................................................. 16 Overige vergoedingen en verstrekkingen ............................................................................................. 16 Eindheffingsbestanddelen, wat gelijk blijft ........................................................................................... 16 KNELPUNTEN VAN TIJDELIJKE AARD ..................................................................................................... 17 Bepaalde uitkeringen van publiekrechtelijk aard .................................................................................. 17 Spaarloonregeling ................................................................................................................................. 17 Berekeningen eindheffing bij werkkostenregeling ............................................................................... 17 Berekening per inhoudingsplichtige ...................................................................................................... 18 Forfaitaire ruimte: 1,2% van de loonsom .............................................................................................. 18 Afrekening op basis van voorschot met eindafrekening ....................................................................... 18 Vrijstellingen die blijven ........................................................................................................................ 19 Afschaffing vrije vergoeding en verstrekking ........................................................................................ 19 Vrijstellingen die niet in het forfait vallen ............................................................................................. 19 Uitgebreide gerichte vrijstellingen ........................................................................................................ 20 Hoe gebruik je een gerichte vrijstelling ................................................................................................. 20 Welke vrijstellingen en welke voorwaarden? ....................................................................................... 21 Reiskosten voor dienstreizen en woon‐werkverkeer ............................................................................ 21 Tijdelijke verblijfkosten voor werk en maaltijden ................................................................................. 22 Cursussen en dergelijke waaronder vakliteratuur ................................................................................ 23 Redelijkheidstoets wordt gebruikelijkheidstoets .................................................................................. 24 Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Wijzigingen in waardering van loon in natura(verstrekkingen) ............................................................ 25 Nieuwe waarderingsregels .................................................................................................................... 26 Eigen bijdrage ........................................................................................................................................ 27 Bijzondere waarderingsregels ............................................................................................................... 27 Voorzieningen op de werkplek .............................................................................................................. 27 Voorzieningen op de werkplek met nihilwaardering ............................................................................ 28 Werkkleding .......................................................................................................................................... 29 Hulpmiddelen die niet op de werkplek hoeven te blijven. ................................................................... 30 Mobiele telefoon ................................................................................................................................... 30 Voorzieningen op de werkplek met lagere waarderingen .................................................................... 31 Maaltijden ............................................................................................................................................. 31 Huisvesting ............................................................................................................................................ 31 Kinderopvang ........................................................................................................................................ 32 Producten uit eigen bedrijf ................................................................................................................... 32 Vrije ruimte ............................................................................................................................................ 33 Openbaarvervoerkaart .......................................................................................................................... 33 Rentevoordeel personeelslening .......................................................................................................... 34 Overgangsrecht ..................................................................................................................................... 34 Bestaande afspraken ............................................................................................................................. 34 Administratieve verplichtingen ............................................................................................................. 35 Verplichtingen bij de werkkostenregeling............................................................................................. 35 Aanpassing in (administratieve) organisatie ......................................................................................... 36 Hoe vindt aanwijzing plaats? ................................................................................................................. 37 Afspraken tussen werkgever en werknemer ........................................................................................ 38 Is gedeeltelijke aanwijzing mogelijk? .................................................................................................... 38 Hoe wordt de forfaitaire ruimte berekend? ......................................................................................... 39 Twee praktische methoden ................................................................................................................... 40 Hoe kunnen onjuistheden worden gerepareerd? ................................................................................. 41 Overgangsregeling 2011 tm 2014 ......................................................................................................... 42 Conclusie administratieve verplichtingen ............................................................................................. 43 Cafetariaregeling ................................................................................................................................... 44 Realiteitswaarde .................................................................................................................................... 44 Cafetariaregeling en de fiets van de zaak ............................................................................................. 45 Tijdelijk knelpunten van ernstige aard .................................................................................................. 48 Eindheffing ............................................................................................................................................ 48 Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


De werkkostenregeling en het arbeidsrecht ......................................................................................... 49 Gevolgen voor bestaande arbeidsvoorwaarden ................................................................................... 50 Werknemer wil geen wijzigingen .......................................................................................................... 50 Eenzijdig wijzigen kan niet zomaar........................................................................................................ 50 Niet voor collectieve arbeidsvoorwaarden ........................................................................................... 51 Algemene civiele recht .......................................................................................................................... 51 Twee instrumenten ............................................................................................................................... 52 Instemmen met nieuwe regeling .......................................................................................................... 52 Wel of niet ten laste van forfait?........................................................................................................... 52 Keuzevrijheid ......................................................................................................................................... 53 Goed werkgeverschap ........................................................................................................................... 53 Conclusie ............................................................................................................................................... 53

Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


............................................................................................................................................................... 54 Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Werkkostenregeling De werkkostenregeling, verplicht per 1 januari 2015. Vanaf 1 januari 2011 hadden werkgevers de keuze om de werkkostenregeling uit te voeren. In de praktijk is daar weinig gebruik van gemaakt. U hebt nu geen keuze meer, u moet de WKR uitvoeren. In dit dossier wordt u haarfijn uitgelegd wat het precies inhoudt en wat u moet doen. Dat is de eerste vraag die wij te horen krijgen, maar wat moet ik doen dan? Ons antwoord hierop is het volgende:   

Bewust worden wat de Werkkostenregeling precies inhoudt. Daarvoor is dit dossier een prima middel. Een keuze maken hoe of dat de regeling in 2015 moet worden uitgevoerd. De financiële administratie voorbereiden (rekeningschema aanpassen) op de WKR.

Welke veranderingen worden zichtbaar vanaf onze kant: 1. U krijgt maandelijks te zien welke keuze u heeft gemaakt. 2. U krijgt maandelijks de hoogte van uw forfait te zien. Voorbeeld: Op de mutatieopgaaf van bijvoorbeeld april, staat de hoogte van het forfait en het verbruik ervan tot en met maart. 3. Naast de vaste mutaties, moet u nu ook maandelijks gaan aanwijzen welke componenten aangewezen gaan worden in het kader van de werkkostenregeling. Tijdens de parlementaire behandeling van de werkkostenregeling in november 2014 in de tweede kamer is een wijziging aangebracht. De werkgever hoeft nog maar één keer per jaar te toetsen i.p.v. maandelijks. In het tijdvak volgend op het boekjaar moet definitief bekeken worden of de kosten en vergoedingen in het kader van de werkkostenregeling de vrije ruimte overschrijden. Zo ja, dan volgt afrekening. Heeft u in de loop van het jaar reeds betaald, dan krijgt u het teveel terug en het tekort moet u bijbetalen.



Stappenplan Werkkostenregeling Nog vele werkgevers moeten de overstap naar de werkkostenregeling nog maken. Omdat de tijd dringt hebben wij een stappenplan gemaakt voor de juiste behandeling van het probleem: stap 1. Kennis vergaren stap 2. Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden stap 3. Aanpassen van arbeidsvoorwaarden stap 4. Inrichten van salaris‐ en financiële administratie stap 5. Monitoren van de vrije ruimte Stap 1

Kennis vergaren Zorg dat u weet waar de werkkostenregeling over gaat. Lees dit hele dossier. Zo weet u in korte tijd dat bijvoorbeeld de diensttijduitkering bij jubileum van de werknemer bij 25 of 40 jaar buiten de werkkostenregeling valt. Deze uitkeringen blijven gewoon bestaan, daar heeft de werkkostenregeling niets mee te maken. Ook ondervindt de auto van de zaak geen invloed op de werkkostenregeling. Alle met de auto van de zaak samenhangende kosten kunnen onbelast blijven. Houd er wel rekening mee dat een maandelijkse vaste kostenvergoeding zeer waarschijnlijk in zijn geheel zal moeten worden herzien. Bestaande afspraken met de fiscus vervallen meestal en een vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan, net als onder de oude regelgeving, met in de administratie een onderbouwing die naar aard en omvang is gespecificeerd. De wettelijke sanctie bij het ontbreken van de onderbouwing is dat de vrije ruimte van 1,5% direct wordt gevuld. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Stap 2 Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers betaalt de werkgever onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt de werkgever 20% eindheffing af. Zo gelden er veel specifieke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat levert naast een stevige administratieve last ook een fiscale last op. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct/km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,5% van de fiscale loonsom (kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De werkgever is overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet het bruto uitbetalen van vergoedingen wel tevoren ook zo met de werknemers zijn afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding kan niet zomaar gedwongen worden om de loonheffing te betalen. Het huidige arbeidsvoorwaardenpakket van de werkgever moet daarom worden geanalyseerd door de bril van de werkkostenregeling, zodat u weet welke fiscale last (of bate!) de toepassing van de werkkostenregeling oplevert ten opzichte van de oude regelgeving. Stap 3 Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Als de werkgever weet wat de werkkostenregeling bij “niets doen” gaat kosten, worden er mogelijk keuzes gemaakt op arbeidsvoorwaardelijk terrein. Als blijkt dat het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket niet binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft, kan de werkgever ervoor kiezen om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Zo kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om te kiezen voor het bruteren van een vergoeding (loonheffing voor rekening van de werkgever) in plaats van de consequenties te nemen van de overschrijding van de vrije ruimte. Bijvoorbeeld voor een werknemer op wie het tarief van 42% van toepassing is hoort een eindheffingstarief van 72,4%. Dat is minder dan 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Als de werkgever dan kiest voor brutering van een vergoeding bij deze werknemer, in plaats van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel, dan scheelt dat 7,6% belastingheffing. Omdat de werkkostenregeling een onderscheid maakt in vergoeden en verstrekken (eigendom bij de werknemer) enerzijds en ter beschikking stellen (eigendom bij de werkgever) anderzijds, kan de werkgever ook ingrijpen in de wijze waarop de werknemer de secundaire arbeidsvoorwaarde krijgt. Geeft de werkgever bijvoorbeeld een (maandelijkse) vergoeding voor mobiel telefoongebruik, dan gaat dat ten laste van de vrije ruimte van 1,5%. Een ter beschikking gestelde mobiele telefoon neemt geen vrije ruimte in, omdat deze bij een zakelijk gebruik van tenminste 10% op nihil wordt gewaardeerd. Daardoor is er geen loonheffing verschuldigd en dat zorgt er in elk geval voor dat de overschrijding van de vrije ruimte vermindert. Als de werkgever het pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden écht wil beperken, omdat het te gortig wordt om er 80% eindheffing over te betalen, dan moet de werkgever het overleg zoeken met de werknemers. Als er sprake is van een ondernemingsraad, dan moet deze erbij worden betrokken. Versoberen kan immers niet zomaar! Heeft de werkgever juist vrije ruimte over, dan kan de werkgever binnen deze ruimte wat extra’s doen voor de werknemers. Ook zonder dat het de werkgever zélf wat kost. Dan kiest de werkgever voor een cafetariasysteem waarbij de werknemer brutoloon uitruilt tegen een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals een fiets, een computer of een fitnessabonnement. In dat geval doet u er wel goed aan om afstemming te zoeken met de Belastingdienst. De administratieve vereisten aan een cafetariasysteem luisteren nauw! Stap 4 Inrichten van salaris‐ en financiële administratie De kostensoorten die bij de toepassing van de werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de salaris‐ als in de financiële administratie voor. Declaraties van kosten door werknemers vinden vaak in de financiële administratie plaats, terwijl de fiscale consequenties daarvan in de salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis daarvan vindt immers de loonaangifte plaats. Andersom moeten kosten die via de loonjournaalposten worden aangeleverd aan de financiële administratie (zoals bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen) op de juiste grootboekrekening worden geboekt.



Het is daarom aan te raden om in beide administraties kostensoorten op dezelfde wijze af te zonderen. Tenminste zouden kosten die de vrije ruimte van de werkkostenregeling (1,5% in 2014) vullen, afzonderlijk geadministreerd moeten worden in de financiële administratie. Keuze voor een meer gedetailleerde splitsing van kostensoorten kan ook. Mogelijk is om een onderscheid aan te brengen in kostensoorten in de volgende hoofdcategorieën: • gerichte vrijstellingen; • bijzondere waarderingen (nihil en enkele vaste bedragen); • vrije ruimte (1,5% van de fiscale loonsom); • intermediaire kosten (geen loon); • belastbaar loon; • onbelast (loon) op basis van andere regelingen. Ook omdat de werkkostenregeling uitgaat van kosten inclusief btw, is het nodig om administratieve aanpassingen te doen. Dat kan zijn het grootboekrekeningenschema uitbreiden, maar ook is het mogelijk om te werken met kostenplaatsen, dimensies of tussenrekeningen. De financiële administratie of uw accountantskantoor is in staat om te beoordelen welke methode het beste past bij het bedrijf, mits men voldoende op de hoogte is van de gevolgen van de erkkostenregeling. Voor de salarisadministratie is relevant dat de werkgever voor de afdracht van eindheffing onder de werkkostenregeling een keuze heeft uit drie berekeningsmethoden: 1. voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd op de fiscale loonsom van vorig jaar; 2. volloopmethode: eindafrekening einde van het jaar op basis van cumulatieve berekening werkkosten; 3. tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van de werkelijke fiscale loonsom. Stap 5 Monitoren van de vrije ruimte Heeft de werkgever eenmaal de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt, dan is het prettig om gedurende het jaar op de hoogte te zijn van de resterende vrije ruimte voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Wat heeft de werkgever al uitgegeven, maar ook de prognose van wat de werkgever nog gaat uitgeven. Als de administratie goed is ingericht kan uit de financiële administratie eenvoudig worden gerapporteerd wat het totaal aan kostensoorten is dat de vrije ruimte vult. Uit de salarisadministratie moet de fiscale loonsom blijken. Op basis van de gegevens uit die twee bronnen kan monitoring plaatsvinden. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Verdiepingen Intermediaire kosten Aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren, maar voorgeschoten zijn door de werknemer. Dit zijn Intermediaire kosten en worden door de werkgever terug betaald. Valt buiten de WKR regeling. Vaste onkostenvergoeding Gaat om tegemoetkoming voor kosten zoals lunchkosten, telefoonkosten, parkeergelden, representatiekosten et cetera. Onder de werkkostenregeling kunnen vergoedingen die onder de gerichte vrijstellingen vallen alleen verstrekt worden in de vorm van een vaste vergoeding voor zover daaraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Een onderzoek aan de hand van steekproeven blijft mogelijk. Zonder onderzoek is de gerichte vrijstelling NIET van toepassing en valt onder de verstrekte vaste vergoeding in het algemeen forfait. Dat betekent dat deze vaste vergoeding slechts is vrijgesteld voor zover de totale vergoeding en verstrekking, verminderd met de gerichte vrijstellingen, niet hoger zijn dan 1,4 (2015: 1,2%) van de relevante loonsom. De werkkostenregeling en de eindheffing Loonbelasting en premies volksverzekeringen (hierna: loonheffing) worden door de werkgever op het loon van de werknemers ingehouden en afgedragen. Loonheffing is dus fiscaal‐technisch een heffing van de werknemer en een voorheffing op de inkomstenbelasting. Eindheffing heeft een ander uitgangspunt. Eindheffingsloon is loon waarvoor de werkgever de verschuldigde loonheffing voor zijn rekening neemt. Een eindheffingsloon wordt daarom ook wel werkgeversloon genoemd. Om die reden behoort eindheffingsloon niet tot het loon voor de inkomstenbelasting en kan de werknemer de wege van eindheffing geheven loonheffing niet als voorheffing verrekenen. Ook behoort eindheffingsloon, anders dan bij naheffing, niet tot de grondslag voor de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Een ander verschil met regulier loon is dat voor eindheffingsloon een afwijkend tarief geldt. Bij het bepalen van de het verschuldigde tarief wordt onderscheid gemaakt tussen situaties waarin brutering moet plaatsvinden (tabeltarief) en situaties waarin brutering achterwege blijft (enkelvoudig of een bijzonder tarief). De werkgever heeft in de huidige situatie in een aantal gevallen de mogelijkheid te kiezen voor reguliere heffing of toepassing van het eindheffingsregime. In de gevallen waarin eindheffing verplicht plaatsvindt, vindt doorgaans heffing volgens het enkelvoudig tarief plaats. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Zoals reeds eerder opgemerkt, mag een werkgever onder de werkkostenregeling op een enkele uitzondering na (verplicht werknemersloon) zelf bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen hij als eindheffingsloon aanwijst. Op het eindheffingsloon worden een aantal gericht vrijgestelde kostensoorten, in mindering gebracht. Vervolgens komt op het eindheffingsloon een forfaitair bedrag in mindering ter grootte van 1.2% van de loonsom ( de vrije ruimte). Over het resterende bedrag is 80% eindheffing verschuldigd. Eindheffingsbestanddelen, wat verandert. De eindheffingsregeling is gewijzigd met ingang van 2011 (aanvang overgangsperiode). Door de WKR wordt het eindheffingsregime uitgebreid. Een aantal specifieke eindheffingsregelingen vervalt, met name bezwaarlijke te individualiseren loon, bepaalde vormen van loon met een bestemmingskarakter, de geschenkenregeling en de categorie ‘overige vergoedingen en verstrekkingen’. Een aantal andere eindheffingsregelingen blijven bestaan; spaarloon, eindheffing bij naheffing, knelpunten van tijdelijke aard, bepaalde uitkeringen van publiekrechtelijke aard. De belangrijkste wijziging is natuurlijk de invoering van de werkkostenregeling. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen actieve werknemers en post actieve werknemers. Actieve werknemers Voor de actieve werknemers geldt dat alle belaste vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever als eindheffingsloon wordt aangewezen in de eindheffing worden betrokken. Dat alle belaste vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon kunnen worden aangewezen, gaat zelfs zo ver dat de werknemer niet eens eerst kosten hoeft te maken of bonnen en betalingsbewijzen hoeft te overleggen om voor een vergoeding in aanmerking te komen. Dit volgt ook uit de internetconsultatie over de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2014 en het voorlichtingsmateriaal van de belastingdienst. http://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HL/thema_s‐ werkkostenregeling_gerichte_vrijstellingen_nihilwaarderingen_en_normbedragen.html Op het voorgaande gelden enkele uitzonderingen. De volgende loonbestanddelen kunnen niet als eindheffingsloon worden aangewezen: a) Het privégebruik van een auto van de zaak; b) Het genot van een woning. Volgens de wetgever passen deze aanzienlijke beloningsbestanddelen niet goed in een forfaitaire regeling die is bedoeld voor kosten ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en kleine verstrekkingen. Huisvesting buiten de woonplaats in het kader van de dienstbetrekking (een pied‐a‐terre) kan overigens weer wel als eindheffingsloon worden aangewezen. Als reden is gegeven dat bij dergelijke dubbele huisvesting het ervaren voordeel een geringere omvang heeft dan bij enkelvoudige huisvesting. Dit geldt ook voor buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de auto van de zaak en/of een woning, Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


bijvoorbeeld gepantserd glas. Ook deze beloningsbestanddelen kunnen als eindheffingsloon worden aangewezen. Ook de vergoedingen en verstrekkingen ter zake van (strafrechtelijke gevolgen van) criminele activiteiten kunnen niet als eindheffingsloon worden aangewezen. Extreme situaties. De werkgever heeft de vrijheid om loonbestanddelen al dan niet onder de werkkostenregeling onder te brengen. Tijdens de totstandkoming van de werkkostenregeling is wel gesignaleerd dat deze vrijheid tot extreme situaties zou kunnen leiden. Een werkgever zou bijvoorbeeld, als de vrije ruimte (1,2% per 1 januari 2015) toereikend is, het gehele loon van één werknemer kunnen bestempelen als vergoeding onder de werkkostenregeling. Deze werknemer ontvangt zijn loon dan tot het aangewezen bedrag onbelast en de werkgeer is geen loonheffing verschuldigd. Het is overigens maar de vraag of een werknemer dit accepteert vanwege de ‘bijwerkingen’ ie aan de afspraak verbonden zijn. Het wordt bijvoorbeeld moeilijk om een hypotheek af te sluiten, omdat de werknemer vanuit de inkomstenbelasting bezien geen loon meer geniet. Eindheffingsloon is immers werkgeversloon en geen werknemersloon. Ook zou een werkgever die geen vrije ruimte meer heeft gebruik kunnen maken van het feit dat het vaste eindheffingstarief van de werkkostenregeling (80%) gunstiger is dan het bruteringstarief dat voor de werknemer die onder het 52 procent tarief valt (108,3%). Gebruikelijkheidstoets Om extreem calculerend gedrag te voorkomen, is een gebruikelijkheidstoets ingevoerd. De omvang van de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet meer dan 30% afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Belast is het deel van de verstrekkingen dat meer dan 30 procent meer is dan gebruikelijk. Uit de voorbeelden die tijdens de parlementaire behandelingen zijn genoemd, blijkt dat de gebruikelijkheidstoets alleen dient om extreme Voorbeeld extreme situatie Directeur en enig aandeelhouder Dirk heeft zichzelf een nettosalaris van € 300.000 toegekend. In de loonadministratie moet dit bedrag gebruteerd worden om de verschuldigde loonheffing te kunnen vaststellen. Het deel dat in de hoogste schijf valt, zeg € 250.000, moet tegen 108,3 procent worden gebruteerd. De verschuldigde heffing bij een nettoloon van € 250.000 bedraagt € 270.750 ( € 250.000 * 108,3%). Dirk ziet in de werkkostenregeling een goede manier om kosten te besparen. Hij wijst € 250.000 aan als vrije vergoeding onder de werkkostenregeling en draagt daarover € 200.000 (€ 250.000* 80%) loonheffing af. Dirk heeft daardoor € 70.750 bespaart.

situaties zoals hiervoor beschreven te voorkomen.



IJkpunt Het is niet helemaal duidelijk aan welke standaard de gebruikelijkheidseis moet worden getoetst. Uit het voorbeeld ‘ongebruikelijke verstrekking’ van het kerstpakket blijkt dat andere werkgevers een ijkpunt zijn. Ook wat gebruikelijk is in de sector is als ijkpunt genoemd. Het is echter niet duidelijk welke vergelijkingen nog meer gemaakt kunnen worden. Wellicht is een vergelijking met een qua werknemersaantal vergelijkbaar bedrijf ook mogelijk, of werkgevers in dezelfde regio of met vergelijkbare werknemers (leeftijd, geslacht en achtergrond). De toekomst zal moeten uitwijzen welke omstandigheden ‘overeenkomstig’ zijn. In ieder geval is wel aangegeven dat de belastingdienst terughoudend zal omspringen met de gebruikelijkheidseis en dat de bewijslast dat sprake is van een Voorbeeld ongebruikelijke verstrekking De belastingdienst heeft een voorbeeld gegeven van een DGA die van zijn werkgever een kerstpakket ontvangt met een waarde van € 25.000. Van deze situatie is aangegeven dat de waarde van het pakket meer dan 30% afwijkt van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Als we er van uitgaan dat een kerstpakket van € 300 gebruikelijk is, dan is het gehele bedrag dat boven de € 390 ( € 300 * 130%) uitkomt, uitgesloten van de werkkostenregeling. Een bedrag van € 24.610 ( € 25.000 ‐/‐ € 390) moet als werknemersloon in aanmerking worden genomen.

ongebruikelijke vergoeding of verstrekking, bij de belastingdienst ligt. Gerichte vrijstellingen Over de keuze om loon al dan niet tot eindheffingsloon te bestempelen, is nog een belangrijke opmerking te maken. Onder het kopje ‘eindheffing’ is al onder de aandacht gebracht dat op het eindheffingsloon een aantal gerichte vrijgestelde kostensoorten, de gerichte vrijstelling, in minderging worden gebracht. De gerichte vrijstellingen komen pas in beeld als de werkgever voor een bepaald loonbestanddeel heeft gekozen voor de werkkostenregeling en dus voor de eindheffing. De gerichte vrijstellingen zijn echter deels begrensd. Een vergoeding voor zakelijke reizen met eigen vervoer is bijvoorbeeld tot maximaal 0,19 cent per kilometer gericht vrijgesteld. Een overschrijding geeft de werkgever voor het bovenmatige deel weer de mogelijkheid te kiezen tussen reguliere werknemersheffing en eindheffing. Hoe maakt de werkgever zijn keuze kenbaar? Het is belangrijk dat de werkgever uiterlijk op het fiscale genietingsmoment ( het moment van betalen of verstrekken) bepaalt of loon wordt aangemerkt als eindheffingsloon of als werknemersloon. Vervolgens kan het loon volgens de gemaakte keus in de administratie worden verwerkt. Deze keus kan op een later moment weer worden gewijzigd. De vraag is echter hoe de keus kenbaar moet worden gemaakt. Het is niet logisch dat de keus bij iedere Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


verstrekking uitdrukkelijk door de werkgever moet worden uitgedragen. De doelstelling van de werkkostenregeling was immers vereenvoudiging van de regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen. Het ligt meer voor de hand dat de keus kenbaar wordt door de verwerking in de administratie. Wordt het loon verwerkt als werknemersloon dan is blijkbaar de keus gemaakt om het loon niet als eindheffingsloon te bestempelen. Het is natuurlijk mogelijk dat in de administratieve verwerking een fout wordt gemaakt. Loon is bijvoorbeeld in de cao aangemerkt als werknemersloon, maar is in de eindheffing betrokken. Ook kan het gebeuren dat een werkgever zich te laat realiseert dat sprake is van loon. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer met korting een product van de werkgever koopt en hij pas later onderkent dat deze korting hoger is dan volgens de regeling product eigen bedrijf is toegestaan. In die gevallen is sprake van een fout en moet men het loon alsnog in de loonadministratie verwerken. Dit betekent dat de werkgever in voorkomende gevallen een correctiebericht moet indienen. Daarbij geldt voor de loonbestanddelen die niet eerder in de loonadministratie zijn verwerkt dat op het moment van verwerking beoordeeld moet worden of sprake is van werknemersloon of eindheffingsloon. POST ACTIVE WERKNEMERS Post actieve werknemers zijn gepensioneerde werknemers die inkomsten uit vroegere dienstbetrekking genieten. Bijvoorbeeld een jaarlijks uitje met de gepensioneerde om de band met het bedrijf in ere te houden. De inhoudingsplichtige heeft, anders dan bij vergoedingen en verstrekkingen uit tegenwoordige dienstbetrekking, bij post actieve geen keuzemogelijkheden. Voor twee loonbestanddelen is eindheffing verplicht, voor andere loonbestanddelen kan de werkkostenregeling niet worden toegepast. De verplichte eindheffingsbestanddelen zijn enerzijds de personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf en anderzijds de kerstpakketten en andere verstrekkingen die ook aan actieve werknemers worden verstrekt. Voor personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf van de werkgever gelden bijzondere waarderingsregels. BEZWAARLIJK TE INDIVIDUALISEREN LOON Looncomponenten die ‘bezwaarlijk kunnen worden geïndividualiseerd’ zijn in de huidige wet als eindheffingsloon aangewezen en worden tegen tabeltarief in de heffing betrokken. Werkgevers kunnen deze loonbestanddelen echter als werknemersloon in de reguliere heffing betrekken als zij dat willen. Deze regeling vervalt met de inwerkingtreding van de werkkostenregeling. Dit betekent dat de bezwaarlijk te individualiseren looncomponenten vanaf 2011 volgens de hoofdregel als belast loon zijn aan te merken. De bezwaarlijk te individualiseren looncomponenten die het meest voorkomen zijn :   

Voordelen bestaande uit het niet op de werknemer verhalen van verkeersboetes; Belaste verstrekkingen van maatlijden in bedrijfskantines of andere soortgelijke ruimte op de plaats waar de arbeid wordt verricht; Verstrekkingen met een waarde in het economisch verkeer van ten hoogste 272 euro per jaar en 136 euro per verstrekking ( de zogenoemde geringe voordelen);







Vergoedingen en verstrekkingen ter voorkoming van extraterritoriale kosten voor zover het bedrag van die vergoedingen hoger is dan hetgeen op grond van de 30%‐ regeling als onbelaste vergoeding kan worden toegerekend en waarbij niet kan worden aangetoond dat deze kosten werkelijk zijn gemaakt; Vergoedingen en verstrekkingen van huisvesting buiten de woonplaats ter zake van de dienstbetrekking voor zover de vergoeding betrekking hebben op een periode van meer dan twee jaar.

De werkgever kan bovengenoemde vergoedingen en verstrekkingen echter in principe onder de werkkostenregeling als eindheffing aanwijzen. Daarbij gelden de volgende kanttekeningen. Vergoedingen en verstrekkingen van een woning buiten de woonplaats kunnen ook de eerste twee jaar ( of een deel van die periode als de huisvesting buiten de woonplaats van kortere duur is) in het algemeen forfait opgenomen worden. Voor maaltijden in bedrijfskantines of andere soortgelijke ruimten op de plaats waar de arbeid wordt verricht gelden bijzondere waarderingsregels. Extraterritoriale kosten zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld. Loon met een bestemmingskarakter Onder de noemer loon met een bestemmingskarakter is momenteel een gelimiteerd aantal loonbestanddelen aangewezen als eindheffingsloon. Een enkel loonbestanddeel blijft vanaf 2011 ook eindheffingsloon. Het voor de praktijk belangrijkste loonbestanddeel dat los van de werkkostenregeling in de eindheffing kan worden betrokken, is de ter beschikking gestelde bestelauto met doorlopend wisselend gebruik. Eindheffing wordt toegepast op een mede voor privédoeleinden ter beschikking gestelde bestelauto die in verband met de aard van het werk doorlopend of wisselend wordt gebruikt door meer of twee werknemers, waarbij moeilijk is vast te stellen aan welke werknemer de bestelauto voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld. De eindheffing is en blijft op een vast bedrag van € 300 per bestelauto per jaar en het forfait van 1,2% van de loonsom wordt er niet door beïnvloed. De overige bestanddelen met een bestemmingskarakter vormen belast loon en kunnen onder de werkkostenregeling als eindheffingsloon worden aangewezen. Het gaat daarbij om:  

Vergoedingen van de aan‐ en verkoopkosten van de woning van de werknemer bij bedrijfsverplaatsingen en andere zakelijke verhuizingen; Vergoedingen van tol‐ en parkeer‐ en veergelden en dienovereenkomstige verstrekkingen;







Uitkeringen en verstrekkingen tot vergoeding van door de werknemer geleden verlies wegens diefstal en dergelijke dat hem in verband met het vervullen van de dienstbetrekking is overkomen; Uitkeringen en verstrekkingen tot vergoeding van door de werknemer geleden schade als gevolg van overstroming, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd.

Ook op dit punt moeten weer kanttekeningen gemaakt worden. Als met een ter beschikking gestelde auto kosten worden gemaakt voor parkeer of tol‐ en veergelden worden betaald, is sprake van intermediaire kosten. Deze kosten kan de werkgever zonder gevolgen voor de loonheffing terugbetalen los van het forfait van 1,2% van de loonsom. Zie ook hoofdstuk 3. Daarnaast bestaat onder voorwaarden een gerichte vrijstelling voor vergoedingen of verstrekkingen ter zake van een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking. Geschenkenregeling De geschenkenregeling kent een turbulente historie en opnieuw wordt de regeling gewijzigd. Sinds de wetgeving ‘Paarse krokodil’ uit 2007, is bepaald dat een geschenk in natura tegen een tarief van 20% in de eindheffing kan worden betrokken. Althans voorzover de waarde in het economisch verkeer niet meer bedraagt dan € 70. Als gevolg van de werkkostenregeling kunnen geschenken op aanwijzing van de werkgever in de werkkostenregeling worden betrokken. Voorzover het forfait van 1,2% van de loonsom wordt overschreden en het tarief van 80% moet worden toegepast, wordt het eindheffingstarief dus flink hoger! Overige vergoedingen en verstrekkingen Tot slot vervalt de regeling die bepaalt dat overige niet tot de vrije vergoedingen of vrije verstrekkingen behorende vergoedingen en verstrekkingen verstrekkingen onder de eindheffing vallen voor zover deze gezamenlijk per werknemer en per maand niet meer belopen dan 200 euro. Ook hier geldt dat deze vergoedingen en verstrekkingen op aanwijzing van de werkgever in de werkkostenregeling worden betrokken. Eindheffingsbestanddelen, wat gelijk blijft Als de verschuldigde loonheffing niet is betaald en wordt nageheven dan is de eindheffingsregeling van toepassing. De hoofdregel is dat het tabeltarief wordt toegepast waarbij directe brutering plaatsvindt. Als de werkgever aannemelijk kan maken dat hij bij het verstrekken van het loon waarover de naheffing plaatsvindt niet de bedoeling had het loon netto aan de werknemer te doen toekomen, vindt in eerste instantie eindheffing plaats op grond van het enkelvoudige tarief. Op het moment dat hij definitief van verhaal afziet, maar uiterlijk op het moment van de naheffing, wordt de niet‐verhaalde loonheffing in de eindheffing betrokken (indirecte brutering). De eindheffingsregeling verandert op dit punt niet. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


KNELPUNTEN VAN TIJDELIJKE AARD Bij tijdelijke knelpunten van ernstige aard gaat het om door de inspecteur aangewezen bestanddelen van het loon waarvan in verband met die knelpunten in redelijkheid niet van de werkgever kan worden gevergd dat de reguliere wijze van heffing plaatsvindt. Hierbij kan worden gedacht aan gevallen van technische, administratieve of juridische aard die buiten de invloedssfeer van de werkgever liggen, zoals bijvoorbeeld indien bij een CAO‐wijziging op het laatste moment een bovenmatige vergoeding aan de werknemers wordt toegekend. Deze regeling blijft ongewijzigd bestaan. Dit betekent dat loon dat onder deze regeling valt, naast de werkkostenregeling tegen tabeltarief in de eindheffing kan worden betrokken en het forfait van 1,2 procent van de loonsom niet aantast. Bepaalde uitkeringen van publiekrechtelijk aard Bepaalde uitkeringen van publiekrechtelijke aard kunnen bij ministeriële regeling worden aangewezen als eindheffingsloon. Ook deze regeling blijft ongewijzigd in stand en tast het forfait niet aan. De eindheffing moet op basis van het tabeltarief worden berekend. Spaarloonregeling De voormalige spaarloonregeling taste het forfait van de loonsom niet aan. Maar omdat de spaarloonregeling per 1 januari 2012 is ontbonden, zullen hier niet verder op ingaan. Berekeningen eindheffing bij werkkostenregeling Als is vastgesteld welke vergoedingen en verstrekkingen op grond van de werkkostenregeling als eindheffingsloon zijn aangewezen, moet het bedrag aan eindheffing worden bepaald. Daartoe moet eerst per inhoudingsplichtige de waarde van de verstrekkingen worden vastgesteld. In deze bijdrage volsta ik voor de vaststelling van deze waarde met een verwijzing naar hoofdstuk 6. Vervolgens worden de gerichte vrijstellingen op de vergoedingen en verstrekkingen in mindering gebracht. Ook op dit onderwerp ga ik niet nader in. Tot slot komt een bedrag van 104 procent van de loonsom op de resterende vergoedingen en verstrekkingen in mindering. Over het bedrag dat overblijft wordt 80 procent eindheffing in rekening gebracht. Deze rekensom ziet er eenvoudig uit. Toch heeft het zin om bij de volgende punten stil te staan:   

De berekening vindt plaats per inhoudingsplichtige; De berekening van 104 procent van de loonsom; De mogelijkheid tot afrekening op basis van een voorschot met eindafrekening



Berekening per inhoudingsplichtige In de wettekst staat heel duidelijk dat de berekening van het forfait en de verschuldigde belasting per inhoudingsplichtige plaatsvindt. Het is niet mogelijk om gebruik te maken van forfaitaire ruimte elders in het concern of door het aanvragen van een samenhangende groep inhoudingsplichtigen (SGI) de forfaitaire ruimte te optimaliseren. Als het binnen een concern gebruikelijk is dat werknemers in verschillende concernonderdelen werkzaam zijn dan moet goed worden opgelet dat vergoedingen en verstrekkingen bij de juiste inhoudingsplichtige in de administratie worden opgenomen. Forfaitaire ruimte: 1,2% van de loonsom De forfaitaire ruimte wordt vastgesteld op basis van kort gezegd het werknemersloon. Dit is het loon voor de wet op de loonbelasting, waaronder begrepen het loon dat onder de tabel bijzondere beloningen valt en het loon dat tegen het anoniementarief in de heffing wordt betrokken. In de praktijk zal dit veelal het loon volgens kolom 14 van de loonstaat zijn. Zonder verdere toevoeging zou deze bepaling er toe leiden dat instellingen die hoge bedragen aan loon uit vroegere dienstbetrekking uitkeren aan personen die niet bij hen in dienst hebben gestaan, een veel hogere forfaitaire ruimte voor hun actieve werknemers tot hun beschikking krijgen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan gemeenten, die zowel loon aan het eigen personeel als uitkeringen ingevolge de Wet werk en bijstand verstrekken. Daarom wordt wettelijk geregeld dat loon uit vroegere dienstbetrekking buiten beschouwing moet worden gelaten als de inhoudingsplichtige in meer dan bijkomstige mate (10 procent of meer) loon uit vroegere dienstbetrekking verstrekt. Binnen de loonadministratie moet onderscheid gemaakt kunnen worden tussen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en loon uit vroegere dienstbetrekking, bijvoorbeeld onrechtmatig gedeblokkeerd spaarloon, om te kunnen toetsen of aan de 10%‐eis is voldaan. Ook behoren uitkeringen uit vrijstelde aanspraken die worden betaald aan personen die niet tot de betalende organisatie in dienst staan of hebben gestaan niet tot de grondslag voor de forfaitaire ruimte. Hierin valt te denken aan uitkeringen door uitkeringsinstanties. Afrekening op basis van voorschot met eindafrekening Als sluitstuk van de werkkostenregeling zijn twee mogelijkheden gegeven om de forfaitaire ruimte op basis van een voorschot met een eindafrekening te berekenen. Zonder deze mogelijkheid zou over ieder loontijdvak beoordeeld moeten worden of de forfaitaire ruimte zou worden overschreden en als dat het geval is ook een afrekening moeten volgen. Bij wisselende loonsommen (betaling van vakantiegeld, tantièmes of een r3e maand) en wisselende vergoedingen en verstrekkingen (personeelsfeesten) wordt de forfaitaire ruimte dan niet optimaal benut. Bovendien is het de vraag of de meeste bedrijven in staat zijn om per tijdvak de juiste heffing te bepalen. Bij de eerste methode stelt de werkgever de forfaitaire ruimte vast op 1,2 procent van de loonsom van het voorafgaande kalenderjaar (t‐I). Gedurende het lopende jaar (to) worden de vergoedingen en verstrekkingen bijgehouden en wordt beoordeeld of de forfaitaire ruimte wordt overschreden. Zodra dat het geval is, moet eindheffing worden afgedragen. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar (tr) wordt de verschuldigde eindheffing herrekend op basis van het loon in het lopende jaar (to]. Bij de tweede methode wordt de forfaitaire ruimte ook op basis van de loonsom in t‐I vastgesteld. De forfaitaire ruimte wordt vervolgens naar evenredigheid van de aangiftetijdvakken herrekend. Per aangiftetijdvak wordt getoetst of de vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijden. Zodra daarvan sprake is wordt over het meerdere 80 procent eindheffing afgedragen. Ook bij deze methode wordt de eindheffing uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van tI herrekend op basis van het loon in to. Iedere werkgever zal voor zich moeten beoordelen welke methode voor hem het beste hanteerbaar is. De eerste methode lijkt de meest praktische voor de praktijk. Daarbij wordt pas geheven als het budget van het hele voorgaande jaar wordt overschreden en dan alleen voor het deel van de overschrijding. Vrijstellingen die blijven Op grond van de huidige wetgeving zijn bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld van heffing. Deze vrije vergoedingen en verstrekkingen zijn verdwenen vanaf 1 januari 2011. Toch zijn een aantal vrijstellingen na deze datum van kracht. We noemen ze ‘gerichte vrijstellingen’. Wanneer zijn deze vrijstellingen van toepassing en aan welke voorwaarden moeten ze voldoen? Afschaffing vrije vergoeding en verstrekking Het doel van de werkkostenregeling is administratieve lastenverlichting voor de werkgever. Om dit te bereiken wordt het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen afgeschaft. Op grond van dit gedetailleerde systeem moet bijvoorbeeld een werkgever die een fiets aan een werknemer wil verstrekken minstens de helft van het jaar iedere ochtend bij de slagboom gaan staan om te tellen hoe vaak de werknemer met de fiets naar het werk komt. Een voorwaarde voor een onbelaste fietsvergoeding is immers dat de werknemer de fiets op meer dan de helft van de dagen dat hij naar het werk reist, moet gebruiken. Onder de nieuwe werkkostenregeling mag de werkgever de fiets onbelast vergoeden ook al gebruikt de werknemer de fiets niet voor het werk. Zo lang het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen maar binnen het forfait van 1,2% van de loonsom valt. Vergoedingen en verstrekkingen binnen het forfait kennen geen normeringen en beperkingen meer afgezien van de gebruikelijkheidstoets. Vrijstellingen die niet in het forfait vallen In plaats van het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen komt dus een forfaitaire vrijstelling van 1.2% van de loonsom. Daarnaast blijven voor een aantal kosten gerichte vrijstellingen bestaan. Deze kosten mogen onder de werkkostenregeling onbelast vergoed of verstrekt en komen niet ten laste van de forfaitaire ruimte. Het gaat daarbij om absoluut of relatief omvangrijke kosten waarbij het zakelijke karakter overheerst. De wetgever vond het onredelijk om dit soort vergoedingen en verstrekkingen onder het forfait te brengen. Het forfait is immers gebaseerd op een gemiddeld kostenpatroon. Werkgevers die geconfronteerd worden met deze omvangrijke overwegend zakelijke kosten zouden hiervan Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


voor een groot deel van het forfait moeten benutten en zodoende benadeeld worden. Er is daarom gekozen voor een onderscheid tussen een forfaitair gedeelte dat vooral is gericht op kosten met een gemengd zakelijk en privékarakter en gerichte vrijstellingen die zijn bedoeld voor kosten waarbij het zakelijke karakter overheerst. Uitgebreide gerichte vrijstellingen Er is door diverse partijen druk uitgeoefend op de minister om het aantal gerichte vrijstellingen uit te breiden. De minister heeft er echter voor gekozen om het aantal beperkt te houden. Er is een verband aangebracht in de werkkostenregeling tussen de hoogte van de forfaitaire vrijstelling en de omvang van het aantal gerichte vrijstellingen. Het beeld van communicerende vaten is wel gebruikt om dat duidelijk te maken. Hoe meer gerichte vrijstellingen er worden gecreëerd, des te minder ruimte resteert volgens de wetgever voor de forfaitaire vrijstelling van de werkkostenregeling. Toen bijvoorbeeld de gerichte vrijstelling voor verhuiskostenvergoedingen werden uitgebreid, werd het oorspronkelijke forfait van 1,5% verlaagd naar 1,4%. Nu weten we dat met de invoering van de definitieve datum van 1 januari 2015 het forfait verder is verlaagd naar 1,2%. De invoering van de werkkostenregeling moet immers voor de minister budgetneutraal worden uitgevoerd. De roep om bepaalde kostenvergoedingen toe te voegen aan het rijtje gerichte vrijstellingen houdt echter onverminderd aan. De druk om vakliteratuur in de inschrijving in een beroepsregister gericht vrij te stellen was blijkbaar van dien aard dat de minister deze in het wetsvoorstel ‘belastingplan 2011’ heeft toegevoegd aan de gerichte vrijstellingen. Ook kleding met een bedrijfslogo van 70 cm2 heeft een comeback gemaakt. Deze kleding mag op nihil worden gewaardeerd. Toch wel opmerkelijk dat juist de voorwaarde van 70 cm2 als voorbeeld werd gebruikt van gedetailleerde wetgeving, wetgeving die immers moest worden vereenvoudigd. Gunstig of ongunstig De keuze van de wetgever om het aantal gerichte vrijstellingen zo beperkt mogelijk en de forfaitaire vrijstelling zo ruim mogelijk te houden is vooral voor werkgevers met veel verschillende zakelijke kosten minder aantrekkelijk. Voor werkgevers die naast bijvoorbeeld reis‐ of verblijfkosten nagenoeg geen kosten vergoeden, werkt deze keuze gunstig uit. Hoe gebruik je een gerichte vrijstelling Als een werkgever kiest voor toepassing van de werkkostenregeling moet hij, om gebruik te maken van de vrijstelling, de betreffende vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Dit doet hij simpelweg door de regels van de eindheffing met inbegrip van de gerichte vrijstelling toe te passen. De aanwijzing moet plaatsvinden voor het fiscale genietingsmoment. Dit is in de regel het moment dat de vergoeding en/of verstrekking wordt ontvangen door de werknemer. Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever niet aanwijst, vormen belast loon bij de werknemer.



Welke vrijstellingen en welke voorwaarden? Het gaat bij de gerichte vrijstellingen dus om kosten waarbij het zakelijk karakter nadrukkelijk aanwezig is. Om het zakelijke karakter te kunnen vaststellen, blijven de nu geldende voorwaarden in stand. Er wordt door de wetgever geen wijzigingen beoogd ten opzichte van de huidige praktijk. Toch zijn een paar kleine wijzigingen in de voorwaarden aangebracht. Hieronder een overzicht van de gerichte vrijstellingen en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om ze juist toe te passen. Reiskosten voor dienstreizen en woon‐werkverkeer Het blijft mogelijk om de werkelijke kosten van het vervoer per openbaar vervoer, taxi, vliegtuig of schip onbelast te vergoeden of te verstrekken. Deze kosten vallen niet binnen het forfait. Ook is geen heffing verschuldigd indien een werkgever het vervoer verzorgt voor zijn werknemers. In het geval andere soorten van vervoer worden gebruikt mag een werkgever 0,19 euro per afgelegde kilometer onbelast vergoeden. Dit geldt bijvoorbeeld voor vervoer met de auto, fiets of zelfs als de werknemer lopend naar zijn bestemming gaat. Als met het openbaar vervoer wordt gereisd mag de werkgever kiezen:  

Vergoeden van de werkelijke kosten of 0,19 euro per kilometer.

Vaste reiskostenvergoeding Ook de vereenvoudigde berekeningsmethode om een vaste kilometervergoeding te verstrekken, blijft onder de werkkostenregeling bestaan. Een werkgever kan op grond hiervan een vaste vergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen naar zijn vaste plaats van werkzaamheden reist. Voorwaarde daarbij is dat de werknemer ook daadwerkelijk op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar deze plaats reist. Andere berekeningswijze Het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 12 september 2008, nr. CPP2008/1810M, Stcrt. Nr. 184 voorziet nog in een andere berekeningswijze van een vaste kilometervergoeding. Hierbij is mogelijk om uit te gaan van meer dan 214 dagen bijvoorbeeld in het geval een werkgever aannemelijk maakt dat een werknemer op zes dagen per week werkt of dat het aantal ziektedagen onder het gemiddelde ligt. Het is nog niet duidelijk of deze mogelijkheid blijft bestaan onder de werkkostenregeling. Mocht u in de cao of de arbeidsovereenkomst een hoger bedrag per kilometer hebben afgesproken, dan heeft u nog steeds een keuze. U kunt de reiskostenvergoeding als loon aanmerken, natuurlijk met alle gevolgen van dien. Maar het is ook mogelijk de reiskostenvergoeding in de forfaitaire ruimte van de WKR in te delen. Hier wordt dus geen belasting over betaald, zolang u binnen uw budget blijft. Wanneer u dus nog budget heeft open staan kunt u zonder problemen de reiskostenvergoeding in de forfaitaire ruimte van de WKR indelen. Mocht u toch het budget al gevuld hebben dan kunt u altijd nog de reiskostenvergoeding als loon uitbetalen. Natuurlijk betaalt u hier loonbelasting over, maar dit is nog altijd minder dan de 80% eindheffing die de Belastingdienst vraagt wanneer u het WKR budget overschrijdt. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Saldering reiskostenvergoeding Op grond van de regeling is het mogelijk om vergoedingen die hoger zijn dan 0,19 euro per kilometer aan het einde van het jaar te salderen met vergoedingen die lager zijn dan 0,19 euro. Om dit mogelijk te maken wordt het genietingsmoment van deze vergoedingen voor zover ze meer dan 0,19 euro bedragen, uitgesteld naar het einde van het kalenderjaar.

Voorbeeld saldering reiskostenvergoeding Peter ontvangt in het geval hij een dienstreis maakt 0,27 euro per kilometer. Het aantal dienstreiskilometers bedraagt in 2013 in totaal 2.700. Totaal ontvangen vergoeding: 729 euro. Woon‐werkreizen worden vergoed tegen 0,10 euro per kilometer. Het aantal woon‐ werkkilometers bedraagt in 2013 in totaal 2.200. Totaal ontvangen vergoeding: 220 euro.

Totale dienstreisvergoeding Onbelast (0,19*2.700) Bovenmatig deel vergoeding

€

€

729 513

216

Totale woon‐werkvergoeding (onbelast) Maximale mogelijke onbelaste vergoeding (0,19 * 2.200)

220

418

198

18

Belast deel dienstreizenvergoeding 2013 (216 ‐/‐ 198)

De wet sluit saldering uit als de werkelijke kosten van het openbaar vervoer worden vergoed.

Tijdelijke verblijfkosten voor werk en maaltijden Maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen blijven onder de werkkostenregeling onbelast. Maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavond en etentjes met cliënten hebben een meer dan bijkomstig (10%) zakelijk karakter en zijn om die reden dan onbelast. In eerste instantie waren de maaltijden die voldeden aan de 10% criterium niet expliciet in de wet opgenomen onder de gerichte vrijstellingen. Omdat het wel Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


de bedoeling was om deze maaltijden gericht vrij te stellen, is dit expliciet in de wet opgenomen. De waarde van een maaltijd die op de werkplek wordt verbruikt, ongeacht het karakter, forfaitair vastgesteld op 3,15 euro (2014). Door toevoeging van de woorden ‘ongeacht het karakter’ lijkt het erop dat hier zowel de zakelijke als de niet‐zakelijke maaltijden worden bedoeld. Dit zou betekenen dat bijvoorbeeld een maaltijd op koopavond tegen het forfait in de heffing moet worden betrokken. Voor maaltijden met meer dan bijkomstig zakelijk karakter geldt echter de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. Cursussen en dergelijke waaronder vakliteratuur Vrijgesteld zijn vergoedingen en verstrekkingen van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke ter onderhoud en verbetering van kennis. Ook de reizen naar en het verblijf tijdens de cursus blijven vrijgesteld. Inschrijving in beroepsregister Met belastingplan 2011 is een vergoeding van de kosten van inschrijving in een beroepsregister toegevoegd aan de gerichte vrijstellingen. Outplacement Het aanbieden van een outplacementtraject blijft ook onder de werkkostenregeling onbelast. Outplacement is het geheel van diensten en adviezen aan de werknemer om binnen een zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe functie te vinden. Studiekosten De kosten voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning zijn eveneens vrijgesteld. Hiervan is sprake als de studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis. Op grond van de huidige wet kunnen een studeerruimte en de inrichting daarvan niet onbelast worden vergoed of verstrekt. Dat blijft ook zo onder de werkkostenregeling. Reizen die worden gemaakt in verband met de studie kunnen net als nu onbelast worden vergoed of verstrekt. Hierbij moeten de voorwaarden van de reiskostenvergoeding in acht worden genomen. Let op! Een voorwaarde voor de vrijstelling is dat er sprake moet zijn van ‘drukkende uitgaven’. Dit betekent dat als een werknemer een beurs ontvangt en de werkelijke studiekosten het bedrag van de beurs niet overstijgen, de werkgever de studiekosten niet onbelast mag vergoeden. Deze voorwaarde wordt onder de werkkostenregeling niet meer gesteld. Dit zou betekenen dat studiekosten onbelast kunnen worden vergoed ongeacht of de werknemer een tegemoetkoming krijgt van een andere instantie. Procedure erkenning verworven competenties (EVC) Voor een werkgever blijft het mogelijk om het volgen van een EVC‐procedure onbelast te vergoeden of te verstrekken. Ook deze kosten blijven buiten het forfait. Een EVC‐procedure stelt vast welke competenties iemand heeft opgedaan door bijvoorbeeld werkervaring. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Extraterritoriale kosten (ET‐kosten) inclusief 30%‐regeling Onder de gerichte vrijstellingen zijn ook de extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking, inclusief de 30%‐regeling opgenomen. Ook dit is een voortzetting van een bestaande vrijstelling. Verhuiskosten Ook verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking vallen buiten het forfait. Het betreft de wekelijke kosten voor het overbrengen van de boedel vermeerderd met een vergoeding van maximaal € 7.750. In de uitvoeringsregeling is opgenomen dat er sprake is van verhuiskosten als binnen twee jaar na aanvaarding van dienstbetrekking een vergoeding wordt gegeven, en de werknemer die meer dan meer dan 25 kilometer van zijn werk woont en verhuist naar een woning waardoor zijn woon‐werkafstand met ten minste 60% wordt verkleind. Voorbeeld verhuiskosten Henk woont in Helmond en gaat in dienst bij een bedrijf in Breda. De woon‐werkafstand bedraagt 80 kilometer. Na een jaar verhuist Henk naar Tilburg, woon‐werkafstand 30 kilometer, een vermindering van 50 km. Deze verhuizing wordt in ieder geval als zakelijk aangemerkt. De verhuizing vindt immers plaats binnen twee jaar na aanvaarding, de oorspronkelijke woon‐werkafstand was meer dan 25 km en hij verminderd met de verhuizing zijn woon‐werkafstand met 62,5% (80 km ‐/‐ 62,55 = 30 km). Redelijkheidstoets wordt gebruikelijkheidstoets Op grond van de werkkostenregeling is de term redelijkheidstoets niet meer terug te vinden. Voorheen werd deze term nog wel gebruikt, maar is nu vervangen door de term: gebruikelijkheidstoets. De vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aanwijst als eindheffingsbestanddeel mag niet meer dan 30% afwijken van wat in gelijke omstandigheden gebruikelijk is. Deze toets lijkt daarmee sterk op de redelijkheidstoets maar is door het gebruik van een percentage wel (iets) concreter. Vergoeding meer dan gerichte vrijstelling? Wat als een werkgever bijvoorbeeld een bovenmatige – maar niet ongebruikelijke hoge – reiskostenvergoeding verstrekt. Hierover was lange tijd immers onzekerheid: viel het bovenmatige deel sowieso in de forfaitaire vrijstelling of kon het ook nog worden belast bij de werknemer? Met de wijziging in de regeling heeft de minister gekozen voor het laatste. Een werkgever heeft de keuze om het bovenmatige gedeelte onder te brengen in het forfait of te belasten bij de werknemer. Om het bovenmatige gedeelte te belasten bij de werknemer moet de werkgever alleen het gedeelte dan onder de gerichte vrijstelling valt aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Indien de gehele vergoeding wordt aangewezen door de werkgever dan valt deze in zijn geheel in het forfait. Als er geen ruimte meer is in het forfait dan moet de werkgever over het meerdere 80% eindheffing betalen. Voorbeeld bovenmatig gedeelte Een werkgever is op grond van de cao verplicht Freek een netto reiskostenvergoeding te Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


geven van 0,28 euro per afgelegde kilometer met zijn privéauto. De werkgever kiest voor toepassing van de werkkostenregeling. Een bedrag van 0,19 euro is vrijgesteld van heffing als de werkgever het aanwijst als eindheffingsbestanddeel. De resterende 0,09 euro valt in principe in het forfait als de gehele vergoeding door de werkgever is aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Als het forfait wordt overschreden, moet de werkgever over het meerdere 80% eindheffing betalen. Wanneer de werkgever het bovenmatige gedeelte niet aanwijst als eindheffingsbestanddeel wordt het aangemerkt als werknemersloon. Dan moet de werkgever het bedrag van 0,09 euro wel eerst bruteren. Er is immers een netto reiskostenvergoeding afgesproken . Het gebruteerde bedrag is belast bij Freek. Als een bruto reiskostenvergoeding is overeengekomen, vormt het bedrag van 0,09 euro belast loon bij Freek. Conclusie Onder de werkkostenregeling vervallen de huidige vrije vergoedingen en verstrekkingen. Hiervoor in de plaats komen de gerichte vrijstellingen. Deze vrijstellingen zijn minder in aantal maar in hoofdlijnen gelijk aan de huidige regelingen. De gerichte vrijstellingen zijn alleen van toepassing als de werkgever voor de werkkostenregeling kiest. Voor de werkgevers waarbij een groot gedeelte van de vergoedingen en verstrekkingen bestaat uit gerichte vrijstellingen kan het aantrekkelijk zijn om te kiezen voor de werkkostenregeling. Zij houden immers door toepassing van deze vrijstelling een groot gedeelte van hun forfait over voor andere vergoedingen en verstrekkingen. Of de resterende ruimte voldoende is, is een kwestie van rekenen. Wijzigingen in waardering van loon in natura(verstrekkingen) Inleiding Om loon in natura(verstrekkingen) in de loonheffing te kunnen betrekken moet het tot een geldbedrag worden herleid. Op dit moment is de hoofregel dat loon in natura gewaardeerd moet worden op de waarde in het economisch verkeer. Dit is de waarde die de meeste gerede gegadigde bereid is voor het product te betalen, rekening houdend met de omstandigheden van het geval. Niet de kostprijs voor de werkgever maar de verkoop‐ of winkelwaarde is het uitgangspunt. Een uitzondering is gemaakt voor het geval dat de verwerving van het loon het gebruik of verbruik daarvan meebrengt. In dat geval moet de verstrekking gewaardeerd worden op de (lagere) besparingswaarde. Dat is het bedrag dat iemand, die financieel en sociaal gezien onder dezelfde groep als de werknemer valt, zou hebben besteed voor het product. Deze op het eerste gezicht eenvoudige waarderingsregels leiden in het praktijk vaak tot discussie. Om de praktijk te hulp te schieten, zijn in de huidige regelgeving voor een aantal vormen van loon in natura bijzondere waarderingsvoorschriften (nihil waardering en forfaits). Met de invoering van de werkkostenregeling worden een aantal veranderingen aangebracht op het gebied van de waardering van loon in natura. De werkkostenregeling Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Onder de werkkostenregeling is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over alle vergoedingen en verstrekkingen die in het kader van de dienstbetrekking worden genoten, met uitzondering van : 

 

De als werknemersloon aangewezen loonelementen. Deze loonelementen worden als regulier loon bij de werknemer belast. De aanwijzing van de vergoedingen en verstrekkingen als werknemersloon is soms door de wetgever gebeurd (bijvoorbeeld het privégebruik van de auto) maar kan ook door de werkgever (in overleg met de werknemer) plaatsvinden; De gerichte vrijstellingen; en Een forfaitair vrijgesteld deel (2015: 1,2%) van de loonsom voor de overige vergoedingen en verstrekkingen.

Om de invulling van de ‘ vrije ruimte’ te bepalen is het nodig de loonelementen niet onder één van de gerichte vrijstellingen vallen te waarderen. De werkkostenregeling hanteert nieuwe waarderingsregels voor loon in natura. Nieuwe waarderingsregels Ook onder de werkkostenregeling blijft de waarde in het economisch verkeer het uitgangspunt voor de waardering van loon in natura. Nieuw is dat als de beloning in natura bij een (onafhankelijke) derde is aangeschaft moet worden aangesloten bij de factuurwaarde. Onder de factuurwaarde wordt verstaan het door een (onafhankelijke) derde aan de werkgever in rekening gebrachte bedrag, inclusief de in rekening gebrachte omzetbelasting. Door aan te sluiten bij de factuurwaarde zullen discussies over de waarde in het economisch verkeer in de meeste gevallen tot het verleden gaan behoren. Ontbreekt een factuur, of heeft de werkgever een beloning in natura niet bij een (onafhankelijke) derde aangeschaft, dan valt men terug op de huidige wijze van vaststellen van de waarde in het economisch verkeer. Nieuw onder de werkkostenregeling is verder dat de waardering tegen besparingswaarde komt te vervallen. De reden hiervoor is dat onder de werkkostenregeling de persoon van de werknemer minder centraal staat en de besparingswaarde daarom haar belang heeft verloren. De fiscale gevolgen van de verstrekking van loon in natura komen immers onder de werkkostenregeling in het algemeen voor rekening van de werkgever. De nieuwe waarderingsgrondslagen gelden voor loonelementen die als werknemersloon zijn aangewezen, de loonelementen die onder de ‘vrije ruimte’ vallen en ook de loonelementen waarover eindheffing verschuldigd is.



Eigen bijdrage Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag op de waarde van het loon in natura in mindering worden gebracht, zij het niet verder dan tot nihil. Hier komt onder de werkkostenregeling geen wijziging in. Is afgesproken dat een bepaald loonelement als eindheffingsloon heeft te gelden dan valt het verschil tussen de waarde in het economisch verkeer en de eigen bijdrage van de werknemer in de ‘vrije ruimte’. Is er een bijzondere waarderingsregel van toepassing, dan valt het verschil tussen de waarde op grond van deze bijzondere waarderingsregel en de eigen bijdrage van de werknemer eveneens in de ‘vrije ruimte’. Bijzondere waarderingsregels Net als onder de huidige regeling van vrije verstrekkingen en vergoedingen gaan ook onder de werkkostenregeling voor een aantal vormen van loon in natura bijzondere waarderingsregels gelden. Het gaat om waardering op forfaitaire bedragen, een lagere waarde of op nihil. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de voorzieningen die (deels) op de werkplek worden gebruikt of verbruikt en de producten uit het eigen bedrijf. De reden voor een afwijkende waardering kan er in gelegen zijn dat het beloningsvoordeel moeilijk te waarderen is of dat het gewenst is om dit voordeel buiten beschouwing te laten bij het bepalen van het loon. De meest bijzondere waarderingsregels zijn opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (URLB 2011 – tekst 2014). Naar aanleiding van de reacties op de internetconsultatie van de URLB 2011 heeft de minister van Financiën aangegeven op een aantal punten nog te streven naar wijziging, als daarvoor budgettaire ruimte kan worden gevonden. Voorzieningen op de werkplek Een groot deel van de door een werkgever verstrekte voorzieningen die thans geheel of gedeeltelijk zijn vrijgesteld worden onder de werkkostenregeling op een lagere waarde dan in het economisch verkeer gewaardeerd. Voorwaarde voor toepassing van deze bijzondere waarderingsregel is dat het moet gaan om een voorziening die geheel of gedeeltelijk op de werkplek wordt gebruikt of verbruikt. Werkplek Onder werkplek wordt verstaan ‘iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor de inhoudingsplichtige op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is’. Het begrip werkplek moet ruim worden uitgelegd en ziet niet alleen op de traditionele werkplekken, zoals het bureau of op de lopende band. Ook algemene ruimtes zoals de fietsenstalling, de bedrijfskantine, vergaderzalen en de parkeergarage op het bedrijfsterrein voor zover de zorgplicht van de inhoudingsplichtige van de werknemer zich op grond van de Arbeidsomstandighedenwet tot die plek uitstrekt. Onder werkplek wordt niet verstaan de thuiswerkplek in de eigen woning.



Voorbeeld 1: trein is geen werkplek Hans is vertegenwoordiger en gaat vaak bij zijn klanten op bezoek. Tussen twee afspraken door stuurt hij vanuit de trein een paar e‐mails naar collega’s. Ondanks dat het begrip werkplek onder de werkkostenregeling ruim moet worden uitgelegd is de trein hier niet aan te merken als werkplek. De zorgplicht die de werkgever van Hans op grond van de Arbeidsomstandighedenwet heeft gaat immers niet zover dat deze zich ook uitstrekt tot de trein. Voorziening Ook het begrip voorziening moet ruim worden uitgelegd. Het ziet op allerlei faciliteiten, in zeer uiteenlopende situaties, die de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt om de werkzaamheden te kunnen uitoefenen. De werkgever heeft de vrijheid om op de werkplek getroffen voorzieningen geheel en naar eigen inzicht in te richten. Onderscheid wordt gemaakt tussen voorzieningen op de werkplek waarvan het genot op nihil wordt gesteld en die waarvan het genot wordt gesteld op een lagere (forfaitaire) waarde dan de waarde in het economisch verkeer. Is geen sprake van een voorziening op de werkplek dan geldt de hoofdregel: waarderen tegen de waarde in het economisch verkeer. Voorzieningen op de werkplek met nihilwaardering Voorzieningen niet elders gebruikt of verbuikt Het genot van voorzieningen die alleen op de werkplek zelf gebruikt of verbruikt worden wordt op nihil gewaardeerd. Hierbij gaat het om het genot van de inrichting van de werkplek in de brede zin, zoals de vaste computer, de vaste telefoon, het kopieerapparaat, de koffie‐ en frisdrankautomaat, de fietsenstalling of de parkeerplaats in het bedrijfsgebouw van de werkgever en de fitnessruimte op de werkplek. Ook de ter beschikking gestelde materialen, gereedschappen en hulpmiddelen – zoals papier en schrijfgerei – die op de werkplek gebruikt worden vallen hier onder. De toiletruimte behoort ook tot de werkplek, maar de wetgever heeft hierover opgemerkt dat duidelijk is dat het gebruik van de toiletruimte geen loon vormt. Arboverstrekkingen het genot van voorzieningen op de werkplek die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet wordt op nihil gewaardeerd. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een geneeskundige keuring, een veiligheidsbril, een EHBO‐cursus of een stoelmassage op de werkplek. Het verstrekken van een fiets teneinde het welzijn en de gezondheid van werknemers in het algemeen te bevorderen valt niet onder de NIHILwaardering. In afwijking van de hoofdregel dat het voor toepassing van de nihilwaardering moet gaan om een verstrekking op de werkplek geldt voor de arboverstrekkingen dat deze ook op nihil gewaardeerd worden als sprake is van een verstrekking op de thuiswerkplek. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Consumpties op de werkplek Op nihil worden gewaardeerd de verstrekking (naar redelijkheid) van consumpties die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt en geen deel uitmaken van een maaltijd. Hierbij kan men denken aan de verstrekking van bijvoorbeeld koffie, thee, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek. Niet vereist is dat de consumpties tijdens werktijd worden verstrekt. Consumpties die na werktijd tijdens een personeelsfestiviteit op de werkplek worden verstrekt vallen dus ook hier onder. Vindt de personeelsfesitiviteit extern plaats, dan dienen de verstrekte consumpties gewaardeerd te worden tegen de waarde in het economisch verkeer. Gaat het echter om een extern gehouden activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het karakter van festiviteit niet meer dan bijkomstig is – zoals een door de werkgever georganiseerd seminar dat wordt afgesloten met een hapje en een drankje – dan kan het geheel onder de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten worden gebracht. Werkkleding Op nihilwaardering wordt gesteld de waarde van de ter beschikking gestelde werkkleding (de werkgever blijft eigenaar) die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is het tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het uniform van de politieagent, de militair of de stewardess, maar ook de sloof van de horecamedewerker en de doorwerkjas in de bouw. Eveneens op nihil wordt gewaardeerd de ter beschikking gestelde werkkleding die op de werkplek achterblijft. Werkkleding (met en zonder logo) die ook buiten werktijd gedragen kan worden, bijvoorbeeld sportkleding, en die niet achterblijft op de werkplek valt hier niet onder en moet gewaardeerd worden tegen de waarde in het economisch verkeer. Aldus is de kwalificatie van werkkleding onder de werkkostenregeling in principe niet van belang of de kleding voorzien is van een logo. In de rapportage die naar aanleiding van de internetconsultatie van de URLB 2011 is opgesteld geeft de minister van Financiën aan dat het de bedoeling is dat onder de werkkostenregeling ook een nihilwaardering gaat gelden voor werkkleding met een logo van ten minste 70 cm2. Dit is in het belastingplan 2011 verwerkt. De reinigingskosten van de ter beschikking gestelde kleding worden geacht de kleding te volgen. Dit betekent dus dat als wordt voldaan aan de voorwaarden voor een nihilwaardering van de werkkleding, ook de waarde van de reinigingskosten op nihil kan worden gesteld. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Voorbeeld 2: werkkleding Henk is politieman en zijn werkgever verstrekt behalve een uniform ook sportkleding voor tijdens de conditietraining bij de plaatselijke sportschool. Het uniform is als werkkleding aan te merken en de waarde daarvan kan op grond van de bijzondere waarderingsregels op nihil gesteld worden. De sportkleding blijft niet op de werkplek achter en dient dus gewaardeerd te worden op de waarde in het economisch verkeer. Hulpmiddelen die niet op de werkplek hoeven te blijven. Het genot van ter beschikking gestelde hulpmiddelen waarvan het niet gebruikelijk hoeft te zijn dat ze op de werkplek worden achtergelaten wordt op nihil gewaardeerd. Hierbij kan met denken aan zaken als een draagbare computer die naar zijn aard ook buiten de vaste werkplek bruikbaar is of aan de gereedschapskist die de timmerman ook thuis gebruikt. Voorwaarde is dat de hulpmiddelen geheel of nagenoeg geheel (90% of meer) zakelijk worden gebruikt. De nihilwaardering geldt eveneens voor het met hulpmiddel ter beschikking gestelde samenhangende hulpmiddelen, zoals mobiel internetmodem bij een draagbare computer. Daarbij wordt vanuit gegaan dan de hulpmiddelen bij gewijzigde omstandigheden – zoals het einde van de dienstbetrekking – weer aan de werkgever teruggegeven moeten worden. Wordt het hulpmiddel voor minder dan 90% zakelijk gebruikt dan vindt waardering plaats via de hoofdregel: waarde in het economisch verkeer. Ook de veelbesproken vakliteratuur die op de werkplek verstrekt wordt en thuis of in de trein gelezen wordt valt hier in principe onder. In de rapportage die naar aanleiding van de internetconsultatie van de URLB 2011 is opgesteld geeft de minister van Financiën aan dat het de bedoeling is om vakliteratuur alsnog onder de gerichte vrijstelling te brengen. Dat is inmiddels ook gebeurd. Mobiele telefoon De waarde van het genot van het gebruik van ter beschikking gestelde communicatiemiddelen – zijnde niet computers en dergelijke apparatuur – die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt worden wordt gesteld op nihil. Daarbij wordt uitgegaan dat deze communicatiemiddelen bij gewijzigde omstandigheden weer aan de werkgever teruggegeven moeten worden. Als voorwaarde geldt dat het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig (meer dan 10%) is. Ook de smartphones vallen hieronder. De nihilwaardering is onder dezelfde voorwaarde van toepassing in de situatie dat de werknemer gebruik maakt van een eigen mobiele telefoon en de werkgever hem daarvoor een telefoonabonnement ter beschikking stelt. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Van belang is het arrest van september 2014 door het Hof Amsterdam inzake de iPad van RTL medewerkers. Zie ook http://nedsal.com/Actualiteit/actu%202014/Jurisprudentie/iPad%20toch%20een%20comm unicatiemiddel.html Voorzieningen op de werkplek met lagere waarderingen Maaltijden De waarde van een maaltijd die op de werkplek wordt verbruikt is, ongeacht het karakter, forfaitair vastgesteld op € 3,15 (2014). Dit forfait ziet op alle vormen van maaltijd zoals ontbijt, lunch of diner en is zodanig vastgesteld dat deze onder het bedrag blijft dat een werknemer gemiddeld op de werkplek aan de lunch besteedt. Door toevoeging van de woorden ‘ongeacht het karakter’ lijkt het er op dat hier zowel de zakelijke als niet‐zakelijke maaltijden worden bedoeld. Dit zou betekenen dat bijvoorbeeld een maaltijd op een koopavond tegen het forfait in de heffing moet worden betrokken. Voor maaltijden met een meer dan bijkomstig karakter geldt de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. Voor ambulante werknemers moet de forfaitaire waarde pas in aanmerking worden genomen vanaf het moment dat sprake is van een vaste arbeidsplaats (20‐dagencriterium). Als minder dan 20 maal naar het zelfde arbeidsplaats wordt gereisd valt de vrijstelling van een maaltijd onder de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. Huisvesting De waarde van huisvesting en inwoning op de werkplek wordt vastgesteld op een forfaitair bedrag van € 5 per dag. Als ook sprake is van de verstrekking van energie, water en bewassing wordt het voordeel daarvan geacht te zijn begrepen in het forfait. Het gaat hierbij om huisvesting op een plaats waard de werknemer niet woont maar in het kader van zijn werkzaamheden verblijft, zoals aan boord van een schip, op een boorplatform of in een kermiswagen. De terbeschikkingstelling van een dienstwoning valt hier dus niet onder, daarvoor geldt ook onder de werkkostenregeling een specifieke regeling.( Als u een woning aan een werknemer ter beschikking stelt voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, is er sprake van een dienstwoning. Hiervoor geldt een normbedrag per maand van maximaal 18% van het jaarloon van de werknemer bij een werkweek van 36 uur. Bij een vaste arbeidsduur van minder dan 36 uur per week moet u het loon herrekenen tot 36 uur. De mogelijkheid om te kiezen voor de lagere besparingswaarde vervalt binnen de werkkostenregeling.) Voor ambulante werknemers geldt dat de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten van toepassing is tot het moment dat sprake is van een vaste arbeidsplaats (20‐dagen criterium).



Kinderopvang Alleen in het geval de kinderopvang op de werkplek is georganiseerd, en de kinderopvang door de inhoudingsplichtige wordt verricht, wordt de waarde van de kinderopvang vastgesteld op een forfaitair bedrag per uur genoten kinderopvang volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzaken. Verstrekt de werkgever kinderopvang die door hem zelf wordt buiten de werkplek, dan dient de waarde in het economische verkeer te worden aangebouden. De forfaitaire waarderingsregel geldt niet voor de verstrekking van kinderopvang die de inhoudingsplichtige bij een derde inkoopt. Dan waardeert u de kinderopvang volgens de factuurwaarde inclusief BTW. Producten uit eigen bedrijf Ook ten aanzien van de producten uit het eigen bedrijf brengt de werkkostenregeling een verandering. Op dit moment geldt voor producten uit het eigen bedrijf een vrijstelling van 20 procent van de waarde in het economisch verkeer met een maximum van € 500 per jaar. Onder de werkkostenregeling komt deze vrijstelling te vervallen en moet de verstrekking van producten uit het eigen bedrijf te worden gewaardeerd op het bedrag dat voor de aanschaf van deze producten in het economische verkeer aan een derde in rekening zou worden gebracht. Het moet daarbij gaan om een prijs die in overeenkomstige omstandigheden (dezelfde vorm van een product en onder de zelfde voorwaarden) voor een derde geldt. Als waarde wordt zo de prijs voor de consument die eindgebruiker van het product is (consumentenprijs) in aanmerking genomen. Van overeenkomstige omstandigheden is geen sprake als een groothandel alleen in grootverpakking, af magazijn, aan derden levert. In dat geval moet men terugvallen op de waarde in het economisch verkeer. Dat is in zo’n geval de laagste prijs die op het moment dat de werknemer het product verkrijgt voor dat product op de consumentenmarkt geldt. Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt vanaf 2015 een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:   

De producten zijn niet branchevreemd. De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeerd. De kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan € 500.

Het niet‐gebruikte deel van de vrijstelling van € 500 mag u niet doorschuiven naar 2016 en 2017. Als u in 2014 gebruikmaakt van regeling van vergoedingen en verstrekkingen, mag u het eventueel niet‐gebruikte deel van de vrijstelling in 2014 niet doorschuiven naar 2015. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Daarnaast geldt deze regeling ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:   

een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

Vrije ruimte het verschil tussen de consumentenprijs en de (eventuele) eigen bijdrage van de werknemer is als loon aan te merken en valt (tenzij er voor wordt gekozen dit als werknemersloon aan te merken) onder de vrije ruimte. Op deze manier hebben werkgever en werknemer de vrijheid om een personeelskorting af te spreken die is afgestemd op de eigen bedrijfsvoering en hoger kan zijn dan de huidige 20 procent. Uiteraard geldt hierbij wel dat indien de vrije ruimte al volledig benut is. Als de korting voor een product uit eigen bedrijf niet bij aanschaf wordt verrekend, maar de werkgever betaalt deze achteraf uit, dan wordt deze vergoeding op vergelijkbare wijze behandeld. Voorbeeld 3: producten uit eigen bedrijf Loes werkt in een kledingwinkel en krijgt 40% korting op de producten uit deze winkel. Afgesproken is dat deze personeelskorting als eindheffingsloon wordt aangemerkt. Loes ziet een leuke jas met een winkelwaarde van € 200 en mag deze kopen voor slechts € 120. Het verschil tussen de winkelwaarde (de consumentenprijs) en de eigen bijdrage van Loes (€ 80) is aan te merken als personeelskorting. Is de ‘vrije ruimte’ nog niet volledig benut dan kan de € 80 onbelast blijven. Is de ‘vrije ruimte ‘ al wel volledig benut dan is de werkgever € 64 (80% van € 80) aan eindheffing verschuldigd. Ter vergelijking: onder de huidige regeling moet een bedrag van € 40 (20% van € 200) tot het loon van Loes worden aangemerkt. Openbaarvervoerkaart Net als nu het geval is blijft de waarde van het (privé)genot van een in het kader van de dienstbetrekking door de werkgever aan zijn werknemer ter beschikking gestelde openbaar vervoer‐ of voordeelurenkaart onder de werkkostenregeling gewaardeerd op nihil. Voorwaarde is wel dat aannemelijk is dat deze kaart mede wordt gebruikt voor zakelijke reizen (waaronder woon‐werk verkeer). Het deel van de kaart dat toerekenbaar is aan zakelijke reizen valt onder de gerichte vrijstellingen. De nihilwaardering is niet van toepassing als de werkgever de kosten van openbaar vervoer vergoedt.



Rentevoordeel personeelslening Voor personeelsleningen blijft ook onder de werkkostenregeling gelden dat, voor zover de verschuldigde rente lager is dan de rente in het economische verkeer, dit voordeel tot het loon behoort. Voor personeelsleningen ter zake van de eigenwoning gelden afwijkende regels. Het rentevoordeel van een geldlening ter zake van de eigen van de werknemer, evenals de aan een personeelslening verbonden kosten, wordt onder voorwaarden op nihil gesteld. Deze voorwaarden zijn: 

 

De werknemer verklaart schriftelijk aan de inhoudingsplichtige dat de geldlening kan worden aangemerkt als een geldlening waarvan de rente voor de inkomstenbelasting aftrekbare kosten zijn voor de eigenwoning. De werknemer onderbouwt deze verklaring met schriftelijke bescheiden. De inhoudingsplichtige bewaart de verklaring en de schriftelijke bescheiden bij de loonadministratie. De inhoudingsplichtige vermeld de toepassing van de nihilwaardering van het rentevoordeel in de aangifte loonheffing.

Reden voor deze nihilwaardering is dat een bijtelling van een rentevoordeel in dit geval weinig nut heeft omdat het rentevoordeel vervolgens in de inkomstenbelasting weer tot renteaftrek leidt. Nieuwe onder de werkkostenregeling is dat ook het rentevoordeel van een renteloze personeelslening die verstrekt is voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter op nihil wordt gewaardeerd. Voorwaarde is wel dat de werknemer het vervoermiddel in belangrijke mate (30% of meer) voor (een deel van) zijn woon‐werkverkeer gebruikt. Overgangsrecht Op grond van het in de werkkostenregeling opgenomen overgangsrecht hebben werkgevers tot en met 2014 de keus om de huidige regeling voor vergoedingen en verstrekking toe te passen in plaats van de werkkostenregeling. Kiest de werkgever er op grond van het overgangsrecht voor om de werkkostenregeling buiten toepassing te laten, dan blijven de huidige waarderingsregels van toepassing. Bestaande afspraken Zijn er in het verleden met de inspecteur (bijzondere) afspraken gemaakt over de waardering van verstrekkingen van loon in natura dan komen deze afspraken op 1 januari 2011 in principe te vervallen. Dat geldt echter niet in het geval de werkgever er voor kiest om de werkkostenregeling (nog) niet toe te passen. In dit geval vervallen de bestaande afspraken per 1 januari 2015. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Conclusie Het kabinet beoogt met de werkkostenregeling vooral om het hoge detailniveau van de bestaande regels te verminderen. De praktijk zal moeten uitwijzen of men daar in geslaagd is. Uit het voorgaande blijkt dat ook onder de werkkostenregeling diverse bijzondere waarderingsregels gaan gelden. Lastig is voor de praktijk lijkt ons het feit dat vanaf 1 januari 2011 te maken krijgen met twee verschillende wijzen van waardering van loon in natura: de huidige waarderingsregels voor de werkgevers die ervoor kiezen de werkkostenregeling niet toe te passen en de nieuwe waarderingsregels voor de werkgever die de werkkostenregeling wel toepassen. Administratieve verplichtingen Inleiding Voor veel vergoedingen en verstrekkingen gelden aparte regels. Ze zijn belast bij de werknemer of juist bij de werkgever. Ze kunnen zijn vrijgesteld van loonheffing en er kunnen waarderingsregels of voorwaarden van toepassing zijn. Zo is het personeelsfeest alleen vrijgesteld van heffing als het voor ten minste driekwart van de werknemers openstaat. Loon in natura kan een vastgestelde waarde hebben zoals de waarde voor bewassing aan boord van een schip. Soms wordt de waarde vastgesteld aan de hand van de waarde in het economisch verkeer. Vaak moet een adviseur worden geraadpleegd over de toepassing van de regels. Het deel van de vergoeding en verstrekkingen dat brutoloon voor de werknemer vormt, wordt bij iedere werknemer geboekt in de loonstaat (kolom 14)en dus in de salarisadministratie. Het wordt als werknemersloon opgenomen in de loonaangifte en het loon komt tot uiting in de jaaropgave. De eindheffingsbestanddelen worden apart opgenomen in de loonaangifte en moeten dus ook herkenbaar zijn in de financiële administratie. Verplichtingen bij de werkkostenregeling Een werkgever mag 1,2% van zijn loonsom vrij vergoeden of verstrekken aan zijn werknemers zonder dat dit gevolgen heeft voor de loonheffing voor de werknemer of de werkgever. Beoordeling van zakelijke kosten is niet aan de orde en er hoeft niet meer per werknemer te worden geregistreerd wat aan hem wordt vergoed of verstrekt. Alle kostenvergoedingen buiten de forfaitaire ruimte van 1,2% worden bij de werkgever belast tegen de eindheffingstarief van 80%. Het toepassen van het eindheffingstarief betekent dat de verschuldigde loonheffing niet mag worden verhaald op de werknemer. De werkgever mag bij iedere vergoeding en verstrekking kiezen tussen eindheffingsloon en brutoloon voor de werknemer. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Deze systematiek geeft een grotere vrijheid voor toekenning van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers binnen het forfait omdat er met de werknemers of groepen werknemers aparte afspraken kunnen worden gemaakt. Een aantal vergoedingen en verstrekkingen wordt uitgezonderd van eindheffing zoals de auto die privé wordt gereden en de dienstwoning. Deze uitzonderingen blijven belast bij de werknemer. Ook wordt in een aantal waarderingsregels en vrijstellingen voorzien. De fiscale waarde van de vergoedingen en verstrekkingen komt niet terug in de loonstaat of in de salarisadministratie en staat dus ook niet als brutoloon op de salarisstrook of jaaropgave. De waarde komt evenmin terug in de nominatieve regels op de loonaangifte. Uiteraard moeten de vergoedingen en verstrekkingen wel worden vastgelegd in de financiële administratie, maar hiervoor gelden geen specifieke administratieve verplichtingen. Het is voldoende als de werkgever de betreffende vergoedingen en verstrekkingen aanwijst als eindheffingsbestanddelen na een marginale gebruikelijkheidstoets. Het is wel belangrijk te weten dat de waarde in het economisch verkeer is vervangen door de factuurwaarde, inclusief BTW. Niet zo eenvoudig De administratieve vastlegging is echter niet zo eenvoudig als het in beginsel lijkt. Ten eerste zullen veel werkgevers de loonkosten van een werknemer toch individueel willen volgen, hoewel dit fiscaal gezien niet meer nodig is. Dit geldt zeker als de kosten aan projecten worden toegerekend, zoals bij de loonkosten in de bouw. Ten tweede zal het rekeningschema van de kostenrekening in het grootboek aangepast moeten worden om het gebruikte forfait te kunnen berekenen. Als niet specifiek is vastgelegd welke waarde aan de vergoedingen en verstrekkingen wordt toegerekend, kan immers niet worden berekend of eindheffing is verschuldigd. Het gebruik van een gemengde rekening ligt hierbij niet voor de hand. Ten derde moet het gebruikte forfait worden getoetst aan de loonsom uit de salarisadministratie om vast te stellen of eindheffing verschuldigd is. Er moet dus een match komen tussen het bedrag in de financiële administratie en de loonsom in de salarisadministratie. Aanpassing in (administratieve) organisatie Naast administratieve aanpassingen zijn ook aanpassingen in de (administratieve) organisatie nodig om de werkkostenregeling goed uit te voeren. Bij het doen van de loonaangifte zal uit de financiële administratie moeten blijken of er eindheffing verschuldigd is over het betreffende tijdvak. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus op dat moment met de juiste waarde in de financiële administratie zijn verwerkt. Het is dus zaak dat de actuele waarde van kostenposten uit de financiële administratie kan worden gehaald en tegen het licht van de vrijstelling gehouden kan worden. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Verder is er kennis van (loon)zaken nodig bij de boeking van de facturen. Het deel van de factuur dat onder de werkkostenregeling valt zal bijvoorbeeld inclusief btw op de betreffende rekening moeten worden geboekt, terwijl het deel van de factuur dat niet op de werkkostenregeling voorziet op reguliere wijze kan worden geboekt. Het bijplussen van de BTW geeft direct duidelijkheid bij berekeningen van de forfaitaire ruimte, maar het verstoort de administratie. Als de factuurwaarde exclusief BTW wordt geboekt moet de BTW alsnog worden meegenomen bij de berekening van de forfaitaire ruimte. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zullen als zodanig herkenbaar moeten zijn. In een door de staatssecretaris gegeven voorbeeld van de vergoeding van intermediaire kosten moet de declaratie van de werknemer van het etentje met klanten gesplitst worden in vrijgestelde verblijfkosten voor de werknemer en intermediaire kosten voor het eten van de klanten. Dit zal in de praktijk als een behoorlijke verzwaring van de lasten worden ervaren. Ook is aanpassing in de (administratieve) organisatie nodig als je op een willekeurig tijdstip in het jaar op de hoogte wilt zijn van de ruimte die het forfait nog biedt. Een werkgever die niet voor grote financiële verrassingen wil staan zal zorgen dat voorafgaand aan de organisatie van het bedrijfsfeest bekend is hoeveel ruimte het forfait nog biedt. De manager die verantwoordelijk is voor het feest zal die speelruimte moeten kennen. Maar ook voor de inkoper kan het van belang zijn om te weten of de werkgever over de boterletter en het kerstpakket 80% eindheffing is verschuldigd, zodat naar een goedkoper alternatief kan worden uitgekeken. Er is dus contact tussen diverse afdelingen nodig om de werkkostenregeling inzichtelijk te maken en overzichtelijk te houden. Hoe vindt aanwijzing plaats? Volgens het nieuwe artikel 31, eerste lid, onder f, van de Wet op de loonbelasting 1964 zijn door de inhoudingsplichtige aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen eindheffingsbestanddelen, voor zover sprake is van tegenwoordige arbeid. De werkgever maakt dus voorafgaand aan het fiscale genietingsmoment een keuze voor eindheffingsloon of voor loon van de werknemer. Zonder aanwijzing is er sprake van loon voor de werknemer, zie het voorbeeld ‘aanwijzing’. De gemaakte keuze blijkt vervolgens uit de salarisadministratie (brutoloon van de werknemer) of uit de financiële administratie, waarin het eindheffingsloon apart van het werknemersloon staat geregistreerd. Voorbeeld aanwijzing Een viertal projectleiders krijgt vanwege bijzondere prestatie een Lotus experience op het circuit van Zandvoort aangeboden ter waarde van € 300 per persoon. De werkgever vraagt om een eigen bijdrage van € 50. De kosten kunnen als volgt worden aangewezen als eindheffingsloon: De factuur van de experience wordt (incl. BTW) in de betreffende grootboekrekening eindheffingsbestanddeel opgenomen zonder dat hoeft te worden getoetst of de kosten zakelijk zijn. Er kan een marginale gebruikelijkheidstoets worden gedaan. De eigen bijdragen van de werknemers komen in mindering op het factuurbedrag, maar niet verder dan tot nihil. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Als de factuur uit het voorbeeld ‘aanwijzing’ pas (geruime tijd) na het genietingsmoment wordt verwerkt, blijkt niet uit de financiële administratie dat sprake is van eindheffingsloon. Heeft aanwijzing als eindheffingsloon dan niet plaatsgevonden en moet de verstrekking als brutoloon voor de werknemer worden aangemerkt? Deze interpretatie is een beetje te kort door de bocht. Afspraken tussen werkgever en werknemer Aanwijzingen blijkt uit de administratie maar vindt veelal eerder plaats, namelijk in de afsprakensfeer tussen werkgever en werknemer. Die afspraken liggen vaak vast in collectieve en individuele arbeidsvoorwaarden. Daarnaast kunnen afspraken over een specifieke verstrekking worden gemaakt met een groep werknemers of met een individuele werknemer. Als is afgesproken dat bijzondere beloningen zoals de Lotus experience eindheffingsloon vormen (met eventuele een eigen bijdrage), dan moet uit de financiële administratie wel de fiscale invulling van die afspraken blijken. De werkgever zal ook de financiële consequenties van aanwijzingen moeten dragen. Afspraken in arbeidsrechtelijke sfeer zullen niet snel wijken voor fiscale verplichtingen van de werkgever. Een werknemer zal het immers niet op prijs stellen als een werkgever op die afspraken terugkomt omdat de werkgever het loon niet (tijdig) in de financiële administratie heeft verantwoord of omdat hij geen eindheffing wil betalen. Arbeidsrechtelijke afspraken zullen fiscaal niet zonder meer worden gevolgd. Toetsing aan fiscale wet‐ en regelgeving blijft nodig. Als bijvoorbeeld tussen werkgever en werknemer wordt afgesproken dat de verstrekte iPod geen loon vormt terwijl het zakelijk gebruik erg klein is, is er toch sprake van werknemersloon voor de waarde in het economisch verkeer als de werkgever niet voor eindheffing heeft gekozen. Is gedeeltelijke aanwijzing mogelijk? Vergoedingen en verstrekkingen kunnen zijn vrijgesteld van loonheffing bij aanwijzing als eindheffingsbestanddeel. Andere vergoedingen en verstrekkingen kennen een nihil Voorbeeld gedeeltelijk vrijstelling Pietersen declareert in overeenstemming met de cao een reiskostenvergoeding van € 0,30 per km terwijl er voor € 0,19 een gerichte vrijstelling geldt. De gerichte vrijstelling van € 0,19 per km wijst de werkgever aan als eindheffingsloon. Voor het bovenmatige gedeelte van € 0,11 per km kan de werkgever in principe kiezen tussen eindheffingsloon of werknemersloon. De keuze is minder vrij dan het lijkt, omdat in het betreffende cao staat dat de werknemer recht heeft op een netto reiskostenvergoeding van € 0,30 per km. De werkgever zal het bovenmatige deel als eindheffingsloon aanwijzen.



waardering. Deze waarderingen gelden alleen als er sprake is van eindheffingsloon en niet als er sprake is van loon voor de werknemer. Als vastligt dat alle vrijstellingen en nihil waarderingen per definitie eindheffingsloon betreffen, kan daarover weinig discussie meer worden gevoerd. Bij gedeeltelijke ofwel partiële vrijstelling kan de werkgever het niet vrijgestelde deel aanmerken als eindheffingsloon of als brutoloon voor de werknemer. Zie ook het voorbeeld ‘gedeeltelijke aanwijzing’. Hoe wordt de forfaitaire ruimte berekend? De forfaitaire ruimte van 1,2% (2015) kan alleen worden berekend als naast de waarde van vergoedingen en verstrekkingen ook de loonsom bekend is. Bij juiste en volledige vastlegging kan de waarde uit de financiële administratie worden afgelezen en worden vergeleken met de totale loonsom van kolom 14 (zonder eindheffingsloon) van de loonstaat uit de salarisadministratie. Dit geldt voor ieder tijdvak en dus bij iedere loonaangifte. De loonsom en de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen worden berekend per inhoudingsplichtige, dus over alle subnummers heen. Dit is niet altijd eenvoudig omdat sommige werkgevers de subnummers bij verschillende administratiekantoren hebben ondergebracht, terwijl andere werkgevers geen onderscheid maken in de kosten op concernniveau. Het voorbeeld ‘forfaitaire ruimte’ laat zien dat alle gegevens maandelijks met elkaar vergeleken moeten worden. Daarnaast laat het voorbeeld zien dat de forfaitaire ruimte niet kan worden meegenomen: ieder tijdvak moet het forfait opnieuw worden getoetst aan de gegevens over die maand of vier weken.

Voorbeeld forfaitaire ruimte In april 2014 wordt de loonaangifte over maart 2014 gedaan. De totale loonsom uit kolom 14 bedraagt over maart € 100.000. Uit de grootboekrekening blijkt dat de totale waarde aan vergoedingen en verstrekkingen over maart € 2400 bedragen. Dat is meer dan 1,5% (2014 wordt 1,2% in 2015) van de loonsom. Er is dus 80% over € 900 ofwel € 720 eindheffing verschuldigd. Deze eindheffing is ook verschuldigd als het forfait van januari en februari niet is verbruikt.



Twee praktische methoden Om deze problemen te ondervangen zijn naast de hoofdregel twee praktische berekeningsmethoden toegestaan, waarbij middeling van de jaarloonsom of cumulatie van kosten plaatsvinden: 1. De totale loonsom van de werkgever over 2013 (kolom 14 van de loonstaat over alle subnummers) wordt herleid naar een vast forfait per tijdvak. Bij een loonsom over 2013 van € 1.000.000 bedraagt het maandforfait voor 2014 dus 1,5% over € 1.000.000 / 12 = € 125.000. Het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen wordt ieder tijdvak in 2014 tegen dit vaste bedrag afgezet om te bepalen of over dat tijdvak eindheffing van 80% is verschuldigd. Op deze wijze wordt het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering over alle tijdvakken verdeeld. Na afloop van het jaar vind de definitieve berekening over 2014 plaats in januari 2015. 2. Het forfait voor 2014 bedraagt 1,5% over de totale loonsom 2013. Bij een loonsom over 2013 van € 1.000.000 bedraagt de forfaitaire jaarruimte € 15.000. Vanaf het moment dat de waarde van de totale vergoedingen en verstrekkingen in 2014 de € 15.000 overtreft, is 80% eindheffing verschuldigd over alle volgende aangewezen vergoedingen en verstrekkingen. Zo kunnen schommelingen in de uitgaven worden voorkomen. Na afloop van het jaar vindt de definitieve berekening over 2014 alsnog plaats in januari 2015. Bij beide praktische methoden herrekent de werkgever het voorschot in januari op basis van de werkelijke loonsom. De definitieve afrekening vindt plaats in de aangifte over het laatste tijdvak van het jaar. De eindafrekening is groter naarmate de loonsom meer afwijkt van de loonsom van vorig jaar. Een hogere loonsom betekent minder eindheffing of zelfs een teruggave. Bij de toepassing van de hoofdregel is herrekening niet aan de orde omdat de verschuldigde eindheffing in ieder tijdvak definitief wordt berekend. Uit de administratie zal blijken welke methode is toegepast, de hoofdregel of een praktische methode. Tijdens het jaar kan niet van de methode worden gewisseld. Tijdens de parlementaire behandeling van de werkkostenregeling in november 2014 in de tweede kamer is een wijziging aangebracht. De werkgever hoeft nog maar één keer per jaar te toetsen i.p.v. maandelijks. In het tijdvak volgend op het boekjaar moet definitief bekeken worden of de kosten en vergoedingen in het kader van de werkkostenregeling de vrije ruimte overschrijden. Zo ja, dan volgt afrekening. Heeft u in de loop van het jaar reeds betaald, dan krijgt u het teveel terug en het tekort moet u bijbetalen.



Hoe kunnen onjuistheden worden gerepareerd? Als een vergoeding of verstrekking ten onrechte wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel of als werknemersloon terwijl het andersom is afgesproken met de werknemer, kan de grondslag tussen werknemer en werkgever verschuiven. Dit wordt duidelijk aan de hand van het voorbeeld ‘correcties’. Voorbeeld correcties De Boer krijgt een nieuw uniform van zijn werkgever en ziet de waarde hiervan tot zijn schrik op zijn loonstrook terugkomen. De Boer beklaagt zich bij zijn werkgever. De werkgever zal een correctie moeten toepassen omdat hij afspraken niet juist is nagekomen. Hij wijzigt de verstrekking van bruto werknemersloon in vrijgesteld eindheffingsloon. In de salarisadministratie worden de correcties op de gebruikelijke wijze verwerkt. In de financiële administratie wordt de factuurwaarde (inclusief BTW) alsnog op een subrekening voor eindheffingsloon zonder waarde geboekt, omdat dit soort kleding op nihil wordt gewaardeerd. De wijzigingen worden in een voorafgaande journaalpost verwerkt; het loon voor de werknemer is lager, terwijl de eindheffing door de nihilwaardering gelijk blijft.

Als ten onrechte helemaal geen loon is verantwoord voor een vergoeding of verstrekking, dan moet dit uiteraard ook worden hersteld. Zo kan uit een interne controle of bij controle door de belastingdienst blijken dat de factuur van de Lotus experience uit het eerder voorbeeld ‘aanwijzing’ niet als eindheffingsloon is opgenomen en dat deze ook niet als werknemersloon is verantwoord. Overzicht beoordeling aanwijzing Aan de hand van een aantal vragen kan worden beoordeeld of vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling vallen. Is er sprake van uitzonderingen op belast loon zoals intermediaire kosten, voordelen buiten de tegenwoordige dienstbetrekking of vrijgestelde aanspraken? Als deze kosten al loon vormen, dan vallen ze niet onder de werkkostenregeling. Is er sprake van regulier loon of van uitgesloten vergoedingen en verstrekkingen zoals een auto van de zaak, het gebruik van een dienstwoning of strafrechtelijke boetes? Dit betreft altijd belastbaar loon voor de werknemer. Is er sprake van zakelijke kosten zoals een OV‐kaart, werkplekgebonden arbovoorzieningen, mobiele telefoons die voor ten minste 10 procent zakelijk worden gebruikt, consumpties tijdens de werkplek, vakliteratuur op de werkplek of reiskostenvergoedingen? Als deze kosten loon vormen, zijn ze vrijgesteld van loonheffing of kennen een nihil of andere vaste waardering. De waardering moet dan wel als werkkosten zichtbaar zijn in de financiële administratie. Is er sprake van bovenmatige vergoedingen of andere niet genoemde vergoedingen of verstrekkingen? De keus tussen werknemersloon of eindheffingsloon zal veelal voortvloeien uit collectieve of individuele afspraken met (groepen) werknemers, toepassing van een marginale gebruikelijkheidstoets.



Op welke wijze moet dit dan worden hersteld? De verstrekking wordt in principe als brutoloon voor de werknemers aangemerkt, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat aanwijzing wel heeft plaatsgevonden. In dat geval is alsnog sprake van eindheffingsloon. Er zijn dus twee situaties mogelijk: 1. De vergoeding die niet (in de financiële administratie) is aangewezen vormt bruto werknemersloon. Omdat het een beloning voor bijzondere prestatie vormt zal de werkgever dit loon niet bij de werknemer willen belasten. De werkgever neemt de eindheffing over. De heffing moet gebruteerd plaatsvinden, omdat er voor de werknemer een loonvoordeel ontstaat. De heffing moet worden afgedragen, ook als er nog forfaitaire ruimte aanwezig is. 2. De vergoeding die niet in financiële administratie is aangewezen vormt toch eindheffingsloon, omdat werkgever en werknemer hier vóór het genietingsmoment afspraken over hebben gemaakt die aannemelijk gemaakt kunnen worden. Het loon wordt alsnog aangemerkt als eindheffingsloon. Overgangsregeling 2011 tm 2014 De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd en wordt per 1 januari 2015 definitief. Dan hebben werkgevers geen keuze meer. Het is dus zaak dat iedereen die met werknemers te maken heeft, van manager, salarisadministrateur, boekhouder tot inkoper op de hoogte is met de werkkostenregeling. Het kerstpakket was wellicht goedkoper geweest als de inkoper tijdig had geweten dat de werkgever 80% eindheffing over de gehele aankoop verschuldigd is. Ook de manager die het bedrijfsfeest organiseert moet op de hoogte zijn, dat er mogelijk sprake kan zijn van een 80% eindheffing over het feest. Inventarisatie en doorlichting Om tot een gedegen keuze en soepele invoering van de werkkostenregeling te komen zal de financiële afdeling met fiscale kennis samen met de afdeling personeelszaken moeten inventariseren welke vergoedingen en verstrekkingen er op dit moment plaatsvinden. De (cafetaria)regelingen moeten worden doorgelicht en de vaste kostenvergoedingen en declaratieregelingen worden gewogen in het kader van de werkkostenregeling. Collectieve regelingen en individuele afspraken met werknemers zullen eveneens geïnventariseerd moeten worden. De bestaande afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstrekkingen komen in principe te vervallen vanaf het jaar dat de WKR wordt toegepast. Dus definitief per 1 januari 2015. Afspraken over vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen vervallen niet, maar kunnen worden voortgezet. Bij nieuwe afspraken over gerichte vrijstellingen zal onderzoek naar de werkelijke kosten moeten worden gedaan.



Als alles in beeld is kan aanpassing aan de nieuwe regeling plaatsvinden. Vergoedingen en verstrekkingen zijn vaak als secundaire arbeidsvoorwaarden geregeld. De werkgever kan deze arbeidsvoorwaarden niet eenzijdig wijzigen, zodat hij in overleg moet gaan met de werknemer en mogelijk ook de vakbond of de Ondernemingsraad. Het zal duidelijk zijn dat het voorbereidingswerk per bedrijf verschilt. In dat licht is het niet vreemd dat een overgangstermijn van een aantal jaren wordt uitgetrokken voor de invoering van de werkkostenregeling. Wordt het gemakkelijker? De grote vraag is of het allemaal eenvoudiger wordt. Omdat door de nieuwe regime veel gedetailleerde regels vervallen, wordt naar de mening van de Minister van Economische zaken een substantiële reductie van de administratieve lasten van werkgevers en van de uitvoeringslasten van de Belastingdienst bereikt. De salarisadministratie kan als tussenschakel voor vastlegging op werknemersniveau worden overgeslagen. Als voorbeeld noemt de Minister een cadeau‐cheque of een CD0‐bon. Veel werkgevers schaffen een stapeltje hiervan aan en verstrekken een dergelijke bon als boter‐bij‐de‐ visbeloning aan een medewerker. In de situatie dat er GEEN WKR van toepassing is koppelt de leidinggevende de verstrekking aan de salarisadministratie terug (tenminste zo hoort het!). Op werknemersniveau wordt vervolgens bijgehouden of het totaal aan eindheffingsbestanddelen zoals kerstpakketten, parkeerkosten, en andere kleinigheden onder de grens van € 200 per maand blijft. Bij overschrijding van die grens is eindheffing verschuldigd. Onder de werkkostenregeling wordt dit een stuk eenvoudiger omdat de aanschaf van de bonnen direct door de financiële administratie op de forfaitaire kostenrekening kan worden geboekt. Conclusie administratieve verplichtingen Administratieve verplichtingen en gedetailleerde vastleggingen worden minder bij toepassing van de werkkostenregeling. Vergoedingen en verstrekkingen komen veelal op één hoop in het forfait terecht waarbij aparte vastlegging anders dan de waarde van de werkkosten en eventuele gebruikelijkheidstoets afdoende is. De verschuiving van vastlegging in de salarisadministratie naar algemenere vastlegging in de financiële administratie stelt andere eisen aan de boekingen. Ondanks de vereenvoudiging is toch nog een behoorlijke kennis van de loonheffing nodig om de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen te kunnen duiden. Daarnaast zullen organisatieonderdelen goed met elkaar moeten communiceren als de werkgever niet voor onverwachte kostenposten wil staan. De impact op de administratieve en organisatie zal voor iedere werkgever anders uitpakken. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Cafetariaregeling Inleiding Cafetariaregelingen zijn te definiëren als de optimalisering van de arbeidsvoorwaarden tussen werkgever en werknemer waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die de Wet op de loonbelasting 1964 biedt. Dat wil zeggen: werkgevers en werknemers maken afspraken om belast loon om te zetten in een geheel of gedeeltelijk vrijgestelde vergoeding of verstrekking, naar de keuze van de werknemer. Deze mogelijkheden leiden er doorgaans toe dat de werknemer fiscaal beter af is. De cafetariaregeling kan bij de totstandkoming van de dienstbetrekking worden afgesproken, maar ook bij tussentijdse wijzigingen. Dit kan op individueel niveau (werknemers niveau) als in een collectieve arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd. Realiteitswaarde Cafetariaregelingen moeten naar oordeel van de staatssecretaris van Financiën realiteitswaarde hebben en niet uitmonden in een betalingsregeling. Er is sprake van een realiteitswaarde als de aanpassing van de brutobeloning invloed heeft op de pensioengrondslag, vakantiebijslag of de grondslag voor een sociale verzekeringsuitkering. Als die realiteitswaarde ontbreekt, is sprake van een betalingsovereenkomst. In dat laatste geval verstrekt de werkgever eigenlijk een lening, waarbij de aflossing wordt voldaan door de verlaging van het brutoloon. In dat geval kan de aflossing hiervan uitsluitend uit het nettoloon worden voldaan. In 2007 (geactualiseerd in 2009) heeft de staatsecretaris van Financiën in een besluit goedgekeurd dat ‘…het de betrokken echter vrij staat om, (…) regelingen zodanig aan te passen dat keuzes in het kader van een cafetariaregeling daarop geen invloed meer hebben’. Hij noemde daarbij het voorbeeld van overwerkloon, dat wordt berekend op grond van het brutoloon vóór toepassing van de cafetariaregeling. Ook voor de pensioengrondslag is in 2002 al goedgekeurd dat onder bepaalde voorwaarden toch mag worden uitgegaan van een ongewijzigde pensioengrondslag. Hoewel een cafetariaregeling ook kan leiden tot een optimalisatie van bijvoorbeeld de pensioenregeling ligt de aantrekkelijkheid van deze regeling vaak in vergoedingen en verstrekkingen met een gemengd karakter. Dat zijn vergoedingen en verstrekkingen waarin een ‘privé’ element aanwezig is, en die de werkgever doorgaans niet of niet geheel voor zijn rekening neemt. De werkgever zal wel willen meewerken aan een cafetariaregeling maar daar doorgaans geen extra kosten voor willen maken. Vaak voorkomende mogelijkheden zijn: ‐ ‐ ‐ ‐

Fiets van de zaak; Bedrijfsfitness; Vakbondscontributie; In mindere mate de optimalisering van de reiskostenvergoeding.



De voordelen voor de werknemer vloeien voort uit een fiscaal gunstige behandeling van het huidige regiem van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Dit kan nog steeds onder de werkkostenregeling, maar aan de hand van een voorbeeld zullen wij laten zien dat de fiscale/financiële gevolgen in het voorbeeld minder voorspelbaar worden en daardoor voor de werkgever mogelijk minder aantrekkelijk. Cafetariaregeling en de fiets van de zaak In een brief aan de Tweede Kamer stelt de staatssecretaris van Financiën dat onder de werkkostenregeling de verstrekking of vergoeding van ‘de fiets van de zaak’ eenvoudiger wordt omdat de voor ‘ (…) de werkgevers en werknemers ingewikkelde, en voor de Belastingdienst moeilijk te controleren, eisen (…) allemaal (…) vervallen’. Een terechte opmerking: de werkgever hoeft immers geen rekening meer te houden met het fietsgedrag (minstens 50% voor woon‐werkverkeer), de waarde van de fiets ( € 749) en aan verstrekking of vergoeding in voorgaande jaren. Wil dit echter onbelast kunnen dan moet wel sprake zijn van ‘vrije ruimte’ in de werkkostenregeling. De werkgeer kan op grond van de nieuwe regels zijn werknemers zonder fiscale gevolgen tot een bedrag van 1,5 % (2014) en 1,2% (2015) van de fiscale loonsom onbelast vergoedingen betalen of zaken verstrekken. Zolang dit bedrag niet is bereikt spreken we van ‘vrije ruimte’, ook wel het algemene forfait. Deze regeling houdt op te bestaan per 1 januari 2015. In een cafetariaregeling kan een werknemer afzien van een deel van zijn brutoloon in geld en daarvoor, als aan de huidige voorwaarden wordt voldaan zonder fiscale gevolgen een fiets vergoed of verstrekt krijgen. Dit kost de werkgever niets. In plaats van € 749 loon in geld betaald bij immers een onbelaste vergoeding van € 749 of verstrekt hij een fiets ter waarde van € 749. De werknemer bespaart zich de over het loon in geld verschuldigde belasting. Ook de werkgever heeft een voordeel. Hij bespaart zich immers de premies die verschuldigd zijn over het loon in geld. De vergoeding of verstrekking vormt namelijk geen onderdeel van de grondslag voor de berekening van premies werknemersverzekeringen.



Extra kosten? Ook onder de nieuwe regeling kunnen de werkgever en werknemer overeenkomen dat de werknemer afziet van loon in ruil voor een fiets. Er zijn geen fiscale beperkingen meer aan de aanschafwaarde of het gebruik van de fiets. Maar het is wel de vraag of de regeling mogelijk is zonder extra kosten voor de werkgever. Dat blijkt uit het voorbeeld Voorbeeld fiets van de zaak Een onderneming heeft 20 medewerkers, 15 medewerkers verdienen € 30.000 en 5 medewerkers verdienen € 60.000 per jaar. Stel dat alle werknemers in 2013 een fiets ter waarde van € 749 willen aanschaffen. Is het dan nog interessant om dit door middel van bovengenoemde aanpassing in de arbeidsvoorwaarden te doen? En zo ja, voor wie is dit interessant? Wil een werknemer een fiets kopen zonder fiscale faciliteiten dan moet hij deze uit zijn netto‐ inkomsten bekostigen. Dit betekent dat: Een werknemer die € 30.000 verdient bruto € 1.313 moet verdienen om na aftrek van € 564 loonheffing € 749 te kunnen betalen, met een tarief van 42,2%. Een werknemer die € 60.000 verdient bruto € 1.560 moet verdienen om na aftrek van € 811 loonheffing € 749 te kunnen betalen, met een tarief van 52%.

‘fiets van de zaak’. Als de werknemer en werkgever onder de werkkostenregeling de cafetariaregeling toepassen dan leidt dit tot een verlaging van het brutoloon van de werknemer met gemiddeld € 749 ( een hoger bedrag is mogelijk, er gelden immers geen maxima meer). De werkgever moet de vergoeding dan wel verstrekking van de fiets als eindheffingsbestanddeel aanwijzen. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de ‘vrije ruimte’ in de werkkostenregeling. De aanwijzing moet plaatsvinden uiterlijk op het moment dat de fietsen worden verloond. De huidige regeling leidt zoals gezegd niet tot extra kosten voor de werkgever. Onder de nieuwe regeling zal dat evenmin het geval zijn, mits er voldoende ‘vrije ruimte’ is.



Voorbeeld berekening vrije ruimte De ‘vrije ruimte’ is een percentage van het loon, nu 1,5%, waarover met toepassing van het algemene tarief loonbelasting wordt geheven. In het voorgaande voorbeeld leidt dit tot de volgende berekening: 20 fietsen à € 749

€ 450.000 € 300.000 € 750.000

€ 14.980

Berekening ‘vrije ruimte’ : 15 * € 30.000 5 * € 60.000 Totaal

‘vrije ruimte’ 1,5% van € 750.000

‐/‐ € 11.250

Niet vrije ruimte :

€ 3.730

Eindheffing over € 3.730 x 80% = € 2.984

(Ter wille van de eenvoud is in dit voorbeeld het brutoloon gelijkgesteld aan het fiscale loon.)

Uit het voorbeeld ‘ berekening vrije ruimte ‘blijkt dat alleen de vergoeding dan wel verstrekking van de fietsen de gehele ‘vrije ruimte’ van € 11.250 verbruikt. Ook al geeft deze werkgever geen enkele vergoeding of verstrekking die binnen het algemeen forfait van 1,5% valt, dan nog leidt de vergoeding of verstrekking van de fietsen voor hem tot extra kosten! Hij moet immers over het niet vrije deel van € 3.730 het eindheffingspercentage van 80% dat in de werkkostenregeling geldt, toepassen! Heeft hij helemaal geen ‘vrije ruimte ‘ meer en heeft hij de fietsen aangewezen dan kost de verstrekking van de fietsen hem € 14.980 x 80% = € 11.984 euro aan eindheffing. Varianten zijn mogelijk, maar alle varianten leiden tot extra kosten voor de werkgever. Kosten die hij onder de regeling tot en met 2014 niet maakt. Vrije ruimte We hebben het hierboven gehad over extra kosten. Er is ook nog het probleem van onzekerheid over de omvang van de ‘vrije ruimte’. De ‘vrije ruimte ‘ mag worden bepaald aan de hand van het loon van het voorafgaande kalenderjaar. Dit is een keus die aan de werkgever wordt gelaten. Stel dat de jaarsalarissen in het eerder genoemde voorbeeld die van 2013 zijn. Dan bedraagt de ‘vrije ruimte voor 2014 € 11.250. Heeft de werkgever gekozen dan moet vervolgens in het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar, dus in januari 2015, de ‘vrije ruimte ‘ worden herrekend op basis van het daadwerkelijk door de werkgever belast verstrekte loon. De verlaging van het brutoloon in 2014 als gevolg van de cafetariaregeling leidt alsnog tot een verlaging van de ‘vrije ruimte’ in 2015. De verlaging leidt in voornoemd voorbeeld tot een extra eindheffing van € 180.



De is als volgt te berekenen: Verlaging brutoloon (door daardoor fietsen te verschaffen): 20 * € 749 x 1,5% = € 225. Eindheffing 80% van € 225 = € 180. Het gaat uiteraard niet om een schokkend bedrag maar het is wel iets om rekening mee te houden. Zouden in eerste instantie slechts één of enkele werknemers een fiets willen aanschaffen met gebruikmaking van een cafetariaregeling dan is er in ons voorbeeld niets aan de hand. Als werkgever zou je je medewerking kunnen stoppen als ‘vrije ruimte’ op dreigt te raken. Maar regel dat maar eens in je arbeidsvoorwaarden zonder dat gemor op de werkvloer ontstaat! Cafetariaregeling blijft toepasbaar, maar…… Naar onze mening is onder de werkkostenregeling de cafetariaregeling nog steeds toepasbaar maar voor de werkgever minder aantrekkelijk als deze kostbaarder wordt. Daarnaast is de regeling als gekozen wordt voor herrekening in het volgende kalenderjaar qua omvang van de kosten onvoorspelbaar. Een werkgever zal naar mijn mening niet snel bereid zijn een cafetariaregeling in te voeren waarbij hij belasting moet betalen over een vergoeding of verstrekking terwijl zonder cafetariaregeling deze belasting niet verschuldigd zou zijn geweest. Tijdelijk knelpunten van ernstige aard Zoals hiervoor uiteengezet kan door gebrek aan ‘vrije ruimte’ toepassing van de cafetariaregeling leiden tot extra kosten voor de werkgever. In een groot aantal collectieve arbeidsovereenkomsten is de mogelijkheid gecreëerd om brutoloon in te zetten voor de vergoeding van vakbondscontributie. Zie bijvoorbeeld de collectieve arbeidsovereenkomst 2009‐2011 voor het metaalbewerkingsbedrijf. Kan de invoering van de werkkostenregeling er nu toe leiden dat de werkgever gezien de extra kosten weigert de cafetariaregeling op dit punt nog langer uit te voeren? Dit zal hem niet in dank worden afgenomen. De werkgever zal zeggen dat invoering van de werkkostenregeling bij het afsluiten van de cao niet was te voorzien. Partijen kunnen uiteraard proberen dit door onderling overleg op te lossen. Op de arbeidsrechtelijke kant van de werkkostenregeling zal nog nader worden ingegaan. Eindheffing Gezien de looptijd van de regeling, in het voorbeeld van de cao voor het metaalbewerkingsbedrijf, tot 31 maart 2011, ligt een mogelijke oplossing in de toepassing van de wettelijke mogelijkheid van eindheffing bij tijdelijke knelpunten van ernstige aard. Uiteraard zou de werkgever ook kunnen besluiten om de werkkostenregeling voorlopig niet in te voeren. In het verleden is in de Wet op de loonbelasting de mogelijkheid opgenomen dat bestanddelen van het loon gedurende enige tijd in een eindheffing worden betrokken indien wegens omstandigheden in redelijkheid niet onverkort kan worden vastgehouden aan de wettelijke inhoudingsplicht, in die zin dat alle looncomponenten per afzonderlijke Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


werknemer op een juiste, tijdige en volledige wijze worden verwerkt. Als voorbeeld in de Kamerstukken bij de invoering van de eindheffing in 1997 wijziging van de regelgeving bij een nog lopende collectieve arbeidsovereenkomst genoemd. In dat geval kan de werkgever de inspecteur verzoeken om een voor vatbare beschikking af te geven waarbij de hiervoor genoemde vakbondscontributie wordt aangewezen als tijdelijk knelpunt van ernstige aard. Het eindheffingstarief bedraagt dan een aan de hand van het loon van de individuele werknemer te bepalen tabeltarief. Dit is uiteraard allen verstandig als het tabeltarief voor de werknemer minder bedraagt dan het eindheffingstarief van 80% dat voor de werkkostenregeling geldt (nieuw artikel 31a, lid 2). Dit is op grond van de cijfers van 2013 € 55.991 bedraagt. Voorbeeld aanwijzing knelpunt Medewerkers van een metaalbewerkingsbedrijf zullen doorgaans minder verdienen van € 55.991 per jaar. Wanneer aannemelijk is dat geen sprake meer is van ‘vrije ruimte’ dan zal aanwijzing met toepassing van de knelpuntenregeling minder kostbaar zijn omdat het tabeltarief dan minder dan 80% bedraagt. Het lijkt in de rede te liggen om dan de regeling met betrekking tot de vakbondscontributie in zijn geheel als knelpunt aan te laten wijzen. Het tabeltarief dat geldt voor inkomens onder het genoemd bedrag varieert gemiddeld (over de laatste paar jaar) van 50 – 72%.

De werkkostenregeling en het arbeidsrecht Inleiding De werkkostenregeling treedt definitief op 1 januari 2015 in werking. De overgangsperiode waarbij de werkgever een keuze kon maken tussen het oude regime en de nieuwe werkkostenregeling houdt per 31 december 2014 op te bestaan. Dit fiscale regime voor de belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen van werkgevers aan werknemers heeft vanzelfsprekend ook gevolgen voor de verhouding tussen de werkgever en werknemer. Allereerst is de vraag wat de gevolgen zijn van het gewijzigde fiscale regime voor de reeds bestaande (collectieve) arbeidsverhouding tussen werkgever en werknemer. Op de tweede plaats komt de vraag aan de orde aan welke grenzen een werkgever gebonden is bij de vraag welke vergoedingen en verstrekkingen wel of niet ten laste van het forfait worden gebracht. Werkgevers en werknemers maken afspraken over arbeidsvoorwaarden. Nu de werkkostenregeling zijn intrede heeft gedaan, heeft dit ook consequenties voor de bestaande regelingen van arbeidsvoorwaarden. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Gevolgen voor bestaande arbeidsvoorwaarden Allereerst moet worden opgemerkt dat het feit dat een vergoeding of verstrekking voorheen onbelast was en voortaan belast is, nog niet betekent dat die vergoeding of verstrekking daardoor zou kunnen komen te vervallen. Toen in het verleden zich iets soortgelijks voordeed ten aanzien van de belastbaarheid van autokostenvergoedingen na invoering van de belastingherziening Oort ( die voortaan werden beperkt tot € 0,60 de km), heeft de Hoge Raad geoordeeld dat er niets mis was met het oordeel van de lagere rechter dat de gevolgen van die belastbaarheid naar redelijkheid en billijkheid tussen de partijen moesten worden verdeeld. Maar het verdelen van de gevolgen van de belastbaarheid van een onkostenvergoeding of verstrekking tussen werkgever en werknemer is waarschijnlijk niet de fiscaal voordeligste oplossing. In veel gevallen zal het beter zijn om de bestaande arbeidsvoorwaardenregeling zo te herzien dat van elke euro die de werkgever er aan besteedt een zo groot mogelijk deel netto aan de werknemers toekomt. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat aan sommige vergoedingen en verstrekkingen minder geld wordt besteed dan voorheen. Werknemer wil geen wijzigingen Vanwege het in beginsel gelijklopende belang bij een zo hoog mogelijk nettorendement van de betalingen door de werkgever, kan het heel goed zijn dat een werkgever en zijn werknemers zich vrij gemakkelijk kunnen vinden in een nieuwe regeling van de arbeidsvoorwaarden. Maar het zou ook kunnen dat een of meer werknemers juist veel belang hebben bij een vergoeding of verstrekking waaraan een werkgever minder geld wil gaan besteden en dat deze werknemer of werknemers om die reden niet willen meewerken aan een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Wat is dan de positie van de werkgever? Voorop staat dat afspraken over vergoedingen en verstrekkingen geacht moeten worden deel uit te maken van de arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer. Zelfs als over bepaalde vergoedingen of verstrekkingen feitelijk nooit afspraken zijn gemaakt, zal het feit dat deze vergoedingen en verstrekkingen bestendig werden betaald en gedaan al snel betekenen dat de rechter aanneemt dat zij daarmee deel zijn gaan uit maken van de arbeidsovereenkomst tussen partijen. Al zal dat natuurlijk eerder gelden voor een vergoeding van reis‐ en verblijfkosten die al jarenlang werd betaald dan voor een personeelsfeest dat de werkgever drie jaar op rij heeft gegeven. Eenzijdig wijzigen kan niet zomaar Het feit dat vergoedingen en verstrekkingen deel zijn gaan uitmaken van de arbeidsovereenkomst, betekent dat de werkgever niet zomaar eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de bestaande regeling voor de vergoedingen en verstrekkingen. Zelfs al zou de werkgever voor de voorgestelde wijziging de instemming van de ondernemersraad hebben verkregen, dan wordt dit niet anders. Eenzijdige wijzigingen aanbrengen kan de werkgever alleen maar als hij zich die bevoegdheid bij het treffen van de regeling Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


uitdrukkelijk en schriftelijk heeft voorbehouden. Maar zelfs al heeft de werkgever dat gedaan (iets wat in de regelingen van secundaire arbeidsvoorwaarden en dergelijke niet ongebruikelijk is), dan nog mag de werkgever volgens de wet van die bevoegdheid slechts gebruik maken als hij daarbij een zo zwaarwichtig belang heeft, dat het belang van de werknemer (die natuurlijk als regel nakomen van de gemaakt afspraken kan verlangen) daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Uit de jurisprudentie ten aanzien van het zogeheten eenzijdige wijzigingsbeding blijkt al snel dat een werkgever zich in ernstige financiële problemen moet bevinden voordat een beroep op het beding kan worden gedaan. Een wijziging in de fiscale wetgeving is dan toch van andere orde en waarschijnlijk onvoldoende om een beroep op het eenzijdige wijzigingsbeding te kunnen doen. Niet voor collectieve arbeidsvoorwaarden Als het eenzijdige wijzigingsbeding de werkgever niet de mogelijkheid geeft om een regeling van arbeidsvoorwaarden tegen de zin van een werknemer aan te passen, welke mogelijkheden heeft de werkgever dan nog wél? In wat oudere jurisprudentie, ook van de Hoge Raad, wordt nogal eens vrije gemakkelijk besloten dat een werknemer niet als goed werknemer handelt als hij niet instemt met een redelijk voorstel van de werkgever tot wijziging van de arbeidsovereenkomst. Hoewel dan doorgaans wel werd geëist dat een ‘wijziging op het werk’ voor de werkgever (voldoende) aanleiding vormde om een voorstel tot wijziging van de arbeidsovereenkomst te doen en de vraag gesteld kan worden of een wijziging in de fiscale wetgeving gezien kan worden als een wijziging op het werk, staat inmiddels wel vast dat op deze jurisprudentie geen beroep meer kan worden gedaan. Waarschijnlijk omdat zijn eerdere jurisprudentie nogal gespannen voet stond met de strenge eisen die de wetgever stelt aan het inroepen van een eenzijdige wijzigingsbeding, heeft de Hoge Raad deze jurisprudentie in 2008 behoorlijk aangescherpt. Vaststaat sindsdien dat deze jurisprudentie niet ziet op collectieve wijzigingen van arbeidsvoorwaarden, terwijl dat nu juist is waarom het bij de vergoedingen en verstrekkingen gaat. Algemene civiele recht Daarmee is meteen dan ook het arsenaal aan arbeidsrechtelijke mogelijkheden voor wijzigingen van arbeidsvoorwaardenregelingen uitgeput. Wat overblijft zijn mogelijkheden uit het algemene civiele recht. Het arbeidsrecht maakt daar deel van uit, zodat in beginsel terug kan worden gevallen op instrumenten uit het algemene civiele recht, al zal daarbij steeds de vraag moeten worden gesteld of iets bijzonders uit het arbeidsrecht (vrijwel steeds: de bescherming van de werknemer) wel toestaat dat instrumenten uit het algemene civiele recht in het arbeidsrecht worden toegepast. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Twee instrumenten Twee instrumenten uit het algemene civiele recht dienen zich dan voor toepassing aan. De eerste is de beperkende werking die de eisen van redelijkheid en billijkheid kunnen hebben bij het bepalen van de gevolgen die een overeenkomst heeft. De wet bepaalt van een uit een overeenkomst voortvloeiende regel niet van toepassing is als dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Het tweede instrument is gelegen in de mogelijkheid om aan de rechter te vragen de gevolgen van een overeenkomst te wijzigen of een overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden als sprake is van een bij het aangaan van de overeenkomst onvoorziene omstandigheden die maken dat de ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst naar maatstaven van redelijk en billijkheid onaanvaardbaar is. In beide gevallen gaat het er dus om of iets ‘naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is’. Nu is dat door de wetgever bedoeld als een heel zware eis. Voorop moet staan dat de eisen van het rechtsverkeer in beginsel met zich meebrengen dat degenen die aan het rechtsverkeer deelnemen er van uit mogen gaan dat het eenmaal gegeven woord de partijen bindt. Hoewel wel voorbeelden bekend zijn waarin op grond van deze instrumenten arbeidsvoorwaarden zijn gewijzigd, moet toch worden aangenomen dat de rechter daarbij een toets zal aanleggen die in elk geval niet minde zwaar is dan de toets die moet worden aangelegd bij het toepassen van een eenzijdige wijzigingsbeding. Instemmen met nieuwe regeling Al met al zijn de vooruitzichten voor een werkgever die vanwege het gewijzigde fiscale regime een regeling van arbeidsvoorwaarden tegen de zin van een werknemer wil wijzigen ongunstig. Daarbij moet worden opgemerkt dat er bepaald ook wel voorbeelden in de jurisprudentie zijn aan te wijzen waarbij rechters met uiteenlopende motiveringen toch hebben ingestemd met wijzigingen van arbeidsvoorwaarden tegen de zin van een werknemer, maar daarop rekenen kan de werkgever toch maar moeilijk. Het beste advies dat de werkgever te geven valt, lijkt te zijn om alle mogelijkheden die zich voordoen om bepaalde gunsten die de werknemer van de werkgever verlangt aan te grijpen om de werknemer ertoe te bewegen in te stemmen met de voorgestelde nieuwe regeling van de vergoedingen en verstrekkingen. En wat dat betreft kan de werkgever daar maar het beste zo vroeg mogelijk mee beginnen, want dan is de kans het grootste dat er zich nog passende gelegenheden voordoen. Wel of niet ten laste van forfait? Een tweede arbeidsrechtelijk aspect dat zich voordoet naar aanleiding van de nieuwe fiscale werkkostenregeling betreft de vraag op welke wijze bepaald wordt welke vergoedingen en verstrekkingen ten laste van het forfait worden gebracht en waarover bij overschrijding van het forfait 80% eindheffing van de werkgever wordt geheven en welke andere onkostenvergoedingen bij de werknemer zullen worden belast. Nedsal.com T 0251‐254724 Personeels‐ & salarisadministraties E [email protected] Engelandstraat 76 1966 NJ Heemskerk www.nedsal.com


Keuzevrijheid Al te veel is daarover in de wet en de wetsgeschiedenis niet te vinden. Gesteld wordt dat de werkgever op dat punt een keuzevrijheid heeft die hij in overleg met de werknemer of met de werkgeversvertegenwoordigers als de ondernemingsraad (die echter op het gebied van de primaire arbeidsvoorwaarden geen bevoegdheid heeft) of de vakbond (met wie dan een cao zou moeten worden afgesloten) kan uitoefenen. Ook wordt gesteld dat de werkgever daarover afspraken met zijn werknemers kan maken. De grens ligt volgens de wetsgeschiedenis daar waar als eindheffingsbestanddeel vergoedingen of verstrekkingen worden aangewezen die in belangrijke mate afwijken van ‘hetgeen in overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is’, wat dat dan ook is. Daarmee zouden allen extreme situaties van oneigenlijk gebruik door de Belastingdienst moeten kunnen worden bestreden. In de keuze van de vergoedingen en verstrekkingen die wel en niet tan laste van het forfait komen, lijkt de werkgever daarmee betrekkelijk vrij. Goed werkgeverschap De vraag kan rijzen of een werkgever nog als goed werkgever handelt als hij bepaalde vergoedingen of verstrekkingen wel aan de ene maar niet aan de andere werknemer verstrekt. Op dat punt zal het arbeidsrecht de werkgever niet snel in de weg staan. Het recht op gelijke beloning als aspect van goed werkgeverschap is niet sterk. Volgens de Hoge Raad speelt het algemeen erkende rechtsbeginsel dat gelijke gevallen in gelijke omstandigheden op gelijke wijze moeten worden beloond weliswaar een rol, maar kan een objectieve rechtvaardigingsgrond een afwijkende beloning toestaan en moeten ook andere omstandigheden van het concrete geval in de beoordeling te worden betrokken. Uiteindelijk is van strijd met de eisen van goed werkgeverschap pas sprake als de ongelijke behandeling naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. En van die laatste eis zagen wij al dat het een heel strenge eis is. Conclusie De wetgever heeft zich weinig bekommerd om de gevolgen die de inwerkingtreding van de werkkostenregeling heeft voor het arbeidsrecht. De mogelijkheden om zich tegen de zin van de werknemer arbeidsvoorwaardenregelingen aan te passen in verband met de gewijzigde fiscale regime van onkostenvergoedingen en verstrekkingen zijn daardoor zeer beperkt. Daarentegen lijkt het arbeidsrecht niet al te snel beperkingen op te werpen ten aanzien van het uitoefenen van de bevoegdheid van de werkgever om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen die ten laste van het forfait worden gebracht, terwijl het niet aanwijzen toch betekent dat loonbelasting moet worden ingehouden voor de vergoeding of verstrekking. Op de volgende pagina een



Schematisch overzicht arbeidsvoorwaarden en werkkostenregeling toepassing


De werkkostenregeling

Recommend Documents