De werkkostenregeling

De werkkostenregeling De weg naar implementatie!

White paper

UNIT4 Accountancy B.V. 2012

Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Stappenplan 4 3. De nieuwe fiscale werkelijkheid 9 4. Vier vragen over de UNIT4 WKR-Overstapper 13 5. Projectmatige aanpak 15 6. UNIT4 Accountancy B.V. 16

Mr. Liesbeth Meester UNIT4 Accountancy B.V. De inhoud van deze white paper is samengesteld door mr. Liesbeth Meester, loonheffingenspecialist bij UNIT4. Liesbeth heeft na haar studie ruim 10 jaar gewerkt als belastingadviseur bij PwC, met als specialisme loonheffingen. De werkkostenregeling heeft zij bij diverse organisaties geïmplementeerd. Op basis van die praktijkervaring is de inhoud van deze white paper tot stand gekomen. Suggesties voor verbetering van deze white paper? Neem contact op met [email protected]

PagINA 2 van 17

1. Inleiding De werkkostenregeling vervangt het oude fiscale systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Doel daarvan is vereenvoudiging. De wet is in werking getreden op 1 januari 2011, maar werkgevers kunnen kiezen om de overstap naar het nieuwe regime uit te stellen tot uiterlijk 2014. In plaats van de oude fijnmazige regelgeving per arbeidsvoorwaarde gaat de werkkostenregeling uit van een budgettair systeem. Administratieve vastlegging op werknemerniveau is daarbij niet langer noodzakelijk. Elke werkgever (te beoordelen per loonheffingennummer!) kan 1,4% (vanaf 2013: 1,5%) van de fiscale loonsom belastingvrij vergoeden of verstrekken. Wat niet ten laste komt van deze vrije ruimte zijn een aantal specifiek benoemde gerichte vrijstellingen: • reiskosten; • tijdelijke verblijfkosten; • kosten van opleiding en studie; • kosten van outplacement; • extraterritoriale kosten; • verhuiskosten; • rentevoordeel hypothecaire leningen. Daarnaast zullen zaken die met de werkplek samenhangen bijzonder laag (soms op nihil) worden gewaardeerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor mobiele telefoons, bepaalde werkkleding, laptop, ARBOverstrekkingen, maaltijden en bedrijfsfitness. Hierbij kunnen wel nadere voorwaarden gelden. Wat overblijft, zoals de vergoeding van de internetverbinding bij de werknemer thuis, komt tegen de factuurwaarde ten laste van de vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013: 1,5%). Is de vrije ruimte niet toereikend, dan kost dat de werkgever over het meerdere 80% loonheffing. Tenzij de loonheffing voor rekening van de werknemer mag/kan komen.

De gevolgen van de werkkostenregeling voor de specifieke arbeidsvoorwaarden van uw clienten zijn niet in één oogopslag duidelijk. De verleiding is groot om de overstap van uw clienten maximaal uit te stellen tot 2014. Zolang u niet weet waar uw client precies voor kiest, is dat niet verstandig! UNIT4 helpt u inzichtelijk te maken wat het gevolg is van de werkkostenregeling voor uw clienten. Dat stelt u in staat uw client te begeleiden bij een bewuste keuze.

PagINA 3 van 17

2. Stappenplan In 2012 moet tenminste 75% van de werkgevers de overstap naar de werkkostenregeling nog maken, voor 1 januari 2014. Terwijl de tijd dringt blijven werkgevers huiverig om ermee aan de slag te gaan. Met de volgende stappen komt implementatie binnen handbereik. Stap 1: Kennis vergaren Stap 2: Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden Stap 3: Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Stap 4: Inrichten van salaris- en financiële administratie Stap 5: Monitoren van de vrije ruimte

Stap 1

Kennis vergaren Zorg dat u weet waar de werkkostenregeling precies over gaat. Lees vakbladen en volg een kennissessie over de theorie. Zo weet u in korte tijd dat bijvoorbeeld de diensttijduitkering bij een jubileum van de werknemer bij 25 of 40 jaar buiten de werkkostenregeling valt. Deze uitkeringen blijven gewoon bestaan, daar heeft de werkkostenregeling niets mee te maken. Ook ondervindt de belastingheffing over de auto van de zaak geen invloed van de werkkostenregeling. Alle met de auto van de zaak samenhangende zaken kunnen onbelast blijven. Houd er wel rekening mee dat een maandelijkse vaste kostenvergoeding zeer waarschijnlijk in zijn geheel zal moeten worden herzien. Bestaande afspraken met de fiscus vervallen meestal en een vaste kostenvergoeding mag alleen bestaan, net als onder de oude regelgeving, met in de administratie een onderbouwing die naar aard en omvang is gespecificeerd. De wettelijke sanctie bij het ontbreken van de onderbouwing is dat de vrije ruimte van 1,4% (1,5% in 2013) direct wordt gevuld. De stap van kennis vergaren is relevant voor alle accountants- en administratiekantoren die werkgevers begeleiden op het terrein van hr, p&o, salarisadministratie en financiën.

Voor het in korte tijd verkrijgen van voldoende kennis over het theoretisch wettelijk kader van de werkkostenregeling kunt u terecht bij UNIT4 Academy. Kijk op www.unit4academy.nl/wkr voor meer informatie. In hoofdstuk 3 van deze white paper treft u een overzicht van de nieuwe fiscale etiketten die arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling meekrijgen.

PagINA 4 van 17

Stap 2

Analyseren van de huidige arbeidsvoorwaarden Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers betaalt u onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt u 20% eindheffing af. Zo gelden er veel specifieke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat levert u naast een stevige administratieve last ook een fiscale last op. Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers betaalt de werkgever onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. Bijvoorbeeld over het kerstpakket met een maximale waarde van €70 (inclusief btw), draagt de werkgver 20% eindheffing af. Zo gelden er veel specifieke fiscale regels voor elke secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat levert naast een stevige administratieve last ook een fiscale last op. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct/km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013 1,5%) van de fiscale loonsom (kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De werkgever is overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet het bruto uitbetalen van vergoedingen wel tevoren ook zo met de werknemers zijn afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding kan niet zomaar gedwongen worden om de loonheffing te betalen. Het huidige arbeidsvoorwaardenpakket van uw clienten moet u daarom analyseren door de bril van de werkkostenregeling, zodat u weet welke fiscale last (of bate!) de toepassing van de werkkostenregeling uw client oplevert ten opzichte van de oude regelgeving. U kunt daarvoor gebruik maken van hoofdstuk 3 van deze white paper. Heeft u meer toelichting nodig om te begrijpen welke getallen precies uit de administratie relevant zijn, bekijk dan of u de UNIT4 WKROverstapper zou willen aanschaffen. U hoeft daarvoor geen UNIT4 gebruiker te zijn en u krijgt dan alle ingrediënten om de overstap mogelijk te maken.

In hoofdstuk 4 van deze white paper leest u meer over de UNIT4 WKR-Overstapper.

PagINA 5 van 17

Stap 3

Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Als u weet wat uw client de werkkostenregeling bij “niets doen” gaat kosten, gaat uw client mogelijk keuzes maken op arbeidsvoorwaardelijk terrein. Als blijkt dat het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket niet binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft, kan uw client ervoor kiezen om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Zo kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om te kiezen voor het bruteren van een vergoeding (loonheffing voor rekening van de werkgever) in plaats van de consequenties te nemen van de overschrijding van de vrije ruimte. Bijvoorbeeld voor een werknemer op wie het tarief van 42% van toepassing is hoort een eindheffingstarief van 72,4%. Dat is minder dan 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte. Als uw client dan kiest voor brutering van een vergoeding bij deze werknemer, in plaats van de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel, dan scheelt dat 7,6% belastingheffing. Doordat de werkkostenregeling een onderscheid maakt in vergoeden en verstrekken (eigendom bij de werknemer) enerzijds en ter beschikking stellen (eigendom bij de werkgever) anderzijds, kan uw client ook ingrijpen in de wijze waarop de werknemer de secundaire arbeidsvoorwaarde krijgt. Geeft uw client bijvoorbeeld een (maandelijkse) vergoeding voor mobiel telefoongebruik, dan gaat dat ten laste van de vrije ruimte van 1,4% (1,6% vanaf 2013). Een ter beschikking gestelde mobiele telefoon neemt geen vrije ruimte in, omdat deze bij een zakelijk gebruik van tenminste 10% op nihil wordt gewaardeerd. Daardoor is er geen loonheffing verschuldigd en dat zorgt er in elk geval voor dat de overschrijding van de vrije ruimte vermindert. Als uw client het pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden écht wil beperken, omdat het te gortig wordt om er 80% eindheffing over te betalen, dan moet uw client het overleg zoeken met de werknemers. Als uw client een ondernemingsraad heeft, moet deze erbij worden betrokken. Versoberen kan immers niet zomaar! Heeft uw client juist vrije ruimte over, dan kan uw client binnen deze ruimte wat extra’s doen voor de werknemers. Ook zonder dat het uw client zélf wat kost. Dan kiest uw client voor een cafetariasysteem waarbij de werknemer brutoloon uitruilt tegen een secundaire arbeidsvoorwaarde zoals een fiets, een computer of een fitnessabonnement. In dat geval doet u er wel goed aan om afstemming te zoeken met de Belastingdienst. De administratieve vereisten aan een cafetariasysteem luisteren nauw! Hebt u behoefte aan meer praktische tips voor de aanpassing van arbeidsvoorwaarden, als gevolg van de uitkomsten van stap 2, dan biedt de UNIT4 WKR-Overstapper u meer richtlijnen.


PagINA 6 van 17

Stap 4

Inrichten van salaris- en financiële administratie De kostensoorten die bij de toepassing van de werkkostenregeling relevant zijn, komen zowel in de salaris- als in de financiële administratie voor. Declaraties van werknemers vinden in de financiële administratie plaats, terwijl de fiscale consequenties daarvan in de salarisadministratie zichtbaar moeten worden. Op basis daarvan komt immers de loonaangifte tot stand. Andersom moeten kosten die via de loonjournaalpost worden aangeleverd op de juiste grootboekrekening worden geboekt. Het is daarom noodzakelijk om in beide administraties kostensoorten op dezelfde wijze te labelen. Splitsing is noodzakelijk in de volgende hoofdcategorieën: • gerichte vrijstellingen; • bijzondere waarderingen (nihil en enkele vaste bedragen); • vrije ruimte (1,4% van de fiscale loonsom; 1,5% in 2013); • intermediaire kosten (geen loon); • belast loon; • onbelast (loon) op basis van andere regelingen. Omdat de werkkostenregeling uitgaat van kosten inclusief btw, is het nodig om het grootboekrekeningenschema uit te breiden. Hebt u behoefte aan een voorbeeld voor de inrichting van de salaris- en financiële administratie, dan doet u er goed aan om tot aanschaf van de UNIT4 WKR-Overstapper over te gaan.


PagINA 7 van 17

Stap 5

Monitoren van de vrije ruimte Heeft uw client eenmaal de overstap naar de werkkostenregeling gemaakt, dan wilt u met uw client gedurende het jaar uiteraard op de hoogte zijn van de resterende vrije ruimte voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Wat heeft uw client al uitgegeven, maar ook de prognose van wat uw client nog gaat uitgeven. Daarbij is relevant dat uw client voor de afdracht van eindheffing onder de werkkostenregeling een keuze heeft uit drie berekeningsmethoden: •

voorschotmethode: voorschot vrije ruimte gebaseerd op de fiscale loonsom van vorig jaar;

•

volloopmethode: eindafrekening einde jaar op basis van cumulatieve berekening werkkosten;

•

tijdvakmethode: afrekening per loontijdvak op basis van de werkelijke fiscale loonsom.

UNIT4 werkt momenteel aan de ontwikkeling van de UNIT4 WKR-monitor. Dit is een software applicatie waarmee u in staat wordt gesteld om op elk moment in het jaar te bekijken hoe uw client staat ten opzichte van de vrije ruimte. Wat is er al uitgegeven, maar ook wat is de prognose van de vrije ruimte? U hoeft voor de aanschaf en het gebruik van deze applicatie geen UNIT4 gebruiker te zijn. Het is een instrument dat kan communiceren tussen vrijwel elke salaris- en financiële administratie.

Streven is om deze applicatie in de loop van 2013 op de markt te brengen.

PagINA 8 van 17

3. De nieuwe fiscale werkelijkheid Over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers betaalt uw client onder de oude regelgeving belasting, vaak in de vorm van een eindheffing. De werkkostenregeling kent een andere methode van belastingheffing. Veelvoorkomende (omvangrijke) vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers zijn gericht vrijgesteld, zoals bijvoorbeeld de kilometervergoeding van 0,19 ct/km en kosten voor opleiding en scholing. Voor secundaire arbeidsvoorwaarden buiten de gericht vrijgestelde zaken geldt een vrije ruimte van 1,4% (vanaf 2013: 1,5%) van de fiscale loonsom (kolom 14). Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt uw client 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. Uw client is overigens niet verplicht om gebruik te maken van de vrije ruimte. Het bruto uitbetalen van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werknemer) of bruteren van vergoedingen (loonheffing voor rekening van de werkgever) blijft ook mogelijk. Uiteraard moet het bruto uitbetalen van vergoedingen tevoren wel ook zo met de werknemers zijn afgesproken. Een werknemer die recht heeft op een netto vergoeding mag niet zomaar geforveerd worden om de loonheffing te betalen. Als uw client wél gebruik maakt van de vrije ruimte voor bepaalde arbeidsvoorwaarden, dan is uw client verplicht die arbeidsvoorwaarden “aan te wijzen” als eindheffingsbestanddeel. Aanwijzing vindt plaats door administratieve verwerking als eindheffingsbestanddeel. Bovendien worden de vergoedingen en verstrekkingen gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer, inclusief btw. Daarom zullen in veel gevallen aanpassingen moeten worden gedaan in zowel de financiële als de salarisadministratie. Hieronder ziet u de fiscale consequenties van de meest voorkomende secundaire arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling.

PagINA 9 van 17

Hieronder ziet u de fiscale consequenties van de meest voorkomende secundaire arbeidsvoorwaarden onder de werkkostenregeling.

onbelast (geen loon)

Intermediaire kosten

Nihil waardering

Gerichte vrijstelling

Werkkostenregeling 1,4% forfait (2013: 1,5%)

Arbeidsvoorwaarde

Reizen •

Zakelijke reiskosten tot € 0,19/km Zakelijke reiskosten boven € 0,19/km (ook parkeer-, veer-, en tolgelden privé auto)

• •

Losse OV-bewijzen zakelijk vervoer (ook woon-werk)

•

OV-kaart mede voor zakelijk gebruik (ook woon-werk) Aanschafkosten OV-chipkaart

• •

Zakelijke reiskosten vliegtuig, taxi, boot (ook woon-werk) Parkeervergunningen bij huis (ook auto van de zaak)

• •

Gebruik parkeerterrein en/of fietsenstalling bij de werkgever Niet op de werknemer verhaalde verkeersboetes

•

Fietsen en fietsaccessoires

•

Achtergestelde vervoerbewijzen als IPB-tickets (indien plaats beschikbaar)

• •

Kosten samenhangend met auto van de zaak (bv. parkeer-, veer-, en tolgelden) Telecom, apparatuur, gereedschap Ter beschikking gestelde mobiele telefoons/blackberries > 10% zakelijk gebruik. Scherm maximaal 7 inch groot1

•

Ter beschikking gestelde PC’s, notebooks, laptops > 90% zakelijk gebruik1

• •

Inrichting van de werkplek bij de werkgever Vergoeding huisaansluiting internet en/of vaste telefoon

•

Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. dat op de werkplek achterblijft1

•

Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen e.d. > 90% zakelijk gebruik (mag mee naar huis)1

•

Werkkleding

1

Ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft1

•

Ter beschikking gestelde kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens werk te dragen (uniform, overall)1

•

Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen (werkschoenen, veiligheidsbril)1

•

Ter beschikking gestelde kleding met logo > 70 cm21

•

Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,4% forfait!

PagINA 10 van 17



Nihil waardering



Arbeidsvoorwaarde

Eten en drinken Maaltijden op de werkplek (kantine o.i.d.)2

€ 2,95 per maaltijd

Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen (ook buiten de werkplek)

• •

Consumpties op de werkplek (geen maaltijd) Consumpties bij personeelsfestiviteiten externe locatie (borrels, jubilea e.d.)

•

Consumpties bij > 90% zakelijke activiteit op externe locatie

•

Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders (hotel, diners, lunches e.d.)

•

Werklunches, werkdiners met zakelijke relaties

•

Woning van de werknemer Werkruimte/studeerkamer thuis, inclusief inrichting

• •

Ter beschikking gestelde ARBO-voorzieningen op de werkplek thuis1 •

Verhuiskosten (zakelijke reden), inclusief overbrengen boedel Aan- en verkoopkosten van de woning bij zakelijke verhuizing Huisvesting en inwoning op de werkplek

2

• € 5,10 per dag

Opleiding en contributies Contributie voor personeelsverenigingen, vakbonden

• •

Inschrijfgeld beroepsregister, beroepsverenigingen Golfabonnementen, Rotary, Lion’s e.d.

•

Vakliteratuur (ook indien thuis bezorgd)

•

Studie, opleiding, kosten EVC- procedures, cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, outplacement

•

Festiviteiten en representatie Representatie en geschenken voor interne relaties (collega’s)

• •

Representatie en geschenken voor externe relaties en klanten Personeelsfeesten, personeelsreizen, afdelingsuitjes e.d. buiten de werkplek

• •

Personeelsfeesten op de werplek Werkgeversbijdrage aan personeelsvereniging

•

Geschenken bij persoonlijke gelegenheden als ziekte, overlijden, verjaardag, huwelijk, geboorte e.d.3

1 2 3 4

•

Geschenken bij feestdagen (kerst, sinterklaas e.d.) of bij persoonlijke feestdagen (jubilea, huwelijk, geboorte > €25)4

•

(Korting op) producten uit het eigen bedrijf van de werkgever5

•

Vergoeding/verstrekking ongeacht zakelijk gebruik leidt tot 1,4% forfait! Normbedrag 2012 Maximaal €25, geen geld, geen waardebonnen Ook voor postactieven!

PagINA 11 van 17



Nihil waardering



Arbeidsvoorwaarde

Bedrijfsfitness •

Bedrijfsfitness op de werkplek (ongeacht eventueel toezicht) Bedrijfsfitness niet op de werkplek

•

Internationaal werkende werknemers •

30% vergoeding voor extraterritoriale kosten Kosten voor aangifte inkomstenbelasting van werknemer

•

Schadevergoedingen Vergoeding wegens schade of verlies van persoonlijke zaken tijdens de uitoefening van het werk

•

Schadevergoeding voor overstromingen, aardbevingen (niet verzekerd)

•

•

Immateriële schadevergoeding

•

Eenmalige uitkering/verstrekking bij overlijden5

•

Schadevergoeding bij ontslag Vergoeding kosten advocaat bij ontslag

•

Renteloze leningen Rentevoordeel personeelslening t.b.v. de eigen woning, (electrische) fiets/scooter Rentevoordeel overige personeelsleningen

•

Overige arbeidsvoorwaarden Vaste kostenvergoeding mét specificatie naar aard en omvang6

•

Vaste kostenvergoeding zónder specificatie naar aard en omvang6

•

•

•

•

•

Uitkering bij diensttijd 25 of 40 jaar5

5 6

•

Uitkering bij diensttijd niet zijnde bij 25 of 40 jaar

•

Vergoeding voor ziektekosten en/of voor de aanvullende ziektekostenverzekering

•

Normering in de wet Wettelijk is een onderbouwing vereist vanaf toepassing WKR

Overzicht naar de stand van wet- en regelgeving op 1 september 2012

Deze lijst is niet uitputtend. Denkbaar is dat uw client arbeidsvoorwaarden kent die niet zijn genoemd in deze lijst. Meestal is er dan sprake van belastbaar loon. Als uw client vrije ruimte over heeft, kunt u het daarin onderbrengen. Belangrijk is dat er voor de vulling van de vrije ruimte geen zakelijkheidstoets geldt. Wél dient u rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets. Een nieuw begrip dat zich waarschijnlijk in de praktijk nog verder gaat vormen. Hoofdregel is dat uw client niet meer dan 30% mag afwijken van datgene wat binnen uw branche/bedrijfstak gebruikelijk is.

PagINA 12 van 17

4. Vier vragen over de UNIT4 WKR-overstapper In 2014 moet elke werkgever de overstap naar de werkkostenregeling hebben gemaakt. De nieuwe regelgeving is zeker niet ingewikkelder dan de oude. Toch blijven veel accountants- en administratiekantoren huiverig om ermee aan de slag te gaan. UNIT4 ondersteunt u daarom met software: de UNIT4 WKROverstapper. In antwoorden op vier vragen leggen wij uit wat de UNIT4 WKROverstapper voor u kan doen. Vraag 1. Wat kan de UNIT4 WKR-Overstapper? De UNIT4 WKR-Overstapper brengt in beeld wat de gevolgen van zijn van de WKR op arbeidskosten van een werkgever. Daarnaast geeft de UNIT4 WKR-Overstapper eenvoudige richtlijnen mee voor aanpassing van arbeidsvoorwaarden. Ook krijgt u een voorbeeld voor de inrichting van de financiële en salarisadministratie, zodat u in staat wordt gesteld om de WKR daadwerkelijk toe te passen.

Vraag 2. Wat maakt de UNIT4 WKR-Overstapper uniek? Wij leggen u kort en bondig in begrijpelijke taal uit wat u per arbeidsvoorwaarde uit de administratie(s) moet opzoeken. We laten u niet onnodig veel vragen beantwoorden of onnodig veel cijfers opzoeken. Naast de meting van financiële consequenties geven wij u eenvoudige mogelijkheden tot aanpassing van arbeidsvoorwaarden én u krijgt een voorbeeld voor de inrichting van de administratie. Wij signaleren ook voor u in welke gevallen u het overleg met de Belastingdienst zou moeten zoeken. Kortom, alle ingrediënten om de overstap daadwerkelijk te kunnen maken.

Vraag 3. Hoe werkt de UNIT4 WKR-Overstapper? U hoeft geen expert of specialist te zijn om te begrijpen hoe de WKR-Overstapper werkt. U doorloopt een werkproces waarbij u in begrijpelijke taal wordt gevraagd een aantal cijfers uit uw administratie in te voeren. Daarbij wordt uw gehele pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden doorlopen, maar alleen voor zover dat relevant is voor de toepassing van de WKR. Uw antwoorden leiden tot een korte rapportage waarin u kunt zien wat het financiële gevolg is van de overstap naar de WKR, bij gelijkblijvende arbeidsvoorwaarden. Daarna maakt u de keuze of u de arbeidsvoorwaarden aanpast, eventueel met hulp van de richtlijnen die wij daarover hebben opgenomen. Na aanpassing van de arbeidsvoorwaarden kunt u eenvoudig nogmaals met de WKR-Overstapper in beeld brengen wat de financiële impact daarvan is. Tot slot gebruikt u het model voor inrichting van uw administratie om de noodzakelijke voorbereiding te doen in zowel de financiële als de salarisadministratie. Per 1 januari 2013 of 2014 stapt u dan over.

PagINA 13 van 17

Vraag 4. Waar kan ik de UNIT4 WKR-Overstapper bestellen? Bent u reeds gebruiker van UNIT4 Auditor, dan kunt u een werkprogramma WKR aankopen. Neem daarvoor contact op met uw accountmanager. Bent u geen gebruier van UNIT4 Auditor, dan koopt u de UNIT4 WKR-Overstapper online via www.wkroverstapper.nl Bent u reeds klant van UNIT4 Accountancy B.V. dan kunt u ook contact opnemen met uw accountmanager om een bestelling te plaatsen.

PagINA 14 van 17

5. Projectmatige aanpak Heeft uw client veel secundaire arbeidsvoorwaarden, afspraken met de Belastingdienst, een vaste kostenvergoeding of andere oorzaken waardoor eenvoudig overstappen op de werkkostenregeling niet aan de orde is? Kies dan voor een projectmatige aanpak met een gedetailleerde projectplanning. In het projectteam zijn tenminste HR/personeelszaken, salarisadministratie en financiën van uw client vertegenwoordigd. Samengevat resulteert het project in: 1. gefundeerde keuzes over beleidsmatige zaken als:

• het moment van overstap (2013 of uiterlijk 2014);

• eventuele aanpassingen in arbeidsvoorwaarden;

• afspraken met de Belastingdienst;

• Aanpassingen in (werk)processen en systemen van de organisatie.

2. voldoen aan fiscale wet– en regelgeving 3. kostenbeheersing van secundaire arbeidsvoorwaarden 4. procesmatige beheersing van de vrije ruimte 5. geïnformeerde medewerkers.

PagINA 15 van 17

6. UNIT4 Accountancy B.V. Na overstap op de werkkostenregeling is het belangrijk om kostensoorten voortaan voldoende uitgesplitst te boeken in de financiele administratie. In UNIT4 Multivers Accounting zal daarom vanaf 2013 een aangepast grootboekrekeningschema worden meegeleverd, dat u in staat stelt om de werkkostenregeling daadwerkelijk uit te voeren. Uiteraard moet ook de informatie uit het salarispakket voldoende uitgesplitst zijn, zodat die informatie op een juiste manier verwerkt wordt. Wij streven ernaar om ook die informatie in UNIT4 Personeel & Salaris vanaf 2013 mee te leveren. Daarmee kan een gebruiker van beide UNIT4 pakketten inzichtelijk krijgen wat er precies aan kostensoorten is uitgegeven dat ten laste van het werkkostenbudget moet komen. UNIT4 Accountancy B.V. werkt momenteel aan een software-onafhankelijke oplossing om de juiste informatie uit zowel de financiele als de salarisadministratie boven water te krijgen, de UNIT4 WKR-monitor. Deze is dus ook door niet-UNIT4 gebruikers te gebruiken.

Disclaimer: Deze white paper is uitsluitend opgesteld als algemene informatievoorziening over het proces van implementatie van de werkkostenregeling. Deze white paper is niet verstrekt voor een specifiek doel en dient niet te worden geïnterpreteerd als professioneel advies; het gebruik en eventuele besluitvorming op basis van deze white paper komen voor eigen rekening en risico van de lezer. Er wordt door UNIT4 vennootschappen, medewerkers en vertegenwoordigers geen enkele aansprakelijkheid aanvaard ten aanzien van de juistheid en/of volledigheid van de in deze white paper vervatte informatie. PagINA 16 van 17

Innovatief Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn

HRM Nederland

UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor hrm- en financieel professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen

over innovatie van hrm. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van hrm. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumenten en webinars. Lid worden kan via deze link: www.unit4.nl/innovatiefhrm

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen.

Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ‘ground breaking solutions 3.0’. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien. Wij begrijpen dat.

Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen. Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken. In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit.

Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee.

www.unit4.nl

UNIT4 Accountancy B.V. Postbus 755, 3900 AT Veenendaal De Schutterij 27, 3905 PK Veenendaal T 0318 58 16 00 F 0318 58 16 10 E [email protected] I www.unit4.nl

U4Accountancy

InnovatiefHRMnl

werkkostenregeling.blogspot.com

Innovatief HRM Nederland

blog.unit4.nl I www.unit4academy.nl

De werkkostenregeling

Recommend Documents