De WerkKostenRegeling Handleiding voor UBplus
Versie: 1.3 Versiedatum: 04-01-2015
2
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus
Inhoudsopgave
1.
De WKR toegelicht
2.
Overstappen naar de WKR - algemeen
3.
UBplus en de WerkKostenRegeling
3.1
Instellen WKR in UBplus
3.2
Aanpassen vergoedingen
3.3
Export naar de financiële administratie
3.4
Loon proforma berekening
3.5
Overzichten
3.6
De concernregeling – eindheffing / vrije ruimte overdragen
3.7
WKR in de Loonaangifte t/m 2014
3.8
WKR in de Loonaangifte vanaf 2015
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus
3 1
De WKR toegelicht
De WerkKostenRegeling (WKR) bestaat sinds 2011 en moet verplicht worden toegepast vanaf 2015. De WKR vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen (witte tabel toegepast). In principe betekent de WerkKostenRegeling dat er geen vergoedingen en verstrekkingen meer bestaan waarover geen belasting moet worden betaald, maar dat alles belast is. Het is aan de werkgever om aan te geven of het belast is bij de werknemer (als een belaste vergoeding in UBplus) of bij de werkgever (als een onbelaste vergoeding in UBplus met eindheffing WKR). Er zijn echter een aantal uitzonderingen; deze vergoedingen en/of verstrekkingen vallen buiten de WKR en kunnen onbelast betaald/verstrekt worden zonder dat hierover eindheffing WKR moet worden afgedragen Een bepaald deel van het loon waarvan de werkgever heeft bepaald dat hij de belasting voor zijn rekening neemt (in de vorm van de eindheffing) blijft uiteindelijk vrij van belasting en premieheffing. Dit wordt de “vrije ruimte” of “forfaitaire ruimte” genoemd. Deze vrije ruimte bedraagt 1,2 % (2015) van de fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Over het bedrag boven deze vrije ruimte moet er 80% (2015) eindheffing worden betaald door de werkgever. Bij gebruik van de WerkKostenRegeling zijn er verschillende soorten kosten te onderscheiden; • Intermediaire kosten (buiten de WKR = mag verstrekt worden zonder eindheffing) • Gerichte vrijgestelde kosten (buiten de WKR) • Kosten ten laste van de vrije ruimte (in forfait) • Verplicht belast bij werknemer (buiten de WKR) • Nihil waardering (buiten de WKR) • Overige kosten (keuze hoe er belast wordt, mag in forfait) De WKR is vanaf 2015 op een aantal punten aangepast, bijvoorbeeld door toevoegen van de concern regeling (zie 3.6) en het wijzigen van de afreken systematiek. Dit document behandeld primair de WKR vanaf 2015. Voorbeelden: Intermediaire kosten Intermediaire kosten zijn kosten die ten behoeve van de onderneming worden gemaakt. Dit zijn kosten die door de werknemer worden gemaakt maar in feite bij de werkgever thuishoren. • Representatievergoedingen, • vergoeden van aanschaf kantoorbenodigdheden, • kosten gemaakt voor de auto van de zaak, etc. Gerichte vrijgestelde vergoedingen • reiskosten (woon-werk en zakelijke reiskosten), • tijdelijke verblijfskosten, maaltijden tijdens dienstreizen (ook voor overwerk etc.), • kosten voor cursussen, seminars, excursies, opleidingen, • extraterritoriale kosten, etc. Kosten ten laste van de vrije ruimte • Geschenken, personeelsactiviteiten, fiets van de zaak, • Bedrijfsfitness, etc. Kosten verplicht belast bij werknemer • Bijtelling privégebruik van een auto, • vergoeden van geldboeten, etc.
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus
4
2
Overstappen naar de WKR - algemeen
de WKR is verplicht vanaf 2015. Het is verstandig om voor de invoering een stappenplan te maken. Een voorbeeld van een stappenplan staat hieronder: •
•
•
•
•
Stap 1 – inventarisatie: inventariseren van vergoedingen, verstrekkingen, compensaties, voordeeltjes, loon in natura etc. Indelen in: intermediaire kosten, gericht vrijgestelde kosten en overige kosten en voordelen Stap 2 – analyse * Nadat alle vergoedingen en verstrekkingen zijn geïnventariseerd kan er gekeken worden naar de gevolgen van invoering van de werkkostenregeling. Wordt de forfaitaire ruimte overschreden? Stap 3 – simulatie* Wat gebeurt er als hetzelfde beleid wordt aangehouden? Wat gebeurt er als sommige vergoedingen tot het loon worden gerekend? Er zal moeten worden gekeken naar de gevolgen van verschillende situaties. Stap 4 – keuzes maken Moeten er arbeidsvoorwaarden worden aangepast? Wat wordt het communicatieplan? Op welke wijze gaan we de vergoedingen inrichten? De keuze moet vooraf worden bepaald (bijvoorbeeld d.m.v. overzichten in de test administratie) en mag gedurende het jaar, over loon dat al is genoten, niet meer worden herbenoemd. Het is daarom van groot belang hier goed over na te denken. Stap 5 – uitvoeren De vergoedingen moeten worden aangepast in UBplus. Er moeten wellicht arbeidsvoorwaarden aangepast worden.
*Stap 2 en 3 van het stappenplan voor het overstappen naar de werkkosten regeling kunnen als volgt worden uitgevoerd in UBplus; 1. Maak een kopie van uw administratie (testomgeving) 2. Stel de WKR in (via menu “Bestand” > “Systeemfuncties” > “Jaargegevens”) 3. Stel de vergoedingen correct in, zie 3.2. 4. Maak de overzichten zoals besproken in 3.5. 5. Voer eventueel wijzigingen toe en maak nieuwe overzichten > vergelijk. Belangrijke overwegingen Er zijn een aantal belangrijke overwegingen bij het benoemen van de vergoedingen en verstrekkingen; •
• •
Indien er gekozen wordt om bepaalde vergoedingen tot het loon te gaan rekenen, of te bruteren, dan wordt de forfaitaire ruimte groter (bruto loonsom wordt groter). Echter, dit kan ook inhouden dat de kosten hoger worden, bijvoorbeeld omdat er over dit bedrag ook pensioen moet worden afgedragen, dus de pensioenlasten kunnen hierdoor hoger worden. Het lijkt aantrekkelijk om bovenmatige vergoedingen te belasten bij de werknemer, maar dan is het mogelijk dat de onderneming hierover premies werknemersverzekeringen is verschuldigd. De WerkKostenRegeling kan een behoorlijke impact hebben op de administratieve organisatie. Wellicht is het verstandig bepaalde grootboekrekeningen te splitsen of zelfs geheel nieuwe rekeningen toe te voegen om de WerkKostenRegeling in administratieve zin zo overzichtelijk mogelijk te houden.
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus
5 3.
UBplus en de WerkKostenRegeling
3.1
Instellen WKR in UBplus
Vanaf 2015 wordt de WKR automatisch aangezet in het administratiejaar. Deze instelling staat bij menu “Bestand” > “Systeemfuncties” > “Jaargegevens”, tab “WerkKostenRegeling”. Alleen indien de concern regeling wordt toegepast mag toepassen van de WKR worden uitgezet. In het veld “Afrekening eindheffing WKR” kan de periode worden opgegeven waarin de afrekening van de WKR in de aangifte loonheffingen wordt opgenomen. Standaard is dit het laatste aangifte tijdvak van het lopende jaar. Handmatig kan gekozen worden voor het eerste tijdvak van het opvolgende jaar of voor een eerder tijdvak in het lopende jaar. Dit laatste is alleen van toepassing als de inhoudingsplichtige stopt met zijn bedrijfsvoering voor het laatste aangifte tijdvak. 3.2
Aanpassen vergoedingen
Alle vergoedingen in UBplus moeten worden aangepast voor het gebruik van de WKR, dit kan via menu “Bestand” > “Systeemfuncties” > “Onkosten vergoedingen”. Per vergoeding moet worden gekeken of het gebruik daarvan wel onder de WKR valt en of niet: I. Als een vergoeding alleen als belaste vergoeding wordt gebruikt (keuze “Belast per ZVW/loonheffing en premies”) valt deze vergoeding nooit onder de WKR: de werknemer betaald immers al loonheffing en de werkgever betaald premies. II. Als een vergoeding alleen onbelast wordt gebruikt moet worden aangegeven of de vergoeding in de WKR valt (er moet eindheffing over betaald worden) of niet, en zo niet om welke reden deze niet in de WKR valt. Dit kan onder het tabblad “WerkKostenRegeling”. Als er niet is aangegeven dat de vergoeding niet tot het basisloon van de werkkosten regeling behoort, dan wordt deze automatisch als basisloon gebruikt voor de WKR. Als het gebruik van de onkosten vergoeding soms wel onder de WKR valt en soms niet moet de onkosten vergoeding worden gesplitst, alleen dan kan de eindheffing door UBplus correct worden berekend. Zie het voorbeeld hierna. III. Als een vergoeding soms belast maar soms ook onbelast wordt gebruikt (keuze “Belast per ZVW/loonheffing en premies of onbelast”) valt het belaste gebruik nooit onder de WKR, zie punt I. Voor het onbelaste gebruik geldt dat wat beschreven is in punt II. Indien er een aanpassing wordt gemaakt in een vergoeding voor de WKR, dan worden reeds verloonde vergoedingen op basis van deze vergoeding door UBplus automatisch herberekend voor de WKR. Voorbeeld splitsen vergoeding: UBplus onkosten vergoeding: 106 = “Vergoeding onbelast” Gebruikt t/m 2014 (geen toepassing WKR) voor de betaling van een bovenmatige onkosten vergoeding en voor declaratie van benzine bonnetjes. De vergoeding moet bij toepassing van de WKR gesplitst worden, bijvoorbeeld in: 1. 106 = “Vergoeding onbelast” (in WKR) 2. 107 = “Declaratie autokosten” (intermediaire kosten, niet in WKR) 3.3
Export naar de financiële administratie
Binnen een organisatie kan het zo zijn dat het totaal van vergoedingen die onder de WKR vallen minder is dan de forfaitaire ruimte. In deze gevallen is er geen eindheffing WKR. Voorbeeld: Fiscaal loon 2015 = 2.000.000 Forfaitaire ruimte 2015 = 1.000.000 * 1,2% = 24.000 Totaal WKR vergoedingen = 22.000 Geen eindheffing WKR omdat 22.000 < 24.000
6
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus Indien er wel sprake is van een eindheffing WKR betekent dit dat de uitbetaalde onbelaste onkosten vergoedingen feitelijk duurder zijn dan het onbelaste bedrag alleen. Voorbeeld: Fiscaal loon 2015 = 2.000.000 Forfaitaire ruimte 2015 = 2.000.000 * 1,2% = 24.000 Totaal WKR vergoedingen = 60.000 Eindheffing WKR = 36.000 * 80% = 28.800 Extra kosten vergoedingen: 28.800 / 60.000 = 0,48 = 48% In bovenstaand voorbeeld kost 1 euro onbelaste vergoeding die onder de WKR valt feitelijk 1,48. Om aan het einde van het jaar bij de eindafrekening niet geconfronteerd te worden met een plotseling hoog bedrag aan kosten eindheffing WKR kan het verstandig zijn hiervoor een reservering te maken in de financiële administratie. Dit kan worden ingesteld in tab “WerkKostenRegeling”.
Voor het opnemen van de reservering in de export naar de financiële administratie moet het rekening schema worden ingesteld op regel A-100701. Dit kan via menu “Bestand” > “Koppelingen” > “Grootboekrekening schema”.
7
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus 3.4
Loon proforma berekening
Wat is beschreven in 3.3 voor de export naar de financiële administratie geldt ook voor de loon proforma berekening: een onkosten vergoeding die onbelast wordt gegeven kan door de eindheffing WKR feitelijk meer kosten, in het voorbeeld van 3.3 kost 1 euro feitelijk 1,48. Hiermee kan in de loon proforma berekening rekening worden gehouden door een opslag toe te rekenen aan de onkosten vergoeding. Dit kan in tab “Loon proforma” van de onkosten vergoeding basisgegevens. Zie ook onderstaande afbeelding:
8
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus 3.5
Overzichten
In UBplus kunnen verschillende overzichten gebruikt worden voor het controleren van vergoedingen en de toepassing van de WKR. Het bedrag dat bij een loonstrook is berekend als WKR basisloon is opgenomen in de loonstaat, menu “Overzicht” > “Lonen” > “Loonstaat individueel” en “Loonstaat verzamel”. Een detailoverzicht van de berekening van de WKR inclusief de eindheffing kan gemaakt worden via menu “Overzicht” > “Lonen” > “WKR eindheffing”. Zie het voorbeeld hieronder:
WKR basisloon = het loon dat in de WKR valt en dus vermindering is van de vrije ruimte. WKR cumulatief = optellingen van WKR basisloon vergoedingen WKR grondslag = Het gedeelte van WKR cumulatief dat buiten de forfaitaire ruimte valt. De berekende forfaitaire ruimte is berekend in de kop van het overzicht. T/m 2014 is er een kolom met de WKR grondslag op basis van de schatting van de forfaitaire ruimte en op basis van de werkelijke forfaitaire ruimte. Vanaf 2015 is de schatting van de grondslag niet meer van toepassing en wordt alleen de werkelijke grondslag in het overzicht weergegeven. WKR eindheffing = De WKR grondslag x 80%, oftewel het gedeelte dat als eindheffing betaald wordt. T/m 2014 wordt op basis van de WKR eindheffing schatting de betaling bepaald in de loonaangifte. Aan het eind van het jaar wordt de werkelijk eindheffing berekend en wordt het verschil verrekend. Vanaf 2015 is de schatting voor de eindheffing niet meer van toepassing en wordt alleen de werkelijke eindheffing in het overzicht weergegeven. Via menu “Diversen” > “Loonaangifte” > “Overzicht” kan een overzicht worden gemaakt van de gegevens opgenomen in de reeds aangemaakt loonaangiftes. Hierin is de kolom “Basisloon WerkKostenRegeling” en de kolom “Eindheffing WerkKostenRegeling” opgenomen.
9
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus 3.6
De concernregeling – eindheffing / vrije ruimte overdragen
Vanaf 2015 mag de concernregeling voor de WKR worden toegepast. Deze regeling houdt in dat de aangifte WKR gecumuleerd in 1 onderdeel van een concern wordt aangegeven, andere onderdelen nemen geen eindheffing WKR op in de loonaangifte. Als de concernregeling wordt toegepast en er in een bepaalde administratie van UBplus geen WKR moet worden aangegeven, moet de instelling voor gebruik WKR via menu “Bestand” > “Systeemfuncties” > “Jaargegevens”, tab “WerkKostenRegeling” worden uitgezet. Via de overzichten genoemd in 3.5 (c.q. via de financiële administratie) kan worden bepaald welke eindheffing moet worden overgedragen. Als de concernregeling niet wordt toegepast of de concernregeling wordt toegepast en de eindheffing WKR wordt aangegeven in de UBplus administratie, dan moeten de totalen van het basisloon WKR dat uit andere onderdelen van het concern komen worden overgebracht naar UBplus. Dit kan via menu “Diversen” > “Loonaangifte” > “Eindheffing” tab “WerkKostenRegeling WKR”. Hier kan per tijdvak een overgedragen bedrag worden ingevoerd (ook negatief) met eventueel extra informatie. Ook eindheffing WKR die niet door UBplus berekend kan worden maar bepaald wordt uit de financiële administratie (eindheffing als gevolg van bijvoorbeeld kerstpakketten of bedrijfsfeesten) kan hier als extra bedrag worden ingevoerd. T/m 2014 mag de WKR getotaliseerd op hoofd aansluitnummer worden aangegeven. Om optimaal gebruik te maken van de vrije ruimte kan niet gebruikte vrije ruimte worden overgedragen. De over te dragen vrije ruimte kan in genoemde tab als negatief basisloon WKR worden ingevoerd.
De ingevoerde info wordt nooit opgenomen in de Loonaangifte die naar de Belastingdienst wordt verstuurd, dit is interne informatie.
10
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus 3.7
WKR in de Loonaangifte t/m 2014
De eindheffing WKR moet worden betaald via de Loonaangifte. Indien gebruik wordt gemaakt van de WerkKostenRegeling dan krijgt wordt er in de loonaangifte (aan te maken via menu “Diverse” > “Loonaangifte”> “aanmaken/keuren”) een extra pagina achter de overzichtspagina toegevoegd, waar de stand van zaken is betreffende de WKR afrekening zijn opgenomen. De betalingen in de loop van het jaar worden gebaseerd op de geschatte forfaitaire ruimte. De afrekening aan het einde van het jaar of in het eerste tijdvak van het opvolgende jaar wordt gebaseerd op de werkelijke forfaitaire ruimte. Het afrekening kan leiden tot een extra betaling of een terugbetaling.
Aangifte in tijdvak 13 (laatste tijdvak)
11
De WerkKostenRegeling – Handleiding voor UBplus 3.8
WKR in de Loonaangifte vanaf 2015
De eindheffing WKR moet worden betaald via de Loonaangifte. De loonaangifte wordt aangemaakt via menu “Diverse” > “Loonaangifte”> “aanmaken/keuren”. Vanaf 2015 moet de afrekening van de WKR uiterlijk het eerste tijdvak van het volgende administratiejaar worden gedaan, dit betekend dat de WKR afrekening voor het administratiejaar 2015 uiterlijk in het eerste tijdvak van 2016 moet worden gedaan. Afrekenen op basis van een schatting van de forfaitaire ruimte en eindheffing in de loop van het jaar is niet meer van toepassing vanaf 2015; de WKR wordt berekend op basis van de forfaitaire ruimte van het zelfde jaar. Daarnaast is er 1 afrekenmoment, het tijdvak waarin de afrekening moet worden opgenomen kan opgegeven worden in UBplus, zie 3.1. In de specificatie van een gemaakte loonaangifte is als pagina 2 een WKR berekening opgenomen:
WKR basisloon = loon waarover de eindheffing WKR wordt berekend, de forfaitaire ruimte moet voor de afrekening hiervan nog worden afgehaald. EH berekend = eindheffing reeds opgenomen in vorige aangiftes van het zelfde jaar. EH afrekening = eindheffing berekend in deze aangifte EH totaal =EH berekend + EH afrekening Onder de kolommen wordt een berekening gemaakt van de eindheffing WKR die betaald moet worden over het gehele jaar bij de eindafrekening.
