Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Colofon: Redactie: Hans Hubregtse, Aldert Boonen, Bon Berenbroek (FNV Formaat) 53803

2 | Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Hoofdstukindeling 1. Wettelijke status ........................................................................................................................................................... 4 2. Waarom wordt de WKR ingevoerd? ....................................................................................................................... 5 3. De verschillen tussen vrije vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling .............. 6 4. Hoe kijkt de FNV tegen deze veranderingen aan? ......................................................................................... 7 5. Hoe werkt de werkkostenregeling? ...................................................................................................................... 8 6. De vakbondscontributie in de werkkostenregeling ........................................................................................ 10 7. Positie werkgever ....................................................................................................................................................... 11 8. Juridische posities rond de Werkkostenregeling .......................................................................................... 12 9. Strategische keuzes or ............................................................................................................................................... 13 10. Stappenplan ................................................................................................................................................................... 14 11. Informatie, advies en ondersteuning ................................................................................................................. 16

Werkkostenregeling en ondernemingsraad | 3

1. Wettelijke status Per 1 januari 2015 treedt de werkkostenregeling definitief (WKR) in werking. De WKR vervangt allerlei regelingen waarbij werkgevers belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven aan werknemers. Dit geldt ook voor de fiscale verrekening van de vakbondscontributie. Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers een gedeelte van de loonsom belastingvrij aan werknemers verstrekken, bijvoorbeeld om kosten die de werknemer voor of tijdens zijn werk maakt te dekken, zoals werkkleding of om uitgaven te doen waarvan werknemers profiteren, het verstrekken van een telefoon van de zaak. Nota bene Recent heeft Staatssecretaris van Financiën de definitieve regeling bijgesteld. Dit wordt in het belastingplan bij de Prinsjesdagstukken gepresenteerd. Dit wordt na de parlementaire behandeling voor 1 januari 2015 definitief vastgesteld. Een waarschuwing is op zijn plaats: door die behandeling in het parlement kunnen wijzigingen optreden. Het is verstandig de berichtgeving goed te volgen, bijvoorbeeld via de OR Nieuwsbrief. Onverstandig is om alleen af te wachten en niets te doen. Dan kom je later in tijdnood.

Wijzigingen 2014

In juli 2014 is een aantal wijzigingen afgekondigd ten opzichte van de eerdere WKR. Bedrijven die de WKR al hebben ingevoerd, kunnen er beter opnieuw naar kijken. a. Op jaarbasis kan voortaan worden verantwoord door de onderneming naar de fiscus toe. Dat scheelt hen administratie. Het biedt wat tijdsruimte om tot interne afspraken te komen. b. Voor ‘branche-eigen producten’ is een gerichte vrijstelling ingericht. c. Dat geldt ook voor gereedschap en digitale hulpmiddelen als tablets en mobieltjes waar zakelijk en privégebruik door elkaar lopen. d. Het algemeen forfait is teruggebracht naar 1,2% (t.o.v. de eerdere 1,5%). Daarmee is het voor de overheid kostenneutraal.


2. Waarom wordt de werkkostenregeling geïntroduceerd? De bedoeling van de WKR is om tot administratieve lastenverlichting te komen in de loonadministratie. In het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen moeten werkgevers per individu en per loonperiode bijhouden wat er verstrekt of vergoed is en dit melden bij de belastingdienst. In de WKR hoeven werkgevers maar eenmaal per jaar alleen nog totale bedragen op te geven en aangeven waaraan die bedragen zijn besteed. De werkgever moet wel zelf bijhouden wat er belastingvrij wordt vergoed dan wel verstrekt, door middel van bonnen, declaraties etc. De WKR is ook eenvoudiger omdat een aantal vergoedingen of verstrekkingen niet meer aan allerlei regels is gebonden. Zo zijn er bijvoorbeeld geen criteria meer om een fiets te vergoeden, terwijl dat nu via de vrije vergoedingen om een bedrag van maximaal € 749 gaat per 3 jaar.


3. De verschillen tussen vrije vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling In het oude systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen hanteerde de fiscus per type onkostenvergoeding een fiscale ruimte waarover geen loonbelasting geheven hoefde te worden. In de werkkostenregeling komt een aantal zaken terug en verdwijnen een aantal zaken. De fiscale ruimte per onkostenvergoeding verdwijnt echter in een aantal gevallen. Daarvoor in de plaats komt een budget ter grootte van 1,2% van de loonsom van waaruit onkosten onbelast kunnen worden vergoed aan de werknemer. Is de ruimte van 1,2% onvoldoende, dan kunnen werkgevers nog steeds een bedrag onbelast overmaken aan hun werknemers, alleen dienen zij over het bedrag dat boven de 1,2% uitkomt een eindheffing (belasting) te betalen van 80%.


4. Hoe kijkt de FNV tegen deze veranderingen aan? De FNV kiest als uitganspunten dat de werknemers er netto niet op achteruit mogen gaan als gevolg van de invoering van de WKR, werknemers niet opdraaien voor een mogelijke eindheffing die werkgevers moeten betalen en de vergoeding die uit de WKR wordt betaald dient evenwichtig verdeeld te zijn tussen hoger en lager personeel. De FNV wil de mogelijkheid behouden dat werknemers een gedeelte van hun vakbondscontributie via de fiscus terug krijgen. Deze mogelijkheid blijft er, al moet er wel wat veranderd worden. Het kan nuttig zijn voor de ondernemingsraad om vroegtijdig uitgangspunten te formuleren in het overleg met de directie:  dat werknemers er netto niet op achteruit mogen gaan als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling, dat de eindheffing niet met werknemers verrekend wordt en dat er een evenwichtige verdeling tussen hoger en lager personeel plaatsvindt.  er geen inhoudelijke afspraken worden gemaakt voordat helder is wat het bedrijf in voorgaande jaren belastingvrij heeft vergoed en verstrekt in relatie tot het beoogde forfait.  cao-afspraken hebben voorrang in het gebruik van de forfaitaire ruimte van 1,2%. Voor de FNV heeft dat prioriteit. Het is mogelijk dat de WKR een lastenverzwaring vormt voor een groot aantal werkgevers. Ongetwijfeld zal er vanuit werkgeverszijde druk ontstaan om de vergoedingen en verstrekkingen te versoberen dan wel af te schaffen. Dat is voor ons geen reden om het aantal vergoedingen of verstrekkingen aan te passen. Het mag dan wel een maatregel zijn die direct ingrijpt op de kosten die werkgevers voor werknemers maken en die heel tastbaar is, het blijft een kabinetsmaatregel waarvan er vele zijn en die de ene keer gunstig uitpakken en de andere keer niet. Als de belasting voor werknemers stijgt, wentelen wij dat ook niet af via onze looneisen. Net zomin als een daling van de vennootschapsbelasting door werkgevers aan werknemers wordt doorgegeven. Bovendien beoogt de invoering van de werkkostenregeling de werkgevers een kostenvoordeel op te leveren door een besparing op de administratieve lasten. Werkgevers kunnen door het gebruik van een forfait volstaan met veel minder administratieve handelingen voor het aanleveren van gegevens aan de belastingdienst.


5. Hoe werkt de werkkostenregeling? Alles wat een werknemer ontvangt van de werkgever ziet de fiscus als loon. Of het nu gaat om bruto loon, een reiskostenvergoeding, een kerstpakket of een kopje koffie, alles is loon. En over loon dient belasting betaald te worden. Tegelijkertijd heb je als werknemer sommige zaken van je werkgever gewoon nodig om je werk uit te kunnen voeren, denk aan gereedschap, een werkplek, kleding en ook een kop koffie. Het is daarom raar om over al deze zaken belasting te moeten betalen. De fiscus vindt dit ook en komt via de WKR tegemoet aan dit probleem. Daardoor is het voor de werkgever toch mogelijk om onbelast geld aan de werknemer over te maken. Binnen de werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon1 (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Daarnaast kunnen werkgevers ’bepaalde’ zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. Daarnaast wordt per 1 januari een beperkt noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd waardoor werkgevers geen rekening meer hoeven te houden met het privévoordeel van sommige goederen. Gerichte vrijstellingen Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:  vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;  tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;  cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;  studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);  verhuizingen;  extraterritoriale kosten. Nihilwaarderingen De volgende voorzieningen en verstrekkingen behoren tot de nihilwaarderingen  ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals:  vaste computer, vaste telefoon en internet  bedrijfsfitness  arbovoorzieningen op de werkplek  consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd  ter beschikking gestelde werkkleding  het rentevoordeel van de personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van een werknemer;  ter beschikking gesteld OV-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;  de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die op de werkplek ter beschikking is gesteld voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening;  vrijstelling voor branche-eigen producten, wel gebonden aan een maximum bedrag. 1 Het totale fiscale loon bestaat uit alle beloningsbestanddelen waarover op enige manier loonbelasting wordt ingehouden of wordt afgedragen. Dit is de totale loonsom per jaar, inclusief toeslagen, tantièmes, winstuitkeringen, bonussen, aanspraak op vakantiebonnen etc. Betaalde premies zoals de pensioenpremie en de premie voor de levensloop worden niet meegenomen. 8 | Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Beperkt noodzakelijkheidscriterium Werkgevers verstrekken aan werknemers soms goederen zodat werknemers hun werk kunnen doen. Als een werknemer hier privé ook voordeel van heeft, denk bijvoorbeeld aan een telefoon van de zaak waarmee iemand ook privé belt, is dit een vorm van loon. Daarover dient in principe loonbelasting betaald te worden. De fiscus geeft nu aan dat goederen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium onbelast kunnen worden verstrekt aan werknemers. Het gaat hier om gereedschappen, computers, laptops en mobiele communicatiemiddelen, zoals telefoons en tablets. De vrije ruimte/het algemeen forfait Alle overige zaken (nogmaals dit zijn onderdelen van het loon) die niet zijn benoemd bij de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en het beperkt noodzakelijkheidscriterium vallen onder de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de 1,2% van de fiscale loonsom. Dit kan alleen als de werkgever deze onderdelen van het loon heeft aangewezen als eindheffing. Dit doet de werkgever vooraf. Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek en voor (dienst)woningen gelden normbedragen waarmee gerekend kan worden voor de vrije ruimte: maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang en huisvesting op de werkplek. Van andere zaken dient de gehele waarde te worden meegenomen in de werkkostenregeling. Dit zijn onder andere:  Vergoeding voor internet thuis  Aanschaf van de fiets  Vakbondscontributie  Kerstpakket Het is mogelijk dat de bovengenoemde zaken, die dus onder de eindheffing vallen, gezamenlijk een groter bedrag vormen dan de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon. In dat geval is de vrijstelling van 1,2% niet voldoende. Over het verschil tussen het gezamenlijke bedrag wat is aangewezen voor de eindheffing en de vrijstelling van 1,2% dient de werkgever in dat geval 80% belasting te betalen. De werkgever mag deze belasting niet ten laste brengen van werknemers. Gebruikelijkheidstoets Om misbruik van de vrije ruimte in de WKR te voorkomen is er een gebruikelijkheidstoets. Een werkgever zou bijvoorbeeld de gehele vrije ruimte aan één persoon kunnen toekennen. Met de gebruikelijkheidstoets wordt dit voorkomen, de vergoedingen en verstrekkingen mogen niet veel hoger zijn dan in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Ofwel je mag de ene werknemer niet een kerstpakket geven ter waarde van € 2.500, terwijl de rest een kerstpakket ontvangt van € 25. Cafetariamodel Ook in de werkkostenregeling is het cafetariamodel mogelijk. In de WKR kunnen vergoedingen voor diverse zaken uitgeruild worden tegen loonbestanddelen. De fiets, vakbondscontributie, reiskosten etc. Wel is het zo dat een aantal van deze vergoedingen onder de nieuwe werkkostenregeling gaat vallen. Concernregeling Per 1 januari 2015 mogen bedrijven de vrije ruimte ook per concern berekenen. Voorwaarde is dat de onderdelen van het concern vrijwel volledig in eigendom moeten zijn (95%). De concernregeling kan voordelen hebben, doordat het ene onderdeel meer vrije ruimte nodig heeft dan het andere onderdeel, bijvoorbeeld omdat de gemiddelde loonkosten bij het ene onderdeel lager liggen dan bij het andere. Het kan ook een nadeel zijn, doordat de vrije ruimte voor een groot gedeelte naar een ander concernonderdeel wordt geloodst, waardoor sommige werknemers nauwelijks voordeel hebben.


6. De vakbondscontributie in de werkkostenregeling In de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen heeft de vakbondscontributie een speciale positie. Een vergoeding voor de vakbondscontributie behoort namelijk niet tot het loon. Daardoor kon de FNV gemakkelijk met de werkgevers afspreken dat werknemers de vakbondscontributie fiscaal gunstig konden verrekenen met het brutoloon. In driekwart (650) van de cao’s hebben wij de afspraak dat werknemers hun brutoloon verlagen met het bedrag van de vakbondscontributie, waarvoor de werkgever in ruil een kostenvergoeding verstrekt ter grootte van de vakbondscontributie. Door de introductie van de werkkostenregeling kan wijziging van de formulering voor zo’n afspraak nodig zijn. Dat kan als volgt geformuleerd zijn.  De cao afspraak bepaalt dat de werkgever het bedrag dat de werknemer betaalt aan vakbondscontributie aanwijst als eindheffing (zie hieronder). En dit wordt onder het algemeen forfait geplaatst.  Onze leden moeten een verzoek indienen bij hun werkgever dat het bedrag dat zij betalen als vakbondscontributie wordt aangewezen als eindheffing. Als dit gebeurt, hoeft de werknemer over het bedrag ter grootte van de vakbondscontributie geen belasting te betalen. Hij/zij blijft daardoor het voordeel behouden. Bijkomend voordeel is dat het SVloon niet daalt, zoals wel het geval was bij de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Daardoor is een eventuele uitkering in deze situatie hoger dan vroeger. Het is aan de werkgever of hij dit bedrag ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling kwijt kan. Als hem dat niet lukt, is de werkgever hier verantwoordelijk voor en dient de werkgever een eindheffing van 80% over dit bedrag te betalen. Het blijft ook mogelijk dat vakbondsleden van de werkgever een vergoeding bovenop hun loon ontvangen. De werkgever kan deze vergoeding aanwijzen als eindheffing zodat de werknemer er geen belasting over hoeft te betalen.


7. Positie werkgever De organisatie inventariseert welk bedrag, voor alle medewerkers gezamenlijk, belastingvrij is verstrekt. Dit geldt ook voor de verstrekkingen/vergoedingen waarover door de werkgever, de belasting als eindheffing is voldaan. Aan de hand van deze inventarisatie kunnen dan nieuwe afspraken gemaakt worden tussen werkgever en vakorganisaties/or over de te verstrekken vergoedingen en verstrekkingen. Verstrekkingen die in het voorgaande jaar zijn verrekend via het brutoloon, mogen niet worden betrokken bij de inventarisatie. Dit geldt ook voor alle andere belastingvrije verstrekkingen die niet worden genoemd in het overzicht. Let op: maak geen nieuwe inhoudelijke afspraken voordat duidelijk is wat de organisatie in voorgaande jaren m.b.t. de in de bijlage genoemde aspecten belastingvrij heeft verstrekt of vergoed en welk bedrag is gemoeid met de 1,2%.


8. Juridische posities rond de Werkkostenregeling De overgang van de ‘oude’ regelingen naar de nieuwe onder het fiscale regiem van de werkkostenregeling mag geen automatisme zijn. Juridisch is het ook lastig; wij geven hier de hoofdlijnen aan.

8.1 Cao

Onkostenregelingen uit de cao moet de werkgever handhaven. Dit zal natuurlijk een beslag leggen op een deel van het 1,2% budget. In veel cao’s staat een afspraak over de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie bijvoorbeeld. Van bedrijfstakcao’s vind je een overzicht van fiscale gevolgen op www.belastingdienst.nl , zoek op ‘cao-beoordelingen’.

8.2 Informatierecht or

Zeker bij omschakeling naar het nieuwe systeem, maar ook daarna kan de or inzicht willen hebben in de toedeling van de regelingen en hun kostenbeslag, in relatie met de ruimte van 1,2% van de loonsom. Dat informatierecht is doorgaans te claimen voor de or. Soms geldt er (indirect) instemmingrecht. Je kunt je informatierecht ook onderbouwen door erop te wijzen dat de keuze binnen de 1,2% fiscale ruimte die de directie maakt, ook invloed heeft op arbo en milieu.

8.3 Instemmingrecht or?

Wijziging van de onkostenregeling is op zich niet instemmingsplichtig. Behalve:  Als de cao dat recht aan de or toekent bij een bepaalde regeling  Als een breder werkende regeling wordt veranderd die wel onder het instemmingsrecht valt. Denk aan een telewerkregeling waar instemming verlangd is omdat het ook een regeling rond werktijden en arbo is. In dat bredere verband is het logisch tegelijk naar de onkostenkant te kijken.  Als de directie instemmingrecht voor die regeling of voor het hele regelingenboek aan de or of pvt heeft toegekend.  Als de directie nu zelf instemming (schriftelijk!) aan de or vraagt. Let op: de directie kan hier niet op terugkomen als de reactie van de or hen niet bevalt.  Als de or bij een eerdere wijziging van het regelingenboek wel instemming is gevraagd. Dat levert de or een sterke claim op maar geen zekerheid.  Natuurlijk kan de or altijd zelf de werkkostenregeling in de overlegvergadering aan de orde stellen en vragen hoe men het wil aanpakken, of wanneer er informatie beschikbaar komt voor de or.

8.4 Recht van de individuele werknemer

Wijziging van een onkostenregeling kan een groep werknemers flink benadelen. Zij kunnen zich verzetten tegen zo’n ‘eenzijdige wijziging’ van hun arbeidscontract. De personeelsregelingen zijn daar doorgaans een onderdeel van. Maar:  Als de tekst van de regeling de relatie met de ‘fiscale vrijstelling’ aangeeft, wordt dat verzet lastiger. Tenzij de wijziging natuurlijk een keuze is van de directie binnen de 1,2% fiscale ruimte.  Als de personeelsregelingen een zogenaamd ‘wijzigingsbeding’ kent, is de individuele positie zwakker (zoals “de werkgever is gemachtigd deze regelingen te wijzigen”). De werkgever moet dan wel een “zwaarwegend belang” hebben voor die wijziging (BW art 631).  Als er geen wijzigingsbeding is, zal instemming van de or ook tot een zwakkere positie van de individuele werknemer leiden.

8.5 Positie or en vakbond

Denkbaar is dat de or er niet uitkomt met de directie vanwege enkele verslechteringen voor groepen medewerkers. Zoals al aangegeven is het verstandig dan geen instemming te geven of zelfs nadrukkelijk te weigeren. In die situatie willen individuele medewerkers liever niet de hete kolen uit het vuur halen. Als werknemer zit je nu eenmaal niet in een gelijkwaardige positie ten opzichte van de directie. De vakbond kan dan namens individuen die lid zijn het initiatief nemen en hun belangen collectief behartigen inclusief een eventuele gang naar de Kantonrechter. De ondernemingsraad kan mogelijk contact zoeken met de vakbondsbestuurder om dit in gang te zetten. 12 | Werkkostenregeling en ondernemingsraad

9. Strategische keuzes van de or 9.1 Fiscaal vriendelijke mogelijkheden voor het personeel

Het is slim om uit te zoeken wat de loonsom bij jouw bedrijf is. Of die 1,2% fiscale ruimte al volledig wordt benut met onkostenvergoedingen die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling vallen. Of dat voor sommige regelingen niet een gerichte vergoeding geldt. Wellicht kan op die manier een goede thuiswerkregeling tot stand komen. Vooral als de budgetten krap zijn, biedt dit mogelijkheden.

9.2 Duurzaamheid

Het rekenvoorbeeld laat zien dat autorijden onnodig bevoordeeld kan worden boven duurzaamheid. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is iets waar je directie wellicht op aanspreekbaar is. In veel concerns gelden dat soort uitgangspunten. Binnen het budget van de Werkkostenregeling is het dan logisch telewerken voorrang te geven. Of, als de directie de ‘eigen rijders’ een voordeel wil bieden, laat hen dan maar compensatie bieden door zelf de brutering van een goede telewerkregeling voor hun rekening te nemen. De fiscus zal dit nooit verbieden. Natuurlijk blijft bij het werken op locatie autorijden de enige oplossing. Als de overweging toch is om die medewerkers uit het werkkostenbudget een hogere kilometervergoeding (boven de 0,19 euro) te bieden, kan dat wellicht gekoppeld worden aan carpoolafspraken. Rekenvoorbeeld In een bedrijf met 100 medewerkers ontvangen 20 mensen met een eigen auto nu een reiskostenvergoeding van 0,29 euro per kilometer. Over de laatste 10 cent moeten zij belasting betalen. Zij rijden gemiddeld 30.000 kilometer op jaarbasis. Met de nieuwe Werkkostenregeling kiest de directie ervoor om deze groep de 0,29 euro per km belastingvrij (netto dus) te geven. De rekensom is: 0,10 * 30.000 * 20 mensen= 60.000 euro. Als de loonsom 4 miljoen euro bedraagt, is de 1,2% forfaitaire ruimte dus 48.000 euro. Dit voorstel van de directie betekent een te groot beslag op het forfait wat tot naheffing leidt, en andere fiscaal vrijgestelde vergoedingen uit die ruimte zijn dan onmogelijk.

9.3 Contact achterban

Wijziging in de onkostenvergoedingen kunnen mensen behoorlijk raken en ook bestaande rechten aantasten. Zorgvuldig overleg met de collega’s is dus een absolute voorwaarde. Als dat de or niet lukt, geef dan geen instemming. Daarmee blijft de individuele juridische positie overeind! In welke fase is raadpleging van de collega’s verstandig? Veel hangt af van de eigen overlegcultuur. Inventarisatie van ervaringen en wensen is in ieder geval goed. Daarbij is het wel verstandig om voorlichting te geven aan collega’s. Onder andere hoe je met ‘oude rechten’ wilt omgaan. Het is slim om tegelijk te vragen wie wil meedenken over dit onderwerp. Zo verbreed je het or-werk, en betrek je critici erbij. Als het directievoorstel ook na discussie duidelijk is, of de or komt zelf met een voorstel. Dan is de mening van de collega’s gewenst. In de eerste plaats om te horen of er ergens pijnpunten zitten, maar ook om steun voor de or positie te verkrijgen. Als de or er met de directie niet uitkomt, kun je beter geen instemming geven zoals hierboven is aangegeven. Dat moeten de collega’s dan wel weten. Je kunt ze er op wijzen dat zij wel hun recht kunnen claimen wanneer ‘oude rechten’ worden aangetast.

9.4 Afstemming met de vakbond

Soms bevat de cao een onkostenregeling die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling valt. Dat kan tot nieuw overleg aan de cao-tafel leiden. De directie heeft natuurlijk niet de vrijheid die cao-afspraak aan te tasten. De directie kan wel met de vakbondsbestuurder in overleg treden over de werkkostenregeling. Dat kan ook tot afspraken leiden. Verstandig is dat er tussen or en vakbondsbestuurder afstemming plaatsvindt. De situatie kan zich voordoen dat de directie eenzijdig beslissingen neemt die het personeel onwelgevallig zijn en waar de or geen instemming aan verleend heeft. Dan is de individuele positie van de werknemer het juridische uitgangspunt. De vakbondsbestuurder kan de individuele belangen dan gezamenlijk gaan behartigen. Werkkostenregeling en ondernemingsraad | 13

10. Stappenplan Stap 1: Eigen initiatief of afwachten?

Initiatief nemen is belangrijk als de effecten van de invoering Werkkostenregeling aanzienlijk zijn. Of als je er wat denkt te winnen: het realiseren van een leuke personeelsregeling. Dan moet je wel gelijk een paar mensen uit de or kiezen die zich er in willen verdiepen. Je kunt ook een paar collega’s van buiten de or vragen die het belangrijk vinden. Zoiets kun je heel informeel een werkgroep noemen. Of formeler, een ‘adhoc or-commissie’: dan heb je formeel ook faciliteiten. Zo’n commissie of werkgroep is dan wel adviserend aan de or. Verstandig is om dat te melden naar de directie en gelijk aan te geven dat de or betrokken wil zijn. Zie voorbeeldbrief bijlage 2. Je kunt ook afwachten wat de directie gaat doen. Dan is het wel slim om in ieder geval een garantie van de directie te vragen dat de werknemers geen netto-effecten zullen ervaren als gevolg van de systeemwijziging. Dan schuif je het risico weg. Zie voorbeeldbrief bijlage 3.

Stap 2: Informatie verzamelen

Je moet een aantal gegevens achterhalen: de fiscale loonsom, het financiële beslag van de huidige regelingen met een fiscale vrijstelling over de afgelopen jaren en de formulering van die regelingen. Dat kan langs de informele weg: bij de salarisadministratie of PZ. Of je doet het formeel schriftelijk door het aan de directie te vragen op grond van je informatierecht. Zie voorbeeldbrief bijlage 2. In de praktijk blijkt dit vaak een struikelpunt voor menig or als de directie niks geeft. In zo’n geval is het wellicht een idee om de directie een keuze voor te leggen: a. De gegevensverstrekking aan de Bedrijfscommissie voorleggen b. De garantie van geen netto-effecten af te geven c. De or informeert de collega’s om bij verslechtering hun juridische positie te gebruiken en contact met hun vakbond op te nemen d. Alsnog samenwerking

Stap 3: Duidelijkheid over positie or

Of de or instemmingsrecht heeft, is afhankelijk van de vraag of een te wijzigen regeling onder artikel 27 valt. Een thuiswerkenregeling is bijvoorbeeld te zien als een regeling werktijden. Vaak legt de directie zelf een voorstel ter instemming voor, maar daar kun je ook gewoon om vragen. Zie verder hoofdstuk 7 ‘Positie or’. In elk geval hebben de werknemers juridisch positie bij verslechtering van hun regelingen; dat is een eenzijdige wijziging van hun arbeidscontract. De or kan voor hen opkomen. Of de bond kan gevraagd worden dat te doen. Als de directie de or op afstand houdt, kun je haar wijzen op die posities: zie voorbeeldbrief, bijlage 3.

Stap 4: Fiscale behandeling van de regelingen vaststellen

De or kan zelf vaststellen welke regeling onder welk fiscaal regiem valt: onder het algemeen forfait, onder een gerichte vrijstelling, onder een nihilwaardering ofwel binnen het brutoloon. Zie daartoe de tabellen in bijlage I. Een vollediger overzicht vind je op www.belastingdienst.nl . Bel bij twijfel de or-telefoon. Met de gegevens van stap 1 kun je uitrekenen in hoeverre het algemeen forfait van 1,2% van de loonsom al benut wordt.

Stap 5: Collega’s laten meedenken

Als het gebruik van die 1,2% nu te groot of te klein is, in beide gevallen is praten met de collega’s nodig. Welke regeling willen zij in elk geval op peil houden. Of: wat zijn nog leuke dingen voor de mensen die door de werkgever relatief goedkoop (fiscaal vrij) verstrekt kunnen worden.

Stap 6: Standpunt or bepalen en overleg

Met de inventarisatie onder collega’s en de eerdere gegevens kan de or vaststellen wat zij voorstelt aan de directie. Of welke bijstelling de or wil in het directievoorstel. Als de or zelf goed heeft nagedacht, heb je de argumenten bij de hand, waarschijnlijk beter dan de directeur! 14 | Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Stap 7: Communicatie naar werknemers

Dit blijft vooral belangrijk als er ergens verslechteringen in het pakket zitten. De individuele collega’s hebben immers juridisch positie. Als de or het met de directie eens is, kun je wijzen op de kwaliteit van het totale pakket dat op tafel ligt. Bij geen overeenstemming zit hier natuurlijk de kans wat druk uit te oefenen. En verbeteringen wil je natuurlijk graag etaleren als resultaat van jouw or-werk!


11. Informatie, advies en ondersteuning De werkkostenregeling is nog een lastig onderwerp dat bovendien de medewerkers in jouw bedrijf behoorlijk kan raken. Het is daarom verstandig om hulp te zoeken als iets onduidelijk is. Vragen over de belastingtechnische kant kun je bij de Belastingtelefoon kwijt: 0800 - 0543, bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. Voor de juridische en strategische kant kun je bij onze or-telefoon terecht: 030 - 2738 739, bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 13.00 uur, of per e-mail: [email protected] . Zij kunnen jouw vragen beantwoorden, of je helpen zoeken naar meer uitgebreide ondersteuning. Wil je van alle ontwikkelingen op de hoogte blijven? Meld je dan aan voor de OR Nieuwsbrief door een e-mail te sturen naar: [email protected] of bezoek onze website www.fnvbondgenoten.nl/mz .


Bijlage 1 Overzicht vergoedingen en verstrekkingen 20142 Gerichte vrijstellingen Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Producten van het eigen bedrijf

In omvang ingeperkt per werknemer

Bijscholing, cursussen, congressen, training, vakliteratuur en contributie wettelijk verplichte beroepsvereniging Extraterritoriale kosten Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen, en dergelijke Outplacement Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van max. € 0,19 per kilometer Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer, OV-kaart mits redelijk Studiekosten medewerkers

Zakelijk doel – wel breed geformuleerd zoals employabilitymaatregelen

Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen, digitale apparatuur (laptop, tablet) en mobieltjes

Beperkt noodzakelijkheidscriterium van toepassing

Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders

Normbedrag

Verhuiskosten zakelijk

Maximaal bedrag € 7.500 (2014)

Posten met een nihilwaardering Arbovoorzieningen en arbowerkplek in de woning van de werknemer

Ter beschikking gesteld

Bedrijfsfitness, zwembad op de werkplek Inrichting van de werkplek, niet zijnde in de eigen woning Ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart met mede-zakelijk gebruik Ter beschikking gestelde uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en (werk)kleding die op het werk achterblijft evenals vergoeding en verstrekking hiervan Ter beschikking gestelde voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)

2 Een compleet overzicht is te vinden op www.belastingdienst.nl onder Zakelijk>>Handboek Loonheffingen 2014>>Thema’s>>Werkkostenregeling:..


Posten die (desgewenst) binnen het forfait vallen (niet limitatief) Aan- en verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, niet zijnde een bedrijfsverplaatsing Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappij en aanverwante bedrijven Bedrijfsfitness elders Contributie personeelsverenigingen Contributie vakbond Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (ter beschikking stelling) Huisvesting en inwoning op de werkplek Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders Internet thuis Kerstpakket en andere kleine geschenken (tot € 25) Kinderopvang op de werkplek Maaltijden in de kantines

Algemeen forfait met een vaste besparingswaarde van € 3,15 per maaltijd

Niet-verhaalde verkeersboetes Parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de zaak) Personeelsfeesten op externe locaties, personeelsreizen en dergelijke. Bij een feest op de werkplek zijn de consumpties onbelast (nihilwaardering) Persoonlijke verzorging Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde de hypothecaire lening of voor een fiets) Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Schade wegens diefstal tijdens vervulling van de dienstbetrekking Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd Voeding, verlichting en of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding overig (niet nihilwaardering) Werkruimte bij de werknemer thuis

Overige posten Dienstwoning

Individuele heffing bij werknemer. Waarde maximaal 18% jaarloon

Personenauto en bestelauto

Bestaande wettelijke regeling

Rentevoordeel hypothecaire leningen

Vrijgesteld (want anders aftrekbaar in IB)

Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten

Intermediaire kosten


Bijlage 2. Voorbeeldbrief ondernemingsraad Aan de directie

Betreft : Werkkostenregeling Geachte directie, De ondernemingsraad wil onderzoeken of de Werkkostenregeling ruimte biedt in de toepassing c.q. naleving van arbeidsvoorwaarden binnen onze onderneming. Zoals u weet moet elke onderneming op 1 januari 2015 de Werkkostenregeling gaan hanteren. Vanuit dat onderzoek wil de ondernemingsraad wellicht zijn initiatiefrecht gebruiken. Vanuit die taakstelling heeft de ondernemingsraad een aantal inventariserende vragen aan u. 1. Welke stappen heeft u inmiddels ondernomen t.a.v. de invoering van de Werkkostenregeling? 2. Wat zijn de huidige onkostenregelingen waarbij gebruik gemaakt wordt van fiscale vrijstellingen? 3. Wie maken gebruik van de regelingen (functiegroepen)? 4. Wat is het huidige kostenbeslag op jaarbasis van de huidige regelingen? 5. Welke onkostenregelingen zullen onder het algemeen forfait (werkkostenregeling) gaan vallen? 6. Welke regelingen kunnen buiten het forfait worden gelaten wat betreft de zogenaamde gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, nihilwaarderingen en overige regelingen? 7. Hoe groot is het forfait (= 1,2% van de fiscale loonsom) in euro’s over 2015? 8. Wat zijn de kosten van de onkostenregelingen die naar verwachting onder het forfait gaan vallen? 9. Hoe pakt de werkkostenregeling financieel uit? Graag verneemt de ondernemingsraad binnen redelijke termijn ( 4 weken) uw antwoorden. Hoogachtend, De ondernemingsraad X.Xxxxxxxxxx, voorzitter/secretaris

De Word-versie van deze brief kun je downloaden op www.fnvbondgenoten.nl/mz > ‘arbeidsvoorwaarden en or’


Bijlage 3. Voorbeeld brief ondernemingsraad ‘garantiestelling’

Aan de directie Betreft :

Invoering Werkkostenregeling

Geachte directie, Vanaf 1 januari 2015 moet elke onderneming de wettelijke Werkkostenregeling (WKR) gaan hanteren. Graag vernemen wij van u welke stappen u daarin onderneemt en of u daarover tijdig met de ondernemingsraad zult overleggen. In elk geval verzoeken wij u te garanderen dat de individuele werknemers geen nadelige gevolgen zullen ondervinden van de invoering van de WKR bij onze onderneming. Hoogachtend, X.Xxxxxx namens de ondernemingsraad



-----------------------------------------------------------------------------------------------------

IK WORD LID!

en betaal de eerste 4 maanden in totaal € 25,-*

Voorletters Achternaam

M

Adres Postcode

Ik betaal mijn contributie per automatische incasso

Tussenvoegsels V

JA

NEE

IBAN (rekeningnummer)** BIC code ** (bij betaling vanaf buitenlands rekeningnr.)

Woonplaats

Geboortedatum Telefoonnummer

JA, u mag met mij contact opnemen over de producten en diensten van FNV Bondgenoten Datum

Mobiel

Handtekening

E-mailadres

Dit aanbod is geldig tot 31-12-2014

Direct lid worden? Bel 0900-9690 (lokaal tarief)

Naam werkgever

* Voor informatie over alle lidmaatschapsmogelijkheden en algemene voorwaarden surft u naar www.fnvbondgenoten.nl/contributie of belt u 0900 - 9690 (lokaal tarief).

Adres werkgever Postcode

Uw lidmaatschap gaat in op het moment dat het Contact Centrum van FNV Bondgenoten dit inschrijfformulier ontvangen heeft. Stuur het volledig ingevulde formulier naar FNV Bondgenoten, t.a.v. Contact Centrum, Antwoordnummer 101, 3500 ZA Utrecht. Een postzegel is niet nodig.

Vestigingsplaats Soort bedrijf/sector/branche

IK WERF EEN LID

(Op het moment dat het introductielidmaatschap na 4 maanden wordt omgezet in een regulier lidmaatschap, ontvangt u uw wervingspremie.)

Voorl.(s) + naam

Lidmaatschapsnummer

Adres

Ik ontvang mijn wervingspremie à € 9,- op

Postcode

Woonplaats

E-mailadres

IBAN (rekeningnummer) ** BIC code ** (bij betaling naar buitenlands rekeningnr.) ** Kijk voor meer informatie over IBAN en BIC op www.fnvbondgenoten.nl/iban

FNVBG Word lid bon A5 liggend IBAN BIC FC.indd 1

13-12-13 13:51



Werkkostenregeling en ondernemingsraad

Recommend Documents