Werk aan de Winkel Jaarverslag 2014
Inhoudsopgave
Inleiding ........................................................................................................... 2 Gebruik van de bibliotheek .................................................................................. 2 Dienstverlening van de bibliotheek ....................................................................... 4 Educatie ............................................................................................................ 4 Marketing en communicatie ................................................................................. 6 Partners Chocoladefabriek ................................................................................... 8 Bedrijfsvoering................................................................................................... 9 Bestuursverantwoording.....................................................................................12 Verkorte jaarrekening ........................................................................................13 Bibliotheek Gouda in cijfers ................................................................................14
1
Inleiding Het jaar 2014 was een markant jaar. Het verbouwde en nieuw ingerichte pand met de naam Chocoladefabriek is op 28 februari 2014 door Hare Koninklijke Hoogheid Prinses Laurentien der Nederlanden officieel geopend. In de wijk Bloemendaal heeft op 26 februari 2014 wethouder Marion Suiker een kinderbibliotheek in de Plaswijckschool geopend en op 15 december 2014 heeft wethouder Daphne Bergman een uitleenpunt geopend aan de Lekkenburg. Daarmee is het nieuwe netwerk van de Bibliotheek Gouda compleet. We hebben onze ambities uit het bedrijfsplan “Werk aan de Winkel” om tegelijkertijd te bezuinigen en te innoveren gerealiseerd. Onze bibliotheek is klaar voor de toekomst. En dat vond het publiek ook. De belangstelling was na de opening overweldigend, de reacties bijzonder positief en het gebruik intensief. Door de vele bezoekers, de nieuwe werkprocessen en de samenwerking met het Streekarchief, Kruim en Drukkerswerkplaats was dit jaar een stormachtige en leerzame periode. Onze medewerkers en vrijwilligers hebben ongelooflijk hard gewerkt waarvoor we hen veel dank verschuldigd zijn.
Gebruik van de bibliotheek De Stadsbibliotheek in de Chocoladefabriek heeft een eigentijdse verblijfsfunctie van lezen en leren op locatie. Meer dan 100 zitplaatsen door het hele gebouw, ruime openingstijden, lokalen, werkplaatsen en de horecavoorziening Kruim; alles werd intensief gebruikt door 337.380 bezoekers. Opgeteld met de bezoekers aan de uitleenpunten waren dat 348.962 bezoekers voor de bibliotheken. (in 2013 waren dat 306.366 mensen) Eind 2014 waren er 18.526 ingeschreven leners (17.684 in 2013) waarvan 6.643 (2013: 6.638) betaalde abonnementen. Het aantal jeugdleden tot 18 jaar is gestegen naar 11.883. Dat is dankzij de inzet van de kinderbibliotheken en de betrokkenheid van het onderwijs. Het aantal betalende klanten is vrijwel stabiel gebleven. Er zijn 3.076 inschrijvingen geweest waarvan 146 via internet en 451 betrof her-inschrijvingen.
2
We hebben de herkomst van leners over de stad in kaart gebracht:
Binnenstad/Nieuwe Park Korte Akkeren Bloemendaal Plaswijck Gouda Noord/Achterwillens Gouda-Oost/Kort Haarlem Goverwelle Stolwijkersluis/Westergouwe
inwoners leden percentage 1-1-2014 totaal lid 7352 1534 21% 9500 2325 24% 9264 1898 20% 12726 3051 24% 9878 2453 25% 10169 2853 28% 11540 2949 26% 516 103 20% 70945 17201 24%
Er komen 1.335 leden uit de regio (Stolwijk, Waddinxveen, Reeuwijk, Haastrecht etc) , dat is 200 meer dan in 2013. Het aantal uitleningen steeg met bijna 7% naar 539.767 uitleningen. Van het totaal aantal uitleningen komt circa 70% voor rekening van de Stadsbibliotheek, 25% van de kinderbibliotheken en 5% van de uitleenpunten. Van het totaal aantal uitleningen is circa 55% kinderboeken. De populaire romans in het toptitelaanbod van de bibliotheek waren o.a ‘Hemelvaart: op zoek naar een verloren vriendin’ van Judith Koelemeijer en ‘Het puttertje’ van Donna Tartt. Ook romans bekroond met landelijke prijzen, zoals ‘La Superba’ van Ilja Leonard Pfeijffer (Libris Literatuurprijs) en ‘Feest van het begin’ van Joke van Leeuwen (AKO Literatuurprijs) werden door heel veel klanten geleend. In het non-fictie segment worden veel filosofie en reisboeken geleend. En de groeiende actuele belangstelling voor koken en bakken zien we ook terug in het gebruik van de collectie. Bij de dvd’s voeren East of Eden en Amour en de series Borgen en Downton Abbey de lijst aan. Boeken voor Young Adults (15-18 jarigen) hebben sinds enige tijd een eigen plek in de bibliotheek. De uitleencijfers van deze collectie, met in 2014 bijna drie keer zoveel uitleningen als in 2013, bevestigen dat dit een goede (landelijk gemaakte) keuze is geweest. Ook zien we dat het aantrekkelijk tonen van de collectie op de pallets voor meer uitleningen zorgt. Zo is de uitleenfrequentie van gedichtenbundels zo goed als verdubbeld sinds ze ter ere van de Poëzieweek op deze manier in het zonnetje staan. Voor de kinderen waren de boeken van Francine Oomen en Paul van Loon en de delen van de series Fantasia van Geronimo Stilton en For girls only van Hetty van Aar niet aan te slepen. Kinderen lenen eveneens veel boeken (non-fictie) voor het maken van een werkstuk of spreekbeurt.
3
Dienstverlening van de bibliotheek De top-7 van aspecten van de bibliotheek die de klanten het meest belangrijk vinden bestaat uit service aspecten. De openingstijden spelen daarbij een belangrijke rol en om die reden zijn we in de Stadsbibliotheek iedere dag open van 10.00 -20.00 uur en zijn de uitleenpunten (zonder personeel) open van maandag tot en met vrijdag van 10.00 – 19.00 uur. In de Stadsbibliotheek hebben medewerkers gezamenlijk met de collega’s van Kruim en Streekarchief de training “Onderscheidend Gastgericht Werken”, gevolgd met als doel klanten, gasten, en ook collega’s zich oprecht welkom te laten voelen zodat de ideale cultuur ontstaat in de Chocoladefabriek. Van de digitale dienstverlening wordt door onze klanten dankbaar gebruik gemaakt. Er zijn 31.196 boeken (gratis) gereserveerd, dat is 5,8 % van het aantal uitgeleende boeken. Eind november zijn we overgegaan op een nieuwe website die gebaseerd is op de landelijke infrastructuur - Widget As A Service - (WAAS). Er waren 126.271 gebruikers (116.163 in 2013) Er zijn 502 klanten die gebruik maken van onze Bibliotheek app waarmee je altijd en overal je bibliotheekzaken kunt regelen. Van de Digitale Bibliotheek (circa 10.000 ebooks) die landelijk door de Koninklijke Bibliotheek wordt georganiseerd maakten 545 klanten gebruik en gezamenlijk leenden ze 4.248 ebooks. Het gebruik van de service ‘Bibliotheek aan huis’ voor mensen die niet in staat zijn naar de bibliotheek te komen blijft stabiel. Vier zorgcentra in Gouda hebben via de Bibliotheek Gouda de beschikking over een wisselcollectie. Bewoners kunnen deze boeken gemakkelijk lenen.
Educatie Het bevorderen van taalontwikkeling is essentieel om kinderen te helpen zich te ontplooien en zich voor te bereiden op een rol in de samenleving en op de arbeidsmarkt. Een goede beheersing van de Nederlandse taal is onmisbaar voor succes op school en op de arbeidsmarkt. En leesbevordering, zo is aangetoond, is een middel bij uitstek om de taalontwikkeling integraal te stimuleren. Leesbevordering is een zaak van lange adem, iedere generatie moet steeds weer op een eigentijdse manier het belang van lezen worden voorgehouden. Een collectie in de nabijheid van kinderen stimuleert het gebruik en daarom hebben we, in samenwerking met de gemeente en de basisscholen inmiddels 4 kinderbibliotheken: in Goverwelle (25.388 uitleningen), in Korte Akkeren (19.932 uitleningen), in Oosterwei (11.584 uitleningen) en in Bloemendaal (18.171 uitleningen). De Kinderbibliotheek Brede School de Biep is verhuisd en werd begin 2014 feestelijk geopend.
4
Op het gebied van educatie konden we dankzij andere financiële bronnen werken aan leesbevordering in de voorschoolse periode met projecten als de VoorleesExpress en Boekstart en is er gewerkt aan wetenschappelijk onderzoek naar de effecten van leesbevordering bij de kinderen in Oosterwei. De VoorleesExpress stimuleert het voorleesritueel bij gezinnen met een taalachterstand. Een vaste voorlezer komt een half jaar wekelijks bij het gezin thuis. Daarmee wordt het leesplezier vergroot en de taalontwikkeling gestimuleerd. Bovendien brengt deze werkwijze mensen met elkaar in contact. De VoorleesExpress wordt mogelijk gemaakt door de OAB-gelden van de gemeente Gouda, het Oranjefonds en vele vrijwilligers uit Gouda. In 2014 zijn er 73 gezinnen bereikt met deze dienstverlening. Samen met de Brede School hebben we een keur aan activiteiten voor ouders (273) en voor kinderen (circa 2.500) op gebied van taal- en leesstimulering gehouden. Waaronder bijvoorbeeld het nieuwe programma Praatjes bij Plaatjes, succesvolle schrijversbezoeken en een uitgebreide programma rond de Voorleesdagen. Tevens konden we dankzij hun steun de Boekstart in de Kinderopvang verder uitrollen en werden er 11 voorleescoördinatoren vanuit de bibliotheek opgeleid. De jeugdwerkplaats is nieuw in de Stadsbibliotheek en biedt naast georganiseerde activiteiten (Chocoladefabriek pakt uit , Praatjes bij plaatjes) een zichtbare plek om plezierig te zitten, lezen, spelen, weg te dromen en te leren. Leren kan op verschillende manieren, nl. door geïnspireerd te worden, te ervaren en te delen met elkaar. Eén van de inspiratiebronnen voor de Jeugdwerkplaats is het jeugdpanel ‘de Oempa Loempa’s’. (nuttige medewerkers in ‘Sjakie en de Chocoladefabriek’, geschreven door Roald Dahl). Dit panel bestaat uit 12 kinderen uit groep 7 van verschillende basisscholen en bevat kritische jongens en meisjes met uiteenlopende talenten en hobby’s, lezers en nietlezers. Gedurende een half jaar krijgt het panel een gevarieerd programma passend binnen de mogelijkheden van de Chocoladefabriek. Zo maken de kinderen kennis met de Mediawerkplaats en de Drukkerswerkplaats. Zij mogen nieuwe activiteiten uitproberen en hun mening geven. De begeleiding is in handen van een team van medewerkers van de Bibliotheek en het Streekarchief. Binnen het programma worden de diverse kwaliteiten van de kinderen benut. Eigen ideeën en inbreng wordt beloond, waardoor er een wisselwerking ontstaat tussen elkaar inspireren en van elkaar leren. Na een half jaar wordt het programma afgerond met een eindpresentatie voor familie, vrienden en leerkrachten. In 2014 hebben twee jeugdpanels vanuit de jeugdwerkplaats hun ervaringen en visie met ons en hun achterban gedeeld. Ook de mediawerkplaats is nieuw in de Stadsbibliotheek. 2014 is een opbouwfase voor deze werkplaats die bijdraagt aan het gezamenlijk (leren) maken van media. We hebben een professional op media- en filmgebied gevraagd om 1 dag per week op projectbasis ons te ondersteunen. Ze heeft een projectplan gemaakt, connecties in de stad gelegd, medewerkers geschoold en enkele workshops voor publiek georganiseerd. Daarnaast hebben we voor de mediawerkplaats 1 vrijwilliger en 1 MBO-stage-plaats.
5
Op Europees beleidsniveau wordt levenslang leren gedefinieerd als 'alle leeractiviteiten die gedurende het hele leven ontplooid worden om kennis, vaardigheden en competenties vanuit een persoonlijk, burgerlijk, sociaal en/of werkgelegenheidsperspectief te verbeteren.' De doelstellingen van levenslang leren omvatten persoonlijke ontplooiing, actief burgerschap, sociale integratie en inzetbaarheid/aanpassingsvermogen. In dat kader organiseren we cursussen, lezingen, workshops en inloopspreekuren. In 2014 was het spannend of onze klanten mee zouden verhuizen naar de Chocoladefabriek. Dat is gelukt: er waren 104 cursisten voor 13 taalcursussen (o.a. Spaans, Engels, Italiaans, Frans, Chinees). Medio 2014 zijn we officieel leercentrum van Seniorweb geworden. Met hen hebben we 2 computercursussen voor 12 personen georganiseerd en zijn er inloopspreekuren in de Stadsbibliotheek. We hebben samen met de ANBO lezingen georganiseerd in de Steenlandzaal die evengoed bezocht werden als in de bibliotheek van Bloemendaal. Er zijn Colleges voor Volwassenen (o.m. Filosofie) gegeven. En we hebben in de Chocoladefabriek een inloopcafé Sociale Media op initiatief van Loes Vork. Eind oktober hebben we samen met Streekarchief de expertmeeting ‘Kom kennis maken’ georganiseerd. Doel was om gezamenlijk met een dertigtal collega’s uit ons netwerk en mensen uit Gouda te onderzoeken hoe het thema van de werkplaats tot ontwikkeling gebracht kan worden. David Gauntlett, professor in Media, Art and Design aan de University of Westminster UK en schrijver van het boek Making is Connecting was keynote speaker. De bijeenkomst werd door de aanwezigen als succesvol ervaren en David Gauntlett heeft over zijn bezoek aan de Chocoladefabriek een enthousiast filmpje gemaakt.
Marketing en communicatie In het bedrijfsplan streven we naar het cultureel ondernemerschap dat leidt tot een ander verdienmodel, niet alleen omdat bezuinigingen ons daartoe dwingen, maar ook omdat onze nieuwe manier van werken dat mogelijk en wenselijk maakt. Dat betekent niet dat de subsidierelatie met de gemeente zal verdwijnen. Dat is niet realistisch of wenselijk; wij blijven immers dienstbaar aan publieke belangen die de overheid behartigt. Bovendien is een gemeentelijke subsidie een noodzakelijke randvoorwaarde om zelf te kunnen ondernemen; zij is een ‘multiplier’ voor andere inkomstenbronnen en subsidies. In 2014 kwam 20% van de totale baten uit bijdragen van leners, bijdragen door specifieke dienstverlening en uit fondsen. In 2014 hebben we voor het eerst in ons bestaan gewerkt aan een programmatische aanpak van activiteiten samen met de partners in de Chocoladefabriek en boekhandel Verkaaik. Dat heeft tot twee programma´s geleid:
6
Een programma ‘Chocolade? Fabriek? In Gouda?’ over het belang van chocolade in ons dagelijks leven en over het belang van cacao in het dagelijks leven van mensen die het verbouwen. Het gaat over haar geschiedenis, haar herkomst, de cacaoboon en de landen waarin ze verbouwd wordt. Een ode aan chocolade en een kritische noot over chocolade. Tegen dat licht zijn er verscheidene activiteiten georganiseerd. De ‘Chocoladefabriek pakt uit’ in de maand oktober gekoppeld aan de Kinderboekenweek waarin de boekhandel een shop-in-shop heeft gehad in de Chocoladefabriek en er op iedere woensdag, zaterdag en zondag kinderboekenschrijvers en –illustratoren op bezoek zijn geweest. En in de werkplaatsen werd er gedurende die maand gewerkt: in de drukkerswerkplaats (cadeaupapier zelf drukken), mediawerkplaats (werken met green screen o.l.v. Cinekid) en de jeugdwerkplaats (krijtconcert waarbij kinderen vanuit een verhaal met muziek worden geïnspireerd om te tekenen).
We hebben verschillende acties ondernomen om leden te werven: Tijdens de Avondvierdaagse die start naast de Chocoladefabriek (3.500 kinderen) is alle avonden geflyerd onder de volwassenen. Met de hulp van een vrijwilligster is intensief gewerkt aan het (terug-) werven van betalende klanten. Naar mensen die eerder lid zijn geweest van m.n. de bibliotheek Bloemendaal zijn er brieven gestuurd en belacties ondernomen. We hebben naar oud-leden (ca. 1.350 adressen) een kaart gestuurd om (weer) kennis te komen maken inclusief een waardebon voor 2 gratis dranken en een kortingsaanbod om weer lid te worden. We doen in 2014 (weer) mee aan Biebpanel, een landelijk digitaal panel waar ruim 300 mensen uit Gouda aan mee doen. Er zijn 3 onderzoeken gehouden over: 1. Tarieven en voorwaarden 2. Vindbaarheid en presentatie 3. Digitale dienstverlening Niet alle onderzoeken waren even relevant voor ons, maar we realiseren zoveel mogelijk de verbeteringen die onze klanten voorstellen. Terugkoppeling vindt plaats via de website van de bibliotheek. Omdat de landelijke intocht van Sinterklaas dit jaar in Gouda plaatsvond, hebben we bijgedragen met: Het organiseren van een Stadsgesprek over de personage Zwarte Piet onder onze verantwoordelijkheid (de Stadsbibliotheek in de Chocoladefabriek) in goed overleg met ambtenaren en burgemeester. Met een historicus (Frits Booij), voor- en tegenstanders in een panel, de stadsdichter als afsluiting en Aldith Hunkar als presentator is de avond succesvol verlopen. Na de 90 e aanmelding hebben we degene die zich daarna hebben aangemeld, geweigerd. Op de dag van de intocht heeft ’s middags voor een bomvolle podium Dieuwertje Blok voorgelezen. En samen met de partners hebben we een jaarlijks terugkerend event gebouwd rondom de werkplaats van de Gouden Pieten. We hebben Simon van der Geest gevraagd een
7
verhaal te schrijven en de werkplaats in dat verhaal wordt fantasierijk zichtbaar gemaakt in Cacao (onder het podium). De nieuwsbrief is afgelopen jaar 11x verstuurd aan circa 5.300 contacten per nieuwsbrief, en –gemiddeld per nieuwsbrief- heeft 35% van de mensen de mail geopend. Onze klanten mailen veel naar ons, we hebben afgelopen jaar circa 4.050 mails ontvangen en beantwoord.
Partners Chocoladefabriek Samen gaan wonen met 4 zeer diverse partners is geen sinecure gebleken. Ook in dat opzicht was het een spannend jaar. Er was vooraf geen ruimte genomen voor een integrale afstemming van de samenwerkende organisaties noch voor een invulling van het merk ‘Chocoladefabriek’. Samenwerking vraagt heel veel energie van alle medewerkers en specifiek op het gebied van communicatie en programmering. Positionering van de bibliotheek in relatie tot de Chocoladefabriek is niet helder, gezamenlijke communicatie en programmering van de Chocoladefabriek een vraagstuk. Dat hebben we al werkende moeten uitvinden. Het bleek noodzakelijk en ook inspirerend om gezamenlijk - Kruim, Drukkerswerkplaats, Archief en Bibliotheek - na te denken over deze onderwerpen. Er zijn bijeenkomsten georganiseerd en veel gesprekken zijn bilateraal gevoerd om te werken aan een gedeelde ambitie en recht te doen aan de belangen die aan de orde zijn. Niet alleen praten, maar veel samen doen en vervolgens de samenwerking periodiek tegen het licht houden, bleek een werkbare methode. Het Streekarchief is op 13 mei voor het eerst open gegaan voor publiek. Tot september konden hun klanten nog geen stukken uit het archief raadplegen. De sfeer op de eerste verdieping is er beslist anders door geworden. Twee keer per dag rijdt er een auto op en neer met archiefstukken. Hun klanten zijn niet altijd tevreden over het geluidsniveau (‘we zijn onze gewijde stilte kwijt’) en wij moeten leren om beter af te spreken wanneer er op woensdagmiddag een hele trap vol kinderen komt zoals in de maand van de ‘Chocoladefabriek pakt uit’. De aanwezigheid van Kruim wordt door veel klanten als uitstekend ervaren. De gastvrijheid en kwaliteit die ze bieden maken de plek en het terras tot een – hot spot voor de stad. Er komen veel groepjes/groepen en mensen spreken er met elkaar af. Hun goede catering is een voorwaarde voor verhuur van de Steenlandzaal, het podium en de lokalen. De Drukkerswerkplaats is een vrijwilligersorganisatie die weer een heel andere plek inneemt in de Chocoladefabriek. Hun zichtbaarheid is overduidelijk vergroot en aan werk om boekjes te maken is geen gebrek. Er zijn nog weinig workshops gehouden. Over het algemeen zijn de vrijwilligers 1 dag per week in de werkplaats, dat wordt door de andere partners als (te) weinig ervaren. We zijn op werkbezoek geweest bij het Grafisch
8
Werkcentrum in Amsterdam. Het was bijzonder leerzaam om te horen hoe ook zij worstelen met dezelfde uitdagingen van een vrijwilligersorganisatie. We hebben een heel kort filmpje over de Chocoladefabriek laten maken door Hugo Goudswaard van Beeldlab uit Gouda. Het filmpje geeft in 1.24 minuten prachtig weer wat onze ambities zijn. Het filmpje wordt gebruikt bij rondleidingen en presentaties en is op Youtube bijna 3.000 keer bekeken.
Bedrijfsvoering In 2014 krijgt de bibliotheek € 444.868,- minder subsidie dan in 2011, dat is een daling van 20%. Voor de kinderbibliotheken wordt een eenmalige bijdrage van € 66.000, - ter beschikking gesteld. Alle energie was in 2014 gericht op het stroomlijnen van de werkprocessen in het nieuwe concept van de Chocoladefabriek. De verhuizing naar Klein Amerika en oplevering van de voormalige panden is dankzij een projectleider en een professionele verhuizer naadloos verlopen. De eerste helft van februari zijn de collectie, ICT en losse dingen verhuisd. Vanaf 14 februari zijn de medewerkers in de Chocoladefabriek gaan werken. Voor klanten zijn we 4 weken dicht geweest. De oplevering van de nieuwe inrichting verliep conform planning zodat vrijwel alles klaar was voor de opening op 28 februari. Tijdens de openingsuren van de eerste maanden hebben we met man en macht gewerkt om de stromen mensen te woord te staan en om de boeken verwerkt te krijgen. De noodzakelijke bezetting was veel hoger dan we geraamd hadden en de vermoeidheid bij medewerkers sloeg hier en daar toe. Medewerkers met een stappenteller zien dat ze 7 tot 10 km per dag lopen. We hebben al onze flexuren (500) voor 1 jaar in 2 maanden gebruikt. De werkdruk en prestatiedruk lag in dit jaar van transitie hoog en er is veel veranderd: We zijn 7 dagen per week open. Volgens CAO Openbare Bibliotheken kunnen medewerkers alleen op vrijwillige basis op zondag werken en is de salariëring 170%. Aan alle medewerkers is per brief gevraagd of zij bezwaar hebben tegen het werken op zondag. Van de 37 medewerkers hebben 2 medewerkers aangegeven niet op zondag te gaan werken. We zijn ook enkele feestdagen (2e Paasdag, 2e Pinksterdag, Hemelvaart en Koningsdag) open gegaan. Er zijn enkele medewerkers die wel op zondag willen werken maar niet op een feestdag. We hebben besloten tot het dragen van bedrijfskleding. Het bevordert de herkenbaarheid van medewerkers, geeft eenheid aan en straalt gezag uit. Iedere medewerker die tijdens openingstijden in het voor publiek toegankelijke deel werkt, is verplicht om een zwart kledingstuk te dragen boven de taille. Daarop hoort de button in de huisstijl van de bibliotheek. Medewerkers kunnen op deze
9
wijze hun eigen stijl houden en toch gezamenlijkheid uitstralen. We hebben medewerkers een tegemoetkoming in de kosten gegeven. Er zijn geen zitbalies meer voor medewerkers, ze staan en lopen en publiek kan zich tot hen wenden bij een van de staande servicebalies. De bezetting bestaat regulier uit 1 medewerker boven en 1 beneden. Door de hoge bezoekersaantallen is dat aan de lage kant en klanten zouden graag meer medewerkers willen zien.
Ook zijn er dit jaar veel mutaties in de formatie geweest: Er is een specialist marketing en communicatie (vervanging) voor 32 uur per week aangesteld met de opdracht te werken aan behoud en werving van nieuwe leden. Er is een specialist frontoffice (vervanging) aangetrokken die veel op de werkvloer aanwezig is en een grote affiniteit heeft met klantprocessen, dienstverlening en uiterlijke performance van de collectie. De manager educatie en projecten is vanaf januari langdurig ziek gebleken met burn-out verschijnselen. De bedrijfsarts constateert dat het onduidelijk is of het werk-gerelateerd verzuim is. De bibliotheek kent geen verzuimverzekering dus de kosten komen geheel voor rekening van de bibliotheek. Vanwege de afwezigheid van dit MT-lid is na een half jaar besloten om tot minimaal het einde van het jaar een interim-manager Programmering en Communicatie aan te stellen. Geheel onverwacht heeft een van de gedetacheerde medewerkers te kennen gegeven dat ze de organisatie een jaar eerder gaat verlaten dan haar pensioengerechtigde leeftijd. Haar frontoffice werkzaamheden worden tot 1 januari 2016 vervangen en haar andere werkzaamheden worden verdeeld over verschillende medewerkers. Omdat de bibliotheek geen OR mee kent, zijn er in 2014 twee afzonderlijke bijeenkomsten met medewerkers georganiseerd over OR-gerelateerde zaken. Er waren circa 10 – 15 medewerkers aanwezig die met belangstelling hebben kennis genomen van o.a. de jaarrekening, de subsidieaanvraag voor 2015 en het proces voor het nieuwe bedrijfsplan. Namens het bestuur was de heer Terlouw aanwezig. Veiligheid in het gebouw is belangrijk voor medewerkers en klanten. In de eerste maanden na de opening was er sprake van veel overlast. We hebben de volgende maatregelen genomen: met de partners is een gezamenlijke aanpak en handhaven van huisregels afgesproken. Medewerkers hebben daarvoor samen een training gevolgd; we hebben regelmatig contact met de wijkagent en meestal is de politie snel ter plaatse als het nodig is; beveiligingscamera’s zijn opgehangen; maar uiteindelijk ontkwamen we er niet aan om bewaking in te schakelen. De bewaker is in aanvang 7 dagen per week aanwezig geweest van 15.00 – 19.00 uur en nu zijn dat 5 wisselende dagen. Zijn aanwezigheid heeft er toe bijgedragen dat de overlast is teruggebracht maar helaas niet volledig is verdwenen. De kosten hiervoor zijn hoger dan geraamd.
10
Het beheer van het pand aan Klein Amerika bleek veel meer tijd te vragen dan verwacht. Dat had verschillende oorzaken: de afwerking van de nazorg van de verbouwing van het pand; de werkzaamheden en onderhoud aan de 2e en 3e etage; de slechte staat van onderhoud van het pand. We hebben een klusjesman voor 12 uur per week moeten aantrekken. En naast het reguliere werk moesten er overeenkomsten t.b.v. de partners in het gebouw gemaakt worden en bleken we druk met de gebruiksvergunning en de horeca- en de terrasvergunning. Er is veel belangstelling voor de huur van ruimten in de Chocoladefabriek. We hadden in het laatste kwartaal van het jaar een bezettingsgraad van 49%. Om hier efficiënt en vakkundig mee om te kunnen gaan is een passend software programma aangeschaft en hebben we een set van afspraken met Streekarchief en Kruim gemaakt. Het ziekteverzuimpercentage over 2014 voor de medewerkers van de Stichting bedroeg 9,12% (in 2013 4,82%). De omvang van de formatie zal de komende jaren dalen van 21,5 fte naar circa 15,5 fte. De gemeente heeft toegezegd in het besluit tot bezuinigingen dat natuurlijk verloop leidend is. Tegen dat licht daalt onze formatie in 2012 met 0,74 fte, in 2013 met 1,74 fte, in 2014 met 2,76 fte en uiteindelijk in 2015 met 5,91 fte. Ultimo 2014 is de formatieomvang 18,44 fte.
11
Bestuursverantwoording Als leidraad voor het goed functioneren, gebruiken wij het model van cultural governance. Deze organisatorische filosofie gaat uit van goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht in de culturele sector. Wij hebben bij de verzelfstandiging in 2005 gekozen voor een zogeheten ‘traditioneel bestuursmodel’, waarbij de uiteindelijke verantwoordelijkheid van de organisatie bij het bestuur ligt. Zoals ieder jaar heeft het bestuur gesproken over het bestuursmodel en geconstateerd dat de integrale eindverantwoordelijkheid die het bestuur op dit moment draagt niet meer past bij de feitelijke verantwoordelijkheidsverdeling. Daarom heeft ze in haar vergadering van 12 december 2014 besloten tot de overgang naar een Raad van Toezicht-model nadat zij de goedkeuring van het College van B&W van de gemeente Gouda had gekregen. In december 2014 zijn de statuten van de Stichting, opgericht op 23 december 2004, gewijzigd. Er vond, zoals elk jaar, een functioneringsgesprek plaats met de directeur, mevrouw A.M.C. van Schendel. Daarnaast heeft het bestuur een vergadering belegd om het eigen functioneren, ook in relatie tot de directeur, te bespreken. Door het bestuur is een accountant aangewezen en de managementassistent ondersteunt het bestuur daar waar nodig. In 2014 bestond het Bestuur/Raad van Toezicht uit de volgende personen:
De heer mr. J.H. Oosters, voorzitter. De heer S. Vermeulen, penningmeester. De heer P. Terlouw. Mevrouw E.W. Kaal-Hartog. De heer J.B. de Vreede.
De directeur is lid van de kring van adviseurs van de Raad voor Cultuur, lid van de Raad van Toezicht van Rogues en lid van het bestuur van ETV.nl De jaarlijkse studiedag bracht ons dit jaar naar het Textielmuseum waar de museumdirecteur en het hoofd van het Textiel Lab ons een zeer inspirerende rondleiding hebben gegeven. In de ochtend was er een workshop over de transitie naar het Raad van Toezicht model door professor in Governance aan de TIAS School for Business and Society / Tilburg University mevrouw Edith Hooge.
12
Verkorte jaarrekening
Uitgaven Organisatie Huisvesting Personeel Administratie Automatisering Collectie en media Specifiek
Inkomsten Bijdrage leners Specifiek Overige Subsidie gemeente Overige subsidies
Exploitatieresultaat
Begroting 2014
Exploitatie 2014
Exploitatie 2013
35.500 510.000 1.165.000 120.500 207.500 264.000 87.500 2.390.000
45.235 498.744 1.258.595 112.195 208.356 251.402 172.903 2.547.429
49.935 529.826 1.431.436 117.724 234.556 252.568 139.066 2.755.110
300.000 90.000 54.000 1.766.170 180.000 2.390.170
295.831 150.776 58.328 1.766.170 271.762 2.542.868
293.272 147.823 43.366 2.000.170 268.053 2.752.684
170
-4.561
-2.427
13
Bibliotheek Gouda in cijfers Leners: Het percentage van de Goudse bevolking dat lid is van de bibliotheek is in vergelijking met 2013 gestegen naar 26,1% In alle leeftijdsgroepen is een lichte stijging van het aantal leden te zien.
t/m 11 jaar 12 jaar en ouder Totaal
2014 6.528 11.998 18.526
2013 5.892 11.792 17.684
2012 4.973 12.234 17.207
2011 5.108 13.304 18.412
2010 5.282 14.402 19.684
Uitleningen: Het aantal uitgeleende materialen is in vergelijking met 2013 met 7 % gestegen. Ook het gemiddelde aantal uitleningen per lener is gestegen ten opzichte van 2013 met 29 uitleningen per lener.
Jeugdmateriaal Overig Totaal
2014 298.465 241.302 539.767
2013 265.091 239.296 504.387
2012 263.670 273.250 536.920
2011 272.990 302.057 575.047
2010 289.553 338.269 627.822
2014 22.600 13.167 50.131 3.170 89.068
2013 26.192 18.752 48.498 3.670 97.112
2012 26.903 20.926 45.859 3.988 97.676
2011 26.677 22.036 45.178 4.030 97.921
2010 33.384 28.872 47.772 6.693 116.721
Collectie
Romans Informatief Jeugdboeken Audiovisueel Totaal
Boeken werden gemiddeld 6,1 keer uitgeleend, audiovisuele media 6 keer.
Bezoekers Het aantal bezoekers van de Stadsbibliotheek inclusief uitleenpunten is in 2014 met 13,9 % gestegen. De website werd 126.271 keer bezocht. Dit is een stijging van 8,7 %.
Bibliotheken Website
2014 348.962 126.271
2013 306.366. 116.163
2012 321.768 114.384
2011 298.404 106.813
2010 344.304 94.056
14
Activiteiten Het brede aanbod van activiteiten trekt vele bezoekers. De belangstelling geeft aan dat ons scholenaanbod en onze culturele activiteiten goed aanslaan bij onze doelgroep. Activiteit Culturele activiteiten Educatie basisschool Educatie middelbaar onderwijs Educatie volwassenen Overige educatieve activiteiten Totaal
Aantal contacten 171 14.145 0 1.875 545 16.736
15
