Welkom! (ont)moeten met ‘Modern Timemanagement’
Wat gaan we doen? Met een bewezen werkmethodiek vanuit heldere functiedoelen de juiste keuzes maken om aantoonbaar tijdwinst te boeken en 100% overzicht te creëren over álle activiteiten en informatie in je werk en op je werkplek voor nóg meer plezier en meer effect
Resultaten en voordelen voor jou! Wat levert dat?! • Rust • Overzicht en structuur • Creativiteit • Meer doen in minder tijd • Makkelijker bewegen naar jouw doel(en) • Minder stress • In control • Voldaan gevoel over je werkdag • Nóg meer plezier
Huishoudelijke mededelingen Focus!
Wat is Effectiviteit? Even afstemmen
Wat is Efficiëncy? Het verschil
Een doel zonder actie is eigenlijk een droom
Een actie zonder doel is tijdverdrijf
Stelling 1 Doelen en prioriteiten
Een activiteit welke NIET bijdraagt aan mijn functiedoelen… is voor mij NIET belangrijk! is voor mij HEEL belangrijk! is voor mij MINDER belangrijk!
Stelling 2 Doelen en prioriteiten Urgente zaken krijgen nog wel eens voorrang boven dat wat belangrijk is voor mijn doelen.
Kijken door de Bril van je Doelen Doelen en prioriteiten
1. Is dit wel of niet belangrijk door de bril van je doelen? 2. Is het urgent en heeft het onmiddellijke aandacht nodig?
Niet Belangrijk
Wel Belangrijk
Nu (urgent) CRISIS
1
-direct
doen-
MISLEIDING
3
Kan later KWALITEIT
2
-plannen-
VERSPILLING
4
Delegeren – Reduceren – Niet doen
Niet Belangrijk
Wel Belangrijk
Nu (urgent) CRISIS
1
-direct
doen-
MISLEIDING
3
Kan later KWALITEIT
2
-plannen-
VERSPILLING
4
Delegeren – Reduceren – Niet doen
Vraagje Telefoontjes
Mailtjes
Niet vergeten
Goed idee!
PRIKKELS
VASTE ELEMENTEN
JOUW INITIATIEVEN
Getting Things Done - wat het jou brengt De voordelen van deze bewezen werkmethodiek •
•
100% overzicht rust controle & grip structuur prioriteiten direct zichtbaar Meer doen in minder tijd voldaan gevoel minder stress plezierig werken
Een helder hoofd zorgt voor.. … minder stress … meer productiviteit … meer creativiteit
De 4 stappen van Getting Things Done De oplossing
1. Verzamelen 2. Beslissen en Organiseren 3. Doen 4. Wekelijks onderhoud
Gewenste uitkomst Wanneer heb je de actie voltooid? • •
Het uiteindelijke resultaat waar jij deze taak naar toe wilt brengen Dusdanig omschreven alsof het klaar is – voltooide tijd! Taak
Gewenste Uitkomst
-Offerte Van der Velde
- Van der Velde gescoord
-Personeelsadvertentie
- Nieuwe collega aangenomen
-Verf kopen
- Zolderkamer geschilderd
Things to Do
• Moeders bellen eten vanavond • Offerteprijzen Van der Velde opvragen bij binnendienst • Commercieel Plan 2014 • Mailen Koen voor vrij vragen vakantie
• Lezen Hand-out David Allen – GTD (3 blz.)
Gewenste uitkomst Voltooide tijd!
Eerstvolgende actie Werkwoord!
Organiseren van je mail in Outlook! Naar de juiste lijst/’bak’
• Kopieer de mail eerst naar je Kort Archief: Ctrl + Shift + Y K (Kort Archief) altijd back’up •
Daarna verplaatsen naar de juiste Lijst: Ctrl + Shift + V Eerste letter van de map/lijst
Organiseren van je mail in Outlook! Naar de juiste lijst/’bak’
Maak je een taak aan? Gewenste Uitkomst / eerstvolgende actie
Doen: eat that frog! Wat is jouw kikker morgenochtend?!
De oplossing voor uitstelgedrag
6 nieuwe werkgewoonten! Eenvoudig aan te leren Makkelijk vol te houden
Werkgewoonte 1 • Onder de lijn? (niet belangrijk voor je doelen) – Delegeren – Ben ik wel de juiste persoon hiervoor? – Minimaliseren – maak het kleiner – Is niet doen een optie?
Werkgewoonte 2 • Als je een taak start, in 1 keer afronden (zonder tussendoor iets anders te doen) • Tenzij CRISIS / Kwadrant 1 >> Kan het wachten tot ….? >> Mag ik je straks even bellen?
Werkgewoonte 3 • 24 uur per dag Verzamelen
Werkgewoonte 4 • Maximaal 3 keer per dag Beslissen • Beslissen en Doen volledig scheiden
Werkgewoonte 5 • Eindig je dag met het bekijken van je Eerstvolgende Acties en je Agenda voor morgen. • Bepaal je top 3 (door de bril van je functiedoelen) + Je kikker
Werkgewoonte 6 • Begin je dag met Doen – Begin met je kikker
Veel (werk)plezier!!
