Intuïtief Timemanagement Algemene inleiding Tijd is een interessant verschijnsel. We denken dat het iets absoluuts is, maar iedereen kent het gevoel dat de tijd vliegt of dat het juist tergend langzaam gaat. Ook Einstein vond uit dat tijd iets relatiefs is. Hoe je omgaat met tijd is dus enerzijds iets instrumenteels en anderzijds ook afhankelijk van je innerlijke houding. In dit document zal ik aangeven hoe je op een intuïtieve manier met je tijd kunt omgaan. Hierbij combineer ik drie interessante timemanagement theorieën: Belangrijke zaken eerst. Timemanagement gebaseerd op de Zeven eigenschappen van
effectief leiderschap van Stephen Covey. Het mooie van deze methode vind ik dat hij je goede handvatten geeft om te bepalen wat belangrijk is, wat op jouw bordje zou moeten liggen en wat op die van een ander en hoe je dit toepast in de verschillende gebieden van je leven. Getting Things Done van Daven Allen Deze methode is heel goed in het bieden van praktische hulpmiddelen om je taken helder te formuleren en af te bakenen. Ook geeft het je handvatten om structuur aan te brengen in je activiteiten zonder dat het je vastzet. Tijdsurfen van Paul Loomans Deze Zen monnik heeft op een mooie manier beschreven hoe je op intuïtie je tijd kunt indelen en je taken kunt uitvoeren. Deze methode geeft een spirituele dimensie aan timemanagement en maakt het tegelijkertijd eenvoudig. Je kunt de methodes ook in deze volgorde toepassen, omdat ze dan van grof naar fijn werken. In de eerste methode ga je bepalen wat voor jou belangrijk is. Bij de tweede methode ga je alle input en taken structureren en in de laatste methode ga je intuïtief bepalen wat je wanneer doet. Wil je uitgebreide informatie over deze methoden dan raad ik je aan de bijbehorende boeken te lezen: Stephen Covey – De zeven eigenschappen van effectief leiderschap David Allen – Getting Things Done (gewoon in het Nederlands) Paul Loomans – Ik heb de tijd, een handleiding in tijdsurfen
1
Belangrijke zaken eerst De kern van deze methode wordt gevormd door de tijdmanagement matrix. Deze matrix kan je heel goed helpen om te bepalen of je taken die op je bordje liggen (of dreigen te komen) wilt oppakken en zo ja met welke prioriteit.
Belangrijk
Spoed Brandjes blussen Verminderen
Belangrijk Besteed hier je tijd aan
Niet Urgent
Urgent Stress
Nutteloos
Uitbesteden
Niet doen
Niet belangrijk 2 De kwadranten staan hierboven in een schema uitgewerkt en ontstaan door de activiteiten in te delen op de volgende twee assen: Belangrijk – onbelangrijk Urgent – niet urgent
Dit lijkt een simpele verdeling. Er ligt echter een diepere laag onder. Want we verwarren urgent vaak met belangrijk. Als iets over een uur af moet zijn, wordt het voor ons al snel belangrijk. Belangrijk gaat echter over in welke mate het bijdraagt aan de grotere doelen in ons leven. Hier ligt een link met je levensmissie. Als iets meer bijdraagt aan het vervullen van je levensmissie is het belangrijker dan dat het minder bijdraagt. Urgent gaat puur over de termijn waarop iets af moet zijn. Moet het snel af dan is het urgent, hoeft het niet snel af, dan is het niet urgent.
Op deze manier komen de activiteiten in de vier kwadranten van het schema. Ieder kwadranten vraagt om een eigen aanpak die we hieronder beschrijven: Urgent en belangrijk
Dit is het kwadrant waar de brandjes geblust moeten worden. Het moet snel af en je vindt het ook belangrijk. > In dit kwadrant is het belangrijk dat je gaat kijken hoe je ervoor kunt zorgen dat deze activiteiten (in het vervolg) minder urgent worden. Je kunt bijv. eerder beginnen met je voorbereiding. Op die manier blijven deze activiteiten in kwadrant 2. Niet urgent, wel belangrijk Dit is het kwadrant waar je zoveel mogelijk activiteiten in wilt hebben. Dit zijn zaken die je belangrijk vindt, omdat ze bijdragen aan je persoonlijke en zakelijke doelen en aan je levensmissie. Ze hebben geen haast, dus je kunt ze in alle rust doen. Als je veel stress hebt, kom je vaak niet toe aan deze activiteiten omdat activiteiten uit kwadrant 1 voorgaan. >In dit kwadrant is het belangrijk om de activiteiten zo te plannen dat ze niet naar kwadrant 1 verschuiven doordat ze urgent worden. Urgent en niet belangrijk Dit zijn activiteiten die voor jou niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Het gaat vaak om activiteiten die je van iemand anders moet of die je op je hebt genomen zonder na te denken of je het echt wel wilt. Vaak lijken dit belangrijke activiteiten omdat ze urgent zijn. Verwar deze twee zaken echter niet. Vraag je telkens af en welke mate de activiteit bijdraagt aan jouw levensmissie of de doelen die daaruit voortvloeien. Soms ontkom je er niet aan om zaken te doen die niet direct bijdragen, omdat je bijv. onderdeel bent van een organisatie of samenwerkingsverband. Vraag dan wel aan degene van wie jij iets moet doen waarom het belangrijk is. > In dit kwadrant ga je de activiteiten zoveel mogelijk overdragen aan iemand voor wie het wel belangrijk is. Niet belangrijk en niet urgent De activiteiten die je hier plaatst, moet je eigenlijk gewoon niet doen. Vraag je af wat er zou gebeuren als je het niet zou doen. Wie heeft er last van en waarom? Bekijk dan of ze toch niet op een indirecte manier bijdragen aan je doelen. Dan plaats je ze in kwadrant 2. > Anders doe je ze gewoon niet.
Opdracht Neem even de tijd om de taken die op je bordje liggen in te delen in deze kwadranten. Als je niet helder hebt wat belangrijk voor je is, is het goed om eerst weer contact te maken met je levensmissie en de daaruit voortvloeiende doelen die je voor jezelf hebt gesteld. En welk inzicht geeft het verdelen van je taken in deze matrix je? Zitten de meeste activiteiten in kwadrant 2? Wat ga je doen om de activiteiten uit kwadrant 1 naar kwadrant 2 te verplaatsen? Wat ga je doen om de activiteiten uit kwadrant 3 af te stoten? En wat ga je doen met de activiteiten uit kwadrant 4?
3
Getting things done Als je helder hebt welke taken je op wilt pakken, gaat het erom dat je een systeem bedenkt waardoor alle taken goed georganiseerd blijven en je snel inzicht hebt in wat je te doen hebt. Getting things done benoemt vijf stadia in het beheersen van de werkstroom: 1. Verzamelen In dit stadium verzamel je alles wat er binnenkomt aan ideeën, acties, to do’s, etc. Het belangrijkste is dat je een minimum aan vergaarbakken hebt (dus je inbox, een notitieblokje en wellicht je voicemail of Whatsapp). Daarnaast is het van belang dat alle losse eindjes in het systeem komen. Dat je dus niets in je hoofd laat, maar het opschrijft, inspreekt, naar jezelf mailt of wat dan ook. Ook belangrijk is je te realiseren dat verzamelen letterlijk alleen maar verzamelen is. Je hoeft er dan nog niks mee. Dat komt bij stap 2. 2. Verwerken Regelmatig moet je de ingekomen acties en brokken informatie verwerken. Hierbij gelden de volgende stappen: a. Moet je hier nu wat mee doen? Hier neem je ook de kwadranten mee uit het systeem van “belangrijke zaken eerst”. Als het niet iets is wat bijdraagt aan jouw levensmissie of de doelen die hieruit voortvloeien, dan moet je er niks mee doen. Of wordt de actie “uitvinden wie dit gaat doen” i. Nee, dan gooi je het in de prullenbak, zet je het op een lijstje “Later, ooit, misschien” of in het archief ii. Ja, dan ga je naar de volgende stap b. Als je er wat mee moet, dan is de vraag wat de eerstvolgende actie is. Dit is een belangrijke stap. Als je hele grote brokken op je to do lijstje krijgt (zoals businessplan schrijven, of nieuwe klanten werven) dan is het lastig om eraan te beginnen. Bepaal dus wat de eerstvolgende fysieke actie is die je kunt uitvoeren. c. Vervolgens bepaal je of je het nu kunt doen. Hierbij is de stelregel dat als je het binnen 2 minuten kunt doen, je het ook direct moet doen. Zo niet dan kies je voor: i. Delegeren. Als het niet iets is wat jij zou moeten doen, bepaal aan wie je de taak overdraagt ii. Stel het uit en zet het op je actielijst. Het kan zijn dat het een tijdgebonden activiteit is. Dan plan je het in je agenda. Is er geen tijd aan gebonden, dan zet je het op een lijstje dat je oppakt zodra het kan. Hierbij is het erg belangrijk zo min mogelijk zaken in je agenda te plannen. Alleen als het gaat om afspraken met een ander of als er echt een deadline aan vast zit zet je het in je agenda. 3. Organiseren In dit stadium ga je het werk organiseren. Hierbij benoemd Getting things done een aantal belangrijke elementen: a. Projecten. Alle zaken die uit meerdere taken bestaan om een doel te bereiken, noemen ze een project. Dit is dus een veel ruimere omschrijving van project. Je maakt nu een lijst met alle projecten erop. Dat zijn dus zaken als website updaten, nieuwe klanten werven, uitzoeken hoe ik webinars kan opzetten, artikel schrijven.
4
Alle informatie die met een project te maken heeft, verzamel je op een plek (een map op je computer, een opbergmap of een notitie in je telefoon. b. Eerstvolgende acties Dit zijn dus alle acties (ook gebonden aan projecten) die je moet uitvoeren. Drie soorten schrijf je in je agenda: i. Tijdgebonden acties oftewel afspraken ii. Aan een dag gebonden acties: niet gebonden aan een tijd, maar wel aan een dag, zoals deadlines, etc. iii. Aan een dag gebonden informatie zoals routebeschrijvingen, etc. De rest van de acties schrijf je op actielijsten. Tot 30 items kunnen ze op 1 lijst, maar bij meer acties maak je verschillende categorieën lijstjes zoals: telefoontjes, vragen aan collega, uitzoeken, kopen of bestellen, etc. Een lijstje met ooit, later misschien is ook een handig lijstje om erbij te hebben. Verder kan het zinvol zijn een systeem te hebben voor acties die even moeten sudderen, maar waar je over een tijdje weer naar moet kijken. Je kunt hiervoor je agenda gebruiken. 4. Onderhouden Dit is een belangrijk stadium. Het hele systeem vraagt erom dat je regelmatig de lijstjes bijwerkt, je agenda bekijkt en de acties die liggen te sudderen weer oppakt. Plan dus regelmatig tijd in om je systeem te onderhouden. 5. Doen In dit stadium ga je echt aan de slag. Ik zal hier de aanpak van Getting Things Done beschrijven, waarbij ik je wil zeggen dat de Tijdsurf methode hier een voor mij passendere aanpak heeft. Je kunt op 3 manieren bepalen wat je gaat doen: a. Vier criteria model Je bepaalt op basis van onderstaande criteria wat je op dit moment gaat doen: i. Situatie. Waar ben je, welke middelen heb je tot je beschikking? Dit bepaalt wat je zou kunnen gaan doen. Bellen gaat bijvoorbeeld niet handig in de trein. ii. Beschikbare tijd. Sommige dingen kun je snel afhandelen andere hebben langere tijd nodig. Dus afhankelijk van je beschikbare tijd kun je bepalen wat je gaat doen. iii. Beschikbare energie. Ben je fit genoeg om een moeilijk telefoongesprek te voeren, is de tijd passend om een blog te schrijven? iv. Prioriteit. Wat levert het meeste resultaat op gezien bovenstaande beperkingen? b. Drievoudig model Dit model deelt de activiteiten in in drie soorten: i. Vooraf vastgesteld werk. Je pakt de zaken op die op je lijstjes staan. Je doet wat je je had voorgenomen ii. Werk zoals het zich aan je voordoet. Dit zijn acties die op je pad komen. Een mailtje, een telefoontje. Dit zijn gevaarlijke zaken omdat je ongemerkt dingen gaat doen waar je als je even de rust neemt misschien niet voor zou kiezen.
5
iii. Nieuwe acties vaststellen. Je gaat naar je vergaarbakken kijken welke acties erin zitten. Je loopt je projectenlijst door en kijkt welke acties af zijn en welke acties er dan weer gedaan moeten worden. c. Het zeshoogten model Dit model geeft de diepere lagen aan die in je dagelijkse bezigheden naar voren komen. Hier raakt de methode de matrix van Covey. Je gaat uitzoomen zodat je ziet binnen welk groter kader je aan het werk bent. Op basis daarvan kun je beter beslissen wat je nu oppakt. David Allen beschrijft dat aan de hand van de hoogtes van een vliegtuig: i. Startbaan: je huidige acties. Dat waar je nu mee bezig bent ii. 10.000 voet: de huidige projecten die je aandacht vragen en die een redelijke korte termijn hebben. iii. 20.000 voet: Gebieden waar je verantwoordelijk voor bent. 10-15 categorieën waar jij actief in wilt zijn. iv. 30.000 voet: Doelen voor over een tot twee jaar. Wat wil je over 1 of 2 jaar bereiken en wat vraagt dat nu van je? v. 40.000 voet: Visies voor over drie tot vijf jaar. Hier denk je na over grote categorieën zoals je werk, je gezin, je woonomgeving, je financiën, etc. vi. 50.000 voet: je leven. Waarom doe je wat je doet? Waarom bestaat je bedrijf? Wat is je levensmissie
Opdrachten Maak een overzicht van al jouw vergaarbakken. Waar komen informaties en acties bij jou binnen? Bekijk al je acties en bepaal of deze direct fysiek uitvoerbaar zijn of dat je ze nog moet opknippen in kleinere stukjes en ze moet samenvoegen in een project. Waar leg jij de informatie en taken vast?
6
Tijdsurfen Paul Loomans beschrijft op een zeer heldere en diepgaande wijze een timemanagement model dat heel intuïtief is. Je kunt het goed combineren met de eerder genoemde modellen. Met name omdat hij weinig tot geen aandacht besteed aan het feit of taken belangrijk voor je zijn of niet en of je ze zelf moet doen of niet. Hij geeft handvatten waardoor je stress uit je dagelijkse leven kunt elimineren. Hij gebruikt de metafoor van een huis om aan te geven van welke factoren stress bij een mens afhankelijk is. De begane grond is het omgaan met de tijd. Dit is waar veel timemanagement methoden
zich op richten. Er is echter ook een kelder. Hier huizen de emoties. Zij communiceren met ons via ons lichaam. Hoe meer aandacht we hiervoor hebben hoe meer we eraan hebben en hoe minder de emoties onderbewust ons leven sturen Op de eerste verdieping vinden we ons zelfbeeld. Dit is de relatie die we met onszelf hebben en is in onze jeugd al gevormd. Je zelfbeeld kan van invloed zijn op jouw omgang met tijd. Wil je hier veranderingen in aanbrengen dan vraagt dat werken aan jezelf. Het dakterras, tenslotte is de plek van de communicatie. Hier zijn we zichtbaar voor anderen. Dit is waar het gaat over in interactie met anderen jezelf blijven. Assertiviteit en communicatieve vaardigheden spelen hier een rol. Hij benoemd ook nog de muren en vergelijkt deze met het lichaam. Dit reageert erg op stress en geeft veel signalen af. Lichaamsbewustzijn kan je helpen om stress te verminderen.
Hij beschrijft zeven aanwijzingen waarmee je tijd meer als een golf gebruikt waarop je surft dan iets waar je tegen aan het vechten bent. 1. Doe één ding tegelijk en maak het af voordat je met iets anders start. Multitasken is in dit geval echt not done. Je kunt je aandacht maar bij één ding houden. Kies er dus bewust voor die activiteit af te maken en dan pas iets anders te starten. Dus eten met een tijdschrift op schoot, bellen met een klant en tegelijkertijd je mail checken, appen terwijl je met je vrouw praat; allemaal zaken die niet bijdragen aan een stressvrij leven! 2. Sta stil bij wat je doet en aanvaard de handeling Dit komt echt uit de Zen koker. Het betekent dat je mindful bezig gaat met dat wat je aan het doen bent. Markeer echt het moment datje met iets bezig gaat. Zeg tegen jezelf “nu ga ik … Accepteer ook dat dit de taak is die je nu uitvoert. Zo wordt het grasmaaien een meditatie en kun je vol overgave je administratie doen 3. Schep witjes tussen activiteiten Paul geeft aan dat je zo om de 40 minuten even je aandacht op iets anders moet richten. Je neemt dan een korte pauze waarbij je niet nadenkt, zodat ook je intuïtie weer de ruimte krijgt om actief te zijn. Een witje is dus iets doen waar je geen verstandelijke inspanning bij hoeft te verrichten. Hij vergelijkt het wel met een kralenketting. Je kiest bewust voor één kraal en beleeft de tijdsketting kraal voor kraal. In deze aanwijzing schep je ruimte tussen de kralen. Dit kan je echt veel opleveren! 4. Geef volle aandacht aan aankloppers. Schep een relatie met alles wat je wilt gaan doen. Als je met iets bezig bent wordt je soms gestoord. In plaats van je te ergeren of maar half half
7
naar de stoorzender te luisteren, switch je 100%. Je stopt met wat je aan het doen bent en geeft de stoorzender alle aandacht. Dat betekent niet dat je meteen alles doet wat diegene zegt, maar je geeft de aandacht en bepaalt dan wat je gaat doen. Ook een gedachte aan iets wat je nog moet doen is een stoorzender. Geef deze ook 100% aandacht. Door een relatie te scheppen met de actie die in je opkomt, krijgt je onderbewuste een signaal dat deze actie gedaan moet worden. Hij komt als het ware op je intuïtieve to do lijst. Een goede manier om dit te doen is om te visualiseren dat je de taak uitvoert en je er zo helemaal mee te verbinden. Eventueel kun je de actie ook op een lijstje zetten, maar dat hoeft bij deze methode niet! 5. Maak jezelf bewust van knagende ratten en transformeer ze naar witte schapen Knagende ratten zijn taken waar je tegenop ziet, die je moeilijk vindt, waar je maar niet aan kunt beginnen. Vermijd deze niet,maar ga ook hier een relatie mee aan. Onderzoek wat er is waarom het je tegenstaat. Is er misschien iets dat je al wel kunt doen? Wat heb je nog nodig om deze actie uit te kunnen voeren? Je hoeft het dus nog niet meteen te doen, maar je schept een positieve relatie met deze taken. Zo worden het witte schapen. 6. Observeer achtergrondprogramma’s Dit gaat over zaken die ons afleiden van waar we mee bezig zijn. Dit kunnen bepaalde emoties zijn doordat je je bijvoorbeeld zorgen maakt over je financiën, of dat je een mail hebt gehad met een klacht van een klant, of dat je twijfelt of je nog wel door moet gaan met je bedrijf. Deze emoties willen gevoeld worden. Pas door ze aandacht te geven kun je rust gaan ervaren. Voel je onrust, ga er dan dus met je aandacht naar toe. 7. Kies spontaan wat je gaat doen Omdat je intuïtie de beste planner is van je activiteiten ga je daar ook naar luisteren. Je intuïtie weet precies wat wanneer gedaan moet worden. Als jij met al je taken een positieve relatie hebt en genoeg witjes inbouwt in je dag, zal je intuïtie op de juiste momenten aangeven wat je het beste kunt oppakken. Vertrouw erop dat je op deze manier altijd de juiste dingen doet op het juiste moment. Door de witjes te gebruiken om te bepalen wat je volgende actie zal worden, geef je je intuïtie de ruimte om een belangrijke rol te spelen in jouw timemanagement.
Opdracht Welke knagende ratten heb jij? Welke achtergrondprogramma’s spelen bij jou een rol? Bouw wat meer witjes in in je dag en misschien ook wel in je week, zodat je op basis van je intuïtie de juiste actie kunt bepalen. Durf jij het aan om al je lijstjes te vernietigen?
8
Samenvatting Timemanagement gaat over het doen van de juiste dingen op de juiste tijd. Allereerst is het dus van belang om te bepalen wat voor jou belangrijk is. Wat is jouw levensmissie en welke doelen vloeien daaruit voort? Vervolgens bepaal je welke acties er op je bordje liggen en zet je die (als je nog met lijstjes werkt) op in verschillende lijstjes. Je verbindt je met iedere actie die je opschrijft door te visualiseren dat je deze actie aan het uitvoeren bent. Je maakt er een positieve verbinding mee. Je bouwt voldoende witjes in in de dag. Momenten waarop je even niet nadenkt. Tijdens deze witjes bepaal je intuïtief wat je volgende actie is. Deze voer je bewust uit en je verbindt je er helemaal mee. Stoorzenders geef je 100% aandacht, waarna je weer volledig met je taak bezig gaat. Je besteedt bewust aandacht aan emoties die je voelt en bent je bewust van taken waar je tegenop ziet. Door er een positieve relatie mee op te bouwen en te bepalen wat je nodig hebt om deze uit te voeren, zal je intuïtie deze taken ook op het juiste moment naar voren brengen.
9
