Een realistische kijk op timemanagement

time-smart …

Een realistische kijk op timemanagement. ir. Paul De Bruyne

time smart

Vergeet niet uw GSM terug aan te zetten na de training!

time smart time-smart the method of choice Leuvensesteenweg 392a 1932 Zaventem - Brussels +32 2 725 7444

1

tijd

www.deathclock.com

Tijd is gratis, maar onbetaalbaar. Je kan tijd niet bezitten, enkel gebruiken. Eens je tijd hebt verloren, kan je hem nooit terugkrijgen. Tijd is democratisch.

Pag. 3 21 april 2004

time smart

Doel van timemanagement Verhoging van uw time-smart factor

Efficiëntie: de dingen juist doen – Maximum resultaat – Minimum resources

Effectiviteit: de juiste dingen doen – Het juiste resultaat – Prioriteiten leggen Pag. 4 21 april 2004

ExE=time-smart factor


2

time-smart, waarom ? Stress en Productiviteit

Stress

• Productiviteit • Motivatie

+ -

time smart

+

-

Werkdruk • hoeveelheid • tijd

Stress


time smart

Hoezo time-smart ?

Mogelijk Te doen

OVERLOAD ! Pag. 6 21 april 2004


3

Hoeveel sneller kan het nog? De wereld gaat TE snel Wat je ook doet, je geraakt achterop in de wedloop. De wetenschap brengt nieuwe vindingen aan een niet te volgen snelheid. Alles en iedereen staat constant onder zeer hoge druk. De menselijke natuur kan niet veel meer extra verdragen!

Atlantic Monthly - USA - 1837 Pag. 7 21 april 2004

time smart

Feiten over stress … 89% heeft veel last van stress

59% Eén of twee maal per week

30% Elke dag



4

Hoe negatieve stress zich manifesteert … 24% Hoofdpijn 19%

26%

Boosheid / irritatie Vermoeidheid Depressiviteit Andere Zenuwachtigheid

8%

12% 11%


time smart

Waarschuwing van de regering

Kansen op werk

Pag. 10

Waarschuwing van de Regering Dit werk kan uw gezondheid ernstig schaden

21 april 2004


5

Oorzaken van stress

Het gevoel dat men veel meer van je verwacht dan je redelijker wijze kan doen. Het gevoel dat je de controle verloren bent en niet meer hoe terug op het juiste spoor te geraken. Pag. 11 21 april 2004

time smart

Zelfverdediging We proberen extra stress te vermijden door: - Zaken uit te stellen. - Geen nieuwe uitdagingen aan te nemen. Dit alles onder het motto: Wie niets doet, kan ook niets verkeerd doen Risico: men zet ons opzij en kiest voor mensen die beter met de druk kunnen omgaan.

Pag. 12 21 april 2004


6

Veranderen begint bij jezelf !

Zij Wij IK

Pag. 13 21 april 2004

time smart

Vechten niet tegen de bierkaai… Als je de dingen niet kunt tegen gaan en je kan ze ook niet uit de weg gaan, leer dan met ze mee te gaan.

Leren relativeren 2 gouden regels 1. 2.

Zit niet in over onbenulligheden. Het zijn allemaal onbenulligheden !

Pag. 14 21 april 2004


7

De harde werkelijkheid Anderen

Reactie Onszelf

Keuze

Uitstel Pag. 15 21 april 2004

Vergeten

time smart

Pag. 16 21 april 2004


8

Uw realiteit

Pag. 17 21 april 2004

time smart

Belangrijke regel: MisKis

Frequentie in gebruik

Het zijn de simpele dingen die werken.

Pag. 18 21 april 2004

complexiteit


9

time-smart survival guide Deze dingen zijn normaal: • Reactief gedrag • Wijziging van Prioriteiten • Wijziging van planning • Telefonische onderbrekingen • e-mail onderbrekingen

Laat ze u dus niet meer frustreren! Pag. 19 21 april 2004

time smart

time-smart survival guide Wat niet werkt en hoe moet het dan wel?

U

Afspraken met jezelf

Ken je profiel en werk met zwevende afspraken Pag. 20 21 april 2004


10

time-smart concept: je time-smart profiel

Je grote stenen Je persoonlijk profiel - Je reactieve realiteit - Je energieprofiel - Je werkuren

time smart

time-smart GPS : Methode Proactief plannen


11

time-smart GPS : Methode Proactief plannen Reactieve realiteit

time smart

time-smart GPS : Methode Proactief plannen Reactieve realiteit grote stenen


12

time-smart GPS : Methode Proactief plannen Reactieve realiteit grote stenen zwevende afspraken

time smart


U

Vaste formulieren

Wijzigbaar volgens noden, papier of electronisch Pag. 26 21 april 2004


13


U DDD

DDDD in juiste volgorde + WWWW=

4x4

Pag. 27 21 april 2004

time smart


U

dringend/belangrijk matrix

Leer van je blinde vlek! Belangrijkheid en Timing Pag. 28 21 april 2004


14

Je blinde vlek DRINGEND ?

Pag. 29

-

+

+

BELANGRIJK ?

?

+/-

+/+

-

-/-

-/+

21 april 2004

time smart


U

Complexe, complete opvolging

Start eenvoudig Pag. 30 21 april 2004


15


U

Takenlijst per dag

Takenlijst aangepast aan de job Pag. 31 21 april 2004

time smart


U

Doe het nu

- Onderscheid directe en indirecte input - DDDD met 60” regel Pag. 32 21 april 2004


16

Indirecte en directe input Indirecte input - email - fax - papier - voicemail - SMS

Actie

inbox regelmatig ledigen met toepassing van 4D en eventueel registreren als afspraak, taak of op een opvolgblad.

Directe input - mindtraffic of je eigen gedachten - spobilo (SPOntane BInnenLOpers) - telefoon

Actie

registreren naar indirecte input, of onmiddellijk 4D toepassen en eventueel registreren als afspraak, taak of op een opvolgblad.

Pag. 33 21 april 2004

time smart


U

Lees je mail 1 à 2x per dag

Lees wanneer je wil, maar beslis Pag. 34 21 april 2004


17


U

Plan morgen op het einde van je dag

Plan morgen tijdens je dag (zwevende afspraak 10’) Pag. 35 21 april 2004

time smart


U

Zonder je af voor belangrijk werk

Pas open deur politiek toe en schakel snel Pag. 36 21 april 2004


18


U

Theoretische Pareto

Praktische time-smart Pareto Pag. 37 21 april 2004

time smart

Prioriteiten: Pareto principe

Output:

Input:

80

20

20

80

80

Pag. 38 21 april 2004


19

Prioriteiten: time-smart Pareto Resultaatgebonden verdeling:

A B C

Klanten Leveranciers Producten Medewerkers enz…

Pag. 39 21 april 2004

time smart

Prioriteiten: time-smart Pareto

Output:

65

20

A Input:

15

B 20

15

C 65

Pag. 40 21 april 2004


20


U

Alles is prioritair

Je kan het eens berekenen Pag. 41 21 april 2004

time smart

Prioriteiten Berekenen Prioriteit = D x B2 x B3 x ……….Bn D = Dringendheid B2…Bn = andere Belangrijke parameters

Kies zelf je schaal voor de verschillende parameters:

• 1-3 • 1-5 • 1-9 Pag. 42 21 april 2004


21

De JEEP werkmethode Zwevende afspraak

ToDo list

GPS Output

D Doe oenu nu

Gedachte Telefoon Spobilo

A-Z

Ind

ir

e inp cte e-mail ut Postbakje Voice INBOX SMS

e ect Dir put in

Plan nu (taak)

D Doe oe “later” “later” Pag. 43

Wanneer?

4x4

Plan nu (opvolging)

21 april 2004

D Delegeer elegeer

Wat?

Wie?

Waarom?

Niet duidelijk

Geen toegevoegde waarde

time smart

Uitleg vragen

D Dump ump

time-smart survival guide – – – – – – – – –

Ken uw Prioriteiten Werk met een realistische planning Werk met een flexibele takenlijst Ken uw spobilo’s Delegeer en volg op Werk van een opgeruimd bureau Doe aan e-mail management Communiceer concreet Schakel snel, mede dankzij DDDD

Pag. 44 21 april 2004


22

10 Geboden

Pag. 45

1.

Bovenal gebruik 1 systeem

2.

Maak dagelijks je inbox leeg

3.

Dump, Delegeer, Doe later, (Doe) nu

4.

Wat, Waarom, Wanneer en Wie

5.

Stel je doelen altijd SMART

6.

En stuur jezelf van bij de start

7.

Maak die afspraak met jezelf

8.

Een leeg bureau is wat echt helpt

9.

Bereken je prioriteit ...

10. als veelvoud van belangrijkheid

21 april 2004

time smart

Evaluatie

Inhoud : 0-10 Spreker : 0-10 Contacteer mij : ja/neen Tip van de week : ja/neen

Pag. 46 21 april 2004


23

Enquête

Pag. 47 21 april 2004

time smart

Pag. 48 21 april 2004


24

Een realistische kijk op timemanagement

Recommend Documents