Timemanagement Als manager heb je veel verschillende werkzaamheden: je geeft leiding aan je medewerkers, maar je hebt ook je eigen taken. Je hebt met je medewerkers te maken, met andere collega’s en afdelingen binnen de organisatie en vaak ook met je eigen leidinggevende. Kortom, je hebt veel te doen en er zijn verschillende groepen mensen die vanuit hun eigen invalshoek een beroep op jou en jouw tijd doen. Het is dan ook belangrijk dat je goed met je eigen tijd om kunt gaan door effectief time management. Kerngebieden onderscheiden Iedereen heeft verschillende taken binnen zijn functie. Vaak lijkt je werkweek een aaneenschakeling van al die taken naast en door elkaar. Om effectief met je tijd om te gaan, is het verstandig om je kerngebieden en overige werkzaamheden van elkaar te onderscheiden. Als je weet wat jouw kerngebieden zijn en welke doelen je daarin wilt behalen, kun je gemakkelijk prioriteiten stellen. Om dit te doen, doorloop je de volgende stappen: 1.
Bepaal maximaal 7 kerngebieden voor jouw functie.
2.
Bepaal per kerngebied welk doel je daarbinnen wilt behalen.
3.
Stel vast wat je taken per kerngebied zijn.
4.
Geef aan wat je per taak heel concreet gaat doen om je doel te behalen.
Voorbeeld van een salesmanager: 1.
Een van de kerngebieden van een salesmanager is “klanten”.
2.
Een doel kan zijn “komend jaar 15% meer nieuwe klanten binnenhalen dan afgelopen jaar”.
3.
Een taak bij dit kerngebied kan zijn “de verkopers begeleiden om meer en effectiever te acquireren”.
4.
Concreet kan dat betekenen “met het hele salesteam iedere maandagochtend een voortgangsbespreking van 10.00 uur tot 11.00 uur” en “de verkopers in maart een tweedaagse verkoopcursus te laten volgen”.
Door je werkzaamheden op deze manier in kaart te brengen, kun je een zeer betrouwbare, doelgerichte en praktische planning maken. Het kan gebeuren dat je door dit te doen erachter komt dat je een aantal werkzaamheden doet die niets met jouw kerngebieden te maken hebben. Daar kun je dan iets aan doen, wellicht door deze te delegeren aan mensen bij wiens takenpakket ze beter thuis horen. Het in kaart brengen van je kerngebieden en de bijbehorende doelen, taken en praktische uitvoering is niet iets wat je eenmalig doet. Juist door dit regelmatig te doen, speel je in op veranderingen en kun je optimaal met je tijd omgaan. Tijdrovers aanpakken Hiervoor is beschreven hoe je effectief met je tijd om kunt gaan door je te focussen op die taken die bij je kerngebieden horen. Iets anders wat je kunt doen om meer tijd over te houden voor wat in jouw functie echt belangrijk is, is het opsporen en aanpakken van tijdrovers. Tijdrovers zijn op het oog onschuldige activiteiten die, bij elkaar opgeteld, veel van je tijd in beslag nemen. Tijd die je beter aan je kerngebieden had kunnen besteden…
Voorbeelden van tijdrovers:
•
Je dagplanningen blijken in de praktijk vaak niet te realiseren.
•
Je bent veel tijd kwijt met het zoeken naar gegevens tussen de rommel en stapels.
•
Je wordt dagelijks bedolven onder brieven, rapporten, mailings, vakbladen,
•
e-mails etc.
•
Je hebt geen duidelijkheid over wat er precies van je verwacht wordt, wat het doel is.
•
Je hebt geen overzicht in prioriteiten en bijzaken.
•
Je hebt geen zin om bepaalde taken uit te voeren.
•
De afstemming tussen wat jij doet en wat je collega’s doen is niet duidelijk.
•
Je bent graag tot in detail op de hoogte van alles wat speelt.
•
Je wordt vaak gestoord door inkomende telefoontjes.
•
Er komen geregeld collega’s of andere personen onaangekondigd bij je binnen lopen.
•
Je vindt het moeilijk om “nee” tegen iemand te zeggen.
•
De gegevens of de materialen die je voor het uitvoeren van je werk nodig hebt, zijn vaak niet volledig en/of komen te laat.
•
Je wilt vaak te veel tegelijk doen.
•
Je hebt geen helder inzicht in de voortgang van een aantal lopende zaken.
•
Je hebt weinig zelfdiscipline.
•
Je laat je makkelijk afleiden door geluiden, wat er buiten gebeurt, lachende collega’s etc.
•
Je hebt moeite met delegeren.
•
De vergaderingen en bijeenkomsten waaraan je deelneemt lopen vaak uit.
•
Je bent bij veel verschillende werkgroepen, vergaderingen etc. betrokken.
•
Je bereidt je vaak onvoldoende voor op vergaderingen, gesprekken etc.
•
Informatie die voor jouw werk belangrijk is, wordt soms niet aan je verstrekt.
•
Je praat veel met collega’s over privé-onderwerpen.
•
Je stelt vervelende of ingewikkelde klussen vaak uit.
•
Je moet vaak lang wachten (aan de telefoon, bij afspraken etc.).
•
Je werkt gehaast.
Wees je bewust van die tijdrovers waar jij last van hebt en pak ze aan. Je zult altijd wel iets aan tijdrovers overhouden, maar door ze in te perken houd je meer tijd over om aan je kerngebieden te besteden. Bij het aanpakken van tijdrovers is het zaak je te realiseren dat je sommige tijdrovers zelf veroorzaakt en dat andere door je omgeving worden veroorzaakt. Toch heb je zelf vaak meer invloed dan je in eerste instantie denkt. Stel je voor dat jij vaak tijd kwijt bent aan collega’s die regelmatig bij je binnenlopen met diverse vragen. Dan kun je denken dat dat een “omgevingsfactor”, waar jij niets aan kunt doen. Toch kun je je hier wel invloed op uitoefenen, je kunt bijvoorbeeld met je collega’s afspreken dat ze alleen voor dringende vragen bij je binnenlopen en hun andere vragen op de mail zetten, zodat je die in één keer, wanneer het jou uitkomt, kunt beantwoorden. Zo zijn er meer tijdrovers denkbaar, die door anderen veroorzaakt worden, maar waarop je zelf wel invloed uit kunt oefenen.
Prioriteiten stellen Om goed te bepalen wat je doet en wanneer, is het noodzakelijk om prioriteiten te stellen. Een vaak gehanteerd hulpmiddel hierbij is het volgende model:
DRINGEND
NIET DRINGEND
BELANGRIJK
BELANGRIJK
DRINGEND
NIET DRINGEND
NIET BELANGRIJK
NIET BELANGRIJK
Wat voor soort zaken vallen er in welke categorie?
NU ingeplande taken uit jouw kerngebieden
uitzoekklussen
echte deadlines
studie
serieuze problemen
administratie
crises en noodsituaties collega’s die “even” iets komen vragen
allerlei futiliteiten
telefoontjes die niet echt voor jou zijn
kleine tijdrovende activiteiten
dingen die je vergeten bent
Wat doe je met welke categorie?
DIRECT ZELF DOEN
INPLANNEN OM ZELF TE DOEN
DELEGEREN
PRULLENMAND!
(VOOR ZOVER MOGELIJK)
Planningstips •
Door tijd te besteden aan een goede planning, bespaar je uiteindelijk tijd.
•
Op welk deel van de dag ben je het fitst? Plan op die momenten je belangrijkste taken in. Doe je routinewerkzaamheden op de andere momenten.
•
Neem regelmatig een korte pauze, zo blijf je fit en productief.
•
Zorg dat je iedere dag zo’n 20% van de tijd niet vol plant, die ruimte kun je gebruiken voor eventuele uitloop en voor spoedklussen of noodsituaties.
•
Houd bij het plannen steeds je uiteindelijke doelen voor ogen: zo kun je makkelijker keuzes maken.
•
Als jij je tijd niet claimt, claimt een ander jouw tijd.
•
Voeg kleine activiteiten zoveel mogelijk samen (loop niet voor ieder kopietje apart naar de kopieermachine, maar doe dit bijvoorbeeld twee keer per dag).
•
Probeer interrupties door anderen in aantal en tijd te beperken en indien mogelijk te clusteren (“iedere dag kunnen jullie van 15.00 tot 16.00 bij mij terecht met jullie niet spoedeisende vragen”).
•
Geef niet te vaak of te lang toe aan je eigen spontane, niet ingeplande acties.
•
Deel grotere taken op in deeltaken en plan die vervolgens in: zo hou je het behapbaar.
•
Doe liefst géén activiteiten tegelijk, probeer altijd een activiteit af te ronden voordat je aan een nieuwe begint.
•
Bedenk bij iedere taak of het verstandig is dat je die zelf doet, of dat je hem beter door een ander kunt laten uitvoeren (als die ander dat beter, sneller of goedkoper kan doen, of als het een taak is die past bij het ontwikkelingstraject van die ander).
•
Niet iedere taak hoeft “een 10 met een griffel” te scoren, soms is een 7 ook best.
•
Veel wielen zijn al door anderen uitgevonden, maak daar gebruik van.
•
Wees realistisch als je een tijdsplanning maakt (calculeer bijvoorbeeld ook de tijd in die je kwijt bent aan inkomende telefoontjes, collega’s met dringende vragen etc.).
•
Respecteer je eigen grenzen, neem niet meer hooi op je vork dan je aankunt. Je kunt best eens drie weken “buffelen”, maar zorg wel dat je over een langere termijn een gezonde balans tussen inspanning en ontspanning hebt.
•
Als iemand je om hulp vraagt, herinner je dan dat je niet per definitie op alle verzoeken “ja” hoeft te zeggen en dat “ja” niet “nu meteen” hoeft te betekenen.
•
Maak jezelf niet gek met gedachten als “als ik zeg dat ik deze nieuwe taak er niet bij kan hebben, vindt iedereen me een watje” (wees je bewust van je assertieve rechten).
•
Disciplineer jezelf om je bureau/kantoor netjes te houden: continu bijhouden kost uiteindelijk minder tijd dan een paar keer per jaar een grote uitmestactie…
•
Ruim aan het eind van de dag alles op waar je mee bezig bent geweest en leg eventueel vast datgene klaar waarmee je de volgende dag wilt starten.
•
Maak iedere ochtend een actielijstje voor die dag: zo houd je overzicht. Daarnaast geeft het een gerust gevoel dat je steeds meer afgevinkte acties ziet staan.
