WEGWIJZER WONEN IN RICARDISHOF

1 Vereniging van Eigenaars Gebouw Ricardis Delft Ricardishof 1 2614 JE Delft

WEGWIJZER “WONEN IN RICARDISHOF”

Dit boekje bevat informatie voor bewoners over een aantal regelingen, die van toepassing zijn in Ricardishof. Het doel van deze regelingen is om woongenot en veiligheid voor de bewoners te bevorderen en duidelijkheid te verschaffen, wat ieder van medebewoners, verdiepingsvertegenwoordigers en Vereniging van Eigenaars mag verwachten en wie aanspreekbaar is voor eventuele vragen. In dit boekje zijn uitsluitend regelingen opgenomen, die voor het hele gebouw gelden. Per verdieping kunnen aanvullende afspraken zijn gemaakt.

INHOUDSOPGAVE 1 2 3 4 5 6

HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEBOUW RICARDISHOF........................................2 OVERZICHT VAN TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN...................................5 PROCEDURE BRANDMELDING................................................................................11 ONTRUIMINGSPLAN..................................................................................................12 BEHEER BRANDMELDINSTALLATIE........................................................................14 SLEUTELPLAN ...........................................................................................................16

Datum: 5 maart 2005 Omdat de verstrekte informatie (zoals adressen en telefoonnummers) kan wijzigen, staat de meest actuele informatie uit dit document op de website van Ricardishof: www.ricardis.tudelft.nl.

05/03/2005

2

1

HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEBOUW RICARDISHOF

Art. 1 Doel en strekking 1.1. Het huishoudelijk reglement Gebouw Ricardishof heeft tot doel regels te stellen aan gebruik en bewoning van het Gebouw Ricardishof in aansluiting op het reglement bij opsplitsing van het Gebouw Ricardishof in appartementsrechten. 1.2. De strekking van het reglement is overeenkomstig het bedoelde in art. 44 van het modelreglement bij splitsing in appartementsrechten. Art. 2 Definities In het huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: a. Gebouw Ricardishof: het gehele complex van appartementen met aanhorigheden plaatselijk bekend Ricardishof 1 t/m 84a – Delft, bestemd voor huisvesting van studenten of daarmee door het bestuur gelijk te stellen jongeren; b. Appartement: een afzonderlijk ingerichte en als zodanig te gebruiken zelfstandige of onzelfstandige wooneenheid; een zelfstandige wooneenheid is voorzien van een eigen keuken en sanitair; een onzelfstandige wooneenheid heeft geen keuken en / of geen eigen sanitair. c. Eigenaar: de bezitter van één of meer appartementsrechten d. Bewoner: een op basis van eigendom of huurovereenkomst tot bewoning van Gebouw Ricardishof gerechtigde; e. Vereniging van Eigenaren van Gebouw Ricardishof (VVE): de gezamenlijke eigenaren van Gebouw Ricardishof f. Bestuur: het bestuur van de Vereniging van Eigenaren g. Overzicht Taken en Verantwoordelijkheden Ricardishof: een door het bestuur opgestelde beschrijving van taken en verantwoordelijkheden ten behoeve van het beheer van Gebouw Ricardishof; het overzicht maakt deel uit van dit huishoudelijk reglement. h. Verdiepingsoudste (VO): een door de verdieping voorgedragen en door het bestuur benoemde bewoner belast met de taken en verantwoordelijkheden als beschreven in het Overzicht Taken en Verantwoordelijkheden Ricardishof. i. Technisch medewerker: een zelfstandig uitvoerder van door het bestuur opgedragen en door hem aanvaarde opdrachten voor technische en beheersmatige werkzaamheden in Gebouw Ricardishof zoals beschreven in Overzicht Taken en Verantwoordelijkheden Ricardishof. j. Gemeenschappelijke Ruimte: een in het gebouw Ricardishof voor de bewoners ingerichte en als zodanig te gebruiken woon-/eetkamer, keuken, douche, toilet, wasruimte, opbergkast, fietsenstalling alsmede de achtertuin; k. Verkeersruimte: de entree’s, hallen, trappenhuizen, gangen en lift in gebouw Ricardishof; l. Inventaris: meubels, stoffering, apparatuur en onderhoudsmaterialen in de appartementen, de gemeenschappelijke ruimten en verkeersruimten van Gebouw Ricardishof, aangeschaft door en voor rekening van de VVE. m. Huurovereenkomst: een via Ricardis Verhuur gesloten overeenkomst tussen een eigenaar en een bewoner tot huur van een appartement; n. Gebruiksvergunning: een door de Gemeente Delft afgegeven vergunning voor het gebruik van het Gebouw Ricardishof, waarin de eisen en voorschriften inzake inrichting, technische installaties en brandveiligheidsmaatregelen voor Gebouw Ricardishof zijn weergegeven. o. Huisdieren: alle in binnenruimte te houden doch loslopende dieren; Art. 3 Gebruik van de appartementen 3.1. De appartementen dienen gebruikt te worden overeenkomstig de bepalingen van het modelreglement en dit huishoudelijk reglement. 3.2. Naleving van dit huishoudelijk reglement vangt aan vanaf het moment van ontvangst van de sleutel en eindigt slechts nadat alle verplichtingen uit hoofde van de bewoning en dit reglement zijn nagekomen d.w.z. na inlevering van sleutels, voldoening van schulden uit hoofde van huur aan eigenaar of rekeningen voor bier, telefoon, wasmunten, maaltijden etc. aan de verdieping. 3.3. De bewoner draagt zorg voor het dagelijks onderhoud en het schoonhouden van het appartement en de daarin aanwezige inventaris. 3.4. De appartementen zijn voorzien van voorgeschreven brandvertragende deuren; het is bewoners verboden deze deuren te verwijderen of daaraan wijzigingen aan te brengen. 05/03/2005

3 3.5.

3.6.

3.7.

Het plaatsen van een keuken vereist de aansluiting van een extra groep op het elektriciteitsnet; deze aansluiting mag uitsluitend worden aangebracht na verkregen toestemming van het bestuur en door een erkend installateur of de technisch medewerker. Onrechtmatige of onjuiste aansluitingen dienen op eerste aanwijzing te worden hersteld; bij niet naleving van een aanwijzing zal door het bestuur worden hersteld op kosten van de eigenaar / bewoner. De vertegenwoordiger van Ricardis Verhuur is gerechtigd bij de huurders eenmaal per jaar of bij wisseling van bewoner het appartement en de inventaris te inspecteren. De alsdan te constateren beschadigingen aan (onderdelen van) het appartement of aan de inventaris worden aan de bewoner toegerekend, tenzij deze het tegendeel kan aantonen. De kosten van herstel worden rechtstreeks bij de huurinning verrekend. Het houden van huisdieren in Ricardishof is niet toegestaan.

Art. 4 Gebruik van de gemeenschappelijke ruimten en verkeersruimten 4.1. Het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten is uitsluitend voorbehouden aan de bewoners. Na gebruik van de douche of toilet moet deze schoon achtergelaten worden. 4.2. Voor het schoonhouden van woon-/eetkamers, keuken, toiletten en douches stelt de verdiepingsoudste maandelijks een corvee-schema op. De verdiepings-oudste kan aanwijzingen geven voor het uitvoeren van de corvee. 4.3. Voor het schoonmaken van woon-/eetkamers, keuken, toiletten en douches worden door de penningmeester van de VVE gelden ten behoeve van de aanschaf van schoonmaakartikelen en materialen beschikbaar gesteld aan de verdieping. 4.4. Verkeersruimten mogen uitsluitend gebruikt worden als toegang tot de appartementen; het opslaan en stallen van materialen in verkeersruimten is verboden. 4.5. In verkeersruimten moet het geluid afgestemd worden op de gehorigheid in deze ruimten; bestuur, technisch medewerker en verdiepings-oudsten kunnen in deze aanwijzingen geven; bewoners volgen aanwijzingen voor het beperken van geluidsoverlast onmiddellijk op. 4.6. Muren en deuren van verkeersruimten en gemeenschappelijke ruimten alsmede de buitenzijde van appartementen mogen niet worden gebruikt voor het aanbrengen van teksten of affiches. Het huisnummer / kamernummer en naamplaatje op de deur is onderdeel van de inventaris. 4.7. De fietsenstalling is uitsluitend ter beschikking van de bewoners; zij ontvangen hiervoor een sleutel die bij het einde van de bewoning geretourneerd dient te worden. 4.8. De achtertuin is voor de bewoners beschikbaar voor spel en recreatie; het veroorzaken van geluidsoverlast naar de omgeving moet voorkomen worden; bestuur, technisch medewerker en verdiepings-oudsten kunnen in deze aanwijzingen geven; bewoners volgen aanwijzingen voor het beperken van geluidsoverlast onmiddellijk op. 4.9. De apparatuur in de wasruimte is uitsluitend voor de bewoners en kan slechts tegen betaling gebruikt worden; het gebruik van andere zeeppoeders dan die ter beschikking staan, is niet toegestaan. Art. 5 Gedragsregels 5.1. De bewoners van Gebouw Ricardishof houden zich aan algemeen aanvaarde maatschappelijke leefregels en normen. Hiervan zodanig afwijkend gedrag dat het overlast veroorzaakt voor medebewoners of omgeving kan aanleiding zijn tot ontzegging van de toegang tot het gebouw. 5.2. De bewoners zijn verantwoordelijk voor de gedragingen van hun bezoekers. 5.3. Tussen 23:00 uur en 7:00 uur moet in Gebouw Ricardishof de nachtrust zoveel mogelijk gerespecteerd worden. 5.4. Het gebruik en /of het verhandelen van soft- en hard-drugs is op geen enkele wijze toegestaan en zal leiden tot onmiddellijke ontzegging van de toegang tot het Gebouw Ricardishof. 5.5. Ontzegging van de toegang tot het Gebouw Ricardishof kan uitsluitend schriftelijk gebeuren door het bestuur. 5.6. Overlast aan medebewoners (b.v. geluidsoverlast door werkzaamheden, tijdelijke afsluiting van gemeenschappelijke voorzieningen, etc. ) wordt zo mogelijk tenminste 24 uur van te voren aan alle bewoners via e-mail gemeld. 5.7. Bewoners bevorderen energiezuinig gedrag bij gebruik van verwarming en elektriciteit. 5.8. Het bestuur organiseert tenminste vier maal per jaar een bijeenkomst voor alle verdiepingsoudsten; naleving van het huishoudelijk reglement en brandveiligheid zijn vaste onderwerpen van de agenda. 5.9. De verdiepingsoudste organiseert tenminste twee maal per jaar een bijeenkomst met alle verdiepingsbewoners; naleving van het huishoudelijk reglement en brandveiligheid zijn vaste onderwerpen van de agenda. 05/03/2005

4 Art. 6 (Brand)veiligheid 6.1 Bewoners zijn zich ervan bewust dat de brandveiligheidsmaatregelen en brandveiligheidsmiddelen dienen voor de veiligheid van allen; zij kennen het ontruimingsplan, nemen deel aan ontruimingsoefeningen en respecteren aanwijzingen in deze van bestuur, technisch medewerker, verdiepingsoudsten en functionarissen van de gemeente Delft. 6.2 Gangen en trappenhuizen dienen te alle tijde vrij te zijn van doorgang belemmerende materialen; bestuur, technisch medewerker en verdiepingsoudsten zijn gerechtigd in deze aanwijzingen te geven; bewoners volgen aanwijzingen voor het opruimen van doorgang belemmerende materialen direct op. 6.3 Het verwijderen, blokkeren of anderszins buiten werking stellen van brandveiligheidsmiddelen, alsmede het gebruik van brandblusmiddelen en het uitrollen en openen van brandslangen voor andere doeleinden dan het blussen van een brand, is verboden. Op overtreding staat een geldboete van € 50,= per keer. Tevens zullen eventuele waterschade en vervanging van brandblusmiddelen verhaald worden op de veroorzaker of – indien de veroorzaker niet bekend wordt – op de verdieping. 6.4 Het onnodig veroorzaken van het inwerking treden van het brandalarm, gevolgd door het uitrukken van de gemeentelijke brandweer, komt voor rekening van de veroorzaker of – indien de veroorzaker niet bekend wordt – de verdieping. Indien sprake is van evidente onbillijkheid worden de kosten omgeslagen over alle bewoners, zulks ter beoordeling van het bestuur. Art. 7 Overige bepalingen 7.1 Voor het buitenaanzicht is het de bewoners niet toegestaan de standaard gordijnen te vervangen door andere gordijnen of zonwering, tenzij hiervoor toestemming is verleend door het bestuur. 7.2 Fietsen of delen van fietsen mogen alleen in de daartoe bestemde fietsenstalling worden geplaatst. Het plaatsen van fietsen in het gebouw of buiten tegen het gebouw is niet toegestaan. 7.3 Bewoners dienen bij het verlaten van het pand erop toe te zien dat de ramen en deuren gesloten of geborgd zijn. Dit zowel in verband met het energieverbruik als met mogelijke beschadigingen door inbraak, regen en wind. 7.4 De kosten van vervanging en/of reparatie bij beschadigingen aan wanden, inventaris, inrichting en voorzieningen in de gemeenschappelijke ruimten komen voor rekening van de bewoners van de verdieping waarop dit betrekking heeft, tenzij de schade is toe te rekenen aan de veroorzaker. 7.5 Schade in de verkeersruimten en gemeenschappelijke ruimten die niet zijn toe te rekenen aan een bewoner of aan een verdieping worden hoofdelijk omgeslagen. 7.6 Het is bewoners niet toegestaan voorwerpen uit het raam naar buiten te gooien. Evenmin is het toegestaan voorwerpen op de balkons c.q. loggia’s achter te laten dan wel het balkon c.q. loggia als opslagruimte te gebruiken. 7.7 Het is bewoners niet toegestaan vanuit het raam, vanaf het balkon c.q. loggia of in de gemeenschappelijke tuin vogels en andere dieren te voederen. 7.8 Verkoop van een appartement dient binnen 1 week na verkoop schriftelijk doorgegeven te worden aan de secretaris van het bestuur van de VVE, onder vermelding van personalia nieuwe eigenaar. 7.9 Bewoners hebben geen inspraakrecht m.b.t. nieuwe huurders. Een eigenaar kan echter bij wijziging van huurder de medebewoners van een verdieping instemmingsmogelijkheid verlenen. Voorwaarde is dan wel dat dit niet leidt tot derving van huuropbrengsten. Concreet komt dat erop neer dat er een nieuwe huurder gevonden moet worden binnen de huuropzegtermijn. 7.10 Verhuur is slechts toegestaan aan studenten van universiteiten en hogescholen; verhuur aan nietstudenten vereist de goedkeuring van het bestuur. Art. 8 Vaststelling en werking 8.1 Het huishoudelijk reglement is voor de eerste maal vastgesteld in de algemene vergadering van de Vereniging Van Eigenaren van Ricardishof van september 1996 en gewijzigd in de algemene vergadering van de Vereniging van Eigenaren van maart 2004 . 8.2 Het reglement geldt voor onbepaalde tijd en kan uitsluitend door de algemene vergadering van eigenaren worden herzien c.q. ingetrokken.

05/03/2005

5

2

OVERZICHT VAN TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

2.1 Algemeen Dit document is een nadere uitwerking van het Huishoudelijk Reglement, zoals door de Vereniging Van Eigenaren (VVE) vastgesteld. De taken en verantwoordelijkheden zijn onderling als volgt verdeeld: • De bewoners zijn verantwoordelijk voor het in acht nemen van de huisregels, zoals vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement, de eventueel per verdieping gemaakte aanvullende afspraken en de algemeen geldende normen en waarden in onze maatschappij. Daarbij kunnen zij de verdiepingsoudste helpen om eventuele probleemaspecten aan de orde te stellen en te helpen oplossen; • De verdiepingsoudsten zijn ieder verantwoordelijk voor de gang van zaken op de verdieping en gezamenlijk verantwoordelijk voor de algemene ruimten (trappenhuizen, lift, etc.), die niet aan een bepaalde verdieping toe te wijzen zijn, alsmede zaken die de flat als geheel aangaan. Verdiepingsoudsten vervullen een voorbeeldfunctie in de naleving van Huishoudelijke Reglement, verdieping-afspraken en verantwoordelijk gedrag. Zie verder punt 2.2. • Het bestuur VVE speelt voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken een begeleidende, ondersteunende en zonodig controlerende rol om te zorgen dat bewoners en verdiepingsoudsten hun taken (kunnen) uitvoeren. 2.2

Verdiepingsoudste

2.2.1 Positie De verdiepingsoudste is het aanspreekpunt voor de bewoners van zijn verdieping en contactpersoon van bewoners naar het bestuur VVE en omgekeerd. Dit geldt ook voor de kamers in het trappenhuis aan de zuidzijde. De verdiepingsoudste werkt op het gebied van gemeenschappelijke voorzieningen samen met de verdiepingsoudsten op andere verdiepingen. 2.2.2 • • • • • • • 2.2.3 • • • •

•

• • • • •

Verantwoordelijkheden Contactpersoon tussen bewoners van zijn verdieping en bestuur VVE en vice versa; Organisator van instemmingen - in overleg met Ricardis Verhuur; Regelt reparatie van schade en klein onderhoud aan de gemeenschappelijke ruimten van de verdieping met de Technisch Medewerker; Beheerder van de verdiepingsvergoeding voor schoonmaken en schoonmaakmiddelen; Toezichthouder op de naleving van huishoudelijk reglement, verdieping-afspraken en verantwoord gedrag; Vervaardiger van het schoonmaakrooster van de verdieping; Toezichthouder op (behoorlijke) uitvoering van de huishoudelijke taken; Taken Fungeert als contactpersoon tussen de verdiepingbewoners en het bestuur VVE en vice versa; Fungeert als contactpersoon van zijn verdieping naar de verdiepingsoudsten van andere verdiepingen. Voert besluiten van bestuur, algemene vergadering VVE uit voor zover betrekking hebbend op zijn verantwoordelijkheidsgebied; Ziet toe op de naleving van huishoudelijk reglement, verdiepingsafspraken en verantwoord gedrag, toont in deze persoonlijk voorbeeldgedrag en spreekt bewoners van zijn verdieping aan op onacceptabel gedrag; Houdt de naamlijst bij van bewoners van zijn verdieping (postlijst, e-maillijst, persoonlijke gegevens) en is aanspreekpunt, indien bewoners gezocht worden. Eventuele wijzigingen worden doorgegeven aan de websitebeheerder; Vervult een signalerende rol inzake brandveiligheid en ontruimingsplan; Beheert kamersleutels van zijn verdieping, zoals vastgelegd in het sleutelplan; Organiseert periodiek verdiepingsvergaderingen en brengt relevante zaken ter kennis van het bestuur VVE; Informeert bewoners van zijn verdieping over ontwikkelingen in het huis en op de verdieping; Organiseert (in overleg met Ricardis Verhuur en de verdiepingsbewoners) en heeft de leiding over de instemming. 05/03/2005

6 • • •

•

• •

• • 2.3

Wijst nieuwe bewoners ‘de weg’, overhandigt het Huishoudelijk Reglement, kamersleutels, alsmede procedures rond brandmelding en ontruiming en licht deze informatie toe; Stelt de inkooplijst van (schoonmaak)artikelen op en bestelt deze; Regelt reparatie van schade en klein onderhoud in de gemeenschappelijke ruimten van de verdieping met de Technisch Medewerker of met de medebewoners. Schade aan gemeenschappelijke ruimten wordt gerepareerd uit de verdiepingsvergoeding. Ingeval van vernieling of moedwillige schade stelt de verdiepingsoudste de veroorzaker aansprakelijk en informeert de Technisch Medewerker. Indien de veroorzaker de schade niet op korte termijn repareert, wordt de reparatie voor rekening van de veroorzaker uitgevoerd door de Technisch Medewerker; Vervaardigt een schoonmaakrooster voor een komende periode van enkele maanden, controleert de uitvoering hiervan en neemt (zonodig) passende maatregelen. Op het schoonmaakrooster staan taken als toiletten schoonmaken, afwassen en vuilnis wegbrengen, koelkast en vriezer schoonmaken, etc.; Koopt van de wasmuntenbeheerder wasmunten voor de verdieping Beheert de verdiepingsrekening voor schoonmaken en schoonmaakmiddelen, doorrekenen kosten schoonmaakgeld en eventueel gezamenlijk ingekochte artikelen. De verdiepingsoudste kan een penningmeester aanstellen die het financiële gedeelte van zijn takenpakket op zich neemt. De verdiepingsoudste blijft echter verantwoordelijk; Beheert de telefoonrekening; De verdiepingsoudste van de Begane Grond regelt het gebruik van de ook voor andere verdiepingen beschikbare gemeenschappelijke ruimte op de Begane Grond en controleert de situatie na gebruik. Bestuur VVE

2.3.1 Positie Het bestuur VVE is eindverantwoordelijk voor de gang van zaken bij Ricardishof, doch is bij de dagelijkse gang van zaken in mindere mate betrokken. De betrokkenheid bij de dagelijkse gang van zaken beperkt zich tot een begeleidende, ondersteunende en zonodig controlerende rol om te zorgen dat bewoners en verdiepingsoudsten hun taken (kunnen) uitvoeren. 2.3.2 • • • 2.3.3 • • • • 2.4

Verantwoordelijkheden Beheerder van de onroerende zaak, technisch en financieel. Toezichthouder op de naleving van het huishoudelijk reglement en overige procedures; Het in overleg met bewoners en verdiepingsoudsten vaststellen en handhaven van procedures en afspraken betreffende de algemene gang van zaken in Ricardishof. Taken Het toezicht houden op de technische staat van de roerende en onroerende zaken en in relatie daarmee het geven van opdrachten voor het onderhoud en beheer aan de Technisch Medewerker of aan derden. Het organiseren van regelmatig overleg met de verdiepingsoudsten. Het geven van ondersteuning aan de verdiepingsoudsten waar dat nodig is. Het verschaffen van middelen aan de verdiepingsoudsten voor zover dat op het gebied van de VVE ligt. Overige functionarissen

2.4.1 Technisch Medewerker De Technisch Medewerker is zelfstandig uitvoerder van door het bestuur opgedragen en door hem aanvaarde onderhoudswerkzaamheden in en aan het gebouw Ricardis en de daarin aanwezige technische en gemeenschappelijke voorzieningen. De Technisch Medewerker vervult zijn taak in nauw overleg met een daartoe aangewezen lid van het bestuur VVE; de Technisch Medewerker heeft de beschikking over een voorschotrekening en declareert zijn uitgaven aan de penningmeester. De Technisch Medewerker beschikt over een eigen ruimte voor de uitvoering van zijn werkzaamheden. De Technisch Medewerker: • Neemt schriftelijke “onderhoudsmeldingen” van bewoners in ontvangst (postbus en/of e-mail), bepaalt welke werkzaamheden onder zijn verantwoordelijkheid zullen worden uitgevoerd en maakt hiervan een ordelijk en actueel overzicht; 05/03/2005

7 • • •

• • • • •

Bepaalt welke werkzaamheden door hemzelf kunnen worden uitgevoerd en welke extern moeten worden opgedragen (afhankelijk van complexiteit en mankracht); Vraagt – in overleg met lid VVE – offerten, regelt na goedkeuring bestuur VVE de opdrachtgeving en ziet toe op de uitvoering van werkzaamheden door externe firma’s; Plant en organiseert de uitvoering van werkzaamheden; draagt zorg voor het periodiek communiceren van het ordelijk en actueel overzicht van in uitvoering zijnde en geplande werkzaamheden (per e-mail of website) naar bewoners, het daartoe aangewezen lid van het bestuur VVE en de penningmeester VVE; Signaleert evt. noodzakelijk onderhoudswerk vanuit eigen waarneming; Stemt onderhoudswerkzaamheden af met de verdiepingsoudsten; Beheert aan de VVE toebehorende gereedschappen en grijpvoorraad onderdelen; Registreert materiaal en uren van uitgevoerde werkzaamheden en declareert de kosten bij de penningmeester VVE. Heeft een signalerende taak betreffende de dagelijkse gang van zaken in Ricardishof en overlegt hieromtrent zonodig met het daartoe aangewezen lid van het bestuur VVE.

2.4.2 Beheerder brandveiligheid en ontruiming Het beheer is in handen van een door het bestuur van de VVE aangesteld persoon, c.q. zijn vervanger. Deze beheerder is verantwoordelijk voor: • Beheer van het logboek, waarin alle alarmmeldingen, storingsmeldingen en onderhoudsmeldingen zijn opgenomen. Tevens bevat het logboek de gebruiksaanwijzing voor de brandmeldinstallatie; • Beheer van de brandmeldkast en melders; • Oplossen van storingen aan het brandmeldsysteem, eventueel met behulp van een extern bedrijf; • Beheer en actueel houden van de procedures en bijbehorende informatie; • Het testen van de installatie (hetzij door hemzelf, hetzij door het onderhoudsbedrijf). 2.4.3 Sleutelbeheerder Het sleutelbeheer is in handen van de sleutelbeheerder. Het sleutelbeheer omvat: • het actueel houden van het sleuteloverzicht van alle kamers en gemeenschappelijke ruimten en de bijbehorende sleutelnummers; • het beheren van de sleutels van de gemeenschappelijke ruimten en het fietsenhok; • het beheer van de deurcode van de buitendeuren. 2.4.4 • • • • 2.4.5 • • • • •

Netwerkbeheerder De netwerkbeheerder is verantwoordelijk voor het contact tussen de TU-Delft en Ricardishof bewoners en voor werkzaamheden aan de internet-verbinding. De netwerkbeheerder verdeelt en beheert IP adressen en e-mail-accounts van de (nieuwe) bewoners en houdt dit bestand actueel. Onderhoud van het netwerk en de servers. De netwerkbeheerder is financieel administrateur van de netwerkrekening. Deze rekening valt buiten de verantwoordelijkheid van de VVE. Websitebeheerder De websitebeheerder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en inhoud van de website Ricardishof, voor zover dit het algemene deel betreft; De websitebeheerder stemt de inhoud van het algemene deel van de website af met het bestuur VVE en de verdiepingsoudsten. De websitebeheerder houdt de website actueel met het wekelijks up-to-date houden van de informatie, die hem wordt aangeleverd; De websitebeheerder is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de hem aangeleverde informatie, maar vervult een coördinerende rol bij het aanleveren; De websitebeheerder onderhoudt de contacten met degenen die per verdieping de website vullen;

05/03/2005

8 2.4.6 • • • • • •

Wasmachinebeheerder De wasmachinebeheerder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van alle voorzieningen in de wasmachineruimte. De wasmachinebeheerder verkoopt wasmunten aan verdiepingsoudsten; De wasmachinebeheerder draagt de opbrengst van de wasmunten af aan de penningmeester VVE; De wasmachinebeheerder neemt de tellerstanden op ten behoeve van financiële afrekening; De wasmachinebeheerder koopt de benodigde was- en spoelmiddelen in; De wasmachinebeheerder regelt het onderhoud van de wasmachines, -drogers en strijkijzers.

2.4.7 Contactpersoon Ricardis Verhuur De Contactpersoon Ricardis Verhuur is verantwoordelijk voor de verhuur van kamers en organiseert alle daarvoor benodigde activiteiten in rechtstreeks overleg met eigenaars en huurders. De Contactpersoon Ricardis Verhuur bepaalt, in overleg met de eigenaar en indien van toepassing met het bestuur VVE, of een vrijkomende kamer wederom verhuurd kan worden of leeg moet blijven t.b.v. herindeling, verbouw, verkoop etc. De Contactpersoon Ricardis Verhuur: • stelt namens de huiseigenaren de huurovereenkomst op; • verzorgt de administratie van huren en servicebijdragen; • informeert de verdiepingsoudste, indien een kamer verhuurd kan worden. De verdiepingsoudste organiseert de instemming en deelt de uitslag hiervan mede aan de Contactpersoon Ricardis Verhuur. 2.5 Vergoedingen De vergoedingen zullen jaarlijks, als onderdeel van de begroting, opnieuw worden vastgesteld. Per 01/01/2004 zijn de volgende vergoedingen opgenomen in de begroting: • Verdiepingsoudste € 50,- per maand persoonlijke toelage • Verdiepingsvergoeding € 50 per maand (inclusief vergoeding schoonmaakartikelen) • Beheerder Brandveiligheid en Ontruiming € 25 per maand • Sleutelbeheerder € 25 per maand • Technisch Medewerker € 25,- per gewerkt uur • Netwerkbeheerder geen netwerkcontributie (€ 10,- per maand) • Websitebeheerder geen netwerkcontributie (€ 10,- per maand) • Wasmachinebeheerder gratis wasmunten 2.6

Namenlijst per 01/03/2004)

Secretaris Bestuur VVE e Verdiepingsoudste 4 verdieping e Verdiepingsoudste 3 verdieping e Verdiepingsoudste 2 verdieping e

Verdiepingsoudste 1 verdieping Verdiepingsoudste Begane Grond Beheerder Brandveiligheid en Ontruiming Vervanger beheerder brandveiligheid en ontruiming Sleutelbeheerder Contactpersoon Ricardis Verhuur Technisch Medewerker Netwerkbeheerder Websitebeheerder Wasmachinebeheerder

Tjipke Klijnstra Joris Blom Lenny Vink Laurens de Graaf Menno Hensbroek Johannes Dijkman Rogier Bosman Johannes Dijkman Wouter Besijn Johannes Dijkman Pim Timmers Rob Tetteroo Rik van Mierlo Rick Koole Rik van Mierlo Rick Koole Bastiaan Naber

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

05/03/2005

9 2.7

Communicatie- en overlegstructuur

Soort vergadering

Bestuursvergadering

Huisvergadering

Verdiepingsvergadering

aanwezig

Bestuur VVE

Delegatie Bestuur VVE + Verdiepingsoudsten

frequentie 6 x per jaar op vastgestelde data, tussendoor (zonodig) extra vergaderingen 4 x per jaar op vastgestelde data (2 weken voor de bestuursvergadering)

Verdiepingsoudste

2 x per jaar op vastgestelde data

+ Bewoners

(2 weken voor de huisvergadering)

Organisatie + verslag door

Verslag aan

Bestuur VVE (secretaris)

Bestuursleden VVE

Bestuur VVE (secretaris)

Verdiepingsoudste

Bestuur VVE + Verdiepingsoudsten Verdiepingsoudste + Bewoners

05/03/2005

10

05/03/2005

11

3

PROCEDURE BRANDMELDING

3.1 De brandmelding of het afgaan van het alarm Een brandmelding via de automatische brandmeldinstallatie wordt na 4 minuten doorgemeld aan de RAC. Een directe brandmelding door het indrukken van een handmelder wordt direct doorgemeld aan de RAC. 3.2 Taak bewoners en verdiepingsvertegenwoordiger De bewoners van elke verdieping zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het afgaan van de alarminstallatie van hun verdieping iemand naar beneden gaat naar de brandmeldkast in de hal. Op de brandmeldkast bevindt zich de procedure brandmelding (geheel punt 0 van dit document), met daarachter de complete procedures voor ontruiming en bijkomende procedures (punt 4 t/m 6 van dit document). Bij de brandmeldkast wordt vastgesteld of er iets aan de hand is, wat er aan de hand is en waar er iets aan de hand is. Op het display kan worden afgelezen op welke verdieping de brandmelding is gesignaleerd. Degene die namens zijn verdieping naar beneden gaat is vanaf nu de verdiepingsvertegenwoordiger voor het beoordelen van de situatie en (eventueel) de ontruiming van het gebouw. 3.3 In geval van BRAND. Indien het geen loos alarm is, voeren degenen die zich als vertegenwoordiger namens hun verdieping hebben gemeld het volgende uit: 1. Druk op de knop “Alarmvertr. Uit” of druk een handmelder in. De brandweer wordt nu direct gealarmeerd. 2. De verdiepingsvertegenwoordiger organiseert (elk op de eigen verdieping) de ontruiming van de verdieping, zoals beschreven in punt 4 aangegeven. 3. De verdiepingsvertegenwoordigers wijzen na afloop één van hen als contactpersoon aan, die de melding op de meldingslijst bij de brandmeldinstallatie noteert, voorzien van: • het tijdstip van de melding; • de aard en de plaats van de oorzaak van de melding; • een apart verslag van het verloop van de ontruiming, tijdstip van aankomst van de brandweer schrijft (zie tevens punt 4.5). 4. De contactpersoon informeert de beheerder van de Brandmeldinstallatie (Johannes Dijkman of zijn vervanger), die de melding binnen een week bijschrijft in het logboek bij de brandmeldinstallatie 3.4 In geval van LOOS ALARM Indien deze verdiepingvertegenwoordigers gezamenlijk hebben vastgesteld dat het een loze melding betreft, wordt één van hen als contactpersoon aangewezen, die als volgt handelt: 1. De contactpersoon reset binnen de vier minuten de brandmeldinstallatie als volgt: • Knop afstellen indrukken • Code 0055 intoetsten • Op OK drukken 2. De contactpersoon deelt meteen telefonisch aan de RAC (telefoonnummer: 070 424 46 44) mee, dat het een loze melding is en geeft aan dat geen hulp van de brandweer nodig is. De contactpersoon vermeldt daarbij zijn naam en is verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste informatie. 3. De contactpersoon noteert de melding op de meldingslijst bij de brandmeldinstallatie, voorzien van: • het tijdstip van de melding; • de aard en de plaats van de oorzaak van de melding; • het tijdstip van het telefoontje naar de brandweer. 4. De contactpersoon informeert de beheerder van de Brandmeldinstallatie (Johannes Dijkman of zijn vervanger), die de melding binnen een week bijschrijft in het logboek bij de brandmeldinstallatie.

05/03/2005

12

4

ONTRUIMINGSPLAN

4.1 Algemene gegevens Naam object: Studentenhuis Ricardishof Adres: Ricardishof 1 – 84a Gemeente: Delft Aantal bewoners: 113, verdeeld over 5 verdiepingen Beheerder: Telefoon:

J. van Stight, Gele lis 48, 2498 BE Den Haag tel. 015 2569058 (mob. 06 53888884)

Het Ontruimingsplan is aanwezig bij de brandmeldkast bij de noordingang (brandkluis). Dit omvat tevens: • de bijbehorende procedures; • de actuele lijst van bewoners met kamernummers en (mobiele) telefoonnummers (per verdieping op een apart vel); • de plattegrond van elke verdieping met kamernummers (per verdieping op een apart vel). 4.2 Taak bewoners en verdiepingsvertegenwoordiger De bewoners van elke verdieping zijn ervoor verantwoordelijk, dat bij het afgaan van de alarminstallatie van hun verdieping iemand naar beneden gaat naar de brandmeldkast in de hal. Bij de brandmeldkast wordt vastgesteld of er iets aan de hand is, wat er aan de hand is en waar er iets aan de hand is. Degene die namens zijn verdieping naar beneden gaat is vanaf nu de verdiepingsvertegenwoordiger voor het beoordelen van de situatie en (eventueel) de ontruiming van het gebouw. Indien zich een calamiteit voordoet, handelen de verdiepingsvertegenwoordiger als hieronder in de punten 4.3 t/m 4.4 aangegeven: 4.3 Alarmering hulpdiensten De verdiepingsvertegenwoordigers bevestigen het alarm op de meldkast of bellen alsnog de overheidsdiensten (brandweer, politie) via het alarmnummer 112. Zij geven zo specifiek mogelijk aan wat de aard en omvang van de brand is en de positie daarvan. 4.4 Ontruiming van het pand De verdiepingsvertegenwoordiger organiseert (elk op de eigen verdieping) de ontruiming van de verdieping als volgt: •

•

• •

• •

de verdieping wordt ontruimd, waarbij alle bewoners zich per verdieping gegroepeerd verzamelen op grasveld aan de voorzijde van Ricardishof. Zij blijven op een afstand van ca 10 meter van het pand om de hulpdiensten niet te belemmeren. Iedereen wacht op de brandweer. Niemand gaat weg om te voorkomen dat de brandweer op zoek gaat naar mensen die inmiddels zijn weggegaan. Aan de hand van een bewonerslijst per verdieping (welke zich bij het ontruimingsplan bevindt) controleert de verdiepingsvertegenwoordiger wie bij het afgaan van het alarm in het gebouw aanwezig waren en of deze personen zich op het grasveld bevinden. Hij tekent dit aan op de bewonerslijst en rapporteert eventueel vermiste personen. De vijf verdiepingsvertegenwoordigers bepalen één leidinggevende, die voor het vervolg de leiding op zich neemt. De leidinggevende neemt van elke verdiepingsvertegenwoordiger de ingevulde bewonerslijsten in ontvangst en geeft deze informatie tezamen met de plattegrond van elke verdieping door aan de hulpdiensten wanneer deze gearriveerd zijn. Zodra de hulpdiensten zijn gearriveerd draagt de leidinggevende de leiding over aan de hulpdiensten. De leidinggevende en de verdiepingsvertegenwoordigers blijven gedurende de verrichtingen van de hulpdiensten ter beschikking tot de leiding van de hulpdiensten toestemming geven te vertrekken.

05/03/2005

13 4.5

Rapportage •

De leidinggevende verdiepingsvertegenwoordiger brengt – eventueel in samenspraak met de andere verdiepingsvertegenwoordigers - een schriftelijk, chronologisch en zo gedetailleerd mogelijk verslag uit van het verloop van de ontruimingsprocedure, tijdstippen de verschillende fasen, aankomst van de hulpdiensten, etc.

05/03/2005

14

5

BEHEER BRANDMELDINSTALLATIE

5.1 Kosten bij loos alarm Indien automatisch alarm afgaat is er een periode van 4 minuten om de doormelding naar de brandweer te corrigeren. Wanneer men niet adequaat reageert, de brandweer komt en kosten in rekening brengt dan is dat voor rekening van de veroorzaker van het loos alarm. Indien bij indrukken van handmelder zonder reden, de brandweer komt en kosten in rekening brengt, dan is dat voor rekening van de veroorzaker van het loos alarm. Indien de veroorzaker van het loos alarm niet is aan te wijzen, de brandweer komt en kosten in rekening brengt, dan zijn de kosten voor rekening van de verdieping (verdiepingsrekening). OPMERKING 1: Strikt genomen kan de brandweer zelf geen kosten in rekening brengen. De gemeente Delft kan echter wel een dwangsom opleggen. Er is geen objectieve norm waaraan getoetst kan worden wat betreft de hoogte van de dwangsom. Bovendien is het onduidelijk wanneer de gemeente begint met het opleggen van dwangsommen. Navraag bij de brandweer leert dat er pas naar dit soort maatregelen wordt gegrepen wanneer er sprake is van herhaaldelijk en moedwillig misbruik. Als de bewoners op een serieuze wijze omgaan met de brandmeldinstallatie en de daarbij behorende procedures is er dus weinig aan de hand. OPMERKING 2: Ieder is het ermee eens om de eventuele kosten van valse meldingen op de veroorzaker te verhalen. Er blijven wellicht gevallen dat de veroorzaker niet kan worden gevonden. Voor deze situaties zijn er reacties van bewoners, die eventuele kosten van valse meldingen over alle bewoners willen omslaan (betaling via VVE, als verhoging van de servicekosten), maar ook reacties van mensen die op deze wijze juist niet financieel willen bijdragen aan problemen die op andere verdiepingen ontstaan. Teneinde (eventuele) schade zo dicht mogelijk bij de veroorzaker te kunnen afhandelen, zodat maximale inspanning wordt geleverd om de veroorzaker op te sporen is de meest effectieve weg dit via de verdiepingsrekening af te handelen. Deze werkwijze zal na verloop van tijd worden geëvalueerd, waarna het (als de resultaten daartoe aanleiding geven) opnieuw bespreekbaar is. 5.2

Test en beheer

5.2.1 Procedure MAANDELIJKS testen van de brandmeldinstallatie Deze test wordt elke eerste woensdag van de maand om 13.00 uur uitgevoerd door de beheerder van de brandmeldinstallatie (die daartoe een uitgebreide instructie heeft ontvangen). De procedure verloopt als volgt: • Bel de Regionale Alarm Centrale (RAC) 070 426 46 44 en geef door dat u de brandmeldinstallatie gaat testen op brandmelding. • Activeer binnen 1 à 2 minuten een automatische brandmelding. • Reset de brandmeldinstallatie • Bel opnieuw de RAC, controleer of de automatische brandmelding is doorgekomen en de installatie bij RAC weer in “rust” staat, geef door dat u de brandmeldinstallatie gaat testen op storingsmelding. • Activeer binnen 1 à 2 minuten een storingmelding door bijvoorbeeld de primaire energievoorziening van de brandmeldinstallatie te onderzoeken en schakel daarna de energievoorziening weer in. • Bel opnieuw de RAC, controleer of de storingsmelding is doorgekomen en de installatie bij het RAC weer in rust staat. • Noteer de test in het logboek. 5.2.2 Procedure JAARLIJKS testen/onderhoud van de brandmeldinstallatie Deze test wordt elk jaar uitgevoerd door het onderhoudsbedrijf van de brandmeldinstallatie. Het tijdstip wordt bewaakt door de beheerder van de brandmeldinstallatie, die tevens het onderhoudsbedrijf uitnodigt. De procedure verloopt als volgt: • Schakel voor aanvang van testen/onderhoud de doormelding naar de alarmcentrale uit; • Voer het eventueel benodigd onderhoud uit; 05/03/2005

15 • • •

Schakel na afloop van de testen/onderhoud de doormelding naar de Alarmcentrale weer in; Test in overleg met de RAC 070-426 46 44 éénmaal de doormelding; Noteer de test en het eventueel uitgevoerde onderhoud in het logboek.

5.2.3 Procedure uitschakeling brandmeldinstallatie Deze procedure is bedoeld voor werkzaamheden waarbij de brandmeldcentrale (gedeeltelijk) moet worden uitgeschakeld of voor bijzondere omstandigheden. Deze procedure mag uitsluitend in werking worden gezet, indien het (gedeeltelijk) uitschakelen van de brandmeldcentrale kan leiden tot gevaarlijke situaties of onjuiste doormelding. Deze procedure wordt uitsluitend door de beheerder van de brandmeldinstallatie uitgevoerd en heeft altijd een tijdelijk, kortdurend karakter op een zo klein mogelijk aantal melders. De procedure verloopt als volgt: • Tevoren wordt tijdens kantooruren de Brandweer Delft gebeld op nummer 260 28 03 om het tijdelijk uitschakelen van de brandmeldcentrale door te geven (geen alarmnummer gebruiken!). • Bij werkzaamheden zoals lassen, snijden, solderen e.d. alleen de automatische melder(s) in de betreffende zone uitschakelen. Bij werkzaamheden aan de brandmeldinstallatie de betreffende groep melders van een zone uitschakelen. • Nooit beide soorten melders (hand- en automatische melders) in één zone uitschakelen. • Intern de persoon waarschuwen die moet weten dat een deel van de brandmeldinstallatie wordt uitgeschakeld. • Extra beveiliging, de blusapparatuur, ter plaatse instellen. • Na afloop van de werkzaamheden of buiten kantooruren moet de brandmeldinstallatie weer volledig operationeel zijn. Dit wordt doorgegeven aan de brandweer en getest; • Noteer de gebeurtenissen in het logboek. 5.2.4 Beheer van de brandmeldinstallatie Het beheer is in handen van een door het bestuur van de VvE aangesteld persoon (Johannes Dijkman) en zijn vervanger (Wouter Besijn). Deze beheerder is verantwoordelijk voor: • Beheer van het logboek, waarin alle alarmmeldingen, storingsmeldingen en onderhoudsmeldingen zijn opgenomen. Tevens bevat het logboek de gebruiksaanwijzing voor de brandmeldinstallatie; • Beheer van de brandmeldkast en melders; • Oplossen van storingen aan het brandmeldsysteem, eventueel met behulp van een extern bedrijf; • Beheer en actueel houden van de procedures en bijbehorende informatie; • Het testen van de installatie (hetzij door hemzelf, hetzij door het onderhoudsbedrijf).

05/03/2005

16

6

SLEUTELPLAN

6.1 Sleutelbeheer Het sleutelbeheer is in handen van de sleutelbeheerder (Johannes Dijkman). Het sleutelbeheer omvat: • het actueel houden van het sleuteloverzicht van alle kamers en gemeenschappelijke ruimten en de bijbehorende sleutelnummers; • het beheren van de sleutels van de gemeenschappelijke ruimten en het fietsenhok; • het beheer van de deurcode van de buitendeuren. 6.2 Moedersleutels Het sleutelsysteem kent moedersleutels. Deze passen op alle sloten van de binnendeuren en zijn uitsluitend bedoeld voor calamiteiten. Er zijn slechts 2 moedersleutels in omloop: • De brandweer • Één vertegenwoordiger van het bestuur van de VvE: J. van Stight, Gele lis 48, 2498 BE Den Haag, tel 015 2569058 (mob. 06 53888884). De sleutelbeheerder heeft dus geen moedersleutel. 6.3 Kamersleutels Op elke verdieping coördineert de verdiepingsoudste de overdracht van sleutels van oude naar nieuwe bewoners. Een nieuwe bewoner krijgt bij koop/huur van een kamer drie authentieke sleutels. Hij/zij is er verantwoordelijk voor dat deze drie sleutels aan de verdiepingsoudste worden geretourneerd bij het verhuizen uit Ricardishof. Indien bij verhuizen uit Ricardishof sleutels ontbreken worden de kosten voor vervanging aan de vertrekkende bewoner in rekening gebracht. De verdiepingsoudste informeert de sleutelbeheerder, die voor bestelling van nieuwe sleutels zorgdraagt. Het is volledig de verantwoordelijkheid van de bewoner wat hij met de sleutels doet. Hij kan ze allemaal zelf houden of er één in beheer van de VO geven, afhankelijk van wat er per verdieping geregeld is. 6.4 Sleutels gemeenschappelijke ruimten De sleutelbeheerder beheert de sleutels van de gemeenschappelijke ruimten. Mensen die om één of andere reden een sleutel nodig hebben, beheer, onderhoud ed. kunnen een sleutel (tijdelijk) in gebruik krijgen. 6.5 Sleutel fietsenhok De sleutelbeheerder beheert de fietsenhoksleutels. Bewoners kunnen tegen borgstelling van € .. een sleutel van de fietsenhokken krijgen. Bij vertrek uit Ricardishof krijgen ze van de sleutelbeheerder de borg terug bij inlevering van de sleutel. 6.6 Deurcode buitendeuren De sleutelbeheerder is ook verantwoordelijk voor de deurcode van de buitendeuren. Deze code wijzigt hij tenminste 1x in de zes maanden. Hij communiceert de gewijzigde deurcode per e-mail aan bewoners en andere belanghebbenden volgens een omschreven lijst.

05/03/2005