WEB PORTAL UNTUK DOKUMENTASI ISO 9001:2000 DI GRAPARI SURABAYA PT. TELKOMSEL INDONESIA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

WEB PORTAL UNTUK DOKUMENTASI ISO 9001:2000 DI GRAPARI SURABAYA PT. TELKOMSEL INDONESIA Andika Wahyu Prihandoko, Aris Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus MMT ITS Cokroaminoto, Surabaya Email: [email protected], [email protected]

ABSTRAK PT. Telkomsel adalah sebuah perusahaan operator telekomunikasi seluler terbesar di Indonesia, dengan lebih dari 47 juta pelanggan dan memiliki market share sebesar 65%. Karena merupakan perusahaan multi nasional, setiap tahun PT. Telkomsel dilakukan audit ISO 9001:2000 untuk menjaga dan mengendalikan mutu pelayanan. Standard ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efisiensi pelayanan mutu di Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia.Audit dilakukan di setiap departement di Grapari oleh badan audit external yang ditunjuk oleh kantor pusat. Permasalahan utama pada sistem audit ini adalah kuantitas dokumen yang perlu diaudit sangat banyak dan belum adanya suatu aplikasi untuk mendokumentasikan dokumen-dokumen penting di Grapari PT. Telkomsel Surabaya, terutama untuk keperluan audit ISO 9001:2000. Sehingga perlu dirancang dan dibuat sebuah aplikasi berbasis web untuk mendokumentasikan dokumen-dokumen penting di Grapari PT. Telkomsel Surabaya, terutama untuk keperluan audit ISO 9001:2000. Adapun tahapan penelitian ini adalah mengidentifikasi masalah, merumuskan masalah, menetapkan tujuan penelitian, melakukan studi literatur, analisa sistem, design sisten dan membuat desain web portal. Berdasarkan pengimplementasian web, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil uji coba web portal. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini prosedur pengendalian catatan manual mutu mampu diintegrasikan dengan web portal, dimana setiap dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, masing-masing dokumen ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan, yaitu Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja. Saran untuk pengembangan lebih lanjut adalah dikembangkan untuk regional yang lebih luas dan departemen yang lebih kompleks dan dikembangkan untuk sharing knowledge product. Kata kunci: Web Portal, Document Control, ISO 9001:2000

PENDAHULUAN Karena merupakan perusahaan multi nasional, setiap tahun PT. Telkomsel dilakukan audit ISO 9001:2000 untuk menjaga dan mengendalikan mutu pelayanan. Standard ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efisiensi pelayanan mutu di Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia.Audit dilakukan

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-1


di setiap departement di Grapari oleh badan audit external yang ditunjuk oleh kantor pusat. Permasalahan utama pada sistem audit ini adalah kuantitas dokumen yang perlu diaudit sangat banyak dan belum adanya suatu aplikasi untuk mengatur sekaligus mengkategorikan dokumen-dokumen penting di Grapari PT. Telkomsel Surabaya, terutama untuk keperluan audit ISO 9001:2000 Permasalahan yang akan diselesaikan pada penelitian ini adalah bagaimana merancang dan membuat aplikasi berbasis web yang fleksibel untuk merapikan dokumen kontrol Grapari Surabaya PT. Telkomsel Indonesia. Selain itu juga akan diteliti pengaruh aplikasi web portal yang dibuat terhadap sasaran mutu ISO Grapari 9001:2000. Dan terakhir bagaimana mengintegrasikan pengendalian catatan mutu manual dengan aplikasi web portal untuk menyajikan laporan ke top manajemen METODA Kerangka atau urutan langkah kerja yang akan dilakukan pada tesis ini adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi Masalah b. Merumuskan Masalah c. Menetapkan Tujuan Penelitian d. Tipe Penelitian e. Melakukan Studi Literatur f. Pengumpulan data g. Analisis Kebutuhan h. Membuat Spesifikasi Kebutuhan Software i. Desain Sistem j. Pembuatan laporan Tesis HASIL DAN DISKUSI Prosedur Pengendalian Dokumen ISO 9001:2000 Dalam ISO 9001:2000 di Grapari Surabaya, setiap dokumen diusulkan dari divisi/departemen, yang akan dievaluasi oleh Manager masing-masing, diteruskan ke General Manager selaku perwakilan dari Manajemen di Regional Jawa Timur. Jika disetujui, maka dokumen lama akan ditarik dan diganti dengan dokumen yang baru. Prosesnya tergambar seperti flowchart pada Gambar 1 dan Gambar 2.

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-2


Gambar 2 Prosedur Pengendalian Dengan Web

Gambar 1 Prosedur Pengendalian Tanpa Web

Pengendalian Catatan Mutu Dokumen ISO 9001:2000 Pengertian Catatan Mutu dalam ISO 9001 : 2000 (element 4.2.4) adalah suatu bukti dari proses kerja yang telah dikerjakan. Bukti ini dapat ditulis dalam sebuah form sesuai prosesnya masing- masing, Contoh catatan mutu seperti : Laporan Harian Produksi, Form Evaluasi Supplier, Formulir mutasi, schedule produksi, Laporan barang masuk, kartu stock, dsb. Catatan mutu pada prinsipnya juga merupakan suatu dokumen secara format formnya itu sendiri dengan nomor dokumen yang tercantum sesuai prosedur pengendalian dokumen. seperti diketahui bahwa fungsi suatu dokumen yang utama adalah sebagai acuan kerja, sedangkan catatan mutu sebagai hasil - hasil dari proses yang dikerjakan, jadi sangat jelas perbedaannya. Sedangkan dengan menggunakan web portal, dokumen ini lebih mudah dikelola, karena setiap dokumen akan dicatat dan direview melalui web Portal ISO Grapari Surabaya 9001:2000

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-3


Gambar 3 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu Tanpa Web dan dengan Web

Sistem Kebutuhan Perangkat Lunak User Requirement Sistem audit ISO 9001:2000 di Grapari melibatkan pengecekan banyak dokumen yang ada di departemen IT. File-file dokumen yang akan diaudit masih belum terintegrasi Adanya dokumen yang berupa hard copy, ada pula yang berbentuk soft copy dan proses pengumpulan dokumen yang belum terpusat ke suatu tempat dan pengaksesan yang tidak online sehingga menyulitkan pihak department IT untuk menyiapkan dokumen-dokumen audit maupun memperlambat auditor dalam mengaudit. Proses perapian dokumen, penanganan audit ISO hingga proses pelaporan hasil audit ke level manajemen dapat dilihat pada usecase Gambar 4.

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-4


Gambar 4 Use Case Diagram

Kebutuhan Sistem Dikarenakan penekanan kebutuhan user akan aplikasi yang online, maka aplikasi dibuat berbasis web. Website dibuat dengan menggunakan tool Microsoft Visual Studio .net 2005 dengan database Microsoft SQL Server 2000. Untuk dapat menjalankan dengan baik website, diperlukan komputer yang dapat memenuhi beberapa kebutuhan sistem, antara lain:  Monitor dengan resolusi minimal 800 x 600 pixels.  Sistem Operasi Microsoft Windows 2003 server, Windows 2000 Professional, Windows XP, atau Windows dengan versi yang lebih baru.  Memiliki minimal 32 MB RAM  Memiliki minimum harddisk space 400 MB Selain itu, program ini juga membutuhkan adanya program aplikasi lain yang harus diinstal terlebih dahulu pada komputer server yaitu Microsoft SQL Server 2000. Pada komputer client diperlukan program Internet Explorer 6.0 atau Mozilla Firefox. Desain Database Desain database dijelaskan lebih detail pada class diagram pada Gambar 1.2. Database terdiri dari 6 tabel, yaitu: 1. Tabel UserProfile, menampung data pemakai dari sistem aplikasi. User dikelompokkan ke dalam 4 grup, yaitu admin, auditor, staff dan management. Grup admin berwenang untuk membuat master kategori, melakukan upload, download dan pengkategorian file. Grup staff hanya dapat melakukan upload, download dan pengkategorian file. Grup auditor hanya punya hak untuk mendownload atau membaca dokumen. Sedangkan grup manajemen mempunyai hak untuk melihat catatan mutu dan menerbitkan laporan hasil audit. 2. Tabel DbmItem. Tabel ini untuk menampung data file-file dokumen yang sudah diupload ke server.

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-5


3. Tabel Detail, digunakan untuk menyimpan pengkategorian file. Setiap file yang ada di tabel DbmItem akan dikategorikan sesuai dengan master kategori yang ada di tabel Mmaster. 4. Tabel Mmaster. Tabel ini digunakan untuk menyimpan pembuatan root atau kategori dari file. 5. Tabel MKlausul, digunakan untuk menyimpan master klausul, tipe dari hasil temuan dan observasi. 6. Tabel TrxAudit. Tabel ini digunakan untuk menyimpan hasil audit. Laporan ketidaksesuaian audit akan mengambil data dari tabel TrxAudit dan MKlausul. Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram berikut menjelaskan aliran data dari tiap proses sistem dokumentasi dan audit ISO 9001:2000. DFD terdiri dari 2 level, seperti terlihat pada Gambar 5 dan 6.

Gambar 5 Data Flow Diagram level 0

Gambar 6 Data Flow Diagram level 1

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-6


Desain Antarmuka Pada Web portal pengendalian catatan mutu dokumen ISO 9001:2008, terdiri dari 7 halaman, yaitu halaman login, documents control, catatan mutu, observation result, report hasil audit, master klausul dan master user profile.

Gambar 7 Contoh Desain antarmuka halaman login

KESIMPULAN Setelah melakukan beberapa kali dilakukan uji coba maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi web yang dibuat untuk merapikan dokumen control Grapari Surabaya PT Telkomsel Indonesia mampu dibuat secara fleksibel dalam mengatur prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian catatan mutu, dan prosedur audit mutu internal. 2. Dengan adanya aplikasi web portal ini, sasaran mutu ISO Grapari 9001:2000 yaitu kepuasan pelanggan dapat dipantau dan ditingkatkan. 3. Prosedur Pengendalian Catatan Manual Mutu mampu diintegrasikan dengan web portal, dimana setiap dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, masing-masing dokumen ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan, yaitu Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja. 4. Dari Angket yang disebarkan, diketahui bahwa kepuasan pelanggan di Grapari Surabaya paling tinggi dikarenakan faktor kemampuan penguasaan materi Customer Services (CS), dimana web portal yang dibangun juga merupakan media pembelajaran dan sharing informasi pengetahuan (knowledge) kepada usernya. DAFTAR PUSTAKA Aliev, R.A, Fazlollahi, B. dan Guirimov, B.G. (2007), “Fuzzy-Genetic Approach to Aggragate Production-Distribution Planning in Supply Chain Management”, Information Sciences, hal. 4241-4255.

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-7


Chopra, S. dan Meindl, P. (2001), “Supply Chain Management Strategy, Planning & Operations”, Third Edition, Prentice Hall, New Jersey. IlmuKompter.Com. (2007), Membangun Website dengan Joomla, Entry from Hermawanto, D. Kamaluddin, R. (1997), Manajemen Mutu, Cetakan Pertama, Ghalia Indonesia, Jakarta. Kusuma, H (2002), Manajemen Produksi Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi 2, Andi, Yogyakarta. Kusumadewi, S. (2002), Mengenal ISO 9001:2000, Graha Ilmu, Yogyakarta. Salim, A. (1995), “Standarisasi Muti ISO 9001:2000”, Cetakan Kedua, Raja Grafind Persada, Jakarta. Simchi-Levi, D., Kaminsky, P. dan Simchi-Levi, E. (2000), “Designing and Managing the Supply Chain”, Second Edition, McGraw Hill, New York. Sipper, D. dan Bulfin, R.L., Jr. (1997), “Production Planning, Control and Integration ”, McGraw Hill, New York. Yan, J., Ryan, M., Power, J. (1994), “Quality Management”, Prentice Hall, Inggris.

ISBN : 978-979-99735-9-7 C-7-8

WEB PORTAL UNTUK DOKUMENTASI ISO 9001:2000 DI GRAPARI SURABAYA PT. TELKOMSEL INDONESIA

Recommend Documents