Gebruikersinstructie Web Portal TFS

Gebruikersinstructie Web Portal TFS

Colofon Naam Versienummer Locatie

Gebruikersinstructie Web Portal TFS Versie 1.4 (mei 2013) Den Haag

ILT – Gebruikersinstructie Web Portal TFS versie 1

1 van 31

Opdrachtgever Afdeling Aantal bijlagen Auteur

Inspectie leefomgeving en Transport (ILT) EVOA 4 Afdeling EVOA en Besluiten vergunningverlening


2 van 31

Inhoudsopgave Inleiding

3

1

Kennismaking met de Web Portal TFS

4

1.1

Schematisch overzicht van het meldingproces

4

1.2

Het melden stap voor stap

4

2

3

4

Inloggen/uitloggen

5

2.1

Gebruikersnaam en wachtwoord

5

2.2

Inloggen

5

2.3

Uitloggen

5

Kennisgevingen beheren

6

3.1

Inleiding

6

3.2

Opvoeren of verwijderen kennisgevingen

7

3.3

Kennisgevingen waarop u kunt melden

8

3.4

Kennisgevingen waarop u niet kunt melden

8

3.5

Tonen onderliggende transportmeldingen

8

3.6

Genereren Excel Overzicht

10

3.7

Status van uw meldingen

11

Melden transporten

13

4.1 Melding afgifte

12

4.2 Dropdown box

14

5

Melding intrekking

19

6

Melden ontvangst en verwerking

22

6.1

Ontvangstmelding

22

6.2

Verklaring van verwerking

23

7

Bulkmelden

25

8

Genereren vervoersdocument

26

Bijlage A - Vervoersdocument (AM/SA)

25

Bijlage B – Vervoersdocument (IN/CA)

26

Bijlage C – Vervoersdocument (OM/CR)

27

Bijlage D – Vervoersdocument (VV/CT)

28


3 van 31

Inleiding Deze gebruikersinstructie ondersteunt u in het gebruik van de Web Portal TFS (TransFrontier 1 Shipment. De Web Portal TFS is een systeem waarmee melders elektronisch transporten in 2 het kader van het EVOA -proces kunnen aan- en afmelden. De Web Portal TFS vervangt het handmatig melden van EVOA transportmeldingen, waarbij een formulier (het vervoersdocument) handmatig moet worden ingevuld en aan de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) moet worden gefaxt. Dit formulier dient vervolgens door ILT handmatig te worden ingevoerd in het systeem. Een fax kan echter (gedeeltelijk) onleesbaar zijn en bij het invoeren van de gegevens in het systeem kunnen fouten ontstaan. Een melding is altijd leesbaar omdat deze niet per fax aankomt bij ILT maar in de database wordt opgeslagen (elektronisch melden). De mogelijkheid dat een melding foutief is, wordt zo tot een minimum beperkt. De melder heeft alle reeds gedane meldingen in een actuele lijst tot zijn beschikking. Binnen de Web Portal TFS worden de volgende transportmeldingen onderkend: Afkorting

Soort melding

Engels

AM

Afgiftemelding

SA (Shipment Announcement)

OM

Ontvangstmelding

CR (Confirmation of Receipt)

VV

Verklaring van Verwerking

CT (Confirmation of Treatment)

IN

Intrekking

CA (Cancellation)

In bovenstaande tabel staan de termen in het Engels vertaald weergegeven. De Web Portal TFS is namelijk in het Engels. Let bij het invullen dus vooral op punten en komma’s in getallen: 10.00 ton is bijvoorbeeld gelijk aan tien ton. Deze handleiding beschrijft alle handelingen die u als melder mag uitvoeren met de Web Portal TFS. Tevens worden de handelingen beschreven welke de beheerder kan uitvoeren ten behoeve van het beheer van inloggegevens.

Als u problemen of vragen heeft over de Web Portal TFS dan kunt u contact opnemen met: Helpdesk Web Portal TFS EVOA Telefoon: 06 - 528 33 379 e-mail : [email protected]

1

Een melder is een persoon die in het kader van de EVOA als kennisgever of ontvanger/verwerker een melding doet. De EVOA maakt onderscheid in drie soorten meldingen, namelijk afgiftemeldingen, ontvangstmeldingen of verklaringen van verwerking. 2 EVOA: Europese Verordening (EG) Nr. 1013/2006 betreffende de overbrenging van afvalstoffen ILT – Gebruikersinstructie Web Portal TFS versie 1

3 van 31

1 1.1

Kennismaking met de Web Portal TFS Het melden stap voor stap

Onderstaande paragraaf beschrijft stap voor stap hoe u meldingen kunt doen in de Web Portal TFS. Meer informatie over hoe deze stappen in zijn werk gaan vindt u verderop in deze handleiding. Stap 1: Inloggen De Web Portal TFS is te benaderen via de link: https://terra-inloggen.senternovem.nl/. Met behulp van een gebruikersnaam (username) en wachtwoord (password) kunt u vervolgens inloggen in de Web Portal TFS. Let op: - Bij de eerste keer inloggen wordt u verzocht een nieuw wachtwoord op te geven. - Indien er na inloggen gedurende 30 minuten geen activiteiten plaatsvinden wordt de verbinding verbroken en dient u opnieuw in te loggen. Stap 2: Overzicht transportmelder/ontvanger Na inloggen worden kennisgevingen die u in een eerder stadium heeft aangemeld opgehaald uit onze database, inclusief alle onderliggende transportmeldingen. De kleur van het kennisgevingsnummer [KG] geeft de status aan. Een grijs kennisgevingsnummer is niet meer toegankelijk voor meldingen, op een groen kennisgevingsnummer kan gemeld worden. Stap 3: Melden transporten Door op een groen KG te klikken wordt het scherm geopend voor het ingeven van de benodigde gegevens over de betreffende afgiftemelding (SA). Een aantal gegevens van de kennisgeving worden uit de database van ILT opgehaald en getoond. Verder dient u een aantal benodigde gegevens in te vullen. Als u op “send” drukt wordt de melding verzonden voor verwerking in de database van ILT. Na verversen van het scherm d.m.v. de F5-toets wordt het overzichtscherm opnieuw opgebouwd met de actuele gegevens. Stap 4: Melden intrekking Indien een transport is gemeld, bestaat daarna de mogelijkheid om deze in te trekken. Dit is mogelijk zolang de geplande datum van transport niet is verstreken. Stap 5: Melden ontvangsten en verwerking In het overzichtsscherm “Overview Shipments” kunt u per KG de onderliggende meldingen bekijken. Deze meldingen worden zichtbaar indien u klikt op het plusje betreffende KG.

voor de

Door een KG uit te klappen worden alle transportmeldingen met hun status zichtbaar. Het melden van een CR of CT kan door te klikken op het desbetreffende volgnummer. U kunt kiezen voor het separaat of tegelijk melden van een CR en een CT (verklaring van verwerking). Stap 6: Genereren vervoersdocument Na het melden van een SA, CR en/of CT wordt automatisch een pdf-document van de transportmelding gegenereerd die u kunt printen vanuit het overzichtscherm. U kunt de pdf gebruiken om de overige autoriteiten te informeren en voor uw eigen administratie.


4 van 31

2 2.1

Inloggen/uitloggen Gebruikersnaam en wachtwoord

Het toekennen en beheren van gebruikersnamen en wachtwoorden wordt uitgevoerd door medewerkers van ILT. Nadat u zich heeft aangemeld voor de Web Portal TFS zal u een gebruikersnaam en een wachtwoord worden verstrekt, waarmee u eenmalig kunt inloggen. Bij de eerste keer inloggen wordt u verzocht een nieuw wachtwoord op te geven. Het is mogelijk het door u gekozen wachtwoord op een later moment te wijzigen. Hiertoe klikt u in het startscherm van de Web Portal TFS rechts bovenin op “Change password”. Indien u uw wachtwoord bent vergeten, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk Web Portal TFS (zie het hoofdstuk “Inleiding” voor de contactgegevens van de helpdesk). 2.2

Inloggen

U kunt de Web Portal TFS benaderen via de link https://terra-inloggen.senternovem.nl/. Daarnaast is de Web Portal TFS te benaderen via de website http://www.ilent.nl/onderwerpen/transport/afval_over_de_grens_evoa onder “Ik heb toestemming, hoe nu verder?”. Op deze site vindt u ook meer informatie over het gebruik van de Web Portal TFS. Als eerste komt u terecht op het inlogscherm waar u uw gebruikersnaam (username) en wachtwoord (password) in moet voeren. Indien u een foutieve code ingeeft, krijgt u een foutmelding en kunt u het nog een keer proberen. Indien er na inloggen gedurende 30 minuten geen activiteiten plaats vinden wordt de verbinding verbroken en dient u opnieuw in te loggen. 2.3

Uitloggen

Uitloggen uit de Web Portal TFS kan op drie manieren: -

U sluit de Web Portal TFS af door op “Log Off” te klikken;

-

U sluit het hele venster van uw browser door op het kruisje rechts boven te klikken;

-

Er worden gedurende 30 minuten geen activiteiten in de Web Portal TFS uitgevoerd waardoor u automatisch wordt uitgelogd.


5 van 31

3 3.1

Kennisgevingen beheren Inleiding

Zodra u ingelogd bent komt u automatisch in het scherm “Overview Shipments”. Er zijn twee tabbladen te selecteren; een tabblad “Shipment Announcement” (afgiftemeldingen) en een tabblad “Confirmation Receipt / Certificate recovery/disposal” (ontvangstmeldingen en verklaring van verwerking). Afhankelijk van uw rol in het proces, krijgt u toegang tot dossiers. Als u kennisgever bent, zult u afgiftemeldingen kunnen doen (via “Shipment Announcement”). Bent u ontvanger en/of verwerker, dan kunt u alleen in het tweede tabblad “Confirmation Receipt / Certificate recovery/disposal” ontvangstmeldingen of verklaringen van verwerking invoeren. De eerste keer dat u inlogt, is het scherm nog leeg. U dient eerst kennisgevingen toe te voegen waarop u gaat melden via het scherm “Manage Notifications” (beheerscherm kennisgevingen). U komt in dit scherm door rechts bovenaan op “Manage Notifications” te klikken (zie fig. 3.1). Met de knoppen First, Previous, Next en Last kunt u door uw kennisgevingen bladeren. Per pagina worden max. 15 kennisgevingen getoond en u kunt het scherm “Overview Shipments” actualiseren door op de knop “Refresh” te klikken (zie fig. 3.1). Let op: Op het moment dat u start met het elektronisch melden kan het zijn dat nog niet alle CR en CT meldingen die u eerder per fax heeft doorgestuurd vermeld worden. U hoeft in dat geval geen actie te ondernemen, deze gegevens worden nog bijgewerkt.



De Web Portal TFS bewaart de lijst met KG’s. Wanneer u zich de volgende keer

aanmeldt worden de KG’s uit die lijst getoond. Indien nodig kunt u vervolgens KG’s toevoegen dan wel verwijderen via het scherm “Manage Notifications”.


6 van 31

Fig. 3.1

3.2

Toevoegen of verwijderen kennisgevingen

Het toevoegen of verwijderen van kennisgevingen vindt plaats in het scherm “Manage Notifications”. Om een kennisgeving toe te voegen voert u in het veld “Add Notification” één voor één de nummers in van de KG’s waarop u wilt gaan melden. Door op “OK” te klikken of op “Enter’ te drukken worden de KG’s toegevoegd aan de lijst. U kunt terugkeren naar het overzichtscherm “Overview Shipments” door linksboven op “Home” te klikken. (zie fig. 3.2)



Zodra u voor een kennisgeving de toestemming heeft ontvangen (in de vorm

van een beschikking), en deze kennisgeving voldoet ook aan de andere voorwaarden (looptijd is niet verstreken, voldoende capaciteit, etc.) dan is deze kennisgeving toevoegbaar aan uw scherm via “Add Notification”. Het verwijderen van KG’s kunt u doen door op “Delete” achter de betreffende KG te klikken. Het is ook mogelijk op KG te zoeken (in de lijst) door in het veld “Search Notification” de betreffende KG in te geven. U zoekt dan uitsluitend in de lijst met KG’s die eerder zijn opgevoerd. (Zie fig. 3.2)



Het is raadzaam om de lijst regelmatig te schonen. Hoe langer de lijst, hoe

meer KG’s met onderliggende gegevens (transportmeldingen) uit de database opgehaald moeten worden. Dit werkt vertragend.


7 van 31

Fig. 3.2

3.3

Kennisgevingen waarop u kunt melden

In het overzicht kunt u alleen op KG’s melden welke groen weergegeven worden. KG’s worden getoond op basis van de volgende criteria: 

Looptijd van de KG is nog niet verstreken



Capaciteit is nog niet volledig gemeld



Nog niet alle transporten zijn ontvangen en/of verwerkt

3.4

Kennisgevingen waarop u niet kunt melden

Een kennisgeving waarop geen toestemming is verleend of waarop nog geen besluit is afgegeven wordt NIET getoond. 3.

Tonen onderliggende transportmeldingen

In het overzichtsscherm “Overview Shipments” kunt u per KG de onderliggende transportmeldingen bekijken. Deze meldingen worden zichtbaar wanneer u klikt op het plusje vóór het betreffende KG nummer (zie fig. 3.6).



Door op het minnetje

te klikken worden de detailgegevens van de KG weer

gesloten. De volgende data worden getoond na het uitklappen van de KG 

Volgnummer



Type melding: SA (Afgiftemelding), CR (Ontvangstmelding), CT (Verklaring van Verwerking), CA (Intrekking)



Transportdatum



Gewicht



PDF


8 van 31





Intrekking De kolommen volgnummer, type en transportdatum kunnen oplopend, dan wel

aflopend worden gesorteerd door op de kolomnaam te klikken. Een intrekking wordt in de kolom type getoond als een CA met de kleur rood. (zie fig. 3.6)

Fig. 3.5


9 van 31

3.6

Genereren Excel Overzicht

In het overzichtscherm kunt u een Excel sheet genereren van de getoonde KG’s. Door op “Generate Excel Overview” te klikken wordt automatisch Excel geopend. (zie fig. 3.7)

Fig. 3.7


10 van 31

3.7

Status van uw meldingen

Indien u een aantal acties heeft doorgevoerd, worden de gegevens verstuurd ter verwerking in de database van ILT. Het scherm “Status of Shipments” (zie fig. 3.7.1 ) geeft aan of meldingen nog verwerkt moeten worden (“pending”) of dat er eventueel fouten opgetreden zijn (“failure”) (zie fig. 3.7.2). In geval van een foutmelding dient u contact op te nemen met de Helpdesk Web Portal TFS (Tel: 06 - 528 33 379) om het KG-nummer en volgnummer door te geven. Bovendien dient u zelf de foutmelding uit de lijst te verwijderen in het scherm “Status Shipments” door de desbetreffende melding met de “Delete’ knop te verwijderen (zie fig. 3.7.2). Als u van de helpdesk gehoord heeft dat het dossier is opgeschoond, kunt u de melding opnieuw doen.



Ondanks dat in dit scherm nog meldingen staan die verwerkt moeten worden,

kunt u de Web Portal TFS afsluiten. U hoeft dus niet te wachten tot het scherm leeg is.


11 van 31

Fig. 3.7.1

Fig. 3.7.2


12 van 31

4 4.1

Melden transporten Een afgiftemelding doen

Door in het overzichtsscherm “Overview Shipments” op de betreffende groen gekleurde KG te klikken wordt het scherm geopend om een afgiftemelding (Shipment Anncoucement (SA)) te doen (zie fig. 4.1). Fig. 4.1

Door de Web Portal TFS wordt automatisch een volgnummer gegenereerd voor de afgiftemelding Dit volgnummer wordt echter pas zichtbaar na verzending, en in het “Home” scherm onder de KG waarop u zojuist heeft gemeld. Uiteraard ook op de gegenereerde pdf. In het invulscherm zijn een aantal velden verplicht. Deze velden zijn gemarkeerd met een sterretje (*) (zie fig. 4.1.1).


13 van 31

Fig. 4.1.1

Het is mogelijk het invoerscherm af te breken door op “Cancel” te klikken (zie fig. 4.1.2).


14 van 31

De ingevoerde gegevens worden dan niet verwerkt en u komt terug op het overzichtsscherm “Overview Shipments”. Als de gegevens zijn ingevuld klikt u op “Send”. Indien u foutieve data ingeeft krijgt u een melding. U kunt deze data corrigeren alvorens weer op “Send” te klikken (zie fig. 4.1.2).



De Web Portal TFS controleert onder andere of de SA binnen de daarvoor

geldende termijn ( 3 werkdagen) wordt gemeld.

Fig. 4.1.2


15 van 31

4.2

Dropdown box

In de Web Portal TFS is het mogelijk om de gegevens van eerder ingevoerde vervoerders te selecteren uit een dropdown-box. De eerste keer dat u een melding doet op een nieuw kennisgevingsnummer ziet u op de pagina “Shipment Announcement” in de kolom “First carrier” nog geen gegevens ingevuld en in de dropdown-box de tekst “Other” (zie fig 4.2.1). Fig. 4.2.1

In de kolom “First carrier” vult u de gegevens van de gewenste vervoerder in. Vervolgens vult u de overige velden van de melding in en klikt op “Send” (zie fig. 4.2.2)


16 van 31

Fig. 4.2.2

Nadat de gegevens van een vervoerder voor een eerste keer zijn ingevuld bij het doen van een melding op een kennisgevingsnummer, worden deze gegevens bij het doen van een volgende melding op hetzelfde kennisgevingsnummer automatisch weer getoond (zie fig. 4.2.3).


17 van 31

Fig. 4.2.3

Gegevens van elke vervoerder die bij een bepaald kennisgevingsnummer zijn ingevuld kunnen geselecteerd worden uit de dropdown-box (zie fig. 4.2.4).


18 van 31

Fig. 4.2.4

De gegevens van de vervoerders die zijn ingevuld in de kolom ”First carrier” zijn ook te selecteren in de kolommen “Second carrier” en de “Last carrier”.


19 van 31

Ook het registratienummer van de producent, kennisgever, verwerker en ontvanger worden, na de eerste keer te zijn ingevuld, telkens weer automatisch getoond bij het doen van een volgende melding voor hetzelfde kennisgevingsnummer (zie fig. 4.2.5). Fig. 4.2.5


20 van 31

5

Melding intrekking

Indien een afgiftemelding (SA) ingetrokken dient te worden gaat u naar het overzichtscherm “Overview Shipments” en klikt u in de kolom “Cancellation” op de knop “Cancel this shipment” (zie fig. 5.1). Fig. 5.1

Zodra u op “Cancel this shipment” klikt, wordt de knop inactief in de kolom “Cancellation” en door links onderaan de pagina op “Refresh” te klikken wordt “CA” in het rood getoond in de kolom “Type” (zie fig. 5.1).



Zodra een transport is ingetrokken is deze inactief. Het aantal transporten,

gerealiseerde en beschikbare capaciteit wordt bijgewerkt.


21 van 31

6

Melden ontvangst en verwerking

Ontvangstmelding Ga naar het Overzichtscherm Meldingen en klik op

bij de betreffende KG.

U kunt een ontvangstmelding doen door in de kolom “No.” op het groene volgnummer te klikken. (Op grijze volgnummers kunnen geen ontvangst/verwerkingsmeldingen gedaan worden) Fig. 6.1

Het scherm voor het melden van de ontvangsten wordt getoond. Naast de gegevens van de kennisgeving worden nu ook de gegevens van de afgiftemelding weergegeven (zie fig. 6.2).


22 van 31

Fig. 6.2

Ook in dit scherm zijn de met een sterretje (*) gemarkeerde velden verplicht om in te vullen. Het is mogelijk het invoerscherm af te breken door op “Cancel” te klikken. De ingevoerde gegevens worden dan niet verwerkt en u komt terug op het overzichtsscherm “Overview Shipments” (zie fig. 6.1). Indien de data correct is ingegeven klikt u op “Send”. 

U keert terug naar het overzichtscherm “Overview Shipments”. U zult wel weer op het Confirmation receipt / Certificate recovery/disposal tabblad moeten klikken voordat u een ander ontvangst/verwerkingsmelding kunt doen.


23 van 31

Verklaring van verwerking Het melden van een CT kan tegelijk met de CR. In dat geval kunt u de benodigde gegevens tegelijkertijd invoeren (zie fig. 6.2). Het melden van een CT is ook separaat mogelijk. Ga naar het overzichtscherm “Overview Shipments” en klik op

bij de betreffende KG.

U kunt een verwerkingsmelding doen door in de kolom “Type” op CR te klikken (zie fig. 6.1). Fig. 6.3

Naast de KG en SA gegevens worden nu ook de gegevens van de CR getoond (zie fig. 6.3). Ook in dit scherm zijn de met een sterretje (*) gemarkeerde velden verplicht om in te vullen. Het is mogelijk het invoerscherm af te breken door op “Cancel” te klikken. De ingevoerde gegevens worden dan niet verwerkt en u komt terug op het overzichtsscherm “Overview Shipments” (zie fig. 6.1). Indien de data correct zijn ingegeven klikt u op “Send”.


24 van 31

7

Bulkmelden

Indien u meerdere identieke transporten wilt melden, kunt u een bulkmelding doen. Ga naar overzichtscherm “Shipment Overview” en klik op het betreffende KG-nummer voor het melden van transporten. De pagina “Shipment Announcement” wordt geladen. Door in het veld “Number of Shipments ” een getal in te geven (afhankelijk van het aantal meldingen) worden automatisch de benodigde transportmeldingen gegenereerd. In de afzonderlijke pdf-bestanden zullen de volgnummers correct oplopen (zie fig 7.1). Fig. 7.1



Met uitzondering van het volgnummer zijn de vervoersdocumenten identiek.


25 van 31

8

Genereren vervoersdocument

Door in de kolom “PDF” op het pdf-icoontje van het betreffende volgnummer te klikken wordt het vervoersdocument getoond en kunt u dit vervolgens afdrukken (zie fig. 8.1). In de bijlagen vindt u een voorbeeld van alle mogelijke vervoersdocumenten in de Web Portal TFS. Fig. 8.1



De laatste versie van het vervoersdocument wordt gegenereerd. Dit betekent

dat indien in kolom “type” ”SA“ staat, er een formulier wordt gegenereerd met gegevens van de afgiftemelding. Indien in kolom “type” “CR” staat, staan ook de gegevens van de ontvangstmelding op het formulier enz. Het is dus niet meer mogelijk om op het moment van een verwerkingsmelding het originele SA-formulier af te drukken via de Web Portal TFS. Uiteraard is dit wel opgeslagen in de database van ILT.


26 van 31

Bijlage A - Vervoersdocument (AM/SA)


27 van 31

Bijlage B – Vervoersdocument (IN/CA)


28 van 31

Bijlage C – Vervoersdocument (OM/CR)


29 van 31

Bijlage D – Vervoersdocument (VV/CT)


30 van 31

Gebruikersinstructie Web Portal TFS

Recommend Documents