JAARV
ERS
LA
G
20 2 1 SA
N E M
K R E T S
Voorwoord
Een jaar waarin we samen heel hard hebben gewerkt Een bijzonder jaar waarin we met z’n allen heel hard hebben gewerkt: dat was 2012. Bijzonder, omdat we het jaar als twee aparte organisaties startten en als één nieuwe dienst eindigden. De Milieudienst Noord-West Utrecht en de Milieudienst Zuidoost-Utrecht fuseerden namelijk halverwege het jaar. Deze fusie bereidden we samen voor en hebben we in korte tijd met elkaar gerealiseerd. We deden zoveel mogelijk zelf. Op 1 juli 2012 was de kick-off van de Omgevingsdienst regio Utrecht. Gezamenlijke inspanning Maar het werk ging door. Onze taken op het gebied van duurzaamheid en het bijdragen aan een prettige, veilige leefomgeving bleven we uitvoeren. En dat deden we goed: 99% van de contracten is gerealiseerd. Ik vind dat we enorm trots mogen zijn op onze gezamenlijke inspanningen om de Omgevingsdienst regio Utrecht op te zetten en tegelijkertijd de winkel draaiende te houden. Soms waren er tegenvallers: de eerste maanden na de fusie verliepen de ICT en de interne communicatie zeker niet vlekkeloos. We zijn echter druk bezig om hier verbetering in aan te brengen.
Cultuurwaarden Onze cultuurwaarden klantgerichtheid, samenwerking, collegialiteit, ondernemerschap en professionaliteit kregen veel aandacht het afgelopen jaar. Vooral het thema ‘professionaliteit’ diepten we uit. In de nieuwe organisatie is dit ook een belangrijke pijler. 2013: nieuwe uitdagingen In 2013 gaan we door op de ingezette weg. Het wordt een uitdagend jaar waarin opnieuw veel verandert: we bereiden ons voor op de vorming van een nieuwe organisatie, de Regionale UitvoeringsDienst. Dit zal veel vragen van ons allemaal. Maar we blijven goed werk leveren en onze samenwerking verloopt goed. Ondanks het lastige economische tij heb ik vertrouwen in de toekomst! Hartelijke groet, Nienke Sikkema, directeur Omgevingsdienst regio Utrecht
‘We mogen enorm trots zijn op onze gezamenlijke inspanningen’ Het Algemeen Bestuur, van links naar rechts: Achterste rij:
Voorste rij:
8 J.I.M. Duindam (Woerden)
1 drs. M.H. Stolk (Vianen) 2 drs. R. Peek (Wijk bij Duurstede)
9 ir. N. Sikkema MBM (ODRU)
3 F.J. Leenders (Zeist)
10 B. Homan (Utrechtse Heuvelrug)
4 drs. J.H.A. van Oostrum (Rhenen)
11 C.F. Schouten (De Ronde Venen)
5 E.TH. Kamminga (De Bilt)
12 G.F. Naafs (Utrechtse Heuvelrug, voorzitter)
6 P. Ploeg (Stichtse Vecht) 7 A.T.A. Koopmanschap (Bunnik)
13 dr.ir. C.M. Verloop (Veenendaal)
Op de foto ontbreken: D. Vlastuin (Renswoude), C.L. Jonkers (Montfoort) en J. W. van Wijngaarden (Oudewater).
Samenwerking met gemeenten
Gezamenlijk in actie Het team Integraal Toezicht & Handhaving werkt nauw samen met verschillende partners. Gemeenten, politie en brandweer bijvoorbeeld. Hoe werkt die samenwerking in de praktijk? Een voorbeeld uit Montfoort. In 2012 werkte het team voor het eerst met het milieuhandhavingsbeleid dat in 2011 is opgesteld. Eén van de eisen uit dit nieuwe beleid is de integratie van de handhaving met partners. Hoe dat werkt in de praktijk vertelt Jon Pronk, teamleider Integraal Toezicht en Handhaving. ‘Van onze Brabantse collega’s kregen we een melding binnen. Op een locatie in Montfoort zou een grote hoeveelheid kopersulfaat in een loods liggen. Hierop is de zwaarste milieuregelgeving, de BRZO, van toepassing. Breekt er namelijk brand uit, dan kan deze stof niet met water worden geblust. Gecontroleerd uit laten branden kan ook niet, omdat er giftige gassen kunnen vrijkomen.’
‘Milieu-ongevallen voorkomen’ 1200 ton schadelijke stof Een ODRU-inspecteur ging op pad, samen met de teamleider Wabo van Montfoort en een deskundige in brandpreventie. ‘Bij het bedrijf troffen we 1200 ton Trinatriumhexafluoraluminaat aan. Vooral voor bodem- en waterleven is dit een zeer schadelijke stof. Er waren geen voorzieningen getroffen om zware ongevallen met gevolgen voor mens en milieu te voorkomen. En de opslag bleek niet te passen binnen het geldende bestemmingsplan. We kwamen gezamenlijk in actie. De eigenaar van het bedrijf verwijderde de stof uit de loods. Zo zorgen we samen met de klant en de verschillende handhavingspartners voor een goede woon- en leefomgeving.’
‘Bewoners op een bijzondere manier bij hun wijk betrekken’
Samen met wijkbewoners tafels en nestkastjes timmeren gemaakt van hout van gekapte bomen. Dat gebeurde in de Zeister wijk Kerckebosch. Op deze manier werden 88 bomen teruggegeven aan de wijk.
Houtprojecten in de wijk De aftrap van het project was tijdens de wijkdag in mei 2012. Een lintzaag verzaagde een deel van de houtstapel tot planken. Het team Natuur- en DuurzaamheidsCommunicatie maakte met een groep jongeren een tafel van vier meter lang. De tafel staat nu voor het wijkinformatiepunt. Verder startte De Boswerf enkele houtprojecten met de vier basisscholen in de wijk, een buitenschoolse opvang en de afdeling Techniek & Talent van het vmbo. Bij de Damiaanschool bijvoorbeeld is in een ontwerpsessie met een klas een plan gemaakt voor herinrichting van het schoolplein. De school kreeg boomstammen als speelobject. Ook hielpen leerlingen mee met het ontwerp voor een grote zeskantige bank rondom een boom gemaakt. De bank is inmiddels geplaatst.
Kerckebosch wordt herontwikkeld. Verouderde flats maken plaats voor nieuwbouw. Daarom is een flink stuk bosperceel gekapt. En dat stuitte op weerstand van de bewoners. Bezoekerscentrum De Boswerf ging op zoek naar een nieuwe bestemming voor de gekapte bomen. Dit deed het centrum in opdracht van de Wijkontwikkelingsmaatschappij, een samenwerkingsverband tussen gemeente en woningcorporatie.
Steun van vrijwilligers en partners Het project loopt door na 2012. Met dit project betrekken we bewoners op een bijzondere en verrassende manier bij hun wijk. Dit scoort goed bij de bewoners. Ook diverse partners werken mee aan dit project zoals ontwerpers van speelplekken, het wijkmanagement, houtbewerkers en kunstenaars. Daarnaast is de inzet van de vrijwilligers van De Boswerf voor dit project van grote waarde.
Samenwerking met bewoners
Nieuwe duurzame bestemming voor 88 bomen
Team Accountmanagement
Samenwerking volop in ontwikkeling In 2012 startten we met de uitrol van accountmanagement en het professionaliseren van opdrachtgeverschap bij de gemeenten van de voormalige Milieudienst Noord-West Utrecht. Ook maakten we een begin met de professionalisering van het opdrachtnemerschap van de Omgevingsdienst regio Utrecht. Het doel: meer helderheid door een zakelijker manier van werken. De bedrijfsmatige insteek van relatiebeheer was even wennen. Zowel voor de gemeenten als voor de medewerkers van de voormalige Milieudienst Noord-West Utrecht. Martijn Merks, teammanager: ‘We maken bijvoorbeeld afspraken over kwaliteit van producten en diensten, het beschikbare budget en hoe de verantwoording plaatsvindt. Ook bespreken we hoe we invulling geven aan goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Dat doen we onder een flinke tijdsdruk. De afstemming met de regievoerder/opdrachtgever binnen de gemeenten is hiervoor belangrijk. Net als de afstemming met de teamleiders en projectleiders binnen de Omgevingsdienst. Het bedrijfsmatiger en zakelijker werken vraagt om een cultuurverandering.’ Duidelijke afspraken maken Dit alles heeft tijd nodig, realiseert Martijn Merks zich. ‘Onze accountmanagers gebruiken het komende jaar dan ook om hier energie in te steken. Soms kan onze nieuwe manier van werken gemeenten het gevoel geven dat we minder flexibel zijn. Het helder krijgen en uitwerken van de klantvraag vraagt echter om een goede afstemming. Maken we vanaf het begin afspraken over de planning en de kwaliteit van onze producten, dan schept dat aan beide kanten duidelijkheid. En dat zorgt voor een goede samenwerking.’
‘Aan beide kanten duidelijkheid scheppen’ Vertrouwen Martijn Merks en accountmanager Mark Boerman zien de toekomst met vertrouwen tegemoet: ‘Naast bijvoorbeeld vergunningverlening, handhaving en onze ROM- en energietaken, komen er nieuwe taken bij op het gebied van Ruimtelijke Ordening en asbest. Zo blijven we ons ontwikkelen. De goede resultaten in de acquisitiedoelstellingen in 2012 sterken ons in dit vertrouwen. Het was onze doelstelling om 124.000 mensuren werk binnen te halen. En we hebben bijna 134.000 uur gerealiseerd.’
Team Accountmanagement van links naar rechts: Martijn Merks Hendri de Vries Mark Boerman Gerard van Tuijl
Het beste idee van de Omgevingsdienst
Lichtvervuiling door bedrijven verminderen Minder lichtvervuiling door bedrijfsgebouwen. Hoe bereik je dat? Het team Geluid, Lucht & Externe Veiligheid bedacht een oplossing. Het publiek kon zich vinden in dit ‘beste idee van de Omgevingsdienst 2012’. Veel mensen storen zich aan overmatige verlichting in steden. Bijvoorbeeld het aanstralen van kantoren, bedrijfspanden en monumenten met lichtbundels. Vooral bedrijven doen aan overdreven belichting, vindt een ruime meerderheid van de Nederlanders. En dat zorgt voor lichtvervuiling, lichthinder en energieverspilling. Tijdschakelaar Het team Geluid, Lucht & Externe Veiligheid bedacht een oplossing voor dit probleem. Robert van der Sluiszen, adviseur Geluid & Licht: ‘Wij gaan “lichtvervuilende” bedrijven inventariseren en vervolgens adviseren. De verlichting kan bijvoorbeeld eenvoudig in de nacht worden uitgeschakeld. Met een tijdschakelaar bijvoorbeeld. En ook overstappen op LED-verlichting zorgt voor energiebesparing.’ Het team krijgt de ruimte om dit idee voor een actieve aanpak van lichthinder uit te werken voor de Omgevingsdienst. Zij zijn de winnaars van ‘Het beste idee van de Omgevingsdienst 2012’.
Nieuw product Ons Innovatieteam bedacht deze ludieke manier om ideeën te verzamelen. Acht teams kregen één minuut de tijd om hun idee aan het publiek te presenteren. De jury beoordeelde de ideeën. Ook het publiek mocht meebeslissen. De winnaar, het team Geluid, Lucht & Externe Veiligheid, ontwikkelt een nieuw product: ‘beperking van de lichtuitstraling door bedrijven’. Eerst gaan zij bedrijven inventariseren die in de avond en nacht veel licht uitstralen. Volgende stap is het geven van voorlichting. Het resultaat: minder hinder en lichtvervuiling, energiebesparing én een lagere energierekening.
ODRU 2012 in cijfers Overzicht productie ODRU 2012 (in aantallen producten) Gemeente
Integrale controle
Projectcontroles
Repressieve controles
Klachten
Vergunningen*
Amvbmeldingen
m.n. cat 3 en 4
m.n. cat 1 en 2
Bunnik
13
84
13
17
7
34
De Bilt
24
207
39
2
35
De Ronde Venen
87
250
149
16
17
59
Montfoort
39
44
22
9
9
15
Oudewater Renswoude
28
24
13
18
15
19
18
3
3
Rhenen
12
Stichtse Vecht
68
157
54
38
13
50
Utrechtse Heuvelrug
50
74
24
65
10
35
Veenendaal
53
8
14
22
3
63
51 mannen en 12 vrouwen
19 mannen en 52 vrouwen
48 personen en 1 stagiair
1
Voltijd totaal: 63
Deeltijd totaal: 71
Inhuurkrachten totaal: 49
Vacatures
Personeel en organisatie Aantallen (peildatum 31-12-2012)
1 12
Vianen
32
21
11
19
2
27
Woerden
107
191
48
22
14
47
Wijk bij Duurstede
32
56
18
28
2
Zeist
38
139
19
82
2
35
*Ontwerpadviezen mbt oprichting, verandering, revisie, OBM, intrekking of actualisering
Vast personeel totaal 134 (115 FTE)
Voltijd mannen
Voltijd vrouwen
Deeltijd mannen
Deeltijd vrouwen
38%
10%
14%
38%
Archeologie
Ziekteverzuim
Natuur- en DuurzaamheidsCommunicatie
In 2012 constateerden we een duidelijke toename van het aantal aanvragen, en daarmee het aantal gunningen. Dit komt omdat meer gemeenten van onze diensten gebruik maakten: Woerden, Oudewater en Ede. Ook raakt het archeologisch beleid steeds beter ingebed.
Het gemiddeld ziekteverzuim is in verband met de fusie verdeeld over de eerste helft en tweede helft van het jaar.
Per gemeente aantal scholen/leerlingen/ buitenlocaties/bezoekers locaties/vrijwilligers
Januari - juli 2012 Bij de Milieudienst Noord-West Utrecht was het gemiddeld ziekteverzuim 5,5% Bij de Milieudienst Zuidoost-Utrecht was het gemiddeld ziekteverzuim 4,2%
• Aantal basisscholen: 250 (9 gemeenten) • Aantal leerlingen (basisonderwijs) dat mee doet aan lessen, veldwerk, of projecten: 38.000 • Aantal buitenlocaties: 4 (Wilnis, Woerden, Zeist, Maarssenbroek) • Aantal bezoekers buitenlocaties: 27.000 mensen (bezoek locaties en tentoonstellingen) • Aantal vrijwilligers: 100
Juli - december 2012 Bij de Omgevingsdienst regio Utrecht was het gemiddeld ziekteverzuim 4,4%. Het verzuim lag hiermee lager dan ons streefpercentage (ziekteverzuim <5%).
2010:25 2011:31 2012:97
Monumenten
2011
2012
Monumentvergunningen:
10
40
Cultuurhistorische (beleids)adviezen:
10
30
Regionale UitvoeringsDienst Utrecht Een blik op de toekomst De vorming van een Regionale UitvoeringsDienst (RUD) is een reactie op onder andere de ramp in Moerdijk. Het Ministerie van Infrastructuur stuurt hiermee aan op integraliteit in advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en omgevingsdiensten. In alle veiligheidsregio’s van Nederland zijn of worden daarom Regionale UitvoeringsDiensten opgericht. Waarom een RUD Utrecht? De Omgevingsdienst regio Utrecht wordt in 2013 omgevormd tot RUD om zo de gewenste kwaliteit op provinciale schaal te leveren. Zo zorgen alle deelnemende partijen aan de RUD én de partijen in de keten voor een optimale leefomgeving voor bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.
Wie doen mee? De RUD bestaat straks uit alle Utrechtse gemeenten en de provincie Utrecht. ODRU heeft 14 eigenaargemeenten. Hier komen de provincie Utrecht en 12 gemeenten bij: Houten, Lopik, Nieuwegein, Utrecht, IJsselstein en de 7 gemeenten die nu nog samenwerken in het Servicebureau Gemeenten. Dit zijn de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg.
De RUD bestaat straks uit 27 partijen: 26 gemeenten en de provincie Utrecht Waar staan we nu? In december 2012 en januari 2013 besloten de 26 gemeenteraden en provinciale staten over het Koersdocument. Het Koersdocument schetst de uitgangspunten en kaders voor de RUD. Met de vaststelling van het Koersdocument geven de gemeenten en de provincie groen licht voor het vervolg ‘Samen naar één RUD’. De projectorganisatie is begin 2013 gestart. De deelnemers zijn hard met elkaar aan de slag en dit levert allerlei resultaten op. We zijn nu echt bezig om met elkaar te bouwen aan een sterke RUD. De planning is dat we de nieuwe organisatie per 1 januari 2014 realiseren. Wat willen we bereiken in 2013? De projectorganisatie richt zich op twee zaken: 1. zorgen dat er straks één uitvoeringsdienst is voor alle Utrechtse gemeenten en de provincie; 2. bereiken dat medewerkers met vertrouwen en energie meewerken aan deze verandering. Voordat het zover is moet er veel worden ontwikkeld, voorbereid en besloten. Denk daarbij aan centrale huisvesting, het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten en verschillende zaken met betrekking tot personeel en ICT. Ook als de medewerkers straks werken bij de RUD zijn we niet klaar met ontwikkelen - en gelukkig maar! Bob Duindam, vice-voorzitter Algemeen Bestuur Omgevingsdienst regio Utrecht, mei 2013
Directiebeoordeling kwaliteitssysteem 2012
BOR
Eén keer per jaar beoordeelt de directie het kwaliteitssysteem. Zij onderschrijft hiermee onder andere het belang van continue verbetering. Per 1 juli 2012 zijn de kwaliteitssystemen van beide voormalige Milieudiensten geïntegreerd. In mei 2012 is een uitbreidingsaudit uitgevoerd, gevolgd door een vervolgaudit in november 2012. Vastgesteld is dat de ODRU voldoet aan de wettelijke en overige eisen, zoals MVO-beleid en uitvoering.
Een fusieplan, een nieuwe GR, een functieboek, een formatieplan en een sociaal statuut: een greep uit de stukken die de directie aan de BOR of BGO aanbood tijdens de fusie van de twee Milieudiensten in 2012. Met respect voor elkaars standpunten en verschillen hebben de BOR en het BGO deze stukken voorzien van een advies of instemming.
Samenvatting van de directiebeoordeling kwaliteitssysteem 2012
Colofon Concept en redactie: Karolijn Burgman en Drea van Ark Eindredactie: Olga Leever Fotografie: Willem Jan Ritman fotografie en Shutterstock Vormgeving: Manintveld Tekst & Ontwerp
