WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 35 BIJL.: DIV Agendapunt: 2

AB 22-10-2013 WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 35 BIJL.: DIV Agendapunt: 2 Sittard, 10 oktober 2013 AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Onderwerp: Voorstel van DB Gr HWH over de richting van HWH 2.0

Voorstel Instemmen met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit.

./.

Inleiding Op 25 september 2013 ontving de afgevaardigde van ons waterschap in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis (Gr HWH), de heer Sleijpen, het voorstel van het DB Gr HWH over de richting van HWH 2.0. Dit voorstel treft u hierbij aan. Het is de bedoeling dat in de AB-vergadering van Gr HWH van 11 november 2013 besluitvorming over de richting van HWH 2.0 zal plaatsvinden. Dat besluit vormt voor het DB van Gr HWH het kader waarin men zal opereren om de inrichting van HWH 2.0 vorm te geven. Met het oog op de AB-vergadering van Gr HWH van 11 november 2013, is thans de bepaling van een standpunt omtrent het voorstel van het DB Gr HWH aan de orde. Dit standpunt zal door de heer Sleijpen worden ingebracht in het AB van Gr HWH. Voorstel DB Gr HWH Het voorstel van het DB HWH 2.0 is gebaseerd op het advies van de Stuurgroep HWH 2.0, vragen van de waterschappen over dit advies en een rapport van Gartner waarin het advies van de stuurgroep verder is uitgewerkt. Het voorstel sluit goed aan op onze eerder bij de Stuurgroep HWH 2.0 ingediende zienswijze van 26 februari 2013, waarin we aangegeven hebben dat HWH 2.0 initieel een beperkt basispakket aan taken zou moeten oppakken. Dit is goed terug te vinden in de voorgestelde lijst van collectieve programmataken. Er blijven voor WRO een aantal facultatieve programmataken over die we nu afnemen en die straks niet meer onder HWH 2.0 zullen vallen, maar die overgedragen moeten worden naar een ‘landingsplaats’. Aan deze facultatieve taken nemen veel waterschappen deel, waardoor er weinig risico is dat er geen geschikte landingsplaats gevonden zal worden. De voorgestelde organisatie en governance bevat een duidelijker opdrachtgever- en eigenaarschap ten opzicht van de huidige situatie. Er blijft echter een DB, een AB, een soort programmaraad (opdrachtgeverscollectief) en daarnaast kan ook de Unie van Waterschappen als opdrachtgever fungeren. Theoretisch worden rollen dus duidelijker weggelegd.

131972

1/2

De vraag is echter, of dit in de praktische uitwerking ook het gewenste resultaat zal hebben, aangezien er in de grote lijn weinig verandering in de governance aanwezig is. In het vervolgtraject na 11 november 2013 zal de organisatie en governance meer in detail worden uitgewerkt. In dat traject zal er aandacht moeten blijven voor een heldere en compacte organisatie en governance. De totale transitiekosten worden ingeschat op maximaal 3,4 miljoen euro. Dit bedrag wordt niet in 2014 in één keer opgehaald, maar zal de komende jaren in tranches worden betrokken bij het opstellen van de begrotingen van HWH. Bij een verdeling van deze kosten volgens de Unieverdeelsleutel, zal de bijdrage voor WRO lager uitvallen dan bij een evenredige verdeling. Het is dus raadzaam om vroegtijdig te pleiten voor het toepassen van de Unieverdeelsleutel voor deze kosten. Met de voorgestelde koers van HWH 2.0, de taakcriteria en de daaruit voortvloeiende onderverdeling van collectieve en facultatieve programmataken kan naar ons oordeel worden ingestemd, evenals met de noodzakelijke aanpassingen aan het programmareglement. Met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit zoals verwoord op pagina 16 van het voorstel, kan derhalve worden ingestemd. Voorstel Wij stellen u voor in te stemmen met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur,

de voorzitter,

ing. J.M.G. In den Kleef

dr. J.J. Schrijen

131972

2/2

HWH 2.0 Voorstel van het Dagelijks Bestuur Gr HWH.

Decos V0051/H1889

Pagina 1 van 16

Inhoud 1. INLEIDING ...................................................................................................................... 3 2. LEESWIJZER ................................................................................................................... 3 3. AANLEIDING EN OPDRACHT .............................................................................................. 3

3.1. AANLEIDING ................................................................................................... 3 3.2. OPDRACHT ..................................................................................................... 4 4. DOEL EN UITGANGSPUNTEN ............................................................................................. 4 5. INRICHTING EN TAKEN HWH 2.0 ....................................................................................... 5

5.1. ORGANISATIE EN GOVERNANCE: OPDRACHTGEVERSCHAP ................................................ 5 5.2. BEGRIPSBEPALING COLLECTIEF-FACULTATIEF ............................................................. 6 5.3. COLLECTIEVE TAKEN HWH 2.0 ............................................................................. 6 5.4. FORMATIE ...................................................................................................... 7 5.5. BEDRIJFSVOERING: PIOFACH TAKEN ..................................................................... 7 5.6. VERGADERCENTRUM .......................................................................................... 8 5.7. KASSIERSFUNCTIE ............................................................................................ 8 6. TRANSITIEPAD ................................................................................................................ 8

6.1. OVERDRACHT VAN (FACULTATIEVE) PROGRAMMATAKEN.................................................. 8 6.2. PROGRAMMAREGLEMENT ..................................................................................... 9 6.3. AANPAK VAN DE REORGANISATIE...........................................................................10 6.4. SOCIAAL STATUUT ...........................................................................................11 7. FINANCIËLE ANALYSE/DEKKING ....................................................................................... 12

7.1. PROCESKOSTEN 2013 ......................................................................................12 7.2. VERPLICHTINGEN SOCIAAL STATUUT .......................................................................12 7.3. OMBOUW BEGROTING 2014................................................................................12 8. RISICOANALYSE ............................................................................................................. 14 9. PROCEDURE EN PLANNING .............................................................................................. 14 10. CONCLUSIE .................................................................................................................. 15 BIJLAGEN: ......................................................................................................................... 15

1.

ADVIES

STUURGROEP HET WATERSCHAPSHUIS 2.0: “HET WATERSCHAPSHUIS 2.0, .............15

2.

EEN NIEUWE KOERS”. RAPPORT GARTNER: “STRATEGISCH ADVIES HWH 2.0”. ..................15

3.

BEANTWOORDING GESTELDE VRAGEN HWH 2.0 .......................................................15

BESLUIT ............................................................................................................................ 16

Pagina 2 van 16

1. Inleiding Op 1 juli 2013 heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de Gemeenschappelijke regeling HWH (Gr HWH) gevraagd om een nadere uitwerking van HWH 2.0. In deze notitie met bijlagen biedt het Dagelijks Bestuur van de Gr HWH deze nadere uitwerking aan. Deze notitie steunt op drie pijlers: 1. Het advies van de stuurgroep HWH 2.0, 2. de vragen die door waterschappen zijn gesteld, 3. Een rapport van Gartner waarin zij op verzoek van HWH een uitwerking geven van het advies van de stuurgroep HWH 2.0 Het beeld dat het Dagelijks Bestuur (DB) over HWH 2.0 bij u wil neerleggen is een HWH waarin collectieve projecten worden uitgevoerd en adviezen gegeven worden op verzoek van de waterschappen. HWH 2.0 heeft qua programma’s, begroting en personeel een kleinere omvang dan het huidige HWH. Dit heeft als consequentie dat er programma’s en personeel uit HWH geplaatst zullen worden. Het DB van de Gr HWH zet in op een vlotte maar zorgvuldige aanpak. Het DB realiseert zich dat zij bij die activiteit de waterschappen als eigenaars en deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling nodig heeft. Het DB doet dan ook een beroep op u.

2. Leeswijzer De aanleiding tot het advies zal eerst in historisch perspectief geplaatst worden. Vervolgens zullen de doelen en de uitgangspunten van het DB Gr HWH beschreven worden. Daarna zal er een toelichting c.q. onderbouwing gegeven worden van de maatregelen die het DB na uw besluitvorming over de taken (richting geven) zal nemen. Vervolgens zal de overgang naar HWH 2.0 beschreven worden. Tot slot zijn de besluiten geformuleerd die door het AB Gr HWH in de vergadering van 11 november 2013 genomen dienen te worden. Bij het stuk is een aantal bijlagen gevoegd waar naar verwezen wordt.

3. Aanleiding en opdracht 3.1. Aanleiding Nadat op 1 juli 2010 de Gr HWH in werking is getreden, heeft de transitie van de activa en passiva van de stichting HWH naar de Gemeenschappelijke regeling HWH op 17 december 2012 onder de volgende voorwaarden plaatsgevonden. Er wordt een advies opgesteld over de taken en rollen van HWH 2.0. 1. De waterschappen krijgen o.b.v. dit advies de mogelijkheid om uit de Gr te treden. 2. De Gr HWH zal in 2013 worden aangepast om uittreden in 2013 mogelijk te maken. 3. De waterschappen die in 2013 uit de Gr willen treden, zullen per 31-12-2012 afrekenen.

Pagina 3 van 16

Begin januari is 2013 de Stuurgroep1 HWH 2.0 gestart. Deze stuurgroep heeft na een schriftelijke consultatie van alle waterschappen in het voorjaar van 2013 het advies: “Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers” gepresenteerd (bijlage 1). In dit advies zijn 4 scenario’s variërend van “stoppen” tot “op de zelfde voet doorgaan” gepresenteerd. De stuurgroep gaf daarbij de aanbeveling om verder te gaan met “scenario 3: collectief + advies”. Het DB heeft van het AB de opdracht gekregen om scenario 3 uit te werken. Daarbij heeft een aantal waterschappen schriftelijk en/of mondeling vragen gesteld. Het DB heeft deze vragen geïnventariseerd en beantwoord (bijlage 3).

3.2. Opdracht Voor de uitwerking van dit nader rapport heeft HWH gebruik gemaakt van de diensten van Gartner Consultancy. HWH heeft voor Gartner gekozen omdat zij een brede ervaring heeft met ICT regieorganisaties en bovendien over een aantal door hen ontwikkelde methoden beschikken waarmee het mogelijk is om uitspraken te doen over de benodigde omvang van de organisatie, welke rollen de organisatie minimaal moet kunnen vervullen en welke kosten met een verandering gemoeid zijn. Gartner heeft op verzoek van HWH het rapport “strategisch advies HWH 2.0” opgesteld (bijlage 2). Voor de inhoud van het voorstel wordt naar (de managementsamenvatting van) dit rapport in bijlage 2 verwezen. Met dit rapport geeft Gartner een nadere uitwerking van scenario 3 uit het advies van de stuurgroep HWH 2.0. In het onderzoeksrapport worden de impact en consequenties van het door de Stuurgroep geadviseerde “scenario 3” voor zowel HWH als voor de waterschappen nader uitgewerkt door het beantwoorden van de volgende vier onderzoeksvragen, waarbij de focus ligt op de ICT-gerelateerde programmataken van HWH: 1. Uit welke collectieve ICT-gerelateerde programmataken bestaat het uiteindelijk programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3? 2. Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren om het vastgestelde collectieve ICT-gerelateerde programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren? 3. Hoe groot is de verwachte inspanningsvereiste voor de transitie van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende “landingsplaats” is voor ieder van deze facultatieve programmataken? 4. Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2.0 eruit?

4. Doel en uitgangspunten Het Waterschapshuis is opgericht door de waterschappen omdat zij wilden beschikken over een instrument om te kunnen samenwerken. Hoewel er in de afgelopen jaren veel meer samenwerkingsinstrumenten tussen waterschappen en andere bestuurslagen zijn ontstaan, is 1

De stuurgroep bestond uit de volgende leden: H.H.G. Dijk (voorzitter), R.W. Bleker, P.A.E. van Erkelens. De stuurgroep werd ondersteund door: mw. M. Krug (UvW), mw. M. van der Veen (HWH) en de heer Th. Vervaat (extern adviseur)

Pagina 4 van 16

HWH in haar nieuwe vorm nog steeds een instrument waarin de waterschappen hun wens tot gezamenlijk samenwerken vorm kunnen geven. Het dagelijks bestuur van de Gr HWH beoogt met deze notitie de volgende doelen: 

Het in stand houden van de Gr HWH waar alle waterschappen aan deelnemen.



Een Gr HWH waarin geen sprake is van risico dragende facultatieve programma’s.



Een Gr HWH 2.0 te ontwikkelen waar alle deelnemers aan de Gr verantwoordelijk zijn voor alle programma’s omdat zij als collectief aan die programma’s deelnemen.

Om die doelen te bereiken is een overgangsfase onvermijdelijk. Het DB van de Gr HWH hanteert de volgende uitgangspunten om deze fase zo gunstig mogelijk te laten verlopen: 

Taken/programma’s die niet binnen de scope van HWH 2.0 passen worden overgenomen dan wel beëindigd zodra dat mogelijk is.



De transitiekosten van HWH 1.0 naar HWH 2.0 worden zo laag mogelijk gehouden.



De waterschappen nemen hierbij hun verantwoordelijkheid, door (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers.

5. Inrichting en taken HWH 2.0 In het rapport van Gartner is weergegeven hoe het DB HWH 2.0 wil inrichten. In dit hoofdstuk wordt een aantal facetten daarvan belicht.

5.1. Organisatie en governance: opdrachtgeverschap Omdat HWH een Gr blijft, zal er sprake blijven van een Algemeen Bestuur en een Dagelijks bestuur, conform de eisen zoals neergelegd in de Gr HWH. Het opdrachtgeverschap zal echter op een andere manier worden vormgegeven. Naar aanleiding van het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 om de UvW een rol als opdrachtgever voor HWH te geven werd in de AB-vergadering van 1 juli 2013 gesuggereerd dat de UvW (als vereniging) formeel geen opdrachtgever kan zijn. Geconstateerd werd dat dit juridisch zo is, maar dat dit onverlet laat dat er juist van uit het beleid collectieve programma’s ontstaan die HWH 2.0 zou kunnen uitvoeren. Na overleg met de UvW worden de volgende twee lijnen waarlangs het opdrachtgeverschap georganiseerd wordt naast elkaar vorm gegeven: 1. De UvW is verantwoordelijk voor de beleidsinitiatieven en doet zaken met departementen. Als dat leidt tot opdrachten zal de UvW die (als opdrachtgever) richting HWH formuleren en zorgen voor deelnemers en middelen. Het bestuur van de Gr HWH zal (als opdrachtnemer) na toetsing besluiten of de opdracht als collectief programma of als advies aanvraag wordt geaccepteerd. 2. De secretarissen-directeuren zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen een waterschap. Vanuit dat oogpunt is het dus mogelijk dat ook vanuit de waterschappen opdrachten aan HWH worden geformuleerd, zonder dat de UvW daar bij betrokken is. Voorgesteld wordt om daarom een “Opdrachtgeverscollectief” dat bestaat uit de SD-en van de deelnemende waterschappen, te formeren. Vergelijkbaar met de UvW lijn hierboven, zal het OC (i.c. de waterschappen die hieraan deelnemen) zorgen voor de deelnemers en Pagina 5 van 16

middelen. Ook deze opdrachten worden door het bestuur van de Gr HWH getoetst en geaccordeerd. Dit betekent dat de Programmaraad als vast adviesorgaan van het DB van de Gr HWH zal verdwijnen. In plaats daarvan komt er buiten de Gr een Opdrachtsgeverscollectief (OC). Bij een OC is er sprake van een geformaliseerd gezamenlijk opdrachtgeverschap. Het OC is geen rechtspersoon, elke opdracht van het OC bestaat feitelijk uit een aantal individuele opdrachten van de waterschappen tezamen. OC-leden zullen over een mandaat van hun eigen bestuur moeten beschikken om formeel als opdrachtgever te kunnen functioneren. Beide lijnen van opdrachtgeverschap zullen in groter detail door HWH tot een voorstel aan het AB worden uitgewerkt.

5.2. Begripsbepaling Collectief-facultatief Een belangrijke basis onder de aanpak van HWH 2.0 is de begripsbepaling van “collectief” en “facultatief”. De stuurgroep HWH 2.0 formuleerde de definities als volgt: “Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijk verplichte taken voor waterschappen of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sector brede afspraken die door de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als zodanig worden besloten” “Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt.” Wanneer deze definitie op de praktijk wordt toegepast leidt dit tot tegenstrijdigheden. Zo kan het project rond Vergunning en Handhaving gezien worden als een collectieve taak, omdat deze activiteit in het Bestuursakkoord water beschreven is. In de praktijk nemen niet alle waterschappen deel. Dit is dus een tegenstrijdigheid omdat het project collectief is (definitie) zonder dat alle waterschappen deelnemen. In het Gartner rapport wordt eveneens een definitie van Collectief gegeven (pagina 19 en 20). In de kern komt het neer op de volgende definitie: Een collectieve taak is een taak waarvan alle waterschappen wensen dat HWH die uitvoert.

5.3. Collectieve taken HWH 2.0 Uitgaande van bovenstaande definitie heeft Gartner de collectieve programmataken geïnventariseerd: Collectieve programmataak

Fase

Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN)

Beheer

Beeldmateriaal

Beheer

Inspire

Beheer

Informatiehuis Water (IHW)

Beheer

Bedrijfsvergelijking Watersysteembeheer (WSB)

Business case

Waterschapspeil

Business case

Waterkwaliteitsportaal (WKP)

Project Pagina 6 van 16

Collectieve programmataak

Fase

Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer (BVZ)

Beheer

Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR)

Beheer

Geovoorziening

Beheer

Omgevingsloket Online-water (OLO Water)

Beheer

Vangstregistratie

Beheer

Branche licentie Oracle2 Gegevenshuishouding

Beheer Business Case

Tabel 1: Collectieve programmataken van HWH 2.0

Dit betekent dat de voorgestelde verdeling collectief-facultatief een aantal kleine verschillen vertoont met het advies van de stuurgroep. Deze verschillen leiden tot een beperkte toename van het takenveld en de formatie van HWH 2.0 ten opzichte van het advies van de stuurgroep. Dit wordt in de volgende paragraaf toegelicht.

5.4. Formatie De door Gartner geadviseerde minimale bandbreedte van het aantal voor HWH 2.0 benodigde FTE (23 FTE) wijkt af van het aantal zoals genoemd in het rapport van de stuurgroep HWH 2.0 (19FTE). Dit is deels te verklaren doordat het in dit rapport opgenomen collectieve takenpakket omvangrijker is. Daarnaast is er sprake van: 

3,0 extra FTE voor PIOFACH3, stuurgroep ging uit van 1 FTE



0,4 extra FTE voor contractmanagement (service manager en strategische inkoop)



0,1 extra FTE voor architect/informatiebeveiliging



0,2 FTE business analist



Totaal: 3,7 FTE extra (23-4=19) n.b. 0,3 FTE is afronding

Tevens wordt in het Gartner rapport een aantal andere keuzes gemaakt t.a.v. de collectieve adviesdienst (2,4 FTE) terwijl de stuurgroep daar 4 FTE voor “Ondersteuning Business Cases & Projecten” opvoert (zie ook hoofdstuk 6.1.). In overleg met HWH is daarom besloten om de groei in de formatie als gevolg van het hanteren van een andere definitie van het begrip “collectief” te compenseren door het aantal “adviseurs” zoals vermeld in het Gartner rapport te laten afnemen van 4,0 (stuurgroep) naar 2,4.

5.5. Bedrijfsvoering: PIOFACH taken Het belangrijkste verschil tussen de formatie die de stuurgroep heeft voorgesteld en die in het rapport van Gartner ligt bij de keuze van het DB om de PIOFACH taken wel binnen HWH te houden en niet uit te besteden. In overeenstemming met het advies van Gartner heeft de ervaring geleerd dat de aanwezigheid van (onderdelen) van PIOFACH dicht op de primaire processen van HWH aanzienlijke voordelen biedt. Zowel de waterschappen als de medewerkers kunnen in veel beter worden voorzien van benodigde en gevraagde informatie (denk aan de financiële administratie) en diensten (b.v. 2

Opgemerkt moet worden dat hier feitelijk ‘slechts’ 23 waterschappen in participeren. Echter alle waterschappen hebben deelname bereidheid aangegeven. Door een reeds bestaand contract was één van de waterschappen niet in staat te participeren. Daarom is deze programmataak als collectief opgenomen. 3 PIOFACH: Personeel, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering/Archief, Communicatie, Huisvesting.

Pagina 7 van 16

Personeelszaken). Verder zal de inkoopfunctie van HWH voor collectieve taken blijven bestaan, en zal inkoop als adviestaak (d.w.z. het voorbereiden en ondersteunen van inkoopprocessen als adviesdienst op verzoek van waterschappen) ook een HWH taak worden. Inkooptrajecten en contractmanagement zijn effectiever als deze nauw verbonden zijn met de financiële administratie en juridische kennis. Met de Unie van Waterschappen is gesproken over samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Op onderdelen is dit mogelijk, echter de afwijkende juridische vorm (vereniging versus Gr) en de beperkte bezetting bij de Unie leiden voor beide partijen niet direct tot openingen.

5.6. Vergadercentrum In het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 is voorgesteld om het vergadercentrum aan de UvW over te dragen. In de AB vergadering van 1 juli 2013 (en eerdere AB-vergadering) is vervolgens gesproken over de positie van het vergadercentrum. Aan het nut van het vergadercentrum als centrale vergaderfaciliteit wordt door een grote meerderheid van de waterschappen niet getwijfeld. De waterschappen die kritisch zijn t.a.v. het vergadercentrum, uiten hun zorg over het ontbreken van het principe “betalen naar gebruik”. De Unie heeft aangegeven niet zonder meer voorstander te zijn van het overnemen van de verantwoordelijkheid voor het vergadercentrum. Met het Unie bestuur zijn de volgende aanvullende lijnen besproken: 1. HWH zet het vergadercentrum voort waarbij er een systeem van “betalen naar gebruik” zal worden ontwikkeld. 2. HWH zet het vergadercentrum voort en brengt de kosten separaat in de HWH begroting onder. HWH en de UvW hebben afgesproken dat zij voornoemde lijnen uitwerken en vervolgens een voorstel naar het bestuur van HWH en het bestuur van de Unie zullen formuleren.

5.7. Kassiersfunctie De Stuurgroep HWH 2.0 heeft voorgesteld om de “kassiersfunctie” waarin HWH voor een aantal collectieve programma’s geld ophaalt bij de waterschappen over te dragen aan de Unie. Na overleg is de Unie in principe bereid om de kassiersfunctie over te nemen, mits daartoe in de LV een besluit genomen wordt. Tot dat moment zal HWH de kassiersfunctie blijven uitvoeren. Overdracht per 1-12014 lijkt een mogelijkheid.

6. Transitiepad In hoofdstuk 6 van het rapport van Gartner wordt geschetst hoe het transitiepad naar HWH 2.0 er uit kan zien. Gartner maakt hier onderscheid tussen: 1) de overdracht van programmataken (paragraaf 6.1.) 2) het inrichten van HWH 2.0. (paragraaf 6.2, 6.3, 6.4)

6.1. Overdracht van (facultatieve) programmataken Als consequentie van het vaststellen van de lijst met collectieve projecten volgt de lijst met facultatieve projecten die overgedragen dienen te worden.

Pagina 8 van 16

Aantal Facultatieve programmataak

Fase

Waterschappen

Business case

22

Project

7

Project

22

Beheer

20

Business case

N.n.t.b.

Beheer

23

Dijk analyse Module (DAM)

Business case

10

Dijkdataservicecentrum (DDSC)

Business case

4

Nieuwe verzoeken (o.a. uit de STOWA)

Business case

N.n.t.b.

Volg en stuursysteem (VSS)

Business case

3

Water SchadeSchatter (WSS)

Business case

N.n.t.b.

Project

6

Project

20

Electronic Human Resource Management (eHRM)

Project

4

IRIS

Beheer

22

Digitale Aangifte Bedrijven

Beheer

20

Digitale formulieren (E-formulieren)

Beheer

10

Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF)

Beheer

18

Watertoets

Beheer

18

Zuiveringsinformatie (Z-info)

Beheer

20

Digispectie / Digigids

Beheer

9

Centrale Datalaag Samenwerking Vergunning en Handhaving (Saw@ VenH) Gestandaardiseerde datamodellen Gemeenschappelijke voorziening voor officiële publicaties (GVOP) Mijn Overheid Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) Portaal

Nieuw Content Management Systeem (CMS) Dagelijkse levering van satelliet gebaseerde hydrologische datacomponenten (Satdata)

Tabel 2: Facultatieve programmataken die worden overgedragen aan een landingsplaats

In de AB-vergadering van 1 juli 2013 heeft een aantal waterschappen gesteld dat ondanks het feit dat HWH 2.0 geen facultatieve projecten meer uitvoert, zij nog steeds “ontzorgd” willen worden. Tegen deze achtergrond heeft Gartner (hoofdstuk 5, pagina 35) een aantal voorwaarden voor de voor de overdracht van taken geformuleerd. De Gr wil hiermee helpen om vanuit de landingsplaatsen adequate dienstverlening te organiseren. Het DB van de Gr HWH onderschrijft de hierboven door Gartner geformuleerde eisen en tekent daarbij aan dat zij: 

Een inzet wil doen om de periode waarin de landingsplaatsen worden geïdentificeerd en de programmataken worden overgedragen zo kort mogelijk te houden.



De facultatieve programmataken voort te zetten zo lang die nog niet aan een landingsplaats is overgedragen.

6.2. Programmareglement Over de overgang naar HWH 2.0 zal zorgvuldig en door het juiste bevoegde gezag moeten worden besloten èn er zal vastlegging plaats dienen te vinden.

Pagina 9 van 16

Het ‘systeem’ HWH bestaat uit een Gemeenschappelijke regeling, een programmareglement met een opsomming van de programma’s, programmabegroting en deelnameovereenkomsten per programma (bijlagen). De Gr HWH is zowel juridisch als financieel opgedeeld in van elkaar gescheiden programma’s. Uitgangspunt voor HWH 2.0 is dat waterschappen geen risico lopen voor programma’s waar ze niet aan deelnemen. Van een collectief programma is HWH eigenaar, bij een facultatief programma ligt het eigenaarschap (na de invoering van HWH 2.0 en de overdracht van de facultatieve projecten) elders. Voorafgaand aan het uitplaatsen van facultatieve projecten heeft het AB ook gevraagd om in de begroting een heldere scheiding tussen collectief en facultatief aan te brengen. Dit levert het volgende beeld. De collectieve programma’s en programmataken staan in Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma’s en programmataken. De facultatieve programma’s die beëindigd zullen worden, maar vooralsnog door HWH zullen worden uitgevoerd, zijn voorlopig ondergebracht in Begrotingsprogramma 5, over te dragen programma’s. Af te bouwen programma’s zijn opgenomen in Begrotingsprogramma 6. Bij het verlenen van adviesdiensten in het kader van Begrotingsprogramma 4; Adviesdiensten, wordt HWH geen eigenaar van een programma. Om deze reden wordt het verlenen van een bepaalde adviesdienst niet specifiek in de bijlage opgenomen, maar noemt de bijlage alleen generiek de soorten van adviesdiensten die HWH in het kader van dit begrotingsprogramma aanbiedt en verleent. De besluitvorming over het overdragen en afbouwen van programmataken vindt conform de formulering in de Gr HWH plaats in het AB en resulteert onder andere in een gewijzigde bijlage van het programmareglement, waarbij HWH de facultatieve programmataken afstoot en de collectieve behoudt. Dit resulteert zoals aangegeven in een besluit van het AB over de wijziging van de bijlage van het programmareglement (bijlage 4). Hiermee wordt niet de indruk gewekt dat collectieve programma’s, die binnen HWH blijven, buiten de reorganisatie4 van HWH vallen. De taken en rollen binnen de programma’s zoals beschreven in de bijlages bij het programmareglement blijven ongewijzigd. Dit laat echter onverlet dat alle medewerkers van HWH en de specifieke functies van alle medewerkers van HWH binnen de collectieve programma’s opnieuw zullen worden beschreven en een onderdeel vormen van het totale reorganisatieplan HWH 2.0.

6.3. Aanpak van de reorganisatie De uitvoering van de reorganisatie zal beginnen nadat de bijgevoegde besluiten over HWH 2.0 in de AB-vergadering van 11 november 2013 zijn genomen. Het DB heeft hiertoe een aanpak opgesteld. Indien er geen maatregelen genomen worden heeft Gartner de transitiekosten op maximaal M€ 3,4 geprognosticeerd (worst case scenario). Het DB wil er naar streven om dit bedrag zo laag mogelijk te houden door actief te zoeken naar herbezettingsmogelijkheden voor de

4

Het proces van de reorganisatie begint formeel na het besluit van het AB van de Gr HWH op 11 november 2013.

Pagina 10 van 16

medewerkers. Daarvoor zijn aanzienlijke kansen als e.e.a. collectief d.w.z. door alle waterschappen wordt aangepakt. De basis voor deze aanpak wordt gevormd door het verzoek aan de waterschappen om (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers. De aanpak wordt schematisch zichtbaar gemaakt in figuur 1. Allereerst zal een functieboek opgesteld worden voor HWH 2.0, waarna de formatie van HWH 2.0 zal worden bepaald. Nadat de SD van HWH is benoemd worden, conform de regelgeving en de afspraken die met het CGO zijn gemaakt, de medewerkers van HWH 2.0 aangesteld. Eventuele vacatures (functies waarvoor geen medewerkers uit de vaste formatie van HWH beschikbaar zijn) kunnen direct uit de tijdelijke HWH-medewerkers ingevuld worden.

Figuur 1: HWH 2.0 van "IST" naar "SOLL"

De

Inzet van het DB is om de medewerkers die in de “HWH pool” zitten daar waar mogelijk over te laten nemen door de waterschappen. Als de waterschappen HWH-medewerkers die voor een facultatief programma werken overnemen, worden de kosten voor die medewerker (gedurende de looptijd van dit programma) gedekt uit de programmabijdragen van de deelnemende waterschappen. Een aanvullend instrument kan zijn dat medewerkers van de HWH-pool gestimuleerd worden om voor zichzelf te beginnen (zzp/zpp), of buiten HWH te solliciteren. Hiermee zal HWH dan rekening houden in het sociaal statuut. Mocht deze aanpak tot onvoldoende succes leiden, dan kunnen medewerkers uiteindelijk in de WW komen.

6.4. Sociaal Statuut Het Sociaal Statuut wordt op grond van artikel 1.1.4, lid 2 sub c SAW door het dagelijks bestuur vastgesteld en is daarmee een aangelegenheid van het dagelijks bestuur. De secretaris-directeur is als bevoegd gezag op grond van artikel 1 sub f bevoegd tot het nemen van besluiten die voortvloeien uit het Sociaal Statuut. Voor zover op grond van die besluiten verplichtingen moeten worden aangegaan, dan geldt dat het dagelijks bestuur daartoe bevoegd is als gevolg van het Delegatiebesluit Het Waterschapshuis. Op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Het Waterschapshuis 2013-1 is deze bevoegdheid door het dagelijks bestuur aan de secretarisdirecteur gemandateerd. Hierbij geldt een beperking tot het in de begroting van het betreffende jaar beschikbare budget met een maximum van €500.000,Het aangaan van verplichtingen in het kader van het Sociaal Statuut kan derhalve op basis van de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen van Het Waterschapshuis tot een bedrag van € 500.000,- (aangezien er geen sprake is van een begrotingspost HWH 2.0) door de secretarisdirecteur en wanneer het een hoger bedrag betreft, door het dagelijks bestuur geschieden.

Pagina 11 van 16

Voor het aangaan van verplichtingen als gevolg van het Sociaal Statuut, zoals bijvoorbeeld eventuele externe inhuur ter vervanging van medewerkers met een tijdelijke aanstelling welke niet zijn verlengd, geldt hetzelfde. Zaken als een eventuele bovenwettelijke WW-uitkering in het geval dat medewerkers als gevolg van de afbouw van de organisatie bovenformatief worden, vallen niet onder de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen. Dit betreffen bevoegdheden van het dagelijks bestuur die niet aan de secretaris-directeur zijn gemandateerd.

7. Financiële analyse/dekking Voor de overgang naar HWH 2.0 is een analyse gemaakt van de desintegratiekosten. Deze worden geschat op een bedrag van maximaal € 3,4 miljoen en qua tijd 7400 uur. Het DB Gr HWH zet in op beleid (zie boven) waarmee zij een aanzienlijke reductie van de kosten willen realiseren. Echter niet uit te sluiten is dat er gedurende de looptijd van de reorganisatie kosten gemaakt moeten worden. Voornamelijk gaat het hier om WW kosten van medewerkers. Het sociaalplan is echter gericht op het uitgangspunt “Van Werk naar Werk”. Indien HWH en alle waterschappen zich inspannen om dit principe in de praktijk te brengen zullen de desintegratiekosten lager kunnen uitvallen. Het genoemde bedrag zal derhalve niet in 2014 in één keer worden opgehaald, maar zal de komende jaren in tranches worden betrokken bij het opstellen van de begrotingen. Voor de kortere termijn wordt het beeld hierna uitgewerkt. 7.1. Proceskosten 2013 Voor het jaar 2013 is benodigd voor proceskosten een bedrag van € 150.000. Samen met het reguliere budget voor Bestuur en Organisatie kunnen hiermee de kosten van externe inzet en juridisch advies worden afgedekt. Dit voorstel is opgenomen de 2e bestuursrapportage van Het Waterschapshuis en de bijbehorende begrotingswijziging. 7.2. Verplichtingen sociaal statuut Uitgaven in het kader van en als gevolg van het Sociaal Statuut (zie paragraaf 7.4) zullen niet meer in 2013 aan de waterschappen gefactureerd worden. Voorgesteld wordt om een bedrag van maximaal € 500.000 te betrekken bij de resultaatbestemming van de jaarrekening 2013 (maart 2014) en op dat moment te verrekenen met verwachte onderschrijdingen op programma’s. 7.3. Ombouw begroting 2014 In de planning is opgenomen dat in februari 2014 een omgebouwde begroting 2014 ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden. Deze ombouw van de begroting 2014 is gebaseerd op de besluitvorming die op 11 november 2013 plaatsvindt. In deze ombouw wordt in elk geval de indeling gemaakt naar: 1. collectieve taken 2. facultatieve taken met oogmerk om deze over te dragen 3. Facultatieve adviestaken 4. Bestuur en organisatie

Pagina 12 van 16

Daarnaast zal op basis van de dan aanwezige inzichten een inschatting gemaakt worden van de kosten van het transitieproces, de effecten van de over te dragen facultatieve taken en de afbouw van IRIS. Op basis van de huidige voorstellen ziet dit beeld er op hoofdlijnen als volgt uit:

Huidige begroting 2014 Programma 1: uitvoering

11.313.775

Programma 2: faciliterende diensten

2.439.249

Programma 3: bestuur & organisatie

2.523.430

Programma 4: geldstromen 3-den

1.947.411

Totaal

18.223.865

Tabel 3: Huidige HWH programmabegroting 2014

2014 obv

2014 obv

2014 Scenario 3

2014

Stuurgroep HWH

Gartner

Collectief +advies

Facultatief

Collectief

6.239.102

8.887.757

8.887.757

1.159260

1.159.260

1.159.260

Bestuur & organisatie

991.642

991.642

991.642

Over te dragen taken

7.019.753

4.371.097

4.371.097

2.814.109

2.814.109

2.814.109

18.223.866

18.223.866

Facultatief advies

(facultatief) Af te bouwen taken (IRIS) Totaal

11.038.659

7.185.206

Tabel 4: opgesplitste HWH programmabegroting 2014.

De komende periode zal een toenemend inzicht geven in de financiële effecten van de transitie (afname formatie etc.) waardoor ook de begrotingsomvang een dalend beeld zal laten zien. In bovenstaande opstelling is de omvang van de begroting 2014 gelijk gehouden aan de voor 2014 door het AB Gr HWH vastgestelde (programma)begroting. Alleen de indeling is aangepast (zie ook hoofdstuk 6.2). Die aanpassing moet gezien worden als het “apart” zetten van de facultatieve taken vooruitlopend op de uitplaatsing van die taken. De begroting wordt dus gesplitst in een deel collectief + advies conform scenario 3 (M€ 11) en in een deel facultatief (M€ 7,2). In de periode 2014 en verder zullen de in het rapport genoemde landingsplaatsen worden benaderd en zullen de facultatieve programmataken worden uitgeplaatst. Via begrotingswijzigingen zal de begroting 2014 dan neerwaarts bijgesteld worden. In januari 2014 start de voorbereiding van de begroting 2015, die via een zienswijze procedure in april 2014 aan de waterschappen zal worden voorgelegd. De opbouw van de begroting 2015 zal de omgebouwde begroting 2014 in hoge mate volgen, aangevuld met de dan bekende inzichten. Indien het mogelijk is om alle facultatieve programmataken aan een landingsplaats over te dragen zal dit zichtbaar worden in de begroting 2015. Omdat het uitplaatsen in 2014 zal plaatsvinden, zal de begroting 2015 via begrotingswijzigingen eind 2014 geactualiseerd worden. Pagina 13 van 16

8. Risicoanalyse Bij de overgang van HWH naar HWH 2.0 beschrijft Gartner op pagina 50 (hoofdstuk 6.5) de onderstaande risico’s 1 t/m 4. Daarnaast constateert het DB nog een aanvullend risico: 1. Verhoogde totaalkosten voor de waterschappen. 2. Verlies van portfoliosamenhang. 3. Impact op de kwaliteit van de dienstverlening van HWH. 4. Impact op de rechtsgeldigheid van de Gr. 5. Trage besluitvorming Ten aanzien van de risico’s 1, 2, en 3 zijn goede beheersmaatregelen te nemen. Centraal bij deze reorganisatie staat de premisse dat facultatieve projecten buiten HWH geplaatst worden. Deelnemers aan de Gr HWH die niet aan een facultatief project deelnemen lopen dan geen risico meer. Met andere woorden; de risico’s van facultatieve projecten zijn buiten de Gr geplaatst en komen neer op de deelnemers aan die facultatieve projecten. Een mogelijkheid om dit te doen is dat een waterschap één (of meerdere) programmataak(en) en de betrokken medewerkers in juridische zin overneemt, maar het personeel vooralsnog hun taken in het HWH kantoor in Amersfoort laat uitvoeren. Hiermee wordt het mogelijk om gedurende de transitieperiode inefficiëntie te voorkomen. De samenhang in de alle porgramma’s blijft in stand en daarmee ook de kwaliteit van de dienstverlening. Wellicht is deze aanpak de aanzet tot een werkwijze waarbij medewerkers van waterschappen voor kortere of langere tijd bij HWH werkzaam zijn (risico 1). De aanpak van de STOWA kan in deze als voorbeeld zijn. Wat betreft het 4e risico ziet HWH thans geen beheersmaatregel, maar zal op dit punt met een voorstel komen. Het gaat daarbij niet om de “rechtsgeldigheid”, maar om de impact op de mogelijkheid om als Gr HWH een beroep te kunnen doen op de aanbestedingsvrijstelling quasiinbesteding en de BTW-vrijstelling (koepelvrijstelling). Het 5e risico: trage besluitvorming is te voorkomen door op 11 november 2013 de nodige besluiten te nemen. Dat doet recht aan de besluiten die op 17 december 2012 zijn gemaakt (zie inleiding bij deze nota). Bovendien levert vertraagde besluitvorming ook personele problemen op. Contracten van tijdelijke medewerkers zullen niet meer verlengd worden. Indien de besluitvorming vertraagt, komen die data steeds dichterbij. De contracten met de markt en de waterschappen blijven echter bestaan en kunnen niet worden overgedragen. Er zijn immers (nog) geen landingsplaatsen. Dit leidt tot discontinuïteit bij HWH en tot een problematische relatie met de gecontracteerde marktpartijen en de waterschappen die als opdrachtgever fungeren.

9. Procedure en planning De stukken t.a.v. HWH 2.0 worden op 24 september 2013 aan leden van het AB Gr HWH aangeboden. Op 11 november 2013 zal de vergadering van het AB Gr HWH plaatsvinden. Tijdens deze vergadering zal de besluitvorming over de richting van HWH plaatsvinden. De leden van het AB krijgen een periode van ruim 7 weken om hun mening over de voorgestelde besluiten te vormen. Tijdens de AB vergadering zal de besluitvorming bij gewone meerderheid plaatsvinden.

Pagina 14 van 16

Na de besluitvorming in het AB op 11 november 2013 is de richting van HWH 2.0 vastgelegd. Deze besluiten vormen voor het DB het kader waarin zij zullen opereren om de inrichting van HWH vorm te geven. Het DB van HWH dan zo snel mogelijk in een DB-besluit het voornemen tot reorganisatie kenbaar maken. Vervolgens zal het DB in overleg treden met en advies vragen aan de personeelsvertegenwoordiging en de bonden over respectievelijk reorganisatieplan en sociaal statuut.

10. Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de transitie naar HWH 2.0 volgens de lijnen van scenario 3 mogelijk is. Het risico voor waterschappen die niet aan een facultatief project deelnemen verdwijnt. Tevens verdwijnt het risico op “bankzitters” als gevolg van de uitplaatsing van facultatieve projecten. Het uitplaatsen van zulke projecten is een zorgvuldig proces waarvoor landingsplaatsen geïdentificeerd en geselecteerd moeten worden. Als de waterschappen de risico’s van het overnemen van facultatieve projecten en medewerkers kunnen overzien en bereid zijn deze projecten in Amersfoort uit te voeren, kan een HWH 2.0 ontstaan conform scenario 3, terwijl de samenhang tussen de programmataken die worden uitgevoerd bewaard blijft. Er is dan wellicht ook voldaan aan de wens van vele waterschappen om ondanks de scheiding tussen collectief en facultatief- “ontzorgd” te worden. Het jaar 2014 moet gezien worden als een transitie jaar. Dit betekent overigens niet dat alle facultatieve programmataken van HWH in 2014 zullen worden overgedragen. Indien de waterschappen (deelnemers aan de Gr) bereid zijn om zich als landingsplaats aan te bieden en meewerken om het boventallige personeel van HWH over te nemen, dan kunnen de transitiekosten laag blijven en naar rato over de waterschappen worden verdeeld. De begroting voor 2014 is omgebouwd zodat transparant is wat facultatieve, wat collectieve programma’s zijn. Tevens wordt zichtbaar welke taken afgebouwd moeten worden.

Bijlagen: 1. advies Stuurgroep Het Waterschapshuis 2.0: “Het Waterschapshuis 2.0, 2. Een nieuwe koers”. rapport Gartner: “Strategisch Advies HWH 2.0”. 3. Beantwoording gestelde vragen HWH 2.0

Pagina 15 van 16

BESLUIT

Het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis; Gezien:

V0050/H1523;

koers d.d. 27 mei 2013;

V00………; trategisch Advies HWH 2.0, september 2013;

Gelet op:

BESLUIT 1. De nieuwe koers voor HWH 2.0 te bepalen zoals omschreven in bovengenoemde voorstellen en rapporten. 2. Op basis van deze nieuwe koers de programma’s van Het Waterschapshuis onder te verdelen in collectieve en facultatieve programma’s. 3. Een programma als collectief te beschouwen als alle deelnemers aan de Gr HWH dit wensen. 4. Deze onderverdeling per programma te concretiseren door de bijlage bij het programmareglement zoals vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 1 juli 2013, kenmerk, V0050/H1513 te wijzigen. 5. Genoemde bijlage bij het programmareglement tevens te wijzigen in verband met het afbouwen van het programma Iris. 6. Artikel 2, lid 5 van het Programmareglement te wijzigen door in dit lid ‘2 of 4’ te verwijderen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 11-11-2013. Het Algemeen bestuur voornoemd,

H.H.G. Dijk, voorzitter

drs. J.W.A. van Enst, secretaris Pagina 16 van 16

Stuurgroep Het Waterschapshuis 2.0

Het Waterschapshuis 2.0 Een nieuwe koers

Inhoud 1.

2.

3. 4. 5. 6.

7. 8.

9. 10.

Managementsamenvatting ..........................................................................................3 Kern van het probleem ................................................................................................ 3 Advies ........................................................................................................................ 3 Transitie ..................................................................................................................... 4 Aanleiding en opdracht ................................................................................................5 Evaluatie Tax-i ............................................................................................................ 5 Opdracht .................................................................................................................... 6 Aanpak ..........................................................................................................................7 Binnengekomen brieven .............................................................................................. 7 Toen en nu ....................................................................................................................9 Nu ........................................................................................................................... 10 Uitgangspunten ......................................................................................................... 12 Varianten .................................................................................................................... 13 Variant 1: Opheffen HWH .......................................................................................... 13 Variant 2: HWH Collectief .......................................................................................... 13 Variant 3: HWH Collectief + Advies ............................................................................ 13 Variant 4: HWH 1.1 ................................................................................................... 13 Afweging van de varianten en advies stuurgroep ................................................... 14 Advies Stuurgroep ..................................................................................................... 15 Governance ................................................................................................................ 16 Opdrachtgeverschap en rol UvW ................................................................................ 16 Advies Stuurgroep Governance HWH 2.0 .................................................................... 17 Uitwerking.................................................................................................................. 18 Verwachte omvang in 2015 ....................................................................................... 18 Vervolg ....................................................................................................................... 20

2

1.

Managementsamenvatting Kern van het probleem Voor u ligt het advies van de stuurgroep HWH 2.01 over de nieuwe koers en inrichting van Het Waterschapshuis (HWH). De stuurgroep ziet als kern van het probleem dat bij een aantal waterschappen het vertrouwen in HWH zoals dat thans functioneert, is verdwenen. De kosten en de risico’s worden als te hoog ervaren en het vertrouwen dat opdrachten tot een goed einde worden gebracht, is niet meer vanzelfsprekend. Enkele waterschappen gaan zover dat zij niet langer deel willen nemen aan de bestaande Gemeenschappelijke Regeling (GR) en willen uittreden. De met Tax-i opgedane ervaringen spelen daarbij een grote rol. Maar daarnaast speelt ook in belangrijke mate mee, dat de ICT-omgeving inmiddels zo is veranderd, dat de plaats en de rol van HWH daarin heroverwogen moet worden. Het ICT landschap van 2013 is niet meer te vergelijken met het landschap van 2005 ten tijde van de oprichting van HWH. HWH voert evenwel een groot aantal opdrachten uit dat een collectief karakter heeft en daarnaast ook een aantal opdrachten voor groepen van waterschappen. De stuurgroep acht een HWH ook in de toekomst van groot belang, met name vanuit de noodzaak om als sector te kunnen reageren op afspraken die op het gebied van ICT en GEO informatie met andere overheden worden gemaakt. Een HWH heeft echter alleen bestaansrecht als de volledige sector voor collectieve vraagstukken kan worden bediend. Daarbij kan het niet zo zijn dat voor collectieve opdrachten die HWH uitvoert, de risico’s slechts bij een deel van de waterschappen wordt belegd. Advies Het advies van de stuurgroep is mede gebaseerd op de wensen van de waterschappen. Waterschappen willen in toenemende mate de vrijheid hebben om individueel of in een situationeel samenwerkingsverband eigen oplossingen te kiezen. De noodzaak om bij die keuzes HWH in te schakelen wordt minder sterk gevoeld. Geadviseerd wordt HWH in te richten als een uitvoeringsorganisatie voor collectieve ICT en GEO- Informatie taken. HWH opereert hierbij binnen de beleidskaders van de Unie van Waterschappen. Naast het uitvoeren van collectieve taken beschikt HWH ook over een kleine adviesfunctie die in opdracht van waterschappen ondersteuning biedt bij het inrichten en uitvoeren van facultatieve taken, waarbij de waterschappen zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze facultatieve taken. Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijk verplichte taken voor waterschappen of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sectorbrede afspraken die door de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als zodanig worden besloten. Voorbeelden zijn het Informatiehuis Water en het deelnemen aan AHN. Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt. Voorbeelden zijn eHRM of het Zuiveringsinformatie Systeem.

1

Foto op voorpagina is van Johan van Cranenburgh.

3

In de voorgestelde vorm (in dit rapport aangeduid als HWH Collectief + Advies) wordt, weliswaar met enige beperkingen, recht gedaan aan de vrijheid die door waterschappen gewenst wordt, terwijl de sector als geheel kan blijven profiteren van de schaalvoordelen en kennisdeling bij de uitvoering van collectieve taken. Door tevens een goede adviesfunctie in te richten, kan ook op het gebied van facultatieve taken geprofiteerd worden van kennisdeling. Met name vanwege aan- en inbestedingsaspecten en fiscale redenen is voortzetting van de huidige gemeenschappelijke regeling (GR) gewenst. Dit vergemakkelijkt ook aanzienlijk de transitie naar de nieuwe situatie. Wel wordt voorgesteld om straks (als het wetgevingstraject daaromtrent is afgerond) een overstap te maken naar de nieuwe vorm van een GR (de zogenaamde bedrijfsvoeringorganisatie). Daarmee lijkt de bestuurslast aanzienlijk te kunnen worden verminderd. De ledenvergadering van de Unie van Waterschappen acteert defacto als opdrachtgever voor het collectieve takenpakket. Hierbij moet opgemerkt worden, dat om juridische redenen het formele opdrachtgeverschap blijft liggen bij de deelnemers aan de GR. Daarnaast zijn individuele waterschappen opdrachtgever voor de af te nemen ondersteuning bij de facultatieve taken. Collectieve taken worden collectief gefinancierd. De geplande adviesfunctie is beperkt van omvang (maximaal 6 fte) en wordt ook collectief voorgefinancierd. Waterschappen die gebruik maken van de adviesfunctie, betalen een vergoeding voor het gebruik. De omvang van HWH Collectief + Advies wordt na de transitie in 2015 geschat op ca. 19 fte met een begroting van ca. Euro 7.4 miljoen. Het huidige HWH heeft een formatie van ca. 50 fte en een begroting van Euro 20.9 miljoen. Transitie De transitie van het huidige HWH naar HWH Collectief + Advies is ingrijpend, zowel op organisatorisch en formatief gebied als in de afbouw en overdracht van de facultatieve taken. De omvang van HWH neemt per saldo met ca. 31 fte af. De duur van de transitie wordt bepaald door het tempo waarin waterschappen de facultatieve taken overnemen of de termijn waarin deze taken worden afgebouwd. Afhankelijk van de complexiteit van het systeem kan de afbouw enkele jaren duren. Het opstellen van een transitieplan is onderdeel van het vervolgtraject, onder leiding van het dagelijks bestuur van de GR.

4

2.

Aanleiding en opdracht Het Waterschapshuis (HWH) verleent sinds haar oprichting als stichting in 2005 tal van diensten aan waterschappen op het gebied van ICT en informatie. Het Waterschapshuis is opgericht om samenwerking tussen waterschappen te bevorderen, kostenbesparingen te realiseren en om processen tussen waterschappen te stroomlijnen. Omdat waterschappen het gevoel hadden dat ze te weinig sturing hadden op HWH is in 2008 na de Commissie Vos- besloten om HWH om te vormen tot een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Deze is per 1 juli 2010 in werking getreden. Na afronding van het project Tax-i eind 2012 is de boedel overgedragen en is de stichting HWH ontbonden. In de loop van de jaren is gebleken dat er sprake is van een afnemend draagvlak voor en vertrouwen in HWH. Een aantal waterschappen geeft aan geen verantwoordelijkheid meer te willen dragen voor HWH. Het bestuur van HWH heeft daarom besloten om mede naar aanleiding van de evaluatie van Tax-i een HWH 2.0 te definiëren. Daartoe is een stuurgroep HWH 2.0 ingesteld, waarin drie bestuursleden (Bleker, Dijk, van Erkelens) zitting hebben genomen. De stuurgroep is ondersteund door mw. Van der Veen (HWH), mw. Krug (UvW) en dhr. Vervaat (extern adviseur). Evaluatie Tax-i De wens om HWH te evalueren ontstond deels door het beëindigen van het project Tax-i, een gezamenlijk belastingsysteem voor alle waterschappen. Een bestuurlijke commissie heeft het project geëvalueerd en constateerde dat er op vele fronten sprake is geweest van collectief falen. HWH was als uitvoeringsorganisatie niet geëquipeerd om inhoudelijk voldoende sturing te kunnen geven aan een ICT-project van deze omvang. Ook de waterschappen moeten volgens de commissie de hand in eigen boezem steken. Er is onvoldoende bereidheid geweest tot inleveren van autonomie, waardoor op bestuurlijk en ambtelijk niveau sprake was van een “halfhartig commitment” aan het project. Veel van de in het onderzoeksrapport geconstateerde problemen op uitvoeringsniveau zijn hierop terug te voeren. De evaluatiecommissie kwam met een aantal aanbevelingen, waaronder: 1.

Definieer Het Waterschapshuis 2.0 De transitie van HWH van een stichting naar een gemeenschappelijke regeling dient naar de mening van de commissie te worden doorgezet. Echter niet nadat een herdefiniëring van doelstelling, ambitie, rollen en taken van HWH heeft plaatsgevonden.

2.

Zorg voor een duidelijke rol en taakafbakening van HWH Bij de herdefiniëring van doelstelling, ambitie, rollen en taken dient onderscheid te worden gemaakt tussen beheer-, ontwikkel-, sturende en kaderstellende taken op het gebied van ICT. Het maken van een dergelijk onderscheid is noodzakelijk voor een heldere, ondubbelzinnige rol- en taakafbakening van HWH.

5

Opdracht Het algemeen bestuur van de GR gaf de stuurgroep op 17 december 2012 de opdracht om de aanbevelingen van de evaluatie Tax-i uit te werken en om een ontwerp van HWH 2.0 te maken. De stuurgroep heeft ervoor gekozen om te werken vanuit een blanco situatie, een situatie zonder HWH. Vervolgens heeft de stuurgroep zich de vraag gesteld welke goede redenen er zijn om nu HWH op te richten, met welke taken, met welke bezetting en met welke juridische structuur. Daarmee is voorkomen dat er teveel vanuit de huidige situatie wordt geredeneerd. Alle waterschappen hebben bij aanvang hun standpunt ten aanzien van HWH 2.0 kenbaar kunnen maken.

6

3.

Aanpak De stuurgroep achtte het van belang kennis te nemen van de zienswijzen, verwachtingen en wensen van de verschillende waterschappen alvorens zij zich een beeld ging vormen van HWH 2.0. Alle waterschappen zijn daarom benaderd om hun beeld van HWH 2.0 te schetsen. Alle waterschappen hebben aan deze oproep gehoor gegeven. Daarnaast is de begroting van HWH onder de loep genomen en zijn er meerdere interviews gehouden, zoals met de i-managers van de waterschappen, een vertegenwoordiging van de secretarissen-directeur, Rijkswaterstaat, het managementteam van HWH, bestuur en directie van de Unie van Waterschappen, directie en bestuur van de Stowa, de CIO van het Rijk en een vertegenwoordiging van KING (het kwaliteitsinstituut van de gemeenten). Op basis van deze informatie heeft de stuurgroep de analyse gemaakt die leidend is voor de ontwikkeling van vier varianten. Hierna heeft de stuurgroep een afweging gemaakt en een voorkeursvariant nader uitgewerkt. Vervolgens is een presentatie opgesteld, welke op 25 april jl. tijdens een klankbordbijeenkomst voor alle waterschappen is gehouden. Mede op basis van reacties tijdens die bijeenkomst is advies ingewonnen bij het organisatieadviesbureau KokxdeVoogd over de juridische (on)mogelijkheden voor de governance structuur van HWH 2.0. Het advies van KoxdeVoogd is integraal opgenomen in bijlage 1. Hierna heeft de stuurgroep zijn advies opgesteld. Binnengekomen brieven Alle waterschappen hebben gereageerd op het verzoek van de stuurgroep om hun beeld van HWH 2.0 te schetsen. Uit de brieven kwam naar voren dat enkele waterschappen met elkaar van gedachten hadden gewisseld over HWH 2.0 en dat sommige brieven op elkaar waren afgestemd. De stuurgroep is verheugd met deze ontwikkeling. Er valt uit af te leiden dat waterschappen afstemming bij elkaar zoeken, elkaar weten te vinden en visies delen op het gebied van ICT ontwikkelingen en ICT samenwerking. Alle waterschapen gaven aan ‘een HWH 2.0’ voor zich te zien. Hieruit leidt de stuurgroep af, dat er in één of andere vorm behoefte is aan een HWH 2.0. Bijna alle waterschappen signaleerden de grote veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden in de ICT. Waar vroeger systemen werden ontwikkeld en gebouwd voor meerdere jaren, wordt vandaag de dag de levensduur van ICT systemen steeds korter. Tevens is er een grote behoefte aan flexibiliteit en wordt het gebruik van mobile devices steeds belangrijker. Waar HWH in 2005 werd opgericht om meer zelf te ontwikkelen en minder afhankelijk te zijn van ICT bedrijven, wil men nu gewoon ‘producten van de plank’ kopen. Het ontwikkelen van ICT systemen is een aparte competentie en geen kerncompetentie van de waterschappen of Het Waterschapshuis. 7

Een ander terugkerend thema in de brieven is dat alle waterschappen graag samen willen werken, maar dat men zelf wil bepalen hoe deze vorm van samenwerken eruit ziet (multischaligheid). Het kan zijn dat men voor het ene traject kiest voor regionale samenwerking, maar voor een ander traject de voorkeur geeft aan landelijke samenwerking. Daarnaast wordt ook geconstateerd dat men niet meer streeft naar gestandaardiseerde processen bij waterschappen die ondersteund worden door sectorbrede ICT systemen. Hieruit blijkt dat de huidige behoeften van de waterschappen voor een HWH 2.0, niet meer aansluiten bij de behoeften die er in 2005 waren om een HWH op te richten. In hoofdstuk 4 zal hier nader op in worden gegaan. HWH 2.0 wordt door de waterschappen beschreven als een kleine, slagvaardige netwerkorganisatie met een kern van vaste medewerkers die door waterschappers wordt ondersteund. Waterschappen geven verder aan dat zij een heldere taakverdeling tussen HWH, de Unie van Waterschappen, STOWA en het Informatiehuis Water (IHW) (willen) zien. De huidige besluitvormingsstructuur van HWH wordt als ‘ te zwaar’ gezien. Hierbij moeten ook de bestuurlijke verhoudingen in beschouwing worden genomen. Uit de brieven komt naar voren dat de waterschappen de beleidsmatige ICT taken bij de Unie van Waterschappen willen beleggen en het beheer van standaarden bij IHW. De meerderheid van de waterschappen ziet voor HWH 2.0 met name een rol weggelegd op de volgende gebieden:  (Inkoop van) GEO informatie diensten (AHN, beeldmateriaal)  Interpretatie en uitwerking van relevante wetgeving en overheidsinitiatieven (beleidstaak van de Unie)  Koppelingen met standaard overheidsvoorzieningen  Standaardisering van gegevens- en datamodellen (taak van Informatiehuis Water)  Stimuleren en ondersteunen van kennisuitwisseling (een aantal waterschappen vindt dit meer bij de Unie horen)  Architectuur en standaarden (standaarden bij IHW)  Inkoop van ICT licenties

8

4.

Toen en nu HWH is in 2004 ontstaan als initiatief van enkele bestuurders en secretarissen-directeur die zich ten doel stelden de afhankelijkheid van de waterschappen van de commerciële informatievoorziening en ICT-markt te reduceren of mogelijk zelfs in zijn geheel te laten verdwijnen. Een andere belangrijke reden was de mogelijkheid van aanzienlijke kostenbesparingen als er op het terrein van informatievoorziening en ICT een betere samenwerking tussen waterschappen en stroomlijning van processen en systemen tot stand zou komen. Het idee om een gemeenschappelijke organisatie te vormen werd met veel enthousiasme opgepakt en kreeg in 2004 brede steun van de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen. Dit leidde tot het protocol “Samenwerking ICT”. Het feitelijke bouwbesluit kwam in 2005 toen de ledenvergadering van de Unie instemde met de businesscase “Rendement stuurt samenwerking”. Na een fase van kwartiermaken is eind 2005 de stichting Het Waterschapshuis opgericht. De eerste activiteiten van HWH betroffen de uitvoering van de programma’s Intwis en GIS ZES. HWH had bij oprichting de volgende doelen:  de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de waterschappen te verbeteren;  de processen rond informatievoorziening en ICT efficiënter te maken en kosten te besparen;  de innovatieve slagkracht te vergroten;  het imago van de waterschappen als professionele moderne overheid te versterken;  bredere facilitaire samenwerking van de waterschappen te stimuleren. In 2007 kwamen de eerste personeelsleden in dienst van de stichting. Op dit moment draaien er meerdere grote projecten en zet HWH zowel eigen medewerkers als externen in voor de uitvoering van deze projecten. Na een voortvarende start van de stichting is in de zomer van 2008 gesproken over de uiteindelijke juridische vormgeving van HWH en de zeggenschap van waterschappen over HWH. Aanleiding hiervoor was het gevoel onder een groot aantal waterschappen dat HWH enerzijds voortvarend aan de slag was en goede resultaten boekte, maar dat anderzijds de waterschappen onvoldoende grip hadden op HWH, inhoudelijk en financieel. Er waren twijfels over ‘het in control zijn’ van HWH. Waterschappen willen een adequate grip op HWH omdat HWH een belangrijke functie vervult en daartoe aanzienlijke financiële bijdragen van de waterschappen ontvangt. Bovendien opereert HWH in een ICT-veld met projecten, waarin grote bedragen omgaan en behoorlijke risico’s worden gelopen. Deze gevoelens van onrust en soms ook onvrede heeft de ledenvergadering in 2008 doen besluiten een commissie in te stellen die een advies moest uitbrengen over de aansturing en bestuurlijke borging van HWH: de Commissie aansturing en bestuurlijke borging Waterschapshuis. De Commissie stond onder voorzitterschap van J.A.M. Vos (dijkgraaf Brabantse Delta).

9

De Commissie Vos heeft vastgesteld dat HWH in feite vier taken heeft:  aankoopcentrale voor de waterschappen;  ontwikkelaar/producent/leverancier van producten voor de waterschappen;  dienstverlener voor de waterschappen;  kenniscentrum voor de waterschappen2. Als deze vier taken vergeleken worden met het wensbeeld van HWH 2.0 zoals dat door de waterschappen in de verschillende brieven is beschreven, dan valt op dat hier grote verschillen zijn ontstaan. Nu Sinds de oprichting van HWH is de ICT wereld sterk veranderd. Waterschappen zijn nu van mening dat het ontwikkelen van producten geen kerncompetentie meer is van de waterschappen en HWH. Dit moet aan de markt worden overgelaten. Het gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor een groot omvangrijk ICT-pakket waarin alle wensen van de waterschappen ingevuld zijn, is niet meer passend bij de huidige werkwijze van de waterschappen. Waterschappen kopen liever een kant-en-klare oplossing direct van de ‘ plank’ , ook al voldoet deze oplossing niet voor honderd procent. Waterschappen willen geen risico meer lopen dat de beheerkosten van een groot pakket dat op maat is gemaakt, uit de hand lopen. Daarnaast is er bij de waterschappen niet meer de behoefte om processen landelijk te standaardiseren. Men kiest meer voor regionale samenwerking en afstemming, met andere waterschappen en ook met andere partijen. Wel is er nog behoefte aan een periodieke sectorbrede afstemming met alle waterschappen. De huidige omvang van HWH is ca. 50 fte met een begroting van Euro 20.9 miljoen. In de analyse van het huidige takenpakket is een eerste onderscheid gemaakt naar collectieve taken (taken met een verplichtend karakter voor alle waterschappen), facultatieve taken (taken waarbij waterschappen vrij kunnen kiezen om er wel of niet aan deel te nemen), niet ICT-taken en de besturing van HWH zelf (zie onderstaande tabel). Het onderscheid tussen collectieve en facultatieve taken wordt nader toegelicht in de hoofdstukken 5 en 6.

2

Vrij geciteerd uit rapport Vos.

10

Groep

FTE 2013

Begroting 2013

Geodata Diensten (*)

2,9

5.010.624

Informatiehuis Water

7,0

758.512

Archtectuur & Standaarden

3,2

626.113

13,1

6.395.249

Ondersteuning Business Cases & Projecten

4,9

1.015.406

Contractmanagement

3,0

359.885

–

3.267.639

B&O IRIS (*)

7,8

3.197.069

B&O Overige Systemen

3,8

2.252.676

B&O Externe Dienstverlening

1,4

839.304

20,9

10.931.979

–

1.952.499

1,6

571.124

1,6

2.523.623

Bestuur & Organisatie HWH

6,9

1.051.521

Bedrijfsbureau - Algemene Ondersteuning

7,1

Toebedeeld

Totaal

14,0

1.051.521

Totaal HWH

49,6

20.902.372

Collectieve Taken

Taak

Totaal Facultatieve Taken

Contractbeheer Oracle licenties

Totaal Niet ICT

Kassiersfunctie (*) Vergadercentrum

Totaal Bestuur & Organisatie

(*) Inclusief Bijdrage Derden

11

5.

Uitgangspunten De stuurgroep heeft bij het vormgeven van HWH 2.0 een aantal uitgangspunten bepaald. Binnen de kaders van deze uitgangspunten is dit rapport tot stand gekomen.  Alle waterschappen geven aan behoefte te hebben aan ‘een HWH 2.0’ voor minstens de uitvoering van collectieve taken. Dit rechtvaardigt de toekomst van HWH 2.0.  HWH 2.0 is een uitvoeringsorganisatie voor de ondersteuning van waterschappen op het gebied van ICT en GEO informatie. De ontwikkelfunctie komt in HWH 2.0 niet meer voor.  Uitvoering van taken vindt plaats binnen de beleidskaders van de Unie van Waterschappen.  Waterschappen zijn zowel eigenaren als opdrachtgevers/gebruikers/klanten van HWH 2.0. Dit zijn onderscheidende rollen met verschillende verantwoordelijkheden en plichten.  De opdrachtgever specificeert zijn behoefte en draagt zorg voor voldoende en tijdige duidelijkheid om de opdracht mogelijk te maken.  Er bestaat een onderscheid tussen collectieve en facultatieve ICT taken. Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijke verplichte taken voor waterschappen, of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sectorbrede afspraken die door de ledenvergadering van de UvW als zodanig worden besloten. Voorbeelden zijn het Informatiehuis Water en het deelnemen aan AHN. Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt. Voorbeeld zijn eHRM of het Zuiveringsinformatie Systeem.  Om te voldoen aan juridische eisen voor aanbesteden en inbesteden, moet er een rechtsvorm zijn met een eigenaarschaps /lidmaatschapscontructie voor HWH 2.0.  Waterschappen hebben ‘in principe’ een eigen keuze om deel te nemen aan HWH 2.0.  HWH 2.0 benut de ervaringen, successen en mogelijkheden van andere organisaties, zoals RWS, KING en Rijk optimaal.  Het Waterschapshuis wordt niet belast met oneigenlijke taken zoals een vergadercentrum en een kassierfunctie.  De aansturing van HWH 2.0 is zo licht mogelijk en in balans met de omvang van de opdrachten. Ook worden dubbele besluitvormingslijnen zo veel mogelijk voorkomen.

12

6.

Varianten Na het bestuderen van alle brieven, het houden van interviews en het analyseren van de begroting van HWH, komt de stuurgroep tot vier mogelijke toekomstvarianten voor HWH 2.0. Deze varianten zullen hieronder worden behandeld. De governance van deze varianten zal in hoofdstuk 8 besproken worden. Variant 1: Opheffen HWH De eerste variant is het nul scenario, namelijk het opheffen van HWH. De collectieve taken van de waterschappen moeten dan ergens anders worden ondergebracht en de overige taken van HWH moeten dan onder (groepen van) waterschappen worden verdeeld of aan de markt worden overgelaten. Variant 2: HWH Collectief De tweede variant houdt in dat HWH 2.0 alleen collectieve taken uitvoert onder regie van de Unie van Waterschappen. Alle facultatieve taken van HWH worden afgebouwd, aan de markt overgelaten of overgedragen aan (groepen) van waterschappen. In deze variant is HWH geen facilitator van of inkoopcentrale of beheerder voor facultatieve zaken. Omdat er alleen collectieve taken uitgevoerd worden, waaraan alle waterschappen verplicht moeten deelnemen en derhalve ook financiële verantwoordelijkheid moeten nemen, zullen alle waterschappen van dit HWH 2.0 ook ‘eigenaar’ moeten zijn. Variant 3: HWH Collectief + Advies In deze derde variant vinden dezelfde en op dezelfde wijze tot stand gekomen collectieve taken plaats als in de tweede variant. Aanvullend adviseert HWH desgevraagd over de inrichting en uitvoering van facultatieve taken in opdracht van (groepen van) waterschappen. Waterschappen kunnen zelf besluiten of zij van deze adviesfunctie gebruik willen maken. Waterschappen die gebruik maken van de adviesfunctie, betalen een vergoeding voor dit gebruik. Binnen deze facilitaire adviesfunctie voor de facultatieve taken valt geen inkoop en beheer door HWH. De omvang van de adviesfunctie kan daarom beperkt blijven en er ontstaat geen onevenwichtig financieel risico voor de eigenaren van dit HWH 2.0. Variant 4: HWH 1.1 In de vierde variant voert HWH collectieve taken uit gelijk aan varianten 2 en 3 onder regie van de Unie van Waterschappen. Daarnaast voert HWH facultatieve opdrachten uit in opdracht van groepen van waterschappen. Deze taken betreffen het verwerven, (laten) inrichten, (laten) onderhouden en (laten) exploiteren van ICT systemen. Deze variant is dus variant 3 met daarbij de facultatieve taken, de risico’s en de extra fte’s die nodig zijn voor de ondersteunende taken. De rol van opdrachtgever wordt ook echt door de groep van opdrachtgevende waterschappen uitgevoerd. Zij zijn verantwoordelijk voor het programma van eisen, de middelen, de opdrachtverstrekking en de besturing van onderhoud en exploitatie. Per definitie zijn er dus meerdere opdrachtgevers van HWH (bijvoorbeeld opdrachtgroep IRIS, opdrachtgroep eHRM en opdrachtgroep Z-Info). De opdrachtgevende waterschappen bepalen zelf hoe de (opdrachtgevers) besturing van de taak wordt ingericht, HWH draagt zorg voor een professionele en kosteneffectieve uitvoering van de taken.

13

7.

Afweging van de varianten en advies stuurgroep Uit de binnengekomen brieven blijkt dat alle waterschappen ‘een HWH 2.0’ wensen. HWH 2.0 moet wel kleiner en slagvaardiger worden. Het moet zich in ieder geval richten op een efficiënte en transparante uitvoering van de collectieve taken van de waterschappen. De stuurgroep heeft daarom besloten om variant 1 niet verder te onderzoeken. Overigens zou deze variant mogelijk voor grote imagoschade voor de waterschappen richting andere overheden en de buitenwereld kunnen zorgen. In variant 2 “HWH collectief” wordt invulling gegeven aan de behoefte van waterschappen om gezamenlijk collectieve taken uit te voeren. Deze variant is echter volgens de stuurgroep toch te beperkt, aangezien veel waterschappen in hun brief hebben aangeven behoefte te hebben aan ondersteuning bij de facultatieve taken. In variant 3 ‘HWH Collectief + Advies’ wordt beperkt invulling gegeven aan de behoefte van waterschappen aan ondersteuning bij de facultatieve taken. HWH kan naast het leveren van adviezen ook optreden als ondersteuner bij aankoopprocessen van en voor waterschappen die dat wensen. Hierbij verwerven de waterschappen het eigendom en dragen het risico en HWH faciliteert en ondersteunt slechts. Binnen variant 3 dragen waterschappen alleen financieel risico voor de collectieve opdrachten en het leeglooprisico van de beperkte adviesfunctie. Een keuze voor variant 4 ‘HWH 1.1’ lijkt opties te bieden die een deel van de waterschappen wensen, maar draagt een lastig dilemma in zich. In variant 4 is HWH als verwervende partij eigenaar van de ICT systemen en daarmee (financieel) risicodrager naar derde partijen. Dit betekent dat de "eigenaren" van HWH aanspreekbaar zijn op de (financiële) risico's. Om het niet-deelnemers risico te mitigeren, dienen de deelnemende waterschappen per opdracht/taak de niet-deelnemende waterschappen te vrijwaren voor nadelige gevolgen. Hierbij moet worden opgemerkt dat HWH, en daarmee dus haar eigenaren, aansprakelijk blijft voor claims van derden, ongeacht welke opdracht/taak de claim veroorzaakt. De vrijwaring zorgt er voor dat er onderling verrekend kan worden waardoor niet-deelnemers hun schade uiteindelijk vergoed zien door deelnemers. Naast de vrijwaringen dienen de deelnemers aan een opdracht/taak onderling en met HWH afspraken te maken over de financiering en dienen deelnemers elkaar aan te spreken als de financiering niet of niet tijdig wordt gerealiseerd. De noodzaak om per opdracht/taak een vrijwarings-administratie en financiële administratie te voeren, in combinatie met de verplichting om geconsolideerde (financiële) verantwoording af te leggen over alle taken van HWH, noodzaken een stevig bedrijfsbureau voor financiële, contractuele en juridische zaken. Dit bedrijfsbureau zal in omvang vergelijkbaar zijn met het huidige bedrijfsbureau. De totale omvang van HWH wordt in deze variant in sterke mate bepaald door de omvang van facultatieve taken die in opdracht van groepen van waterschappen worden uitgevoerd. Het huidige facultatieve takenpakket is ca. 13 fte (waarvan ca. 8 fte voor IRIS), exclusief overhead (bedrijfsbureau en besturing). Een HWH dat ook facultatieve taken uitvoert, vraagt om meer ondersteuning op gebied van management, P&O, (interne) Communicatie en Facilitaire en ICT ondersteuning. Het is de verwachting dat in variant 4 HWH, ook door groei in taken als bijvoorbeeld eHRM en het niet (tijdig) kunnen uitfaseren van de huidige (IRIS) systemen, in omvang zal toenemen, zowel in de uitvoering als in de ondersteuning en het management.

14

De stuurgroep maakt de inschatting dat er meerdere waterschappen zijn die variant 4 niet als optie zien, met name vanwege het financieel risico, ondanks mitigerende maatregelen als vrijwaringen en taak-specifieke financiering. Daarbij zal een toename van de omvang van HWH door het in opdracht uitvoeren van facultatieve taken op den duur leiden tot meer overhead en een mindere kosteneffectieve en doelgerichte uitvoering. Dit komt niet overeen met de veel geuite wens van de waterschappen om tot een kleiner en slagvaardig HWH te komen. Variant 4 vraagt ook om een stevige doorontwikkeling van de HWH cultuur en het leiderschap en van het opdrachtgeverschap bij (groepen van) waterschappen. Variant 4 kent ook het risico van ongecontroleerde groei, omdat er geen beperking is gesteld aan het aantal uit te voeren taken. Zolang opdrachtgevers de middelen verstrekken, zal HWH de taken uitvoeren. Advies Stuurgroep De stuurgroep adviseert om te kiezen voor de variant 3 HWH Collectief + Advies variant. In deze variant wordt, weliswaar met beperkingen, recht gedaan aan de vrijheidsgraden van de waterschappen terwijl de sector als geheel profiteert van de schaalvoordelen en kennisdeling bij de uitvoering van collectieve taken. Door tevens een goede adviesfunctie in te richten voor ondersteuning bij de inrichting en uitvoering van facultatieve taken door (groepen van) waterschappen, kan ook op het gebied van facultatieve taken geprofiteerd worden van kennisdeling. De formatie voor de ondersteuning van de facultatieve taken is beperkt van omvang en kan gezien de beperkte financiële risico’s vallen binnen de collectieve financiering. De afnemers van deze ondersteuning (waterschappen individueel of als groep) dienen vervolgens voor het gebruik ervan te betalen, zodat uiteindelijk de collectieve kosten voor dit organisatieonderdeel gering of nihil zijn. De stuurgroep vermoedt overigens dat de behoefte aan ondersteuning o.a. door nieuwe (regionale) samenwerkingsverbanden in de komende jaren zal afnemen.

15

8.

Governance De stuurgroep heeft juridisch advies ingewonnen om te kunnen bepalen wat de beste juridische vorm van HWH 2.0 is. Dit advies is integraal opgenomen in bijlage 1. Uit dit advies blijkt dat de meest geschikte rechtsvorm voor HWH 2.0 voortzetting van de huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) is. Wel kan over enige tijd gekozen worden voor een vereenvoudigde variant van de GR (de zogenaamde Bedrijfsvoeringsorganisatie). Deze vorm zal door een wijziging van de Wgr naar verwachting in 2014 worden geïntroduceerd. Een bedrijfsvoeringsorganisatie kent één bestuur, en niet een afzonderlijk AB en DB, waardoor de bestuurslast kan worden beperkt. De stuurgroep is met de volgende argumentatie tot deze conclusie gekomen: a) Voor HWH 2.0 is bezien vanuit het perspectief van de zeggenschap (governance) van de waterschappen over HWH een rechtsvorm met een eigenaarschaps/lidmaatschapsconstructie het meest geschikt. Alleen een vorm die hieraan voldoet brengt de mogelijkheid van een beroep op de aanbestedingsrechtelijke uitzondering voor inbesteden met zich mee. Hierdoor valt een stichting af en blijven over een GR, een coöperatie of een vereniging (in het vervolg spreken wij over een coöperatie, maar alles wat over de coöperatie wordt gezegd, geldt ook voor de vereniging). b) Aangezien de UvW een vereniging is valt een variant waarbij HWH 2.0 als afdeling wordt ondergebracht bij de UvW strikt genomen ook onder de variant vereniging. Echter gelet op de huidige taken en organisatievorm van de UvW zal het onderbrengen van HWH 2.0 binnen de organisatiestructuur van de UvW tot complexe wijzigingen leiden onder meer vanwege de vereisten voor inbesteding. Deze wijzigingen zouden het karakter van de UvW als belangenbehartigende en lobbyorganisatie vergaand wijzigen. Daarom valt deze variant in onze ogen af. c) Blijven over als varianten: handhaving van de huidige GR constructie of onderbrenging in een nieuw op te richten coöperatie. De vergelijking tussen deze varianten is opgenomen in paragraaf 3 van het bijgevoegde advies in bijlage 1. Kort gezegd is er tussen deze varianten geen verschil op aanbestedingsrechtelijke en fiscale consequenties. Tegen onderbrenging in een nieuw op te richten coöperatie pleiten echter een aantal argumenten die in paragraaf 3 van het advies in bijlage 1 zijn opgenomen. Hierbij gaat het om de mogelijkheid van omzetting van de GR in de bedrijfsvoeringsorganisatie conform nieuwe Wgr, welke ontbreekt bij de coöperatie, de transactiegevolgen, de ambtelijke rechtspositie, de Wet markt & overheid, en de doctrine van voorkeur voor publiekrecht. Opdrachtgeverschap en rol UvW De stuurgroep heeft overwogen om de zowel het (collectieve) opdrachtgeverschap voor HWH 2.0, als ook een regiefunctie bij de ledenvergadering van de UvW neer te leggen. Het juridische advies maakt duidelijk dat deze combinatie van regie en opdrachtgeverschap niet haalbaar is, onder andere vanwege de volgende redenen: a) Op grond van de inbestedingsconstructie kan het opdrachtgeverschap niet worden belegd bij de ledenvergadering van de UvW. De UvW als zodanig is immers geen deelnemer in de GR HWH en kan daarom niet inbesteden. Indien bevoegdheden van het algemeen bestuur van de GR HWH bij de ledenvergadering van de UvW komen te liggen kan dit het beroep op inbesteding door de waterschappen onderuit halen. b) Verder verzet de Wgr zich ertegen om de bevoegdheden die van rechtswege toekomen aan de bestuursorganen van een GR te beperken ten gunste van een orgaan van een andere rechtspersoon.

16

Advies Stuurgroep Governance HWH 2.0 Om de hiervoor vermelde redenen adviseert de stuurgroep de besturing van HWH 2.0 als volgt in te richten: a) De dagelijkse besturen van de waterschappen blijven vertegenwoordigd in het algemeen bestuur van HWH als vergadering van eigenaren van HWH, die zich richt op de instandhouding, de kaders voor het functioneren en de continuïteit van HWH. b) De formele besluitvorming over de collectieve taken die HWH aanbiedt, vindt plaats in het algemeen bestuur van HWH. De Ledenvergadering van de Unie bepaalt welke collectieve taken door HWH moeten worden uitgevoerd. c) De waterschappen vullen gezamenlijk de opdrachtgeversrol in voor de collectieve diensten van HWH. d) Het opdrachtgeverschap voor de adviesdiensten ten behoeve van de facultatieve taken berust bij elk individueel waterschap. De stuurgroep liep bij het uitwerken van het advies aan tegen een aantal juridische (on)mogelijkheden. Zo had de stuurgroep graag gezien, dat de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als formeel opdrachtgever van collectieve opdrachten had kunnen optreden met tevens beschikbaarstelling van de bijbehorende financiële middelen. Dit zou de bestuurlijke drukte aanzienlijk verminderen. In het juridisch advies is te lezen waarom dat helaas niet is te realiseren. De stuurgroep moet daarom kiezen voor een variant. Zij blijft de ledenvergadering van de UvW zien als het gremium waar de discussie plaatsvindt over de collectieve taken van HWH. Defacto functioneert de ledenvergadering daarmee als opdrachtgever. De officiële bekrachtiging dient echter nog wel in het bestuur van de GR plaats te vinden. Als ze passen binnen de kaders van HWH, zullen de besluiten van de ledenvergadering van de Unie over een collectieve opdracht altijd één op één overgenomen worden.

17

9.

Uitwerking De variant HWH Collectief + Advies heeft het volgende takenpakket: Collectieve Taken via een verzoek van de Ledenvergadering  Uitvoeren GEO informatie Diensten  Beheer van sectorspecifieke architectuur  Deelnemen in Informatiehuis Water  Adviseren bij toepassen van Informatiebeveiliging Adviestaken in opdracht van waterschappen  Adviseren bij aanschaf en exploitatie van ICT systemen  Adviseren bij (Europese) Aanbestedingen  Faciliteren kennisdeling De volgende taken worden in de periode 2013 - 2014 overgedragen of afgebouwd:  Uitvoeren contractbeheer Oracle Licenties  Beheer en onderhoud IRIS (naar waterschappen zolang nog niet afgebouwd)  Beheer en onderhoud Overige Systemen (naar waterschappen, zie bijlage 2 voor een overzicht van de systemen die thans door HWH worden onderhouden)  Beheer en onderhoud Externe Communicatie (naar waterschappen en/of Unie)  Vergadercentrum  Kassiersfunctie De keuze voor de variant HWH Collectief + Advies betekent dat de uitvoering van facultatieve taken en het eigenaarschap van (facultatieve) ICT systemen verschuift van HWH naar (groepen van) waterschappen. Voor elk over te dragen systeem of taak zal een waterschap aangewezen moeten worden als "eigenaar". Dit waterschap is contracthouder met externe partijen en maakt zelf de afspraken met andere deelnemende waterschappen. De duur van de transitie wordt bepaald door het tempo waarin waterschappen de facultatieve taken overnemen of de termijn waarin deze taken worden afgebouwd. Afhankelijk van de complexiteit van het systeem kan afbouw enkele jaren duren. Verwachte omvang in 2015 De geplande omvang in 2015 van de HWH Collectief + Advies organisatie is ca. 19 FTE, verdeeld naar 13 FTE voor uitvoering van collectieve taken (inclusief management HWH) en 6 FTE voor advies taken. Financieel beheer en HRM taken kunnen uitbesteed worden, bij voorkeur naar de Unie van Waterschappen. Uitgaande van continuering van de huidige omvang van collectieve taken en uitgaande van de geplande 2015 formatie, bedraagt de begroting in 2015 ca. Euro 7.4 miljoen. Organisatiekosten bedragen ca. Euro 3.2 miljoen waarvan ca. Euro 1 miljoen voor de adviesfunctie. Naast organisatiekosten wordt ca. 4.2 miljoen uitgegeven aan kosten voor derde partijen en voor inkoop beeldmateriaal. Van deze 4.2 miljoen komt 1.5 miljoen ten laste van de waterschappen en 2.7 miljoen wordt bijgedragen door derden (Rijkswaterstaat, provincies, gemeenten).

18

Verwachte omvang 2015 versus huidige omvang: Groep

Taak

Collectieve Taken

FTE 2013

Begroting 2013

FTE 2015

Plan 2015

Geodata Diensten (*)

2,9

5.010.624

3,0

4.635.283

Informatiehuis Water

7,0

758.512

7,0

1.168.352

Archtectuur & Standaarden

3,2

626.113

1,0

138.789

13,1

6.395.249

11,0

5.942.424

Ondersteuning Business Cases & Projecten

4,9

1.015.406

4,0

638.870

Contractmanagement

3,0

359.885

2,0

319.435

–

3.267.639

–

–

B&O IRIS (*)

7,8

3.197.069

–

–

B&O Overige Systemen

3,8

2.252.676

–

–

B&O Externe Dienstverlening

1,4

839.304

–

–

20,9

10.931.979

6,0

958.306

–

1.952.499

–

–

1,6

571.124

–

–

1,6

2.523.623

–

–

Bestuur & Organisatie HWH

6,9

1.051.521

2,0

298.507

Bedrijfsbureau - Algemene Ondersteuning

7,1

Toebedeeld Uitbesteed

250.000

Totaal Facultatieve Taken

Contractbeheer Oracle licenties

Totaal Niet ICT

Kassiersfunctie (*) Vergadercentrum

Totaal Bestuur & Organisatie

Totaal

14,0

1.051.521

2,0

548.507

Totaal HWH

49,6

20.902.372

19,0

7.449.237

(*) Inclusief Bijdrage Derden

De door de stuurgroep voorgestelde wijzigingen zullen omgezet moeten worden in een zorgvuldig vormgegeven transitieproces. Naar de mening van de stuurgroep ligt de verantwoordelijkheid daarvoor bij het dagelijks bestuur van de GR HWH. De omvang en impact van dat transitieproces moet niet onderschat worden. De afname van de personele omvang zal in nauw overleg met de waterschappen moeten worden ingevuld. Bij de verdere uitwerking zal ook de plaats van het IHW aan de orde dienen te komen. Ook moet, mede gekoppeld daaraan, de vraag worden beantwoord of de huidige huisvesting (inclusief het vergadercentrum) wordt gehandhaafd.

19

10. Vervolg Het advies van de stuurgroep HWH 2.0 wordt aangeboden aan het dagelijks bestuur van de GR HWH. De verwachting bestaat dat het DB het advies zal aanbieden aan het algemeen bestuur, opdat er in de vergadering van 1 juli aanstaande een eerste gedachtewisseling kan plaatsvinden. De uiteindelijke besluitvorming over HWH 2.0 zal in november 2013 plaatsvinden. Waterschappen kunnen dan hun definitieve standpunt inbrengen en aangeven of ze deelnemer blijven van de GR HWH.

20

Bijlage 1 – Juridisch advies

21

22

23

24

25

26

27

Bijlage 2 – Huidige taken, systemen en deelnemers

Taak

Details

Deelnemers

Begroting 2013

Kosten WS

Kosten Derden

Beeld materiaal

24

3.058.682

399.841

2.658.841

AHN

24

1.951.942

1.951.942

–

INSPIRE

24

97.381

97.381

–

Architectuur & Standaarden

23

626.113

626.113

–

Informatiehuis Water

24

938.511

758.511

180.000

Contractbeheer Oracle licenties

24

3.267.639

3.267.639

–

Ondersteuning Business Cases & Projecten

24

1.015.406

1.015.406

–

Contractmanagement

24

359.885

359.885

–

Bestuur & Organisatie HWH

24

1.051.521

1.051.521

–

Kassiersfunctie

24

1.772.499

1.772.499

–

Vergadercentrum

24

571.124

571.124

–

IRIS Beheer

24

1.924.245

1.862.707

61.538

IRIS Afschrijving

24

236.898

236.898

–

IRIS Watis

22

141.535

141.535

–

IRIS Basis

22

113.261

79.928

33.333

IRIS RIOKEN

17

98.148

98.148

–

IRIS Keringen

16

169.891

155.741

14.150

IRIS V&H

16

101.647

101.647

–

IRIS KIM

13

77.573

77.573

–

IRIS LIS

13

67.765

67.765

–

IRIS OWA

11

108.228

108.228

–

IRIS Ergo

9

139.187

139.187

–

IRIS Metingen

3

18.691

18.691

–

OLO Water

24

271.575

271.575

–

Geo voorziening

24

203.469

203.469

–

BVZ

24

97.844

97.844

–

Vangstregistratie

24

55.788

55.788

–

Diwanet

24

60.000

60.000

–

WION portaal

23

53.882

53.882

–

Z-info

20

777.090

777.090

–

Digitaal Aangifte bedrijven

19

43.153

43.153

–

NDFF

16

329.729

329.729

–

Watertoets

16

262.765

262.765

–

Oud CMS / Waterschapsnet

22

470.133

435.988

34.145

Publicatie regelgeving landelijke voorziening CVDR

22

21.614

21.614

–

Publicatie producten en diensten binnen CMS

22

6.230

6.230

–

Publicatie bekendmakingen land. vzng GVOP

20

287.189

287.189

–

Geodata Diensten

Beheer & Onderhoud ICT Systemen

IRIS

Overige Systemen

Externe Dienstverlening & Communicatie

E-formulieren

11

54.138

54.138

–

Totaal HWH

20.902.371

17.920.364

2.982.007

28

Een rapport voor

Het Waterschapshuis Strategisch Advies HWH 2.0

10 september 2013 Engagement: 330017545

This Rapport, including any supporting materials, is owned by Gartner, Inc. and/or its affiliates and is for the sole use of the intended Gartner audience or other authorized recipients. This Rapport may contain information that is confidential, proprietary or otherwise legally protected, and it may not be further copied, distributed or publicly displayed without the express written permission of Gartner, Inc. or its affiliates. © 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina i

Managementsamenvatting In het voorliggende onderzoeksrapport worden de impact en consequenties van het door de Stuurgroep geadviseerde ‗scenario 3‘ voor zowel HWH als voor de waterschappen nader uitgewerkt door het beantwoorden van de volgende vier onderzoeksvragen, waarbij de focus ligt op de ICT-gerelateerde programmataken van HWH:  Uit welke collectieve ICT-gerelateerde programmataken bestaat het uiteindelijk programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3?  Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren en vormgegeven om het vastgestelde collectieve ICT-gerelateerde programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren?  Hoe groot is de verwachte inspanningsvereiste voor de transitie van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende ‗landingsplaats‘ is voor ieder van deze facultatieve programmataken?  Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2.0 eruit?

Programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3 Tijdens het DB-overleg van 8 juli 2013 zijn de in Tabel 1 opgenomen taakcriteria formeel bekrachtigd en gehanteerd.

Nr.

Taakcriteria

1

Een taak is wettelijk verplicht voor een waterschap én alle waterschappen wensen dat deze taak wordt uitgevoerd.

2

Voor een taak zijn bestuurlijke afspraken overeengekomen én alle waterschappen wensen dat deze taak wordt uitgevoerd.

3

Alle waterschappen wensen dat een taak wordt uitgevoerd.

Tabel 1: Gehanteerde taakcriteria voor bepaling collectieve programmataken

Op basis van deze taakcriteria is het gehele huidige takenpakket geanalyseerd met als resultaat het in Figuur 1: Overzicht takenpakket HWH 2.0 opgenomen overzicht van collectieve programmataken1 van HWH 2.0.

1

Programma‘s Geodata Diensten (AHN en Beeldmateriaal) en IHW zijn omwille van de volledigheid wel opgenomen in het overzicht, maar worden conform het advies van de Stuurgroep ongewijzigd uitgevoerd door HWH 2.0.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina ii

5

6

Relatiemanagement

Collectieve Diensten

Start Business case

1

2

3

4

11

12

13

16

17

34

10

35

Business case

Project Inkoop

Business case

Project Inkoop

Collectieve Programma taken

Beheer*

Sector specifieke architectuur Informatie beveiliging advies

Start Business case

c

Beheer*

f

g

a

Facultatieve Programma taken

h

Project Inkoop

Business case

Adviesdiensten

d

= HWH levert ondersteuning bij deze taak. HWH is geen taak-eigenaar

7 20

15 21

8

19 22

23

Business Case

24

9

25 Project Inkoop

14 26

29

18 30

27 31

e

Beheer*

HWH 2.0 Landingsplaats

28 32

33

Beheer

Figuur 1: Overzicht takenpakket HWH 2.0

De collectieve programmataken behorend tot het takenpakket van HWH 2.0, inclusief het ‗eigenaarschap‘ van de programmataken zijn in bovenstaande Figuur 11 aangeduid met de kleur donkerblauw. Hiertoe worden gerekend:  Collectieve programmataken;  Collectieve diensten;  Adviesdiensten (op verzoekbasis). De facultatieve taken, niet behorend tot het programmatakenpakket van HWH 2.0, maar toegewezen aan de ‗landingsplaats‘ zijn in Figuur 1 aangegeven met de kleur lichtblauw. Hiertoe worden gerekend:  Facultatieve programmataken. De genummerde gele cirkels geven aan welke van de huidige HWH taken (zie voor een overzicht hiervan in tabel 7 en 8 in Hoofdstuk 3 en Appendix B) op basis van de taakcriteria als collectieve dan wel facultatieve programmataken bepaald zijn.

1

In Figuur 1 is tevens relatiemanagement opgenomen. Het betreft hier activiteiten die zich vooral concentreren op het identificeren en bundelen van de vraag vanuit de waterschappen naar specifieke informatievoorzieningen. Relatiemanagement vormt een activiteit die zich in de toekomstige situatie zowel tot het programmatakenpakket van HWH 2.0 als tot die van de ‗landingsplaats‘ gerekend kan worden aangezien relatiemanagement voor zowel collectieve als facultatieve programmataken uitgevoerd dient te worden.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina iii

HWH 2.0 organisatie Om het vastgestelde collectieve programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren dient HWH 2.0 te worden ingericht op basis van het regieorganisatiemodel, dat zeer succesvol is gebleken in situaties waarin ICT vrijwel volledig is uitbesteed. Middels dit regiemodel is en blijft HWH een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie van de waterschappen in lijn met de HWH missie: ―Uitvoerend bij gezamenlijkheid‖. Op basis van uitgebreid onderzoek naar de uitbestedingsmarkt heeft Gartner vastgesteld dat de interne ICT-afdeling negen specifieke sleutelrollen (met elk specifieke verantwoordelijkheden, taken en benodigde competenties) niet kan uitbesteden zonder de risico‘s op het mislukken van de aanbesteding significant te laten toenemen. Door middel van het op juiste wijze inzetten van deze negen sleutelrollen kan het adequaat aansturen en toetsen van de externe leveranciers door de interne ICT-organisatie blijvend worden geborgd en wordt de vraag naar informatievoorziening vanuit de gebruikersorganisatie elke keer op juiste wijze vertaald naar de best passende ICT-oplossing. Tevens is de interne ICT-organisatie geëquipeerd om de ICToplossingen efficiënt en effectief te laten leveren door de externe leveranciers op basis van de juiste afspraken. Gartner heeft op basis van deze negen sleutelrollen het zogenaamde ‗IS-Lite‘ model ontwikkeld, waarbij ‗IS-Lite‘ staat voor ‗Information Systems Lite‘ (de ‗lichte variant‘). Een IS-Lite organisatie ontleent haar bestaansrecht aan de unieke kennis van het primaire organisatieproces en de context waarin dit primaire proces ten uitvoer wordt gebracht.

Bestuur

Architectuur

eigenaarschap Strategie, budget, bedrijfsvoering en prioriteitstelling Actualiteit

1 4

Opdracht

9

5

Rollen 1. Secretaris Directeur 2. Relatiemanager 3. Architect 4. Informatiebeveiliging 5. Project/Releasemanager 6. Servicemanager 7. Business analist 8. Strategische inkoop 9. PIOFACH

Opdracht

3 2

ICT-vraag opdrachtgeverschap

7

8

ICT-aanbod

Regieorganisatie SLA

SLA

6 Continuïteit

Functionaliteiten

Applicaties

Technologie

Figuur 2: HWH 2.0 als Regieorganisatie

Op basis van het vastgestelde collectief programmatakenpakket voor HWH 2.0 (inclusief de collectieve diensten) is middels Gartner markcijfers voor regieorganisaties een bandbreedte vastgesteld voor het aantal FTE noodzakelijk voor HWH 2.0. Hierbij is rekening gehouden met de specifieke kenmerken van de context waarbinnen HWH 2.0 opereert. De programmataken voor de Geodata Diensten en IHW zijn hierbij buiten beschouwing gebleven (inclusief bijbehorende FTEs), met dien verstande dat het de aanname is dat de activiteiten die horen bij

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina iv

een bepaalde sleutelrol (bijvoorbeeld het uitvoeren van PIOFACH activiteiten) ook ten behoeve van Geodata Diensten en IHW worden uitgevoerd. De totale bandbreedte voor het aantal FTE voor HWH 2.0 bedraagt tussen de 23 en 25 FTE verdeeld over de genoemde negen sleutelrollen van een regieorganisatie inclusief de FTEbandbreedte voor de adviesdiensten, en het huidige aantal FTE voor Geodata Diensten en IHW (zie Tabel 2).

Sleutelrol

FTE-bandbreedte (min – max)

1. Secretaris Directeur

0.6 – 0.8

2. Relatiemanager

0.6 – 0.8

3. Architect

0.5 – 0.7

4. Informatiebeveiliging

0.6 – 0.8

5. Project/Releasemanager

0.7 – 1.0

6. Servicemanager

1.2 – 1.4

7. Business analist

0.9 – 1.2

8. Strategische Inkoop

1.2 – 1.4

9. PIOFACH

4.0 – 4.2

Collectieve adviesdienst

2.4 – 4.2

Geodata Diensten

3.0 (ongewijzigd overgenomen)

IHW

7.0 (ongewijzigd overgenomen)

Totaal (afgerond)

23.0 – 25.0

Tabel 2 : Overzicht aantal FTE HWH 2.0

‘Landingsplaatsen’ voor de facultatieve programmataken Voor alle facultatieve programmataken is een ‗landingsplaats‘ bepaald die het ‗eigenaarschap‘ van deze programmataak verkrijgt en daarmee verantwoordelijk wordt voor het (laten) uitvoeren van alle bijbehorende werkzaamheden. Voor een succesvolle transitie dient een ‗landingsplaats‘ daarom niet alleen te voldoen aan specifieke juridisch/bestuurlijke randvoorwaarden, maar ook over de juiste competenties en capaciteit te beschikken om alle relevante werkzaamheden die bij een facultatieve programmataak horen adequaat en succesvol uit te (laten) voeren.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina v

Op basis van een set ‗toewijzingscriteria‘1 is vastgesteld welke ‗landingsplaats‘ a priori het meest geëigend is om een bepaalde facultatieve programmataak te laten landen. Hierbij dient te worden opgetekend dat het in het tijdsbestek van dit onderzoek niet mogelijk was om per programmataak voor alle mogelijke ‗landingsplaatsen‘ in evenveel detail te bepalen in hoeverre deze voldoen aan de gehanteerde set van toewijzingscriteria. Dientengevolge zal vooraf aan het daadwerkelijk toewijzen van een facultatieve programmataak aan een ‗landingsplaats‘ in veel gevallen een diepgaandere analyse noodzakelijk zijn. De resultaten van de analyse zijn opgenomen in Tabel 3:

Nr.

Meest geëigende ‘landingsplaats’2

Facultatieve programmataak

7

Centrale Datalaag

N.n.t.b.

8

Saw@ VenH

Rijkswaterstaat

9

Gestandaardiseerde datamodellen

Eén individueel waterschap

14

GVOP

Unie van Waterschappen

15

Mijn Overheid

Unie van Waterschappen

18

WION Portaal

Alle individuele waterschappen

19

DAM

N.n.t.b.

20

DDSC

Marktpartij (Stichting IJkdijk)

21

Nieuwe verzoeken (STOWA)

N.n.t.b.

22

VSS

N.n.t.b.

23

WSS

N.n.t.b.

24

Nieuw CMS

Eén individueel waterschap

25

Satdata

Eén individueel waterschap

26

eHRM

Eén individueel waterschap

27

IRIS

-

28

Digitale Aangifte Bedrijven

N.n.t.b.

29

E-formulieren

Alle individuele waterschappen

30

NDFF

Alle individuele waterschappen

31

Watertoets

Eén individueel waterschap

32

Z-info

Eén individueel waterschap

33

Digispectie

Rijkswaterstaat

Tabel 3: Meest geëigende ‘landingsplaats’ per programmataak

1

Criteria waren o.a. kennis, capaciteit, huidige rol bij de taak, ambitie, bereidheid en continuïteitsgarantie.

2

In het geval de landingsplaats de Unie van Waterschappen betreft, gelden mogelijk speficieke juridisch/bestuurlijke randvoorwaarden. Zie voor een uitwerking hier van Appendix C.0 ―Juridische Aspecten.‖

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina vi

Transitiepad naar HWH 2.0 Om op systematische wijze de beoogde veranderingen door te voeren en daarin succesvol te zijn dient een transitieprogramma (bestuurd door een transitiemanager) te worden opgestart, gepland en uitgevoerd. Hierbij dienen twee projecten (bestuurd door projectleiders) met concrete (deel)doelstellingen gedefinieerd te worden waarmee in beheersbare overzichtelijke stappen naar de beoogde doelstellingen toe wordt gewerkt. De rol van transitiemanager dient te worden belegd bij de beoogde directeur van de te vormen regieorganisatie. De transitiemanager rapporteert aan het DB als gemandateerd opdrachtgever namens het AB. De onderliggende projecten worden bestuurd door twee projectleiders, die beide rapporteren aan de transitiemanager. Doelstelling van het eerste project ‗Overdracht programmataken‘ is het daadwerkelijk en zo effectief en efficiënt mogelijk overdragen van alle facultatieve programmataken van HWH naar de aangewezen ‗landingsplaats‘. Onder de aanname dat elk transitiemoment wordt gebaseerd op het ‗natuurlijke overdrachtsmoment‘ is de gehele overdracht van facultatieve programmataken eind 2017 afgerond (de bulk wordt in 2014/2015 overgedragen, de laatste vier in 2017). Een mogelijkheid is om de doorlooptijd van de transitie te bekorten is om de einddatum van die contracten die op een relatief late datum eindigen, vooraf in overleg tussen de aangewezen ‗landingsplaats‘ en leverancier gunstig te beïnvloeden. Doelstelling van het tweede project ‗Inrichten HWH 2.0‘ is het vaststellen van het besturingsmodel en de bijbehorende processen, het eenduidig definiëren welke producten en diensten HWH 2.0 gaat leveren, het inrichten van het nieuwe functiehuis en het van 'werk naar werk' begeleiden. Voor de tijdslijnen van dit project is als uitgangspunt een startdatum van 1 juli 2014 gehanteerd. Om dit mogelijk te maken moeten alle onderliggende ontwerpen voor HWH 2.0 en inzicht in de consequenties ten aanzien van de afbouw van HWH gereed zijn. Gezien de verwachte inspanning en doorlooptijd van de noodzakelijke (deel)projecten, moet direct na besluitvorming in november 2013 over de voorgestelde toekomst van HWH 2.0 gestart worden met het uitvoeren van de in dit onderzoeksrapport aangegeven projectactiviteiten als onderdeel van het transitieprogramma. Dit leidt tot een indicatie doorlooptijd van 18 maanden (afhankelijk van de uiteindelijke transitiemomenten van facultatieve programmataken naar de ‗landingsplaatsen‘). De verwachte totaal benodigde inspanning voor het uitvoeren van het transitieprogramma is ingeschat op 7400 uur, zie onderstaande Tabel 4:

Uren

Transitieprogram ma HWH 2.0

Project ‘Overdracht facultatieve taken’

Project ‘Inrichten HWH 2.0’

Totaal

250

2100

5050

7400

Tabel 4: Overzicht verwachte inspanning voor de transitie

Gezien de inschatting van het aantal benodigde uren voor de gehele transitie, overstijgt dit mogelijk de intern beschikbare capaciteit van HWH en zal externe inhuur noodzakelijk zijn. Dit is mede afhankelijk van o.a. de uiteindelijke overdrachtsmomenten en de hieraan gerelateerde vrijkomende interne HWH capaciteit. De mate waarin externe capaciteit nodig is zal in voorliggende periode nader worden geconcretiseerd, alsmede het effect hiervan op het benodigde projectbudget. Bij de transitie van HWH naar HWH 2.0 en de daarmee gepaard gaande reorganisatie zijn desintegratiekosten gemoeid. Op basis van de gehanteerde uitgangspunten, waarbij de totale

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina vii

formatie wordt afgebouwd van 41 FTE1 naar gemiddeld 24 FTE, worden de desintegratiekosten geschat op, zie onderstaande Tabel 5:

Kosten

Personeel

Outplacement kosten

Afschrijving boekwaarde

Totale desintegratiekost en

€ 3150 k

€ 150 k

€ 100 k

€ 3400 k

Tabel 5: Inschatting desintegratiekosten

Besluitvorming Indien de beoogde transitie naar HWH 2.0 op basis van scenario 3 adequaat uitgevoerd wordt, zal dit in de voorliggende periode leiden tot een regieorganisatie waarvan de professionaliteit in een relatief kort tijdsbestek verder kan worden verhoogd, waarmee de dienstverlening aan de waterschappen efficiënter en effectiever kan worden uitgevoerd. Voor de waterschappen betekent dit niet alleen het gefaciliteerd worden door een verder geprofessionaliseerde regieorganisatie voor het ontzorgen bij collectieve programmataken en specifieke adviesverlening, maar tevens wordt met het effectueren van de transitie het collectieve financiële risico voor de waterschappen verlaagd en zal ook het structurele kostenniveau van HWH significant dalen. Voor definitieve besluitvorming dient echter tevens een aantal mogelijke ongewenste effecten, voortvloeiend uit de transitie, te worden meegewogen:  Verhoogde totaalkosten voor de waterschappen. Gartner verwacht op basis van vergelijkbare initiatieven dat dit zal leiden tot een structurele kostentoename van minimaal 10-15%  Verlies aan portfoliosamenhang door het niet meer voeren van centrale regie over het portfolio als geheel, verlies van overkoepelend inzicht in product- en marktontwikkeling in de watersector en het herhaaldelijk opnieuw moeten ‗uitvinden van het wiel‘.  Impact op de kwaliteit van de dienstverlening door HWH door onvoorziene en niet gewenste uitstroom van medewerkers met specifieke kennis of competenties.

1

Dit aantal is exclusief het aantal FTE gerelateerd aan IRIS waarvan al is besloten dit af te bouwen.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina viii

Inhoudsopgave Managementsamenvatting ............................................................................................ i Rapport ........................................................................................................................ 10 1.0 Inleiding ............................................................................................................... 11 1.1 1.2

Achtergrond ........................................................................................................... 11 Doel ....................................................................................................................... 12

1.3 1.4

Doelgroep .............................................................................................................. 12 Leeswijzer .............................................................................................................. 12

2.0 Huidige situatie HWH .......................................................................................... 14 2.1

Huidig programmatakenpakket HWH ..................................................................... 14

2.2

Noodzaak tot verandering ...................................................................................... 17

3.0 Takenpakket HWH 2.0 ......................................................................................... 19 3.1

Criteria: Collectief versus Facultatief ...................................................................... 19

3.2 3.3

Overzicht programmatakenpakket HWH 2.0........................................................... 20 Collectieve productgerelateerde taken ................................................................... 25

3.4

Facultatieve programmataken ................................................................................ 26

4.0 Opzet HWH 2.0 organisatie................................................................................. 28 4.1 Introductie .............................................................................................................. 28 4.2 Opzet regieorganisatie ............................................................................................... 29 4.2 4.3

Eigenaarschap versus opdrachtgeverschap ........................................................... 30 Besluitvorming DB .................................................................................................. 30

4.4

Rollen regieorganisatie........................................................................................... 32

5.0 Overdracht taken ................................................................................................. 35 5.1

Eisen en verantwoordelijkheden van een ‗landingsplaats‘ ...................................... 35

5.2

Toewijzing taken aan een ‗landingsplaats‘.............................................................. 38

5.3

Toewijzingscriteria .................................................................................................. 38

6.0 Transitiepad ......................................................................................................... 42 6.1

Transitieprogramma ‗HWH 2.0‘ .............................................................................. 42

6.2

Project ‗Overdracht programmataken‘ .................................................................... 43 Project ‗Inrichten HWH 2.0‘ .................................................................................... 46

6.3 6.4

Desintegratiekosten................................................................................................ 49

6.5

Effecten van transitie .............................................................................................. 50

Bijlagen ........................................................................................................................ 52 A.0 Bronnen ............................................................................................................... 53 A.1

Personen................................................................................................................ 53

A.2

Documenten ........................................................................................................... 54

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina ix

B.0 Beschrijving HWH programmataken ................................................................. 56 C.0 Juridische aspecten ............................................................................................ 62 D.0 Procesplaat HWH 2.0 .......................................................................................... 64

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 10

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 11

1.0 Inleiding 1.1

Achtergrond

In december 2005 is de Stichting Het Waterschapshuis (hierna: HWH) opgericht. Deze stichting kwam voort uit de in 2003 ontstane visie van de waterschappen om meer te gaan samenwerken op het gebied van inkoop en beheer van ICT-voorzieningen. Sinds 2010, met een daadwerkelijke effectueringdatum van 1 januari 2013, is HWH een gemeenschappelijk openbaar lichaam (Gemeenschappelijke Regeling, hierna: Gr). Het huidige programmatakenpakket van HWH kent 4 hoofdcategorieën:  Het verkennen van nieuwe mogelijkheden die worden uitgewerkt in business cases en uitvoeringstoetsen;  Het uitvoeren van projecten, bij voorkeur door gezamenlijk (waterschapsbreed) inkopen van producten, en eventueel door laten ontwikkelen waarbij de ontwikkelende partij ingekocht wordt;  Het beheer van producten en uitvoer van contractbeheer van branchelicenties;  Advies, zoals over informatiebeveiliging, architectuur, kenniscentrum, basisregistraties, etc. De afgelopen jaren is er sprake van een afnemend vertrouwen in HWH. Naar aanleiding hiervan is begin 2013 door een aangestelde Stuurgroep een advies opgesteld inzake de opties tot koerswijziging en inrichting van HWH. Naast het ‗vertrouwen‘-aspect is er door meerdere waterschappen aangegeven dat de kosten en risico‘s gerelateerd aan de dienstverlening door HWH als te hoog worden ervaren. Aan de behoefte tot het herijken van de positie en invulling van HWH speelt naast de hierboven genoemde redenen tevens in belangrijke mate mee dat de ICT-omgeving (in brede zin) vanuit het perspectief van de waterschappen sinds de oprichting van HWH in 2005 dermate aan veranderingen onderhevig is geweest, dat de plaats en de rol van HWH daarin herijkt en heroverwogen dient te worden. Door de Stuurgroep is, mede gebaseerd op de wensen van de waterschappen, een scenarioanalyse uitgevoerd op basis van vier scenario‘s. Deze vier scenario‘s waren: 1. Opheffen HWH; 2. HWH Collectief; 3. HWH Collectief + ICT-advies (HWH 2.0); 4. HWH 1.1. Op basis van de scenarioanalyse adviseert de Stuurgroep scenario 3. In de bestuursvergadering van 1 juli 2013 is gekozen om scenario 3 verder te analyseren. Binnen het voorliggende onderzoeksrapport worden de impact en consequenties van scenario 3 voor zowel HWH als voor de waterschappen inzichtelijk gemaakt.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

1.2

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 12

Doel

Hoofddoel van het voorliggende onderzoeksrapport is om de impact en consequenties van scenario 3 voor zowel HWH als voor de waterschappen nader uit te werken door het beantwoorden van de volgende vier onderzoeksvragen, waarbij de focus ligt op de ICTgerelateerde programmataken van HWH:  Uit welke collectieve ICT-gerelateerde programmataken bestaat het uiteindelijk programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3?  Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren en vormgegeven om het vastgestelde collectieve ICT-gerelateerde programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren?  Hoe groot is de verwachte inspanningsvereiste voor de transitie van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende ‗landingsplaats‘ is voor ieder van deze facultatieve programmataken?  Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2.0 eruit? Verwacht wordt dat door het Algemeen Bestuur (hierna: AB) op 11 november 2013 een uitspraak wordt gedaan ten aanzien van het collectief versus facultatief programmatakenpakket van HWH. Deze uitspraak zal richtinggevend zijn voor de verdere inrichting van HWH 2.0. Hierop volgend zal door het Dagelijks Bestuur (hierna: DB) een beslissing worden genomen over de reikwijdte van de reorganisatie, waarbij de verwachting is dat de reorganisatie zich beperkt tot de op basis van het AB besluit te wijzigen programmatakenpakket. Deze keuze van het DB ten aanzien van de reorganisatie zal in de voorliggende periode verder uitgewerkt worden en beslag krijgen in het daarop volgend op te stellen reorganisatieplan. Ten aanzien van het programmatakenpakket van HWH dient de volgende kanttekening te worden geplaatst; voor de programmataken gerelateerd aan Geodata Diensten (AHN, Beeldmateriaal) en IHW geldt dat deze in dit onderzoeksrapport, conform het advies van de Stuurgroep geclassificeerd zijn als collectief en ongewijzigde programmataken. Om de continuïteit en de kwaliteit van deze programmataken te waarborgen zal het werk met de huidige bezetting vanuit HWH worden voortgezet. Ten aanzien van de formatieplaatsen voor deze programmataken impliceert dit dat deze ongewijzigd worden overgezet naar HWH2.0.

1.3

Doelgroep

De doelgroep van dit onderzoeksrapport bestaat uit de leden van het DB en AB van HWH en de opdrachtgever van dit onderzoek, de secretarisdirecteur van HWH.

1.4

Leeswijzer

Dit rapport is als volgt opgebouwd:  Hoofdstuk 2 gaat in op het huidige programmatakenpakket van HWH;  Hoofdstuk 3 gaat in op het programmatakenpakket van HWH 2.0 op basis van de voor scenario 3 gehanteerde selectiecriteria en definities (Onderzoeksvraag 1);

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 13

 Hoofdstuk 4 beschouwt de benodigde inrichting en organisatie van HWH 2.0 (Onderzoeksvraag 2);  Hoofdstuk 5 behandelt de overdracht en inspanningsvereiste van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen (Onderzoeksvraag 3);  Hoofdstuk 6 beschrijft het transitiepad van HWH naar HWH 2.0 (Onderzoeksvraag 4).

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 14

2.0 Huidige situatie HWH Het ‗systeem‘ HWH bestaat uit een Gr, een programmareglement, programmabegroting en deelnameovereenkomsten voor de programma‘s en de programmataken die daar onder horen. Het AB bepaalt de richting door aan te geven welke taken HWH uitvoert en het DB zorgt voor de inrichting van de taken. Binnen de huidige Gr-regeling kent HWH de volgende taakstelling: 1. Het Waterschapshuis heeft tot taak als ondersteunende organisatie en aankoopcentrale te fungeren voor de waterschappen en zodoende een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de informatie- en bedrijfsprocessen ter bevordering van de kwaliteit en efficiëntie van de taakuitvoering door de waterschappen; 2. De onder het eerste lid bedoelde taak kan ook voor derden, niet-zijnde waterschappen die deelnemen aan de regeling, worden uitgevoerd met dien verstande dat het Waterschapshuis het merendeel van zijn werkzaamheden uitsluitend ten behoeve van de waterschappen verricht.

2.1

Huidig programmatakenpakket HWH

Naast de bestuurlijk-organisatorische taken en niet-ICT gerelateerde taken (waaronder de kassiersfunctie, vergadercentrum en Diwanet), voert HWH een omvangrijk takenpakket van ICT gerelateerde werkzaamheden uit in opdracht van de waterschappen. Op dit moment ziet het programmatakenpakket van HWH er als volgt uit:  Diensten Data;  Bedrijfsfuncties;  Diensten Basis;  Diensten Externe Dienstverlening;  IHW;  Architectuur en Standaarden;  Faciliterende diensten;  Geldstroom Derden (ook wel kassiersfunctie);  Bestuur en Organisatie. De ICT-gerelateerde werkzaamheden binnen het totale programmatakenpakket zijn onder te verdelen in de volgende vier hoofdcategorieën:  Opstellen (start) business cases;  Projectmanagement / Inkoop;  Beheer van informatievoorzieningen en dataleveringen;  Adviesverlening.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 15

Opstellen business case Onder het opstellen van een business case wordt verstaan; het opstellen van een rapport ter (zakelijke) afweging om een project binnen de geschetste business kaders te starten. Het gaat hierbij om projecten waarbij producten projectmatig door HWH ingekocht worden, of producten die al ontwikkeld zijn door andere partijen (bijv. STOWA, de Unie of Stichting IJkdijk) en waarvoor een business case opgesteld wordt ten behoeve van de besluitvorming over een eventuele in beheername door HWH. De opdrachtgever voor het opstellen van de business case is de Programmaraad. Een business case binnen de context van HWH doorloopt een uitgebreid besluitvormingsproces; de business case dient ter besluitvorming aan verschillende gremia te worden voorgelegd, variërend van I-platform tot Programmaraad en bestuur. Vanuit HWH wordt het gehele traject tot aan de besluitvorming uitgevoerd en ondersteund. De door HWH uitgevoerde werkzaamheden bestaan daarin uit: het opstellen van de start business case (projectmandaat) en bij positief besluit de ‗volwaardige‘ business case, toetsing aan de architectuurkaders en informatiebeveiligingsrichtlijnen, het afstemmen met de waterschappen en het coördineren en begeleiding van de totstandkoming van de business case doelstelling(en) door middel van het uitvoeren van een project.

Projectmanagement / Inkoop Na een positieve besluitvorming over een business case (op basis van het advies vanuit de Programmaraad en uiteindelijke besluit door het DB van HWH) zal er door HWH een project worden gestart, waarbij de volgende activiteiten door HWH worden uitgevoerd:  De inrichting en bemensing van de projectorganisatie;  Het opstellen van een project initiatie document (PID) en projectplan;  Het uitvoeren van het aanbestedingstraject (opstellen bestek, gunning en contractonderhandeling);  Ondersteuning bieden bij de implementatie door de waterschappen.

Beheer Beheer betreft hier het beheer van informatievoorzieningen (ICT-producten) en dataleveringen. Dit beheer kan worden gesplitst in een drietal verschillende onderdelen:  Business Informatie Management (hierna: BIM) – waarbij BIM bestaat uit de volgende subonderdelen:  Vraagsturing – Het bundelen van alle eisen en wensen vanuit de waterschappen op basis waarvan vervolgens een ICT-oplossing verworven kan worden;  Levering – Het verwerven / contracteren van een ICT-oplossing (of branchelicenties) ten behoeve van de waterschappen en het managen van bestaande contracten inclusief het bewaken van de afgestemde te leveren dienstverlening;  Functioneel beheer – Het aan de veranderende eisen van de waterschappen aanpassen van de ICT-oplossing;  Gebruikersbeheer – Het leveren van ondersteuning (en indien nodig ook training) aan (eind)gebruikers binnen de waterschappen.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 16

 Applicatiemanagement (hierna: AM) – Hieronder wordt verstaan het in standhouden van de gebruikte applicaties en noodzakelijke gegevensverzamelingen. AM houdt zich primair bezig met de creatie, beheer en het wijzigen van applicaties naar aanleiding van geconstateerde fouten of veranderende technische of functionele eisen.  Infrastructuurmanagement (hierna: IM) – Hieronder wordt verstaan het in standhouden, beheren en onderhoud van de ICT-infrastructuur (onder andere wordt hiermee bedoeld het ICT-netwerk, computers incl. besturingsprogramma‘s) en overige randapparatuur. HWH richt zich ten aanzien van Beheer vooral op het onderdeel BIM. De aan AM en IM gerelateerde activiteiten zijn ondergebracht bij externe leveranciers 6. Dit betekent dat HWH ten aanzien van Beheer primair de volgende activiteiten uitvoert:  Een eenduidige vraagsturing, oftewel het managen van de vraag. De belangrijkste activiteiten bestaan hierbij uit het helder definiëren van de vraag vanuit de waterschappen en dit omzetten naar duidelijke specificaties en het zorgen dat vervolgens besluitvorming en afstemming met de waterschappen hierover verkregen wordt;  Een efficiënte en effectieve levering, ook wel aangeduid met de term contractmanagement. Contractmanagement bestaat zowel uit een verwervingstaak (het realiseren van het contract) als een beheerstaak (het daadwerkelijk beheren van het contract). De (uit aanbestedingen voortvloeiende) contracten zijn in beheer van HWH. HWH voert op deze contracten de centrale regierol uit met als doel het naleven van het contract en het (laten) uitvoeren van de gemaakte afspraken en wensen van de waterschappen. Het vervaardigen van verantwoordingsrapportages aan de waterschappen maakt hier ook onderdeel van uit en vormt het formele terugkoppelingsmoment aan de waterschappen over de beheerde contracten;  Een adequaat functioneel beheer, oftewel het ervoor zorgen dat de informatievoorziening optimaal blijft voldoen aan de vraag vanuit de waterschappen. Hieronder vallen activiteiten als het kanaliseren van de (veranderende) wensen vanuit de waterschappen (wijzigingenbeheer), het verkrijgen van besluitvorming over de verzochte wijzigingen, coördinatie en goedkeuring van (gebruikers)testen, aanpassen van (gebruikers)documentatie, realiseren van afgestemde releases en releaseplanning met leveranciers en (coördinatie van) implementatie van de gewijzigde applicaties;  Continue gebruikersondersteuning, oftewel er voor zorgen dat de (eind)gebruiker de bestaande informatievoorziening optimaal kan blijven gebruiken. Hieronder valt onder andere het instrueren van de (eind)gebruiker, (in)regelen van autorisaties, instellen workflow, inregelen standaarden en stamtabellen, zorgen voor gezamenlijke besluitvorming over de inhoud van deze standaarden en stamtabellen en het operationeel bijsturen van ICT-leveranciers als de (eind)gebruiker daarom vraagt.

6

HWH voert in deze context wel de regie over de uitbestede AM en IM taken. De afspraken met leveranciers zijn vastgelegd in een DAP (Dossier Afspraken en Procedures) op basis waarvan door HWH controle, rapportage aan de waterschappen en sturing richting de leverancier plaatsvindt.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 17

Adviesverlening Het Waterschapshuis is verantwoordelijk voor het leveren van specifieke adviesdiensten aan de waterschappen en voert momenteel een aantal adviestaken uit, onder andere op het gebied van architectuur & standaarden, informatiebeveiliging (bijdragen aan de ontwikkeling van een sectorale visie, beleid en baseline informatiebeveiliging in opdracht van de Unie van Waterschappen), gegevenshuishouding, GEO-informatie, basisregistraties, E-overheid, Diwanet en contractmanagement (inkoop en beheer). Naast het verlenen van advies (in enge zin), draagt adviesverlening (in brede zin) er toe bij dat sectorbrede gegevensuitwisseling en kennisdeling kan plaatsvinden en zo wordt bijgedragen aan het delen van ‗good practices‘ en ‗lessons learned‘ tussen de waterschappen en daar waar nodig wordt aangevuld met marktobservaties en expertise vanuit HWH.

2.2

Noodzaak tot verandering

Aan de behoefte tot het herijken van de positie en invulling van HWH speelt zoals al eerder vastgesteld in belangrijke mate mee dat de ICT-omgeving (in brede zin) sinds de oprichting van HWH in 2005 dusdanig aan veranderingen onderhevig is geweest, dat de plaats en de rol van HWH daarin herijkt en heroverwogen dient te worden. In de loop van de afgelopen jaren is er echter ook sprake van een afnemend draagvlak voor en vertrouwen in HWH. Naast het ‗vertrouwen‘-aspect zijn er door de meerdere waterschappen nog twee andere reden genoemd die hebben geleid tot het opstellen van het eerder genoemde advies. Het betreft hier kosten en risico‘s die beide als te hoog worden ervaren. Voornamelijk het risico-aspect geldt hier als het meest doorslaggevend: de waterschappen zijn zowel gezamenlijk als individueel risicodragend voor de programmataken, en de daarmee gepaard gaande financiering, die door HWH worden uitgevoerd. De waterschappen wensen in de toekomst geen grote financiële risico‘s meer te lopen als gevolg van het uit de hand lopen van projectkosten of het te maken krijgen met hogere dan begrootte beheerkosten van specifieke ICT oplossingen. Een deel van de waterschappen heeft de wens geuit regionale samenwerking en afstemming, met andere waterschappen en ook met andere partijen te verkiezen boven de landelijke samenwerking voor het realiseren van procesharmonisatie als het de facto streven. Door de waterschappen is daarnaast duidelijk aangegeven, dat de behoefte aan een periodieke sectorbrede afstemming blijft bestaan. De herijking van HWH volgend uit de keuze voor scenario 3 betekent een reductie van het huidige programmatakenpakket. Het herziene programmatakenpakket dient zich hierbij specifiek te richten op de efficiënte en transparante uitvoering van de collectieve programmataken (a priori gedefinieerd als ‗taken met een verplichtend karakter voor alle waterschappen’) op het gebied van ICT- en GEO-informatie, terwijl de waterschappen zelf ‗eigenaarschap‘ krijgen over en verantwoordelijk worden voor de uitvoering van de facultatieve programmataken (a priori gedefinieerd als ‗taken waarbij waterschappen voor zich of in een samenwerkingsvorm met meerdere waterschappen vrij kunnen kiezen om er wel of niet aan deel te nemen’). Ten aanzien van de facultatieve programmataken betekent dit conform het advies van de Stuurgroep dat voor ieder van de over te dragen programmataken één waterschap of één groep van waterschappen aangewezen moet worden als "eigenaar". Na het beleggen van het ‗eigenaarschap‘ van de facultatieve programmataken is het waterschap dat ‗eigenaar‘ is geworden tevens verantwoordelijk voor de benodigde uitvoering van de programmataak. Hiertoe dient de ‗eigenaar‘ een uitvoerende partij te selecteren. Na de

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 18

selectie van de uitvoerende partij en contractuele vastlegging wordt het waterschap hiermee contracthouder met deze partij(en) en zal het waterschap daarmee ook invulling moeten geven aan de vraagsturing en bijbehorend contractmanagement. Daarnaast is er door de Stuurgroep bij de waterschappen de behoefte aan een adviesfunctie vanuit HWH 2.0 geïdentificeerd. Deze adviesdiensten kunnen zowel een collectief als een facultatief karakter hebben. Een collectieve adviesdienst betreft het leveren van advies vanuit HWH 2.0 (bijvoorbeeld specifieke richtlijnen) waar alle waterschappen zich verplicht aan dienen te conformeren. Dit geldt voor de collectieve diensten ‗architectuur‘ en ‗informatiebeveiliging‘. Een facultatieve adviesdienst betreft het leveren van advies ten behoeve van ondersteuning bij het uitvoeren van facultatieve programmataken of onderdelen daarvan binnen de life cycle (bijvoorbeeld het leveren van specifieke adviezen of directe ondersteuning in de vorm van HWH-inhuur door de waterschappen inzake aankoopprocessen of opstellen van de business case) indien dit gewenst wordt door een of meerdere waterschappen zonder dat hierbij sprake is van een verplichtend karakter. Collectieve programmataken worden collectief gefinancierd. De geplande adviesfunctie is relatief beperkt van omvang en wordt ook collectief voorgefinancierd. Waterschappen die gebruik maken van de adviesfunctie betalen een vergoeding voor het gebruik. Binnen de huidige Gr-regeling betekent dit dat de waterschappen alleen nog financieel risico dragen voor de collectief gefinancierde programmataken en een mogelijk leeglooprisico van de adviesfunctie. Het risico inzake facultatieve programmataken wordt goed beheerst door het gebruik van deelnameovereenkomsten, waarbij niet deelnemende waterschappen worden gevrijwaard van eventuele financiële risico‘s.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 19

3.0 Takenpakket HWH 2.0 Voor het vaststellen van de benodigde inrichting en optimale organisatie van HWH 2.0 dient allereerst het herziene programmatakenpakket te worden vastgesteld, aangevuld met de ingeschatte omvang van de collectieve adviestaak. In dit hoofdstuk wordt het programmatakenpakket voor zowel de collectieve programmataken als de collectieve adviestaak uitgewerkt op basis van beschikbare documentatie en uitkomsten van en discussies gevoerd tijdens verscheidene werksessies. Het betreft hierbij niet alleen de programmataken gerelateerd aan producten die op dit moment in beheer zijn, maar tevens de producten die zich in de business case of projectfase bevinden. De door het DB genoemde toewijzigingscriteria zijn gehanteerd in de vaststelling van het herziene programmatakenpakket en de kwalificatie van de afzonderlijke programmataken. Uitgangspunt voor het vaststellen van het programmatakenpakket is dat de huidige programmataken niet worden afgebouwd of gestopt, maar dat gezocht wordt naar overdracht van de betreffende programmataak op een ‗natuurlijk transitiemoment‘ naar een nader te bepalen ‗landingsplaats‘. Een uitzondering hierop vormt de programmataak IRIS, het Vergadercentrum en de kassiersfunctie. Voor IRIS geldt dat reeds in een eerder stadium is besloten het eigenaarschap te beleggen bij de individuele waterschappen. Voor het Vergadercentrum en de kassiersfunctie is inmiddels besloten dat het eigenaarschap bij de Unie van Waterschappen wordt belegd.

3.1

Criteria: Collectief versus Facultatief

Voor het vaststellen of een programmataak collectief is, zijn a priori de in Figuur 3 opgestelde criteria geformuleerd en gepresenteerd, inclusief een aantal mogelijke combinaties van deze criteria.

Collectief/facultatief Collectief: 1. Wettelijk verplicht 2. Bestuurlijke afspraak (UvW verzoekt om…) 3. Als alle Gr-leden het wensen 4. Als er een collectief imago speelt 5. Bedrijfseconomische invalshoek 6. Meerderheid • • • •

4+5= ondersteunend/kader bij 2 en 3 1+3 2+3 3

Figuur 3: Overzicht van mogelijke taak criteria

Tijdens het DB-overleg van 8 juli 2013 zijn vervolgens de in Tabel 6: Gehanteerde taakcriteria voor bepaling collectieve of facultatieve programmataken opgenomen taakcriteria formeel

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 20

bekrachtigd en door HWH gehanteerd tijdens de verschillende werksessies voorafgaand aan de totstandkoming van dit onderzoeksrapport.

Nr.

Taakcriteria

1

Een taak is wettelijk verplicht voor een waterschap én alle waterschappen wensen dat deze taak wordt uitgevoerd.

2

Voor een taak zijn bestuurlijke afspraken overeengekomen én alle waterschappen wensen dat deze taak wordt uitgevoerd.

3

Alle waterschappen wensen dat een taak wordt uitgevoerd.

Tabel 6: Gehanteerde taakcriteria voor bepaling collectieve of facultatieve programmataken

Hierbij dient te worden opgemerkt dat toepassing van de gestelde taakcriteria niet volledig in lijn is met wat Gartner normaliter in de markt ziet. Middels de taakcriteria van Tabel 6 wordt namelijk uitgesloten dat taken, ook wanneer deze door een grote meerderheid van de deelnemende partijen gewenst wordt, niet bij de centrale organisatie HWH worden belegd. Dit betekent dat het niet mogelijk is de potentiële kostenvoordelen, die inherent zijn aan centralisatie en over het algemeen als de belangrijkste driver tot centralisatie wordt beschouwd, te maximaliseren.

3.2

Overzicht programmatakenpakket HWH 2.0

De opdeling van het huidige HWH takenpakket naar collectieve en facultatieve programmataken heeft als gevolg dat de verantwoordelijkheid over de facultatieve programmataken verschuift van HWH naar ‗andere partijen‘. In dit onderzoeksrapport wordt de ‗andere partij’ of ‗andere partijen’ aangeduid met ‘landingsplaats’7. In Figuur 4 wordt het onderscheid tussen collectieve en facultatieve programmataken weergegeven.

Relatiemanagement

Collectieve Diensten

Start Business case

Business case

Project Inkoop

Beheer*

Collectieve Programma taken

Start Business case

Business case

Project Inkoop

Beheer*

Facultatieve Programma taken

Business case

Project Inkoop

Beheer*

Sector specifieke architectuur Informatie beveiliging advies

Adviesdiensten

= HWH levert ondersteuning bij deze taak. HWH is geen taak-eigenaar

Figuur 4: Overzicht opdeling collectieve en facultatieve programmataken

7

Hoofdstuk 5 gaat nader in op de definitie van de ‗landingsplaats‘.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

HWH 2.0 Landingsplaats

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 21

De collectieve programmataken behorend tot het takenpakket van HWH 2.0, inclusief het ‗eigenaarschap‘ van de programmataken zijn in bovenstaande Figuur 4 aangeduid met de kleur donkerblauw. Hiertoe worden gerekend:  Collectieve programmataken;  Collectieve diensten;  Adviesdiensten (op verzoekbasis). De facultatieve taken, niet behorend tot het programmatakenpakket van HWH 2.0, maar toegewezen aan de ‗landingsplaats‘ zijn in Figuur 4 aangegeven met de kleur lichtblauw. Hiertoe worden gerekend:  Facultatieve programmataken. N.B. In Figuur 1 is tevens relatiemanagement opgenomen. Het betreft hier activiteiten die zich vooral concentreren op het identificeren en bundelen van de vraag vanuit de waterschappen naar specifieke informatievoorzieningen. Relatiemanagement vormt een activiteit die zich in de toekomstige situatie zowel tot het programmatakenpakket van HWH 2.0 als tot die van de ‗landingsplaats‘ gerekend kan worden aangezien relatiemanagement voor zowel collectieve als facultatieve programmataken uitgevoerd dient te worden.

Collectieve programmataak Voor alle programmataken die als ‗collectief‘ geclassificeerd zijn, is HWH 2.0 verantwoordelijk. HWH 2.0 is de ‗eigenaar‘ van de collectieve programmataak en tevens verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van alle hierbij behorende werkzaamheden. Afhankelijk van de levensfase van de collectieve programmataak zijn de volgende werkzaamheden te onderkennen:  Opstellen van de start business case;  Opstellen van de business case;  Projectmanagement / Inkoop;  Beheer (BIM, AM en IM). Deze werkzaamheden in de hierboven genoemde vier fasen worden door HWH 2.0 over alle levensfasen van een collectieve programmataak voor alle waterschappen uitgevoerd. De uitvoering vindt plaats op opdrachtverzoek vanuit de ledenvergadering, door een directeur met volmacht van eigen bestuur namens een waterschap, of door een collectief van directeuren (opdrachtgeverscollectief) met volmacht van een eigen bestuur namens een waterschap.

Collectieve diensten HWH 2.0 levert de volgende twee collectieve diensten aan de waterschappen:  Sector specifiek advies over architectuur, standaarden en beleid – deze adviserende dienstverlening draagt bij aan het borgen van de samenhang in de informatievoorziening van de waterschappen (producten en diensten) door het opstellen van specifieke kaders

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 22

en het richting geven aan de ontwikkeling van de informatievoorziening op basis van de interne bedrijfsbehoeften en externe politieke, bestuurlijke, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen;  Advies over informatiebeveiliging – deze adviserende dienstverlening draagt bij aan de ontwikkeling van een sectorale visie, beleid en baseline informatiebeveiliging van en voor de waterschappen.

Adviesdiensten (op verzoekbasis) HWH 2.0 levert een viertal Adviesdiensten (in de vorm van specifieke expertise, ondersteuning of volledige ontzorging binnen een van de onderstaande activiteiten) op verzoekbasis aan de waterschappen:  Ondersteuning bij het opstellen van een start business case;  Ondersteuning bij het opstellen van business case;  Ondersteuning bij Projectmanagement / Inkoop activiteiten;  Ondersteuning bij Beheer (BIM) activiteiten8. Het gaat hierbij specifiek om het verlenen van ondersteuning bij het uitvoeren van de werkzaamheden behorende bij de facultatieve programma taken waarvan het ‗eigenaarschap‘ is overgegaan naar een ‗landingsplaats‘. Het verzoek tot ondersteuning en de formele opdrachtverlening aan HWH 2.0 komt van individuele of groepen van waterschappen, of eventueel een ‗derde‘ partij. De ondersteuning vanuit HWH 2.0 richt zich binnen de kaders van de genoemde vier adviesdiensten op de gehele levenscyclus van een product; AM en IMgerelateerde activiteiten en de daarmee gepaard gaande uitvoering valt niet binnen de scope van de adviesdiensten van HWH 2.0. Conform het adviesrapport Stuurgroep HWH 2.0 wordt er in voorliggend onderzoeksrapport vanuit gegaan dat de niet-ICT gerelateerde taken (kassiersfunctie, vergadercentrum en Diwanet) onderdeel uitmaken van de facultatieve programmataken en zullen worden overgedragen. In dit rapport wordt zodoende niet inhoudelijk ingegaan op deze taken. Ze vormen onderwerp van gesprek met het bestuur van de Unie van Waterschappen.

Facultatieve programmataken Voor alle programmataken die als facultatief zijn geclassificeerd geldt als uitgangspunt dat een ‗landingsplaats‘ aangewezen is voordat tot overdracht kan worden overgegaan. De desbetreffende ‗landingsplaats‘ is ‗eigenaar‘ van de programmataak en verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van alle hierbij behorende werkzaamheden. Afhankelijk van de levensfase betekent dit:

8

Het betreft hier o.a. advies op het gebied van aanschaf en exploitatie van ICT-middelen en advies bij (Europese) aanbestedingen. Opgemerkt dient te worden dat HWH 2.0 geen ondersteuning bij AM en IM activiteiten levert.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 23

 Opstellen van start business case;  Opstellen van business case;  Projectmanagement / Inkoop;  Beheer (BIM, AM en IM). In Figuur 1 ‗Overzicht opdeling collectieve en facultatieve programmataken‘ is tevens het proces weergegeven hoe te komen tot uiteindelijk een collectief dan wel facultatief ICT-product dat voorziet in de behoefte van één, meerdere of alle waterschappen. Dit proces bestaat uit de volgende vier processtappen (ook wel de verschillende levensfases van een product genoemd):  Start business case: Een nieuw initiatief start normaliter met een start business case. In deze start business case wordt binnen een korte periode onderzocht of een product afdoende toegevoegde waarde kan bieden aan één, meerdere, of alle waterschappen.  Indien in deze fase alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een collectief product, en wordt de start business case fase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van HWH 2.0 middels een verzoek van een opdrachtgevercollectief of ledenvergadering. HWH 2.0 zal hierbij ook de toetsing aan de architectuur- en ICT- beveiligingsrichtlijnen uitvoeren;  Indien in deze fase niet alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een facultatief product, en wordt de start business case fase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van één van de waterschappen (het desbetreffende waterschap is hiermee dan ook de ‗landingsplaats‘ voor dit product in deze fase). De ‗landingsplaats‘ is verantwoordelijk voor de toetsing aan de architectuur- en ICTbeveiligingsrichtlijnen zoals opgesteld en vastgelegd door HWH 2.0. De ‗landingsplaats‘ kan in deze fase een verzoek doen aan HWH 2.0 om ondersteuning te verlenen bij het uitvoeren van deze fase, of ondersteuning te verzoeken voor het uitvoeren van de toetsing aan de architectuur- en ICT-beveiligingsrichtlijnen;  Na afronding van de start business case fase wordt opnieuw vastgesteld of er sprake is van een collectief dan wel facultatief product. Dit omdat waterschappen na afronding van de start business case fase kunnen besluiten om uit het initiatief te stappen of juist wensen deel te nemen aan het initiatief.  Business case: Indien de start business case voldoende basis vormt om door te gaan met het initiatief, volgt de business case fase. Hierin wordt een gedetailleerd rapport opgesteld ter zakelijke afweging om een project binnen de geschetste business kaders vastgelegd in de business case te kunnen starten.  Indien in deze fase alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een collectief product, en wordt de business case fase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van HWH 2.0 middels een verzoek van een opdrachtgeverscollectief of ledenvergadering. HWH 2.0 zal hierbij ook de toetsing aan de architectuur- en ICT beveiligingsrichtlijnen uitvoeren;  Indien in deze fase niet alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een facultatief product, en wordt de business case fase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van één van de waterschappen (het desbetreffende waterschap is hiermee dan ook de ‗landingsplaats‘ voor dit product in deze fase). De ‗landingsplaats‘ zal hierbij ook de toetsing aan de architectuur- en ICT beveiligingsrichtlijnen uitvoeren. De ‗landingsplaats‘ kan in deze fase een verzoek

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 24

doen aan HWH 2.0 om ondersteuning te verlenen bij het uitvoeren van deze fase, of ondersteuning te verzoeken voor het uitvoeren van de toetsing aan de architectuuren ICT-beveiligingsrichtlijnen;  Na afronding van de business case fase wordt definitief vastgesteld of er sprake is van een collectief product, dan wel facultatief product. Dit omdat na afronding van de business case fase alsnog de mogelijkheid tot deelname of het afzien van deelname aan het initiatief bestaat.  Project: Indien de definitieve business case voldoende basis vormt om door te gaan met het initiatief, volgt de projectfase. In deze fase wordt de projectorganisatie ingericht, een projectplan opgesteld en het vervolgens het aanbestedingstraject (opstellen bestek, gunning) en de implementatie uitgevoerd.  Indien in deze fase alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een collectief product, en wordt de projectfase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van HWH 2.0 middels een verzoek van de Ledenvergadering. HWH 2.0 zal hierbij ook de toetsing aan de architectuur- en ICT-beveiligingsrichtlijnen uitvoeren. Alle waterschappen committeren zich op voorhand aan het project door middel van het ondertekenen van een deelname-overeenkomst.  Indien in deze fase niet alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een facultatief product, en wordt de projectfase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van één van de waterschappen (het desbetreffende waterschap is hiermee dan ook de ‗landingsplaats‘ voor dit product in deze fase). De ‗landingsplaats‘ zal hierbij ook de toetsing aan de architectuur- en ICTbeveiligingsrichtlijnen uitvoeren. De ‗landingsplaats‘ kan in deze fase een verzoek doen aan HWH 2.0 om ondersteuning te verlenen bij het uitvoeren van deze fase, of ondersteuning te verzoeken voor het uitvoeren van de toetsing aan de architectuuren ICT-beveiligingsrichtlijnen.  Beheer: Na succesvolle afsluiting van de projectfase volgt de beheerfase waarin het opgeleverde product in beheer wordt genomen. Dat wil zeggen dat alle relevante beheeractiviteiten (BIM, AM en IM) worden uitgevoerd en eigenaarschap belegd is.  Indien in deze fase alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een collectief product, en wordt de beheerfase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van HWH 2.0 middels een verzoek van een opdrachtgeverscollectief of ledenvergadering. HWH 2.0 richt zich hierbij specifiek op de uitvoering van de BIM activiteiten en de AM en IM gerelateerde beheeractiviteiten worden in opdracht van HWH 2.0 uitgevoerd door een nader bepaalde externe leverancier. HWH 2.0 zal hierbij ook continue toetsing aan de architectuur- en ICTbeveiligingsrichtlijnen uitvoeren;  Indien in deze fase niet alle waterschappen betrokken zijn, betreft het op dat moment een facultatief product, en wordt de beheerfase uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van één van de waterschappen (het desbetreffende waterschap is hiermee dan ook de ‗landingsplaats‘ voor dit product in deze fase). Dit betekent dat betreffende ‗landingsplaats‘ er voor dient te zorgen dat de BIM activiteiten worden uitgevoerd en dat de AM en IM gerelateerde beheer activiteiten in opdracht van de ‗landingsplaats‘ worden uitgevoerd. De ‗landingsplaats‘ zal hierbij ook continue toetsing aan de architectuur- en ICT-beveiligingsrichtlijnen uitvoeren. De ‗landingsplaats‘ kan in deze fase een verzoek doen aan HWH 2.0 om ondersteuning te verlenen bij het uitvoeren van de beheerfase, of ondersteuning te verzoeken voor

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 25

het uitvoeren van de toetsing aan de architectuur- en ICT-beveiligingsrichtlijnen of eventueel verzoeken tot ondersteuning bij het contracteren van de AM en IM gerelateerde werkzaamheden.

3.3

Collectieve productgerelateerde taken

Op basis van de in Tabel 1 opgenomen taakcriteria (zie paragraaf 3.1) is voor alle programmataken in het huidige programmatakenpakket9 van HWH vastgesteld of deze kunnen worden bestempeld als collectief. Het overzicht hiervan is opgenomen in onderstaande Tabel 2: ‗Overzicht collectieve programmataken‘. Tabel 2 laat per programmataak zien van welke levensfase (business case, project of beheer) sprake is en aan welk van de drie verschillende taakcriteria uit Tabel 1 wordt voldaan (aangegeven middels de kleur groen):

9

Taaknr

Collectieve programmataak

Fase

Toets Taakcriteria

1

Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN)

Beheer

1

2

3

2

Beeldmateriaal

Beheer

1

2

3

3

Inspire

Beheer

1

4

Informatiehuis Water (IHW)

Beheer

1

5

Bedrijfsvergelijking Watersysteembeheer (WSB)

6

Waterschapspeil

10

Waterkwaliteitsportaal (WKP)

Project

11

Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer (BVZ)

Beheer

12

Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR)

Beheer

13

Geovoorziening

Beheer

16

Omgevingsloket Online-water (OLO Water)

Beheer

17

Vangstregistratie

Beheer

34

Branche licentie Oracle10

Beheer

3 2

3

Business case

2

3

Business case

2

3

1

3 2

1

3 3

2 1

3 3

2

3 3

Zie Appendix B.0 ―Beschrijving programmataken‖ voor een nadere toelichting op deze programmataken

10

Opgemerkt moet worden dat hier feitelijk ‗slechts‘ 23 waterschappen in participeren. Echter alle waterschappen hebben deelname bereidheid aangegeven. Door een reeds bestaand contract was één van de waterschappen niet in staat te participeren. Daarom is deze programmataak als collectief opgenomen.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr 35

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 26

Collectieve programmataak Gegevenshuishouding

Fase Business Case

Toets Taakcriteria 1

2

3

Tabel 7: Overzicht collectieve programmataken

3.4

Facultatieve programmataken

Die programmataken in het huidige programmatakenpakket van HWH die niet tot de collectieve programmataken gerekend worden (zie Tabel 2) zijn per definitie facultatieve programmataken. Het overzicht hiervan is opgenomen in Tabel 3: ‗Overzicht facultatieve programmataken‘: Taaknr

Facultatieve programmataak

Fase

Aantal Waterschappen

Business case

22

7

Centrale Datalaag

8

Samenwerking Vergunning en Handhaving (Saw@ VenH)

Project

7

9

Gestandaardiseerde datamodellen

Project

22

14

Gemeenschappelijke voorziening voor officiële publicaties (GVOP)

Beheer

20

15

Mijn Overheid

Business case

N.n.t.b.

18

Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) Portaal

Beheer

23

19

Dijk analyse Module (DAM)

Business case

10

20

Dijkdataservicecentrum (DDSC)

Business case

4

21

Nieuwe verzoeken (o.a. uit de STOWA)

Business case

N.n.t.b.

22

Volg en stuursysteem (VSS)

Business case

3

23

Water SchadeSchatter (WSS)

Business case

N.n.t.b.

24

Nieuw Content Management Systeem (CMS)

Project

6

25

Dagelijkse levering van satelliet gebaseerde hydrologische datacomponenten (Satdata)

Project

20

26

Electronic Human Resource

Project

4

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 27

Facultatieve programmataak

Fase

Aantal Waterschappen

Management (eHRM) 27

IRIS

Beheer

22

28

Digitale Aangifte Bedrijven

Beheer

20

29

Digitale formulieren (Eformulieren)

Beheer

10

30

Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF)

Beheer

18

31

Watertoets

Beheer

18

32

Zuiveringsinformatie (Z-info)

Beheer

20

33

Digispectie / Digigids

Beheer

9

Tabel 8: Overzicht facultatieve programmataken

Na het toepassen van de taakcriteria en het vaststellen van de collectieve en de facultatieve programmataken ziet het programmatakenpakket van HWH 2.0 geponeerd op onderstaande Figuur 5 er schematisch als volgt uit:

5

6 35

Relatiemanagement

Collectieve Diensten

Start Business case

1

2

3

4

11

12

13

16

17

34

10

Business case

Project Inkoop

Business case

Project Inkoop

Collectieve Programma taken

Beheer*

Sector specifieke architectuur Informatie beveiliging advies

Start Business case

c

Beheer*

f

g

a

Facultatieve Programma taken

h

Project Inkoop

Business case

Adviesdiensten

d

= HWH levert ondersteuning bij deze taak. HWH is geen taak-eigenaar

7 20

15 21

8

19 22

Business Case

23

24

9

25 Project Inkoop

14 26

29

18 30

27 31

Beheer

Figuur 5: Overzicht opdeling collectieve en facultatieve programmataken

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

28 32

33

e

Beheer*

HWH 2.0 Landingsplaats

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 28

4.0 Opzet HWH 2.0 organisatie HWH 2.0 wordt ingericht conform het regieorganisatie-model dat best passend is voor het vastgestelde programmatakenpakket. De benodigde capaciteit hiervoor is gebaseerd op door Gartner vastgestelde metrieken voor de invulling van succesvolle regieorganisaties.

4.1

Introductie

Vanaf het moment dat bij vrijwel alle organisaties in meer of mindere mate automatisering werd doorgevoerd, was het beheren en verder ontwikkelen hiervan vrijwel zonder uitzondering de verantwoordelijkheid van de interne ICT-afdeling. Halverwege de jaren ‗90 zijn organisaties echter in steeds toenemende mate ICT als ‗niet kerntaak‘ buiten de organisatie aan het verplaatsen, oftewel het uitbesteden van ICT. Initieel lag de focus hierbij op het uitbesteden van vooral infrastructurele ICT-beheeractiviteiten, de laatste jaren vindt ook steeds meer het uitbesteden van applicatieve ICT-ontwikkelactiviteiten plaats. Op basis van uitgebreid onderzoek naar de uitbestedingsmarkt heeft Gartner vastgesteld dat de interne ICT-afdeling een essentiële rol speelt bij succesvolle uitbestedingen van ICTvoorzieningen. Het gaat hierbij vooral om een aantal sleutelrollen dat niet uitbesteed kan worden zonder de risico‘s op het mislukken van de aanbesteding significant te laten toenemen. Het betreft hier specifiek negen sleutelrollen met elk specifieke verantwoordelijkheden, taken en benodigde competenties). Door middel van het op juiste wijze inzetten van deze negen sleutelrollen kan het adequaat aansturen en toetsen van de externe leveranciers door de interne ICT-organisatie blijvend worden geborgd en wordt de vraag naar informatievoorziening vanuit de gebruikersorganisatie elke keer op juiste wijze vertaald naar de best passende ICToplossing. Tevens is de interne ICT-organisatie geëquipeerd om de ICT-oplossingen efficiënt en effectief te laten leveren door de externe leveranciers op basis van de juiste afspraken. Gartner heeft op basis van deze negen sleutelrollen het zogenaamde ‗IS-Lite‘ model ontwikkeld, waarbij ‗IS Lite‘ staat voor ‗Information Systems Lite‘ (de ‗lichte variant‘). Een IS-Lite organisatie ontleent haar bestaansrecht aan de unieke kennis van het primaire organisatieproces en de context waarin dit primaire proces ten uitvoer wordt gebracht. Een organisatie waarin deze negen sleutelrollen geconcentreerd zijn wordt ook wel een Regieorganisatie genoemd. Het concentreren van negen sleutelrollen in deze regieorganisatie een trend die al sinds het begin van het millennium is ingezet. Het doel is telkens om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en de kosten te verlagen. Op het niveau van de landelijke overheid zien we dat de bestuursdepartementen van de ministeries in toenemende mate samenwerken op het vlak van ICT. Deze samenwerking is verankerd in de I-strategie van het Rijk. Een van de elementen van de I-strategie is het terugbrengen van het aantal rekencentra tot vijf. Een voorbeeld van een gedeelde regieorganisatie op het niveau van de landelijke overheid is Logius. Logius werkt in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische Zaken en Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De focus ligt op beheer en inkoop van ICT-voorzieningen. Deze concentratie zien we ook binnen de beleidsgebieden terug. Binnen het domein van Verkeer en Waterstaat heeft al enige tijd geleden een van de eerste concentraties van ICTafdelingen plaatsgevonden. De ICT-afdelingen van 21 directies gingen in 2006 samen naar de toenmalige Adviesdienst Geoinformatie en IT (AGI), tegenwoordig Centrale Informatievoorziening (CIV) genoemd. Binnen het domein van Justitie is in de periode van 2004 tot 2011 bij de Dienst Justitiële Inrichtingen het aantal ICT-afdelingen teruggebracht van 100

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 29

(per autonome inrichting) naar 5 (regionale SSC‘s) naar 1 (landelijke SSC-I). Binnen de Nationale Politie is eenzelfde beweging in gang gezet. Ook op gemeentelijk niveau zien we steeds verdergaande samenwerking. Naast de regionale samenwerkingsverbanden waarbij ―grote‖ gemeentes de kleinere ondersteunen op het vlak van ICT, zien we ook dat de vier grote steden op het vlak van de ICT voor Werk, Inkomen en Zorg sinds 2008 nauw met elkaar samenwerken in de regieorganisatie Wigo4it. De focus ligt op ontwikkeling en beheer van de gemeenschappelijke ICT-voorzieningen van de sociale diensten van de vier grote steden. Het moet worden benadrukt dat het concentreren van ICT-voorzieningen in praktijk niet zonder slag of stoot gaat. Alle hierboven genoemde voorbeelden hebben de nodige problemen gehad bij de inrichting en de eerste periode. Het is daarom gebruikelijk dat een regieorganisatie de gemaakte progressie in het verder professionaliseren van de dienstverlening om de 15-18 maanden laat bepalen door een onafhankelijke en hiervoor geëquipeerde instantie.

4.2 Opzet regieorganisatie In onderstaande Figuur 3 ‗Overzicht regieorganisatie‘ zijn de negen sleutelrollen weergegeven inclusief de positionering van deze sleutelrollen op strategisch, tactisch of operationeel niveau. De Gr HWH 2.0 is hierin de groene driehoek en de feitelijke regieorganisatie. Middels dit regiemodel is en blijft HWH een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie van de waterschappen in lijn met de HWH missie: ―Uitvoerend bij gezamenlijkheid‖.

Bestuur

Architectuur

eigenaarschap Strategie, budget, bedrijfsvoering en prioriteitstelling Actualiteit

1 4

Opdracht

9

5

Rollen 1. Secretaris Directeur 2. Relatiemanager 3. Architect 4. Informatiebeveiliging 5. Project/Releasemanager 6. Servicemanager 7. Business analist 8. Strategische inkoop 9. PIOFACH

Opdracht

3 2

ICT-vraag opdrachtgeverschap

7

8

ICT-aanbod

Regieorganisatie SLA

SLA

6 Continuïteit

Functionaliteiten

Applicaties

Technologie

Figuur 6: Overzicht Regieorganisatie

Deze regieorganisatie concentreert zich specifiek op de volgende hoofdactiviteiten:

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 30

 Portfoliomanagement – deze activiteit omvat het nemen van besluiten ten aanzien van vernieuwing (borgen actualiteit) en beheer (borgen continuïteit). Hiertoe worden lopende projecten bewaakt en life cycle management van bestaande ICT-voorzieningen aangestuurd. Om het ICT-landschap beheersbaar te houden dient een overkoepelende architectuur die afgeleid is van de kaderstelling als leidraad voor het nemen van portfoliobeslissingen.  Borgen Actualiteit – deze stroom omvat de projecten die worden uitgevoerd om de ICTvoorzieningen actueel te houden. De regieorganisatie draagt zorg voor de opdrachtformulering en fungeert als opdrachtgever richting ICT-aanbod.  Borgen Continuïteit – deze stroom omvat de activiteiten die nodig zijn om de continuïteit van de ICT-voorzieningen te borgen, ook wel ICT-beheer genoemd. De regieorganisatie draagt zorg voor het opstellen van Service Level Agreements (SLA‘s) en bewaakt de levering ervan door het ICT-aanbod. In het geval van HWH richt de regieorganisatie zich bij het uitvoeren van de hoofdactiviteiten op de collectieve taken zoals beschreven in Hoofdstuk 3.

4.2

Eigenaarschap versus opdrachtgeverschap

Essentieel voor een goede werking van de regieorganisatie is dat er door alle betrokkenen een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen eigenaarschap en opdrachtgeverschap. De eigenaar is verantwoordelijk voor de strategie, het budget, de bedrijfsvoering en de prioriteitsstelling van de regieorganisatie. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het stellen van de vraag, het geven van opdrachten, het bewaken van de uitvoering van opdrachten en het accepteren van de resultaten van opdrachten. Tevens moet het opdrachtgeverschap altijd in het teken staan van de verbetering van efficiëntie en effectiviteit met betrekking tot de collectieve taken en kwaliteitsverbetering in het algemeen. Door deze rollen te onderkennen en vanuit de verantwoordelijkheden van de rollen te handelen kan belangenverstrengeling worden voorkomen en kan de regieorganisatie slagvaardig opereren. In het geval van HWH ligt het eigenaarschap bij het AB en het DB. Het opdrachtgeverschap ligt bij de het opdrachtgevercollectief of de ledenvergadering.

4.3

Besluitvorming DB

Om te bewerkstelligen dat het DB kan besluiten om een programma in het kader van HWH 2.0 te beëindigen, ook in die gevallen dat het DB op grond van het Programmareglement geen mandaat heeft om dat te doen, dient helder te zijn wat er juridisch geregeld moet worden. De behoefte aan een dergelijk mandaat aan het DB wordt ingegeven door de lage vergaderfrequentie van het AB. Het DB heeft, los van HWH 2.0, geen mandaat om een programma te beëindigen. Het mandaat van artikel 2, lid 2 van het Programmareglement betreft alleen het toevoegen van een programma. Het mandaat zal dus enkel het beëindigen van programma‘s dienen te betreffen (voor het eventueel toevoegen in het kader van HWH 2.0 kan worden volstaan met het huidige mandaat

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 31

op grond van het Programmareglement). De vraag die daarbij gesteld moet worden is of dergelijke besluitvorming (het beëindigen van programma‘s) zich wel leent voor mandaatverlening. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt immers dat een bestuursorgaan mandaat kan verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, lid 1). De Wgr en de Gr HWH bepalen niet ‗anders‘, dus er moet aan het criterium van de aard van de bevoegdheid worden getoetst. Kenmerkend voor het besluit tot het beëindigen van een programma is dat dit direct de omvang van de activiteiten van HWH en dus ook mogelijk de omvang van de organisatie HWH betreft. Ook heeft een dergelijk besluit verstrekkende gevolgen voor de waterschappen. Het zal, in tegenstelling tot een besluit om een programma toe te voegen, altijd waterschappen (be)treffen die daadwerkelijk aan een programma deelnemen. In de HWH context is hierbij van belang dat de bevoegdheid om een dergelijk besluit te nemen is neergelegd bij het AB, het orgaan waarin alle waterschappen vertegenwoordigd zijn waardoor de waterschappen invloed hebben op besluitvorming die hen direct aangaat. Op grond van genoemde kenmerken is de conclusie dat de aard van de bevoegdheid zich in principe verzet tegen mandaatverlening aan het DB om programma‘s te beëindigen. In principe; wanneer dit het stopzetten van programma‘s zonder meer zou betreffen. In het kader van HWH 2.0 zal het AB echter op 11 november a.s. van te voren besluiten dat programma‘s in het kader van HWH 2.0 beëindigd zullen moeten worden en op basis van welke criteria dat zal moeten gebeuren. Hierdoor wordt het besluit tot het daadwerkelijk beëindigen van een programma in feite uitvoering van het eerder al door het AB genomen besluit. De aard van zo‘n uitvoeringsbesluit verzet zich niet tegen mandaatverlening. Omdat een mandaat aan het DB in het kader van HWH 2.0 een uitzondering betreft, is het onwenselijk het Programmareglement hiervoor aan te passen. Dit mandaat zal op 11 november a.s. bij apart besluit, waarbij dus de grenzen duidelijk worden aangegeven, door het AB aan het DB verleend moeten worden. De grenzen betreffen dus (in ieder geval):  uitsluitend in het kader van HWH 2.0  het mag alleen de beëindiging van een facultatief programma betreffen  uitsluitend programma‘s die voldoen aan de door het AB geformuleerde criteria Tevens zal het DB gemandateerd moeten worden tot het nemen van de besluiten die nodig zijn om het ‗eigenaarschap‘ van een programma aan een derde over te dragen. Dit betreffen onder ander besluiten tot overdracht van de contractuele positie (met name in het kader van overeenkomsten met de waterschappen en met leveranciers) aan een derde en besluiten tot overdracht van intellectuele eigendom. Hierbij geldt het volgende punt van aandacht: bij de concrete uitvoering van de in de vorige alinea genoemde besluiten moet HWH worden vertegenwoordigd door de voorzitter. Op deze besluiten is het Besluit Machtiging voorzitter Het Waterschapshuis 2013 niet van toepassing. Wanneer het AB het DB mandateert voor de HWH 2.0-besluiten, dan dient de voorzitter dus b.v. aan de SD volmacht te verlenen om HWH te vertegenwoordigen (indien gewenst). Het gemoeide belang kan een reden zijn om dit bij de voorzitter te laten.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

4.4

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 32

Rollen regieorganisatie

Binnen de regieorganisatie worden de onderstaande sleutelrollen 11 onderkent: 1.

Secretaris Directeur12 – De Secretaris Directeur is de eindverantwoordelijke voor de ‗regieorganisatie‘. De Secretaris Directeur zorgt voor de juiste (arbeids)omstandigheden waardoor de andere rollen hun werk kunnen doen. De Secretaris Directeur onderhoudt daarnaast op strategisch niveau de contacten met het bestuur, de aanbodkant en de ICTleveranciers (zowel intern en extern), Deze rol wordt in het algemeen ook aangeduid als Directeur Regie;

2.

Relatiemanager – De relatiemanager is primair gericht op de afnemers van de ICTvoorzieningen (veelal de eindgebruiker). De relatiemanager onderhoudt op tactisch niveau de contacten met de waterschappen. De relatiemanager is vanuit zijn/haar rol volledig op de hoogte van de vragen en wensen van de waterschappen en heeft ook een adequaat beeld van ontwikkelingen in de markt (van ICT-aanbod). Daarom is de relatiemanager veelal het startpunt voor initiatie van nieuwe projecten 13. De relatiemanager is ook verantwoordelijk voor het hebben en bewaken van het totaaloverzicht van aan de waterschappen geleverde producten en diensten;

3.

Architect – De architect is verantwoordelijk voor het opstellen van de architecturele kaders en het onderhouden van de architectuur. De architect ondersteunt de besluitvorming door gevraagd en ongevraagd te adviseren rond op te starten of al lopende projecten en bestaande ICT-voorzieningen. De architect fungeert als vraagbaak voor de andere sleutelrollen en biedt ondersteuning aan lopende projecten bij het werken onder architectuur;

4.

Informatiebeveiliging – Hier betreft het veelal een verbijzondering van rol 3 ‗Architect‘. Beide rollen zijn met elkaar vergelijkbaar echter het accent in de uitvoering van rol 4 heeft primair een focus informatiebeveiliging;

5.

Project/Releasemanager – De Project/Releasemanager is verantwoordelijk voor de oplevering van lopende projecten (actualiteit) binnen de voorafgestelde scope, planning en budgetten;

6.

Servicemanager – De servicemanager is verantwoordelijk voor de levering conform de afgesproken Service Level Agreements (hierna: SLA) van een groep van ICTvoorzieningen (continuïteit);

7.

Business analist – De business analist biedt ondersteuning aan de architect en de project/releasemanager bij het opstellen van specificaties. De business analist is zeer goed bekend met de bedrijfsprocessen aan de aanbodkant.

11

Opgemerkt dient te worden dat een ‗rol‘ niet hetzelfde is als een ‗functie‘. Medewerkers hebben een functie, waarbij de functie in een takenpakket is vastgelegd in termen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Een rol is een verzameling taken die betrekking hebben op overeenkomstige en samenhangende activiteiten. Een functie kan uit één of meer rollen bestaan, een rol kan aan verschillende functies worden gekoppeld. 12

Bij het effectueren van de regieorganisatie in de voorliggende periode zal rekening gehouden dienen te worden met het feit dat een Gr vereist dat naast een Secretaris Directeur ook een Secretaris wordt aangesteld. 13

Dit is een verbijzondering van de activiteiten die binnen HWH bij de Programmamanagers zijn belegd. Om resource- en portfoliomanagement te optimaliseren is relatiemanagement en ‗forecasting‘ van vraag gebundeld in één rol

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 33

8.

Strategische inkoper – De strategisch inkoper geeft ondersteuning bij het voeren van contractonderhandelingen, aanbestedingstrajecten en het maken van contractafspraken met externe ICT-leveranciers.

9.

PIOFACH – PIOFACH staat voor Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering/Administratie, Communicatie en Huisvesting. Binnen de regieorganisatie wordt PIOFACH gezien als het geheel aan integraal management nodig om alle relevante informatie rond lopende project- en beheeractiviteiten actueel te houden en die voorzieningen te bieden aan de primaire processen die nodig om deze ook daadwerkelijk te realiseren.

Op basis van het in paragraaf 3.3 vastgesteld collectief programmatakenpakket voor HWH 2.0 (inclusief de collectieve diensten) is op basis van Gartner marktcijfers voor regieorganisaties een bandbreedte vastgesteld voor het aantal FTE noodzakelijk voor HWH 2.0. Deze marktcijfers geven de bezetting aan die noodzakelijk is om een regieorganisatie succesvol te laten opereren. Hierbij is rekening gehouden met de specifieke kenmerken van de context waarbinnen HWH 2.0 opereert:  Invloed van wet- en regelgeving;  Relatief lange besluitsvormingsprocedures met een hoog aantal belanghebbenden en beslissingsgremia;  Betrokkenheid van ‗derden‘ (onder meer RWS) bij de dienstverlening;  Omvang van het programmatakenpakket in vergelijking met andere regieorganisaties. Voor de bepaling van de bandbreedte van het aantal FTE voor de adviesdiensten is in de verschillende werksessies door HWH een inschatting gemaakt op basis van de reeds lopende business cases en projecten alsmede de verwachte vraag naar nieuwe initiatieven vanuit de waterschappen naar adviesdiensten en de huidige contractwaarden en geponeerd op vergelijkbare regieorganisaties waarin een dergelijke adviestaak wordt uitgevoerd. Vervolgens zijn Gartner IT Key Metrics gebruikt om dit te vertalen naar de bandbreedte benodigd voor het adequaat kunnen leveren van deze collectieve diensten door HWH 2.0. Hierbij zijn de waarden voor de Geodata Diensten en IHW buiten beschouwing gelaten daar deze programmataken ongewijzigd blijven in de nieuwe situatie (inclusief bijbehorende FTEs), met dien verstande dat het de aanname is dat de activiteiten die horen bij een bepaalde sleutelrol (bijvoorbeeld het uitvoeren van PIOFACH activiteiten) ook ten behoeve van Geodata Diensten en IHW worden uitgevoerd. Bij het bepalen van de omvang van de PIOFACH-activiteiten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:  Continuïteit bedrijfsvoering moet gewaarborgd zijn;  Huidige kwaliteit bedrijfsvoering handhaven;  Voorkeur ondersteunende processen zo dicht mogelijk tegen primair proces aan organiseren;  Specifieke eisen in relatie tot. Gr: eigen verslaggevingsvoorschriften (BBV-W), Archiefwet etc.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 34

De totale bandbreedte voor het aantal FTE voor HWH 2.0 bedraagt tussen de 23 en 25 FTE verdeeld over de genoemde negen sleutelrollen van een regieorganisatie inclusief de FTEbandbreedte voor de adviesdiensten, en het huidige aantal FTE voor Geodata Diensten en IHW 14 , zie onderstaande Tabel 9:

Sleutelrol

FTE-bandbreedte (min – max)

1. Secretaris Directeur

0.6 – 0.8

2. Relatiemanager

0.6 – 0.8

3. Architect

0.5 – 0.7

4. Informatiebeveiliging

0.6 – 0.8

5. Project/Releasemanager

0.7 – 1.0

6. Servicemanager

1.2 – 1.4

7. Business analist

0.9 – 1.2

8. Strategische Inkoop

1.2 – 1.4

9. PIOFACH

4.0 – 4.2

Collectieve adviesdienst

2.4 – 4.2

Geodata Diensten

3.0 (ongewijzigd overgenomen)

IHW

7.0 (ongewijzigd overgenomen)

Totaal (afgerond)

23.0 – 25.0

Tabel 9: Overzicht bandbreedte FTE per rol(groep)

De door Gartner ingeschatte bandbreedte van het aantal voor HWH 2.0 benodigde FTE wijkt af van het aantal zoals genoemd in het Stuurgroep rapport. Dit is (deels) te verklaren doordat het in dit rapport opgenomen collectieve takenpakket omvangrijker is (o.a. door het opnemen van Contractbeheer Oracle) en door het toewijzen van FTEs aan PIOFACH. Bij het toewijzen van FTEs aan PIOFACH is niet alleen rekening gehouden met het feit dat een substantieel deel van de capaciteit van deze rol tevens voor medewerkers wordt uitgevoerd die toe te wijzen zijn aan Geodata Diensten en IHW, maar ook PMO (Project Management Office15) gerelateerde activiteiten bevat.

14

Op dit moment is er een actie door HWH uitgezet om de tabel tegen producten te mappen.

15

Een PMO is verantwoordelijk voor het bijhouden van alle relevante informatie rond lopende projecten zoals projectplannen, budgetten, uitnutting, resourcemanagement, risicobeheersing en statusoverzichten.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 35

5.0 Overdracht taken Dit hoofdstuk beschrijft per over te dragen programmataak wat de meest geëigende ‗landingsplaats‘ hiervoor is en welke hiermee samenhangende verantwoordelijkheden en werkzaamheden worden overgedragen van HWH naar de uiteindelijke ‗landingsplaats‘.

5.1

Eisen en verantwoordelijkheden van een ‘landingsplaats’

Indien een ‗landingsplaats‘ het ‗eigenaarschap‘ krijgt van een facultatieve programmataak, dan is de ‗landingsplaats‘ daarmee ook (juridisch) verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van alle bijbehorende werkzaamheden (bestaande uit BIM, AM en IM activiteiten). Deze werkzaamheden kunnen een generiek of specifiek karakter hebben, waarbij de specifieke werkzaamheden afhankelijk zijn van de levensfase van het product. Een ‗landingsplaats‘ dient niet alleen te voldoen aan specifieke juridisch/bestuurlijke randvoorwaarden (o.a. inzake BTW vrijstelling), maar ook over de juiste competenties en capaciteit te beschikken om alle relevante werkzaamheden die bij een facultatieve programmataak horen adequaat en succesvol uit te (laten) voeren:  Het behouden van het overzicht in de relatie tussen relevante ontwikkelingen in de markt, technologie, leveranciers, het huidige veld van informatievoorzieningen en de wensen en (functionele) eisen van de waterschappen;  Het namens meerdere waterschappen uit te kunnen (laten) voeren van werkzaamheden door een (externe) partij waarbij door toetsing en selectie op voorhand geborgd is dat de (externe) partij over de juiste combinatie van specifieke watersectorkennis en (daaraan gerelateerde) ICT-kennis beschikt;  Het inrichten van een effectief, efficiënt en rechtsgeldig besluitvormingsproces (eventueel binnen een samenwerkingsverband met meerdere waterschappen) voor het verkrijgen van akkoord op (start) business cases (mandatering), intentieverklaringen, bindingsovereenkomsten en kostenverdeelsleutels;  Het inrichten van de juiste governance processen voor de gezamenlijke besluitvorming variërend van wijzigingsvoorstellen ten aanzien van projectscope of tot wijzigingsvoorstellen ten aanzien van het beheer van programmataken binnen het portfolio;  Het vertegenwoordigen van waterschappen indien sprake is van een samenwerkingsverband in de van toepassing zijnde gebruikersraden, stuurgroepen en programmaraden;  Het inrichten van de ‗relatiemanagement‘-rol van waaruit de ‗landingsplaats‘ de in het geval van een samenwerkingsverband andere waterschappen adviseert, vraagbundeling verzorgt, en innovatie- en/of beheervragen beantwoordt over de betreffende programmataak;  Het adequaat uitvoeren van contractuitwerking, -onderhandeling, -management en administratie door de ‗landingsplaats‘:  Afstemmen van contractuele wensen door het samenwerkingsverband van waterschappen;  Opstellen van contracten of contractuitvraag (eventueel in het kader van Europese aanbesteding);

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 36

 Prijsvaststelling en benchmarking van lopende of nieuw te contracteren leveranciersovereenkomsten;  Uitonderhandelen van de contracten met leveranciers namens de in een samenwerkingsverband opererende waterschappen;  Afstemmen van logische kostenverdeelsleutels;  Afspreken van dienstniveau-overeenkomsten met deelnemende waterschappen;  Rapportages (inclusief inrichting rapportagetooling) over dienstverlening naar deelnemende waterschappen;  Administratie verantwoording uren en kosten. De ‗landingsplaats‘ bepaalt in samenspraak met het collectief van opdrachtgevers of de werkzaamheden intern dan wel extern worden uitgevoerd. In het geval dat de ‗landingsplaats‘ de werkzaamheden extern laat uitvoeren, dan zal de ‗landingsplaats‘ in ieder geval de kennis en competenties in huis moeten hebben om de uitvoerende (externe) partij goed en op juiste wijze te managen. In onderstaande Tabel 10 worden de betreffende werkzaamheden per programmataak weergegeven, waarmee inzichtelijk wordt gemaakt wat de specifieke aard en de inspanningsvereiste is voor ieder van de geïdentificeerde werkzaamheden. De inspanningsvereiste is mede vastgesteld op basis van de huidige door HWH verrichte inspanning (in uren op jaarbasis) en als volgt gedefinieerd:  Laag (L): De verwachte inspanningsvereiste voor de facultatieve programmataak bedraagt minder dan 100 uur op jaarbasis en/of vergt weinig tot geen specifieke (materie / proces) kennis bij de ‗landingsplaats‘;  Medium (M): De verwachte inspanningsvereiste voor de facultatieve programmataak bedraagt minder dan 250 uur op jaarbasis en/of vergt enige tot specifieke (materie / proces) kennis bij de ‗landingsplaats‘;  Hoog (H): De verwachte inspanningsvereiste voor de facultatieve programmataak bedraagt meer dan 250 uur op jaarbasis en/of vergt specifieke tot zeer specifieke (materie / proces) kennis. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de weergegeven inspanningsvereiste een momentopname betreft en in de voorliggende periode significant kan veranderen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een project wordt afgerond en de opgeleverde producten daadwerkelijk in beheer worden genomen. De in de toekomstig verwachte inspanningsverandering is daarom ook opgenomen (tussen haakjes) in Tabel 10.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 37

Facultatieve programmataak

Taaknr

Busine ss case

Project / Inkoop

Beheer

M

(L / M)

(L / M)

H

(H)

(M)

(M)

7

Centrale Datalaag

8

Saw@ VenH

9

Gestandaardise erde datamodellen

14

GVOP

15

Mijn Overheid

18

WION Portaal

19

DAM

L

(L / M)

20

DDSC

L

(L / M)

21

Nieuwe verzoeken (STOWA)

L

22

VSS

L

(L / M)

23

WSS

L

(L)

24

Nieuw CMS

M

(M)

25

Satdata

M

(L)

26

eHRM

(H)

(L / M)

27

IRIS

H

28

Digitale Aangifte Bedrijven

L

29

E-formulieren

L

30

NDFF

L

31

Watertoets

32

Z-info

33

Digispectie

M

L/M M

H

(L)

(M)

L

(L)

M

H M

M

Tabel 10: Inspanningsvereiste per facultatieve programmataak

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

M

M

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

5.2

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 38

Toewijzing taken aan een ‘landingsplaats’

In het adviesrapport van de Stuurgroep wordt gesproken over het toewijzen van die programmataken die niet meer tot het eigenaarschap van HWH 2.0 worden gerekend aan ‗andere partijen‘, waarbij met ‗andere partijen‘ de verschillende waterschappen of groepen van waterschappen zijn bedoeld. ‗Andere partij‘ wordt in dit rapport ‘landingsplaats’ genoemd. Naast (groepen van) waterschappen, zijn in bepaalde situaties ook andere ‗landingsplaatsen‘ dan de waterschappen mogelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een andere ‗landingsplaats‘ een specifieke rol heeft gespeeld bij de betreffende programmataak, of specifieke kennis voor de uitvoering van de betreffende programmataak heeft. Op basis van een analyse van alle bij het HWH programmatakenpakket betrokken partijen zijn de volgende ‗landingsplaatsen‘ als relevant bestempeld:  Eén individueel waterschap - Eén van de waterschappen wordt eigenaar van de betreffende programmataak;  Alle individuele waterschappen16 - Alle betrokken waterschappen worden individueel aangewezen als eigenaar van de betreffende programmataak;  Een samenwerkingsverband van waterschappen - Een bestaand (regionaal) samenwerkingsverband van waterschappen wordt eigenaar van de betreffende programmataak;  De markt - Hierbij wordt verondersteld dat de marktpartij de verantwoordelijkheden met betrekking tot de betreffende programmataak overneemt van HWH;  Een nieuw op te richten regieorganisatie - Hierbij wordt een volledig nieuwe organisatie ingericht die eigenaar wordt van de betreffende programmataak;  Overheidsorganisaties - Een overheidorganisatie (bijv. RWS, RDW, Logius) wordt aangewezen als eigenaar van de betreffende programmataak. Het is hierbij mogelijk dat een specifieke ‗landingsplaats‘ wordt aangewezen 17 als eigenaar van meer dan één programmataak. Indien er geen bereidheid hiertoe is vanuit een waterschap of collectief van waterschappen of andere derde partij (marktpartijen uitgezonderd), dan is aanbesteding van de desbetreffende programmataak niet uit te sluiten.

5.3

Toewijzingscriteria

Voor alle facultatieve programmataken is op basis van een set van toewijzingscriteria tijdens de werksessies vastgesteld welke ‗landingsplaats‘ het beste hieraan voldoen. De set van toewijzingscriteria bestaat uit:  Kennis en (proces) maturiteit nodig voor het uit (laten) voeren van de voor de programmataak benodigde werkzaamheden;

16

Dit heeft duplicering van de betreffende programmataak tot gevolg (en leidt daarmee tot duplicering van werkzaamheden en daarmee gepaard gaande kosten). 17

Het voorstel hiervoor dient te worden bekrachtigd door het AB.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 39

 Beschikbare capaciteit nodig voor het uit (laten) voeren van de voor de programmataak benodigde werkzaamheden;  De specifieke rol (onder meer op het vlak van expertise of trekkersrol) die een ‗landingsplaats‘ tot op heden heeft gespeeld bij de betreffende programmataak;  De verwachte ambitie van een ‗landingsplaats‘ en/of de bereidheid met betrekking tot het spelen van een belangrijke rol bij het uit (laten) voeren van de werkzaamheden nodig voor de betreffende programmataak;  Continuïteitsgarantie, oftewel de mate van zekerheid dat de betreffende programmataak adequaat in continuïteit door de specifieke ‗landingsplaats‘ geleverd kan worden. De analyse om tot de meest geëigende ‗landingsplaats‘ te komen is gebaseerd op de combinatie van de Gartner Applicatie Portfolio Analyse en de inzichten van HWH ten aanzien van de geschiktheid van de ‗landingsplaats‘ op basis van de hierboven genoemde criteria 18. Hierbij dient te worden opgetekend dat het in het tijdsbestek van dit onderzoek het niet mogelijk was om per programmataak voor alle mogelijke ‗landingsplaatsen‘ in evenveel detail te bepalen in hoeverre deze voldoen aan de gehanteerde set van toewijzingscriteria. Dientengevolge zal vooraf aan het daadwerkelijk toewijzen van een facultatieve programmataak aan een ‗landingsplaats‘ in veel gevallen een diepgaandere analyse noodzakelijk zijn. De resultaten van de analyse zijn opgenomen in Tabel 11:

Nr. 7

8

Facultatieve programmataak Centrale Datalaag

Saw@ VenH

Meest geëigende ‘landingsplaats’ 19

Toelichting

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat heeft op dit moment een trekkersrol in het project. De verwachting is dat RWS deze rol wenst te continueren; daarnaast beschikt RWS over de juiste kennis en benodigde capaciteit.

9

Gestandaardiseerde datamodellen

Eén individueel waterschap

Vanwege het streven gestandaardiseerde datamodellen over alle waterschappen heen te realiseren is het niet mogelijk dit door de ieder waterschap individueel uit te laten voeren. Dit betekent dat één waterschap de rol en werkzaamheden van HWH voor deze programmataak volledig overneemt.

14

GVOP

Unie van

Gelet op het opdrachtgeverschap vanuit de Unie van Waterschappen en haar betrokkenheid bij de

18

Op basis van de Gartner Applicatie Portfolio Analyse methodiek is tijdens werksessies met HWH vastgelegd welke werkzaamheden per programmataak worden uitgevoerd en welke specifieke karakteristieken inherent zijn aan de dienstverlening. 19

In het geval de landingsplaats de Unie van Waterschappen betreft, gelden mogelijk specifieke juridisch/bestuurlijke randvoorwaarden. Zie voor een uitwerking hier van Appendix C.0, ―Juridische Aspecten.‖

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Nr.

Facultatieve programmataak

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 40

Meest geëigende ‘landingsplaats’ 19

Waterschappen

Toelichting Wet Elektronische Bekendmaking (WEB) wordt eigenaarschap naar de Unie getransfereerd.

Mijn Overheid

Unie van Waterschappen

Gelet op het beleidsmatige karakter van deze programmataak wordt eigenaarschap naar de Unie getransfereerd.

18

WION Portaal

Alle individuele waterschappen

Er zijn onvoldoende voordelen om deze programmataak bij één ‗landingsplaats‘ te leggen. Dit betekent dat de programmataak getransfereerd wordt naar alle individuele waterschappen.

19

DAM

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

20

DDSC

Marktpartij (Stichting IJkdijk)

Stichting IJkdijk is de ontwikkelaar van DDSC en kan derhalve een meer wezenlijke rol spelen in het beheer en ondersteuning van het product dan andere mogelijke ‗landingsplaatsen‘.

21

Nieuwe verzoeken (STOWA)

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

22

VSS

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

23

WSS

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

Nieuw CMS

Eén individueel waterschap

Gelet op de specifieke benodigde kennis van de watersector en het product betekent dit dat de programmataak getransfereerd wordt naar één van de op dit moment betrokken waterschappen.

Satdata

Eén individueel waterschap

Gelet op de specifieke benodigde kennis van de watersector en het product betekent dit dat de programmataak getransfereerd wordt naar één van de op dit moment betrokken waterschappen.

26

eHRM

Eén individueel waterschap

Gelet op de specifieke benodigde kennis van de watersector en het product betekent dit dat de programmataak getransfereerd wordt naar één van de op dit moment betrokken waterschappen.

27

IRIS

-

IRIS wordt in de komende periode uitgefaseerd.

28

Digitale Aangifte Bedrijven

N.n.t.b.

Op grond van de huidige fase van deze programmataak is het op dit moment niet mogelijk een ‗landingsplaats‘ te benoemen.

29

E-formulieren

Alle individuele waterschappen

Er zijn onvoldoende voordelen om deze programmataak bij één ‗landingsplaats‘ te leggen. Dit betekent dat de programmataak getransfereerd wordt naar alle individuele waterschappen.

30

NDFF

Alle individuele

Er zijn onvoldoende voordelen om deze programmataak bij één ‗landingsplaats‘ te leggen.

15

24

25

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Nr.

Facultatieve programmataak

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 41

Meest geëigende ‘landingsplaats’ 19

waterschappen

31

32

33

Toelichting Dit betekent dat de programmataak getransfereerd wordt naar alle individuele waterschappen.

Watertoets

Eén individueel waterschap

Gelet op de specifieke benodigde kennis van de watersector en het product betekent dit dat de programmataak getransfereerd wordt naar één van de op dit moment betrokken waterschappen.

Z-info

Eén individueel waterschap

Gelet op de specifieke benodigde kennis van de watersector en het product betekent dit dat de programmataak getransfereerd wordt naar één van de op dit moment betrokken waterschappen.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat heeft op dit moment een specifieke rol in het project. De verwachting is dat RWS deze rol wenst te continueren; daarnaast beschikt RWS over de juiste kennis en benodigde capaciteit

Digispectie

Tabel 11: Meest geëigende ‘landingsplaats’ per programmataak

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 42

6.0 Transitiepad Om op systematische wijze de beoogde veranderingen door te voeren en daarin succesvol te zijn dient een transitieprogramma20 te worden opgestart, gepland en uitgevoerd. Hierbij dienen projecten met concrete (deel)doelstellingen gedefinieerd te worden. Zodoende wordt de mogelijkheid geschapen om in beheersbare overzichtelijke stappen naar de beoogde doelstellingen toe te werken en de realisatie van HWH 2.0 te bewerkstelligen.

6.1

Transitieprogramma ‘HWH 2.0’

Om te komen tot effectuering van HWH 2.0 stelt Gartner voor om een transitieprogramma op te starten dat uit een tweetal projecten bestaat (zie Figuur 7). Doelstelling van het project ‗Overdracht programmataken‘ is het daadwerkelijk en zo effectief en efficiënt mogelijk overdragen van alle facultatieve programmataken van HWH naar de aangewezen ‗landingsplaats‘. Doelstelling van het project ‗Inrichten HWH 2.0‘ is het vaststellen van het besturingsmodel en de bijbehorende processen, het eenduidig definiëren welke producten en diensten HWH 2.0 gaat leveren, het inrichten van het nieuwe functiehuis en het van 'werk naar werk' begeleiden.

Transitieprogramma ‘HWH 2.0’

Project ‘Overdracht programmataken’

Project ‘Inrichten HWH 2.0’

Figuur 7: Programmastructuur 'HWH 2.0'

Op basis van ‗best practices‘ dient de rol van transitiemanager te worden belegd bij de beoogde directeur van de te vormen regieorganisatie. De transitiemanager rapporteert aan het DB als gemandateerd opdrachtgever namens het AB. De belangrijkste taken van de transitiemanager bestaan uit:  Besturing van het transitieprogramma en de daarbij behorende fasen (initiatie, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg);  Bewaking van de samenhang van de projecten, processen en activiteiten.

20

Een programma is een tijdelijke organisatie met als doel het realiseren van bepaalde, specifieke bedrijfs,- politieke, bestuurlijke, economische of maarschappelijke etc. doelstellingen. Een programma bestaat uit meerdere projecten. Een project is gedefinieerd als een tijdelijke organisatie met als doel om een afgebakend, concreet, gespecificeerd eindresultaat op te leveren.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 43

De onderliggende projecten worden bestuurd door twee projectleiders, die beide rapporteren aan de transitiemanager. De belangrijkste taken van de projectleiders bestaan uit:  Besturing en bewaking van het project en de daarbij behorende fasen (initiatie, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg).  De verwachte totaal benodigde inspanning voor het uitvoeren van het transitieprogramma is per project in paragraaf 6.2 en 6.3 verder uitgewerkt. Op totaalniveau komt de verwachte benodigde inspanning neer op 7400 uur, zie onderstaande Tabel 12:

Uren

Transitieprogram ma HWH 2.0

Project ‘Overdracht programmataken’

Project ‘Inrichten HWH 2.0’

Totaal

250

2100

5050

7400

Tabel 12: Overzicht verwachte inspanning voor de transitie

Gezien de inschatting van het aantal benodigde uren voor de gehele transitie, overstijgt dit mogelijk de intern beschikbare capaciteit van HWH en zal externe inhuur noodzakelijk zijn. Dit is mede afhankelijk van o.a. de uiteindelijke overdrachtsmomenten en de hieraan gerelateerde vrijkomende interne HWH capaciteit. De mate waarin externe capaciteit nodig is zal in voorliggende periode nader worden geconcretiseerd, alsmede het effect hiervan op het benodigde projectbudget.

6.2

Project ‘Overdracht programmataken’

Doelstelling van het project ‗Overdracht programmataken‘ is het daadwerkelijk en zo effectief en efficiënt mogelijk overdragen van alle facultatieve programmataken van HWH naar de aangewezen ‗landingsplaats‘. Belangrijke input voor dit project vormen de per over te dragen taak gekozen transitiemomenten en de inschatting van de hiermee samenhangende transitieinspanning.

6.2.1

Transitiemoment

Aan de transitie van een facultatieve programmataak van HWH naar een ‗landingsplaats‘ zijn onlosmakelijk risico‘s verbonden. Voorbeelden van dergelijke risico‘s zijn gelegen in continuïteit (bijvoorbeeld als de ‗landingsplaats‘ er niet in slaagt om de vereiste capaciteit tijdig vrij te maken) of stijgende kosten (bijvoorbeeld indien het transfereren van contracteigenaarschap onverwachte kosten met zich meebrengt). Om dergelijk risico‘s zo veel mogelijk te vermijden, dient te worden geopteerd voor een transitie op het eerste ‗natuurlijke moment‘ per over te dragen programmataak. Het eerste ‗natuurlijke moment‘ is afhankelijk van de levensfase van de productgerelateerde programmataak:  (Start) business case: voor de business case is het ‗natuurlijke transitiemoment‘ het afronden van de business case fase. Aangezien voor vrijwel alle facultatieve programmataken die zich op dit moment in de business case fase bevinden geldt dat het oplevermoment (uiterlijk) 31 december 2013 is, is dit het meest natuurlijke moment voor

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 44

transitie. In praktijk betekent dit dat een ‗landingsplaats‘ dan in feite ‗projecteigenaar‘ wordt van het project dat volgt uit betreffende business case. Het betekent tevens dat de momenteel lopende business cases onder de verantwoordelijkheid van HWH uitgevoerd blijven worden tot het moment van oplevering. Dit geldt ook voor alle nog nieuw te starten business case initiatieven voor 1 juli 2014;  Project: Voor facultatieve programmataken die zich in de projectfase bevinden geldt dat het meest ‗natuurlijke moment‘ voor transitie het moment is waarop het project is afgerond en de producten worden opgeleverd voor in beheername. Dit betekent dat de momenteel lopende projecten onder de verantwoordelijkheid van HWH tot juli 2014 worden uitgevoerd. Dit geldt ook indien er nieuwe projecten worden gestart voor 1 juli 2014. Wel dient dan op voorhand in de PID / project plan vastgelegd te zijn welke ‗landingsplaats‘ eigenaar wordt van de op te leveren (eind)producten;  Beheer: Voor facultatieve programmataken die zich in de beheerfase bevinden geldt dat het meest ‗natuurlijke moment‘ voor transitie het moment is waarop het beheercontract afloopt (dit om hiermee mogelijke schadeclaims die op de voltallige Gr te verhalen zijn en langlopende procedures zo veel mogelijk te voorkomen), tenzij het contracteigenaarschap zonder juridische bezwaren vanuit de leverancier eerder kan worden overgedragen. Dit laatste is vooral relevant voor recent tot 2017 verlengde contracten. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de contractueel vastgelegde beëindigingtermijnen en eventuele kostenimplicaties. Figuur 8 geeft op basis van bovenstaande per taak het geopteerde overdrachtsmoment. Hierbij dient te worden aangetekend dat onderstaande overdrachtsmoment gebaseerd zijn op de huidige einddata in de beheercontracten. In overleg met de aangewezen ‗landingsplaats‘ en leverancier kan het mogelijk zijn de ‗natuurlijke overdrachtsmomenten‘ die op een relatief late datum plaatsvinden (specifiek taak 14, 30, 31 en 32) gunstig te beïnvloeden.

Q3-13

Q4-13

7

19

20

21

22

23

Q1-14

Q2-14

Q3-14

Q4-14

Q1-15

Q2-15

Q3-15

Q4-15

….

Q2-17

Q3-17

Q4-17

BUSINESS CASE

9

8 PROJECTEN

25

24

26

BEHEER

18 27

28 33

1 juli 2014

Figuur 8: Overzicht ‘natuurlijke overdrachtsmomenten’

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

29

14

31 32

30

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

6.2.2

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 45

Transitie -inspanning

Voor ieder van de facultatieve productgerelateerde programmataken wordt ten behoeve van de transitie door zowel HWH en de ‗landingsplaats‘ rekening gehouden met een periode van overdracht. In deze periode van overdracht staan de volgende activiteiten centraal (zie Figuur 9):  Inregelen bemensing (kwantiteit en kwaliteit);  Juridische check op contract;  Validatie of is voldaan aan de juridisch/bestuurlijke randvoorwaarden;  Kennisoverdracht (van HWH naar ‗landingsplaats‘);  Uitregelen contract (overdracht);  Inregelen (verplichte en/of gewenste) rapportages.

CHECK OP CONTRACT LANDINGSPLAATS AFGESTEMD

INREGELEN BEMENSING

UITREGELEN CONTRACT KENNISOVERDRACHT

CHECK OP JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN

UITREGELEN JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN

INREGELEN RAPPORTAGE

GEZAMENLIJK

LANDINGSPLAATS

Doorlooptijd

HWH

Figuur 9: Activiteiten per overdrachtsmoment

Op basis van de benodigde activiteiten voor de daadwerkelijke overdracht is het de verwachting dat de gemiddelde doorlooptijd per facultatieve taak 2 tot 3 maanden bedraagt. De gemiddelde doorlooptijd is vastgesteld op basis van de huidige inspanningsverrichting door HWH (zie hieronder) en marktobservaties van vergelijkbare transities door Gartner. De gemiddelde doorlooptijd voor overdracht is gebaseerd op 21:  Werkzaamheden HWH (directe overdracht met betrekking tot product(kennis) en overdracht met betrekking tot contract(informatie);  Werkzaamheden ‗landingsplaats‘. Voor de werkzaamheden per programmataak van HWH is uitgegaan van een gewogen aantal bestede uren voor de facultatieve programmataken. Het geschatte aantal uren benodigd voor de overdracht vanuit HWH bedraagt voor die programmataken die op dit moment in beheer zijn bij HWH:  140 uur totaal, verbijzonderd naar:  100 uur voor productkennis overdracht;

21

Bij de inschatting is geen rekening gehouden met het meegaan van HWH medewerkers met de taak (waardoor het aantal ingeschatte uren voor overdracht zou afnemen). Reden hiervoor is dat dit in praktijk slechts beperkt mogelijk zal zijn omdat HWH medewerkers over het algemeen verantwoordelijk zijn voor veel meer dan één taak.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 46

 20 uur voor contract overdracht;  20 uur nazorg (optioneel). Het geschatte aantal uren van de ‗landingsplaats‘ bedraagt enkel voor de transitie-inspanning per programmataak voor die programmataken die op dit moment in beheer zijn bij HWH:  220 uur totaal, verbijzonderd naar:  100 uur voor productkennis overdracht;  20 uur voor contract overdracht;  20 uur inregelen rapportagetooling en contractmanagement;  80 uur inregelen functioneel en gebruikersbeheer. Naast het geschatte aantal uren per over te dragen facultatieve programmataak is voor de uitvoering van dit project 700 – 850 uur voor de rol van projectleider noodzakelijk.

6.3

Project ‘Inrichten HWH 2.0’

Het project ‗Inrichten HWH 2.0‘ richt zich op de volgende drie aspecten:  Organisatie en governance;  Services en processen;  HR en competenties. Om in beheersbare overzichtelijke stappen deze aspecten te adresseren worden hiervoor afzonderlijke deelprojecten opgestart.

6.3.1

Organisatie en governance

Belangrijkste doelstelling van dit deelproject is het vaststellen van het besturingsmodel en de bijbehorende processen van HWH 2.0:  Bekrachtigen van het besturingsmodel zoals dit is vastgelegd in het Gr reglement  HWH 2.0 zal personen verantwoordelijk houden voor de op basis van vooraf overeengekomen afspraken vastgelegd in ‗key performance indicators‘.  Aanscherping van governance processen van HWH 2.0. Kern van deze processen is de beheersing van de vraagzijde en het afstemmen van de vraag op de mogelijkheden die de ICT-voorzieningen bieden. Deze basisprocessen zijn direct te koppelen aan de doelstellingen van HWH 2.0 als regieorganisatie:  Investeringsbeoordeling - Expliciete afweging maken op zowel kwantitatieve als kwalitatieve overwegingen om te investeren in ICT;  Monitoren van kosten en doorbelasting - Het voortzetten van financieel management van ICT;

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 47

 ICT-risicomanagement - risicomanagement identificeert risico‘s, beoordeelt deze en neemt mitigerende maatregelen om de risico‘s af te dekken;  ICT-portfoliobeheer - portfoliomanagement richt zich op het monitoren, stellen van prioriteiten en coördineren van de ICT-portfolio van operationele systemen en lopende investeringen en projecten;  Managen van uitzonderingen - Omgaan met uitzonderingen op de afgesproken regels, procedures en afspraken met betrekking tot dienstverlening;  ICT-budgettering - Dit proces richt zich op het bewust opstellen van een ICT-budget als stuurinstrument voor de komende periode.  Vastleggen van specifieke processen die een rol spelen bij de transitie naar HWH 2.0:  Onder meer specifieke besluitvorming over de overdracht van een facultatieve taak (vaststelling landingsplaats en overdrachtsmoment). Voor de uitvoering van dit deelproject bedraagt de geschatte inspanning 700 – 850 uur.

6.3.2

Services en processen

Belangrijkste doelstelling van dit deelproject is het eenduidig definiëren welke producten en diensten HWH 2.0 gaat leveren (in de vorm een product - dienstcatalogus; hierna PDC) en bijhorende processen. Deelactiviteiten die hiertoe geadresseerd dienen te worden zijn:  Product - dienstcatalogus:  Een omschrijving van het product of de dienst inclusief beschrijving welke voorzieningen hierbij horen;  De kwaliteitskenmerken van het product of de dienst inclusief tarieven. Indien HWH 2.0 verschillende kwaliteitssoorten kan leveren moet dit zijn beschreven in de PDC;  De aanvraagprocedure van het product of dienst dat ondermeer beschrijft wie het product of de dienst kan aanvragen en hoe dit dient te gebeuren;  De leveringsvoorwaarden van het product, zoals voorgeschreven formats / templates (in geval van business case ondersteuning) of methodieken (bijvoorbeeld PRINCE2) bij projectondersteuning;  De manier waarop HWH 2.0 gebruikersondersteuning kan leveren.  Processen:  Keuze voor procesinrichting op basis van bewezen methodieken (ASL, BSL, ITIL, etc.);  Vaststellen van het huidige en gewenste volwassenheidsniveau van HWH 2.0 voor de verschillende processen;  Plan van aanpak om procesinrichting te effectueren. Voor de uitvoering van dit deelproject bedraagt de geschatte inspanning 1100 – 1400 uur.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

6.3.3

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 48

HR en Competenties

Doelstelling van dit deelproject is tweeledig. Het eerste doel is het inrichten van de HWH 2.0 (nieuw functiehuis) conform de eisen die gesteld worden aan een adequaat functionerende regieorganisatie. Deelactiviteiten die hiertoe geadresseerd dienen te worden zijn onder meer:  Taakverdeling management en P&O;  Taak- en resultaatgerichte functiebeschrijvingen;  Competentiemanagement;  Vaststelling van definitieve formatie HWH 2.0. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de vast te stellen transitiemomenten van facultatieve programmataken naar de ‗landingsplaats‘;  Van bestaand functiehuis naar gewenst functiehuis:  Vaststellen van de huidige competenties van medewerkers en het hierop voorsorteren voor HWH 2.0;  Bepalen van het verschil tussen vastgestelde competenties en noodzakelijke competenties volgens de vastgestelde regieorganisatie;  Maken en effectueren van een plan (opleidingen, trainingen) om daar waar nodig in kennis en competenties verder te professionaliseren. Het tweede doel is het van ‗werk naar werk‘ begeleiden van HWH personeel dat niet overgaat naar HWH 2.0. Deelactiviteiten die hiertoe geadresseerd dienen te worden zijn onder meer:  Voorbereiden van de reorganisatie:  Schrijven van het reorganisatieplan, ontwerpen van mobiliteit, informeren en draagvlak creëren door het informeren van alle belanghebbenden, opstellen adviesaanvraag, adviestraject medezeggenschap, creëren sociaal plan en het vervolgens definitief vaststellen van het sociaal plan met de bonden en inrichten mobiliteit.  Uitvoeren van de reorganisatie:  Informeren individuele werknemers, voorbereiden informatiegesprekken, inbouwen van reflectieperiode, keuzemoment werknemer, voorlichting over het mobiliteitstraject, uitvoering en evaluatie mobiliteitstraject;  Beëindigen dienstverband, wijze van ontslag, juridische en administratieve afronding, rugzakje mobiliteit;  Communicatie. Voor de uitvoering van dit deelproject bedraagt de geschatte inspanning 2100 – 2800 uur.

6.3.4

Tijdslijnen ‘Inrichten HWH 2.0’

Voor de tijdslijnen van dit deelproject is als uitgangspunt een startdatum van 1 juli 2014 gehanteerd; het DB zal voor deze datum een duidelijk advies geven aan het AB over de voortgang ten aanzien van onderstaande activiteiten en specifiek of deze ver genoeg is. Op

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 49

basis van dit advies wordt verwacht dat het AB in juli 2014 een besluit neemt om al dan niet door te gaan met de transitie naar HWH 2.0. Om dit besluit te faciliteren moeten alle onderliggende ontwerpen voor HWH 2.0 en inzicht in de consequenties ten aanzien van de afbouw van HWH gereed zijn. Na een positief besluit kan dan direct worden gestart met het effectueren hiervan. Gezien de verwachte inspanning en doorlooptijd van de noodzakelijke (deel)projecten, moet direct na besluitvorming in november 2013 over de voorgestelde toekomst van HWH 2.0 gestart worden met het uitvoeren van de in dit onderzoeksrapport aangegeven projectactiviteiten als onderdeel van het transitieprogramma. Dit leidt tot de tijdslijnen zoals deze worden weergegeven in Figuur 10. Voor de doorlooptijd is een indicatieve periode van 18 maanden gehanteerd; de mogelijkheid bestaat dat de daadwerkelijke periode hiervan afwijkt, afhankelijk van de uiteindelijke transitiemomenten van facultatieve programmataken naar de ‗landingsplaatsen‘ en de eventuele her-allocatie van de HWH medewerkers.

Q3-13

Organisatie en Governance

Service en processen

HR en Competenties

Q4-13

Q1-14

Q2-14

Q3-14

Q4-14

Q1-15

Q2-15

Q3-15

Q4-15

….

Q2-17

Q3-17

Q4-17

Ontwerp besturing en governance

Ontwerp PDC

Effectueren PDC

Ontwerpfase processen

Ontwerp functiehuis

Effectueren functiehuis

Ontwerp outplacement

Effectueren outplacement

1 juli 2014

Figuur 10: Overzicht tijdslijnen project 'Inrichten HWH 2.0'

6.4

Desintegratiekosten

Bij de transitie van HWH naar HWH 2.0 en de daarmee gepaard gaande reorganisatie zijn desintegratiekosten gemoeid. Binnen dit onderzoeksrapport wordt een indicatieve inschatting van de met de transitie gepaard gaande desintegratiekosten gegeven op basis van de volgende uitgangspunten22:  Het aantal FTE voor HWH 2.0 is berekend op 23 - 25 FTE. Op basis van het gemiddelde hiervan betekent dit een afbouw van in totaal 17 FTE van het huidig aantal FTE (exclusief IRIS);  De verwachte gemiddelde wachtgeldverplichting is in overleg met HWH geschat op € 185 k voor de periode van 2014 tot en met 2017. De gemiddelde wachtgeldverplichting is gebaseerd op onderstaand gemiddeld ‗medewerkersprofiel‘, waarbij geen onderscheid is gemaakt tussen projecten, beheer en bedrijfsvoering: 22

Bij de uitgangspunten (alsmede het bepalen van de uiteindelijke desintegratiekosten) is geen rekening gehouden met de afspraken zoals vastgelegd in het sociaal plan.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 50

 Leeftijd 43 jaar;  Schaal 11;  Aantal dienstjaren 20, waarvan 8 overheidsjaren.  Voor outplacement is op basis van marktgemiddelden een vaste kostenpost van € 150 k opgenomen;. Ten aanzien van de desintegratiekosten is hier niet uitgegaan van de mogelijkheid tot het herplaatsen van medewerkers bij een waterschap. Indien dit mogelijk blijkt dan kan dit tot een verlaging van de outplacementkosten leiden.  Contracten worden niet meegewogen in de desintegratiekosten; de aanname is dat deze contracten onverlet overgenomen worden door de ‗landingsplaats‘;  Afwaardering boekwaarde wordt meegenomen in de verwachte desintegratiekosten;  Afschrijvingen met betrekking tot huisvestingskosten zijn meegenomen;  Maatregelen voor het mogelijk verminderen van de desintegratiekosten zijn niet meegenomen. Op basis van de gehanteerde uitgangspunten worden de volgende desintegratiekosten voor nu geschat op:

Kosten

Personeel

Outplacement kosten

Afschrijving boekwaarde

Totale desintegratiekost en

€ 3150 k

€ 150 k

€ 100 k

€ 3400 k

Tabel 13: Inschatting desintegratiekosten

6.5

Effecten van transitie

Indien de beoogde transitie naar HWH 2.0 op basis van scenario 3 adequaat uitgevoerd wordt, zal dit in de voorliggende periode leiden tot een regieorganisatie waarvan de professionaliteit in een relatief kort tijdsbestek verder kan worden verhoogd, waarmee de dienstverlening aan de waterschappen efficiënter en effectiever kan worden uitgevoerd. Voor de waterschappen betekent dit tevens het gefaciliteerd worden door een verder geprofessionaliseerde regieorganisatie voor het ontzorgen bij collectieve programmataken en specifieke adviesverlening, maar tevens wordt met het effectueren van de transitie het collectieve financiële risico voor de waterschappen verlaagd en zal ook het structurele kostenniveau van HWH significant dalen. Voor definitieve besluitvorming dient echter tevens een aantal mogelijke ongewenste effecten, voortvloeiend uit de transitie, te worden meegewogen:

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 51

 Verhoogde totaalkosten voor de waterschappen:  Belangrijkste reden hiervoor is een toename van inefficiëntie door onder andere dubbele uitvoering van programmataken, verlies aan schaalvoordelen bij het afsluiten van contracten, versnippering van expertise, toename in benodigde governance, kosten voor het implementeren van juridische randvoorwaarden voor nieuwe samenwerkingsverbanden tussen de waterschappen, BTW -effect Gr;  Gartner verwacht op basis van vergelijkbare initiatieven dat dit zal leiden tot een structurele kostentoename van minimaal 10-15%23  Verlies aan portfoliosamenhang:  Belangrijkste redenen hiervoor zijn het niet meer voeren van centrale regie over het portfolio als geheel, verlies van overkoepelend inzicht in product- en marktontwikkeling in de watersector en het herhaaldelijk opnieuw moeten ‗uitvinden van het wiel‘.  Impact op de kwaliteit van de dienstverlening door HWH:  Belangrijkste reden hiervoor is een onvoorziene en niet gewenste uitstroom van medewerkers met specifieke kennis of competenties.  Impact op de rechtsgeldigheid van de Gr:  Volgens de vigerende wetgeving mag een Gr slechts 10% van de werkzaamheden voor derden uitvoeren. Effectuering van de transitie betekent mogelijk dat dit percentage overschreden wordt. In de voorliggende periode dient te worden geanalyseerd hoe de impact van deze effecten zoveel mogelijk te minimaliseren.

23

Deze bandbreedte is afhankelijk van de huidige efficiëntie van de geleverde dienstverlening door HWH. Deze is door Gartner in dit onderzoek niet vastgesteld.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Bijlagen

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 52

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 53

A.0 Bronnen A.1 Personen Overzicht van HWH medewerkers die in het kader van dit onderzoek hebben deelgenomen aan één of meerdere werksessies of interviews die door Gartner zijn georganiseerd.  Joris van Enst

Secretaris-directeur

 Simon Bouwman

Afdelingshoofd Projecten & Beheer

 Marianne de Vries

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

 Marianne van der Veen

Directiesecretaris

 Adrie-Jan de Korte

Controller

 André Schouten

P&O adviseur

 Gerbrand Bijkerk

Inkoper

 Irma Smeding

Jurist

 Boris Everwijn

Programmamanager

 Miriam de Best

Programmamanager

 René van der Velden

Programmamanager

 Bert Visschers

Programmamanager

 Peter de Leeuw

Programmamanager

 Coenraad Doeser

Contractmanager

 Jacques Hoeijenbos

Projectleider

 Raymond Ingenhut

Projectleider

 Karel Geertsema

Projectleider

 Dennis van Leuverden

Projectleider

 Freddie Muller

Business Architect

 Niels van der Zon

Projectleider

 Piet Reijers

Relatiebeheer/innovatie

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 54

A.2 Documenten Overzicht van documentatie dat in het kader van dit onderzoek door HWH is versterkt aan Gartner en die bij de totstandkoming van dit rapport zijn gehanteerd.  080713 Presentatie Werksessie DB - MT def.pptx;  1 Bindingsovk Watertoets HHNK.pdf;  1.0 Gr met toelichting.14.01.2010 def concept.pdf;  1.1 OpdrachtverleningWS aan Gr HWH versie 21-05-2010.doc;  1.2 Notitie programma-uitvoering HWH 1 0 definitief.pdf;  1.3 waterschapshuis-opdrachtgever-of-opdrachtnemer.pdf;  10 E-formulieren Veluwe.pdf;  11 Bindingsovk GVOP Velt en Vecht.pdf;  12b Bindingsovk Nieuw Waterschapsnet (2013).pdf;  12c rapport HWH 2 0 eindversie.pdf;  130710 Presentatie personeelsbijeenkomst def.pptx;  17a Deelnameovk SAT-Data Rijnland.pdf;  18b Deelnameovk Kassiersfunctie AHN Delfland.pdf;  19b Deelnameovk Kassiersfunctie Beeldmateriaal Zuiderzeeland.pdf;  2.0 Visie op ICT.pdf;  2.1 Notitie Aanbevelingen voor Samenwerking op IA gebied.docx;  20130820_1e overzicht Contract waardes tbv HWH2.0.xls;  20130820_2e overzicht Contract waardes tbv HWH2.0.xls;  2c Machtiging NDFF De Dommel.pdf;  3 Deelnameovk Ondersteuning Inspectie Keringen HHSK.pdf;  3.0 Evaluatieonderzoek TAX-i definitief - 6 november 2012 pdf (3).pdf;  4.0 Definitief concept audit HWH_ april 2013.pdf;  4b Deelnameovk Z-info Rijnland.pdf;  4b Ingekomen brief Hollandse Delta.pdf;  5.0 12c rapport HWH 2 0 eindversie.pdf;  5.1 Gestelde vragen waterschappen inzake HWH 2.docx;  5b Deelnameovk BVZ Aa en Maas.pdf;  6.0 080713 Presentatie Werksessie DB - MT def.pptm;  6c Bindingsovk Samenwerking VenH Peel en Maasvallei.pdf;  6d Intentieverklaring VenH Peel en Maasvallei feb 2013.pdf;  6e Business Case Samenwerking (1 3)DEF.pdf;  8 Principe deelname e-HRM.pdf;

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 55

 8a Concept programmareglement AB 1-7-2013 def (3).pdf;  9 Deelnameovk Algemene waterschapsset WATIS Noorderzijlvest.pdf;  DNO Deel A 1 0 Definitief_Zuiderzeeland.pdf;  DNO deel B 1.0 per ws_Zuiderzeeland.pdf;  DNO Deel C 1-13.zip;  Het Waterschapshuis - volledig.ppt;  HWH Analyse 2012.pdf;  Ketenproces wens-beheer 1.2 def.pptx;  Functiebeschrijvingen FuWater  Lijst contractduur per project.xlsx;

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 56

B.0 Beschrijving HWH programmataken Deze bijlage bevat een beschrijving van de programmataken zoals deze op dit moment door HWH worden uitgevoerd. Taaknr. Naam programmataak 1 AHN

2

Beeldmateriaal

3

INSPIRE

4

IHW

5.

Bedrijfsvergelijking WSB

6

Waterschapspeil/spiegel

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Omschrijving Het Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN) is een samenwerkingsverband tussen Rijkswaterstaat, provincies en waterschappen en heeft tot doel het gezamenlijk zo effectief en efficiënt mogelijk vervaardigen van een landsdekkend hoogtebestand om daarmee de continuïteit van inwinning te bevorderen, kosten van inwinning te besparen en de kwaliteit van ingewonnen gegevens te verhogen. De samenwerking dateert vanaf 1997. Beeldmateriaal is een samenwerkingsverband tussen Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Kadaster, Rijkswaterstaat, ProRail, Ministerie van Economische Zaken, CBS, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Rijksvastgoedbedrijf, Ministerie van Veiligheid en Justitie, Nationale Politie, Ministerie van Defensie, de provincies en de waterschappen. Het betreft de jaarlijkse inwinning van hoge en lage resolutie luchtopnamen. De samenwerking dateert vanaf 2011. Onderzoek naar de impact van de Europese kaderrichtlijn INSPIRE. Vervolgens vindt door HWH de vertaling van de uitkomsten van dit onderzoek plaats in voorstellen voor de Geovoorziening en Iris. Het Informatiehuis Water (IHW) is een samenwerkingsverband tussen het Rijk, het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de waterschappen en is opgericht in 2010. Het heeft als missie om uniforme, toegankelijke én bruikbare informatie over water efficiënt en effectief te laten stromen tussen waterbeheerders en deze informatie beschikbaar te stellen aan belanghebbenden. Voorziening voor ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsvergelijking op het werk gebied van watersysteembeheer. Voorziening voor ondersteuning en uitvoering van de ‗algemene‘ bedrijfsvergelijking van de waterschappen. Door middel van bedrijfsvergelijkingen spiegelen waterschappen hun beleidseffecten, prestaties, kosten en tarieven en geven zij belangstellenden inzicht in deze aspecten. Waterschappen nemen zelf het initiatief om te komen tot bedrijfsvergelijkingen. De Unie van Waterschappen vertaalt deze initiatieven naar rapportages die belangstellenden inzicht geven in de prestaties van de waterschappen, zoals

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr. Naam programmataak 7

Centrale Datalaag

8

Saw@ VenH

9

Gestandaardiseerde datamodellen

10

WKP

11

BVZ

12

CVDR

13

Geovoorziening

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 57

Omschrijving ‗Waterschapspeil‘. De centrale datalaag is de plaats waar de watergegevens van alle waterschappen samenkomen. Data van alle waterschappen is hiermee beschikbaar zijn voor partijen die daar al dan niet met een rechtvaardiging op basis van de wet om kunnen vragen. Samenwerkingsproject met RWS om te komen tot een gezamenlijke toepassing ter ondersteuning van de Vergunning en Handhaving processen Gestandaardiseerde lokale datamodellen, algemene waterschapsets van de bedrijfsprocessen, als basis voor procesondersteuning, waarbij begonnen wordt met het datamodel WATIS van watersysteembeheer. Dit kan beschouwd worden als het vervolg op het (datadeel) van IRIS. Waterkwaliteitsportaal: rapportagetool om te kunnen voldoen aan de Kaderrichtlijn Water De nieuwe centrale database voor ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsvergelijkingen zuiverings beheer. De Wet Elektronische Bekendmaking verplicht alle decentrale overheden om vanaf 1 januari 2011 hun regelgeving (algemeen verbindende voorschriften) digitaal beschikbaar te stellen via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). De CVDR is een landelijke voorziening waarmee alle decentrale regelgeving te beheren en te raadplegen is. De voorziening is in beheer bij de rijksorganisatie KOOP. HWH treedt op als intermediair namens de waterschappen richting KOOP met als doel contractmanagement en de wensen van de waterschappen ten aanzien van de voorziening te uniformeren en met meer kracht onder de aandacht te brengen. Generieke Geovoorziening (Geoportaal) voor het ontsluiten van ruimtelijke informatie (geo-data) aan derden en conform wettelijke verplichtingen. Via de Geovoorziening kunnen Waterschappen geografische informatie door middel van een digitale kaart zichtbaar maken en aanbieden via het Internet. De waterschappen voldoen hiermee aan de Inspirerichtlijn. Deze Europese kaderrichtlijn verplicht provincies, gemeenten en waterschappen om gegevens over ruimtelijke ordening en milieu binnen de Europese Unie digitaal uitwisselbaar te maken. De richtlijn beoogt dat geo-informatie, óók voor burgers en bedrijven, toegankelijk en vindbaar is en dat de inhoud ervan tussen de verschillende Europese landen op

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr. Naam programmataak

14

GVOP

15

Mijn Overheid

16

Olo/Water

17

Vangstregistratie

18

WION portaal

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 58

Omschrijving elkaar is afgestemd. Naast het voldoen aan de Europese Richtlijn, draagt het publiceren van allerhande informatie via Geoportaal ook bij aan een transparante overheid. Online publiceren van officiële bekendmakingen conform de Wet Elektronische Bekendmaking. Met de GVOP kunnen overheden officiële bekendmakingen op het internet publiceren volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking (WEB). Papieren bekendmakingen zijn daardoor meestal niet meer nodig. Met het gebruik van de GVOP voldoen de waterschappen aan de wettelijke verplichting per 1 januari 2014 conform de WEB. Mijn Overheid is het digitale loket waarmee iedereen met een burgerservicenummer (BSN) zijn overheidszaken kan regelen en persoonlijke gegevens kan inzien op een gemakkelijke én veilige manier. MijnOverheid is onderdeel van het pakket van Stelselvoorzieningen van de Rijksoverheid. De vertegenwoordiging namens alle waterschappen bij de governance van de stelselvoorzieningen is onderdeel van deze taak. Voor overheidsorganisaties is Mijn Overheid.nl een extra kanaal om hun doelgroepen efficiënter te bereiken, daarmee hun diensten toegankelijker te maken en transparantie te claimen. In het Nationaal Uitvoeringsprogramma E-overheid (NUP) is afgesproken dat alle overheidsorganisaties hun gepersonaliseerde webfunctionaliteiten beschikbaar stellen via Mijn Overheid.nl. Een belangrijk onderdeel van business cases rondom MijnOverheid bestaat uit het potentieel wegvallen van papieren correspondentie met klanten / ingezetenen. Sinds 1 oktober 2010 kan, door de inwerkingtreding van de Wabo, de omgevingsvergunning via het Omgevingsloket online (Olo) worden aangevraagd en behandeld. Olo is per 1 april 2012 uitgebreid met de module Water (Olo Water). Het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (de beheerder) is eigenaar van en verantwoordelijk voor Olo Water en draagt zorg voor het functioneel beheer. Het centrale systeem Vangstregistratie is gericht op het vastleggen en raadplegen van gegevens over de muskus- en beverrattenvangst. Per 1 januari 2012 is de taak muskus- en beverratten bestrijding overgedragen aan de waterschappen. Daarbij is de centrale (landelijke) applicatie Vangstregistratie in beheer genomen bij HWH. Het WION Portaal is een gezamenlijke voorziening

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr. Naam programmataak

19

DAM

20

DDSC

21

Nieuwe verzoeken (STOWA)

22

VSS

23

WSS

24

Nieuw CMS

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 59

Omschrijving waarmee de waterschappen voldoen aan de WION (Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten). Onder de grond liggen diverse netten van kabel- en leidingbeheerders (gas, elektra, olie, water, riolering, et cetera). Als ergens wordt gegraven, is het belangrijk dat duidelijk is waar deze netten zich bevinden. Op grond van de WION moeten alle netten worden geregistreerd bij het Kadaster. Met het WION Portaal wordt dit voor de leidingen die in beheer zijn van de waterschappen op eenvoudige wijze gerealiseerd. Via het portaal worden de leidingen van de waterschappen geregistreerd bij het kadaster en worden graafmeldingen afgehandeld. Dijk Analyse Module (DAM), kan worden gebruikt voor het beheersen van overstromingsrisico‘s zoals het adviseren van noodmaatregelen, bepalen van het evacuatiemoment en het achteraf onderbouwen van getroffen maatregelen. Het Dijk Data Service Centrum is een platform voor de opslag van meetdata in en rond dijken en waterkeringen. Met de term Nieuwe verzoeken (STOWA) wordt bedoeld de producten die momenteel bij STOWA in ontwikkeling zijn en waarvan de intentie is dat HWH deze in beheer gaat nemen, bijvoorbeeld de door nu door STOWA ontwikkelde producten als BOWA, Meteobase, NHI, 3DI, Referentiebestanden Regionale Keringen, Waternood effectmodules, Limno data neerlandica en Ebo Sys. Het Volg- en Stuursysteem (VSS) maakt het mogelijk alle relevante ontwikkelingen in het ecologisch functioneren van watersystemen te volgen door het ontsluiten, bijeenbrengen en in samenhang presenteren van uiteenlopende typen watergegevens. Denk aan waterkwaliteit, hydrologie, het weer, maar ook grondsoorten en gemelde klachten. Waardeschadeschatter: Het WSS is een schademodel dat op basis van een kaart met waterstanden voor elk watersysteem in Nederland de schade door inundatie kan berekenen. Het nieuwe contentmanagement systeem (CMS), Het Nieuw WaterschapsNet, is het het gezamenlijke beheersysteem voor websites van waterschappen. Het systeem stelt de waterschappen in staat stelt om ‗content‘ te creëren, raadplegen, muteren, verwijderen of beschikbaar stellen via het internet. Het systeem automatiseert een groot deel van deze activiteiten en voegt daar lay-out functionaliteiten aan toe.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr. Naam programmataak 25 Satdata

26

eHRM

27

IRIS

28

Digitale aangifte bedrijven E-Formulieren

29

30

NDFF Nationale Databank Flora en Fauna

31

Watertoets

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 60

Omschrijving Satelliet gebaseerde hydrologische datacomponenten, namelijk de actuele verdampingskaart (evapotranspiratie) en de verdampingstekortenkaart. Project voor realiseren van een hechte en bestendige samenwerking op het gebied van strategische, tactische en operationele HRM processen en het organiseren van de gemeenschappelijke dienstverlening die dit effectief en efficiënt zal ondersteunen conform door de waterschappen te specificeren voorwaarden. IRIS is een totaalpakket dat verdeelt is in modules en functionele ondersteuning en (geografische) gegevensregistratie biedt voor allerlei kernprocessen binnen de waterschappen, zoals vergunning en handhaving, registratie van meetgegevens over waterkwaliteit, vastleggen van natte infrastructuur, vastleggen van kenmerken van waterkeringen, etc.. In kader van het traject ‗saneren IRIS‘ gaat het beheer en onderhoud door HWH op IRIS over naar de (individuele) waterschappen per 30/9/2013. Systeem waarmee bedrijven digitaal hun vervuilingsequivalenten (ve‘s) kunnen melden. Het voormalige programma E-Formulieren (Elektronische Formulieren) van het Rijk heeft de afgelopen jaren bijgedragen aan het verbeteren van elektronische dienstverlening door het stimuleren van het gebruik en leveren van standaard (eenvoudige) elektronische formulieren. Toen het programma per 1 januari 2009 ophield te bestaan heeft Het Waterschapshuis voor de waterschappen een vervangende voorziening voor het ontwikkelen en beheren van elektronische formulieren op internet geïnitieerd. Het betreft hier expliciet niet OLO Water en Bakerware (Lozingsheffing). De Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) geeft informatie over waarnemingen van beschermde en zeldzame planten en dieren en bevat uitsluitend gevalideerde gegevens: de Gegevensautoriteit Natuur heeft vastgesteld dat ze kloppen. Via de NDFF kan online natuurinformatie worden opgevraagd en beheerd. De databank is voor abonnementhouders toegankelijk via een Uitvoerportaal. De gebruiker krijgt in een vroeg stadium een completer beeld van de ecologische omstandigheden, vooruitlopend op een beslissende rapportage. Zo weet deze snel of er beschermde soorten zijn aangetroffen die de uitvoering van een project kunnen vertragen of zelfs verhinderen. De ‗watertoets‘ is een instrument dat waterhuishoudkundige belangen expliciet en op

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Taaknr. Naam programmataak

32

Z-info

33

Digispectie / Digigids

34 35

Branche licentie Oracle Gegevenshuishouding

Tabel 14: Huidige HWH programmataken

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 61

Omschrijving evenwichtige wijze laat meewegen bij het opstellen van ruimtelijke plannen en besluiten. Het is niet een toets achteraf, maar een proces dat de initiatiefnemer van een ruimtelijk plan en de waterbeheerder met elkaar in gesprek brengt in een zo vroeg mogelijk stadium. De digitale watertoets is een website (www.dewatertoets.nl) die helpt bij het doorlopen van de watertoets. Z-info beperkt zich tot gegevens die nodig zijn om informatie te genereren over de werking van de biologische en fysisch/chemische processen die zich in de installatie afspelen. Ten aanzien van sliblogistiek voorziet Z-info in gegevens met betrekking tot geproduceerde slibeenheden en de kwaliteit daarvan op de ene installatie en ontvangst van die partij op de andere installatie (ten behoeve van sluitende balansen). Idem voor andere reststoffen die relevant zijn voor de werking van die processen. Digispectie is software voor het mobiel digitaal opnemen en vastleggen van schade aan waterkeringen bij visuele inspecties in het veld. Branche licentie ten behoeve van de Oracle licenties. Gegevenshuishouding is een business case en richt zich op de (stapsgewijze) uniformering van de verschillende registraties over de waterschappen heen. Gestart wordt met de wettelijke sets. Tevens richt de case zich op het van elkaar leren ten aanzien van het inrichten van professionele gegevensbeheerorganisaties voor de gegevenssets.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 62

C.0 Juridische aspecten Deze bijlage gaat in op de juridische aspecten dit het gevolg zijn wanneer de Unie van Waterschappen optreedt als landingsplaats. Het gaat hier op zowel de aanbestedings- en BTWvrijstelling.

Aanbestedingsvrijstelling Unie van Waterschappen Activiteiten die de Unie van Waterschappen voor de waterschappen verricht hoeven niet door de waterschappen te worden aanbesteed als deze activiteiten kunnen worden beschouwd als quasi-inbesteding. Daarvan is o.m. sprake indien de waterschappen toezicht houden op de Unie alsof het een eigen dienst is; het toezichtscriterium. Dit houdt concreet in dat de toezichthoudende waterschappen doorslaggevende invloed (lees: zeggenschap) moeten hebben op alle strategische en belangrijke besluiten van de Unie. Het toezicht moet dus meer inhouden dan het kunnen beïnvloeden van de strategie van de Unie op lange of korte termijn. De toezichthouder moet daadwerkelijk de mogelijkheid hebben om de handelingsvrijheid van de organen van de Unie tijdelijk of structureel te beperken. De Unie is een vereniging waarbij de ledenvergadering bestaat uit de voorzitters van de waterschappen. Bij een vereniging hebben het bestuur en de ledenvergadering elk hun eigen taken en bevoegdheden, respectievelijk dagelijks bestuur/ dagelijks beleid en besluiten m.b.t. de organisatie. Doordat de ledenvergadering door middel van een motie bestuursleden tot aftreden kan dwingen kan, kan de ledenvergadering – hoewel dit dus niet tot haar taak behoort aldus beleid dwingend voorschrijven aan het bestuur. Op grond daarvan js de conclusie dat aan het toezichtscriterium is voldaan. Dit wordt gesterkt door het arrest Coditel waarin het feit dat de beslissingsorganen van de concessiehouder alleen waren samengesteld uit afgevaardigden van de aanbestedende diensten die aan de samenwerking deelnamen, beschouwd werd als een sterke aanwijzing van het bestaan van intern toezicht. Waarschijnlijk kan dus een beroep worden gedaan op de aanbestedingsvrijstelling.

BTW-vrijstelling Unie van Waterschappen Mogelijk kan de Unie, hoewel zij een privaatrechtelijke rechtspersoon is, als verlengstuk van de overheid (die specifieke, niet commerciële overheidstaken uitoefent) worden aangemerkt. Zij is dan niet als ondernemer in de zin van de Wet op de omzetbelasting te beschouwen en niet verplicht haar afnemers BTW in rekening te brengen. Dat de belastingdienst er ook zo over denkt, is niet ondenkbeeldig, aangezien de Stichting HWH destijds door de belastingdienst als verlengstuk van de overheid is aangemerkt. Mogelijk kan tevens een beroep worden gedaan op de koepelvrijstelling van artikel 11, lid 1 sub u Wet OB. Deze vrijstelling voorkomt dat een samenwerkingsverband van BTW-vrijgestelde organisaties (zoals waterschappen) voor gezamenlijk uitgevoerde activiteiten BTW aan die samenwerkende organisaties in rekening zouden moeten brengen, die dan niet aftrekbaar zouden zijn. Om op deze vrijstelling een beroep te kunnen doen mag de Unie van de samenwerkende organisaties slechts terugbetaling vorderen van hun aandeel in de gezamenlijke kosten (dus geen winst maken) en mag er geen ernstige verstoring van concurrentieverhoudingen optreden.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0

Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 63

De Belastingdienst oordeelde destijds dat de Stichting HWH, zolang deze zelf geen ICTactiviteiten aanbood, aan deze voorwaarden voor deze vrijstelling voldeed, dus mogelijk wordt over de Unie hetzelfde geoordeeld. Zekerheidshalve zal een uitspraak van de belastingdienst moeten worden gevraagd.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Relatiemanagement

Adviesdiensten

Start Business case

Start Business case

*Onder ‗Beheer‘ wordt verstaan Bedrijfs Informatie Management (BIM), Applicatie Management (AM) en Infrastructuur Management (IM). HWH focust op BIM (continue ondersteuning, vraagsturing en contractmanagement); AM en IM zijn veelal belegd bij externe leveranciers.

Informatie beveiliging advies

Sector specifieke architectuur

Collectieve Diensten

Beheer*

Project Inkoop

Business case

= HWH levert ondersteuning bij deze taak. HWH is geen taak-eigenaar

Beheer*

Beheer*

Project Inkoop

Project Inkoop

Business case

Business case

Landingsplaats

HWH 2.0

Facultatieve Programma taken

Collectieve Programma taken

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0 Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 64

D.0 Procesplaat HWH 2.0

Overzicht opdeling collectieve en facultatieve programmataken

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Relatiemanagement

c

20

Adviesdiensten

21

15 22

19

Business Case

7

Start Business case

Start Business case

*Onder ‗Beheer‘ wordt verstaan Bedrijfs Informatie Management (BIM), Applicatie Management (AM) en Infrastructuur Management (IM). HWH focust op BIM (continue ondersteuning, vraagsturing en contractmanagement); AM en IM zijn veelal belegd bij externe leveranciers.

a

Informatie beveiliging advies

Sector specifieke architectuur

Collectieve Diensten

23

35

6

24

8

Project Inkoop

25

9

29

14 30

18 31

27 26

Beheer

h

12

1

Beheer*

Beheer*

Beheer*

13

2

d

16

3

32

28 33

= HWH levert ondersteuning bij deze taak. HWH is geen taak-eigenaar

Project Inkoop

Business case

g

Project Inkoop

Project Inkoop

10

Business case

Business case

5 34

11

Landingsplaats

HWH 2.0

e

f

Facultatieve Programma taken

Collectieve Programma taken

17

4

Engagement: 330017545 — Versie 1.0 Strategisch Advies HWH 2.0 Rapport voor Het Waterschapshuis 10 september 2013 — Pagina 65

Overzicht opdeling collectieve en facultatieve programmataken inclusief toegewezen programmataken

Vragen aangaande dit rapport dienen gesteld te worden aan: Guido van der Harst Managing Partner Gartner Nederland BV De Entree 79 1101BH Amsterdam Telephone: 061 058 3559 Facsimile: 020 695 4483 Email: [email protected] Dit rapport is samengesteld voor Het Waterschapshuis: Joris van Enst Secretaris-Directeur Het Waterschapshuis Postbus 2180 3800CD Amersfoort Telephone: 061 234 2821 Email: [email protected]

© 2013 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates.

Gestelde vragen waterschappen inzake HWH 2.0. Via brieven en op de vergadering van het Algemeen Bestuur van 1 juli 2013 zijn vragen gesteld inzake het rapport HWH 2.0. In dit document zijn de vragen gegroepeerd naar onderwerpen. T.a.v. de brieven zijn de oorspronkelijke teksten sterk ingekort. De indeling van dit document is als volgt: 1. Doelstellingen HWH 2.0 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Governancestructuur Collectieve en facultatieve taken Personele inzet op collectieve en facultatieve taken Informatiehuis Water Faciliterende Diensten Bedrijfsvoering Uittreding van Waterschappen Transitie Georganiseerd Overleg Financiën en Begroting

1

Doelstellingen HWH 2.0 Reactie Zuiderzeeland

Is er sprake van een andere doelstellingen van HWH 2.0

Voor HWH 2.0 geldt nog

en zo ja, hoe zien deze eruit en om welke redenen dient

onverkort dat dit een

dit bijgesteld te worden?

gezamenlijke uitvoeringsorganisatie is voor alle waterschappen.

Hollandse Delta

Onze indruk is dat deze uitgangspunten en doelstellingen

Eens.

nog onverkort gelden. Daar is bij gekomen de nadruk op onderlinge samenwerking, zoals die bijvoorbeeld in het Bestuursakkoord water overeengekomen is. Hollandse Delta

In het Bestuursakkoord Water is gesteld dat

Samenwerking wordt

doelmatigheidswinst behaald wordt door ook in

nog steeds nagestreefd

ondersteunende processen verregaand samen te werken.

en zal geborgd blijven;

Het verzamelen en ontsluiten van informatie met de inzet

op dit moment wordt

van ICT worden specifiek genoemd. Het voorliggende

o.a. samengewerkt met

rapport adviseert een afbouw van samenwerking in plaats

Saw@ VenH, AHN,

van een uitbouw.

Beeldmateriaal, IHW,

Hoe ziet uw bestuur deze relatie en het nakomen van de

DigiSpectie/Digigids,

afspraken uit het BAW in de context van het voorliggende

IRIS Keringen, DAM,

advies?

DDSC, Olo Water, Mijn Overheid, GVOP, CVDR.

Samenwerking met andere overheidslagen en ketenpartners: waterschappen moeten zich als één partner opstellen. In welk activiteiten binnen HWH werken wij samen met derden? Hoe gaat het bestuur deze samenwerking borgen en ruimte bieden voor versteviging? Oorspronkelijke doelstellingen staan nog steeds overeind. Waarom nu de taken inperken? Voorstel is vooral ingegeven door onvoldoende resultaat en te hoge kosten in het verleden. Op die gebieden zou de oplossing gevonden moeten worden. Dan is er ook ruimte voor projecten die door groot aantal waterschappen gewenst worden. Waterschappen moeten ontzorgd worden.

Taken inperken is conform het advies van de stuurgroep en helpt om focus te leggen op het inrichten van een solide regieorganisatie. Deze organisatie kan waterschappen nog steeds ontzorgen bij business cases, inkoop, projecten en beheer. Het eigenaarschap van deze projecten ligt bij een waterschappen cq waterschappen.

Noorderzijlvest

Discussie vanuit doelstellingen en taken voeren: welke

Dit is ook op deze wijze

taken laat je nog bij HWH liggen, discussie niet starten

aangelopen

vanuit geld en formatie

2

Reactie Groot Salland

Waterschappen worden minder ontzorgd; die pijn zal

Eens voor wat betreft de

gevoeld worden en daar moeten oplossingen tegenover

facultatieve taken.

worden gezet.

Echter, HWH 2.0 biedt hier wel ondersteuning voor.

Governance structuur Hunze en Aa’s

Zuiderzeeland

Hollands Noorderkwartier

Valei en Veluwe

In de optiek dat er een eigenstandige en eenduidige relatie tussen de waterschappen als opdrachtgever en HWH als opdrachtnemer bestaat, zijn eventuele beleidskaders van de Unie niet relevant. In de structuur wordt in het advies een rol weggelegd voor de ledenvergadering van de Unie. Wij achten dit principieel onjuist. De overgang van de stichting naar de GR HWH was juist bedoeld om de onduidelijke situatie rondom de aansturing van HWH te verbeteren. In het advies van KokxDeVoogd is in onderdeel 2 “samenvatting en advies” bij het onderdeel “opdrachtgeverschap en/of UvW” in onderdeel 4c aangegeven dat de vergaderingen van AB HWH en ledenvergadering UvW kunnen samenvallen. Dit lijkt ons gezien de samenstelling van beide gremia een onjuist uitgangspunt. De governance dient zo aangepast te worden, dat

Van samenvoegen gremia zal geen sprake zijn. Opdrachten kunnen in de toekomst via de Ledenvergadering en het Opdrachtgeverscollectief lopen. Zie verder het AB-voorstel.

Op deze wijze in het

besluitvorming over het collectieve deel door het bestuur

rapport voorgesteld en

van de GR HWH plaatsvindt en dus niet door de

AB-voorstel verder

ledenvergadering van de Unie.

toegelicht.

Met name de voorgestelde structuur waarbij de ledenvergadering van de Unie een rol krijgt, hebben wij met enige verbazing gelezen. Was indertijd niet één van de redenen om de GR op te richten het gegeven dat de ledenvergadering van de Unie niet was toegerust om deze taak adequaat uit te voeren? Wij zouden graag de overwegingen van de stuurgroep vernemen waarom zij van mening zijn dat de ledenvergadering daar nu wel voor is uitgerust en of het wenselijk is dat zij dit gaan doen, gezien de focus op belangenbehartiging en lobbybehartiging.

Zie vorige

Ontstaat er niet teveel bestuurlijke drukte bij

De Unie speelt op dit

besluitvorming via de Unielijn?

punt geen rol meer in

opmerking/vraag.

het voorstel. Regge en

Opdrachtgeversrol Unie ligt niet voor de hand

Het DB is van mening

Dinkel / Rijn en

dat de Unie collectieve

Ijssel

opdrachten kan geven die voortkomen uit beleidsafspraken. Zie verder AD-voorstel.

De Dommel

Governance: Unie is een vereniging en dat is fundamenteel anders dan een GR. Niet vermengen

Eens.

3

AGV

HWH is verlengstuk van de ambtelijke organisaties, dit

Bestuurders zijn de

wordt gemist in het stuk. Wat vergt het nog aan

eigenaren en hebben

bestuurlijke bemoeienis?

budgetrecht. Secretaris-directeuren vormen het Opdrachtgevercollectief (gezamenlijke opdrachtgevers), zij hebben een volmacht van hun bestuur.

AGV

Wat is gedaan met de inzichten die zijn verkregen vanuit

KING levert ook op

BZK en King?

verzoek adviesdiensten voor programma’s waar het eigenaarschap bij de gemeenten ligt. Het programmatakenpakket HWH 2.0 in Gartner rapport (figuur 4) werkt vergelijkbaar.

Schieland

Besluitvorming via ledenvergadering ligt niet voor de hand, zie ook adviezen cie Vos. Wie gaat besluitvorming daar voorbereiden? Op dit moment nog onduidelijke bestuursstructuur HWH 2.0. Wat zijn de mogelijkheden voor een Light-versie?

Eens. Zie reactie op bovenstaande opmerkingen/vragen. Mogelijkheden lightversie kunnen worden uitgewerkt als wetgeving is aangepast (Wgr).

Aa en Maas

Rol UvW: niet gewenst, niet terug naar hybride situatie

Eens. Alleen rol als

Reest en

Goede oplossing voor de beslissing over collectieve taken

AB is eigenaar; bestuur

Wieden

bedenken: AB of Unie

van HWH kan bepalen of

opdrachtgever.

opdrachten van Unie of Opdrachtgeverscollectief worden uitgevoerd.. Scheldestromen

Delfland

Relatie met UvW: AB moet eigenstandige bevoegdheid hebben t.o.v. ledenverg.

Eens. Ook op deze wijze

Individuele waterschappen hebben ook een gebrek aan competentie; konden en kunnen waterschappen voldoende tegenspel bieden aan HWH. Ook zelf in huis moet het goed geregeld zijn (stekker en stopcontact) Voorwaarde opschrijven waar waterschappen aan moeten voldoen om 2.0 te laten slagen

In het rapport is

in rapport opgenomen.

aangegeven aan welke eisen en randvoorwaarden de waterschappen moeten voldoen bij transitie van facultatieve taken.

Velt en Vecht

Verdere uitwerking geven aan liqht variant van de Gemeenschappelijke regeling

Dat kan zodra de nieuwe wetgeving van kracht is.

4

Collectieve en Facultatieve taken Hunze en Aa’s

Hunze en Aa’s

Hunze en Aa’s

Hunze en Aa’s

Zuiderzeeland

Wij zijn van mening dat bij een juiste definiëring van collectieve taken er duidelijkheid is rondom de opdracht van HWH. Collectieve taken kunnen in onze optiek alleen die taken zijn die wettelijk zijn opgelegd aan de waterschappen, danwel taken waar unanieme besluitvorming over bestaat (binnen de bestuurlijke vertegenwoordiging van de waterschappen in HWH). Wij kunnen ons vinden in de genoemde voorbeelden van AHN en IHW. In aanvulling op de bevindingen van het advies van KokxDeVoogd in onderdeel 4 nummer 13 zijn wij dan ook van mening dat de GR zodanig aangepast moet worden dat besluiten rondom uitbreiding van collectieve taken alleen bij unanimiteit door het bestuur van HWH kunnen worden genomen. In uw afweging stelt u voor variant 3 HWH Collectief + Advies als voorkeursvariant. Hierin zijn zoals is aangegeven geen inkoop en beheer door HWH voorzien voor facultatieve zaken. Is het daarentegen wel zo dat er inkoop en beheeractiviteiten voor de collectieve delen wordt uitgeoefend? Als een van de successen van HWH is de centrale inkoop van Oracle licenties te noemen. Het bevreemdt ons dan ook dat dit onderdeel in de door u gemaakte begrotingsopzet niet als activiteit wordt opgenomen. Daarnaast kunnen wij ons ook de (centrale) inkoop van ArcGis Software en Microsoft onderdelen als een van de voorbeelden van de krachtig collectief optreden met bijbehorende slagvaardigheid naar de leveranciers als collectieve activiteit voorstellen. (…) Het lijkt ons echter onvermijdelijk dat de scheiding

Deze criteria zijn in lijn

tussen collectieve taken en facultatieve taken in de

worden in het rapport

toekomst zal leiden tot discussies tussen deelnemers. De

onderkend. Het voorstel

geschetste variant biedt hierin geen houdbare oplossing en

biedt echter wel ruimte

is wellicht niet meer dan een uitstel van uittreden van

voor groepen van

waterschappen uit HWH.

waterschappen om

met de in het rapport voorgestelde criteria.

Eens.

Ja, en advies rond inkoop en beheer voor facultatieve taken.

Eens. Oracle licentiebeheer is als collectieve taak opgenomen.

De beschreven risico’s

gezamenlijk via HWH Daarnaast laat de opvatting over de facultatieve taken

activiteiten te initiëren

geen ruimte voor activiteiten t.b.v. groepen van waterschappen waarvan risico's goed kunnen worden beheerst, zoals het fungeren als inkoopcentrale voor standaardpakketten en licenties. Wij achten zeer wenselijk dat die ruimte er wel is.

5

Zuiderzeeland

Om aan de wens tot een kleiner en slagvaardiger HWH

Nee, andere opties dan

tegemoet te komen, binnen de context van beheersbare

hiernaast geschetste zijn

risico's, zien wij ook kansen:

niet overwogen.

o Meer overlaten aan marktpartijen, zoals het beheer en eigendom van software; o Het in overweging nemen van "lichtere" vormen van ICT samenwerking, zoals het uitsluitend inkopen van systemen of licenties die vervolgens door ieder deelnemend waterschap zelf geïmplementeerd worden; o In het kader van het beheer van systemen zware afstemmingsprocedures voor wijzigingen zoveel mogelijk uit de weg gaan door de leverancier hiervoor een proces te laten organiseren. Onze vraag met betrekking tot de taakinvulling is dan ook: 2. Zijn in het adviestraject ook andere opties voor risico vermindering en slagvaardiger HWH overwogen, zoals hierboven beschreven? Zuiderzeeland

We vinden het essentieel dat binnen het facultatieve deel

Eens.

de Gr HWH kan fungeren als inkoopcentrale voor een groep van waterschappen. Zoals eerder aangegeven in de brief dient daarbij wel maximaal ingezet te worden op het minimaliseren van risico's voor de waterschappen die niet deelnemen aan dat facultatieve deel. Hollandse Delta

Welke activiteiten, Initiatieven en projecten blijven in uw

Dit is in het rapport

zienswijze verzorgd worden door HWH?

gedetailleerd uitgewerkt.

Welke activiteiten, initiatieven en projecten dienen afgestoten te worden? Gaarne ontvangen wij een geëtaleerde specificatie.

6

Hollandse Delta

Het rapport adviseert om lopende zaken en nieuwe

Deze risico’s zijn in het

initiatieven onder te brengen bij groepen van

rapport onderkent.

waterschappen. Ook bij kleinere samenwerkingsverbanden

Er zijn geen alternatieve

zal regie gevoerd moeten worden, zal sturing gegeven

business cases

moeten worden en ontstaat uiteindelijk overhead die

opgesteld. Wel is een

kosten met zich meebrengt. Ook dan zullen

inschatting gemaakt van

deelnameovereenkomsten opgesteld moeten worden. In

de desintegratiekosten.

plaats van een centraal regievoerend orgaan ontstaan

De bereidheid tot

regionale verbanden waarin in het klein hetzelfde gebeurt

overname moet nog

als nu in HWH. Het risico op het uitvinden van wielen op

worden onderzocht.

verschillende plekke neemt hiermee eveneens toe. De

De randvoorwaarden

waterschappen zullen tevens gedwongen worden om

voor een goede

kosten te maken voor het organiseren en uitvoeren van

overdracht zijn in het

taken die zij terug krijgen. De kans dat uiteindelijk de

rapport vastgelegd.

onderdelen waaraan nu via HWH wordt deelgenomen meer gaan kosten wanneer die zelf moeten worden uitgevoerd achten wij groot. Het rapport geeft geen inzicht in deze te verwachten kosten. 11. Liggen er alternatieve business cases die aantonen dat de nieuwe manier van werken (bijv. via 'regionale HWH's ') tot hogere kwaliteit en lager kosten leiden dan de huidige werkwijzen? Zo ja, dan ontvangen wij gaarne die informatie. 12. Zijn er samenwerkingsverbanden of individuele waterschappen die bereid zijn activiteiten over te nemen? 13. Hoe borgtu een goede overdracht? (juridisch, financieel, personeel, etc.)

Regge en

Welke collectieve taken moeten bij HWH belegd worden?

Dit is nader uitgewerkt

Dinkel

Wat is de toegevoegde waarde per collectieve taak? Welke

in het rapport.

mogelijkheden zijn er om dit regionaal te doen AGV

Waarom moeten de collectieve taken verplicht zijn?

Dat is niet noodzakelijk. Het kan ook als alle waterschappen het willen.

Roer en

Bij variant 3 moeten waterschappen gevrijwaard kunnen

Overmaas

worden voor kosten en risico facultatieve taken

Schieland

Wat is collectief en verplicht?

Eens. Nader uitgewerkt in rapport.

Reest en

Belangrijk dat er collectiviteit blijft

Eens.

In welke mate voorkomen we dat gebrek aan control in de nieuwe structuur ontstaat. Dit ligt met name ook bij de facultatieve projecten. Leidt uitplaatsing tot verbetering van de control op projecten? Zal grote rol spelen bij besluitvorming bij Brabantse Delta Adviesfunctie nog niet helder : wie betaalt en wie neemt

Dit risico is onderkend in

af?

nader uitgewerkt.

wieden Brabantse Delta

Scheldestromen

het rapport.

In het rapport is dit

7

Delfland

Collectief: wat is dat? Daarbij niet alleen kijken naar

Zie AB-voorstel over rol

meerderheid. Is Bestuursakkoord bindend? Via Unie

Unie en scheiding beleid

afgesloten en bij HWH de uitvoering belegd? Scheiding

en uitvoering en zie

tussen beleid en uitvoering. Moet deze scheiding blijven?

aangepaste bijlage

Wat is het facultatieve deel? Veel verschillende organisaties

Programmareglement

die betrokken zijn bij facultatieve taken is niet efficiënt

voor collectief/facultatief.

Personele inzet op collectieve taken en adviestaken Hunze en Aa’s

In uw afwegingen voor variant 3 geeft u, in het slot van onderdeel 7, aan dat het vermoeden bestaat dat door nieuwe (regionale) samenwerkingsverbanden de behoefte aan ondersteuning de komende jaren zal afnemen. Dit rechtvaardigt naar onze mening dan ook niet de opgenomen bezetting van 6 fte voor ondersteuning te weten: business case & projecten (4 fte) en contractmanagement (2fte). Wij vragen u deze voorziene inzet drastisch te beperken. Dit mede gezien het feit dat deze functies worden voorgefinancierd door alle waterschappen en slechts bij voldoende activiteiten worden doorbelast aan de uiteindelijk afnemers. Het risico bij een onvoldoende werkportefeuille zou dan bij de waterschappen als collectief liggen. Gezien de voren geschetste ontwikkelingen vinden wij dit risico bij 6 fte te hoog.

Eens. In het rapport van

Van het in de begroting opgenomen onderdeel Geodata Diensten (onder collectieve taken) is het onduidelijk wat het hier betreft. Is dit inclusief de AHN aankoop (en derhalve de * met bijdragen derden)? Daarnaast vragen wij ons af of de geprognosticeerde inzet van 3 fte gerechtvaardigd is. Wij vragen u inzicht te verschaffen in de omvang van de activiteiten, in relatie tot de verwachte benodigde inzet.

Dit is inclusief AHN. De

Hollandse

Ook bij een daling van de omvang van de begroting moeten

Dit is inderdaad een van

Delta

alle taken die de wet- en regelgeving van een

de risico’s.

Hunze en Aa’s

Gartner staat een bandbreedte van 2,4 – 4,2 FTE voor de collectieve adviesdienst. Gezien de vele business cases en projecten zijn deze FTE langjarig gevuld met werk.

door de stuurgroep geadviseerde capaciteit is ongewijzigd in het rapport overgenomen.

Gemeenschappelijke regeling vereist door HWH uitgevoerd worden. Of daar met de in het adviesscenario voorgestelde formatie aan voldaan kan worden is de vraag. 5. Kan het bestuur garanderen dat er voldoende kennis en voldoende gekwalificeerd personeel overblijft in de GR HWH?

8

Vallei en Veluwe

Regge en

T.a.v. vermindering formatie HWH: is de kwaliteit van de dienstverlening wellicht ook afhankelijk van ingehuurde krachten en gaan we aan kwaliteit inboeten als deze vertrekken?

HWH ziet dit gevaar niet

Bjstelling competenties personeel; waakzaamheid daarop

Eens.

Leeglooprisico: wat is omvang en hoe wordt dat bezien?

Het leeglooprisico hangt

en neemt maatregelen om de risico’s te beperken.

Dinkel/Rijn en Ijssel af van het aantal fte voor de adviesdiensten. Het rapport gaat uit van 2,4 tot 4,2 fte.

Informatiehuis Water De Dommel

Positie en governance IHW verder uitwerken inclusief

Beide onderdelen vallen

functie Rijkswaterstaat daarin

buiten de scope van het rapport. Dit wordt meegenomen in de evaluatie IHW, die in 2014 plaatsvindt.

Scheldestromen

Begroting IHW: loopt via HWH maar hebben we er wat

Maakt onderdeel uit van

over te zeggen

de zienswijze van de ontwerpbegroting. Wel speelt mee dat er bestuurlijke afspraken zijn gemaakt tussen de verschillende deelnemende overheden.

9

Faciliterende Diensten Hunze en Aa’s

Onduidelijk is of de locatie Amersfoort gehandhaafd blijft en of er derhalve nog sprake zal zijn van een vergadercentrum. Gezien de centrale ligging is Amersfoort als (eigen) centrale vergaderlocatie van de waterschappen in onze optiek een goed alternatief voor vergaderingen in hetzij Den Haag danwel een commerciële locatie. Wij vragen u dan de mogelijkheden en consequenties te onderzoeken om deze faciliteit voor de waterschappen te behouden.

Het rapport stelt voor het eigenaarschap van het vergadercentrum bij de Unie te beleggen waarbij de locatie in Amersfoort blijft. Inmiddels is gesproken met het Uniebestuur. Optie 1:eigenaarschap naar de Unie heeft niet de voorkeur van de Unie. Twee aanvullende opties worden uitgewerkt: 2) HWH blijft eigenaar, en brengt een wijziging aan in de kostenverdeling (naar gebruik); 3) HWH blijft eigenaar, echter het vergadercentrum wordt separaat in de begroting ondergebracht.

Hunze en Aa’s

Onduidelijk is vanuit de uitgangspunten waar de verantwoordelijkheid voor de kassiersfunctie en het vergadercentrum wordt belegd

De kassiersfunctie gaat (terug) naar de Unie. Inzake vergadercentrum: zie voorgaande reactie.

Reest en

AB Vergadercentrum Amersfoort moet blijven bestaan,

Wieden

maakt niet uit onder welke paraplu

Delfland

Vergadercentrum: Niet bij HWH maar in Unie-verband bespreken. FTE ook bij Unie onderbrengen in Den Haag

Zie voorgaande reacties. Zie voorgaande reacties.

Bedrijfsvoering Hollands

Waarom stelt u voor om het financieel beheer en HRM-

Het DB wenst financieel

Noorderkwartier

taken bij voorkeur uit te besteden aan de Unie van

beheer en HRM-taken zo

Waterschappen

dicht mogelijke bij het primaire proces te behouden. Zie tevens rapport Gartner.

10

Roer en Overmaas

Tegenstrijdigheid bij onderbrengen van bedrijfsvoering bij Unie nadere uitleg gewenst

Er heeft inmiddels overleg plaatsgevonden in het DB HWH, als tussen de Unie en HWH (bestuurlijk en ambtelijk). Op onderdelen kan er samenwerking ontstaan, echter bij beide partijen de voorkeur om Bedrijfsvoering HWH ook daadwerkelijk bij HWH te laten. Zie ook rapport Gartner. Een nadere toelichting zal worden voorgelegd aan zowel DB HWH als aan het Uniebestuur.

Schieland

Vraagtekens bij uitplaatsen/onderbrengen financieel

Zie vorige reactie.

beheer

Uittreding van waterschappen

Hunze en Aa’s

In onderdeel 5 uitgangspunten wordt aangegeven dat waterschappen in principe een eigen keuze hebben om deel te nemen aan HWH 2.0. Dit uitgangspunt is achterhaald als uitgegaan wordt van de collectieve verplichte taken gedachte. Desalniettemin kan het voorkomen dat een waterschap besluit om toch niet deel te nemen aan HWH 2.0. Hierdoor ontstaat feitelijk eenzelfde situatie als in de decembervergadering in 2012 rondom de (voorgenomen) transitie. Indien een partij van dit recht gebruik maakt dan moet dit ook gerespecteerd worden.

De Gr is daarop aangepast. Bekrachtiging door provincie moet nog plaatsvinden.

11

Hollandse Delta

Als in de AB vergadering van 1 juli 2013 besloten wordt dat waterschappen eerder mogen uittreden (vanaf 1 januari 2014) moeten de overblijvende waterschappen deze transitie realiseren. Daarmee zullen de inspanningen en kosten die er mee gemoeid zijn op deze waterschappen afgewenteld worden. Dat kan een reden zijn voor meer waterschappen om uit te treden. 1. Hoe kijkt uw bestuur aan tegen de samenhang in besluitvorming tussen de twee voorgenomen besluiten? 2. Hoe borgt uw bestuur dat ook eventueel eerder uittredende waterschappen volledig en naar rato delen in het transitieproces en - kosten? 3. Streeft uw bestuur naar unanimiteit van besluitvorming? 4. Hoe voorkomt uw bestuur dat alsnog het scenario 'opheffen' zich als 'self fulfilling prophesy' voltrekt doordat het fenomeen 'uiltreders' (ongewild) de last van de 'blijvers' vergroot, waardoor ook bij deze de druk om uit te treden toeneemt?

1.

Uittreden is een optie die nu eerder mogelijk is. Scenario 3 is juist bedoeld om alle waterschappen in de gemeenschappe lijke regeling te houden.

2.

Te handelen conform art. 43 Gr, o.a. liquidatieplan opstellen voor uittredend waterschap.

3.

Ja.

4.

Daarom stelt het DB ook scenario 3 voor. Dit moet uittreden voorkomen.

Noorderzijlvest

Voorkomen dat we de komende maanden in een situatie

Dit is een van de risico’s

komen dat een of enkele waterschappen de andere

bij de in het rapport

waterschappen in gijzeling nemen.

voorgestelde taakcriteria.

Delfland

Hunze en Aa moet mogelijkheid hebben om per 1 januari 2014 een besluit te nemen inzake uittreding.

Gr is daarop aangepast.

Transitie Hunze en Aa’s

In het onderdeel uitwerking geeft U aan dat de afbouw van taken in overdracht naar waterschappen van onderdelen enkele jaren kan duren. Wij vragen u in verband met de duidelijkheid voor zowel personeel als deelnemende waterschappen deze termijn zo kort mogelijk te houden. Naar onze mening zou dit niet meer dan een jaar mogen duren.

In het rapport wordt uitgegaan van de natuurlijke overdrachtsmomenten om juridische en overige risico’s te voorkomen. Hierdoor zijn de tijdspaden langer dan een jaar. Het DB wil het transitieproces zo voortvarend als mogelijk uitvoeren.

12

Hunze en Aa’s

Onduidelijk is hoe de afbouw van de personele bezetting zal worden gerealiseerd (thans is een afname voorzien van 50 naar 19 fte, per saldo 31 fte). Ook is hierbij niet duidelijk wat de mogelijke financiële consequenties van deze afbouw zijn.

Het rapport doet hier

Dat moet in het

Hollands

Onduidelijk is of en in hoeverre er uitzetting van de Uniebegroting plaatsvindt door de afbouw en herschikking van taken. De beleidskaders worden door de Unie bepaald, hoeveel FTE komt er op de begroting van UVW bij? Tot slot merken we op dat in de stukken geen indicatie van

Noorderkwartier

de omvang van de reorganisatie- en transitiekosten wordt

inzicht in.

Hunze en Aa’s

een voorstel voor. En het AB-voorstel gaat hier nader op in. transitieprogramma worden uitgezocht. Het rapport biedt hier

gegeven. We stellen het op prijs als u tijdens de vergadering hier enige duidelijkheid over kunt geven. Hollandse Delta

Het onderbrengen van door HWH beheerde systemen en

Het rapport neemt de

taken bij waterschappen kan volgens het rapport enkele

lopende contracten als

jaren in beslag nemen. Uitvoering van het rapport voorziet

uitgangspunt daardoor is

in een sterke krimp van HWH. Dit zal moeten betekenen

het risico op

dat lopende activiteiten, initiatieven en projecten worden

schadeclaims niet

afgebouwd of overgebracht naar andere uitvoerders. In dat

aanwezig.

verband hebben wij de volgende vragen aan het DB:

Het risico dat personeel vroegtijdig vertrekt

Hoe ziet u het afstoten van de genoemde onderdelen voor

blijft.

u? a. Worden lopende contracten onverkort geëerbiedigd? b. Is er een risicoanalyse gemaakt op lopende contracten en overeenkomsten? c. Wat is het risico op schade, schadeclaim en procedures indien u overgaat tot het afstoten van de genoemde onderdelen? d. Is uw bestuur zich er van bewust dat die schade verhaalbaar is op de voltallige GR? Hoe gaat u voorkomen dat gekwalificeerd personeel, nodig om lopende verplichtingen onverkort na te komen, door de huidige onzekerheid het bedrijf nu al verlaat, waardoor de continuïteit en lopende verplichtingen van onderdelen in gevaar komt? Regge en

Tijdpad zo krap mogelijk houden, zo snel mogelijk

Eens, dit is mede

Dinkel, Rijn en

procesrisico en kosten transitie in beeld brengen en zoveel

afhankelijk van de

Ijssel

mogelijk beperken

medewerking van waterschappen voor het zorgdragen als landingsplaatsen en het overnemen van personeel.

De Dommel

Zorgvuldigheid boven krappe tijd, het mag langer duren

Eens, maar het DB wil de doorlooptijd wel zo kort mogelijk houden.

13

Div

AB van de waterschappen wil betrokken zijn bij

Dat is een keuze en

besluitvorming over de transitie

verantwoordelijkheid van elk AB-lid, maar is formeel niet nodig voor de Gr.

Schieland

Zorgvuldig met personeel omgaan en lopende projecten

Eens.

Aa en Maas

Waterschappen intensief betrekken bij de consequenties

Eens.

van alle taken die worden afgestoten Reest en Wieden

Tempo van verandering vasthouden. Frictiekosten/transitiekosten: snel inzicht leegloop?

In het rapport wordt uitgegaan van de natuurlijke overdrachtsmomenten om juridische en overige risico’s te voorkomen.

Scheldestromen

Afbouwperiode, moet niet te lang duren

Zie bovenstaande reactie.

Velt en Vecht

Het eerder afgesproken tijdpad hebben we nodig voor

Eens.

zorgvuldige besluitvorming

Georganiseerd overleg Hunze en Aa’s

Hollands

In het bestuursvoorstel bij het rapport van de Stuurgroep, wordt aangeven dat Abvakabo mede namens FNV en CNV Publieke Zaak aan HWH een brief heeft gestuurd waarin zij het verzoek doen aan het AB een Commissie voor Georganiseerd Overleg (CGO) te laten instellen. Door het dagelijks bestuur van HWH wordt voorgesteld geen CGO in te stellen. Wij zijn van mening dat gezien het bijzondere karakter van de voorziene herstructurering van activiteiten en onze verantwoordelijkheid om zorgvuldig met het personeel om te gaan, er wel een Commissie voor Georganiseerd Overleg (CGO) moet worden ingesteld. U stelt voor niet in te gaan op het verzoek van de

Noorderkwartier

ABVAKABO om een commissie voor georganiseerd overleg

Conform de nieuwe SAW heeft het DB een Commissie voor Georganiseerd Overleg ingesteld.

Zie antwoord hierboven.

in te stellen. Wij vragen ons af of dit op termijn niet tegen ons gaat werken gezien de zeer ingrijpende afslanking die wordt voorgesteld. Hollandse Delta

10. Het eindrapport voorziet in een afbouw van HWH met

Er is CGO ingesteld.

ca. 30 fte. Overeenstemming met personeel/OR en bonden

Wellicht komt er een

over de aanpak is cruciaal

BGO, dan zal in

a. Heeft u inmiddels een BGO ingesteld om adequaat

samenspraak met de

overleg met ORen Vakbonden te garanderen?

bonden gaan.

b. Beschikt u over een sociaal statuut, een leidraad

Sociaal statuut wordt op

organisatieverandering en een op basis daarvan

dit moment opgesteld en

vastgesteld plan van aanpak? Zo ja, dan verzoeken wij u

afgestemd met CGO.

die beschikbaar te stellen. Aa en Maas

Rol GO respecteren

Zie vorige antwoorden.

14

Velt en Vecht AB 1 juli

Brief vakbonden: snel en goed overleg, hoeft niet vooruitlopend op besluitvorming Nog geen besluit genomen: via schriftelijke ronde alsnog

Idem.

besluit voorleggen.

per 1 juli is DB bevoegd

Door verandering SAW geworden om CGO in te stellen.

Financiën en Begroting

Hollandse

Wilt u een betrouwbare begroting overleggen over het

Consequenties transitie

Delta

voorliggende advies HWH 2.0?

staan in rapport Gartner.

Bent u met ons van mening dat deze eerst overlegd moet worden alvorens er over een transitie kan worden besloten? Vallei en Veluwe

Dalen de kosten van ICT voor de waterschappen als totaliteit door het voorstel HWH 2.0. Daarbij ook rekening houden met frictiekosten en kosten van andere systemen.

Nee. Het rapport verwacht dat de kosten structureel juist zullen toenemen.

Noorderzijlvest Delfland

Volstrekte utopie als taken bij waterschappen neerlegt dat

Zie bovenstaande

het dan goedkoper kan.

reactie.

Ook aspect van (unie) kostenverdeelsleutel betrekken bij

Deelnemers aan een

HWH 2.0 begroting 2015

programma bepalen gezamenlijk een kostenverdeelsleutel.

15

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |* 6.* @ HetWaterschapshuis 0|11| Mntel elna's ïrma Smedlng / Marlanne van der Veen-B|uwer 6 Be.Ner|end gremlum Algemeen bestuur Onden|NP KennMrk Programma|glement V0050|1513 Datum |leg ! jull 2013 BEsktln P|g|mmareglement Het Algemeen bestuur van Het Wate|chapshuls; gelet op artlkel 35, Ild 3 en 5 van de Gemeenschappelllke regellng Het Wate|chapshuls; BESLUU vast te s'tellen het volgende p|g|mmar|lement. Artlkel 1 Alcemene beoallnnen In dlt reglement wordt verstaan onder: a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van Het Wate|chapshuls; b. beg|tlngsp|g|mma: onderdeel van de begrotlng van Het Wate|chapshuls en van de blj dlt reglement behorende bulage op het lloogs'te hlë|elsche nlveau. c. belaAlngopb|ng|: het totaal van de opbrengken van de wate||eemhemng, de zulve|ngshemng, de ve|ntrelnlglngsheïng en de eventuele wegenheng. De wate-|eemhemng Is opgebouwd uit hefflng Ing|etenen, hemng gebouwd, hemng natuur en hemng overige onge|uwd; d. dagelljks bestuur: het dagelljlts bestuur van Het Wate|chapshuls; e. delnameoverœnkomk: de tuqon de deelnemer aan een programma en Het Watevhapshuls gesloten Indlvlduele ove|nkomst zoals bedoeld In artikel 3, lld 3 van dlt reglement; f. HG Wate||apshuls: het openbaar Ilchaam als |doeld In artlkel 2 van de Gem|nschap|lljke regellng Het Wate|chapshuls; g. organl|tleko|en: de kosten dle |menhangen met het ultvoeren van de taken van het bestuur en de ||taës-dlredeur, lncluslef de bljbeho|nde staf en onde|eunlng en hul|estlng (artlkel 35, Ild 1 sub c. van de Gem|nschappelljke regellng Het Wate|cha|huls); 11. programma; een |menhangend geheel van adlvltelten gerlcht op het reallseren van een bepaalde taak van Het Wate|chapshuls of een onderdeel van een bepaalde taak van Flet Watevhapshuls (artlkel 35 lld 1, sub a. van de Gemeen|happelljke regeling Het Watevhapshuls). Onder het begrlp 'pmgramma' vallen alle prog|mma's dle In de bll dlt reglement behorende bljlage worden genoemd, t.w. de Beg|tlngsprog|mma's, de P|g|mmaplannen en de van de |grotlngsp|g|mma's en Mgrammaplannen deel ultmakende prog|mmafs.; T

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |* 4., @ @ HetWaterschapshuis p|gommaplan: onderdeel van de |grotlng van het Wate||amhuls en van de blj dlt reglement behorende bljlage op het op en na htlogs'te hlë|r|lsche nlveau. Een prog|mmaplan Is een onderdeel van een begrotlngsprog|mma en kan zelf|ndlg bestaan of meerdere prog|mma's bevatten; prog|mmako|en: alle kosten dle nlet onder omanl|tleko|en vallen en dle aan een bepaald proglamma worden toege|kend (artlkel 35, lid 1, sub c. van de Gemeenschappelljke regellng HG Wate|chapshuls); programma|ad: vas'te advi|comml|le (ex artlkel 24 Wet gemenschappelljke regellngen) dle het dagelljks bestuur van Het Wate|chapshuls advlseert over de vraag welke a|vltelten Het Wate|chapshuls vnor de aan de œmeenschappelljke regellng Het Wate|ha|huls deelnemende wee|chappen gaat on|lkkelen en ultvoeren. In de prog|mmaraad hebben de seceta/s|n-dlredeuren van de deelnemende watevhappen zlttlng. 1. regellng: de Gem|nRhap|lljke regellng Het Wate|chapshuls; m. wateochap: de rechàpevon als bedoeld In artlkel 1, eerste lld van Boek 2 van het Burgerlljk Wetboek en artikel 1, lld 1 van de Wate|chapswe. Artlkel 2 De Dr|ramma's 1. Dlt reglement Is van toepasslng op de prog|mma's zoals deze zljn va|gesteld blj de van dlt reglement deel ultmakende Bljlage vastguelde p|g|mma's. 2. Het algemeen bestuur verleent aan het dagellje |stuur het mandaat om, de p|gramma|ad gehoord, de In het eers'te 11d bedoelde bljlage te wljzlgen en p|gramma's, nlet zljnde beg|tlngsp|g|mma's, Inclusl| blj|horende ko|enverd|lsleu|l toe te voegen, voor zover de tctale Njdl-age V'an de gcamenlljke deelnemende wate||appen aan het pnlgramma en eventuele derden In een laar nlet hoger Is dan C 1.000.00û,-- en de totale kosten van het prcKlramma gedurende de looptijd nlet hoger zljn dan f 3.000.000,--. 3. HG algemeen bestuur zal Indlen het overgaat tot het stellen van beleldsregels met betrekklng tot de uitoefenlng van de In Ild 2 bedoelde |voegdheld, In leder geyal kaders stellen ten aanzlen van de flnanclële omvang van de prog|mma's. 4. De In het |eede lld bedoelde bevoegdheld |n niet door het dagelljlçs bestuur worden onder gemandateeM. 5 Een p||mma'kan alleen aan Begrotlngsp|g|mma 2 of 4 of aan een p|grammaplan worden t/egev/egd lndlen dlt pr/gramma pas't blnnen het aldaar gefo|ul|rde doel. Artikel 3 De deelname 1. Aan de In artlkel 2 genoemde progomma's kunnen ullluitend de wate||appen deelnemen, dle deelnemen aan de regelfng. 2. In afwljklng van het eers'te lld kunnen ook derden deelnemen aan een programmaz onder de voorwaarde dat wordt voldaan aan het guelde In het reglement voor de dlen|erlenlng aan derden als bedoeld In artlkel 25, Ild 6 van de regellng. 3. Deelname aan een programma wordt geregeld bt Indlviduele over|nkomk tussen de deelnemer en Het Wate|chapshuis, deelnameove|nkom| genaamd. BIJ deze ove|enkom| verpllcht de deelnemer zlch aan het programma deel te nemen en vemllcht Het Wate||apshuls zich het programma ult te voeren. 4. In de deelnameove|enkom| worden, onve|lnderd hetgeen In dlt reglement Is bepaald, In leder geval afspraken gemaakt over; a. het |sklltaat van het programma; b. de duur van het programma; Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 2 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur .* 4.. @ @ HetWaterschapshuis c. de beëlndlging van het programma; d. de voo|aarden van toetredlng van een waterschap of een derde; e. de (voorlsnancle|ng van het pmgramma; f. de ko|enve|eelsleœel; g. de rechten en pllchten; h. hoe om te gaan met baten en lasten binnen het programma; 1. de voo|aarden van ui|redlng; j. de Intelleduele elgendom van produden die blnnen een programma zljn of worden Jn|lkkeld; k. de deelname van het waterschap c.q. derde aan de ul|oe|ngsomanl|tle van een programma. 1. de gevolgen voor het geval dat het algemeen bestuur of het dagelljks bestuur (in mandaat) besluit het programma nlet in uiwoerlng te nemen. m. de gevolgen voor het geval dat het aanbuedlngsresultaat nlet ultvalt zoals dat door partllen was voorzlen. Artlkel 4 De ko|enveM|ls.l-eutel 1. In de deelnam|vereenkom| kan ten aanzien van de ko|enverdeelsleutel als bedoeld In artlkel 3, Ild 3 sub f. ul|lultend een van de onde|aande verdee|leœels of een combinatle daarvan worden opgenomen: a. Een verdeling van de kosten naar rato van het aantal hectares (benamlng: op|-lake). b. Een gelljk bedrag voor elke deelnemer aan het programma (benamlng: gelljk). c. Een gelljk bedrag vcor een p|centueel deel van de kosten en het Osterende pmcentueel deel van de kosten naar rato van de omvang van de belaklngopbreng| van een waterschap (benamlng: unleko|enverdeelsleutel ofwel aanduldlno door het noemen van de toe|s|lljke pexentages, b.v. 45/55). d. Een verdellng van de kosten naar rato van het aantal VE Y (Ve|ulllng Eenheid) per wate|chap, zoals deze door het waterschap aan de hand van de on|em|pac|telt van de Koolwateculve|nsln|alla|es In een bepaald jaar Is opgegeven (benamlng: VE). 2. Voor deelnemers aan heàelfde programma wordt dezelfde ko|enverdeelsleœel gehanteeM, tenzlj er gegronde redenen zljn om hlervan af te wljken. Voor de vas|elllng van de bela|ngopb|ngA Fan elk wate|chap wordt ultgegaan van de bel|ngopb|ng| zoals dle is gehanteerd In de begrotlng van de Unie van Wate|chap|n ter bepallng van de cont|butie van haar Ieden In een boeltjaar, voo|gaand aan de begrotlng over enig boeltjaar van HG Wate||apshuls, tenzlj hlervan In de Indlvlduele overeenkomk ulu|kkelljk wordt afgeweken. Adlkel 5 Betallna van Drol|mmako|en 1. De deelnemende wate|apxn en eventueel deelnemende derden betalen een volgens de begrotlng over enlg boekjaar geraamde blldrage blj wljze van voorschot In de eerste maand van elk kalende|aar. 2. Indlen een programma gedurende het boekjaar in uitvoering wordt genomen, betalen de deelnemende wate|happen en eventueel deelnemende derden de over het r|erende boekjaar ge|amde bljdrage blj wljze van vtmlrychot In de eerste maand volgend op de maand waarln de blndlngsove|enkomk of d|lnameoverenkom| ten aanzlen van het betre|ende programma Is gesloten. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 3 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen besàuur |* *4* @ HetWaterschàpshuis 3. Het vaeeellen van de door elk waterschap ve|chuldlgde bljdrage voor een |elçjaar getlchledt tegelljke|jd met de vas|elllng van de jaa|kenlng van dat boe|aar, doch ulterlllk de 14* jull van het Jaar volgende op het jaar waarop de jaa|kenlng betrekklng heeft, door het algemeen |uur. 4. Het dagellj| bestuur doet van het vi*eeellen van de begrotlng, de te F-nlen voo|hotten en het vleeeellen van de bljdragen mededellng aan de dagellj| '- --uren van de watereap|n en eventuele derden dle deelnemen aan een progomma. 5. Het boeltjaar voor Het Wate|apshuls Is gelljk aan het |lendedaar. Aœkel 6 ï|erklnct|dlno en dteertltel 1. Dlt reglement treedt In werklng met Ingang van de eerste dag na |kendmaklng en werkt terug tot en met 1 januarl 2013. 2. Dlt reglement wordt aangehaald als P|g|mma|glement Het Wate|capshuls 2013. Aldus vastge|eld In de epenbare vergade|ng d.d. 1 jull 2013. HG algemeen heuur voornoemd, Ir. H.H.G. Dijk, vot|rzlt|r . J.W.A. van Ens't, secretarls Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 4 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |* 6.* * @ HetWaterschapshuis Bljlage vae- --elde pr|ramma's (blllage blj het P|g|mma|lement HG Wate|hapshuls 2013) Dem bqla|e: 1 luli 2|1,3 â. 1.2 P-ramma Bedrl|nelœ 1.2.1 P|g|mmaplan Wate||m|hœr e|ngsp-ramma 1; Ulwœng Doel: De p|gramma's ult het P||mmaplan Water||m|her dragen blj aan een emclënte JCI- onde|unlng van het waters||m|h|r van de wate|c|p|n met een bll voorkeur unlforme datalaag en |ndional|elt en s|lbllltelt In de mogelll|ejd van maatwerk voor de wate|appen. PmgrarnmaA dîe deel ultmaken van het Pmg|mmaplan Waters|embeheert 1.2.1.1 Watertoets keonverdeel<eu|l: gelljk 1.2.1.2 NDFF k|enve||lsleu|l:gelljk 1.2.1.3 ïrls Ergo keenvedeelsleu|l:4s/ss 1.2.1.4 ïrls OWA ko|enveMeelsleu|l:4s/ss 1.2.1.5 lrls Metlngen ko|e|e|eelsleœel:4s/ss 1.2.1.6 lrls Wats ko|enveMelsleutel:4s/ss 1.2.2 P|g|mmaplan Wate|elllgheld D|/J De pr|ramma's ult het P|g|mmaplan W|e-elllgheld dragen blj aan een dïldërïte Il:'r onde|eunlng voor het beheren van de ||g|evens, dle nodlg zljn voor het prlmalre pra- Wa||elllgheld, dle zo dlcht mogelljk aartslult op de el|n en wensen dle daar wettelljk en omanl|||s| aan worden gesteld. Programma% dle deel uîtmaken van het Pmg|mmaplan Wate|elllgheld: 1.2.2.1 Vang|r|l||le ko|enve|eelsleœel:qsps 1.2.2.2 lrls Kerlngen keenveï|lsleutel: 45/55 Kenmerk: vnè50/H1513 Paglna 5 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |* 4.. @ uetWaterschapshuis 1.2.3 Aog|mmaplan A&alwateculvedng Doel: Vanult verbondenheld met de watemaone| dragen de prog|mma's ult het Prog|mmaplan A|alwaterkeen vanult de wate|chapbelangen blj aan een toonaangevende gemeenschappelijke In||atlevoo|lenlng die bljdraagt aan een doelmatlge en duurzame a|alwaterketen ProgrammaA dle deel ultmaken van het Pr|œmmaplan |alwateauîve|ng: 1.2.3.1 Z-lnfo ko|enverdeelsleutel: VE 1.2.3.2 Bedri|emelljklng Zuiverlng (BVZ) ko|enverdelsleutel: 45/55 1.2.3.3 Irls LIS ko|enverdeelsle|el : 45/55 1.2.3.4 lrls RIOKEN ko|enverdeelsleutel: 45/55 1.2.4 P|g|mmaplan Veœunnlngverlenlng en Handhavlng Doel: De prog|mma's ult het Programmaplan Vemunnlngverlenlng en Handhavlng dragen bij aan een emciënte I|71- onde|euning van de prlmaire prthc|sen Vergunnlngverlenlng en Handhaving. ProgrammaX dle deel ultmaken van het Pmgammaplan Ve|unnlngverlenlng & Handhavîng: 1.2.4.1 OLO Water ko|enverdeelsleutel: 45/55 1.2.4.2 Dlgltale Aanglfte bedrmen ko|enverdeelsleutel: gelljk 1.2.4.3 ïrls Vœ-l ko|enverdeelsleutel: 45/55 1.2.4.4 llis OM ko|enverdeelsleutel: 45/55 t.3 Programma Dlensten 1.3.1 P|gommaplan Dlens-ten Basls Doel: De programma's ult het P|gommaplan Dlensten Basls voorzlen In het p|ë|loneel beheer van door HWH geleverde gemeenschappelijke generieke voocleningen en voo|lenlngen dle meerdere bedrlj|ndies van de wateochappen onde|eunen. Pnlgl.r|mma% dîe deel uîtnaken van het Pmg|mmaplan Lllensten Basls: 1.3.1.1 Jrls Beheer ko|enverdeelsleutel: 45/55 Kenmerk: V0050/H1513 Pagina 6 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestpur .* 4., * @ HetWaterschapshuis 1.3.1.2 1.3.1.3 is Basls koxenveM|lsleutel: 45/55 MON Portaal ko|enverdelsleœel: 45/55 G|voo|lenlng ko|enveï|lsleœel: 45/55 1.3.1.| 1.3.1.5 Aœbrljvlng Irls 1.0 k|nverd|lsleqtel: 45/55 1.3.2 P||mmaplan Diensten F-xterne Dlen|erlenlng |10e1: De p|ramma's ult het P|gmmmaplan Dlensten Externe Dlenmerlenlng dragen bll aan het verbeteren van de elek|nlsee dlenmerlenlng aan bun.ien.| en bedrljven door mlddel van gemœneap|lljke Info|atlevooclenlngen en dlensten. Programma% dle deel ultnaken van het P|œmmaplan F*rne |en||qnlng: 1.3.2.1 CMS (oud) ko|enve|eelslemel: 45/55 en daadwerkelllk gebrulk 1.3.2.2 E-*|ulle|n ko|nve||lsleu|l: gelljk 1.3.2.3 Publlcatle Produden en dlenen blnnen CMS ko|enverdeelsleœel: 45/55 1.3.2.4 |v|bll|tle |elgevlng ko|enveMœlsleutel: 45/55 1.3.2.5 GVOP/ Publlcatle |endmazngen ko|enveMœlsleutel : 45/55 1.3.3 Gg|mmaplan DlenAen Data Doel: De prog|mma's ult het Mg|mmaplan Dlensten Data dragen blj aan de on|luellng en het beheer van generleke vcoclenlngen ten behoeve van de l|o||lwooclenlng In de dlverse bedrlj|ndl| van de wcereappen en eventuele derden. Prçwïammal| dle deel ultnaken van het P|Mmmaplan Dlen|-rt Data: 1.3.3.1 INSPIRE koxe|e|elsleutel: 45/55 1.3.3.2 AHN ko|enveMeelsleutel: oppervlake 1.3.3.3 |eldmatedaal ko|enveMelslecel: oppe|lakte 1.3.3.4 SAT-Da| ke|nveï|lsleutel: gelljk Kenmerk: VQQ50/H1513 Paglna 7 |n 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur .* 6g @ HetWaterschapshuis 1.4 Pr||mmaplan ArcMteuuur en standaaeen Doel: Het Programmaplan Axhiteduur en Standaarden draagt blj aan de |menhang In de lnfo||levooclenlng van de wate||appen (prcduden en dlensten), s'telt hlervoor kaders op en geeft Kchting aan de on|lzœllng van de In||atlevoo|lenlng op basls van de lnterne |d||sbeho|en en externe polltleke, be|uurlljke, maalchappelljke en technologlsche on|lkkellngen. Werken onder aRhlteduur bespaart signlscant In 11:1-kosten, vermfndert de complexltelt |n de 1CF door standaardf|t|e en Ievert een betere Galltelt op van de Info|atlevooclenlng. Kokenverdeelsleutel: 45/55 t.5 Programmaplan Info|atlehuls Water Doel: De adlvkelten In het kader van het P|g|mmaplan Info|atlehuls Water dragen bil aan de volgende mlssle van het In||atlehuls Water: *l-let lnfo|atlehuls Water heeo als ml|le wate|nfo|atle emciënt en etTet|tlef te Iaten stromen tu|en w|erbeheerde| en deae beschleaar te stellen aan derden. Het IHW Is een |menwerkngsverband van Rljkz provlncles en wate|chappen. Samen met de waterbehee|e| wordt gekomen tot unlforme, toegankelljke én brulkbare Informatle over water. |HW vormt de dlgltale schakel tussen waterbeheeMe|, stlmuleert de onderllnge samenwerzng en Interadie en ontlast de waterbehee|er blj de strudurele Info=atlebehoe|es van bultenaf. In 2022 wlllen we met elkaar een elnde gemaakt hebben aan de ve|nlppe|ng van wate|n|=atle.' Kokenverdeelsleutel: gelijk 2. |groàlngsp|ramma 2: Fadllte|nde diensten D/e/; De prog|mma's ult het |grotlngsprog|mma 2: Fadllterende dlensten |clllteren op een professionele wljze dlverse adlvltelten ten behoeve van de wate|happen, waarblj emclencw Rmenwerklng en ul|l|ellng wordt bevorderd. Programma 'à dle deel uîtmaken van het Fadllterende dlenstent Vergadercent|m ko|enverd|lsleutel: 45/55 Dlwanet koAenveMeelsleutel: gelijk Oracle Apps ko|enverdeelsleutel: gelljk 2.2 2.3 Oracle Tech ko|enverdeelsleutel: 45/55 Oracle antradmanagement ko|enverdelsleutel: 45/55 2.| Kenmerk: V0050|1513 Paglna 8 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 8 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluià Algemeen bestuur |* 6g * @ HetWaterschapshuis 3. B|roungsprog|mma 4) Geldsà|men derden Doel: In het kader van het Begrotlngsp|g|mma 4) Geld|romen derden vewult HWH op verzoek van de Unie van Wate|chappen de rol van kassier; t.w. het Innen en afdragen van bljdragen van de wate|cùappen aan derden. HWH brengt voor het ve-ullen van de kamsle|ndie geen kosten in rekenlng blj de wate||appen. Het Is derhalve nlet noodzakelljk een ko|enverdeelsleutel vas't te Mellen. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 9 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 9 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |* 6.. @ HetWaterschapshuis TO|UCHTING Algemeen ProgrammaM Het algemeen bestuur van HG Wate|chapshuls besllst over de vraag of taken en L'sa|elden onder het belang van de Gemeenschappelljke regellng gebracht kunnen worden. Dlt komt ook tot ultdxkklng In de vas|elling van de begrotlng. Voor Het Wate|cha|huis zal het en dlt kader vaak gaan over prog|mmataken. De Gemeenschappelljke regellng Is zo opgezet dat het algemeen bestuur van het Watemchapshuls beslls't over het princlpe van het In ultvoerlng nemen van bepaalde prog|mmataken. Alle deelnemende waterRhappen hebben hler dus Invloed op. Vervolgens Is het echter aan de Indivlduele wate|happen zelf om te beslulten of ook aan een programma wordt deelgenomen. In de toellchtlng op de Gemeenschappelljke regellng Is explldet opgenomen dat het nonmogelljk Is dat een waterschap tegen zljn zln blj meederheidsb|lult van het algemeen bestuur gedwongen wordt aan een programma deel te nemen|. De hlelvoor beschreven opzet komt terug In artikel 35 van de Gr HWH waarln Is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd Is blj reglement p|gramma's vast te b'telen en te voeren. Flnande|ng De wate|chappen die deelnemen In Het Wate|chapshuls dragen ook de zorg voor de snanderlng van (de weruaamheden van) Het Wate|chapshuls. Ten aanzlen van de snancle|ng van Het Wate||apshuls wordt In de Gr HWH een scherpe scheldlng aangebracht turksen enerzljds organl|tlekoAen (het algemene deel van de wer|aamheden) en anderzljds programmakoAen (het specïeke deel van de weruaamh|en). Programmako<en zljn de kosten dle aan de ult te voeren prog|mma's worden toege|kend. De prog|mmako|en worden opgeb|cht door de wate|chappen dle klezen voor deelname aan het betre|ende programma, waarblj voorafgaand aan het In ulwoerlng nemen wordt vastge|eld welke wate|chap|n dat zljn. Deze wate|chappen zljn vervolgens veran|oo|elljk voor de bekoseglng en eventuele rlslco's van het programma. Ook hlervoor wordt bij reglement een koAenverdeelsleutel va|ge|eld. Deze voorziet In een tenminste k|endeuende bijdrage van de watevhappen dle deelnemen aan het betre|ende programma. De Gr HWH gee| verder geen nadere elsen omtrent de Inhoud van een prog|mmareglement. |keleewijs Artlkel 1 Aloemene beoallnaen Onder f Pmgammakosten In artlkel 35, Ild 1, sub b en c van de Gemeen|happelljke regellng Het Wate|hapshuls worden de organl|tleko|en r|pedlevelljk de prog|mmakoken oms|reven. De organl|tleke|n zljn de kesten dle |menhangen met het ultvoeren van de taken van het bestuur en de secretads-dl|deurp Induslef de bljbeho|nde daaroo betrekklnc hebbende staf en onde|eunlng en hulsvulng. P|grammakoken zljn alle kosten dle nlet onder organl|tleko|en vallen en dle aan een bepaald programma worden toegerekend. MG de belde deflnltles wordt overlap tussen deze Gee Otegorleën van kosten voorkomen. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 10 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 10 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluià Algemeen bestuur | 6.* @ HetWaterschapshuis A|llken van deze deflnltles bll reglement Is nlet toege|an. Artlkel 35 bevat geen vx|chrloen over de wljze waarop deze twee onde||elden ko|en|o|en In relatie tot elkaar blj de wate|chappen In rekenlng dlenen te worden gebracht c.q. over de wljze waarop deze kosten In de begrotlng dlenen te worden vermeld - m.a.w. de |g|tlngs|Aematlek. Indlen door het algemeen basluur wordt gekozen voor een beg|tlng||emelek waarblj oœanl|tleko|en aan prog|mmakoeen worden to|erekend, dan Is dlt op grond van adlkel 35 mogelljk, zolang voorafgaand aan de t|rekenlng deze ko|ensooden scherp van elkaar worden onde|chelden en precl| duldelljk Is wetke oaanl||eko|en aan welke programmako|en worden toege|kend. Artlkel 2 De Drlmomma's In dlt artlkel wordt ve-ezen naar de bijlage met een Qpsomming van de ve|chlllende p|g|mma's. MG de vas|elling van deze bljlage wordt voldaan aan het verelste van artlkel 35, lld 3 dat prog|mma's blj reglement door het algemeen buuur worden vakge|eld. Gezlen de vergadeeequentle van het AB van Gee maal per laar (wordt welllcht drle maal per jaar) en de grotere regelmaat waarmee blj HWH nleuwe programma's worden g|zend:, Is om praktische en doelm|lgheldsredenen voor gedeeltelljk mandaat van het AB aan het DB gekozen met betrekklng tot de bevoegdheld tot het voeren van nleuwe programma's. De bevoœdheld om de voor een nleuw programma benodlgde beg|tlngswijzlglng door te voeren, Is nlet gemandateeM. Deze zal volgens de gangbare |clus pla|vlnden. Doordat voo|fgaand aan het beslult tot het voeren van een nleuw programma reeds deelnam|ve|enkom|en worden gesloten met de wate|chappen, is de flnanclële bljdrage van de wate|chappen gewaarborgd. Met het oog op de eventuele sltuatle dat het AB achteraf nlet bereid Is tot het doo|oeren van de benodlgde |g|tlngswljzlglng, is lld 3 opgenomen. Dlt mandaat komt overeen met de gang van zaken blj HWH van voor de transltle, waarblj het DB na consultatle van de prog|mma|ad het ulwoerlngs|lult voor een prog|mma nam. Doordat gekozen Is voor de flguur van mandaat Ixqirert het blljvend een bevoœdheld van het AB dle door het DB namens het AB wordt ultgeoefend. Hlerblj |lgt het DB nlet volledlg de vrlje hand. Het DB zal met betrekklng tot een nleuw toe te voegen programma eerst een advles aan de programmaraad dlenen te vragen. lndien nodlg kan het AB aanwljzlngen mb.t. de ultoe|nlng van de bevoegdheid geven of deze toch zelf ultoefenen. Gezlen de speclseke setting van een gemeen|happelijke regellng (monlsme plus verlengd Iokaal (teMto|aal) bestuur), waarblj de nadruk Ilgt op de doelmatige ulwoerlng van be|uurltke taken en nlet op democ|tls| legklmatle, verzet de aard van de bevoegdheld zich nlet tegen deze mandateKng. Doordat het DB gemandateerd Is tot C 1.000.Q00,- zal de meerderheld van de toekom|lge HWHprog|mma's In mandaat feltelljk door het DB worden gestart. De jaarlllkse kosten van de meerderheld van de huldlge HWH-p|g|mma's bltven namelljk onder genoemd bedrag en het Is aannemelllk dat dlt In de toekomst ook zo zal zljn. Dlt In overeen|emmlng met artlkel 28, lld 1 Gr HWH, op grond van welk artikel het dagelljks bestuur belast Is met de dagelljkse aangelegenheden van HG Wate|chapshuls, aangezlen het starten en ultvoeren van prog|mma's tot de belangëj|e en Ydagellj|' taak van Het Wate|chaphuls behoort Artlkel 3 De deelname De taken dle Het Wate|cha|huls heeft worden In beglnsel ultgevoerd voor de deelnemers aan de Gemeen|happelljke regellng. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 11 van 13 4

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 11 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur | 6.* @ uetWaterschapshuis HG algemeen bestuur besllst over de vraag of taken of taakvelden onder het belang van de Gemeenschappelljke regellng gebracht kunnen worden door mlddel van een programmareglement. Vervolgens Is het aan de lndlvlduele wate|chappen zelf om te beslulten of ook aan dat p|grammalonderdeel/aœviteit) wordt delgenomen. Hlertoe worden d|lnameovereenkom|en met de wate|chappen afg|loten. Door de wlmrden 'blj indlvlduele over|nkom|' wordt In artlkel 3, Ild 3 wordt aangegeven dat er nlet een m|ma|ljenovereenkomk tu|en alle deelnemers en Het Wate|ha|huls wordt gesloten. Het Wateuchapshuls mag zljn taken ook uitoefenen voor derden. Een belang|jke voo-aarde hlervoor Is wel dat Het Wate|ha|huls bet merendeel van zljn taken voor de deelnemers ultvoerç want anders kan geen sprake meer zljn van een lnbuedlng. Dlt Is tot ultdœkklng gebracht In artikel 4 Ild 2 GR HWH. Naar de huldlge stand van zaken In de Europese ju|sp|dentle betekent dlt dat HG Watevhapshuls mlnlmaal 90% van zljn taken moet uitvoeren voor de deelneme|. Vergellleare crlterla gelden om voor B|-vrljkelllng In aanmerklng te komen. Om te borgen dat bij deelname door derden aan genoemde crfteria wordt voldaan: bepaalt artikef 3, lfd 4 sub d. dat de deelnameovereenkomA dlent te bepalen onder welke voo-aarden een derde aan een programma kan deelnemen. De deelnamevereenkomA wordt gesloten voordat door het AB of het DB (In mandaat) wordt besloten om een nieuw programma aan de btlage van dlt reglement toe te veegen en het programma In ultvoerlng te nemen (ulwoerlngsbeslut). (Artikel 35, Ild 3 Gr HWH, resp. artlkel 2, lld 2 van dlt |glement.) MG het oog op de mogelljkheld dat een dergelljk beslult nlet wordt genomen: is artlkel 3, tld 4. sub 1. Qpgenomen. Het nlees't voor de hand Ilggend Is dat de deelnamevereenkom| voor dat geval een bepallng bevat dat de over|nkom| van Ochtswege Is ontbondenz maar de fo|ulerlng van 1. Iaat de megelljkheld open dlt anderszlns te regelen. Voor het geval dat het aanbuedingsr|ultaat nlet ultvalt zoals dat door partten was voorzlen (In het kader van de buslness case-|em|lek; afwljkt van de In buslne| case gestelde kaders), Is onder m. een veœelljeaœ bepallng opgen|men. Artlkel 4 De kokenverdeelsleutel In het reglement zljn de mogelljke (comblna|es van) ko|enverdeelsleœels opgenomen. Het Is nlet mogeffjk om hiervan af te wijken. Ulkangspunt Is dat voor alle deelnemers aan heàelfde programma dezelfde ve||lsleutel wordt gehanteerd. Slechts in bljzonderw expllclet aan te geven omAandlgheden, ltan hlervan In de Individuele overeenkom| worden afgeweken. Voor wat betre| de bljdragen van de deelnemers In de prog|mmako|en wordt ultgegaan van een systeem van voo|hotten (met het vas|ellen van de begrotlng) en de|nltleve bljdragen (met het vas|ellen van de jaa|kenlng). Het voorschot wordt daarblj verrekend met de desnltieve bljd|ge. Artlkel 5 Betallna van D|arammakoken Pmgrammako|en worden op grond van artikel 35, Ild 5 Gr HWH In rekenlng gebracht op de wllze waartoe wordt besloten In het kader van de vaeeelllng van dat programma. Deze wtze Is nu blj dlt artlkel voor alle bestaande en toekom|lge prog|mma's va|ge|eld. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 12 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 12 van 13

HWH Correspondentie - 1513

Besluit Algemeen bestuur |@ 6g @ @ uetWaterschapshuis Blllace vastuuelde Drou|mma's Doordat deze bljlage onderdeel uitmaakt van het P|grammareglement Het Watechapshuis 2013, wordt voor elk In deze bljlage opgenomen programma voldaan aan het verelste van artlkel 35, lld 3 Gr HWH dat prog|mma's blj reglement worden va|gekeld. Dlt |treft een bevoegdheld van het algemeen bestuur dle op gfond van artlkel 2: Iid 2 onder de daar genoemde be|rklngen ln mandaat (mk door het dagellje bestuur kan worden ultge/efend. Voor elk nleuw programma of voor elke beëlndlglng van een programma zal de Bljlage va|gekelde prog|mma's dus Qfwel door het algemeen bestuur ofwel dlmr het dageltlçs bestuur (In mandaat) worden gewljzlgd. Orn deze reden Is duldelljke vermeldlng van de datum van de Bljlage va|ge|elde prog|mma's boven aan deze bljlage cruclaal. |ro|ngsprogramma 3 Bestuur en Organl|tle wordt nlet vastgeAeld blj dlt reglement. Hlervoor geldt het reglement omanl|leko|en dat separaat wordt vastge|eld door het algemeen bestuur . Jn het prpgramma Meuur en Oœanlsatle zljn de kosten voor Flexlbele uren, ent|dmanageme| en Buslne| Cases opgenomen. Blj deze produden komt s'terk de sollda|telugedachte tot ultdru|en. Deze kosten en uren kunnen nog nlet worden to|erekend aan concrete projeden of buslness cases. Na vas|elllng van een programma worden de kosten en uren dle daar betrekking op hebben overgeboek naar het betreende projed en zullen alleen de deelnemers aan dat projed delen in de kosten. Kenmerk: V0050/H1513 Paglna 13 van 13

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 13 van 13

Besluit Algemeen bestuur Bijlage vastgestelde programma’s (bijlage bij het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013) Datum bijlage: 11 november 2013 Toelichting bij de bijlage d.d. 11 november 2013: Het Algemeen bestuur HWH heeft deze versie van de bijlage vastgesteld op basis van het besluit inzake Wijziging programma(taken) d.d. 11 november 2013 inzake HWH 2.0. Belangrijk in het kader van HWH 2.0 is het onderscheid tussen collectieve en facultatieve programma’s. Collectieve programma’s zijn programma’s: 1. die wettelijk verplicht zijn voor een waterschap én alle waterschappen wensen dat dit programma door HWH wordt uitgevoerd. 2. waarvoor bestuurlijke afspraken zijn overeengekomen én alle waterschappen wensen dat dit programma door HWH wordt uitgevoerd. 3. waarvan het de wens van alle waterschappen is dat dit door HWH wordt uitgevoerd. Indien een programma niet aan één (of meerdere) van deze criteria voldoet, dan betreft het een facultatief programma. Van een collectief programma is HWH eigenaar, bij een facultatief programma ligt het eigenaarschap (na invoering van HWH 2.0) elders. De collectieve programma’s en programmataken staan in Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma’s en programmataken. De facultatieve programma’s die beëindigd zullen worden, maar vooralsnog door HWH zullen worden uitgevoerd, zijn voorlopig ondergebracht in Begrotingsprogramma 5, over te dragen programma’s. Af te bouwen programma’s zijn opgenomen in Begrotingsprogramma 6. Bij het verlenen van adviesdiensten in het kader van Begrotingsprogramma 4; Adviesdiensten, wordt HWH geen eigenaar van een programma. Om deze reden wordt het verlenen van een bepaalde adviesdienst niet specifiek in de bijlage opgenomen, maar noemt de bijlage enkel generiek de soorten van adviesdiensten die HWH in het kader van dit begrotingsprogramma aanbiedt en verleent. Deze bijlage is tevens door het algemeen bestuur vastgesteld in verband met het afbouwen van IRIS. 1.

Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma’s en programmaplannen

1.2

Programma Bedrijfsfuncties

1.2.1

Programmaplan Watersysteembeheer Doel: De programma’s uit het Programmaplan Watersysteembeheer dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning van het watersysteembeheer van de waterschappen met een bij voorkeur uniforme datalaag en functionaliteit en flexibiliteit in de mogelijkheid van maatwerk voor de waterschappen. Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Watersysteembeheer: -

1.2.2

Programmaplan Waterveiligheid Doel: De programma’s uit het Programmaplan Waterveiligheid dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning voor het beheren van de kerngegevens, die nodig zijn voor het primaire proces Waterveiligheid, die zo dicht mogelijk aansluit op de eisen en wensen die daar wettelijk en organisatorisch aan worden gesteld.

Besluit Algemeen bestuur Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Waterveiligheid: 1.2.2.1 1.2.3

Vangstregistratie kostenverdeelsleutel:45/55

Programmaplan Afvalwaterzuivering Doel: Vanuit verbondenheid met de waterpartners dragen de programma’s uit het Programmaplan Afvalwaterketen vanuit de waterschapbelangen bij aan een toonaangevende gemeenschappelijke informatievoorziening die bijdraagt aan een doelmatige en duurzame afvalwaterketen Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Afvalwaterzuivering: 1.2.3.2

1.2.4

Bedrijfsvergelijking Zuivering (BVZ) kostenverdeelsleutel: 45/55

Programmaplan Vergunningverlening en Handhaving Doel: De programma’s uit het Programmaplan Vergunningverlening en Handhaving dragen bij aan een efficiënte ICT ondersteuning van de primaire processen Vergunningverlening en Handhaving. Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Vergunningverlening & Handhaving: 1.2.4.1

OLO Water kostenverdeelsleutel: 45/55

1.3

Programma Diensten

1.3.1

Programmaplan Diensten Basis Doel: De programma’s uit het Programmaplan Diensten Basis voorzien in het professioneel beheer van door HWH geleverde gemeenschappelijke generieke voorzieningen en voorzieningen die meerdere bedrijfsfuncties van de waterschappen ondersteunen. Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Diensten Basis: 1.3.1.4

1.3.2

Geovoorziening kostenverdeelsleutel: 45/55

Programmaplan Diensten Externe Dienstverlening Doel: De programma’s uit het Programmaplan Diensten Externe Dienstverlening dragen bij aan het verbeteren van de elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven door middel van gemeenschappelijke informatievoorzieningen en diensten. Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Externe Dienstverlening: 1.3.2.4

CVDR/Publicatie regelgeving kostenverdeelsleutel: 45/55

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 2 van 9

Besluit Algemeen bestuur 1.3.3

Programmaplan Diensten Data Doel: De programma’s uit het Programmaplan Diensten Data dragen bij aan de ontwikkeling en het beheer van generieke voorzieningen ten behoeve van de informatievoorziening in de diverse bedrijfsfuncties van de waterschappen en eventuele derden. Programma’s die deel uitmaken van het Programmaplan Diensten Data:

1.4

1.3.3.1

INSPIRE kostenverdeelsleutel: 45/55

1.3.3.2

AHN kostenverdeelsleutel: oppervlakte

1.3.3.3

Beeldmateriaal kostenverdeelsleutel: oppervlakte

Programmaplan Sector specifiek advies over architectuur en standaarden Doel: Deze adviserende dienstverlening draagt bij aan het borgen van de samenhang in de informatievoorziening van de waterschappen (producten en diensten) door het opstellen van specifieke kaders en het richting geven aan de ontwikkeling van de informatievoorziening op basis van de interne bedrijfsbehoeften en externe politieke, bestuurlijke, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Kostenverdeelsleutel: 45/55

1.5

Programmaplan Informatiehuis Water Doel: De activiteiten in het kader van het Programma Informatiehuis Water dragen bij aan de volgende missie van het Informatiehuis Water: ‘Het Informatiehuis Water heeft als missie waterinformatie efficiënt en effectief te laten stromen tussen waterbeheerders en deze beschikbaar te stellen aan derden. Het IHW is een samenwerkingsverband van Rijk, provincies en waterschappen. Samen met de waterbeheerders wordt gekomen tot uniforme, toegankelijke én bruikbare informatie over water. IHW vormt de digitale schakel tussen waterbeheerders, stimuleert de onderlinge samenwerking en interactie en ontlast de waterbeheerder bij de structurele informatiebehoeftes van buitenaf. In 2022 willen we met elkaar een einde gemaakt hebben aan de versnippering van waterinformatie.’ Kostenverdeelsleutel: gelijk

1.6

Programmaplan Advies informatiebeveiliging Doel: Deze adviserende dienstverlening draagt bij aan de ontwikkeling van een sectorale visie, beleid en baseline informatiebeveiliging van en voor de waterschappen. Kostenverdeelsleutel: 45/55

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 3 van 9

Besluit Algemeen bestuur 2.

Begrotingsprogramma 2; Faciliterende diensten Doel: De programma’s uit het Begrotingsprogramma 2: Faciliterende diensten faciliteren op een professionele wijze diverse activiteiten ten behoeve van de waterschappen, waarbij efficiency, samenwerking en uitwisseling wordt bevorderd. Programma’s die deel uitmaken van het programma Faciliterende diensten:

3.

2.1

Vergadercentrum kostenverdeelsleutel: 45/55

2.3

Oracle Tech kostenverdeelsleutel: 45/55

2.4

Oracle Contractmanagement kostenverdeelsleutel: 45/55

Begrotingsprogramma 4: Adviesdiensten Doel: Het leveren van adviesdiensten, in de vorm van specifieke expertise, ondersteuning of volledige ontzorging binnen een van de onderstaande activiteiten op verzoekbasis aan de waterschappen:    

Ondersteuning bij het opstellen van een start business case; Ondersteuning bij het opstellen van business case; Ondersteuning bij Projectmanagement / Inkoop activiteiten; Ondersteuning bij Beheer (Business Informatie Management) activiteiten. (Het betreft hier o.a. advies op het gebied van aanschaf en exploitatie van ICT-middelen en advies bij (Europese) aanbestedingen. HWH levert geen ondersteuning bij Applicatiemanagement en Infrastructuurmanagement activiteiten.) Kostenverdeelsleutel: gelijk

4.

Begrotingsprogramma 5: Over te dragen programma’s De volgende facultatieve programma’s zijn vanuit het Begrotingsprogramma 1; Uitvoering en vanuit het (oude) Begrotingsprogramma 4; Geldstromen derden van de vorige bijlage toegevoegd aan dit Begrotingsprogramma 5; Over te dragen programma’s. Het eigenaarschap van deze programma’s door HWH zal in het kader van HWH 2.0 worden overgedragen aan derden. Zolang deze programma’s door HWH worden uitgevoerd maken zij deel uit van de bijlage bij het Programmareglement. De bij deze programma’s behorende overeenkomsten zullen worden overgedragen aan door het dagelijks bestuur HWH te bepalen partijen. 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.2.3 1.2.3.1 1.2.4.2 1.3.1.3

Watertoets kostenverdeelsleutel: gelijk NDFF kostenverdeelsleutel: gelijk Digispectie / Digigids kostenverdeelsleutel: gelijk Z-info kostenverdeelsleutel: VE Digitale Aangifte bedrijven kostenverdeelsleutel: gelijk WION Portaal kostenverdeelsleutel: 45/55

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 4 van 9

Besluit Algemeen bestuur 1.3.1.6 1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.2.3 1.3.2.5 1.3.2.6 1.3.3.4 1.4

2.2 4.

Gestandaardiseerde Datamodellen (WATIS 2.0) kostenverdeelsleutel: 45/55 CMS (oud) kostenverdeelsleutel: 45/55 en daadwerkelijk gebruik E-formulieren kostenverdeelsleutel: gelijk Publicatie Producten en diensten binnen CMS kostenverdeelsleutel: 45/55 GVOP/ Publicatie bekendmakingen kostenverdeelsleutel: 45/55 Nieuw CMS Kostenverdeelsleutel: 45/55 SAT-Data kostenverdeelsleutel: gelijk Programmaplan Architectuur en Standaarden (Voorheen was Sector specifiek advies over architectuur en standaarden hier een onderdeel van. Dit is nu 1.4 Programmataak Sector specifiek advies over architectuur en standaarden.) kostenverdeelsleutel: 45/55 Diwanet kostenverdeelsleutel: gelijk Begrotingsprogramma 4; Geldstromen derden kostenverdeelsleutel: niet van toepassing

5. Begrotingsprogramma 6: Af te bouwen programma’s De volgende programma’s zijn vanuit het Begrotingsprogramma 1; Uitvoering en Begrotingsprogramma 2; Faciliterende overgeplaatst. Het eigenaarschap van deze programma’s wordt beëindigd. Besluitvorming hierover heeft separaat van HWH 2.0 plaatsgevonden. Zolang deze programma’s door HWH worden uitgevoerd maken zij deel uit van de bijlage bij het Programmareglement. 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5 1.2.1.6 1.2.2.2 1.2.3.3 1.2.3.4 1.2.4.3 1.2.4.4 1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.5 2.3

Iris Ergo kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris OWA kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris Metingen kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris Watis kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris Keringen kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris LIS kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris RIOKEN kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris V&H kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris KIM kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris Beheer kostenverdeelsleutel: 45/55 Iris Basis kostenverdeelsleutel: 45/55 Afschrijving Iris 1.0 (het programma eindigt per 1 januari 2014) kostenverdeelsleutel: 45/55 Oracle Apps (het programma eindigt per 1 januari 2014) kostenverdeelsleutel: gelijk

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 5 van 9

Besluit Algemeen bestuur

TOELICHTING Algemeen Programma’s Het algemeen bestuur van Het Waterschapshuis beslist over de vraag of taken en taakvelden onder het belang van de Gemeenschappelijke regeling gebracht kunnen worden. Dit komt ook tot uitdrukking in de vaststelling van de begroting. Voor Het Waterschapshuis zal het in dit kader vaak gaan over programmataken. De Gemeenschappelijke regeling is zo opgezet dat het algemeen bestuur van het Waterschapshuis beslist over het principe van het in uitvoering nemen van bepaalde programmataken. Alle deelnemende waterschappen hebben hier dus invloed op. Vervolgens is het echter aan de individuele waterschappen zelf om te besluiten of ook aan een programma wordt deelgenomen. In de toelichting op de Gemeenschappelijke regeling is expliciet opgenomen dat het “onmogelijk is dat een waterschap tegen zijn zin bij meerderheidsbesluit van het algemeen bestuur gedwongen wordt aan een programma deel te nemen”. De hiervoor beschreven opzet komt terug in artikel 35 van de Gr HWH waarin is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd is bij reglement programma’s vast te stelen en te voeren. Financiering De waterschappen die deelnemen in Het Waterschapshuis dragen ook de zorg voor de financiering van (de werkzaamheden van) Het Waterschapshuis. Ten aanzien van de financiering van Het Waterschapshuis wordt in de Gr HWH een scherpe scheiding aangebracht tussen enerzijds organisatiekosten (het algemene deel van de werkzaamheden) en anderzijds programmakosten (het specifieke deel van de werkzaamheden). Programmakosten zijn de kosten die aan de uit te voeren programma’s worden toegerekend. De programmakosten worden opgebracht door de waterschappen die kiezen voor deelname aan het betreffende programma, waarbij voorafgaand aan het in uitvoering nemen wordt vastgesteld welke waterschappen dat zijn. Deze waterschappen zijn vervolgens verantwoordelijk voor de bekostiging en eventuele risico’s van het programma. Ook hiervoor wordt bij reglement een kostenverdeelsleutel vastgesteld. Deze voorziet in een tenminste kostendekkende bijdrage van de waterschappen die deelnemen aan het betreffende programma. De Gr HWH geeft verder geen nadere eisen omtrent de inhoud van een programmareglement. Artikelsgewijs Artikel 1 Algemene bepalingen Onder f Programmakosten In artikel 35, lid 1, sub b en c van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis worden de organisatiekosten respectievelijk de programmakosten omschreven. De organisatiekosten zijn de kosten die samenhangen met het uitvoeren van de taken van het bestuur en de secretaris-directeur, inclusief de bijbehorende daarop betrekking hebbende staf en ondersteuning en huisvesting. Programmakosten zijn alle kosten die niet onder organisatiekosten vallen en die aan een bepaald programma worden toegerekend. Met de beide definities wordt overlap tussen deze twee categorieën van kosten voorkomen. Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 6 van 9

Besluit Algemeen bestuur Afwijken van deze definities bij reglement is niet toegestaan. Artikel 35 bevat geen voorschriften over de wijze waarop deze twee onderscheiden kostensoorten in relatie tot elkaar bij de waterschappen in rekening dienen te worden gebracht c.q. over de wijze waarop deze kosten in de begroting dienen te worden vermeld – m.a.w. de begrotingssystematiek. Indien door het algemeen bestuur wordt gekozen voor een begrotingssystematiek waarbij organisatiekosten aan programmakosten worden toegerekend, dan is dit op grond van artikel 35 mogelijk, zolang voorafgaand aan de toerekening deze kostensoorten scherp van elkaar worden onderscheiden en precies duidelijk is welke organisatiekosten aan welke programmakosten worden toegerekend. Artikel 2 De programma’s In dit artikel wordt verwezen naar de bijlage met een opsomming van de verschillende programma’s. Met de vaststelling van deze bijlage wordt voldaan aan het vereiste van artikel 35, lid 3 dat programma’s bij reglement door het algemeen bestuur worden vastgesteld. Gezien de vergaderfrequentie van het AB van twee maal per jaar (wordt wellicht drie maal per jaar) en de grotere regelmaat waarmee bij HWH nieuwe programma’s worden gestart, is om praktische en doelmatigheidsredenen voor gedeeltelijk mandaat van het AB aan het DB gekozen met betrekking tot de bevoegdheid tot het voeren van nieuwe programma’s. De bevoegdheid om de voor een nieuw programma benodigde begrotingswijziging door te voeren, is niet gemandateerd. Deze zal volgens de gangbare cyclus plaatsvinden. Doordat voorafgaand aan het besluit tot het voeren van een nieuw programma reeds deelnameovereenkomsten worden gesloten met de waterschappen, is de financiële bijdrage van de waterschappen gewaarborgd. Met het oog op de eventuele situatie dat het AB achteraf niet bereid is tot het doorvoeren van de benodigde begrotingswijziging, is lid 3 opgenomen. Dit mandaat komt overeen met de gang van zaken bij HWH van voor de transitie, waarbij het DB na consultatie van de programmaraad het uitvoeringsbesluit voor een programma nam. Doordat gekozen is voor de figuur van mandaat, betreft het blijvend een bevoegdheid van het AB die door het DB namens het AB wordt uitgeoefend. Hierbij krijgt het DB niet volledig de vrije hand. Het DB zal met betrekking tot een nieuw toe te voegen programma eerst een advies aan de programmaraad dienen te vragen. Indien nodig kan het AB aanwijzingen m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheid geven of deze toch zelf uitoefenen. Gezien de specifieke setting van een gemeenschappelijke regeling (monisme plus verlengd lokaal (territoriaal) bestuur), waarbij de nadruk ligt op de doelmatige uitvoering van bestuurlijke taken en niet op democratisch legitimatie, verzet de aard van de bevoegdheid zich niet tegen deze mandatering. Doordat het DB gemandateerd is tot € 1.000.000,- zal de meerderheid van de toekomstige HWHprogramma’s in mandaat feitelijk door het DB worden gestart. De jaarlijkse kosten van de meerderheid van de huidige HWH-programma’s blijven namelijk onder genoemd bedrag en het is aannemelijk dat dit in de toekomst ook zo zal zijn. Dit in overeenstemming met artikel 28, lid 1 Gr HWH, op grond van welk artikel het dagelijks bestuur belast is met de dagelijkse aangelegenheden van Het Waterschapshuis, aangezien het starten en uitvoeren van programma’s tot de belangrijkste en ‘dagelijkse’ taak van Het Waterschaphuis behoort Artikel 3 De deelname De taken die Het Waterschapshuis heeft worden in beginsel uitgevoerd voor de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling.

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 7 van 9

Besluit Algemeen bestuur Het algemeen bestuur beslist over de vraag of taken of taakvelden onder het belang van de Gemeenschappelijke regeling gebracht kunnen worden door middel van een programmareglement. Vervolgens is het aan de individuele waterschappen zelf om te besluiten of ook aan dat programma(onderdeel/activiteit) wordt deelgenomen. Hiertoe worden deelnameovereenkomsten met de waterschappen afgesloten. Door de woorden ‘bij individuele overeenkomst’ wordt in artikel 3, lid 3 wordt aangegeven dat er niet een meerpartijenovereenkomst tussen alle deelnemers en Het Waterschapshuis wordt gesloten. Het Waterschapshuis mag zijn taken ook uitoefenen voor derden. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is wel dat Het Waterschapshuis het merendeel van zijn taken voor de deelnemers uitvoert, want anders kan geen sprake meer zijn van een inbesteding. Dit is tot uitdrukking gebracht in artikel 4 lid 2 GR HWH. Naar de huidige stand van zaken in de Europese jurisprudentie betekent dit dat Het Waterschapshuis minimaal 90% van zijn taken moet uitvoeren voor de deelnemers. Vergelijkbare criteria gelden om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. Om te borgen dat bij deelname door derden aan genoemde criteria wordt voldaan, bepaalt artikel 3, lid 4 sub d. dat de deelnameovereenkomst dient te bepalen onder welke voorwaarden een derde aan een programma kan deelnemen. De deelnameovereenkomst wordt gesloten voordat door het AB of het DB (in mandaat) wordt besloten om een nieuw programma aan de bijlage van dit reglement toe te voegen en het programma in uitvoering te nemen (uitvoeringsbesluit). (Artikel 35, lid 3 Gr HWH, resp. artikel 2, lid 2 van dit reglement.) Met het oog op de mogelijkheid dat een dergelijk besluit niet wordt genomen, is artikel 3, lid 4 sub l. opgenomen. Het meest voor de hand liggend is dat de deelnameovereenkomst voor dat geval een bepaling bevat dat de overeenkomst van rechtswege is ontbonden, maar de formulering van l. laat de mogelijkheid open dit anderszins te regelen. Voor het geval dat het aanbestedingsresultaat niet uitvalt zoals dat door partijen was voorzien (in het kader van de business case-systematiek; afwijkt van de in business case gestelde kaders), is onder m. een vergelijkbare bepaling opgenomen.

Artikel 4 De kostenverdeelsleutel In het reglement zijn de mogelijke (combinaties van) kostenverdeelsleutels opgenomen. Het is niet mogelijk om hiervan af te wijken. Uitgangspunt is dat voor alle deelnemers aan hetzelfde programma dezelfde verdeelsleutel wordt gehanteerd. Slechts in bijzondere, expliciet aan te geven omstandigheden, kan hiervan in de individuele overeenkomst worden afgeweken. Voor wat betreft de bijdragen van de deelnemers in de programmakosten wordt uitgegaan van een systeem van voorschotten (met het vaststellen van de begroting) en definitieve bijdragen (met het vaststellen van de jaarrekening). Het voorschot wordt daarbij verrekend met de definitieve bijdrage. Artikel 5 Betaling van programmakosten Programmakosten worden op grond van artikel 35, lid 5 Gr HWH in rekening gebracht op de wijze waartoe wordt besloten in het kader van de vaststelling van dat programma. Deze wijze is nu bij dit artikel voor alle bestaande en toekomstige programma’s vastgesteld.

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 8 van 9

Besluit Algemeen bestuur Bijlage vastgestelde programma’s Doordat deze bijlage onderdeel uitmaakt van het Programmareglement Het Waterschapshuis 2013, wordt voor elk in deze bijlage opgenomen programma voldaan aan het vereiste van artikel 35, lid 3 Gr HWH dat programma’s bij reglement worden vastgesteld. Dit betreft een bevoegdheid van het algemeen bestuur die op grond van artikel 2, lid 2 onder de daar genoemde beperkingen in mandaat ook door het dagelijks bestuur kan worden uitgeoefend. Voor elk nieuw programma of voor elke beëindiging van een programma zal de Bijlage vastgestelde programma’s dus ofwel door het algemeen bestuur ofwel door het dagelijks bestuur (in mandaat) worden gewijzigd. Om deze reden is duidelijke vermelding van de datum van de Bijlage vastgestelde programma’s boven aan deze bijlage cruciaal. Begrotingsprogramma 3 Bestuur en Organisatie wordt niet vastgesteld bij dit reglement. Hiervoor geldt het reglement organisatiekosten dat separaat wordt vastgesteld door het algemeen bestuur . In het programma Bestuur en Organisatie zijn de kosten voor Flexibele uren, Contractmanagement en Business Cases opgenomen. Bij deze producten komt sterk de solidariteitsgedachte tot uitdrukken. Deze kosten en uren kunnen nog niet worden toegerekend aan concrete projecten of business cases. Na vaststelling van een programma worden de kosten en uren die daar betrekking op hebben overgeboekt naar het betreffende project en zullen alleen de deelnemers aan dat project delen in de kosten.

Kenmerk: V0050/CONCEPT

Pagina 9 van 9