Waterschapsbedrijf Limburg Proces personeel Intern controleplan 2009 Toetsingskader relevante aspecten Beheersingsrisico's Voorlopige inschatting

Waterschapsbedrijf Limburg Proces personeel Intern controleplan Toetsingskader

2009 relevante aspecten

Beheersingsrisico's

(eisen die financiële rechtmatigheid raken)

(What Could Go Wrong) Risico: Er wordt NIET voldaan aan:

Toelichting

Voorlopige inschatting beheersingsmaatregelen WBL (voorwaarden: zichtbaar en achteraf toetsbaar)

Voorstel strategie: systeemgericht (= beheersingsmaatregelen testen) of gegevensgericht testen.

EXTERNE REGELGEVING Gemeenschappelijke regeling

Artikel 10 taken en bevoegdheden

Artikel 18 Ambtelijk apparaat

Artikel 19 begroting

Artikel 20 Begrotingswijzigingen Artikel 21 Rekening

Art 10 A. Is de begroting vastgesteld en gewijzigd door het AB. Art 10 B. Zijn de bijdragen van de kosten in de GR vastgesteld door het AB. Art 10C Is de rekening vastgesteld door het AB

planning en controlcyclus

gegevensgericht


gegevensgericht


gegevensgericht

Art 10D Zijn de hoofdlijnen van de organisatie vastgesteld door het AB. Art 10E Zijn geldleningen en rekening-courant overeenkomsten aangegaan door het AB.

mandaatregelingen/procesbeschrijvingen financieringstatuut/ mandaatregeling

gegevensgericht

Art 10 F Is het uitlenen van gelden besloten Gedelegeerd aan DB door het AB. middels delegatiebesluit Art 10 G Zijn de overgedragen taken door de waterschappen WPM en WRO uitgevoerd door het AB. Art 10H Zijn de verordeningen die noodzakelijk zijn voor de behartiging van de taken van de regeling vastgesteld door het AB.

financieringstatuut/ mandaatregeling heffingen jaarplan WRO en WPM

gegevensgericht gegevensgericht


gegevensgericht

Art 18 lid 4 Het AB regelt de bezoldiging van de directeur. Zijn de daadwerkelijke bezoldigingen conform deze regeling.

Bij de eerste inleg wordt gecheckt gegevensgericht of de bezoldiging strookt met het besluit. Daarna worden de mutaties gevolgd overeenkomstig de procedure salarisadministratie.

Art 18 lid 8 Zijn alle uitgaande (financiële) stukken van het AB en DB door de directeur medeondertekend.

mandaatregelingen/procesbeschrijvingen

gegevensgericht

Art 19 lid 4 Heeft het AB stelt de begroting vastgesteld in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar. Art 20 lid 1 Heeft het AB begrotingswijzigingen vastgesteld in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar. Art 21 lid 2 Heeft het DB zendt jaarrekening in ieder geval voor 15 juli aan GS.


gegevensgericht


gegevensgericht


gegevensgericht

Gedelegeerd aan DB middels delegatiebesluit

Bijlage 3

gegevensgericht

Ag.punt 7 Rechtmatigheid IC plan personeel AB 1 december 2009.xls



Beheersingsrisico's



Is de bruto/netto berekening op de salarisstrook juist en conform:

Fiscale wet- en regelgeving

Toelichting

Salarisberekening vindt plaats door deskundig extern bureau Centric te Gouda

• loonbelastingverklaring;



een ontvangen Gegevensgericht deskundigenverklaring van Centric of een afgegeven verklaring van de belastingdienst middels een checklist systeemgericht indiensttreding wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van de loonbelastingverklaring. Wordt aangevinkt als teken van aanwezigheid

• tabellen voor de loonheffing;

deskundigenverklaring van Centric

Gegevensgericht

• pensioenpremie volgens pensioenreglement;


Gegevensgericht

• sociale lasten volgens geldende bepalingen.


Gegevensgericht

Raet rapporteert via de mail omtrent de uitgevoerde check. Daarnaast controleert PZ steeksproefsgewijs de berekeningen van Raet.

gegevensgericht

Pensioenwet

Artikel 132 lid 2 APPA

Indien de belanghebbende ten tijde van zijn aftreden als bestuurslid de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt en hij in het tijdvak van twaalf jaren dat direct aan zijn aftreden voorafgaat ten minste tien jaren bestuurslid is geweest, is de uitkering voortgezet tot het tijdstip waarop hij de leeftijd van 65 jaar bereikt?

Sectorale arbeidsvoorwaarden waterschapspersoneel

Art 2.1.1. SAW

Is het aanstellingsbesluit getekend door de gemandateerde ambtenaar?

checklist indiensttreding

Systeemgericht

SAW art. 2.1.5. en 2.2.2

Is bij indiensttreding de ingangsdatum van de salarisbetaling conform het benoemingsbesluit? Is bij promotie de wijzigingsdatum van de salarisbetaling conform het benoemingsbesluit? Is -ingeval van toerekening van het salaris en de toelagen over een gedeelte van de maandhet bedrag per dag vastgesteld door het maandbedrag te delen door het aantal dagen van de desbetreffende kalendermaand?

checklist indiensttreding

Systeemgericht

zichtbare beoordeling salarismutaties door P&O (maandelijks) zichtbare beoordeling salarismutaties door P&O (maandelijks)

Systeemgericht

SAW art. 3.1.2

Berekening en uitvoering vindt plaats door Raet te Voorhout. Hiertoe behoort een check op neveninkomsten na zijn aftreden.

Bijlage 3

Systeemgericht




Beheersingsrisico's



Toelichting

Is de uitbetaling aan medewerkers welke uit dienst zijn tijdig stopgezet? Art 3.1.4 en 3.1.5 SAW en Bijlagen salaris-tabellen SAW

SAW art 3.1.6

SAW art. 3.1.9

SAW art. 3.1.10

SAW art. 3.1.11

Is het brutosalaris op de salarisstrook in overeenstemming met de aanstellingsbrief en de geldende salarisschalen voor de betreffende functie? Vindt verhoging van het salaris – behoudens uitzonderingen - plaats binnen het bij de functie behorende niveau nadat men een jaar in die functie heeft doorgebracht, tot een maximum van het niveau bereikt is? Is de medewerker bij overgang naar een hogere schaal ingeschaald op het naasthogere bedrag in de nieuwe schaal? Is het salaris van de medewerker met een onvolledige werkweek vastgesteld op een evenredig deel van het salaris bij een volledige werkweek? Is de persoonlijke toelage toegekend door het DB?

overwerkvergoeding i.o.m. gefiatteerde overwerkbriefjes

SAW art.3.1.19

Ontvangt de ambtenaar in de maand waarin hij/zij gedurende 25, 40 respectievelijk 50 jaar een betrekking bij de overheid heeft vervuld, een gratificatie gelijk aan een bedrag, overeenkomende met de gehele bezoldiging vermeerderd met de vakantietoelage en de eindejaarsuit-kering waarop hij/zij in de maand van deze jubilea aanspraak heeft?



systeemgericht

zichtbare beoordeling salarismutaties door P&O (maandelijks)

systeemgericht


systeemgericht

systeemgericht

systeemgericht

zichtbare beoordeling systeemgericht salarismutaties door P&O (maandelijks) aantekenen op controlelijst gegevensgericht salarisadministratie van mutaties op vaste salarisgegevens

Is de persoonlijke toelage niet meer dan 10% van het salaris van de betrokken ambtenaar, met dien verstande dat de som van dat salaris en die toelage het hoogste bedrag van de naasthogere salarisschaal niet overschrijdt? SAW art. 3.1.14


Beoordeling declaraties door P&O op formaliteiten en voldoen aan regelingen. voorafgaande aan het nieuwe jaar wordt een opstelling gemaakt van de personen die het nieuwe jaar recht hebben op een jubileumuitkering

Bijlage 3

systeemgericht

Gegevensgericht (de lijst van personen wordt gegenereerd vanuit het Personeels Informatie Management Systeem (PIMS) op basis van arbeidsverleden en dienstjaren.




Beheersingsrisico's



SAW art.3.3.1

Is ambtenaar die een wachtdienstvergoeding ontvangt opgenomen in het wachtdienstrooster t.b.v de wachtdiensttoelage?

SAW art.3.3.2

Is de hoogte van de wachtdiensttoelage conform de wachtdienstregeling?

SAW art. 4.4.9

Draagt de werkgever zorg voor de betaling van het werkgeversdeel van de pensioenpremie over het verlofdeel van wettelijk onbetaald ouderschapsverlof ten behoeve van het personeelslid dat gebruik maakt van hoofdstuk 6 van de Wet arbeid en zorg?

SAW art.6.1.4

Komt de hoogte van de vergoeding voor het gebruik van een eigen auto overeen met die van de SAW? Is het ontslagbesluit getekend door de gemandateerde ambtenaar?

Art 8.1.1. SAW en Mandaatbesluit secretaris SAW art. 9

SAW art 9.2

SAW art. 12

Toelichting


de opgestelde declaratie wordt zichtbaar gecheckt door de coördinator ZVB en daarna getekend voor akkoord door de manager ZVB + check door salarisadministratie op dubbele declaratie toekenning wachtdiensttoelage wordt voorafgaand aan de ondertekening door manager ZVB getoetst door P&O-consulent het opgestelde besluit voor toekenning ouderschapsverlof wordt getoetst door de P&Oconsulent voordat dit getekend wordt door de manager

Toetsing declaraties door P&O

zichtbare beoordeling salarismutaties door P&O (maandelijks) Is, indien van toepassing, de uitkeringsregeling de toets, de berekening en door P&O wordt de ingediende ontslag juist toepast? de uitbetaling is uitbesteed declaratie gecontroleerd aan Loyalis Maatwerk Administratie Zijn de bepalingen met betrekking tot het recht, is volledig uitbesteed aan door P&O wordt de ingediende duur, bedrag en verplichtingen voor de Loyalis Maatwerk declaratie gecontroleerd bovenwettelijke WW-uitkering nageleefd? Administratie Is de hoogte van de inhouding/vergoeding voor Toetsing declaraties door P&O de koop, verkoop of ruilen van vakantiedagen in overeenstemming met de geldende regeling gebeurd? Beoordeling declaraties door P&O Is het recht op deelname aan fiets prive regeling in overeenstemming met de op formaliteiten en voldoen aan regelingen. vastgestelde regeling? zichtbare beoordeling Is de inhouding door deelname aan fiets prive regeling in overeenstemming met de salarismutaties door P&O (maandelijks) vastgestelde regeling?

Bijlage 3

Voorstel strategie: systeemgericht (= beheersingsmaatregelen testen) of gegevensgericht testen. gegevensgericht

Systeemgericht: de wijze van toetsing is opgenomen in de procedure salarisadministratie Systeemgericht: de verwerking van het besluit door P&O geschiedt overeenkomstig de procedure salarisadministratie systeemgericht

systeemgericht

gegevensgericht

gegevensgericht

systeemgericht

systeemgericht

systeemgericht




Beheersingsrisico's



Toelichting



INTERNE REGELGEVING Secundaire arbeidsvoorwaarden

onderwerp 2.8 Individuele gratificatie

de uitbetaalde gratificatie is hoger dan de vastgestelde leidraad voor een bijzondere prestatie

onderwerp 2.8 Afscheidsgratificatie

de uitbetaalde afscheidsgratificatie is hoger dan het bedrag volgens de regeling

onderwerpen 2.11 en 2.12 vakantiegeld, structurele eindejaarsuitkering

de uitbetaling wijkt af van de afgesproken percentages

Een door de leidinggevende ondertekent gemotiveerd schrijven vormt de basis voor verwerking door PZ Een door PZ opgesteld schrijven wordt ondertekend door de leidinggevende percentages worden afgesproken in het CAOakkoord

onderwerp 14.3 het risico bestaat uit het moeten betalen van collectieve invaliditeit / arbeids- een aanvulling op de WIA-uitkering ongeschiktheidsverzekering

PZ controleert of het voorstel is overeenkomstig de regeling. Uitbetaling verloopt overeenkomstig de procedure voor de salarisadministratie Op basis van dit schrijven volgt de uitbetaling overeenkomstig de procedure voor de salarisadministratie de percentages volgens het CAOakkoord worden door Centric ingevoerd in het systeem voor salarisbetaling is afgedekt middels collectief contract met Loyalis ter dekking van inkomensverlies bij gedeeltelijke én volledige invaliditeit/ arbeidsongeschiktheid.

systeemgericht

systeemgericht

Gegevensgericht

Gegevensgericht

onderwerp 14.4 collectieve ongevallenverzekering

risico van financiële aansprakelijkheid bij ongevallen welke een blijvende invaliditeit tot gevolg hebben

is afgedekt middels een collectieve Gegevensgericht 24-uurs (wereldwijde) ongevallendekking tbv in dienst zijnde WBL medewerk(st)ers

Delegatiebesluit

Artikel 19 Voorwaarden

Artikel 19 lid 1 Voor (de uitvoering van) een gedelegeerd besluit aan het DB dient door het AB middelen beschikbaar te zijn gesteld door middel van een post op de begroting. Dit heeft niet overeenkomstig plaatsgevonden.


gegevensgericht

Integriteitsbeleid WBL

meldingsplicht financiële belanghet risico dat een ambtenaar zich bij het nemen de meldingsplicht geldt van functionele beslissingen laat leiden door organisatiebreed voor alle persoonlijk financieel belang medewerkers met een financieel mandaat

preventieve maatregel bestaat uit het afleggen van de eed bij indiensttreding

gegevensgericht

Bijlage 3




Beheersingsrisico's



Toelichting

meldingsplicht geschenken en het risico dat geschenken en giften worden de meldingsplicht geldt giften aangenomen in ruil voor een tegenprestatie, organisatiebreed voor alle resp. het risico dat geschen-ken met een medewerkers waarde groter dan € 50 worden aangenomen.

Bijlage 3


preventieve maatregel bestaat uit het afleggen van de eed bij indiensttreding

Voorstel strategie: systeemgericht (= beheersingsmaatregelen testen) of gegevensgericht testen. gegevensgericht


Voorstel aantal testen (genoemde aantallen zijn op basis van geenfoutconstatering. Bij constatering fouten dient de deelwaarneming uitgebreid te worden)

integraal integraal integraal integraal integraal

integraal integraal

integraal

eenmalig, beoordeling cumulatief in december

10% van documenten met financieel belang beoordelen, met max 25, uitgaande documenten op ondertekening door directeur integraal

integraal

integraal

Bijlage 3



opvragen deskundigenverklaring bij Centric

opvragen deskundigenverklaring bij Centric opvragen deskundigenverklaring bij Centric opvragen deskundigenverklaring bij Centric integraal

Beoordeling 10% indiensttredingen, met een maximium van 25. Beoordeling 10% indiensttredingen, met een maximium van 25. Beoordeling 10% indiensttredingen, met een maximium van 25. Beoordeling 10% indiensttredingen, met een maximium van 25.

Bijlage 3



Beoordeling 10% uitdiensttredingen, met een maximum van 25. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden.

Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. Per ultimo jaar integraal beoordelen voor alle werknemers

10% van beoordelingen door P&O met max van 25. Per ultimo jaar beoordelen voor alle werknemers.

Bijlage 3



Integraal getoetst door P&O aan de hand van de ingediende declaraties

Integraal

Integraal: controle valt onder de jaarcontrole salarisadministratie

10% van beoordelingen door P&O met max van 25. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. integraal toetsen

integraal toetsen

10% van beoordelingen door P&O met max van 25.

Review 10% van beoordelingen door P&O met max van 25. Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden.

Bijlage 3



Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden.

Review beoordeling mutaties door P&O van twee maanden. opvragen deskundigenverklaring bij Centric

bij de jaarcontrole vaststellen dat de desbetreffende verzekeringsdocumenten correct en aanwezig zijn

bij de jaarcontrole vaststellen dat de desbetreffende verzekeringsdocumenten correct en aanwezig zijn

Nog te bepalen

checken voor de indiensttreders of deze personen de eed hebben afgelegd

Bijlage 3



checken voor de indiensttreders of deze personen de eed hebben afgelegd

Bijlage 3


Waterschapsbedrijf Limburg Proces personeel Intern controleplan 2009 Toetsingskader relevante aspecten Beheersingsrisico's Voorlopige inschatting

Recommend Documents