Wat komt eerst? De tool of de verandering?

Wat komt eerst? De tool of de verandering?


Over Promista: Promista is een toonaangevende organisatie op het terrein van projecten en project- programma- en portfoliomanagement. Promista levert kennis, advies en ondersteuning bij het verder ontwikkelen van projectmanagement en de projectmanagement processen. Met gedegen kennis van implementatie en ondersteuning van tooling en informatievoorziening is ons motto: samen beleven, samen bedenken, samen doen! We realiseren dat door advies, tijdelijke ondersteuning en implementatie van PM tooling en informatievoorziening, gecertificeerde trainingen (o.a. PRINCE2® en IPMA) en ook zorgvuldige werving en selectie van indien gewenst complete projectteams. (Voor meer informatie kijk op www.promista.nl)

Merijn Sakko Project Consultant Promista [email protected] www.promista.nl

1



In dit artikel proberen we antwoord te vinden op bovenstaande vraag. Hierbij kijken we vooral vanuit een praktisch standpunt: hoe gaat de keuze voor een PM tool in zijn werk? Waarom willen we zo’n tool? Of misschien wel belangrijker: wat zijn de gevolgen daarvan? Zomaar een paar vragen die een organisatie zich zou moeten stellen als er naar Projectmanagement tooling wordt gekeken.

Keuze en implementatie van een Projectmanagement Tool Binnen veel organisaties is het projectmatig werken aan een opmars bezig. Er zijn vele verschillende methoden, zoals PRINCE2 en Projectmatig werken. Vroeg of laat zal er dan door de organisatie gekeken worden naar projectmanagement tools om dit verder te ondersteunen. Net als de methoden, zijn deze tools ook in vele verschillende soorten beschikbaar. Iedere tool heeft zo zijn eigen voor- en nadelen, maar voor bedrijven zonder specialistische kennis van procesmanagement kan dit lastig te doorgronden zijn. Naast de praktische kant van wat deze projectmanagement tools wel of niet kunnen, kan het gebruik van een dergelijk pakket ook (grote) veranderingen in de organisatie zelf veroorzaken. Met dit artikel proberen we de belangrijkste aandachtsgebieden te benoemen, zowel voor de keuze zelf, als het bijbehorende proces.

Voorbereiding Start Het startpunt voor de keuze van een tool is het vastleggen van het proces voor het uitvoeren van projecten. Welke projectmanagement methode wordt toegepast? Welke rapportages worden door de projectleiders gedaan en zijn deze rapportages uniform? Het proces voor het aanschaffen van een tool is echter al veel eerder gestart: namelijk op het moment dat de wens voor zo’n tool wordt uitgesproken.

Wensen en eisen Volgende stap is het afbakenen van de wensen en eisen, deze vormen de blauwdruk voor de te kiezen tool en zijn functionaliteiten. Valkuil tijdens dit proces is het willen creëren van de ‘perfecte’ projectmanagement omgeving, met alle mogelijke toeters en bellen. Als dit beeld te ver afstaat van de werkelijkheid binnen de organisatie, kan dit gevolgen hebben voor het draagvlak bij de projectleiders. Dit zijn vaak specialisten in hun vakgebied die in de loop der jaren een eigen systeem hebben ontwikkeld voor het managen van projecten. Wat dat betreft moet de projectmanagement tool een hulpmiddel zijn voor (het beter uitvoeren van) projectmanagement, maar het moet geen op zich zelf staand doel zijn om een tool te gebruiken. Wanneer de gebruikers de meerwaarde van het systeem zien, zal dit bijdragen aan het draagvlak. Een goed uitgangspunt

2


is het opstellen van een aantal selectiecriteria op basis van de wensen, eisen en bedrijfsomgeving. Een hulpmiddel voor het vaststellen hiervan is bijvoorbeeld het uitvoeren van een Quick scan naar de projectvolwassenheid van de organisatie.

Longlist Zijn de wensen en eisen in kaart gebracht en zijn de interne organisatie en reeds aanwezig systemen beschreven, dan kan een longlist worden gemaakt van mogelijke projectmanagement tools. Deze kan ten eerste worden getoetst aan een aantal belangrijke en veel gebruikte criteria, welke hierna worden toegelicht.

Selectiecriteria De volgende criteria beschrijven op hoofdlijnen wat een tool wel of niet kan: (online) samenwerking, gebruik van logboeken, planning, portfolio management, resource management, document management, interface en licentiesoort. Om een idee te krijgen wat deze criteria nu precies betekenen, zijn deze hier eerst beschreven. Vervolgens is er als voorbeeld een vijftal projectmanagement pakketten op basis van deze criteria beoordeeld. (online) Samenwerking Projecten worden doorgaans met een groep mensen uitgevoerd. Deze zitten niet altijd op dezelfde locatie of zijn niet altijd op dezelfde tijden aanwezig. Bij dit criterium wordt naar de mogelijkheden gekeken om via een inter-/intranet verbinding informatie met elkaar te delen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestandsuitwisseling (versiebeheer), het maken en bijhouden van een planning, etc. Een aantal mogelijkheden die hiermee samenhangen zal ook nog in latere criteria ter sprake komen. Logboeken In veel projectmanagement methodieken wordt gewerkt met logboeken. Afhankelijk van de methodiek kun je deze in verschillende vormen tegenkomen, meest gebruikt zijn het issue- en risico-logboek. De pakketten worden in dit criterium beoordeeld op hun mogelijkheid om dergelijke logboeken aan te maken en/of te managen.

Planning Eén van de belangrijkste kenmerken van een project is de aanwezigheid van een starten einddatum. Om het gewenste resultaat binnen die termijn te halen, is een planning nodig. Veel projectmanagement software is dan ook vooral gericht op het maken, bijhouden en raadplegen van de projectplanning. Vooral de Gantt-chart is hierbij populair, hierbij worden activiteiten (Ms Project) of producten (PRINCE2) in een balkenplanning zichtbaar gemaakt. Met behulp van afhankelijkheden kunnen hier onderlinge relaties zichtbaar worden gemaakt. Een andere techniek is netwerkplanning, waarbij weer een aantal methoden mogelijk is. Meest gebruikt bij projectmanagement zijn CPM (Critical Path Method) en PERT (Program Evaluation Review

3


Technique. Met dit criterium wordt gekeken hoe het pakket met planning omgaat en of dat aansluit bij de werkwijze binnen de organisatie.

Portfolio management Zelden staan projecten volledig op zichzelf. Met name in grote organisaties zijn projecten vaak onderdeel van een verzameling projecten met een specifiek doel, bijvoorbeeld het behalen van een bedrijfsdoelstelling. Met behulp van Portfolio Management worden deze projecten geclusterd en kan over deze set aan projecten worden gerapporteerd. Rapportages kunnen zich richten op de behaalde resultaten, maar denk ook aan beschikbaar gesteld budget versus de uitgaven / kosten en gebruikte resources. Met andere woorden: de inspanningen

ten

opzichte

van

de

resultaten

worden

inzichtelijk

gemaakt,

wat

weer

nuttige

managementinformatie oplevert. Met deze informatie kan bijvoorbeeld een besluit worden genomen om nieuwe / andere projecten te starten, of de (bedrijfs)doelstellingen aan te passen.

Resource management Dit betreft het efficiënt inzetten van mensen en middelen binnen een organisatie op de plaatsen waar ze op dat moment nodig zijn. Aangezien projecten plaatsen tijd gebonden zijn, is goed capaciteitsmanagement cruciaal voor het uitvoeren en monitoren van een project. Wanneer resource management wordt gecombineerd met programma- of portfolio management, wordt deze informatie extra waardevol. Er kan dan namelijk niet alleen iets gezegd worden over de prestatie van een enkel project, maar er kan ook op programma / portfolio niveau worden gepland en gerapporteerd.

Document management Hierbij gaat het om het (elektronisch) kunnen opslaan/archiveren van documenten die op enige manier van invloed zijn op, of gebruikt worden tijdens de uitvoering van een project. Veel projectmanagement systemen bieden deze functionaliteit, waarbij ook versiebeheer is geïntegreerd. Dit laatste is vooral handig om bijvoorbeeld periodieke rapportages te kunnen archiveren, of om de wijzigingen in officiële documenten (zoals een PID) inzichtelijk te houden.

Interface De interface van een applicatie is vaak bepalend voor de toepassing ervan. In de eerste plaats bestaat het onderscheid tussen webbased (benaderbaar in de browser via internet of intranet) of ‘lokale’ applicaties, wat bijvoorbeeld van directe invloed kan zijn op de mogelijkheden tot samenwerking en (technisch) onderhoud. Daarnaast kan de interface van een applicatie worden gebaseerd op een bepaalde methodiek (zoals PRINCE2)

of

techniek

(Microsoft

Sharepoint),

dit

toepassingsmogelijkheden van het pakket.

4

kan

weer

grote

invloed

hebben

op

de


Licentiesoort Software kan tegenwoordig op verschillende manieren worden aangeschaft en geïnstalleerd (zie ook interface). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een ‘gebruikerslicentie’ (of eigendom) en ‘Software as a Service’ of ‘Open Source’ software. De eerste variant wordt vaak toegepast bij software welke lokaal geïnstalleerd wordt (zoals Word en Excel). De software wordt éénmalig aangeschaft en naast de installatie cd/dvd ontvangt de gebruiker een licentie om het programma te mogen gebruiken. Het beheer van de software is in handen van het bedrijf zelf. Bij ‘Software as a Service’ vind er geen lokale installatie meer plaats, maar verzorgt bijvoorbeeld de leverancier de hosting van de software en kan er via internet worden ingelogd. Bedrijven sluiten in dat geval een abonnement op het programma af, waarmee ze bijvoorbeeld het recht krijgen om met 10 personen in te loggen. In deze situatie blijft de leverancier van de software verantwoordelijk voor het beheer. Open source software heeft een bijzondere positie. Deze software is meestal namelijk vrij verkrijgbaar (soms wordt voor commercieel gebruik een bijdrage of donatie gevraagd) en ook de ‘Broncode’ van de software is opengesteld aan derden. Dit betekend dat iedereen die dit wil zelf uitbreidingen of aanpassingen voor de software kan ontwikkelen. Bekendste voorbeeld hiervan is het Linux besturingssysteem.

Globale beoordeling In de tabel hieronder worden vijf in Nederland veel gebruikte Projectmanagement tools benoemd. Voor ieder pakket is aangegeven of ze aan de hierboven beschreven criteria voldoen. Na de tabel volgen de

Logboeken

Planning

Portfolio management

Resource management

Document

management Interface (webbased =

Ms Project

-

-

☺

-

☺

-

-

Eigendom

Primavera

☺

☺

☺

☺

☺

☺

☺

Eigendom

Principal Toolbox

☺

☺

☺

☺

☺

☺

☺

SaaS en eigendom

Clarity

☺

☺

☺

☺

☺

☺

☺

SaaS en eigendom

Project Open

☺

☺

☺

☺

☺

☺

☺

Open source

☺)

Licentiesoort

Samenwerking

belangrijkste gegevens van (de leveranciers van) de tools.

Microsoft Project Misschien wat naam betreft wel het bekendste pakket op de markt en bij veel bedrijven aanwezig als onderdeel van het Office pakket. Ms Project biedt een goede basis voor het maken van een project en/of resource planning. De planning wordt grafisch getoond in de vorm van een Gantt chart en activiteiten kunnen door middel van relaties worden gekoppeld.

5


Zoals in de tabel snel duidelijk wordt, beperken de functionaliteiten van de standaard versie van Ms Project zich tot planning en resource management, terwijl de andere pakketten op het eerste gezicht veel meer kunnen. Er zijn echter een aantal verschillende versies van Ms Project verkrijgbaar, ieder met steeds meer mogelijkheden. Voor meer informatie over verkrijgbare versies, raadpleeg de website van Microsoft: http://www.microsoft.com/project

Primavera De eerste versie van Primavera stamt al uit 1983 en werd ontwikkeld door het Amerikaanse Primavera Systems, maar inmiddels is het een onderdeel van Oracle. Focus van Primavera ligt op het maken van (project)planningen, maar daarnaast bied het mogelijkheden voor het genereren van rapportages en import van data uit andere programma’s, voor bijvoorbeeld het koppelen van budgetten/kosten of resources. Meer informatie over Primavera en de mogelijkheden van deze applicatie zijn te vinden op de website van Oracle: http://www.oracle.com/us/products/applications/primavera/index.html Principal Toolbox De Principal Toolbox is ontwikkeld door Fortes Solutions. Het programma kent een modulaire opbouw, waardoor het pakket in de vorm van add-ons volledig naar wens van de klant kan worden aangevuld. Extra modules zijn bijvoorbeeld Portfolio Management, resource allocatie en integratie met Ms Project. Meer informatie en een online tour van de Principal Toolbox zijn te vinden op de website van Fortes Solutions: http://www.fortes.nl.

Daar

is

ook

een

factsheet

met

de

belangrijkste

functies

te

downloaden:

http://www.fortes.nl/images/stories/file/new_factsheet_nl.pdf Clarity Andere grote naam op het gebied van projectmanagement software is Clarity, ontwikkeld door het Amerikaanse CA Technologies. Ook van dit pakket zijn een aantal verschillende versies verkrijgbaar, ieder met zijn specifieke mogelijkheden, gericht op een bepaalde bedrijfstak. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het bedrijfsleven, overheidsinstanties en de IT-sector. Op de website van CA Technologies is meer informatie te vinden: http://www.ca.com/be/en/project-portfoliomanagement.aspx

Project-Open In dit rijtje is Project-Open de enige open source applicatie. Dit betekent dat een groot deel van de software en aanvullende modules gratis vanaf internet is te downloaden. In tegenstelling tot de ‘gesloten’ systemen van andere aanbieders draait open-source software om het samen delen en ontwikkelen van functionaliteiten. Andere ontwikkelaars kunnen hun ideeën uitwerken en als modules beschikbaar stellen. Informatie over dit pakket is te vinden op: http://www.project-open.com/index.html

6


Met behulp van deze selectiecriteria en de (algemene) informatie op de website van de aanbieder kan vaak al voor een groot deel worden bepaald of het pakket voldoet aan de belangrijkste eisen en wensen van de organisatie en of het geschikt is voor de branche van het bedrijf.

Shortlist Met behulp van de verkregen informatie worden tools die niet voldoen aan de eisen geschrapt van de longlist, zodat er uiteindelijk een shortlist van slechts enkele pakketten over blijft. Om een definitieve keuze te maken zal er een meer gedetailleerd onderzoek moeten worden gedaan naar de bruikbaarheid van het pakket. Hiervoor is het maken van een Business Case een geschikt middel. In de Business Case wordt een realistische situatie binnen de organisatie gesimuleerd, waarbij rekening wordt gehouden met de gestelde wensen en eisen van het pakket. Deze Business Case wordt vervolgens voorgelegd aan de geselecteerde leveranciers, met een uitnodiging om hun tool te demonstreren. Op deze manier kan worden bepaald of de tool kan voldoen aan de eerder vastgestelde wensen en eisen. Ook kunnen bij andere bedrijven referenties worden opgevraagd. Eén van de laatste stappen in het selectieproces is het opvragen van een offerte. Ieder bedrijf heeft een ander budget voor een dergelijk systeem, terwijl bij de aanbieders grote verschillen in éénmalige en periodieke kosten kunnen optreden. Tot slot zal er enige besluitvorming moeten plaatsvinden, voordat gestart kan worden met de implementeren van het pakket. Aangezien het vaak om grote investeringen gaat, wordt er in sommige gevallen ook voor gekozen een zogenaamd “POC” (Proof of Concept) traject te doorlopen. Dit gaat nog een stap verder als de Business Case en demonstraties: het pakket wordt (voor een deel van de organisatie) geïmplementeerd en er wordt gedurende een bepaalde periode gemonitord of het inderdaad voldoet aan de wensen en eisen zoals die door de organisatie zijn beschreven. Is dit het geval, dan kan het pakket ook in de rest van de organisatie worden uitgerold. Valt het gebruik tegen, of worden de gestelde doelstellingen niet behaald, kan het bedrijf er alsnog toe besluiten het systeem niet verder te gebruiken.

Implementatie en in gebruik name Is er definitief een keuze gemaakt, dan begint het implementatie traject. Valkuil op dit punt is dat een systeem wordt aangeschaft en geïnstalleerd, maar dat er verder geen of weinig begeleiding wordt geboden aan de gebruikers. Of ‘het management’ bepaalt dat met het systeem moet worden gewerkt, zonder dat de gebruikers er voordelen van inzien en het alleen als verplichting zien, of de processen er op worden aangepast. De acceptatiegraad voor een systeem is dan bij de gebruikers in de regel zeer laag, waardoor het risico bestaat dat het systeem als last wordt gezien in plaats van hulpmiddel. In plaats daarvan moeten de uiteindelijke gebruikers al vanaf het begin worden betrokken en geïnformeerd over de keuze van het systeem. Al tijdens het keuze traject moet draagvlak worden gecreëerd bij de gebruikers en tijdens de implementatie zal er goede training en ondersteuning moeten worden geboden,

7


zodat iedere gebruiker zich thuis voelt in de tool en er zonder problemen mee kan werken. Waar nodig moeten bedrijfsprocessen worden aangepast of ‘opgefrist’, zodat iedereen op een gelijke manier met de tool omgaat. Hoe enthousiaster de gebruikersgroep is, hoe beter en sneller een tool binnen de organisatie wordt geaccepteerd en benut.

Tot slot Net als ieder ander proces binnen een organisatie, is ook het projectmanagement aan verandering onderhevig. Nieuwe voorschriften, methodes of wensen/eisen leiden tot veranderingen in het gebruik van de software. Dus ook na een succesvolle implementatie is het van belang het gebruik van een tool te blijven stimuleren en ook zorg te dragen voor voldoende ondersteuning en beheer. Alleen dan zal de gekozen project management software ook daadwerkelijk de toegevoegde waarde (blijven) bieden die het bedrijf voor ogen had.

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce.

Bronnen: Wiki: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software Netwerkplaning: http://www.bdk.rug.nl/medewerkers/g.henstra/rdm/syllabus/netwerkplanning.html

Meer informatie: Als u meer informatie wenst over onze dienstverlening, neem dan contact op met ons hoofdkantoor in Enschede. Mail naar [email protected] of bel tel. 053 436 65 61

Promista B.V. • Capitool 42, 7521 PL Enschede • P.O. Box 278, 7500 AG Enschede • T: +31(0)53 436 65 61 • F: +31(0)53 431 72 88 • Anthonie Fokkerstraat 5, 3772 MP Barneveld • Delftechpark 26, 2628 XH Delft

www.promista.nl

8

Wat komt eerst? De tool of de verandering?

Recommend Documents