ZIL ZORGDESIGNER Een krachtige tool voor verandering Nut en noodzaak van zorgprogramma’s De recente ontwikkelingen in de GGZ vragen ZORG IN LIJN (ZIL) BIEDT U EEN
om steeds meer focus op vraaggerichte,
COMPLETE ONDERSTEUNING ROND
professionele en toegankelijke zorg voor
INVOER, EVALUATIE EN ONDERHOUD VAN ZORGPADEN! IN DEZE BROCHURE
mensen met psychische problemen. De stelselwijzigingen en veranderingen in onder andere de financiering hebben impact
MAAKT U KENNIS MET ONZE IDEEËN
op de manier waarop instellingen willen
OVER ZORG-PROGRAMMERING EN
en moeten omgaan met kwaliteit van zorg,
ONS AANBOD.
hun bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan. Zorgverzekeraars vragen uw organisatie het zorgaanbod te beschrijven.
Waarom
ZORG IN LIJN? Wij zijn een team van ervaren professionals met gedegen kennis van zorg- en ondersteunende processen in de GGZ. Wij helpen organisaties bij het maken van strategische keuzes en bij het realiseren van hun veranderambities. Ons doel is een zichtbare bijdrage te leveren aan de kwaliteit en de houdbaarheid van de zorg die onze klanten leveren. Wij hebben jarenlange ervaring in de GGZ met ontwerpen, inrichten en implementeren van zorgprogrammering, die we graag delen. We beschikken niet alleen over veel kennis van theoretische modellen, maar ook van de dagelijkse praktijk, en werken resultaatgericht aan de realisatie van optimale oplossingen. Wij zijn van mening dat zorgprogrammering met beperkte investeringen kan worden geïmplementeerd.
Werken met zorgpaden helpt bij het voldoen aan de steeds strengere eisen. Zorgprogrammering vormt een kader, geen keurslijf, dat op basis van de zorgvraag van de patiënt op maat kan worden ingevuld.
Wij hebben bewezen organisaties te kunnen helpen veranderen en zijn ervan overtuigd dat veranderingen stapsgewijs moeten worden doorgevoerd en dat wij organisaties kunnen helpen door hen veel zelf te laten doen en te leren.
Het kader biedt inzicht in en transparantie van de zorgprocessen en van de bedrijfsvoering; een voorwaarde voor een effectieve en efficiënte behandeling. Zorg in Lijn heeft ZorgDesigner© ontwikkeld, een programma waarmee samen met de
ZORG IN LIJN
organisatie zorgpaden van te voren kunnen worden gedefinieerd en doorgerekend op financiële uitkomsten.
ZORG IN LIJN
WWW.ZORGINLIJN.NL 1
Onze visie op zorgprogrammering
Het werken met zorgpaden betekent een verandering in de werkwijze van behandelaren. De nieuwe werkwijze vereist breed draagvlak in de organisatie.
We beschouwen zorgprogrammering in de eerste plaats als kwaliteits- en kennisinstrument: het bevorderen van de toepassing van evidence-based of
Wij zien het invoeren van zorgprogrammering als een veranderkundige
best practice inzichten in de behandeling. Zorgprogrammering biedt een kader
uitdaging die vanuit de inhoud moet starten. ‘Het is meer dan het omhangen
waarmee de zorgverlening goed beschreven kan worden. Het kader bestaat uit
van de bordjes’.
zorgprogramma’s, zorgpaden en modules.
‘ WIJ ZIJN ERVAN OVERTUIGD DAT ZORGPADEN OP DIE MANIER TOT MEERWAARDE LEIDEN VOOR
Een zorgprogramma richt zich op cliënten met een specifieke aandoening.
CLIËNT, BEHANDELAAR EN UW ORGANISATIE.’
Een zorgpad is bedoeld voor een cliëntgroep die op basis van specifieke cliëntkenmerken is ingedeeld. In een zorgpad wordt vastgelegd welke activiteiten ten behoeve van een specifieke cliëntengroep, door welke professionals kunnen worden gepland en worden uitgevoerd. Een module is
Ons aanbod
een logische bundeling van activiteiten die binnen een of meer zorgpaden kan
Zorg in Lijn heeft een compleet aanbod om organisaties te ondersteunen bij het
worden toegepast.
ontwikkelen, invoeren en evalueren van zorgprogrammering. Naast inhoudelijke ondersteuning bieden wij programma- en projectmanagement.
De zorgprofessionals zijn leidend in het ontwerpen van zorgpaden. De staande praktijk, toetsing aan professionele richtlijnen en ervaring (best practice)
In overleg met u stellen wij een passend plan van aanpak op. Het plan van aanpak
vormen de basis voor het ontwerp. Vervolgens leidt systematische evaluatie
is gebaseerd op 4 modules die Zorg in Lijn heeft ontwikkeld.
tot het meetbaar maken van het resultaat. Zorgprogrammering gaat hand in hand met het systematisch meten van effecten van zorg. Omdat de zorg
Wij onderscheiden 4 fasen bij het toepassen van zorgprogrammering:
voortdurend aan verandering onderhevig is, zijn zorgpaden voortdurend
1. Voorbereiden
in ontwikkeling.
2. Ontwikkelen 3. Invoeren
Daarnaast is zorgprogrammering en vooral zorgmodulering een manier om zichtbaar
4. Evalueren en onderhouden
te maken hoeveel capaciteit nodig is voor een adequate zorgverlening en welke kosten daarmee (naar verwachting) gemoeid zijn. Het spanningsveld tussen
Voor iedere fase hebben wij een module ontwikkeld. De beschrijving van de
kwaliteit en capaciteit krijgt hiermee een transparant kader en wordt voorzien
modules vindt u hieronder. Voor de modules geldt dat deze in overleg kunnen
van een heldere en eenduidige taal.
worden ingezet.
ZORG IN LIJN
2
Module 1: ‘Neuzen dezelfde kant op’ Uw organisatie wil zorgprogramma’s en zorgpaden gaan ontwikkelen. Maar er is nog
Voorbeelden van onderwerpen die aan de orde kunnen komen:
weinig bekendheid, en mogelijk ook kennis over dit onderwerp aanwezig.
-
Wat zijn zorgpaden?
Wij zien eenheid van taal als een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol
-
Waarom begint onze organisatie daar (nu) mee?
ontwikkelen van zorgpaden. Indien alle betrokkenen vanuit een eenduidig
-
Zijn zorgpaden overal toepasbaar?
begrippen- en definitiekader met elkaar communiceren, voorkomt dat
-
Is een zorgpad dwingend?
misverstanden en zijn de verwachtingen helder. Ten slotte vormt de ‘nieuwe
-
Hoe worden de zorgprofessionals betrokken in de ontwikkeling van zorgpaden?
taal’ de basis voor de aan te passen werkwijze. Zorg in Lijn spreekt deze taal
-
Is er sprake van een bezuiniging door de invoering?
en kan organisaties daarom goed helpen om zich voor te bereiden op het
-
Wat is het tijdpad van de ontwikkeling?
ontwikkelen van zorgpaden en het invoeren en evalueren daarvan.
-
Wanneer vindt invoering plaats?
-
Krijgen we een opleiding?
-
Wat vindt de OR hiervan, hoe is die betrokken?
Samen met u stellen wij een communicatieprogramma op om de eenheid van taal te bevorderen.
Zorg in Lijn faciliteert, in afstemming met de interne experts, het zoeken naar de Bij de invulling van het programma kan ZIL desgewenst adviseren of ondersteuning bieden. Aanvullend kan een trainingsprogramma worden verzorgd dat dieper op
juiste balans tussen gewenste uniformiteit van zorg en de mogelijke autonomie voor cliënt en behandelaar.
de materie ingaat. Roadmap METHODIEK 1. In kaart brengen behoefte van het programma/ de boodschap die moet worden overgebracht;
‘Wildgroei’ in behandelmogelijkheden veroorzaakt hoge kosten en bemoeilijkt vaak veranderingen. Bij het gaan werken met zorgpaden wordt de omvang hiervan goed zichtbaar.
2. Inventariseren onderdelen van de boodschap en zorgdragen voor besluitvorming; 3. Keuze van de werkvormen; 4. Uitvoeren van het programma.
Zorg in Lijn formuleert heldere stappen en biedt bijbehorende hulpmiddelen om de zorgpaden op het netvlies van de organisatie te krijgen zodat ze makkelijker te ontwikkelen en te implementeren zijn.
Het resultaat is tweeledig: 1. een kader waarbinnen de zorgprogrammering plaatsvindt; 2. het kader is binnen de organisatie bekend gemaakt.
ZORG IN LIJN
We gebruiken daarvoor de ‘ZIL Roadmap’. Een instrument dat alle activiteiten en data vastlegt in de verschillende fases van het proces.
3
Module 2: ‘Ontwikkelen zorgpaden/ zorgprogramma’s’ Uw zorgverzekeraar vraagt uw organisatie het zorgaanbod te beschrijven. Zorgpaden bieden daarvoor een goed kader. Maar hoe komt u met uw organisatie tot succesvolle ontwikkeling en invoering van zorgpaden?
RESULTAAT Het resultaat is een verzameling zorgpaden die inhoudelijk én bedrijfseconomisch hout snijden. 1. Beschrijving van het zorgprogramma
Zorg in Lijn heeft daarvoor een methodiek ontwikkeld die ondersteund wordt door een krachtige softwaretool: ZorgDesigner©. Uitgangspunt daarbij is dat de organisatie zijn zorgaanbod/zorgpaden heeft beschreven. Afhankelijk
2. Inzicht in kosten/baten en benodigde disciplinemix per zorgpad en per -programma 3. Opbouw zorgproductencatalogus
van de uitgangssituatie doorlopen wij, samen met een of meer teams uit uw organisatie een workshop:
Zorg in Lijn draagt zorg voor het vaststellen van de uitgangssituatie, begeleidt workshops en helpt bij de beschrijving van zorgpaden in een gestandaardiseerd
•
(op basis van uitgangspunten en het zorgaanbod) brengen zij de gewenste
formaat waardoor ze op hun consequenties kunnen worden geanalyseerd.
zorgpaden in kaart; •
beschrijven zij de verbanden tussen de zorgpaden;
•
maken zij de disciplinemix per zorgpad op;
•
worden de zorgpaden ingevoerd in ZorgDesigner© en worden alternatieven
Het eindresultaat kan worden gebundeld tot een zorgproducten catalogus.
VOORBEELD 1. BESCHRIJVING ZORGPROGRAMMA EN ZORGPADEN
doorgerekend •
krijgen zij inzicht in de consequenties van de gemaakte keuzen.
• ZorgDesigner© ondersteunt de grafische weergave van de zorgpaden, maakt het mogelijk modules aan te passen, en toont real time de gevolgen van wijzigingen (op bijvoorbeeld de disciplinemix en kosten).
METHODIEK 1. Vaststellen uitgangssituatie; 2. Invoeren basisgegevens (o.a. instroomcijfers, uurtarieven medewerkers, modules);
VOORBEELD 2. KOSTEN - BATENANALYSE
3. Uitvoeren workshop(s) per zorgprogramma.
ZORG IN LIJN
4
Module 3a: ‘Organisatorische en procesmatige inrichting’ Uw organisatie heeft het ontwerp van de zorgprogramma’s en zorgpaden afgerond.
•
Nu staat u voor de volgende stap. Hoe zorgt u dat organisatorische en procesmatige aanpassingen vormkrijgen zodat de patiënten ook daadwerkelijk volgens het ontwerp hun behandeling krijgen. En hoe kunt u dat borgen?
Aanpassen van inrichting informatievoorziening en invullen van andere randvoorwaarden
- De noodzakelijke aanpassingen in de inrichting van de ondersteunende
systemen worden doorgevoerd inclusief aanpassingen in het datawarehouse
en de rapportages daaruit.
Zorg in Lijn biedt in deze fase structuur door het gericht bevragen van management en specialisten uit de ondersteunende diensten en het faciliteren van de onderlinge samenwerking tussen de verschillende betrokkenen en ten slotte het bewaken van de samenhang.
PROGRAMMA- EN PROJECTMANAGEMENT Zorg in Lijn kan programma- en projectmanagement leveren voor de organisatorische en procesmatige inrichting voor het werken met zorgprogramma’s en zorgpaden binnen uw organisatie.
IN EEN AANTAL WORKSHOPS: •
•
Verkennen we scenario’s -
We rekenen alternatieve modellen door en stellen een advies voor
een keuze op.
VOORBEELD 3. DBC BENUTTING EN DISCIPLINEMIX
(Her)Ontwerpen we processen, logistiek en organisatie - Voor gekozen scenario(‘s) worden de primaire en ondersteunende
processen (her)ontworpen en geoptimaliseerd volgens een uniforme
vastleggingsmethodiek en wordt de organisatie daarop ontworpen
(structuur, disciplinemix, omvang, taken/ verantwoordelijkheden/
bevoegdheden etc.) en de knelpunten t.o.v. de bestaande situatie
in kaart gebracht.
ZORG IN LIJN
3 5
Module 3b: ‘Implementatie’ Uw organisatie heeft zowel het inhoudelijke als het organisatorische ontwerp voor de invoer van zorgpaden afgerond. Nu komt het er op aan de laatste stap
We adviseren u bij de samenstelling, inrichting en implementatie van deze dashboards.
van de implementatie te zetten, de daadwerkelijke implementatie. Het in gebruik nemen van het ontwerp. In de implementatiefase vindt de feitelijke (her-)inrichting van de organisatie, de processen en de logistiek plaats.
Implementatie van zorgprogrammering betekent doorgaans ook de introductie van nieuwe rollen (bijvoorbeeld die van programmaleider). Wij kunnen deze mensen coachen in hun nieuwe rol. Dit geldt ook voor de betrokken managementlaag in
Zorg in Lijn heeft draaiboeken om een dergelijk project voortvarend ter hand
uw organisatie.
te nemen en biedt projectmanagement. VOORBEELD 4. EIGENSCHAPPEN ZORGPADEN
Onze ervaring is dat aansluiten bij de bestaande structuren en overleggen in deze fase leidt tot een laagdrempelige toegang tot de behandelaars.
De vorm waarin de overdracht plaatsvindt, is mede afhankelijk van keuzes van de organisatie.
Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn: •
de impact van de veranderingen;
•
motiveren van medewerkers en verwachtingenmanagement.
Afhankelijk van de mogelijkheden van het EPD waarmee gewerkt wordt, worden de zorgpaden hierin uitgewerkt en wordt de logistieke ondersteuning ingeregeld.
Voor de te onderscheiden rollen wordt managementinformatie in een rol-specifiek dashboard beschikbaar gesteld om in control te komen. Voor de inhoudelijk verantwoordelijke voor een zorgprogramma biedt zo’n dashboard bijvoorbeeld zicht op: •
De instroom naar aard en omvang;;
•
De werkelijk geboden zorg in vergelijking met de zorgpaden;
•
De effectiviteit van de zorgpaden.
ZORG IN LIJN
3 6
Module 4: ‘Evaluatie, beheer en onderhoud’ Uw organisatie werkt sinds enige tijd met zorgpaden. Dan komt het moment in zicht voor de eerste evaluatie.
Zorg in Lijn biedt in deze fase verschillende mogelijkheden tot ondersteuning. -
Zorg in Lijn kan helpen met het inrichten van het evaluatietraject, bijvoorbeeld door het toepassen van de plan-do-check-act-cirkel.
-
Ook kunnen wij analyses uitvoeren waarbij de praktijk (productiegegevens) wordt vergeleken met het ontwerp van het zorgprogramma. En uw organisatie begeleiden in het aanpassen van zorgprocessen en het doorvoeren van de benodigde veranderingen.
-
Zorg in Lijn kan een jaarlijkse audit verzorgen, waarin wij de bestaande zorgpaden doorlichten en evalueren. Hierbij confronteren wij de oorspronkelijke plannen met de werkelijkheid. Wat zijn dan de afwijkingen en wat betekenen
Wie vormen
ZORG IN LIJN?
die voor de zorgpaden voor het komende jaar (qua omvang, bezetting en
-
disciplinemix, kosten/opbrengsten). Onze bevindingen ontvangt u in een
Mirko HAPPÉ
overzichtelijke rapportage.
Harry VAN IRSEL
Zorg in Lijn kan indien gewenst medewerkers opleiden om deze activiteiten
Han VAN OVERBEEKE
vanuit de organisatie op te pakken.
Roel RUNDERKAMP Ton VAN DER SCHAFT Rien STRUIJK Jaco TAKKENKAMP
ZORG IN LIJN WWW.ZORGINLIJN.NL ZORG IN LIJN
3 7
