Wat je moet weten vóór je de meereffect GTD-training doet
Binnenkort ga je meedoen aan de ééndaagse meereffect GTD-training. Je bent van harte welkom. Maar één dag is niet zoveel en we willen die dag graag heel praktisch maken. Daarom vragen we je om dit artikel van tevoren zorgvuldig te lezen - het bevat de filosofie van het Getting Things Done systeem, waar de training om draait.
meereffect - minder stress www.meereffect.nl
1 Als je niet uitkijkt, verzandt je werk in rompslomp
De enorme groei van rompslomp vraagt om een nieuwe, andere aanpak. Zodat je weer tijd hebt voor je echte werk: Getting Things Done!
Het eerste wat je moet weten is dat rompslomp je
2 Het Getting Things Done systeem
waarschijnlijk steeds meer afleidt van je echte werk. Helaas moet het wel gebeuren. Rompslomp is dat deel van
Tijdens de meereffect GTD-training wijden we je in in
je werk, wat niet de kern is van je werk, maar wat wel moet
de geheimen van ‘Getting Things Done’. Dit systeem voor
gebeuren.
time- en stressmanagement is in de loop van 20 jaar ontwikkeld door David Allen. Hij heeft er 3 boeken over • Afspraken maken of (erger!) verzetten
geschreven. Het eerste en belangrijkste boek heet net als
Een telefoonnummer opzoeken, voordat je
de methode ‘Getting Things Done’. Er is een Nederlandse
iemand kunt bellen
vertaling met dezelfde titel: Getting Things Done. Die kun je
E-mails lezen waar je niets aan hebt
bijvoorbeeld via www.managementboek.nl aanschaffen.
Bonnetjes verzamelen
Getting Things Done gaat je helpen om de tijd die je kwijt
Papieren zoeken die je kwijt bent
bent aan rompslomp flink terug te dringen. Met een slimmere manier van beslissingen nemen en met een hele
Als softwarebouwer bijvoorbeeld vind je het leuk om
serie andere tips en trucs maak je weer meer ruimte voor de
creatieve oplossingen te bedenken voor technische
kern van je werk.
problemen. Als grafisch ontwerper heb je plezier in het maken van iets moois. Dat geeft jou voldoening.
Als je Getting Things Done goed toepast, levert dat trouwens
Rompslomp kost vooral tijd en levert weinig plezier op.
nog een hele serie andere voordelen, maar dat ga je vanzelf merken.
Helaas gaat voor veel mensen steeds meer tijd op aan
3 Werken doe je tegenwoordig met je hoofd
rompslomp: klusjes die moeten gebeuren, maar waar je niet in eerste instantie voor hebt gekozen toen je nadacht over de studie of het werk wat je wilde gaan doen. Als secretaresse of officemanager is regelwerk vaak juist
Ons werk ziet er tegenwoordig anders uit dan vroeger. De
wél de kern van je baan. Maar ook dan heb je ongetwijfeld
meeste mensen die de meereffect GTD-training doen, zijn op
werkzaamheden die voor jou ‘rompslomp’ zijn.
de één of andere manier kenniswerkers. Daarmee bedoelen we mensen die waarschijnlijk achter een bureau zitten en voornamelijk met hun hoofd werken.
Er is veel meer rompslomp dan vroeger. De meeste deelnemers aan de meereffect GTD-training krijgen per dag zo’n 20 tot wel 100 e-mails binnen. Als je 20 jaar geleden een kantoorbaan had kreeg je waarschijnlijk geen 20 tot 100 brieven binnen elke dag. Laat staan dat je ze allemaal moest beantwoorden! Met de nieuwe mogelijkheden van telefoon, computer en internet is het veel makkelijker geworden om extra rompslomp te creëren. Maar het verwerken ervan is nog niet zo simpel! En het zal alleen maar nóg erger worden. Of verwacht je werkelijk, dat je over 5 jaar minder e-mails binnenkrijgt dan nu? En telefoontjes? En voicemails?
2
meereffect - minder stress
Vroeger zat werk anders in elkaar. Als je was ingehuurd door een farao, die zo nodig een piramide wilde laten bouwen, wist je wat er van je verwacht werd. Er moest steen gehakt worden. ‘s Ochtends kwam je met je broodtrommeltje naar de bouwplaats en dan had je verder geen vragen. Het was duidelijk wat je die dag ging doen: stenen hakken, net zolang tot er voldoende was om de farao in kwestie onder een flinke laag voor eeuwen aan het zicht te onttrekken. Aan het begin van de dag zag je waar je moest beginnen: daar waar je de vorige avond was opgehouden. En nog een voordeel: aan het eind van de dag was het weer compleet helder hoeveel werk je die dag had verzet.
4 Wat is het verwachte resultaat?
Steeds minder mensen hebben zo’n baan. Ja, als je De managementguru Peter Drucker heeft
werkt als kok bij een restaurant weet je ’s ochtends ook wat er van je wordt verwacht: lekker eten koken. Net
veel nagedacht en geschreven over kennis-
zolang totdat alle gasten weer tevreden naar huis zijn
werk. Het probleem met kenniswerk is volgens hem dat eigenlijk niets echt vastligt.
gegaan.
De taak is niet altijd helder: er moet worden Maar voor kenniswerkers is dat allemaal anders. Hun werk
bedacht wat er gedaan moet worden.
speelt zich voor een groot deel af in hun hoofd. Afspraken, telefoontjes, plannen maken, ideeën bedenken, prioriteiten,
De oplossing van Drucker is dan dat je van tevoren expliciet
beloftes, emoties zijn allemaal een stuk minder duidelijk dan
vaststelt wat je wilt bereiken. Voordat je iets gaat doen,
stenen en koken.
bedenk je wat voor jou ‘succes’ zou zijn.
Toch staan we weinig stil bij het feit dat werken zo anders
De vraag ‘Wat is het verwachte resultaat van dit werk?’ is de
is geworden. Tijdens je opleiding heb je veel geleerd over
belangrijkste vraag om kenniswerkers productief te maken.
je vak: economen over cijfers, artsen over de juiste manier van opereren, managers over leidinggeven. Maar wie heeft
Daar begint het mee. Het eindresultaat duidelijk hebben.
op school geleerd hoe je je inbox snel leegmaakt? Hoe je je
Zodra je je doel voor ogen ziet, krijg je weer focus. Tijdens de
agenda goed gebruikt? Hoe je goed en slim plannen maakt?
GTD-training gaan we je leren hoe je dat principe praktisch kunt toepassen.
Kenniswerk zit anders in elkaar dan werk wat je kunt zien. Het vraagt om nieuwe methodes. Hoe kun je er dan voor zorgen dat je net zoveel overzicht hebt als toen we nog stenen hakten?
3
meereffect - minder stress
5 Meestal zijn er meerdere goede antwoorden
6 Met een leeg hoofd word je productiever en creatiever
Bovendien zegt Drucker dat er bij veel beslissingen
Het laatste principe waar de training op is gebouwd is dat
meerdere mogelijkheden zijn, waarbij het niet eens zoveel
je een helder (of ‘leeg’) hoofd nodig hebt om betrouwbaar,
uitmaakt welke je nou kiest. Ze zijn allemaal goed. En tóch
productief en creatief te werken. Effectief werken kan pas,
moet je een beslissing nemen.
wanneer je ook kunt ontspannen.
Stel je voor dat je een klantendag moet organiseren. Je kunt
Een ontspannen spier is sneller dan een gespannen spier,
kiezen voor een zaal in Amsterdam, Rotterdam of Den Haag.
denk maar aan karate. Zo gaat ook een ontspannen geest
Maakt het heel veel uit wat je kiest? Nou ja, wel als je bij Ajax
minder krampachtig, en juist creatiever en soepeler om met
of Feyenoord werkt, maar anders waarschijnlijk niet zoveel.
de dingen die op ‘m afkomen, dan een hoofd wat helemaal
Maar er moet wel een keuze gemaakt worden. En als kennis-
vol zit.
werker ben jij degene die dat moet doen. Om te kunnen ontspannen, moet je eerst je hoofd leeg Een belangrijk deel van kenniswerk bestaat uit het continu
kunnen maken. Het is bijvoorbeeld lastig om in slaap te
nemen van beslissingen, grote en kleine. Honderden per
vallen, als je ondertussen ligt te malen over alles wat je nog
dag. Je besluit om toch nog snel even een alinea toe te
moet doen. Als je hoofd niet leeg is, blijf je continu naden-
voegen aan de email voordat je ‘m verstuurt. Je besluit om
ken over alles wat je nog moet doen. Die gedachten komen
een taak te delegeren naar Frank en niet naar Johan. Weinig
steeds in je hoofd en verhinderen je om tot rust te komen.
mensen zijn echt bedreven in dat continue beslissingen nemen. Waar vroeger de farao de knoop doorhakte, eist
Zodra je gaat ontspannen, krijgt je onderbewustzijn
kenniswerk (wat ze beter ‘nadenkwerk’ hadden kunnen
de kans om allerlei gedachten naar de oppervlakte te
noemen) van je, dat je die beslissingen zelf neemt.
laten drijven. Terwijl je nog heel druk was, had je bewuste geen ruimte vrij voor deze dingen. Maar nu wel!
Om productiever te worden is het dus belangrijk om slimmer, sneller en vaak eerder beslissingen te nemen,
Als je een vrij rustig leventje hebt is het geen probleem
zodat je meer gedaan krijgt.
om de dagelijkse rompslomp te laten managen door je onderbewuste. Je loopt ‘s ochtends een rondje, bedenkt
Ook dat zullen we tijdens de meereffect GTD-training
opeens dat tante Rita morgen jarig is en dat je haar nog een
praktisch maken.
kaartje wilt sturen. Ergens tussen de middag herinner je je dat opnieuw en grasduin je in alle rust in je grote verzameling met prentenbriefkaarten. Tegen het eind van de middag stap je op de fiets naar de brievenbus, zodat de postbode ‘m mee kan nemen om de kaart de volgende dag bij je tante af te leveren. Tegenwoordig hebben de meeste mensen het een flink stuk drukker en werkt dat systeem niet meer. Je onderbewuste krijgt niet langer de kans om dit soort dingen onder de aandacht te brengen, omdat je de hele dag met andere dingen bezig bent. Maar zodra je even ontspant schieten al deze klusjes weer door je hoofd. En dat zorgt er weer voor, dat je niet écht, intens tot rust kunt komen.
4
meereffect - minder stress
7 Een korte samenvatting
Bovendien zal het dan vaak al te laat zijn om die kaart te sturen, die klant te bellen of dat interessante TV programma te bekijken.
• Er komt steeds meer rompslomp.
Je leven laten organiseren door je onderbewuste is dus een
• Getting Things Done biedt een prachtige, nieuwe
recept voor problemen, stress en onbetrouwbaarheid.
aanpak om met al die rompslomp om te gaan.
Klein probleempje: je onderbewuste houdt daar alleen
• Werken doe je tegenwoordig met je hoofd - en dat
mee op, als het ervan overtuigd is geraakt, dat je niets zult
kenniswerk is écht anders dan het werk van vroeger.
vergeten. Zolang dat niet zo is, zal het je blijven herinneren aan al die klusjes. Om je hoofd leeg te kunnen maken, moet
• Om productief te kenniswerken, moet je steeds van
je er dus eerst voor zorgen, dat je onderbewuste ervan
tevoren besluiten wat jouw gewenste resultaat is.
overtuigd is, dat je inderdaad niets zult vergeten. • Kenniswerk bestaat voor een groot deel uit het De uitdaging is dan om niets te vergeten en tegelijkertijd
nemen van beslissingen. Daarbij maakt het in veel
ook niets in je hoofd te houden.
situaties niet eens zoveel uit welke van de mogelijk-
De enige manier om dit te doen die wij kennen is door het
heden je kiest, als je maar een keuze maakt.
invoeren van een 100 procent betrouwbaar systeem, buiten je hoofd. Voor ons was dat een erg praktische eye-opener van
• Met een leeg hoofd wordt werken leuker.
het boek van David Allen. Geen gezweef, maar een helder systeem.
• Om zo’n leeg hoofd te krijgen moet je onderbewuste stoppen met het bijhouden van alle rompslomp. Je
Tijdens de meereffect GTD-training leer je om zo’n 100%
onderbewuste zal daar pas mee stoppen, als het
betrouwbaar extern systeem handig en efficiënt in te voeren.
gelooft dat je een 100% betrouwbaar extern systeem hebt voor rompslomp.
NODIG: Tijdens de meereffect training gaan we de lessen uit deze
100% betrouwbaar extern systeem
principes praktisch maken, zodat je er in de dagelijkse praktijk veel plezier van hebt. Zodra je onderbewuste begint te geloven, dat je een betrouwbaar systeem hebt om je leven te organiseren,
Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit verhaal te
geeft het de strijd op. Kijk maar naar je agenda: er zijn
lezen en tot ziens bij de training!
weinig mensen die ‘s nachts wakker liggen omdat ze zich afvragen welke afspraken ze vergeten. Dat komt omdat je onderbewuste gelooft, dat je agenda een betrouwbaar extern systeem is. Ook voor taken, ideeën en dingen waar je op moet wachten kan dat zo gaan werken. Je kunt je onderbewuste tot rust brengen. Dat vraagt wel even wat consequente inspanning, maar het levert ook veel op: een leeg en helder hoofd, zodat je kunt ontspannen en je weer werkelijk creatief kunt zijn en je zonder afleiding kunt richten op die ene taak waarvan je hebt besloten dat je er nu mee bezig wilt zijn.
5
meereffect - minder stress
