Wat is er gedaan? Wat kan beter? Evaluatie rekenkamer

Wat is er gedaan? Wat kan beter? Evaluatie rekenkamer 2006-2010

Rekenkamercommissie gemeente Eindhoven januari 2011

Wat is er gedaan? Wat kan beter? Evaluatie rekenkamer 2006-2010

Rekenkamercommissie Eindhoven januari 2011

Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven januari 2011

Rekenkamercommissie Eindhoven Mario van Hamersveld

voorzitter

Tom van Heesch

vice voorzitter

Marco van Dorst

raadslid

Marcel Punte

raadslid

Yasin Torunoglu

raadslid

Hans van Zijl

raadslid

Tineke van den Biggelaar

secretaris/onderzoeker

Evaluatie Eindhovense rekenkamercommissie

2

Inhoudsopgave

INLEIDING ................................................................................................................................................ 5 1.

VRAAGSTELLING ......................................................................................................................... 5

2.

RESULTATEN ............................................................................................................................... 7 2.1. LANDELIJKE TRENDS ............................................................................................................ 7 2.2. DE VISIE VAN RAADSLEDEN EN AMBTENAREN.................................................................... 9 2.3. WAT IS ER GEBEURD MET DE AANBEVELINGEN?.............................................................. 11 2.4 DE RESULTATEN NADER BESCHOUWD............................................................................... 12

3.

CONCLUSIES EN FOLLOW-UP.................................................................................................... 13

4.

VOORSTEL ................................................................................................................................. 15

BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 17 Bijlage 1 Gespreksonderwerpen groepsdiscussies................................................................... 18 Bijlage 2 Geïnterviewden.......................................................................................................... 18 Bijlage 3 Overzicht follow-up rekenkameronderzoeken .......................................................... 19 Bijlage 4 Vergelijking met andere gemeenten 2006 & 2010.................................................... 25 Bijlage 5 Verschillen rekenkamer, rekenkamercommissies ..................................................... 26 Bijlage 6 Reactie van rekenkamercommissie Den Bosch en onze reactie hierop .................... 27


3


4

INLEIDING De Eindhovense rekenkamercommissie functioneert sinds 1999. Door de Wet dualisering gemeentebestuur werden alle gemeenten verplicht om een rekenkamerfunctie in te vullen om de controlerende rol van de raad te versterken. Eindhoven ging in 2003 van start met het model van de rekenkamercommissie: een externe voorzitter en – vice voorzitter naast vier raadsleden. Dit ligt vast in de gemeentelijke verordening van de rekenkamerfunctie. Na de evaluatie in 2006 van de rekenkamercommissie bezien we ook dit jaar de werkwijze en de effectiviteit van de rekenkamercommissie. Het doel hiervan is om aan de hand van de inzichten van de afgelopen periode te bepalen waar/hoe het in de toekomst beter kan.

1. VRAAGSTELLING De rekenkamercommissie onderzoekt de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het lokaal beleid. Geeft de overheid het geld uit en voert zij beleid zoals de bedoeling was? De rekenkamercommissie in Eindhoven richt zich vanaf haar begin niet zozeer op “afrekenen”. De missie is veeleer middels onafhankelijk, objectief onderzoek origineel inzicht aan te dragen waarmee verbeteringen kunnen worden gerealiseerd. Over dit onderzoek rapporteert de rekenkamer aan de raad. Versterkt de rekenkamercommissie hierdoor inderdaad de controlerende rol van raad? Om inzicht te krijgen in de toegevoegde waarde van de commissie is de volgende vraagstelling gehanteerd: Hoe functioneerde de Eindhovense rekenkamercommissie in de periode 2006-2010? Wat kan er beter? En meer specifiek: b

In hoeverre was de gevolgde werkwijze effectief en efficiënt? o Samenstelling rekenkamercommissie, middelen, bezetting, werkwijze. o Wat is het effect volgens betrokken raadsleden en ambtenaren?

b

In hoeverre zijn doelen gerealiseerd? o Wat waren de bevindingen in de periode van 2006-2010 en wat waren vervolgacties op onderzoeken? o In hoeverre waren vervolgacties in lijn met aanbevelingen van de rekenkamercommissie?


5

AANPAK Het proces van rekenkameronderzoek kent een vast stramien met de volgende fasen: onderwerpkeuze, samenstelling rekenkamercommissie, voorbereiding en aanbesteding, uitvoering van onderzoek, rapportage, wederhoor, presentatie rapport, externe communicatie, besluitvorming raad, implementatie en voortgangscontrole. Deze werkwijze is aan de orde gesteld in een aantal groepsgesprekken met raadsleden en ambtenaren. De groepsdiscussies werden geleid door dhr. Vriens onderzoeker van de afdeling Control, Beleidsinformatie en onderzoek. Oud-raadsleden zijn geraadpleegd in individuele gesprekken. Voor een opgave van de besproken onderwerpen en de betrokkenen verwijzen we naar respectievelijk bijlage 1 en 2. De evaluatie is geplaatst in de context van landelijke ontwikkelingen. Naast een korte schets van de relevante trends wordt informatie verstrekt over modellen en budgetten elders (zie bijlage 4 en5 ). Ten slotte hebben de collega’s van de rekenkamercommissie van Den Bosch gereageerd op onze werkwijze (zie bijlage 6). Recente rapporten werden verstuurd en de concept evaluatierapportage is voorgelegd. In de laatste fase vond analyse en interpretatie plaats en werd de rapportage opgesteld. De werkzaamheden vonden plaats tussen september en december van 2010. In het vervolg gaan we nader in op de resultaten, de conclusies en de follow-up.


6

2. RESULTATEN Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de landelijke trends en met name de ontwikkelingen die modellen en budget betreffen. Vervolgens worden de meningen van de Eindhovense gemeenteraad en ambtenaren samengevat. We geven afsluitend een karakteristiek over het vervolg van de rekenkameronderzoeken vanaf 2006, een uitgebreidere weergave is opgenomen in bijlage 3.

2.1. LANDELIJKE TRENDS In het huidig politieke debat lijkt de roep om enerzijds ‘verantwoording’ en anderzijds ‘vertrouwen’ te overheersen. De rekenkamer speelt hierin een belangrijke rol, ze vraagt verantwoording en transparantie, en beoordeelt of beleid doelmatig en doelgericht is. De rekenkamer is geen ‘afrekenkamer’ maar wil haar kennis en inzichten inzetten om voorstellen te doen ter verbetering van het bestuur. Na de fase van invoering lijken de werkwijzen van rekenkamers zich te stabiliseren. Landelijke trends die we signaleren in rekenkamerland zijn: professionalisering van werkwijzen, een verandering in samenstelling, zittingsduur van leden en onderzoeksonderwerpen. In deze tijden van bezuinigingen krijgen ook rekenkamers minder budget. Er worden in toenemende mate initiatieven genomen op het gebied van onderlinge samenwerking en kennisuitwisseling tussen rekenkamers. Deze ontwikkelingen lichten we hieronder nader toe.

Rol en werkwijze In kringen van rekenkamers wordt een grote diversiteit geconstateerd in de uitvoering van deze functie. Niet alleen in schaalgrootte, maar ook de wijze van functioneren is sterk variërend. Uitersten daarbij zijn de zogenaamde ‘rekenslaapkamers’ die niet functioneren, terwijl bij andere rekenkamers conflicten in de politieke omgeving tot aftreden leiden van voorzitters cq. commissieleden. Na een aanvankelijke fase van opstarten en ontwikkeling, functioneren in het algemeen rekenkamers als een luis in de lokale pels. Rekenkamers zijn kritisch op het lokale bestuur, maar ook op hun eigen functioneren. In een aantal gevallen zijn de uitkomsten van hun onderzoeken voorspelbaar:“de beleidsdoelen zijn niet helder, de uitvoering is nogal eens versnipperd en onvoldoende, en het zou ontbreken aan adequate monitoring en bijstelling”.

Samenstelling De rekenkamerfunctie wordt hoofdzakelijk ingevuld door rekenkamercommissies. De invloed van de raad blijft beperkt. In de helft van de rekenkamercommissies hebben raadsleden zitting. Steeds meer commissies bestaan vooral uit externe leden. Externe leden zouden onafhankelijker zijn, raadsleden zouden geen ‘dubbele petten’ meer hebben en een geheel externe commissie betekent een tijdsbesparing voor raadsleden. Nadeel hiervan is de afstand tussen de rekenkamer en de raad.


7

Zittingsduur Raadsleden nemen veelal voor langere tijd zitting in de commissie, zo wordt vaak een raadsperiode gehanteerd, met mogelijkheid tot verlenging van max. 6/8 jaar. Ook externe leden worden voor 6/8 jaar aangesteld. Het voordeel van een langere inzetbaarheid zou zijn dat rekenkamerleden een grotere inhoudelijke rol kunnen leveren. De constructie met raadsleden die één jaar rekenkamerlid zijn, zoals in Eindhoven, komt nauwelijks voor.

Onderwerpen In de onderzoeksonderwerpen op lokaal niveau blijkt een verschuiving op te treden. Zo waren eerder onderzoeken voornamelijk van financieel economische aard, later trad een verbreding op naar het gebied van welzijn en participatie. Nu lijken geliefde onderwerpen naast grote projecten/grondbeleid en subsidiebeleid, ‘groen’ te worden zoals luchtkwaliteit.

Kwaliteit en uitwisseling Ook landelijk staat ‘de kwaliteit van rekenkamers’ centraal. De Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) wil de werkwijzen standaardiseren. De inmiddels opgedane kennis gaat de vereniging bundelen en ze stelt handreikingen op. De vereniging richt zich op het verzamelen van kengetallen over het functioneren van rekenkamers. Daarom is er o.a. onderzoek uitgezet naar de rolopvatting van rekenkamers. Hoe meer te communiceren met de burgers en de relatie met de pers zijn ook landelijke aandachtspunten. Om te experimenteren met alternatieven op onderzoeksrapporten wordt zo de ‘Kafkabrigade’ ingezet. Hierbij bespreken verschillende actoren rondom een probleem gezamenlijk en snel een aanpak die de bureaucratie omzeilt. Ook zijn er initiatieven om gezamenlijk onderzoek te doen. Lokale rekenkamers zoeken de samenwerking op met regionale, provinciale en de algemene rekenkamer. Op thema’s worden gevolgen van decentralisering van beleid onderzocht. De landelijke overheid delegeert meer taken naar de lokale overheid, maar hoe wordt dat beleid uitgewerkt in de lokale situatie? Zo zijn er plannen voor gezamenlijk onderzoek naar de uitwerking van decentralisering over re-integratie en Centra Jeugd en Gezin.

Middelen Rekenkamercommissies zijn als onderdeel van de gemeente ook onderhevig aan de krimp in gemeentelijke budgetten. Er zijn signalen van aanzienlijke kortingen, wat gevolgen heeft voor de onderzoekscapaciteit van de rekenkamercommissies. De korting op budgetten betekent een verminderde slagkracht van rekenkamers en daarmee worden de mogelijkheden voor de controlerende rol van de raad ook minder. Over de kwaliteit van externe onderzoeksbureaus zijn rekenkamers niet erg tevreden, daarom gaan ze meer onderzoek zelf verrichten en zijn ze minder geneigd tot uitbesteden van onderzoeken. Dit vraagt dan wel een grotere capaciteit. In bijlage 4 en 5 wordt Eindhoven vergeleken met andere grote gemeenten in 2006 en 2010. Veel verschuivingen in opzet zijn er (nog) niet. Ook wordt nader ingegaan op de kosten per inwoner en de mate waarin er bezuinigingsvoorstellen zijn aangekondigd. Eindhoven heeft bescheiden kosten per inwoner.

Perspectief Mogelijk zal de verplichte rekenkamerfunctie in de toekomst wijzigen. Medio 2011 zal de landelijke evaluatie van rekenkamers door het ministerie van Binnenlandse Zaken aanbevelingen doen of lokale rekenkamers verplicht blijven. Naar verwachting zal de verplichting voor kleinere gemeenten (<20/25.000 inwoners ) worden opgeheven.


8

2.2. DE VISIE VAN RAADSLEDEN EN AMBTENAREN Raadsleden, oudraadsleden die in de rekenkamer zaten, en ambtenaren met een vitale rol in de organisatie hebben in groepsgesprekken kritisch gereflecteerd over de rekenkamercommissie. De volgende onderwerpen kwamen aan bod: rol, bijdrage, impact en doorwerking, werkwijze en verbetersuggesties.

Rol/ bijdrage/impact en doorwerking: De rekenkamerfunctie is belangrijk voor de controlerende rol van de raad vinden zowel de raadsleden als de ambtenaren. De bijdrage die de rekenkamer biedt, leidt tot nieuwe inzichten. De raadsleden beoordelen de rapportages als goed en relevant, al is de materie vaak complex en zijn de aanbevelingen soms redelijk abstract. Ook ambtenaren vinden de aanbevelingen soms abstract. Concrete aanbevelingen in actuele kwesties zijn toegankelijker. Aanbevelingen, zoals over het inkoopbeleid en exploitatietoetsing zijn gemakkelijker in te voeren, vinden zowel de ambtenaren als de raadsleden. Enkele ambtenaren zijn van mening dat aanbevelingen van de rekenkamer met een benadering vanuit een bepaalde systeemtheorie zich lijken te herhalen. Dat geldt evenwel niet voor de laatste onderzoeken. Sommige aanbevelingen zoals over de beleidscyclus zijn lastiger te implementeren. Een enkele keer leiden aanbevelingen tot pittige discussies en een verandering in ‘mind-set’.

Behandeling in de commissie/raad: De aanbevelingen worden over het algemeen integraal overgenomen. Voor een enkeling lijkt de aanbieding van het rapport aan de raad een rituele dans en is de discussie over het rapport teleurstellend. Er zou een scherp debat gevoerd moeten worden om de politieke afwegingen helder te krijgen, vinden ambtenaren. Enkele oud-raadsleden vinden dat de rekenkamer in de rapporten teveel de kool en de geit zou sparen. Ze willen meer scherpte ten aanzien van de verantwoordelijke betrokkenen.

Follow-up: Het vervolg op de rekenkamerrapporten onttrekt zich gewoonlijk buiten het vizier van de raadsleden. Raadsleden missen toegankelijke informatie over de stand van zaken. Maar de raadsleden zijn ook kritisch over de eigen rol van de raad, het ‘controleren’ heeft te weinig prioriteit, er zou actiever gemonitord moeten worden. Zowel de ambtenaren als de raadsleden merken op dat de verbeterprocessen wel erg lang duren. De reikwijdte van de aanbevelingen hebben een lange houdbaarheidsdatum; langer dan een raadsperiode. Dit versterkt de noodzaak tot een strakke sturing op de verbetertrajecten. Zowel de rekenkamer als de ambtelijke organisatie en de raad dient hier meer aan te doen. De halfjaarlijkse rapportage in de planning en controlcyclus beschrijft de uitwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer, maar garandeert nog niet de implementatie in de organisatie. De rekenkamer zou dit veel actiever moeten bewaken, maar ook de raad zou meer betrokken moeten worden bij de implementatie. Ook de griffie zou hierin een grotere rol kunnen nemen, vinden raadsleden en ambtenaren. In het vervolg van een onderzoek zijn workshops gehouden waarin ambtenaren met raadsleden aan de slag gingen. Dit waarderen beide partijen als zeer positief.


9

Werkwijze: Onderwerpkeuze: Er is enige discussie over de onderwerpkeuze van de onderzoeken. Raadsleden zouden graag twee keer per jaar onderwerpen willen voorstellen. Dat de rekenkamer zelf het initiatief heeft genomen om inzicht te geven in de verstrekking van de parkeerkaarten voor gehandicapten vinden de raadsleden positief. Enkele ambtenaren vinden dat naast onderzoeken naar ( aspecten van ) bedrijfsvoering, meer naar effecten van beleid moet worden gekeken. De rekenkamer is niet de eerste onderzoeksfunctie van de raad, zo stellen zij, “een zekere afstand en onafhankelijkheid zal er moeten zijn”. Bij het opstellen van de rapportages worden ook ambtenaren betrokken. Ambtenaren waarderen dit. Het zorgt er ook voor dat het vervolg op de rapporten beter wordt opgepakt in de ambtelijke organisatie. Een mogelijk gevaar zou kunnen zijn dat de rekenkamer te veel tegen de ambtelijke organisatie “aanschurkt” en de scherpte vermindert. Men is echter van mening dat de commissie en met name de voorzitter de balans tussen interne betrokkenheid en externe en onafhankelijke opstelling adequaat vormgeven.

Samenstelling: Over de gemengde samenstelling van raadsleden met externe leden denkt men verdeeld. Zou een geheel externe commissie onafhankelijker zijn, zou daardoor een externe oriëntatie versterkt worden? Men weet het niet goed. Ambtenaren en raadsleden zijn van mening dat de rapportages niet te politiek zijn. De betrokkenheid van raadsleden bij rapporten vinden sommige ambtenaren onduidelijk, ze zien het gevaar voor loyaliteitsconflicten binnen raadspartijen. De raadsleden zelf noemen dit niet. Raadsleden zien de grote betrokkenheid bij de raad als een voordeel van de huidige gemengde commissie.:

Zittingsduur: Gezien de extra tijdsinvestering staan raadsleden volgens eigen zeggen, “niet te springen om in de rekenkamercommissie te zitten”. Ondanks de interessante kwesties stellen raadsleden dat de zittingstermijn in principe van een jaar niet verlengd moet worden. Bovendien kunnen zo meerdere raadsleden zitting nemen en kennismaken met het ‘rekenkamergedachtengoed’. Raadsleden vinden het rekenkamerwerk verrijkend, intensief en leerzaam. Het vraagt analyse- en abstractievermogen.

Externe onderzoeksbureaus: Over de kwaliteit van onderzoeksbureaus in het verleden zijn oud-raadsleden niet onverdeeld positief. Om de kwaliteit van de onderzoeken te garanderen zou meer eigen onderzoek wenselijk zijn. Voor specialistische issues zou extra deskundigheid ingeschakeld kunnen worden.

Afsluitend: Er zijn verbetersuggesties gedaan over de informatievoorziening, een betere bewaking van de follow-up van onderzoeken en samenwerking met een commissie Begroting, Verantwoording, Monitoring &Controle (Accountantscommissie). Men is overwegend tevreden met het functioneren van de rekenkamercommissie. Sinds 2003 is er nadrukkelijk een eigen positie opgebouwd. Het gehanteerde model voldoet. Er is geen aanleiding tot aanpassen van het vigerende model. Wel kunnen sommige aspecten van de werkwijze meer aandacht krijgen; de rol van monitoring en controle van de aanbevelingen- met ook meer betrokkenheid van de raad - dient effectiever te worden.


10

2.3. WAT IS ER GEBEURD MET DE AANBEVELINGEN? In de periode 2006 – 2010 zijn in totaal 11 onderzoeken uitgevoerd. Het ging hierbij, naast de eerdere rekenkamerevaluatie, om enkele projecten aangaande het planning- en controle proces en de daarmee samenhangende beleidscyclus van de gemeente, een drietal financieel –economische onderwerpen ( NRE, exploitatie culturele instellingen, apparaatskosten ) en twee studies aangaande de sociale sector ( armoede en welzijn). Er werden een drietal ad hoc studies verricht: met betrekking tot de Eindhovense Sportraad, het Parktheater en PopEi. De onderwerpen kwamen tot stand na consultatie van de raad. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie werden steeds bijna unaniem overgenomen. Maar: in hoeverre zijn de daarbij geformuleerde doelen gerealiseerd? Waren er vervolgacties? En waren die in lijn met de aanbevelingen? Per onderzoek is nagegaan wat de follow-up is geweest. In bijlage 3 worden de aanbevelingen van de rekenkamer per onderzoek in hoofdlijnen samengevat en wordt vastgesteld wat per ultimo december 2010 is gerealiseerd. Het blijkt dat de verbeterprocessen vaak traag op gang komen. Er zijn nu echter ook voorbeelden van trajecten die wel met de nodige voortvarendheid zijn aangepakt. Complexere problematiek is vanzelfsprekend niet in een handomdraai aan te pakken. Bij een vorige evaluatie werd geconstateerd dat de verbeteractiviteit vooral gericht was op interne structuur en doelmatigheid - het verbeteren van de doeltreffendheid van beleid krijgt ook nu nog te weinig aandacht. Waar bij de start in 2003 sprake was van onbekendheid met het begrip rekenkamercommissie, zelfs weerstand in de organisatie, is er nu in toenemende acceptatie van het controleorgaan en wordt er meer samengewerkt met betrokken ambtenaren met behoud van eigen positie en rollen. De trage voortgang van de implementatie van de aanbevelingen dient naar het oordeel van de rekenkamercommissie dan ook vooral geplaatst te worden tegen de achtergrond van de (nog) tekortschietende interne werkwijzen bij het opstellen, uitvoeren van beleid – en de gebrekkige informatievoorziening daaromtrent, zoals gesignaleerd bij de studie aangaande het beleidscreatie en –realisatieproces in de gemeentelijke organisatie (2008). De terugkoppeling naar de raad van de voortgang is inmiddels een feit: er wordt periodiek gerapporteerd wat er tot stand is gebracht. Maar de rapportage is in nogal wat gevallen niet systematisch, te algemeen en onvolledig. Er zijn door de commissie in een aantal gevallen brieven opgesteld inzake actuele ontwikkelingen. En incidenteel heeft de raad “aan de bel getrokken”. Maar de betrokkenheid van de raad –vanaf de presentatie van de bevindingen- zoals ook aangegeven tijdens de discussie en interviews in het voorgaande moet worden versterkt. Er is samenvattend het nodige gebeurd met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. In sommige gevallen is er snel geïmplementeerd. Maar over het geheel genomen gebeurt er onvoldoende: er is geen ”sense of urgency”, wat vooral klemt bij maatschappelijke situaties rond bijvoorbeeld minima en welzijn. Het vervolg van het rekenkameronderzoek en de informatievoorziening moeten adequater worden vormgegeven en er moeten meer (concrete) resultaten worden geboekt. Monitoring en controle dienen te worden geïntensiveerd. Er is de laatste jaren getracht de vinger beter aan de pols te houden door raadsleden uit de commissie ook een controlerende rol te geven in het jaar volgend op het jaar van het onderzoek; er is een periodieke terugkoppeling op gang gekomen en per vervolg wordt nu een projectleider benoemd. Maar additionele maatregelen zijn nodig voor een effectievere voortgangsbewaking.


11

2.4 DE RESULTATEN NADER BESCHOUWD Diverse aspecten van de effectiviteit en efficiency van de werkwijze van de rekenkamer en de vervolgacties, zijn in het voorgaande aan de orde gekomen tegen de achtergrond van landelijke ontwikkelingen. Er is ook door de rekenkamercommissie van Den Bosch gekeken naar onze werkwijze. Op basis van bestudering van rapportages aangaande recent onderzoek en de resultaten van de evaluatie heeft men een reactie opgesteld ( zie bijlage 6). De bevindingen geven aanleiding tot de volgende observaties. Het model van een rekenkamer en de gehanteerde werkwijze, kan niet los gezien worden van lokale bestuurlijke omstandigheden. In Eindhoven is er tevredenheid over rol en functioneren van de rekenkamercommissie. Er is in principe geen aanleiding wijziging aan te brengen in structuur en financiering, respectievelijk om de formule van de gemengde commissie te wijzigen. Er is weinig zicht op de toegevoegde waarde van een verandering in de richting van de opstelling van een volledige extern orgaan. Overigens: ook landelijk is de discussie hierover niet uitgekristalliseerd. In vergelijking met een eerder evaluatie (december 2006) heeft de rekenkamercommissie een duidelijk eigen positie verworven. Onafhankelijkheid, relevantie en toegevoegde waarde, waar nodig interne betrokkenheid en acceptatie, zijn kenmerken van deze positie. De werkwijze kan op een aantal punten worden geoptimaliseerd. Bovenal moet dit instrument van de raad nog verder geïntegreerd worden in de controlefunctie van de raad; de betrokkenheid van de raad moet worden geïntensiveerd. Als het gaat om optimalisering van de werkwijze kan worden bezien of de keuze van de onderwerpen anders kan. Rekenkameronderzoek is vaak retrospectief van aard, ook zijn er onderzoeken naar effectiviteit of audits. Meer onderzoek naar toekomstige ontwikkelingen met maatschappelijke verkenningen op beleidseffecten is gewenst. Maar ook meer aandacht voor de inhoudelijke planning van de onderwerpkeuze en criteria en hogere frequentie zijn hierbij te noemen. Betrokkenheid van de raad is hiermee gediend. Een aandachtspunt is de bezetting door raadsleden: de zittingsduur is 1 jaar. Landelijk komt een dergelijk korte duur weinig voor. Een langere duur houdt meer tijdsbeslag in. Raadsleden staan derhalve niet te dringen om de zittingsduur te verlengen. Anderzijds kan verlenging de continuïteit van de bijdrage ten goede komen. Te overwegen is daarom de mogelijkheid te bieden, om twee jaar in de commissie te functioneren, voor de hele commissie of een deel ervan. In de regel bestaat de bezetting uit twee raadleden van de oppositiepartijen en twee van de coalitiepartijen. Voorgesteld wordt dit aan te houden, met dien verstande dat als door omstandigheden dit niet geëffectueerd kan worden de raad in principe daarvan mag afwijken met instemming van die partijen. De verwachting is dat de rekenkamercommissie in de naaste toekomst zelf meer onderzoek zal verrichten; inschakeling van specialisten – als onderzoeker, sparringpartner- zal echter blijven plaatsvinden, gezien de gewenste aanvullende expertise. Wat betreft de controlerende functie het volgende. De rekenkamer zal het proces van nazorg verder moeten ontwikkelen; betrokkenheid van de raad is daarbij vitaal. Te overwegen is de aanbieding van rapportages meer aandacht te geven: nog concretere aanbevelingen, presentatie aan de gehele raad, verscherpte voortgangscontrole, onderbrengen van de monitorfunctie in een commissie Begroting, Verantwoording en Controle ( voorheen de Accountantscommissie). Aanpassing van werkwijze heeft gevolgen voor de verordening op de rekenkamercommissie.


12

3. CONCLUSIES EN FOLLOW-UP -

De evaluatie leert dat de gevolgde werkwijze van de rekenkamercommissie in de periode 2006-2010 aan de verwachtingen heeft beantwoord. Bij de geraadpleegde betrokkenen is tevredenheid over hoe de rekenkamercommissie zich heeft ontwikkeld. Er worden meer onderzoeken verricht; de rekenkamercommissie heeft zich een eigen plaats verworven als controlerend orgaan van de raad. Globaal genomen is er geen aanleiding samenstelling, middelen en werkwijze significant te veranderen. Een landelijke vergelijking leert, dat de zittingsduur van raadsleden vrijwel altijd langer is dan in Eindhoven. Voorgesteld wordt te gaan proefdraaien met verlenging daarvan.

-

De effectiviteit en efficiency van de rekenkamercommissie kan niet los gezien worden van de vervolgacties op de onderzoeken. Vastgesteld wordt dat er het nodige is gebeurd met de aanbevelingen, soms is er snel geïmplementeerd. Maar de voortgang is veelal traag. Het vervolg – en de informatie voorziening - moet adequater worden neergezet. Naast de al in gang gezette activiteiten zijn additionele maatregelen nodig voor een effectievere voortgangsbewaking.

-

De rekenkamercommissie verwacht dat het functioneren van de rekenkamercommissie verder zal worden verbeterd door betrokkenheid van de raad te intensiveren: vooraf, tijdens en na afsluiting van het onderzoek ( bewaking van de voortgang). Zij stelt voor: -

Meer aandacht te gaan besteden aan gezamenlijke planning van de onderzoekagenda en onderwerpkeuze, zeker nu er meerdere projecten per jaar worden gerealiseerd;

-

Presentatie van de bevindingen van onderzoek in de regel te houden voor de hele raad (dus niet te beperken tot een overhandiging of korte bespreking in de commissie);

-

Meer werk te maken van communicatie over lopend onderzoek en de voortgang van de vervolgacties ten behoeve van monitoring en control door de raad;

-

Een actieve rol voor monitoring van verbeterprojecten door een commissie Begroting, Verantwoording en Controle is gewenst.


13


14

4. VOORSTEL De rekenkamercommissie stelt de raad voor: 1.

2.

In te stemmen met de volgende verbeteringen in de werkwijze van de rekenkamercommissie: b

Meer aandacht voor gezamenlijke planning van de onderzoekagenda en onderwerpkeuze;

b

Presentaties van bevindingen van rekenkameronderzoek in de regel te houden voor de hele raad;

b

Intensivering van informatievoorziening over lopend onderzoek en de voortgang van de vervolgacties ten behoeve van monitoring en control door de raad;

b

Een actieve rol voor monitoring van verbeterprojecten door de Accountantscommissie (te zijner tijd om te vormen in een commissie Begroting, Verantwoording en Controle).

In te stemmen met de aanpassing van de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Eindhoven 2003: (toegevoegde passage is vet weergegeven en de verwijderde tekst is doorgehaald) Artikel 2. Samenstelling en benoeming van de rekenkamercommissie, ontslag en non-activiteit van de leden van de rekenkamercommissie alsmede de eedaflegging 1. 2.

De rekenkamercommissie wordt benoemd door de gemeenteraad. en bestaat uit twee externe leden, te weten de voorzitter en een lid, tevens plaatsvervangend voorzitter en vier raadsleden. De rekenkamercommissie bestaat uit onderzoekskamers die per onderzoek worden samengesteld. In iedere onderzoekskamer hebben zitting: a. De twee externe leden van de rekenkamercommissie; te weten de voorzitter en een lid, tevens plaatsvervangend voorzitter b. Vier raadsleden, bij voorkeur twee raadsleden van oppositiepartijen in de gemeenteraad en twee raadsleden van coalitiepartijen in de gemeenteraad. De raad kan van deze voorkeurssamenstelling in bijzondere gevallen afwijken, in overleg met de verschillende fracties.

3. De raadsleden worden benoemd bij voorkeur voor een periode van één jaar die loopt tot een jaar na de raadsbehandeling van het onderzoek, dat door de onderzoekskamer waar zij zitting in hebben is uitgevoerd. Zij kunnen voor een aansluitende periode van nog een jaar benoemd worden. 4.

5. 6.

De externe leden als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden telkens benoemd voor een periode van vier jaar en bij tussentijdse benoeming voor de resterende duur van de lopende zittingsperiode. De raad kan de externe leden herbenoemen. In afwijking van het tweede lid wordt de plaatsvervangend voorzitter bij eerste aantreding, eenmalig, voor een halve termijn van twee jaar benoemd. De gemeenteraad ontslaat de leden en de plaatsvervangende leden van de rekenkamercommissie of stelt hen op non-actief


15

7.

Het lidmaatschap van de rekenkamercommissie eindigt a. op eigen verzoek van een raadslid of van een extern lid; b. indien een raadslid dat deel uitmaakt van de rekenkamercommissie zijn raadslidmaatschap verliest; c. indien de gemeenteraad van oordeel is dat een raadslid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen; d. bij aanvaarding van een functie door een raadslid of een extern lid die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

Artikel 3. Bevoegdheden rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. 2. De rekenkamercommissie bepaalt zelf de te onderzoeken onderwerpen, al dan niet op verzoek van de raad. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij leden van het gemeentebestuur en ambtenaren mondelinge en schriftelijke informatie in te winnen die zij nodig acht voort de uitvoering van het onderzoek resp. de voortgang van de implementatie van de door de raad geaccordeerde aanbevelingen. De leden van het gemeentebestuur verstrekken desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht, binnen een door de rekenkamercommissie te bepalen termijn. 4. De rekenkamercommissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.


16

BIJLAGEN


17

Bijlage 1 Gespreksonderwerpen groepsdiscussies In semigestructureerde groepsdiscussies zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen: -

relatie met rekenkamercommissie/ achtergrond en ervaring

-

mening over rol en bijdrage/ invloed en impact

-

o

onderwerpkeuze

o

werkwijze/resultaat

o

kwaliteit

o

behandeling in commissie/raad

o

implementatie/follow-up

samenstelling: geheel extern of gemengd zoals nu, wat zijn voor/nadelen? zittingsduur: raadsleden: per jaar (plus 1 jaar- follow-up) Voor/nadelen?--twee jaar ( met gefaseerd verloop?) zelf doen/versus onderzoeksbureaus inhuren, er is tendens om meer zelf onderzoek te doen ( afgezien van specialistische issues) wat loopt goed, wat anders? Wat mist men, wil men meer? Verbetersuggesties?

Bijlage 2 Geïnterviewden De raadsleden:

mevr. Heesterbeek, mevr. List, mevr. Richters, hh Depla, Stroek en Weijs;

De ambtenaren:

hh Elbrink, Haalboom, van Merrienboer, Verbakel, Verbraak en Vlemmix;

De oud-raadsleden:

mevr. Schreurs, hh Burema, van Bussel, Gerard, en Vleeshouwers.


18

Bijlage 3 Overzicht follow-up rekenkameronderzoeken

“Van reddingsboei naar zwemles” over het armoedebeleid (2006) Aanbevelingen waren: -

Een fundamentele vernieuwing van het armoedebeleid moet absolute prioriteit krijgen. Stel daarom een Taskforce Armoedebeleid in met daarin zowel in- en externe betrokkenen.

-

Verbeter en verdiep het inzicht in de doelgroep.

-

Kijk kritisch naar instrumenten waarvan de uitvoeringskosten meer dan 30% bedragen.

-

Vergroot de bekendheid van beschikbare financiële regelingen.

-

Zorg waar mogelijk voor vereenvoudiging van de regels.

De aanbevelingen zijn door de gemeenteraad in maart 2007 overgenomen. Maar het vervolg liep niet op rolletjes. Begin 2010 constateert de rekenkamer –niet voor de eerste keer- dat de uitvoering traag verloopt en slechts gedeeltelijk beantwoordt aan de verwachtingen. De rekenkamer vroeg het college om te informeren over de acties, het beoogd effect en hoe de voortgangsrapportage zal plaats vinden. Het college lichtte de reden van het lange proces toe en ging in op de opdracht van de juist aangestelde armoedegezant. Het college verwijst naar activiteiten die afgelopen jaren gestart zijn: -

Uitbreiding ( PIT-team ) proactief en preventief werken; Komst Krachtwerkers (outreachend en intensieve samenwerking met partners in de stad); Nieuwe regelingen (b.v. uitbreiding doelgroep minimabeleid naar 120%, start Noodverordening, uitbreiding AV-gemeente); - Nieuwe samenwerking met partners zoals PIT en Voedselbank, SMH, bibliotheek en Stercollege; - Vereenvoudiging procedures van bijvoorbeeld de reductieregeling , het 1-loket principe en de “bereken uw- recht”-tool. Het college zegt toe dat voor de gemeenteraad een rapportage opgesteld wordt met daarin aandacht voor de aanbevelingen van de rekenkamer en aanbevelingen Taskforce Armoede. De Armoedemonitor zal hierbij betrokken worden. Dit wordt in februari 2011 met de raadscommissie Maatschappij en Cultuur besproken en via een raadsinformatiebrief wordt de gemeenteraad nader geïnformeerd.

De rekenkamer is ontevreden over de traagheid van handelen en over de gebrekkige wijze van rapportering. De rekenkamer is positief over het inzetten van de armoede monitor zodat de feitelijke gegevens helder zijn en effecten van beleid in kaart kunnen worden gebracht.


19

“Welk doel heiligt de middelen?” Evaluatie rekenkamercommissie (2006) Aanbevelingen van de rekenkamercommissie waren: -

Geef meer aandacht bij nieuw beleid aan het formuleren van meetbare doelstellingen.

-

Vul de controlerende rol van de raad actiever in en stuur hierbij scherper op het halen van vooraf geformuleerde doelstellingen.

-

Start ieder verbeterproces met het formuleren van meetbare doelstellingen, vooral gericht op de doeltreffendheid van beleid en maak een plan van aanpak met ijkpunten en zorg voor een strakke aansturing en rapportering per kwartaal. Rapportering zou ook over andere grote projecten per kwartaal moeten.

-

Maak meer ruimte voor rekenkameronderzoek door in november/december de onderwerpkeuze en de bemensing van de commissie te bepalen.

De rekenkamer stelt over de afgelopen periode dat de formulering in termen van meetbare doelstellingen verbetering behoeft. De controlerende rol van de raad is nog zwak, een strakke sturing op verbetertrajecten ontbreekt en rapportering blijft daarom ook in gebreke.

“Droom, Wens en Werkelijkheid” over exploitatiebegrotingen (2007) Aanbevelingen waren: -

Ontwikkel een exploitatietoets voor de besluitvorming over projecten met onderdelen als beoordeling van het proces (rolverdeling, functiescheiding);- volledigheid en kwaliteit van de aangeleverde informatie; de aanwezigheid van een risicoparagraaf, afspraken over de verantwoordelijkheid als de exploitatie tegenvalt; aandacht voor de kwaliteit van het management; aanwezigheid van een maatschappelijke kosten-batenanalyse.

-

Voorstellen waarbij een exploitatietoets ontbreekt dienen door de gemeenteraad niet meer in behandeling te worden genomen.

De aanbevelingen zijn overgenomen, toetsing heeft in een aantal gevallen plaats gevonden. Het rekenkamerproject is afgesloten en maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering.


20

“Regeren is vooruitzien” over het gemeentelijk begrotingsproces (2007) Aanbevelingen waren: -

De politieke prioriteiten van een nieuw college moeten sneller duidelijk worden en beter worden vertaald naar de begroting. Hierdoor wordt de politieke sturing van de begroting verbeterd;

-

Het begrotingsproces moet starten met een periodieke toekomstverkenning;

-

Evaluatie en controle moeten binnen het begrotingsproces meer aandacht krijgen;

-

Ambtenaren moeten meer samenwerken bij het doelgericht maken van de begroting.

Een ambtelijke projectgroep heeft voorstellen gedaan hoe de begrotingscyclus stapsgewijs verbeterd kan worden in lijn met de aanbevelingen van de commissie. In de Kadernota 2009-2012 is een sterkere relatie met de huidige beleidsuitvoering gelegd en zijn strategische keuzes gemaakt voor de programmabegroting 2009. De financiële informatie is inzichtelijker gemaakt en de Kadernota is beknopter omdat de gedetailleerde uitwerking pas in de programmabegroting komt. De meetbaarheid van bestuurlijke programma’s en programmaonderdelen is verbeterd door het overnemen van de aanbevelingen over de doelstellingen en effectindicatoren uit de rapportages van de gemeentelijke afdeling Bestuursinformatie en Onderzoek. De strategische verkenning, een andere opdracht, heeft de vraagstukken in de stad geïdentificeerd. Deze is gebruikt bij het opstellen van het coalitieakkoord, begin 2010.

Er is voortgang geboekt. Echter het formuleren van meetbare doelstellingen is nog steeds een punt van aandacht. Meetbare beleidsdoelstellingen vergemakkelijken ook de beoordeling van de effectiviteit van beleid. Het coalitieakkoord zou leidend kunnen zijn; meer aandacht voor aanscherpen daarvan en feitelijke (financiële) onderbouwing is gewenst.

“Sturen op de achterbank” over de beleidscreatie en -implementatie (2008) Aanbevelingen waren: -

Ontwikkel in samenspraak tussen college en gemeenteraad een eenduidige aanpak voor beleidscreatie en –uitvoering met een heldere en eenduidige definitie van begrippen, borging van vastgesteld beleid in de organisatie en aandacht voor evaluatie en terugkoppeling.

-

Stel in het coalitieakkoord een beperkt aantal topprioriteiten en leg het accent in de beleidsontwikkeling op deze prioriteiten. Werk dit zo snel mogelijk uit in meetbare doelstellingen en beoordeel als raad jaarlijks de voortgang. Stuur dit bij waar nodig is.

-

Zorg als gemeenteraad voor een betere start van beleidsprocessen door vast te leggen aan welke eisen beleid minimaal moet voldoen. Neem met minder geen genoegen. Neem de tijd voor behandeling van beleidsnota’s en toets nadrukkelijk de uitvoerbaarheid van het beleid.

-

Breng als college structuur aan in het gemeentelijk beleid door een koppeling te maken met de planning en controlcyclus.

In december 2008 heeft de gemeenteraad ingestemd met het rekenkameronderzoek “Sturen op de achterbank”. Belangrijkste vervolgstap is het dat er een richtsnoer voor beleidscreatie en –implementatie wordt opgesteld. De raad wordt hierbij actief betrokken.


21

In 2009 heeft de rekenkamer met de afdeling Control een workshop georganiseerd met ambtenaren en raadsleden. Een “format”over hoe beleidsontwikkeling kan plaatsvinden is opgesteld. In een pilot over de vernieuwing van het welzijnswerk (Twee werelden) wordt de nieuwe werkwijze getest. Daarnaast wordt binnen de Sector Control een ontwikkelteam ingericht om het programma “Eindhoven één in Control” uit te voeren. Hierbinnen wordt ook het vernieuwen van het planning en control instrumentarium (waaronder de begroting) opgepakt. Inmiddels is een nieuwe raad aangetreden en zijn er wijzigingen in de samenstelling van de Raadswerkgroep en de Accountantscommissie. Binnenkort zullen de projectleiders en voorzitter van de Rekenkamercommissie met de Raadswerkgroep en de Accountantscommissie spreken over de stand van zaken tot nu en hoe vervolg gegeven wordt aan de opdracht. Tevens zal er een stappenplan met tijdsplanning opgesteld worden hoe de begroting snel te gaan verbeteren.

Over dit verbetertraject stelt de rekenkamercommissie dat het -na een voorvarende startvaart heeft verloren.

“Functioneren Eindhovense Sportraad”(2008) Aanbevelingen waren: -

Ga met voortvarendheid voor de kadernota 2009 na hoe de ondersteuning van verenigingen doeltreffender kan worden, en met name hoe de Sportraad beter gepositioneerd kan worden en wat nodig is om de Sportraad verder te professionaliseren.

De rekenkamer constateert dat hieraan gevolg is gegeven.

“Een mooie voorstelling?” Procesgang Parktheater (2008) De aanbevelingen over de controle op de procesgang zijn overgenomen. In navolging van dit rapport heeft de rekenkamer in samenwerking met de afdeling Juridische Zaken de ‘Handreiking onderzoek’ opgesteld waarin verschillende gemeentelijke onderzoeksinstrumenten fasegewijs uitgewerkt zijn.


22

“Uit de maat” over exploitatie Pop Ei (2009) Aanbevelingen waren: -

Voer de exploitatietoetsing consistent uit in navolging van eerder onderzoek. Zie hier als raad op toe.

-

Hanteer een heldere taaktoewijzing binnen de gemeente en bepaal condities voor een succesvolle exploitatie zoals een risico-analyse en de kwaliteit van het management van de instelling. Ook gezien de mogelijke vestiging van andere (culturele) instellingen en voorzieningen in het herstructureringsgebied Strijp S.

De aanbevelingen zijn overgenomen en maken deel uit van de standaardbedrijfsvoering.

“Twee werelden” effectiviteit van het welzijnsbeleid (2009) Aanbevelingen waren: -

-

de gemeente moet het welzijnsbeleid herzien. Uitgaande van na te streven maatschappelijke effecten en doelstellingen ten aanzien van de belangrijkste vraagstukken in Eindhoven, worden hierbij inhoudelijke prioriteiten gesteld voor de sector en voorstellen uitgewerkt voor aanpak en uitvoering. Het college wordt opgedragen hiertoe op korte termijn een tijdsgefaseerd plan te presenteren inclusief wijze van rapportage aan de raad. In principe dient het globale plan van aanpak na de zomer beschikbaar te zijn. De gehele herziening – formulering van aanpak en realisatie volgens plan- dient zijn beslag te krijgen in deze raadsperiode.

In september 2010 is een voorstel tot het vaststellen van het “Plan van aanpak uitwerking Twee Werelden” in het college besproken. Voorstel is om te komen tot een nieuw Sociaal Beleid als kader voor het totaal van Welzijn, Zorg, Arbeid, Inkomen en Wonen.

Ter bespreking in december 2010 is een raadscommissiestuk opgesteld, met als bijlagen het komen tot nieuw Sociaal Beleid en een raadsvoorstel m.b.t. de uitwerking van de in het rekenkamerrapport geadresseerde aanbevelingen. In dit raadscommissiestuk wordt voorgesteld om een discussienota te maken die in het voorjaar 2011 gereed is.

De rekenkamer constateert dat dit project maar moeizaam van de grond komt. Er is een jaar voorbij, nog is er geen geaccordeerd plan van aanpak met ijkpunten, indicatoren, succescondities en de noodzaak tot effectiviteit .


23

“Met de rug tegen de muur?” het verkoopproces van NRE 1999-2009 (2010) Aanbevelingen waren voor vergelijkbare situaties: -

Hanteer als gemeente een degelijke planmatige aanpak in termen van kaderstelling, uitvoering, controle en monitoring met behulp van informatie en bijsturing.

-

Ook zijn suggesties gedaan op het gebied van: de rol van gemeenten; de projectmatige aanpak, de borging van personele continuïteit, procesafspraken over terugkoppeling en informatievoorziening, het aanbrengen van voldoende ‘checks & balances’, de inschakeling van onafhankelijke deskundigen en de aanstelling van toezichthouders (commissarissen) op basis van eigentijdse eisen van effectiviteit.

De gemeenteraad en het college hebben in september 2010 de aanbevelingen integraal overgenomen. Ook belooft het college om: een inventarisatie van projecten/constructies die zich lenen voor implementatie van de aanbevelingen uit het rapport uit te voeren; waarbij aangegeven zal worden hoe implementatie wordt gemonitord; op korte termijn zal hier inzicht in worden gegeven.

“Grip op het apparaat”(2010) Aanbevelingen waren: -

Leg snel een centrale aanpak vast van de bedrijfsprocessen binnen de gemeente, maar ook de sturing en beheersing daarvan in een “Nota Bedrijfsvoering”. Van belang zijn eenduidige begrippen, tools en juiste informatievoorziening.

-

Daarnaast moet eenheid komen in het sturingsinstrumentarium.

-

Met spoed zijn maatregelen nodig ten aanzien van inhuur derden, zoals het invoeren van een inhuurtoets. Overigens moet de inhuur bezien worden in samenhang met de ambities van de raad en de totale personeelskosten.

De gemeente en het college hebben in oktober de aanbevelingen integraal overgenomen. De wethouder stelt voor het einde van 2010 een verbeterplan op om een volledig en actueel beeld te geven over alle maatregelen en initiatieven. De rekenkamer constateert dat de wethouder voortvarend te werk is gegaan. Inmiddels is een Startnota Bedrijfsvoering opgesteld en zijn onder meer maatregelen genomen om de inhuur derden aan banden te leggen.


24

Bijlage 4 Vergelijking met andere gemeenten 2006 & 2010 plaats

inwoners

model

budget

kosten per inwoner

aantal onderzoeken per jaar

275.000 343.000

rekenkamer ,,

270.000 342.000 eigen stafbureau

€1 €1

2à 3 zo'n 2 en 1 vervolgonderzoek

208.000 214.00

rekenkamercommissie gemend ,,

135.000 135.000

€ 0.65 € 0.63

1 3

199.000 205.000

rekenkamercommissie gemengd rekenkamer

? 121.000

? €0.59

1 2

180.000 188.000

rekenkamercommissie ,,

84.000 130.000

€0.47 €0.69

meerdere kleinere onderz. 2

175.000 188.000

rekenkamercomm. raadsleden ,,

100.000

? € 0.53

1 1

169.000 173.000

rekenkamer ,,

150.00 290.500

€ 0.89 € 1,67

1 groot en enkele kleinere 1

158.000 163.000


217.000

€ 1,23 € 1,33

2 grote en enkele oriënterende 2 grote en vervolgonderzoeken

156.000 156.000

rekenkamercommissie gemengd ,,

150.000 140.000

€ 0,96 € 0,90

2 1

153.000 157.000


230.000 215.300

€ 1,50 € 1,37

1 2

146.000 150.000


135.000 149.000

€ 0,92 € 1,00

1 2

141.000 147.000


180.000 197.000

€ 1,27 € 1,34

2

145.000

rekenkamercommissie gemengd

156.000

€ 1,08

2

140.000

rekenkamercommissie gemengd

160.000

€ 1,14

2

Utrecht 2006 2010

Eindhoven 2006 2010

Tilburg 2006 2010

Groningen 2006 2010

Almere 2006 2010

Breda 2006 2010

Nijmegen 2006 2010

Apeldoorn 2006 2010

Enschede 2006 2010

Haarlem 2006 2010

Arnhem 2006 2010

Amersfoort 2010

Den Bosch 2010


25

Bijlage 5 Verschillen rekenkamer, rekenkamercommissies In onderstaande tabellen worden achtereenvolgens de kosten weergegeven per inwoner naar soort rekenkamer, de mate waarin rekenkamers bezuinigingsvoorstellen hebben gekregen en het aantal grote onderzoeken per rekenkamer. Kosten per inwoner naar soort rekenkamer

1

kosten per inwoner rekenkamer rekenkamercommissie <1 euro 3 35 ongeveer 1 euro ongeveer 1,50 euro > 1,50 euro totaal

totaal 38

11,50%

15.5%

12

101

15,10%

113

46,20%

44,70%

44,80%

4

44

48

16,90%

19,50%

19,00%

7

46

53

26,90%

20,40%

21,90%

26

226

252

100%

100%

100%

Bezuinigingsvoorstellen naar soort rekenkamer

bezuinigingsvoorstelle rekenkamer rekenkamercommissie ja 3 45

totaal 48

15,40%

18,90%

nee Totaal

18,70%

23

183

206

84,60%

81,30%

81,10%

26

228

254

100%

100%

100%

Grote onderzoeken naar soort rekenkamer

grote onderzoeken ja nee totaal

1

rekenkamer rekenkamercommissie 22 112

totaal 134

84,60%

49,80%

4

113

53,40%

117

15,40%

50,20%

46,60%

26

225

251

100%

100%

100%

Hakvoort, J.,Klaassen, H. (2010) Financiering van lokale rekenkamers. Tijdschrift voor Public Governance, audit&control. Den Haag: SDU. Evaluatie Eindhovense rekenkamercommissie

26

Bijlage 6 Reactie van rekenkamercommissie Den Bosch Den Bosch, 21 december 2010 Betreffende Reactie op stukken Rekenkamercommissie Eindhoven

Aan: voorzitter en secretaris Rekenkamercommissie Eindhoven

Zoals toegezegd sturen wij u hierbij onze reactie (op hoofdlijnen) op de rapporten die wij van u mochten ontvangen. Het is helaas door de volle agenda’s niet gelukt om u op de gevraagde korte termijn in een overleg te kunnen spreken.

Het is niet aan ons om uw werkwijze of kwaliteit te beoordelen. Wij beperken onze reactie dan ook tot enkele punten die ons opvallen c.q. die bij ons goed werken en die u anders oppakt. Wij willen hiermee overigens niet zeggen dat uw werkwijze niet goed is of beter/slechter dan de onze. Het ligt vooral ook aan de lokale politiekbestuurlijke omstandigheden een rekenkamer zich ontwikkelt en positioneert ten opzichte van Raad, college en ambtelijke organisatie. Aan de toegezonden rapporten valt ons op dat u vooral werkt met externe onderzoeksbureaus die voor de Rekenkamercommissie een rapport opstellen. U voorziet dat rapport van een ‘oplegger’ en stuurt het vervolgens naar de raad. Deze werkwijze hebben wij na slechte ervaringen verlaten. Onze werkwijze is dat wij altijd een eigen rapport voorleggen aan de raad. Eventuele bijdragen van onderzoeksbureaus zijn hierin niet (meer) herkenbaar. Het is ‘ons’ rapport. Uw werkwijze leidde bij ons tot verwarring over conclusies en aanbevelingen en zelfs tot afwijkende conclusies en aanbevelingen in oplegger en onderzoeksrapport. De raad kwam hier (terecht) niet meer uit. Onze keuze is: een eigen rapport, eigen en eenduidige conclusies en aanbevelingen. Ons gevoel is dat het rapport echt iets van de rekenkamer moet zijn en dat wij het best kunnen aanvoelen hoe we teksten moeten formuleren zodat ze landen in de gemeenteraad. Ons gevoel is overigens dat de rapporten die wij hebben gezien gedegen zijn voorbereid en belangrijke issues aansnijden. Verder is onze indruk uit de stukken dat u veel dichter tegen de ambtelijke organisatie aan functioneert dan de Rekenkamer ’s-Hertogenbosch en verder af lijkt te staan van de gemeenteraad. In de stukken lezen we bijvoorbeeld dat u tussentijds regelmatig contact hebt en plannen hebt om gezamenlijk met ambtelijke organisatie en raad onderzoek te gaan verrichten. Ondanks het feit dat uw commissie voor het merendeel bestaat uit raadsleden krijgen wij het beeld van een op afstand functionerende, wat meer ‘technocratische’ commissie. Interessant vinden wij dat de raad heeft aangegeven vaker (2x per jaar) onderwerpen te willen aandragen voor de rekenkamer. Wij leiden hieruit af dat er vanuit de Eindhovense gemeenteraad wel behoefte is aan nabijheid van de rekenkamer. Ondanks de opmerkingen van ambtenaren zou de rekenkamer zich juist kunnen positioneren als eerste onderzoeksfunctie van en voor de raad. Onze eerste indruk is dat uw commissie meer een onafhankelijk onderzoeksinstrument van de gemeente is, en niet in eerste instantie van de gemeenteraad. U merkt overigens in uw conceptrapport op dat niet te dicht wilt aanschurken tegen de ambtelijke organisatie. Maar de stukken lezend, lijkt u dit al te doen. In ’s-Hertogenbosch krijgt de rekenkamercommissie veel signalen vanuit de raad dat de commissie ‘van ons’ (gemeenteraad) is. Wij positioneren ons nadrukkelijk dicht bij de raad, met behoud van onafhankelijkheid. Wij vinden het belangrijk om in de praktijk te ervaren hoe het is om voor de raad te werken en in de context van het besluitvormingsproces van


27

de raad ons werk te doen. Nogmaals, uw werkwijze is niet slechter dan de onze. Het kan binnen uw omstandigheden prima werken.

De gemeenteraad en het college van ’s-Hertogenbosch nemen minder aanbevelingen over dan de raad en het college van Eindhoven, is onze inschatting. Niettemin zijn wij (en de raad) tevreden over het functioneren van de commissie. Doorwerking van de rapporten zit vooral ook in het proces en de discussie erover in de raad. Aanbevelingen die direct door het college worden overgenomen zijn vaak de aanbevelingen die je later nooit meer terugziet. Vooral omdat ze niet zijn geïncorporeerd en doorgesproken.

Tot slot valt ons op dat u in het evaluatierapport veel plaats inruimt voor het schetsen van de landelijke ontwikkelingen rondom de rekenkamers. U trekt uit de beschrijving van de ontwikkelingen vervolgens geen consequenties voor uw eigen functioneren. Hoewel erg belangrijk, lijkt het ons vooral cruciaal hoe de gemeenteraad met uw commissie verder wil. De rekenkamercommissie is een instrument van en voor de gemeenteraad. De stukken ademen naar ons gevoel niet duidelijke uit dat dit in Eindhoven het geval is.

Wij hopen u met deze algemene constateringen van dienst te zijn geweest. Wij hebben willen aangeven dat wij in ’s-Hertogenbosch voor een andere positionering en profiel hebben gekozen richting gemeenteraad (zonder te willen zeggen dat deze beter is) en ambtelijke organisatie en dat wij onze rapporten anders in elkaar steken. Het beoordelen van de kwaliteit van uw commissie of rapporten laten wij graag aan anderen over.

Hopelijk voldoet deze korte schriftelijke reactie. Mocht u behoefte hebben aan toelichting, dan is onze voorzitter (Ruud Berndsen) graag bereid hier nog telefonisch toelichting op te geven, of op een later moment nog een gesprek te arrangeren.

Wij wensen u veel succes toe met uw evaluatie. Vriendelijke groet, Ruud Berndsen, voorzitter Erik Wouters, secretaris, Rekenkamercommissie ’s-Hertogenbosch


28

gemeente Eindhoven

Rekenkamercommissie

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Aan voorzitter en secretaris Rekenkamercommissie Den Bosch

Behandeld door mw. T. van den Biggelaar Telefoon (040) 238 21 01 Uw brief van 21 december 2010 11 januari 2011

Betreft: Uw reactie op rapportages rekenkamercommissie Eindhoven

Geachte Voorzitter en Secretaris Rekenkamercommissie Den Bosch

Wij danken u voor de reactie op de door ons toegezonden stukken. Het is jammer dat door uw volle agenda het niet gelukt is dienaangaande een overleg te houden. De ontwikkeling van een rekenkamer kan inderdaad niet losgezien worden van de lokale politiekbestuurlijke omstandigheden. De opvattingen over de meest wenselijke werkwijzen lopen landelijk dan ook uiteen. ( Zie ook: De gracieuze rekenkamer (2010) Boers c.s.) Wij zijn vooral een controlerend orgaan van de raad, maar fungeren in de praktijk door onze werkwijze mede als onafhankelijk onderzoeksinstrument van de gemeente. Samenwerking, waar nodig, met de ambtelijke organisatie – met behoud van de eigen rol en verantwoordelijkheid –is voor ons een belangrijk uitgangspunt, men zou zelfs kunnen stellen een conditie voor succes. Doorwerking en implementatie van aanbevelingen hangt mede af van acceptatie in de organisatie- bij het ontbreken daarvan geldt nogal eens dat het enige wat een onderzoekinspanning dan oplevert is- het rapport! Uw opmerkingen en de consequenties van de geschetste landelijke trends komen onder meer aan de orde in onze bespreking in het hoofdstuk “Conclusies en follow-up.”

Postadres Postbus 90150 Bezoekadres Stadhuisplein 1

5600 RB Eindhoven

Postcode 5611 EM Eindhoven

[email protected]

www.eindhoven.nl

14 040

Momenteel zien wij in Eindhoven geen aanleiding het model van de gemengde commissie te verlaten. In toenemende mate zullen we zelf onderzoek verrichten; in de regel echter zullen wij ons laten bijstaan door specialisten of gespecialiseerde onderzoekbureaus, gezien de benodigde expertise.

Wel gaan we voorstellen de zittingsduur van de raadsleden te verlengen. We hebben inmiddels gerealiseerd dat per onderzoek een projectleider wordt benoemd voor de implementatie en dat periodiek verslag wordt gedaan van de voortgang daarvan. Maar met name gaan we bezien hoe de betrokkenheid van de raad daarbij procesmatig verder kan worden verhoogd. Vriendelijke groet,

M.D. van Hamersveld Voorzitter rekenkamercommissie Eindhoven

tvb/HA11001348

2

Wat is er gedaan? Wat kan beter? Evaluatie rekenkamer

Recommend Documents