Scipio, een testersverslag Amsterdam 17 oktober 2008 Lou Braaksma, Jos van der Horst, Fred Dreijerink, Eelco Oosterhoff, Rudolf Rijnveld, Constant Mostart, Piet Molenaar, Casper Tombrock, Hans Aarts.
Welkom bij OmniHis Scipio! OmniHis Scipio zal op 8 november 2008 voor een grote groep belangstellenden worden gelanceerd op de huisartsbeurs in Ahoy te Rotterdam. Er is een testperiode van ruim een jaar geweest. Vanaf juni 2008 konden huisartsen zich opgeven voor de conversie en tientallen huisartspraktijken zijn momenteel bezig met de in gebruik name van OmniHis Scipio. Met dit rapport wil de testersgroep van de gebruikersvereniging verslag doen van hun ervaringen. Voor de beeldvorming: de eerste testende huisartsen, die Scipio in de praktijk gebruikten, waren Jos van der Horst en Doremiek Verdijk (Bilthoven). Zij zijn met hun HOED in januari 2007 gestart. Zij hebben de eerste kinderziekten moeten overwinnen, wat veel geduld vergde. De tweede praktijk was die van Fred Dreijerink (Nijmegen). Hij startte in mei 2007. Vervolgens in 2008: - februari Lou Braaksma (Amsterdam); - april Rudolf Rijnveld (Noord Scharwoude); - juni Eelco Oosterhoff (Hazerswoude); - juli Constant Mostart (Amsterdam), Piet Molenaar (Den Haag) en Casper Tombrock (Rijswijk) en september Hans Aarts (Baarn). In totaal is er nu door de testgroep 117 praktijkmaanden met Scipio gewerkt en getest. Wij testers, werkend met het patiëntenbestand bij verschillende hosts, maar ook lokaal op de praktijk (Braaksma en Aarts), zijn van mening dat het programma nu genoeg gerijpt is om OmniHis Scipio van harte bij de huisartspraktijken aan te bevelen.
Wat is er verbeterd? Héél veel: Het is razendsnel, heeft een moderne functionaliteit, meer overzicht, verbeterde interactiviteit van de schermen, veel mogelijkheden om persoonlijke instellingen te maken, een groot gebruiksgemak en de mogelijkheid om het databeheer onder te brengen bij een gecertificeerde hosting partij naar eigen keuze. Wat beter kon, is beter geworden. Wat goed was, is gebleven In vergelijking met het oude OmniHis-Studio is OmniHis-Scipio nog intuïtiever geworden. De menustructuur is overzichtelijker. Vanuit het journaal heeft u een overzicht over alle medische informatie en de financiële adminstratie is geheel gereviseerd naar de logica van het zorgstelsel. De protocollaire zorg heeft een voorname plaats gekregen. Op overzichtslijsten zijn selecties van patienten te maken die zich veel sneller laten genereren. En ondanks de vele veranderingen in Scipio zullen Studio-gebruikers veel herkennen van het hun vertrouwde HIS. Gebruiksgemak Scipio kent veel gemak in de bediening. Met rolmenu’s, tabbladen, toetscommando’s, wordt door het programma genavigeerd. De schermen bevatten veel informatie en zijn interactief aan te sturen (sorteringen, doorkijkjes, selecties). Individueel instelbaar Uitgebreide privilegeprofielen zijn per gebruiker aan te maken. Een eigen achtergrondkleur is voor elke medewerker in te stellen en Scipio voorkomt hiermee
dat onbedoeld snel gegevens onder andermans naam worden ingevoerd. Meer schermen kunnen gelijktijdig worden geopend
MEDISCH Journaal Alle medische informatie van patiënten is vanuit het journaalscherm te zien. OOK als u een consult invoert. U kunt inzoomen op Medicatie, Historie, Brieven, Uitslagen, Episodes en Problemen. De functionaliteit van het diagnostisch archief uit Studio is uitgebreid en volledig in het journaalscherm geïmplementeerd.
Herhaalrecepten Gebruik van ICPC en episode geeft in Scipio bij herhaalrecepten geen rompslomp meer. Met een sneltoets is een scherm op te roepen, waarin de assistente vinkjes kan zetten bij de gewenste herhaalmedicatie. Hoeveelheid en dosering kunnen aangepast worden. Ook autoriseren en versturen van recepten geschiedt in overzichtelijke schermen. Na afsluiten van het programma aan het eind van de dag volgt een controle op nog niet verzonden recepten. Geintegreerde textverwerker De gemakkelijke intuitieve manier om verwijsbrieven aan te maken van OmniHis Studio is behouden gebleven en geintegreerd in een textverwerker, waarin allerlei layout aanpassingen gedaan kunnen worden. daarnaast kunnen via sjablonen voorbeeld-brieven aangemaakt worden met variabelen. Niet dwingend coderen Door HAIO's wordt OmniHis het meest gebruiksvriendelijke pakket genoemd. U hoeft niet verplicht met episodes werken. Bij OmniHis kunt u instellen of u dit wilt. In web-programma’s moet men erg veel klikken om bij de informatie te komen. Diabetesmodule De programmacommissie heeft eind 2007 de keus gemaakt om zelf ondersteunende modules voor protocollaire zorg te laten bouwen. Op dit moment is de Diabetesmodule gereed. De Praktijkondersteuner heeft een overzichtelijk scherm, de inhoud van de protocollaire schermen kan deels zelf door de POH bepaald worden (anamnese en onderzoeks-checklijsten), de huisarts kan de praktijkprestaties monitoren en voor de zorggroep kunnen de benchmark-indicatoren op een eenvoudige manier, met één enkelvoudige klik worden uitgespoeld. Ook aan een gemakkelijke afhandeling van de ketenzorgdelaratie is aandacht besteed. Modules voor Astma/COPD en Cardiovasculair risico zullen volgen. Agenda De agenda heeft flexibel in te stellen kolommen, zowel wat betreft het aantal als de indeling en daarmee ondersteund het de balie medewerkers die de telefoon aannemen voor verschillende simultaan draaiende spreekkamers. Er is de mogelijkheid om bij afspraken notities (triage!) te maken. Papieren uitdraaien van de aangevraagde visites kunnen vanuit de agenda worden gemaakt, de daglijst geeft een overzicht van de verdiensten van die dag en er kan een controle op boekingen van die dag worden
gedaan. Afgehandelde patiëntcontacten krijgen automatisch een eigen kleur en ook kan aangegeven worden waar een patiënt zich bevindt (bv wachtkamer, spreekkamer) Elke medewerker kan zelf instellen welke kolommen hij/zij wil zien en in welke volgorde. Naar keuze kunnen patient memo’s worden getoond tijdens het maken van afspraken. Ook kan per medewerker een weekoverzicht gemaakt worden, waarbij in elke gewenste dag een afspraak is te boeken. De POHer kan vanuit de agenda direct in de diabetesmodule komen. Adequate dossiervorming. Scipio ondersteunt op een gemakkelijke, flexibele, individueelb instelbare wijze de zg ADEMD/ADEPD manier van registreren. Dat is van belang voor een goede aansluiting op het landelijk EPD. Overzichtslijsten Bij alle werkschermen zijn overzichtslijsten te openen, waarin selecties en sorteringen zijn te maken. Bv een overzicht van alle patienten gesorteerd op geb. datum of datum van inschrijving; een overzicht van alle bewoners van een adres; of van alle Zorgverzekeraars. Deze faciliteit blijkt in de praktijk een krachtig hulpmiddel om op snelle manier de informatie te zien waaraan behoefte is.
FINANCIEEL COV online Vanuit het programma Scipio kan nu de controle op verzekeringsrecht worden uitgevoerd. Dit zowel per patient als voor de hele praktijk. Financiele administratie gereviseerd In Scipio zijn de M&I modules bij de inschrijftarieven, per kwartaal of per jaar te declareren en dat is per verzekeraar verschillend in te stellen. De schermen voor het declaratieproces geven de te nemen stappen duidelijk weer en tussen elke twee stappen zijn er controleschermen, die weergeven hoe e.e.a verlopen is. Er is de mogelijkheid om voor speciale groepen een apart tarief te boeken (bv M&I tarief ouderenzorg) Ook kan per Zorgverzekeraar aangegeven worden of een Diabetesketenzorgcontract is afgesloten en onder welke groeps AGB code gedeclareerd moet worden. Controle op boekingen Scipio heeft meerdere mogelijkheden om te controleren of alle daarvoor in aanmerkingen komende handelingen ook daadwerkelijk zijn geboekt. De periode waarover dit moet gebeuren kan zelf worden gekozen.
EN VERDER Management tool Het ZoekOpdrachten-menu (queries) werkt logisch en stelt ook de leek is staat snel informatie te vinden in de gehele database.
Overdrachtsbericht Het nieuwe MWNH Waarneembericht (het verhuisbericht) voor huisartsen is vanzelfsprekend in Scipio geimplementeerd. Het moet daarmee mogelijk zijn (afhankelijk van de ondersteuning door de verzendende praktijk) een dossier uit elk ander HIS in te lezen en naar elk ander HIS te versturen. Koppeling met email en plattegrond Clicken op het emailadres opent uw mailprogramma en clicken op de adresregel opent een routenet-achtig plattegrondje (via het internet). Koppeling met 24H RR meter + Spirometer De patiënt wordt automatisch opgezocht in het externe programma van de randapparatuur en de resultaten weggeschreven worden naar Lab en correspondentieschermen. Koppeling met Prescriptor Scipio heeft Precriptor geïntegreerd. Prescriptor is een voorschrijfhulp van de firma Digitalis voor nieuwe medicatie, die ook is ingebouwd in andere moderne Hissen. Er is bewaking op A.C.I.D (Allergie, Contra-indicatie, Interactie, Dubbelmedicatie) leeftijd en geslacht. Het is een webservice die regelmatig ge-update en onderhouden wordt en waarin NHG-EVS, standaarden, Farmacotherapeutisch kompas en patientenbrieven geintegreerd zijn en dus gekoppeld aan ICPC code. Multiple formularia-keuze is mogelijk en individuele medicatievoorkeuren zijn binnen een bestaand formularium aan te brengen Ook op groepsniveau (FTO) kan men op aanvraag voorkeuren inbouwen Prescriptor is HIS-overstijgend, en dat heeft voordelen om, naast de landelijke ontwikkelingen ook als platform te dienen voor regionale en/of lokale initiatieven en ontwikkelingen op het gebied van medicatie Online Help Scipio heeft duidelijke Help-schermen, die niet alleen contextueel afhankelijk zijn, maar waarin ook op trefwoord kan worden gezocht. De helptexten zijn direct vanuit ieder scherm te gebruiken. Werken op afstand Met een UMTS modem en een laptop kan mobiel, buiten de praktijk, worden gewerkt (bijvoorbeeld in het verzorgingshuis en bij de patiënt thuis). Dit vervangt de EMD im-en export module van OmniHis Studio. Scipio draait ook direct vanaf een USB stick. Op elke computer, waarop internet beschikbaar is, kan zo met Scipio gewerkt worden. Waarneming Waarneming voor collega’s is gemakkelijk. Het is niet nodig dat waarnemende praktijken bij dezelfde host zitten. Hosting De host (het bedrijf waar de patiëntendata worden ondergebracht) neemt een belangrijk stuk van het beheer uit handen van de praktijk. Het maken van back-ups wordt geregeld, de toegankelijkheid van de database ten behoeve van de directe waarneming is organisatorisch eenduidig en eenmalig in te richten (bestanden hoeven
niet meer gekopieerd en verspreid en later gesynchroniseerd met het moederbestand). Het beheer van ‘gemeenschappelijke database tabellen’, zoals medicatie (z-index), labcode tabellen, ICPC-code tabellen etc; etc. wordt door de professional overgenomen. Boekhouding Er is een koppeling gemaakt voor een boekhoudprogramma. Het is bij de praktijk van Jos vd Horst in gebruik en daar werkt het prima.
VOORBEREIDING OmniHis SCIPIO is een bijzonder krachtig HIS. Huisarts en praktijkmedewerkers zullen in de voorbereiding en de overgang vanzelfsprekendheid in het gebruik verkrijgen. Sommige oude werkroutines moeten worden vervangen door nieuw in te slijten handelingen. Neem er de tijd voor en plan de voorbereidende activiteiten goed in. Raadpleeg hiervoor de website van OmniHis B.V. (www.omnihis.nl) Enkele aandachtspunten: De agenda De ‘Oude agenda’ bestaat niet meer in Scipio. Er zullen in Studio niet veel meer praktijken zijn, die hem geruiken, maar wie het wel doet kan het beste in Studio al overgaan naar de ‘Nieuwe agenda’. 15 inch scherm / oudere computers Voor Scipio geldt dat vanaf een schermresolutie van 1280 x 800 het programma het best tot zijn recht komt. Hoe groter het scherm hoe fraaier. Met een lagere resolutie is het gebruik van scrollbalken nodig om alle informatie te kunnen zien. Instellingen Scipio biedt veel mogelijkheden om het systeem aan uw eigen voorkeuren aan te passen. De default aangeleverde instellingen van Scipio zullen de gebruiker meteen flink op weg helpen. Door de veelheid aan instellingen kan het wat tijd kosten voordat u uw weg hierin heeft gevonden en uw werkplekken op persoonlijke voorkeuren heeft afgeregeld. Medicatie In Scipio wordt het KNMP medicatiebestand centraal bijgehouden. Er komt geen medicatie meer in voor, die uit de handel is. In Studio was dat anders: daar onderhield u uw eigen medicatiebestand en dat is bij veel gebruikers in de loop der jaren vervuild geraakt: er staat vaak nog wel medicatie in, die al uit de handel is. Als u een vervuild bestand hebt, zal uw overgang naar Scipio extra werk geven bij herhaalreceptuur: U krijgt dan de mededeling dat de medicatie die u wilt herhalen niet meer in de database aanwezig is en dus moet u een alternatief voorschrift aanmaken. Na 1 herhaalreceptencyclus van drie maanden is dit probleem voorbij.
