VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. školící středisko Kladno katedra řízení podniku a podnikové ekonomiky
5 INFORMAČNÍ SYSTÉMY V MANAŽERSKÉ PRÁCI ÚVODEM Moderní manažerské myšlení a jednání je dnes založeno především na umění pracovat s informacemi. Je to důsledek vývoje společnosti v oblasti technické, ekonomické, kulturní i sociální. Současnou společnost můžeme nazvat společností informační. V informační společnosti se očekává od manažera citlivý přístup k informacím, který je vymezen dvěma krajními stavy: * na jedné straně rozhodováním na základě chybějících informací, * a druhé straně na bázi přemíry informací, bez jejich filtrování, vyhodnocení, zpracování.
1. INFORMAČNÍ SYSTÉMY V MANAŽERSKÉ PRÁCI Mít potřebné informace a znalosti k dispozici včas a na potřebném místě, dokázat jich využít, je jednou z klíčových podmínek úspěchu manažerské práce. Moderní práce s informacemi a znalostmi vyžaduje od manažerů nejen dobrou výchozí kvalifikaci, ale také její včasné doplňování a případnou rekvalifikaci odpovídající míře rozvoje informační společnosti. Pro management v podmínkách neustálých změn je podstatné, že informatika mu účinně pomáhá identifikovat, zobrazit a pochopit vnější i vnitřní podmínky manažerské práce. Poskytuje mu i řadu nástrojů a metod k zvládnutí nových nároků manažerské práce, a to zejména zkvalitněním informačních systémů. Informační systém lze chápat jako účelové uspořádání vztahů mezi lidmi, datovými zdroji a procedurami jejich zpracování, a to včetně technických prostředků. Informační systémy používané v manažerské práci mohou mít různou úroveň a různý způsob užívání. K nejjednodušším patří např. diář či „time manager“ vedoucího pracovníka, různé kartotéky úkolů či jiných údajů apod. V dalším se však zaměříme na informační systémy podporované počítačem. Vzhledem k jejich založení na moderních informačních technologiích se pro ně často užívá zkratkového označení IS/IT.
Obvyklým manažerským požadavkem na počítačem podporované informační systémy je, aby hospodárně, včas a na správných místech fungování organizace poskytovaly potřebné datové zdroje. Podstatná jsou přitom hlediska zajištění: Nároků na obsah a kvalitu datových zdrojů o Účelnost k požadovaným informačním nárokům, o Úplnost, o Přiměřená přesnost a spolehlivost, Časových nároků na disponibilitu datových zdrojů o Včasnost, o Požadovaná doba jejich dostupnosti, o Aktuálnost a frekvence poskytnutí, Nároků na vhodnou formu poskytnutí datových zdrojů o Srozumitelnost a názornost, o Potřebná podrobnost, o Zařaditelnost a způsob prezentace. Volba architektury informačních systémů musí vycházet ze specifických potřeb a podmínek dané organizace. Podobně, jako lze u převážné většiny organizací identifikovat jejich hierarchickou strukturu, stupně řízení, tak i v architektuře informačních systémů lze najít určité základní stavební bloky, pracovně označované jako systémy. Jsou to Systémy datových transakcí – transaction processing systems (TPS); Manažerské informační systémy – management information systems (MIS); Systémy pro podporu vrcholového vedení, někdy označované jako systémy pro podporu exekutivy – executive information systéms (EIS). Z manažerského pohledu jsou pro uvedenou architekturu informačních systémů podstatné tyto poznatky: Systémy datových transakcí (TPS) Mají základní manažerské určení pro úlohy operativního charakteru prováděné na nejnižších stupních hierarchické výstavby organizace. Poskytují data pro informační podporu individuální či různě opakované činnosti, různého charakteru v rozdílných odvětvích a oborech výrobní či obslužní činnosti např. ve výrobních podnicích, servisních organizacích, bankách, projekčních ústavech apod. Z hlediska charakteru prováděných operací představují jednoduché manipulace s daty. Za jejich součást bývají často považovány i práce spojené s automatizací řízení předvýrobních a výrobních procesů, např.: o Computer Aided Design – CAD o Computer Aided Manufacturing – CAM, o Computer Integrated Manufacturing – CIM, spojené se zajišťováním jejich jakosti, např.: o Computer Aided Quality - CAQ Manažerské informační systémy (MIS) Mají základní manažerské určení pro úlohy taktického charakteru s výraznou převahou provádění na středních stupních organizační struktury firmy.
Z hlediska podpory informačních systémů jsou manažerské informační systémy obvykle založeny na rozsáhlé a vhodně organizované databázi, popř. databázích, zpravidla pak z dat vytvářených na úrovni systémů datových transakcí. Zajišťují včasnou disponibilitu a dodávání dat pro řešení úloh taktického řízení, které mají obvykle rutinní charakter. Mohou to být o agendy personalistiky, o mezd a platů, o zajištění kalkulací hospodářských výsledků a další. Systémy pro podporu rozhodování (Decision Support Systems – DSS) Základní určení mají v informační podpoře analytických a rozhodovacích operací manažerské práce. Vhodná databáze je pak často propojena s ostatními databázemi a částmi manažerských informačních systémů. Mohou také zahrnovat prostředky pro modelové a simulované řešení některých typických manažerských úloh, které nemusí být plně determinovány a patří k slabě strukturovaným. Např. modely a algoritmy přiřazování činností a zdrojů plánovacích úloh, jež jsou v prostoru a čase neúplně zadané. Expertní systémy (expert systems – ES) Jejich posláním je modelová aplikace ověřených postupů, které používají profesionálové, experti v dané oblasti analýzy a rozhodování. Jde o postupy využívající tzv. umělé inteligence jako dílčí disciplíny informatiky, která se zabývá myšlenkovými procesy. Hlavním přínosem expertních systémů pro manažerskou práci je hlubší pochopení řešených problémů, zejména pak prohloubení znalostí a citu pro „diagnostiku a chování systému“. Systémy pro podporu vrcholového vedení (Executive information systems – EIS) Jsou převážně určeny vrcholovému vedení firmy i klíčovým štábním vedoucím pracovníkům firmy. Zajišťují vazby a vhodné zpracování dat jak z podnikové databáze manažerských informačních systémů (MIS), tak z expertních databází a jiných datových zdrojů. Převážně je jich využíváno pro zajištění informační podpory nestandardních úloh strategického charakteru. Může jít např.: o o komplexnější rozbory vstupující do procesu tvorby podnikatelské strategie, o restrukturalizační záměry, záměry vytváření strategických partnerství, o marketingových úvah. Architektura informačního systému zpravidla zahrnuje i další systémy či podsystémy: Informační systém pro podporu kancelářských činností (Office information systém – OIS) Hlavním posláním je zajistit snadnou dostupnost dat pro individuální potřebu pracovníků firmy. o Systémy interní a externí komunikace o Patří sem především elektronická výměna dat v rámci organizace i navenek – electronic data interchange – EID, o Přístup a vyhledávání v interní podnikové síti – intranet, o
o
Přístup a vyhledávání ve světové síti – internet.
Jednotlivé bloky architektury informačních systémů jsou dnes více či méně navzájem propojeny a umožňují návazné využití. Tato integrace je zároveň výraznou tendencí dalšího rozvoje manažerské práce při využívání informačních systémů.
2. MANAŽERSKÉ APLIKACE V INFORMAČNÍCH SYSTÉMECH Systémy pro podporu vrcholového vedení (Executive information systems – EIS) jsou specializované na podporu vedení podniků a institucí
3. PERSPEKTIVY ROZVOJE A EKONOMIKA INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ Informační systémy prošly v devadesátých letech minulého století mimořádně rychlým vývojem, který lze charakterizovat následujícími klíčovými faktory: Zvyšuje se rozsah a vliv informačních systémů o Zvyšuje se počet uživatelů, resp. jejich podíl na celkovém počtu pracovníků podniku, o Rozšiřuje se aplikační sféra informatiky, dnes pokrývá všechny oblasti řízení podniku, Zvyšuje se úroveň integrace informačních systémů o Uvnitř, mezi moduly podnikového řízení, o Směrem k externím partnerům – zákazníkům, dodavatelům, bankám atd. Informační technologie posilují orientaci podniků na procesní řízení o Uplatněním softwarových nástrojů pro analýzu a návrh podnikových procesů, o Podporou realizace navržených procesů na základě technologií pracovních toků, Zkracuje se doba mezi inovacemi z několika let na několik měsíců. Tím se zkracuje i doba o Inovací aplikačních produktů – integrovaného aplikačního softwaru pro komplexní řízení podniku (Enterprise Resource Planning – ERP), o Manažerských aplikací, o Elektronického obchodu. Narůstá globalizace informačního prostředí. To samozřejmě primárně souvisí o s globalizací ekonomiky a světového trhu, o se vznikající informační společností. Všechny tyto, popř. i další faktory mají jeden zásadní důsledek – efekty spojené s aplikací informačních technologií se mění a mění se i pohled na hodnocení priorit při sledování efektů spojených s informatikou. Efekty spojené s rozvojem informačních systémů a technologií lze rozdělit do dvou skupin: Přímé efekty lze spatřovat v přínosech, které informační systémy a technologie mají díky zvýšení výkonnosti, např. o možnost zvýšení produktivity prací, o nabídnout externím organizacím volné kapacity pro zpracování některých úloh v případě volné kapacity vlastní techniky, o nabídnout řešení speciálních úloh díky tomu, že firma disponuje speciálními programy apod. nepřímé efekty jsou spojeny se zajištěním provozu a funkce dané firmy, kdy některé činnosti by bez existence vyspělých informačních systémů a technologií byly v současnosti obtížně realizovatelné.
4. DOPORUČENÍ K VYUŽÍVÁNÍ A DALŠÍMU ROZVOJI INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ
Manažersky účelná tvorba počítačem podporovaných informačních systémů je náročná a nákladná činnost. Pokud jde o případný nákup účelově orientovaných dílčích informačních systémů či informačních podsystémů, pak rozhodování nebývá ani příliš náročné, ani příliš nákladové a provozně rizikové. Ilustrativním příkladem může být podsystém mezd a platů, evidence základních prostředků, podvojné účetnictví apod., jež si pořizuje malý podnik. Podstatně obtížnější rozhodování je v případě, má-li dojít k pořízení komplexního informačního systému, který je určen pro velké organizace a řešení složitých podnikatelských a manažerských aktivit. Pro takové případy dnes specializované firmy nabízejí vysoce profesionálně vypracované integrované informační systémy. Využívají tzv. systémové integrace. Jejím cílem je účelné a hospodárné vytvoření, provoz i údržba integrovaného informačního systému. Vzniká přitom integrací různých produktů a služeb, které informační systém celistvě kompletují a zajišťují jeho fungování. ALE! V obecné rovině se potvrzuje, že pokud se k tvorbě a využívání informačních systémů přistupuje jen jako k technické záležitosti založené na extenzivních rozvojových faktorech, zejména na rozsáhlých investicích, pak obvykle dochází k narušení manažerských požadavků na prioritu účelnosti informačních systémů, tj. jejich chápání jako informační podpory pro plnění strategických a dalších návazných cílů manažerské práce. Ani ten nejkvalitnější a nejmodernější informační systém manažera nenahradí. V tomto smyslu je nutné si uvědomit, že je nutné: chápat informační systém jako významný, ale přece jen jeden z komponentů podmiňujících úspěšnost organizace; tvorbu informačního systému a jeho účelné využívání založit na manažersky promyšlené „informační strategii“, která je součástí podnikatelské strategie firmy nebo je s ní integrovaně propojena; zabezpečit skutečnou podporu top vedení firmy záměrům na zdrojové zajištění, průběh procesu vytvoření a využívání informačního sytému; do procesu tvorby a využívání informačního systému zapojit jejich uživatele, zejména pak manažery, kteří znají současné a budoucí informační potřeby organizace; v týmové spolupráci projektantů informačního systému a rozhodujících budoucích uživatelů vyváženě uplatňovat nároky obou stran; stálou pozorností manažerů zdrojově zajistit neustálé tvůrčí přizpůsobování informačního systému potřebám účelného a účinného fungování a také včasné inovace informačního systému jako celku.
5. VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V PRAXI ORGANIZACE VEŘEJNÉHO SEKTORU Výkonné počítače, datové sklady, internet, to jsou elementy, které vytvářejí podmínky pro zkvalitnění a zrychlení různých řídících aktivit o výrazně zrychlují komunikaci (přenos informací, diskusní skupiny apod.); o poskytují pružné zpracování informací, o řadu podpůrných modelů pro rozhodování, o usnadňují skladování rozsáhlých datových souborů;
rozvoj nových možností = využití moderní výpočetní a komunikační techniky jako prostředku podpory pro realizaci klíčových cílů organizace veřejného sektoru. Komunikace prostřednictvím internetu může mít různé podoby. Nejjednodušší je vytvoření informativních webových stránek. Internet do jisté míry obrací tradiční postavení reklamy, kdy informacemi neútočíme na občana (zákazníka), ale občan (zákazník) sám si vyhledává informace o výrobku. Je zřejmé, že větší šanci na úspěch bude mít ta organizace, která umožní přes internet individuální konfiguraci služby či dodávky. Nabídka přes internet ztrácí lokální charakter. Náročnější aplikace komunikace po internetu předpokládají nejen volbu služeb či výrobků, ale i objednávání a zaplacení prostřednictvím internetu. V tomto případě je třeba vyřešit bezhotovostní digitální styk s bankou, vyřešit pružné a přitom levné dodání služby či výrobku občanovi (zákazníkovi), atd. Od řízení produktů k řízení zákazníků Další uvažovaná aplikace je orientace na zákazníka v podobě individuálního přístupu ke každému zákazníkovi. Její podstatou není prvotřídní znalost produktů, ale co nejúplnější znalost zákazníka, přehled o jeho potřebách požadavcích, podmínkách či prostředí, kde výrobek či službu používá. Cílem je připravit pro konkrétního zákazníka nabídku konkrétního výrobku – marketing one-to-one. Díky databázím lze provádět určité rozdělování zákazníků. U dominantní skupiny zákazníků lze uvažovat o osobních kontaktech, o nabídce výhodných služeb či produktů.
ZÁVĚREM Běžné využívání informačních systémů v řízení klade další nároky na kvalifikaci manažerů, kteří musí pochopit úlohu informačních technologií i systémů v současném řízení, zvládnout základní míru počítačové gramotnosti, být schopni definovat požadavky na výstupy, které jim informační systém má v procesu řízení poskytovat, umět tyto výstupy využívat v řídící praxi. Kontrolní otázky. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Charakterizujte místo informačních systémů v praxi manažera. Jak lze vymezit požadavky manažera na počítačem řízený informační systém? Které jsou klíčové faktory rozvoje informačních systémů? Které efekty rozvoje informačních systémů jsou v práci manažera aktuální? Jak lze charakterizovat vztah manažera k informačnímu systému? Jaké jsou možnosti využití počítačů v praxi organizace, úřadu veřejného sektoru ? Jaké nároky na kvalifikaci manažera klade využívání informačních systémů?
