Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

2013

Klára Muziková

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví Katedra finanční účetnictví a auditingu Studijní obor: Účetnictví a finanční řízení podniku

Využití elektronické výměny dat pro účely účetního výkaznictví a pro komunikaci s veřejnou správou

Autor bakalářské práce: Klára Muziková Vedoucí bakalářské práce: Ing. Gabriela Ďurianová Rok obhajoby: 2013

Čestné prohlášení: Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma „Využití elektronické výměny dat pro účely účetního výkaznictví a pro komunikaci s veřejnou správou“ jsem vypracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další prameny jsem řádně označila a uvedla v přiloženém seznamu.

V Praze dne ……….

………………...... Klára Muziková

Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala vedoucí mé bakalářské práce Ing. Gabriele Ďurianové za její vstřícný přístup, cenné podněty, připomínky a rady. Zároveň děkuji Marii Balkové, hlavní účetní ve firmě Kámen Hudčice, s. r. o. za čas a informace, které mi o firmě poskytla.

Abstrakt Tato práce se zabývá zkoumáním možností využití elektronické výměny dat jak pro účely účetního výkaznictví, tak i pro komunikaci s veřejnou správou. Úvod je zaměřen na teoretické vymezení účetní závěrky a následně autorka přechází do tématu elektronické výměny dat v účetnictví. Další části determinují trendy a vývoje užití elektronické výměny dat ve světě i v České republice. V praktické části je pak zkoumán středně velký podnik v ČR a jeho systém způsobu účetního vykazování a komunikace se státní správou. Práce potvrzuje, že způsob využití elektronický výměny dat v ČR není na dobré úrovni. Po přečtení by měla v čtenáři vzbuzovat myšlenku inovace v dosavadním způsobu výkaznictví a komunikace s úřady.

Klíčová slova: elektronická výměna dat, výkaznictví, elektronická komunikace, účetní závěrka

Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 1 1 Účetní závěrka dle české legislativy ...................................................................................... 3 1.1 Účetní závěrka jako součást účetní uzávěrky ................................................................. 3 1.2 Části ................................................................................................................................ 5 1.3 Povinnost zveřejnění ....................................................................................................... 8 2 Elektronická výměna dat ....................................................................................................... 9 2.1 XML ............................................................................................................................... 9 2.2 XBRL (Extensible Business Reporting Language) ........................................................ 9 2.3 EDI (Electronic Data Interchange) ............................................................................... 10 3 Současný stav podnikového účetního výkaznictví na internetu .......................................... 12 3.1 Standard Business Reporting ........................................................................................ 12 3.2 Společnosti registrované na burze ................................................................................ 14 4 Trendy a vývoje užití elektronické výměny dat v účetnictví ............................................... 16 4.1 Elektronický podpis ...................................................................................................... 16 4.2 Elektronické portály veřejné správy a informační systém datových schránek ............. 17 4.3 E-Services ..................................................................................................................... 20 5 Využití elektronické výměny dat v praxi ............................................................................. 23 5.1 Úvod – představení společnosti Kámen Hudčice, s. r. o. ............................................. 23 5.2 Výkazy a přehledy jako součást komunikace s orgány veřejné správy a dalšími institucemi..................................................................................................................... 24 5.3 Analýza využití elektronické výměny dat v podniku v současné době ........................ 29 5.4 SWOT analýza společnosti ve vazbě na elektronickou výměnu dat ............................ 31 5.5 Návrh na zlepšení ......................................................................................................... 33 Závěr ......................................................................................................................................... 36 Seznam použité literatury a zdrojů ........................................................................................... 38 Seznam obrázků, grafů, tabulek a příloh .................................................................................. 41 Přílohy ...................................................................................................................................... 42

Úvod Elektronická výměna dat se dnes staví do popředí zájmu společnosti, ať již se mluví o informačních technologiích obecně či konkrétně v účetnictví nebo ve výkaznictví podniku, přinášejí do světa nový pohled na tuto disciplínu finančního účetnictví. Elektronizace účetnictví jako takového, ať mluvíme třeba o účetních programech, se stává denním chlebem mnoha společností. Značné množství podniků se v dnešní době staví k elektronické výměně dat docela skepticky. Svou roli tu hraje nepochybně i psychologie člověka, která vzbuzuje nedůvěru k elektronickým dokumentům. Bezesporu k tomu patří strach ze ztráty dat a prvotní nechuť pracovníků učit se novým věcem. Jinak tomu není ani v České republice (konkrétně v případě zkoumaného podniku v praktické části této práce). Myslím si, že v oblasti elektronického účetního výkaznictví a komunikace se státní správou je toho mnoho neprozkoumáno, a proto jsem se rozhodla na ne zcela známých skutečnostech probádat, jak je to s využitím elektronické výměny dat v ČR. Cílem práce je seznámení čtenáře s danou problematikou a poukázání na možnosti využití elektronických prostředků v účetním výkaznictví. Kromě tématu účetní závěrky je práce zaměřena i na související oblast a tou je komunikace s orgány veřejné správy, která bezesporu navazuje na účetní výkaznictví. V rámci komunikace s orgány státní správy je zmíněna i daňová problematika. Zároveň se zde objasňují možnosti dalšího vývoje do budoucna, které korespondují s novými nápady vycházející ze současných světových trendů. Na příkladu konkrétního podniku jsou prošetřeny současné schopnosti využití elektronické výměny dat při vykazování účetních informací. Pro tuto práci je zvolena následující hypotéza: Využívá zkoumaný podnik dostatečně elektronickou výměnu dat pro účely účetního výkaznictví a komunikaci s veřejnou správou. V teoretické části je použita metoda analýzy zkoumaného jevu. Na práci je nahlíženo i metodou komparace dnešních trendů u nás a v zahraničí. V praktické části je postupováno metodou pozorování. Většina poznatků je získána formou rozhovorů s hlavní účetní. V posledních oddílech práce je použita metoda indukce, která z prolínání poznávaných jevů vyúsťuje do následné mikroekonomické interpretace. Obsahem první kapitoly je teoretické vymezení účetní závěrky v českém prostředí a obeznámení s povinností jejího zveřejňování. Ve druhé kapitole jsou popsány jednotlivé způsoby elektronické výměny dat, kdy postupně na sebe tyto formáty navazují a vytváří celek. První dva formáty jsou značkovací jazyky vykazování podnikových dat na internetu. Třetí 1

kapitola se věnuje tématu Standard Business Reporting ve světě, neboli podnikovým a účetním vykazováním na internetu a součástí kapitoly je ještě zveřejňování účetních závěrek podniků registrovaných na burze. V následující kapitole jsou uvažovány trendy související s elektronickou výměnou dat – elektronický podpis, elektronické portály veřejné správy či informační systém datových schránek a elektronické služby ve světě. Praktická část je věnována analýze prostředí elektronické výměny dat v podniku Kámen Hudčice, s. r. o., ze které pak následně vyplývá návrh na zlepšení způsobu vykazování a komunikace s úřady.

2

1 Účetní závěrka dle české legislativy1 1.1 Účetní závěrka jako součást účetní uzávěrky Účetní závěrka je veřejným dokumentem, ke kterému mají přístup nejen interní pracovníci, a proto je nutné k jejímu vypracování přistupovat s důležitostí. Správné sestavení účetní závěrky je jedním z hlavních principů účetnictví, při nedodržení této zásady by účetnictví nebylo úplné. Po zaúčtování všech účetních případů týkajících se daného účetního období může účetní jednotka začít s vyhotovením účetní závěrky. Dle účelu se vyhotovuje účetní závěrka řádná a mimořádná. Řádná se zpracovává vždy k poslednímu dni účetního období a mimořádná v případě např. vstupu do likvidace. U obou dochází k uzavření účetních knih. Dále může podnik, pokud mu to ukládá zvláštní právní předpis, ještě vypracovat mezitímní účetní závěrku v průběhu účetního období. Při tomto procesu se neuzavírají účetní knihy. Uzavírání účetních knih probíhá tak, že se nejprve vypočtou obraty MD a D jednotlivých syntetických účtů, následně probíhá určení daně z příjmu, zaúčtování splatné a odložené daně a popřípadě i účtování o rezervě na daň z příjmů. Poté se přesunou konečné stavy nákladových a výnosových účtů na účet zisků a ztrát a stejně tak i konečné zůstatky účtů aktiv a pasiv se přenesou na konečný účet rozvažný. Nakonec se zjistí výsledek hospodaření jako rozdíl výnosů a nákladů na účtu zisků a ztrát s podvojným zápisem ve prospěch konečného účtu rozvažného. Tyto činnosti jsou podkladem pro sestavení účetní závěrky. Z konečného účtu rozvažného se vyhotovuje výkaz rozvaha a z účtu zisků a ztrát je pak sestaven výkaz zisků a ztráty, kde se naleznou informace o způsobu vytvoření výsledku hospodaření.2

Obsahové předpoklady informací obsažených v účetní závěrce Informace zahrnuté v účetní závěrce musí být: -

„Spolehlivé a to tak, aby podávaly věrný a poctivý obraz o účetní jednotce a zároveň informace musí být úplná a včasná, tj. je získána ve správném čase z hlediska její významnosti a nákladů na její získání.

1 2

Převážná část čerpána z učebnice D. Kovanicová – ABECEDA účetních znalostí pro každého XX.vydání. J. Strouhal – Účetní závěrka- 2011.

3

-

Srovnatelné tehdy, jestliže účetní metody jsou užity způsobem, který vychází z předpokladu, že účetní jednotka bude nepřetržitě pokračovat ve své činnosti i v dohledné budoucnosti a nenastává u ní žádná skutečnost, která by tento výrok vyvrátila, použité účetní metody musí účetní jednotka uvést v příloze, změny v uspořádání a označování položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty smí účetní jednotka měnit pouze z důvodů změny předmětu podnikání nebo jiné činnosti anebo z důvodů zpřesnění věrného zobrazení nebo zkvalitnění vypovídací schopnosti účetní závěrky.

-

Srozumitelné a posuzují se z hlediska významnosti, přičemž informace je považována za závažnou, jestliže by její neuvedení nebo chybné uvedení mohlo ovlivnit úsudek a rozhodování uživatele účetní závěrky.“3

Uživatelé účetních informací Účetní závěrka poskytuje manažerům zdroj informací pro operativní i strategické řízení, pro externí uživatele představuje možnost udělat si představu o finanční pozici a výkonnosti podniku. Externími uživateli jsou: -

vlastníci,

-

investoři,

-

dodavatelé,

-

odběratelé,

-

zaměstnanci,

-

banky,

-

stát,

-

veřejnost.4

Prováděcí vyhláška k podvojnému účetnictví č. 500/2002 Sb., kterou se uskutečňují některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví5 upravuje veškeré povinnosti spojené s účetní závěrkou a jejími jednotlivými součástmi. V této vyhlášce je také psáno o dvojím způsobu sestavování účetní závěrky, buď v plném, nebo ve zjednodušeném rozsahu. V plném rozsahu vyhotovují účetní závěrku akciové společnosti a účetní jednotky, které jsou povinny mít účetní závěrku ověřenou auditorem. V ostatních případech, pokud nestanoví zákon jinak, lze vypracovat účetní závěrku ve zjednodušeném rozsahu.

3

Dle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví § 7 a 19. Vašek a kol. – Finanční účetnictví a výkaznictví -2012. 5 Dále jen zákon o účetnictví. 4

4

1.2 Části Roční účetní závěrka se skládá z těchto výkazů: -

rozvaha (bilance),

-

výkaz zisku a ztráty,

-

příloha.

Kromě těchto tří výkazů mohou účetní jednotky v rámci přílohy sestavovat ještě další dva výkazy: -

přehled o peněžních tocích,

-

přehled o změnách vlastního kapitálu.

Rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu mají účetní jednotky vždy vypracovat obligatorně. Sestavit přehled o peněžních tocích a o změnách vlastního kapitálu musí pouze vybrané účetní jednotky, u ostatních záleží na rozhodnutí podniku.

Rozvaha Rozvaha by měla poskytovat informace o funkčním uspořádání aktiv (dělení na oběžná a dlouhodobá), dále také vypovídat o schopnosti podniku splatit svoje závazky, o finanční struktuře (výše vlastních a cizích zdrojů), o skladbě vlastního kapitálu s ohledem na zdroje financování – interní a externí. Aktiva Položky aktiv jsou uspořádány podle míry schopnosti přeměnit se na peníze. Ke každé položce se přiřazuje hodnota jejího stavu na začátku a na konci účetního období. Stav na začátku účetního období se vykazuje v ocenění netto a jeho sloupec se označuje názvem Minulé období – netto. Stav majetku za vykazované období se člení na tři sloupce. 1. sl. – Brutto, 2. sl. – Korekce a 3. sl. – Netto. Pasiva Položky pasiv jsou tříděny podle zdrojů krytí majetku na vlastní a cizí. Obsahují pouze dva sloupce za běžné a minulé období. Pasiva nemohou mít korekci formou opravných položek, proto se zde v názvu sloupce neobjevuje slovo netto. Závazky a také pohledávky se v rozvaze zapisují v závislosti na délce zbývající doby do jejich splatnosti.

5

Výkaz zisku a ztráty Výkaz zisku a ztráty podává informace o finanční výkonnosti podniku. Položky se člení dle účelu financování na činnost provozní, finanční a mimořádnou. Z každé části pak je vyčíslen výsledek hospodaření, přičemž souhrnný výsledek za část provozní a finanční nazýváme výsledkem hospodaření za běžnou činnost a za všechny tři činnosti pak celkovým výsledkem. Hodnotové údaje jsou zde oproti údajům v rozvaze částkami tokovými, tedy narůstající po celé účetní období. Výkaz zisku a ztráty lze vypracovat v druhovém nebo v účelovém členění nákladů.

Příloha k účetním výkazům Přílohu si může každý podnik, co se týče vzhledu, libovolně upravit, avšak obsahové náležitosti musí splňovat dle uvedené vyhlášky. Jedinými požadavky na formu jsou v zásadě přehlednost a srozumitelnost. V obsahu by se měly objevit obecné informace o podniku, sdělení o použitých metodách, o uplatnění obecných účetních zásad a další doplňující údaje. Měly by zde být sepsány údaje, které nelze vyčíst z rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Dále se zde interpretují významné položky, které jsou důležité pro rozbor a posouzení finanční a majetkové situace a výsledku hospodaření podniku.

Přehled o peněžních tocích Přehled o peněžních tocích, mnohdy nazývaný také jako výkaz cash flow, nepodává informace pouze o změně stavu peněz, ale i o změně peněžních ekvivalentů. Peněžní toky jsou chápány jako příjmy a výdaje peněžních prostředků a zvýšení či snížení stavu peněžních ekvivalentů za daný časový úsek. Peněžní toky jsou rozděleny do tří částí: -

Provozní činnost zahrnující položky základní výdělečné činnosti a shodující se přibližně s běžnou činností ve výkazu zisku a ztráty.

-

Investiční činnost obsahuje pořízení a vyřazení dlouhodobého majetku a činnosti spojené s poskytováním úvěrů, které nepatří do provozní činnosti.

-

Finanční činnost tvoří aktivity spojené se změnami vlastních i cizích dlouhodobých zdrojů.

Peněžní toky z provozu můžeme vypočítat dvojím způsobem, přímým a nepřímým, zatímco toky spojené s investicemi a financováním pouze přímou metodou. U přímé metody se postupuje tak, že se z rozvahy převezme změna stavu peněz a peněžních ekvivalentů. Nejjednodušší postup spočívá ve vyjmutí účtů pokladen a bankovních účtů a roztřiďování

6

veškerých příjmů a úbytků z těchto účtů do tabulky. Tato metoda je považována obecně za pracnější, proto se v praxi moc nevyužívá. U nepřímé metody zjednodušeně řečeno výkaz zahajuje na prvním řádku výsledek hospodaření z běžné činnosti před zdaněním, k němu se postupně přičítají a odčítají nepeněžní náklady, výnosy a neprovozní položky. Dále se upravuje o změnu stavu rozvahových položek (zásob, pohledávek, krátkodobého majetku nezačleněného do peněžních ekvivalentů a přechodných účtů aktiv, krátkodobých provozních závazků včetně přechodných účtů pasiv). Poté zjistíme, proč se peněžní tok nerovná výsledku hospodaření. Na posledním řádků se dostáváme k samotnému vyčíslení peněžních toků.

Přehled o změnách vlastního kapitálu Jak již název napovídá, tento přehled se sestavuje proto, aby účetní jednotka mohla identifikovat příčiny změn u jednotlivých složek vlastního kapitálu a to za běžné i předcházející účetní období. Zvýšení či snížení vlastního kapitálu mohly vyvolat transakce typu vklady do vlastního kapitálu, výplata dividend či podílů na zisku.

Výroční zpráva Účetní jednotky, které jsou dle zákona o účetnictví povinny mít ověřenu účetní závěrku auditorem, sestavují kromě výše uvedených přehledů ještě výroční zprávu. Tato zpráva by měla podávat finanční i nefinanční informace zejména o činnostech managementu a to jak v minulosti, tak i budoucí plány. Dále by měla poskytovat informace o významných skutečnostech, které nastaly až po rozvahovém dni, aktivitách v rámci výzkumu a vývoje. Výroční zpráva zahrnuje vždy též účetní závěrku a zprávu o auditu.6

6

Čerpáno ze zákona o účetnictví.

7

1.3 Povinnost zveřejnění Dle § 21a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví jsou povinny zveřejňovat účetní závěrku všechny účetní jednotky zapsané v Obchodním rejstříku. Jedná se o předložení účetní závěrky, popř. i výroční zprávy do sbírky listin obchodního rejstříku. Zároveň od 1. 1. 2007 platí, že podnikatelé musejí dle vyhlášky č. 562/2006 Sb., o digitalizaci obchodního rejstříku předávat tyto listiny v elektronické podobě a to ve formátu PDF7 nebo na datovém nosiči CDR zaslaném poštou rejstříkovém soudu. Účetní závěrky jsou pak uživatelům internetu zpřístupněny na webovém portálu justice.cz.8 Dle zákona o účetnictví je lhůta pro auditované účetní jednotky stanovena na dobu do 30 dnů po ověření účetní závěrky auditorem a po schválení k tomu příslušným orgánem, nejdéle však do konce následujícího účetního období. Pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku platí obecná úprava § 38k odst. 1 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, podle níž mohou být listiny zaslány bez zbytečného odkladu od vzniku rozhodné skutečnosti. Některé právnické osoby na své povinnosti nedbají, a přesto pod hrozbou sankcí své výkazy nezveřejňují. 9 Jak publikovala ve svém článku Komora certifikovaných účetních, především malé firmy nezveřejňují svoje účetní závěrky. Týká se to až 70 % podnikatelů v našem hlavním městě, kteří nedodržují zákon o účetnictví. Od roku 2006 dokonce 63 % subjektů ve zkoumaných regionech nesplňuje povinnost vydat svojí účetní závěrku rejstříkovému soudu. V současnosti kázeň podniků upadá a to především u společností s ručením omezeným, nejčastější formy právnických osob u nás. Sankce za nesplnění této povinnosti je přitom nemalá, nařizuje jí rejstříkový soud a činí dle zákona o účetnictví nejvýše 3 % hodnoty aktiv celkem. Dále mohou firmy dostat pokutu v řádech deseti tisíc korun za nesplnění zákonných povinností dle zákona o přestupcích.10

7

PDF – Portable Document Format (přenosný dokumentový formát). Vyhláška č. 562/2006 Sb., o digitalizaci obchodního rejstříku. 9 Viz http://www.podnikatel.cz/clanky/nezapomente-zverejnit-ucetni-zaverku/. 10 Viz http://www.komora-ucetnich.cz/files/useruploads/kcu_tz_zverejnovani_zaverky.PDF. 8

8

2 Elektronická výměna dat 2.1 XML Rozmach výpočetní techniky vyvolal nátlak na zpracování informací prostřednictvím počítače. Je žádoucí, aby uživatelé po celém světě mohli získat relevantní informace shodně prezentované předkladatelem i v případě jiného softwaru. Tímto způsobem se sdělují zprávy v prostředí účetního výkaznictví především ve velkých kapitálových společnostech, které obchodují na burzách ve světě, takže je nutno zde zaručit předložení výkazů v různých jazycích či měnách. Tato skutečnost se stává příležitostí pro rozvoj informačních systémů v podobě vyvinutí programovacího jazyka založeného na obsahovém označení úseků datových souborů, který by nesystematická data přetvořil v systematická s označením důležitosti. Řešení se nachází v XML (z angl. Extensible Markup Language), což představuje systém značkování dat v jakémkoli oboru lidské činnosti. Pro informace z oblasti účetního výkaznictví je využíváno jiné modifikace tohoto jazyka, pojmenovaného XBRL. 11 Níže bude vysvětleno více o tomto druhu programovacího jazyka. Mezi další jazyk používající značky patří HTML (HyperText Markup Language), který ovšem nerozeznává význam obsahu zdrojového kódu, jak je patrno z následujícího obrázku. Obrázek 1: Rozdíl mezi HTML a XML/XBRL

HTML: 100 000

→ Zapíše údaj tučně

XML: 100 000

→Významově označí údaj Zdroj: KPMG – XBRL – Budoucí nástroj výkaznictví

2.2 XBRL (Extensible Business Reporting Language) 12 Jak již z anglického překladu vyplývá, tento formát je především spojen s vykazováním podnikových účetních údajů. Princip přenosu dat je založen na vytváření značek (tagů) vždy s označením jejich významu v souboru těchto obsahově strukturovaných dat. Obsahová a významová čitelnost jsou vzájemně propojeny, a proto pokud by nebyla zabezpečená regulace 11 12

Mejzlík – Účetní informační systémy – str. 131. Většina informací je čerpána z L. Mejzlík – Počítačem integrované řízení podniku.

9

obsahu prezentovaných údajů, nedocházelo by k významovému přínosu těchto dat. Tato předávaná data jsou obsahově regulována standardy (dle IFRS). IFRS představují Mezinárodní standardy účetního výkaznictví. Koncepce uspořádání účetní závěrky je zaznamenána ve standardu IAS 1 Sestavování a zveřejňování účetní závěrky a ve standardu IAS 7 Výkaz peněžních toků.13 Pokud se rozhodne podnikatel své výkazy sestavit dle IFRS a zveřejnit je ve formátu XBRL, zajistí tak uživatelům jednak obsahovou srovnatelnost, ale i významově správnou čitelnost údajů jakýmkoliv počítačovým systémem prakticky celosvětově. Aby bylo garantováno správné použití XBRL, byla vytvořena tzv. taxonomie, tedy jakýsi slovník datových prvků. Datové prvky jsou pak nositeli určitých informací a to nejen z hlediska popisu prvku, ale i vztahů k ostatním elementům, či k regulačním pravidlům. Každý element taxonomie nese informace o vymezení obsahu pojmu, prezentaci zveřejňovaného textu, kalkulaci výpočtu dané účetní položky, odkaz na regulační předpisy, pojmenování dané položky, souvislosti s dalšími informacemi v dokumentu, či podmínky vzájemných propojení. Jako příklad lze uvést položku stálých aktiv – nemovitý majetek, který se vypočítá z hodnoty stálých aktiv, v rozvaze se nachází pod položkou nemovitosti, stroje a zařízení a je regulován IFRS (IAS 1).14 Taxonomie může být vyvinuta jakoukoli institucí či organizací s dostatečnými odbornými a technickými znalostmi. Vznikla proto nezisková organizace XBRL International šířící používání XBRL v různých zemích na základě individuálních jurisdikcí. V roce 2002 XBRL International sestavila první taxonomii pro účetní závěrky sestavované dle IFRS za přispění Rady pro mezinárodní účetní standardy (International Accounting Standards Board - IASB). Dodnes tyto dvě instituce spolupracují na společném záměru – významové čitelnosti obsahově shodných informací.

2.3 EDI (Electronic Data Interchange) Zatímco XML/XBRL je v podstatě značkovací jazyk bez použití jakýchkoliv norem či standardů, EDI představuje elektronickou výměnu dat za předpokladu pevně dohodnutého formátu. Jeho využití je zúženo pouze na přenášení informací mezi podniky. Systém komunikace spočívá ve společném mezinárodním standardu pro elektronický přenos dat – UN/EDIFACT. Představte si situaci, že pošlete svému dodavateli objednávku v elektronické podobě a ten ji pomocí zautomatizovaného procesu ve svém informačním systému zanese do svého účetnictví. Předávaný doklad je tedy zachovaný v elektronické podobě a přispívá tak 13 14

Vašek a kol. – Finanční účetnictví a výkaznictví -2012. Více o XBRL taxonomie naleznete na webu www.xbrl.org.

10

k odstranění papírových dokumentů. Tento přenos dat se těší velké oblibě hlavně u velkých společností. Z hlediska malého podniku je ale tato inovace jak finančně, tak časově náročná. Nevýhodou také zůstává fakt, že většina podnikových systémů nedokáže „přečíst“ jazyk a syntaxi této komunikace.15

15

Čerpáno ze stránek: http://www.ccv.cz/elektronicka-komunikace-edi/co-je-edi/.

11

3 Současný stav podnikového účetního výkaznictví na internetu 3.1 Standard Business Reporting Myšlenka Standard Business Reportingu16 byla prvně vytvořena australskou vládou. Iniciativa je zaměřená na snížení administrativní zátěže podnikatelských subjektů při účetním či daňovém výkaznictví. Toto partnerství vlád by mělo přispět k podpoře dosažení bezproblémových národních ekonomik. Výsledkem by pak byla nejenom úspora nákladů na straně podnikatelů, ale i úspora nákladů i časového zatížení institucí veřejné správy. Důležité je podotknout, že přístup SBR není jen čistě záležitostí finančních orgánů, ale také by tato myšlenka měla být motivována vládou a celé politiky vedoucí ke snížení nemalé administrativní zátěže podnikatelského sektoru. Studie v Austrálii a Nizozemí prokázaly, že administrativní překážky spojené s výkaznictvím podnikatelů způsobují náklady zhruba 2,5 % HDP. Tyto studie také odhadují snížení těchto nákladů po zavedení přístupu SBR nejméně o 8 %.17

Princip SBR je založen na: -

vytváření národních taxonomií (ve spojení s jazykem XBRL, ale do budoucna už novými technologiemi) k užití při výkaznictví podnikatelů pro státní správu,

-

užívání národních taxonomií i k odstranění duplicitních či nepotřebných záznamů,

-

oprávnění k zužitkování taxonomie k usnadnění přímého reportingu určitých záznamů vycházejících z účetního či reportingového softwaru pro potřebu firem a jejich zprostředkovatelů (dodavatelů, externích účetních, daňových poradců),

-

zabezpečení zřízení efektivních mechanismů pro budoucí prostředí SBR (národní reportingový servis, webový portál, vstupní brána veřejné správy).

16 17

Dále jen SBR. Odkaz na studie zde : http://www.oecd.org/tax/administration/43384923.PDF.

12

Obrázek 2: SBR – sjednocené podání

Zdroj: OECD.org

Situace na předchozím schématu popisuje stav úplné implementace SBR, kdy podnikatelský subjekt zasílá konsolidovaný dokument obsahující nejrůznější hlášení, přiznání k daním, výkazy ke zveřejnění, formuláře atd. Tento dokument pak prochází vstupní bránou, tzv. komunikačním kanálem státní správy či portálem pro výkaznictví. Tato brána identifikuje zasílatele zprávy a rozdělí dokument pro příslušné orgány státní správy, kterým je pak následně odesílá. Některé zprávy či podání, které nejsou opakovaně zasílané v pravidelných intervalech lze úřadům posílat odděleně mimo sjednocené podání. Týká se to např. různých odhlášení a přihlášení k živnostenským a jiným úřadům. Tento model zasílání konsolidované zprávy neslouží jen při komunikaci se státní správou, ale také i mezi podniky navzájem. Podniky využívají nejrůznějších formátů k zaslání svých výkazů státní správě. U malých a středních podniků u nás převažuje preference papírových dokumentů, pro ně by proto bylo těžké se z tohoto „světa“ najednou přesunout do inovace jménem SBR. Tomuto kroku předchází nelehký úkol vlád spočívající ve standardizaci informací a zavedení jednotného formátu dat, prostřednictvím kterého budou zprávy čitelné v kterémkoli počítačovém zařízení. Vlády se tímto problémem zabývají již několik let. Většina těchto iniciativních vlád snažících se o implementaci SBR přišla na příznaky problémů spočívajících v databázích, které nejsou schopny spolu navzájem komunikovat. Dnešní technologie SBR, aby mohla fungovat účinně,

13

čerpá k počítačovému podávání zpráv značkovací jazyk XBRL18. V praxi různé orgány státní správy používají různé formáty pro přenos zpráv (EDI, XML atd.). Aplikace jednoho datového formátu a i jednoho datového slovníku (taxonomie) umožní usnadnění jednání podniků, účetních a především dodavatelů softwaru s vládními orgány. XBRL ukládá zvláštní syntaxi, která je interoperabilní napříč XBRL vyhovujícími systémy a také napříč organizacemi. SBR pak může posloužit k přenosu rychlé komunikace zasláním jedné zprávy několika institucím v reálném čase. Za výhody pro podnikatele se považuje: -

snížení administrativní zátěže při poskytování údajů pro státní správu,

-

snížení nákladů na přepracování a opětovné prezentování dat,

-

odstranění nutnosti znovu předložit údaje, které by mohly být odvozeny z předložených účtů a výpočtů během auditů,

-

efektivnější proces předávání/shromažďování dat napříč různými vnitřními odděleními ve vnitropodnikových střediscích společnosti,

-

zvýšení interoperability finančních transakcí,

-

lepší interakce s bankami pro žádosti o úvěry,

-

lepší kvalita dat (méně ručního zásahu),

-

vyvarování se pokut za nedodržení zákonných povinností o předkládání informací,

-

zvýšená možnost změny poskytovatele softwaru v budoucnu.19

3.2 Společnosti registrované na burze V poslední době se stále rostoucí globalizací a nátlakem kapitálového trhu se ztenčuje míra zákonné regulace běžného účetnictví a upevňuje se postavení regulace na principu účetního výkaznictví. Finanční účetnictví se na podkladu zveřejňovaných účetních informací stává podnětem k získání názoru externího uživatele na finanční zdraví a budoucí vývoj firmy. V rámci této regulace po linii účetních výkazů se berou na vědomí nároky kladené na účetní výkazy ze strany vlastníků, manažerů firem i státních institucí. Poté jsou tyto požadavky většinou začleněné i v neúčetních legislativních normách (v obchodních zákonících, zákonech o burzách, zákonech o cenných papírech aj.).20

18

Představení jazyka XBRL viz kapitola Elektronická výměna dat na str.9. Celá podkapitola čerpána ze zdroje: http://www.oecd.org/tax/administration/43384923.PDF. 20 Dle učebnice Finanční účetnictví – Světový koncept – Kovanicová. 19

14

Společnosti registrované na burze neboli obchodníci s cennými papíry se řídí kromě zákona o účetnictví ještě zákonem č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu a co se týče povinnosti zveřejňování, musí tyto společnosti podle § 16 tohoto zákona předkládat do 4 měsíců po skončení účetního období svou výroční zprávu a konsolidovanou výroční zprávu České národní bance.21 ČNB pomocí aplikace Centrální úložiště regulovaných informací zveřejňuje údaje, které jsou povinni emitenti kótovaných cenných papírů zasílat. Cílem tohoto webového portálu je zpřístupnit tato data široké veřejnosti tak, aby k nim byl zajištěn lehký, bezplatný a nezvýhodňující přístup pro některé uživatele. V Centrálním úložišti najdeme např. výroční zprávu a pololetní zprávu emitenta, mezitímní zprávu, celkový počet hlasovacích práv a výši základního kapitálu, vnitřní informace, manažerské transakce, informace související s valnou hromadou nebo schůzí vlastníků dluhopisů, oznámování podílů na hlasovacích právech emitenta. Emitenti tyto obligatorní informace zasílají pomocí webového rozhraní pro sběr informačních povinností a registraci subjektů.22 ČNB dále ustanovuje pravidla způsobu zveřejňování údajů pro obchodníky s cennými papíry následujícím způsobem. Obchodník s cennými papíry má předkládat požadované informace v českém jazyce na své internetové adrese prostřednictvím souboru v běžně používaném formátu umožňujícím jeho stažení (PDF).23 Obchodní společnosti, které jsou emitentem cenných papírů přijatých k obchodování na evropském regulovaném trhu, podléhají povinnosti účtovat a sestavit účetní závěrku dle mezinárodních účetních standardů upravených právem Evropské unie. 24

21

Dle § 16 zák. č.256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu. Čerpáno ze stránek http://www.cnb.cz/cs/dohled_financni_trh/vykon_dohledu/informacni_povinnosti/vykaznictvi_info_povinnost_emitentu_cp/. 23 Dle § 210 části sedmé vyhlášky č. 123/2007 Sb. v pozdějším znění. 24 Dle § 19a zákona o účetnictví. 22

15

4 Trendy a vývoje užití elektronické výměny dat v účetnictví 4.1 Elektronický podpis V médiích se spekuluje o tom, že by si měla elektronický podpis pořídit do budoucna každá firma či podnikatel. V dnešní době mají podnikatelé zatím pouze právo si tuto službu opatřit od přijetí zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu.25 Elektronickým podpisem se myslí jistý kód, který umožňuje identifikovat autora a také zaručit, že podepsaná zpráva nebyla pozměněna. E-podpis by měl plnit v podstatě stejnou funkci jako vlastnoruční podpis a také ulehčit administrativní zátěž subjektů spojenou s docházením mimo jiné na finanční, městské, obecní úřady, do pojišťoven či bank. V zákoně o elektronickém podpisu se hovoří o uznávaném elektronickém podpisu jako o zaručeném elektronickém podpisu, který je podložen

kvalifikovaným

certifikátem

zřízeném

akreditovaným

poskytovatelem

certifikačních služeb, a ve kterém lze nalézt údaje vyjadřující jednoznačnou identifikaci podepisující osoby.26 V současnosti existují tři společnosti reprezentující akreditované poskytovatele: -

První certifikační autorita, a. s.

-

Česká pošta, s. p.

-

eIdentity, a. s.

Ze všech společností poskytuje nejlevnější služby Česká pošta. V roce 2013 stojí kvalifikovaný certifikát 396 Kč vč. DPH. Oproti předchozím letům je zde patrné zdražení. Po zavedení služeb v roce 2005 nabízel tento státní podnik stejný osobní certifikát za 190 Kč. Služba je ovšem časově omezená pouze na 1 rok, takže si podnikatelé musejí každým rokem obnovovat své elektronické podpisy. Z vlastnění elektronického podpisu vyplývají jisté výhody, jsou jimi např. bezpečná elektronická komunikace, snížení administrativních nákladů na provoz. Nevýhody se pak shledávají v krátkodobé platnosti certifikátů, finanční zátěži na pořízení či administrativní náročnosti pořízení a používání elektronického podpisu.

25 26

Pro elektronický podpis je používáno i zkráceného výrazu e-podpis. Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů.

16

Jak vyplývá z průzkumu serveru Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR, která v roce 2011 oslovila 324 respondentů z této skupiny, zhruba polovina účastníků průzkumu používá elektronický podpis. Daňové přiznání elektronickým způsobem předkládá pouze zhruba pětina dotázaných společností. Většina (60 %) podnikatelů nechce své daňové přiznání podávat elektronicky.27 Graf 1: Vlastníte elektronický podpis?

Elektronický podpis 3% 46% ANO

51%

NE NEVÍM

Zdroj: www.amsp.cz

Předchozí graf uvádí, že celých 46 % respondentů v roce 2011 ještě nevlastnilo elektronický podpis. Důvody, proč je tento podíl tak vysoký, jsou následující. Respondenti dosud neviděli nutnost zřídit si elektronický podpis, využívají jiné formy elektronické komunikace s úřady, jako je např. datová schránka, která nepotřebuje doložení kvalifikovaným certifikátem, další důvody pak jsou subjektivního charakteru např. nedůvěra v elektronickou formu komunikace nebo dosavadní obvyklý způsob práce. Motivaci podnikatelů stále omezují náklady spojené s pořízením a používáním e-podpisu.

4.2 Elektronické portály veřejné správy a informační systém datových schránek Každý podnikatel odevzdává minimálně přiznání k dani z příjmů, účetní jednotky zapsané v obchodním rejstříku zveřejňují své výkazy a mají povinnost si pro účely komunikace s veřejnou správou zřídit datovou schránku (o této povinnosti více na následující stránce). Možnosti předkládání výkazů elektronickým způsob jsou různé. Některé z cest, kterými si tyto činnosti podnikatelé usnadňují, popisují následující řádky. 27

Průzkum zde: http://www.amsp.cz/uploads/dokumenty/Pruzkum_C8_WEB.PDF.

17

Na stránkách Daňového portálu – Elektronické služby finanční správy ČR lze vyplnit nejrůznější elektronická podání finanční správy jak pro fyzické, tak pro právnické osoby. Na těchto stránkách lze nalézt aplikaci daňová informační schránka, která je ovšem přístupná pouze pro majitele elektronického podpisu. Elektronická podání pro finanční správu se dají vyhotovit, i pokud nevlastníte elektronický podpis, což je výhoda zvláště pro drobné podnikatele. Pro účely této práce následující řádky tohoto odstavce pojednávají o přiznání k dani z příjmů právnických osob. Jednoduchý průvodce navede uživatele na jednotlivá políčka přiznání, na konci formuláře v případě chyb včas zahlásí, kde je něco významného opomenuto. Před samotným odesláním příslušnému úřadu si jde stáhnout vyplněný soubor do počítače ve formátu PDF a zkontrolovat si finální verzi dokumentu. Průvodce také nabídne uložení do datové schránky ve formátu XML. Subjekty, které nevlastní elektronický podpis zde mají povinnost po odeslání vyplněného přehledu ještě vytisknout potvrzení o odeslání formuláře a s ním pak zajít na příslušný finanční úřad. Zde je administrativní překážka vyřešena jen napůl, protože na úřad se musí i přes vyplnění touto elektronickou cestou bez elektronického podpisu.28 Právnické osoby jsou povinny si od 1. listopadu 2009 zřídit datovou schránku. Datová schránka je dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů definována jako elektronické úložiště, které bezplatně slouží fyzickým a právnickým osobám k doručování dokumentů orgánům veřejné moci.29 Pro práci v Informačním systému datových schránek se vyžaduje určitá znalost informačních technologií. Z prezentace zveřejněné na stránkách ČSÚ – E-government v číslech je patrné, že za rok 2011 více než polovina podniků odeslala veřejné správě dokument datovou schránkou.30 V rámci tohoto šetření bylo vyzkoumáno, že 54 % organizací zasílalo touto cestou dokumenty a 75 % podniků touto cestou dokumenty od veřejné správy přijímalo. Oproti šetření v roce 2009 je zaznamenán nárůst o 26 procentních bodů při zasílání a o 10 p. b. při přijetí dokumentu.31 Český statistický úřad zveřejnil v roce 2012 statistický průzkum týkající se elektronické výměny dat. Z celkových údajů byly vyčleněny pouze údaje o elektronické výměně dat při komunikaci s institucemi veřejné správy. Z již zmíněné prezentace E-government v číslech bylo zjištěno, že v roce 2011 předložilo úplné elektronické podání 23 tis. podniků. Z toho 28

Viz https://adisepo.mfcr.cz/adistc/adis/idpr_pub/dpr/uvod.faces. Dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. 30 Ze zdroje: http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/e_government_v_cislech_prezentace_ktera_zaznela_na_konferenci_isss_2013_v_hradci_kralove/$File/isss_egov_2013_csu_mana_skarlandtova.PDF. 31 Http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/vyuzivani_it_v_podnicich_vysledky_za_leden_2012/$File/analyza.PDF. 29

18

daňových přiznání bylo podáno tímto způsobem 15,8 tis. ČSÚ byla zaslána třetina výkazů elektronicky. Pro vysvětlení grafu na následující stránce, úplným elektronickým podáním je myšleno vyplnění administrativních formulářů na webovém portálu dané instituce veřejné správy a odeslání elektronickou cestou. Pro tento úkon může být vyžadován elektronický podpis, avšak již bez dalších administrativních činností. Jsou zde zmíněné typy služeb umožňující elektronická podání. Téměř 60 % ze všech podniků odevzdalo v roce 2011 své podání elektronicky. Oproti roku 2005 se situace markantně zlepšila, tehdy odeslalo úplné elektronické podání pouhých 14 % podniků. V grafu jsou dále rozdělené podniky do skupin podle velikosti na malé, střední a velké, přičemž malé zahrnují podniky s 10 – 49 zaměstnanci, střední s 50 – 249 pracovníky a velké s 250 a více pracovníky.32 V médiích se objevuje myšlenka e-government. Instituce naznačené v grafu mají každá zřízený vlastní webový portál, díky kterému lze podání vyplnit a poslat. Každá z těchto institucí pak má nastavený vlastní způsob, pomocí něhož lze vyplnit přehled ručně. ERP systém v podniku by měl umět importovat data z účetnictví do tohoto programu tak, aby bylo možné na „pár“ kliknutí poslat výkaz. Původní myšlenka e-governmentu v ČR směřovala k zavedení jednotného informačního systému pro všechny orgány veřejné správy. Tento přístup se ale neujal velké pozornosti a pro počáteční nákladovou zátěž byl nakonec zamítnut.33 Toto pojetí je spjato i s již uvedenou tezí Standard Business Reportingu. Na počátku května 2013 spouští Správa základních registrů nový portál – Service Desk Manager. Správa základních registrů se snaží o jednoduchý přístup občanů, podnikatelských subjektů v komunikaci s úřady, územní samosprávou a státními orgány. Na jejich stránkách najdete mnoho informací týkající se této problematiky. Přes tuto webovou stránku se lze dostat na další stránky veřejné správy – Portál veřejné správy a Czech Point.34

32

Viz http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/e_government_v_cislech_prezentace_ktera_zaznela_na_konferenci_isss_2013_v_hradci_kralove/$File/isss_egov_2013_csu_mana_skarlandtova.PDF. 33 Vellendorfová – Diplomová práce – E-government. 34 Čerpáno z http://www.szrcr.cz/.

19

Graf 2: Úplné elektronické podání v podnicích v ČR podle typu služby

Úplné elektronické podání v podnicích ČR 100%

90,6%

90%

78,6%

80% 70% 60%

53,5%

50% 40% 30% 20% 10% 0% malé

střední

velké

přiznání k dani z příjmů právnických osob

přiznání k DPH

služby ČSSZ

služby zdravotních pojišťoven

celní řízení

elektronická podání celkem Zdroj: ČSÚ - 2012

4.3 E-Services Současný trend ve světě se ubírá směrem k elektronickým servisním službám, které umožňují plátcům daně zjednodušený přístup k finančním orgánům. Podřízená organizace OECD Centrum pro daňovou politiku a správu zkoumá několik let začlenění e-services jako možných přístupů finanční správy k daňovým subjektům. Chce tím tak zajistit efektivitu a kvalitu těchto služeb založených na internetovém prostředí. Výzkum prováděný celosvětově napříč zeměmi zaznamenal ve sledovaném období určitý progres, zatímco v roce 2004 poskytovaly e-services 75 % základních daňových transakcí, v roce 2008 už vzrostly podíly těchto transakcí na 96 % v poměru ke komplexní nabídce služeb.35

E-filling E-filling představuje vlastně podání prostřednictvím internetu. I u této technologie došlo k výraznému pokroku za posledních 5 let a to u větší části daňových podání. Přibližně 30 % dotázaných subjektů poukazuje na značný pokrok. K dosažení takového zlepšení přispěla 35

Odkaz na výzkum zde: http://www.oecd.org/tax/administration/45035933.PDF.

20

zavedení akreditací na podání např. daně z příjmů právnických osob, daně z přidané hodnoty či hlášení zaměstnavatele o mzdových příjmech.

E-payments Možnosti elektronických plateb souvisejících s vykazováním nacházejí nejrůznější řešení v podobě služeb, jakými jsou např. internetové platby, mobilní bankovnictví či bezhotovostní platební styk. Tyto aplikace se bohužel nevyvíjely tak rychle jako předchozí podání na internetu. Přesto asi jedna třetina finančních orgánů může s jistotou oznámit, že většina jejich daňových plateb se provádí pomocí plně elektronických aplikací. Potenciál tvoří více než polovina dotazovaných zemí, které se snaží plně využít elektronických platebních prostředků.

Personalizace - integrace předvyplňovací funkce Pre-filling (automatický předvyplňovací systém) se vyvinul proto, aby se stal jednou ze strategií, která transformuje poskytování služeb pro správu daně z příjmů v několika zemích v plně automatizovaný proces. Služba umožňuje během vyplňování návrat do přípravné fáze či návrat ke stanovení základu daně či zadání platby pro výběr daně nebo vrácení přeplatku na dani a tím poskytuje různé výhody pro plátce. Ve státu Chile byla popsána řada nových vyvinutí např. e-fakturace či předvyplnění daňových přiznání zejména pro osoby samostatně výdělečně činné či pro SME (Small and Medium-Sized Enterprises).

E-mail E-mail je stále rozšířená služba internetu, ale v celkovém měřítku se zdá být relativně stále méně významná. Jsou zde poměrně jasné náznaky finančních orgánů k posunutí na poskytování bezpečnějších funkcí jako např. užívání daňových portálů. Hlavním problémem v rámci komunikace finančních orgánů s plátci daně je nízká míra důvěryhodnosti a soukromí ze strany plátců. Uvažuje se o tom, že tato služba do budoucna bude nahrazena jinou technologií. Výhoda emailu je dnes viděna např. v jeho jednoduchém použití či v posílání příloh v podobě PDF. Avšak tradiční PDF dokument, jaký používá většina z uživatelů, nelze zapracovat automaticky do systému účetního programu. V tom tkví jeho nevýhoda a jistá nepružnost.

Přístup k osobním informacím plátců daně a další služby Poměrně málo finančních orgánů ve zkoumaných zemích nabízelo v roce 2009 v plném rozsahu funkční kompletní sadu on-line služeb pro plátce daně. V důsledku toho se pak museli plátci uchýlit k jiným alternativám, mnohdy daleko nákladnějším portálům nabízející 21

služby, které vyžadovali. Více než 60 % finančních orgánů jsou schopny vytvářet pouze omezené či dokonce zaostalé podmínky pro podnikatelsky zaměřené on-line servisy týkající se např. účetnictví, platby, či funkčnosti specifických požadavků (ohledně daně z příjmů právnických osob či DPH). Přesto jedna třetina finančních orgánů dává najevo zlepšení v záležitostech funkčnosti plateb a účetnictví ve střednědobém horizontu. 36

36

Celá podkapitola E-services čerpána ze zdroje: http://www.oecd.org/tax/administration/45035933.PDF.

22

5 Využití elektronické výměny dat v praxi 5.1 Úvod – představení společnosti Kámen Hudčice, s. r. o. V této kapitole se budu snažit představit, jak využívají firmy v ČR elektronizaci v účetnictví a to na příkladu podniku Kámen Hudčice, s. r. o.37 Jedná se o společnost na Příbramsku, která vznikla v roce 1998 transformací bývalého státního podniku na společnost s ručením omezeným. Tato organizace se řadí ke středně velkým společnostem a její hlavní činnost je zaměřená na těžbu a zpracování kamene, především žuly. Firma vlastní práva na dva těžební lomy a je rozdělena na dvě hospodářská střediska – středisko lom, kde se zpracovává hrubá kamenická výroba a středisko čisté kamenické výroby. Ve středisku čisté kamenické výroby jsou vyráběny produkty typu dlažební a obkladové desky, pomníky, výrobky parkové a hřbitovní architektury a to jak z vlastní suroviny – hudčické žuly, tak z nakoupených tuzemských žul i zahraničního materiálu. Ve středisku hrubé kamenické výroby – v lomu Hudčice se dobývají bloky k dalšímu zpracování v čisté kamenické výrobě, hlavní činností je především výroba žulových kostek 15/17 a 8/10 cm. Společnost byla zařazena do roku 2011 k auditovaným subjektům. V tomto období se potýkala s personálními škrty a byla tedy nucena přistoupit ke snížení počtu zaměstnanců na méně než 50 osob a také tržby za předcházející období nepřekročily zákonem stanovenou hranici. Organizaci vlastní ze 100 % firma Omnipol, a. s., která si jako mateřská společnost vyhotovuje sama výroční zprávu své dceřiné společnosti. Součástí účetní závěrky dceřiné společnosti je kromě rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy ještě přehled o peněžních tocích. Kámen Hudčice předkládá výkazy dle českých účetních standardů, a to v plném rozsahu. Ve výkazu zisku a ztráty používá druhové členění nákladů.

Informace k účetním závěrkám za období 2008 – 2012 Od 1. prosince 2009 zastává funkci ředitele a jednatele společnosti pan Ing. Jan Kocourek. Každý rok ve sledovaném období zaznamenala společnost zvýšení základního kapitálu. V roce 2012 činil základní kapitál 51,3 mil. Kč. Dále se od doby funkce nového ředitele snížily náklady na energii a vytápění díky vybudování nové kotelny. Příloha k účetní závěrce přehledně seznamuje čtenáře s údaji, které jsou nutné zmínit dle prováděcí vyhlášky 37

Dále jen Kámen Hudčice.

23

č. 500/2002 Sb. k podvojnému účetnictví. Najdeme zde kromě informací o použitých účetních metodách a zásadách ještě doplňující sdělení k rozvaze a výkazu zisku a ztrát, či fakta o dlouhodobém majetku. Účetní jednotka zde sice popisuje, že sestavuje přehled o peněžních tocích, avšak nemá ho zde uveřejněný. Je to z důvodu prezentování pouze povinných náležitostí účetní závěrky. Společnost, přestože měla dosavadní výsledky hospodaření záporné nebo blížící se nule, dostala se vždy úpravou o neuznané náklady a příjmy snižující VH do kladného základu daně. Účetní jednotka využívá možnosti uplatnit si odečet ztráty z předchozích let a tím pádem nemusí platit žádnou daň z příjmu právnických osob. Tendence společnosti je samozřejmě zlepšovat VH. V roce 2012 se však výsledek hospodaření propadl na -800 tis. Kč v důsledku snížení stavu zásob hotových výrobků a rozpracované výroby oproti předchozímu roku. Účetní jednotka, jak jsem již uvedla, měla v minulosti povinnost nechat si ověřit účetní závěrku auditorem. Ověření auditorem se vztahovalo na období od roku 2000 a prováděl ho nezávislý auditor Ing. Jaroslav Špeta, který nikdy nezaznamenal nějaké výhrady k účetní závěrce. V posledním roce k výroku ještě doplnil poznámku, že účetní jednotka je v prodlení s placením DPH a sociálním pojištěním.

5.2 Výkazy a přehledy jako součást komunikace s orgány veřejné správy a dalšími institucemi V této části bych se chtěla zaměřit na administrativní zátěž kladenou na podnikatelský sektor, jaké dokumenty je nucen zkoumaný podnik předkládat. Zde mám na mysli orgány veřejné správy, jako např. finanční úřad, Český statistický úřad, rejstříkový soud spadající pod Obchodní rejstřík, báňský úřad. Komunikací s institucemi zde míním instituce typu mateřská společnost Omnipol a bankovní sektor či pojišťovny.

Finanční úřad Výkazů a podání, které se musí předkládat finančnímu úřadu, je mnoho. Na prvním místě stojí bezpochyby přiznání k dani z příjmů právnických osob. Organizace jej odevzdává do 31. března následujícího roku s přiložením účetní závěrky. Účetní vyhotoví přiložený výkaz v elektronické podobě v účetním systému a následně jej vytiskne a pošle poštou na příslušnou správu finančního úřadu. Výpočet daňového základu si musí účetní sama připravit mimo účetní systém a poté údaje ručně nebo na psacím stroji přepisovat do tiskopisu. Podobný způsob podání je i u ostatních přiznání k daním. Daň silniční je placena zálohově 4x ročně vždy do 15. následujícího měsíce, vyúčtování se pak odevzdává za celé účetní období do 24

31. 1. Daň z nemovitostí je placena 2x ročně. Účetní jednotka vyhotoví přiznání, které do konce ledna pošle finančnímu úřadu a ten jí obratem vyhotoví předvyplněnou složenku k úhradě daně. Co se týče DPH, od 1. 1. 2012 vešla v účinnost úprava režimu přenesení daňové povinnosti na DPH při poskytnutí stavebních nebo montážních prací. Přenesení daňové povinnosti znamená, že dodavatel poskytne plnění bez daně a odběratel tohoto plnění přizná tuto daň na výstupu. Účetní jednotka dále podává Souhrnné hlášení VIES (VAT Information Exchange System) – neboli přiznání k DPH při dodání zboží nebo poskytnutí služby do jiných zemí EU. Takto činí osoba registrovaná k DPH při vzniku této skutečnosti – společnost Kámen Hudčice prodává zboží a odevzdává hlášení měsíčně. Obě podání DPH i souhrnné hlášení posílá účetní jednotka elektronickou cestou, protože u těchto podání není možné zaslat jiným způsobem. Podnik k tomu používá datovou schránku, kam ukládá vyhotovený soubor v PDF formátu.38

Český statistický úřad Účetní jednotka dostává každým rokem oznámení o zpravodajské povinnosti vůči ČSÚ. Pro podnik Kámen Hudčice platí předložení těchto výkazů – o cenách průmyslových výrobců, o spotřebě paliv a energie a zásobách paliv, pro ekonomické subjekty vybraných produkčních odvětví, výkazy v průmyslu a o výdajích na ochranu životního prostředí. Pro lepší představu ještě podrobněji uvádím v následující tabulce.

38

Viz http://www.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/mfcr/DANE_DPH_od_01042011_Rezim_preneseni_danove_povinnosti_prgf_92a-92e_od_1_4_2011.PDF.

25

Tabulka 1: Zpravodajská povinnost podniku Kámen Hudčice, s. r. o. Značka Ceny Prům 1-12 EP 5-01 P 3-04

Název

Termín a místo předložení

Měsíční výkaz o cenách průmyslových do 20. kalendářního dne výrobců sled. období Roční výkaz o spotřebě paliv a energie a zásobách paliv Čtvrtletní výkaz pro ekonomické subjekty vybraných produkčních odvětví Roční výkaz ekonomických subjektů vybraných produkčních odvětví

do 28. února 2013

Krajská správa ČSÚ Hr. Králové KS ČSÚ Praha

do 15. následujícího měsíce, KS ČSÚ Plzeň jednorázová příloha do 15. 4. do 15. dubna 2013

KS ČSÚ Plzeň

Prům 1-12 Měsíční výkaz v průmyslu

do 15. kalendářního dne po skončení sled. období

KS ČSÚ Plzeň

Prům 2-01 Roční výkaz v průmyslu

do 15. března 2013

KS ČSÚ Plzeň

do 29. března 2013

KS ČSÚ Praha

P 5-01

ŽP 1-01

Roční výkaz o výdajích na ochranu životního prostředí

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.

Společnost ještě dostává od ČSÚ průvodní dopis s vysvětlením, kde nalézt potřebné údaje, jak vyplnit tyto výkazy, postup nainstalování programového vybavení, vysvětlení nápovědy k vyplňování výkazu v editovatelném souboru PDF a v neposlední řadě také postup odeslání výkazů. Firmy zde mají možnost vyplnění výkazů pomocí programového vybavení EPV, které si jednoduše zpravodajská jednotka zdarma nainstaluje. Podniky také mohou sestavovat výkazy prostřednictvím vyplnitelných PDF formulářů, které si účetní jednotka nemusí během účetního období stále znovu stahovat, ale stačí je přepisovat. Vyplněné výkazy pak účetní jednotka zasílá buď elektronickou poštou – emailem nebo ukládá do datové schránky úřadu. Zkoumaný podnik ještě donedávna vyplňoval výkazy ručně a zasílal je poštou. Všechny účetní jednotky mají tyto výkazy k dispozici zveřejněné na adrese www.vykazy.cz, kde po zadání své IČO se otevře seznam výkazů, včetně editovatelných PDF výkazů a programového vybavení EPV.

Rejstříkový soud – Obchodní rejstřík Účetní jednotka, jelikož je zařazena do právní formy společností s ručením omezeným, má, stejně jako další obchodní společnosti, dle zákona o účetnictví povinnost zveřejňovat každoročně svojí účetní závěrku. Účetní jednotka tento úkol řádně plní. Výkazy zasílá

26

v předepsané lhůtě buď elektronicky emailem anebo vytvoří datový disk CD-R a ten pak odešle poštou.39

Báňský úřad Účetní jednotka také zasílá výkazy na Obvodní báňský úřad v Praze. Jedná se o úhrady z vydobytých nerostů a poplatky z dobývacích prostor. Obojí je uhrazeno jednou ročně, přičemž úhrady z vydobytých nerostů jsou následně přerozděleny z ¼ do státního rozpočtu a ze ¾ do obecního rozpočtu. Úhrady z vydobytých nerostů zahrnují větší náklady pro společnost – cca 150 tis. Kč, poplatky z dobývacích prostor stály letos 2000 Kč. Podnik má připravený tiskopis se vzorcem výpočtu, který zahrnuje podíl nákladů na dobývání nerostu na celkových nákladech organizace na zhotovení výrobků, to celé je vynásobeno tržbami za prodej výrobků a poté násobení sazbou úhrady v procentech. Dříve, kdy působil Obvodní báňský úřad v Příbrami, přicházela do firmy pravidelná kontrola z tohoto úřadu jednou za tři roky.

Mateřská společnost, banky, pojišťovny Společnost odesílá své mateřské společnosti měsíční účetní závěrku. Se společností Omnipol, a. s. má firma uzavřeno celkem pět leasingových smluv. Dále má uzavřený provozní podnikatelský úvěr u GE Money Bank, které předkládá čtyřikrát ročně rozvahu, výsledovku, roční kompletní účetní závěrku a ještě saldokonto odběratelů a dodavatelů z důvodu zjištění solventnosti daného klienta. Co se týká administrativy spojené s pojišťovnami, firma posílá čtyřikrát ročně hlášení o pojistném na zákonné pojištění zaměstnance za škodu při pracovním úrazu nebo při nemoci z povolání. Zde se do výpočtu zahrnuje vyměřovací základ všech zaměstnanců na zdravotní pojištění za předchozí čtvrtletí vynásobená danou sazbou v promilech. Tato zpráva se posílá České pojišťovně poštou.

39

Podrobnější informace obecně k povinnosti účetních jednotek zveřejňovat v podkapitole 1.3 na str.8.

27

Tabulka 2: Přehled jednotlivých výkazů a podání

Typ výkazu

Instituce

Datum

Způsob zpracování

Způsob zaslání

Časová náročnost

Přiznání k dani z příjmů právnických osob

Finanční úřad

do 31.3.

ručně

pošta

cca 3 dny

Přiznání k dani silniční

Finanční úřad

do 31.1.

ručně

pošta

4h

Přiznání k dani z nemovitostí

Finanční úřad

do 31.1.

ručně

pošta

při změně-1/2 dne

Přiznání k DPH evidence PDP* vstupu Finanční úřad i výstupu

měsíčně

elektronicky

datová schránka

1/2 h

Souhrnné hlášení VIES

měsíčně

elektronicky

datová schránka

podle položek 1/2 h

Finanční úřad

Ceny Prům 1-12, EP 5-01, P 3-04, P 5ČSÚ 01, Prům 1-12, Prům 2-01, ŽP 1-01

ročně, měsíčně, čtvrtletně elektronicky

email, datová schránka cca 3 dny (celkem)

Účetní závěrka

Rejstříkový soud do 31.12. násl. roku

elektronicky

email, pošta - CD-R

3h

Úhrady z vydobytých nerostů

Báňský úřad

do konce násl. čtvrtletí

ručně

pošta

1h

Poplatky z dobývacích prostor

Báňský úřad

do 28.2. na přísl. rok

ručně

pošta

1h

Účetní závěrka

Omnipol, a. s.

měsíčně

elektronicky

email

1h

Účetní závěrka

GE Money Bank čtvrtletně

elektronicky

email

1h

Hlášení o pojistném na zákonné pojištění zaměstnance

Česká pojišťovna čtvrtletně

ručně

pošta

1h

* PDP - přenesená daňová povinnost

Zdroj: Kámen Hudčice, s r. o.; vlastní zpracování

28

5.3 Analýza využití elektronické výměny dat v podniku v současné době Na úvod této podkapitoly je nutno zdůraznit, že podnik Kámen Hudčice, s. r. o. jakožto středně velká organizace určitě nevyužívá všechny dostupné možnosti elektronické výměny dat z pohledu výkaznictví a komunikace s veřejnou správou. Firma se potýká s poklesem tržeb a zároveň se snaží o lepší výsledek hospodaření než v předchozích letech. Navíc ze strany vedení společnosti je vytvářený nátlak na snižování počtu zaměstnanců a tím pádem ušetření na personálních nákladech. Z pohledu investování do informačních technologií je firma na špatné úrovni. Společnost postrádá v tomto úseku pracovníka správce sítě či systémového integrátora, který by zajišťoval plynulý provoz počítačů na pracovištích. V médiích se hovoří o tom, že česká legislativa směřuje k zavedení elektronizace veřejné správy. Myslím si, že to je krok správným směrem, i když je potřeba vynaložení jak velkých finančních prostředků, tak i lidského úsilí na to, aby se situace v České republice zásadně změnila. S tím souvisí i zavedení vyhlášky vlády č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, která je účinná od 1. ledna 2005 a která se zakládá na zákoně č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Jedním z kroků přispění k elektronizaci veřejné správy přispělo i otevření Daňového portálu - Daňové informační schránky. Portál provozuje Česká daňová správa a umožňuje plátcům daně, kteří vlastní elektronický podpis, přístup na svůj osobní daňový účet. Zde lze zjistit např., jestli má daný plátce přeplatky či nedoplatky na jednotlivých daních. Vláda se do budoucna má zabývat i snížením administrativy a byrokracie kladené na OSVČ (osoby samostatně výdělečně činné).40 Právnické osoby využívají dnes už povinně datové schránky, které mají přispět k lepší komunikaci s úřady. Společnost Kámen Hudčice takto zasílá dokumenty orgánům veřejné moci. Od 1. ledna 2010 mohou podnikatelé přenášet prostřednictvím Informačního systému datových schránek i písemnosti mezi soukromými subjekty navzájem. Podmínkou pro toto spojení je pouze souhlas příjemce s doručováním ze strany soukromého subjektu. Toto privátní propojení by mohlo nahradit papírovou komunikaci (mimo reklam). Jedná se tu hlavně o faktury, placení složenek, vyúčtování. Zkoumaná organizace se v poslední době zajímala o zavedení elektronického podpisu pro účely podání přehledu pro Českou správu sociálního zabezpečení. K pracovníkům se však

40

Dle slov premiéra Petra Nečase v pořadu Máte slovo na téma živnostníci v dnešní době: http://www.ceskatelevize.cz/porady/10175540660-mate-slovo-s-m-jilkovou/213411030520006/video/.

29

dostala informace o tom, že zřízení jednoho elektronického podpisu je spojeno vždy pouze s jednou organizací. Takže by to pro ně bylo velice finančně nákladné. Ověřila jsem si tuto informaci prostřednictvím zákaznické podpory na stránkách www.postsignum.cz. Dostala jsem odpověď se sdělením, že se certifikát vztahuje k osobě odesílatele nikoli k osobě příjemce. Pro běžnou agendu společnosti tedy postačí jeden certifikát, svázaný s jednou osobou a ten lze využívat ke korespondenci s více organizacemi. Po navštívení stránek týkající se elektronického podpisu jsem zjistila, že i samotná implementace do počítače není zrovna nejjednodušší, i když se certifikovaní poskytovatelé těchto služeb snaží o co nejjasnější vysvětlení a jednodušší získání informací o tomto produktu.41 Nakonec se i vedení společnosti přestalo o zřízení elektronického podpisu zajímat. Podnik tedy s tímto záměrem nejspíš počká, než bude nutno si kvalifikovaný certifikát pořídit ze zákona. Tuto práci spojenou s elektronickým podpisem by nejspíš měla na starosti hlavní účetní společnosti, která nemá k ruce žádnou pomocnou sílu, sama zajišťuje fakturaci, správu pohledávek, leasingů, bankovní operace a v neposlední řadě také v rámci účetní uzávěrky kompletování dokladů (pro měsíční či roční závěrku), archivaci dokladů z předchozích měsíců. V rámci implementace softwaru nutného k pořízení kvalifikovaného certifikátu by také muselo dojít ke školení pracovníků, kteří by měli na starosti či by pouze přišli do styku s elektronickým podpisem. Firma by ovšem poté mohla veškerá přiznání a přehledy pro veřejnou správu zasílat automaticky z počítačového systému a nedocházelo by k časové prodlevě spojené se sháněním podpisu jednatele společnosti a také zaslání poštou. Navíc by se ušetřili náklady s tímto související, nehrozila by ztráta dokumentu během poštovní zásilky. Společnost využívá pro účetnictví od roku 1994 ERP systém Byznys od společnosti J.K.R.. Tento dodavatel zajišťuje podniku Kámen Hudčice i případné poradenství, aktualizace a servis softwaru. Dříve se tento program nazýval Byznys Win, dnes je firmě k dispozici již aktualizovaná verze Byznys VR. Společnost má tento systém propojený v rámci celého podniku a zakoupila si proto tyto moduly – finanční účetnictví, fakturace, pokladna, bankovní operace, evidence majetku, skladové hospodářství a mzdy a personalistika. Provázání obchodního okruhu s účetnictvím je důležitým faktorem dobrého fungování celé organizace. Tento systém podporuje nové formáty - DOCx nebo XPS, program je kompatibilní s operačním systémem Windows Vista a s Microsoft Office 2007. Propojení s MS Word

41

Viz www.postsignum.cz.

30

usnadňuje podnikovou korespondenci pomocí přípravy formátu vydané či přijaté korespondence dle podnikových norem.42 Ve zkoumaném podniku ještě stále probíhá papírová fakturace, kdy do podniku přichází poštou zaslané faktury a ty se zadávají do účetního systému ručně. To samozřejmě není ideální, pokud sedí v účtárně pouze jedna osoba. Společnost tímto způsobem nemůže naplno využít kvalifikované a zkušené pracovní síly, které se jí dostává. Archivace samozřejmě probíhá také papírově. Když vstoupíte do účtárny, prakticky všude, kam se podíváte, leží stohy papírů. Dokonce zde najdeme i dnes již historický psací stroj a jehličkovou tiskárnu. Myslím si, že práce s programem Byznys není nijak složitá. Modul účetnictví umožňuje nastavit si na hlavní plochu programu ikony operací či knih, které nejčastěji používáte, např. uživatelské výkazy, hlavní kniha, kniha faktur, rozklad účtů, atd. Vyzkoušela jsem si vygenerování výkazů pro účetní závěrku. Zvolila jsem si operaci uživatelské výkazy, kde se vybere, který výkaz se potřebuje vytvořit. Zde je na výběr z možností - výkaz cash flow, rozvaha nezkrácená, výsledovka nezkrácená v účelovém nebo v druhovém členění. Nabídka byla omezená pravděpodobně podle toho, jaké výkazy účetní jednotka obvykle vyhotovuje. Po volbě jednoho z výkazů se otevře okno příslušného výkazu, kde se nastavuje typ výkazu, zaokrouhlení a formát zobrazení částek. Po stisknutí tlačítka konec se vygeneruje hotový výkaz, který se z hlavní nabídky dá ihned vytisknout či exportovat do různých formátů. Nabízí se zde formát zobrazení v programech MS Word, Excel, formát PDF, rtf (Rich Text Format), ods (Open Document Spreadsheet) nebo ve starším txt formátu. Zde nabídka ovšem nekončí, kromě těchto dokumentů zde pokračuje jazykem XML a HTML. Obojí se zobrazí v internetovém prohlížeči. Jazyk XML se zobrazí také ve zdrojovém kódu.

5.4 SWOT analýza společnosti ve vazbě na elektronickou výměnu dat Následující řádky budou zaměřené na představení silných, slabých stránek, příležitostí a hrozeb společnosti Kámen Hudčice. Na diagramu pak je prezentována celopodniková analýza, která je navázána na analýzu využití elektronické výměny dat v podniku, kde se vlastně uvádí jakési shrnutí vlastního pozorování v daném podniku.

S 42

Společnost zaměstnává pracovníky, kteří tam povětšinou působí již řadu let, né-li od počátku vzniku organizace. Jsou to pracovníci spolehliví s dlouholetými zkušenostmi a odbornými znalostmi. Jelikož se firma dlouhodobě pohybovala ve ztrátě, situace jí

Viz http://www.jkr.cz/wp-content/uploads/JKR-katalog-BYZNYS-ERP_Srdce-podniku-na-dlani.PDF.

31

nedolovala přejít na nové – moderní způsoby elektronické výměny dat. Zdánlivě se zdá firmě současné prostředí nenákladné a oproti moderním metodám působí levnějším dojmem. Nutno říci, že společnost alespoň využívá pro své podnikové operace ERP systém Byznys VR, který se jí jeví jako spolehlivý a odpovídající jejich požadavkům. Pochvaluje si především sladění programu s legislativními požadavky.

W

Společnost sice vlastní zkušenou pracovní sílu, která bohužel stárne a je potřeba i zvýšit počet mladé kvalifikované síly, kvůli nízkému počtu pracovníků. Chybí zde správce informačních technologií či controllingové oddělení. Jak již bylo v předchozím odstavci řečeno, podnik nemá volné prostředky na investice do IT. Je zde využíváno zastaralých technologií – psací stroj, převaha ručních zápisů před elektronickými. Organizační schéma se potýká s nejasnostmi nad pravomocemi a odpovědnostmi v rámci konkrétních oddělení. Např. účetní oddělení spadající pod obchodní úsek. V souvislosti s prací účetní se tu vyskytuje problém neefektivního využití práce zaměstnance – zanesení papírových faktur do počítačového systému, přepisování výkazů ze systému. Papírová archivace s sebou přináší náklady a také nepořádek v dokumentech. Používání emailu je sice krokem kupředu, avšak vytváří nezabezpečenou přenosovou komunikaci, při které lze zneužít interní dokumentaci.

O

Příležitostí má společnost mnoho, příkladem může být zavedení správy IT a s ní spojené nové prvky komunikačních technologií. V souvislosti s tím se nabízí myšlenka tzv. Paperless Office – „bezpapírová“ kancelář, která by změnila zásadně stávající podobu komunikace nejen ve firmě, ale i s vnějším prostředím. Hnacím motorem tohoto převratu by ale musela být inovativní pracovní síla, nebo jí vyškolený stávající personál, který by plně podporoval tuto myšlenku. Myslím si, že dosavadní trh organizaci nestačí plně rozvíjet svou vizi, a proto bych doporučovala expandovat na nové trhy a zaujmout tak nový okruh zákazníků. S rozvojem informačních technologií by mohla přijít i změna legislativy, co se týče povinného zavedení elektronického podpisu, elektronických podatelen, apod. Podniky v ČR by se mohly tímto krokem přiblížit Evropské unii a tím by docházelo k lepší propojenosti s orgány státní správy. Pro firmu je přínosem dostupnost kapitálu, kterou získává z vazby na mateřskou společnost, která jí poskytuje leasingy.

T

Jako hrozbu bych pro firmu spatřovala nevýhodné podmínky pro zavedení elektronické výměny dat v prostředí nepropracované legislativy. Po prvních krocích implementace ERP systémů může dojít ke zdražení souvisejících služeb jako je 32

elektronický

podpis

a

programy

k tomu

potřebné.

Konkurenční

podniky

v poskytování těchto služeb by začaly vést cenovou válku. Další nevýhodu shledávám v nedotaženém provedení služeb společností poskytujících elektronický podpis či ERP systémy a jejich špatné implementaci, ke které by docházelo při nutnosti renovovat operační systémy popř. programy v počítačích. Další hrozby vyvstávají s myšlenkou Paperless Office – ztráta bezpečnosti a tím pádem možnost zneužití a ztráty dat. Obrázek 3: SWOT analýza společnosti Kámen Hudčice, s. r. o.

Vnější

Vnitřní

Pozitivní

Negativní

- zavedený systém práce

- zastaralé technologie

- zkušený personál

- nízká produktivita

- zakázky mimo ČR

- růst cen nákladů a výroby

- dostupněší kapitál

- nárůst konkurence

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.; vlastní zpracování

5.5 Návrh na zlepšení Mnohá doporučení pro vylepšení vyplývají z předcházející SWOT analýzy. V této podkapitole ještě rozvedu myšlenku inovace v podniku a budu se snažit vyhledat přínos v nových technologiích a najít globální řešení pro podniky v rámci elektronického výkaznictví a komunikaci s orgány veřejné správy. 33

Zkoumaná společnost si to nyní ještě neuvědomuje, ale přechod k novým formám elektronické komunikace se státní správou by celý proces výkaznictví a administrativy s tím spojené urychlilo. Podniku by se usnadnil přístup k informacím. V současnosti společnosti schází kvalitní prezentace informací pro své uživatele. Na svých webových stránkách uvádí informace pouze pro své potenciální zákazníky. Mateřská společnost Omnipol, a. s. umožňuje širšímu okruhu uživatelů nahlédnout i do výroční zprávy organizace. Tyto výroční zprávy jsou k zobrazení ve formátu PDF, který je dnes jedním z nejpoužívanějších formátů pro předkládání účetních informací na webových stránkách. Přesto, podobně jako u textového editoru Microsoft Word, se nejedná o elektronický dokument jako takový - zpracovatelný dále počítačem a k tomu určeným softwarem, v některých verzích je tomu tak, ale zpravidla se běžný uživatel setkává s pevným nedynamickým typem těchto souborů.43 Přesto s PDF souborem přichází do styku velice často kvůli jeho elegantní prezentaci, vytištěný soubor vypadá přesně jako soubor na obrazovce počítače, velmi snadno se vytváří z originálu např. z textového editoru. Největší výhodou je bezpochyby zamezení editace předkládaného souboru. Protože firma má v současné době málo prostředků na inovace, doporučila bych začít s elektronizací postupně. Nejprve se zaměřit na postupné cíle – k tištěné formě přidávat elektronické dokumenty a postupně papírové výkazy úplně nahradit a do budoucna doplnit novými nástroji. K lepší situaci by určitě přispěla změna organizace práce, stanovení úkolů každého pracovníka, sestavení organizačního diagramu a rozdělení pravomocí. Společnost má zaplacenou hotline službu u společnosti Byznys VR v případě, že bude mít problém s tímto programem. V účetním oddělení bych také začala s tříděním dokumentů, protože papírová dokumentace je rozložena všude po pracovišti, pak je těžké pro účetní najít ten správný papír. Zároveň s tříděním listin doporučuji i zformátování celého operačního systému v počítači, protože i tam je dost nepřehledná struktura ukládání souborů. Účetní je zvyklá si uložit veškerá data vygenerovaná účetním systémem na plochu počítače. Jak jsem i vypozorovala, tak i vedení má problém se zálohováním souborů v počítači. Občas se stane, že o svá data člověk přijde ani neví jak. Aby se mohl zavést elektronický způsob výkaznictví a komunikace s veřejnou správou, muselo by účetní oddělení změnit pohled na informační technologie. Hraje zde roli totiž nedůvěra vůči neznámému prostředí elektronické komunikace a neuvědomění si usnadnění práce. Usnadnil by se tím přístup k informacím i uživatelům účetní závěrky – vedení, mateřská společnost a další. 43

Velechovská, Ďurianová – Analýza forem předkládání účetních závěrek s ohledem na možnosti jejich dalšího využití – příspěvek ve sborníku Mezinárodní vědecké konference.

34

Kdyby fungoval Standard Business Reporting v ČR, co by se pro naši společnost změnilo? Myšlenka Správy základních registrů se tomu blíží, ale muselo by se zajistit propojení s veškerými institucemi státní správy, nejen s obecními a městskými úřady. Měli by k jednomu webovému portálu přístup finanční úřady, banky, pojišťovny, správa sociálního zabezpečení a další. Dále by se komunikace mohla rozšířit i na provázání s mateřskou společností. Společnost Kámen Hudčice by se tím usnadnila práce, např. účetní závěrku vygenerovanou v PDF formátu by nemusela tisknout a posílat poštou, ale jen by jí vložila do svého účtu na webové stránce. To samé by fungovalo s přiznáním k dani z příjmů právnických osob, které by se ze začátku vyplňovalo v editovatelném PDF, kde už by byly přednastavené vzorce na sčítání řádků a výpočet daňové povinnosti. Nemusela by se účetní závěrka posílat několika institucím zvlášť, ale jednoduše by se vložila jakoby do určené datové schránky. Ta by byla propojená s rozhraním či branou pro komunikaci s veřejnou správou a tato brána by pak zajistila rozeslání účetní závěrky nejen finančnímu úřadu, ale i rejstříkovému soudu, bankám, popř. i mateřské společnosti. Celá tato myšlenka elektronické výměny dat by se dala propojit s bezhotovostním platebním stykem probíhající přes internetové bankovnictví, kde by byly přednastavené účty veřejné správy pro placení daní a různých poplatků. Všimla jsem si, že společnost využívá bezhotovostní platební styk pro placení daní a různých poplatků. Bylo by zajímavé mít propojenou vazbu i se systémem placení nejrůznějších pokut a penalizací. Tím, že by platební styk byl kompatibilní s jejich osobním účtem u veřejné správy, nevznikala by tam dlouhá prodleva mezi zjištěním této skutečnosti a zaplacením.

35

Závěr Touto prací jsem chtěla zmapovat, jaká je současná situace ve využití elektronické komunikace ve výkaznictví. Do tohoto tématu jsem ještě začlenila kromě zveřejňování účetní závěrky i komunikaci s veřejnými orgány. V současnosti se u středně velkých či menších společností setkáváme s fází postupného nahrazování papírových dokumentů a přepisování dat z účetnictví. Běžná společnost v ČR obvykle nemá dostatek pracovníků, aby si mohla spočítat, kolik ji stojí papírová komunikace s veřejnou správou a výkazy zasílané poštou. Problém se netýká pouze výkaznictví, ale i fakturace či archivace mají svoje místo v nákladech podniku. Stále se ještě zkoumaná společnost nachází ve fázi typování účetních údajů do počítače a z počítače přepisování na tiskopisy. To v sobě nese větší riziko chybovosti a vede k větší časové náročnosti a neefektivnímu využití náplně práce účetních. Myslím si, že v práci zkoumaný podnik je typickým příkladem českého podniku, který stále vykazuje prvky minulé doby. Jeho konzervativní postoj k jakékoliv inovaci je ne příliš žádoucí. Věřím, že pokud by si společnost prokalkulovala, kolik nákladů jí stojí dosavadní způsob vykazování a komunikace s úřady, začala by jednat a s podporou své mateřské společnosti by investovala do elektronické komunikace. V práci jsem se snažila analyzovat současnou situaci v podniku a představit globální možnosti řešení tohoto problému. V teoretické části jsem se inspirovala i zahraničními projekty, které se snaží přesvědčit země a jejich podniky k zapojení do elektronické výměny dat. Výzkumná zpráva OECD zmíněná ve třetí kapitole prokazuje, že se zavedením Standard Business Reportingu se ve dvou zemích prokazatelně snížily náklady na administrativu spojenou s výkaznictvím. Studie má přesvědčit státy k zaujmutí nového postoje k výkaznictví a poodhalit pozitivní dopady této inovace, které se týkají nejen podniků, ale hlavně byrokracie dané země. Společnostem v ČR není dána podpora ve využívání elektronické výměny dat ve výkaznictví a komunikaci s veřejnou správou a to ze strany legislativního rámce. Do situace se musí vložit stát a přimět podniky jednat a nenechat je „zakonzervované“ v papírové formě komunikace. Mám zde na mysli to, že podniky samy nezačnou vnášet do výkaznictví prvky elektronické komunikace, ale že hlavní pohnutka musí vycházet z jurisdikce dané země. Patrné je to i na příkladu zkoumaného podniku, který vlastně nezačne vytvářet elektronické prostředí ve výkaznictví sám, ale čeká, až mu to stát nařídí obligatorně. Proto by měl být navrhnut jakýsi výzkumný projekt, který by povědomí podniků posunul dál a přiblížil se alespoň částečně ke 36

světovým trendům. Projekt by se mohl zaměřit na přínosy z elektronické výměny dat ve výkaznictví pro podniky a zároveň by se zde vytyčila jasná priorita veřejných orgánů státní správy. V této práci se pojednává o ulehčení administrativní zátěže na straně podnikatelů, ale přínos by plynul i pro orgány státní správy a všechny instituce, kterých se komunikace v souvislosti s výkaznictvím týká. Zjednodušil by se přístup k informacím, menší časová náročnost na vyhledávání dokumentů apod. Mohlo by se začít s vytvořením XBRL jurisdikce u nás. V současnosti je stále větší zájem o obchodování na kapitálových trzích a s tímto rozvojem se rozšiřuje okruh pozorovatelů v okolí podniku – potenciální investoři, akcionáři. V souvislosti s implementací IFRS lze ještě zdůraznit zvětšení objemu zahraničních transakcí a s tím i zlepšení postavení ČR na světovém trhu. V zájmu prezentování informací v XBRL je potřeba sladit legislativní požadavky českých standardů. Tento proces zavedení jednotného systému interpretace údajů elektronického výkaznictví není jednoduchý, zvláště pak v tom, aby byl akceptovatelný celosvětově. Podniky v ČR mají dnes možnost zvolit si při vyhotovení účetní závěrky mezinárodní účetní standardy, většina však nevolí tuto cestu, a pokud nemusí, sestavují účetní závěrku dle českých účetních standardů. Zanesení prvků Mezinárodních standardů účetního výkaznictví do českého účetnictví by prospělo prohloubením požadavků na zveřejňování účetních závěrek v ČR. Jak z předcházejících kapitol vyplývá, podnik nevyužívá naplno možnosti, které mu nabízí elektronická výměna dat v oblasti účetního výkaznictví a komunikace se státní správou. Tímto vyvracím hypotézu stanovenou v úvodu této práce. Chtěla bych, aby z této práce vzešel celistvý pohled na účetní závěrku a s tím spojenou administrativu, kterou zažívají účetní pracovníci během celého účetního období. Mnoho lidí totiž netuší, jaká administrativa je s touto činností spojená. Využití elektronické výměny dat v této oblasti by mohlo přinést nový pohled na práci účetních. Mohlo by to přinést podnět ke změně legislativního rámce v oblasti výkaznictví a ve vzájemném propojení institucí státní správy. Tato práce třeba v budoucnu nebude mít takovou nadčasovou platnost jako je tomu dnes. Pohled na věc se změní a inovativní prvky zde zmíněné se stanou najednou zastaralými. Třeba alespoň dnes přinese potenciál k vytvoření nového pohledu na výkaznictví a komunikaci s úřady. Pro mě tato práce byla přínosem hlavně v tom, že jsem si utřídila informace o takovémto pojetí výkaznictví a také si potvrdila, že praxe není vždy taková, jak káže teorie.

37

Seznam použité literatury a zdrojů Knižní publikace 

KOVANICOVÁ, Dana. Abeceda účetních znalostí pro každého. 20. aktualiz. vyd. Praha: Bova Polygon, 2012. 412 s. ISBN 978-80-7273-169-5.



KOVANICOVÁ, Dana. Finanční účetnictví: světový koncept IFRS/IAS. 5., aktualiz. vyd. Praha: Polygon, 2005. ix, 526 s. ISBN 80-7273-129-7.



KOVANICOVÁ, D. -- KOVANIC, P. Poklady skryté v účetnictví. D. 1, Jak porozumět účetním výkazům EU, IAS, US GAAP, ČR [Kovanicová, 2001]. Praha: Polygon, 2001. ISBN 80-7273-047-9.



MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy: využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. Praha: Oeconomica, 2006. ISBN 80-245-1136-3.



POSPÍŠILOVÁ, M. -- MEJZLÍK, L. -- VELECHOVSKÁ, L. Počítačem integrované řízení podniku. 1. vyd. Praha: Bova Polygon, 2008. 258 s. ISBN 978-80-7273-153-4.



STROUHAL, Jiří. Účetní závěrka. 2. aktualiz. vyd. Praha: Wolters Kluwer Česká republika, 2011. 304 s. Téma. ISBN 978-80-7357-692-9.



VAŠEK, Libor et al. Finanční účetnictví a výkaznictví. 1. vyd. Praha: Institut certifikace účetních, 2012. 264 s. Vzdělávání účetních v ČR. Učebnice.ISBN 978-80-8671-679-4.

Odborné práce, články a právní normy 

VELECHOVSKÁ, Lenka a Gabriela ĎURIANOVÁ. Analýza forem předkládání účetních závěrek s ohledem na možnosti jejich dalšího využití. In: ČERVINEK, Petr. Evropské finanční systémy 2011, Masarykova univerzita. 1. vyd. Brno: Masarykova univerzita Brno, 2011, s. 267 - 271. ISBN 978-80-210-5509-4. Dostupné z: http://is.muni.cz/do/1456/sborniky/25665816/EFS2011_prispevky.PDF



VELECHOVSKÁ, Lenka. Aspekty a souvislosti elektronického účetního výkaznictví. Praha, 2011. Vedoucí práce Ladislav Mejzlík.



VELLENDORFOVÁ, Jana. e-Government. Praha, 2010. Vedoucí práce Ladislav Mejzlík.



Vyhláška č. 123/2007 Sb., o pravidlech obezřetného podnikání bank, spořitelních a úvěrních družstev a obchodníků s cennými papíry, ve znění pozdějších předpisů



Vyhláška č. 562/2006 Sb., ze dne 8. prosince 2006, kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku)



Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů



Zákon č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu, ve znění pozdějších předpisů

38



Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů



Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů

Internetové zdroje 

Byznys - srdce podniku na dlani: Informační systémy třídy Byznys. In: Jkr.cz [online]. bez roku [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.jkr.cz/wp-content/uploads/JKRkatalog-BYZNYS-ERP_Srdce-podniku-na-dlani.PDF



Co je EDI?. CCV, s. r. o. CCV: Informační systémy [online]. 2013 [cit. 7.5.2013]. Dostupné z: http://www.ccv.cz/elektronicka-komunikace-edi/co-je-edi/



ČESKÁ POŠTA, s. p. Postsignum.cz [online]. © 2010 [cit. 2013-05-09]. Dostupné z: http://www.postsignum.cz/



Daňový portál: Elektronické služby finanční správy ČR. Finanční správa [online]. © 2009-2013 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: https://adisepo.mfcr.cz/adistc/adis/idpr_pub/dpr/uvod.faces



Informační povinnost emitentů cenných papírů a dalších osob vůči České národní bance. ČNB. ČNB [online]. © 2003-2013 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.cnb.cz/cs/dohled_financni_trh/vykon_dohledu/informacni_povinnosti/vyka znictvi_info_povinnost_emitentu_cp/



Máte slovo s M. Jílkovou: Živnostníci v dnešní době [televizní pořad]. Česká televize, 11.4.2013



Přiznáním to nekončí, nezapomeňte zveřejnit účetní závěrku. Podnikatel.cz [online]. © 2007-2013 [cit. 2013-05-07]. Dostupné z: http://www.podnikatel.cz/clanky/nezapomente-zverejnit-ucetni-zaverku/



Režim přenesení daňové povinnosti: Informace. In: Mfcr.cz [online]. 2011 [cit. 201305-08]. Dostupné z: http://www.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/mfcr/DANE_DPH_od_01042011_Rezim_preneseni_d anove_povinnosti_prgf_92a-92e_od_1_4_2011.PDF



SKARLANDTOVÁ, Eva a Martin MANA. E-government v číslech. In: Czso.cz [online]. 9.4.2013 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/e_government_v_cislech_prezentace_ktera_zaznel a_na_konferenci_isss_2013_v_hradci_kralove/$File/isss_egov_2013_csu_mana_skarla ndtova.PDF



SPRÁVA ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ. Správa základních registrů: Jednoduchá komunikace s úřady [online]. © 2010-2013 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.szrcr.cz/



Standard Business Reporting: Guidance note. In: Oecd.org [online]. 2009 [cit. 2013-0508]. Dostupné z: http://www.oecd.org/tax/administration/43384923.PDF

39



Survey of Trends and Developments in the Use of Electronic Services for Taxpayer Service Delivery: Survey report. In: Oecd.org [online]. 2010 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.oecd.org/tax/administration/45035933.PDF



Téměř dvě třetiny firem trvale nezveřejňují své účetní závěrky, jejich disciplína se navíc stále zhoršuje. In: Tiskové zprávy, zprávy z tisku: Komora certifikovaných účetních [online]. © 2009-2013 [cit. 2013-05-07]. Dostupné z: http://www.komoraucetnich.cz/files/useruploads/kcu_tz_zverejnovani_zaverky.PDF



Výsledky 8. průzkumu AMSP ČR: Názory podnikatelů na elektronickou komunikaci s úřady. In: AMSP ČR [online]. 2011 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.amsp.cz/uploads/dokumenty/Pruzkum_C8_WEB.PDF



Využívání IT v podnicích: výsledky za leden 2012. In: Czso.cz [online]. 2012 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/vyuzivani_it_v_podnicich_vysledky_za_leden_20 12/$File/analyza.PDF



XBRL - Budoucí nástroj výkaznictví. In: Kpmg.cz [online]. © 2010 [cit. 2013-05-08]. Dostupné z: http://www.kpmg.com/CZ/cs/IssuesAndInsights/ArticlesPublications/Factsheets/Docum ents/KPMG_XBRL-Nastroj-vykaznictvi.PDF



XBRL INTERNATIONAL. XBRL [online]. [cit. 2013-05-18]. Dostupné z: http://www.xbrl.org/

40

Seznam obrázků, grafů, tabulek a příloh Obrázky Obrázek 1: Rozdíl mezi HTML a XML/XBRL ......................................................................... 9 Obrázek 2: SBR – sjednocené podání ...................................................................................... 13 Obrázek 3: SWOT analýza společnosti Kámen Hudčice, s. r. o. ............................................. 33

Grafy Graf 1: Vlastníte elektronický podpis? ..................................................................................... 17 Graf 2: Úplné elektronické podání v podnicích v ČR podle typu služby ................................. 20

Tabulky Tabulka 1: Zpravodajská povinnost podniku Kámen Hudčice, s. r. o. .................................... 26 Tabulka 2: Přehled jednotlivých výkazů a podání.................................................................... 28

Přílohy Příloha 1: Vývoj VH ve společnosti Kámen Hudčice, s. r. o. .................................................. 42 Příloha 2: Přehled výkazů v systému Byznys VR .................................................................... 43 Příloha 3: Možnosti vygenerování výkazů v systému Byznys VR .......................................... 44 Příloha 4: XML schéma výkazu zisku a ztráty ......................................................................... 45 Příloha 5: Výkaz zisku a ztráty v internetovém prohlížeči (XML formát) .............................. 46

41

Přílohy Příloha 1: Vývoj VH ve společnosti Kámen Hudčice, s. r. o.

Výsledek hospodaření před zdaněním 2008

2009

2010

2011

1 000 000,00 Kč

0,00 Kč -1 000 000,00 Kč

-2 000 000,00 Kč -3 000 000,00 Kč

-4 000 000,00 Kč -5 000 000,00 Kč -6 000 000,00 Kč VH Zdroj:Kámen Hudčice, s. r. o.; vlastní zpracování

42

2012

Příloha 2: Přehled výkazů v systému Byznys VR

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.

43

Příloha 3: Možnosti vygenerování výkazů v systému Byznys VR

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.

44

Příloha 4: XML schéma výkazu zisku a ztráty

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.

45

Příloha 5: Výkaz zisku a ztráty v internetovém prohlížeči (jazyk XML)

Zdroj: Kámen Hudčice, s. r. o.

46