Vysoká škola ekonomická v Praze. Bakalářská práce Michael Urban

Vysoká škola ekonomická v Praze

Bakalářská práce

2013

Michael Urban

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská Obor: Podniková ekonomika a management

Možnosti využití Google Apps v malých a středních podnicích

Vypracoval: Vedoucí práce:

Michael Urban Ing. Miroslav Lorenc, Ph.D.

Prohlášení Prohlašuji, že jsem svou bakalářskou práci vypracoval samostatně a použil jsem pouze podklady uvedené v přiloženém seznamu použitých zdrojů. Nemám závažný důvod proti užití tohoto školního díla ve smyslu §60 Zákona č.121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon).

…………………………………………… V Praze dne 20. května 2013

Michael Urban

Poděkování Rád bych poděkoval svému vedoucímu bakalářské práce panu Ing. Miroslavu Lorencovi, Ph.D. za odborné vedení, konzultace a přínosné připomínky. Dále bych rád poděkoval Kateřině Princové za trpělivost a pomoc s korekturou.

Michael Urban

Možnosti využití Google Apps v malých a středních podnicích

Abstrakt Tato práce se zabývá využitím cloud computingu ve firemní sféře a rozlišením jednotlivých druhů a modelů cloudu. Představuje možnosti, které infrastruktura cloudového řešení nabízí a dále kompletní nabídku aplikací Google Apps společnosti Google Inc. Poukazuje na možnosti využití kancelářské sady nástrojů a aplikací Google Apps v malém a středním podniku. Stěžejní část praktické části se věnuje porovnání souboru nástrojů z nabídky Google Apps s podobnou sadou nabízenou konkurencí. Popisuje průběh nasazení a nastavení souboru aplikací ve vlastní firmě, která zaměstnává několik zaměstnanců a provozuje internetový obchod. Práce zodpovídá základní otázky problematiky kancelářské sady Google Apps a popisuje praktické příklady spojené s jejím využitím v malé a střední firmě.

Abstract The thesis focuses on using of cloud computing in the corporate sector and the resolution of different types and models of cloud. Represents the options that cloud solutions infrastructure offers and then a complete range of applications included in office suite Google Apps offered by Google Inc. Points to the possibility of using office suite of tools and applications Google Apps in small and medium-sized enterprises. The main part of the practical part is to compare a set of tools from Google Apps with a similar kit offered by competitors. Describes the process of deploying a set of applications in own company, which employs several employees and operates an online store. The thesis answers the basic questions of the problems of Google Apps and describes practical examples associated with its use.

Klíčová slova google apps, cloud computing, groupware, gmail, kalendář, disk, google

Keywords google apps, cloud computing, groupware, gmail, calendar, drive, google

JEL klasifikace L840, L860

Obsah 1

ÚVOD ..................................................................................................................... 4

2

CÍL PRÁCE A METODIKA ........................................................................................... 5

2.1

CÍL PRÁCE .................................................................................................................. 5

2.1.1

CÍLE TEORETICKÉ ČÁSTI ........................................................................................................... 5

2.1.2

CÍLE PRAKTICKÉ ČÁSTI ............................................................................................................ 5

2.2

METODIKA ................................................................................................................ 5

3

TEORETICKÁ ČÁST ................................................................................................... 7

3.1

CLOUD COMPUTING ..................................................................................................... 7

3.1.1

DISTRIBUČNÍ MODELY CLOUDU ................................................................................................ 9

3.1.2

DRUHY CLOUDU.................................................................................................................. 11

3.1.3

ZABEZPEČENÍ CLOUDU ......................................................................................................... 13

3.2

GROUPWARE ........................................................................................................... 14

3.2.1

VIRTUÁLNÍ TÝMY ................................................................................................................. 16

3.2.2

SPOLUPRÁCE ...................................................................................................................... 16

3.3

ZÁKLADNÍ INFORMACE O GOOGLE ................................................................................. 17

3.4

GOOGLE APPS .......................................................................................................... 18

3.4.1

OBECNÁ CHARAKTERISTIKA ................................................................................................... 18

3.4.2

CHROME ........................................................................................................................... 19

3.4.3

GMAIL .............................................................................................................................. 20

3.4.4

KALENDÁŘ ......................................................................................................................... 23

3.4.5

DISK GOOGLE ..................................................................................................................... 23

3.4.6

WEBY GOOGLE................................................................................................................... 25

3.4.7

SEJF GOOGLE ..................................................................................................................... 26

Michael Urban 4

PRAKTICKÁ ČÁST ................................................................................................... 27

4.1

POPIS SPOLEČNOSTI ................................................................................................... 27

4.1.1

POPIS VNITROPODNIKOVÉHO VYBAVENÍ .................................................................................. 28

4.1.2

POUŽÍVANÉ SLUŽBY ............................................................................................................. 28

4.1.3

POTŘEBY FIRMY .................................................................................................................. 28

4.1.4

POTŘEBY ZAMĚSTNANCŮ ...................................................................................................... 29

4.2

POROVNÁNÍ GOOGLE APPS A OFFICE 365 ....................................................................... 30

4.2.1

HLAVNÍ PARAMETRY ............................................................................................................ 31

4.2.2

DOPLŇKOVÉ PARAMETRY ..................................................................................................... 35

4.3

POROVNÁNÍ NÁKLADŮ NA PROVOZ APLIKACÍ .................................................................... 37

4.4

GOOGLE APPS .......................................................................................................... 37

4.4.1

ROZDĚLENÍ SLUŽEB ZAMĚSTNANCŮM ..................................................................................... 38

4.4.2

FINANČNÍ NÁROČNOST......................................................................................................... 39

4.5

MICROSOFT OFFICE 365 ............................................................................................. 41

4.5.1

FINANČNÍ NÁROČNOST......................................................................................................... 42

4.6

VÝSLEDEK POROVNÁNÍ ............................................................................................... 43

4.7

ZALOŽENÍ GOOGLE APPS PRO FIRMY .............................................................................. 44

4.7.1

ROZHRANÍ GOOGLE APPS ..................................................................................................... 45

4.7.2

SHRNUTÍ ........................................................................................................................... 49

5

ZÁVĚR................................................................................................................... 50

Michael Urban

1 Úvod Organizování práce se vyvíjí podobně jako internetové technologie. V současné době se rozvíjí mnoho dostupných řešení, která jsou nabízená vzdáleně prostřednictvím internetu. Poskytovatelé se snaží firmy zaujmout a nabídnout jim kvalitní a efektivní variantu pro fungování jejich podniku. Jedná se o systém, který řeší podnikovou agendu a je poskytován ve formě cloudu. Cloud computing je v poslední době technologickým pojmem, který zobrazuje budoucnost řešení právě podnikové agendy. Korporace provozující cloud aktuálně investují značné prostředky do jeho vývoje a snaží se své systémy, na něm fungující, neustále zdokonalovat a vyvíjet. Očekává se, že cesta tímto směrem bude ta správná a zajistí klientům množství funkcí, které usnadní jejich práci nejenom v zaměstnání, ale i doma. Proto probíhá přesun ze stávajících infrastruktur udržovaných v podniku do daleko rozvinutějších infrastruktur datových centrer, která jsou neustále rozvíjena a zdokonalována jejich provozovateli. Tato forma má možnost ulehčit podnikové pokladně a přidat vývojářům důvody pro tvorbu dalších aplikací fungujících na cloud computing architektuře. Cílem vývoje těchto systémů je nejenom zisk firem poskytujících cloud, ale i nabídka kancelářské sady nástrojů, která ulehčí mnoha složkám podniku. Jedná se především o ředitele firem, kteří chtějí po svých zaměstnancích co největší efektivitu práce a zároveň kladou velký důraz na snižování nákladů. Bude cloud computing správnou variantou zlepšení těchto požadavků? Význam cloudu se projevuje i v nabídce společnosti Google. Tato bakalářská práce je zaměřena na možnosti, které nám soubor nástrojů a aplikací Google Apps může nabídnout. Využitelnost těchto produktů roste, stejně jako nabídka konkurence. Rozvoj zde zaznamenává i způsob práce a využívání internetu. Využijí uživatelé dostupné služby typu e-mail, internetový kalendář, sdílení dokumentů, internetovou komunikaci a další, neustále vzrůstajíci služby, které získávají značný podíl v každodenní práci uživatele nejenom na internetu? Tuto práci omezuje obrovský potenciál vývoje nových internetových technologií a nástrojů. Konkurenti v oblasti IT určují stále nové trendy, vyvíjejí nové aplikace, řešení a rozšiřují nabídku dostupných služeb.

4

Michael Urban

2 Cíl práce a metodika 2.1 Cíl práce Cílem této práce je zhodnotit aplikovatelnost a finanční nákladovost služeb spadajících do nabídky Google Apps. Tyto cíle budou hodnoceny ne z pohledu IT odborníka a specialisty zavádějícího tyto služby, ale z pohledu majitele společnosti, který se snaží řídit podnik efektivně a požaduje kvalitní práci ze strany jeho zaměstnanců. Hlavním cílem je porovnání nákladů spojených s počáteční investicí do systémů Google Apps a Microsoft Office 365 a dále kvantifikace nákladů na jejich provoz v prostředí malé a střední firmy.

2.1.1 Cíle teoretické části Existuje mnoho dostupných variant, které má v dnešní době firma k dispozici pro zajištění funkcionality jejího IT firemního řešení a správy podnikové agendy. Hlavním cílem teoretické části práce je charakterizace možnosti využití cloud computingu ve firemní sféře a představení produktů prakticky využitelných pro podnikání, které nabízí společnost Google prostřednictvím svých služeb v sadě webových aplikací Google Apps. Tato část stručně objasňuje rozdělení cloud computingu podle jeho jednotlivých distribučních modelů, které jsou k dispozici v nabídce poskytovatelů na trhu, a dále podle druhů cloudového řešení, se kterým se uživatelé a firmy setkávají.

2.1.2 Cíle praktické části Mezi hlavní cíle praktické části patří popis a charakteristika vyskytujících se produktů v oblasti nabídky cloud computingu, které jsou obsaženy v sadě webových aplikací Google Apps nebo v dalších kancelářských sadách nabízených konkurencí. Jedná se o metodu, ve které záměrně vytyčíme jednotlivé cíle, u nichž budeme sledovat jevy a zákonitosti důležité pro další srovnání. Výsledkem této části bude vysvětlení skutečné dostupnosti nabídky, která ovlivňuje nákladovou složku. Jednotlivé komponenty konkurenčních kancelářských sad budou porovnány s co nejvíce podobnými složkami nabídky sady Google Apps. Na základě dosažených poznatků a srovnání bude představeno řešení, které by mělo být dostupné pro malou či střední firmu. Bude představen zjednodušený obraz skutečnosti, ve kterém budou aplikovány popsané a komparované modely na konkrétní situace. Bude nastíněna situace, která může nastat v průběhu zavádění jednotlivých složek cloud computingové služby ve firmě a dále možné situace, které mohou nastat během využívání služeb zaměstnanci.

2.2 Metodika Cíle stanovené v bakalářské práci na sebe navazují a udávají jasnou strukturu práce. Zvolené výzkumné metody jsou zvolené adekvátně k charakteru sledovaných jevů a volbě cílů. Metody práce je možné rozdělit do dvou skupin, na metody empirické a metody logické. Empirické postupy jsou založeny na reálném obrazu, v němž se odráží uskutečněné jevy. Konkrétní metody patřící do této skupiny jsou pozorování, měření 5

Michael Urban a experimentování. Metody logické zahrnují principy logiky a logického myšlení. Jednotlivé metody jsou párovány, a to abstrakce/konkretizace, analýza/syntéza, indukce/dedukce. (Molnár, 2008, s. 6-7) Mezi vybrané metodické postupy patří popis, komparace a modelování. Prostřednictvím popisu budou představeny jednotlivé výhody a nevýhody daného systému. Na základě výsledků bude použita metoda komparace, která kvantifikuje ceny a náklady jednotlivých produktů dostupných v současnosti na trhu. Tato metoda navazuje na popis, poznatky v něm uvedené dále rozvíjí a upřesňuje. Cílem komparace bude vzájemné srovnání jevů funkcionality daného systému. Poslední použitou metodou, modelování, bude znázorněno konkrétní řešení, které bude založeno na předchozích výsledcích. V práci je prováděna analýza aktuálního stavu, kdy je na základě normativních přístupů navržen teoretický postup.

6

Michael Urban

3 Teoretická část 3.1 Cloud computing V dnešní době velmi často užívaný pojem, který je definován a chápan několika způsoby. Definice se liší, protože cloud computing poskytuje široké spektrum služeb v síťovém prostředí. Jak je uvedeno v článku A View of Cloud Computing (Communications of the ACM, 2010, s. 50-52) jsou aplikace poskytované jako služba dodávány uživatelům prostřednictvím komunikační sítě – internetu. Hardware a software umožňující chod těchto aplikací jsou uloženy v data centru. Právě data centra, ve kterých je uložen hardware a nainstalován software nazýváme cloud. „Základní myšlenkou cloud computingu je, že všechny aplikace pracují přímo na webu - od jednoduchého softwaru až po kompletní operační systémy. Uživatel si nemusí obstarávat žádný drahý hardware, nemusí si dělat hlavu z aktualizování systému a nepotřebuje ani kupovat žádný software.“ (Schreiber, 2009) Jak dále uvádí Schreiber (2009), poskytovatel cloud computingu nám prostřednictvím jeho vlastních serverů nabídne vše potřebné pro běh webové aplikace. Uživatel se jednoduše připojí pomocí svého internetového prohlížeče a dále využívá již všech poskytnutých možností. Ze strany uživatele není potřeba instalovat žádný software, vyjma internetového prohlížeče, protože na cloudovém serveru je vše připraveno. To vše umožňují velké firmy, mezi které patří např. Microsoft, IBM a Google. Obchodní model, na kterém cloud funguje, je jednoduchý. Uživatel nemusí nakupovat veškeré příslušenství, které je při využití vlastní síťové infrastruktury potřeba, neplatí ani za licence nebo provoz serveru, ale pouze za uskutečněný provoz a využitý výkon. V minulosti bylo budování interních sítí potřebných pro běh podnikových aplikací složité, ale především velmi nákladné. Ve firemní sféře a v mnoha dalších podnicích byly pro realizování jejich aktivit zapotřebí různé programy, které za prvé musejí být někde nainstalovány a za druhé komunikují prostřednictvím podnikové sítě. Pro fungování těchto aplikací bylo nutné vlastnit velké prostory, ve kterých by byly umístěny servery. Tyto místnosti jsou nejenom velmi energeticky náročné, ale potřebují velkou péči a tým odborníků, který se jejich obsahu bude pravidelně věnovat a udržovat jej v chodu. (Salesforce, 2013) Jelikož se technologie neustále vyvíjí a zdokonalují, je nutné software nahraný na těchto serverech vyvíjet a aktualizovat, případně nakupovat novější. Tato varianta chodu podnikové aplikace je poněkud nákladná a pro malou nebo střední firmu neproveditelná. Cloud computing je proto lepším řešením namísto provozování aplikací ve vlastním. Firma se pouze připojí ke službě, která podobnou aplikaci poskytuje. První výhodou této varianty je snížení nákladů firmy. Druhou výhodou je rychlý start používání aplikace a snadné zavedení. Viz Gmail, služba fungující v cloudu. Aby ho firma mohla používat, nepotřebuje žádné servery a místnosti s hardwarem. Hlavní devizou cloudu je možnost využívat aplikace v něm uložené ihned po přihlášení. (Salesforce, 2013) 7

Michael Urban Další výhody Cloudu uvádí ve své přednášce Rennee Bergeron (2011). Hbitost systému cloud computingu je důležitou vlastností pro klienta, který se může ke službě připojit neomezeně ve dne, v noci. Pokud začíná služeb využívat, např. při startování nového projektu, nepotřebuje nic více než počítač, případně smartphone nebo tablet, připojení k internetu a internetový prohlížeč. •

Agility označuje dostupnost a připravenost řešení k používání. Poskytovatel je schopen cloudovou aplikaci přizpůsobit klientovým požadavkům, případně rozšířit datové prostory a další, tzn. že cloudové řešení je k dispozici během dnů či hodin. V případě, že by klient nevyužíval služeb poskytovatele cloudu a obstarával si služby sám, přibyla by mu řada starostí. Musel by navrhnout vlastní softwarové a hardwarové řešení, instalovat ho a otestovat ho, což by mu zabralo množství času a případné podnikatelské příležitosti by mohly utéct.

•

Utility znamená výhodu, při které klienta zajímají náklady. Využívá-li cloudové řešení, jeho náklady na provoz se odvíjejí od počtu např. procent, na které ho využívá. Pokud systém poskytuje 20% služeb, klient platí za 20% spotřebovaných služeb.

•

Ubiquity skýtá velkou výhodu při poskytnutí cloudového řešení zaměstnancům. Jeho dostupnost prostřednictvím internetu jej umožňuje využívat kdekoliv na světě, kde je tato komunikační síť k dispozici. Zaměstnanci tak mohou pracovat nejen z kanceláře, ale i z domova nebo kavárny s připojením k internetu.

„Cloudově založené aplikace mohou být v provozu dny i týdny a pořád jsou jejich náklady nízké. S cloud aplikacemi stačí otevřít prohlížeč, přihlásit se, přizpůsobit rozhraní a hned začít používat.“ (Salesforce, 2013) Obrázek 1: Schéma pohledu na cloud computing

Zdroj: Darbyshire

Každý uživatel internetu se jistě setkal nejméně s jednou službou provozovanou na cloudu. Nabízí se však otázka, zdali si to uvědomuje. Přednáška Rennee Bergeron (2011) uvádí, že uživatelé služeb Yahoo mail nebo Google Gmail, kteří se připojují ke vzdáleným serverům, aby si mohli přečíst svojí e-mailovou korespondenci. Dále uživatelé iTunes, kteří také využívají služeb cloudu, protože je možné si streamovanou hudbu zakoupit a stáhnout do libovolného Apple zařízení. Avšak nikdo již neví, kde se daná hudba nachází.

8

Michael Urban

3.1.1 Distribuční modely cloudu V podnikatelské oblasti se v současné době často objevují outsorcované služby, které podnikatelé a firmy poptávají jak z důvodu šetření nákladů, tak z důvodu odbornosti poskytovatelů, kteří mohou dané služby provozovat efektivně a levně. Přínosem outsorcovaných služeb je snadně a rychle rozšířitelné portfolio aplikací, které podpoří hlavní činnost organizace, užití moderních technologií dané aplikace a aktualizované standardy. „Poskytovatelé outsourcingu nabízeli širokou škálu služeb od vývoje informačního systému přes správu hardwarových a softwarových zdrojů až po komplexní řízení provozu IS/ICT.“ (Kunstová, 2009, s. 144) Rostoucí potenciál nabízených služeb byl zapříčiněn především zvýšeným zájmem o informační technologie, ale také zájmem o snížení nákladů. Jako první distribuční model je uveden SaaS, Software as a Service v překladu Software jako služba, jehož předchůdcem byl na konci 90. let model ASP (Application Service Provider), který poskytoval aplikační služby. Jedná se o aplikace, které jsou spravovány prostřednictvím internetu a poskytovatel je udržuje v chodu na svém zdroji. Zodpovědnost za chod, údržbu a aktuální stav aplikace přechází na jejího poskytovatele. Podle Vitovského (2006, s. 29) ASP obvykle nabízejí obchodní aplikace typu ERP, CRM, které jsou spravovány přes komunikační sítě. Klienti využívající těchto služeb obvykle kladou důraz na bezpečnost informací, které jsou na serverech ukládány, jelikož se jedná o důvěrné informace o jejich uživatelích. V návaznosti na model ASP přichází nový koncept SaaS, který je charakterizován distribucí jednotlivých aplikací několika klientům najednou. Využitelnost tohoto konceptu, který distribuuje software jako službu, je založena na webových technologiích. Poskytovatel těchto služeb provozuje aplikace na vlastních ICT zdrojích a buď je uživatelům poskytuje bezplatně nebo si účtuje podle rozšíření a využití. Placené služby jsou většinou využívány ve firemní sféře. Hlavními přínosy podle Kunstové (2009, s. 144) jsou: •

organizace nemusí pořizovat potřebnou technologickou infrastrukturu, takže není třeba jednorázová investice do hardwaru a softwaru,

•

nákup funkcionality bývá realizován za náklady nižší, než je cena licencí na aplikaci

•

jsou eliminovány náklady na provoz a údržbu hardwaru, zvyšování jeho výkonnosti,

•

není třeba se zabývat zálohováním dat, upgradem softwaru,

•

služba může být podle potřeby rozšířena, či naopak zúžena (škálování objemu poskytované služby – cena je funkcí objemu odebrané služby),

•

update aplikace probíhá bez narušení činnosti zákazníka,

•

zavedení služby je velice rychlé,

•

přístup k aplikaci je přes webové rozhraní, které je uživatelům blízké a je možné ho realizovat odkudkoliv a kdykoliv,

9

Michael Urban •

úroveň zabezpečení dat je mnohdy vyšší, než by si organizace dokázaly zajistit sami,

•

kvalitnější, než v případě vlastními silami provozovaných aplikací, bývá i řešení problémů a požadavků uživatelů.

Využívání softwaru jako služby má i své nevýhody. Uživatelé, využívající služeb poskytovatele, jsou zcela závislí na jeho funkčnosti a bezproblémovém chodu aplikace. V případě, že dojde k výpadku, jsou odkázáni čekat než poskytovatel problém vyřeší. Další nevýhodou je také závislost na poskytovateli internetového připojení, protože pro bezproblémový chod a připojení do cloudu je zapotřebí kvalitní, rychlé a stabilní připojení k internetu. V dnešní době se čas výpadku systému zkracuje a firmy poskytující cloudové služby disponují kvalitním zabezpečením dat a ochranou proti jakémukoli výpadku. Více o této problematice v kapitole Zabezpečení cloudu. (Kunstová, 2009, s. 144-145) Na trhu se setkáváme i s dalším konceptem služeb cloudu, jedná se o PaaS, což znamená Platforma as a Service tedy v překladu Platforma jako služba. Jak uvádí Kingová (2010): „PaaS (Platform as a Service, platforma jako služba) je v podstatě virtuální sadou nástrojů se všemi pokročilými prostředky potřebnými k vytváření, testování a nasazování vlastního softwaru pro jakékoliv účely.“ Firma poskytující Platformu jako službu nabízí klientovi možnost tvořit vlastní aplikace v prostředí poskytovatele. Klient již nemusí nakupovat stavební bloky aplikací, které by musel instalovat na nakoupený hardware. Stačí, když se připojí do vývojářského prostředí na internetu, kde má k dispozici přesně to, co potřebuje. Jedná se například o prostředí .Net1 nebo Java2. Vývoj podnikových aplikací díky cloud computingu zaznamenal velkou změnu v jejich tvorbě. V dnešní době již není potřeba pro jejich vývoj nákup drahého hardware a software, stačí si pronajmout platformu, ve které se aplikace vytváří. (Salesforce, 2013a)

Vývojářská platforma .NET vytvořená společností Microsoft, jejíž cílem je zjednodušení tvorby programových aplikací, které nevyžadují softwarové instalace na konkrétní počítač. Microsoft vybudoval prostředí, které obsahuje „knihovny, společné datové typy, podporu bezpečnosti a komunikací, konektivitu s databázemi“. Vývojář má tedy k dispozici vše potřebné. (Vochozka, 2003) 1

Podle Vitovského (2009) je Java „Objektově-orientovaný, multiplatformní programovací jazyk pro síťové prostředí, od Sun Microsystems.“ Jedná se o programovací jazyk, který programátorům umožňuje vytvářet programy a aplikace, které nejsou závislé na hardwarové a softwarové platformě. Často je používán pro vytváření malých aplikací, které jsou snadno spustitelné a určené především pro spolupráci s internetovým prohlížečem. Programovací jazyk Java je používán také pro vytváření jednoduchých aplikací a her, které jsou spustitelné nejen webovým prohlížečem v počítači, ale i v mobilním telefonu. Díky mechanismům, které obsahuje, snižuje riziko přenosu a šíření virů. 2

10

Michael Urban Jak je uvedeno v článku Stratecast (2012, s. 5) „PaaS je nedílnou součástí pro vývoj a dodání aplikací SaaS. (...), PaaS je příležitost rozšířit dosah vývojářů v přilehlém prostoru.“ Poskytovatelé platformy tudíž dávají svým uživatelům možnost vytvářet nové aplikace a tím i rozšiřovat portfolio nabízených služeb jako SaaS. Při vývoji je především brán zřetel na použitelnost jak v osobní, tak firemní sféře, ale hlavně na funkčnost a dostupnost aplikace na různých zařízeních typu mobilní telefon, notebook nebo chytré televize. Kompletní platforma obvykle obsahuje šablony pro tvorbu aplikací, API (Application Programming Interfaces) a další nástroje, které usnadňují vývoj a distribuci aplikace. PaaS stejně jako ostatní cloudové služby funguje na pronajatelné kapacitě s nastavitelnou škálovatelností nasazeného softwaru. Jednoduchost nástrojů platformy je důležitá pro jednotlivé uživatele vyvíjející aplikace. Dalšími důležitými vlastnostmi platformy PaaS je flexibilita, možnost využít běžné standardy vývoje aplikací a především nástroje, které zajistí vyvíjenému softwaru pracovat na různých platformách. Velkou výhodou je, že PaaS přináší vývojářům stejné možnosti jako v minulosti, ale daleko levněji, rychleji a efektivněji. (Stratecast, 2012, s. 5-10) Poslední koncept distribučního modelu cloudu se nazývá IaaS (Infrastructure as a Service), což v překladu znamená infrastruktura jako služba. Jedná se o službu nabízenou např. společností IBM, která poskytuje fungující infrastrukturu obsahující veškeré zařízení potřebné pro chod a vývoj webových aplikací. Klient tedy využije hardware, který mu společnost ve svém data centru pronajme, čímž je schopen využít jejich kapacity pro instalaci vlastních platforem. Zákazník si tedy nemusí kupovat vlastní servery, datová centra a další síťové vybavení, ale pouze si vzdáleně pronajme hotovou infrastrukturu. (IBM, 2013) „Koncept IaaS říká, že si můžete pronajmout IT infrastrukturu – např. servery, datová úložiště, zálohovací systémy, firewally.“ (Zikmund, 2010)

3.1.2 Druhy cloudu Rozdělujeme několik druhů cloudu. Pokud jsou aplikace přístupné veřejnosti, jedná se o public cloud (veřejný cloud). Tento model cloudu je provozován nadnárodními společnostmi jakou jsou např. Google, Microsoft, Apple a Amazon. Tyto velké společnosti disponují moderními data centry s obrovským výkonem a schopností uchovávat a zpracovávat velké množství dat. Nabídka sady funkcí veřejného cloudu je na rozdíl od nabídky sady funkcí v privátním cloudu pro každého uživatele, co se funkcionality týče, velmi podobná. Tzn., že uživatel nemá možnost si aplikace nabízené v cloudu přizpůsobit svým potřebám a je odkázán na nastavené standardy.

11

Michael Urban Tabulka 1: Porovnání druhů cloudu

Veřejný cloud

Hybridní cloud

Privátní cloud

•vlastní a spravuje poskytovatel •přístup přes internet •platba za využití •více více uživatelů, nájemců

•kombinace veřejného a privátního

•vlastní vlastní poskytovatel nebo privátní vlastník •vnitřní vnitřní nebo vzdálené hostování •jeden jeden uživatel, nájemce

Zdroj: Vlastní zpracovaní dle Bergeron

Tabulka 1 porovnává jednotlivé druhy cloudu a znázorňuje hlavní rozdíly mezi veřejným, hybridním a privátním cloudem. V případě veřejného cloudu, je zřejmý hlavní rozdíl oproti privátnímu cloudu takový, že jej využívá více uživatelů najednou a zároveň se jedná o více nájemců, kteří si cloud pronajímají. Hybridní cloud je kombinací obou druhů. Dalším typem je private rivate cloud, clou který využívají velké společnosti. Služby lužby dostupné v private cloudu nejsou veřejně dostupné a jsou uloženy v interních ních data centrech společností. Jak uvádí společnost Microsoft (2013), privátní cloud je „další další vývojový stupeň v poskytování IT služeb, který erý v sobě zachovává výhody plynoucí z konsolidace a virtualizace a rozšiřuje je o další velmi důležité prvky, jako jsou sdílený fond prostředků, samoobslužné funkce, škálovatelnost, pružnost a možnost účtování podle využití.“ Poskytování privátního cloudu cloud je založeno především vším na spolupráci společnosti a poskytovatele,, kdy firma provozující provozuj cloud nabízí klientům využití možností cloud computingu na privátních serverech cloudu. Společnost, která si privátní cloud pronajímá, má cloud zpřístupněný pouze oprávněným oprá osobám a zaměstnancům. Výhodou privátního cloudu je větší přizpůsobitelnost prostředí podle potřeb společnosti. Podle Rennee Bergeron on (2011) existují i hybridní cloudy, které jsou kombinací public cloudu a private rivate cloudu. Tuto myšlenku podporuje i Jánoška (2011), (2011) který uvádí, že „Hybridní cloud je kombinace aplikací veřejného cloudu a služeb datových center privátního cloudu.“ Spoluprací společnosti Microsoft a Siemens pak vznikla nabídka hybridního cloudu, který nabízí komunikační aplikace a nástroje nástroje online spolupráce a další IT infrastruktury, založené na privátním cloudu. Možnosti konceptu hybridního cloudu pak otevírají cestu pro nové obchodní modely, které pak díky menšímu rozsahu infrastruktury pomáhají firmě snížit náklady. Jako poslední model cloudu je považován tzv. komunitní cloud. Jak uvádí Rezek (2011) „Komunitní Komunitní cloudy obvykle realizuje konglomerát různých účastníků: jeden operátor infrastruktury (IT a telekomunikace) a nejméně jeden projektant, vývojář aplikací a poskytovatel průřezových úkolů jako legalizace a fakturace. Komunitní cloud mohou vlastními silami provozovat jen ICT firmy, které nabízejí široké spektrum služeb.“ Komunitní cloud je velmi specifickým modelem cloudu, cloud , který je jen zřídka využívaný běžnými

12

Michael Urban uživateli. Ale je podobný veřejnému cloudu, na rozdíl od něj je přístupný jen specifikované skupině uživatelů.

3.1.3 Zabezpečení cloudu Cloud computing funguje na principu přístupu uživatelů prostřednictvím internetového prohlížeče do data center poskytovatele služeb. Tzn., že data každého uživatele např. veřejného cloudu jsou uložena na cizí infrastruktuře, do které se připojují vzdáleným přístupem skrze internet. V tomto případě hrozí riziko, že během komunikačního procesu s cloudem putují data uživatelů napříč internetem v zašifrované podobě. Je tedy možné, že v případě plánovaného a sofistikovaného útoku by se útočník mohl k datům nabourat nebo je odchytit při jejich cestě a případně je zneužít. Co se týče uložení dat uživatelů na cizí infrastruktuře, jedná se o riziko, že k datům může získat přístup někdo cizí. Stačí, aby se správce serveru připojil do našeho cloudu, ve kterém má možnost vidět veškeré dokumenty, maily a podobné obsahy. Je důležité podotknout, že obava z krádeže dat přímo z data centra poskytovatele cloud computingu, není na místě. Zabezpečení data center společností je na velmi vysoké úrovni, jelikož do něj investují množství finančních prostředků, a tudíž není možné se do nich jakkoli fyzicky neoprávněně vloupat. Mnoho uživatelů cloudu se také může domnívat, že o data uložená někde v data centru mohou přijít. Poskytovatelé však velmi dbají na zálohování dat, a proto se uživatel nemusí o svá data obávat. Např. společnost Google ve svých data centrech zálohuje data uživatelů hned na několika místech zároveň napříč celým světem. Disponuje data centry ve Finsku, v Jižní Carolině a dalších místech, která jsou utajená kvůli bezpečnosti. V data centrech se nachází stovky počítačů a zařízení zajišťujících správný chod a kapacitu cloudu společnosti Google. Tyto prostředky uchovávají např. část dat uživatelů služby Google Apps. Pro jejich bezpečí jsou dodržovány tři základní principy: •

Fyzické zabezpečení

•

Ochranu dat

•

Spolehlivost operací

Spolehlivost operací je v této společnosti zajištěna specifickou tvorbou infrastruktury a především vlastním sestavováním zařízení podle přesných požadavků, které jsou určeny právě pro využití v data centrech společnosti Google. Každé zařízení je nastaveno přesně podle stanovených standardů a pracuje na systému Linux3.

Systém Linux charakterizuje Vitovský (2009, s. 279) jako „Multiplatformní operační systém založený na systému UNIX.“, který je zástupcem open source systémů, a který se využívá jako podniková platforma. Tento operační systém není díky své obtížné instalaci a poměrně malé dostupnosti aplikací, které systém rozšiřují, používán běžnými uživateli počítače. Spíše je často využíván, jak uvádí Vitovský (2009, s. 279) „v prostředí webového přístupu, aplikačních serverů, databázových systémů a softwaru pro distribuci zpráv.“ Mezi výhody tohoto operačního systému patří jeho vysoká stabilita a bezpečnost. 3

13

Michael Urban Fyzické zabezpečení data center je na vysoké úrovni. Je nutné dodržovat přísné bezpečnostní postupy, proto není povoleno, aby byly uskutečňovány jakékoli veřejné prohlídky. Zabezpečení vnější struktury data centra je zajištěno pomocí ochranných bariér a plotů, které zajišťují, aby veškerý pohyb probíhal monitorovanými úseky, přes které se zaměstnanci dostávají do svého pracoviště. Během vstupu do areálu je nutné projít několik zón, které jsou hlídány zaměstnanci bezpečnostní složky 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Samotní zaměstnanci jsou důkladně kontrolováni a prověřováni jak při vstupu do areálu, tak v průběhu pobytu v něm. Jejich pohyb je sledován prostřednictvím kamerových systémů a při vstupu do objektů nebo místností je vyžadováno ověření totožnosti pomocí kontroly oční sítnice. Další problematikou je ochrana dat. Ta jsou uložena na několika místech zároveň. Hardware využívaný v těchto data centrech je vyvíjen jen pro tyto účely a po celou dobu provozu je pečlivě monitorován. Největší důraz je kladen na data firemních klientů využívajících Google Apps. Důvodem jsou citlivá data, která jsou pro společnosti obvykle velmi důležitá. Ta jsou při procesu ukládání pojmenovávána náhodnými názvy a dále transformována na nečitelný text, který člověk není schopen rozluštit ani přečíst. Jsou ukládána na pevné disky, u kterých je pečlivě zaznamenáván jejich životní cyklus. V případě, že se u disku vyskytnou sebemenší známky problému, pracovníci oddělení jej naformátují a otestují. Testy, kterými má disk následně projít, jsou velice náročné a pokud v nich selže, je vyřazen. Tyto disky jsou poté likvidovány přesně určeným způsobem tak, aby v nich nezůstávala žádná data, jejichž získání by mohlo poškodit uživatele. Destrukce probíhá v několika krocích. V prvním kroku je disk vložen do přístroje tzv. „Crusher“, ve kterém je díky kuželovité ocelové hlavici tlakem zničen, čímž se stává nečitelným. V dalším kroku je kompletně rozdrcen v drtičce, takže z něj zbývají pouze části kovové drti. Data uživatelů jsou uložena na jednotlivých discích, uspořádaných do velkých jednotek, které jsou rozdělené do bloků. Každý blok se nachází ve sledované zóně chráněné protipožárními opatřeními. V případě požáru jsou okamžitě všechna data uložena v dané zóně automaticky přesunuta do zóny jiné, tak aby byla v bezpečí. Všechny zóny jsou monitorovány a dohled nad nimi má na starost řada zaměstnanců z oddělení bezpečnosti. Toto oddělení má dále k dispozici kamery po celém areálu, některé z nich jsou vybaveny i termovizí. Celé data centrum je dále zabezpečeno proti výpadku energie. To zajišťuje několik záložních generátorů schopných udržet všechna potřebná zařízení v provozu po nezbytně nutnou dobu. (Google Enterprise, 2011)

3.2 Groupware Týmovou spolupráci neboli Groupware definuje ve své knize Kunstová (2009, s. 92) slovy: „Groupware je programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity.“ Všechny uvedené činnosti jsou v groupware systému velmi důležité. Každá z těchto činností je specifická a má svojí funkci. Komunikace ve smyslu groupware aplikace prostřednictvím internetu umožňuje zastoupit osobní setkání mezi zaměstnanci nebo 14

Michael Urban s klientem, dále nahrazuje telefonní hovory a poštovní korespondenci. Uživatelům zúčastněným v jednotlivých úsecích komunikace poskytuje přehledné, pohodlné a levné možnosti ve výměně informací. Za typické komunikační prostředky groupware aplikace lze považovat elektronickou poštu, videokonference a online chat či instant messaging.4 V dnešní době jsou dostupné další možnosti typu webových konferencí, kterých se může zúčastnit více lidí. Existují dva typy webových konferencí – synchronní a asynchronní. Pro první typ konference je důležité, aby v daný okamžik byli všichni zúčastnění online a informace obdrželi v reálném čase. Na rozdíl od asynchronní komunikace, která bývá typická pro semináře a školení, kdy uživatelé přistupují na konferenci v čase, který je pro ně přijatelný. Velkou výhodou těchto možností je jejich cenová dostupnost. Firmy jsou jejich prostřednictvím schopné ušetřit jak za hardwarové prostředky tak např. za cestovní výlohy. Zatímco pro zaměstnance se jedná o výhodu ušetřeného času stráveného např. v automobilu při cestě na jednání. Kooperace - při spolupráci více členů skupiny pracujících dohromady uvádí Kunstová groupware produkty, které poskytují úložiště dokumentů a jejich uživatelé jsou schopni společně pracovat na dokumentech v nich uložených. Kolektivní práce je zde ukládána a je přístupná všem účastníkům daného projektu odkudkoliv, kde má uživatel připojení k internetu. Pro zvýšení produktivity jednotlivých pracovníků týmu je důležité včasné a rychlé rozhodování a organizace času. Pro tyto případy koordinace je vhodné využití dalších nástrojů typu kalendář či organizátor úkolů. Oba tyto nástroje pomáhají organizovat čas, plánovat schůzky se spolupracovníky a plnit naplánované úkoly. Organizace postupně zavádějí groupware aplikace mezi své zaměstnance a snaží se tak finančně odlehčit nákladové složce firmy a zároveň zefektivnit probíhající práci. Zkvalitnění organizace práce pak kompenzuje časovou vytíženost jednotlivých zaměstnanců. Realitou je, že zavedení těchto služeb mezi zaměstnance není náležitě využívané. Důležitou roli zde hraje vedení, které určuje jakým způsobem a jak intenzivně se dané aplikace budou využívat. Je totiž nutné, aby např. při využívání kalendáře byli uživatelé zodpovědní a vyplňovali informace o své pracovní dostupnosti. (Kunstová, 2009, s. 92-97)

Jak uvádí Vitovský (2009, s. 251) Instant messaging je „Druh okamžité komunikace na Internetu. Poslední dobou jedna z nejpoužívanějších aplikací, (...). Umožňuje vést dialog mezi dvěma nebo více osobami organizovanými ve stejné síti.“ Na rozdíl od webového rozhovoru (chat), který je „nutno se svým protějškem nejdříve domluvit.“ Ve většině případů se pomocí těchto služeb posílají běžně textové zprávy, u některých poskytovatelů je možné posílat soubory či zajistit hlasové služby. Jelikož se při využívání těchto služeb uživatel vystavuje na veřejném seznamu, je možné zvýšené bezpečnostní riziko. Dále podle Kunstové (2009, s. 93) umožňuje instant messaging „zprostředkování obrazu prostřednictvím webové kamery, sdílení pracovní plochy apod. Posledním trendem je mobilní instant messaging, tzn. že je tato služba dostupná i na mobilních telefonech a obdobných příručních zařízeních.“ 4

15

Michael Urban

3.2.1 Virtuální týmy Dědina virtuální týmy popisuje jako: „virtuální týmy jsou druhem nového směru, který se v praxi značně rozmohl, a to pod vlivem stále rostoucí globalizace. Vznikají například formou síťového seskupení členů týmů (v rámci organizace, ale i mimo ni, a to většinou bez oficiální regulace), které vznikají jen na základě neformálních aspektů se sledováním zištných cílů a lze je stejně rychle znovu neformálně rozpustit.” (Dědina, 2007) Všichni členi takového týmu spolu komunikují elektronicky. Ve většině případů jim není jiná komunikace umožněna, jelikož je dělí geografické nebo jiné rozdíly. Avšak pro chod virtuálního týmu je důležité seznámení a proto se členi musejí setkat – proběhne takzvaná face to face komunikace. Taková schůzka se opakuje jen zřídka. Později je jejich komunikace tedy výhradně elektronická, využívající již zmíněné e-maily, videokonference, internet nebo jiné možnosti. Jak z uvedeného vyplývá, tyto týmy jsou seskupovány především kvůli nepříznivým geografickým vzdálenostem, dále kvůli úspoře času a financí. Současně se tímto způsobem spolupráce daří integrovat požadované experty do jedné skupiny, takže spolu mohou spolupracovat. Pro požadovaný průběh spolupráce musejí členi týmu zvládat elektronickou komunikace, překonat vzdálenost mezi spolupracovníky a i přes to s nimi umět vycházet a tvořit. V takové organizaci je problémem vedení, které se těžko stanovuje, právě kvůli omezené formě komunikace. Přes to je pozice vedoucího nutná. Musí rozdělit jasné role a usměrňovat chod týmu, který má mít za následek dosažení stanovených cílů a to v rámci předepsaného časového harmonogramu. I přes omezený kontakt se spolupracovníky je důležité, aby se všichni vzájemně poznali a byli schopní se respektovat.

3.2.2 Spolupráce V dnešní době je pro úspěšně fungující podnikání zapotřebí několik faktorů. Jedním z nich je právě kvalitní spolupráce všech členů týmu případně zaměstnanců společnosti. Jedná-li se o malou nebo střední firmu bude se počet zaměstnanců pohybovat maximálně do 50 osob. Zvýšené efektivity spolupráce mezi účastníky virtuálních týmu lze dnes díky dostupným moderním aplikacím dosáhnout velmi snadno. Uvedené aplikace nabízejí možnost: „kolaborativní, mobilní a virtualizovaný styl práce“ (Lacko, 2012, s. 161). Rozšíření působnosti je v podnikatelské sféře, kde je zapotřebí zvýšení produktivity práce, velmi důležité a dnes také snadno dosažitelné. Především díky webovým aplikacím dostupných zaměstnancům, kteří mohou být doma, v práci nebo na cestách. Mnoho aktivit probíhajících uvnitř podniku vyžaduje spolupráci několika lidí. Jedná se buď o dlouhodobě nastavené týmy zaměstnanců, nebo o krátkodobě vytvořené týmy spolupracující pouze na daném projektu. Prostřednictvím cloud computingu se spolupráce velmi zjednodušuje, protože nenastávají problémy, které nastávaly dříve, při sdílení a propojení důležitých částí projektu. Podle Lacka (2012, s. 162-163) se jedná o následující: •

Žádná nekompatibilita aplikací. Záleží na manažerovi daného projektu jakou cloudovou aplikaci vybere, v případě, že se rozhodne např. pro Google Apps má možnost jednotlivé uživatele přiřadit přímo jejich účtem (v něm se jim pak daný 16

Michael Urban projekt zobrazí) nebo nepřímo, informací rozeslanou e-mailem, ve kterém budou uvedeny pokyny pro připojení k dané službě. Jednotliví členové mají možnost se k aplikaci pro práci, např. s dokumenty, připojit online prostřednictvím využívaného webového prohlížeče. Dále není nutné řešit, jaké hardwarové složení má jejich počítač, případně na jakém operačním systému pracují. •

Automatické propojení členů týmu. Propojení členů týmu se v případě Google Apps docílí prostřednictvím účtů každého člena týmu. Žádost nebo informace o přístupu k danému projektu je mu doručena e-mailem. Komunikace mezi jednotlivými účastníky je pak možná online např. prostřednictvím chatu probíhajícím v cloudové platformě.

3.3 Základní informace o Google Internetový vyhledavač patřící mezi celosvětově nejoblíběnější prostředky k získání a nalezení potřebných informací na internetu. „Posláním společnosti Google je uspořádat informace z celého světa tak, aby byly všeobecně přístupné a užitečné.“ (Google, 2013) Vyhledavač Google disponuje svojí vlastní fulltextovou vyhledávací technologií, kterou má patentovanou jako PageRank. Tato technologie zařazuje webové stránky do indexu a následně je zpřistupňuje uživatelům. Google si zakládá na relevantnosti vyhledávaných dotazů, proto obsahuje a používá algoritmy pro hodnocení relevantnosti indexovaných stránek. Tyto algoritmy se musejí neustále vyvíjet, aby byly schopné čelit častým útokům spammerů5, kteří se snaží protlačit své odkazy na přední pozice ve výsledkách vyhledávání. Pro zlepšení výkonu si k uživatelům ukládá tzv. koláčky – cookies a do své databáze si ukládá IP adresy jednotlivých uživatelů. (Vitovský, 2004, s. 105) Zakladatelé společnosti Google, Larry Page a Sergej Brin, se potkali na počátku roku 1995. Oba představovali velký potenciál a byli úspěšnými studenty Standfordovy univezity6. Tato univerzita si jako hlavní cíl stanovila připravovat budoucí profesory a další vědecké pracovníky, ale především se jeví jako rodiště některých světově úspěšných technologických společností, počínaje Hewlett-Packard až po Sun Microsystems. Uvádí (Vise, 2007, s. 47). Během studií na Standfordově univerzitě Larry a Sergej vytvořili svůj první vyhledavač, původně pojmenovaný jako BackRub, který pomocí odkazů určoval důležitost jednotlivých

Člověk rozesílající nevyžádanou poštu. „Spammer obchází antispamy pomocí komentářových polí HTML nebo pomocí zpráv s obrázkem, který obsahuje reklamní sdělení. Mezi časté útoky spammerů patří tzv. spamdexing. Vložení klíčových slov do webové stránky bez vztahu k obsahu.“ (Vitovský, 2004, s. 425) 5

Standfordova univerzita patří mezi jednu z předních výzkumných světových univerzit, která se nachází v oblasti Bay v Kalifronii, USA. (Standford, 2013). 6

17

Michael Urban internetových stránek. (Google, 2013a). Postupem času se toto jméno přestalo jevit jako vhodný název pro kvalitní vyhledávač, jelikož nebylo chytlavé a nesplňovalo požadavky, které si Larry Page představoval. Chtěl značku, která prohledává, indexuje a shromažďuje pro lidi obrovské množství dat, napadlo jej slovo Googleplex7. Po zadání do vyhledavače byla internetová doména stále volná, a proto ji zaregistrovali. Nakonec se zjistilo, že název Google je špatně napsané, původně zamýšlené slovo Googol. (Vise, 2007, s. 53) V dnešní době si Google vybudoval takovou pozici na trhu, že si spoustu lidí uvědomuje, že Google je daleko více než jen vyhledavač internetových stránek. Google nám dnes může nabídnout spoustu webových aplikací8, které jsou vyvíjeny jeho zaměstnanci. Tyto webové aplikace vznikají v průběhu života Google na podnět požadavků jeho uživatelů. Lidé, kteří využívají služeb tohoto giganta, mají každým dnem více požadavků. Je nutné, aby společnost Google vyvíjela a nabízela webové aplikace, které budou uživatelé schopni využívat doma, v práci a na cestách. (Darbyshire, 2010, s xxiii)

3.4 Google Apps 3.4.1 Obecná charakteristika Google nabízí kancelářskou sadu služeb a aplikací Google Apps, kterou můžeme využít pro soukromé a firemní účely. Jedná se o softwarovou podporu základního chodu firmy, která může být provozována na firemní doméně. Google Apps je momentálně dostupný i pro vládní organizace a lze ho využít i ve školství. Na počátku bylo hlavní myšlenkou Google Apps využití Gmailu pro firemní a školní účely. Zaměstnanci nebo žáci mohli Gmail využívat pro společné projekty, aniž by bylo třeba zakládat různé interní servery a vyvíjet software, který by tuto komunikaci umožňoval. Se zvyšujícím se počtem lidí, kteří tuto službu začali využívat, musel Google Apps vyvíjet další služby a rozšířit nabídku. „Google Apps je cloudová sada kancelářských aplikací, která vám a vašemu týmu umožňuje být v kontaktu a pracovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Snadno ji nastavíte a jednoduché je i její ovládání a správa. Pomůže vám pracovat lépe a zaměřit se na to, co je opravdu podstatné.“ (Google, 2013b)

7

Googleplex správně Googol multiplex označuje vysoké číslo. (MathWorld, 2013)

„Aplikace založená na webu. Podnikové webové aplikace mohou být provozovány na celé řadě existujících podnikových aplikačních serverů.“ (Vitovský, 2009, s. 480)

8

18

Michael Urban Obrázek 2: Schéma služeb nabídky Google Apps

Zdroj: Google Apps

Dnes je nabízeno několik verzí. Google Apps změnil s příchodem prémiových služeb rozdělení kategorií. Zákazníci mohou v současnosti využívat služeb Google Apps podle toho do jaké se řadí kategorie. Aktuálně se rozlišují dvě řešení pro jednotlivce a pro firmy. Jednotlivci mohou využívat veškeré Google webové aplikace, dále si mohou vytvořit osobní účet, který umožňuje bezproblémovou práci na jakémkoliv zařízení s připojením na internet. Řešení pro firmy je k dispozici pro jakkoli velkou firmu a verze se zde nerozlišují. Základním rozdílem verzí je momentálně Google Apps pro firmy a Google Apps pro firmy se službou Sejf. Mezi základní využitelné aplikace služby Google Apps patří především e-mailová komunikace Gmail, online plánovací Kalendář, Disk9, sdílené pracovní prostory – Weby a archivační možnost Sejf. Další využitelné aplikace lze na Google dokoupit prostřednictvím Google Apps Marketplace.

3.4.2 Chrome Chrome nebo Google Chrome je webový prohlížeč, který byl vytvořen společností Google Inc. tak, aby nabídnul svým uživatelům možnost využívat internet daleko více interaktivně. Starší webové prohlížeče byly strukturovány a budovány pouze pro jednoduché prohlížení internetu, kdy internet obsahoval pouze text a obrázky. Internet se vyvíjí10 a s ním i internetové stránky, které nám v dnešní době nabízejí prostředí nejenom

Diskem je zde myšleno místo, na kterém uživatelé naleznou dokumenty, tabulky a prezentace. S těmito soubory jsou uživatelé schopni pracovat společně a současně v daný okamžik.

9

Vývoj internetových stránek je charakterizován vývojem interakce jeho uživatelů, kteří se podílejí na jeho tvorbě. Umožňuje konzumentům internetového obsahu, aby se stali jeho tvůrci. Původně se uživatelé setkávali s Web 1.0, který nabídl pouze statický text a obrázky. Tato verze byla těžko ovlivnitelná a uživatelé se základními znalostmi se na tvorbě obsahu mohli jen těžko podílet. Prostřednicím nových technologií a Web 2.0 je možný vícesměrný komunikační proces. To znamená, že probíhá proces komunikace jak z webové stránky k uživateli, tak od uživatele 10

19

Michael Urban statického textu a obrázků. Současné internetové stránky se mohou dynamicky měnit podle toho, jakou volbu uděláme a to díky nově použitým technologiím. Internetový prohlížeč Google Chrome je graficky velmi jednoduchý a hlavně přehledný. Jednotlivě prohlížené stránky jsou rozdělené záložkami a každá záložka má svoje vlastní zabezpečení. Toto rozdělení nám zajišťuje kvalitní přehled nad rozdělanou prací a prohlížením internetu. Chrome je využitelný běžnými uživateli internetu, ale také firemní klientelou, která poskytuje tento internetový prohlížeč svým zaměstnancům ve firmě. Pro firmy je tento produkt vysoce využitelný, protože nabízí řadu zabezpečení, personalizací a nastavení omezující jeho uživatele. Podle potřeb firmy ho lze prostřednictvím zásad pro jednotlivé skupiny nastavit tak, aby každý uživatel mohl využívat jeho určitou část nebo měl např. omezený přístup k internetu. Tento webový prohlížeč byl od základu navržen tak, aby v jeho prostředí bezproblémově fungovaly všechny webové aplikace vyvíjené Google Inc., tzn. kompletní řada Google Apps. Google Chrome proto podporuje mnoho funkcí, které nám ostatní prohlížeče nenabízejí, patří sem především offline Gmail a Kalendář. (Darbyshire, 2007, s. 1-10) Každý uživatel má možnost sdílet všechna uživatelská nastavení, záložky a všechny další nainstalované aplikace. A to díky velkému důrazu společnosti Google, která se při vývoji každé aplikace zaměřuje na využitelnost v místech, kde je uživatel bude potřebovat. Další devizou tohoto prohlížeče je velké množství uživatelských motivů a dalších rozšíření webovými aplikacemi, které může uživatel využít.

3.4.3 Gmail E-mailová komunikace je v dnešní době velmi hojně využívána. Stala se technologií, kterou používáme v každodenním životě a jejím prostřednictvím můžeme zařizovat jak věci osobní, tak věci pracovní. V některých zemích světa je e-mail natolik běžný, že jej státní orgány vyhodnocují jako právně platný. V Austrálii je hojně využívaný soudy, jehož prostřednictvím rozesílají rozsudky. (Darbyshire, 2007, s. 45) Podle Lacka (2012, s. 90) „Elektronická pošta je jedním ze základních pilířů fungování firmy.“ V prostředí Gmailu je mnoho dalších možností a jak dále uvádí Lacko (2012, s. 90) „Pracovníci mohou kromě klasických emailů využívat i operativnější formy komunikace, například chat, hlasový chat a videochat."

k webové stránce. Typické pro Web 2.0 je možnost, kdy se uživatel prostřednictvím blogu, sociální sítě a wiki, stává tvůrcem obsahu internetu. Dnes se dostáváme ještě dále a je možné narazit na pojem Web 3.0, který na konferenci Seoul Digital Forum definoval výkonný předseda společnosti Google Eric E. Schmidt (2007). Na rozdíl od Web 2.0, který je založený na technologii Ajax, bude Web 3.0 cituji: „aplikace, které se poskládají“ obsahovat aplikace, pro něž je charakteristické, že jejich data budou dostupná v cloudu. Díky tomu budou schopny pracovat kdekoliv na zařízeních typu PC nebo Smartphone. Webové aplikace fungující na Webu 3.0 jsou rychlé a velmi přizpůsobitelné pro jejich uživatele. (Lacko, 2012, s. 168)

20

Michael Urban Základní služba nabízená korporací Google a spadající do nabídky Google Apps. Gmail neboli Google mail je služba nabízející e-mailovou komunikaci na doméně mail.google.com. Od jeho vzniku se velmi rozšířil mezi internetové uživatele jako volně dostupná e-mailová služba nabízející zdarma kapacitu ve velikosti 7 GB, což odhadem odpovídá asi 3,5 milionu stránek textu. Mezi základní funkce tohoto systému patří čtení, přijímání, odesílání, mazání a uchovávání e-mailů. Komunikace probíhající v prostředí Gmail je však rozdělena do jednotlivých vláken podle odesílatele e-mailu. Uživatel má možnost si v jednom vlákně dohledat veškerou komunikaci, která mezi ním a odesílatelem v minulosti proběhla. To se jeví pro uživatele jako velká výhoda, jelikož ho štědrá kapacita úložného prostoru nenutí mazat jeho e-maily a naopak mu poskytuje prostor pro to, aby si je ukládal a v budoucnosti mu byly dostupné. Gmail se v současnosti mezi uživateli pyšní svojí spolehlivostí, výkonem a ochranou proti nevyžádané poště - spamu11. Využívá mnoho technik pro detekování nevyžádaného e-mailu, mezi jednu z hlavních funkcí patří označení nevyžádaného e-mailu uživatelem, kterému pošta přijde. Systém je následně v budoucnosti schopen nevyžádanou poštu identifikovat a uživateli jej nezobrazit nebo nedoručit. (Darbyshire, 2007, s. 45-49) E-mailová komunikace se postupem času stala velmi důležitou částí vnitropodnikové, ale i mezipodnikové komunikace. Jejím prostřednictvím si firma předává důležité dokumenty a v dnešní době běžně vyřizuje obchodní záležitosti. Manažeři a vedoucí tým zaměstnanců mají možnost distribuovat a delegovat svá manažerská rozhodnutí. Veškeré zprávy doručené pomocí e-mailu jsou velmi významným vstupem informací do podniku. (Kunstová, 2009, s. 92-93) Komunikace Důležitým faktorem pro efektivní výkonnost celé organizace je kvalitní komunikace. Dobře zvládnuté osvojení techniky komunikace může organizaci poskytnout mnoho výhod oproti konkurenci, v opačném případě organizace ztrácí veškeré výhody a je pravděpodobné, že její úspěchy budou jen dočasné a pomíjivé. Komunikací nerozumíme pouze verbální a neverbální komunikaci, které jsou neodmyslitelné pro celou společnost, ale také elektronickou formu a její různé podoby. Jak uvádí Dědina: „V procesu globalizace se jedná o internet, videokonference, diskusní skupiny a další nové formy komunikace mezi jednotlivci navzájem a mezi organizací a jednotlivcem.” (Dědina, 2007, s. 46) Komunikace obecně je proces předávání informací mezi jedním nebo více členy prostřednictvím komunikačního kanálu, na který působí vlivy jako je šum nebo filtry vnímání. Odesílatel informace ji po svém zpracuje a tím ji zakóduje, teprve až příjemce

„Obtěžující či otravná nevyžádaná pošta, někdy označována jako reklamní balast či odpad. Obtěžující poštou může být pošta reklamní (junk mail), škodlivá pošta (nevhodná, odvádějící pozornost), štvavá (flames), nepravdivá (hoax), s objemnými přílohami. I nevyžádaný, avšak stručný a cílený, email může být někdy užitečný, například pro navázání oboustranně prospěšného obchodního vztahu.“ (Vitovský, 2004) 11

21

Michael Urban sdělení dekóduje a zase po svém pochopí. Právě těmto subjektivním faktorům se říká filtry vnímání. Komunikačním šumem pak rozumíme například sociální, fyzické nebo kulturní faktory, prostřednictvím kterých může dojít ke zkreslení informace. Pro upřesnění a docílení pochopení informace v její původní zamýšlené podobě je velice důležitá zpětná vazba. (Dědina, 2007, s. 46) Verbální a neverbální komunikace společně s paralingvistikou jsou dosti obsáhlá témata, avšak pro tuto práci je více důležitá komunikace elektronická. Její forma se vzhledem k neustálému vývoji technologií nepřetržitě mění. Mezi hlavní formy elektronické komunikace řadíme elektronické zasílání zpráv, hlasovou komunikaci, konferenční systémy a groupware. Elektronickým zasílání zpráv rozumíme rozesílání informací a dokumentů prostřednictvím e-mailu. Výhodou této formy je její nízká nákladnost, ovšem není vhodná k řešení situací, které vyžadují okamžitou zpětnou vazbu. Hlasová komunikace naopak umožňuje okamžité jednání díky přenosu hlasu prostřednictvím internetu. Hovor je velice podobný klasickému telefonickému rozhovoru, jeho výhodou je nulový náklad, jelikož zmíněná služba není zpoplatněna. Tato forma se v posledních letech rozrůstá a je stále oblíbenější a umožňuje firmě také předávání záznamů rozhovorů, což podnikatelé oceňují zejména kvůli kontrole a úspoře času. Konferenční systémy jsou v podstatě rozšířením hlasové komunikace, protože díky kamerám je celá komunikace rozšířena také o neverbální komunikaci, která verbální doplňuje a má vysokou výpovědní hodnotu. Její využití je velice oblíbené, protože videokonference jsou zřejmě nejvíce srovnatelné s běžnou osobní komunikací face to face. V neposlední řadě groupware velice ulehčuje práce uvnitř organizace. Tento systém umožňuje sdílení veškerých dokumentů v různých formátech. Dále nabízí možnost plánování práce, její koordinaci a další funkce. Mezi hlavní výhody elektronické komunikace patří především vysoká rychlost a s ní spojená úspora času i financí. Díky internetu lze získat velké množství informací, které mohou být doplněny o ilustrace, audio nebo video záznamy. Naopak nevýhodou je odcizení a potlačování individuality zaměstnanců. Ti mohou být více nepozorní a v pracovní době vyhledávat informace pro vlastní účely. Právě potlačování osobní komunikace často vede ke zkreslení informace, což má za následek komplikace. Rizikovým faktorem je také bezpečnost dokumentů, jelikož přístupová hesla nebývají obměňována, takže zaměstnavatel vkládá důvěru do svých zaměstnanců, kteří mohou údaje poskytnout třetí straně. Firmy využívají k získání nebo předání informací jednak své vnitřní systémy neboli intranety, ale současně také internet, který je nasycen obrovským množstvím informací a mimo jiné také komunikační sítí. Intranet má oprati internetu jasně vymezené hranice, co do obsahu tak také do přístupu. Intranety fungují uvnitř podniku a jeho počítačové sítě, proto obsahuje zejména informace a dokumenty týkající se firmy. Přístup k němu by měli mít proto pouze její členové, ale i tak se tyto soubory doporučuje řádně zabezpečit. (Dědina, 2007, s. 49-50)

22

Michael Urban

3.4.4 Kalendář Plánování jak personální nebo firemní agendy je pro každého podnikatele nebo zaměstnance důležitou součástí každodenního života. Webová aplikace Kalendář Google je silným pomocníkem pro plánování dne. Jak uvádí Lacko (2012, s. 134) „Kalendář Google je silný nástroj pro plánování času či správu událostí a úkolů." Jeho prostřednictvím jsou tedy uživatelé schopni efektivně organizovat svůj čas a v případě potřeby delegovat úkoly na další pracovníky či jiné uživatele. Velká výhoda, která je v cloudovém prostředí častá, je funkce sdílení. Každý kalendář vytvořený nebo běžící v prostředí Kalendáře Google je možné sdílet dalším uživatelům. Existuje několik variant sdílení, kalendář může být buď veřejný, nebo sdílený s konkrétními uživateli. V případě volby sdílení s konkrétními spolupracovníky má každý oprávněný uživatel kalendáře možnost doplňovat události, schůzky a další aktivity, které jsou pak přístupné uživatelům a ti mají možnost se dané události zúčastnit. I v případě, že kalendář není sdílen dalším osobám, je při vytváření jakékoli události k dispozici možnost pozvat libovolného uživatele (přiřadit ho k události), který bude následně o této akci informován e-mailem. Pokud účastník, který byl na událost pozván, toto přizvání odmítne, není již dále zahrnut v seznamu zúčastněných. Interesované osoby a uživatelé jsou schopni zobrazit další konkrétní osoby v seznamu zúčastněných. Další výhodou je propojenost aplikace Kalendář s další službou z nabídky Google, konkrétně Google Maps. Každý uživatel Kalendáře má díky této funkci možnost ke konkrétní události přiřadit přesné místo konání, které je propojené s místem v Google Maps. Účastníci události si jsou schopni v pozvánce danou lokalitu zobrazit na mapě, a tak dorazit na místo konání. (Lacko, 2012, s. 134-141) Kalendář Google nabízí spoustu dalších výhod a je dostupný i z mobilního telefonu či libovolného zařízení s internetovým prohlížečem. V případě, že je uživatel na cestách nebo spolupracuje s lidmi z jiných časových zón, aplikace „Funkce převodu časového pásma“ zajistí, aby konkrétní pracovní doby byly přizpůsobené kolegům. Tzn., že není možné naplánovat schůzky v době, kdy v časovém pásmu mají např. noc. Kalendář dále zahrnuje množství rozšiřujících funkcí a widgetů.12 Umožňuje zajistit zaslání upozornění do e-mailové schránky nebo mobilního telefonu. (Google, 2013d)

3.4.5 Disk Google Disk Google neboli Google Drive. Služba, která nám nabídne možnost ukládat množství souborů a synchronizovat je mezi serverem a naším počítačem. To znamená, že tento disk funguje na cloudu. Je to pevný disk, který máme s sebou, a díky kterému můžeme uložené dokumenty i sdílet. V praxi to znamená, že Google Disk nabízí svým uživatelům možnost přistupovat ke svým souborům odkudkoliv na světě. K této službě může každý uživatel přistupovat z webového prohlížeče nebo ze zařízení, které disponuje připojením

„Prvek grafického uživatelského rozhraní“ (Vitovský, 2009, s. 490), který upravuje prostředí desktopu, na kterém uživatel pracuje. Desktop je jakýsi pracovní stůl, který je možné si upravovat a případně jej rozšiřovat o programová a dialogová okna. (Vitovský, 2009, s. 128-129) 12

23

Michael Urban k internetu, nebo ve kterém je aplikace nainstalována. Díky disku Google Drive už není třeba posílat dokumenty a fotky pomocí e-mailu, ale je možné je přímo sdílet cílené skupině uživatelů, která si může sdílený soubor kdykoli a kdekoli stáhnout. Tato funkce disku je vhodně využitelná v případě, že by uživatelé potřebovali odeslat e-mail s objemnou přílohou. Další výhodou této služby je, že zákazník může soubory sdílet, delegovat uživatele nebo zaměstnance, spolupracovat v jejím prostředí a vytvářet jakékoli projekty. Disk Google se dříve prolínal se službou Google Dokumenty. Uložené soubory typu dokumentů, tabulek a prezentací jsou online upravovány prostřednictvím aplikací, které nabízela právě služba Dokumenty. Co se týče bezpečnosti dat, uživatel ukládající si soubory se nemusí obávat o jejich ztrátu, jelikož jsou bezpečně uloženy. (Google, 2013c) Jak dále uvádí Čičák (2012), jedná se o datové úložiště, jehož pomocí jsme schopni ukládat soubory v lokálním počítači a dále k nim přistupovat z dalších zařízení či jiných počítačů. Data jsou automaticky synchronizována a nahrávána na online servery poskytovatele, tedy Google. Implementace do systému Windows je velmi jednoduchá. Aplikace Google Drive si při instalaci vytvoří složku přímo v našem počítači, do které se data ukládají a uživatel má možnost s nimi pracovat. Může je přidávat, odebírat a upravovat, každá zaznamenaná změna je pak synchronizována. Všechna data v této složce jsou uložena jak na lokálním disku daného počítače či zařízení, tak v cloudu poskytovatele. V průběhu používání kancelářských aplikací, buď volně šiřitelných, nebo placených, je pro běžného uživatele normální využívat těchto aplikací kancelářského balíku např. Microsoft Word. Uživatel po nainstalování této aplikace vytvoří nebo otevře již vytvořený dokument, se kterým je schopen následně pracovat. Po dokončení úprav a práce s dokumentem má možnost uložit soubor na disk počítače nebo na USB disk, případně na jiné médium. V dnešní době se práce s dokumenty změnila. Zažitý scénář práce s dokumenty změnila dostupnost a vývoj cloudu, jehož prostřednictvím má uživatel možnost pracovat s dokumenty online přímo na internetu. K této práci mu pak stačí pouze internetový prohlížeč, který se prostřednictvím internetové adresy připojí do cloudu, kde jsou veškeré potřebné kancelářské aplikace připraveny k používání. Výhodou je, že v případě nekomerčního využití má uživatel možnost využívat těchto sad zdarma.13 S vývojem a dostupností nových technologií se k uživatelům dostávají nové prostředky ulehčující a zjednodušující práci na počítači. Díky velkému rozšíření notebooků a rychlému nárůstu používání tabletů, se dnes stávají webové aplikace běžnou záležitostí pro každodenní práci s dokumenty. Rychlé internetové připojení je v dnešní době poskytované i pro mobilní zařízení za solidní ceny. Právě díky tomuto faktoru se přesun aplikací do webového prostředí stal velmi očekávaným posunem vývoje každodenní práce uživatelů. Tento

V dnešní době není nic zdarma, to samozřejmě platí i při používání těchto kancelářských aplikací na internetu. Uživateli jsou buď v rozhraní zobrazovány reklamy, které se snaží uživatele informovat o službě inzerenta nebo donutit ke kliknutí a tím k případnému nákupu produktu, nebo se dále jedná o shromažďování informací o uživateli, které poskytovatel kumuluje na svých datových úložištích a má možnost je potenciálně využít pro marketingové účely. U velkých poskytovatelů těchto služeb není nutné se bát jakéhokoli zneužití. (Lacko, 2012, s. 58)

13

24

Michael Urban pokrok odstartovalo především využívání webového přístupu k e-mailům a dalším agendám personálního nebo firemního prostředí. (Lacko, 2012, s. 57-59) Jak dále uvádí Lacko (2012, s. 58), dokumenty Google jsou „plnohodnotný kancelářský balík určený pro osobní nekomerční použití." Tato služba nabízí uživatelům nejen základní textový editor, ale i další užitečné nástroje, které jsou pro některé uživatele nepostradatelné. Jedná se především o tabulkový procesor, obdobnou aplikaci Microsoft Excel, nástroje pro tvorbu prezentací a formulářů. Využívání této služby je pro nekomerční účely zdarma. Pro komerční použití je pak dostupná verze Google Apps for Business, která je samozřejmě zpoplatněna. Velkou výhodou dokumentů dostupných pro uživatele Google je propojitelnost s dalšími službami společnosti. Jak představují zástupci společnosti Google na Roadshow v Austrálii (2011), hlavní devizou dokumentů Google je online spolupráce všech oprávněných uživatelů na daném dokumentu. Každý dokument uložený v cloudu firmy Google je možné sdílet mezi uživatele buď veřejně nebo soukromě. V případě soukromého sdílení je možné udělit přístup k dokumentu např. zaměstnancům celého oddělení, kteří budou schopni v reálném čase dokument rozvíjet a upravovat. Každá úprava je pak uložena a označena barvou přiřazenou jednotlivému uživateli. Pracovníci mají také možnost v prostředí dokumentů Google vzájemně online komunikovat a informovat ostatní spolupracovníky o svých návrzích a nápadech. V případě, že je některý z oprávněných uživatelů offline, obdrží dané informace na email. Jakmile si daný email přečte a odpoví na něj, další uživatelé obdrží jeho odpověď. Buď online v případě, že aktuálně pracují na daném dokumentu nebo offline na email, pokud na daném dokumentu naopak nepracují.

3.4.6 Weby Google Weby Google nabízejí snadné vytvoření místa, které bude možné sdílet a přizpůsobovat zaměstnancům, klientům, dodavatelům nebo partnerům. Jedná se o internetovou stránku, při jejímž vytváření není potřeba znát jakýkoli programovací jazyk. Při tvorbě je možné využít několik předem nastavených a připravených šablon. Ty jsou pak jednoduše přizpůsobitelné a připravené pro prezentaci sdílených kalendářů, dokumentů a videí. Weby Google jsou přístupné pracovní prostory pro týmovou práci. Je umožněno nastavovat oprávnění přístupu pro jednotlivé stránky webu, tzn., že každému je zobrazena pouze relevantní část. Dále je nabízeno vlastní rozšíření a přizpůsobení s použitím jazyka Google Apps Script, HTML nebo JavaScript. Jak dále uvádí Macich ml. (2008) Weby Google jsou „kombinací webového hostingu a publikačního systému, jehož cílem je umožnit rychlou a jednoduchou tvorbu webových stránek bez zvláštních technických znalostí.“ Služba je také dostupná i široké veřejnosti, vše v nabídce Google Apps, a není pro její zprovoznění potřeba žádná vlastní internetová doména. Weby Google jsou také dále vhodné např. pro využití intranetového portálu. Tvorba stránky je koncipována tak, že vkládáním textů, obrázků, rozšířením pomocí miniaplikací z nabídky Google si uživatelé mohou vytvořit web vhodný pro prezentaci firmy. V případě, že tyto stránky nejsou přístupné veřejnosti, je možné zajistit a nastavit přístupová práva pro zvolené jedince, kteří mají možnost buď stránky prohlížet nebo upravovat. Jejich identifikace pak probíhá pomocí účtu Google. 25

Michael Urban

3.4.7 Sejf Google Sejf Google je volitelná aplikace, která je nabízena v kancelářské sadě Google Apps. Jedná se o archivátor, který ukládá a shromažďuje potřebná data. Jsou to především archivovaná data e-mail komunikace a chatových zprávy. Služba umožňuje definovat pravidla, podle kterých jsou potřebná data ukládána. Je tedy možné zajistit, aby byly nechtěné zprávy smazány. Google Sejf je velmi vhodným pomocníkem při používání Google Apps pro případ, že je firma vystavená auditu, či se účastní soudního sporu. Pro tyto případy je možné nastavit pro jednotlivé uživatele omezení, které zajistí zablokování možnosti zprávu smazat. V případě, že firma potřebuje svůj archiv prohledat a najít konkrétní zprávu či komunikace, Google mu nabízí množství silných vyhledávacích nástrojů, které jsou rychle a relevantně schopné poskytnout požadovaný výsledek. (Google, 2013d)

26

Michael Urban

4 Praktická část 4.1 Popis společnosti Praktická část je zaměřena na rozvoj a změnu řešení vlastního podniku, který se v současnosti orientuje na internetový prodej sportovního zboží. Distribuce zboží je v případě expresního doručení zajišťována jedním zaměstnancem, který má na starosti dopravu po Praze. Distribuce mimo Prahu probíhá prostřednictvím přepravní společnosti PPL. V současnosti je zaměstnáno pět pracovníků, jejichž pracovní náplň přiblížím dále. Přísun zboží a externích služeb zajišťuje několik dodavatelů. Důvodem volby zavedení a zpracování možností Google Apps je špatná současná situace založené společnosti a neefektivně probíhající procesy. Společnost vznikla v průběhu roku 2012 a rychle se rozrostla díky zimní sezóně, která zpravidla velmi ovlivňuje chod podniku. Firma se zaměřuje na distribuci sportovních potřeb, převážně lyžařských. Za hlavní sezónu se považuje zimní období od října do dubna. Ve společnosti nebyl před začátkem sezóny vytvořen žádný podnikový plán ani podniková síť. Postupovalo se pouze podle předešlých zkušeností ze soukromé činnosti. Veškerý hardware a software byl zajišťován v průběhu. Rychlý start a nedokonalá příprava jednotlivých složek informačního systému byla způsobena především zájmem o rychlé uspokojování požadavků zákazníků a o distribuci zboží. V současnosti tedy firma nadále používá základní nerozvinuté prostředky pro vyřizování veškerých požadavků a nevyužívá žádné moderní řešení, které by usnadnilo jak vnitropodnikovou a mezipodnikovou komunikaci, tak vyřizování požadavků zákazníků. Dochází tedy k časté prodlevě mezi objednávkou a jejím konečným vyřízením. Požadavky přicházející do firmy jsou často zpracovávány opožděně a stává se, že se na některého zákazníka, který poptává zboží, „zapomene“. Podnik není vybaven kvalitním systémem pro řízení skladu, proto často dochází ke špatné informovanosti o dostupnosti zboží. To také způsobuje nedůsledná, špatně organizovaná a neefektivní spolupráce mezi zaměstnanci z oddělení správy obsahu internetového obchodu a zaměstnanci ve skladu. Aktuální situace ve firmě je pravděpodobně dostačující, protože generuje zisk, i přesto je zcela neefektivní a přináší firmě komplikace, únik zisku a úbytek zákazníků. Rozložení zaměstnanců má následující podobu: •

dva zaměstnanci zajišťující správu obsahu internetového obchodu,

•

jeden zaměstnanec zajišťující komunikaci se zákazníky, e-mailovou komunikaci, telefonní komunikaci,

•

dva zaměstnanci zajišťující přípravu distribuce zboží pro PPL a dále rozvoz zboží po Praze.

27

Michael Urban

4.1.1 Popis vnitropodnikového vybavení Pro zajištění chodu společnosti a vnitropodnikové komunikace mají zaměstnanci k dispozici buď stolní nebo přenosný počítač. Stolní počítač má k dispozici zaměstnanec komunikující se zákazníky a vyřizující objednávky, dále pak pracovník ve skladu. Jeden pracovník zajišťující správu obsahu internetového obchodu a dalších potřebných procesů pro chod prodeje, má k dispozici stolní počítač, druhý pracovník notebook. Programové vybavení dostupné na každém počítači funguje na operačním systému Windows 7, který je licencován verzí OEM. Dále pak základní kancelářské aplikace obsažené v sadě Microsoft Office, licencované taktéž ve verzi OEM. Společnost nakoupila počítače již s předinstalovaným software společně s hardware. Výhodou zde byla nižší pořizovací cena. Nevýhodou pak určitá omezení ve funkčnosti. Další programové vybavení mají zaměstnanci k dispozici podle jejich pracovní pozice. Jedná se např. o programy Adobe Photoshop nebo Adobe Dreamweaver. Dále jsou všichni zaměstnanci společnosti vybaveni mobilním telefonem, který je schopen připojení k internetu prostřednictvím instalovaného prohlížeče. Telefony pracují na operačním systému Android a iOS.

4.1.2 Používané služby Internetový prodej zajišťuje internetový obchod. Vlastní administrační rozhraní je implementováno přímo do internetového obchodu, které zajišťuje správu obsahu, objednávek a zboží. Každý zaměstnanec má vlastní administrační profil, který ale neumožňuje komunikaci v rozhraní obchodu. Komunikace tak probíhá buď „face to face“ nebo pomocí mobilního telefonu, volání nebo SMS. Informace o dostupném zboží jsou získávány ze serverů dodavatelů. Aktuální skladová dostupnost je zjišťována z internetového obchodu B2B. Komunikace je zajišťována prostřednictvím e-mailu, který mají zaměstnanci zřízeny na podnikové doméně a propojené s Microsoft Outlook. Veškerá pošta je tedy uložena v počítači daného uživatele. Přenos souborů je zajišťován buď prostřednictvím e-mailu, nebo v případě objemnějších souborů prostřednictvím FTP.

4.1.3 Potřeby firmy Efektivita vnitřních a vnějších procesů je důležitým faktorem správného chodu firmy. Zkrácením času stráveným zbytečnými kroky v případě přijímání a odesílání upravovaného dokumentu, zjednodušením procesů předávání dat a užitečnější prací na jednotlivých procesech, dosáhneme nižší nákladovosti firmy. Rychlé a spolehlivé komunikační nástroje z nabídky Google Apps zajistí efektivnější proces komunikační složky firmy. Jednotliví zaměstnanci budou schopni efektivně předávat informace svým kolegům a tak poskytnout kvalitnější servis našim zákazníkům. Pro správné fungování vztahů mezi nadřízeným a podřízeným je nutné předávat rychle 28

Michael Urban a srozumitelně potřebné informace. Lepší vnitropodnikovou komunikaci zajistíme prostřednictvím IM, sdílených kalendářů a dokumentů, které mohou zaměstnanci upravovat společně v reálném čase. Přidaná hodnota se stává jedním z faktorů, který je pro nás rozhodující při zavádění cloudového řešení Google Apps. V případě, že zaměstnanci efektivněji využijí svůj čas a práci, bude pro nás zavedení přínosné. Ponížení nákladové složky je možné dosáhnout omezením zbytečného provozu počítačů, serverů a další síťových zařízení. Udržování chodu vlastní infrastruktury je nákladné především z důvodu vysoké spotřeby elektřiny, časté údržby a instalace aktuálních trendů hardware a software. Provozní náklady je možné snížit přesunutím infrastruktury mimo podnik. Přímo v podniku lze následně uchovat pouze nezbytné prostředky pro chod podniku.

4.1.4 Potřeby zaměstnanců Snadná ovladatelnost a přehlednost systému je klíčovým faktorem pro práci každého zaměstnance. Pokud je nově zavedený systém kvalitně graficky zpracovaný, je přehledný, začátky jsou pro zaměstnance snadnější a efektivní práce se dostaví dříve než u nepřehledného systému. V případě dobré orientace je pracovník schopen pracovat rychle a účinně. Přizpůsobitelné uživatelské rozhraní, individuálně pro každého jedince, je další důležitou složkou práce v Google Apps. Zajistí-li systém snadnou přizpůsobitelnost podle potřeb pracovníka, stává se pro něj využívání našeho systému příjemnější a orientace v něm daleko snazší. Tato potřeba je spjata s výše uvedenou přehledností a ovladatelností systému. Přenos a sdílení souborů je zaměstnanci prakticky využitelná část aplikace. Urychluje pracovníkovu práci se soubory v případě spolupráce s kolegy. Umožňuje spolupracovat a přenášet soubory efektivně. Nahradí situace zasílání souborů a dokumentů prostřednictvím e-mailu a zajistí přístup více než jednomu zaměstnanci k dané položce. Organizace času je nezbytnou součástí plánování práce. Plánovač času nebo kalendář je vhodným pomocníkem každého zaměstnance, který si díky tomuto nástroji zajistí přehled o své dostupnosti. O veškeré informace se může podělit s ostatními kolegy. Zajistí možnost např. zavolat zákazníkovi v určený den a čas, a získat tak požadovanou objednávku.

29

Michael Urban

4.2 Porovnání Google Apps a Office 365 Kompletní nabídka kancelářské sady nástrojů Google Apps je uvedena v předchozích kapitolách. Jedná se o praktické řešení kancelářských aplikací nabízené společností Google, která předkládá kompletní řešení obsahující vše potřebné pro naší společnost. Konkurenční poskytovatel podobného komplexu služeb, fungujících na cloud, je Microsoft. Jeho známé kancelářské aplikace Microsoft Office jsou nyní dostupné i v online provedení. Microsoft nabízí svým klientům produkt Office 365, který je podobným kompletním řešením podnikové agendy. Pro účely porovnání těchto dvou kancelářských byly zvoleny následující parametry. Jak je uvedeno výše, společnost Google nabízí podnikatelům nástroje a aplikace obsažené v Google Apps pro firmy, společnost Microsoft nabízí produkt pro malé firmy s názvem Office 365 E1. Je důležité, aby tyto sady webových služeb nabídly kvalitní a efektivní řešení pro naši malou firmu. Porovnávací parametry rozděluji na Hlavní a Doplňkové. Viz Tabulka 2. Tabulka 2: Určení parametrů pro porovnání aplikací

Hlavní parametry

Doplňkové parametry

KA Kalendář a plánovač

IM

DO Prohlížení a úprava dokumentů

Instant messaging Možnost rozšíření dalšími MR aplikacemi WK Webové konference Oznámení událostí OS prostřednictvím SMS AR Archivace souborů a pošty

TM Týmový web a podniková prezentace

AU

Přehled aktivity účtu

WP Webový přístup s podporou běžných zařízení

VO

Volání

SP

Garance spolehlivosti a dostupnosti

ZA

Dvoufázové ověření

JO

Jednoduchost a přehlednost systému

VS

Vzdálené smazání dat

CS

Zpoplatnění služby za uživatele

PZ

Programová základna

KS

Kontakty a skupiny

FE

Firemní e-mail

SS

Správa, sdílení a synchronizace souborů

Zdroj: Vlastní zpracování

Sběr dat pro porovnání byl proveden praktickým zkoušením, kdy proběhlo zavedení systému. Každý systém byl testován a vyzkoušen. Jednotlivé ohodnocení parametrů je uvedeno v tabulce 3. V případě, že systém splňoval požadovaný parametr, byl označen „A“. V případě, že systém parametr nesplňoval, byl označen „N“. Pro přesnější rozdělení parametrů bylo zvoleno označení „X“, které označuje, že daný systém buď neobsahuje kompletní řešení nebo je jeho část možno nahradit. Viz Tabulka 3.

30

Michael Urban Tabulka 3: Výsledek porovnání aplikací

Hlavní parametry KA

KS

FE

SS

DO

TM

WP

SP

JO

CS

Google Apps pro Firmy

A

A

A

A

A

A

A

A

A

A

Microsoft Office 365 P1

A

A

A

N

A

A

A

A

N

A

Doplňkové parametry IM

MR

WK

OS

AU

AR

VO

VS

PZ

Google Apps pro Firmy

A

A

A

A

A

N

A

N

N

Microsoft Office 365 P1

X

N

X

N

A

N

N

A

A

Zdroj: Vlastní zpracování

4.2.1 Hlavní parametry Kalendář a plánovač V této oblasti obstály obě sady nástrojů. Jedná se o základní vlastnost, kterou nám nabídne jak Google, tak Microsoft. V Google Apps je tato funkce blíže popsaná v kapitole Kalendář. V prostředí Microsoft Office 365 je v základní verzi pro malé firmy dostupný přes záložku Outlook, kde se zobrazí nabídka. Jsme schopni vytvářet události a přiřazovat k nim uživatele. Kalendáře je také možné sdílet. Office 365 nabízí možnost vytvářet schůzky a i žádost o schůzku. Tyto žádosti se zobrazí uživateli, který odpoví na událost zaškrtnutím „Přijmout, Nezávazně nebo Odmítnout“. Každá uložená událost je na rozdíl od Google Kalendáře lépe graficky zobrazena a je možné na obrazovce vidět více informací. Toto shledávám jako výhodu. Další výhodou jsou lépe zobrazená připomenutí, která i zvukově upozorňují uživatele. Viz obrázek 3, kde č. 1 popisuje jednotlivé události kalendáře, které je možné rozlišit a zobrazit podle dne, týdne, měsíce. Č. 2 uživateli zobrazuje informace o účastnících a podrobnostech události. Č. 3 zobrazuje upozornění uživateli a čas, za který začíná schůzka. Rozhraní kalendáře Office 365 je mnohem přátelštější a propracovanější než rozhraní kalendáře Google. Kontakty a skupiny Oba poskytovatelé nabízejí databázi kontaktů a rozdělování jednotlivých členů do skupiny. Jedná se o přehledné řešení seznamu klientů, zákazníků, obchodních partnerů, ale i členů rodiny a kamarádů. V případě Office 365 je základ propojen s Microsoft Outlook a databáze kontaktů je zde kvalitně řešena. Kontakty v prostředí Google skýtají výhodu v propojenosti s dalšími aplikacemi. Jedná se především o profil Google+, do kterého se uložené kontakty prolínají a rozdělují se v něm do kruhů, které třídí cílovou skupinu kontaktů. Výhodou u tohoto systému je, že máme možnost okamžitého IM s uživateli uloženými v našem kontaktním seznamu. Zde hodnotím kladněji systém Google kontaktů.

31

Michael Urban Obrázek 3: Uživatelské rozhraní kalendáře v systému Microsoft Office 365

Zdroj: Vlastní zpracování dle Microsoft Office 365

Firemní e-mail Průběh e-mailové komunikace je v obou systémech velmi podobný. Office 365 se liší od Google především silnou základnou v produktu Microsoft Outlook. Uživatelské rozhraní v systému Office 365 nabízí přehledné prostředí viz obrázek 4, na kterém č. 1 zobrazuje seznam e-mailů, č. 2 vyskakují okno, které umožňuje napsat novou zprávu. To je odlišné od Google, protože psaní e-mailu probíhá buď na liště nebo přímo pod e-mailem jako konverzace. Č. 3 je souhrnem informací o e-mailu, včetně dat odpovědí a dalších podrobností. Obrázek 4: Uživatelské rozhraní e-mailu v systému Microsoft Office 365

Zdroj: Vlastní zpracování dle Microsoft Office 365

32

Michael Urban Správa, sdílení a synchronizace souborů Zpracování systému Office 365 je v tomto pohledu velmi obyčejné. Firemní účty zde vyloženě nenabízejí možnost ukládání souborů a jejich správu. Je možné uložit soubory jako dokumenty a sdílet je s týmem ve službě SharePoint, uživatel má pak možnost uložené soubory stáhnout jako kopie. Vhodnější služba pro správu a ukládání dat v cloudu od společnosti Microsoft je SkyDrive. Zde je nezbytné vytvořit další uživatelský účet. Disk Google je v tomto ohledu daleko propracovanější a spadá do základní nabídky Google Apps pro firmy. Více viz kapitola o Google Disk. Uživatelé zde pak mohou využít podnikové úložiště, ale i úložiště osobní. Prohlížení a úprava dokumentů Dokumenty lze kvalitně vytvářet na obou systémech. Office 365 se opět opírá o svou kvalitní základnu Microsoft Office. Nabídka dokumentů je omezená. Uživatel má možnost tvořit a upravovat text, tedy textový dokument, dále tvořit tabulky a grafy pomocí tabulkových procesorů, prezentace PowerPoint a nástroj OneNote. Všechny tyto varianty jsou propojitelné se sadou kancelářských aplikací Microsoft Office a lze je otevřít přímo v počítači. Online úpravy probíhají pomocí Web App. Dokumenty v prostředí Google jsou nalezitelné přímo v Google Disk, kde je možné upravovat a tvořit stejné položky jako v Office 365. Navíc zde naleznete formuláře, které je možné sdílet s dalšími uživateli a lze je v praxi použít jako dotazník. Tyto dotazníky můžeme rozeslat prostřednictvím e-mailu nebo uveřejnit jejich URL. Vyhodnocení dotazníků probíhá v tabulkovém procesoru, kam se všechna data ukládají. Dále bych jako příklad rozdílu uvedl, že v případě Google Disk a v něm uložených textových dat, tzn. formát .docx, se tyto dokumenty otevírají v našem počítači taktéž jako v Office 365 pomocí sady Microsoft Office Word. V případě, že je dokument vytvořen online v aplikaci Google, jedná se o formát .gdoc, který se otevírá znovu v online aplikaci. Textové dokumenty vytvořené online v Office 365 jsou vždy ve formátu .docx. Výhodou Office 365 je propojenost s propracovanou kancelářskou sadou Office v počítači a tím pádem více dostupných operací a úprav. Online úpravy probíhající v kancelářské sadě Google jsou uživatelům zpřístupněny v reálném čase a jsou ihned dostupné a zaznamenané. V případě Office 365 uživatelé spolupracují na daném dokumentu, ale nejdříve ho musejí aktualizovat (obnovit), aby se jim dané úpravy projevily. Uživatelům je zobrazena informace o aktuálně připojených uživatelích provádějících úpravy. V případě Google mohou uživatelé komunikovat pomocí implementovaného chatu. Týmový web a podniková prezentace V prostředí Office 365 se v případě týmového webu jedná o sdílenou část přístupnou oprávněným uživatelům, to vše po přihlášení do rozhraní Office 365. Zde pak mají možnost přidávat příspěvky, dokumenty a další komponenty, které lze přidat na míru. Jedná se o základní rozšíření typu úkolů, prohlížečů obrázků a formulářů HTML. Podnikovou prezentací se může firma prezentovat na internetu, je to jednoduchá náhrada za webové stránky. V prostředí Google se jedná o Weby. V našem případě mají všichni 33

Michael Urban uživatelé pod doménou Voelklshop.cz mohou přistupovat na týmový web, který je možné široce rozšířit díky bohaté nabídce miniaplikací dostupných v Marketplace Google. Proto bych toto prostředí hodnotil daleko pozitivněji než prostředí Office 365, které nemá tolik možností individuálního rozšíření. Webový přístup s podporou běžných zařízení Aplikace obou poskytovatelů jsou dostupné z mnoha zařízení, které jsou momentálně k dispozici na trhu. Jedná se o zařízení typu chytrých telefonů a tabletů s operačním systémem iOS a Android. Obě rozhraní se kvalitně přizpůsobí velikosti displeje a je možné tedy efektivně pracovat i na cestách nebo v kavárně. Případně existují speciálně vyvinuté aplikace, které si uživatel nainstaluje do svého zařízení, které se pomocí přihlašovacích údajů přihlásí do účtu. Uživatelé Office 365 mají možnost, v případě verze Small Business Premium, využít mobilních aplikací Word, Excel a PowerPoint, které si nainstalují. V ostatních případech využívají Office Web Apps dostupných prostřednictvím instalovaného prohlížeče v daném zařízení. Garance spolehlivosti a dostupnosti Obě společnosti nabízejí záruku 99,99% spolehlivosti a dostupnosti. Disponují kvalitními datovými centry a jejich organizace jsou schopné zajistit takto bezproblémový chod a neomezený přístup k našim datům. Je pravděpodobnější, že nebude fungovat připojení k internetu nebo samotné zařízení, než tyto cloudové služby. Jednoduchost a přehlednost Tento faktor je velmi důležitý především pro zaměstnance naší společnosti. Každý není zdatným uživatelem internetu a čas strávený učením dané aplikace je u každého zcela odlišný. Mé osobní hodnocení se přiklání pro produkty Google, kde je nabídka tlačítek velmi přehledná a uživatel se snadno orientuje. Nabídka nápovědy a informace v ní uvedené jsou jednoduché a pochopitelné, případně uživatele dovedou na správné místo. V případě Office 365 je snadný start pro uživatele, kteří mají dlouholeté zkušenosti s Microsoft Office dostupném na počítači. Rozhraní je zde velmi podobné. Orientace v internetovém prostředí je poněkud složitější a uživatel zde zorientováním stráví daleko více času. Na závěr bych podotknul, že nevýhodou, která ubírá na jednoduchosti systému Google je složitá propojenost všech aplikací v nabídce Google. Ze začátku může být uživatel zmatený, ale trvá krátkou dobu než se v kompletním propojení zorientuje a využije všech možností. Běžný uživatel v obou systémech nikdy nevyužije všechny dostupné funkce, ale pouze jejich základní část. Zpoplatnění služby za uživatele Informace o nákladovosti jsou uvedeny v kapitole o porovnání nákladů a cenách za jednotlivý systém.

34

Michael Urban

4.2.2 Doplňkové parametry Instant messaging Velkou výhodu kancelářské sady nástrojů a aplikací Google je implementovaný chat přímo do uživatelova rozhraní. Dále pak v prostředí Google+ možnost tzv. Hangouts. Jedná se o aplikaci, která v prostředí internetového prohlížeče umožňuje s uživateli komunikovat online i s obrazem, který zajišťuje uživatelova webkamera. Uživatelů může být připojeno několik a je přístupná webová konference. Mezi další možnosti patří společné sledování videa, sdílení plochy. Office 365 tuto službu přímo v rozhraní internetového prohlížeče nenabízejí. Je nutné si pro uskutečnění podobných aktivit instalovat do počítače program Microsoft Lync. Možnost rozšíření dalšími službami Společnost Microsoft v kancelářské sadě Office 365 nabízí pouze základní rozšíření v podobě aplikace úkolů a prohlížení obrázků. Společnost Google díky široké komunitě Android a dalším vývojářům využívajících např. Google API nabízí skutečně velké množství aplikací. Ty mohou rozšířit naši působnost a případně více zefektivnit práci. Rozšiřující aplikace nalezneme v Google Apps Marketplace, ze kterých si můžeme vybrat, přidat je do rozhraní Google Apps a začít s používáním. Většina aplikací je zpoplatněna a to buď jednorázovou platbou nebo měsíčním pronájmem, stejně jako v případě Google Apps. Oznámení prostřednictvím SMS Office 365 nám může tuto variantu připomenutí událostí nabídnout pouze ve Spojených státech, Kanadě nebo Rumunsku. Oproti tomu Google poskytuje informační SMS zdarma, pouze upozorňuje na zpoplatnění SMS ze strany mobilního operátora. Jsem přesvědčen, že mobilní operátor za příchozí SMS nic neúčtuje, alespoň jsem se s tím v ČR prozatím nesetkal. Uživatel si tedy nastaví svoje telefonní číslo, které ověří, nastaví si kdy vyžaduje obdržet informační SMS a vše pak probíhá automaticky. Volání Služba, kterou Office 365 nenabízí. Google zajišťuje možnost volat na pevné linky a mobilní telefony prostřednictvím webového prohlížeče a mikrofonu. Uživatel si předplatí kredit, nejméně 10 €. Účtované sazby se pohybují při volání v České republice od 2,4 centů do 13,2 centů s DPH. Volání se prostřednictvím této služby vyplatí především při hovoru do zahraničí např. Německa, kdy jsou sazby vyšší o 6-8 centů. Celková cena vychází levněji než při využití služeb O2 nebo dalších mobilních operátorů. Dvoufázové ověření Při přihlášení do Office 365 je nutné zadat e-mailovou adresu a heslo, které se skládá z velkého písmena, číslic a dalších znaků. To samé platí i v případě Google, kde je k dispozici navíc služba dvoufázového ověření, které spočívá v ověření přihlašovaného uživatele pomocí SMS kódu doručeným na přiřazený mobilní telefon, který je následně 35

Michael Urban zadán do příslušného pole. Toto zvýšení bezpečnosti je v případě výskytu citlivých dat a např. při krádeži notebooku zcela na místě. Vzdálené smazání dat Velmi zajímavá a užitečná služba z nabídky Office 365, která umožňuje v případě krádeže mobilního telefonu vymazat data dokumentů Office a také případně celý telefon. Zloději je takto znemožněno jakkoli zneužít naše data. Google tuto službu nenabízí. Programová základna Výhodu, kterou nabízí sada Office 365, je programové vybavení v našem počítači nebo chytrém zařízení. Jedná se o kancelářské aplikace, které jsou využívány po mnoho let a řada uživatelů s nimi má zkušenosti. Jejich prostředí je pouze přeneseno na internet do webových aplikací. Případně lze soubory uložené na webu stáhnout a upravovat přímo v této kancelářské sadě Microsoft Office. Google programovou základnu vyvinul pouze do internetového prostředí a žádné aplikace tohoto typu, instalovatelné do počítače nenabízí.

36

Michael Urban

4.3 Porovnání nákladů na provoz aplikací Celkové náklady na provoz aplikací fungujících na cloudu jsou znatelně nižší než při zřízení vlastní podnikové infrastruktury a vytvoření podobných webových aplikací, které jsou v současnosti nabízeny poskytovateli. Porovnání nákladů na provoz aplikací spočívá v komparaci cenové náročnosti obou systém, Google Apps a Microsoft Office 365. Obě verze budou srovnány na základě dostupných ceníků, aktuálních v době zpracování praktické části. Výběrem varianty vhodné buď pro malou nebo střední firmu bude možnost porovnat finanční náročnost obou systému. Dále je možné kvantifikovat počáteční investice a další případné náklady spojené s provozem. Počáteční investicí se rozumí prvotní nákup licence, která zajistí fungování systému pro uživatele. Dále je možné investovat do rozšiřujících aplikací, které jsou dostupné v Google Marketplace. Náklady spojené s provozem jsou celkové náklady za rok, které firmy zaplatí za přístup do systému a jeho využívání každým uživatelem. Jelikož jsou obě služby zpoplatněny měsíčně, je možné náklady regulovat v průběhu roku tím, že v období, kdy zaměstnanec plně nevyužívá služeb, firma jeho licenci pozastaví.

4.4 Google Apps Zpoplatněná verze Google Apps, určená pro firmy, je rozdělena na dvě základní verze. Na verzi Google Apps pro firmy a verzi Google Apps pro firmy se službou sejf. Viz Tabulka 4. Tabulka 4: Vlastnosti a ceny systému Google Apps

Klíčové funkce Velikost e-mailových schránek Úložiště na Disku Vlastní e-mailová adresa Bez omezení Videochat, kalendář, úprava dokumentů a další funkce Kontrolní mechanismy Nepřetržitá zákaznická podpora Záruka 99,9% dostupnosti Archivace nejdůležitějších firemních dat Stažení dat pro účely právních řízení Celopodnikové vyhledávání a export dat CENA za jednoho uživatele

Google Apps pro firmy

Google Apps pro firmy se službou Sejf

25GB 5GB √ √

25GB 5GB √ √

√

√

√ √ √

√ √ √ √ √ √ 8 €/měsíc

4 €/měsíc

40 €/rok

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps

Další náklad spojený se založením Google Apps nastává při požadování na používání vlastní neregistrované domény. Jedná se o zprostředkování registrace domény nové. To společnost Google zpoplatňuje dle obecné domény nejvyššího řádu tzn. doména .cz za 10 $, .com za 12 $. Ceny dalších domén se pohybují od 8 $/rok. 37

Michael Urban Vyskytne-li se situace, že nestačí kapacita Google Disku 5GB, existují tarify, kterými lze úložiště navýšit, a dvě možnosti jakým způsobem to provést. •

Administrátor firemního účtu služby Google Apps zakoupí licence úložiště disku Google, které je schopen rozdělit mezi uživatele firemního účtu. Viz tabulka 5.

•

Jednotliví uživatelé zakoupí další osobní úložný prostor. Viz tabulka 6.

Tabulka 5: Ceny a tarify Google Disk pro firmy

Tarif

20GB

50GB

200GB

400GB

Cena/měsíc14

4,00 $

7,50 $

17,50 $

35,00 $

1TB

2TB

4TB

8TB

16TB

89,00 $

179,00 $

358,00 $

716,00 $

1430,00 $

Tarif Cena/měsíc

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps Tabulka 6: Ceny a tarify Google Disk pro jednotlivé uživatele

Tarif

25GB

100GB

200GB

400GB

Cena/měsíc15

2,49 $

4,99 $

9,99 $

19,99 $

1TB

2TB

4TB

8TB

16TB

49,99 $

99,99 $

199,99 $

399,99 $

799,99 $

Tarif Cena/měsíc

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps

4.4.1 Rozdělení služeb zaměstnancům Ze strany majitele či vrcholového manažera je možná kontrola práce a reporty odvedené práce. Lze navrhovat a zasahovat do dokumentů, na kterých zaměstnanci pracují. Pomocí Google Hangout může majitel komunikovat se zaměstnanci na dálku a organizovat jejich práci. Proto je zcela zásadní zakoupení verze Google Apps. Zaměstnanci zajišťující správu obsahu Tito zaměstnanci využijí možnosti sdílení dokumentů (příprava textů a popisků zboží) nebo sdílení souborů a obrázků (různé katalogy, obrázky produktů, sdílení zazipovaných souborů s obrázky produktů). Praktický je také kalendář z důvodu organizace práce a rozdělení úkolů při tvorbě a správě obsahu nebo obdržení termínu zpracování

Ceny jsou dostupné i v dalších měnách z http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=cs&answer=1726914 14

Ceny jsou dostupné i v dalších měnách z http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=cs&answer=1726914 15

38

Michael Urban jednotlivých oblastí. Dále mají možnost využít e-mail komunikaci s klienty a dodavateli, IM pro týmovou spolupráci a komunikaci, možné videohovory. Na místě je vytvořit profily Google+, které umožní spravovat podnikový profil obchodu a tím oslovit potenciální zákazníky. Využití Google Webů je taktéž na místě. Pro tyto zaměstnance je vhodné do služby investovat. Není nutné pro práci s dokumenty, která budu probíhat na internetu pomocí webové aplikace, pořizovat jakýkoli software typu Microsoft Office. Zaměstnanec zajišťující komunikaci se zákazníky Google Apps slouží k zadávání objednávek do systému kalendáře, který se sdílí zaměstnancům v distribuci. Ti využijí Gmail pro komunikaci a vyřizování objednávek. Pro telefonování zákazníkům lze pracovat s Google voláním. Zakoupení licence je vhodné i pro tohoto zaměstnance, který si vystačí se základní verzí. Stejně jako zaplacení kreditu pro volání. Zaměstnanec zajišťující přípravu expedice zboží PPL Tento zaměstnanec uvítá možnost kalendáře pro příjem pokynů k vyřízení a odeslání objednávky. Práci mu ulehčí plánování trasy a času, což jsou faktory důležité pro předání zboží zákazníkovi. Prostřednictvím e-mailu může rozesílat potvrzení o odeslání nebo jiné informace např. o času doručení. Pomocí Google Webu lze potvrzovat zadané úkoly, případně využit implementované služby softwaru PPL. Jelikož je možné zakoupit licence na měsíc, může být využívání souboru nástrojů rozvrstveno přes sezónu, která je pro firmu klíčová.

4.4.2 Finanční náročnost Pro firmu s takto malým počtem zaměstnanců a využíváním omezeného množství služeb je základní verze řešení Google Apps dostačující. Samozřejmě záleží na důležitém faktoru, zdali zaměstnanci pracují společně v jedné budově nebo jsou rozmístěni individuálně a komunikují na dálku. Náklady v daném rozložení jsou následující, pro stále zaměstnance zřízení účtu na rok, pro zaměstnance zajišťující distribuci přes sezónu měsíčně. Roční náklady: 4x12x4 € = 192 € nebo 4x40 € = 160 € Firma může využít zvýhodněné ceny platby za jednoho uživatele na rok, celková cena je nižší. Měsíční náklady (září-duben): 2x8x4 € = 64 €

39

Michael Urban Celkové roční náklady: 192 € + 64 € = 256 € cca 6400,-Kč16 160 € + 64 € = 224 € cca 5600,-Kč V případě střední firmy disponující 25 zaměstnanci, z nichž by bylo 20 stálých jsou náklady následující. Předpokládá se, že firma pro klíčové zaměstnance nebo manažery, zajistí službu Sejf pro kontrolu a archivaci nejdůležitějších dat. Roční náklady: nebo

15x12x4 € = 720 € a 5x12x8 € = 480 € 15x40 € = 600 € a 5x12x8 € = 480 €

Firma může využít nabídky zvýhodněné ceny platby za jednoho uživatele na rok, celková cena je nižší. Celkové roční náklady: 720 € + 480 € = 1200 € cca 30000,-Kč17 600 € + 480 € = 1080 € cca 27000,-Kč Cena se přímo úměrně zvyšuje s narůstajícím počtem uživatelů, případně s narůstajícím počtem zaměstnanců. Google doporučuje v případě většího počtu uživatelů, aby firma vyplnila kontaktní formulář. Tým obchodního oddělení společnosti Google firmu následně kontaktuje. Osobně jsem měl možnost hovořit se zástupcem obchodního oddělení, který mne kontaktoval po vyplnění formuláře, nabídka se nijak razantně neodlišuje a ceny za uživatele zůstávají stejné i v případě větší společnosti.

16

podle stanoveného kurzu 1 €/25 Kč

17

podle stanoveného kurzu 1 €/25 Kč

40

Michael Urban

4.5 Microsoft Office 365 Cloudové řešení, které je nabízeno konkurenčním poskytovatelem, společností Microsoft. Jedná se o kancelářskou sadu služeb založenou na jednotlivých složkách známé aplikace Office. Rozhraní webové aplikace Office 365 je pro uživatele přizpůsobeno tak, aby úprava známých dokumentů typu Word a Excel probíhala totožně jako na lokálním počítači. Uživatel se zde setká s téměř totožným rozhraním jako když používá standardní kancelářkou aplikaci Microsoft Office 2010. Microsoft Office Professional Plus Nabízí uživateli nejnovější verzi aplikace sady Office, která umožňuje vytvářet, ukládat a upravovat dokumenty Office prostřednictvím webového prohlížeče stejně jako v případě dokumentů Google dostupných v Google Disk. Microsoft Exchange Online Poskytuje uživateli cloudový e-mail, kalendář a kontakty. Jedná se tedy o podobnou službu jako je Gmail. Microsoft SharePoint Online Zajišťuje místo, kde mají spolupracující uživatelé možnost sdílet dokumenty a informace. Stejně jako Google Disk umožňuje spolupracovníkům pracovat na projektech online v reálném čase. Microsoft Lync Online Tato služba poskytuje svým uživatelům komunikační prostředky podobné službě Google Talk. Jedná se o nabídku komunikačních nástrojů s možností zasílání zpráv, videokonferencí a multimediálních schůzek. Microsoft Office web Apps Praktická nabídka aplikací ze sady Office, která umožňuje prostřednictvím webového prohlížeče online upravovat soubory typu Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Komplexní sada služeb Microsoft Office 365 je dostupná na www.office365.cz, kde je možné se zapojit do programu a využít pro začátek 90-ti denní zkušební verzi P1 nebo 30 denní zkušební verzi E3, případně pak rozšířené placené verze viz tabulka 7. Pro porovnání se službou Google Apps jsem zvolil nabízený program P1 pro malé firmy.

41

Michael Urban Tabulka 7: Vlastnosti a ceny systému Microsoft Office 365

Cloudová pošta Sdílené kalendáře a kontakty Filtrování malwaru a nevyžádané pošty Zasílání rychlých zpráv, volání mezi počítači a konference online Webové prohlížení a úprava souborů Word, Excel, PowerPoint a OneNote

(Plán P1)

(Plán E1)

Plán E1+Office

25GB

25GB

25GB

√

√

√

√

√

√ 10GB

10GB

+ 500MB

+ 500MB uživatel

uživatel

Veřejný web a týmový web SkyDrive18 Podpora v rámci komunity Microsoft Aplikace Office pro počítač a jiné zařízení Záruka 99,9% dostupnosti Nepřetržitá telefonická podpora IT Podniková hlasová pošta Celopodnikové vyhledávání a export dat Maximální počet uživatelů CENA za jednoho uživatele/měsíc

√

7GB √

√ √

√ √

7GB √ √ √ √ √ √

25 4,00 €

300 6,50 €

12,30 €

Zdroj: Vlastní zpracování dle Microsoft Office 365

Jednotlivé sady lze individuálně rozšířit o doplňkové služby. V tabulce 7 jsou uvedeny tři plány vhodné pro naší situaci. Případně je lze více individualizovat o služby: •

Office Professional Plus pro jednoho uživatele za 12,75 €/měsíc

•

Veřejný terminál Exchange Online pro jednoho uživatele za 1,60 €/měsíc

•

Archivace pomocí služby Exchange Online pro jednoho uživatele za 2,50 €/měsíc

•

SharePoint Online dodatečné úložiště pro jednoho uživatele za 0,16 €/měsíc/GB19

4.5.1 Finanční náročnost Pro situaci nastíněnou v naší firmě se jeví jako nejvhodnější varianta Small Business (Plán P1). Náklady na provoz této služby jsou pro 4 stálé zaměstnance následující: Roční náklady: 4x12x4 € = 192 € nebo 4x40 € = 160 € Měsíční náklady (září-duben): 2x8x4 € = 64 €

Služba, která stejně jako Google Disk umožňuje uživatelům ukládat a upravovat soubory. Úprava souborů se vztahuje na základní formáty Word, Excel, PowerPoint. Tato služba je nabízena uživatelům pro osobní využití. Dokumenty je možné sdílet s ostatními uživatele pomocí služby Office 365 nebo SharePoint.

18

19

Maximální dodatečné úložiště služby SharePoint Online je 25TB.

42

Michael Urban Náklady na komunikační software pro 4 zaměstnance na rok a dále pro zaměstnance distribuce v období od září-duben. Roční náklady za Lync Online: 4x12x1,60 € = 76,80 € a 1x8x1,60 € = 12,80 € Celkové roční náklady: 192 € + 64 € + 76,80 € +12,80 € = 345,60 € cca 8640,-Kč20 160 € + 64 € + 76,80 € +12,80 € = 313,60 € cca 7840,-Kč V případě střední firmy disponující 25 zaměstnanci, z nichž by bylo 20 stálých, jsou náklady následující. Varianta pro střední podniky Plán E1 obsahuje i komunikační software Lync Online. Tato varianta neobsahuje kancelářskou sadu Microsoft Office pro instalaci do počítače, pouze možnost využívat Office Web Apps. Pro případ použití tohoto kancelářského vybavení je nutné zakoupit licenci pro každý počítač. Jednorázová licence pro 1 počítač21: 4890,-Kčx20 = 97800,-Kč Měsíční náklady: 20x6,50 € = 130 € Roční náklady: 20x12x6,50€ = 1560 € cca 39000,-Kč Celkové náklady za první rok: 97800,-Kč + 39000,-Kč = 136800,-Kč Pokud by tato střední firma využila rozšířenou variantu E1, která obsahuje předplatné Office až pro 5 počítačů na uživatele, byly by náklady následující: Jednorázová licence pro 1 počítač: 0,-Kč zahrnuto v ceně pronájmu Měsíční náklady: 20x12,30 € = 246 € Roční náklady: 20x12x12,30 € = 2952 € cca 73800,Pro porovnání by se toto řešení vyplatilo, pokud by jednotlivý uživatelé využívali kancelářskou sadu Office nainstalovanou v počítači na několika zařízeních včetně mobilního řešení. Nebylo by nutné zakupovat jednotlivé licence pro podnikatele, které jsou poměrně nákladné. V případě výměny počítače zůstávají na počítači starém a nejsou tedy přenositelné. V případě řešení Office 365 tato situace nenastává.

4.6 Výsledek porovnání Na základě uvedených parametrů, výše nákladů a dostupných řešení je pro malou firmu, zaměstnávající 5-10 zaměstnanců, Google Apps pro firmy vhodným řešením, které

20

(podle stanoveného kurzu 1 €/25 Kč)

21Dostupné

z http://www.czc.cz/microsoft-office-2010-pro-domacnosti-a-podnikatele-karta-sproduktovym-klicem_3

43

Michael Urban nabídne produktivní variantu spolupráce. Nepracují-li zaměstnanci v jedné budově, určitě využijí možnosti komunikačních prostředků, které Google na rozdíl od Microsoft nabízí. Rozhodující je také cena, která ovlivňuje celkovou výši nákladů firmy. U řešení Office 365 je cena v základní verzi stejná jako u Google Apps, ale Microsoft za tuto cenu nenabízí tolik možností jako Google. Jako výhoda Google se zde jeví flexibilnost systému, který je možné rozšířit mnoha aplikacemi. Samozřejmě pokud uživatel potřebuje využít kvalitní programové vybavení kancelářské sady Office, je vhodné zvolit variantu Office 365, kde je toto řešení na místě až v dražší variantě. Rozšířená varianta je znatelně propracovanější a poskytuje daleko více možností. Pro střední firmu, jejíž zaměstnanci zpracovávají mnoho textových položek denně případně různé tabulkové jednotky, je tato varianta jistě vhodná. Nabídne kvalitní rozhraní, které umožní uživatelům efektivní spolupráci a firma ještě ušetří za nákup licencí, které by v případě nevyužití systému Office 365 musela zakoupit. Sdílení dat je zde pravděpodobně nutností a zaměstnanci, kteří jsou již ve firmě v počtu 20, jsou rozděleni do týmů. Kvalitní komunikace je nezbytný. Řešení Google Apps pro firmy, které by bylo aplikováno na střední firmu, by rozhodně znamenalo nižší náklady a pravděpodobně kvalitní zázemí. Zaměstnancům by však neposkytlo plnou podporu dokumentů.

4.7 Založení Google Apps pro firmy Google v současné době nabízí začínajícím uživatelům, kteří mají zájem využívat kancelářskou sadu služeb a aplikací Google apps, 30 denní zkušební dobu zdarma. Registrace probíhá ve třech krocích a je možná ze stránek Google Apps. Viz přílohy 1, 2, 3. Uživatel, zastupující registrovanou firmu, je postupně vyzván k zadání potřebných údajů. Nejdříve vyplní údaje o své vlastní osobě, svojí aktuální e-mailovou adresu, dále informace o firmě, počet zaměstnanců a svůj pracovní telefon. V dalším kroku je nutné vyplnit název domény pod kterou se budou další uživatelé přihlašovat a která bude odlišovat firemní účet od ostatních firem registrovaných v Google Apps. Má na výběr následující: •

vlastní doménu, kterou má již zakoupenou22

•

vlastní doménu, kterou může prostřednictvím Google zakoupit za poplatek23

•

bezplatnou doménu mygbiz.com

Poslední krok spočívá v registraci nového účtu již pod novou doménou, v našem případě voelklshop.cz.

V tomto případě je nutné zadanou doménu ověřit. Google dává na výběr z několika možností. Doporučenou metodou je kontaktování registrátora nebo existují alternativní metody. Sem patří vložení meta značky na domovskou stránku webu, nahrání souboru HTML nebo ověření použitím účtu Google Analytics, kde je už HTML soubor vložený ve stránkách používán. Nejjednodušší cestou je vložení na stránky HTML soubor, který si Google, automaticky po uživatelově akci, ověří. 22

V případě této možnosti je nutné ověření dostupnosti domény. Registrace je možná pouze v případě, že požadovaná doména není obsazená.

23

44

Michael Urban Po úspěšném vytvoření účtu Google Apps je na novém uživateli nastavení služeb. Jedná se o 4 kroky, které je vhodné dodržet, protože zajistí správné nastavení podnikového účtu. Viz obrázek 5 č. 2. Sada Google Apps pro firmu je dostupná na adrese www.google.com/a/voelklshop.cz. Na této adrese se zaměstnanci a uživatelé přihlašují do svých účtů. V příloze 5 je uživatelské rozhraní a vstupní stránka s uvítací stránkou.

4.7.1 Rozhraní Google Apps Rozhraní aplikace Google Apps je velice přehledné a zobrazuje položky podle oprávnění uživatele. V případě, že má uživatel všechna práva, hlavní stránka obsahuje záložky (viz obrázek 5 č. 1): •

Hlavní panel

•

Uživatelé

•

Skupiny

•

Nastavení domény

•

Přehledy

•

Pokročilé nástroje

•

Konfigurace

•

Podpora

•

Nastavení Obrázek 5: Rozložení hlavní stránky administrátorského účtu Google Apps pro firmy

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps

Hlavní panel Na hlavním panelu nalezneme přiřazené uživatele – spolupracovníky, kteří mohou používat Google Apps přiřazené k naší doméně Voelklshop.cz (Viz obrázek 5 č. 3). Dále zde 45

Michael Urban nalezneme aktuálně dostupné aplikace pro naši doménu, v našem případě základní služby Gmail, Kalendář, Disk, Talk a Kontakty (Viz obrázek 5 č. 4). Každá aplikace je individuálně nastavitelná a uživatel je schopen ovlivnit a přizpůsobit její chování. Další aplikace je možné dokoupit v Google Marketplace, kde jich je k dispozici více než 60, z velké části jsou bezplatné. Uživatelé V záložce uživatelé je administrátor účtu, v našem případě superadministrátor viz Role uživatelů, schopen přidat jednotlivé uživatele. Nabízí se několik možností, jakým způsobem uživatele přidat. První možností je pozvat uživatele. Po vyplnění e-mailu zvaného uživatele, se zasílá e-mail s instrukcemi jak postupovat k úspěšnému připojení. Po vyplnění požadovaných informací (jméno, příjmení, požadovaný email s [email protected], a heslem, viz příloha 4) se účet vytvoří a uživatele ještě před jeho prvním spuštěním upozorní na smluvní podmínky a na určitá omezení, která jsou možná ze strany administrátora firemního účtu. Pokud souhlasí, dostává se na úvodní stránku. Druhou možností je vytvoření uživatele ručně. Správce má možnost ve vyskakovacím okně zadat jednotlivé údaje, stejné jako u předchozí možnosti (viz obrázek 6 č. 6). Heslo lze změnit při prvním přihlášení daného uživatele. Poslední možností je hromadné vytvoření uživatelů. Tato možnost je vhodná při přechodu firmy s větším počtem zaměstnanců. Stačí zadat jejich iniciály a vygenerovat náhodné heslo. Tyto údaje může vytvořit v sadě Microsoft Excel ve formátu CSV nebo Dokumentech Google. Vytvořený soubor nahrajeme a uživatelé jsou přiřazeni k naší doméně. Administrátor podnikové domény Voelklshop.cz v Google Apps má v této záložce k dispozici následující údaje. Viz obrázek 6, ve kterém č. 1 označuje jméno uživatele, č. 2 e-mail, pod kterým přistupuje do služeb Google Apps, č. 3 jeho pravomoc podle přiřazené role uživatele, č. 4 využití kvóty e-mailu, č. 5 poslední přihlášení uživatele. Jednotlivé uživatele je schopen upravovat, přiřazovat je do skupin, určovat role a oprávnění nebo měnit heslo.

46

Michael Urban Obrázek 6: Rozložení záložky uživatelé v systému Google Apps pro firmy

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps

Skupiny Vytvoření skupiny je vhodným nástrojem pro rozdělení zaměstnanců do dynamických skupin a virtuálních týmů. Rozložení záložky je vidět na obrázku 7. Ve firemním účtu jsou rozlišeny dvě skupiny. První skupina je určena pro obchodníky a druhá pro distribuci. Skupina obchodníku má na doméně @voelklshop.cz vlastní e-mail viz obrázek 7 č. 1. Skupině je možné přiřadit uživatele viz č. 2, č. 3 znázorňuje uživatele ve skupině, jejich e-mail a roli. Pro vytvoření nové skupiny je nutné vyplnit Název skupiny, emailovou adresu skupiny na doméně [email protected] a určit úroveň přístupu. Existují tři varianty: •

Tým – uživatelé na doméně [email protected] mohou publikovat zprávy a zobrazovat seznam členů

•

Pouze oznámení – vlastníci mohou publikovat zprávy a zobrazovat seznam členů

•

Omezené – publikovat zprávy a zobrazit seznam členů mohou pouze členi

•

Vlastní – určení oprávnění, kdo může poslat e-mail skupině a zobrazit seznam členů

47

Michael Urban Obrázek 7: Rozložení záložky skupiny v systému Google Apps pro firmy

Zdroj: Vlastní zpracování dle Google Apps

Nastavení domény V této záložce je správce schopen nastavit informace o firmě a přizpůsobit jednotlivé možnosti účtu Google Apps. V záložce obecné má možnost nastavit upřesňující informace o aktualizaci nových služeb nebo informace o nákupech na Google Apps Marketplace. Dále lze nastavit fakturaci za používání Google Apps, upřesnit doménová jména a uživatelská nastavení a určit role administrátorů a vzhled. Mezi další možnosti patří i zabezpečený přístup SSL. Důležitá možnost nastavení je v záložce „Role administrátorů“, ve které máme možnost určit oprávnění každého uživatele. Role v systému se dělí na: •

Superadministrátor

•

Administrace skupin

•

Administrace správy uživatelů

•

Administrace technické podpory

•

Administrace služeb

Přehledy Funkcí přehledů je možné získávat informace o průběhu jednotlivých akcí na účtu Google Apps uskutečněných jednotlivými uživateli. Jedná se o protokoly auditu. Dostupné jsou informace o vykonané události a její popis, dále o uživateli, který vykonal danou akci, jeho IP adresa a datum. Pokročilé nástroje Obsahuje dostupné rozšiřující nastavení domény. To zahrnuje možnosti vytvoření více uživatelů, nastavení ověřování uživatelů, synchronizace s Google Analytics, zabezpečení dat, ověření e-mailů a synchronizace kalendáře. Vše pro rozšiřující nastavení jednotlivých služeb. 48

Michael Urban Konfigurace a nastavení Obsahuje dostupné nastavení pro jednotlivé složky systému. Nalezneme zde průvodce nastavením Google Apps pro naši doménu voelklshop.cz. Zajišťuje nastavit organizaci nové služby, které požaduje. V této záložce máme k dispozici rozšiřující nastavení služeb Gmail a další nastavení pro doménu voelklshop.cz

4.7.2 Shrnutí Založení podnikového účtu Google Apps pro firmy je pro zkušenější uživatele snadnou prací, která při základních nastaveních zabere přibližně jednu až dvě hodiny. Implementace do firmy je jednoduchá, i přesto, že se na první pohled může zdát komplikovaná. Přehledný průvodce zajistí několik kroků, které je nutné projít a splnit. Google Apps nabízí široké spektrum nastavení, které umožňuje kvalitně přizpůsobit prostředí a funkce. Orientace nových uživatelů je usnadněna přehledným rozhraním. Pro usnadnění implementace nového systému mezi nové zaměstnance je k dispozici výukové centrum24, které v případě potíží nebo zájmu, navede uživatele správným směrem a pomůže mu se základním i rozšiřujícím nastavením. Využití vlastní podnikové domény a tím i profesionální vystupování vůči zákazníkům hodnotím pozitivně a považuji to za velkou výhodu cloud řešení nabízeného společností Google.

Výukové centrum je pro nové uživatele Google Apps dostupné na adrese http://learn.googleapps.com. Zde jsou poskytnuty veškeré informace potřebné pro práci s novým systémem Google Apps a aplikacemi, se kterými se uživatel setká.

24

49

Michael Urban

5 Závěr Prostřednictvím cloud computingu mohou firmy získat nové komplexní řešení, které jim nabídne soubor aplikací vhodných pro komunikaci, spolupráci a lepší organizaci práce. Hlavní myšlenkou cloudu je především razantní snížení investičních nákladů do infrastruktury podnikové sítě a provozních nákladů IT. Jeho vývoj zaznamenal do současnosti velký pokrok, i přesto se na českém trhu setkáváme pouze se dvěma zásadními poskytovateli cloudového řešení správy podnikové agendy. Jedná se o nadnárodní společnosti Google a Microsoft, které mohou nabídnout silný základ podnikových IT. Jejich cílem je firmám poskytnout kvalitní a efektivní nástroje, které jsou dostupné za přijatelné ceny. Na základě provedeného šetření založení Google Apps pro firmu a porovnání kancelářské sady nástrojů se službou Office 365, dostupnou na trhu poskytovatelů cloudových aplikací, je možné tyto služby považovat za variantu, která je na místě v případě snižování nákladové složky podniku. Kompletní nabídka od společnosti Google poskytuje aplikace vyvíjené přímo pro fungování na webu a připravuje uživatele na budoucí náhradu běžného software, který je nainstalován v počítači. Kancelářská sada aplikací Google Apps je vhodným řešením pro začínající firmy, které nedisponují velkým kapitálem a nemají možnost vynaložit značné prostředky na svojí kancelářskou agendu. V prostředí Google Apps mají možnost kvalitní komunikace, tvorby dokumentů a podnikové spolupráce. Vše je zajištěno prostřednictvím základních komponent, kalendář, e-mail, IM komunikátor, dokumenty a disk, které sada Google Apps obsahuje. Jejich data jsou dostupná vzdáleně prostřednictvím internetu, proto je možné pracovat téměř odkudkoliv. Zabezpečení podnikových dat, uložených v data centrech, je na vysoké úrovni a není nutné se o jejich bezpečnost obávat. Soubor kancelářských aplikací společnosti Microsoft během tvorby této bakalářské práce zaznamenal několik změn. Nabídka se rozšířila a v současnosti představuje mnohem více variant než v minulosti. Na základě provedených šetření je řešení Microsoft Office 365 nezbytným pokrokem společnosti Microsoft k udržení trendu s konkurenčními poskytovateli podobných aplikací. Jelikož se uživatelská data v současné době přesunují z počítače do cloudu, bylo nutné uživatelům zvyklým na sadu Microsoft Office, která stále obsahuje kvalitní kancelářské nástroje pro tvorbu dokumentů, nabídnout něco nového. Proto se setkáváme se souborem webových aplikací Office 365, které podporují stávající trend a uživatelům přidávají možnost data sdílet a synchronizovat na web. Cloud computingové řešení je pro běžný podnik o několika zaměstnancích cenově dostupné a efektivní. Využití Google Apps nabízí širokou škálu možností, ze kterých si firma vybere vhodné řešení. Přizpůsobení jednotlivých aplikací z nabídky Google Apps je ovšem omezeno z důvodu fungování na veřejném cloudu, který je navržen pro přístup veřejnosti. Firma zde nemá možnost individuálního jednání, což pokládám za velký 50

Michael Urban nedostatek, který by mohl být v budoucnu ze strany Google napraven. Takto velký poskytovatel sice kvalitně pečuje o své zákazníky, ale individuální přístup k firmě zde není. I přes to jsou možnosti této nabídky dostačují pro menší firmy. Pro střední firmy lze doporučit jinou cestu řešení IT infrastruktury, protože právě individualizace a specifické požadavky větší firmy nabídka Google Apps nepokryje. Existují lepší varianty a možnosti individuálně nastavené od jiných poskytovatelů, typu Microsoft. Proto by bylo vhodné zaměřit se na vývoj lépe přizpůsobitelných aplikací, které by firmě pasovaly přímo na míru na rozdíl od obecných variant, které jsou v současné době dostupné. Zavedení nového podnikového systému přinese v některých případech složitější přechod, ale zároveň je ekonomicky dostupné pro malé firmy. V případě implementace kancelářské sady nástrojů Google Apps trvá seznámení s obsahem krátkou dobu a zaměstnanci mají možnost pracovat prostřednictvím internetového prohlížeče. Pro práci online a dostupnost kancelářské sady je nezbytné připojení k internetu. To se jeví jako komplikace práce, protože bez této podmínky se stává aplikace zřídka využitelnou. Office 365 se v tomto případě opírá o programovou základnu v podobě Microsoft Office a zajistí zaměstnancům možnost pracovat s plnohodnotnými nástroji i bez připojení k internetu. Náklady na toto řešení jsou poněkud vyšší. Sada se ale pro střední firmu s více zaměstnanci jeví jako vhodnější. Pokud naše firma využije řešení Google Apps na místo Office 365 ušetří až 2 240,- Kč každý rok. Pokud by se jednalo o větší firmu, náklady spojené s provozem Google Apps by na rozdíl od Office 365 byly o několik desítek tisíc ročně nižší. Konkrétně bychom ve středním podniku se systémem ušetřili s variantou Google Apps nabízející kompletní kancelářskou sadu nástrojů 46 800,-Kč ročně. Dle mých dosavadních zkušeností bych doporučil využívat možností cloudového řešení Google z důvodu dostupných nástrojů pro tvorbu dokumentů, komunikaci a správu podnikové agendy. Konkrétně to jsou služby Google Gmail, Google Kalendář, Google Drive a Google+ obsahující komunikační nástroj Hangout. Dále hlavně proto, že nabízí efektivní možnosti vnitropodnikové nebo mezipodnikové spolupráce, vhodné pro každodenní plnění práce uživatelů na internetu.

51

Michael Urban

Použité zdroje

Použité zdroje DARBYSHIRE, Paul a Adam DARBYSHIRE. 2010. GETTING STARTED with Google Apps. New York: Springer. ISBN 978-1-4302-2665-9 DĚDINA, Jiří a Jiří ODCHÁZEL. 2007. Management a moderní organizování firmy. Praha: Grada. ISBN 978-80-247-2149-1 KUNSTOVÁ, Renáta. 2009. Efektivní správa dokumentů: Co nabízí Enterprise Content Management. Praha: Grada. Management v informační společnosti. ISBN 978-80-247-3257-2 LACKO, Ľuboslav, 2012. Osobní cloud pro domácí podnikání a malé firmy. Brno: Computer Press. ISBN 978-80-251-3744-4 VITOVSKÝ, Antonín. 2006. Moderní slovník softwaru: výkladový anglicko-český, českoanglický. Praha: AV software. ISBN 80-901428-8-5 VITOVSKÝ, Antonín. 2004. Anglicko-český a česko-anglický výkladový slovník Internetu. Praha: AV software. ISBN 80-901428-7-7 VISE, David A. a Mark MALSEED. 2007. Google Story. Praha: Pragma. ISBN 978-80-7349-034-8 BERGERON, Rennee. The Promise of Cloud Computing. [online] Chapman University. 28. 11. 2011. [cit. 2013-03-16] Dostupné z iTunesU. Comunications of the ACM. A View of Cloud Computing. Armbrust, M. et al. New York. 2010. 4 (53)[online] [cit. 2013–03-17] Dostupné z http://dl.acm.org/citation.cfm?id=1721672 ČIČÁK, Matěj. Disk Google: Svěříte svá data Googlu? [online] Živě.cz – Jak na počítač. [cit. 2013–03-28] Dostupné z: http://jnp.zive.cz/disk-google-sverite-sva-data-googlu GOOGLE. O společnosti – Google.cz [online]. 2013. [cit. 2013-02-19] Dostupné z: https://www.google.cz/intl/cs/about/ GOOGLE. Základní informace o společnosti – Google.cz [online]. 2013. [cit. 2013–02-19] Dostupné z: https://www.google.cz/about/company/ GOOGLE. Google Apps pro firmy – Google.com [online]. 2013. [cit. 2013–02-19] Dostupné z: http://www.google.com/enterprise/apps/business/ GOOGLE. Nápověda Google Disk – Google.com [online]. 2013. [cit. 2013–02-19] Dostupné z: https://www.google.com/intl/cs/drive/start/index.html GOOGLE. Google Apps pro firmy – Google.com [online]. 2013. [cit. 2013–03-27] Dostupné z: http://www.google.com/intl/cs/enterprise/apps/business/products.html

Michael Urban

Použité zdroje

GOOGLE ENTERPRISE. Google data center security [online]. Youtube, 05.01.2010 [cit. 2013–03-17] Dostupné z: http://www.youtube.com/watch?v=1SCZzgfdTBo IBM. IBMSmartCloud [online]. IBM, 2013. [cit. http://www.ibm.com/cloud-computing/us/en/iaas.html

2013–03-16]

Dostupné

z:

JÁNOŠKA, Ondřej. Společnosti Siemens a Microsoft poskytují hybridní cloud [online]. Resseller Magazine, 28.02.2011. [cit. 2013–03-17] Dostupné z: http://www.reselleronline.cz/spolecnosti-siemens-a-microsoft-poskytuji-hybridni-cloud KINGOVÁ, Julia. PaaS slibuje revoluci ve vývoji softwaru [online]. Computerworld.com, 05. 1. 2010. [cit. 2013–03-16] Dostupné z: http://computerworld.cz/vyvoj/paas-slibujerevoluci-ve-vyvoji-softwaru-5423 MACICH ml., Jiří. Weby Google: publikační systém a webhosting [online]. Lupa.cz, 29. 10. 2008. [cit. 2013–03-28] Dostupné z: http://www.lupa.cz/clanky/weby-googlegoogle-sites/ MICROSOFT. Začínáme s rozhraním .NET Framework [online]. 2013. [cit. 2013–03-16] Dostupné z: http://msdn.microsoft.com/cs-cz/library/hh425099.aspx MICROSOFT. Serverová infrastruktura a cloud [online]. 2013. [cit. 2013–03-06] Dostupné z: www.microsoft.com/cze/virtualizace/private-cloud MOLNÁR, Zdeněk. In: Úvod do základů vědecké práce: sylabus pro potřeby semináře doktorandů [online]. 2008. [cit. 2013-4-13] Dostupné z: http:// web.fame.utb.cz/cs/docs/Základy_vědecké_práce.doc REZEK, Jan. Cloud computing: Za minutu dvanáct[online]. Živě.cz, 31. 5. 2010 [cit. 2013–0328] Dostupné z: http://www.zive.cz/clanky/cloud-computing-za-minutu-dvanact/sc-3-a157339/default.aspx SALESFORCE. What is cloud computing? [online]. Salesforce.com, [cit. 2013–03-15] Dostupné z: http://www.salesforce.com/eu/cloudcomputing/ SCHMIDT, Eric. Eric Schmidt, Web 2.0 vs. Web 3.0 [online]. 2. 8. 2007. [cit. 2013–03-08] Dostupné z: http://youtu.be/T0QJmmdw3b0

2013.

Youtube,

SCHREIBER, Manuel. Cloud Computing [online]. CHIP.cz – novinky, recenze a testy, 29. 11 .2010. [cit. 2013–03-15] Dostupné z: http://www.chip.cz/clanky/trendy/2009/5/cloudcomputing 15.3.2013 Standford University. Facts 2013 [online]. 2013. [cit. 2013–02-19] Dostupné z: http://facts.stanford.edu Stratecast. Jumping into the PaaS Pool: Why platform as a Service is the next hot cloud service. b.m. 2012. vol. 2 (2)[online] [cit. 2013–03-17]Dostupné z: http://www.ibm.com/cloud-computing/files/jumping_into_the_paas_pool.pdf

Michael Urban

Použité zdroje

VOCHOZKA, Josef. .NET, stručná informace [online]. Zpravodaj ÚVT MU roč. XIII, č. 5., 2003. ISSN 1212-0901. [cit. 2013–04-20] Dostupné z: http://www.ics.muni.cz/bulletin/articles/281.html WEISSTEIN, Eric W. Googolplex [online]. MathWorld, 2013. [cit. 2013-02-19] Dostupné z: http://mathworld.wolfram.com/Googolplex.html ZIKMUND, Martin. Co je to Cloud computing a proč se o něm mluví [online]. Informace pro Vaše podnikání – BusinessVize.cz, 21. 05 .2009. [cit: 2013-03-15] Dostupné z: http://www.businessvize.cz/software/co-je-to-cloud-computing-a-proc-se-o-nem-mluvi

Michael Urban

Použité zdroje

Seznam tabulek Tabulka 1: Porovnání druhů cloudu ........................................................................................................... 12 Tabulka 2: Určení parametrů pro porovnání aplikací......................................................................... 30 Tabulka 3: Výsledek porovnání aplikací ................................................................................................... 31 Tabulka 4: Vlastnosti a ceny systému Google Apps.............................................................................. 37 Tabulka 5: Ceny a tarify Google Disk pro firmy ..................................................................................... 38 Tabulka 6: Ceny a tarify Google Disk pro jednotlivé uživatele ........................................................ 38 Tabulka 7: Vlastnosti a ceny systému Microsoft Office 365 ............................................................. 42

Seznam obrázků Obrázek 1: Schéma pohledu na cloud computing .................................................................................... 8 Obrázek 2: Schéma služeb nabídky Google Apps .................................................................................. 19 Obrázek 3: Uživatelské rozhraní kalendáře v systému Microsoft Office 365 ............................ 32 Obrázek 4: Uživatelské rozhraní e-mailu v systému Microsoft Office 365 ................................. 32 Obrázek 5: Rozložení hlavní stránky administrátorského účtu Google Apps pro firmy....... 45 Obrázek 6: Rozložení záložky uživatelé v systému Google Apps pro firmy ............................... 47 Obrázek 7: Rozložení záložky skupiny v systému Google Apps pro firmy ................................. 48

Seznam příloh Příloha 1: První krok registrace Google Apps pro firmy .................................................................... 58 Příloha 2: Druhý krok registrace Google Apps pro firmy .................................................................. 58 Příloha 3: Poslední krok registrace Google Apps pro firmy.............................................................. 59 Příloha 4: Registrace nového uživatele do systému Google Apps pro firmy ............................. 59 Příloha 5: Vstupní stránka pro uživatele systému Google Apps pro firmy................................. 60

Michael Urban

Použité zdroje

Seznam zkratek API (Application programming interface) - Aplikační programové rozhraní Standardizovaná sada datových formátů, volání a prostředků pro vytváření uživatelského rozhraní. Rozhraní pro programátory. (Vitovský, 2009, s. 26) ASP (Application service provider) – Poskytovatel aplikačních služeb Poskytovatel a správce softwarových služeb. (Vitovský, 2009, s. 29) B2B (Business to business) Obchodování mezi firmami. Typ tržního segmentu. Jeden z typů obchodování. Sítě obchodní výměny mezi podniky. Prodej výrobků jiné firmě, nikoliv koncovým zákazníkům. (Vitovský, 2009, s. 40) CRM (Customer relationship management) Aplikace pro řízení vztahu se zákazníky. (Kunstová, 2009, s. 193.) CSV (Comma separated values) Formát souborů, který používají tabulkové procesory. Používá se k přenosu dat mezi databázovými systémy a tabulkovými kalkulátory. (Vitovský, 2009, s. 117) ERP (Enterprise resource planning) – Plánování podnikových zdrojů Provozní podnikový systém pro plánování podnikových zdrojů. Typicky zahrnuje sklad, logistiku, účetnictví, objednávky, personalistiku a mzdy. (Vitovský, 2009, s. 181) FTP (File transfer protocol) – Protokol pro přenos souborů Protokol pro přenos počítačových souborů po Internetu (TCP/IP). Umožňuje však i souborové operace nad vzdáleným souborovým systémem (procházení adresářem souborů, mazání souborů, apod.). (Vitovský, 2009, s. 207) HTML (HyperText Markup Language) – Hypertextový značkovací jazyk Jazyk pro tvorbu hypertextových dokumentů, a tedy i k tvorbě webových stránek. (Vitovský, 2009, s. 236) ICT (Infromation and communication technology) – Informační a komunikační technologie Zařízení a prostředky výpočetní techniky. Tento pojem zdůrazňuje důležitost komunikací, tj. propojení jednotlivých zdrojů informací, na rozdíl od staršího pojmu IT. (Vitovský, 2009, s. 241)

Michael Urban

Použité zdroje

OEM (Original Equipment Manufacturer) Označuje verzi software, například Windows, která se dodává k počítači a je výrazně levnější než při samostatném nákupu daného softwaru. (Vitovský, 2009, s 330) SSL (Secure socket layer) – Zabezpečovací soketová vrstva V prostředí webu široce rozšířený protokol pro zajištění bezpečného přenosu dat. Přídavná (soketová) vrstva mezi aplikační vrstvou a transportní vrstvou protokolu TCP/IP. (Vitovský, 2009, s. 428) USB –(Universal serial bus) – Univerzální sériová sběrnice Vysokorychlostní port, výrazně rychlejší než sériové porty. Standardní vybavení novějších počítačů. Umožňuje snazší připojení zařízení všech možných typů, od klávesnice a myše přes tiskárny až po externí paměťová zařízení. (Vitovský, 2009, s. 462)

Přílohy Příloha 1: První krok registrace Google Apps pro firmy

Zdroj: Google Apps Příloha 2: Druhý krok registrace Google Apps pro firmy

Zdroj: Google Apps

Příloha 3: Poslední krok registrace Google Apps pro firmy

Zdroj: Google Apps Příloha 4: Registrace nového uživatele do systému Google Apps pro firmy

Zdroj: Google Apps

Příloha 5: Vstupní stránka pro uživatele systému Google Apps pro firmy

Zdroj: Google App

BIBLIOGRAFICKÉ ÚDAJE Jméno autora: Michael Urban Obor: Podniková ekonomika a management Forma studia: Prezenční studium Název práce: Možnosti využití Google Apps v malých a středních podnicích Rok: 2013 Počet stran textu bez příloh: 48 Celkový počet stran příloh: 9 Počet titulů českých použitých zdrojů: 6 Počet titulů zahraničních použitých zdrojů: 1 Počet českých internetových zdrojů: 16 Počet zahraničních internetových zdrojů: 9 Počet ostatních zdrojů: 0 Vedoucí práce: Ing. Miroslav Lorenc, Ph.D.