VVV Apeldoorn Stichting Apeldoorn Promotie

Handboek grote evenementen

Gemeente Apeldoorn Afdeling Juridische Zaken & Veiligheid Team Openbare Orde & Veiligheid VVV Apeldoorn Stichting Apeldoorn Promotie

Inhoudsopgave

2

Inleiding

4

Deel I De vergunningaanvraag 1.1 Vergunningaanvraag 1.1.1 Algemeen 1.1.2 De organisator 1.1.3 Soorten evenementen, aanvraagtermijn en leges 1.1.4 Proces vergunningverlening 1.1.5.1 Regels omtrent de aanvraag 1.1.5.2 Overige vergunningen 1.1.6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

5 5 5 6 8 9 9

Deel II Voorschriften en aandachtspunten 2.1 Openbare orde en veiligheid 2.1.1 Openbare orde 2.1.2 Crowdmanagement en crowdcontrol 2.1.2.1 Crowdmanagement 2.1.2.2 Crowdcontrol 2.1.3 Bewaking/beveiliging 2.1.4 Toegangscontrole 2.1.5 Brandveiligheid 2.1.6 Bereikbaarheid hulpdiensten 2.1.7 Vluchtwegen 2.1.8 Extreme weersomstandigheden 2.1.9 Calamiteiten tijdens evenementen 2.1.10 Veiligheidsplan 2.1.11 Handhaving en Veiligheid

10 10 10 12 12 12 12 13 13 13 14 14 15

2.2 Verkeer, vervoer en bereikbaarheid 2.2.1 Bereikbaarheid 2.2.2 Mobiliteitsplan 2.2.3 Verkeersmaatregelen

17 17 18

2.3 Gezondheid en hygiëne 2.3.1 Geneeskundige inzet 2.3.2 Calamiteiten 2.3.3 Drinkwatervoorzieningen 2.3.4 Sanitaire voorzieningen 2.3.5 Voedselveiligheid

19 19 19 19 21

2.4 Milieu en geluid 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6

21 22 22 23 23 24

Afval Bodem en groen Energie en veiligheid Water Geluid en geluidshinder Geluidscategorieën “Notitie Geluid en Evenementen Apeldoorn”

Handboek Grote Evenementen

2

2.5 Podia, tenten, tribunes en schermen

25

2.6 Drank en horeca

26

2.7 Bijzondere activiteiten 2.7.1 Vuurwerk 2.7.2 Evenementen op of nabij het water 2.7.3 Sportevenement 2.7.4 Kermisattracties

26 27 27 28

Deel III Communicatie en Financiën 3.1 Communicatie 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5

Informatie aan bewoners/bedrijven Communicatie aan bezoekers Klachten Publiciteit Communicatie mogelijkheden

29 29 29 29 31

3.2 Financiën 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4

Subsidie Schade Doorberekening gemeentelijke kosten Verzekering

33 35 35 35

Deel IV Citymarketing 4.1 Citymarketing 4.1.1 4.1.2 4.1.3

Evenementenbeleid Evenementenlocaties Locatieprofielen

36 37 38

Deel V Bijlagen 5.1 Bijlagen I. II. III. IV. V. VI.

Voorbeeld veiligheidsplan Algemene richtlijnen legionellapreventie Hygiëneverordening Extreem weer Checklist vrijgestelde evenementen Nuttige links


41 47 49 50 51 52

3

Inleiding Apeldoorn heeft een oppervlakte van 340 km² en heeft 156.096 inwoners. Een groot deel van het landelijke gebied van Apeldoorn kenmerkt zich door veel natuur. In de gemeente Apeldoorn liggen de volgende woonkernen; Beekbergen, Loenen, Uddel, Hoenderloo, Lieren, Klarenbeek, Oosterhuizen, Hoog Soeren en Wenum Wiesel. Het gemeentebestuur staat positief tegenover evenementen welke het imago van Apeldoorn bevorderen, de economie stimuleren en de participatie van burgers bevorderd. Apeldoorn heeft een goed evenementen klimaat en beschikt over een aantal uitstekende evenementenlocaties. Waaronder in de binnenstad het Leienplein, Marktplein en Raadhuisplein. Ook beschikt het over een aantal parken zoals het Oranjepark, Mheenpark, Zuiderpark en het Beekpark. Verder zijn er goede indoor locaties voor het houden van evenementen, zoals de Americahal en het Omnisportcentrum. Er vinden jaarlijks ruim 700 kleine en grote evenementen plaats in de gemeente Apeldoorn. Het evenementen aanbod is uiterst gevarieerd. Cultureel, sportief, multicultureel, culinair, voor jong en oud, om naar te kijken en om in te participeren. Het gebeurt allemaal in Apeldoorn. Om een evenement veilig te laten verlopen en om overlast voor omwonenden zoveel mogelijk te beperken zal een evenement aan een aantal regels en eisen moeten voldoen. In de Algemene Plaatselijke Verordening Apeldoorn 2006 is bepaald dat er voor het organiseren van een evenement een evenementenvergunning nodig is. In de evenementenvergunning wordt bepaald aan welke randvoorwaarden het evenement dient te voldoen en met welke beperkende maatregelen rekening moet worden gehouden. Een evenementenvergunning wordt door de burgemeester afgegeven. De burgemeester laat zich door diverse partijen adviseren voordat hij een vergunning afgeeft. Het doel van dit handboek is om organisatoren en toekomstige organisatoren van publieksevenementen in Apeldoorn de helpende hand te bieden. Vanaf de ontwikkeling van het eerste idee tot en met realisatie en evaluatie van het evenement. Dit handboek is alomvattend met betrekking tot grote evenementen. Voor het aanvragen van kleine evenementen kunt u terecht op de website van gemeente Apeldoorn: www.apeldoorn.nl, “digitaal loket”, “producten en diensten”, “evenementenvergunning”.


4

Deel 1 De vergunningaanvraag 1.1 Vergunningaanvraag 1.1.1 Wat is een evenement? In de Algemene Plaatselijke Verordening 2006 van Apeldoorn staat in artikel 2.2.1 wat onder een evenement wordt verstaan. Kort gezegd is een evenement ”elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. Voor het houden van een evenement heeft u een evenementenvergunning nodig. Medewerkers van het team Openbare Orde en Veiligheid behandelen de vergunningaanvraag. Het digitale aanvraagformulier kunt u vinden op de website van gemeente Apeldoorn: www.apeldoorn.nl. 1.1.2 De organisator; wat zijn de verantwoordelijkheden De organisator is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. Dit betekent onder meer dat hij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toestroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor goede communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast zoveel mogelijk moet beperken. In de praktijk zijn evenementenorganisaties niet altijd organisaties in formele zijn. Veel organisaties die een evenementenvergunning aanvragen hebben geen officiële statuten waarin de rechtsvorm, de verantwoordelijkheden, het bestuur, etc. zijn vastgelegd. De gemeente doet - zeker als het grote, risicovolle evenementen betreft - bij voorkeur zaken met professionele evenementenorganisaties. 1.1.3 Soorten evenement, aanvraagtermijn en leges In de gemeente Apeldoorn zijn drie categorieën evenementen; kleine, middelgrote, en grote evenementen. Dit handboek is geschreven als toelichting bij het aanvraagformulier wanneer u een vergunning aanvraagt voor een groot evenement. Kleine evenementen Omschrijving:

Procedure: Aanvraagtermijn: Leges:

Evenementen met maximaal 100 bezoekers. Bijvoorbeeld: straatfeesten, barbecues, optredens van zangkoren. De exacte criteria staan aangegeven in de checklist “vrijgestelde evenementen” (zie bijlage). Evenementenvergunning aanvragen. Minimaal drie weken voorafgaand aan het evenement € 25,20

Middelgrote evenementen Omschrijving: Evenementen met tussen de 100 tot 2.000 bezoekers waarbij niet of weinig fysieke maatregelen moeten worden getroffen en waarbij doorgaans het risico met betrekking tot de openbare orde en veiligheid weinig tot matig is. Procedure: Evenementenvergunning aanvragen. Aanvraagtermijn: Minimaal acht weken voorafgaand aan het evenement. Leges: € 138,60 Grote evenementen Omschrijving:

Voorbeelden Procedure:

Evenementen met meer dan 2.000 bezoekers en/of evenementen met een hoog risicoprofiel. Deze kunnen veelal pas gehouden worden na het treffen van een groot aantal fysieke maatregelen. Popfestivals, Koninginnedag, Jazz in the woods, Drakenbootfestival, Dancetour. Evenementenvergunning aanvragen.


5

Aanvraagtermijn: Leges:

Minimaal drie maanden voorafgaand aan het evenement. € 655,15

Let op! Bovenstaande informatie is een richtlijn. Zo kan een evenement met 5.000 bezoekers toch onder een middelgroot evenement vallen en een evenement met 500 bezoekers onder een groot evenement. Het gaat er om welke impact het evenement heeft op de gemeente Apeldoorn. Een boekenmarkt waar 5.000 bezoekers op af komen heeft bijvoorbeeld minder impact dan een houseparty waar 1.000 bezoekers op af komen. Medewerkers van het team Openbare Orde en Veiligheid bepalen onder welke categorie het evenement valt. Als het u niet duidelijk is onder welke categorie uw evenement valt, neem dan contact op met het team Openbare Orde en Veiligheid via telefoonnummer14 055 of per e-mail via [email protected] 1.1.4 Proces van vergunningverlening In deze paragraaf komt het proces van vergunningverlening voor grote evenementen aan de orde. Globaal ziet de aanvraagprocedure voor een groot evenement er als volgt uit: 1) U neemt contact op met Stichting Apeldoorn Promotie om het evenement aan te melden voor de jaarkalender; 2) Indienen aanvraagformulier evenement, inclusief de 1e versie van het draaiboek, via de website van de gemeente (www.apeldoorn.nl); 3) Medewerkers van het team Openbare Orde en Veiligheid beoordelen uw aanvraag en de inhoud van het draaiboek; 4) Als de aanvraag incompleet is dan wordt u verzocht om aanvullende gegevens in te leveren; 5) Het evenement wordt tijdens het maandelijkse veiligheidsoverleg besproken in aanwezigheid van de politie, brandweer, GHOR, VVV, Stichting Apeldoorn Promotie, verkeerscoördinator, stadsdeelmanager, wijkbeheerder en medewerkers van team openbare orde en veiligheid; 6) Als het draaiboek incompleet is dan dient u alsnog de aangepaste versie van het draaiboek in; 7) Als de definitieve versie is ontvangen dan vragen medewerkers van team Openbare Orden en Veiligheid wederom advies aan diverse deelnemers van het veiligheidsoverleg; 8) Team Openbare Orde en Veiligheid verleent de evenementenvergunning inclusief aanvullende voorwaarden en/of beperkingen; 9) Uitvoering evenement; 10) Evaluatie evenement. In de hierop volgende paragrafen is het proces van vergunningverlening per onderdeel verder uitgewerkt. Jaarkalender Om een evenwichtig evenementenprogramma in de stad te houden en er voor te zorgen dat evenementen beheersbaar kunnen verlopen, werkt de gemeente Apeldoorn met een evenementenkalender voor grote evenementen. Evenementen die op deze kalender zijn geplaatst hebben voorrang op de opgegeven locatie. Grote evenementen (> dan 2000 bezoekers) moeten uiterlijk voor 1 november van het voorgaande jaar door de organisatie schriftelijk worden gemeld bij Stichting Apeldoorn Promotie. Dit betekent niet dat alle na 1 november aangemelde evenementen worden afgewezen, maar het kan voorkomen dat de gewenste datum en/of locatie niet meer beschikbaar is doordat het maximum aantal evenementen op de betreffende locatie al aangevraagd is.


6

Aanvraag evenementenvergunning Voor grote evenementen moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Het digitale aanvraagformulier kunt u vinden op de website van gemeente Apeldoorn: www.apeldoorn.nl, ”digitaal loket”, “producten en diensten”, “evenementenvergunning”. Een vergunningaanvraag wordt ingediend bij team Openbare Orde en Veiligheid van de gemeente Apeldoorn. Een aanvraag voor een grootschalig evenement moet tenminste drie maanden voor de datum van het evenement worden ingediend. De vergunningaanvraag voor een groot evenement moet in elk geval de volgende informatie bevatten: - Volledig ingevuld aanvraagformulier; - Draaiboek inclusief veiligheidsplan waarin alle belangrijke aspecten van het evenement zijn beschreven (zie deel twee van dit handboek); - Situatietekening indeling evenemententerrein (inclusief afmetingen te plaatsen objecten); - Eventuele overige bijlagen (afhankelijk van het evenement).

Drakenbootfestival

Beoordeling aanvraag Medewerkers van het team Openbare Orde en Veiligheid controleren de aanvraag op volledigheid. Als de aanvraag niet compleet is dan wordt de organisator verzocht om aanvullende gegevens in te dienen. Bijvoorbeeld een draaiboek inclusief veiligheidsplan en/of situatietekening van het evenement. Risicoscan Brandweer, GHOR, politie en medewerkers van het team Openbare Orde en Veiligheid,vullen een risicoscan in. Aan de hand van een aantal vaste vragen, met betrekking tot het risico van het evenement, wordt beoordeeld onder welke categorie het evenement valt. Aan de hand van deze scan kan er goed naar het veiligheidsaspect worden gekeken. De risicoscan wordt besproken tijdens het maandelijkse veiligheidsoverleg. De organisator van het evenement is hierbij ook aanwezig. Een voorbeeld van de risicoscan vindt u in de bijlagen. Veiligheidsoverleg De grotere en risicovolle evenementen komen op de agenda van het maandelijkse Veiligheidsoverleg. Dit is een multidisciplinair overleg waarin medewerkers van de adviserende diensten, medewerkers van team Openbare Orde en Veiligheid en de organisator zijn vertegenwoordigd. Tijdens dit overleg wordt het evenement besproken en wordt er per dienst Handboek Grote Evenementen

7

bekeken of alle noodzakelijke maatregelen worden getroffen om het evenement goed en veilig te laten verlopen. Het komt regelmatig voor dat er naar aanleiding van dit overleg nog een aangepaste versie van het draaiboek en/of veiligheidsplan moet worden aangeleverd door de organisator. Adviesaanvraag Team Openbare Orde en Veiligheid vraagt naar aanleiding van de definitieve aanvraag (schriftelijk) advies aan diverse diensten. Welke diensten om advies gevraagd worden is onder meer afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement. De adviserende diensten zijn onder andere: • Politie • Brandweer • GHOR • Verkeerscoördinator • Stadsdeelmanager Wijkzaken • Wijkbeheerder Vergunningverlening Op basis van de definitieve aanvraag brengen de verschillende diensten advies uit over het evenement. Als alle adviezen positief zijn dan wordt de evenementenvergunning verleend. De vergunning bevat voorwaarden en beperkingen waaraan de organisatie zich moet houden. Voor het in behandeling nemen van een evenement worden leges in rekening gebracht. Bekendmaking Het besluit om een vergunning te verlenen wordt bekendgemaakt aan de aanvrager door toezending van de vergunning met de daarbij behorende voorschriften en eventuele situatietekeningen. Als het nodig is om ten behoeve van het evenement verkeersmaatregelen te treffen dan worden deze gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad. Evaluatie Na afloop wordt het evenement geëvalueerd. Afhankelijk van het verloop van het evenement kan dit schriftelijk of mondeling. Voor een mondelinge evaluatie geldt dat de medewerkers van de adviserende diensten, medewerkers van team Openbare Orde en Veiligheid en de organisator van het evenement deelnemen aan dit overleg. 1.1.5.1 Regels omtrent de aanvraag Tijdig indienen van de aanvraag Houdt u bij het indienen van de aanvraag voor een evenementenvergunning rekening met de gestelde termijnen. Als de gemeente een aanvraag niet tijdig ontvangt, kan het evenement geen doorgang vinden omdat er onvoldoende tijd is om te komen tot de afgifte van een evenementenvergunning Dit betekent dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen of de vergunning niet wordt verleend. Onvolledige aanvraag Als in of bij uw vergunningaanvraag bepaalde gegevens, plattegronden, verklaringen e.d. ontbreken, is uw aanvraag onvolledig en kan de aanvraag niet worden beoordeeld. Afhankelijk van het evenement, krijgt u in dat geval één of twee weken de tijd om uw aanvraag compleet te maken. Als de ontbrekende gegevens niet of niet binnen de gestelde termijn worden aangeleverd, kan het evenement geen doorgang vinden omdat de tijd te kort is om te komen tot de afgifte van een evenementenvergunning. Dit betekent dat de vergunningaanvraag buiten behandeling zal worden gelaten of zal worden geweigerd.


8

Toetsingsgronden van een evenementenvergunning In de APV van 2006 staat beschreven aan welke gronden de burgemeester de vergunningaanvraag toetst en wat gronden kunnen zijn om een evenementenvergunning te weigeren. De burgemeester kan een aanvraag voor een evenementenvergunning weigeren als de openbare orde, verkeersveiligheid, veiligheid van personen, de zedelijkheid of de gezondheid in gevaar komt. Ook het voorkomen of beperken van overlast kan een reden zijn om een evenementenvergunning niet te verlenen. Bezwaar- en beroepsmogelijkheden Wanneer de burgemeester niet binnen acht weken beslist op uw aanvraag voor een evenementenvergunning of als u het niet eens bent met de beslissing op uw aanvraag dan kunt u op grond van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar aantekenen. U moet ervoor zorgen dat uw bezwaarschrift binnen zes weken na verzending van de beslissing bij de burgemeester is. Heeft u bezwaar omdat de burgemeester de gevraagde beslissing niet op tijd neemt, dan geldt geen bezwaartermijn. U mag uw bezwaarschrift in dat geval echter niet onredelijk laat indienen. Wij wijzen u er op dat ook andere belanghebbenden, bijvoorbeeld omwonenden, binnen zes weken na het nemen van het besluit, bezwaar kunnen indienen bij de burgemeester. 1.1.5.2 Overige vergunningen Een evenementenvergunning wordt verleend voor het organiseren van het evenement. Op basis van de APV is er voor veel deelactiviteiten vaak een specifieke vergunning of ontheffing vereist. Team Openbare Orde en Veiligheid integreert alle vergunningen en ontheffingen zoveel mogelijk in de evenementenvergunning, zodat, waar mogelijk, kan worden volstaan met één vergunning. De volgende vergunningen en ontheffingen moeten apart worden aangevraagd: • een gebruiksvergunning op basis van de bouwverordening Apeldoorn (dit kan van toepassing zijn bij het organiseren van een evenement in een gebouw); • een ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet voor het verkopen van zwak alcoholhoudende dranken voor gebruik ter plaatse; • Als u vuurwerk wilt afsteken tijdens uw evenement moet het bedrijf dat de ontbranding verzorgt een aparte vergunning aanvragen of, bij kleinere hoeveelheden, een verklaring van geen bezwaar. Deze vergunning of verklaring van geen bezwaar wordt namelijk niet door de burgemeester, maar door de provincie, afgegeven. 1.1.6 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Aan een evenementenvergunning kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden. Dit heeft als voornaamste doel om een veilig verloop van het evenement te bevorderen. Daarnaast hebben de voorschriften betrekking op kostenverhaal bij beschadigingen aan gemeentelijke eigendommen, uitsluiten van gemeentelijke aansprakelijkheid, zuivering van het terrein, het informeren van omwonenden dat het evenement plaatsvindt, het aanwezig zijn van openbare toiletvoorzieningen, de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen door ambtenaren van politie, brandweer en gemeente.


9

Deel II Voorschriften en aandachtspunten 2.1 Openbare orde en veiligheid 2.1.1 Openbare orde Het bewaken van de orde en veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De politie is in beginsel terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. Dit betekent dat u zelf een inschatting moet maken van het risico en de omvang van het evenement en hierop de begeleiding moet afstemming. U moet dus zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars, EHBO-ers en beveiligers. Bij grootschalige evenementen is vaak naast het bevoegde beveiligingspersoneel van de evenementenorganisatie ook (extra) inzet van politie nodig om de orde op en rond het evenemententerrein te bewaken en hulp te verlenen aan het publiek. 2.1.2 Crowdmanagement en Crowdcontrol Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op incidenten met zich mee. Daarom wordt van u verwacht dat u in de voorbereiding van het evenement een schatting maakt van het verwachte aantal bezoekers. Aan de hand van deze schatting kunt u als organisator maatregelen treffen. Ook is het van belang een publieksprofiel te maken, om de risico’s in te schatten. Daarbij wordt bijvoorbeeld aandacht besteed aan het soort mensen (bijvoorbeeld housepartygangers, ouden van dagen of theaterpubliek), leeftijd, percentage mannen en vrouwen en stemming. De politie heeft veel kennis en ervaring in de omgang met grote mensenmassa’s en verkeersstromen en adviseert daarom vaak bij evenementen. 2.1.2.1 Crowdmanagement Crowdmanagement is de systematische planning voor, en supervisie over de ordelijke verplaatsing en verzameling van personen. Hiervoor moet duidelijkheid bestaan over de toegankelijkheid van het evenement (is het afgeschermd of niet), de mate van planning (is het vooraf of spontaan georganiseerd), de focus (één evenement of meerdere tegelijk), de locatie (aan de rand van de stad, bij een woonkern etc), de gesteldheid van het terrein (verharde of onverharde grond) en de aard van het crowdmanagement. Crowdmanagement is met name voor grootschalige evenementen van belang.

Koninginnedag Stationsplein


10

Bij crowdmanagement wordt onder meer aandacht besteed aan onderstaande, nauw met elkaar samenhangende, punten: 1. Toestroom/aankomst van de bezoekers Het is van belang dat de bezoekers gespreid naar het evenement komen, om te voorkomen dat er grote opstoppingen rondom het evenemententerrein ontstaan. De spreiding wordt bevorderd als er voorafgaand aan het evenement al vermaak is, bijvoorbeeld door een voorprogramma of de mogelijkheid er van tevoren te kunnen eten of drinken. Wel kunnen de “aanvullende evenementen” extra bezoekersstromen op gang brengen. De aankomst van veel bezoekers kan voorspeld worden aan de hand van de tijden van het openbaar vervoer. 2. Vertrek van de bezoekers Om opstoppingen bij de uitgang of in het openbaar vervoer te voorkomen, moet natuurlijk ook aandacht besteed worden aan het gespreide vertrek van de bezoekers. Dit kan men bereiken door niet ineens alle activiteiten te beëindigen, maar de entertainment geleidelijk af te bouwen, bijvoorbeeld door enkele bars open te laten en nog korte tijd muziek te spelen. 3. Spreiding van de bezoekers over het terrein Door van tevoren een goede indeling te maken van de diverse activiteiten op het evenemententerrein (bijv. spreiding podia, bars, toiletten etc) en duidelijk aan te geven hoe de bezoekers overal kunnen komen, kunnen zich verdringende mensenmassa’s voorkomen worden. Als er geen routeaanwijzingen zijn gegeven, zullen mensen naar de menigte toe trekken. 4. Voorkomen van overcrowding Overcrowding en daarmee het gevaar van verdrukking en vertrapping is gerelateerd aan de dichtheid van de menigte op een (deel van de) locatie. Het is daarom van belang per locatie een maximaal gewenste publieksdichtheid te benoemen. Dit percentage zal onder meer afhangen van het soort evenement, de grootte en de aard van de locatie (een hellend terrein moet bijvoorbeeld minder dichtbevolkt worden dan een vlak terrein) en van het aantal toegangswegen. Er moet ook rekening worden gehouden met concentraties van de menigte op deellocaties van het terrein. Om overcrowding te voorkomen kunt u maatregelen nemen om minder mensen tot het gebied toe te laten, de stromen binnen het gebied te managen en de uitstroom te bevorderen. Vanaf elke plaats op het terrein moet het voor het publiek duidelijk zijn hoe ze het terrein kan verlaten. 5. Creëren van loop- en noodroutes De routes naar de diverse activiteiten moeten minimaal zeven meter breed zijn, zodat deze zowel voor bezoekers als ook voor hulpdiensten toegankelijk zijn. Het spreekt voor zich dat deze goed bewegwijzerd moeten worden en er op de looproutes geen obstakels als podia of tappunten worden geplaatst. Op looproutes mag de publieksdichtheid niet meer zijn dan zeventig procent. Het werkt deëscalerend als de massa kan blijven lopen. Het geeft een geruststellend idee “weg te kunnen”. Met videoregistratie kan de publieksdichtheid worden vastgesteld. 6. Communicatie aan bezoekers Communicatie met de bezoekers is van essentieel belang voor het slagen van het evenement. Door vooraf bekend te maken hoe bezoekers het evenement kunnen bereiken, wat de programmering is, op welke locaties het evenement plaatsvindt en wat de makkelijkste manier is om deze locaties te bereiken, voorkomt u dat er grote ongecontroleerde (en onverwachte) mensenmassa’s op gang komen. U kunt dit voorafgaand aan het evenement duidelijk maken via de tickets of in een folder maar ook op het terrein zelf door plattegronden uit te delen, posters te maken, informatieborden of een informatiebalie te plaatsen, via radio/tv of andere media of door het omroepen van boodschappen tijdens het evenement.


11

Daarnaast is het raadzaam afspraken te maken tussen stagemanagers en politie over het gebruik van geluidsapparatuur zodat het publiek in geval van nood kan worden toegesproken. 2.1.2.2. Crowdcontrol Crowdcontrol is het beperken van collectief gedrag met repressieve maatregelen, zoals het leiden van bezoekers met afzettingen/hekken, lik op stuk beleid (boetes op vernielingen en ander ongewenst gedrag van tevoren vaststellen en publiceren en meteen uitdelen), verbod op crowdsurfen. Bij evenementen waar een grote toeloop van het publiek te verwachten valt, bijvoorbeeld voor het podium, bij de kaartverkoop of vlak voor de opening van het evenement, bestaat kans op drang. In dat geval kan in de vergunningvoorschriften worden opgenomen dat de betreffende ruimte gecompartimenteerd moet worden met behulp van dranghekken. De voorschriften hieromtrent geven de brandweer en de politie in samenwerking met de GHOR. Bij grote menigten is het wenselijk een “crowdwatcher” aan te wijzen, die tijdig kan signaleren wanneer mensen in de verdrukking komen. Huisregels of crowdcontrolregels moeten zichtbaar gehandhaafd worden om te voorkomen dat mensen de regels overtreden en de veiligheid van de menigte niet meer gegarandeerd kan worden. 2.1.3 Bewaking/beveiliging Als houder van de evenementenvergunning bent u primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. U moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers toezicht houden of moet u een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf inhuren. De gemeente kan bepalen dat het beveiligingsbedrijf in samenspraak met de politie een beveiligingsplan opstelt. Dit beveiligingsplan maakt onderdeel uit van het veiligheidsplan. De norm is dat per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers één toezichthouder aanwezig is. Van deze norm kan de vergunningverlener, op advies van de politie en de brandweer, afwijken als de aard van het evenement dit vereist of toelaat. Tijdens het evenement moet u als vergunninghouder of een door u aangewezen leidinggevende op het festivalterrein aanwezig zijn. U of deze leidinggevende fungeert als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. U moet te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en gemeente opvolgen. Niet opvolgen van de aanwijzingen kan ertoe leiden dat de burgemeester het evenement stil legt. 2.1.4 Toegangscontrole Voor de veiligheid op het evenemententerrein kan het van belang zijn dat u het aantal bezoekers reguleert door middel van het uitdelen of verkopen van toegangskaarten. Als er kaarten worden verkocht is er sprake van een overeenkomst tussen u als organisator en de koper van het toegangskaartje. Deze overeenkomst schept verplichtingen voor u ten opzichte van de koper. U kunt hierbij denken aan het treffen van bepaalde voorzieningen en de veiligheid die de koper mag verwachten. Aan de andere kant kunt u met de verkoop van toegangskaarten eisen stellen aan de bezoeker (bijv. een minimale leeftijd), de bezoeker informeren over regels en tolerantiegrenzen of het delen van de aansprakelijkheid expliciet uitsluiten. Het werken met toegangskaarten vereist dat de toegangscontrole goed is geregeld. In de vergunningvoorwaarden kunnen eisen opgenomen zijn ten aanzien van het maximum aantal bezoekers. U moet ervan uitgaan dat sommige mensen zonder toegangskaart proberen binnen te komen. Hierdoor ontstaat het risico dat er te veel mensen op het evenement zijn, waardoor de veiligheid in het geding komt. 2.1.5 Brandveiligheid De Brandweer van de Gemeente Apeldoorn stelt nadere eisen op het gebied van brandveiligheid. Als u één of meer van de onderstaande onderwerpen wilt inzetten op uw evenement, dan gelden daar standaardvoorschriften voor.


12

De standaardvoorwaarden worden in uw vergunning opgenomen of aan de vergunning toegevoegd. - gasflessen - barbecues - ballonnen - bakken en braden - tenten - kramen - plaatsing van objecten - gebruik van brandbare materialen In de evenementenvergunning worden de voorschriften op het gebied van brandveiligheid opgenomen. Ook kan bij evenementen de aanwezigheid van één of meerdere brandblussers worden geëist. 2.1.6 Bereikbaarheid hulpdiensten Ieder evenement moet goed bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Als het terrein waarop het evenement plaatsvindt in slechte staat is, kan de eis worden gesteld dat er rijplaten worden neergelegd. Daarnaast moet u zorgen voor een calamiteitenroute, zodat de hulpdiensten in geval van nood snel ter plaatse kunnen zijn. De route moet bekend zijn bij de medewerkers op het terrein en de daarbuiten aanwezige medewerkers. De bereikbaarheid wordt beoordeeld door de brandweer, omdat de brandweer van alle hulpdiensten de grootste voertuigen heeft. De calamiteitenroute moet altijd worden vrijgehouden voor de hulpdiensten. In verband met de bereikbaarheid worden de volgende eisen aan het evenemententerrein gesteld: - Doorrijdbreedte voor brandweervoertuigen minimaal 3,5 meter; - Minimale doorrijhoogte 4,20 meter; - Brandkranen moeten worden vrijgehouden (minimaal 1 meter); - Brandkranenbordjes moeten zichtbaar blijven; - Aansluitingen voor droge blusleidingen moeten vrijgehouden worden (minimaal één meter); - Toegangen tot aangrenzende percelen mogen niet worden geblokkeerd; - Gewone uitgangen en nooduitgangen van omliggende gebouwen moeten worden - vrijgehouden (minimaal twee meter); - Opstelplaatsen voor ambulance(s), als de aard of omvang van het evenement de - permanente aanwezigheid van één of meerdere ambulances tijdens het evenement vereist. 2.1.7 Vluchtwegen Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator ook zorgen dat het publiek tijdens een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarom zijn voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen vereist. Het aanwezige personeel moet bovendien goede instructies krijgen over de vluchtroutes. De brandweer kan u adviseren over de vluchtwegen. 2.1.8 Extreme weersomstandigheden Als tijdens het evenement sprake is van “extreme” weersomstandigheden kan extra aandacht voor gezondheid en hygiëne of openbare orde en veiligheid nodig zijn. Tijdens een hittegolf zal het bijvoorbeeld lastiger zijn om eet- en drinkwaren op de juiste temperatuur te houden. Bij extreme kou kunnen waterleidingen bevriezen en bestaat de kans op onderkoeling voor bezoekers.


13

Het weer is drie dagen voor het evenement redelijk nauwkeurig te voorspellen. Als organisator van een evenement is het verstandig deze weersvoorspellingen in de gaten te houden en zo nodig uw communicatie naar de bezoekers hierop af te stemmen. Ook kan het voor komen dat bij een hulpverleningsdienst een weeralert of weeralarm binnenkomt. De leidinggevende van de betreffende hulpverleningsdienst of de afdeling Juridische Zaken en Veiligheid neemt in dat geval contact op met u en eventuele andere hulpdiensten. Gezamenlijk wordt er dan een beslissing genomen over hoe we omgaan met de naderende extreme weersomstandigheid. Het is van groot belang dat u in uw vergunningaanvraag de naam van een contactpersoon met zijn of haar mobiele telefoonnummer vermeld, zodat u tijdens calamiteiten altijd bereikbaar bent voor de gemeente en de hulpdiensten.

Aftelfeest Marktplein

2.1.9 Calamiteiten tijdens evenementen Ondanks goede voorbereidingen om het evenement zo veilig mogelijk te laten verlopen, kan het voorkomen dat zich tijdens het evenement een calamiteit voordoet waardoor het noodzakelijk is om in te grijpen. Dit kunnen verschillende soorten van calamiteiten zijn, zoals een (grote) brand op of nabij het evenemententerrein, vechtpartijen of andere ongeregeldheden op het evenemententerrein, legionellabesmetting enz. Op grond van de Gemeentewet is de burgemeester bevoegd om bevelen te geven die noodzakelijk zijn voor: -

de handhaving van de openbare orde; het voorkomen, beperken en bestrijden van gevaar; de bescherming van veiligheid en gezondheid.

Wanneer zich een grote calamiteit voordoet, beslissen de hulpdiensten in overleg met de burgemeester over de te nemen maatregelen. U wordt hierover ook geïnformeerd. 2.1.10 Veiligheidsplan Als organisator van het evenement bent u primair verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. Daarom moet u zelf zorgdragen voor de bestrijding van kleine incidenten. Als de vergunningverlener verwacht dat de risico’s groter zijn, waardoor (extra) inzet van de hulpdiensten nodig is, kan hij van u, als organisator, een veiligheidsplan eisen. Dit zal met name bij grootschalige evenementen het geval zijn. Twee maanden vóór het plaatsvinden van het evenement moet u het veiligheidplan ingeleverd hebben bij team Openbare Orde en Veiligheid. Bij het opstellen van het veiligheidsplan


14

kunnen de hulpdiensten u adviseren. In een veiligheidsplan staat hoe de diverse voorzienbare incidenten worden bestreden. In het plan is in elk geval aandacht voor: - Identificatie van de risico’s (bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte overcrowding van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcoholen/of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk, extreme weersomstandigheden) en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen; - Maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcoholen/of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (daarbij rekening houdend met de mensenmassa); - Uitwerking van mogelijke scenario’s als bovengenoemde risico’s zich voordoen en hoe gaan de betrokken organisaties hier mee om?; - Stappenplan crowdmanagement (het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz) - crowdcontrol (het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming) en beëindiging van het evenement; - Evacuatieplan; - Afspraken tussen organisatie en hulpdiensten. Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisatie neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het plan crisismanagement van de gemeente worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert. Een voorbeeld van een veiligheidsplan kunt u vinden in bijlage I. Als u dit voorbeeld wilt gebruiken kunt u het downloaden via www.apeldoorn.nl. 2.1.11 Handhaving en Veiligheid Beleid- en tolerantiegrenzen De lokale driehoek, bestaande uit de burgemeester, de officier van justitie en de teamchef van politie, bepaalt welke beleid- en tolerantiegrenzen tijdens een (risico)evenement worden gehanteerd. Deze grenzen geven aan of en hoe de politie namens het bevoegde gezag in algemene en specifieke situaties zal optreden, zoals in het geval van drugsbezit, zwarte kaartverkoop en dreigende openbare ordeverstoringen. Tolerantiegrenzen vloeien voort uit de beleidsuitgangspunten en -doelstellingen die de driehoek heeft vastgesteld. Tolerantiegrenzen zijn bovengrenzen: ze geven aan tot welke graad van escalatie van een situatie bij een (massa)gebeurtenis de politie niet (direct) ingrijpt. Aan de hand van de tolerantiegrenzen beslist de politiecommandant over al dan niet optreden. Onder de tolerantiegrens is ruimte voor improvisatie door de politie op straat. Naast de beleid- en tolerantiegrenzen heeft de politie de bevoegdheid te handelen naar inzicht. Als hier aanleiding toe is, worden de beleid- en tolerantiegrenzen van tevoren met de organisator besproken en eventueel aan de bezoekers van het evenement gecommuniceerd. Dit schept duidelijkheid en kan problemen tijdens het evenement voorkomen. Toezicht op de openbare orde Om de veiligheid van bezoekers en omwonenden te garanderen, worden voorschriften in de vergunning opgenomen waaraan u zich als organisator moet houden. Bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees daarvoor, is de burgemeester op grond van artikel 172 lid 3


15

van de Gemeentewet bevoegd bevelen te geven die hij noodzakelijk acht voor de handhaving van de openbare orde. Het handhaven van de openbare orde Het handhaven van de openbare orde en het bewaken van de orde op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisator zelf. De politie is in beginsel terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. De politie is onder het gezag van de burgemeester belast met de handhaving van de openbare orde en het verlenen van hulp aan hen die dat nodig hebben (artikel 2 juncto 12 Politiewet 1993). Daartoe heeft zij een aantal speciale bevoegdheden. De politie is de enige organisatie die bevoegd is tot een rechtmatig gebruik van geweld tegen mensen. Ook is de politie een van de weinige organisaties met bevoegdheden voor het verzamelen van informatie over personen en groepen die de orde kunnen verstoren bij een evenement. Gezondheid en hygiëne Op het gebied van de geneeskundige inzet en de gezondheidskundige aspecten bij een evenement adviseert de GHOR (Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio) en houdt hierop toezicht. De GHOR coördineert hierbij de inbreng, want de expertise hierover is op diverse plaatsen beschikbaar. Zij richt zich tot de GGD voor de technische hygiënezorg en medisch milieukundige aspecten, tot de Regionale Ambulance Voorziening voor de bereikbaarheid voor en de inzet van ambulances en tot het Nederlandse Rode Kruis en EHBO-verenigingen als het om de eerste hulpverlening gaat. Daarnaast zorgt de GHOR ervoor dat de verschillende geneeskundige diensten zoals hierboven benoemd, waaronder het traumacentrum en de meldkamer op het moment van een ongeval of ramp als één organisatie kunnen functioneren. Uitgangspunt is dat onder alle omstandigheden een goede kwaliteit van medische hulpverlening is gewaarborgd. De burgemeester vraagt de GHOR om advies over een vergunningaanvraag. De GHOR brengt aan de hand van een landelijk genormeerd risicoanalysemodel de risico’s in kaart. Op basis hiervan wordt er een advies afgegeven over de in de vergunning op te nemen maatregelen. De geneeskundige voorzieningen op het evenemententerrein, zowel medewerkers als materieel, dienen geregeld te worden door de organisator van het evenement. Bereikbaarheid en brandveiligheid Ieder evenement moet goed bereikbaar zijn voor hulpdiensten. Omdat de brandweer het grootste voertuig heeft, beoordelen zij de bereikbaarheid van het evenemententerrein bij een aanvraag voor een evenementvergunning. Er wordt ook bekeken of door het evenement de bereikbaarheid van andere delen van de gemeente niet in gevaar komt, of de (nood)uitgangen van naastgelegen bouwwerken en percelen niet geblokkeerd worden en of (openbare) brandveiligheidsvoorzieningen voldoende worden vrijgehouden. Daarnaast beoordeelt de brandweer de brandveiligheid op het evenemententerrein of in het gebouw waar het evenement wordt gehouden. Voor bepaalde onderwerpen heeft de brandweer standaardvoorschriften opgesteld. Over de overige zaken zal de brandweer specifiek adviseren. Verloop van het evenement Als organisator van een evenement bent u primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat u moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toestroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor goede communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast zoveel mogelijk moet beperken.


16

Handhaving Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen. Bij de uitoefening van dit toezicht kan hij de bevelen geven die met het oog op de veiligheid en gezondheid nodig zijn. Dit betekent dat uw evenement kan worden bezocht door een toezichthouder van de gemeente. De toezichthouder controleert of de voorschriften die in de evenementenvergunning zijn opgenomen daadwerkelijk worden nageleefd. De toezichthouder van de gemeente kan zich hierbij laten adviseren door de partijen die geadviseerd hebben op de vergunningaanvraag. Als de toezichthouder zich laat adviseren door andere diensten en afdelingen, zal dit toezicht tegelijkertijd plaatsvinden. De toezichthouders van de gemeente hebben een handhavingmandaat, waarin de bevoegdheden zijn geregeld. Naast de toezichthouders van de gemeente, kan ook de politie handhavend optreden als de voorschriften uit de APV worden overtreden. 2.2 Verkeer, vervoer en bereikbaarheid 2.2.1 Bereikbaarheid Evenementen kunnen door hun omvang veel invloed hebben op het verkeer. Daarom is het belangrijk vooraf goed na te denken over de aankomst en het vertrek van de bezoekersstromen, zodat overlast voor bewoners, bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk wordt beperkt. De bereikbaarheid van het evenement kan worden ingeschat aan de hand van de volgende factoren: geraamde hoeveelheid bezoekers; samenloop met andere evenementen in de omgeving of elders in de gemeente; wegwerkzaamheden, afsluitingen of andere knelpunten; beschikbaarheid van openbaar vervoer; beschikbaarheid van parkeervoorzieningen.

Harleydag

2.2.2 Mobiliteitsplan Als het evenement het verkeer op de Apeldoornse hoofdwegen sterk beïnvloedt zal de vergunningverlener van u verlangen dat de u een mobiliteitsplan opstelt. Uitgangspunt van het plan is dat de overlast voor bewoners en bedrijven en overige verkeersgebruikers zo veel mogelijk beperkt blijft. U bent als organisator verantwoordelijk voor het tot stand komen van het mobiliteitsplan. Het mobiliteitsplan moet wel in samenspraak met de politie en gemeentelijke verkeerscoördinator worden gemaakt. In het mobiliteitsplan besteedt u aandacht aan de volgende punten:


17

Wegafsluitingen • Welke weg(en) moet(en) worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw). Aangegeven moet worden of de weg geheel autovrij (incl. parkeren) moet zijn of dat er beperkt verkeer (met ontheffing) mogelijk is; • Voor wie geldt de ontheffing (o.a. taxi, gehandicapten) en hoe ziet deze eruit; • Hoe is de bereikbaarheid van de hulpdiensten geregeld; • Is er een calamiteitenroute; • Rijdt er openbaar vervoer over de afgesloten wegen en kan er tijdens het evenement worden gereden. Zo nee, gedurende welke tijden. Vervoerswijze • Uit welke delen van het land komen de bezoekers/deelnemers van het evenement en met welk vervoermiddel; • Wordt het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd en op welke wijze; • Wat zijn de verschillende vervoersalternatieven; • Hoe worden de bezoekers geïnformeerd over de verschillende vervoersalternatieven. Parkeren • Op welke weg(en) mogen gedurende welke tijden geen geparkeerde auto’s staan; • Zijn er gereserveerde parkeerplaatsen nodig voor specifieke voertuigen (materialenauto, tv-auto etc); • Is er voldoende parkeergelegenheid voor het verwachte aantal bezoekers; • Waar worden auto’s en bussen van bezoekers/deelnemers geparkeerd; • Zijn er (tijdelijke) fietsenstallingen voor fietsers. Afzetmateriaal • Wordt er afzetmateriaal gebruikt om plaatsen vrij van publiek/verkeer te houden? Zo ja, welk materiaal en waar (aangeven op tekening). Vrijwilligers • Zijn er vrijwilligers (en zo ja, hoeveel) die de politie kunnen assisteren bij het afsluiten van wegen voor verkeer. Verkeersvoorlichting • Hoe worden bewoners/bedrijven en bezoekers voorgelicht over de afsluitingen en andere verkeersmaatregelen; • Bij het regelen van het verkeer moeten erkende verkeersregelaars worden ingezet. Deze kunnen worden ingehuurd bij een particulier bedrijf. Als de bezoekers van uw evenement, buiten de reguliere openingstijden van de parkeergarage, parkeergelegenheid wilt bieden in de parkeergarage in het centrum, kunt u dat bij het aanvraagformulier aangeven. U moet er wel vanuit gaan dat hier kosten aan verbonden zijn. 2.2.3 Verkeersmaatregelen Als evenementen (gedeeltelijk) worden gehouden op of zeer nabij een rijweg, kan het gewenst of noodzakelijk zijn dat de rijweg wordt afgezet of de hele straat tijdelijk voor het verkeer wordt afgesloten. Voor deze afsluiting heeft u toestemming nodig van de gemeente. U hoeft dan geen aparte ontheffing aan te vragen, maar moet in uw aanvraag voor de evenementenvergunning de gewenste afsluiting aangeven. Als toestemming wordt verleend voor de afsluiting, wordt dit in de evenementenvergunning opgenomen.


18

Als voor een evenement de openbare weg wordt afgesloten of omleidingroutes worden ingesteld, zijn verkeersmaatregelen nodig in de vorm van verkeer- of verwijzingsborden. Het plaatsen van de borden is, na het van kracht worden van het verkeersbesluit of een tijdelijke verkeersmaatregel, de verantwoordelijkheid van de gemeente. De kosten van de plaatsing van de verkeersborden worden niet bij de organisator van het evenement in rekening gebracht. Wel zal in de vergunning voorgeschreven worden dat u de omwonenden inlicht over de wegafzetting. De gemeente publiceert de te nemen verkeersmaatregel(en) in het Apeldoorns stadsblad. 2.3 Gezondheid en hygiëne 2.3.1 Geneeskundige inzet De GHOR (Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio) adviseert over de geneeskundige inzet bij evenementen. Omdat elk evenement anders is en de inzet afhankelijk is van de activiteiten die plaatsvinden - het aantal bezoekers en de aard van het publiek, de bereikbaarheid voor hulpdiensten, de plaats, het tijdstip, etc. - zal voor ieder grootschalig evenement door de GHOR een afzonderlijk advies worden uitgebracht met betrekking tot de geneeskundige inzet. Als organisator wordt van u verwacht dat u de geneeskundige inzet zelf regelt. Geneeskundige inzet kan bestaan uit: - EHBO-post (duidelijk als zodanig herkenbaar); - EHBO-materialen; - EHBO-ers (in het bezit van een geldig diploma); - Eventueel verpleegkundigen, artsen, ambulance. Grofweg kan men uitgaan van de volgende indicatie: • Minimaal 2 EHBO-ers voor ieder evenement; • 1 EHBO-er per 1.000 bezoekers; • Vanaf 5.000 bezoekers is advisering door de GHOR gewenst. 2.3.2 Calamiteiten Bij spoedgevallen zorgt u ervoor dat de opgeroepen ambulance aan de openbare weg wordt opgevangen. Het is van groot belang dat de bereikbaarheid en toegankelijkheid van het evenemententerrein gegarandeerd zijn voor ambulances en overige (geneeskundige) hulpverleningsvoertuigen, zoals aangegeven in paragraaf 2.1.6 “bereikbaarheid hulpdiensten”. 2.3.3 Drinkwatervoorzieningen Gelet op legionellabesmetting zijn aanvullende voorschriften voor de drinkwatervoorziening wenselijk. Algemene richtlijnen voor legionellapreventie kunt u vinden in bijlage 3 van dit handboek. Het is vanwege toxicologische en microbiologische aspecten alleen toegestaan de drinkwatervoorziening rechtstreeks aan te sluiten op een brandblusvoorziening, mits er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: - Er moet vooraf overleg gepleegd worden met het waterleidingbedrijf. Zij kunnen inschatten wat de eventuele risico’s zijn, hoe lang de leiding is vanaf de brandkraan naar het leidingwaternet en hoelang het water hierin heeft stilgestaan; - Er mogen in het drinkwater geen voor de mens schadelijke micro-organismen voorkomen. 2.3.4 Sanitaire voorzieningen Als organisator bent u verantwoordelijk voor het regelen van voldoende toiletvoorzieningen, zowel voor dames als voor heren. Als u het evenement houdt op een locatie waar bezoekers gebruik kunnen maken van bestaande toiletvoorzieningen, bespaart u zichzelf veel werk.


19

Er wordt wel van u verwacht dat u bekijkt of de aanwezige voorzieningen toereikend zijn voor het verwachte aantal bezoekers en dat u duidelijke afspraken maakt met horecaondernemers over het gebruik van de sanitaire voorzieningen. Als bij de evenementenlocatie geen toiletvoorzieningen aanwezig zijn of als deze voorzieningen ontoereikend zijn voor het verwachte aantal bezoekers, dan is het uw verantwoordelijkheid om extra voorzieningen te treffen. Dit kan door bijvoorbeeld chemische toiletten of toiletwagens te plaatsen die aangesloten zijn op de openbare riolering. Toiletten die aangesloten kunnen worden op de riolering zijn hygiënischer en hebben daarom de voorkeur. Als richtlijn worden de volgende normen gehanteerd: • Eén toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers; • Minimaal twee toiletten (één voor dames en één voor heren); • Het toilet is op een loopafstand van maximaal 150 meter te bereiken; • Herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, maar het aantal urinoirs mag maximaal ¼ van het totale aantal toiletten bedragen. De toiletten moeten minimaal tweemaal per dag en zonodig vaker worden gereinigd. Plaats de extra toiletvoorzieningen bij voorkeur op plaatsen die uitnodigen tot wildplassen. Voor de aansluiting van de toiletten, kunt u vóór het plaatsen van de toiletten contact opnemen met afdeling Openbare Werken van de gemeente Apeldoorn tel. 14 055. Als u ervoor zorgt dat het aantal toiletvoorzieningen toereikend is, kunt u schade en stankoverlast door wildplassen mogelijk voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat de toiletvoorzieningen duidelijk zijn aangegeven.

Zeepkistenrace Orderbos

Aanvullende voorzieningen bij overnachting Als tijdens het evenement wordt overnacht, moet u met een aantal aanvullende voorzieningen rekening houden: •

•

Een schone douche beperkt het risico van het oplopen van voetschimmel. Een goede ventilatie verkleint de kans op schimmelvorming op muren en plafonds. Uitgangspunt is één douche per 35 gasten. Wasgelegenheden zijn bedoeld als drinkwatervoorziening en voor het reinigen van het lichaam. Zij dienen net als douches, goed schoon worden gehouden om te voorkomen dat er onhygiënische situaties kunnen ontstaan. Bij wasgelegenheden mag in geen geval


20

•

worden afgewassen, groenten gewassen etc. Servies, bestek en etenswaren kunnen anders besmet raken met schadelijke bacteriën. Uitgangspunt is één wasgelegenheid per 50 gasten. Bedden en slaapplaatsen dienen schoon te zijn om te voorkomen dat ongedierte (o.a. schurft en luizen) zich via het beddengoed kunnen verspreiden. De slaapzalen moeten voldoende worden geventileerd om geen klachten aan de luchtwegen te veroorzaken. In verband met de veiligheid dient er voldoende tussenruimte tussen de bedden te zijn.

2.3.5 Voedselveiligheid Indien tijdens het evenement etenswaren worden verkocht is de hygiëneverordening van toepassing. De belangrijkste eisen voor het produceren, verwerken en distribueren van levensmiddelen en voor inrichting van tijdelijke bedrijfsruimten vindt u in bijlage V Van u als organisator wordt verwacht dat u toeziet op de naleving van deze voorwaarden. De Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) kan tijdens evenementen (en daarbuiten) controleren of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet. Bij constatering van een overtreding van deze wet kunnen zij de ondernemer beboeten. Als u als organisator nalatigheid kan worden verweten met betrekking tot de verkochte waren, kan de VWA u een boete opleggen. Particulieren en bedrijven die eet- en drinkwaren aanbieden tijdens evenementen moeten werken volgens een voedselveiligheidsplan. De ondernemer mag het plan zelf schrijven, maar hij kan ook een goedgekeurd plan (een “Hygiënecode”) laten maken bij de betreffende brancheorganisatie. In een Hygiënecode staat beschreven waaraan de aanbieder moet voldoen om producten goed en veilig op de markt te brengen, met de wettelijke regels (bijvoorbeeld op het gebied van de inrichting van bereidplaatsen, hygiëne, temperatuurregistratie, etc). Omdat niet de gemeente, maar de Voedsel- en Warenautoriteit toezicht houdt op de naleving van de Warenwet, controleren de handhavers van de gemeente niet op de naleving van bovengenoemde regels. Ook hoeft u geen voedselveiligheidsplan bij uw aanvraag te overleggen. De gemeente beschikt namelijk niet over de expertise om een dergelijk plan te kunnen beoordelen. De VWA kan adviseren over het verstrekken van eet- en drinkwaren. 2.4 Milieu en geluid Milieuzorg is in toenemende mate belangrijk bij het organiseren van een evenement. De regelgeving op dit gebied neemt toe, maar ook bezoekers vinden het steeds belangrijker dat de organisator zorg aan het milieu besteedt. Daarnaast wil de overheid natuurlijk de belasting van het (leef)milieu voor omwonenden en bedrijven zoveel mogelijk beperken. 2.4.1 Afval Bij veel evenementen ontstaat een hoop afval. Als organisator van een evenement bent u ervoor verantwoordelijk dat alle afval tijdens en na afloop van het evenement wordt opgeruimd. Tijdens het evenement kunt u er door het plaatsen van voldoende afvalbakken voor zorgen dat het publiek afval niet op de grond gooit. Hiermee voorkomt u zwerfvuil. Het inschatten van de juiste hoeveelheid afvalbakken is erg moeilijk. Reken hiervoor minimaal op een liter afval per bezoeker tijdens een evenement dat vier uur duurt. Daarnaast maakt u ook een inschatting van het afval van cateraars, organisatie, standhouders en dergelijke, vóór, tijdens en na afloop van het evenement. Ook de overgebleven spullen van rommelmarkten en dergelijke worden door de organisator opgeruimd. Als u er niet in slaagt om zelf het opruimen van het afval te organiseren, kan de afdeling Stadsbeheer dit voor u doen. De kosten van het opruimen worden dan wel bij u in rekening gebracht.


21

2.4.2 Bodem en groen Met name bij evenementen in parken of op onverhard terrein zijn maatregelen om eventuele schade aan bodem en groen te beperken van belang. Voor- en naschouw Als u een evenement in een openbaar park organiseert of op een andere locatie, waar een reële kans op schade aan het evenemententerrein bestaat, zal de gemeente een voor- en naschouw van het terrein doen. De voorschouw vindt zo kort mogelijk vóór het evenement plaats en de naschouw zo kort mogelijk na het evenement. Als schade wordt geconstateerd aan de bodem of aan het groen, die veroorzaakt is door het evenement, verhaalt de gemeente de schade op de organisator van het evenement. Als organisator wordt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen geïnformeerd over eventuele schade. Slecht weer Regen kan het evenemententerrein veranderen in een modderpoel, waardoor de bodem veel schade kan ondervinden. Vooral op plaatsen waar de catering plaatsvindt, veel publiek samen komt of veel kuilen in het terrein zitten, is het noodzakelijk om eventuele schade te voorkomen. Voor noodgevallen is het handig om houtkrullen, houtsnippers, strooisel, zand, e.d. achter de hand te hebben om wateroverlast aan te pakken. Voorkomen bodemverontreiniging Het evenement mag geen bodemverontreiniging veroorzaken. Om bodemverontreiniging te voorkomen kunt u voorzieningen treffen om de bodem te beschermen. Zorg ervoor dat vervuilende stoffen als olie niet worden gemorst. Plaats lekbakken onder aggregaten. Zwaar verkeer Tijdens de opbouw en afbraak van een evenement moet soms veel en vaak zwaar verkeer heen en weer rijden voor de aan- en afvoer van bijvoorbeeld materialen, tenten, podia, verlichting, geluidsapparatuur en dergelijke. Vooral dit zware verkeer, maar ook busjes of gewone auto’s, kunnen veel schade opleveren aan de bodem. Rijsporen zijn vaak nog lange tijd zichtbaar. Om schade aan de bodem te voorkomen, is het van belang om zwaar en intensief verkeer om te leiden langs verharde wegen. Is dat niet mogelijk, dan kunnen stevige (kunststof) rijplaten of rolmatten worden neergelegd op de routes die het meest worden gebruikt. Hoe zachter de bodem is, hoe breder en langer de rijplaten moeten zijn om schade te voorkomen. Groenbescherming Bomen en struiken mogen niet worden gebruikt om spullen aan te bevestigen. Looproutes/afzetten kwetsbaar groen Deelnemers en bezoekers kunnen met hun gedrag schade aanrichten aan bodem en groen. Voetgangers nemen bij voorkeur de kortste weg, ook als daar perken, struiken of ander kwetsbaar groen staat, waar men doorheen moet. Door looproutes duidelijk aan te geven en kwetsbaar groen af te schermen, kunt u veel schade voorkomen. Denk er daarbij aan dat een afzetlint of ijzerdraadje voetgangers niet zal tegenhouden. Op looproutes waar grote groepen bezoekers verwacht worden, kan met rijplaten het stuklopen van de bodem worden beperkt. 2.4.3 Energie en veiligheid Elektriciteitsvoorzieningen Bij de meeste evenemententerreinen in de gemeente Apeldoorn zijn voorzieningen aanwezig voor elektra. U kunt hier als organisator tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, zult u hierin zelf moeten voorzien.


22

In paragraaf 1.2.4 van dit handboek staat een overzicht van de gemeentelijke evenemententerreinen met de aanwezige voorzieningen voor water en/of elektriciteit. Aggregaten Als u gebruikt maakt van aggregaten, dan moet u deugdelijke en geluidsarme apparaten gebruiken. Om bodemverontreiniging te voorkomen kunt u lekbakken onder de aggregaten plaatsen. Bekabeling Bekabeling op een evenemententerrein kan leiden tot gevaarlijke of ongewenste situaties. Dek daarom alle kabels die over de grond lopen af met rubbermatten of gebruik kabelgoten. 2.4.4 Water Bij de meeste evenemententerreinen in de gemeente Apeldoorn zijn voorzieningen aanwezig voor water. U kunt hier als organisator tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, zult u hierin zelf moeten voorzien. 2.4.5 Geluid en geluidshinder Algemeen Een evenement zonder muziek komt maar weinig voor. Muziek zorgt voor gezelligheid en verhoogt de sfeer. Daarnaast zijn er vaak allerlei apparaten en machines noodzakelijk die geluid voortbrengen. Evenementen vinden meestal plaats in delen van de gemeente waar ook mensen wonen. Wanneer de geluidsbelasting op de woonomgeving te groot is, kan dit aanleiding geven tot ergernis en klachten. Alle reden dus om geluidshinder te voorkomen of zo veel mogelijk te beperken.

Filmfestival Berg en Bos

Geluidsvoorschriften Bij evenementen waarbij muziek ten gehore wordt gebracht of waarbij om een andere reden een hogere geluidsbelasting wordt verwacht, worden geluidsvoorschriften in de vergunning opgenomen. Het evenement mag tot maximaal 00.00 uur duren. In verband met de Zondagswet mag op zondag tot 13.00 uur het geluid dat bij een evenement wordt geproduceerd op een afstand van meer dan 200 meter van de plaats van het evenement niet meer hoorbaar zijn.


23

Geluidsmetingen Als u een evenement organiseert, ligt de verantwoordelijkheid om te voldoen aan de geluidsvoorschriften bij u als organisator. Sommige organisatoren voeren zelf tijdens het evenement geluidsmetingen uit door middel van eenvoudige geluidsmeters, waarmee indicatieve metingen kunnen worden gedaan. Door regelmatig zelf de geluidsniveaus te controleren, kunt u geluidsoverlast en/of eventuele boetes voorkomen. Programma Organiseer een evenement bij voorkeur tussen 11:00 en 23:00 uur en op zondag tussen 13:00 en 23:00 uur. Houd bij het opstellen van de programmering van muziekoptredens rekening met het geluidsniveau dat de optredende artiesten produceren. Hoe later op de avond, hoe eerder er sprake is van geluidsoverlast. Gehoorbescherming voor medewerkers Bij een geluidsniveau van 90 dB(A) ontstaat al na een verblijf van drie kwartier kans op blijvende gehoorbeschadiging. Voor medewerkers bent u als organisator verplicht gehoorbescherming beschikbaar te stellen vanaf 80 dB(A). Voorlichting over de risico’s hoort daarbij en ook toezicht op het gebruik ervan. 2.4.6 Geluidscategorieën “Notitie Geluid en Evenementen Apeldoorn” De “Notitie Geluid en Evenementen Apeldoorn” gaat specifiek in op het geluidsaspect bij evenementen en heeft tot doel om enerzijds de geluidsoverlast afkomstig van muziekevenementen voor omwonenden zoveel mogelijk te beperken en anderzijds om het voor organisatoren mogelijk te maken om een aantrekkelijk evenement te kunnen neerzetten ter verlevendiging van de stad. Het aantal te houden muziekevenementen op locaties waar regelmatig evenementen plaatsvinden is gemaximeerd. Deze locaties zijn opgenomen in de “Notitie Geluid en Evenementen Apeldoorn”. De gehele notitie is te downloaden via www.apeldoorn.nl. Voor de geluidscategorieën gelden onder andere de volgende voorwaarden: Categorie 1 • Het geluid afkomstig van versterkte muziek en de omroepinstallatie mag ter hoogte van de dichtstbijzijnde woning niet meer bedragen dan LA(eq) van 75 dB(A); • Het evenement eindigt uiterlijk om 22.00 uur. Categorie 2 • Het geluid afkomstig van versterkte muziek en de omroepinstallatie mag ter hoogte van de dichtstbijzijnde woning niet meer bedragen dan LA(eq) van 80 dB(A); • Het evenement eindigt om uiterlijk 0.00 uur. Voor traditionele evenementen zoals Jazz in the Woods en Koninginnedag en voor evenementen met een regionale c.q. landelijke uitstraling geldt een eindtijd van maximaal 01.00 uur. Categorie 3 • Het geluid afkomstig van versterkte muziek en de omroepinstallatie bedraagt meer dan LA(eq) van 85 dB(A) en minder dan LA(eq) van 90 dB(A) ter hoogte van de dichtstbijzijnde woning; • Het evenement eindigt om uiterlijk 0.00 uur.


24

2.5 Podia, tenten, tribunes, schermen Voor alle objecten die op de openbare weg geplaatst worden, van toiletfaciliteiten, extra afvalbakken en tenten, podia en tribunes tot gestationeerde voertuigen (zoals een hotdogwagen, een ijskraam of een wagen met informatieschermen), is een vergunning vereist. Als deze objecten bij het evenement horen en er geen sprake is van verkoop van goederen, diensten of etenswaren, dan kunt u dit in de aanvraag voor de evenementenvergunning aan geven. U hoeft in dat geval voor deze objecten geen aparte standplaatsvergunning aan te vragen. Als er bij deze objecten sprake is van verkoop van goederen, diensten of etenswaren, moet de aanbieder van deze goederen, diensten of etenswaren een aparte standplaatsvergunning aanvragen bij de afdeling Juridische Zaken en Veiligheid. Daarnaast wordt op het plaatsen van voorwerpen op de openbare weg precariobelasting geheven. Constructie en opbouw Het is van belang dat podia, tenten en tribunes op de juiste wijze geconstrueerd zijn. Dit betekent dat de constructie is afgestemd op het aantal bezoekers, de ondergrond en de locatie van de te plaatsen objecten. Het is noodzakelijk dat tenten over voldoende vluchtwegen beschikken. Als u een evenement organiseert, waarbij u tenten of tribunes plaatst, wordt van u verlangd dat u voor de volgende constructies bij uw aanvraag, een verklaring indient dat de constructie voldoet aan het gestelde in de NEN 6700 en NEN 67024: • alle tribunes; • tenten, waarin tijdens het evenement meer dan 100 personen in verblijven; • tenten, waarvan het oppervlak groter is dan 100 m². Als u een evenement organiseert, waarbij u één of meerdere podia plaatst, kan de gemeente van u een verklaring vragen dat de constructie voldoet aan het gestelde in de NEN 6700 en NEN 6702. Plattegrond De brandweer adviseert op de aanvraag voor het plaatsen van podia, tenten, tribunes en dergelijke over bereikbaarheid en brandveiligheid conform het bouwbesluit 2003 en de bouwverordening van de gemeente Apeldoorn. Op het aanvraagformulier moeten alle gegevens worden vermeld om advisering door de brandweer mogelijk te maken. Als u een tent plaatst waarvoor u op grond van de brandbeveiligingsverordening een vergunning nodig heeft, wordt van u verlangd dat u een plattegrond van de tent (minimaal schaal 1:100) aanlevert, waarop de indeling, de nooduitgangen, de eventuele noodverlichting, etc. staan aangegeven. Daarnaast moet u, als bij het evenement podia, tenten, tribunes of andere objecten geplaatst worden, bij de aanvraag van de evenementenvergunning een plattegrond met de locatie van het te plaatsen object indienen. In de aanvraag voor de evenementenvergunning of standplaatsvergunning kunt u aangeven hoeveel tijd u nodig heeft om de objecten te plaatsen en weer af te breken. In de te verlenen vergunning wordt hier rekening mee gehouden. Uit ervaring blijkt dat bovengenoemde verklaringen en plattegronden, die nodig zijn voor de beoordeling van de evenementenaanvraag, vaak niet worden ingediend. Wij adviseren u bovengenoemde gegevens meteen bij de aanvraag aan te leveren omdat uw aanvraag anders niet in behandeling kan worden genomen.


25

2.6 Drank en horeca Als u tijdens het evenement zwakalcoholische dranken wil (laten) schenken en uw evenement vindt niet plaats in een café of restaurant met een dranken horecavergunning, dan heeft degene die de alcohol verstrekt een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig. Deze ontheffing kan worden aangevraagd bij team Openbare Orde en Veiligheid. Met deze ontheffing mogen alleen zwakalcoholische dranken worden geschonken. Dit zijn dranken met maximaal vijftien volumeprocent alcohol. De burgemeester kan de ontheffing verlenen voor bijzondere gelegenheden, zoals evenementen. Hij kan dit doen voor een aaneengesloten periode van maximaal twaalf dagen. De aanvrager van de ontheffing is minimaal 21 jaar oud, mag niet onder curatele staan, dan wel uit het ouderlijke gezag of voogdij ontzet zijn of van slecht levensgedrag zijn. Bovendien moet hij of zij in het bezit zijn van het diploma Sociale Hygiëne. Als degene die de alcohol verstrekt een ontheffing krijgt, is hij of zij verplicht om toe te zien op een goede verstrekking van alcohol (bijvoorbeeld niet schenken aan jongeren onder de 16 jaar). Voor afgifte van de ontheffing worden leges in rekening gebracht. 2.7 Bijzondere activiteiten 2.7.1 Vuurwerk Tijdens evenementen wordt er regelmatig vuurwerk afgestoken. Vuurwerk mag alleen afgestoken worden door een gespecialiseerd bedrijf dat beschikt over een daartoe verleende toepassingvergunning (bedrijfsvergunning). Op grond van het Vuurwerkbesluit is het verboden om zonder toestemming van Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland vuurwerk af te steken. Afhankelijk van het soort vuurwerk en de hoeveelheid, moet voor het afsteken van vuurwerk een melding worden gedaan of een vergunning worden aangevraagd. Het bedrijf dat de ontbranding verzorgt, moet deze melding doen of een vergunning aanvragen. U hoeft dus zelf geen vergunning aan te vragen voor het afsteken van vuurwerk. Wel moet u een evenementenvergunning aanvragen voor een vuurwerkshow. Als u een grotere vuurwerkshow wilt organiseren, is het belangrijk dat u op tijd voorbereidingen treft. De vergunning van de provincie om vuurwerk te mogen afsteken moet namelijk veertien weken voor de vuurwerkshow worden aangevraagd door het ontbrandingbedrijf (als niet kan worden volstaan met een melding).

Kanaalconcert


26

Melding Voor het afsteken van maximaal 10 kilogram theatervuurwerk of 100 kilogram consumentenvuurwerk moet het ontbrandingsbedrijf een melding doen bij Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland. De melding moet ten minste twee weken vóór het evenement plaatsvindt ingediend zijn bij het provinciebestuur. Dit gebeurt per post in vijfvoud door middel van het standaard IPO-meldingsformulier. Dit formulier kan worden ingediend via e-mail of per post gericht aan het volgende adres: Provincie Gelderland Postbus 9090 6800 GX Arnhem Tel: (026) 3599111 [email protected] De provincie beoordeelt aan de hand van de meldingsvoorschriften en in overleg met de regionale brandweer of de vuurwerktechnische veiligheid is gewaarborgd. Daarnaast beoordeelt de politie of het afsteken van het vuurwerk gevaar oplevert voor de openbare orde. In dat geval informeert de politie de gemeente hierover. Als er bezwaren bestaan tegen de vuurwerkshow zoekt de provincie, na afstemming met de regionale brandweer, politie en gemeente, in overleg met het ontbrandingsbedrijf naar een oplossing. Vergunning Voor het afsteken van grotere hoeveelheden vuurwerk (meer dan 10 kilogram theatervuurwerk of 100 kilogram consumentenvuurwerk) is een vergunning vereist. Het ontbrandingsbedrijf moet deze vergunning minimaal veertien weken vóór het plaatsvinden van het evenement aanvragen bij Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland. Dit gebeurt per post in achtvoud door middel van het standaard IPO-meldingsformulier. Voordat het provinciebestuur de vergunning verleent, laat zij zich door de regionale brandweer adviseren over de veiligheidsaspecten (het vuurwerk zelf en de omgevingsfactoren). Daarnaast moet de burgemeester een verklaring van geen bezwaar voor het vuurwerk afgeven. Hij laat zich daarbij adviseren door de lokale brandweer en de politie over de brandveiligheid en de gevolgen voor de openbare orde. 2.7.2 Evenementen op of nabij het water Als bij een evenement onderdelen van de activiteiten op of in de buurt van het water plaatsvinden, dient u toestemming te hebben van het Waterschap. U wordt geadviseerd om bij het organiseren van een evenement in een vroegtijdig stadium contact op te nemen met het Waterschap Veluwe. Wanneer u een evenement organiseert in, op of nabij het water moet u maatregelen treffen ten aanzien van de veiligheid van de deelnemers en bezoekers. Hierbij kunt u denken aan deugdelijke afscheidingen of de aanwezigheid van duikers of een reddingsbrigade, afhankelijk van de aard van het evenement. 2.7.3 Sportevenementen Sportwedstrijden die op en/of in sportaccommodaties worden gehouden zijn in de APV uitgezonderd van de vergunningplicht. Als er sprake is van een bijzondere wedstrijd, die niet behoort tot de wedstrijden die normaal gesproken op of in deze sportaccommodatie wordt gehouden en er daardoor extra risico’s in het kader van de openbare orde te verwachten zijn, moet u wel een evenementenvergunning aanvragen.


27

Sportwedstrijden die niet in sportaccommodaties worden gehouden, zoals bijvoorbeeld een beachvolleybaltoernooi of een marathon, zijn wel vergunningplichtig.

WK Baanwielrennen

2.7.4 Kermisattracties Als u een kermis wilt organiseren, heeft u daarvoor een evenementenvergunning nodig. Wanneer u met een attractie op een kermis wilt staan kunt u contact opnemen met de kermisexploitant aan wie de vergunning is verleend. Als u op een door u georganiseerd evenement ook een kermisattractie wilt plaatsen, dan vraagt u voor het hele evenement een evenementenvergunning aan bij de afdeling Juridische Zaken en Veiligheid van de gemeente. In de vergunningaanvraag geeft u vervolgens aan dat u één of meerdere kermisattracties wilt plaatsen. Naast een evenementenvergunning moet de kermisattractie zijn aangemeld bij de Voedsel- en Warenautoriteit/Keuringsdienst van Waren, afdeling non-food. Bij de aanvraag van de evenementenvergunning voor het gehele evenement moet u voor de kermisattractie een kopie van het Certificaat van Goedkeuring overleggen van de aangewezen keuringsinstantie (AKI).


28

Deel III Communicatie en Financiën 3.1 Communicatie 3.1.1 Informatie aan bewoners/bedrijven Als u een evenement organiseert wordt van u verwacht dat u bewoners en/of bedrijven die mogelijk hinder kunnen ondervinden, zelf op de hoogte stelt van het evenement. De direct omwonenden kunt u informeren door middel van een bewonersbrief. In een bewonersbrief staat in ieder geval informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop u als organisator probeert de overlast te beperken en waar men terecht kan met klachten. Tijdelijke maatregelen, zoals het afzetten van wegen, het instellen van een parkeerverbod of het veranderen van de toegestane rijrichting, moeten uiterlijk 48 uur van tevoren aan omwonenden worden meegedeeld. Als het evenement ook gevolgen heeft voor bewoners en/of bedrijven die niet in de directe omgeving van het evenemententerrein wonen of gevestigd zijn, dan is het noodzakelijk dat u ook een advertentie in de krant of in een wijkblad plaatst. Verkeersmaatregelen worden door de gemeente in het Apeldoorns Stadsblad gepubliceerd. 3.1.2 Communicatie aan bezoekers Als u bezoekers verwacht van buiten de gemeente Apeldoorn dan is het wenselijk om aan te geven hoe het evenement het beste te bereiken is. Dit kunt u bijvoorbeeld doen via advertenties, een website of radio/tv-spotjes. Als er een samenloop is met andere evenementen, dan is het goed om hier ook op te wijzen. Een ander evenement kan immers van invloed zijn op de bereikbaarheid van uw evenement. 3.1.3 Klachten De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast. Daarnaast komen ook klachten over (zwerf)afval, autoverkeer, beschadiging van bodem en groen en wildplassen voor. Via een bewonersbrief of (een) andere publicatie(s) moet de organisator aangeven waar mensen met hun klachten terecht kunnen. Een goede manier om adequaat op klachten te reageren is via een eigen klachtenlijn. 3.1.4 Publiciteit Onder andere Het Veluws Bureau voor Toerisme en de Stichting Apeldoorn Promotie bieden u diverse communicatiekanalen aan om uw evenement onder de aandacht te brengen. Communicatiemiddelen Veluws Bureau voor Toerisme 1. Rolvitrine Het Veluws Bureau voor Toerisme biedt rolvitrines aan. In Apeldoorn staan in de binnenstad en langs de ringweg acht rolvitrines die voorzien zijn van bewegende reclame, d.w.z. twee commerciële posters en een informatieve evenementenposter op een rol die afwisselend wordt getoond. Uw evenement kan voor een periode van 4 weken gepubliceerd worden op deze evenementenposter. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer M. Bod, evenementencoördinator Veluws Bureau voor Toerisme, tel. 5260206. 2. Evenementenborden Langs de negen belangrijkste invalswegen van Apeldoorn staan welkom-portalen waarop u uw evenement kunt publiceren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer M. Bod.


29

3. Folderverspreiding Middels een uitgebreide verspreidingservice biedt VVV Apeldoorn de mogelijkheid om uw evenementenfolder te verspreiden onder toeristen en inwoners. Voor een relatief laag bedrag kunt u uw folder in een hoge oplage laten verspreiden via hotels, campings, vakantiecentra, culturele instellingen en horeca in en om Apeldoorn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer M. Bod. 4. Recreatiekrant Het Veluws Bureau voor Toerisme brengt i.s.m. BDU uitgeverij de recreatiekrant Veluwe uit. Deze krant verschijnt in een oplage van min. 100.000 stuks en wordt 8 x per jaar verspreid via 400 toeristische locaties op de Veluwe. Via uw lokale VVV kunt u uw persbericht voor een redactioneel artikel aanleveren, maar wij kunnen geen garantie geven dat uw bericht wordt geplaatst. 5. Persberichten Persberichten naar lokale en regionale media kunnen leiden tot een aankondiging, een redactioneel (achtergrond) artikel, opname in een evenementenagenda etc. Het schrijven van een goed persbericht is een specialistische klus en het verzamelen van de adressen van de verschillende redacties een tijdrovende bezigheid. Het Veluws Bureau voor Toerisme heeft tekstschrijvers in dienst die voor uw evenement een professioneel persbericht kunnen opstellen. Het persbericht wordt vervolgens verspreid via onze locale, regionale of landelijke perslijsten. 6. Kaartverkoop via VVV Ticketpoint VVV Apeldoorn verkoopt toegangskaarten voor attracties, festivals en evenementen. De VVV kan ook de verkoop en distributie van de kaarten voor u verzorgen. Kaartverkoop kan via de VVV vestiging in Apeldoorn tegen een commissie van 10%.


30

3.1.5 Communicatie mogelijkheden Communicatiemiddelen Stichting Apeldoorn Promotie 1. Evenementenjaarkalender De Evenementenjaarkalender geeft per maand een overzicht van de evenementen die in Apeldoorn plaatsvinden en beschrijft de programmalijnen van het jaaraanbod. De kalender wordt half april in een oplage van 25.000 stuks verspreid via 60 locaties in Apeldoorn (culturele instellingen, ziekenhuis, restaurants en cafés ) en via 250 adressen van de VVV Apeldoorn (campings, hotels, attracties).Voor het aanleveren van gegevens over uw evenement kunt u contact opnemen met mevrouw M. Luttenberg, Stichting Apeldoorn Promotie, tel 055 - 526 02 02, [email protected]. 2. Evenementenzomerkalender De evenementenzomerkalender geeft in de periode eind mei tot en met begin september een overzicht van de evenementen die plaatsvinden en beschrijft de grootste evenementen in deze periode. Daarnaast worden in deze kalender o.a. de speciale zomermarkten, braderieën en zomeractiviteiten meegenomen. De kalender wordt eind mei verspreid in een oplage van 20.000 stuks 60 locaties in Apeldoorn (culturele instellingen, ziekenhuis,restaurants en cafés) en via alle VVV vestigingen in de Veluwe. Voor het aanleveren van gegevens over uw evenement kunt u contact opnemen met mevrouw M. Luttenberg, Stichting Apeldoorn Promotie, tel 055 - 526 02 02, [email protected]. 3. Vrijetijdsspecials Apeldoorn Stichting Apeldoorn Promotie brengt drie keer per jaar een vrijetijdsspecial uit. Deze vrijetijdsspecial verschijnt in een oplage van 66.000 stuks en wordt huis aan huis in Apeldoorn verspreid. Voor het aanleveren van persberichten en de verwachte planning voor het komende jaar kunt u contact opnemen met mevrouw M. Luttenberg, Stichting Apeldoorn Promotie, tel 055 -526 02 02, [email protected]. 4. Uitwaaier Maandelijks verzorgt de Stichting Apeldoorn Promotie de redactionele content van de Uitwaaier. De Uitwaaier wordt in een oplage van 30.000 verspreid onder horeca, cafetaria, sportclubs en culturele instellingen. Voor het aanleveren van gegevens over uw evenement, kunt u contact opnemen met mevrouw M. Luttenberg, Stichting Apeldoorn Promotie, tel 055 - 526 02 02, [email protected]. Overige Communicatiemiddelen Mupi’s Wilt u als ondernemer (commerciële) reclame maken, dan kunt u gebruik maken van de abri's, de mupi's (reclameborden) en de billboards van JC Decaux. Deze staan verspreid door Apeldoorn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met JC Decaux, tel. 020-6607500, www.jcdecaux.nl. Citydisplays In Apeldoorn zijn citydisplays ter beschikking. Deze lantaarndisplays zijn af te nemen in series en/of voor een bepaalde periode. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Bushouse, tel. 3666640, www.bushhouse.nl. Plakzuilen


31

Verspreid over heel Apeldoorn heeft de gemeente 15 vrije plakplaatsen gerealiseerd. Het gaat hier om plakzuilen, bedoeld voor ideële reclame-uitingen van instellingen. Deze plakzuilen staan op de hieronder vermelde locaties: Centrum - Stationsstraat (Marktplein), voor nrs. 170 t/m 176 - Vosselmanstraat, voor de bibliotheek - Hoofdstraat/Hofstraat, voor nr. 1 - Beekpark (Caterplein), voor nr. 4 - Stationsstraat/Molenstraat, in bocht - Busstation, t.h.v. kaartverkoop Noord -

Laan van Orden (wc Ordenplein), naast inrit (tussen de bomen) Tannhauserstraat (wc Anklaar), t.h.v. nr. 15 Koninginnelaan (wc Kerschoten), naast inrit (naast Diftarbakken) Linie (wc Het Fort), voor nr. 183 (naast winkelwagentjes) Korianderplein (wc De Mheen), voor Kalmoesstraat 3 t/m 129

Zuid -

De Eglantier (wc De Eglantier), achter nr. 205 Schubertlaan (wc Schubertplein), naast tel.cel t.h.v. nr. 1a Adelaarslaan (wc Hart van Zuid), op plein, naast tel.cel. Imkersplaats (wc De Maat), naast Diftarbakken, t.h.v. nr. 1

Spandoeken binnenstad De Stichting Sfeerverlichting Apeldoorn (SSA) beschikt in het centrum van Apeldoorn over diverse spandraden ten behoeve van kerstverlichting. Deze kunnen worden ingezet ten behoeve van het aanbrengen van spandoeken voor evenementen. Indien u hiervan gebruik wilt maken, dient u dit op uw aanvraagformulier voor een evenementenvergunning te vermelden. Flyers Het uitdelen van flyers is niet vergunningplichtig. Er mag geen gebruik worden gemaakt van een vaste locatie, standplaats, verkoopwagen, kraam, auto of iets dergelijks. Degene die de flyers onder het publiek verspreidt of laat verspreiden is verplicht deze zo snel mogelijk op te (laten) ruimen als de flyers in de omgeving van de plek waar ze zijn uitgereikt door het publiek worden weggegooid. Andere reclame-uitingen voorafgaand of tijdens uw evenement? Zeppelin boven de stad? Voor dergelijke reclame-uitingen ter promotie van uw evenement, of dit nu voorafgaand of tijdens het evenement is, is een vergunning oneigenlijk gebruik openbare grond nodig. Als u dergelijke plannen heeft, kunt u dit in uw aanvraag voor een evenementenvergunning meenemen. Nieuwsbrief organisatoren De zakelijke nieuwsbrief van de Stichting Apeldoorn Promotie wordt per kwartaal verstuurd naar organisatoren. De nieuwsbrief geeft informatie over de te verwachten evenementen, mogelijke wijzigingen in het evenementenprogramma etc. Wilt u op de mailinglijst komen, stuur dan een e-mail naar mevrouw M. Luttenberg, [email protected]


32

Oriënteren voor een evenement Heeft u ideeën voor een nieuw evenement in Apeldoorn en oriënteert u zich op de haalbaarheid ervan? Wilt u over de toekomst van uw bestaande evenement van gedachten wisselen? U kunt uw plannen al in een vroeg stadium bespreken met de evenementenmanager Michaela Luttenberg van de Stichting Apeldoorn Promotie. Zij kan u ondersteuning bieden in onder andere programmering, promotie, partners, processen of locaties. Schroom niet om met ideeën te komen of voorlopige plannen voor te leggen en vragen te stellen. De evenementenmanager van Stichting Apeldoorn Promotie is van maandag tot en met donderdag te bereikbaar op tel. 055526 02 02 of per e-mail via [email protected]. Netwerkbijeenkomst organisatoren De Stichting Apeldoorn Promotie organiseert in 2012 twee netwerkbijeenkomsten voor organisatoren (begin februari en half september 2012). De bijeenkomsten staan in het teken van ontmoeten, kennis delen en inspiratie opdoen. Wilt u informatie over deze bijeenkomsten? Stuur dan een e-mail naar mevrouw M. Luttenberg, [email protected]. 3.2 Financiën 3.2.1 Subsidie De gemeente heeft een evenementensubsidiebudget om evenementen te ondersteunen. Een organisator kan hiervoor in aanmerking komen indien hij/zij voldoet aan de criteria uit de evenementensubsidieregeling. Deze criteria zijn: • Het evenement leidt niet tot een ongelijkmatige spreiding van evenementen naar doelgroep en soort; • Het evenement past qua locatie en tijd in het jaarprogramma van evenementen in de gemeente Apeldoorn; • Het evenement haalt tenminste 60% van de inkomsten uit andere bronnen dan uit subsidie van de gemeente. De financiële onderbouwing (begroting) van het evenement is duidelijk en/of voldoende gemotiveerd; • Maximaal drie keer wordt aan een nieuw en terugkerend evenement subsidie verstrekt. In bijzondere situaties kan het college van B&W hiervan afwijken; • Het evenement moet binnen de gemeentegrenzen worden gehouden; • Het evenement is toegankelijk voor een ieder; • Uitbetaling van subsidie – voor zover geen sprake is van een voorschot – vindt niet plaats indien (een) evenementenvergunning(en)/ontheffing(en) benodigd is/zijn, en deze niet is/zijn verleend; • Landelijke formules komen in aanmerking voor subsidie, indien er een duidelijke inbedding is met betekenis voor de gemeente. Advies evenementensubsidie De Stichting Apeldoorn Promotie adviseert het College van B&W inzake evenementensubsidie en stimuleert het ontstaan van een evenwichtige evenementenkalender voor Apeldoorn. Als een evenement voldoet aan de criteria uit de subsidieregeling, beoordeelt de Stichting Apeldoorn Promotie de aanvraag op een aantal toetsingcriteria zodat het jaarprogramma een divers, samenhangend geheel vormt met spreiding in doelgroep, tijd, soort, ruimte en programmalijnen. De Stichting Apeldoorn Promotie vindt het van belang om te kijken naar: 1. Kwaliteit en belevingswaarde Kwaliteit gaat boven kwantiteit. De beleving van de bezoekers, de gastvrijheid en de sfeer in de stad zijn van groot belang. Maar ook praktische zaken als bewegwijzering, netheid en aankleding vallen hieronder.


33

-

Wat verwacht de bezoeker? Hoe wordt de bezoeker verrast? Wat maakt het evenement een belevenis? Op welke manier wordt er gewerkt aan uitstraling, gastvrijheid en kwaliteit? Wat maakt dat inwoners, bezoekers en/of toeristen voor het evenement terugkomen?

2. De onderscheidende identiteit Een belangrijke factor is dat het evenement aansluit bij het karakter en de bevolkingssamenstelling van de stad. - Wat is er Apeldoorns aan dit evenement? - Wat vertelt het dit evenement over de stad ? - Hoe versterkt dit evenement het karakter van de stad? - Maakt dit evenement de lokale bevolking extra trots op de stad? - Leidt dit evenement tot het verbeteren van het imago van de stad? 3. Deugdelijkheid van het plan Om voor financiële ondersteuning in aanmerking te komen moet worden aangetoond dat deze onontbeerlijk is om het evenement te realiseren. De verhouding tussen de gevraagde bijdrage en het rendement voor de stad weegt mee bij het vaststellen van de toe te kennen bijdrage. Het plan bestaat onder andere uit een: - ingevuld aanvraagformulier evenementensubsidie - inhoudelijk plan inclusief (voorgenomen) programmering - begroting inclusief (verwacht) dekkingsplan - marketingplan met doelstellingen van het evenement en doelgroepbeschrijving - publiciteitsplan (hoe worden bezoekers naar het evenement getrokken?) Evenementensubsidie aanvragen De hoogte van het evenementenbudget is vastgesteld en vaak zijn er meer aanvragen dan er geld beschikbaar is. Wij adviseren u om uw subsidieaanvraag voor 1 november voorafgaand aan het jaar wanneer uw evenement plaatsvindt in te dienen. Indien u later in het jaar besluit om evenementensubsidie aan te vragen, loopt u een grote kans dat het evenementenbudget al besteed is. Procedure Alle aanvragen (die voor 1 november zijn ontvangen) worden in december van hetzelfde jaar beoordeeld door de Stichting Apeldoorn Promotie. Zij brengt een advies uit aan het college van B&W. Het college van B&W besluit in de laatste week van januari over toekenning of afwijzing van deze aanvragen voor evenementensubsidie. De evenementenmanager van de Stichting Apeldoorn Promotie informeert u vervolgens zo spoedig mogelijk over het besluit. Vaststelling subsidie Als subsidieverlening heeft plaatsgevonden, moet een aanvraag tot subsidievaststelling binnen acht weken na beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd, schriftelijk worden ingediend bij het college. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het door het college vastgestelde formulier. Let op! Alle subsidies tot €10.000,- worden aangemerkt als waarderingsubsidie. Dit betekent dat de subsidieverlening tevens een subsidievaststelling is. Een verzoek tot vaststelling is in dit geval niet nodig. Aanvraagformulier evenementensubsidie: https://secure.apeldoorn.nl/smartsite.dws?ch=&id=151923&tc=2


34

3.2.2 Schade Als er schade ontstaat aan gemeente-eigendommen als gevolg van het door u georganiseerde evenement, zal de gemeente u hiervoor aansprakelijk stellen. U hoort het (evenementen)terrein in dezelfde staat op te leveren als waarin het u ter beschikking is gesteld. Voor schadeclaims van derden, die voortvloeien uit het houden van een evenement is de organisator aansprakelijk; de gemeente aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. Als u handelt in strijd met de bepalingen uit de vergunning is dat een strafbaar feit, wat kan leiden tot intrekking van de vergunning. 3.2.3 Doorberekening gemeentelijke kosten De gemeentelijke kosten van het evenement kunnen worden onderverdeeld in kosten die betrekking hebben op de behandeling en verlening van de vergunning en kosten die het evenement voor de gemeente met zich meebrengt. De kosten voor vergunningverlening worden door de gemeente (gedeeltelijk) via de leges op de aanvrager van de evenementenvergunning verhaald. De kosten die het evenement zelf met zich meebrengt kan de gemeente niet via leges op de organisatie verhalen. Als het evenemententerrein niet opgeruimd wordt achtergelaten zal de gemeente aan de organisator een rekening presenteren voor het opruimen van het afval. 3.2.4 Verzekering Algemeen In de vergunning bepaalt de gemeente doorgaans dat zij geen aansprakelijkheid aanvaardt van door derden geleden schade die het gevolg is van de feitelijke ingebruikname van openbare gemeentegrond en of het plaatsen/hebben/gebruiken/onderhouden/verplaatsen of verwijderen van objecten. Dit betekent dat u hiervoor als organisator aansprakelijk bent. Om deze aansprakelijkheid te dekken is het van belang dat u een afzonderlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluit. Een kopie van de polis moet u bij de aanvraag voor de evenementenvergunning meesturen. Inzet verkeersregelaars Voor sommige evenementen is de inzet van verkeersregelaars noodzakelijk. U bent als organisator verantwoordelijk voor de schade die door de verkeersregelaars aan derden, in de uitoefening van zijn of haar werkzaamheden, is aangericht. Dit geldt ook voor eventuele schade die de verkeersregelaar ondervindt welke door derden is aangericht. U dient ervoor te zorgen dat u hiervoor verzekerd bent.


35

Deel IV Citymarketing 4.1. Citymarketing 4.1.1 Evenementenbeleid Het evenementenaanbod in Apeldoorn ontwikkelt zich meer en meer naar een compleet en verspreidt programma waarin elke publieksgroep zich kan vinden. Voor de komende jaren zetten we in op: 1. Een beter doorlopend programma; 2. Kwaliteit en belevingswaarde; 3. Promotie evenementen. 1. Beter doorlopend programma Apeldoorn wil zich verder ontwikkelen tot een stad met een eigen profiel. Hierdoor zal er gewerkt moeten worden aan een betere balans tussen stadspromotionele evenementen, cohesie versterkende (inwonersgerichte) evenementen en kleinschalige activiteiten maar ook in spreiding zodat er niet twee soortgelijke evenementen in dezelfde periode plaatsvinden. Een stadspromotioneel evenement belicht de sterke punten van Apeldoorn en versterkt de marktpositie van Apeldoorn. Het richt zich in hoge mate op bezoekers en exposure naar buiten toe en is openbaar toegankelijk. Het evenement belicht één of meerdere van de kernwaarden van Apeldoorn (groen, ontspannen, sportief, allure en eigentijds). Een cohesieversterkend evenement richt zich in de eerste plaats op de inwoners van Apeldoorn en voldoet aan de doelstelling “verhogen trots eigen inwoners”. Het draagt bij tot een positieve houding van de inwoners en het versterken van de band tussen de inwoners onderling. Kleinschalige evenementen kunnen de levendigheid in Apeldoorn versterken/verhogen. Ze vinden veelal plaats in de binnenstad en zijn een kwalitatieve toevoeging op het aanbod in de stad, markeren bepaalde gebieden en vormen een doorlopende rode draad door de zomerprogrammering. De komende jaren streven we met name naar meer verbinding van de evenementen door middel van programmalijnen. Hierdoor creëren we een beter doorlopend programma voor Apeldoorn. 2. Kwaliteit en belevingswaarde Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Eventueel ten koste van het aantal evenementen. De beleving van de bezoekers, de gastvrijheid en de sfeer in de stad krijgen meer prioriteit. De evenementen zullen uitdrukkelijker uitgedaagd worden betekenisvolle Apeldoornse ervaringen te leveren. Wat wordt er gevierd met het evenement en hoe wordt de bezoeker verrast? Maar ook op welke manier wordt er gewerkt aan uitstraling, gastvrijheid en kwaliteit, worden steeds belangrijker vragen bij de beoordeling van evenementen(subsidies). 3. Programmalijnen Stichting Apeldoorn Promotie is coördinator van het evenementenbeleid en heeft bij de samenstelling van de evenementenkalender de nadruk gelegd op een betere gespreide evenementenkalender en het clusteren van evenementen in diverse programmalijnen om zodoende het ‘eigene’ van Apeldoorn te vergroten en het een meerwaarde te geven. De komende jaren wordt er meer aandacht besteedt aan het clusteren van evenementen door middel van programmalijnen om Apeldoorn sterker te profileren voor zowel inwoners als bezoekers. • Apeldoorn is een sportieve stad met onder andere WK Baanwielrennen, AFAS Tennistoernooi, NK Atletiek maar ook de vele breedtesportevenementen waar Apeldoorn bekend om staat;


36

•

•

•

•

“Apeldoorn Royaal” met onder andere Prinsennacht, Koninginnedag, Prinsheerlijke Barretocht en het Koninklijk Ballongala waarmee Apeldoorn zich als Koninklijke, gastvrije stad presenteert; “Apeldoorn viert de zomer” met onder andere Jazz in the Woods, Harleydag, Drakenbootfestival en het Bierfestival waarbij in de periode eind mei tot en met begin september een zeer groot, breed en veelzijdig evenementenprogramma ontwikkeld is voor zowel inwoners als toeristen; “Apeldoorn viert de herfst” met onder andere het Roots in the Woods festival en de Apeldoornse Mountainbike Kampioenschappen waarbij de Veluwe roots van Apeldoorn centraal staan; “Apeldoorn wintertijd” met onder andere Spirit of Winter, de intocht van Sinterklaas, diverse horeca-activiteiten en de ijsbanen op het Raadhuisplein en bij Omnisport. Hierbij wordt het gemoedelijke en bruisende karakter van Apeldoorn onderstreept.

4.1.2 Evenementenlocaties Locatie

Maximaal aantal evenementen met versterkte muziek per jaar

Marktplein

Categorie 1: geen maximum Categorie 2: 6x Categorie 3: 2x

Raadhuisplein

Categorie 1: geen maximum Categorie 2: 8x Categorie 3: niet toegestaan

Leienplein

Categorie 1: 10x Categorie 2: 6x Categorie 3: niet toegestaan

Caterplein, Beekpark

Categorie 1: 10x Categorie 2: 7x Categorie 3: 1x

Oranjepark

Categorie 1: 20x Categorie 2: niet toegestaan Categorie 3: niet toegestaan

Mheenpark

nvt

Zuiderpark

nvt

Americahal

niet van toepassing: indoor locatie

Omnisport

niet van toepassing: indoor locatie

Voor een omschrijving van de geluidscategorieën zie pagina 24


37

4.1.3 Locatieprofielen inclusief maximale aantal bezoekers Plattegrond centrum Apeldoorn

Marktplein

Bruto oppervlakte (inclusief objecten) 5036 m² x 1,7 = 8560 personen Netto oppervlakte (exclusief objecten) 4000 m² x 2,4 = 9600 personen


38

Caterplein

Caterplein 616+145 m² Nieuwstraat 358 m² totaal netto oppervlakte 1119 m² x 2,4 = 2685 personen

Raadhuisplein

Bruto oppervlakte 1079 m² = 1834 personen


39

Leienplein

Bruto oppervlakte 857 m² x 1,7 = 1456 personen

Beekpark

Bruto 1000 m² x 1,7 = 1700 personen


40

Deel V Bijlagen Bijlage I : Voorbeeld veiligheidsplan

Inhoud 1 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 5.1 5.2 5

Inleiding Beschrijving van het evenement Algemene gegevens Programma Beveiliging en veiligheid Inleiding Beveiliging/crowdmanagement EHBO Brandveiligheid Hekken en barriers Openbaar vervoer Horeca Verkooptijden Vuurwerk Ontruiming Mogelijke ongevalscenario’s Scenario vechtpartij Scenario paniek of ongeval in menigte Bijlagen


41

1. Inleiding Dit veiligheidsplan is geschreven door [naam organisator/schrijver] ten behoeve van het evenement [naam evenement] dat wordt gehouden op [datum] in/aan [locatie evenement]. In dit veiligheidsplan staan de maatregelen beschreven welke de organisator heeft genomen om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en mogelijke wanordelijkheden en/of (voorzienbare) incidenten te bestrijden. Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator neemt bij het voorkomen en afhandelen van kleine incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het gemeentelijk rampenplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert. De organisator [naam] stelt zichzelf ten doel boven alles de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen na te streven. Daartoe is op locatie de directe leiding in handen van een vooraf aangewezen leidinggevende vanuit de organisatie. Deze onderhoudt alle contacten met de verschillende faciliterende bedrijven (techniek, catering, etc.) en met de hulpdiensten. Alle mensen die tijdens het evenement betrokken zijn bij de bewaking / beveiliging van het evenement krijgen voor het plaatsvinden van het evenement een kopie van dit veiligheidsplan. 2. Beschrijving van het evenement 2.1 Algemene gegevens Op [datum evenement] organiseert [naam organisator] een evenement [naam + korte omschrijving aard activiteiten] op [locatie] in Apeldoorn. Het evenement duurt van [tijdspanne]. De doelgroep van het evenement is [omschrijving doelgroep], in de leeftijd van [indicatie]. Het verwachte bezoekersaantal op het hoogtepunt is [aantal], gebaseerd op [bijv. kaartverkoop, eerdere ervaring, aanmeldingen]. De burgemeester, (hierna de vergunningverlener), heeft voor dit evenement een vergunning verleend, waar dit veiligheidsplan deel van uitmaakt. De vergunningverlener heeft in de vergunning voorschriften en beperkingen verbonden aan het evenement. In dit veiligheidsplan geeft de organisator aan welke maatregelen tijdens het evenement worden genomen om de veiligheid en gezondheid tijdens het evenement te waarborgen. De opbouw van het evenement zal starten op [datum]. Op [datum] zal de locatie weer helemaal schoon opgeleverd zijn. Zie bijlage 1 ‘bouwschema’ voor de exacte gegevens per dag in die periode. [Overige algemene informatie] 2.2 Programma Het programma ziet er als volgt uit: [overzicht van activiteiten, programmering incl. artiesten e.d.]


42

3. Beveiliging en veiligheid 3.1 Inleiding [Naam organisator] is als hoofdorganisator verantwoordelijk voor een veilig en ongestoord verloop van het evenement. Daartoe heeft [naam organisator] zelf maatregelen getroffen. De maatregelen hebben betrekking op diverse veiligheidsaspecten, die hieronder zijn toegelicht. 3.2 Toezicht/crowdmanagement Het toezicht op het terrein is in eerste instantie in handen van [naam beveiliging]. Dit bedrijf is in bezit van een vergunning verleend door ministerie van Justitie, op grond van Wet Particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Personeel zal bij de uitvoering van de werkzaamheden gekleed gaan in gepaste en herkenbare kleding, met op de jas een duidelijk ‘V’ teken. Het beveiligingspersoneel wordt ingezet om tussen het publiek te surveilleren. Zij registreert eventuele verstoringen van openbare orde en handelt in samenwerking en overleg met de politie. Ten behoeve van crowdmanagement zet de organisator [naam] tijdens het evenement in aanvulling op de politie [aantal] beveiligingsmensen in (richtlijn: 1 beveiliger op de 250 bezoekers). Gedurende het evenement heeft [naam en functie] van [naam beveiligingsbedrijf] de leiding over de beveiligingsorganisatie. Deze onderhoudt gedurende de gehele dag intensief contact met de politie. [Naam beveiligingsbedrijf] en politie staan tijdens het evenement met elkaar in verbinding door middel van [omschrijf communicatiemiddel, bijv. portofoons of mobiele telefoons]. [naam beveiligingsbedrijf] oefent zowel tijdens het evenement zelf, als gedurende de open afbouw het toezicht uit. Overige relevante zaken in verband met toezicht/crowdmanagement: • • • • •

Bij incidenten treedt de particuliere beveiliging op onder regie van de politie; De horeca zal niet op de toegangswegen worden neergezet; Toegangswegen/calamiteitenroutes worden te allen tijde vrijgehouden van obstakels. De toiletunits worden verspreid over het evenemententerrein de locatie geplaatst, mede ter verspreiding van publiek over de locatie. In totaal zijn er [aantal genoemd in vergunning] grote toiletlocaties en [aantal genoemd in vergunning] locaties met plaskruizen;

Overige maatregelen: ……… Zie bijlage 2 ‘schema inzet beveiliging’ voor de inzet van beveiliging. Zie bijlage 3 ‘plattegrond’ voor de objectlocaties. Overige afspraken: ….. 3.3 Medische voorzieningen De inzet bestaat uit:

EHBO-post; aantal [ invullen ] Organisatie: [ invullen ] Locatie: [ invullen ] EHBO-ers; aantal [ invullen ] Organisatie: [ invullen ] Verpleegkundige: aantal [ invullen ] Organisatie: [ invullen ] Arts: aantal [ invullen ] Organisatie: [ invullen ] Ambulance: [ invullen ] Organisatie: [ invullen ] Medisch draaiboek, opgesteld door: [ invullen ]


43

Zie bijlage 3 ‘plattegrond’ voor de locatie van de EHBO-post(en). Tijdens het evenement is vanuit de EHBO/Medische voorzieningen bereikbaar als contactpersoon: Naam: [ invullen ] Tel. Nr: [ invullen ] Naam: [ invullen ] Tel. Nr: [ invullen ] De [invullen functionaris EHBO/Medische voorzieningen] staat in verbinding met [invullen functionaris] van de organisatie door middel van [ invullen communicatiemiddel telefoon/portofoon], zodat in geval calamiteiten direct gecommuniceerd kan worden. De [invullen functionaris EHBO/Medische voorzieningen] neemt deel aan het calamiteitenteam indien van toepassing.

Er kan gebruik worden gemaakt van de toiletvoorzieningen in [naam locatie]. Er worden [aantal] dames, [aantal] heren, [aantal] invaliden chemische toiletten geplaatst. Er worden [aantal] dames, [aantal] heren, [aantal] invaliden toiletwagens aangesloten op het riool geplaatst.

3.4 Brandveiligheid De toepasselijke voorschriften op het gebied van brandveiligheid zijn in de vergunning opgenomen. De organisator [naam vergunninghouder] is ervoor verantwoordelijk dat alle betrokkenen, waaronder het technisch productiebedrijf [naam] en de cateraar [naam] de door de brandweer gestelde veiligheidsvoorschriften in acht nemen. De volgende acties zijn door [naam organisatie] naar aanleiding van de gestelde voorschriften ondernomen om de brandveiligheid te garanderen: [overzicht acties tbv brandveiligheid] denk aan vluchtwegen, calamiteitenroutes op het evenemententerrein, doorrijhoogte en breedte, aanwezigheid blusmiddelen etc. In geval van nood zal contact op worden genomen met de brandweer via het alarmnummer 112. Overige afspraken: ….. 3.5 Hekken en barriers Tijdens het evenement wordt gebruik gemaakt van hekken om de veiligheid te waarborgen. soort hek, bijv. afgezeilde hekken, politiehekken, mojobarriers] [doel, bijv. wegafzettingen, routering, toegangscontrole, etc.] Zie bijlage 4 ‘hekkenplan’ 3.6 Openbaar vervoer De politie houdt contact met streekvervoer over het afsluiten en vrijgeven van de openbare weg. 3.7 Horeca De horeca, geëxploiteerd door [naam cateraar (dient in bezit te zijn van bewijs van sociale hygiëne)], staat onder controle van [naam organisator]. Zij zullen frisdrank, zwakalcoholische dranken en [indien van toepassing] verschillende etenswaren verkopen. Voor de verkoop maakt [naam cateraar] gebruik van [bijv. hoge horecawagens, kramen etc]. Er zullen geen kabels over de weg lopen vanaf de horecawagens. Zie de bijlage 3 ‘plattegrond’ voor de locaties van de horeca. Er wordt geen gebruik gemaakt van glaswerk, alle dranken worden uitgeschonken in plastic


44

bekers, en indien van toepassing wordt gebruik gemaakt van petflessen. 3.8 Verkooptijden [naam organisator] houdt controle over de bars en zorgt ervoor dat er buiten de openingstijden van [begin evenement] tot [afloop evenement] niet geschonken wordt. Bij incidenten kan de politie op last van de burgemeester gelasten de opening- en sluitingstijden aan te passen. 3.9 Vuurwerk Indien van toepassing: Tijdens het evenement wordt vuurwerk afgestoken [vermeld tijdstip, plaats en duur] door [naam en telefoonnummer van bedrijf]. Voor het afsteken van vuurwerk dient een vergunning te zijn afgegeven door de Provincie Gelderland. 3.10 Ontruiming Als bij een calamiteit het terrein ontruimd moet worden (de burgemeester, de politie of de brandweer neemt doorgaans dit besluit) zal [organisator] alle mogelijke hulp verlenen. Hiertoe staat ook het beveiligingspersoneel ter beschikking. Daarnaast zal [naam organisator] hulp verlenen door inzet van [bijv de DJ , omroep installatie, schermen] om de menigte te informeren. Hierover hebben de politie [naam locatiecommandant] en [naam organisator] indien nodig in de voorbereidingsfase contact. 4. Mogelijke crisisscenario’s Aan de hand van een risicoanalyse zijn de volgende scenario’s verder uitgewerkt. Deze scenario’s zijn uiteraard niet uitputtend. 1. Massale vechtpartij 2. Paniek of ongeval in de menigte 3. ………….. 4.1 Scenario vechtpartij Operationeel leider: politie Bij het uitbreken van een vechtpartij is [naam organisator/ beveiliging] als eerste verantwoordelijk voor het deëscaleren. Direct optreden van de politie kan soms in een mensenmassa escalerend werken. De politie is verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde en veiligheid en zal bepalen waar het omslagpunt ligt tussen ingrijpen door [naam organisator/ beveiligingsbedrijf] of politie. Indien [naam organisator/ beveiligingsbedrijf] lastige bezoekers uit het publiek haalt, zullen de medewerkers van [naam organisator/ beveiligingsbedrijf] deze personen direct overdragen aan de politie. 4.2 Scenario paniek of ongeval in menigte Operationeel leider: politie Medewerkers van [naam beveiligingsbedrijf/ organisator] zullen gedurende het evenement tussen het publiek surveilleren en indien van toepassing voor het podium staan om te kunnen signaleren of (voortekenen van) bijvoorbeeld verdrukking, paniek, ongelukken met vuurwerk of glas zich voordoen. Indien dit het geval is neemt de betreffende beveiliger contact op met de operationeel leider van zijn team. De volgende stappen kunnen dan, afhankelijk van de ernst van de zaak, worden ondernomen: •

Indien een persoon zich bezeerd heeft zal de organisator / bewaker hem tussen het publiek vandaan halen en naar de dichtstbijzijnde EHBO-post brengen. Daar wordt de bezoeker behandeld en bekeken of een ambulance nodig is.


45

•

• •

-

Indien een of enkele personen in de verdrukking komen of (flauw)vallen en uit het publiek moeten worden gehaald, zal de beveiliging deze mensen uit het publiek halen en naar een van de EHBO-locaties brengen. Bezoekers die de orde verstoren worden door de beveiliging direct overgedragen aan de politie. Indien zich een probleem voordoet met meerdere betrokkenen staan de volgende mogelijkheden tot de beschikking van de politie. [naam organisator] zal in alle gevallen haar volledige medewerking aan de politie verlenen. Mogelijkheden tot inzet: [niet uitputtend] DJ of presentator maant mensen tot kalmte en verzoekt om ruimte te maken / stoppen met duwen. Hiervoor wordt de geluidsinstallatie van [organisator] gebruikt Stopzetten videobeelden / boodschappen van informatieve aard op de schermen weergeven [indien aanwezig] Muziek stilleggen Feestverlichting uit en noodverlichting aan (indien van toepassing) Evenement (tijdelijk) afbreken ….. …..

Voor informatie over de bepalingen en gemaakte afspraken in dit document kunt u contact opnemen met [naam organisator, telefoonnummer en email]. Voor overige contactpersonen zie bijlage 5 ‘belangrijke adressen’. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

Bijlagen Bouwschema Schema inzet beveiliging Plattegrond Hekkenplan Belangrijke adressen/telefoonnummers

Voor akkoord: getekend Datum: Organisator [naam] [handtekening]


46

Bijlage II : Algemene richtlijnen legionellapreventie (Afhankelijk van het soort evenement, de duur, de locatie en het aantal te verwachten bezoekers.) Legionella Legionella is een bacterie die zich normaliter in de grond en in water bevindt, echter in zulke kleine aantallen dat de bacterie geen gevaar vormt. Het probleem doet zich pas voor bij hogere temperaturen. De bacterie is een zogenaamde thermofiele bacterie (“hij houdt van warmte”) die zich met name gaat vermeerderen bij hogere temperaturen. Dit kan gebeuren in water met een temperatuur tussen 25-55 ºC. De optimale temperatuur voor de bacterie is 42 ºC. Hierbij kunnen in relatief korte tijd grote aantallen bereikt worden als het water een langere tijd stilstaat. Bij lage temperaturen is er niet tot nauwelijks sprake van vermeerdering, bij hogere temperaturen sterft de bacterie af. Besmetting Besmetting vindt plaats via de longen. Het inademen van fijne waterdruppeltjes (nevel of aërosolen) waarin de bacterie zich bevindt, kan leiden tot infectie. Infectie vindt niet plaats door het drinken van besmet water, ook is de aandoening niet besmettelijk; de ziekte kan niet van de ene mens op de andere worden overgedragen. Preventie De wijze waarop het ontwerp en de aanleg van een collectief watersysteem is uitgevoerd, is van invloed op de kans voor legionella. Meestal doen de problemen zich voor in warmwatersystemen met een boiler en/of lange leidingen. Het grootste risico vormt een centraal mengwatertoestel die het water op een lagere temperatuur brengt en dat water distribueert. Een tweede belangrijk aspect is de hoeveelheid aërosolen dat op de tappunten wordt gevormd en die ingeademd kunnen worden. Risicovolle locaties - Luchtbehandelingsystemen met bevochtiging - Wateronthardingsystemen - (Zonne)boilers - Brandslangen - Fonteinen - Luchtbevochtigers - Warmwatersproeiers - Douches - Hogedrukreinigers - Zwembaden - Circulerende tapwatersystemen - Bedrijfswatersystemen - Wervelbaden - Etc. Risicofactoren Factoren die van invloed zijn op de vermeerdering van legionellabacteriën in waterleidingsystemen. - Watertemperatuur tussen de 22 -55 ºC. - Een lange verblijftijd in het waterleidingsysteem. - De aanwezigheid van voedingsstoffen in het water en het materiaal van het leidingnet (vorming van biofilm).


47

Risicobeperkende factoren - Watertemperatuur onder de 20 ºC (geen groei). - Watertemperatuur boven de 50 ºC (geen groei). - Watertemperatuur boven de 60 ºC (snelle afsterving). - Doorstroming (dit is echter onvoldoende om een biofilm te verwijderen). - Korte verblijftijd (beperkt de doorgroei). Eisen ten aanzien van het leidingwatersysteem - In zowel koud- als warmwatersystemen mogen geen leidingen voorkomen waarin stagnatie - kan optreden (o.a. dode takken). - Opwarming van delen van koudwaterinstallaties tot boven de 20 ºC. dienen te worden voorkomen. - Tijdelijk in gebruik zijnde leidingen vereisen beheersmaatregelen (zie onder). Beheersmaatregelen Het leidingnet ontdoen van delen waarin geen doorstroming kan plaatsvinden. De temperatuur van het uitgaande water van warmwatervoorraadtoestel zo afstellen dat op alle tappunten en eventuele retourpunten de temperatuur minimaal 60 ºC is. -

-

-

-

-

De capaciteit van het warmwatertoestel zodanig aanpassen dat het gehele leidingnet binnen 15 minuten kan worden doorgespoeld op een temperatuur van tenminste 60 ºC. De temperatuur van het water moet op alle punten tenminste 60 ºC bedragen; Leidingen die zijn aangesloten op een centraal mengwatertoestel minimaal 10 minuten doorspoelen met water van tenminste 60 ºC. Ook op de eindpunten moet deze temperatuur bereikt worden (wekelijks); Uittapleidingen, waarin geen circulatiestroom plaatsvindt, doorspoelen met water van tenminste 60 ºC. Deze handeling dient te gebeuren direct nadat een eventueel circulatiesysteem is doorgespoeld (wekelijks); Het isoleren van koudwaterleidingen om te voorkomen dat koud water een hogere temperatuur krijgt dan 25 ºC; De temperatuur van het water in de warm- en koudwaterleidingen dagelijks meten en registreren op de meest kritische tappunten en in de leiding voor en na het warmwatertoestel; Raadpleeg zonodig het meest recente “model beheersplan Legionella” (te verkrijgen bij het ministerie van VROM).


48

Bijlage III : Hygiëneverordening Eisen voor het produceren, verwerken en distribueren van levensmiddelen in tijdelijke Bedrijfsruimten. Algemeen Aan het produceren, verwerken en distribueren van levensmiddelen en aan de verkoop van alcoholhoudende dranken worden tijdens vrijmarkten, braderieën en andere evenementen strenge eisen gesteld. Deze eisen zijn onder andere terug te vinden in het Warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen, het Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen, de Verordening (EG) 852/2004 en de Drank- en Horecawet. Ten onrechte wordt vaak gedacht dat op een “vrijmarkt” alles is toegestaan. Dat is een misverstand. Iedereen die voedsel en/of alcoholhoudende dranken verkoopt, moet zich aan de wettelijke eisen houden, ook wanneer winst geen doel is. Hierop wordt streng gecontroleerd. De particuliere verkoop van (zelf)gemaakte hapjes op vrijmarkten, braderieën en andere evenementen wordt door een aantal gemeenten zelfs verboden (zoals op Koninginnedag). In sommige delen van Nederland bestaat een lange traditie van visroken op evenementen als demonstratie of in wedstrijdverband, waarbij de gerookte vis tevens aan het publiek wordt verkocht. Hiervoor gelden dezelfde eisen. Hygiëne en inrichting voor “mobiele en/of tijdelijke” bedrijfsruimten De mobiele en/of tijdelijke bedrijfsruimte moet voor zover dit haalbaar is, zo zijn gelegen, ontworpen en geconstrueerd en zo worden schoongehouden en onderhouden dat de risico’s in verband met verontreiniging van levensmiddelen zoveel mogelijk worden voorkomen. In verschillende hygiënecodes, onder andere in de Hygiënecode Ambulante Handel, wordt dit nader uitgewerkt. • •

•

• • •

De mobiele en/of tijdelijke bedrijfsruimten moeten schoon zijn; De mobiele en/of tijdelijke bedrijfsruimten moeten zo zijn ontworpen en ingericht dat deze eenvoudig kunnen worden schoongehouden en er geen verontreiniging van levensmiddelen kan plaatsvinden; Wanneer de aard van de werkzaamheden het noodzakelijk maakt om onverpakte levensmiddelen met de handen aan te raken, moet er een voorziening aanwezig zijn om de handen goed te kunnen wassen. Dit kan onder meer door het “installeren” van een jerrycan voorzien van een kraantje met regelmatig te vervangen schoon water voorzien van zeep (pompje) en papieren handdoekjes; Oppervlakken die in contact kunnen komen met levensmiddelen moeten van deugdelijk materiaal zijn vervaardigd, mogen niet kapot zijn en moeten altijd schoon zijn. Ook bij de tijdelijke bedrijfsruimten moet een goede en deugdelijke voorziening aanwezig zijn voor het afvoeren van afval; In de hygiënecodes staan expliciet procedures vermeld hoe het schoonmaken moet worden uitgevoerd, en de controle en registratie hiervan.


49

Bijlage IV : Extreem weer De communicatie aan bezoekers moet worden afgestemd op de weersomstandigheden. Als er sprake is van extreem weer bij evenementen adviseert de GHOR u de volgende maatregelen te treffen. Extreme warmte • Vooraf en tijdens het evenement moet worden gecommuniceerd over de te nemen voorzorgsmaatregelen (voldoende water drinken, hoofd bedekken, alcoholconsumptie matigen e.d.); • Bij evenementen met inspannende activiteiten overwegen de afstand/tijdsduur te verkorten; • Gratis drinkwater beschikbaar stellen; • Aanbrengen van voldoende schaduwplaatsen; • Aanvullende voorzieningen (sportdrankjes, mineraalwater, frisdranken) op EHBO-posten om het vochtverlies en tekort aan mineralen op niveau te kunnen brengen; • EHBO posten uitrusten met materialen om patiënten te laten afkoelen zoals ventilatoren, plantenspuiten, emmers met sponsen; • Opschalen van de medische organisatie op het evenemententerrein (meer EHBO-ers, snellere aflossing). Slecht weer • Potentiële bezoekers laten weten dat er mogelijk slecht weer/onweer op komst is, zodat zij daar rekening kunnen houden met en bewust zijn van mogelijke risico’s gezien de weersverwachting (vergroten zelfredzaamheid). • Het voorradig hebben van regenjasjes om onderkoeling te voorkomen. • Zorgdragen dat een snelle gebiedsontruiming mogelijk is middels een ontruimingsplan. • Voorzien in een installatie om mededelingen (bij mogelijke ontruimingen of calamiteiten) het publiek te kunnen toespreken/instrueren. • Tav het punt noodplan een geschikte opvanglocatie (dicht in de buurt van het evenement) opnemen. • Aanvullende voorzieningen EHBO-posten zouden kunnen zijn extra dekens, kacheltje/heather. • Het monitoren van de weersgesteldheid, zodat adequaat op de verwachtingen en/of de situatie elders in het land kan worden ingespeeld. Verantwoordelijkheden De organisator is verantwoordelijk voor de realisatie van de hierboven genoemde maatregelen. De hulpverleningsdiensten en gemeente kunnen, waar mogelijk, een ondersteunende rol invullen.


50

Bijlage V : Checklist vrijgestelde evenementen Voor het organiseren van kleine evenementen hoeft u in het vervolg geen vergunning meer aan te vragen. Wat zijn kleinschalige evenementen? 1. een kleinschalige activiteit bij school, buurtcentrum, kerkgebouw, verzorging- of verpleeghuis, sportvereniging, camping of bedrijf; 2. een buurtbarbecue of buurt – c.q. straatfeest; 3. een open dag bij school of een openingsactiviteit van b.v. een start van een bouwproject; 4. een recreatieve wandel- of fietstocht. U moet dan wel aan de voorwaarden voldoen die onder a. tot en met n. zijn genoemd. Als u niet aan deze voorwaarden voldoet moet u wél een vergunning aanvragen. a. b. c. d.

e. f.

g. h. i. j.

k. l. m. n.

Het evenement is een eendaags evenement. Het aantal bezoekers mag niet meer bedragen dan 100 personen. Het evenement vindt plaats tussen 09.00 uur en 23.00 uur. Het evenement vindt plaats op of start vanaf het terrein van de organiserende instelling, school, camping, bedrijf of vereniging of vindt plaats op een centrale locatie in de wijk of buurt bij een buurtbarbecue of buurtfeest. Het evenement onder 1,2 of 3 genoemd vormt geen belemmering voor het verkeer en de hulpverleningsdiensten. Het evenement onder 4 genoemd vindt plaats op de daarvoor bestemde fiets- of voetpaden en overschrijdt de gemeentegrens niet (de van toepassing zijn de verkeersregels worden nageleefd). Er wordt geen gebruik gemaakt van een professionele muziekinstallatie. Er is sprake van achtergrond muziek. Er is een organisator aanwezig bij het evenement. Er worden geen objecten groter dan 10 m2 per object geplaatst; De organisatie draagt zorg voor de begeleiding en veiligheid van de bezoekers c.q. deelnemers van het evenement. Bij sportactiviteiten moeten de veiligheidsreglementen van desbetreffende sportbond worden nageleefd. Er wordt tijdens het evenement geen alcoholhoudende drank tegen betaling verstrekt, behalve in de ruimten waarvoor een dranken horecavergunning is verleend. Er moeten voorzorgsmaatregelen getroffen worden voor het veilig gebruik van barbecueinstallaties. De organisatie informeert omwonenden over het evenement. Het evenement heeft geen commercieel karakter.

Belangrijk is wel dat u zich aan de voorwaarden houdt! Ook zonder vergunning blijft u verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement. In sommige gevallen heeft u wel een vergunning of ontheffing nodig van een andere overheidsinstantie. De Provincie verleent bijvoorbeeld ontheffingen voor het ontsteken van vuurwerk bij een openingsactiviteit.


51

Bijlage VI : Nuttige links Website/e-mailadres

Onderwerp

www.arbo.nl

Website voor iedereen die iets met arbo, evenementen en podiumkunsten te maken heeft Dagelijks nieuws mbt arbeidsomstandigheden Evenementenagenda Apeldoorn Website gemeente Apeldoorn Evenementen startpagina met gecategoriseerde links Overzicht landelijke evenementen Website Voedsel en Waren Autoriteit Dagblad “De Stentor”

www.arbo-online.nl www.apeldoornonderneemt.nl www.apeldoorn.nl www.evenementen.startpagina.nl www.evenementennieuws.nl vwa.nl [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]


Toeristische kranten Gemeentelijke bekendmakingen Apeldoorn 055.com (gericht op jongeren) Omroep Apeldoorn Omroep Gelderland Stichting Apeldoorn Promotie VVV Apeldoorn De Gelderlander Stedendriehoek De Weekkrant Apeldoorns Stadsblad

52

VVV Apeldoorn Stichting Apeldoorn Promotie

Recommend Documents