VVE Meander Reglement camerabeelden van de Parkeergarage
Inhoudsopgave
1. Inleiding ........................................................................................................................................... 2 2. Begripsbepalingen ........................................................................................................................... 2 3. Algemene bepalingen ...................................................................................................................... 3 4. Beheer van de Gegevensverwerking ............................................................................................... 3 5. Doelstelling van het opnemen van camerabeelden ........................................................................ 3 6. Categorieën van Betrokkenen ......................................................................................................... 4 7. Verwerking van de Persoonsgegevens ............................................................................................ 4 8. Toegang tot de Persoonsgegevens .................................................................................................. 5 9. Verstrekking van de Persoonsgegevens........................................................................................... 5 10. Geheimhoudingsplicht .................................................................................................................. 6 11. Rechten van een Betrokkene ......................................................................................................... 6 11.1 Klachten ....................................................................................................................................... 6 12. Toezicht .......................................................................................................................................... 6 13. Slotbepaling ................................................................................................................................... 6 Bijlage 1: Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden ...................................................... 7 Bijlage 2: Administratie van verzoeken en inzages .............................................................................. 8 Bijlage 3 Schematische weergave reglement camerabeelden van de Parkeergarage ........................ 9
1
1. Inleiding Dit reglement geeft onder andere een beschrijving van de praktische uitvoering van het opnemen van en de inzage in camerabeelden van de parkeergarage van complex Meander, mede met het oog op de bescherming van de privacy van de gebruikers/bewoners en de bezoekers van ons complex. In bijlage 3 is een schematische weergave opgenomen van het reglement. Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur van de VVE Meander.
2. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: Beheerder Camerabeelden: De Beheerder Camerabeelden voert namens het Bestuur (de Verantwoordelijke) het operationele beheer over de Gegevensverwerking. Betrokkene: Een persoon die zich in de Parkeergarage of in de toegangen daartoe bevindt en van wie camerabeelden worden verwerkt. Of een persoon van wie zich eigendommen bevinden in de Parkeergarage. Bestuur: In dit reglement is het Bestuur VVE Meander de Verantwoordelijke in de zin van de Wbp. Bewerker: Een bedrijf of een persoon die in opdracht van de Beheerder Camerabeelden persoonsgegevens verwerkt, zonder dat er sprake is van een gezagsverhouding en zonder dat dit bedrijf of deze persoon (mede)verantwoordelijke wordt. Voorbeeld: een bedrijf dat in opdracht van VVE Meander de service aan de apparatuur uitvoert. Gegevensverwerking: dit begrip wordt in dit reglement omwille van de leesbaarheid gebruikt als synoniem voor de “Verwerking van de Persoonsgegevens”. Parkeergarage: Het gedeelte van de parkeergarage waar de VVE Meander eigenaar van is, zoals beschreven in de splitsingsakte van de VVE Meander, inclusief de ingang van de Parkeergarage welke in eigendom is van “VVE Meander 2 Parkeren”. Persoonsgegeven: Elk gegeven over een identificeerbare natuurlijke persoon. Toelichting: in dit reglement gaat het om: • camerabeelden van personen of (eventueel) tot personen te herleiden objecten die zich in, of in de toegangen tot, de Parkeergarage bevinden; • naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening en soort en nummer legitimatiebewijs van een Betrokkene die een verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden doet. Privacycommissie: de tijdens de ALV van VVE Meander aangewezen personen als lid van de Privacycommissie VVE Meander en belast met werkzaamheden zoals beschreven in dit reglement of anders door de ALV van VVE Meander bepaald. Splitsingsakte: Akte verleden 29 december 1997 ten overstaan van Mr. J.R.D.Deinum, notaris te Amersfoort en betrekking hebbende op de splitsing van de eigendom van het appartementencomplex “Meander” bestaande uit het woonappartementencomplex met enkele bedrijfsruimten, bergingen, parkeerplaatsen en erf, gelegen aan de van Hallstraat/Kostverlorenvaart te Amsterdam, ten tijde van de splitsing kadastraal bekend als Gemeente Amsterdam sectie Y nummer 40005, ter grootte van één hectare, negenentwintig are en vijfentwintig centiare. VVE Meander: Het appartementencomplex “Meander”, informeel ook wel genoemd “Meander 1”, ter onderscheid van het appartementencomplex “Meander 2”; De Vereniging van eigenaars van appartementencomplex “Meander” eigenaar van het appartementencomplex, kadeterrein, binnentuinen en de ondergelegen parkeergarage, hierna te noemen VVE Meander. Zie ook Splitsingsakte.
2
Verwerking van de persoonsgegevens: alle handelingen die mogelijk zijn met persoonsgegevens (camerabeelden, verzoek om inzage of gegevensverstrekking) zoals het vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, verstrekken, afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens. In dit reglement wordt omwille van de leesbaarheid ook het begrip “Gegevensverwerking” gehanteerd. Verantwoordelijke: De Verantwoordelijke is degene die formeel zeggenschap heeft over de Gegevensverwerking. De Verantwoordelijke is hier het Bestuur van de VVE Meander, optredend namens de gezamenlijke leden van de VVE Meander. Hierna te noemen: het Bestuur. Verstrekken van gegevens: Het door of namens de Beheerder Camerabeelden op aanvraag van een Betrokkene, binnen dan wel buiten VVE Meander, ter inzage of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de Gegevensverwerking. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens
3. Algemene bepalingen Meldingsplicht verwerking persoonsgegevens Op grond van artikel 38 van het Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens is de VVE Meander bevoegd geautomatiseerde video-opnamen te maken van haar Parkeergarage en deze beelden vast te leggen. De verwerking van deze gegevens valt onder het Vrijstellingsbesluit Wbp. De verwerking persoonsgegevens hoeft niet gemeld te worden bij het CBP omdat aan de doelstellingen en bewaartermijnen wordt voldaan. De Persoonsgegevens die verkregen worden door middel van het cameratoezicht in de Parkeergarage van VVE Meander worden gebruikt in overeenstemming met de Wbp, voor de doeleinden zoals vermeld in het hoofdstuk 5 “Doelstelling van het opnemen van camerabeelden” van dit reglement. De camerabeelden worden alleen gebruikt voor de doeleinden die in hoofdstuk 5 zijn vermeld. De camerabeelden worden niet live bekeken, maar alleen na melding van een incident. Het feit dat er opnames gemaakt worden, wordt door middel van tekst en/of afbeeldingen bekend gemaakt bij binnengaan van Parkeergarage. De camera's zijn zichtbaar aangebracht in de Parkeergarage.
4. Beheer van de Gegevensverwerking 4.1 De Beheerder Camerabeelden Als Beheerder van de verwerking van camerabeelden, en de verzoeken tot inzage of verstrekking daarvan, treedt op de daartoe tijdens de ALV van VVE Meander of door het Bestuur aangewezen perso(o)n(en) binnen de VVE Meander. De Beheerder Camerabeelden dient de bepalingen in dit reglement en andere aanwijzingen van de Privacycommissie strikt na te leven. 4.2 De Bewerker Door het Bestuur kunnen bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld onderhoud en service aan de apparatuur, worden opgedragen aan een externe partij. Deze externe partij verwerkt de betreffende Persoonsgegevens (uitsluitend camerabeelden) van VVE Meander in de rol van Bewerker. Conform de bepalingen in de Wbp, dient een zogenaamde Bewerkersovereenkomst met deze externe partij te worden afgesloten. NB deze overeenkomst levert het Bestuur als bijlage aan.
5. Doelstelling van het opnemen van camerabeelden 1. 2. 3. 4.
de bescherming van de veiligheid van een of meer natuurlijke personen; de beveiliging van de toegangen tot de Parkeergarage; de bewaking van objecten die zich in de Parkeergarage bevinden; het vastleggen van incidenten
3
6. Categorieën van Betrokkenen Van de volgende categorieën van Betrokkenen worden camerabeelden verwerkt: 1. Eigenaren, bewoners of bezoekers van het appartementencomplex VVE Meander die zich op enig moment in de Parkeergarage bevinden of waarvan er zich eigendommen in de Parkeergarage bevinden; 2. Gebruikers van de Parkeergarage, zijnde eigenaren of huurders van een parkeerplaats of bezoekers die zich op enig moment in de Parkeergarage bevinden; 3. Personen werkzaam voor organisaties zoals de politie of onderhoudsbedrijven die zich na toestemming van het Bestuur in de Parkeergarage begeven.
7. Verwerking van de Persoonsgegevens 7.1 Soorten van vastgelegde gegevens en wijze van verkrijging 1.
2. 3. 4.
De persoonsregistratie bevat wat betreft de in hoofdstuk 6 vermelde Betrokkenen de volgende gegevens: a. videobeelden van de persoon en zijn of haar eigendommen; b. datum en tijdstip van de opname; c. plaats van de opname. De bovengenoemde gegevens worden verkregen uit het camerabewakingssysteem dat is gericht op diverse locaties binnen de Parkeergarage. De camera's zijn voor iedereen zichtbaar geplaatst. Tevens is bij de ingang van Parkeergarage melding gemaakt van het opnemen van camerabeelden. Indien een Betrokkene een verzoek tot inzage of verstrekking van Persoonsgegevens doet, worden de volgende Persoonsgegevens door Betrokkene op het aanvraagformulier vastgelegd: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening en soort en nummer legitimatiebewijs. De gegevens op het aanvraagformulier zijn noodzakelijk om de rechtmatigheid van verzoeken tot inzage of verstrekking van camerabeelden te kunnen beoordelen en controleren.
7.2 De werking van de opname van camerabeelden
De camerabeelden worden opgeslagen en via een beveiligd netwerk doorgegeven aan de apparatuur voor opslag. De apparatuur voor opslag van de camerabeelden staat opgesteld in een afgesloten en voor het publiek ontoegankelijke ruimte. Toegang tot de camerabeelden is beperkt tot de Beheerder Camerabeelden die op afstand, ook weer via een beveiligd netwerk, met inlogcode en password de beelden kan bekijken en indien nodig veiligstellen.
7.3 Vastlegging van persoonsgegevens
De verkregen camerabeelden worden vastgelegd op een gegevensdrager en aangevuld met informatie over tijdstip en locatie. Van de beelden kunnen digitale kopieën worden gemaakt indien dat noodzakelijk is voor de doelstelling van de Betrokkene die een verzoek om gegevensverstrekking indient. De persoonsgegevens van een Betrokkene die een verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden doet, worden uitsluitend op het aanvraagformulier vastgelegd. Er vindt geen verdere verwerking van deze gegevens plaats, anders dan raadpleging door de Beheerder Camerabeelden en de Privacycommissie, en de vernietiging van de aanvraagformulieren.
7.4 Vernietiging van persoonsgegevens
De beeldinformatie wordt maximaal vier weken bewaard, conform het Vrijstellingsbesluit Wbp. De beelden worden automatisch overschreven zodra de gegevensdrager vol is. In afwijking van het voorgaande mag, indien een incident is geconstateerd, beeldinformatie die hiermee in relatie staat bewaard worden totdat het onderzoek van het incident is afgesloten.
4
De aanvraagformulieren met verzoeken tot inzage of verstrekking van camerabeelden worden vernietigd nadat de Privacycommissie verslag van haar controle heeft uitgebracht in de ALV van VVE Meander en décharge is verleend door de ALV, tenzij een onderzoek naar een incident nog niet is afgesloten.
8. Toegang tot de Persoonsgegevens De volgende personen hebben toegang tot de camerabeelden: 1. De Beheerder Camerabeelden; 2. Personen die in opdracht van het Bestuur of de Beheerder Camerabeelden zijn belast met het onderhoud en service van het netwerk dat door het systeem wordt gebruikt voor het doorgeven van camerabeelden; 3. In het kader van de toezichtsfunctie van de Privacycommissie (zie hoofdstuk 12) heeft de Privacycommissie onder begeleiding van de Beheerder Camerabeelden toegang tot de Persoonsgegevens. De volgende personen hebben toegang tot de persoonsgegevens van Betrokkenen zoals vermeld op het formulier “Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden” (zie Bijlage 1): 1. De Beheerder Camerabeelden; 2. In het kader van de toezichtsfunctie van de Privacycommissie (zie hoofdstuk 12) heeft de Privacycommissie onder begeleiding van de Beheerder Camerabeelden toegang tot de formulieren teneinde de rechtmatigheid van verzoeken tot inzage of verstrekking van camerabeelden te kunnen controleren.
9. Verstrekking van de Persoonsgegevens De Persoonsgegevens kunnen alleen worden verstrekt indien dit in overeenstemming is met het doel waarvoor zij worden verwerkt. De camerabeelden kunnen ter beschikking gesteld worden aan belanghebbenden om schade te verhalen in het kader van civiele- of strafrechtelijke procedures. Mocht er over de rechtmatigheid van een verzoek om verstrekking redelijke twijfel bestaan bij de Beheerder Camerabeelden, dan dient het verzoek te worden doorgeleid aan de Privacycommissie en, indien er dan nog twijfel bestaat, legt de Privacycommissie het verzoek voor aan het Bestuur. Op verzoek van het Bestuur stelt de Beheerder Camerabeelden ook camerabeelden ter beschikking die van belang zijn in juridische procedures van VVE Meander of andere Betrokkenen zoals omschreven in hoofdstuk 6. De persoon aan wie Persoonsgegevens zijn verstrekt is verplicht tot geheimhouding daarvan. De Persoonsgegevens mogen alleen verder verstrekt worden indien het doel van de verstrekking daartoe noodzaakt, bijvoorbeeld indien de verzekeringsmaatschappij van Betrokkene deze nodig heeft voor haar taak. De verstrekte gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn.
9.1. Procedure inzage of verstrekking camerabeelden 1.
2. 3. 4.
5.
Verzoeken om inzage en verzoeken om verstrekking worden in verband met het risico van het overschrijven van de gegevensdrager zo spoedig mogelijk ingediend bij de Beheerder Camerabeelden via het e-mailadres
[email protected]. De Beheerder Camerabeelden beslist binnen twee weken na ontvangst van het verzoek op de in het eerste lid bedoelde verzoeken. Indien aan het verzoek wordt voldaan, verschaft de Beheerder Camerabeelden zo snel mogelijk de gevraagde informatie. Indien de Beheerder Camerabeelden weigert aan een verzoek als bedoeld in lid 1 te voldoen, stuurt hij op hetzelfde moment dat hij het bericht van de met reden omklede weigering aan de Betrokkene toezendt, een kopie aan de Privacycommissie via e-mailadres
[email protected]. De Beheerder Camerabeelden draagt zorg voor de juiste vaststelling van de identiteit van de Betrokkene aan de hand van het identiteitsbewijs.
5
9.3 Administratie
De Beheerder Camerabeelden draagt zorg voor een centrale administratie van (al dan niet gehonoreerde) verzoeken tot inzages en verstrekkingen, waarin ten minste voorkomt: datum verzoek om verstrekking, verzoekende persoon/instantie, het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd, legitimatie en handtekening van de ontvangende persoon, datum verstrekking en eventueel andere bijzonderheden die van belang zijn. Zie bijlage 2.
10. Geheimhoudingsplicht Beheerder Camerabeelden en Privacycommissie zijn verplicht tot het geheimhouden van de Persoonsgegevens die zij in het kader van hun functie Verwerken, tenzij de verstrekkingsbepalingen uit hoofdstuk 9 verstrekking mogelijk of noodzakelijk maken.
11. Rechten van een Betrokkene Een Betrokkene heeft op grond van de Wbp recht op: 1. inzage in de van hem of haar vastgelegde Persoonsgegevens; 2. het doen corrigeren van onjuistheden in de verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens. Aangezien het hier om feitelijke beeldinformatie gaat, is ‘correctie’ van feitelijke camerabeelden doorgaans niet aan de orde. Een verzoek om inzage of verstrekking van camerabeelden vindt samen met een motivering van het verzoek plaats door middel van het aanvraagformulier uit Bijlage 1.
11.1 Klachten Procedure Klachten over de toepassing van het camerasysteem, over het gedrag van de bij de opslag en beheer van camerabeelden betrokken personen of klachten over het weigeren van inzage van beeldinformatie, worden schriftelijk binnen zes weken ingediend bij de Privacycommissie (
[email protected]) wanneer het gaat over het privacy-aspect. In geval van bejegeningsklachten wendt men zich tot het Bestuur.
12. Toezicht De Privacycommissie controleert jaarlijks de administratie van de Beheerder Camerabeelden, de logging, de rechtmatigheid van verzoeken, de verstrekkingen en inzages. Ook toetst de Privacycommissie of gewijzigde weten regelgeving consequenties heeft voor dit reglement. De Privacycommissie brengt hierover jaarlijks verslag uit aan de ALV van VVE Meander, op vergelijkbare wijze als bij de Kascommissie gebeurt.
13. Slotbepaling Dit reglement kan worden aangehaald als: “VVE Meander Reglement Camerabeelden Parkeergarage”.
Dit privacyreglement is vastgesteld door de ALV VVE Meander op 25 juni 2014 en treedt in werking op 12 oktober 2014
6
Bijlage 1: Verzoek tot inzage of verstrekking van camerabeelden Ondergetekende
Volgnummer:
Naam: Adres: Woonplaats: Telefoonnummer: E-mailadres: Soort legitimatiebewijs: paspoort / rijbewijs / identiteitskaart Nummer legitimatiebewijs: verzoekt tot inzage of verstrekking van relevante camerabeelden voor het volgende *doel: Het incident heeft plaatsgevonden in de periode tussen datum/tijdstip en
datum/ tijdstip
Verklaring van geheimhouding Ondergetekende verklaart door ondertekening van dit document dat de beelden die aan hem of haar verstrekt worden, alleen gebruikt worden voor het hierboven omschreven doel. Doorverstrekking kan alleen geschieden als dit noodzakelijk is voor het doel en verder geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht. Voor akkoord Betrokkene: Datum Handtekening
Dit verzoek graag volledig ingevuld en ondertekend mailen naar:
[email protected] *Camerabeelden kunnen uitsluitend worden verstrekt met het doel: 1. 2. 3. 4.
de bescherming van de veiligheid van een of meer natuurlijke personen; de beveiliging van de toegangen tot de Parkeergarage; de bewaking van objecten die zich in de Parkeergarage bevinden; het vastleggen van incidenten.
7
Bijlage 2: Administratie van verzoeken en inzages Datum / tijdstip
Beheerder Camerabeelden
Omschrijving / Aanvraagnummer *
* Bij aanvraag ‘Verzoek tot het verstrekken van camerabeelden’ vermeldt de Beheerder Camerabeelden het volgnummer van het formulier. Verder functioneert het ingevulde aanvraagformulier als logboek. Bij aanvraag door anderen zoals politie volgt een omschrijving van de reden en de naam en contactgegevens van de persoon.
8
Bijlage 3 Schematische weergave reglement camerabeelden van de Parkeergarage
PC/12-10-2014/V1.0
9
