v.v. Hulzense Boys
Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 23 november 2009
Notulen van de algemene ledenvergadering van de v.v. Hulzense Boys d.d. 23 november 2009, gehouden te Hulsen op Sportpark Smidserve. Aanwezig zijn: 64 leden, conform presentielijst. Afwezig met kennisgeving: conform presentielijst. Opening en vaststelling agenda Om 20.03 uur opent voorzitter Erik Bergboer de vergadering. Voordat hij overgaat tot de vaststelling van de agenda vraagt hij de leden (voor zover mogelijk) te gaan staan, om vervolgens een minuut stilte in acht te nemen ter nagedachtenis van erelid Ab Beltman, die onlangs overleden is. De agenda zoals deze aan de leden wordt voorgesteld bevat een aantal kleine wijzigingen. De definitieve agenda wordt conform het nieuwe voorstel van het bestuur vastgesteld. Vaststellen notulen vergaderingen 15 december 2008 en 18 mei 2009 De notulen zijn gepubliceerd in het laatste clubblad en waren op verzoek verkrijgbaar bij de secretaris. Tevens waren de notulen te downloaden van de site. De vergadering heeft geen op- of aanmerkingen op de notulen, waarmee de notulen definitief zijn vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de secretaris Het jaarverslag heeft ter inzage gelegen in de bestuurskamer en was beschikbaar op de internetsite. Ook was het verslag op verzoek verkrijgbaar bij de secretaris. Door de leden worden geen kanttekeningen bij het verslag geplaatst. Ook het jaarverslag is daarmee vastgesteld. Vaststellen jaarverslag van de penningmeester De jaarrekening laat over het verenigingsjaar 2008-2009 een behoorlijk negatief resultaat zien. Het negatieve resultaat wordt met name veroorzaakt door de gestegen trainerskosten (duurdere trainer i.v.m. 2e klasse en bonussen selectietrainers). Daarnaast is van Essent een flinke afrekening gekomen inzake de veldverlichting. Uit onderzoek is gebleken, dat de jaarlijkse meteropname structureel fout is aangegeven. Daardoor moest een flink bedrag worden nabetaald, dat nu in het resultaat verwerkt is. Voor wat betreft de kantineopbrengsten met penningmeester Arjan Meijerink op, dat de marge dit verenigingsjaar gedaald is van 56,0% naar 52,9%. De daling is niet schokkend, maar gezien de stijgende lijn die vorig jaar is ingezet ligt de daling niet in de lijn der verwachting. Toch zijn de oorzaken goed aan te geven: • in het jaar dat we zijn overgegaan op tapbier is er sprake geweest van een flinke hoeveelheid tapverlies; • de inkoopprijzen van het bier zijn in de loop van het seizoen 2008-2009 flink gestegen. Omdat de prijzen sinds de invoering van het tapbier reeds twee maal verhoogd waren, is besloten de prijs van een tapbiertje niet verder te verhogen. Hier wordt dus marge op ingeleverd; • sportief gezien hebben we vorig jaar een goed jaar gehad, m.n. bij de senioren. Dit uit zich veelal in feesten met “bier voor half geld”. Hierop wordt marge ingeleverd; • de aanleg van het kunstgrasveld: hierbij zijn toch een aanzienlijke hoeveelheid consumpties weggegeven.
Jan Bouwhuis stelt de vraag wat een normale marge voor de kantine zou zijn. De penningmeester geeft aan dat een marge van circa 60% het streven zou moeten zijn, onder kanttekening dat dit voor de vereniging bijna niet te halen is, vanwege het zgn. “eigen gebruik” en de klantvriendelijke prijsstelling. De balans wordt door de penningmeester kort behandeld. Hierover worden verder geen vragen gesteld. Vervolgens wordt de begroting voor het seizoen 2009-2010 behandeld. Deze laat een positief begroot resultaat zien. Dit wordt met name veroorzaakt door de contributieverhogingen en doordat de andere opbrengsten flink hoger zullen zijn. Hierbij valt onder andere te denken aan de sponsorbijdragen en de huurinkomsten in verband met verhuur aan de Stichting Kinderopvang. De kosten blijven redelijk gelijke tred houden met het huidige jaar. Opgemerkt wordt dat de nieuwe lichtinstallatie zelf niet heel veel duurder is dan de vorige installatie. We moeten echter wel voorzichtig zijn met het gebruiken van de lichtinstallaties. Als alle installaties op volle sterkte ontstoken zijn, kost dit uiteraard wel meer geld. In de begroting zijn met ingang van volgend jaar ook meer rentelasten opgenomen. Dit wordt veroorzaakt door het opnemen van een lening t.b.v. de financering van de kleedkamers. Overigens wil de penningmeester een speciaal woord van dank uitspreken richting Henk Piksen. Henk is druk geweest met het aan de man brengen van de obligaties. Door deze vorm van geld lenen, wordt de vereniging flink wat geld bespaard. De vergadering geeft Henk een wel verdiend applaus. De obligatielening zal overigens worden gebruikt om de lening van de bank zo laag mogelijk te houden. Verslag van de kascommissie De kascommissie bestond dit seizoen uit Bram Freie en Ruud Bremmer. Ruud voert het woord namens de kascommissie. Behoudens enkele tips ter verbetering, welke bekend zijn bij de penningmeester, zijn de boeken in orde bevonden. De vergadering verleent daarop décharge aan de penningmeester en de rest van het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. Verkiezing leden kascommissie Bram Freie neemt na twee jaar afscheid van de kascommissie. Zijn plek wordt ingenomen door Ruud Bremmer. Jan Bouwhuis zal toetreden tot de kascommissie. Tijdens de vergadering stelt Henk Manenschijn zich beschikbaar als reserve. De vergadering gaat hiermee akkoord. Vaststelling contributie Gezien de recente verhoging van de contributie in verband met het kledingspaarplan, stelt het bestuur voor de contributie niet verder te verhogen. De vergadering gaat hier mee akkoord. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar is Tinus Mulder. Tinus is circa 17 jaar als bestuurslid werkzaam geweest. Hij is vice-voorzitter geweest en al die jaren heeft hij deelgenomen aan de technische commissie (voorheen commissie sportief). De laatste jaren was hij bestuurslid technische zaken. Vanwege zijn staat van dienst en vanwege zijn inzet voor de vereniging, stelt het bestuur voor om Tinus te benoemen tot erelid van de vereniging. De vergadering gaat hier onder luid applaus mee akkoord. In een kort woord bedankt Tinus de leden van de technische commissie voor de prettige samenwerking, alsmede de leden van het vorige en het huidige bestuur.
Verder zijn aftredend en herkozen: Benno de Jong, algemeen bestuurslid Jos Pijffers, secretaris (op verzoek herkozen voor de periode van 1 jaar) Bestuursmededelingen Personele bezetting Vanuit het bestuur wordt de mededeling gedaan dat er wederom problemen zijn met de bezetting voor wat betreft de keuken. Het blijft problematisch om hiervoor bemanning te krijgen. Veel leden ervaren het open zijn van een keuken als iets vanzelfsprekends, terwijl dit veel moeite kost. Mensen worden bij deze opgeroepen om zich aan te melden. In het verlengde hiervan wordt het volgende onderwerp aangesneden. Lidmaatschap Hulzense Boys: wel de lusten niet de lasten? Zoals gezegd is het problematisch om de bezetting in de keuken op orde te krijgen. De vrijwilligers die zich hier nu voor inzetten, lopen de longen uit hun lijf. Ook de bezetting van de velddienst wordt moeilijk, met name op de zaterdagmiddag. In deze context heeft het bestuur besproken om vrijwilligers werk minder vrijwillig (lees: verplicht) te maken. Iedereen moet volgens het bestuur zijn steentje bijdragen aan de vereniging. Een lidmaatschap heeft rechten, maar schept ook verplichtingen. Voor wat betreft de velddienst wordt na enige discussie afgesproken dat een aantal oude afspraken nieuw leven wordt ingeblazen: na de wedstrijd wordt zowel de eigen kleedkamer als de kleedkamer van de tegenstander met de bezem en trekker schoongemaakt. Eventuele rommel wordt weggegooid. Er komt een rooster voor de eindcontrole op zaterdagmiddag (ca. 16.30-17.00 uur). Dit zal gebeuren door de seniorenteams. Het team dat verantwoordelijk is voor de eindcontrole dient de centrale hal(len) van de kleedkamers schoon te maken en het bestuur mee te delen als een kleedkamer niet schoon is. Het bestuur zal de leider(s) van het betreffende team hier op aanspreken. Wout-Jan Hoogenkamp vraagt of het mogelijk is om rekening te houden met de teams die om 12.30 uur moeten voetballen. Het antwoord hierop is dat dit niet kan: het team krijgt gewoon een beurt om de verantwoordelijkheid te dragen. Spelers van teams die om 12.30 uur spelen zijn veelal ook nog aan het einde van de middag aanwezig. Uiteraard staat het teams vrij om onderling te ruilen. Hat team dat volgens het rooster aan de beurt is, blijft veraantwoordelijk voor de “bemensing”. Kleedkamers Ronald van der Veen geeft een korte uitleg omtrent de bouw van de kleedkamers. Hij geeft aan dat op korte termijn de staalconstructie geplaats gaat worden en dat de kleedkamers zo snel mogelijk waterdicht gemaakt moeten worden, getuige het weer op de avond van de ledenvergadering. Wijziging akte inzake recht van opstal Om de bouw van de kleedkamers en de verhuur van een deel van de kantine te formaliseren dient de akte van opstal te worden aangepast. Dit is kort gezegd een akte waarin het recht wordt verleend door de Gemeente Hellendoorn aan de v.v.Hulzense Boys om gebouwen (opstallen) met een bepaalde functie op de grond te hebben staan. Het bestuur geeft aan dat leden in een eerdere fase toestemming hebben gegeven voor het opnemen van een financiering voor de bouw van de kleedkamers. In het verlengde hiervan vraagt het bestuur aan de leden toestemming om alles te doen hetgeen nodig is voor het
verkrijgen van de financiering. Hieronder valt eveneens het (doen) wijzigen van de akte van opstal, één en ander naar inzicht van het bestuur. De leden verlenen unaniem toestemming. Kunstgrasgebruik door derden Voorzitter Bergboer zet uiteen wat de plannen van de Gemeente Hellendoorn zijn met het kunstgrasveld. In het kort komt het er op neer dat de Gemeente het veld wil verhuren op momenten dat de vereniging het veld niet nodig heeft voor de reguliere competie (incl oefenen bekerwedstrijden) en specifieke verenigingsgebonden activiteiten (zoals het Husseltoernooi). Concreet wordt het probleem voor de vereniging het grootst bij algehele afgelasting. Het veld kan dan tot 13.00 uur ’s middags verhuurd worden aan derden. Tot 13.00 uur zou voor Hulzense Boys ook de regeling derdengebruik gelden, hetgeen betekent dat voor het gebruik betaald zou moeten worden. Indien verhuurd aan derden, moet Hulzense Boys misschien uitwijken naar een ander sportpark voor trainingen. Gebruik door derden op vrijdagavond en de zondag is niet problematisch (hoewel in het geval van zondag niet wenselijk, omdat we een zaterdagvereniging zijn). Benno de Jong vult de voorzitter aan, dat volgens recente correspondentie met de Gemeente het betalen voor derdengebruik door Hulzense Boys op zaterdagochtend bij algehele afgelasting niet meer geldt. Tim van der Zande vraagt zich af wanneer de clubs zich uiterlijk moeten melden voor derdengebruik. Benno de Jong geeft aan dat dit op tijd zal moeten gebeuren. Hij kan zich voorstellen dat dit uiterlijk donderdagavond zou kunnen zijn. Of dit praktisch haalbaar is, is de vraag. Bram Freie stelt de vraag of Hulzense Boys verplicht is om ook kleedkamers ter beschikking te stellen. De voorzitter antwoordt dat we dit uit principe op de zondag niet zullen doen. Onze statuten geven nadrukkelijk aan dat we een zaterdagvereniging zijn. In alle andere gevallen zijn we het niet verplicht, maar wordt ons wel uitdrukkelijk verzocht de kleedkamers ter beschikking te stellen. In principe zullen we dit ook doen, maar er moet wel een technische oplossing voor de sleutel en het licht worden gevonden. Anders worden onze vrijwilligers nog meer belast, namelijk door het openen en sluiten van de kleedkamers en uit/aan doen van het licht. Dat vindt het bestuur geen goede zaak. Gerwin Bronsvoort vraagt zich af of er nog ruimte is voor discussie. Benno de Jong geeft aan dat het voorstel op 2 december in de BLOS besproken wordt. Een afvaardiging van het bestuur zal daar de standpunten van Hulzense Boys uiteenzetten in de hoop nog enkele wijzigingen te kunnen bewerkstelligen. Gerwin maakt zich zorgen en ziet praktische problemen. Hoe kunnen wij kwaliteit waarborgen (trainen op een goed veld)? Hoe gaan de kinderen dan trainen op een ander sportpark (begeleiding heen- en terugreis)? Benno antwoordt dat hier nog geen antwoord voor is gevonden. Bram Freie vraagt of derdengebruik alleen mogelijk is voor clubs uit de Gemeente Hellendoorn. Benno de Jong denkt van wel, maar weet dit niet zeker. Ruud Bremmer stelt de vraag of er een vergoeding ontvangen wordt voor het ter beschikking stellen van de kleedkamers. Dit wordt bevestigend beantwoord. Herman Stiekema geeft aan dat de oorspronkelijke overeenkomst veel nadeliger was voor Hulzense Boys en dat de Gemeente Hellendoorn uiteindelijk goed heeft meegedacht met de club over het concept dat er nu ligt.
Kees Oosterhoff stelt nog dat we als vereniging wel mee moeten werken aan de openstelling van de kleedkamers, omdat een gedeelte wordt betaald door de Gemeente. Benno de Jong geeft aan dat dit niet het geval is. De kleedkamers zijn zuiver eigendom van de vereniging. Gert Kamphuis vraagt zich af of veld 3 of 4 tijdens het derdengebruik beschikbaar zullen zijn. Zoals het er nu naar uit zien zal dit niet het geval zijn, bij algehele afgelasting. Het bestuur wil zich echter hard maken voor een statusverandering van het Wetraveld. Bij algehele afgelasting mag hierop niet getraind worden waardoor de jeugd (die traint namelijk ’s ochtends) zal moeten uitwijken. Voorzitter Erik Bergboer geeft aan dat er feitelijk geen andere mogelijkheid is dat het gewoon te laten gebeuren. Een evaluatiemoment dient uit te maken of de situatie werkbaar is. Sportman, -vrouw, of –ploeg van het jaar In onderling overleg hebben de voorzitters van de voetbalvereniging en de supportersvereniging besloten om het Kunstgrasteam van Herman Stiekema uit te roepen tot sportploeg van het jaar. De vaste groep vrijwilligers heeft zich buitengewoon ingezet voor de vereniging. De groep krijgt een envelop met inhoud. Rondvraag Voorafgaand aan de vergadering zijn er geen vragen binnengekomen bij het bestuur. Het bestuur geeft de kans om alsnog vragen te stellen. De volgende leden maken hiervan gebruik: Fred Bovelander Fred wil nog terugkomen op de kosten van de trainers. Daar werd genoemd dat er een bonusregeling gold in het seizoen 2008-2009. Voor welke trainers gold dit? De voorzitter geeft aan dat dit gold voor de trainers van het 1e en het 2e. Bram Freie Bram heeft een vraag over het veldgebruik op donderdag en dinsdag bij afgelasting van het wetraveld en veld 4. In dit geval willen alle teams trainen op veld 1. Dat kan niet de bedoeling zijn. Komt hier een protocol voor. Kees Oosterhoff antwoordt dat er nog geen concrete afspraken zijn, maar dat deze nog gemaakt dienen te worden. Gerwin Bronsvoort haakt hierop in en zegt dat we dus in feite trainingscapaciteit inleveren, omdat het wetraveld als wedstrijdveld wordt gezien. Kees geeft aan dat dit klopt en dat er in dit kader ook meer rekening gehouden dient te worden met de lagere (senioren) teams. Dit wordt met applaus door de vergadering bekrachtigd. Kees vindt overigens ook dat een statusverandering van het wetraveld misschien soelaas kan bieden. Erik Bergboer De voorzitter zegt een bestuursmededeling vergeten te zijn. Hij deelt mee dat het bestuur na intern overleg en na overleg met de spelersraad besloten heeft om Herben Visscher contractverlenging aan te bieden. Het bestuur is tevreden over de manier hoe Herben zich inleeft en over de manier over hoe hij zich profileert, zowel binnen als buiten de vereniging. De spelers zijn erg tevreden over de manier van trainen en de manier van spelen. De Technische Commissie deelt deze mening. Herbn pas goed binnen de vereniging. De leden begroeten dit besluit met applaus. Ronald van der Veen Ronald vraagt zich af of de bezetting van de hiudige kleedkamers verder geoptimaliseerd kan worden, met name op de zaterdagochtend. Kees Oosterhoff zegt dat dit lastig is en dat we nog even pijn moeten lijden. Straks als de nieuwe kleedkamers gereed zijn, zal alles anders zijn.
Henk Piksen Henk zegt dat er al lang over een nieuwe geluidsinstallatie gesproken wordt, maar dat deze nog steeds erg slecht is. Hoe kan dit? Er zou toch een nieuwe geluidsinstallatie komen? Erik bergboer deelt de mening dat de kwaliteit van de installatie belabberd is. En dat terwijl het echt een nieuwe installatie is. Er zal contact opgenomen worden met de leveranciers. Tonny Kampman Tonny kaart nogmaals aan dat de muziek op zaterdagmiddag wel erg saai is. Hij vindt dat hier aandacht aan besteed moet worden, omdat een goede sfeer zorgt voor een goede omzet. VErder heeft hij geen opmerkingen. Naast bovengenoemden maakt verder niemand gebruik van de rondvraag. De voorzitter sluit daarom om 21.40 uur de vergadering. Onder dankzegging voor hun aanwezigheid biedt hij alle leden een consumptie aan. Aldus opgemaakt te Hulsen, d.d. 23 november 2009 voorzitter
secretaris
H. Bergboer
G.J. Pijffers
