VRIJWILLIGERSBELEID Auteurs: Opdrachtnemer: Projectleider: Vrijwilligersbeleidsplan. Datum:

VRIJWILLIGERSBELEID 2013-2014

Auteurs: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Projectleider: Product: Datum:

Transferpunt Sport Vrijwilligersbeleidsplan

VRIJWILLIGERSBELEIDSPLAN sportvereniging | 2013-2014

INHOUD INLEIDING .................................................................................................................................... 3 HOOFDSTUK 1: ORGANISATIE VAN HET VRIJWILLIGERSBELEID ....................................................... 5 HOOFDSTUK 2: BINNENHALEN ...................................................................................................... 7 2.1

WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS............................................................................. 7

2.1.1

2.2

IMPLEMENTATIE / ADVIES: WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS ........................................ 9

INTRODUCEREN VAN ‘NIEUWE VRIJWILLIGERS’ ..................................................................... 12

2.2.1

IMPLEMENTATIE / ADVIES: INTRODUCEREN ‘NIEUWE VRIJWILLIGERS’ ....................................... 12

HOOFDSTUK 3: BEGELEIDEN ....................................................................................................... 13 3.1

IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘OPLEIDEN’ ................................................................................ 14

3.2

IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘TEVREDENHEIDSONDERZOEK’ ................................................. 17

HOOFDSTUK 4: BELONEN............................................................................................................ 19 4.1

IMPLEMENTATIE / AVIES: ‘BELONEN’.................................................................................... 20

HOOFDSTUK 5: BEHOUDEN......................................................................................................... 23 5.1

IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘BEHOUDEN’ .............................................................................. 24

HOOFDSTUK 6: BEËINDIGEN ....................................................................................................... 25 6.1

IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘BEËINDIGEN’ ............................................................................ 26

HOOFDSTUK 7: IMPLEMENTATIE................................................................................................. 27 BIJLAGEN ................................................................................................................................... 28 BIJLAGE 1: ORGANOGRAM VERENIGING ........... .............................................................................. 28 BIJLAGE 2: OPLEIDINGEN EN CURSUSSEN (KNVB)............................................................................. 29 BIJLAGE 3: VRIJWILLIGER TEVREDENHEID ONDERZOEK.................................................................... 30 BIJLAGE 4: IDEAALBEELD VRIJWILLIGERSBELEID (5B’S) ..................................................................... 33 BIJLAGE 5: RESUMÉ DOELSTELLINGEN PER ‘B’ VAN DE 5B-METHODE ............................................. 34

TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

2


INLEIDING Voor u ligt het vrijwilligersbeleidsplan welke geschreven is voor vereniging ........... uit …... VERENIGING ........... heeft het Transferpunt Sport benaderd en daarbij twee concrete vragen neergelegd met betrekking tot het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleidsplan; hoe krijg je mensen zo ver om iets voor de vereniging te doen? Hoe kom je bij mensen die iets voor de vereniging willen doen? De praktijk wijst uit dat organisaties die een zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers. Dit vrijwilligersbeleidsplan geeft een schriftelijke weergave van deze werkwijze. Het doel van het vrijwilligersbeleid is om ervoor te zorgen dat de vereniging kan blijven functioneren en organiseren met behulp van vrijwilligers. Dit beleid zal gericht zijn op vrijwilligers, maar het is belangrijk om in ogenschouw te nemen dat vrijwilligers na aanmelding een aantal verplichtingen hebben, afhankelijk van de functie die zij gaan bekleden. Het vrijwilligersbeleid voor vereniging ........... is aan de hand van het 5B-model opgesteld. Dit model is gebaseerd op vijf begrippen en is gerelateerd aan de levenscyclus van een vrijwilliger. De levenscyclus van een vrijwilliger is uitgewerkt in apart document genaamd: ‘Levenscyclus vrijwilliger VERENIGING ...........’. Deze begrippen (de 5 B’s) zullen terugkomen in de verschillende hoofdstukken van dit vrijwilligersbeleid. Het betreft de volgende vijf begrippen: Binnenhalen; Begeleiden; Belonen; Behouden; Beëindigen. Bij de eerste B ‘binnenhalen’ staat het werven van vrijwilligers centraal. Hier wordt beschreven op welke manieren nieuwe vrijwilligers binnen gehaald kunnen worden in een vereniging. Werven, behoefte creëren en aanm.......... in de levenscyclus valt onder het ‘binnenhalen’. Wanneer mensen zich actief in willen zetten voor de vereniging is het van belang om ze goed te begeleiden. Niet alleen in het begin, om mensen goed te leren kennen en ze in te werken, maar ook als ze al langer actief zijn is het van belang om contact te houden met de vrijwilligers. Als er een goede begeleiding is weet de vereniging wat er onder de vrijwilligers speelt en kan de vereniging hier op inspelen. Dit valt allemaal onder de tweede B ‘begeleiden’. Begeleiden sluit aan op de introductie, ontwikkeling, opleiding en betrokkenheid van de vrijwilligers zoals in de levenscyclus van een vrijwilliger naar voren komt (zie document ‘Levenscyclus vrijwilliger VERENIGING ...........’). Vrijwilligerswerk doen mensen niet voor niets, ze doen het vaak voor hun kinderen of voor de vereniging. Voor hun inspanningen worden ze graag beloond. Het gaat hierbij niet om geld, maar wel om andere vormen van beloning. Soms is de waardering of de gezelligheid al voldoende. In dit vrijwilligersbeleid zal beschreven worden op welke manieren de vereniging de vrijwilligers kan ‘belonen’ – de derde B - voor het werk wat zij verrichten. Mijlpalen van vrijwilligers – zoals in de levenscyclus van een vrijwilliger naar voren komt – vormen een directe aanleiding om vrijwilligers te TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

3


belonen. Belonen kan op verschillende manieren als gekeken wordt naar de levenscyclus van een vrijwilliger. Vrijwilligers kunnen bijvoorbeeld beloond worden met opleidingen of een doorstromen naar een nieuwe functie binnen de vereniging en dus de huidige vrijwilligerstaken beëindigen. Wanneer vrijwilligers zijn binnengehaald is het voor de vereniging ook van belang om ze te behouden. Om vrijwilligers enthousiast te houden voor hun rol binnen de vereniging zal er gekeken moeten worden naar wat de vrijwilliger wilt bereiken en hoe hij/zij zich verder wilt ontwikkelen. Dit valt onder de vierde B ‘behouden’. Het behouden is een belangrijk punt voor een vereniging en kan ingezet worden bij het ‘beëindigen van de taken’ van de vrijwilliger in de levenscyclus van de vrijwilliger. Een vrijwilliger kan stoppen met het verrichten van vrijwilligerstaken om uiteenlopende redenen. De vereniging kan hier op inspelen door andere functie/taken voor stellen en/of naar de wensen en behoeftes van de vrijwilliger te kijken. Hierdoor kan een vrijwilliger bij de vereniging blijven en de cyclus opnieuw doorlopen. Als laatste B staat het ‘beëindigen’ van de werkzaamheden van de vrijwilliger centraal. In deze fase zal beschreven hoe de zaken omtrent het beëindigen geregeld zullen worden. Om een vrijwilligersperiode op een nette manier af te ronden kan een eindgesprek plaatsvinden. Dit gesprek gaat dan over de reden waarom de vrijwilliger ermee stopt. Daarnaast kan dit informatie opleveren die in een later stadium gebruikt kunnen worden om andere vrijwilligers voor de vereniging te behouden. Hoe de uitwerking van de 5 B’s er als ideaalbeeld uit kan zien in terug te lezen in bijlage 4. Dit document bestaat uit drie delen. Het eerste deel bestaat uit een omschrijving van de organisatie van het vrijwilligersbeleid. Hier zal de rol van de vrijwilligers worden omschreven en een beeld worden geschetst van hoe het vrijwilligersbeleid te organiseren. Het tweede deel van dit vrijwilligersbeleid bestaat uit een uitwerking van de 5B ‘s. Ten slotte wordt in het derde gedeelte beschreven hoe het beleid geïmplementeerd kan worden.


4


HOOFDSTUK 1: ORGANISATIE VAN HET VRIJWILLIGERSBELEID Dit onderdeel van het vrijwilligersbeleidsplan zal ingaan op hoe de organisatie eruit zal moeten zien om structuur te geven aan de uitvoering van het vrijwilligersbeleid en wat de rol van de vrijwilliger is binnen vereniging ............ Een vrijwilliger is er uiteraard om de vereniging te ondersteunen, maar wat voor status heeft een vrijwilliger binnen ...........? Deze vraag komt later in dit hoofdstuk aan de orde, eerst zal er ingegaan worden op de organisatie. STRUCTURERING VRIJWILLIGERSBELEID De uitvoering van het vrijwilligersbeleid zal moeten worden gestructureerd. Het vrijwilligersbeleid zelf is gestructureerd aan de hand van de 5B-methode. Zoals later in dit document omschreven zal worden zijn er taken die uitgevoerd dienen te worden om het beleid na te leven. Het is aan te raden om een afdeling/commissie – een vrijwilligerscommissie - in te richten waaronder het vrijwilligersbeleid valt. Dit om alles met betrekking tot de vrijwilligers te coördineren en vorm te geven. Op deze manier is er altijd een afdeling/commissie binnen de vereniging die te raadplegen is over vrijwilligerszaken. Het is verstandig om drie tot vier personen op te nemen binnen deze afdeling/commissie. Op deze manier kunnen de verschillende taken (die verderop in dit document aan bod komen) worden verdeeld. De vrijwilligerscommissie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid. VERENIGING ........... haalt haar bestaansrecht uit vrijwilligers, waardoor een vrijwilligersbeleid en gestructureerde uitvoering van het beleid erg van belang is om deze bestaansrecht te behouden en te groeien als vereniging. De vrijwilligerscommissie dient hier echter wel bij ondersteund te worden door de verschillende commissies/afdelingen en het bestuur. In bijlage 1 zit een organogram welke de structuur van vereniging ........... weergeeft en waarin af te lezen is welke plek het vrijwilligersbeleid in de organisatie krijgt in de vorm van een vrijwilligerscommissie. De verschillende commissies/afdelingen moeten een overzicht maken hoeveel vrijwilligers zij nodig hebben en voor welke functies. Dit overzicht wordt dan aangeleverd bij de vrijwilligerscommissie die dit dient te verwerken. Zij gaan op zoek naar vrijwilligers die deze functies kunnen/willen invullen. Op deze manier is de hele organisatie van ........... belangrijk, maar ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de vrijwilligerscommissie. Er kunnen zich verschillende scenario’s voordoen waarin het van belang is om te weten wie er aansprakelijk is. Een voorbeeld hier van is als een leider van een team alle spelers mee neemt naar een uitwedstrijd en er gebeurd wat. Wie is dan aansprakelijk, de leider of de vereniging? Om de aansprakelijkheid vast te stellen en vast te leggen op papier is het noodzakelijk om iemand aan te sluiten bij de vrijwilligerscommissie die kennis heeft over juridische aspecten (rechten en plichten). Deze persoon kan dan worden ingeschakeld wanneer er wat gebeurd. VRIJWILLIGER Zoals hierboven omschreven is zal de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid bij de vrijwilligerscommissie liggen. Uiteraard zijn er belangrijke voorwaarden voor de start van het vrijwilligerswerk. Zo moet duidelijk zijn wie de verantwoordelijkheid draagt, en wie er aansprakelijk is wanneer er iets mis gaat. De vrijwilligers moeten kennis hebben van het feit dat ze TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN 5 Hogeschool van Arnhem en Nijmegen


door het aantreden als vrijwilliger diverse verantwoordelijkheden en verplichtingen krijgen. Deze variëren per functie die zij gaan beoefenen. Wat is de rol van een vrijwilliger binnen ...........? Een vrijwilliger is een persoon die op vrijwillige basis een bijdrage levert aan de ontwikkeling van de vereniging. Dit kan door middel van een functie in een commissie/afdeling, maar ook door het begeleiden van spelers op het veld. De functie die een vrijwilliger in gaat vullen is afhankelijk van zijn/ haar vakbekwaamheden en interesses. Er zijn verschillende functies binnen de vereniging die door een vrijwilliger ingevuld kunnen worden. Deze functies zijn terug te lezen in een apart document waarin de vrijwilligersfuncties beschreven staan. Een vrijwilliger wil bijdragen aan de ontwikkeling en het onderhoud van de vereniging, maar wil daar uiteraard ook wat voor terug. De vrijwilliger wil bijvoorbeeld inspraak, waardering of een presentje. Dit zal terugkomen bij de ‘B’ belonen. Een vrijwilliger kan een functie krijgen die aansluit bij zijn/haar werkveld waardoor zij zichzelf ook kunnen ontwikkelen. Vrijwilligers zijn veel waard voor iedere vereniging, zij zorgen deels voor het bestaansrecht van ............ Zonder vrijwilligers is het voor een amateurvereniging niet mogelijk om te blijven bestaan. MISSIE EN VISIE Bij een beleidsplan, zoals dit vrijwilligersbeleidsplan, horen een missie, visie en doelstellingen. De missie geeft aan waar een vereniging voor staat en de visie waar de vereniging voor gaat. Dit heeft betrekking op het vrijwilligersbeleid in het algemeen. Verder zijn de doelstellingen per ‘B’ van de 5Bmethode uitgewerkt in de hierop volgende hoofdstukken. In bijlage 5 is een resumé van de doelstellingen in dit document opgenomen. Hieronder volgt de missie en visie van ........... met betrekking tot het vrijwilligersbeleid. Missie: “Het is leuk om te fungeren als vrijwilliger bij vereniging ........... waarbij honderden leden hun geliefde sport beoefenen. Binnen ........... weet iedere vrijwilliger wat er van hem/haar verwacht wordt. Daarnaast kost het geen geld om als vrijwilliger actief te zijn en word je gewaardeerd om wie je bent en wat je doet. Uiteindelijk hoort een vrijwilliger met plezier terug te kijken op de tijd die hij of zij heeft doorgebracht bij ............” Visie: “........... is een club voor de leden, door leden. Een vereniging bindt mensen met elkaar die iets gemeenschappelijks hebben; bij ........... is dat voetbal. Daarnaast heeft een vereniging als ........... een belangrijke maatschappelijke rol in haar omgeving. Door vrijwilligers aan te trekken en te behouden wil ........... groeien als vereniging en daarmee haar maatschappelijke rol te kunnen blijven vervullen en te vergroten.”


6


HOOFDSTUK 2: BINNENHALEN In dit hoofdstuk staat het ‘binnenhalen’ – de eerste B – van het vrijwilligersbeleid centraal. In de hierop volgende hoofdstukken zijn de andere B’s beschreven; begeleiden, behouden, belonen en beëindigen. Het ‘binnenhalen’ zal worden opgedeeld in twee delen, namelijk de werving en selectie van vrijwilligers en de introductie van ‘nieuwe vrijwilligers’. Voor ........... is het belangrijk om aantrekkelijk te zijn voor (potentiële) leden, om dit te waarborgen zijn vrijwilligers noodzakelijk. De vereniging moet over voldoende vrijwilligers beschikken, tevens moeten deze vrijwilligers de juiste kwaliteiten hebben om zijn of haar taken goed uit te kunnen voeren. Het is van groot belang dat er binnen een vereniging voldoende aandacht besteed wordt aan het werven van vrijwilligers om bestaansrecht te kunnen behouden. Doelstellingen van ........... voor het ‘binnenhalen’ van vrijwilligers:

1. “Op een vrijwillige manier alle functies binnen de vereniging in te kunnen vullen, zodat naast het voetbal ook de randzaken goed kunnen blijven uitvoeren. Vrijwillig betekent dat de ouders/verzorgers en senioren leden niet worden gedwongen om een vrijwilligersfunctie te moeten uitoefenen als hun zoon/dochter of lid bij ........... willen voetballen.”

2. “Het doel is dat er voldoende aanbod is aan vrijwilligers om de algemene doelstellingen van ........... te verwezenlijken.”

2.1 WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS Wat is belangrijk bij het binnenhalen van vrijwilligers? Het binnenhalen van vrijwilligers kan middels een vrijwilligersbestand ofwel een digitaal kaartenbak. Door een bestand bij te houden waarin staat wie doet wat als vrijwilliger, is er een duidelijk en gestructureerd overzicht. Dit vrijwilligersbestand kan dan jaarlijks of vaker bijgehouden worden. Aan de hand van dit bestand is te zien: Hoeveel vrijwilligers er zijn; De rol van deze vrijwilligers binnen de vereniging; De verhouding mannen en vrouwen; De leeftijd van deze vrijwilligers; Het tijdsbestek dat deze vrijwilligers in de vereniging steken per week; De contactgegevens van de vrijwilligers; Alle vrijwilligersfuncties; De bezette vrijwilligersfuncties; De onbezette vrijwilligersfuncties; Potentiële vrijwilligers. De bovenstaande punten geven de vereniging een goed overzicht op de huidige vrijwilligers van de vereniging. Doordat er op de bovenstaande manier een goed beeld gecreëerd wordt is het ook mogelijk om te zien op welke positie er nog vrijwilligers nodig zijn. Op deze manier kan de zoektocht TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

7


naar ‘nieuwe’ vrijwilligers gespecificeerd worden. Dit bovenstaande is echter gebaseerd op de al bestaande vrijwilligers. Voor ........... is het handig om daarnaast een bestand te realiseren wat een overzicht geeft met betrekking tot de leden en ouders binnen de vereniging. Aan de hand van dit bestand is dan het volgende te zien: Leeftijd van de potentiële vrijwilliger (junioren, ouders, buurtbewoners en studenten); Competenties/vaardigheden van de potentiële vrijwilliger (bv. het beroep); Of hij/zij bereid is wat te doen voor de vereniging; Welke functie zijn/ haar voorkeur heeft; Hoeveel tijd hij/zij per week/maand voor de vereniging heeft. Aan de hand van het bovenstaande bestand kan gezien worden wie bereid is wat en hoeveel te doen voor ........... en bij welke taak/functie het beste bij deze persoon zou passen. Dit document kan gerealiseerd worden aan de hand van een enquête. Vrijwilligers kunnen op verschillende manieren geworven worden. Dit kan zowel binnen de vereniging gebeuren (intern), maar dit kan ook extern gebeuren. Denk hierbij aan: Oudere spelers; Buurtbewoners Jeugd spelers (B, A); Ouders van spelers; Studenten (ALO, CIOS etc.) Studenten kunnen bijvoorbeeld trainingen geven, maar ook bestuurlijke functies uitoefenen. Studenten kunnen deze taken uitvoeren als een stage, op deze manier zijn er ook minimale kosten aan verbonden voor de vereniging. Wervingsacties door vereniging ........... kunnen zijn: Organiseren van een open dag; Organiseren van een informatiebijeenkomst; Plaatsen van een advertentie in een plaatselijk dagblad; Plaatsen van een advertentie op de website; Mondelinge werving door bestuursleden/werkzame vrijwilligers onder leden/toeschouwers/kennissenkring; Bij aanmelding van nieuwe leden een formulier meegeven m.b.t. vrijwilligerswerk; Contact opnemen met opleidingen zoals CIOS, ALO en de vereniging beschikbaar stellen als stageplaats voor de studenten. Leden/ouders moeten begrijpen dat het noodzakelijk is voor ........... om vrijwilligers te werven. Om dit te realiseren zullen communicatiemiddelen ingezet worden. Deze hebben allemaal een andere functie, maar hebben wel een gemeenschappelijk doel. Dit doel is om ouders/junioren/senioren voor de vereniging te werven als vrijwilliger.


8


Communicatiemiddelen die ingezet kunnen worden: Het individueel gesprek, kan worden ingezet om vrijwilligers te werven. Door middel van het benaderen van mensen die langs de zijlijn staan of in de kantine zitten is het mogelijk om vrijwilligers binnen te halen; De website, kan ingezet worden om een oproep te plaatsen vrijwilligers. Door hier een verhaal op te zetten waarin de noodzaak van vrijwilligers aangegeven wordt, kunnen mensen zich geroepen voelen om ........... te helpen; Het Sociale media, kan ingezet worden om leden/ouders te betrekken bij de vereniging en dit in combinatie met de website uit te voeren; Een poster, deze heeft als functie leden/ouders en dergelijke warm te maken voor vrijwilligerswerk. Er dient een pakkende tekst op te staan, waardoor mensen zich geroepen voelen om vereniging ........... te ondersteunen; Een flyer, kan als informatiefolder dienen en de poster ondersteunen. Een flyer geeft meer informatie dan een poster, het zal mede een overzicht van de verschillende taken moeten bevatten; Een affiche, heeft als functie leden/ouders en dergelijke warm te maken voor vrijwilligerswerk. Er dient een pakkende tekst op te staan, waardoor mensen zich geroepen voelen om vereniging ........... te ondersteunen; Beschikbare lokale media, lokale media als dagbladen kan worden ingezet om een advertentie te plaatsen. Deze advertentie dient dan als wervingsactie gebruikt te worden voor nieuwe vrijwilligers. 2.1.1 IMPLEMENTATIE / ADVIES: WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS 1. Vrijwilligersbestand: Om een wervingsprocedure van vrijwilligers te kunnen starten door ........... zal er iemand binnen de vrijwilligerscommissie een vrijwilligersbestand (ofwel een digitaal kaartenbak) moeten maken en/of deze up-to-date moeten houden. De digitale kaartenbak is een database waarin alle informatie van/over vrijwilligers komt te staan en een overzicht van de vrijwilligersfuncties binnen de vereniging. In dit bestand is het belangrijk dat de eerder genoemde punten in de digitale kaartenbak zo compleet mogelijk worden uitgewerkt zodat het voor ........... inzichtelijk en overzichtelijk wordt welke vrijwilligers er werkzaam zijn en welke vrijwilligersfuncties nog moeten worden opgevuld. Het Transferpunt Sport stelt een format van de zogenaamde kaartenbak ter beschikking die volledig ingericht kan worden naar de situatie binnen de vereniging. Tevens is er een handleiding van de digitale kaartenbak van het Transferpunt Sport in een apart document in te zien, genaamd: ‘Handleiding digitale kaartenbak’. Door wie: De vrijwilligerscommissie. Wanneer: Het updaten van het bestand moet continue gebeuren. Het is van belang om de kaartenbak continue up-to-date te houden omdat er op ieder willekeurig moment vrijwilligersfuncties vrij- of bijkomen. Het bestand kan dus het gehele jaar door aan verandering onderhevig zijn en moet ten allen tijden up-to-date zijn. Om de digitale kaartenbak gevuld te krijgen moet er éénmalig een TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

9


dataverzamelingsactie plaatsvinden om de kaartenbak gevuld te krijgen. Hierbij moeten alle vrijwilligersfuncties worden geïnventariseerd om vervolgens alle leden en ouders van jeugdleden te benaderen om een vragenlijst in te vullen welke verwerkt kan worden in de digitale kaartenbak. 2. Interne werving: vereniging ........... is een groeiende vereniging, daarom is het hebben van voldoende vrijwilligers noodzakelijk. Er ligt hier een mogelijkheid om te werven binnen de eigen vereniging, denk hierbij aan jeugdspelers en oudere spelers. Een voorbeeld van interne werving is het initiatief om jeugdspelers voetbalwedstrijden te laten fluiten. Dit kan vrijwillig, maar een vereniging kan het ook verplicht stellen om één of twee keer per jaar een wedstrijd te fluiten. Dit is echter geen voorbeeld van directe werving, maar dit zal gebeuren via de desbetreffende trainers van de elftallen. Door wie: Dit zal worden uitgevoerd door de vrijwilligerscommissie. Dit zal echter wel in samenspraak gaan met alle commissies/afdelingen, aangezien de vrijwilligerscommissie geen kennis heeft van alle facetten binnen ............ Wanneer: Deze taak zal gedurende het gehele jaar vervuld moeten worden. Belangrijke momenten hierin zijn de zomerstop, omdat in deze periode veel verschuivingen plaatsvinden. Maar ook de winterstop omdat in deze periode relatief veel tijd beschikbaar is om deze taak uit te voeren, doordat andere taken tijdens de winterstop stil liggen. 3. Externe werving: Vrijwilligers zijn voor iedere vereniging belangrijk, het is echter niet altijd even makkelijk om deze binnen de vereniging te waarborgen. Daarom is het mogelijk om buiten ........... te kijken naar vrijwilligers. Denk bijvoorbeeld aan studenten die stage moeten lopen voor hun opleiding of buurtbewoners die de club een warm hart toedragen. Er kan contact gezocht kunnen worden met de verschillende scholen, buurtcentra en ouderenwijken in de nabije omgeving van ............ Potentiële kandidaat scholen: Naam school:

Telefoonnummer

website

Hogeschool Arnhem en Nijmegen

(024) 353 05 00

www.han.nl

Kandinsky college

(024) 359 44 22

www.kandinsky.nl

ROC Nijmegen

(0900) 0609

www.roc-nijmegen.nl

Rijnijssel

(026) 3129000

www.rijnijssel.nl

Door wie: Deze vorm van werving zal gebeuren door een vaste contactpersoon, op deze manier is het altijd dezelfde persoon die gaat over de werving via scholen. Het is belangrijk dat diegene het contact met de school periodiek onderhoud. Deze rol zou bij voorkeur uitgevoerd kunnen worden door de vrijwilligerscommissie. Essentieel is dat steeds dezelfde persoon het contact onderhoudt. Op deze manier weten scholen ook met wie ze contact op moeten nemen als er vragen zijn, en worden er ook niet teveel stagiaires in dienst genomen voor dezelfde functie. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

10


Wanneer: Periodiek contact, daarbij is het wel belangrijk om ruim van te voren te kijken wel functies er open staan en nodig zijn binnen vereniging ............ Het beste is om dit voor de zomervakantie en in december op de scholen aan te geven zodat in het nieuwe jaar de eerste studenten kunnen komen. Vervolgens in januari wanneer het tweede semester begint - en dus de nieuwe schoolperiodes - de tweede lichting studenten kunnen komen zodat deze elkaar kunnen opvolgen/overlappen. 4.

Communicatiemiddelen:

De communicatiemiddelen zijn in te zetten tijdens het werven en selecteren van vrijwilligers, maar ook in te zetten voor het gehele vrijwilligersbeleid. Zo kan bijvoorbeeld de website of social media de vrijwilligers betrekken bij de vereniging door bijvoorbeeld vrijwilligers te feliciteren met zijn of haar verjaardag via social media, de website of zelfs via een geautomatiseerd bericht per e-mail. Hieronder komen de communicatiemiddelen naar voren die ingezet kunnen worden bij de werving en selectie van vrijwilligers: Communicatiemiddel

Wanneer

Waar

Het individueel gesprek

Gedurende het hele seizoen

Dit gesprek zal plaatsvinden op de vereniging zelf. Mensen kunnen langs het veld of in de kantine worden aangesproken om eventueel een vrijwilligersfunctie te bekleden.

De Website


Op de homepage kan een bericht worden geplaatst met betrekking tot vrijwilligers.

Het sociale media


Via het sociale media als Facebook en/of Twitter.

Een Poster

Einde van het seizoen, kan ook begin van het seizoen. Afhankelijk of er nog vrijwilligers nodig zijn.

Deze kan zowel bij de vereniging zelf hangen als in het dorp .......... en/of richting de stad Arnhem. Door het ook in het dorp op te hangen zien meerdere mensen het en komen ze er ook vaker mee in aanraking.

Een Flyer

Gedurende het hele seizoen, het moet voor een potentiële vrijwilliger mogelijk zijn om een flyer mee naar huis te nemen, indien hier behoefte aan is.

Bij vereniging ............ De flyer moet aanwezig zijn op de vereniging voor iemand die hier interesse in heeft.

Een affiche

Einde van het seizoen, kan ook begin van het seizoen. Afhankelijk of er nog vrijwilligers nodig zijn.

Bij de vereniging. Een affiche kan bijvoorbeeld op iedere tafel in de kantine liggen.

Lokale media

Eind van het seizoen ter voorbereiding op het nieuwe seizoen en begin van het seizoen, indien er nog vrijwilligers nodig zijn.

In de kranten/dagbladen in de omgeving van ...........


11


2.2 INTRODUCEREN VAN ‘NIEUWE VRIJWILLIGERS’

2.2.1

IMPLEMENTATIE / ADVIES: INTRODUCEREN ‘NIEUWE VRIJWILLIGERS’


12


HOOFDSTUK 3: BEGELEIDEN Het ‘begeleiden’ van de vrijwilligers is de tweede B van de vijf B’s. De begeleiding van de vrijwilligers begint al zeer vroeg in het totale proces. De vrijwilligers moeten meteen worden opgevangen als ze de eerste keer op de vereniging komen. Door ze vanaf het eerste moment goed op te vangen, wordt er draagvlak gecreëerd en weten de vrijwilligers waar ze aan toe zijn. Wanneer de vrijwilligers goed begeleid worden, zal de tevredenheid onder de vrijwilligers groot zijn. Door goed contact te onderhouden, verloopt de communicatie beter en komen knelpunten en andere belemmerende situaties naar boven. Hierop kan geanticipeerd worden wat het gehele proces ten goede komt. Vereniging ........... is een groeiende vereniging die het moet hebben van zijn vrijwilligers en daar is goede begeleiding voor nodig. Dit zal moeten worden opgevangen door de vrijwilligers, die op hun beurt weer begeleid moeten worden door de vereniging om het niveau van de vereniging te verhogen. Doelstellingen van ........... voor het ‘begeleiden’ van vrijwilligers:

1. “Door een goede begeleiding er voor te zorgen dat vrijwilligers blijven en de taken nog beter uitvoeren. Ook dat de vrijwilligers zich prettig voelen in hun rol. Door een goede begeleiding vrijwilligers ook enthousiast te houden en als ambassadeurs voor de vereniging weer nieuwe vrijwilligers aanbrengen.”

2. “Iedere vrijwilliger weet zich gehoord en voelt zich thuis binnen ............” 3. “Er zijn voldoende begeleiders van vrijwilligers binnen ............ De verschillende commissies hebben elk een persoon in hun commissie die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de vrijwilligers binnen zijn afdeling.” Er zijn drie soorten begeleiding van vrijwilligers: “het scheppen van goede werkvoorwaarden”, “de taakgerichte begeleiding” en “de persoonlijke begeleiding”. Deze drie soorten van begeleiding zullen toegelicht worden. SCHEPPEN VAN GOEDE WERKVOORWAARDEN Het is belangrijk dat er goede werkvoorwaarden zijn voor de vrijwilligers. Deze kunnen door de vereniging zelf worden vastgesteld of hiervoor zijn wettelijk vastgestelde regelingen. De werkvoorwaarden die van belang zijn voor een vereniging zijn de volgende: Duidelijkheid over rechten en plichten: Wat mag een vrijwilliger wel en wat niet? Er moet duidelijkheid zijn met betrekking tot de taken die de vrijwilliger moet uitvoeren en wat niet binnen zijn werkveld valt. Het moet duidelijk zijn bij wie de verantwoordelijkheid ligt, is dit bij de vrijwilliger of bij de vereniging? Daarnaast zijn er een aantal verplichtingen waaraan vrijwilligers zich verbinden als ze vrijwilliger worden; Verzekeringen: In hoeverre is een vrijwilliger verzekerd? Moet een vrijwilliger zichzelf verzekeren binnen de vereniging, of heeft de vereniging een verzekering waar alle vrijwilligers toe behoren; Onkostenvergoeding: Worden de vrijwilligers vergoed voor hun taken middels een financiële bijdrage, of krijgen ze een beloning in natura, bijvoorbeeld in de vorm van een vrijwilligersdag TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

13


of –avond. Voor een vrijwilliger kan dit belangrijk zijn en mede bepalen hoe ze zich zullen inzetten voor de vereniging; Begeleiding: Hoe worden de vrijwilligers binnen ........... begeleid? De vrijwilligers moeten worden ondersteund gedurende het proces van vrijwilliger. Dit zal in handen liggen van de vrijwilligerscommissie, wat dit weer kan onderverdelen onder de commissies / afdelingen / coördinatoren. TAAKGERICHTE BEGELEIDING Hierbij gaat het vooral om cursussen die worden aangeboden vanuit de vereniging. Dit zal gaan om cursussen die passen bij de taakomschrijving van de desbetreffende vrijwilliger. Je kunt hierbij denken aan scheidsrechters cursussen, trainerscursussen en dergelijke. Daarnaast is er begeleiding op het gebied van inhoud van de taken, de onderlinge samenwerking en de positie binnen de vereniging. De vrijwilligers zullen begeleid worden in dit proces, om zo de vrijwilliger op de juiste positie binnen ........... te krijgen. Op deze manier rendeert iedere vrijwilliger optimaal. PERSOONLIJKE BEGELEIDING Hierbij gaat het om evaluatiegesprekken of tevredenheidenquêtes. Deze gesprekken kunnen individueel worden gehouden of in groepen. Het is vooral van belang dat mensen die pas bij de vereniging zijn als vrijwilliger deze gesprekken vaker hebben. Deze gesprekken gaan over het algemeen over de volgende onderwerpen: persoonlijke doelen en verwachtingen, hoe wordt het werk ervaren en waardering/erkenning, daarnaast zullen in deze gesprekken de kennis en vaardigheden van een vrijwilliger besproken worden. Een cursus die een vrijwilliger kan gaan volgen zijn cursussen geïnitieerd vanuit de KNVB. In bijlage 2 zijn mogelijke cursussen terug te vinden, verdeeld onder de volgende drie koppen: vrijwillig kader, trainers/coaches en arbitrage.

3.1 IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘OPLEIDEN’ 1. Cursussen voor vrijwilligers: Het aanbieden van cursussen, aan vrijwilligers die hier behoefte aan hebben. Dit wordt steeds belangrijker binnen ..........., want de vereniging groeit. Het dames voetbal maakt een sprong en ook het G-voetbal wordt groter. Daarnaast is het voor ........... noodzakelijk om professioneler te werk te gaan. Dit betekent dat er mensen met bepaalde kennis nodig zijn binnen de vereniging. Als er mensen zich aanbieden als vrijwilliger, hoeven zij die kennis nog niet te hebben. Door een cursus te volgen, krijgen vrijwilligers meer kennis met betrekking tot een bepaald onderwerp, waardoor ze in staat worden geacht om beter te functioneren binnen de vereniging. Dit helpt mee aan de ontwikkeling van de vereniging. Daarnaast wil de vereniging het sportieve niveau van de vereniging en het individu verbeteren. Dit betekent dat ze in de jeugd al moeten beginnen met goede begeleiding. Dan zijn trainers met papieren zeer welkom. De vrijwilligers kun je op verschillende manieren op de hoogte houden van de mogelijke cursussen. Dit kan doormiddel van de website, via de commissies en via mondelinge communicatie. Het moet duidelijk zijn voor de vrijwilligers welke cursussen er beschikbaar zijn, hoe ze kunnen deelnemen en hoe het financieel is geregeld.


14


Mogelijke onderwerpen cursus: Er zijn verschillende soorten cursussen die betrekking kunnen hebben op een vrijwilligers. Dit zijn de meest relevante onderwerpen (zie bijlage 2): KNVB: De KNVB stelt trainerscursussen ter beschikking, waarin een trainer zich ontwikkelen tot een trainer van een hoger niveau; Algemeen: Er zijn algemene cursussen waarin bijvoorbeeld de omgang met kinderen aan bod komt. Op deze manier ontwikkelt de vrijwilliger zich op ‘sociaal’ gebied; Bijscholing: Een vrijwilliger kan een cursus volgen die aansluit op de functie die hij/zij zal gaan beoefenen binnen de vereniging. Door wie: Het verzamelen van de cursussen zal centraal worden gedaan door de vrijwilligerscommissie. Zij kunnen ervoor zorgen dat deze gegevens doorgespeeld worden aan de vrijwilligers. De input van de het cursussenbestand komt vanuit de commissies/afdelingen. Zij kunnen aangeven welke cursussen relevant zijn voor de vrijwilligers. Het is de verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscommissie om een centraal bestand op te stellen met mogelijke cursussen. Daarnaast is het handig om een overzicht te hebben van wie welke cursus aan het doen is of gedaan heeft. Wanneer: Het bestand met cursussen moet voor aanvang van het seizoen worden opgesteld. Daarnaast moet de informatie het gehele jaar beschikbaar zijn voor de vrijwilligers. Er kan extra aandacht aan worden besteed voor en na de competitie of in de winterstop. 2. Workshops: Gedurende het seizoen is het mogelijk om een workshop te organiseren voor vrijwilligers. Met behulp van een workshop leren zij iets extra’s met betrekking tot een bepaald onderwerp. Daarnaast brengen workshops de vrijwilligers bij elkaar, waardoor ze elkaar ook beter leren kennen. Workshops kunnen georganiseerd en gegeven worden door de vereniging zelf, maar de vereniging kan de workshops ook laten uitvoeren door externen. De keuze zal afhankelijk zijn van het onderwerp waarover de workshop zal moeten gaan en de expertise die er op dat gebied is binnen de vereniging. Een workshop kan gezien worden als een extraatje voor vrijwilligers en op deze manier ook gekoppeld worden aan de B: Belonen. Door wie: Workshops kunnen georganiseerd en gegeven worden door de vereniging zelf, maar de vereniging kan de workshops ook laten uitvoeren door externen. De keuze zal afhankelijk zijn van het onderwerp waarover de workshop zal moeten gaan en de expertise die er op dat gebied is binnen de vereniging. Wanneer: Een workshop is vaak niet tijdsgebonden, of het moet met een bepaald achterliggend doel worden georganiseerd. Dit doel moet dan betrekking hebben op een jaargetijde waardoor het van belang is dat de workshop op een bepaald moment gehouden moet worden. Dit is dus de uitzondering, en dit TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

15


geeft aan dat in sommige gevallen een workshop wel tijdsgebonden is. Een optie is om een workshop te houden aan het begin of eind van het seizoen. Op deze manier is het of een frisse start van een nieuwe seizoen, of een mooie afsluiting van het seizoen. 3. Informatie avonden: Vanuit de vereniging kunnen er informatieavonden georganiseerd worden voor de vrijwilligers. Op deze manier kunnen de vrijwilligers op de hoogte worden gebracht van ontwikkelingen binnen de vereniging. De vrijwilligers blijven dan gebonden aan de vereniging en weten wat er speelt. Een informatieavond kan ook worden georganiseerd om instructies te geven met betrekking tot een bepaalde vrijwilligersfunctie. Een informatieavond dient echter wel leerzaam te zijn, daarom is het van belang dat deze goed wordt voorbereid en dat een aantal punten meegenomen worden. De volgende punten zijn belangrijk: Doel; Inhoud (onderwerpen en thema’s); Wie spreekt?; Tijd en duur. Door wie: Een informatieavond voor vrijwilligers zal georganiseerd worden door de vrijwilligerscommissie. Zij zullen dit doen in samenwerking met de verschillende commissies/afdelingen/coördinatoren. Wanneer: Een informatie avond zal in ieder geval moeten plaatsvinden aan het begin van het seizoen. Er kan dan informatie verstrekt worden die belangrijk is bij aanvang van het nieuwe seizoen. Daarnaast kan een informatieavond georganiseerd worden voor een belangrijke gebeurtenis, of 1 keer in de 2 maanden om de vrijwilligers op de hoogte te houden van verenigingsactiviteiten. 4. ‘Coach de coach’: Dit is het belangrijkste aspect van opleiden. Vrijwilligers moeten bereid zijn elkaar te helpen om elkaar naar een hoger plan te tillen. Door elkaar te coachen, te verbeteren en op te leiden, krijgen vrijwilligers steeds meer affiniteit met hun rol als vrijwilliger. Dit geldt echter niet alleen voor de vrijwilligers maar ook voor het bestuur van de vereniging. Commissies/afdelingen moet elkaar opleiden en elkaar controleren, hetzelfde geldt voor de coördinatoren en trainers. ........... moet een vereniging worden waarin het opleiden grotendeels onderling gebeurd, een cursus, informatieavond of een andere vorm van informeren kan hier aan bijdragen. Door wie: Dit moet gebeuren door iedereen die een vrijwilligers is binnen ............ De vrijwilligers moeten elkaar corrigeren als er iets fout gaat, elkaar helpen indien nodig en mede hierdoor elkaar opleiden. Dit moet echter ook gebeuren binnen het bestuur (bestuursleden, commissies, e.d.). Zij moeten elkaar ook opleiden. Wanneer: Dit moet altijd gebeuren. Er is geen specifiek moment waarop dit dient te gebeuren. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

16


3.2 IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘TEVREDENHEIDSONDERZOEK’ 1. Uitzetten enquête: De enquête heeft als doel om de tevredenheid onder de vrijwilligers te meten. Dit tevredenheidonderzoek zal een beeld schetsen van de tevredenheid van de vrijwilligers. Aan de hand van de enquête (zie bijlage 3) kan de vrijwilliger uitleggen wat hem wel en niet bevalt binnen de vereniging. De enquête zal inventariserend moeten zijn en zal bijvoorbeeld de vragen: wat kan beter? en wat is goed? en wat niet? beantwoorden. De volgende onderwerpen zullen in de enquête terugkomen: Organisatie; Communicatie; Materiaal; Begeleiding. Door wie: De enquête zal worden opgezet door de vrijwilligerscommissie. Dit zou een standaard vragenlijst kunnen zijn die ieder jaar weer terug komt. Een voorbeeld is te vinden in bijlage 3. De vrijwilligerscommissie zorgt er ook voor dat de vrijwilligers deze enquête invullen. Het ligt aan de ontwikkeling van de vereniging of de vragenlijst op den duur steeds moet worden aangepast. De organisatie kan veranderen, net zoals het beeld van de vrijwilligers over de organisatie. Bepaalde vragen kunnen worden bijgevoegd of verwijderd. Dit is afhankelijk van de hetgeen waarop je antwoord wil hebben. Wanneer: Deze enquête kan jaarlijks worden uitgezet. Het is aan te raden om dit in de winterstop te doen, aangezien het seizoen dan al een tijd op weg is en er met behulp van de resultaten de tweede seizoenshelft aanpassingen gedaan kunnen worden. 2. De evaluatiegesprekken met commissiebestuurders en coördinatoren: Het houden van evaluatiegesprekken met vrijwilligers is belangrijk om op de hoogte te blijven. Deze gesprekken zullen echter alleen gehouden worden met de vrijwilligers die zich in de bestuurlijke delen van ........... begeven. In deze gesprekken kunnen diverse onderwerpen besproken worden. De mensen waarmee een evaluatiegesprek gehouden zal worden zijn: Voorzitter van iedere commissie; Coördinatoren; Eventuele andere prominente mensen binnen de vereniging. Door wie: De vrijwilligerscommissie is er verantwoordelijk voor dat er gesprekken gaan plaatsvinden. Zij moeten ervoor zorgen dat er met alle coördinatoren/voorzitters van commissies/afdelingen een evaluatiegesprek plaatsvindt. Op deze manier blijft de vereniging op de hoogte van datgene wat zich binnen de vereniging afspeelt. Eventuele onvrede of andere knelpunten kunnen op deze manier verholpen worden. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

17


Wanneer: Deze gesprekken kunnen het beste plaatsvinden rond de winterstop en het einde van de competitie. Rond de winterstop, omdat verbeterpunten dan meteen kunnen worden toegepast. Daarnaast kan er aan het einde van het seizoen worden geëvalueerd, zodat informatie die hieruit naar voren komt in het nieuwe seizoen kan worden toegepast.


18


HOOFDSTUK 4: BELONEN Na de B van ‘begeleiden’, komt de B van ‘belonen’. Deze B’s overlappen elkaar, want tijdens het begeleiden komt een stukje waardering kijken. Gedurende de begeleiding van vrijwilligers krijgen ze wel eens een schouderklopje of iets dergelijks als ze het goed doen. Daarnaast loopt de B van ‘belonen’ weer over in de volgende B, het ‘behouden’ van mensen. Door ze een blijk van waardering of een geschenk te geven, voelen de vrijwilligers zich gewaardeerd en meer verbonden met de vereniging. Hierdoor zullen ze zich blijven inzetten en zal de vereniging goed blijven draaien. ........... kan zichzelf een aantal vragen stellen met betrekking tot deze B. Deze vragen kunnen ........... helpen om te bepalen op welke manier ze hun vrijwilligers het beste kunnen belonen. Dit zijn de volgende vragen: Wat wil de vrijwilliger halen uit het vrijwilligerswerk? Wat heb ik te bieden? Wie is verantwoordelijk voor het 'belonen'? Hoe zit het met onkosten, reiskosten, verzekering? Wanneer is de vrijwilliger tevreden? Doelstellingen van ........... voor het ‘belonen’ van vrijwilligers: 1. “Het doel/streven van de beloning van vrijwilligers is om hen een extraatje te geven en hen belangrijker te maken binnen de vereniging. De beloning bestaat in veel gevallen uit consumptiebonnen of kleding, maar ook belonen door middel van aandacht, een gesprek en luisterend oor is voor ons een doel. Daarnaast is vooral de waardering die een vrijwilliger krijgt de beste beloning.” 2. “Mensen die kosten maken door het werk wat ze voor ........... doen tegemoet komen in de kosten.” 3. “Vrijwilligers zijn erg belangrijk voor ........... en zullen daarom een streepje voor moeten hebben binnen de vereniging op diegenen die zicht niet inzetten als vrijwilliger.” Het belonen van vrijwilligers is een belangrijk punt, want iedere vrijwilliger houdt van een blijk van waardering. Mensen kunnen op allerlei verschillende manieren beloond worden, bijvoorbeeld doormiddel van geld, een attentie, een receptie of een feestavond. Maar bij vrijwilligers gaat het niet om het geld, zij hebben vaak andere motieven om vrijwilligerswerk te doen. Het is belangrijk als vereniging om de motieven van de vrijwilligers te weten. Hieronder volgen een paar motieven die vrijwilligers binnen een vereniging kunnen hebben: Mensen zoeken een leuke en zinvolle tijdsbesteding; Mensen doen vrijwilligerswerk uit maatschappelijke of ideële betrokkenheid; Mensen willen hun talenten en mogelijkheden benutten en/of verder ontplooien; Mensen gebruiken vrijwilligerswerk om hun dag te structureren en/of weer in een arbeidsritme te komen; Mensen willen verantwoordelijkheid dragen en invloed uitoefenen; Mensen zijn op zoek naar sociale contacten; Mensen die zich willen associëren met bepaalde groepen; Mensen die door familie betrokken raken bij de vereniging. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

19


De motieven zijn te achterhalen door er aandacht aan te besteden tijdens de tweede B, van ‘begeleiden’. Hier kunnen gesprekken gevoerd worden om achter de motieven van de vrijwilligers komen. Vrijwilligers die op zoek zijn naar sociale contacten, kunnen beloont worden door middel van een receptie of een feestje. Mensen die hun talenten willen benutten binnen de vereniging, zijn al eerder tevreden met een attentie of een compliment. Zo kunnen vrijwilligers op verschillende manieren worden beloond/gewaardeerd. Verschillende vormen van belonen/waarderen: Serieus nemen; Regelmatig werkoverleg; Persoonlijke coaching; Betrekken bij het beleid; Inspraak geven; Eigen taak/verantwoordelijkheid geven; Wij-gevoel geven; Goed informeren; Mogelijkheid tot gratis opleiding of trainingen; Passende onkostenvergoeding; Risico verzekering; Organiseren van Vrijwilligersdag o.i.d.; Aandacht bij ziekte, jubilea, feestdagen; Ruim aandacht geven bij vertrek; Proberen betrokken te houden bij de vereniging; Complimentjes geven.

4.1 IMPLEMENTATIE / AVIES: ‘BELONEN’ 1. Attenties ( ziekte, feestdagen, jubilea): Vereniging ........... kan mensen op een hele gemakkelijke manier belonen en waardering uitspreken. Als het gaat om ziektes of het overlijden van een vrijwilliger kan hier simpel op in worden gespeeld. Er kan bijvoorbeeld een fruitschaal gebracht worden of een bloemetje of een kaartje naar de desbetreffende familie gestuurd worden. Dit toont medeleven naar de vrijwilliger toe en laat zien dat de vereniging een ‘wij-gevoel’ uitspreekt. Daarnaast kan ieder jaar de vrijwilligers op vaste momenten beloont worden voor hun inzet gedurende het seizoen. Dit kan door attenties te geven aan de vrijwilligers op vaste momenten. Het kan in de vorm van en kleine attentie of kaartje tijdens de feestdagen, zoals “Fijne feestdagen” en “Gelukkig Nieuwjaar”. Een kleine attentie kan van alles zijn, het hoeft zeker niet iets groots te zijn, maar alleen een blijk van waardering, bijvoorbeeld een kerstkaart. Ten slotte kan vereniging ........... ook nog jubilarissen in het zonnetje zetten. Vrijwilligers die al zoveel jaar hun hart en ziel in de vereniging hebben gestoken kunnen in het zonnetje gezet worden in het bijzijn van andere vrijwilligers/ bestuursleden. Dit kan ook tijdens een nieuwjaarsreceptie, al is deze in principe hiervoor niet bedoeld. Door wie: De vrijwilligerscommissie is verantwoordelijk voor deze attenties. De vrijwilligerscommissie beschikt over alle gegevens van de vrijwilligers. Het is een kleine moeite om een attentie te sturen naar een zieke vrijwilliger of ieder jaar rond dezelfde tijd een kleine attentie te schenken aan de vrijwilligers. De vrijwilligerscommissie moet kiezen welke attenties ze gaan invoeren binnen de vereniging. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

20


Wanneer: De vrijwilligerscommissie moet eerst voor zichzelf bepalen op welke momenten in het jaar zij een attentie geven aan voor de vrijwilligers. Dit kan op feestdagen zijn zoals kerst, oud en nieuw, Pasen of een zelfgekozen datum aan het einde of halverwege het seizoen. Vanuit de vereniging kan er besloten worden om één attentie te doen of meerdere gedurende het seizoen. Daarnaast is het redelijk als de vrijwilligerscommissie snel reageert op ziekte of overlijden, zodat er snel een kaartje of fruitmand naar de desbetreffende vrijwilliger wordt gestuurd. 2. Feestavonden/recepties ( voor sociale contacten): Veel vrijwilligers binnen de vereniging zien het vrijwilligerswerk als een tijdinvulling van hun leven. Ze willen iets doen voor de verenigingsleven en doen het voor de sociale contacten. Binnen de vereniging zijn er veel mensen uit de buurt en die leren ze zo goed kennen. Deze vrijwilligers zijn op heel gemakkelijke manier te belonen. Je hoeft er alleen voor te zorgen dat de vrijwilligers samenkomen. Dit kan door middel van feestavonden, vrijwilligersavonden en recepties. Hier kunnen de vrijwilligers gezellig samenkomen, en drankje drinken en een hapje eten. Het is voor de vrijwilligers een ontmoetingsplaats. Binnen vereniging ........... is het ook van belang dat er een ‘wijgevoel’ gecreëerd wordt. De vereniging wordt steeds groter en er komen steeds meer verschillende vrijwilligers. Ieder heeft zijn eigen behoefte. Er moet voorkomen worden dat iedereen langs elkaar op loopt. Goede samenwerking komt ten goede van de ontwikkeling van de vereniging. Daarbij kan gedacht worden aan een Nieuwjaarsborrel, kerstborrel of gewoon een vrijwilligersfeest aan het einde van het seizoen. Door wie: De vrijwilligerscommissie is er voor verantwoordelijk dat deze avonden gehouden worden. Zij kiezen welke avonden ze willen houden. Bovendien is de vrijwilligerscommissie op de hoogte van de behoeftes van de vrijwilligers. Zij weten precies wat ze willen. Daarnaast zorgt de vrijwilligerscommissie voor het versturen van de uitnodigingen en het vastzetten van de datums. De vrijwilligerscommissie kan hulp inschakelen van de activiteitencommissie/afdeling die dan heeft feest organiseren. Uiteindelijk blijft de vrijwilligerscommissie de verantwoordelijke voor een goed verzorgd feest. Wanneer: Zoals de Nieuwjaarsborrel en kerstborrel al aangeven is dit tijdens de feestdagen. Maar je hoeft niet per se op deze dagen het te houden. Er kan ook gekozen worden voor het midden van het seizoen of aan het einde. Het ligt er dus aan welke feesten er worden georganiseerd. 3. Passende onkostenvergoeding, mogelijkheid tot (deels) gratis opleidingen De vrijwilligers binnen de vereniging hebben altijd de behoefte gewaardeerd te worden en daarmee beloond te worden. Dit kan heel om iets heel kleins gaan. Indien een vrijwilliger zich goed inzet en betrokkenheid tot bij de vereniging zou een vrijwilliger gratis (of voor een deel vergoed) opleidingen kunnen volgen om zijn of haar functioneren te verbeteren of mogelijkheid te hebben om door te stromen binnen de vereniging. Dit is een manier van belonen om waardering uit te spreken over de betreffende vrijwilliger. De vrijwilliger hoeft hier natuurlijk niet op in te gaan, maar het is een mooi gebaar en de vrijwilliger zal zich gewaardeerd voelen. Daarnaast maken vrijwilligers vaak onkosten TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN 21 Hogeschool van Arnhem en Nijmegen


zoals benzineverbruik. Dit kan vergoed worden door de vereniging als beloning van zijn of haar verrichte werkzaamheden. Dit zal een positief effect hebben op de vrijwilliger doordat hij/zij zich gewaardeerd voelt binnen de vereniging. Door wie: De vrijwilligerscommissie is verantwoordelijk op het gebied van vrijwilligers. Het belonen van vrijwilligers valt hier dus ook onder. De opleidingen en onkostenvergoedingen zullen uiteraard wel bepaald worden in samenwerking met het hoofdbestuur. Wanneer: Het belonen op deze manier kan uitgevoerd worden indien vrijwilligers veel voor de vereniging betekenen, lang bij de vereniging actief zijn of van grote waarde (meer dan gemiddeld) zijn voor de vereniging. Dit is situatie-afhankelijk. Het is wel van belang dat iedere vrijwilliger te maken krijgt met verschillende beloningsvormen en dat dit geen scheve verhoudingen oproept. 4. Complimentjes geven, vrijwilliger betrekken bij de vereniging Zoals eerder naar voren is gekomen kunnen beloningsvormen klein en simpel zijn. Dit geldt voor het geven van complimentjes en het betrekken van de vrijwilliger bij de vereniging. Een compliment geven spreekt voor zich en kan een vrijwilliger een gevoel van waardering geven. Dit zorgt voor een goede sfeer, waardoor vrijwilligers zich thuis kunnen voelen. Daarnaast is het belangrijk de vrijwilliger te betrekken bij de vereniging. Dit kan op veel verschillende manier, door bijvoorbeeld naar de mening te vragen van vrijwilligers over een bepaald onderwerp dat speelt bij de vereniging. De vrijwilligers zijn actief op de werkvloer en kunnen ook input geven aan het bestuur over bepaalde kwesties binnen de vereniging. De vrijwilliger zal zich gewaardeerd voelen als hij/zij gevraagd wordt om zijn of haar mening met betrekking tot kwesties of beleidsmatige onderwerpen door de vereniging. Dit zorgt voor een hoge betrokkenheid en kan leiden tot een verlaging van het verloop van vrijwilligers binnen de vereniging. Door wie: Dit zal aangestuurd worden door de vrijwilligerscommissie. Uiteindelijk zal dit uitgevoerd moeten worden door de gehele vereniging. Dit is meer een omgangsvorm met elkaar binnen de vereniging en zal dit in de vereniging moeten groeien. Wanneer: Dit zal constant op een gepaste tijd uitgevoerd kunnen worden. Het is meer een bepaalde omgang met elkaar waar geen vaste tijd aan verbonden is.


22


HOOFDSTUK 5: BEHOUDEN De vierde B van het vrijwilligersbeleid is ‘behouden’. Een belangrijke vraag die hierbij gesteld kan worden is: Wat heb je aan nieuwe vrijwilligers als je ze niet kan behouden? ........... heeft op dit moment al vele vrijwilligers maar hoe behoud je nu vrijwilligers? Er moet voor worden gezorgd dat vrijwilligers het naar hun zin hebben. De vrijwilligers moeten voor zichzelf een doel voor ogen hebben waar ze hun motivatie vandaan halen. Het moet niet gebeuren dat de vrijwilliger zich gaat vervelen en vind dat hij of zij geen toegevoegde waarde meer is voor de vereniging. Er moet worden gezorgd voor een uitdaging. Doelstellingen van ........... voor het ‘behouden’ van vrijwilligers: 1. “Een goed vrijwilligers korps te houden om de extra zaken binnen de vereniging naast het voetbal te blijven aanbieden. Ook het onderhouden en verzorgen van de accommodatie kunnen blijven inzetten zonder extra kosten. Hierdoor houden we het voetbal ook betaalbaar.” 2. “Het mooiste wat we zouden kunnen bereiken is dat wij taken moet gaan zoeken voor het aanbod wat we aan vrijwilligers hebben.” 3. “Een belangrijk doel van ........... met betrekking tot het behouden van vrijwilligers is dat de vrijwilligers plezier hebben in wat ze doen en in een prettige werkomgeving functioneren.” De B van ‘behouden’ staat in verbinding met alle voorgaande B’s. Als de eerste drie B’s goed uitgewerkt zijn is dit een goede stap om meer vrijwilligers te behouden. Bij de B van ‘behouden’ kun er geëvalueerd worden of de vorige B’s goed geïmplementeerd zijn binnen de vereniging. Dit gaat via een evaluatie en een tevredenheidsonderzoek. Deze B zorgt ervoor dat mensen zichzelf kunnen blijven ontwikkelen bij de vereniging en zichzelf een toegevoegde waarde vinden binnen de vereniging. Dit zal wederom gedaan kunnen worden middels een evaluatiegesprek. Dit zou dus tegelijkertijd met het begeleiden behandeld kunnen worden. Alleen komen er nu een aantal punten bij die belangrijk zijn voor het behouden van de vrijwilligers binnen ............ Dit zijn de volgende punten: Wat wil de vrijwilliger bereiken, wat zijn haar of zijn doelen? Zijn de werkzaamheden nog uitdagende genoeg voor de vrijwilliger? Is de vrijwilliger toe aan een nieuwe stap (dit kan inhouden; een andere functie of meer diverse werkzaamheden)? Waar ........... op den duur naar moet gaan kijken is, of ........... de vrijwilligers de mogelijkheid geven om te groeien binnen de vereniging. Geeft de vereniging de vrijwilligers de mogelijkheid om zichzelf tot een hoger niveau te ontwikkelen? Als hiervoor de mogelijkheid is zal de motivatie van de vrijwilligers groeien. Wat gebeurt er met vrijwilligers die zijn uitgekeken op hun functie binnen de vereniging? Gaat de vereniging proberen hen voor dezelfde functie te behouden of bieden ze een andere functie aan. Op welke manier kan de vereniging de vrijwilligers bij zich houden? Het is essentieel dat een vrijwilliger tevreden en gemotiveerd is gedurende het functioneren binnen de vereniging. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

23


5.1 IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘BEHOUDEN’ Zoals in het hoofdstuk begeleiden van de vrijwilligers al is aangegeven, komt dat ook weer terug in het hoofdstuk behouden. Een tevredenheidonderzoek kan er namelijk voor zorgen dat ontevreden vrijwilligers hun onvrede uiten. Om vrijwilligers te behouden moet duidelijk zijn wat de vrijwilligers dwars zit. Wanneer vrijwilligers aangeven ermee te stoppen en achteraf de reden aangeven ben je als vereniging al te laat. ........... is een vereniging die zijn vrijwilligers hard nodig heeft. Zonder deze vrijwilligers zou de vereniging niet kunnen functioneren. 1. Evaluatiegesprekken De evaluatiegesprekken zullen niet op alle niveaus binnen de vereniging plaats vinden. Deze evaluatie gesprekken vinden alleen plaats op kaderniveau. ........... is te groot om met iedereen in gesprek te gaan. Dit zal heel veel tijd gaan kosten. Daarom zullen er alleen evaluatiegesprekken komen met coördinatoren en leden van de commissies. Zij zitten op de belangrijkere functie binnen de vereniging en kunnen alles goed overzien. Dit scheelt veel tijd en zorgt ervoor dat de belangrijkste informatie toch naar boven komt. Door wie: De verantwoordelijkheid van deze gesprekken ligt bij de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie moet ervoor zorgen dat de evaluatiegesprekken gevoerd worden. Daarnaast krijgt de vrijwilligerscommissie de beschikking over alle resultaten en kunnen zij de resultaten bundelen. Zo kan er in één oog opslag gezien worden waar de problemen binnen ........... zich bevinden. Er kunnen problemen naar voren komen die betrekking hebben op de gehele vereniging. Deze worden dan opgelost door het dagelijks bestuur. Kleinere problemen kunnen binnen de commissies/afdelingen zelf worden opgelost. 2. Tevredenheidonderzoek (bijlage 3) Tevredenheidonderzoeken vinden plaats binnen het uitvoerende gedeelte van de vereniging. Onder de vele vrijwilligers die het goed voor hebben met de vereniging. Wanneer er met iedere vrijwilliger apart een gesprek gevoerd wordt neemt dit veel tijd in beslag. Daarom is het verstandig om onder deze vrijwilligers een enquête uit te zetten. Met deze enquête kan de tevredenheid gemeten worden onder de vrijwilligers. Hieruit kunnen belangrijke zaken worden opgemaakt, die kunnen leiden tot acties voor bepaalde commissies/afdelingen en/of het bestuur. Door wie: Deze enquêtes zullen worden opgesteld door de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie is ook verantwoordelijk voor de respons op de enquête. Deze kan worden verspreid in samenwerking met de website beheerder of via een andere manier. Wanneer?: De gesprekken en het uitzetten van het tevredenheidonderzoek kunnen het beste plaatsvinden rond de winterstop en het einde van de competitie. Rond de winterstop kan dit, omdat de verbeterpunten dan meteen kunnen worden toegepast. Daarnaast kan dit aan het einde van het seizoen zodat alles geëvalueerd kan worden, en dit weer meegenomen kan worden naar het nieuwe seizoen. TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

24


HOOFDSTUK 6: BEËINDIGEN De vijfde B staat voor ‘beëindigen’. Dit hoeft echter niet als negatief gezien te worden. Het gaat erom hoe om te gaan met een vrijwilliger die zijn vrijwilligerswerk wilt beëindigen. Beëindigen wordt vaak geassocieerd met negatief, maar het hangt ervan af waarom iemand zijn/haar taken erbij neer legt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de vrijwilliger zijn taak niet meer kan combineren met het werk dat hij/zij doet. Het kan echter ook zo zijn dat er iets gebeurd is in de privé sfeer van een vrijwilliger. Helaas kun je hier als vereniging niet veel tegen doen. De vereniging kan het eigenlijk alleen maar accepteren. Het kan echter ook andere redenen hebben, zoals: Te weinig uitdaging in het vrijwilligerswerk; De sfeer binnen de vereniging niet aangenaam vinden; Het vrijwilligerswerk is te moeilijk. Doelstellingen van ........... voor het ‘beëindigen’ van vrijwilligers: 1. “Er voor zorgen dat bij beëindiging de vrijwilliger en de vereniging een goed gevoel over houden aan de tijd bij de vereniging. Ook wil de vereniging van een juiste beëindiging leren om zo ongewenste vertrekken in de toekomst te voorkomen.” 2. “De vrijwilliger die stopt bij ........... is juist diegene die wervend kan spreken over het vrijwilligerswerk bij ............ De manier waarop we omgaan met mensen die stoppen zijn onze reclame voor werving.”

3. “De beëindiging van vrijwilligers zorgt voor input voor het verbeteren en continueren van het vrijwilligersbeleid.” Voor vereniging ........... is het dus van belang om te weten wat de exacte reden is dat een vrijwilliger stopt met zijn taken. Door dit te achterhalen, kan het eventuele vertrek van een andere vrijwilliger in het vervolg voorkomen worden. Het kan namelijk voorkomen dat andere vrijwilligers stoppen om dezelfde reden. Wanneer een vrijwilliger stopt met zijn of haar werkzaamheden, zal er een gesprek gevoerd moeten worden. Dit gesprek zal een officieel gesprek zijn, en niet een die gevoerd wordt langs de zijlijn van het voetbalveld. Tijdens dit gesprek zal er echt op de reden van het vertrek worden in gegaan. Dit wordt tevens alleen gedaan bij redenen waar de vereniging ........... zelf wat aan kan doen. Verstandig is het om iemand binnen de vereniging hiervoor aan te stellen, zodat de gesprekken met de vrijwilligers plaats kunnen vinden. Binnen bijna iedere vereniging is er iemand aanwezig die gaat over de ledenadministratie of de algemene zaken. Zo een persoon kan de verantwoordelijkheid over de exitgesprekken dan op zich nemen. Het gaat hierbij dus alleen om gesprekken als mensen willen stoppen met het vrijwilligerswerk. Dit zijn waarschijnlijk maar een aantal gevallen per seizoen en hoeft dus op zich geen grote taak te zijn. Deze taak dient gecoördineerd en/ of uitgevoerd te worden door de vrijwilligerscommissie. De feedback die een vrijwilliger geeft, dient te worden verwerkt. Het kan namelijk zijn dat een andere vrijwilliger met hetzelfde probleem loopt. Door te weten waarom een vrijwilliger stopt, kan het probleem verholpen worden. Dit is echter alleen het geval als het probleem binnen het bereik TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN 25 Hogeschool van Arnhem en Nijmegen


van de vereniging ligt. Streeft een vrijwilliger een hoger doel na wat niet haalbaar is binnen ..........., dan is het niet mogelijk om dit op te lossen. Het probleem dat opgelost kan worden, dient te worden opgelost door de desbetreffende commissie waar de vrijwilliger onder viel. Vallen de problemen buiten een commissie/afdeling om, dan moet er gekeken worden waaraan dit probleem dan ligt. Er zal door vereniging ........... nagedacht moeten worden over de manier van afscheid nemen van de desbetreffende vrijwilliger. Het is namelijk erg belangrijk hoe de vrijwilliger later terug kijkt op de periode bij de vereniging. Het is niet te realiseren om voor iedere vrijwilliger een borrel te organiseren, maar er kan wel gedacht worden aan een klein aandenken. Dit zodat de vrijwilliger een goed gevoel overhoudt aan de tijd bij vereniging ........... en later eventueel kan terugkeren in een actieve of adviserende rol. Ook kan het ervoor zorgen dat hij/zij andere potentiële vrijwilligers enthousiasmeert voor het vrijwilligerswerk bij ............

6.1 IMPLEMENTATIE / ADVIES: ‘BEËINDIGEN’ 1. Het aanstellen van een persoon die zal gaan over de exitgesprekken: De exitgesprekken kunnen worden gedaan door een persoon die binnen de vereniging een functie bekleed binnen de ledenadministratie. Het kan echter ook een onderdeel worden van de vrijwilligerscommissie. Deze personen zullen met de desbetreffende vrijwilliger die wil stoppen met zijn of haar werkzaamheden een gesprek aan gaan om meer te weten te komen over de keuze die gemaakt is. Eventueel kunnen hier weer leerdoelen uit elkaar worden voor de toekomst door de vereniging. Voor vereniging ........... is het belangrijk dat ze beslissen met wie ze deze exitgesprekken gaan voeren. Ze hebben op den duur zoveel vrijwilligers rondlopen, dat er daardoor keuzes gemaakt moeten worden. Het is voor vereniging ........... het beste om deze gesprekken alleen te voeren op kaderniveau. Dit houdt in dat er exitgesprekken gevoerd gaan worden met de coördinatoren en de vrijwilligers binnen de commissies/afdelingen. Dit is het sturende orgaan binnen de vereniging. Als er op het uitvoerende niveau bepaalde zaken verkeerd gaan dient dit te worden opgevangen door de commissies/afdelingen en door de coördinatoren. Daarnaast zou het bij de vrijwilligers die bij de Een F-jeugd lopen veels te veel werk zijn. Deze groep vrijwilligers komt en gaat met bosjes. Deze mensen doen het meestal voor hun eigen kind. Het beste zou echter zijn als iedereen een exitgesprek zou krijgen, dit moet echter wel haalbaar zijn. Is dit niet het geval dan is het bovenstaande aan te raden. Wanneer: Dit gesprek dient plaats te vinden om het moment dat een vrijwilligers aangeeft dat hij ermee stopt. Dit is waarschijnlijk aan het einde van het seizoen. Hierdoor kan de vereniging werken aan de redenen van het beëindigen van de werkzaamheden van de vrijwilligers. Het is ook het beste als de vereniging kort na het bericht van de vrijwilliger om te stoppen een exitgesprek plaats gaat vinden. Dit moet niet verwateren.


26


HOOFDSTUK 7: IMPLEMENTATIE Dit onderdeel zal een beeld schetsen van hoe het vrijwilligersbeleid aan de hand van de 5 B’s geïmplementeerd kan worden binnen de organisatie. Dit hoofdstuk zal niet ingaan op de implementatie van de 5 B’s, dit is in de voorgaande hoofdstukken al aan bod gekomen. Het gaat vooral over de inrichting van de vrijwilligerscommissie (in hoofdstuk 1 is dit naar voren gekomen), en hoe te communiceren. Hiervoor zijn een aantal punten belangrijk zoals de communicatie binnen de vereniging. Zoals eerder al vermeld is het aan te raden om hiervoor een vrijwilligerscommissie in te richten die onder de afdeling ‘algemene zaken’ in de organisatie. Een vrijwilligerscommissie draagt zorg voor de vrijwilligers van de vereniging. De vrijwilligers zijn immers een van belangrijkste betrokkenen van een vereniging en zorgen voor bestaansrecht van een vereniging. Door een commissie op te zetten die zich specifiek richt op de vrijwilligers en zorgt dat vrijwilligers binnen de vereniging goed functioneren in een aangename omgeving kan bestaansrecht gewaarborgd worden. De vrijwilligerscommissie zal moeten bestaan uit de volgende personen: Een persoon die een vrijwilligersbestand opzet, en bijhoudt; Een persoon die kennis/achtergrond heeft met betrekking tot de juridische aspecten; Een persoon die evaluatiegesprekken af gaat nemen; Eventueel een persoon die alles coördineert. Deze personen kunnen het vrijwilligersbeleid vorm gaan geven en implementeren binnen de vereniging. Dit zal echter moeten gebeuren in samenwerking met meerdere prominentere mensen binnen de vereniging. Dit zijn mensen zoals de bestuursleden van ............ Op deze manier wordt het vrijwilligersbeleid breed gedragen binnen ............ Ook de communicatie is een belangrijk aspect. Hoe wordt het vrijwilligersbeleidsplan geïmplementeerd binnen de vereniging? Dit kan door middel van het introduceren van het plan via de website, een informatiebrochure of door middel van het inlassen van een speciale vergadering waarin het vrijwilligersbeleidsplan geïntroduceerd wordt. Deze vergadering zorgt er dan voor dat iedereen op de hoogte is van het vrijwilligersbeleidsplan. Het is gewenst dat er veel leden bij deze vergadering aanwezig zijn, zodat het vrijwilligersbeleidsplan ook breed gedragen kan worden binnen de vereniging. In de vergadering zullen de volgende punten terugkomen: Introductie van het vrijwilligersbeleidsplan; Activiteiten die ondernomen moet worden; Inrichting van de vrijwilligerscommissie; Samenvatting. Op deze manier is het mogelijk om het plan te introduceren en er tegelijkertijd erachter te komen of iedereen achter het plan staat. Daarnaast is het verstandig om dit op de eerstvolgende algemene ledenvergadering terug te laten komen, zodat mensen voorbereid zijn op wat gaat komen.


27


BIJLAGEN BIJLAGE 1: ORGANOGRAM VERENIGING ........... De organisatiestructuur van vereniging ........... begint bij het bestuur zoals ieder andere sportvereniging. Het bestuur heeft de volgende samenstellingen: voorzitter, secretaris, penningmeester en een vice-voorzitter. In de organisatiediagnose (toegevoegd aan het plan van aanpak) is meer informatie te vinden met betrekking tot de organisatie van ............ Het vrijwilligersbeleid zal worden verzorgd door een vrijwilligerscommissie bestaande uit 3 tot 4 personen. De vrijwilligerscommissie valt onder ‘Algemene zaken’ .


28


BIJLAGE 2: OPLEIDINGEN EN CURSUSSEN (KNVB) Vanuit de KNVB zijn er meerdere opleidingen en cursussen omtrent voetbaltechnische zaken. Deze lijst met opleidingen en cursussen zijn te vinden op de website van de KNVB (http://www.academie.knvb.nl/index.cfm?fuseaction=portal.showcourses). Dit zijn de volgende opleidingen en cursussen: Opleidingen voor vrijwillig kader: Jeugdvoetballeider Module F-pupillentrainer Module E-pupillentrainer Module D-pupillentrainer Pupillentrainer Juniorentrainer Technisch Jeugdcoördinator II Technisch Jeugdcoördinator III G-voetbaltrainer Keepercoach niveau II | Basiscursus keeperstrainer Keepercoach niveau III | vervolgcursus keeperstrainer Opleidingen voor trainer-coaches: UEFA C | Trainer-Coach III (TC III) Senioren UEFA C | Trainer-Coach III (TC III) Jeugd UEFA B | Trainer-Coach II (TC II) UEFA A | Trainer-Coach I (TC I) Senioren UEFA A | Trainer-Coach I (TC I) Jeugd UEFA Pro | Coach Betaald Voetbal (CBV) Trainer Coach Zaalvoetbal III Trainer Coach Zaalvoetbal II Bijscholing | Omgaan met afwijkend gedrag Bijscholing veldvoetbal | 'Ontwikkelen van een speelwijze' Bijscholing | Praktijkbegeleider Bijscholing zaalvoetbal | 'Ontwikkelen van een speelwijze' Leergang Management Betaald Voetbal Arbitrage-opleidingen: Pupillenscheidsrechter Juniorscheidsrechter Basisopleiding Scheidsrechter Veldvoetbal (BOS veld) Basisopleiding Scheidsrechter Zaalvoetbal (BOS Zaalvoetbal) Verkorte Basisopleiding Scheidsrechter Zaalvoetbal Verkorte Basisopleiding Scheidsrechter veld Scheidsrechter II Veld Scheidsrechter II Zaalvoetbal Scheidsrechter I Veld Scheidsrechter I Zaalvoetbal Assistent-Scheidsrechter TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

29


Rapporteur Veldvoetbal/Zaalvoetbal Praktijkbegeleider scheidsrechters (Veld/Zaal)

BIJLAGE 3: VRIJWILLIGER TEVREDENHEID ONDERZOEK Beste vrijwilliger, Welkom bij het Vrijwilligers Tevredenheid Onderzoek. Dit onderzoek wordt gedaan door de vrijwilligerscommissie die in het kader van het vrijwilligersbeleidsplan meer inzicht wil krijgen in de ervaringen, wensen en behoeften van de vrijwilligers. Het invullen van de vragen kost ongeveer 10 minuten. We hopen van harte dat je aan dit onderzoek mee wil doen. Wijze van invullen Hierna volgen 13 vragen. Per vraag zijn er meerdere antwoordmogelijkheden. Je vult het antwoord in dat het meeste overeenkomt met jouw persoonlijke situatie of het antwoord dat je mening het beste weergeeft. Iedere vrijwilliger vult individueel deze vragenlijst in. 1. Wat is je geslacht?

2. Wat is je leeftijd? ……………………. 3. Waar ben je voor onze vereniging actief als vrijwilliger?

4. Hoe lang ben je al vrijwilliger bij de vereniging?

5. Hoeveel uur per week ben je gemiddeld actief als vrijwilliger? -2 uur -4 uur -6 uur -8 uur -9 uur TRANSFERPUNT SPORT NIJMEGEN Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

30


6. De intake en wervingsprocedure zijn prettig en duidelijk.

7. Het is duidelijk wat de vereniging van mij verwacht.

8. De begeleiding door de vrijwilligerscommissie zou ik als volgt omschrijven.

9. Ik word voldoende geïnformeerd over de gang van zaken binnen de vereniging.

10. Ik doe mijn vrijwilligerswerk in het algemeen met voldoening/plezier.

11. Ik krijg voldoende waardering en beloning van de vereniging voor mijn vrijwillige inzet.

onvoldoende


31


12. Heb je behoefte aan een persoonlijk gesprek om de voortgang of problemen bij het uitvoeren van je taak te bespreken ? (Zo ja, geef bij opmerkingen aan hoe en wanneer we je kunnen bereiken)

13. Heb je interesse in een andere taak of functie ?

……………………………………………….. Tot slot willen we je vragen een rapportcijfer van 1 – 10 te geven over je algemene tevredenheid over het vrijwilligersbeleid. 1 2 3 4 (1 = zeer ontevreden)

5

6

7

8

9 10 (10 = zeer tevreden)

Opmerkingen:

Einde van de enquête. Bedankt voor je tijd en moeite.


32


BIJLAGE 4: IDEAALBEELD VRIJWILLIGERSBELEID (5B’S)

Binnenhalen - werving/intake

Contracten Vrijwilligersplan

Begeleiden - opleiden - coachen

Belonen - presentjes o.a. kerstcadeau - complimenteren

Behouden - evaluatie 2x per jaar

Evaluatieformulier

Beëindigen - exitgesprek - opvolgen


33


BIJLAGE 5: RESUMÉ DOELSTELLINGEN PER ‘B’ VAN DE 5B-METHODE Binnenhalen: 1.

2.

“Op een vrijwillige manier alle functies binnen de vereniging in te kunnen vullen, zodat naast het voetbal ook de randzaken goed kunnen blijven uitvoeren. Vrijwillig betekent dat de ouders/verzorgers en senioren leden niet worden gedwongen om een vrijwilligersfunctie te moeten uitoefenen als hun zoon/dochter of lid bij ........... willen voetballen.” “Het doel is dat er voldoende aanbod is aan vrijwilligers om de algemene doelstellingen van ........... te verwezenlijken.”

Begeleiden: 1.

2. 3.

“Door een goede begeleiding er voor te zorgen dat vrijwilligers blijven en de taken nog beter uitvoeren. Ook dat de vrijwilligers zich prettig voelen in hun rol. Door een goede begeleiding vrijwilligers ook enthousiast te houden en als ambassadeurs voor de vereniging weer nieuwe vrijwilligers aanbrengen.” “Iedere vrijwilliger weet zich gehoord en voelt zich thuis binnen ............” “Er zijn voldoende begeleiders van vrijwilligers binnen ............ De verschillende commissies hebben elk een persoon in hun commissie die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de vrijwilligers binnen zijn afdeling.”

Belonen: 1.

2. 3.

“Het doel/streven van de beloning van vrijwilligers is om hen een extraatje te geven en hen belangrijker te maken binnen de vereniging. De beloning bestaat in veel gevallen uit consumptiebonnen of kleding, maar ook belonen door middel van aandacht, een gesprek en luisterend oor is voor ons een doel. Daarnaast is vooral de waardering die een vrijwilliger krijgt de beste beloning.” “Mensen die kosten maken door het werk wat ze voor ........... doen tegemoet komen in de kosten.” “Vrijwilligers zijn erg belangrijk voor ........... en zullen daarom een streepje voor moeten hebben binnen de vereniging op diegenen die zicht niet inzetten als vrijwilliger.”

Behouden: 1.

2. 3.

“Een goed vrijwilligers korps te houden om de extra zaken binnen de vereniging naast het voetbal te blijven aanbieden. Ook het onderhouden en verzorgen van de accommodatie kunnen blijven inzetten zonder extra kosten. Hierdoor houden we het voetbal ook betaalbaar.” “Het mooiste wat we zouden kunnen bereiken is dat wij taken moet gaan zoeken voor het aanbod wat we aan vrijwilligers hebben.” “Een belangrijk doel van ........... met betrekking tot het behouden van vrijwilligers is dat de vrijwilligers plezier hebben in wat ze doen en in een prettige werkomgeving functioneren.”


34


Beëindigen: 1.

2.

3.

“Er voor zorgen dat bij beëindiging de vrijwilliger en de vereniging een goed gevoel over houden aan de tijd bij de vereniging. Ook wil de vereniging van een juiste beëindiging leren om zo ongewenste vertrekken in de toekomst te voorkomen.” “De vrijwilliger die stopt bij ........... is juist diegene die wervend kan spreken over het vrijwilligerswerk bij ............ De manier waarop we omgaan met mensen die stoppen zijn onze reclame voor werving.” “De beëindiging van vrijwilligers zorgt voor input voor het verbeteren en continueren van het vrijwilligersbeleid.”


35

VRIJWILLIGERSBELEID Auteurs: Opdrachtnemer: Projectleider: Vrijwilligersbeleidsplan. Datum:

Recommend Documents