Vrijwilligersbeleidsplan SV Zwolle Handbal 2010-2014 ‘Kiest voor vrijwilligerswerk!’
Thijs Bouwman Proeftuin coördinator SV Zwolle Handbal Quirina Isarin Stagiaire CALO Sportmanagement Mei 2010
Voorwoord SV Zwolle Handbal heeft, net als veel andere verenigingen, een tekort aan enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. Er is vooral een tekort aan scheidsrechters bij de senioren. De vrijwilligers die er zijn, zijn vaak belast met zware taken; bij gebrek aan nieuwe vrijwilligers worden openstaande vacatures vaak door de huidige vrijwilligers vervuld. Door dit tekort aan vrijwilligers kan de vereniging steeds minder goed functioneren en is het van levensbelang voor SV Zwolle Handbal om aandacht te besteden aan het vrijwilligerswerk binnen de vereniging! Om het tekort aan vrijwilligers op te lossen en het vrijwilligerswerk leuk en interessant te houden, is dit vrijwilligersbeleidsplan opgesteld. Het vrijwilligersbeleidsplan komt de huidige en nieuwe vrijwilligers tegemoet; er zijn duidelijke afspraken en regels vastgelegd hoe SV Zwolle Handbal om wil gaan met haar vrijwilligers. Het biedt zowel de vrijwilligers als de vereniging structuur en houvast. De vrijwilligers ‘dragen’ ten slotte de vereniging en vormen een belangrijke groep! Dit vrijwilligersbeleidsplan bestaat uit twee beleidstukken. Het eerste beleidsstuk is het vrijwilligersbeleid en omvat alle afspraken omtrent vrijwilligers in het algemeen. Dit beleidsstuk geldt echter niet voor de functie scheidsrechter. Voor de functie scheidsrechter is een apart beleidsstuk opgesteld: het scheidsrechtersbeleid.
Inhoud 2
Voorwoord........................................................................................................................................2 Inhoud...............................................................................................................................................2 1. Algemeen......................................................................................................................................5 1.1 Aanleiding.....................................................................................................................................5 1.2 Missie...........................................................................................................................................5 1.3 Visie..............................................................................................................................................5 1.4 Doelstellingen...............................................................................................................................5 1.5 Speerpunten.................................................................................................................................6 1.5.1 Vrijwilligerswerk....................................................................................................................6 1.5.2 Scheidsrechters......................................................................................................................6 1.5.3Vrijwilligerscommissie............................................................................................................6 1.5.4 Andere commissies................................................................................................................7 1.6 Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleid......................................................................................7 1.7 Regels voor vrijwilligers................................................................................................................7 1.8 Organogram..................................................................................................................................8 1.9 Communicatie.............................................................................................................................10 1.10 Vrijwilligersverzekering.............................................................................................................10 2. Vrijwilligersbeleid........................................................................................................................11 2.1 Werving en selectie...................................................................................................................11 2.2 Coördineren en registreren........................................................................................................11 2.3 Behouden van vrijwilligers..........................................................................................................11 2.3.1 Motivatie.............................................................................................................................12 2.3.2 Begeleiding en ondersteuning.............................................................................................12 2.3.3 Waarderen en belonen........................................................................................................12 2.3.4 Deskundigheidsbevordering................................................................................................13 2.4 Afkopen vrijwilligerswerk..........................................................................................................13
3
2.5 Sancties.......................................................................................................................................13 2.5.1 Tweede jaar weigeren vrijwilligerswerk..............................................................................13 2.5.2 Niet invullen keuzelijst.........................................................................................................13 2.5.3 Wel invullen keuzelijst, weigeren voor functie.....................................................................14 2.5.4 Niet betalen afkoopbedrag.................................................................................................14 2.5.5 Niet komen opdagen functie..............................................................................................14 3. Scheidsrechtersbeleid..................................................................................................................15 3.0.1 Speerpunten........................................................................................................................15 3.1 Werving en selectie....................................................................................................................15 3.2 Coördineren en registreren........................................................................................................15 3.3 Behouden van scheidsrechters...................................................................................................16 3.3.1 Motivatie............................................................................................................................16 3.3.2 Begeleiding en ondersteuning.............................................................................................16 3.3.3 Waarderen en belonen........................................................................................................16 3.3.4 Deskundigheidsbevordering................................................................................................16 3.4 Sancties.......................................................................................................................................17 3.4.1 Niet opgeven van verplicht aantal scheidsrechters.............................................................17 3.4.2 Stoppen als scheidsrechter binnen periode van drie jaar....................................................17 Bijlage 1: Polisblad collectieve vrijwilligersverzekering...................................................................18 ........................................................................................................................................................19 Bijlage 2: Schadeformulier...............................................................................................................20 Bijlage 3: Vrijwilligers keuzeformulier SV Zwolle Handbal...............................................................22 Bijlage 4: Checklist evaluatiegesprek...............................................................................................23 Bijlage 5: Verkorte functie- en taakomschrijvingen.........................................................................24
4
1. Algemeen 1.1 Aanleiding Een drietal zaken vormt de aanleiding voor het opstellen van dit vrijwilligersbeleidsplan. In de eerste plaats heeft SV Zwolle Handbal steeds meer moeite met het vinden van enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. Vooral het vinden van scheidsrechters vormt een groot probleem. De leden ‘durven’ geen wedstrijden te fluiten en het vinden van scheidsrechters wordt dan ook steeds lastiger. De huidige scheidsrechters kunnen het tekort niet meer ondervangen. Het tekort aan vrijwilligers en met name scheidsrechters vormt dan ook de grootste noodzaak om vrijwilligersbeleid op te stellen. Vrijwilligers zijn nodig om als vereniging goed te kunnen (blijven) functioneren. SV Zwolle Handbal is daarnaast van mening dat leden méér dan alleen contributie moeten bijdragen aan het voortbestaan van de vereniging. Elk lid behoort zijn ‘vrijwillige’ steentje bij te dragen. Vele handen maken licht èn leuk werk! Leden moeten dus meer betrokken worden bij het vrijwilligerswerk. Omdat de leden van SV Zwolle Handbal op meerdere locaties trainen en zij gevestigd zijn in het clubgebouw van SV Zwolle, is er weinig sprake van een clubgevoel. Het betrekken van de leden bij vrijwilligerswerk binnen de vereniging zal moeten bijdragen aan de verhoging van dit clubgevoel.
1.2 Missie Het betrekken van alle leden bij de vrijwillige taken binnen de vereniging.
1.3 Visie SV Zwolle Handbal wil graag alle A speelsters, senioren en ouders van jeugdleden betrekken bij het vrijwilligerswerk binnen de vereniging. Het vrijwillige en vrijblijvende karakter moet zoveel mogelijk behouden worden. De enige verplichting die SV Zwolle Handbal haar leden dan ook stelt is het maken van een keuze voor vrijwilligerswerk, onder het motto: ‘SV Zwolle Handbal kiest voor vrijwilligerswerk!’. Leden1 worden jaarlijks verplicht tot het maken van een keuze. Ouders van jeugdleden worden benaderd om een keuze te maken maar zijn hiertoe niet verplicht. Door de leden daarna op de juiste plek te plaatsen wordt het vrijwilligerswerk zoveel mogelijk leuk en interessant gehouden. De leden moeten inzien dat het bijdragen aan het voortbestaan van de vereniging niet alleen noodzakelijk is, maar ook leuk is! Jeugdleden, de trimgroep en niet spelende leden vormen een uitzondering op de regel. Zij kunnen zelf kiezen voor vrijwilligerswerk en kunnen dit aangeven bij de vrijwilligerscommissie. Alle hulp is namelijk meer dan welkom! Ten slotte is het leveren van scheidsrechters een deskundige taak waar moeilijk vrijwilligers voor gevonden kunnen worden. Teams die uitkomen in de competitie zullen dan ook verplicht worden tot het leveren van scheidsrechters.
1.4 Doelstellingen In september 2011 zijn er meer leden actief betrokken bij het vrijwilligerswerk binnen de vereniging en is het clubgevoel versterkt. 1
Met leden wordt bedoeld: A speelsters en seniorenleden. 5
In september 2011 zijn alle functies ingevuld en is er geen tekort meer aan enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers. In september 2011 zijn er meer enthousiaste en gemotiveerde scheidsrechters; elk seniorenteam, inclusief de midweek, heeft 2 scheidsrechters geleverd. Elke doelstelling is bereikt in september 2011. Omdat de start van het nieuwe seizoen (september 2010) te vroeg komt om het vrijwilligersbeleid een goede kans van slagen te geven is er gekozen voor september 2011. De doelstellingen dienen elk daaropvolgend jaar in september wederom behaald te zijn.
1.5 Speerpunten “Elk lid behoort zijn vrijwillige steentje bij te dragen. Vele handen maken licht èn leuk werk!” 1.5.1 Vrijwilligerswerk A speelsters, seniorenleden en ouders van jeugdleden worden elk jaar in januari benaderd voor het maken van een keuze voor vrijwilligerswerk. Nieuwe A speelsters en seniorenleden worden direct benaderd om een verplichte keuze voor vrijwilligerswerk te maken. Ouders van nieuwe jeugdleden wordt gevraagd een keuze te maken. Er wordt een ‘pool’ met vrijwilligers gecreëerd waaruit geput kan worden. Teams zijn zelf verantwoordelijk voor wassen van kleding en rijden naar wedstrijden. Er wordt jaarlijks een team aangewezen door het bestuur dat verantwoordelijk is voor de indeling van zaaldiensten. Bij het niet opkomen dagen van zaaldiensten dienen aanwezige coaches dit te melden bij de wedstrijdsecretaris. Er staat een sanctie op het niet opkomen dagen (zie paragraaf 2.5.4). 1.5.2 Scheidsrechters Seniorenteams zijn verplicht om twee scheidsrechters te leveren voor een periode van drie jaar. De midweek is verplicht om twee scheidsrechters te leveren voor een periode van drie jaar. Scheidsrechters zullen extra beloond worden. Het bestuur zal hiervoor een voorstel doen. Scheidsrechters worden begeleid door een ervaren 3 e jaars scheidsrechter. 1.5.3 Vrijwilligerscommissie De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het werven, plaatsen, coördineren en registreren van vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor enige roulatie binnen de commissies.
6
1.5.4 Andere commissies Wanneer een vrijwilliger vertrekt is de commissie (waarvan de vrijwilliger lid was) verantwoordelijk voor een goede overdracht van taken aan de nieuwe vrijwilliger. Uitzondering hierbij is de trainer/coach. Een trainer/coach wordt zoveel mogelijk ingewerkt door de hoofdtrainer. Elke commissie wijst een voorzitter aan die eindverantwoordelijk is voor de werkzaamheden en deze coördineert binnen de commissie. De voorzitter communiceert ook met het bestuur.
1.6 Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleid Het vrijwilligersbeleidsplan van SV Zwolle Handbal is een verantwoordelijkheid van het bestuur. De uitvoering van het vrijwilligersbeleidsplan is een verantwoordelijkheid van een vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator is de voorzitter van de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie, bestaande uit 1-2 personen, ondersteunt de vrijwilligerscoördinator bij de uitvoering van zijn/haar takenpakket.
1.7 Regels voor vrijwilligers SV Zwolle Handbal hanteert de gedragscode van SV Zwolle. Van de vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich hieraan houden en respectvol met elkaar en materialen omgaan. Vrijwilliger zijn is niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf verantwoordelijkheid over zijn/haar werkzaamheden. Bij absentie dient de vrijwilliger tijdig een vervanger te zoeken en zelf voor een oplossing te zorgen. De vrijwilliger kan gedurende het hele jaar om ondersteuning en begeleiding vragen bij zijn/haar verantwoordelijke commissie dan wel de vrijwilligerscommissie. Hij/zij kan hier terecht voor vragen/opmerkingen en bijvoorbeeld voor mogelijkheden tot verplaatsing.
7
1.8 Organogram
9
1.9 Communicatie Alle commissies vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Om een goede communicatie tussen het bestuur en de verschillende commissies te waarborgen heeft ieder bestuurslid een aantal commissies toegewezen gekregen. Deze communicatielijnen worden hieronder weergegeven. De bestuursleden houden contact met de voorzitters van elke commissie over het wel en wee van de commissie. De commissie kan op deze manier gemakkelijk punten inbrengen bij het bestuur en het blijft op de hoogte van de ontwikkelingen binnen elke commissie. De verschillende voorzitters hebben dus als taak het bestuur op de hoogte te houden van deze ontwikkelingen. Commissie / groep/ overleg Technische commissie Jeugdkampcommissie Scheidsrechterscommissie Seniorenoverleg Communicatiecommissie Activiteitencommissie Vrijwilligerscommissie Materiaalbeheer Sponsorcommissie Werkgroep Trimgroep
-
Contactpersoon bestuur Technisch bestuurslid Technisch bestuurslid Wedstrijdsecretariaat Wedstrijdsecretariaat Secretaris Algemeen bestuurslid Algemeen bestuurslid Penningmeester Penningmeester Voorzitter Voorzitter
Wanneer een commissie een vacature heeft of meer vrijwilligers nodig heeft kan de commissie dit aangeven bij de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie draagt zorg voor de invulling van de vacature. Onderlinge communicatie tussen de verschillende commissies is noodzakelijk en zal formeel via de voorzitters verlopen.
1.10 Vrijwilligersverzekering De gemeente Zwolle heeft een collectieve verzekering afgesloten voor alle Zwolse vrijwilligers, geldend tot 1 april 2012. Voor vrijwilligers zijn 2 pakketten afgesloten: Vrijwilligers BasisPolis: ongevallen- en eigendommenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Vrijwilligers PlusPolis: aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen en een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers. Het polisblad is bijgevoegd in bijlage 1. De schade kan bij de gemeente Zwolle ingediend worden door SV Zwolle Handbal of door de vrijwilliger zelf. Het digitale schadeformulier is bijgevoegd in bijlage 2. Meer informatie over de Zwolse collectieve vrijwilligersverzekering is te vinden op www.zwolshandboek.nl of bij de gemeente Zwolle.
10
2. Vrijwilligersbeleid In dit vrijwilligersbeleid zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot werven, coördineren, behouden en waarderen van de vrijwilligers. Voor de functie scheidsrechter is apart beleid opgesteld (hoofdstuk 3). Dit vrijwilligersbeleid is dus niet van kracht voor de functie scheidsrechter.
“De vrijwilligers ‘dragen’ ten slotte de vereniging en vormen een belangrijke groep!”
2.1 Werving en selectie De vereniging streeft naar het creëren van een ‘pool’ met vrijwilligers. Hieruit kan geput worden wanneer er vacatures zijn. Op welke manier wordt deze ‘pool’ gecreëerd? 1. Elk jaar worden in januari, A speelsters, seniorenleden en ouders van jeugdleden benaderd voor het maken van een keuze voor vrijwilligerswerk (zie bijlage 3). A speelsters en seniorenleden worden verplicht tot het maken van een keuze. Eén keer per twee jaar kan een lid vrijwilligerswerk afkopen (zie paragraaf 2.4). Er zijn sancties verbonden aan het niet maken van een keuze (zie paragraaf 2.5). 2. De vrijwilligerscommissie inventariseert de keuzes die de leden en ouders van jeugdleden hebben gemaakt en zorgt voor een goede, passende match tussen vrijwilliger en vacature. Voor A speelsters en seniorenleden zijn er sancties verbonden aan het weigeren van vrijwilligerswerk (zie paragraaf 2.5). 3. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door de commissie/werkgroep waarvan de nieuwe vrijwilliger lid is geworden (zie paragraaf 2.3.2). Wanneer dit niet mogelijk is werkt de vrijwilligerscommissie de nieuwe vrijwilliger in. Uitzondering hierop vormen nieuwe trainers/coaches. Zij worden ingewerkt door de hoofdtrainer/jeugdtrainer.
2.2 Coördineren en registreren De vrijwilligerscommissie zorgt ervoor dat nieuwe vrijwilligers op de juiste plaats terechtkomen. Het moet namelijk leuk en interessant blijven voor de vrijwilliger om vrijwillige taken uit te voeren. Daarom wordt hierbij rekening gehouden met de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen ten alle tijden aan de vrijwilligerscommissie aangeven dat zij van functie willen veranderen. De vrijwilliger kan dan eventueel verplaatst worden en een andere functie bekleden. De vrijwilligerscommissie zorgt voor een nieuwe, passende match tussen vrijwilliger en vacature. De vrijwilligerscommissie is tevens verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken en houden van het vrijwilligerswerk. Zij dient zorgvuldig de jaarlijkse inventarisatie te registreren en dit up-to-date te houden mochten er wijzigingen gedurende het jaar plaatsvinden.
2.3 Behouden van vrijwilligers Misschien nog wel belangrijker dan het werven van vrijwilligers, is het behouden van vrijwilligers. Vrijwilligers ‘dragen’ de vereniging en de vereniging ziet ze niet graag vertrekken. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen is het belangrijk dat er structuur is in het behouden van vrijwilligers. 11
2.3.1 Motivatie Vrijwilligers en leden moeten meer bij de vereniging betrokken worden. Zij moeten het gevoel hebben dat de vereniging van hen is, dat zijzelf een beetje eigenaar zijn van de vereniging. Dit bevordert ook het clubgevoel. Vooral het bestuur kan hieraan bijdragen. Beleidskeuzes dienen helder en eenduidig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd te worden. Daarbij moet er ruimte zijn voor discussie waarbij leden en bestuurders naar elkaar luisteren. Zo creëert het bestuur draagvlak onder de leden en krijgen de leden meer binding met de vereniging. Beiden blijven dan gemotiveerd om te werken aan hun eigen ‘stukje’ van de vereniging. 2.3.2 Begeleiding en ondersteuning Zoals in paragraaf 2.1 is omschreven worden vrijwilligers voornamelijk ingewerkt door de commissie/werkgroep waarvan zij lid zijn geworden. De begeleiding bestaat uit een duidelijke uitleg en toelichting op de werkzaamheden en een kennismaking met de andere leden van de commissie. Een commissie dient daarnaast standaardprocedures vast te leggen op papier. Hierdoor kunnen nieuwe vrijwilligers en tijdelijke krachten ook zelf wegwijs worden in hun werkzaamheden. Belangrijk is dat er binnen commissies periodiek geëvalueerd wordt (bijvoorbeeld halfjaarlijks) over hoe de werkzaamheden verlopen en of de commissieleden het naar de zin hebben. Elke commissie dient daarom een voorzitter aan te wijzen die zorg draagt voor de uitvoering van deze evaluatie. Elke commissie kan haar eigen afspraken hierover maken en vastleggen. De vrijwilligerscommissie zorgt daarnaast voor vrijwilligers die niet tot een commissie behoren. De vrijwilligerscommissie evalueert jaarlijks met elke vrijwilliger hoe de werkzaamheden verlopen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de ‘Checklist Evaluatiegesprek’ in bijlage 4. Deze checklist bevat gespreksonderwerpen die naar voren kunnen komen in een evaluatiegesprek. Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscommissie om een aantal keer per jaar even kort te informeren bij deze vrijwilligers hoe het gaat en of ze problemen ondervinden. N.B. Wat voor de commissies geldt, geldt ook voor de werkgroep(en) en het seniorenoverleg. 2.3.3 Waarderen en belonen Belangrijk is dat de vrijwilligers gerespecteerd en gewaardeerd worden door alle leden. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden. Zij doen het werk voor hen. Alle leden dienen daarom respectvol om te gaan met de vrijwilligers en te erkennen dat zij belangrijk werk verzetten. Een complimentje of een schouderklopje op zijn tijd is dan ook zeker op zijn plaats! Als blijk van waardering worden er vanuit de vereniging activiteiten georganiseerd die speciaal gericht zijn op de vereniging. Dit kunnen de volgende activiteiten zijn: Kans op een lekkere taart bij volledig invullen jaarlijkse keuze 12
Vrijwilligeravonden Vrijwilliger van de maand in het Rondootje De hoofdtrainer neemt een speciale plaats in binnen de vereniging en ontvangt hier dan ook een financiële vergoeding voor. 2.3.4 Deskundigheidsbevordering Sommige taken vereisen meer kennis dan andere taken. Een vrijwilliger heeft de benodigde kennis niet altijd in huis. Er bestaat dan de mogelijkheid tot opleiding en scholing, eventueel op kosten van de vereniging. Deze mogelijkheid wordt alleen geboden door de vrijwilligerscommissie. Mochten hier kosten aan verbonden zijn dan overlegt de vrijwilligerscommissie eerst met het bestuur. De vrijwilligerscommissie communiceert relevante scholings- en cursusmogelijkheden naar de voorzitters van de commissies. Vrijwilligers kunnen zelf kiezen of zij gebruik maken van de geboden scholing. Zij worden vrij gelaten in het bepalen van hun leerweg.
“Vrijwilligers staan ten dienste van de leden. Een schouderklopje of een complimentje op zijn tijd is dan ook zeker op zijn plaats!”
2.4 Afkopen vrijwilligerswerk A speelsters en seniorenleden kunnen één keer per twee jaar kiezen om het vrijwilligerswerk af te kopen. Op deze manier kunnen zij vrijgesteld worden van vrijwilligerswerk. Het andere jaar zijn zij verplicht een keuze te maken voor vrijwilligerswerk en kunnen hiervoor gevraagd worden. Bij het jaarlijks maken van een keuze kunnen deze leden aangeven gebruik te willen maken van de optie afkopen. Het afkoopbedrag is vastgesteld op €75 (zegge vijfenzeventig euro) en kan gebruikt worden huidige vrijwilligers te belonen of diensten in te kopen. N.B.: wanneer afkopen tot één van de keuzes behoort, mag een lid weigeren voor een functie van 1 e of 2e keus. Zij betalen dan alsnog het afkoopbedrag van €75. Het bestuur kan er tevens voor kiezen om het afkoopbedrag dat tot de 2e of 3e keus behoort, van leden te innen.
2.5 Sancties Om het vrijwilligersbeleid te doen slagen zijn bepaalde sancties verbonden aan het weigeren van vrijwilligerswerk en het niet maken van een jaarlijkse keuze. Niet inleveren/insturen wordt beschouwd als het niet invullen. Ook staat er een sanctie op het niet opkomen dagen van zaaldiensten. 2.5.1 Tweede jaar weigeren vrijwilligerswerk Van A speelsters en seniorenleden die één jaar het vrijwilligerswerk afgekocht hebben en het andere jaar geen keuze voor vrijwilligerswerk maken dan wel weigeren voor een functie, zal in overleg met het bestuur het lidmaatschap worden ingetrokken. 2.5.2 Niet invullen keuzelijst Van A speelsters en seniorenleden die de keuzelijst niet hebben ingevuld of niet hebben ingeleverd wordt een afkoopbedrag van €90 (zegge negentig euro) geëist. Het afkoopbedrag 13
is dus verhoogd met een boete van €15. In geval van weigering van betaling wordt het lid voor bepaalde tijd geschorst. Het bestuur beslist hierover en is zoveel mogelijk consequent richting alle leden. N.B. In het 1e jaar dat het vrijwilligersbeleid doorgevoerd zal worden geldt een bedrag van €45 (zegge vijfenveertig euro) voor het niet invullen/inleveren van de keuzelijst. Dit bedraagt 50% van het totale afkoopbedrag dat daaropvolgende jaren als sanctie zal gelden. 2.5.3 Wel invullen keuzelijst, weigeren voor functie A speelsters en seniorenleden die gevraagd worden voor functies uit hun keuzelijst en uiteindelijk weigeren een functie te vervullen wordt het afkoopbedrag van €90 geëist. Dit is alleen het geval wanneer het afkopen van vrijwilligerswerk niet tot een van de gemaakte keuzes behoort. In geval van weigering van betaling wordt het lid voor bepaalde tijd geschorst. Het bestuur beslist hierover en is zo veel mogelijk consequent richting alle leden. 2.5.4 Niet betalen afkoopbedrag In geval van weigering van betaling wordt het lid voor bepaalde tijd geschorst. Het bestuur beslist hierover en is zoveel mogelijk consequent richting alle leden. 2.5.5 Niet komen opdagen functie Leden die willens en wetens niet opkomen dagen voor hun functie worden voor één wedstrijd geschorst. Dit geldt ook voor de zaaldiensten. Het bestuur neemt de spelerspas van de desbetreffende speelster in. Wanneer speelsters toch spelen beslist het bestuur welke sanctie toegekend zal worden.
14
3. Scheidsrechtersbeleid SV Zwolle Handbal heeft expliciet moeite met het vinden van vrijwilligers voor het fluiten van wedstrijden bij de senioren. Scheidsrechters voor het leiden van jeugdwedstrijden zijn er voorlopig genoeg. In de ‘Aanleiding, Visie, Doelstellingen en Speerpunten (Hoofdstuk 1)’ is de functie scheidsrechter bij seniorenwedstrijden al uitgebreid aan bod gekomen. Hoofdzaak is dat seniorenteams verplicht zijn voor het leveren van twee scheidsrechters per team, voor een periode van drie jaar. Ook de midweek is verplicht om twee scheidsrechter te leveren voor een periode van drie jaar. Ook wil SV Zwolle Handbal de jeugd meer kennis laten maken met de functie scheidsrechter. Zij wil de jeugd laten inzien dat het, met de benodigde kennis, juist leuk is om wedstrijden te fluiten! Daarom wil de vereniging jeugdleden meer kennis van spelregels meegeven en jeugdwedstrijden laten fluiten.
“Als extra blijk van waardering worden scheidsrechters beloond met een contributieverlaging!” 3.0.1 Speerpunten Voor wat betreft dit scheidsrechtersbeleid zijn de volgende speerpunten toegevoegd: Alle A en B speelsters worden gestimuleerd te fluiten op een jaarlijks jeugdtoernooi. Deskundigheid van de jeugdscheidsrechters zal zoveel mogelijk bevorderd worden. Het plezier om wedstrijden te fluiten wordt zoveel mogelijk bevorderd voor alle scheidsrechters. In dit scheidsrechtersbeleid zijn alle afspraken vastgelegd met betrekking tot werven, coördineren, behouden en waarderen van scheidsrechters bij seniorenwedstrijden, tenzij anders is aangegeven.
3.1 Werving en selectie Elk team dient aan te geven welke scheidsrechters zij komend seizoen leveren. Zij moeten dit uiterlijk tot een nader te bepalen datum doorgeven aan de scheidsrechterscoördinator. Nieuwe scheidsrechters worden ingezet na het geslaagd afronden van de cursus. Doel is om een grotere ‘pool’ met scheidsrechters te creëren. Hierdoor maken vele handen licht werk. De scheidsrechterscoördinator communiceert alle ontwikkelingen met de vrijwilligerscoördinator. Er zijn sancties verbonden aan het niet leveren van twee scheidsrechters per team (zie paragraaf 3.5).
3.2 Coördineren en registreren De scheidsrechterscoördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie van alle scheidsrechters en de begeleiding ervan. De registratie van alle scheidsrechters en invulling van vacatures vallen onder verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscoördinator. Beiden dienen dan ook regelmatig te communiceren om op de hoogte te blijven van vacatures, registraties en andere ontwikkelingen.
15
3.3 Behouden van scheidsrechters Scheidsrechters vervullen binnen SV Zwolle Handbal een zeer dankbare taak. De vereniging vindt het daarom erg belangrijk om de scheidsrechters te behouden en biedt hen daarom extra zorg en begeleiding. 3.3.1 Motivatie Erg belangrijk is dat scheidsrechters gemotiveerd zijn en blijven voor het uitoefenen van hun functie. De taak van de scheidsrechterscoördinator en begeleidende scheidsrechters is dan ook om hen te scheidsrechters te begeleiden op een positieve en stimulerende wijze. Zij moeten plezier ondervinden in het fluiten van wedstrijden. Ook moet er ruimte zijn voor discussie en moet er naar elkaar geluisterd worden. 3.3.2 Begeleiding en ondersteuning Zoals gezegd is er in de eerste plaats een scheidsrechterscoördinator bij wie alle scheidsrechters terecht kunnen met vragen en opmerkingen. Verder worden alle 1 e en 2e jaars scheidsrechters waar nodig begeleid door een ervaren 3 e jaars scheidsrechter. Jeugdscheidsrechters krijgen begeleiding en ondersteuning van een seniorenscheidsrechter. De scheidsrechterscoördinator bepaalt de invulling van de begeleiding en ondersteuning van alle scheidsrechters. Belangrijk is dat periodiek (bijvoorbeeld halfjaarlijks) geëvalueerd wordt door de scheidsrechterscoördinator en 3e jaars scheidsrechters over hoe de werkzaamheden en de begeleiding verlopen. 3.3.3 Waarderen en belonen Als extra blijk van waardering zal het bestuur een voorstel voordragen met betrekking tot een beloning voor scheidsrechters. Deze beloning zal nader toegevoegd worden aan dit scheidsrechtersbeleid. Natuurlijk gelden de, voor alle vrijwilligers geldende, georganiseerde acties vanuit het bestuur ook voor alle scheidsrechters (zie paragraaf 2.3.3). 3.3.4 Deskundigheidsbevordering SV Zwolle Handbal vergoedt de kosten van de scheidsrechterscursus voor nieuwe scheidsrechters. De scheidsrechterscoördinator zorgt ervoor dat bij alle jeugdscheidsrechters, waar mogelijk, de deskundigheid bevorderd wordt. Ook de vrijwilligerscoördinator geeft mogelijkheden ter bevordering van de deskundigheid door aan de scheidsrechterscoördinator. Verder kan worden vastgelegd dat: Alle B speelsters jaarlijks deelnemen aan de spelleidercursus. Alle A en B speelsters gestimuleerd worden te fluiten op een jaarlijks jeugdtoernooi.
16
3.4 Sancties 3.4.1 Niet opgeven van verplicht aantal scheidsrechters Teams die niet voor een nader te bepalen datum twee scheidsrechters hebben opgegeven mogen niet starten met de competitie en zullen door de bond worden uitgesloten van deelname aan de competitie. 3.4.2 Stoppen als scheidsrechter binnen periode van drie jaar De scheidsrechterscoördinator bepaalt, in samenspraak met het bestuur, in alle gevallen welke andere gevolgen er verbonden zijn aan het stoppen als scheidsrechter.
17
Bijlage 1: Polisblad collectieve vrijwilligersverzekering
18
19
Bijlage 2: Schadeformulier
Digitaal schade aangifteformulier VNG VrijwilligersPolis Verzekeringnemer
Contractnummer
invullen door gemeente
288005
Naam gemeente
Gemeente Zwolle
Contactpersoon
T. Bijsterbosch
Adres Postcode en vestigingsplaats
Postbus 10007 8000 GA
Zwolle
[email protected] (038) 498 20 71
Benadeelde Let op: U kunt de schade bij ons melden indien deze niet gedekt is op een andere schadeverzekering 1 Contactgegevens benadeelde
invullen door benadeelde
Naam vrijwilliger/organisatie Adres Postcode en vestigingsplaats E-mail Telefoonnummer
20
2 Verzekeringsvorm Indien bekend graag aankruisen welke verzekering van toepassing is Ongevallenverzekering voor Vrijwilligers Persoonlijke Eigendommenverzekering Aansprakelijkheidsverzekering voor Vrijwilligers Aansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersonen Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor Rechtspersonen 3 Schadebedrag in EUR - indien bekend – €
4 Omschrijving gebeurtenis/schade of eventueel opgelopen letsel
Bijlage(n) Sluit -indien mogelijk- bewijsstukken bij zoals foto’s of aansprakelijkstellingen.
21
Bijlage 3: Vrijwilligers keuzeformulier SV Zwolle Handbal Door middel van dit keuzeformulier wil SV Zwolle Handbal te weten komen wat jij het liefst voor de club zou willen doen. Wij vragen je drie keuzes te maken met je favoriete taak / functie op nummer één. INLEVEREN BIJ ????????????????????????? Doel hiervan is om van ieder lid te weten wat hij of zij voor de vereniging kan en wil betekenen. Daarna zal de vrijwilligerscommissie zoveel mogelijk de juiste mensen op de juiste plek proberen te plaatsen. Belangrijk om te weten is dat er zoveel mogelijk geprobeerd wordt de functies ‘klein’ te houden, daarom worden bijna alle functies vervuld door 2 of meer personen. Omschrijvingen van de verschillende functies zijn te vinden op www.svzwollehandbal.nl/functieomschrijvingen De verschillende functie waar uit gekozen kan worden zijn: - Bestuur - Jeugdcommissie - Jeugdkampcommissie - Werkgroep - Activiteitencommissie - Materiaal - PR + website - Vrijwilligerscommissie - Trainer(ster) - Coach/leider(ster) - Sponsorcommissie - Scheidsrechter(ster) - Afkopen voor €75 ___________________________________________________________________________ Naam: Geboortedatum: Team: Telefoonnummer: E-mailadres: Keuzes vrijwilligersfuncties: 1 2 3
22
Ik doe al vrijwilligerswerk / Opmerkingen / Motivatie:
Bijlage 4: Checklist evaluatiegesprek Gespreksonderwerp Taakuitvoering
Werkrelaties (bestuurlijk, collegiaal, leden)
Werkomstandigheden
Wat kan daarbij aan de orde komen?
duidelijkheid over taken
taken bijgekomen of afgegaan
organisatie van taken, taakverdeling
te zware of te lichte taken
sterke en zwakke punten in de taakuitvoering
de mate waarin taken aansluiten bij de eigen belangstelling
inzetbaarheid
te verwachten wijziging van inhoud van taken
zelfstandigheid, betrokkenheid, eigen inbreng
vakkennis, vaardigheden, opleidingsbehoefte frequentie en kwaliteit overleg
leiding en begeleiding
toegankelijkheid
informatieverschaffing
omgaan met afspraken
opstelling naar leden
inzetbaarheid werkdruk, sfeer
beschikbare middelen, ruimte
middelen en materiaal
23
Toekomstige ontwikkeling
veiligheid, gezondheid ontwikkeling in de toekomst
uitdaging en groei
ambities binnen vereniging of elders
opleidingsbehoefte
Bijlage 5: Verkorte functie- en taakomschrijvingen Bestuur (meerjarige functie) Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, het lange termijn beleid en de visie van de vereniging. Binnen het bestuur zijn er de volgende functies: Voorzitter, verantwoordelijk voor het functioneren van het bestuur en uitvoering beleid. Secretaris, samenstellen en verspreiden van agenda en notulen bestuurvergadering, samenstellen jaarverslag. Wedstrijdsecretariaat, contact persoon richting NHV over wedstrijden en wedstrijdschema’s. Algemeen lid, ondersteunt het bestuur. Penningmeester, verzorgt de dagelijkse financiële huishouding, en stelt begroting en financieel verslag op. Jeugdkampcommissie Organiseert en begeleidt het jaarlijkse jeugdhandbalkamp. Werkgroep (meerjarige functie) Organiseert ieder jaar de Sinterklaasintocht in Zwolle. Organiseert per jaar meerdere acties waarmee geld voor de vereniging wordt verdiend. Activiteitencommissie Organiseert activiteiten voor de vereniging (eventueel in samenwerking met andere commissies). Denk hierbij aan een familiedag, verenigingsfeest, activiteiten voor de jeugd, etc. De activiteitencommissie werkt met een aantal leden die niet regelmatig beschikbaar zijn maar wel graag met eenmalige activiteiten willen helpen. Materiaalbeheer Aanspreekpunt voor alle materialen voor de trainingen en wedstrijden. Mocht er een bal lek zijn of 24
een verbandtrommel opgebruikt zijn, dan moet het team contact opnemen met de materiaalbeheerder en deze zal vervangend materiaal regelen. Sponsorcommissie Verantwoordelijk voor het selecteren, werven en behouden van sponsoren. Het ontwikkelen van een sponsorbeleid en sponsorvisie zullen middelen zijn om SV Zwolle aantrekkelijker te maken voor sponsoren. PR + website Verzorgt de communicatie binnen de vereniging d.m.v. de website en het inzamelen van stukjes voor het Rondootje. De commissie zal ook naar buiten toe proberen een netwerk te creëren om zo SV Zwolle meer in het nieuws te krijgen. Vrijwilligerscommissie / coördinator Verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Coördineert het werven, (ver)plaatsen, begeleiden en behouden van vrijwilligers. Zal ieder jaar het keuzeformulier voor vrijwilligerswerk verspreiden en verwerken. Daarnaast zal de vrijwilligerscoördinator het overdragen van functies begeleiden. Scheidsrechterscoördinator Coördineert de begeleiding en ondersteuning van alle scheidsrechters. Registreert vacatures en communiceert dit met de vrijwilligerscommissie/coördinator. Motiveert scheidsrechters en evalueert periodiek met scheidsrechters over de gang van zaken. Scheidsrechter(ster) (meerjarige functie) Het leiden van wedstrijden voor de vereniging. De vereniging moet ieder jaar een aantal wedstrijden leiden en daarvoor zijn scheidsrechters nodig, wanneer er geen scheidsrechters zijn mogen teams niet meedoen met de competitie. Trainer(ster) Verzorgt de training van een team en zal ondersteund worden door de jeugdcommissie of hoofdtrainer. Coach / Leider(ster) Verantwoordelijk voor het coachen van een team bij de wedstrijd. Tevens aanspreekpunt voor het bestuur. Afkopen vrijwilligerswerk voor €75 Met deze opbrengsten wordt ruimte gecreëerd voor activiteiten, het belonen van vrijwilligers en het kunnen betalen van diensten om ‘vrijwillige’ klussen toch gedaan te krijgen.
25
