Vrijwilligersbeleid. Alzheimer Nederland. Update: mei januari 2013

Vrijwilligersbeleid 14 januari 2013

Alzheimer Nederland Update: mei 2007

1

Alzheimer Nederland, mei 2007 SMO.05/u070571/Vrijwilligersbeleid

Inhoudsopgave

Vrijwilligersbeleid Alzheimer Nederland 1.1.1. Visie op en toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers

4

1.1.2. Positie van vrijwilligers

5

1.1.3. Taken en taakafbakening

7

1.1.4. Werving en Selectie

8

1.1.5. Introductie

9

1.1.6. Begeleiding en scholing vrijwilligers

9

1.1.7. Vertrek

10

1.8.1. Waarderingsbeleid

10

1.8.2. Communicatie

11

1.8.3. Inspraak

12

1.8.4. Materiële voorzieningen

12

1.8.5. Evaluatie en bijstelling

13

2


3


1.

Vrijwilligersbeleid Alzheimer Nederland

Alzheimer Nederland heeft als missie: Wij zorgen voor een beter leven voor mensen met dementie en hun naaste omgeving. Deze missie vullen we in met een beleidsplan voor drie jaar en een jaarlijks activiteitenplan voor zowel het landelijke bureau als de regionale afdelingen. Bij de landelijke activiteiten zijn ongeveer 200 vrijwilligers betrokken. Bij de regionale activiteiten van de afdelingen zijn in totaal 1.250 vrijwilligers actief. Het gaat zowel bij landelijke als regionale activiteiten om een breed scala aan vrijwilligerswerk. Daarnaast heeft Alzheimer Nederland een netwerk van vrijwilligers (meer dan 1.000) die als organisator of coördinator betrokken zijn bij de organisatie van de jaarlijkse collecte. Alzheimer Nederland is een organisatie die in de uitoefening van haar functie voor een belangrijk deel steunt op de inzet en het werk van haar vrijwilligers. Vrijwilligers brengen deskundigheid mee vanuit hun achtergrond. De ondersteuning van deze vrijwilligers bij hun werk is een belangrijke taak van het landelijk bureau. Daarnaast voert het landelijke bureau nog andere taken uit op het gebied van fondsenwerving, voorlichting aan het algemeen publiek, ondersteuning van mensen met dementie en hun naaste omgeving, collectieve belangenbehartiging en wetenschappelijk onderzoek. Over het werken met vrijwilligers heeft Alzheimer Nederland regels en afspraken gemaakt. Deze vormen samen het vrijwilligersbeleid, dat als volgt gedefinieerd kan worden: “Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.” 1.1.

Visie op en toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers

Visie Alzheimer Nederland heeft de volgende visie op het werken met vrijwilligers: “Het totaal aan doelstellingen van Alzheimer Nederland kan niet bereikt worden zonder de inzet van vrijwilligers. Vrijwilligers vergroten de invloedssfeer van de organisatie in de omgeving waarin zij werkzaam zijn. Zij staan dicht bij onze doelgroep en vergroten het draagvlak van de stichting. Om als stichting vraaggericht te kunnen werken is deze verankering in de maatschappij onmisbaar”. Definitie Daarbij wordt de volgende definitie voor vrijwilligerswerk gehanteerd: “Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht, voor anderen of de samenleving kosteloos en onbaatzuchtig wordt verricht”. In deze definitie wordt met onverplicht bedoeld: niet door anderen verplicht. Dit wil niet zeggen dat het vrijwilligerswerk vrijblijvend is. Toegevoegde waarde vrijwilligers De volgende toegevoegde waarden worden aan het werken met vrijwilligers toegekend: Vrijwilligers werken vanuit een andere benadering dan betaalde medewerkers. Zij nemen een persoonlijke betrokkenheid mee die voortkomt uit eigen ervaring, werkkring of andere motivatie. In de praktijk blijkt dat het contact tussen vrijwilligers en mensen met dementie en naaste omgeving van wezenlijk belang is. Juist het vrijwillige maar niet vrijblijvende karakter van het werk steunt de mensen met dementie en hun naaste omgeving. Uitgangspunt is dat vrijwilligerswerk niet een vervanging van betaald werk mag zijn. Het werk van vrijwilligers en betaalde krachten is aanvullend op elkaar. Vrijwilligers signaleren ondersteuningsvragen van de doelgroep, waarmee een goede voorwaarde voor het vraaggericht werken wordt vervuld.

4


1.2.

Positie van vrijwilligers

Plaats en functies van de vrijwilligers binnen Alzheimer Nederland Vrijwilligers zijn op verschillende plekken in de organisatie actief. Landelijk binnen verschillende secties en in het bestuur van Alzheimer Nederland, regionaal binnen de verschillende afdelingen in het land. Daarnaast zijn er nog vrijwilligers actief binnen de collecteorganisatie. De vrijwilligersfuncties die zijn verbonden aan het landelijk bureau zijn o.a.: - vrijwilligers Alzheimertelefoon - vrijwilligers Toch Uit - vrijwilligers Standwerk en beurzen - chatmoderatoren - buddy’s - mentoren Regionaal zijn vrijwilligers actief in één van de afdelingen van Alzheimer Nederland. Binnen deze afdelingen komen onder andere de volgende functies voor: - bestuursfuncties (voorzitter, penningmeester, secretaris) - contactpersoon vrijwilligers - vrijwilliger PR / Voorlichting - vrijwilliger themabijeenkomsten - vrijwilliger Alzheimer Café - vrijwilliger Lezingen - vrijwilliger LDP De vrijwilligersfuncties die zijn verbonden aan de landelijke collecte zijn: - collectecoördinatoren (ondersteund door promotoren) - collecteorganisatoren/wijkhoofden (ondersteund door promotoren) - collectanten Vrijwilligers die verbonden zijn aan de landelijke collecte hebben binnen het vrijwilligersbeleid van Alzheimer Nederland een bijzondere positie. Zij hebben minder behoefte aan algemene informatie vanuit Alzheimer Nederland. Voor collectanten geldt dat inzetbaarheid op jaarbasis ook beperkt is tot een bepaalde periode. Voor al deze vrijwilligers geldt dat zij wel als vrijwilliger worden aangemerkt maar buiten de werkingssfeer van bepaalde onderdelen van het vrijwilligersbeleid vallen. Als dit het geval is, staat dit uitdrukkelijk vermeld. Coördinatie vrijwilligers - Alzheimer Nederland heeft geen centrale vrijwilligerscoördinator. De coördinatie is decentraal geregeld en over verschillende secties en regionale afdelingen verdeeld: Voor de vrijwilliger van landelijke werkgroepen betekent dit dat zijn of haar eerste aanspreekpunt de beroepsmedewerker is die de betreffende werkgroep ondersteunt. Bestuursleden van de afdelingen hebben als aanspreekpunt de betreffende coördinator Regionale activiteiten. Het directe aanspreekpunt voor collecteorganisatoren en – coördinatoren is de promotor van de betreffende regio. Uitvoerende vrijwilligers van afdelingen hebben als aanspreekpunt de trekker van het project waar ze actief in zijn (bijvoorbeeld de werkgroep van een Alzheimer Café) of het bestuurslid dat de coördinatie van vrijwilligers in zijn/haar portefeuille heeft.

5


Rechten en plichten Alzheimer Nederland respecteert haar vrijwilligers en behandelt persoonlijke informatie vertrouwelijk. Van vrijwilligers wordt hetzelfde verwacht. Alzheimer Nederland vertrouwt op vrijwilligers en verwacht dat afspraken worden nagekomen en dat men betrouwbaar is in het contact met hen die een beroep doen op Alzheimer Nederland. Vrijwilligers mogen van de organisatie hetzelfde verwachten. Daarnaast beschikken vrijwilligers van Alzheimer Nederland over de volgende rechten: - Een inspanning Alzheimer Nederland om vrijwilligerswerk binnen de organisatie te vinden dat past bij de wensen en kwaliteiten van de vrijwilliger. - Een kennismakingsperiode, waarin elke vrijwilliger kan ervaren of het werk aan zijn/haar verwachtingen voldoet - De materiële voorzieningen zoals omschreven in 1.11 - Een getuigschrift dat elke vrijwilliger voor zijn/haar vrijwilligerswerk kan ontvangen (met daarin een omschrijving van de taken die de vrijwilliger heeft uitgevoerd) - Een geschillen- en klachtenregeling, die aangeeft wat te doen indien zich een conflict voordoet tussen vrijwilliger of tussen (een) vrijwilliger(s) en een beroepskracht. Vrijwilligers bij Alzheimer Nederland hebben de volgende plichten: - Bereidheid tot deelname aan overleg en het volgen van scholing - Indien blijkend uit het functieprofiel kan ook een plicht tot scholing bestaan - Bereidheid tot deelname aan een periodiek evaluatiegesprek - Correct vertegenwoordigen van de organisatie - Tijdig en op een nette manier aangeven dat hij/zij met het vrijwilligerswerk wil stoppen (beëindigingtermijn) Tot slot gelden de volgende regels en afspraken met betrekking tot de samenwerking tussen de lokale afdelingen en het landelijk bureau: De directeur van de stichting benoemt formeel de voorzitter van de afdeling De directeur van de stichting machtigt de voorzitter tot het doen van uitgaven namens en het beschikken over de rekening van de afdeling Regionale afdelingen stellen jaarlijks een jaarplan en begroting op Regionale afdelingen leggen halfjaarlijkse inhoudelijke en financiële verantwoording af aan de directeur Het landelijk bureau verwerkt de inhoudelijke en financiële rapportages van de georganiseerde activiteiten van afdelingen in het totale jaarverslag van de stichting Afdelingen hebben een vaste contactpersoon in de persoon van een coördinator Regionale activiteiten Geschillenregeling Er is een klachten- en geschillenregeling opgesteld. Uitgangspunt daarbij is het gelijke hanteren hiervan voor vrijwilligers en betaalde medewerkers. De stafafdeling Medewerkers en Organisatie zal worden belast met het opstellen en evalueren van deze regeling. Vrijwilligersovereenkomsten Alzheimer Nederland wil met vrijwilligers Nederland een overeenkomst afsluiten. Het gaat hier om een basisovereenkomst waarin de belangrijkste rechten en plichten van de vrijwilliger zijn beschreven. Achterliggende motivatie is dat het sluiten van vrijwilligersovereenkomsten aangewezen is omdat: - het voldoet aan de wens en vraag van veel vrijwilligers - het duidelijkheid biedt over wederzijdse verwachtingen - het de vrijwilliger bescherming biedt, bijvoorbeeld over aansprakelijkheid - het aangeeft dat vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is 6


Functieprofielen Als bijlage aan de vrijwilligersovereenkomst worden zogenaamde functieprofielen toegevoegd. In het functieprofiel staan taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en plaats in de organisatie beschreven en staat aangegeven wat Alzheimer Nederland te bieden heeft. Alzheimer Nederland streeft naar een geleidelijk invoering van dergelijke functieprofielen.

1.3.

Taken en taakafbakening

Taakafbakening vrijwilligers en betaalde medewerkers Vrijwilligers vervullen taken die te maken hebben met het directe contact met de patiënt en diens naasten in de sfeer van voorlichting, ondersteuning en/of belangenbehartiging. Bestuursleden van afdelingen voeren daarnaast taken uit op gebied van planning en afstemming in hun regio. Binnen de collecteorganisatie voeren vrijwilligers taken uit die te maken hebben met het opzetten en uitvoeren van de collecte in hun eigen woonplaats. Collectanten hebben een specifieke taak die uitsluitend bestaat uit collecteren. Betaalde medewerkers vervullen taken die te maken hebben met het voorbereiden, begeleiden en ondersteunen van de werkzaamheden van vrijwilligers. Dit doen zij door het maken van materialen, het ontwikkelen van methoden en technieken, begeleidingsgesprekken en het voeren van overleg met derde partijen. Enkele medewerkers hebben vanuit de aard van hun werkzaamheden ook direct contact met patiënten en hun naaste omgeving. Hiernaast voeren betaalde medewerkers ook andere taken uit en wel op het gebied van landelijke publieksvoorlichting, activiteiten op het terrein van hulp en welzijn, collectieve belangenbehartiging en zorgvernieuwing en het stimuleren van wetenschappelijk onderzoek. Tot slot ontwikkelen betaalde medewerkers campagnes en evenementen op het terrein van fondsenwerving en bewustwording en voeren deze ook uit. De taakafbakening tussen vrijwilligers en betaalde medewerkers blijkt uit de diverse functieprofielen (zowel die van de vrijwilligers als die van de betaalde medewerkers) maar is in de praktijk niet altijd exact aan te geven. De mate van ondersteuning aan bijvoorbeeld afdelingsbesturen verschilt per afdeling en is afhankelijk van de inzet en competenties van vrijwilligers. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de ondersteuning van collecteorganisatoren. Taken vrijwilligers Alzheimer Nederland heeft een algemeen profiel voor alle vrijwilligers en specifieke profielen voor de meest voorkomende functies. Het algemene profiel van de vrijwilliger ziet er als volgt uit: Alzheimer Nederland verwacht van alle vrijwilligers dat zij bij

voorkeur:

affiniteit hebben met mensen met dementie en hun naaste

omgeving

betrokken en enthousiast zijn zich bewust zijn van hun positie als vrijwilliger in de organisatie zich bewust zijn van hun persoonlijke motivatie voor dit werk zich bewust zijn van de verwachtingen over dit werk missie en doelstellingen van Alzheimer Nederland onderschrijven de privacy van mensen met dementie en hun naaste omgeving

respecteren

zich inzetten voor de tijd die nodig is om de overeengekomen taak

uit te voeren -

de intentie hebben zich voor een bepaalde tijd te binden de introductiecursus volgen bereid zijn vergaderingen en studiedagen te bezoeken

-

Alzheimer Nederland biedt aan vrijwilligers: een platform om als vrijwilliger actief en nuttig te zijn een introductiecursus over dementie en het werk van de Stichting een jaarlijkse Vrijwilligersdag 7


-

1.4.

scholing en training informatie in de vorm van bulletins en het Alzheimer Magazine een collectieve verzekering (zie verder)

Werving en Selectie Werving van vrijwilligers Werving van vrijwilligers gebeurt zowel door vrijwilligers als door betaalde medewerkers van het landelijk bureau. Binnen afdelingen vindt actieve werving vaak plaats binnen het eigen netwerk. De werving verloopt via; actieve vrijwilligers vragen in hun netwerk of men nog potentiële vrijwilligers kent. Ook wordt lokaal via advertenties geworven. Daarnaast melden mensen zichzelf aan, bijvoorbeeld na afloop van een Alzheimer Café. Ook vrijwilligers uit landelijke werkgroepen werven actief. Zij dragen vervolgens de mensen voor aan het bureau in Bunnik. Betaalde medewerkers werven veelal via het Alzheimer Magazine of advertenties. Zij adviseren vrijwilligers in de werving. In het Handboek Collecte zijn tips opgenomen voor werving en behoud van collectanten. Desgewenst zal het landelijk bureau handvatten ontwikkelen met betrekking tot werving ter ondersteuning door vrijwilligers uit afdelingen en werkgroepen. De meeste werving wordt gedaan door vrijwilligers en handvatten kunnen daarbij behulpzaam zijn. Het is gewenst dat de besturen van de afdelingen een gemengde samenstelling hebben op deskundigheid, achtergrond en motivatie. Door dit in duidelijke profielen neer te leggen, kan dit worden gecommuniceerd naar (potentiële) vrijwilligers, worden deze functies ook aantrekkelijker. Het landelijk bureau zal samen met vrijwilligers uit de regionale afdelingen een wervingsstrategie ontwikkelen om te komen tot gemengd samengestelde besturen. Selectie Selectie van vrijwilligers door regionale afdelingen vindt allereerst op een natuurlijke manier plaats door de keus wie als potentiële vrijwilliger gevraagd wordt en wie niet. Het gaat hier om een eerste inschatting van de geschiktheid van een persoon voor een bepaalde functie. Vervolgens vindt een intakegesprek plaats waarin aan de hand van criteria getoetst wordt (vastgelegd in het betreffende functieprofiel) of de persoon geschikt is voor de functie. Indien dit niet het geval is, wordt geprobeerd ander werk binnen de regionale afdeling van Alzheimer Nederland te vinden, dat wel aansluit bij de achtergrond en kwaliteiten van de nieuwe vrijwilliger. Vrijwilligers van landelijke werkgroepen sturen potentiële vrijwilligers door naar hun aanspreekpunt (de betaalde medewerker die de werkgroep aanstuurt). Potentiële vrijwilligers die via beroepskrachten worden geworven, worden geselecteerd op basis van de selectiecriteria uit de functieprofielen. De medewerker voert een intakegesprek en toetst aan de hand van het betreffende functieprofiel de geschiktheid van de kandidaat. Indien de persoon niet geschikt blijkt voor de functie, wordt gekeken welke alternatieven binnen Alzheimer Nederland mogelijk zijn. Naast individuele selectie van vrijwilligers op geschiktheid wordt voor groepsactiviteiten geselecteerd op een vrijwilligersteam met verschillende achtergronden. Alzheimer Nederland streeft voor de vakantieweken bijvoorbeeld naar een gemengde samenstelling van verpleegkundigen, verzorgenden en activiteitenbegeleiders.

8


1.5.

Introductie

1

Voor de start van het introductieprogramma krijgt iedere nieuwe vrijwilliger een welkomstbrief, het Handboek Vrijwilligers (inclusief het functieprofiel) en eventuele andere 2 achtergrondinformatie voor de betreffende functie (bijvoorbeeld foldermateriaal) . Uitgangspunt is dat elke nieuwe vrijwilliger daarnaast deelneemt aan één van de introductiebijeenkomsten die het landelijk bureau organiseert. Streven is om bij de organisatie van deze bijeenkomsten rekening te houden met de wensen van de vrijwilligers in termen van plaats en tijdstip. Na de introductie heeft de vrijwilliger recht op een kennismakingsperiode om te kijken of het werk aansluit bij zijn/haar wensen en verwachtingen. De duur van de kennismakingsperiode is afhankelijk van de werkzaamheden en staat aangegeven in het bijpassende functieprofiel. 1.6.

Begeleiding en scholing vrijwilligers3

Ondersteuning van vrijwilligers door betaalde medewerkers Begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers vraagt specifieke vaardigheden en kennis van betaalde medewerkers. Alzheimer Nederland erkent dat vrijwillige inzet een eigen dynamiek heeft: - Vrijwilligerswerk is een ruil, maar de arbeid wordt niet geruild met geld, maar met de persoonlijke motivatie van de vrijwilliger. De beloning voor de vrijwilliger kan heel verschillend zijn: iets doen voor de samenleving, werken aan een eigen ideaal, sociale contacten of het opdoen van werkervaring. Veranderingen in het werk van de vrijwilligers kunnen dus ook direct de ruilvoorwaarden beïnvloeden. Het begeleiden van vrijwilligers en zeker lanceren van nieuwe initiatieven vraagt om het herijken van die ruil. - Vrijwilligers doen hun werk naast andere verplichtingen. Dat kunnen zorgplichten zijn, maar ook een betaalde baan. De tijd die een vrijwilliger in zijn werk kan en wil steken, verschilt zeer. Bij alle vrijwilligers geldt dat niet ineens een heel andere tijdsinvestering gevraagd kan worden. - Vrijwilligers zijn vanwege de aard van hun werkverband vaak veel minder uren per week in de organisatie. Dat betekent dat nieuwe informatie, zoals een intranet voor vrijwilligers of een nieuw vrijwilligersbeleid, meer tijd nodig heeft om door te dringen. Deze verschillen in persoonlijke motivatie, de combinatie met andere verplichtingen en de langere doorlooptijd, zorgen ervoor dat de ondersteuning van vrijwilligers een eigen benadering vraagt die met de kenmerken van vrijwillige inzet rekening houdt. Betaalde medewerkers van Alzheimer Nederland zijn of worden in bovengenoemde aspecten opgeleid en/of bijgeschoold. Ook is hierin in het inwerkprogramma van medewerkers voorzien. Coördinatie hiervan ligt bij de stafafdeling Medewerkers en Organisatie. Begeleiding Begeleiding van vrijwilligers vindt idealiter plaats in de vorm van periodieke gesprekken (groepsgewijs) met het verantwoordelijke aanspreekpunt. Indien noodzakelijk of gewenst kan er een individueel evaluatief gesprek worden gehouden. Tijdens deze gesprekken wordt het functioneren van de vrijwilliger besproken, geeft de begeleider feedback en kan de vrijwilliger aangeven of het werk bevalt. Regionale begeleiding van vrijwilligers met een bepaalde functie (bijvoorbeeld Alzheimer Café vrijwilligers) vindt plaats in de vorm van intervisie. Vrijwilligers uit de landelijke werkgroepen worden begeleid door hun verantwoordelijke medewerker. Dit kan in de vorm van een groepsbijeenkomst of zo nodig in een individueel 9


gesprek. Tijdens deze gesprekken worden wederzijdse verwachtingen, het functioneren en/of doorgroeimogelijkheden besproken. 1

Vrijwilligers die zich als collectant voor Alzheimer Nederland inzetten ontvangen wel een welkomstbrief, maar zijn verder uitgesloten van de hieronder genoemde onderdelen. Collectecoördinatoren en collecteorganisatoren/wijkhoofden ontvangen het Handboek Vrijwilligers en het overige introductiemateriaal alleen als zij zich hebben aangemeld voor een introductiebijeenkomst. 3 Dit onderdeel geldt niet voor vrijwilligers die zich als collectant voor Alzheimer Nederland inzetten. 2

Deskundigheidsbevordering Zowel voor de landelijke als voor de regionale vrijwilligers organiseert Alzheimer Nederland studiedagen, workshops en verschillende trainingen. Hierover wordt regelmatig met de vrijwilligers gecommuniceerd. Voor de regionale afdelingen geeft de organisatie jaarlijks een bundel uit waarin het scholingsaanbod is beschreven. Daarmee kan men vroegtijdig kiezen welke trainingen men wil gaan volgen. Het aanbod is geconcentreerd rondom de activiteiten uit het basispakket. Jaarlijks wordt de scholingswensen van vrijwilligers geïnventariseerd. Als een studiedag voor een speciale groep interessant is dan wordt deze groep actief uitgenodigd. Dat betreft zowel kennis (bijvoorbeeld WMO) als vaardigheden (bijvoorbeeld spreken in openbaar). De opleidingen zullen zowel op het landelijk bureau als in de regio aangeboden worden. Gestreefd wordt om zoveel mogelijk regionaal aan te bieden om de reisafstanden voor vrijwilligers beperkt te houden. Het scholingsaanbod zal regelmatig worden bijgesteld op grond van evaluaties.

1.7.

4

Vertrek

Vrijwilligers die afscheid nemen en vertrekken wordt de mogelijkheid tot een exitgesprek aangeboden door de verantwoordelijke begeleider. Op deze manier kan meer inzicht worden gekregen in de motieven van vertrek. Dit is voor beide partijen nuttig: er wordt afscheid genomen en zowel vrijwilliger als begeleider (vrijwilliger of beroepsmedewerker) kunnen leren van elkaar. Indien een vrijwilliger niet tevreden is over het werk of de organisatie wordt gekeken of en hoe dit verbeterd kan worden. Soms zijn verbeteringen eenvoudig aan te brengen. Indien de vrijwilliger een getuigschrift wenst, kan hij/zij dit krijgen. Wanneer een vrijwilliger niet goed functioneert, wordt door de verantwoordelijke begeleider eerst gekeken naar de oorzaken voor het disfunctioneren. Wanneer er geen oplossingen zijn (bijvoorbeeld in de vorm van alternatief vrijwilligerswerk), wordt afscheid genomen van de vrijwilliger. Deze heeft op zijn beurt het recht om via de klachten- en geschillenregeling van Alzheimer Nederland van zich te laten horen. 1.8.

Waarderingsbeleid

4

Waarderingsinstrumenten Onder vrijwilligers van Alzheimer Nederland is een grote diversiteit in achtergrond, motivatie en opleiding. Ook de waarderingsbehoefte verschilt per vrijwilliger. Dit betekent dat niet iedere vrijwilliger behoefte heeft aan iets extra’s of aan een bepaalde materiële vorm van waardering. Sommige vrijwilligers vinden het voldoende om een schouderklopje te ontvangen, een goede relatie met het bureau in Bunnik te onderhouden en hun kosten te declareren. Andere vrijwilligers willen graag een uitje voor het teamgevoel of een attentie. Waardering op maat is dan belangrijk. Alzheimer Nederland beschikt daarom over verschillende waarderingsinstrumenten voor haar vrijwilligers: Voor regionale vrijwilligers en vrijwilligers van landelijke werkgroepen: - Is een bedrag van € 30 per persoon per jaar beschikbaar voor waardering. Afdelingen nemen dit op in de jaarlijkse begroting en kunnen dit naar eigen inzicht besteden, individueel of in de vorm van een gemeenschappelijk uitje of activiteit. 10


-

Dezelfde regeling geldt voor de vrijwilligers van de landelijke werkgroepen. De verantwoordelijke medewerker bepaalt in overleg met de vrijwilligers hoe men dit waarderingsbudget per jaar wil besteden. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een gezamenlijk etentje of een individueel cadeau (bijvoorbeeld een boek).

4

Dit onderdeel geldt niet voor vrijwilligers die zich als collectant voor Alzheimer Nederland inzetten.

-

Wanneer een vrijwilliger stopt met het vrijwilligerswerk en dus afscheid neemt van Alzheimer Nederland, wordt door de afdeling of landelijke werkgroep afscheid genomen. Dit wordt gedaan op een manier die past bij het individu. Afhankelijk van de omvang en duur van het vrijwilligerswerk wordt een attentie gegeven van maximaal € 50, - per vrijwilliger.

Voor vrijwilligers die als collecteorganisator of collectecoördinator/wijkhoofd actief zijn geweest: - Deze vrijwilligers ontvangen in het desbetreffende jaar een passend geschenk als de collecte is afgerond. Voor alle vrijwilligers geldt: - Elk jaar wordt een vrijwilligersdag georganiseerd. Het programma van de dag biedt zowel inhoudelijke en informatieve thema’s (met betrekking tot dementie) als de mogelijkheid tot ontmoeting en ontspanning.

1.9.

Communicatie

Uitgangspunten De communicatie tussen vrijwilligers en betaalde medewerkers kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer. Indien iets wordt gevraagd van vrijwilligers wordt dit tijdig gecommuniceerd. Op deze manier hebben vrijwilligers de tijd om zich voor te bereiden en eventueel hun achterban te raadplegen. Van vrijwilligers wordt hetzelfde verwacht; indien zij wensen hebben, wordt dit eveneens tijdig aangegeven. Op deze manier kan het landelijk bureau onderzoeken wat de mogelijkheden zijn en of de wens gerealiseerd kan worden. Terugkoppeling over de wensen en vragen is belangrijk voor de wederzijdse relatie. Communicatie is een voortdurend onderwerp van aandacht. Informatiemiddelen Informatie wordt zowel per post als digitaal verstuurd. Verzending van post geschiedt in principe naar het huisadres van de vrijwilliger. De volgende middelen worden ingezet in de communicatie met vrijwilligers: - Een welkomstbrief voor de nieuwe vrijwilliger - Het handboek voor vrijwilligers (met in de bijlage de functieprofielen) - Een Bulletin (afhankelijk van de werkzaamheden) - Alzheimer Magazine - Website (intranet) Het uitgangspunt is communicatie op maat; niet elke vrijwilliger wil over alles op de hoogte 5 worden gehouden. Elke nieuwe vrijwilliger krijgt in elk geval een informatiepakket dat onder andere het Handboek Vrijwilligers en een uitnodiging voor deelname aan de introductiecursus bevat. Elke huidige vrijwilliger ontvangt ook (indien relevant) een Bulletin en het Alzheimer Magazine. Vrijwilligers van bepaalde werkgroepen ontvangen alle nieuw uitgebrachte folders, informatieven en soortgelijke publicaties. Vrijwilligers die meer informatie wensen kunnen de website raadplegen en/of informatie opvragen bij het landelijk bureau (zoals bijvoorbeeld over het vrijwilligersbeleid).

1.10.

Inspraak6

De gekozen vorm van inspraak is nieuw en het voornemen is om deze te evalueren als er ervaring mee is opgedaan. 11


5

Collectecoördinatoren en collecteorganisatoren/wijkhoofden ontvangen het Handboek Vrijwilligers en het overige introductiemateriaal alleen als zij zich hebben aangemeld voor een introductiebijeenkomst. Dit onderdeel geldt niet voor vrijwilligers die zich als collectant voor Alzheimer Nederland inzetten.

6

Inspraakregeling Inspraak is geregeld via zogenaamde inspraakgroepen. Vrijwilligers uit die inspraakgroepen zijn betrokken bij de totstandkoming van beleid op die onderdelen welke zich lenen voor inspraak van vrijwilligers. Voorbeelden hierbij zijn: de ontwikkeling van het beleidsplan, de ontwikkeling van het vrijwilligersbeleid en de evaluatie daarvan. Per onderwerp wordt een inspraakgroep ingesteld die een concrete opdracht krijgt. Deze inspraakgroepen hebben een tijdelijk karakter. Als iemand voor kortere of langere tijd niet in de gelegenheid is actief deel te nemen aan de inspraakgroep kan een andere vrijwilliger worden gevraagd hem of haar te vervangen. Wanneer het om organisatiebrede onderwerpen gaat, is het van belang dat er vanuit de diverse geledingen van vrijwilligers vertegenwoordiging is in de inspraakgroepen. Hiervoor wordt met een vaste sleutel gewerkt: - Vanuit de regionale afdelingen vijf tot tien vrijwilligers. Daarbij wordt steeds per regio twee vrijwilligers uitgenodigd. Voordracht kan vanuit het regio-overleg geschieden of via bemiddeling door de coördinator. - Per landelijke werkgroep één vrijwilliger. Voordracht kan vanuit de vrijwilligersgroep gebeuren of door de betrokken medewerker. - Vanuit de collectecoördinatoren en collecteorganisatoren/wijkhoofden twee vrijwilligers. Voordracht kan vanuit de vrijwilligersgroep gebeuren of door de betrokken medewerker. In totaal gaat het dan om circa 16 vrijwilligers die bij de inspraak een actieve rol vervullen. Wanneer het onderwerp het vereist, kan een veelvoud van het aantal worden uitgenodigd. Indien gewenst kan de inspraakgroep terugvallen op enquêtes en andere vormen van raadpleging om meer draagvlak en input te krijgen bij de onderwerpen. De inspraakgroepen worden secretarieel ondersteund vanuit het landelijke bureau. Bij voorkeur wordt informatie uitgewisseld per mail. Als het om onderwerpen gaat die specifiek betrekking hebben op de regionale afdelingen (bijvoorbeeld samenstellen of evalueren van het basispakket) wordt alleen gewerkt met een vertegenwoordiging vanuit de afdelingen. 1.11.

Materiële voorzieningen

Alzheimer Nederland biedt vrijwilligers, los van de onkostenvergoedingen en waarderingsinstrumenten, geen geldelijke vergoedingen voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk. Alzheimer Nederland vindt dit in strijd met het concept vrijwilligerswerk (onbetaald, vrijwillig en in georganiseerd verband) en haar visie op het werken met vrijwilligers (zie visie en toegevoegde waarde). Dit geldt voor elke vrijwilliger van Alzheimer Nederland, ongeacht zijn of haar functie. 7

Onkostenvergoeding en declaratieregeling De onkostenvergoeding en declaratieregeling zijn voor elke vrijwilliger hetzelfde: Vrijwilligers hebben recht op een reiskostenvergoeding. Een vrijwilliger kan de kosten van het Openbaar Vervoer op basis van 2e klasse declareren. Eventueel kan € 0,29 per gereden kilometer gedeclareerd worden. Dit is het maximumbedrag dat belastingvrij kan worden uitbetaald.

12


Vrijwilligers hebben recht op een reële vergoeding van de telefoonkosten die worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor de kosten om te kopiëren en post te verzenden voor de organisatie. Declaratieformulieren krijgt men via de afdeling of werkgroep.

7

Dit onderdeel geldt niet voor vrijwilligers die zich als collectant voor Alzheimer Nederland inzetten.

De vrijwilliger kan de hierboven genoemde gemaakte kosten declareren bij het bestuur van de afdeling of bij het bureau in Bunnik (als hij/zij bij een landelijke werkgroep actief is). De afdeling verzamelt alle declaraties en rapporteert de financiën aan het landelijk bureau. Voor collectecoördinatoren en collecteorganisatoren/ wijkhoofden geldt dat zij hun onkosten direct na afloop van de collecte verrekenen en dit op de afrekenstaat verantwoorden. Verzekeringen Vrijwilligers zijn verzekerd en worden in geval van moeilijkheden zoveel mogelijk gesteund door het landelijk bureau. Dit geldt niet voor opzettelijke benadeling van de kant van de vrijwilliger of voor activiteiten die evident geen onderdeel uitmaken van het werk van de organisatie. Er zijn drie soorten verzekeringen afgesloten: 1. Een collectieve ongevallenverzekering ten behoeve van vrijwilligers. Deze keert uit in geval van overlijden € 10.000 en bij blijvende invaliditeit € 50.000, --. 2. Een aansprakelijkheidsverzekering voor wie in hoedanigheid van vrijwilliger wordt aangesproken voor schade bij derden. Per aanspraak en per contractjaar is maximaal € 2.260.000,- verzekerd. 3. Een rechtsbijstandsverzekering voor juridische bijstand in het kader van procedures die voortvloeien uit het werk voor de stichting. Het gaat hierbij altijd om schades die ontstaan in het kader van activiteiten van Alzheimer Nederland. Voor de aansprakelijkheidverzekering geldt dat het gaat om een secundaire WA-verzekering: in eerste instantie geldt de eigen WA-verzekering, maar als de vrijwilliger geen WA heeft dan kan hij/zij op Alzheimer Nederland terugvallen. Tevens is er een (beperkte) uitkering in geval van een ongeluk. Bij dit alles is van belang wie vrijwilliger is van Alzheimer Nederland en hoe dat wordt bepaald. Met de verzekeraar is afgesproken dat de kring van vrijwilligers mettertijd kan wisselen en dat voor wat betreft de afdelingen de voorzitter bepaalt wie vrijwilliger is voor wat betreft de landelijke werkgroepen de directie. De registratie van vrijwilligers via het vrijwilligersbestand maakt de identificatie van wie vrijwilliger is, gemakkelijker. 1.12.

Evaluatie en bijstelling

Evaluatie en bijstelling van het vrijwilligersbeleid is wenselijk en belangrijk in het kader van kwaliteitsbeleid. Het beleid wordt regelmatig, tenminste eenmaal per beleidsperiode, geëvalueerd. Dit gebeurt op de manier zoals beschreven in de paragraaf over inspraak (1.10). Ter voorbereiding op de evaluatie worden evaluatieformulieren verspreid onder vrijwilligers (via de regionale afdelingen, landelijke werkgroepen, collecteorganisatie en intranet). Verzameling en verwerking van de gegevens gebeurt door het landelijk bureau. De verantwoordelijkheid voor het proces van evaluatie en bijstelling van het vrijwilligersbeleid valt toe aan de stafafdeling Medewerkers en Organisatie.

13


Vrijwilligersbeleid. Alzheimer Nederland. Update: mei januari 2013

Recommend Documents