Sterke vrijwilligers. Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

Sterke vrijwilligers Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

Voorjaar 2013

Inhoudsopgave

Pag.

Voorwoord Hoofdbestuur .................................................................................................... 4 Hoofdstuk 1. Kernzaken Humanitas vrijwilligersbeleid ..................................................... 5 1.1 Humanitaswerk is vrijwilligerswerk en actief burgerschap ......................................................5 1.2 Uitgangspunten en doelen ......................................................................................................6 1.3 Vrijwilligerswerk staat voorop ..................................................................................................7 1.4 Niet alles kan met vrijwilligers: de grenzen van het werk........................................................7 1.5 Toegenomen druk op vrijwilligerswerk; maatschappelijke ontwikkelingen .............................9

Hoofdstuk 2. Soorten vrijwilligerswerk ............................................................................. 11 2.1 Vier typen vrijwilligerswerk ....................................................................................................11 2.2 Uitvoerende vrijwilligers ........................................................................................................12 2.3 Coördinerende vrijwilligers ....................................................................................................12 2.4 Bestuurlijke vrijwilligers .........................................................................................................12 2.5 Bestuurlijke vertegenwoordigers ...........................................................................................13 2.6 Diversiteit ...............................................................................................................................14

Hoofdstuk 3. Wat vraagt Humanitas van haar vrijwilligers? ........................................... 15 3.1 Kwalitatief vrijwilligerswerk vraagt gekwalificeerde vrijwilligers ............................................15 3.2 Werving van vrijwilligers ........................................................................................................15 3.3. Passend vrijwilligerswerk: selectie en matching ..................................................................16 3.4 Verklaring Omtrent het Gedrag: de ‘VOG’ ............................................................................17 3.5 In veilige handen ...................................................................................................................17 3.6 Entree nieuwe vrijwilligers .....................................................................................................18 3.7 (Vermoedens van) misstanden .............................................................................................18 3.8 Beëindiging vrijwilligerswerk .................................................................................................19

Hoofdstuk 4. Wat Humanitas haar vrijwilligers biedt ....................................................... 20 4.1 Wie veel verwacht moet veel bieden.....................................................................................20 4.2 Goede introductie essentieel .................................................................................................20 4.3 Werkbegeleiding....................................................................................................................21 4.4 Scholing en opleiding: deskundigheidsbevordering ..............................................................22 4.5 Scholing en opleiding: “deprofessionalisering” .....................................................................23 4.6 Medezeggenschap ................................................................................................................24 4.7 Waardering ............................................................................................................................24

Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

2

Hoofdstuk 5. Randvoorwaarden en faciliteiten. ............................................................... 26 5.1 Randvoorwaardelijke zaken ..................................................................................................26 5.2 Onkostenvergoedingen .........................................................................................................26 5.3 Verzekeringen .......................................................................................................................28 5.4 Veiligheid van vrijwilligers .....................................................................................................30 5.5 Nazorg ...................................................................................................................................32 5.6 Waarborgen van de privacy van deelnemers en vrijwilligers ................................................32 5.7 Klachtenreglement ................................................................................................................33 5.8 Gedragscode (ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag) .................................34

Colofon ............................................................................................................................... 34 Bijlagen ............................................................................................................................... 35


3

Voorwoord Hoofdbestuur Beste vrijwilliger, Hierbij bieden we u met veel genoegen de vijfde editie van het Humanitas Vrijwilligersbeleid aan. Het werk van Humanitas steunt op de inzet van leden, sympathisanten en zeker niet in de laatste plaats op u als vrijwilliger. Uw inbreng stellen wij enorm op prijs. Vandaar ook het terecht genomen besluit – in 2011 tijdens de Algemene Vergadering van Afgevaardigden – om u het gratis lidmaatschap van de vereniging aan te bieden. Als vrijwilliger bent u van doorslaggevende betekenis bij het realiseren van de verenigingsdoelen en activiteiten. Humanitas heeft belang bij veel actieve vrijwilligers. Omgekeerd weten we dat Humanitas ook voor menig vrijwilliger veel betekent: een geliefde ‘werkplaats’ om met anderen samen te werken. Een plek waar ieders capaciteiten tot hun recht komen en waar die nog verder ontwikkeld kunnen worden. Dat alles vanuit een gemeenschappelijke visie op mens en samenleving. Onze kerntaak is de ondersteuning en dienstverlening aan mensen die persoonlijk of maatschappelijk in de knel zijn geraakt. Ons middel is de inzet van vele, goed opgeleide en toegeruste vrijwilligers, zoals u. Humanitas stelt u centraal, vanwege uw grote waarde in het intermenselijk verkeer en de solidariteit die daar uit spreekt. Deze laagdrempelige ondersteuning is waardevol in zichzelf. Het is een maatschappelijk bindmiddel bij uitstek. Humanitas staat niet stil. Als de maatschappelijke omstandigheden veranderen, veranderen we mee. We ondernemen nu activiteiten die enkele jaren geleden nog niet in ons pakket zaten. Vaak pittige en uitdagende activiteiten, die veel vragen van uw kennis, vaardigheden en (levens)houding. Dan is het goed om te weten hoe onze vereniging het vrijwilligerswerk ziet, wat we van u verwachten en wat wij – op onze beurt – u te bieden hebben. Humanitas-activiteiten worden vooral lokaal georganiseerd en uitgevoerd. Het vrijwilligersbeleid krijgt met name dáár gestalte. In de volgende hoofdstukken bieden we lokale besturen en werkgroepen duidelijke uitgangspunten en handreikingen. We komen daarmee tegemoet aan de wens en de afspraak om al deze activiteiten te stroomlijnen tot één herkenbare ‘Humanitas-aanpak’. En om de bijbehorende werkwijzen meer te harmoniseren en het hoge kwaliteitsniveau te behouden. Natuurlijk willen we u zoveel mogelijk ondersteunen. Daarom dragen we graag bij aan uw opleiding en kennis. Onze ‘Humanitas Academie’ zorgt overal in het land voor een samenhangend geheel van verzorgde cursussen en trainingen. Zo kunt u - goed voorbereid - beginnen aan uw belangrijke werk.

Voorjaar 2013 Marijke van Eck voorzitter Humanitas


4

Hoofdstuk 1. Kernzaken Humanitas vrijwilligersbeleid

1.1 Humanitaswerk is vrijwilligerswerk en actief burgerschap Humanitas is een organisatie die zich wil inzetten voor een goed doel; een ideële organisatie. Dat lees je onmiddellijk af uit de opdracht die de vereniging voor zichzelf heeft geformuleerd: “Humanitas komt op voor een samenleving waarin mensen actief vorm geven aan hun eigen leven en verantwoordelijkheid nemen voor het samenleven met elkaar”. Dat ‘verantwoordelijkheidsgevoel voor elkaar’ is een belangrijke richtingwijzer. Vanuit die behoefte wijden mensen zich aan vrijwilligerswerk. En dus ook aan de opdracht van de vereniging. We hebben leden die zich hiervoor vrijwillig inzetten en niet-leden die zich verbinden aan de vereniging of specifieke werkonderdelen daarvan. Dat is al zo sinds het ontstaan van Humanitas in mei 1945, en dat is het nog steeds. Humanitas werd destijds opgericht om ondersteuning en bijstand te kunnen bieden aan medeburgers op basis van gelijkwaardigheid. De eerste voorzitter van Humanitas, Mr. Joris in het Veld, zei het in de taal van die tijd: “Geen hulp van uit de hoogte, maar geboden uit een besef van saamhorigheid, van verantwoordelijkheid, ook voor het lot van de naaste die in nood verkeert” Die hulp werd mogelijk door de oprichting van plaatselijke afdelingen; de feitelijke werkplaatsen van waaruit onze vrijwilligers aan de slag gingen. Humanitaswerk begon als honderd procent vrijwilligerswerk. Nadien kwamen beroepskrachten het vrijwilligerswerk ondersteunen en soms coördineren, maar het accent bij organisatie en uitvoering bleef altijd op vrijwilligers liggen. Vrijwillige inzet van leden en sympathisanten is nog steeds onontbeerlijk en van speciale waarde. Het zou ‘een verarming zijn als de hulp van particulieren als vrijwilligers zou worden uitgeschakeld’, zei onze eerste verenigingssecretaris, de heer Faber, ooit. Voor Humanitas zijn vrijwilligers - ondersteund door beroepskrachten - de verpersoonlijking van actief burgerschap: medeverantwoordelijkheid nemen voor het reilen en zeilen van de samenleving. En met name voor het wel en wee van medemensen die – tijdelijk – ondersteuning nodig hebben. De gedachte dat mensen in de eerste plaats geholpen kunnen worden door gewone medeburgers en niet door speciaal opgeleide deskundigen, was een belangrijk motief om Humanitas te starten. Tot op de dag van vandaag behoudt dit motief haar geldigheid.


5

1.2 Uitgangspunten en doelen Humanitas kiest heel bewust voor de inzet van vrijwilligers om haar doelen te bereiken. Bij deze keus spelen de volgende overwegingen een belangrijke rol: 

Humanitas verenigt verantwoordelijke burgers die zich voor maatschappelijke doelen willen inzetten. Daarmee biedt de vereniging een (organisatorisch) kader waarbinnen mensen als vrijwilliger aan de slag kunnen;



werken met vrijwilligers geeft de kwaliteit van het geleverde werk meerwaarde. Het draagt bij aan: o

grotere toegankelijkheid van diensten en voorzieningen (drempelverlagend);

o

meer oog voor de persoonlijke behoeften van hulpvragers;

o

kleinere afstand tussen hulpontvanger en hulpgever (mensen zoals jij en ik);

o

inspringen op geconstateerde behoeftes onder de lokale bevolking;

o

sterkere sociale samenhang in de lokale samenleving;

o

meer tijd en andere aandacht dan instanties met louter beroepskrachten kunnen bieden.

De opdracht of missie die Humanitas zichzelf stelt, is: “Humanitas komt op voor een samenleving waarin mensen actief vorm geven aan hun eigen leven, en verantwoordelijkheid nemen voor het leven van elkaar. Deze humanistische uitgangspunten vertaalt Humanitas in diensten van mens-tot-mens op de gebieden van welzijn, wonen en zorg”. Werkterrein: welzijn, wonen en zorg Humanitas heeft als werkterrein welzijn, wonen en zorg. De bijbehorende activiteiten komen voort uit haar visie op mens en samenleving, gebaseerd op humanistische waarden. Leidraad is: aandacht voor de medemens, menselijke waardigheid en het respecteren van ieders persoonlijkheid. Aandacht voor menselijke waardigheid hangt nauw samen met zelfrespect, medemenselijkheid en het (willen) dragen van verantwoordelijkheid voor anderen in onze samenleving. Deze visie komt tot uitdrukking in vier Humanitas-waarden, die een rode draad moeten vormen in al onze activiteiten, en die bij ons vrijwilligerswerk het uitgangspunt zijn. De vier Humanitas-waarden: 

een samenleving waarin gelijkwaardigheid voorop staat en waarin plaats is voor iedereen;



nemen van verantwoordelijkheid voor jezelf en voor het samenleven met anderen;



herstel van regie over het eigen leven voor mensen die dat tijdelijk zijn kwijtgeraakt;



vraaggericht en vernieuwend aanbod op de gebieden wonen, zorg en welzijn.

Van alle vrijwilligers verwachten we dat zij willen en kunnen werken vanuit deze waarden. In de werving, introductie en opleiding van nieuwe vrijwilligers is ruime aandacht voor de inhoud van deze waarden en hun betekenis voor het werk. Waarden kenmerken Humanitas. Zij geven richting aan zowel de keuze van activiteiten als aan de uitwerking ervan in de dagelijkse praktijk.


6

Waar de samenleving verandert, zullen ook activiteiten kunnen veranderen. Daarbij wordt de inbreng van leden en vrijwilligers zeer gewaardeerd en gestimuleerd.

1.3 Vrijwilligerswerk staat voorop De jaarplannen van de plaatselijke afdelingen geven aan welke activiteiten de vereniging wil organiseren en uitvoeren. Het ‘kunnen organiseren en uitvoeren met vrijwilligers’ is een allesbepalende factor bij de overweging om bepaalde activiteiten wel of niet op het programma te zetten. Als uitvoering door vrijwilligers niet mogelijk is, moet van een activiteit worden afgezien. Dit ligt genuanceerder als het gaat om het organiseren en coördineren van een activiteit. Humanitas kiest daarbij in principe voor vrijwillige coördinatoren, tenzij…. Alleen vanwege zwaarwegende inhoudelijke redenen kan van dit principe worden afgeweken. Als het nut en de noodzaak van een voorgenomen activiteit onbetwist zijn, is de volgende stap om na te gaan of ‘de organisatie en coördinatie’ kunnen worden gedaan door vrijwilligers. Om deze weging van vrijwillige of betaalde coördinatie te vergemakkelijken is een ‘Checklist betaalde/onbetaalde coördinatie’ ontwikkeld (bijlage 7). Deze checklist presenteert vier samenhangende wegingsfactoren, te weten: 

zwaarte van de ondersteuningsvraag



organisatorische taken



tijdsinvestering



takenpakket

In de checklist staat hoe deze wegingsfactoren zijn toe te passen. De belangrijkste factor is de eerste: de ingeschatte zwaarte van een voorgenomen activiteit en van de gevraagde ondersteuning. Zwaarder of intensiever vrijwilligerswerk doet ook een zwaarder beroep op de coördinatie van werkzaamheden. Vaak is ook het afbreukrisico groter. Wil een afdelingsbestuur dus de aanstelling van een betaalde coördinator voorstellen aan haar districtsbestuur, dan hangt de rechtvaardiging daarvan altijd samen met de inhoudelijke zwaarte van het te organiseren vrijwilligerswerk en de bijbehorende taken.

1.4 Niet alles kan met vrijwilligers: de grenzen van het werk Ook vrijwilligerswerk kent uiteraard grenzen die niet overschreden moeten worden. Bekend is dat juist mensen die zich vrijwillig voor een zaak willen inzetten soms ‘grenzeloos’ kunnen zijn in de tijd die zij bereid zijn te investeren. Daarom wil Humanitas per activiteit zo duidelijk mogelijk aangeven wat er van haar vrijwilligers wordt gevraagd. Dit wordt om te beginnen aangegeven in de ‘Handreikingen’, die voor de meest voorkomende activiteiten ontwikkeld zijn. Deze worden regelmatig getoetst op bruikbaarheid. Dat is noodzakelijk omdat er in de samenleving een tendens is om de grenzen van het vrijwilligerswerk geleidelijk verder op te schuiven. Zo leven er verwachtingen om vrijwilligers te kunnen inzetten op terreinen die tot nu toe zijn voorbehouden aan beroepskrachten. Daarnaast heeft het


7

Hoofdbestuur een uitgangspuntennotitie vastgesteld over ’De grenzen van het vrijwilligerswerk van Humanitas’, zie bijlage 10. Regelgeving eist meer van vrijwilligerswerk Veranderingen in regelgeving leiden tot een andere en intensievere vraag naar vrijwillige inzet en informele zorg. Steeds is daarbij het doel om meer verantwoordelijkheid voor zorg en welzijn bij het individu en zijn omgeving te leggen. Gemeenten krijgen voortdurend een prominentere rol bij de regie en aansturing van de sociale infrastructuur. In 2007 werd de Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) ingevoerd. In 2009 werd de AWBZ-financiering voor ondersteunende begeleiding - ten dele - overgeheveld naar gemeenten. Momenteel zijn vergaande wijzigingen van weten regelgeving in voorbereiding met betrekking tot de AWBZ (begeleiding en dagbesteding) en de Jeugdzorg, met grote gevolgen voor de WMO. Deze ontwikkeling doet een toenemend beroep op mantelzorg en vrijwilligerswerk. Het stelt ook steeds hogere eisen aan de kwaliteit en leveringszekerheid van vrijwilligerswerk. Al met al stuurt dit het vrijwilligerswerk steeds meer in de richting van vereisten die voorheen alleen het beroepswerk in zorg en welzijn betroffen. Ook krijgt Humanitas steeds vaker de vraag om een rol te spelen in een gecoördineerde samenwerking met gemeenten en welzijnsinstellingen, de ‘ketensamenwerking’. Humanitas is doordrongen van het belang van een goede samenwerking met andere organisaties, maar vindt dat zij als vereniging zelf bepaalt wat haar vrijwilligerswerk kan en wil bieden. De leest waarop ons vrijwilligerswerk is geschoeid, wordt dus door Humanitas vastgesteld en door niemand anders. Maar uiteraard niet zonder rekening te houden met de behoeften, noden en wensen van wie een beroep op ons doen. Juist omdat de grenzen van ons werk niet in beton zijn gegoten en dus de neiging hebben te verschuiven, is het zaak voor een afdelingsbestuur om voortdurend - samen met de vrijwillig coördinatoren - na te gaan of het werk zich nog steeds beweegt binnen de aangegeven grenzen. De grenzen van het vrijwilligerswerk in het algemeen en de grenzen ervan per activiteit - en de bijbehorende dilemma’s - komen aan de orde tijdens de cursussen en trainingen die we voor onze vrijwilligers organiseren. Zij vormen regelmatig onderwerp van gesprek in de terugkombijeenkomsten van vrijwilligers. Deelname daaraan is voorgeschreven: het is een vast onderdeel van het kwaliteitsbeleid. Een goede uitvoering van het vrijwilligerswerk staat voorop. Bij het bepalen van de grenzen van het vrijwilligerswerk spelen ten minste de volgende zaken een rol: 

de kern van het werk van Humanitas ligt op het gebied van ondersteuning door middel van intermenselijke contacten;



de ondersteuning is gebaseerd op vrijwilligheid van twee kanten. De deelnemer moet er zelf mee instemmen. De ondersteuning van Humanitas kan nooit door derden verplicht worden gesteld;



per activiteit wordt scherp aangegeven wat klanten en gebruikers mogen verwachten van de vrijwilligers;



de capaciteiten van de vrijwilligers worden daarbij optimaal benut;


8



het streven is naar een goede match tussen hulpvragers en vrijwilligers;



Humanitas-vrijwilligers zijn niet inzetbaar op het gebied van persoonlijke verzorging, bewassing en zaken die met medicijngebruik/verstrekking te maken hebben;



Humanitas-vrijwilligers zijn geen hulpverleners, therapeuten of schuldhulpverleners. Zij handelen van mens tot mens. Zij kunnen wel verwijzen naar deze vormen van hulp. Bij hulpvragen die buiten het bereik ons vrijwilligerswerk liggen - of komen te liggen – verwijzen we altijd door;



verwijzingen worden zo persoonlijk - ‘warm’ - mogelijk afgehandeld;



ons vrijwilligerswerk heeft altijd een activerend karakter en is beperkt van duur. Het richt zich op een zo snel mogelijk herstel van de eigen regie;



zonder toestemming van de betrokken deelnemer krijgen derden geen rapportage. Uitzondering daarop is als er gegronde redenen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van kinderen in het geding is (zie Protocol Signalering Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, bijlage 15, en het Privacyreglement, bijlage 22);



er wordt altijd scherp aangegeven wanneer en onder welke voorwaarden het vrijwilligerswerk van Humanitas wordt beëindigd.

Dat vrijwilligers iets willen betekenen voor anderen is voor Humanitas van grote waarde. Bovendien voegt hun inzet een belangrijke kwaliteit toe aan onze activiteiten. Het maakt het mogelijk om activiteiten laagdrempelig te organiseren, dichtbij de leefsituatie van mensen die zorg en hulp vragen. En wat wij het meest waardevol vinden: het biedt tijd voor contact en 'gewone' ervaringsdeskundigheid.

1.5 Toegenomen druk op vrijwilligerswerk; maatschappelijke ontwikkelingen Natuurlijk weten wij al lang dat vrijwilligerswerk er toe doet, maar dit besef is de afgelopen jaren ook ruim doorgedrongen tot bestuurlijke en politieke kringen. Zij onderkennen dat een belangrijk deel van de samenleving op vrijwilligerswerk draait. Niet voor niets wordt vrijwillige inzet bij herhaling dan ook het ‘cement van de samenleving’ genoemd. Dit is een goede ontwikkeling, maar kent ook een schaduwzijde: vrijwilligerswerk wordt al snel als Haarlemmerolie gezien. Als middel om allerhande problemen mee op te lossen. Zie de ontwikkelingen die we al eerder schetsten inzake de WMO en de decentralisaties van AWBZ-onderdelen en de Jeugdzorg. Daarbij wordt meer verantwoordelijkheid voor zorg en welzijn bij de samenleving gelegd, met in het verlengde daarvan een groter beroep op vrijwilligerswerk. Met tegelijk hogere eisen aan de kwaliteit en leveringszekerheid. Verder zien we ontwikkelingen waardoor de grenzen van wat wij vrijwilligerswerk noemen dreigen op te schuiven. Onze vereniging hanteert de officiële en ook volmondig onderschreven definitie die stelt dat vrijwilligerswerk staat voor: “werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving”


9

Het ‘onverplicht en onbetaald’ roept de laatste jaren nogal eens discussies op. Voor Humanitas is en blijft vrijwilligerswerk onbetaald werk. Maar vanzelfsprekend is er ook oog voor het feit dat anderen de grens tussen betaald werk en vrijwilligerswerk niet altijd scherp willen trekken. Daarbij duikt regelmatig de term ‘betaling van vrijwilligerswerk’ op. Ook wordt Humanitas geconfronteerd met gemeenten die - in het kader van sociale activering mensen met een bijstandsuitkering verplichtend naar vrijwilligerswerk leiden. Ons standpunt daarover is duidelijk: mensen kiezen zelf ‘vrijwillig, dus onverplicht’ voor vrijwilligerswerk bij Humanitas. Overigens is een duwtje in de rug naar vrijwilligerswerk op zich geen verkeerde zaak. De vereniging is ook alleszins bereid om jonge mensen kennis te laten maken met het vrijwilligerswerk, bijvoorbeeld in de vorm van maatschappelijke stages. Waar mogelijk, wil Humanitas dat actief stimuleren. Ook stellen bedrijven hun werknemers vaker in de gelegenheid om vrijwilligerswerk te doen, als onderdeel van maatschappelijk betrokken en/of verantwoord ondernemen. Dit zogenoemde ‘werknemersvrijwilligerswerk’ oftewel ‘vrijwilligerswerk in de baas z’n tijd’ geldt voor de vereniging als kans om nieuwe mensen te betrekken bij Humanitas-vrijwilligerswerk. Hoewel hier vraagtekens kunnen worden geplaatst bij het ‘onbetaalde’, staat het ‘onverplichte’ voorop.


10

Hoofdstuk 2. Soorten vrijwilligerswerk

2.1 Vier typen vrijwilligerswerk Humanitas kent vier categorieën vrijwilligers: 

uitvoerende vrijwilligers



coördinerende vrijwilligers



bestuurlijke vrijwilligers



bestuurlijke vertegenwoordigers

Deze vier onderscheiden zich in de feitelijke rol die vrijwilligers spelen bij het plannen, organiseren en uitvoeren van vrijwilligerswerk. Daarnaast kent de vereniging een bijzondere vrijwilligerscategorie: ‘bestuurlijke vertegenwoordigers’. Humanitas organiseert haar activiteiten overwegend via lokale afdelingsbesturen. Dit vraagt mensen die bereid zijn om vooral bestuurlijk werk te doen. Dat wil zeggen: die bereid en in staat zijn plannen te maken en randvoorwaarden te scheppen. En die op hoofdlijnen leiding willen geven aan de uitvoering van die plannen. De organisatie van de uitvoering zelf is bijna altijd in handen van coördinerende vrijwilligers: vrijwilligers die de werkzaamheden organiseren, zaken op elkaar afstemmen, de eerste contacten onderhouden met mogelijke deelnemers en de vrijwilligers begeleiden die het werk uitvoeren. Het uitvoerend werk in de vorm van de deelnemersondersteuning is bij alle afdelingen in handen van speciaal voor dat doel aangetrokken en opgeleide vrijwilligers. Alle vrijwilligers van Humanitas mogen bij de uitvoering van hun werk rekenen op hulp en ondersteuning vanuit - wat wij noemen - het beroepsapparaat. De medewerkers hiervan werken vanuit vijf districtsbureaus en het landelijk bureau. Zij zorgen voor organisatorische, inhoudelijke en technische ondersteuning. Onze leden en vrijwilligers hebben vanzelfsprekend inspraak in de uitvoering van het lokale en landelijke beleid. Alle vrijwilligers bieden wij sinds 2011 het gratis lidmaatschap van de vereniging aan. Als lid is men uiteraard ook verkiesbaar als bestuurder binnen de vereniging. De ervaring van de laatste jaren heeft geleerd dat onze vrijwilligers weinig of geen behoefte hebben om betrokken te raken bij het algemene verenigingsbeleid, maar wel bij het beleid rond hun eigen activiteit of programma. Het is dan ook zeer wenselijk dat de afdelings- en districtsbesturen hun vrijwilligers betrekken bij beslissingen die direct ingrijpen in de activiteiten.


11

2.2 Uitvoerende vrijwilligers Veruit de grootste groep vrijwilligers binnen Humanitas bestaat uit degenen die zorg dragen voor de uitvoering van de activiteiten. Hun betrokkenheid bij de waarden van Humanitas en de zorg en aandacht voor deelnemers is van groot belang. Zij staan het meest in direct contact met de deelnemers van Humanitas. Zij zijn, evenals de coördinerende vrijwilligers, te beschouwen als ambassadeurs van de humanistische waarden, die immers de basis vormen van al onze activiteiten. De meeste uitvoerende vrijwilligers zijn actief in afdelingsactiviteiten en werken dus op afdelingsniveau. Maar sommigen zijn ook betrokken bij een aantal districts- of landelijke activiteiten. Zo zijn onze kindervakantieweken meestal op districtsniveau georganiseerd. Humanitas Chat en Gezin in Balans zijn werkzaam op landelijke schaal.

2.3 Coördinerende vrijwilligers Dan zijn er de vrijwilligers met een organiserende en coördinerende taak. Zij vormen de onmisbare schakel tussen een afdelingsbestuur en de uitvoerende vrijwilligers die onder de verantwoordelijkheid van een afdeling vallen. Vrijwillige coördinatoren werken in opdracht en onder verantwoordelijkheid van een plaatselijk afdelingsbestuur aan de organisatie en uitvoering van verenigingsactiviteiten. Dat vraagt veel kennis en inzicht in wat er in een afdeling speelt, net als goede afstemming en intensief overleg, rapportage en verantwoording. De specifieke deskundigheden die van vrijwillige coördinatoren worden verwacht, liggen op het gebied van organisatie, kennis van de ‘sociale kaart’, het kennen en verbinden van vraag en aanbod en het begeleiden van uitvoerende vrijwilligers. Ook de begeleiding van terugkomactiviteiten van de werkgroep behoort daartoe. Vrijwillige coördinatoren zijn daarmee de spil van afdelingsactiviteiten in organisatorische en inhoudelijke zin. Zie voor uitgebreidere informatie over de positie, de algemene taken en verantwoordelijkheden van de vrijwillige coördinatoren bijlage 9. In de Handreikingen van Humanitas over de meest voorkomende activiteiten staat meer informatie over de benodigde kennis, houding en vaardigheden. Vanzelfsprekend mogen vrijwillige coördinatoren in hun werk rekenen op een goede ondersteuning door het afdelingsbestuur en de districtsbureaus. In elk geval kunnen zij altijd terugvallen op - specialisten van - consulententeams en de afdeling Ontwikkeling en Ondersteuning (O&O) van het landelijk bureau. Voor vrijwillige coördinatoren is een basistraining beschikbaar die bestaat uit een drietal 'verplichte' onderdelen, en één vrijwillig onderdeel.

2.4 Bestuurlijke vrijwilligers De vereniging werkt met drie bestuurslagen waarbinnen ‘bestuurlijke vrijwilligers’ een rol spelen:


12



afdelingsbesturen



districtsbesturen



landelijk hoofdbestuur

De positie van al deze bestuurlijke vrijwilligers is formeel duidelijk aangegeven in de statuten en in de huishoudelijk reglementen van de vereniging. Daarin staan de precieze spelregels waarbinnen besturen optreden, met hun verantwoordelijkheden, rechten en plichten. Nieuwe bestuursleden kunnen er - ter voorbereiding op hun taken en functie - altijd op rekenen dat het district een bestuurderscursus organiseert. Om vrijwilliger te zijn bij Humanitas, hoeft men geen lid van de vereniging te zijn. Dit ligt anders bij de bestuurlijke vrijwilligers. Bestuursleden van Humanitas zijn verplicht lid. Het is statutair voorgeschreven en ook volkomen logisch (statuten art. 22, lid 1, art. 34, lid 1 en 38c en art. 10, lid 1 van het Huishoudelijk Reglement Afdelingen). Het lidmaatschap is van belang voor wie over het beleid wil meebeslissen en dus de toekomst van de vereniging. De praktijk van het werk heeft geleerd dat er tussen onze bestuurlijke vrijwilligers grote verschillen kunnen bestaan in de mate waarin men zich inzet en wijze waarop. Dit heeft vaak te maken met de ontwikkelingsfase, de omvang van het werkgebied van een afdeling en de hoeveelheid werkzaamheden die zich aandient. Zo komen we afdelingsbesturen tegen die bijna geheel uit “doeners” bestaan (meestal beginnende, nieuwe en/of kleine afdelingen) en besturen waarbij de meeste bestuurders functioneren als betrokken bestuurders ‘op afstand’ (meestal bij grote afdelingen en/of afdelingen met veel verschillende activiteiten). Bijlage 6 geeft een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van een afdelingsbestuur. Humanitas kent de ruimte om te experimenteren met nieuwe organisatie- en bestuursvormen op lokaal niveau. Een voorbeeld: de snelle opstart van een noodzakelijk geachte activiteit wordt soms belemmerd door de verplichting eerst een lokaal bestuur te moeten vormen. Daarom is het op gang brengen van plaatselijke activiteiten door vrijwilligers mogelijk, ook zonder een afdelingsbestuur. Maar niet zonder overleg met en betrokkenheid van het betreffende districtsbestuur.

2.5 Bestuurlijke vertegenwoordigers Tenslotte een bijzondere vrijwilligersactiviteit die op verzoek van een Humanitas-bestuur alleen kan worden gedaan door leden-vrijwilligers: die van ‘bestuurlijk vertegenwoordiger’. Op diverse plaatsen heeft Humanitas als vereniging een vertegenwoordiging in besturen van andere organisaties. Bijvoorbeeld in die van algemene lokale welzijnsstichtingen, van zorgcentra voor ouderen of van besturen van lokale/regionale Humanitas-werkstichtingen. Daartoe aangezochte 'bestuurlijke vertegenwoordigers' representeren Humanitas in formele zin. Om dit te kunnen doen, is het lidmaatschap van de vereniging een vereiste.


13

Van bestuurlijke vertegenwoordigers wordt gevraagd: 

periodiek contact te onderhouden met het Humanitas-bestuursorgaan dat hen voordroeg;



te overleggen met hetzelfde orgaan wanneer er cruciale standpuntbepalingen worden verwacht.

Om hun werk goed te kunnen doen, kunnen bestuurlijke vertegenwoordigers van Humanitas altijd rekenen op ondersteuning van de vereniging. Dat gebeurt in de vorm van duidelijke instructie, consultatiemogelijkheden en facilitaire dienstverlening.

2.6 Diversiteit De afgelopen jaren kregen we elk jaar meer deelnemers, meer vrijwilligers, meer activiteiten kwamen erbij, meer samenwerkingpartners die met elkaar werken aan een samenleving met een menselijker gezicht. Uitgangspunt is daarbij steeds geweest de wens om als organisatie zoveel mogelijk een afspiegeling te zijn van de samenleving. Zowel wat betreft de deelnemers aan de activiteiten als de samenstelling van ons uitvoerende, coördinerende en bestuurlijke vrijwilligersbestand. Wil Humanitas diverse doelgroepen blijven bedienen, dan moet ze ook een zo goed mogelijke afspiegeling van de samenleving zijn. Voor de groep uitvoerende vrijwilligers is dat redelijk het geval. Dat geldt echter nog niet voor de groep coördinatoren en bestuursleden. Voor de duurzaamheid van onze organisatie moeten we ook daar de nodige aandacht aan schenken.


14

Hoofdstuk 3. Wat vraagt Humanitas van haar vrijwilligers?

3.1 Kwalitatief vrijwilligerswerk vraagt gekwalificeerde vrijwilligers Het gaat er niet alleen om dat veel mensen zich door het werk van Humanitas aangesproken voelen, maar ook dat de ‘geschikte’ vrijwilligers worden gevonden. Humanitas zoekt bewust naar mensen die op grond van hun (levens)ervaring, kennis en kunde bepaalde werkzaamheden op zich kunnen nemen. Maar ook naar mensen die bereid zijn hun nog beperkte ervaring, kennis en kunde ter zake te vergroten. Deze aanpak biedt de beste garantie voor kwalitatief goed Humanitas-vrijwilligerswerk. Kwalitatief goed vrijwilligerswerk moet ervoor zorgen dat de geboden hulp en ondersteuning deelnemers daadwerkelijk op weg helpen om zelfstandig weer verder te kunnen. Dit uitgangspunt heeft directe gevolgen voor de werving, selectie, voorbereiding, scholing en begeleiding van vrijwilligers. Doe je de goeie dingen goed? Wat vrijwilligers bij Humanitas moeten kennen en kunnen wordt afgeleid uit wat de vereniging haar deelnemers aan zorg en ondersteuning wil bieden. Zonder daarbij het vraaggericht werken uit het oog te verliezen. Welke concrete activiteit wordt ondernomen? En wat vraagt het om deze met vrijwilligers uit te voeren? Centraal staat dat kwaliteit is gebaseerd op ‘het jezelf en met elkaar steeds opnieuw afvragen of je de goede dingen doet en of je dat ook op een goede manier aanpakt en uitvoert’.

3.2 Werving van vrijwilligers De werving van nieuwe vrijwilligers is net zo belangrijk als de meest geschikte plaats vinden waar zij hun werk kunnen doen. Daarom vergt dit goede voorbereiding en een systematische aanpak. Gezien de voortdurende doorstroming van vrijwilligers vraagt dit continu aandacht. Het Humanitas vrijwilligersbeleid gaat hierin planmatig te werk. Bij het aantrekken van nieuwe vrijwilligers moeten we eerst goed nagaan voor welke taken en werkzaamheden mensen worden gezocht. De activiteiten die men van nieuwe vrijwilligers vraagt en de verwachting die men van hen heeft, moeten zo concreet mogelijk zijn (aantal mensen, taken, bekwaamheden, tijdsbeslag). Is dat eenmaal helder, dan kan er een doelgericht wervingsplan worden gemaakt. Daarin staat de concrete aanpak van de werving. Bedenk ook dat wervingsmateriaal (communicatie-uitingen) bijdraagt aan de totale beeldvorming (PR) van de vereniging. Ook dat onderdeel vergt een planmatige en gecoördineerde aanpak. In bijlage 1 staan tips voor de werving van vrijwilligers. In zo’n wervingsplan staan de volgende afspraken: 

wie is eindverantwoordelijk voor de werving?;



hoe vindt de selectie plaats en wie is daarbij betrokken?;


15



op welke manier worden vrijwilligers geworven en geselecteerd (criteria)? Denk aan de mogelijkheden van internet en social media (let wel op: hoe laagdrempeliger en ongerichter het wervingskanaal, hoe uiteenlopender de (kwaliteit van) de reacties zullen zijn);



hoe verloopt de opvang en introductie van de nieuw geworven vrijwilliger?;



hoeveel tijd kan er in wervingsactiviteiten gestoken?;



welke financiële middelen kunnen worden ingezet?

3.3. Passend vrijwilligerswerk: selectie en matching Niet zelden melden zich tijdens een wervingscampagne mensen die gewoon graag aan 'iets' meedoen en daarbij niet altijd goed letten op wat er precies van hen wordt gevraagd en verwacht. Pure bereidwilligheid om iets te doen, staat niet garant voor geschiktheid. En 'afgewezen worden' brengt teleurstelling en soms ook boosheid met zich mee. Juist daarom zorgt Humanitas in haar wervingscampagnes voor optimale duidelijkheid over hetgeen zij vraagt en verwacht van potentiële vrijwilligers. Ook daarom organiseren de districten regelmatig informatie- en oriëntatiebijeenkomsten voor nieuwe en potentiële vrijwilligers. Het koppelen van een mogelijke vrijwilliger aan een passende activiteit vraagt om een bewuste selectie: werving en selectie gaan hand in hand. Natuurlijk begint een goede selectie met de zorg voor 'grote duidelijkheid' in een wervingscampagne. Maar hoe duidelijk wij de zaken ook voorstellen, het is altijd mogelijk dat de ontvanger van de boodschap deze anders leest of interpreteert. Ga daarom bij nieuw geworven vrijwilligers steeds na of de wederzijdse verwachtingen helder zijn en bij elkaar aansluiten. Het aan elkaar koppelen van vrijwilligers en beschikbare activiteiten blijft maatwerk. Om dit zo goed mogelijk te doen, worden in ieder geval de volgende zaken zwaarwegend in een afweging betrokken: 

het onderschrijven van de verenigingsdoelstelling en de gehanteerde uitgangspunten bij het werk van Humanitas;



beschikken over de gezochte kwaliteiten en vaardigheden;



de bereidheid hebben een 'gevraagde' minimale hoeveelheid tijd en energie te investeren;



gemotiveerd zijn voor het betreffende vrijwilligerswerk;



de bereidheid hebben tot deelname aan werkoverleg en intervisie;



de bereidheid hebben tot scholing en bijscholing;



open staan voor reflectie op het eigen handelen;



ten minste de minimumleeftijd hebben (alleen bij bepaalde activiteiten), zie ook 3.5;



de bereidheid hebben lid te worden van Humanitas (bij bestuurders en bestuurlijk vertegenwoordigers);



in staat en bereid zijn een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen bij een aantal specifieke activiteiten (zie hieronder 3.4).


16

Uiteindelijk zal pas in de praktijk goed blijken of de wensen en verwachtingen aan beide kanten overeenstemmen. Beslissend bij een bestendige en goede samenwerking is meestal of men zich kan vinden in de al aanwezige ‘werkcultuur’ en een goede aansluiting kan vinden bij een bestaande groep vrijwilligers. Het is daarom raadzaam om - bijvoorbeeld na een half jaar - een moment van evaluatie af te spreken met de nieuwe vrijwilliger.

3.4 Verklaring Omtrent het Gedrag: de ‘VOG’ Voor een aantal specifieke vrijwilligersactiviteiten is het noodzakelijk dat de (toekomstige) vrijwilliger een zogeheten Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kan overleggen. Deze verklaring kan zowel langs papieren weg als digitaal worden aangevraagd. Het Ministerie van Justitie geeft deze af wanneer er geen redenen bekend zijn waarom iemand niet geschikt is voor het opgegeven soort (vrijwilligers)werk. Humanitas heeft enkele activiteiten waarvoor een dergelijke verklaring noodzakelijk is, gelet op de kwetsbaarheid van de groep waarmee wordt gewerkt. Het betreft vrijwilligerswerk ten behoeve van: 

alle activiteiten van het programma Elk kind telt;



Thuisadministratie;



maatjes verstandelijk gehandicapten;



maatjes psychiatrische patiënten;



maatjes jongeren;



Gezin in Balans;



contact met gedetineerden en ex-gedetineerden;



voorleesactiviteiten.

Een VOG heeft geen vaste geldigheidsduur. Het blijft geldig voor het doel en de functie waarvoor deze is afgegeven. Verandert de vrijwilliger van functie (of van organisatie) dan verliest een VOG zijn geldigheid en kan Humanitas de vrijwilliger om een nieuwe VOG vragen. De kosten van de verklaring komen voor rekening van Humanitas. Uiteraard kan een VOG tussentijds zijn geldigheid verliezen als een vrijwilliger wordt vervolgd of gerechtelijk wordt veroordeeld voor strafbare handelingen.

3.5 In veilige handen Seksueel grensoverschrijdend gedrag komt voor, ook in het vrijwilligerswerk. Humanitas participeert in het traject ‘In veilige handen’ (NOV, Movisie, Ministerie van Justitie). Dat voorziet in een aantal hulpmiddelen om seksueel misbruik te voorkomen en aan te pakken. Het is van belang dat een vrijwilliger die hiervoor wordt geschorst, niet ongemerkt bij een andere vrijwilligersorganisatie weer aan de slag kan. Momenteel (voorjaar 2013) wordt de laatste hand gelegd aan een zorgvuldige vorm van tuchtrecht en een ‘registratielijst’ waar vrijwilligers door een extern en onafhankelijk tuchtcollege onder strikte voorwaarden op kunnen worden geplaatst. Wanneer Humanitas dan twijfels zou hebben over de


17

betrouwbaarheid van een nieuwe vrijwilliger kan ze de beheerder van deze registratielijst (onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van Justitie) raadplegen. Humanitas heeft een gedragscode voor vrijwilligers die met minderjarigen werken (zie bijlage 13) en een Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag (zie bijlage 14)

3.6 Entree nieuwe vrijwilligers In principe kan iedereen boven de 16 jaar, zoals aangegeven in art. 6, lid 1 van de verenigingsstatuten, lid worden van Humanitas en bij ons vrijwilligerswerk doen. Voor bepaalde verenigingsactiviteiten hebben wij de minimumleeftijd hoger vastgesteld (zie bijlage 11). Past een nieuw aangemelde vrijwilliger duidelijk bij het aangeboden vrijwilligerswerk, of is deze bereid zijn of haar geschiktheid daartoe te ontwikkelen, dan zijn de volgende stappen aan de orde: Nieuwe vrijwilligers ontvangen een verwelkomingsbrief (bijlage 3). Hierin staat wat de vrijwilliger van Humanitas mag en kan verwachten. Het gaat daarbij om zaken als scholing, begeleiding, informatievoorziening, inspraak, rechtspositie en verzekeringen. Ook staan daarin de verwachtingen van Humanitas. Hierbij gaat het om zaken als bejegening van deelnemers, omgang met deelnemersinformatie, bereikbaarheid, deelname aan werkoverleg en scholing en de opzegtermijn. Specifieke en gedetailleerdere afspraken worden apart op schrift gesteld (in de vrijwilligersovereenkomst, zie bijlage 4 en bijlage 5) en aan de introductiebrief toegevoegd. Nieuwe vrijwilligers die met minderjarigen gaan werken, krijgen ter ondertekening een gedragscode voorgelegd. Deze code is onderdeel van de vrijwilligersovereenkomst met Humanitas en moet onderschreven zijn voordat men concreet aan de slag gaat. De code is opgesteld om de kwaliteit van de activiteiten met kinderen te maximaliseren en de eventuele risico’s zo klein mogelijk te maken. Ook nieuwe vrijwilligers die gaan werken met deelnemers rond ‘Thuisadministratie’ krijgen standaard ter ondertekening een gedragsprotocol voorgelegd. Ook bij hen is dit een onderdeel van de vrijwilligersovereenkomst. Deze moet onderschreven zijn voordat men concreet aan de slag gaat (bijlage 4 en bijlage 5). Nieuwe vrijwilligers of mensen die erover denken dat te worden, worden in een aantal regio’s uitgenodigd deel te nemen aan een introductiebijeenkomst. Daarin maken zij kennis met de missie, de doelen en de waarden van de organisatie. Ook krijgen zij een overzicht van de activiteiten en werkwijzen van Humanitas. Op grond daarvan kan men een weloverwogen keuze maken om zich aan deze organisatie te verbinden en zo ja, aan welke activiteit. Deze introductiebijeenkomsten kunnen zowel op afdelings- als op districtsniveau worden georganiseerd.

3.7 (Vermoedens van) misstanden Het gebeurt gelukkig niet vaak, maar vrijwilligers kunnen in hun werk worden geconfronteerd met ernstige misstanden, of vermoedens daarvan. Het kan gaan om zaken die wijzen in de richting van


18

verwaarlozing, mishandeling of misbruik. Humanitas rapporteert niet aan derden als het gaat om de contacten met deelnemers. Maar er kunnen zich situaties voordoen waarin de veiligheid van met name minderjarigen in het geding is. Vrijwilligers die zoiets vermoeden vragen wij altijd contact op te nemen met de coördinator van de activiteit. Die zal proberen meer helderheid te krijgen en overlegt - als daar aanleiding toe is - zonodig met het afdelingsbestuur of de leidinggevende over eventueel te nemen stappen. Zie hiervoor ook bijlage 14 en bijlage 15.

3.8 Beëindiging vrijwilligerswerk Bij Humanitas blijven vrijwilligers doorgaans vier tot vijf jaar en stoppen dan met het werk of gaan ander vrijwilligerswerk doen, al dan niet bij Humanitas. Dat is een goede zaak, want het zorgt ervoor dat vrijwilligersgroepen open blijven staan voor nieuwe vrijwilligers en nieuwe ideeën. Bij de beëindiging van de relatie is het voor de organisatie van belang te weten hoe de vrijwilliger terugkijkt op zijn periode bij Humanitas. Hoe hij zijn werk bij de vereniging heeft ervaren en of hij suggesties heeft om zaken beter of anders te organiseren. Dat biedt de werkgroep of de afdeling informatie om te komen tot verbeteringen. Coördinatoren zorgen daarom voor een afrondingsgesprek met een vertrekkende vrijwilliger. Om dat gesprek te vergemakkelijken zijn enkele kapstokken ontwikkeld ten behoeve van het vertrek van respectievelijk vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden (bijlage 23) .


19

Hoofdstuk 4. Wat Humanitas haar vrijwilligers biedt

4.1 Wie veel verwacht moet veel bieden Humanitas vraagt het een en ander van haar vrijwilligers. Daar staat dan ook het nodige tegenover. Humanitas hecht veel waarde aan goede begeleiding en de bevordering van deskundigheid. Vanzelfsprekend investeren we daarom in de kwaliteit van het vrijwilligerswerk. Het resultaat van al het werk hangt immers nauw samen met de kunde en vaardigheden van de organiserende en uitvoerende vrijwilligers. Als uitgangspunt geldt daarom dat alle vrijwilligers bij Humanitas recht hebben op facilitaire en inhoudelijke ondersteuning. Hoever dit in de praktijk kan worden ingevuld, hangt uiteraard af van de financiële reikwijdte en organisatorische beschikbaarheid. Als ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van werkzaamheden zorgt de vereniging voor deskundige vrijwillige en/of beroepsmatige begeleiding. Ook wordt speciaal georganiseerde deskundigheidsbevordering aangeboden (zie 4.4). 4.2 Goede introductie essentieel Een goede introductie van nieuwe vrijwilligers is dikwijls bepalend voor een goed lopende verhouding tussen de vereniging en haar vrijwilligers. In een goede samenwerking weten de betrokkenen waar zij met elkaar aan toe zijn. Humanitas zorgt bij de introductie daarom voor bondige en duidelijke informatie over de volgende zaken: 

de geschiedenis van Humanitas (de bestaansgrond);



waar Humanitas voor staat (de opdracht of missie);



de organisatieopzet (vereniging en ondersteunende beroepskrachten);



de besluitvorming (wie beslist waarover);



de medewerkers (vrijwillige en betaalde);



de programmalijnen (werkvelden en activiteiten);



het Humanitas Registratie Systeem (HRS).

Deze onderwerpen krijgen aandacht in de algemene introductiebijeenkomsten die met zekere regelmaat in de districten worden aangeboden. Alle nieuwe vrijwilligers krijgen hiervoor een uitnodiging. De introductie kan een afzonderlijke korte training zijn - als men nog geen keuze heeft gemaakt. Of een deel van de basistraining voor een specifieke activiteit - als men al wel een keuze heeft gemaakt (zie verder ook 4.4). Ook staat op de website van Humanitas een introductiemodule waar nieuwe vrijwilligers nader kunnen kennismaken met het werk van Humanitas en de uitgangspunten. Aansluitend op deze introductiefase zijn er specifieke basistrainingen – gericht op bepaalde activiteiten - die net als de algemene introductiecursus zoveel mogelijk in de districten of afdelingen worden gegeven.


20

Een belangrijk doel van de introductie is om zicht en inzicht te krijgen op de diversiteit van het werk van Humanitas. Alle nieuwkomers komen in aanmerking voor toezending van het ledenblad Van Mens Tot Mens. Het blad biedt lezers een helder beeld van de vele activiteiten en aandachtspunten van de vereniging. Leden ontvangen het blad automatisch. Vrijwilligers die geen lid (willen) zijn kunnen het blad ook ontvangen als zij op het landelijk secretariaat van Humanitas zijn aangemeld door het afdelings- of het districtsbestuur waarvoor zij actief zijn.

4.3 Werkbegeleiding Om te zorgen dat de werkzaamheden zo goed en efficiënt mogelijk worden uitgevoerd, moeten zowel uitvoerders als organisatoren van vrijwilligerswerk kunnen rekenen op aanwezige werkbegeleiding. De begeleiding van organiserende en coördinerende vrijwilligers komt in de regel van afdelingsbestuurders en van de consulenten die de vereniging in dienst heeft. De begeleiding van uitvoerende vrijwilligers is toevertrouwd aan coördinerende vrijwilligers. Voor een aantal specifieke activiteiten nemen beroepskrachten dit waar. Deze begeleiding kent twee aandachtspunten: taakgerichte zaken en persoonsgerichte zaken. 

Taakgerichte werkbegeleiding: aandacht voor het bieden van hulp en ondersteuning bij de uitvoering van het werk. Zo nodig training in vereiste vaardigheden;



Persoonsgerichte werkbegeleiding: aandacht voor iemands persoonlijke capaciteiten in relatie tot de gevraagde taken.

Werkbegeleiding gebeurt niet alleen individueel, maar ook in groepsverband (‘intervisie’) of in een combinatie van beide. De opdracht tot werkbegeleiding van uitvoerende vrijwilligers komt van afdelingsbesturen. Het afdelingsbestuur zorgt zelf voor de werkbegeleiding, of draagt deze op aan vrijwillige - of in voorkomende gevallen betaalde - coördinatoren. Bij afdelingsoverstijgende activiteiten kan de begeleidingsopdracht ook van een districtsbestuur komen. Wie uiteindelijk de begeleiding op zich neemt, hangt in de praktijk af van drie factoren: 1. de beschikbaarheid van personen met voldoende kennis en kunde; 2. de feitelijke behoefte aan begeleiding; 3. het soort werk dat onder handen wordt genomen. Maar wie het ook uitvoert en in welke vorm, er wordt altijd vooraf een afspraak gemaakt over de aard en de frequentie van de begeleiding. Om elk misverstand hierover te voorkomen, worden deze afspraken op papier gezet en meegedeeld aan alle direct betrokkenen. Juist werkbegeleiding kan duidelijk maken of de uitvoering van iemands werk verloopt zoals dit was bedoeld. Het biedt - heel belangrijk- gelegenheid voor positieve feedback en complimenten. Maar ook als zaken niet gaan zoals is bedoeld, helpt het die onder ogen te zien, ook al is dat soms


21

ongemakkelijk om aan te kaarten. Functioneringsproblemen binnen het vrijwilligerswerk horen erbij. Werkbegeleiders zullen dan (soms samen met consulenten en/of afdelingsbesturen) moeten zoeken naar oplossingen die passend zijn voor zowel de betrokken vrijwilliger als voor Humanitas. Dat kan ook leiden tot het zoeken naar ander, beter passend vrijwilligerswerk.

4.4 Scholing en opleiding: deskundigheidsbevordering Kwalitatief hoogwaardig vrijwilligerswerk vraagt goed geïnstrueerde en opgeleide vrijwilligers. Dit krijgt volop aandacht via de activiteiten van de Humanitas Academie. Het begrip ‘Humanitas Academie’ staat voor een samenhangend programma van deskundigheidsbevordering dat op plaatselijk, regionaal en landelijk niveau wordt aangeboden en uitgevoerd. Kwalitatief hoogwaardig vrijwilligerswerk begint bij het duidelijk aangeven van de kwaliteiten die nodig zijn om de ondersteuning van deelnemers zo optimaal mogelijk te laten plaatsvinden. Concrete informatie hierover is te vinden in de Handreikingen die de vereniging voor een aantal veel voorkomende activiteiten heeft uitgegeven. Er komt in naar voren aan welke vooraf gestelde criteria de dienstverlening moet voldoen. Ook bij geheel nieuwe verenigingsactiviteiten zullen steeds dit soort criteria worden gesteld. Hieruit kan doorgaans rechtstreeks worden afgeleid welke kennis, kunde, vaardigheden en houding de organiserende en uitvoerende vrijwilligers in huis moeten hebben om met succes aan de slag te kunnen. Niet alleen het belang van de deelnemers speelt daarbij een rol: er is ook sprake van een eigenstandig vrijwilligersbelang. Ook voor vrijwilligers zelf is kwalitatief hoogwaardig werk leveren van grote betekenis. Het draagt bij aan het geloof in eigen kunnen en aan ‘beroepstrots’ onder vrijwilligers. Humanitas vindt dat 'kwalitatief hoogwaardig werk' vrijwilligers met recht trots maakt op wat zij verrichten. De deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers die onder de paraplu van de Humanitas Academie wordt georganiseerd in een scholingsaanbod, is afgestemd op de activiteiten binnen de volgende vijf programmalijnen:  Elk Kind Telt: activiteiten gericht op kinderen, jongeren en hun opvoeders;  Vallen en Opstaan: activiteiten gericht op mensen die tijdelijk de regie over hun leven kwijt zijn;  Alleen en Samen: activiteiten gericht op het doorbreken van isolement;  Oud en Redzaam: activiteiten gericht op de participatie van ouderen;  Verwerken en Verder: activiteiten ter ondersteuning bij het verwerken van verliezen. Deze programmalijnen herbergen een veelheid aan activiteiten. Voor alle activiteiten zijn trainingen beschikbaar. Dit geldt niet alleen voor bestaande activiteiten: ook wanneer er sprake is van nieuwe initiatieven zal er voor de vrijwilligers een training worden ontwikkeld en aangeboden. Dat kan in eigen beheer plaatsvinden of worden uitbesteed. Humanitas heeft ervoor gekozen om haar scholings- en trainingsaanbod zo lokaal mogelijk uit te voeren en landelijk te stroomlijnen en te harmoniseren. Hiertoe zijn de beste praktijken de maat waarop een nieuw aanbod wordt gesneden. De intentie hierachter is toe te werken naar een kwaliteitsstandaard van de door Humanitas-vrijwilligers geboden ondersteuning. Het scholings- en trainingsaanbod richt zich in het bijzonder op de in hoofdstuk 2. genoemde categorieën vrijwilligers: 

Een goede introductie: ieder die van plan is of erover denkt vrijwilligerswerk bij Humanitas te gaan verrichten kan in cursusvorm of via een e-learning module kennismaken met de doelen, waarden, activiteiten en werkwijzen;


22





  

Voor uitvoerende vrijwilligers zijn er bij hun activiteit passende basistrainingen, bijvoorbeeld: een trainingsprogramma Steun bij Verlies of opvoedingsondersteuning; Deze programma’s kennen verplichte en facultatieve modules; Coördinerende vrijwilligers kunnen deelnemen aan een op hun functie en taken gerichte algemene training en aan specifieke vervolgmodules voor taken als het voeren van intakegesprekken, het ‘matchen’ van deelnemer en vrijwilliger, bijvoorbeeld bij Gedetineerdenbezoek, Thuisadministratie, Kindervakanties of Vriendschappelijk huisbezoek; Vrijwilligersgroepen organiseren met enige regelmaat (eens per 6 – 8 weken) terugkombijeenkomsten waar werkervaringen worden uitgewisseld en uitgediept; Voor bestuurlijke vrijwilligers is er een specifieke introductiecursus die bijdraagt aan een goed en realistisch beeld van het bestuurswerk bij Humanitas; Alle vrijwilligers zijn welkom bij de door de Humanitas Academie georganiseerde masterclasses (2 tot 3 keer per seizoen).

Om de toegankelijkheid van het trainingsaanbod voor vrijwilligers zo groot mogelijk te laten zijn, worden de trainingen in principe decentraal aangeboden, bij voorkeur op districts- of afdelingsniveau. Daarnaast wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de computer biedt voor het leren (e-learning), meestal in combinatie met groepsbijeenkomsten. De realisatie van dit aanbod kent haken en ogen: niet altijd is een training direct voorhanden in een bepaald gebied op het moment dat een nieuwe vrijwilliger zich meldt. Soms moet een training, vanwege het aantal deelnemers, worden aangeboden in een samenwerking tussen meerdere afdelingen. Dat vraagt dan passen en meten. En niet altijd passen tijd en plaats van de training bij de mogelijkheden van de nieuwe vrijwilliger. Soms is het dan mogelijk om zich – in afwachting van een nog te volgen training- in overleg met de coördinator op een andere wijze alvast voor te bereiden op het betreffende vrijwilligerswerk. Maar het uitgangspunt blijft: “iedere vrijwilliger gaat geschoold en goed toegerust aan de slag”. Het districtskantoor heeft de meest actuele informatie beschikbaar die doorgaans via de afdelingsbesturen en coördinatoren wordt verspreid en direct, zodra het Humanitas Intranet operationeel is.

4.5 Scholing en opleiding: “deprofessionalisering” De grote aandacht voor scholing en opleiding van de vrijwilligers kan de indruk wekken dat ons vrijwilligerswerk tendeert naar 'beroepsmatig werk'. We erkennen dat dat risico bestaat. Daarom houden we het verschil tussen vrijwilligerswerk en beroepswerk scherp in het oog. Als voorbeeld: het komt regelmatig voor dat zich vrijwilligers melden die vanuit hun beroepsleven ‘professionele deskundigheid’ meebrengen. De eerste gedachte is dan dikwijls: “Prachtig, uw kennis en ervaring kunnen wij uitstekend gebruiken”. De praktijk heeft geleerd dat dit zowel juist als onjuist is. De meegebrachte kennis en vaardigheden hebben zeker hun waarde, maar sluiten lang niet altijd naadloos aan bij het vrijwilligerswerk. Humanitas benadert haar deelnemers vanuit gelijkwaardigheid en spreekt ze zeer nadrukkelijk aan op het voeren van ‘eigen regie’. Als Humanitas daarom haar ondersteunende rol omschrijft als ‘helpen door op je handen te zitten’, staat dat nogal eens haaks op wat professionele praktijkmensen geleerd hebben.


23

Beroepskrachten die zich als vrijwilliger aanbieden zijn natuurlijk zeer welkom. Maar met name beroepskrachten die zelf in het sociale werk actief zijn (geweest), moeten leren afstand te nemen van hun ‘beroepsrol’. Dit geldt ook voor mensen met specifiek administratieve vaardigheden. Een voormalige boekhouder die als vrijwilliger bij Thuisadministratie aan de slag gaat, moet beslist leren iemands financiën niet ‘even snel’ zelf te gaan regelen. Beroepskrachten die als vrijwilliger gaan optreden moeten “deprofessionaliseren”. Zij moeten leren hun beroepsrol in te wisselen voor een vrijwilligersrol die andere eisen en vaardigheden met zich meebrengt. Juist in het scholingsprogramma van Humanitas wordt hier aandacht aan besteed.

4.6 Medezeggenschap Zoals gesteld kunnen vrijwilligers (gratis) lid worden van Humanitas. Maar er blijven altijd vrijwilligers die geen lid zijn. Zij werken graag mee aan een activiteit en onderschrijven de onderliggende waarden van waaruit er wordt gewerkt. Zij hebben in formele zin geen invloed op het beleid van de organisatie. Maar juist deze vrijwilligers die in de praktijk aan de slag zijn, hebben vaak goed zicht op het wat en hoe van de activiteiten. Uit onderzoek onder onze vrijwilligers blijkt dat zij weliswaar weinig behoefte hebben aan geformaliseerde medezeggenschap in de vorm van een ’vrijwilligersraad’, maar dat zij wel betrokken willen zijn bij die zaken die hún specifieke activiteit betreffen. De vereniging vindt daarom dat al haar vrijwilligers in staat moeten worden gesteld hun mening te geven over de keuze en uitvoering van het vrijwilligerswerk en zaken die daarmee samenhangen. Het beleid is dat alle vrijwilligers tijdens terugkom- en intervisiebijeenkomsten uitdrukkelijk worden uitgenodigd om over hun werk hun zegje te doen. Ook hun mening over het vrijwilligersbeleid als zodanig, vinden wij belangrijk. De vereniging streeft naar een vrijwilligersbeleid dat terdege rekening houdt met de mogelijkheden en wensen van haar vrijwilligers. En dit in een goede balans met de realisatie van de doelstellingen en het bijzondere karakter van het vrijwilligerswerk. Op dit punt wordt dan ook met regelmaat onderzoek gedaan naar de tevredenheid onder de vrijwilligers van de vereniging.

4.7 Waardering De meeste vrijwilligers slaan zich zelden op de borst wanneer zij ‘doen wat zij moeten doen’ als de nood aan de man komt. En ook wordt de grote waardering die er voor hun inzet is, niet altijd geuit. Humanitas vindt het juist daarom belangrijk om haar waardering met nadruk te laten merken. Een duidelijk uitgesproken en zichtbare waardering stimuleert de motivatie om als vrijwilliger aan de gang te blijven en draagt bij aan de belangstelling voor vrijwilligerswerk. Aan alle Humanitas-besturen wordt dan ook nadrukkelijk gevraagd die waardering van de vereniging voor vrijwilligers (en dus ook voor zichzelf!) met enige regelmaat tot uitdrukking te brengen.


24

Dit kan op vele manieren: 

de vereniging kent ’leden van verdienste’. Vrijwilligers met een bijzondere staat van dienst kunnen door het hoofdbestuur tot ‘lid van verdienste’ worden benoemd. Deze benoeming vindt plaats op voordracht van een afdelings- of districtsbestuur;



de vereniging kent ook ‘ereleden’. Voor het erelidmaatschap komen alleen vrijwilligers in aanmerking die zich op een zeer bijzondere wijze hebben onderscheiden voor de gehele vereniging. Alleen het Hoofdbestuur kan daar voordrachten voor doen. De AVA beslist over een dergelijke voordracht;



alle geregistreerde vrijwilligers kunnen rekenen op toezending van het verenigingsblad Van Mens Tot Mens;



alle vrijwilligers krijgen de mogelijkheid tot deelname aan deskundigheidsbevordering. Zij kunnen gebruikmaken van het scholings- en trainingsaanbod van de Humanitas Academie in de verschillende regio's. Ook deelname aan Masterclasses staat voor hen open;



vrijwilligers krijgen het lidmaatschap van de vereniging aangeboden. Dat kan naar keuze gratis of tegen betaling.

In verschillende regio’s en afdelingen worden jaarlijks ‘vrijwilligersontmoetingen’ georganiseerd. Daarvoor bestaat veel belangstelling. Ook wordt er op veel plaatsen in de vereniging aandacht besteed aan verjaardagen, jubilea en bijzondere gebeurtenissen.


25

Hoofdstuk 5. Randvoorwaarden en faciliteiten.

5.1 Randvoorwaardelijke zaken Om goed te kunnen werken, moet je als regel van een aantal zaken kunnen uitgaan. Zaken die vooraf zijn geregeld en waar je in principe geen omkijken naar hebt. Wie zich bij Humanitas als vrijwilliger meldt, mag ervanuit gaan dat hij of zij z’n werk kan doen zonder nog allerlei dingen te hoeven regelen. Dat men kan rekenen op een veilige werkomgeving, een duidelijk aangegeven en afgebakende aansprakelijkheid, vergoeding van gemaakte kosten, scholing, begeleiding, inspraak, en op een beroepsmogelijkheid bij geschilpunten. In die zin heeft ook vrijwilligerswerk een zakelijke kant. Humanitas heeft de belangrijkste voorwaardelijke zaken voor haar vrijwilligers vastgelegd in regelingen, reglementen en protocollen, waarvan zij gebruik kunnen maken of waarop zij kunnen terugvallen. Aandacht voor deze regelingen maakt onderdeel uit van de introductie van nieuwe vrijwilligers.

5.2 Onkostenvergoedingen Activiteiten organiseren en uitvoeren met vrijwilligers gaat in veel gevallen niet zonder kosten. Vrijwilligerswerk brengt ’onkosten’ met zich mee: kosten die zijn gemaakt in direct verband met het gevraagde vrijwilligerswerk. Vrijwilligers bij Humanitas kunnen erop rekenen dat dergelijke onkosten voor rekening van de vereniging komen. Humanitas vindt dat er géén financiële belemmeringen mogen bestaan voor het doen van vrijwilligerswerk bij de vereniging. In principe moet iedereen die als vrijwilliger bij Humanitas aan de slag wil, kunnen meedoen. Het vergoeden van gemaakte onkosten vraagt uiteraard wel afspraken. Een afdelings- of districtskas is niet oneindig en alle uitgaven moeten passen binnen de begroting van de activiteit. Humanitas vergoedt daarom de door haar vrijwilligers gemaakte kosten alleen op basis van vooraf gemaakte afspraken. De besturen zorgen ervoor dat er goede afspraken met de coördinerende en uitvoerende vrijwilligers worden gemaakt voor de activiteiten die onder haar verantwoordelijkheid vallen. Reiskosten Er is een categorie onkosten die apart aandacht vraagt: de reiskosten. Omdat reiskosten sterk kunnen oplopen en als zodanig zwaar kunnen drukken op een afdelings- of districtsbudget, gelden ten aanzien daarvan bijzondere afspraken: 

de standaard is dat gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van de kosten van openbaar e

vervoer (2 klasse). Hiervan wordt alleen afgeweken als hier een goed onderbouwde en redelijke aanleiding toe is én als dit vooraf uitdrukkelijk met een afdelingsbestuur of een daartoe gemandateerde coördinator is overeengekomen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat reizen met het openbaar vervoer geen optie is voor iemand met een fysieke beperking;


26



in die gevallen is het vergoeden van gemaakte autokilometers mogelijk. Maar dus alleen als er een goede reden voor autogebruik is en als hierover tevoren afspraken zijn gemaakt. Bij afspraken over een autokostenvergoeding wordt altijd een grens gesteld aan zowel de maximale vergoeding per kilometer als aan het totaal aantal te declareren kilometers;



als met het betrokken bestuursorgaan een kilometervergoeding is afgesproken geldt het volgende: afdelingen vergoeden € 0,31 per kilometer tot een maximum van 5.000 kilometer per jaar. Daarboven geldt een vergoeding van € 0,28 per kilometer. De kilometervergoeding voor bromfiets en scooter bedraagt € 0,10 per kilometer en voor een fiets bedraagt het tarief € 0,05 per kilometer. In de kilometervergoeding zijn ook de kosten van parkeer- en tolgelden verwerkt. Voor het meerijden wordt geen extra vergoeding verstrekt. De zogenoemde wegbreng- en ophaalkilometers worden uiteraard vergoed;



voor alle gemaakte kosten geldt de algemene spelregel, te weten: vergoeding vindt altijd plaats op (maandelijkse) declaratiebasis en geldt voor reëel en aantoonbaar gemaakte (bewijsstukken, bonnen) uitgaven die in direct verband staan met het verrichte vrijwilligerswerk en waarover van te voren afspraken zijn gemaakt.

Overige onkosten Sinds 1 januari 1993 is er een wettelijke Regeling Onkostenvergoeding van kracht. Deze regeling biedt vrijwilligers de mogelijkheid jaarlijks een vast bedrag aan onkostenvergoeding ontvangen zonder dat zij dit kenbaar hoeven te maken aan een belastinginspectie of uitkeringsinstantie. En ook zonder dat de reële uitgaven met bonnen behoeven te worden aangetoond. In 2012 is de maximumhoogte van deze onkostenvergoeding die zonder bewijsstukken door de belastingdienst wordt geaccepteerd gesteld op € 1.500,- per jaar met een maximum van € 150,- per maand. Dit bedrag wordt regelmatig bijgesteld. Humanitas heeft ervoor gekozen alleen gemaakte onkosten te vergoeden waarover vooraf afspraken zijn gemaakt, dus niet een vast bedrag per maand. Dit kan in beginsel dan ook hoger zijn dan het genoemde bedrag van € 1.500,- per jaar, mits aangetoond uiteraard. Vrijwilligersvergoedingen en de fiscus Vaak krijgen wij de vraag naar de gang van zaken rond vergoedingen voor uitgevoerd vrijwilligerswerk en de fiscale aftrekbaarheid van ‘niet ontvangen’ vergoedingen: vergoedingen dus waar men wel recht op zou hebben als men die zou declareren. Het beleid van Humanitas is: 

alle werkelijk gemaakte en aangetoonde onkosten die samenhangen met het uitgevoerde werk worden vergoed;



deze vergoeding is in beginsel belastingvrij: tot een bedrag van € 1.500,- per jaar hoeft dat voor de belastingdienst niet te worden aangetoond. Komt de vergoeding daar bovenuit dan kan de fiscus de vrijwilliger vragen om een en ander te onderbouwen met bewijsstukken;



de fiscus staat ook toe dat onkostenvergoedingen waar wel recht op bestaat - omdat ze werkelijk gemaakt zijn, maar waar de vrijwilliger van af ziet - op te voeren als gift. De Belastingdienst kan vragen om een verklaring van Humanitas waarin dit wordt bevestigd;


27



Humanitas verstrekt GEEN vergoeding voor uren die men als vrijwilliger actief is. Dat zou in beginsel fiscaal mogen en er zijn organisaties die dat doen. Het hoofdbestuur van Humanitas heeft er echter in het verleden voor gekozen om dat niet te doen;



omdat in het beleid van Humanitas een urenvergoeding zoals hiervoor wordt bedoeld, niet voorkomt, is het ook niet mogelijk uren die de vrijwilliger voor Humanitas werkt (1) uit te drukken in geld, (2) af te zien van de vergoeding en (3) deze vervolgens in mindering te brengen bij de belastingopgave.

Humanitas is verplicht de uitgaven voor onkostenvergoedingen te administreren als zij uitstijgen boven de limiet van de wettelijke Regeling Onkostenvergoeding. De betaling van deze onkostenvergoedingen moet aan de Belastingdienst worden opgegeven. In verband daarmee registreert de vereniging de kosten van vrijwilligersactiviteiten, waarbij de jaarlijkse onkosten per vrijwilliger worden ingeschat boven de toegestane norm. Registratie betekent dat de werkelijk gemaakte kosten via bonnen en kwitanties moeten worden verantwoord. Dit is nodig, omdat zonder deze bewijsstukken de vergoeding van gemaakte onkosten boven de limiet gezien kan worden als loon. Dit zou een vrijwilliger een navordering van de loonbelasting kunnen opleveren. Tussentijdse veranderingen op het gebied van de onkostenvergoedingen worden opgenomen in de folder ‘Onkostenvergoeding’ van Humanitas (bijlage 24).

5.3 Verzekeringen Het organiseren en uitvoeren van vrijwilligerswerk brengt risico’s met zich mee. Risico’s voor betrokken vrijwilligers en risico’s voor Humanitas als vereniging. Zo kunnen vrijwilligers verantwoordelijk worden gesteld voor schade die zij in hun hoedanigheid als Humanitas-vrijwilliger hebben aangebracht. Ook kunnen zij tijdens het uitvoeren van hun vrijwilligerswerk betrokken raken bij een ongeluk. Zo kan de vereniging Humanitas als gevolg van uitgevoerd vrijwilligerswerk te maken krijgen met aansprakelijkheidsstelling door deelnemers, derden en betrokken vrijwilligers. Tegen dergelijke risico's heeft Humanitas zich verzekerd. Humanitas heeft verzekeringen afgesloten die de risico’s en aansprakelijkheid van vrijwilligers en van de vereniging afdekken. Vele gemeenten hebben inmiddels via de Vereniging Nederlandse Gemeenten voor vrijwilligers uit hun regio een collectieve verzekering afgesloten. Hierin zitten echter zulke verschillen dat Humanitas heeft besloten haar verzekeringspakket te handhaven. Het is goed om te benadrukken dat een aantal verplichte verzekeringen en regelingen behoren tot ieders persoonlijke verantwoordelijkheid en dus ook van toepassing zijn op mensen die bij Humanitas als vrijwilliger actief zijn. Dit geldt allereerst voor de wettelijk voorgeschreven WA-verzekering (voor de financiële gevolgen van ongevallen met een auto, motor, brommer of fiets). Dit geldt vervolgens ook voor ziektekosten. Hier geldt voor iedereen de wettelijke plicht zelf een WA-, en een ziektekostenverzekering af te sluiten. Naast deze persoonlijke verzekeringsverantwoordelijkheid kent Humanitas de volgende verzekeringen voor haar vrijwilligers.


28

Aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden De bestuurlijke vrijwilligers van Humanitas dragen binnen hun opdracht vanuit de Statuten en het Huishoudelijk Reglement verantwoordelijkheid voor het reilen en zeilen van hun afdeling, district of landelijke vereniging en de werkgroepen die daar actief zijn. Ook aan bestuurswerk zijn risico's verbonden die de vereniging voor haar bestuurlijke vrijwilligers heeft afgedekt met een ‘aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden’. Deze verzekering geldt voor alle bestuurslagen van de vereniging. De dekking is maximaal € 2.300.000,- per schade. Verzekering Kindervakantieweken Het organiseren en uitvoeren van Humanitas kindervakantie-activiteiten is onmogelijk zonder rekening te houden met zaken die kunnen mislopen. Voor de kinderen en de vrijwilligers die deelnemen aan de kindervakantieweken, is naast de aansprakelijkheidsverzekering een doorlopende reisverzekering afgesloten. Deze biedt een uitgebreide dekking voor de reisbagage, persoonlijke ongevallen en geneeskundige hulp. Omdat de polisvoorwaarden nogal uitgebreid zijn, is een exemplaar verkrijgbaar bij de coördinator van de kindervakantieweken of bij de financiële medewerker van het district. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) Hoewel Humanitas in hoofdzaak met vrijwilligers werkt, wordt zij toch beschouwd als 'werkgever'. De vrijwilliger wordt namelijk geacht 'in opdracht van' de vereniging Humanitas te werken. Als de vrijwilliger tijdens het 'werk' schade veroorzaakt kan de vereniging daarvoor aansprakelijk worden gesteld. Daarom heeft de vereniging haar aansprakelijkheid verzekerd voor schade die de vrijwilligers eventueel aan derden veroorzaken. Humanitas heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten met een uitkeringsbedrag per gebeurtenis van ten hoogste € 2.500.000,-. Het eigen risico bij zaakschade bedraagt € 250,- per gebeurtenis. Voor letselschade geldt een hoger eigen risico. De navolgende polissen keren alleen bij schade uit als de verzekeringen die de gemeente voor vrijwilligers heeft afgesloten geen dekking bieden. Het gaat hier om de gemeente waar de vrijwilliger woont. Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering (WEGAS) De werkgever kan aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de vrijwilliger lijdt doordat deze in de uitoefening van zijn werkzaamheden een motorrijtuig bestuurt dat betrokken is bij een verkeersongeval. De dekking is maximaal € 2.500.000,- per gebeurtenis. Ongevallenverzekering Als vrijwilligers tijdens hun werkzaamheden een ongeval krijgen, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Een aantal kosten wordt namelijk niet automatisch vergoed door de ziektekostenverzekering. Humanitas heeft voor een aantal risico's een verzekering afgesloten voor haar vrijwilligers: de ongevallenverzekering. Deze verzekering is per 1 januari 2012 uitgebreid en omvat een uitkering van ten hoogste 

€ 25.000,- bij blijvende invaliditeit;



€ 10.000,- bij overlijden;


29



€ 500,- bij geneeskundige kosten als aanvulling op de ziektekostenverzekering;



€ 500,- bij materiële schade aan persoonlijke eigendommen.

De dekking is van kracht tijdens werkzaamheden voor de organisatie en tijdens de reis van en naar de locatie waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd. Aanvullende autocasco Bij het ontbreken van een cascodekking voor de auto komt een eventuele schade voor rekening van de werknemer of vrijwilliger. Indien er wel een cascodekking is, wordt de schade weliswaar betaald door de casco assuradeur, maar komt het eigen risico voor rekening van de gedupeerde. Schade door schuld geeft een verlies of vermindering van de korting op de premie van de motorrijtuigenverzekering van de betrokken werknemer of vrijwilliger. Deze verzekering geeft een dekking vanaf 1 januari 2012 voor: 

materiële schade aan de auto, veroorzaakt door een van buiten komend onheil, zoals o.a. aanrijding, brand, diefstal en ruitbreuk;



het verlies of de vermindering van de korting over de eerste vijf verzekeringsjaren na de schadedatum.

Voorwaarde voor dekking is dat het gebruik plaatsvindt op verzoek van de leiding, binnen het kader van de activiteiten van de vereniging. Voor een beroep op de boven aangegeven vrijwilligersverzekeringen is het nodig na een schadegebeurtenis snel contact op te nemen met de financiële medewerker van het eigen district of met de financiële afdeling van het landelijk bureau in Amsterdam en te vragen om een schadeformulier. Dit dient dan ingevuld en met toelichtende documenten - zoals een proces-verbaal of eventuele getuigenverklaringen – te worden opgestuurd naar de financiële afdeling van het landelijk bureau. De verzekeringen van Humanitas zijn aanvullend op de eigen verzekeringen. Deze moeten altijd eerst worden aangesproken. Voor de niet-gedekte schade kan men een beroep doen op de verzekeringen van Humanitas. Tenslotte nog dit. De vrijwilligersverzekeringen van Humanitas kennen een eigen risico van € 450,voor vrijwilligers die er bij schade een beroep op doen. De vereniging zal - waar dit aan de orde is - dit eigen risico voor haar rekening nemen. Tussentijdse veranderingen op het gebied van verzekeringen worden opgenomen in de folder ‘Goed verzekerd bij Humanitas’ (bijlage 25).

5.4 Veiligheid van vrijwilligers Het verrichten van vrijwilligerswerk brengt risico’s met zich mee. Weliswaar geen grote, maar toch. De veiligheid van Humanitas-medewerkers, zowel vrijwilligers als betaalde medewerkers, vraagt daarom altijd onze aandacht. Niet voor niets is het thema ’veiligheid’ opgenomen als belangrijk onderdeel van


30

het arbo-, vrijwilligers- en personeelsbeleid. Binnen dit beleid wordt in het bijzonder ingegaan op de volgende zaken: 

gedragscode ongewenst gedrag en discriminatie;



procedure melding (bijna)ongeval;



alcohol-, drugs- en medicijnengebruik;



fysieke veiligheid op de werkplek;



bedrijfshulpverlening.

Hier kan nog een belangrijk aspect aan worden toegevoegd: de veiligheid van betaalde en onbetaalde medewerkers tijdens huisbezoeken aan deelnemers. Veel van de uitvoerende Humanitas vrijwilligers en van de vrijwillige en betaalde coördinatoren van Humanitas-activiteiten komen bij deelnemers thuis. Zij leggen huisbezoeken af en komen bij de kennismaking in situaties die nog niet bekend zijn. Dit geldt onder andere voor Humanitas Home-Start, Thuisadministratie, Steun bij Rouw en Verlies, Vriendschappelijk Huisbezoek, Gezin in Balans, Nazorg ex-gedetineerden en voor de diverse maatjesprojecten. In nagenoeg alle gevallen verlopen de eerste contacten goed. Er kúnnen zich echter ongewenste situaties voordoen. Deelnemers kunnen agressief of handtastelijk worden. Of aangeven bedoelingen te hebben die beslist buiten de orde van de Humanitas-vrijwilligers zijn. We moeten ons realiseren dat niet alles te voorkomen is, maar het is goed om op ongewenste situaties voorbereid te zijn. Met name coördinatoren, die doorgaans het eerste contact hebben, kunnen er mee te maken krijgen. Humanitas hanteert daartoe op hoofdlijnen de volgende gedragsregels voor zowel vrijwillige coördinatoren (net zo goed van toepassing op betaalde coördinatoren) als uitvoerende vrijwilligers: 

laat altijd weten waar je bent;



zorg dat je snel anderen kunt bereiken;



maak gebruik van een mobiele telefoon;



informeer je vooraf goed over de te bezoeken deelnemer;



ga bij twijfel over veiligheid nooit (alleen) op pad;



blijf bij dreigende situaties kalm, en vertrek;



volg een ‘omgaan met agressie-/intimidatietraining’;



weet dat aangifte doen een optie is;



wees altijd alert.

Voor wie te maken krijgt met bedreiging, agressie of ander ongewenst gedrag, geldt als vaste regel dat dit altijd moet worden gemeld bij de organisatie. Humanitas wil niet dat haar vrijwilligers zaken voor zich houden, waarmee misschien zelfs het risico dat zij tijdens hun vrijwilligerswerk lopen, toeneemt. Van haar uitvoerende vrijwilligers wordt verwacht dat zij bedreigende of onveilige situaties doorgeven aan hun (vrijwillige of betaalde) coördinator. De coördinator overlegt zonodig met het afdelingsbestuur en/of de leidinggevende over eventuele vervolgstappen. Coördinatoren van vrijwilligersactiviteiten moeten elkaar erover informeren en gezamenlijk de aanpak ervan te bespreken. In terugkombijeenkomsten met uitvoerende vrijwilligers kunnen voorvallen


31

worden besproken als praktijksituaties waarvan te leren valt. Bij beide groepen vrijwilligers is aan de orde hoe dergelijke situaties voorzien of voorkomen hadden kunnen worden, en als ze zich voordoen, hoe er dan het best mee kan worden omgegaan. Humanitas vraagt al haar afdelingen en districten een (geanonimiseerd) logboek van voorkomende problemen rond de ‘veiligheid van vrijwilligers’ bij te houden, met als doel hier gezamenlijk van te leren. Zie voor een meer gedetailleerde beschrijving in verband met de veiligheid van vrijwilligers ook onderstaand bij 5.8 over de Gedragscode ‘Voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag’ en tevens bijlage 16.

5.5 Nazorg Inmiddels heeft de Humanitas-praktijk geleerd dat het doen van vrijwilligerswerk nog een ander soort risico kan inhouden. Soms gaan vrijwilligers zo op in hun ondersteuningsrol dat zij geen of onvoldoende afstand meer kunnen nemen van de problemen van degene die zij ondersteunen. Ook maken zij soms situaties mee die emotioneel aangrijpend zijn. Dan kan vrijwilligerswerk een te zware belasting worden voor een individuele vrijwilliger. Humanitas vindt het noodzakelijk haar vrijwilligers te helpen bij het bewaken van de grenzen van vrijwilligerswerk. Dat is geen gemakkelijke taak, omdat de betrokkenen hierin ook altijd een eigen verantwoordelijkheid dragen en de bereidheid moeten tonen om zich hierop te laten aanspreken. Voorkómen is in deze beter dan genezen, maar als vrijwilligers ten gevolge van ‘grenzeloos vrijwilligerswerk’ of anderszins ten gevolge van het doen van vrijwilligerswerk bij Humanitas in de problemen raken zal de vereniging alle moeite doen om hen te helpen. Ook hier geldt dat een ‘van mens tot mens’ houding uitdrukking geeft aan de gedeelde verantwoordelijkheid voor elkaar. De aandacht hiervoor is opgedragen aan onze besturende, organiserende en coördinerende vrijwilligers. Ten behoeve van dit soort situaties is een werkgroep ‘Nazorg’ opgericht. Deze bestaat uit oudvrijwilligers/bestuurders/coördinatoren die passende eerste opvang kunnen bieden. Humanitas zal indien nodig of gewenst, doorverwijzen naar Slachtofferhulp of andere vormen van gespecialiseerde hulpverlening. Via het Landelijk Bureau (afdeling O&O) kan een beroep worden gedaan op deze werkgroep.

5.6 Waarborgen van de privacy van deelnemers en vrijwilligers Vrijwilligers van Humanitas werken meestal gedurende langere tijd met en voor mensen. Om de diensten goed te kunnen leveren, moet de vereniging meer of minder persoonlijke gegevens tijdelijk vastleggen, steeds vaker in elektronische systemen. In dat kader is Humanitas onderhevig aan de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens. Bijlage 22 bevat het Humanitas Privacyreglement. Daarin staat hoe de Vereniging Humanitas omgaat met persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers die betrokken zijn bij de uitvoering van activiteiten en het verlenen van diensten aan deelnemers.


32

Dit reglement is gebaseerd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze geeft regels voor organisaties die gegevens van individuele personen vastleggen en gebruiken. Het reglement geeft aan welke gegevens mogen worden opgenomen in het Humanitas Registratie Systeem, hoe er zorgvuldig met deze gegevens kan worden omgegaan, wie er toegang tot dit systeem hebben - en tot welke gegevens - hoe lang deze gegevens bewaard mogen blijven en welke rechten personen hebben van wie gegevens in het systeem zijn opgenomen.

5.7 Klachtenreglement Waar mensen samen aan de slag zijn, ontstaat soms frictie. Dikwijls ten gevolge van miscommunicatie, van tegengestelde meningen, van strijdige belangen of eenvoudig omdat personen niet goed met elkaar door één deur kunnen. Gelukkig lossen de meeste problemen zich op als betrokkenen daar moeite voor willen doen en de bereidheid tonen om naar elkaar te luisteren. Maar in een aantal gevallen is dat niet zo en moet een onafhankelijke, buitenstaande partij de zaken tot een goed einde brengen. Ook tussen bestuurlijke en uitvoerende vrijwilligers, tussen uitvoerende vrijwilligers en deelnemers en tussen vrijwilligers en beroepskrachten van Humanitas kunnen klachten ontstaan over het werk en/of over personen. Met het oog hierop hanteert Humanitas een klachtenreglement waarop onder meer vrijwilligers in het geval van klachten over ‘onheuse’ bejegening (schending gedragscode) kunnen terugvallen. Het Klachtenreglement (zie bijlage 20) is onder andere van toepassing op uitvoerende en coördinerende vrijwilligers. Voor klachten van een andere aard kunnen vrijwilligers terugvallen op de Bezwaar- en beroepsprocedure Bestuurlijke Besluiten (zie bijlage 21). Klachten van bestuurlijke vrijwilligers worden, als een informele afhandeling niet blijkt te volstaan, afgehandeld via de aanwijzingen die hiervoor zijn gegeven in de statuten en huishoudelijk reglementen van de vereniging. Het Klachtenreglement geeft aan hoe en bij wie een klacht moet worden ingediend, hoe de klacht zal worden afgehandeld, wat daarbij van de indiener wordt verwacht. Klagende en aangeklaagde partijen hebben beide het recht om alle stukken in te zien die op een klacht betrekking hebben. Met uitzondering van vertrouwelijke medische informatie. Als een klacht wordt ingediend bij de klachtencommissie of het Landelijk Bureau, kijkt men op initiatief van de coördinator klachtenprocedure in eerste instantie of er een oplossing mogelijk is via de interne procedure. Deze route is vastgelegd in het document ’Afspraken interne klachtafhandeling’ (zie bijlage 19). Voor de procedure die in het geval van klachten volgt, wordt verwezen naar bijlage 18 en bijlage 19.


33

5.8 Gedragscode (ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag) Humanitas kent een (gedrags)code ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag (zie bijlage 16). Agressie, fraude, discriminatie en seksuele intimidatie worden niet geaccepteerd. Noch van vrijwillige of betaalde medewerkers, noch van deelnemers en/of gebruikers van Humanitas diensten. De gedragscode betreft dus iedereen en is bedoeld om vrijwilligers te beschermen tegen ongewenst gedrag van collega-vrijwilligers, beroepskrachten en deelnemers. Van alle partijen wordt zonder uitzondering verwacht dat zij kennis nemen van en zich houden aan de Humanitas gedragscode. Daartoe ligt er voor alle betrokkenen een actuele versie van de gedragscode ter inzage bij de afdelingssecretariaten, bij de vijf districtskantoren en bij het landelijk bureau van Humanitas. Vrijwilligers met klachten naar aanleiding van ongewenst gedrag kunnen terugvallen op het eerder aangegeven klachtenreglement.

Colofon Tekst: Oorspronkelijke tekst 2009: Michael Kerkhof Bewerking 2012: André Hudepohl Bijdragen: Loes Meijer, Sofie Vriends, Richard Langeland, Dolly Leemans Redactie: Judith Zeeman Teksverwerking: Welmoed Westerveld Meelezers: 

Henk van den Heuvel, bestuurslid (Vrijwilligerszaken) afdeling Coevorden



John van Alphen, coördinator Thuisadministratie Zoetermeer



Marijke Postma, voorzitter District Noordwest



Rob Detiger, voorzitter District Zuid



Durkje Sybesma, programmaondersteuner



Ingrid Nauta, consulent Oost



Jan Alting, stadscoördinator Groningen


34

Bijlagen Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013 ‘Sterke vrijwilligers’

Inhoudsopgave

Pag.

Bijlage 1. Tips bij werving van vrijwilligers ........................................................................... 38 Bijlage 2. Tips bij introductie van nieuwe (bestuurlijke) vrijwilligers ...................................... 41 Bijlage 3. Welkomstbrief vrijwilligers .................................................................................... 43 Bijlage 4. Beknopte Vrijwilligersovereenkomst ..................................................................... 46 Bijlage 5. Uitgebreide Vrijwilligersovereenkomst: afspraken tussen de vrijwilliger en Humanitas ...................................................................................................... 47 Bijlage 6. Voorbeeld Bestuursprofiel van een afdelingsbestuur ........................................... 51 Bijlage 7. Checklist Vrijwillige of betaalde coördinatie? ........................................................ 53 Bijlage 8. Profiel uitvoerende vrijwilliger in de sanctietoepassing bij Justitie ........................ 63 Bijlage 9. Positie, profiel en taken vrijwillige coördinatoren .................................................. 65 Bijlage 10. Grenzen aan het vrijwilligerswerk van Humanitas .............................................. 69 Bijlage 11. Protocol leeftijdsgrenzen vrijwilligerswerk Humanitas ........................................ 80 Bijlage 12. Protocol werving, selectie, voorbereiding en begeleiding vrijwilligers die met minderjarigen (gaan) werken ..................................................................... 81 Bijlage 13. Gedragscode Vrijwilligers die met minderjarigen werken ................................... 83 Bijlage 14. Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag........................................... 85 Bijlage 15. Protocol Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.............................................. 88 Bijlage 16. Gedragscode Vereniging Humanitas................................................................ 112 Bijlage 17. Gedragscode “Omgaan met vragen over vrijwillige euthanasie ........................ 118

Inhoudsopgave bijlagen Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

36

Bijlage 18. Klachtenprotocol Vereniging Humanitas .......................................................... 120 Bijlage 19. Afspraken interne klachtafhandeling ................................................................ 123 Bijlage 20. Klachtenreglement Vereniging Humanitas ....................................................... 127 Bijlage 21. Bezwaar/beroepsprocedure bestuurlijke besluiten voor vrijwilligers van Humanitas ............................................................................. 138 Bijlage 22. Privacyreglement Vereniging Humanitas ......................................................... 142 Bijlage 23. Leidraden voor exit-gesprekken met vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden ................................................................................................ 150 Bijlage 24. Tekst folder Onkostenvergoeding .................................................................... 156 Bijlage 25. Tekst folder Goed verzekerd bij Humanitas...................................................... 158 Bijlage 26. Wat de doen bij vermoedens van onwettig handelen door deelnemers? Een handelingsrichtlijn voor vrijwilligers ......................................................... 161

Inhoudsopgave bijlagen Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

37

Bijlage 1. Tips bij werving van vrijwilligers (zie ook de Humanitas Handreiking “Het opzetten van een nieuwe Humanitas-afdeling”, januari 2009) Vrijwilligers zijn voor Humanitas van groot belang. Zonder de inbreng van vrijwilligers kan de vereniging haar doelstelling niet waar maken. Daarom is continue en systematisch aandacht voor het werven van vrijwilligers essentieel. Effectieve werving vraagt vervolgens om een goed voorbereide in een wervingsplan uitgeschreven aanpak. In zo’n wervingsplan staan de uitgangspunten die bij de werving zullen worden gehanteerd, het precieze doel van de werving en de methoden die zullen worden gebruikt. Navolgend een aantal belangrijke tips voor de werving van Humanitas vrijwilligers. 

Laat de presentatie van Humanitas - als organisatie waarbinnen uitstekend vrijwilligerswerk gedaan kan worden en waar vrijwilligers mogen rekenen op prima begeleiding - onderdeel uitmaken van uw wervingsplan.

Wervingsactiviteiten hebben de grootste kans van slagen wanneer Humanitas haar aantrekkelijkheid als vrijwilligersorganisatie helder voor het voetlicht brengt. Mensen moeten weten waar Humanitas voor staat, wat Humanitas doet en wat de rol van vrijwilligers daarbij is. Geef aan hoe interessant Humanitas en hoe interessant vrijwilligerswerk bij Humanitas is. Publieke kennis hierover zal medebepalend zijn voor het al dan niet slagen van wervingsacties. Stuur daarom regelmatig heldere informatie over het doen en laten van Humanitas uit. Naambekendheid en imago worden er in positieve zin door versterkt. 

Maak duidelijke afspraken over wie er (eind)verantwoordelijk is voor de organisatie en voor de uitvoering van wervingsactiviteiten.

Logisch is dat een afdelingsbestuur beslist over het al dan niet ontwikkelen van een wervingsplan. Het maken van een dergelijk plan is echter meestal een zaak van degenen die een nieuwe activiteiten op verzoek van het afdelingsbestuur daadwerkelijk voorbereiden. De directe verantwoordelijkheid voor werving verschuift daardoor bijna vanzelfsprekend naar degenen die een activiteit aan het organiseren zijn. Het is zeer aan te bevelen om over de (eind)verantwoordelijkheid vooraf duidelijke afspraken te maken. Afspraken over wie beslist over en/of verantwoordelijk is voor het wervingsprogramma, het benodigde budget, de eindafrekening, etc. Betrek bij de werving verder zo veel mogelijk alle al bij een initiatief actieve personen, want zij zullen immers in de nabije toekomst samen met nieuwkomers aan de slag gaan. Tenslotte is aan te raden om bij wervingsacties momenten in te bouwen om stil te staan bij hoe het ervoor staat. Een uitgestippelde wervingsstrategie hoeft immers niet altijd succesvol te zijn en een tussentijdse evaluatie biedt gelegenheid tot bijstelling. 

Zorg voor een zo concreet mogelijke omschrijving van de activiteit(en) waarvoor wij vrijwilligers vragen en voor optimale duidelijkheid over wat wij van vrijwilligers verwachten (welke taken, tijden, eisen).

Bijlage 1. Tips bij werving vrijwilligers

38

Om mensen aan te spreken moet goed duidelijk worden gemaakt wat de activiteit waarvoor vrijwilligers worden gevraagd, inhoudt en welke werkzaamheden daarbij van vrijwilligers worden verwacht. Het is hierbij zeer aan te bevelen om gevraagde taken, gewenste tijden en gestelde basisvereisten te duidelijk te benoemen. Mensen voelen zich eerder aangesproken wanneer helder is wat er van hen wordt gevraagd. 

Geef helder aan wat vrijwilligers van Humanitas te verwachten hebben.

Bij een wervingsactie gaat het om vragen en bieden. Humanitas vraagt tijd en inspanningen van vrijwilligers en biedt hen als ‘werkplaats’ gelegenheid om maatschappelijk zinvolle doelen te realiseren. Humanitas-vrijwilligerswerk kan aantrekkelijk worden weergegeven door 'de winst' van meedoen te beschrijven. Een positieve opbrengst van meedoen is:



o

concreet werk met aanwijsbaar resultaat - collegiale omgang en fijne werksfeer

o

solide contacten tussen bestu(u)r(en) en uitvoerende vrijwilligers

o

de ontplooiingskansen - waardering en status

o

goede introductie in de organisatie

o

gedegen begeleiding - vergoeding gemaakte onkosten - sluitende verzekering

o

ideologische achtergrond (waarden) vertaald in concrete activiteiten.

Maak, als u vrijwilligers vanuit een bepaalde bevolkingscategorie(ën) zoekt dit vanaf het eerste moment duidelijk.

Bij werving van vrijwilligers kan het om diverse redenen gewenst zijn om vrijwilligers vanuit een specifieke bevolkingscategorie te halen. Bijvoorbeeld uit de categorie ouderen, jongeren of allochtonen. Zo’n keus kan bijvoorbeeld volgen uit het feit dat een specifieke taak bij uitstek het best door personen uit een bepaalde bevolkingscategorie kan worden ingevuld. Wanneer het in een werving om het aanspreken van één of verschillende bevolkingscategorië(n) gaat, moet bedacht worden dat iedere categorie dikwijls om een eigen benadering vraagt. U vergroot de kans op een succesvolle werving door gebruik te maken van intermediairs, dat wil zeggen van organisaties of personen die als tussenschakel optreden. 

Begin met een goed doordachte en helder uitgewerkte wervingsstrategie. Het is de beste garantie voor succesvolle werving.

Een goede wervingsactie begint altijd met het uitstippelen van een strategie. Wat wilt u en op welke manier(en) bereiken. Bij dit uitstippelen spelen een reeks overwegingen een rol: o

de keuze van het publiek waarop de werving is gericht

o

het gewenste aantal vrijwilligers die onmiddellijk en op termijn voor een activiteit nodig zijn

o

de omvang van de financiële middelen die er beschikbaar zijn

o

de hoeveel tijd die er in wervingsactiviteiten gestoken kan worden

o

de mogelijkheden gebruik te (kunnen) maken van eigen netwerken

o

de mogelijkheden van persoonlijke benadering


39

o

de mogelijkheden gebruik te (kunnen) maken van externe netwerken (tussenpersonen en/of organisaties zoals vrijwilligerscentrales)

o

de mogelijkheden om (eigen) media te kunnen inschakelen

o

de mogelijkheden van direct-mailing, informatiebijeenkomsten, het instellen van een informatiespreekuur

o

de schaal waarop gedacht wordt (als er bijvoorbeeld veel vrijwilligers worden gezocht en ook de naambekendheid van Humanitas een rol speelt, krijgt werving een campagneachtig karakter en ligt het voor de hand te werken via de media en affiches en foldermateriaal).



Besteedt in elk wervingsplan altijd aandacht aan een goede opvang en introductie van degenen die zich uiteindelijk als Humanitas-vrijwilliger aanmelden.

Ergens nieuw binnenkomen is altijd even wennen. Het is dus zaak om nieuwe vrijwilligers bij binnenkomst optimaal terzijde te staan. Een goede introductie van nieuwe vrijwilligers is belangrijk en schept vertrouwen in een samenwerking die gaat slagen (zie ook Tips bij introductie van nieuwe (bestuurlijke) vrijwilligers).


40

Bijlage 2. Tips bij introductie van nieuwe (bestuurlijke) vrijwilligers (zie ook de Humanitas Handreiking “Het opzetten van een nieuwe Humanitasafdeling”, januari 2009) Na afloop van een wervingsactiviteit en een daarop volgende selectie, breekt het moment aan waarop nieuwe vrijwilligers bij Humanitas daadwerkelijk hun intrede doen. Een belangrijk moment, want het kan bepalend zijn voor de verdere verhouding tussen een nieuwe vrijwilliger en Humanitas. De binnenkomst van nieuwe vrijwilligers vraagt altijd om een goed verzorgde introductie. Goed verzorgde introductie betekent het geven van inzichtelijke informatie over: 

de werkzaamheden bij Humanitas als zodanig



de wijze van uitvoering van activiteiten en



andere bij het werk betrokken uitvoerende en/of bestuurlijke vrijwilligers.

Het gaat erom nieuwe vrijwilligers zo snel mogelijk enigszins wegwijs te maken in het reilen en zeilen van de vereniging en hen met name inzicht te bieden met betrekking tot de werkzaamheden waarvoor zij zijn aangetrokken. Vlot handelen in deze onderstreept dat Humanitas nieuwe vrijwilligers ook onmiddellijk bij zaken wil betrekken. Aan te raden is om bij introductie van nieuwe vrijwilligers altijd de volgende zaken te betrekken: 

De termijn waarop een nieuwe vrijwilliger een bevestiging krijgt, bijvoorbeeld in de vorm van een 'welkomstbrief' of een uitnodiging voor een eerste bijeenkomst van de groep waarvan zij/hij deel gaat uitmaken. Zorg bij voorkeur voor bevestiging op korte termijn, laat mensen niet in het ongewisse.



Informatie over hoe de introductie bij Humanitas zal gaan verlopen. Laat duidelijk weten wat nieuwkomers op dat punt mogen verwachten.



Het verstrekken van bondige informatie over Humanitas en het afdelingswerk. Handig is om nieuwe vrijwilligers een afdelingsinformatiepakket aangevuld met algemene landelijke informatie te verstrekken. Bedenk dat nieuwe vrijwilligers afgeschrikt kunnen worden door een overstelpende hoeveelheid informatie en dat nieuwkomers in één keer met iedereen te laten kennismaken, niet zinvol is.



Het aanstellen van een 'contactpersoon'. Aangeraden wordt om in de eerste fase van de wederzijdse kennismaking, vanuit het vrijwilligerswerk iemand als contactpersoon voor een nieuwe vrijwilliger aan te wijzen. Een contactpersoon neemt de 'directe' introductie/begeleiding op zich en is dan ook de eerst aanspreekbare voor de nieuwe vrijwilliger(s). Uiteraard kan een contactpersoon een vrijwilligerscoördinator zijn.



De mogelijkheid om, bij binnenkomst van meer nieuwe vrijwilligers ineens, een speciale introductiebijeenkomst als (aanvullende) manier van introduceren te beleggen.

41



De mogelijkheid om, afhankelijk van de voorliggende werkzaamheden, een 'introductiecursus aan te bieden. Het organiseren van een dergelijke cursus ligt het meest voor de hand wanneer het vrijwilligerswerk dat aan de orde is nogal wat eisen aan vrijwilligers stelt.



Momenten van bezinning/evaluatie. Met nadruk wordt aangeraden om met nieuwe vrijwilligers momenten in de tijd af te spreken (bijvoorbeeld na een half jaar) om samen te bekijken of het tussen hen en Humanitas goed loopt. Daarbij kunnen zaken aan de orde gesteld worden als: bevalt het werk, bevalt de vrijwilliger, bevalt Humanitas. Een dergelijke opzet vereist verder duidelijke afspraken over wat er zal gaan gebeuren met de uitkomsten/evaluatie.



De mogelijkheid om diverse cursussen en trainingen te volgen (Humanitas Academie).



De verplichting dat bestuurlijke vrijwilligers lid van Humanitas zijn.

Tot slot nog dit. Een gedegen kennismaking met de vereniging Humanitas kost meestal flink wat tijd. Juist omdat het een landelijke vereniging is met verschillende programmalijnen waarbinnen verschillende activiteiten plaatsvinden, met drie bestuurslagen, met een het vrijwilligerswerk ondersteunende werkorganisatie, met een aantal werkstichtingen onder dezelfde naam en met samenwerkingsrelaties met andere humanistische organisaties. Om zich hierin een weg te vinden zijn er de volgende hulpbronnen beschikbaar: 

de Humanitas-website (www.humanitas.nl )



het Humanitas Intranet



het Humanitas Strategieplan



het landelijke Humanitas-werkplan



het verenigingsjaarverslag



jaarverslagen van afdelingen en districten



het ledenblad Van Mens Tot Mens



digitale nieuwsbrieven

Bijlage 2. Tips bij introductie van nieuwe (bestuurlijke) vrijwilligers

42

Bijlage 3. Welkomstbrief vrijwilligers

Beste vrijwilliger, Het doet mij veel genoegen u als nieuwe vrijwilliger bij Humanitas te mogen begroeten. We kunnen niet genoeg benadrukken hoe u voor ons van doorslaggevend belang bent. Want alleen dankzij uw inspanning en die van vele duizenden andere vrijwilligers kan Humanitas haar brede scala aan verenigingsdoelen en activiteiten uitvoeren. Om u alvast op weg te helpen, geven we in deze brief een kort overzicht van onze uitgangspunten en verwachtingen. Ons standpunt is: wie veel verwacht, moet veel bieden. Daarom heeft u als vrijwilliger van Humanitas recht op een aantal mooie voorzieningen. Daarnaast is het ook goed dat u op de hoogte bent van onze verwachtingen en van enkele spelregels. Mocht u hierover na lezing van deze brief nog meer willen weten, dan kunt bij uw coördinator de nota Vrijwilligersbeleid inzien. Deze kunt u ook downloaden van de website van Humanitas.

Wat kunt u van Humanitas verwachten? De eerste twee maanden …kunt u zien als een kennismakingsperiode. In die tijd kunt u van de ene op de andere dag stoppen met uw vrijwilligerswerk. Ook uw coördinator kan u binnen twee maanden vragen met het vrijwilligerswerk te stoppen, natuurlijk met opgave van redenen. Hiertegen bezwaar maken kan: bij het bestuur van de afdeling, of eventueel van het district. U krijgt een coördinator …die uw eerste aanspreekpunt is en waarmee u altijd kunt overleggen. De coördinator geeft u informatie over uw werkzaamheden en maakt samen met u afspraken over de tijd die u ons ter beschikking stelt. Ook zijn er periodieke begeleidingsgesprekken. U staat er dus nooit alleen voor. U krijgt cursussen …die Humanitas zelf organiseert en u ondersteunen bij uw vrijwilligerswerk. Mocht u daarnaast behoefte hebben aan een specifieke cursus in verband met het werk, dan bestaat soms zelfs de mogelijkheid die – met instemming van de coördinator – op kosten van Humanitas te volgen. U krijgt vergoedingen en bent verzekerd …want Humanitas wil dat er zo min mogelijk belemmeringen zijn om uw vrijwilligerswerk te doen. U hebt recht op een vergoeding van de kosten, zoals omschreven in de bijgesloten folder. Het ingevulde declaratieformulier kunt u aan uw coördinator geven. Ook bent u voor een aantal zaken verzekerd.

43

Mocht iemand u aansprakelijk stellen of mocht u een ongeval hebben, dan kunt u een beroep doen op onze ongevallen- of aansprakelijkheidsverzekering. Ook hierover treft u een folder aan bij deze brief. U krijgt gratis …een abonnement op het tijdschrift Van Mens Tot Mens, wanneer u daar prijs op stelt. In dit boeiende blad vertellen onder andere vrijwilligers over hun werk voor Humanitas. Vrijwilligers van Humanitas kunnen gratis lid worden van de vereniging. Uw coördinator zal u te zijner tijd vragen of u dat op prijs stelt. U hebt recht op …meerdere begeleidingsgesprekken per jaar. …inspraak in aangelegenheden die te maken hebben met uw werkzaamheden. …invloed uitoefenen op het vrijwilligersbeleid van Humanitas. …toegang tot de ledenvergadering van de afdeling. Daar mag u bovendien het woord voeren. …solliciteren met voorrang op vacatures voor externe kandidaten, als u ten minste drie maanden vrijwilliger bent. U geldt dan bij interne wervingsprocedures als interne kandidaat. …een afscheidsbrief of – als u dat liever wilt – een getuigschrift na afloop van uw werkzaamheden voor Humanitas. Bij een conflict of meningsverschil …kunt u terugvallen op vaste procedures. Gaat het om een deelnemer, dan kunt u daarvoor terecht bij uw coördinator. Gaat het om uw coördinator, dan kunt u dit voorleggen aan het bestuur van uw afdeling of het district. Bent u het niet eens met een bestuurlijke beslissing? Dan kunt u daartegen bezwaar aantekenen. Deze procedure is vastgelegd in de Bezwaar-/beroepsprocedure Bestuurlijke Besluiten voor vrijwilligers. Uw privacy …is in goede handen. Humanitas zal uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen en nooit zonder uw toestemming aan anderen ter beschikking stellen.

Wat verwacht Humanitas van u? Hierboven hebt u gelezen wat wij u te bieden hebben. Natuurlijk wilt u ook weten wat onze verwachtingen van u zijn. Hieronder enkele belangrijke voorwaarden en spelregels. 

U voert uw vrijwilligerswerk uit volgens de beginselen van Humanitas, zoals die in de missie van Humanitas staan. Deze kunt u vinden in de bijgesloten brochure “Vrijwilligers doen ertoe”.



U geeft uw afwezigheid - bijvoorbeeld bij ziekte - zo snel mogelijk door aan uw coördinator.



U neemt nooit geld of goederen aan van een deelnemer.



U respecteert uiteraard de privacy van de deelnemer en beschouwt zijn of haar persoonsgegevens als vertrouwelijk, zelfs nadat u uw werk voor Humanitas hebt beëindigd.



U onderhoudt goed contact met uw coördinator. Via werkoverleg of individueel overleg.


44



U neemt – na twee maanden vrijwilligerswerk – als het enigszins kan een opzegtermijn van één maand in acht, zodat u uw werkzaamheden aan een opvolger kunt overdragen. Wel vinden we het fijn te horen waarom u ophoudt met uw vrijwilligerswerk – bovendien kunnen wij daarvan leren.

Ik hoop dat u uw rechten en voorzieningen prettig vindt en dat u onze uitgangspunten en verwachtingen ter harte wilt nemen. Dan wens ik u hierbij met veel plezier een fijne tijd en samenwerking toe bij Humanitas.

Met vriendelijke groet,

Marijke van Eck, voorzitter vereniging Humanitas

Bijlagen:

Brochure Vrijwilligers doen ertoe (samenvatting nota Vrijwilligersbeleid Humanitas 2013) Folder Onkostenvergoeding Folder Goed verzekerd Afsprakenlijst


45

Bijlage 4. Beknopte Vrijwilligersovereenkomst Afspraken over tijden en aard van het vrijwilligerswerk tussen: de vrijwilliger:

...............................................................................................................................

wonende te:

...............................................................................................................................

telefonisch bereikbaar: ...................................................... Mobiel: .......................................................... e-mail:

...............................................................................................................................

en de coördinator:

.....................................................................................................................................

van de werkgroep: ..................................................................................................................................... telefonisch bereikbaar: ......................................................Mobiel: ............................................................. e-mail:

.....................................................................................................................................

Datum ingang werkzaamheden: ................................................................................................................ Inhoud van het werk: .................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... Tijdstip, tijdsduur en frequentie: .................................................................................................................. Werkoverleg:............................................................................................................................................... Begeleiding, deskundigheidsbevordering en scholing: Voor aanvang van de werkzaamheden heeft de vrijwilliger de basistraining gevolgd. Na aanvang van de werkzaamheden wordt de kennis uitgebreid door middel van terugkombijeenkomsten en thema- en ontmoetingsbijeenkomsten. 

Ingeval van verhindering of ziekte stelt de vrijwilliger de coördinator zo spoedig mogelijk op de hoogte.



De vrijwilliger heeft de welkomstbrief voor vrijwilligers van Humanitas ontvangen en is bekend met de rechten en plichten van de vrijwilliger.

De overeenkomst is in tweevoud opgemaakt te ....................................................................... (plaats) op ............................................................ (datum) Handtekening vrijwilliger:

Handtekening coördinator:

.......................................................................

.................................................................................

Datum:

en/of handtekening afdelingsbestuur:

.......................................................................

................................................................................. 46

Bijlage 5. Uitgebreide Vrijwilligersovereenkomst: afspraken tussen de vrijwilliger en Humanitas Humanitas afdeling ................................................................................... , hierbij vertegenwoordigd door de coördinator van de activiteit waarvoor vrijwilliger vrijwilligerswerk wil verrichten, de coördinator:

.....................................................................................................................................

van de werkgroep: ..................................................................................................................................... telefoon:

............................................................ mobiel: ...........................................................

e-mailadres:

.....................................................................................................................................

Hierna te noemen Humanitas en de vrijwilliger:

.....................................................................................................................................

adres:

.....................................................................................................................................

telefoon:

............................................................ mobiel: ..........................................................

e-mailadres:

.....................................................................................................................................

geboortedatum:

.....................................................................................................................................

Hierna te noemen vrijwilliger Komen het volgende overeen: Aanvang en duur van de overeenkomst  Vrijwilliger zal met ingang van .............................................................. ten behoeve van Humanitas werkzaamheden verrichten voor de werkgroep ..................................................................................  De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Een Verklaring omtrent gedrag is vereist alvorens de werkzaamheden worden gestart bij de activiteiten ............................................................................................................................................ (o.a. Home Start, Frisse Lucht, Thuisadministratie) Inhoud van het werk  De werkzaamheden bestaan uit: ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................

47

 De werkzaamheden kunnen in onderling overleg worden gewijzigd.  Voor het inwerken en de begeleiding van vrijwilliger zal .................................................................... zorg dragen.  Vrijwilliger dient bij het verrichten van de overeengekomen werkzaamheden de vereiste zorgvuldigheid in acht te nemen en in het algemeen te handelen zoals een goed vrijwilliger zich hoort te gedragen.  Vrijwilliger zal de dagen en tijdstippen waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden uitgevoerd in overleg met de coördinator vaststellen. Verhindering Ingeval van verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins, zal vrijwilliger de coördinator hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Onkostenvergoeding Vrijwilliger verricht de werkzaamheden om niet. Humanitas kan een onkostenvergoeding verstrekken, onder de voorwaarden die door Humanitas zijn vastgelegd. Ongevallenverzekering  Humanitas heeft voor vrijwilliger een ongevallenverzekering afgesloten. Deze garandeert een uitkering in geval van ernstig lichamelijk letsel of dood door een ongeval, indien dit vrijwilliger tijdens de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden is overkomen.  Voor de informatie over de inhoud van deze ongevallenverzekering verwijzen wij naar de brochure “Goed verzekerd bij Humanitas: informatie over de vrijwilligersverzekering” die in de informatiemap is opgenomen.  Geen uitkering vindt plaats indien een andere verzekering kan worden aangesproken. Aansprakelijkheid voor schade  Humanitas zal de schade vergoeden als een derde vrijwilliger aansprakelijk stelt voor schade die hij in de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden heeft veroorzaakt.  Humanitas heeft voor vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering gesloten.  Voor de informatie over de inhoud van deze aansprakelijkheidsverzekering verwijzen wij naar de brochure “Goed verzekerd bij Humanitas: informatie over de vrijwilligersverzekering”, die in de informatiemap is opgenomen.  Geen uitkering vindt plaats als een andere verzekering is of kan worden aangesproken. Protocollen en reglementen Op deze vrijwilligersovereenkomst zijn van overeenkomstige toepassing de volgende protocollen en reglementen die deel uitmaken van het landelijke Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013, “Sterke Vrijwilligers”:  Gedragscode vereniging Humanitas: Voorkoming en bestrijding ongewenst gedrag.  Gedragscode vrijwilligers die met minderjarigen werken  Gedragscode omgaan met vragen over vrijwillige euthanasie  Meldprotocol Seksueel Grensoverschrijdend gedrag

Bijlage 5. Uitgebreide Vrijwilligersovereenkomst

48

 Protocol Signalering Huiselijk geweld en Kindermishandeling  Klachtenprotocol  Afspraken Interne Klachtafhandeling  Klachtenreglement Vereniging Humanitas  Bezwaar/beroepsprocedure bestuurlijke besluiten voor vrijwilligers Bovengenoemde protocollen en reglementen zijn opgenomen in de informatiemap voor Humanitas vrijwilligers en zijn te vinden op het Humanitas Intranet. Met betrekking tot het Humanitas klachtenreglement wordt vrijwilliger, voor zover hij/zij hierop een beroep zou willen doen, in de gelegenheid gesteld vooraf gebruik te maken van de diensten van het bestuurslid vrijwilligerszaken van Humanitas om de klacht door middel van mediation tot een bevredigend einde te brengen. Geheimhouding  Vrijwilliger is tijdens de duur en na het einde van deze overeenkomst verplicht geheimhouding in acht te nemen, over alles wat hij/zij over Humanitas en de deelnemers van Humanitas te weten is gekomen. Het gaat hierbij om informatie waarvan vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.  Bij overtreding van dit beding tijdens de duur van deze overeenkomst is Humanitas gerechtigd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Daarnaast heeft Humanitas het recht om van vrijwilliger volledige schadevergoeding te vorderen. Begeleiding, deskundigheidsbevordering en inspraak  Voor aanvang van de werkzaamheden heeft de vrijwilliger de basistraining gevolgd. Na aanvang van de werkzaamheden wordt de kennis uitgebreid middels terugkombijeenkomsten en thema- en ontmoetingsbijeenkomsten.  Vrijwilliger heeft inspraak met betrekking tot zijn/haar werkzaamheden. Vrijwilliger kan deelnemen aan de regelmatig te houden besprekingen van de werkgroep. Hoewel deze deelname op vrijwillige basis plaatsvindt, wordt deelname buitengewoon op prijs gesteld.  Met betrekking tot de begeleiding bij de werkzaamheden en de deskundigheidsbevordering zal vrijwilliger afspraken maken met de coördinator. Normen en waarden Vrijwilliger verklaart door ondertekening van deze overeenkomst de visie, missie en de normen en waarden van Humanitas te respecteren en zich daar naar te zullen gedragen. Aard van de overeenkomst  Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek.  Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. Vrijwilliger is bekend met het feit dat hij/zij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.  De relatie tussen vrijwilliger en Humanitas is geen arbeidsverhouding in de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen.


49

Einde van de overeenkomst  Partijen kunnen in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.  Op verzoek van vrijwilliger zal Humanitas bij het einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen. In dit getuigschrift staat in ieder geval vermeld:  de aard van de door vrijwilliger verrichte werkzaamheden;  de periode waarin vrijwilliger voor Humanitas werkzaam is geweest;  de wijze waarop de werkzaamheden door vrijwilliger zijn uitgevoerd, tenzij vrijwilliger dit niet wenst.

De overeenkomst is in tweevoud opgemaakt te ........................................................................... (plaats) op ........................................................ (datum)

Handtekening vrijwilliger:

Handtekening coördinator:

.......................................................................

.................................................................................

Datum:

en/of handtekening afdelingsbestuur:

.......................................................................

.................................................................................


50

Bijlage 6. Voorbeeld Bestuursprofiel van een afdelingsbestuur Positionering: Een afdeling is onderdeel van de landelijke vereniging Humanitas en heeft als zodanig inspraak en invloed op het verenigingsbeleid via de jaarlijkse Algemene Vergadering van Afgevaardigden. Samen met andere deelorganen van de vereniging heeft een afdeling een stem bij het goedkeuren van het gevoerde inhoudelijke en financiële beleid door het hoofdbestuur. Tevens kan een afdeling via haar districtsbestuur en via de AVA-lijnen aangeven waarlangs de activiteiten van de vereniging zich haar inziens zouden moeten ontwikkelen. Een afdeling heeft via de AVA stem bij de verkiezing van de leden van het hoofdbestuur. Een afdeling heeft haar werkgebied binnen één van de vijf districten van Humanitas en vormt samen met de andere afdelingen binnen een district een Districtsraad. Deze Districtsraad heeft tot taak: 

het kiezen van het districtsbestuur;



het vaststellen van districts (meerjaren)beleids- en (jaarlijkse) werkplannen en de districtsbegroting;



het vaststellen van het districts jaar- en financiële verslag;



het geven, op verzoek of uit eigener beweging, van advies aan het districtsbestuur.

Verantwoordelijkheden: Een afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van vrijwilligersactiviteiten en nieuwe initiatieven. De leden van een afdeling hebben tot taak: 

het kiezen van een afdelingsbestuur;



het vaststellen van een werkplan en begroting;



het vaststellen van een jaar- en financieel verslag;



het stellen van kandidaten voor het districtsbestuur;



het benoemen van afgevaardigden naar de AVA en de districtsraad uit de leden.

Bestuurssamenstelling: Een afdelingsbestuur bestaat ten minste uit vijf personen: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en (maximaal) zes bestuursleden die bij voorkeur allen ten minste affiniteit hebben met één van de aandachtsgebieden van Humanitas en ook contact onderhouden met de vrijwilligers die binnen dat aandachtsgebied actief zijn. Bijvoorbeeld: als een bestuurslid het aandachtsgebied Jeugdwelzijn voor zijn of haar rekening neemt, dan heeft dit bestuurslid ook contact met Home-Startvrijwilligers en met vrijwilligers van de Kindervakantieweken.

51

Specifieke taken afdelingsbestuur: 

het leiden van bestuurs- en ledenvergaderingen;



het maken en archiveren van vergaderverslagen;



het verzorgen van in- en uitgaande post;



het bijhouden van het leden- en vrijwilligersbestand;



het aanleveren van financiële gegevens aan de districten ten behoeve van het bijhouden van de van de financiële administraties van alle afdelingen in het betreffende district;



het maken van begrotingen en financiële verslagen;



het onderhouden van contacten binnen Humanitas (deelname landelijke en districtsbijeenkomsten);



het ontwikkelen en onderhouden van contacten met subsidiegevers, de politiek, fondsen en mogelijke sponsors;



het ontwikkelen en onderhouden van contacten met de pers;



het ontwikkelen en onderhouden van contacten met leden en vrijwilligers;



het ontwikkelen en onderhouden van contacten met gebruikers van de diensten van Humanitas;



het ontwikkelen en onderhouden van samenwerkingsrelaties met andere organisaties;



het ontwikkelen van strategieën om nieuwe mensen te betrekken bij het werk van Humanitas.

Functies afzonderlijke bestuursleden: De taakinvulling van de voorzitter, secretaris en penningmeester geldt voorwaardescheppend voor de activiteiten die door vrijwilligers binnen de aandachtsvelden van Humanitas worden georganiseerd en uitgevoerd. Bestuursleden die in het bestuur directe verantwoordelijkheid hebben voor activiteiten binnen een aandachtsgebied, richten zich daarbij met name op de inhoudelijke ontwikkeling, de continuïteit en de kwaliteit van de activiteiten. Daarnaast ontwikkelen en onderhouden zij de daarbij benodigde werkcontacten. Functievereisten bestuursleden: 

lid zijn (of worden) van Humanitas;



maatschappelijke betrokkenheid hebben, die bij voorkeur zichtbaar is door contacten binnen plaatselijke/regionale netwerken;



bestuurlijke vaardigheden hebben of de bereidheid deze te ontwikkelen;



de instelling hebben om ondersteunend voor uitvoerend vrijwilligers te willen optreden;



een tijdsinvestering van een dagdeel per week willen en kunnen doen;



betrouwbaar zijn in het nakomen van afspraken.

Bijlage 6. Voorbeeld Bestuursprofiel van een afdelingsbestuur

52

Bijlage 7. Checklist Vrijwillige of betaalde coördinatie?

Vrijwillige of betaalde coördinatie? Checklist voor het maken van een afgewogen keuze

Uitgave Humanitas Landelijk Bureau juli 2008

53

Inhoudsopgave 1. Introductie....................................................................................................................... 55 2. Vier samenhangende criteria ......................................................................................... 56 2.1 Inleiding ..................................................................................................................................56 2.2 De zorgzwaarte (inhoudelijk criterium) ...................................................................................56 2.3 Organisatorische taken ..........................................................................................................56 2.4 De tijdsinvestering ..................................................................................................................57 2.5 Het takenpakket .....................................................................................................................58 2.6 Conclusie ................................................................................................................................58 2.6.1 Belangrijk bij een uiteindelijke keuze ..................................................................................58

3. Checklist ......................................................................................................................... 59 3.1 Vaststellen basisgegevens activiteit (wat, met wie, wanneer) ...............................................59 3.2 Bepalen inhoudelijke zwaarte van de voorgenomen ondersteunings- of zorgactiviteit .........59 3.3 Vaststellen omvang voorwaardenscheppende activiteiten (wat en tijdbeslag) ......................60 3.4 Afbakenen/vaststellen rol en taken coördinator (aard en omvang in tijd) ..............................60

4. Tenslotte, de keuze voor vrijwillige of betaalde coördinatie ....................................... 62

Bijlage 7. Checklist vrijwillige of betaalde coördinatie

54

1. Introductie Bij het nadenken over een nieuwe activiteit van een Humanitas-afdeling komt altijd de vraag aan de orde of deze nieuwe activiteit door vrijwilligers kan worden uitgevoerd. Onze verenigingsafdelingen organiseren immers vrijwilligerswerk. Als uitvoering van een voorgenomen activiteit door vrijwilligers niet mogelijk is, zal dus van uitvoering moeten worden afgezien. Uitvoering van een activiteit door vrijwilligers is één kant van de zaak. De andere kant is dat aan die uitvoering de nodige voorbereiding en organisatie voorafgaat en dat – als de zaak eenmaal draait – organisatie en begeleiding ook een essentiële rol blijven spelen. We vatten deze voorbereidings- en organisatietaken samen onder de term coördinatie. De deskundigheid en tijd die nodig is voor deze coördinatie, kan zo groot zijn dat de vraag moet worden gesteld of dit type werk nog van vrijwilligers kan en mag worden gevraagd. Humanitas gaat er in principe van uit dat tijdsinvestering van gemiddeld twee dagdelen per week (acht uur) voor coördinatiewerkzaamheden het maximale is wat van een vrijwilliger mag worden verlangd. Deze grens is gebaseerd op de redenering dat een hogere tijdsinvestering niet verantwoord en/of gewenst wordt geacht. Met name om te voorkomen dat vrijwilligers voor zichzelf de lat te hoog leggen en dat de kwaliteit (zorgvuldigheid) van de werkzaamheden er onder gaat lijden. Ook bestaat dan het risico dat de activiteit te zeer afhankelijk wordt van één persoon. Het zal duidelijk zijn dat deze grensbepaling direct gevolgen heeft voor de uiteindelijke keuze voor vrijwillige of betaalde coördinatie. Er is op afdelingsniveau behoefte aan een duidelijke maatstaf om juist ten aanzien van coördinatie van vrijwilligersactiviteiten tot een goede afweging te komen bij het kiezen voor vrijwillige of betaalde coördinatie. Daarom is bijgaande checklist ontwikkeld. De checklist maakt het u mogelijk om volgens vaste criteria een weloverwogen keuze te maken tussen vrijwillige en betaalde coördinatie.


55

2. Vier samenhangende criteria 2.1 Inleiding Onze vereniging kiest in principe voor vrijwillige coördinatoren bij het organiseren van Humanitas vrijwilligerswerk. Toch kunnen er zwaarwegende redenen zijn om van dit principe af te stappen. Hierover het volgende. Bij het nemen van een weloverwogen besluit over vrijwillige of betaalde coördinatie bij het opzetten van nieuwe activiteiten komen vier wegingsfactoren aan de orde: 

zorgzwaarte



organisatorische taken



tijdsinvestering



takenpakket

Deze vier samenhangende wegingsfactoren worden achtereenvolgens in de volgende paragrafen toegelicht. 2.2 De zorgzwaarte (inhoudelijk criterium) De zwaarte van een te organiseren ondersteunings- of zorgactiviteit is de belangrijkste wegingsfactor bij het kiezen voor vrijwillige of betaalde coördinatie. Zwaarder of intensiever vrijwilligerswerk doet immers als regel ook een zwaarder beroep op coördinatie. Het betekent dat de zwaarte van een voorgenomen vrijwilligersactiviteit moet worden vastgesteld. Dit kan aan de hand van het beantwoorden van de volgende vragen: - Gaat het bij de doelgroep om een enkel- of meervoudige problematiek? - Zijn er standaardoplossingen voorhanden? - Hoeveel inhoudelijke kennis van handelen is vereist? Hoe complex zijn de problemen van de deelnemer? - Hoeveel contact met hulpvragers is geboden? - Kan een activiteit gemakkelijk worden beëindigd? - Hoeveel verantwoordelijkheid hebben de vrijwilligers? De antwoorden zullen afzonderlijk én in samenhang moeten worden gewogen om de uiteindelijke zorgzwaarte vast te kunnen stellen. In de praktijk zal deze kunnen variëren van zeer licht tot zeer zwaar. Vervolgens zal dan moeten worden beslist over de uitkomst: wordt gekozen voor vrijwillige of betaalde coördinatie? In ieder geval kan worden afgesproken dat bij het coördineren van vrijwilligersactiviteiten gericht op zeer lichte tot lichte begeleiding of zorg altijd vrijwillige coördinatie past. 2.3 Organisatorische taken Een tweede belangrijke wegingsfactor betreft de verhouding tussen wat de afdeling met een nieuw initiatief wil organiseren en de uitvoerbaarheid van het daaraan verbonden werk door vrijwilligers. En dan met name met betrekking tot coördinatieactiviteiten. Organisatorische zaken als het vinden en binden (werven, ondersteunen en begeleiden) van uitvoerende vrijwilligers en het opsporen en achterhalen van de vraag naar ondersteunings- en zorgactiviteiten (de vraag van de hulpvrager).


56

Hoeveel tijd kosten deze zaken en past dit binnen de gestelde maximale werkbelasting van twee dagdelen per week? Humanitas stelt dat een vrijwillige coördinator – gezien de inzet van maximaal twee dagdelen per week – in redelijkheid niet meer aan werkzaamheden op zich kan nemen dan: -

begeleiding van twintig vrijwilligers per week als het gaat om een inhoudelijk lichte problematiek (per vrijwilliger minder dan één keer per week contact met de hulpvrager); -

begeleiding van tien vrijwilligers per week als het gaat om een inhoudelijk zware problematiek (per vrijwilliger ten minste één keer per week contact met de hulpvrager);

-

de omvang van tien hulpvragers per week als het gaat om een inhoudelijk lichte problematiek (gemiddeld minder dan één keer per week een intakegesprek);

-

de omvang van vijf hulpvragers per week als het gaat om een inhoudelijk zware problematiek (gemiddeld ten minste één keer per week een intakegesprek).

Het kiezen voor een inzet van maximaal twee dagdelen voor coördinatiewerkzaamheden door één vrijwilliger heeft dus direct effect op wat er feitelijk aan organisatorisch werk verricht kan worden. 2.4 De tijdsinvestering De derde wegingsfactor die van betekenis is, heeft te maken met de tijd die nodig is om een nieuwe activiteit op een verantwoorde wijze georganiseerd en uitgevoerd te krijgen. Het standaard kiezen voor een inzet van vrijwillige coördinatoren voor maximaal twee dagdelen per week, bepaalt ook de grens voor wat in tijd gemeten feitelijk aan werk door één coördinator kan worden uitgevoerd. Het voorbereiden, organiseren, leiden en begeleiden van vrijwilligersactiviteiten kost tijd, die enerzijds afhankelijk is van het aantal hulpvragers en vrijwilligers en anderzijds van kwaliteitseisen (hoe willen we zaken organiseren en wat vinden we verantwoord). Met andere woorden: er zal een inschatting gemaakt moeten worden van de tijd die nodig is om een activiteit op verantwoordelijke wijze georganiseerd en uitgevoerd te krijgen. Het gaat hierbij dan om het in kaart te brengen van alle werkzaamheden en deze “in tijd” uit te drukken. De tijd om zaken georganiseerd en uitgevoerd te krijgen wordt in kaart gebracht door aan te geven: 

wat we precies willen organiseren (activiteit, aantal hulpvragers, aantal vrijwilligers);



welke concrete werkzaamheden dit vraagt (werving, selectie, training, publiciteit, intakegesprekken, rapportage, bijhouden logboek, etc.);



hoeveel tijd er naar inschatting met deze werkzaamheden gemoeid zal zijn;



binnen welke tijdsperiode de taken moeten worden uitgevoerd en wat dit per week aan werk zal opleveren;



welke persoon/personen het werk voor hun rekening zal/zullen nemen.


57

2.5 Het takenpakket De vierde en laatste wegingsfactor betreft ‘begrenzing’ van het takenpakket van een coördinator. Uit een intern onderzoek kwam naar voren dat een coördinatietaak in de praktijk niet zelden zeer 'veelomvattend' is en loopt van het maken van een projectplan tot het zorgen voor (bijna) alle randvoorwaarden. Duidelijk is dat een ‘veelomvattend pakket’ niet binnen een tijdbestek van maximaal twee dagdelen per week kan worden uitgevoerd. Bij nieuwe activiteiten is het dan allereerst zaak om vooraf kritisch en zorgvuldig naar de taken van ‘de coördinator’ te kijken. Moeten alle voorbereidings- en organisatiezaken die zich bij de activiteit voordoen wel tot de taken van een coördinator worden gerekend? Met name voorwaardenscheppende activiteiten kunnen beter door anderen (het bestuur) worden uitgevoerd. Hoe meer er op het bord van een coördinator wordt gestapeld hoe kleiner de kans dat het takenpakket nog door een “vrijwillige” coördinator kan worden uitgevoerd. Overigens zijn er natuurlijk ook grenzen aan wat een betaalde coördinator binnen een afgebakend aantal uren voor zijn of haar rekening kan nemen. Een takenpakket wordt geïnventariseerd door: 

per activiteit de coördinatietaken te bepalen;



vast te stellen welke coördinatietaken beslist uitgevoerd moeten worden;



de benodigde hoeveel tijd aan te geven (kwantificeren);



vast te stellen hoe zwaar of moeilijk deze taken zijn (kwalificeren);



vast te stellen of de taken verdeeld kunnen worden over meer dan één coördinator.

2.6 Conclusie De voorafgaande wegingsfactoren zijn gebruikt bij het opstellen van de bijgaande checklist. Met behulp hiervan is per nieuwe activiteit vast te stellen wat er bij het voorbereiden, organiseren en begeleiden van activiteiten aan de orde komt en wordt vereist. Het maakt zichtbaar wat er wordt gevraagd in het kader van het voorbereiden, organiseren en coördineren van Humanitas-activiteiten die uiteindelijk door vrijwilligers worden uitgevoerd. En met die informatie kan vervolgens worden vastgesteld of gekozen moet worden voor een vrijwillige of een betaalde coördinator bij een voorgenomen vrijwilligersactiviteit. 2.6.1 Belangrijk bij een uiteindelijke keuze Vraagt met name de inhoudelijke zwaarte van het werk meer coördinatietijd dan twee dagdelen per week, dan is het volgende te overwegen: - het inzetten van meer dan één vrijwillige coördinator; - het anders inrichten en verdelen van de taken die uitgevoerd moeten worden; - accepteren dat een vrijwillige coördinator zich meer dan twee dagdelen per week inzet; - kiezen voor een betaalde coördinator. Zie verder hoofdstuk 4.


58

3. Checklist Deze checklist is een hulpmiddel bij het inschatten van de zwaarte van het werk dat vastzit aan het voorbereiden, organiseren en begeleiden van een Humanitas-activiteit in verband met het kiezen voor vrijwillige of betaalde coördinatie. 3.1 Vaststellen basisgegevens activiteit (wat, met wie, wanneer) Met het invullen van het onderstaande wordt het mogelijk vast te stellen wat er precies, met wie en binnen welk tijdbestek georganiseerd zal gaan worden:

Soort (en aantal) te bieden dienst(en)

..............................................................................

Frequentie, tijdinzet en duur diensten:

..............................................................................

Aantal beoogde hulpvragers

..............................................................................

Aantal daarbij te betrekken vrijwilligers

..............................................................................

Differentiatie van daarbij te betrekken vrijwilligers

..............................................................................

3.2 Bepalen inhoudelijke zwaarte van de voorgenomen ondersteunings- of zorgactiviteit Via de beantwoording van het onderstaande is vast te stellen of er sprake is van een zeer lichte, lichte, redelijk zware, zware of van een zeer zware ondersteunings- of zorgproblematiek. Hoe meer antwoorden ter rechterzijde hoe zwaarder de ondersteunings- of zorgactiviteit. Gaat het bij de activiteit om:

Een enkelvoudig probleem

Een meervoudig thema/probleem

Een standaardoplossing is voorhanden

Een standaardoplossing is niet voorhanden

Het werk vereist weinig inhoudelijke kennis

Het werk vereist veel inhoudelijke kennis

Er zijn weinig contacten met de hulpvrager

Er zijn veel contacten met de hulpvrager

De activiteit kan gemakkelijk worden beëindigd

De activiteit kan niet gemakkelijk worden beëindigd

Betrokken vrijwilligers dragen een lichte

Betrokken vrijwilligers dragen een grote

verantwoordelijkheid

verantwoordelijkheid


59

3.3 Vaststellen omvang voorwaardenscheppende activiteiten (wat en tijdbeslag) Het inschatten van de benodigde uren die noodzakelijk worden geacht bij voorgenomen activiteiten of activiteiten, moet resulteren in een beeld van de totale ureninzet die per jaar en teruggerekend per maand of per week wordt gevraagd. Het gaat daarbij om de inschatting van de ureninzet voor:

De afbakening/beschrijving van dienst(en)

....................uren per maand/week

Het vinden en benaderen van hulpvragers


Het vinden en benaderen van vrijwilligers


De scholing/training van vrijwilligers


Het begeleiden/coachen van vrijwilliger


De contacten met het afdelingsbestuur


De contacten met de werkorganisatie


De netwerkcontacten met organisaties buiten


Humanitas

3.4 Afbakenen/vaststellen rol en taken coördinator (aard en omvang in tijd) Het nalopen en beslissen over de navolgende activiteiten moet resulteren in het vaststellen van de hoofdtaken van een coördinator en van de benodigde tijd per week om deze naar behoren te kunnen invullen. Het gaat daarbij om de volgende zaken: Maken van een werkplan plus begroting van een voorgenomen activiteit Is beschikbaar:

niet beschikbaar: eenmalige

geen taak

taak van de coördinator

kost: ............... uur

Verdere afbakening/beschrijving van de te organiseren ondersteunings- of zorgactiviteiten Is beschikbaar:

niet beschikbaar: eenmalige

geen taak

taak van de coördinator

kost: ............... uur

Vinden en benaderen van hulpvragers Wordt gedeeld met anderen (bestuur/vrijwilligers) en kost: ............ uur per week

is hoofdtaak en kost: ................ uur per week


60

Vinden en benaderen van vrijwilligers Wordt gedeeld met anderen (bestuur/vrijwilligers) en kost: ............ uur per week


Scholing/training van vrijwilligers Wordt als taak geheel uitbesteed

wordt gedeeld met anderen (districtsbureau) en kost: .................... uur per week

is hoofdtaak en kost: ..................... uur per week

Begeleiding/coaching van vrijwilligers Wordt gedeeld met anderen (bestuur/vrijwilligers) en kost: ............ uur per week


Rapportage/verslaglegging Wordt gedeeld met anderen (bestuur/vrijwilligers) en kost: ............ uur per week


Contacten met het afdelingsbestuur Wordt gedeeld met anderen en kost: ............ uur per week

is hoofdtaak en kost: ............... uur per week

Contacten met de werkorganisatie Wordt gedeeld met anderen en kost: ............ uur per week


Netwerkcontacten met organisaties buiten Humanitas Wordt gedeeld met anderen en kost: ............ uur per week



61

4. Tenslotte, de keuze voor vrijwillige of betaalde coördinatie Kiezen voor vrijwillige of betaalde coördinatie in het kader van vrijwilligersactiviteiten die afdelingen willen gaan organiseren, is een kwestie van het realistisch afwegen van zaken die daarbij aan de orde komen. Met het geven van antwoorden op de punten uit de checklist is het volgende vastgesteld: 

er is duidelijk aangegeven wat een activiteit inhoudt (de basisgegevens);



de zorgzwaarte is bepaald op een schaal van zeer licht tot zeer zwaar;



de ureninzet van de voorwaardenscheppende activiteiten is vastgesteld (per jaar, per maand, per week);



de hoofdtaken van het coördinatorschap zijn vastgesteld en per week op uren zijn ingeschat.

Er is nu een reëel beeld van wat de coördinatietaken inhouden en hoeveel tijd hierin gestoken zal moeten worden om van de activiteit samen met de uitvoerende vrijwilligers een succes te maken. Vervolgens kan worden gekeken naar het uitgangspunt dat Humanitas in principe werkt met vrijwillige coördinatoren en hier alleen van afwijkt als de zorgzwaarte van een activiteit werkzaamheden meebrengt die niet zijn uit te voeren binnen het tijdbestek van gemiddeld twee dagdelen per week (acht uur). Als bij een voorgenomen afdelingsactiviteit, gegeven ook de inhoudelijke zwaarte, de coördinatiewerkzaamheden binnen de twee-dagdelen-grens vallen dan kan zondermeer worden gekozen voor vrijwillige coördinatie. Als de taakomvang op basis van de zorgzwaarte echter de tweedagdelen-grens overschrijdt zijn er twee alternatieven: 1) De coördinatietaken worden uitgevoerd door meer dan één vrijwilliger. 2) Er wordt gekozen voor het (laten) aanstellen van een 'betaalde coördinator'. De rechtvaardiging om een districtsbestuur de aanstelling van een betaalde coördinator voor te stellen moet in de praktijk in alle gevallen samenhangen met de inhoudelijke zwaarte van het te organiseren vrijwilligerswerk en de daaraan verbonden taaklast. Nota bene I.

De checklist geldt met name als hulpmiddel om te bepalen of een ‘nieuwe activiteit’ die een Humanitas-afdelingen wil organiseren, zou moeten werken met vrijwillige of met betaalde coördinatie. Maar ook bij al langer bestaande activiteiten kan de ‘coördinatietaak’ er nog eens goed mee tegen het licht worden gehouden II.

Het is goed in het oog te houden dat het gebruik van de checklist ook tot de

conclusie kan leiden dat een voorgenomen activiteit niet of beter niet met vrijwilligers kan worden georganiseerd en uitgevoerd en er dus beter van kan worden afgezien.


62

Bijlage 8. Profiel uitvoerende vrijwilliger in de sanctietoepassing bij Justitie (o.a. gedetineerdenbezoekgroepen), 2009 Inleiding Hieronder vindt u het (competentie)profiel voor uitvoerend vrijwilligers, met name gebruikt in de vrijwilligersactiviteiten binnen de sanctietoepassing (Justitie). Wij veronderstellen dat vrijwilligers over onderstaande vaardigheden en attitude beschikken wanneer zij besluiten om vrijwilligerswerk voor Humanitas te gaan doen. De selectie van de vrijwilligers zal plaats vinden aan de hand van het (competentie)profiel voor uitvoerend vrijwilligers. We gaan er tevens van uit dat alle vrijwilligers de introductiecursus: “Kennismaken met Humanitas” hebben gevolgd en voor aanvang van de werkzaamheden de basistraining (gekoppeld aan de werkzaamheden) heeft gevolgd. Randvoorwaarden: 1. De afspraken tussen vrijwilliger en Humanitas worden vastgelegd in een vrijwilligerscontract. In dit contract staan ook de rechten en plichten van de vrijwilliger beschreven. 2. Van de vrijwilliger kan gevraagd worden dat zij, voordat zij gaat werken bij Humanitas, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overlegt. De kosten voor dit document worden door Humanitas vergoed. Voor werkzaamheden die plaats vinden bij de sanctietoepassing, de Thuisadministratie en activiteiten met kinderen, zo ook gezinsondersteuning, is dit het geval. Vaardigheden: Uitvoerend vrijwilligers kunnen: 1. de Nederlandse taal schriftelijk en mondeling in voldoende mate toepassen; 2. de basisbeginselen van communicatie hanteren; is goed te verstaan en te volgen door anderen 3. actief luisteren, d.w.z. luisteren naar de woorden (inhoud), de beleving en de emotie van de ander (betrekking) zonder vooroordeel; 4. de ander laten vertellen over de eigen situatie; 5. de ander stimuleren en motiveren; 6. de juiste nabijheid met de ander behouden door gepaste afstand in acht te nemen; 7. zichzelf ook inbrengen in gesprekken; 8. met anderen overleggen tijdens groepsbijeenkomsten; 9. contact maken met andere groepsleden. Attitude: Uitvoerend vrijwilligers tonen: 1. aandacht te hebben voor de ander ; 2. betrokken te zijn bij de ander; 3. open te staan voor andere normen en waarden, ideeën dan die van jezelf; 4. open te staan voor ander geloof en/of geloofsovertuigingen; 5. ondersteuning te bieden vanuit saamhorigheid en verantwoordelijkheid voor de ander; 6. zorgvuldig om te gaan met (persoonlijke) informatie van anderen; 7. bereidheid om de Humanitaswaarden als vertrekpunt te nemen in het werk als vrijwilliger;

63

8. te willen werken vanuit de rol en positie van vrijwilliger en niet die van (professionele) hulpverlener; 9. bereidheid om eigen werkzaamheden, houding en ideeën te bespreken met anderen. Hierbij open te staan voor begeleiding en advies; 10. bereidheid om vooral vanuit de tijdelijkheid ondersteuning te bieden. Je bent dus bereid om de ander weer ‘los’ te laten; 11. bereidheid relevante cursussen of opleidingen te volgen; 12. bereidheid kennis te vergroten over de doelgroep door het bijwonen van themabijeenkomsten; 13. gemaakte afspraken met deelnemers, vrijwilligers, Humanitas en overige instanties na te komen; 14. bereidheid tot actieve inzet.

Bijlage 8. Profiel uitvoerende vrijwilliger in de sanctietoepassing bij Justitie

64

Bijlage 9. Positie, profiel en taken vrijwillige coördinatoren najaar 2012

Inleiding De meeste activiteiten van Humanitas worden mogelijk gemaakt door de inzet van vrijwillige coördinatoren (in 2012 plm. 500). De vrijwillig coördinator (VC) is de spil van een bepaalde activiteit, de verbindende schakel tussen een afdelingsbestuur en een werkgroep van vrijwilligers. In een nauw samenspel met afdelingsbesturen proberen zij vraag naar, en aanbod van vrijwillige ondersteuning zo goed mogelijk bij elkaar te brengen. De taken van een VC (zie het overzicht hieronder) zijn inhoudelijk en organisatorisch van aard. Het hoofddoel van de functie betreft de zorg voor de continuïteit (en eventuele groei) en de kwaliteit van de activiteit. Voor het werk van Humanitas is deze functie van cruciale betekenis: de vereniging is in hoge mate afhankelijk van de continuïteit en kwaliteit van hun werk. In veel gevallen verloopt de samenwerking tussen afdelingsbestuur en VC prima: afdelingsbestuur en coördinatoren informeren elkaar regelmatig over de gang van zaken en staan samen voor de oplossing van eventuele knelpunten. Bovendien, waar het omvangrijke activiteiten betreft werken vaak meerdere vrijwillig coördinatoren samen in een team en kunnen elkaar bij het werk ondersteunen. Er bestaat echter ook zorg over de kwetsbare en vaak solistische positie van VC’s. Het blijkt ingewikkeld om de positie van deze groep vrijwilligers goed in te bedden en hen afdoende te ondersteunen, terwijl de problematiek die op hen af komt complexer en zwaarder wordt (zie ook het onderzoek uit 2010 van het Verwey Jonker Instituut “De onmisbare schakel”). De positie van de VC behoeft versterking wat betreft: -

de inbedding van de activiteit en het werk van de VC in het afdelingsgebeuren

-

het contact en de afstemming met het afdelingsbestuur

-

de ondersteuning bij de uitoefening van de taken

Versterking positie en randvoorwaarden Hierna wordt een aantal randvoorwaarden geschetst waarmee het werk van de VC wordt vergemakkelijkt. Het levert bouwstenen voor de inbedding en borging van de positie van vrijwillig coördinatoren. 1. Het afdelingsbestuur is eigenaar van een activiteit en als zodanig verantwoordelijk voor een goede voortgang van de werkzaamheden. De VC werkt in opdracht, uit naam en onder verantwoordelijkheid van het afdelingsbestuur. Het bestuur ziet erop toe dat de VC niet in een geïsoleerde positie verkeert.

65

2. Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk voor de externe vertegenwoordiging van de activiteit en voor de werving van middelen, daarbij ondersteund door de consulent. De coördinator levert daarin een bijdrage. 3. Het afdelingsbestuur stelt aan de VC voldoende middelen en materialen beschikbaar om het werk naar behoren te kunnen uitvoeren. 4. De afdeling zorgt ervoor dat een nieuwe VC wordt ingewerkt. Dat kan in eigen beheer worden gedaan dan wel worden verzorgd door de consulent van het district. Nieuwe coördinatoren nemen vanzelfsprekend deel aan de basistraining voor coördinatoren, welke wordt georganiseerd door het district. Van de VC wordt bovendien verwacht dat hij/zij deelneemt aan de eveneens door het district te verzorgen intervisiebijeenkomsten voor coördinatoren. De eventuele kosten hiervan zijn voor rekening van de activiteit/afdeling. 5. Het afdelingsbestuur wijst uit haar midden een portefeuillehouder aan voor de betreffende activiteit die ook als contactpersoon voor de VC fungeert. Deze onderhoudt regelmatig contact met de VC. 6. De VC informeert op zijn/haar beurt de contactpersoon regelmatig over het reilen en zeilen in de activiteit (ook bij incidenten), zodat het bestuur op de hoogte blijft van de gang van zaken en in staat wordt gesteld haar verantwoordelijkheid uit te oefenen. 7. Voor de VC is het nodig helderheid te hebben inzake zijn/haar beslissingsruimte en handelingsvrijheid. VC en portefeuillehouder van het afdelingsbestuur spreken deze met elkaar af. De VC mag binnen het vastgestelde budget van de activiteit zelfstandig uitgaven doen ten behoeve van de activiteit. 8. De VC wordt uitgenodigd mee te denken/spreken over het beleid aangaande de betreffende activiteit in de afdeling. Eventuele veranderingen in dat beleid worden in goed overleg met de VC doorgevoerd. 9. Het afdelingsbestuur roept (minstens) een maal per jaar de VC’en van de afdeling bij elkaar om de gang van zaken in en rondom de activiteiten en de afdeling te bespreken. 10. In het jaarlijkse contact tussen het afdelingsbestuur en het districtsbestuur is de (versterking van de) positie van de VC’en een van de bespreekpunten. Zo nodig worden afspraken gemaakt over verbeterpunten. 11. De VC kan zich voor ondersteuningsvragen wenden tot de consulent van het district die de betreffende activiteit/afdeling in portefeuille heeft. Dit gebeurt na overleg met (de portefeuillehouder van) het afdelingsbestuur omdat het een beroep doet op het aantal uren dat de consulent beschikbaar heeft voor de betreffende afdeling.

Bijlage 9. Positie, profiel en taken vrijwillige coördinatoren

66

12. Mochten er zich knelpunten voordoen dan kan de VC met de consulent van het district en mogelijk samen met een lid van het districtsbestuur, in gesprek gaan met het afdelingsbestuur. 13. De VC: -

ontvangt bij aanvang van het werk een welkomstbrief met een heldere beschrijving van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden van de VC;

-

ontvangt de digitale nieuwsbrief voor kaderleden;

-

heeft toegang tot de relevante onderdelen van het Humanitas Intranet;

-

ontvangt uitnodigingen voor bijzondere gebeurtenissen en evenementen.

Profiel Vrijwillig coördinator Specifieke deskundigheden van de coördinator liggen op het gebied van organisatie, improvisatie, kennis van de ‘sociale kaart’ en kennis van vraag en aanbod. Hij is de spil van de activiteit in organisatorische zin. De coördinator voldoet aan hetzelfde profiel als de uitvoerend vrijwilligers. Daarnaast moet hij over organisatorische kwaliteiten beschikken, gevoel hebben voor publiciteit, mensen in kunnen schatten en als persoon kunnen enthousiastmeren en binden. Taken en verantwoordelijkheden De coördinator organiseert de activiteit. De coördinator is verantwoordelijk voor het selecteren van vrijwilligers, de kennismakingsgesprekken met deelnemers, de koppeling van vrijwilligers en deelnemers, de coördinatie van de werkzaamheden en de begeleiding van de vrijwilligers. Ook zorgt hij voor de contacten met andere organisaties en met het afdelingsbestuur. De taken van een coördinator zijn enerzijds inhoudelijk van aard en anderzijds ook organisatorisch. De meeste taken die onderstaand beschreven staan, hebben dan ook beide kanten in zich. Het hoofddoel van de functie van de coördinator is uiteraard om al deze losse taken met elkaar zodanig te verbinden dat de kwaliteit en de continuïteit (en/of groei) van de activiteit is gewaarborgd. Het is denkbaar om de taken over meerdere coördinatoren te verdelen. Een coördinator: 

is verantwoordelijk voor de werving, selectie, het introductieprogramma, het bevorderen van de expertise en de begeleiding van nieuwe vrijwilligers;



maakt op basis van de aanmeldingen de koppelingen tussen vrijwilligers en de deelnemers;



verzorgt de 6 wekelijkse groepsbijeenkomsten voor de vrijwilligers



begeleidt de individuele vrijwilligers en stimuleert hen om deel te nemen aan de groepsbijeenkomsten en deskundigheidsbevordering



verzorgt samen met het district de basisintroductie, bijscholing en andere deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers;



voert de kennismakingsgesprekken met de cliënt en gaat bij de cliënt op evaluatiebezoek om op gezette tijden het verloop van de ondersteuning te bespreken;



is namens de werkgroep het aanspreekpunt binnen Humanitas. Dat wil zeggen dat verwijzers, deelnemers en vrijwilligers bij de coördinator terecht kunnen met vragen en/of problemen;



overlegt over en/of verzorgt de pr voor de activiteit in samenspraak met het bestuur;


67



zorgt voor de agenda en de uitnodiging van het overleg met de vrijwilligers en leidt het overleg;



geeft informatie van het afdelingsbestuur en het district door aan de vrijwilligers;



denkt en werkt mee aan ontwikkelingen binnen de werkgroep. Eventuele aanpassingen of wijzigingen in het beleid worden na overleg met het bestuur als beleidsvoorstel aan het bestuur voorgelegd;



ziet erop toe dat de vrijwilligers zich in de praktijk houden aan het vastgelegde beleid;



is via het secretariaat van de afdeling te bereiken en/of via een ander telefoon- en/of faxnummer;



informeert de bestuurlijk vertegenwoordiger: o

over de gang van zaken tijdens een regelmatig overleg en doet in situaties waarin dit gewenst is ook tussentijds een beroep op het bestuur



o

over de noodzaak van het werven van vrijwilligers

o

over de noodzaak van bijstellen van het werkplan en/of het pr-materiaal

o

over andere actuele zaken

nodigt de bestuurlijk vertegenwoordiger uit voor het overleg met de uitvoerend vrijwilligers en maakt de wenselijkheid van zijn aanwezigheid kenbaar. Een afvaardiging van het bestuur zal daar waar nodig aanwezig zijn;



draagt zorg voor de administratieve processen binnen de werkgroep, zoals de urenregistratie, onkostenvergoedingen en mutaties in het vrijwilligersbestand.


68

Bijlage 10. Grenzen aan het vrijwilligerswerk van Humanitas (april 2012) Inleiding Er komen veel nieuwe (hulp)vragen op Humanitas af, samenhangend met recente of nog komende aanpassingen in regelgeving en/of praktijk (AWBZ en WMO). Dan is duidelijkheid gewenst waar Humanitas voor staat: wat ze wel en wat ze niet tot haar taken rekent en wat ze bijgevolg vraagt van haar vrijwilligers. Dit is niet alleen belangrijk vanuit het oogpunt van profilering en positionering van de organisatie, maar ook ter bescherming van de vrijwilligers. Een duidelijke visie op de grenzen van ons werk geeft de afdeling houvast in de contacten met gemeentelijke overheden en lokale samenwerkingspartners en biedt de vrijwilliger helderheid in zijn contacten met deelnemers. Daarom deze voorzet met het doel de contouren van ons werk nader te definiëren. Hierbij is gebruik gemaakt van ervaringen in verschillende programma’s, teksten uit handreikingen en van verschillende onderzoeken waar vrijwilligers van Humanitas aan meewerkten.

Werkterreinen en werkwijzen “Grenzen” hebben betrekking op de terreinen waarop de organisatie actief is en op de handelswijzen die de organisatie en haar vrijwilligers nastreven. Ze worden gesteld door: 1. de organisatie 

domeingrenzen: waar houdt Humanitas zich wel en niet mee bezig?



operationele grenzen: wat mag je wel en niet van de vrijwilliger verwachten?

2. de vrijwilliger 3. de deelnemer 4. de wetgeving: zoals Arbo-wet, BIG, Bestuurlijke Aansprakelijkheid. Deze aspecten blijven hier buiten beschouwing Over een aantal grenzen die in het navolgende worden besproken kunnen we en moeten we stellig zijn: daar ga je niet overheen. En er zijn ook grenzen die niet zo absoluut zijn en waarbij een gegeven situatie vraagt om een specifieke weging. Daarom is dit een onderwerp bij uitstek om regelmatig als vrijwilligers met elkaar en met de coördinator te bespreken. Zonder het direct perfect te kunnen verwoorden ontstaat dan al snel een gezamenlijk besef van wel en wat niet de bedoeling is, van wat wel en wat beslist niet kan. De Humanitas-vrijwilliger is geen solist: hij is bereid en in staat te werken vanuit het vrijwilligersteam van de werkgroep. De (vrijwillige) coördinator en het afdelingsbestuur hebben in het bijzonder een taak te waken voor de handhaving van de grenzen en zonodig bij te sturen op dit punt. Maar zij zorgen ook voor het bespreekbaar stellen van twijfelgevallen en dilemma’s en moedigen vrijwilligers aan ditzelfde te doen.

69

Grenzen van het werk van de organisatie De werkzaamheden van Humanitas begeven zich in hoofdzaak op het gebied van: 

Doorbreken isolement : het onderhouden van contacten met mensen (jongeren en volwassenen) die daar om welke reden dan ook behoefte aan hebben: het doorbreken van isolement, het verwerken van ingrijpende levenservaringen.



Deelnemen aan de maatschappij: het ondersteunen van mensen om deel te kunnen (blijven) nemen aan reguliere activiteiten in de samenleving.



Gebruik maken van voorzieningen: het ondersteunen van mensen om gebruik te kunnen (blijven) maken van voorzieningen.



Toerusten en ondersteunen: het ondersteunen en toerusten van mensen (jongeren en volwassenen) bij en voor zaken als



het opbouwen van een sociaal netwerk;



de opvoeding van kinderen en het verbeteren van opgroei-omstandigheden;



de omgang met kinderen ingeval van (echt)scheiding;



het op orde krijgen en houden van de persoonlijke administratieve huishouding;



terugkeer in de maatschappij (reïntegratie en rehabilitatie), inburgering, et cetera.



Zorg: In de sfeer van zorg beperkt de ondersteuning door vrijwilligers zich tot de zogenoemde ‘gebruikelijke’ zorg (informele zorg). Dat is die zorg die ook geboden wordt/kan worden door naasten, verwanten of buren. Zie voor een nadere beschrijving: www.ciz.nl/awbz-zorg/andere-oplossingen.

Wat hoort niet tot het werk van Humanitas? 

Beroepsmatige zorg: ‘Beroepsmatige zorg’ behoort uitdrukkelijk niet tot het werkterrein van vrijwilligers van Humanitas. Deze zijn voorbehouden aan specifiek daarvoor opgeleide en (BIG-) geregistreerde beroepskrachten.



Persoonlijke verzorging: Humanitas-vrijwilligers houden zich niet bezig met activiteiten op het gebied van persoonlijke verzorging van de deelnemers: wassen, lichaamsverzorging, aankleden, hulp bij toiletgang, medicijnverstrekking, et cetera.

Bijlage 10. Grenzen aan het vrijwilligerswerk van Humanitas

70

Grenzen aan het werk van Humanitas-vrijwilligers Hieronder zullen we op een aantal kenmerken ingaan die van belang zijn voor het werk van alle vrijwilligers, ongeacht het soort activiteit waaraan men meewerkt en die bepaalde intenties en begrenzingen met zich meebrengen. In volgende bijlagen zullen nog grenzen en beperkingen aan de orde komen die samenhangen met specifieke activiteiten.

Kenmerken:

Uitgaan van waarden

In het algemeen geldt dat de organisatie van de vrijwilliger verwacht te handelen in de geest van de Humanitas-waarden: gelijkwaardigheid, verantwoordelijkheid, eigen regievoering, gericht op de vraag van de deelnemer.

Tijdelijke ondersteuning

Humanitas-vrijwilligers ondersteunen deelnemers gedurende een overzienbaar eindige periode: de ondersteuning is gericht op het herkrijgen van de greep op het eigen leven (“eigen regie”) en het behouden/verhogen van het niveau van persoonlijke, sociale en/of maatschappelijke activiteit van de deelnemer.

Vrijwillig karakter

“Vraaggerichtheid” en “vrijwilligheid” zijn uitgangspunt voor Humanitas. Ondersteuning door vrijwilligers wordt niet tegen de zin van deelnemers in geboden: men moet zelf de wens daartoe te kennen geven. Door derden opgelegd “verplicht contact” wordt niet geaccepteerd.

Deskundigheid

Om goed voorbereid te zijn op de taken neemt de vrijwilliger deel aan algemene introductiebijeenkomsten en cursussen die gericht zijn op zijn specifieke werkzaamheden.

Betrokkenheid

Persoonlijke betrokkenheid is uitgangspunt, maar de vrijwilliger moet ervoor waken onderdeel te worden van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemer (wel kameraadschap, geen vriendschap).

Afspraak is afspraak

In het algemeen geldt: “afspraak is afspraak”, en die dienen te worden nagekomen, zowel door de organisatie, de vrijwilliger als de deelnemer; Afspraken die bij de intake worden gemaakt, worden genoteerd.

Van mens tot mens

De Humanitas-vrijwilliger biedt een luisterend oor of oog, contact van mens tot mens, ondersteuning bij het ondernemen van activiteiten. Het betreft uitdrukkelijk “ondersteuning”, het is nooit een vervanging van beroepsmatige hulpverlening en heeft geen therapeutisch karakter.


71

Deelnemer staat centraal

De deelnemer staat centraal, niet de vrijwilliger. De vrijwilliger is dan ook terughoudend met het inbrengen van zijn eigen levenservaringen. De vrijwilliger praat in beginsel niet met de deelnemer over zijn eigen sores.

Grenzen en beperkingen:

Vertrouwelijkheid

Humanitas-vrijwilligers verstrekken geen informatie aan derden over (contacten met) deelnemers en communiceren niet (mondeling noch schriftelijk) met derden over de situatie of de omstandigheden van de deelnemer. Bij vermoedens van ernstige misstanden is het mogelijk dat via de coördinator melding van bepaalde situaties wordt gemaakt aan geëigende instanties (zie de betreffende protocollen).

Registratie

In een aantal activiteiten maakt de vrijwilliger beknopte verslagen van de contacten met een deelnemer. Deze zijn uitsluitend bedoeld om de coördinator van de activiteit op de hoogte te houden. Humanitas houdt geen registratie bij van persoonlijke omstandigheden van de deelnemer.

Plaats

Er zijn beperkingen in de locatie: de contacten tussen deelnemer en vrijwilliger vinden plaats bij de deelnemer thuis of in de publieke ruimte: niet in de privé-sfeer van de vrijwilliger (uitzonderingen: zie Gedragscode vrijwilligerswerk minderjarigen).

Relaties

Het aangaan van een liefdesrelatie kan niet het doel van het contact zijn voor deelnemer of vrijwilliger. Mocht er desondanks een dergelijke relatie ontstaan dan eindigt de relatie “deelnemer – vrijwilliger” en daarmee ook de betrokkenheid van Humanitas.

Geen fysiek contact

In beginsel is er geen sprake van fysiek contact tussen deelnemer en vrijwilliger. Een arm om iemands schouder kan, mits er geen enkele onduidelijkheid ont- of bestaat over de integere bedoelingen ervan.

Advisering

De vrijwilliger is terughoudend met het geven van ongevraagde adviezen.

Geen zakelijke binding

Er mag geen geldelijke binding zijn tussen deelnemer en vrijwilliger. Er kan bijvoorbeeld geen sprake zijn van geldelijke leningen over en weer of vormen van zakelijke dienstverlening;


72

Cadeaus

De vrijwilliger is terughoudend bij het aanvaarden van cadeaus van de deelnemer: kleine attenties kunnen worden aanvaard. Giften aan de organisatie of de activiteit zijn mogelijk.

Grenzen van de vrijwilliger zelf (en/of zijn thuisfront) Doelen bewaken

De vrijwilliger en de coördinator houden de afgesproken doelen van het contact in het oog. Natuurlijk kunnen deze in de loop van het contact verschuiven, maar dan is het zaak dit te constateren en te bespreken.

Tijd en frequentie

Beperkingen in tijd en frequentie van het contact. Dit ligt per vrijwilliger verschillend. Doorgaans is er één contact per week van ong. twee uur. Een vrijwilliger kan wel meerdere deelnemers tegelijk ondersteunen. Doorgaans wordt niet meer dan 2 dagdelen per week gevraagd;

Beschikbaarheid

Beperkingen qua beschikbaarheid. De vrijwilliger kan zijn beschikbaarheid beperken, bijv. niet in weekenden, niet of juist wel overdag of ’s avonds, niet in bepaalde (vakantie)perioden;

Omstandigheden

Beperkingen aan omstandigheden: bijv. rookvrije werkomgeving, (geen) huisdieren, te bespreken in de kennismakingsfase;

Thema’s

Beperkingen m.b.t. thematiek: de vrijwilliger kan voorkeuren hebben voor bepaalde levensvragen of thema’s. Hij houdt daarbij rekening met kwetsbaarheden vanuit het eigen verleden/achtergronden;

Fysiek contact

Beperkingen qua fysiek contact/nabijheid; elke vrijwilliger heeft daarin zijn eigen privacy-cirkel en houdt deze in de gaten;

Thuisfront

Het thuisfront van de vrijwilliger blijft buiten de driehoek “deelnemer – vrijwilliger – organisatie”.

Specifieke grenzen, samenhangend met een activiteit:

Begeleide Omgangsregeling (BOR) 

De vrijwilliger is en kiest geen partij ingeval van onenigheid tussen bijvoorbeeld ex-partners m.b.t. de omgang met kinderen: hij kiest partij voor de belangen van het kind.


73



In het Vrijwilligersbeleid 2013 zijn aandachtspunten opgenomen m.b.t. de contacten met minderjarige deelnemers. Deze zijn op te vatten als begrenzingen van deze contacten (zie Gedragscode Vrijwilligers die met minderjarigen werken).



Een vrijwilliger van BOR is aanwezig bij de omgang tussen kinderen en ouders. Hij helpt kinderen met de overgang van de ene ouder naar de andere en brengt desgewenst de kinderen van/naar een afgesproken plaats.



Wanneer er te veel conflicten tussen de gescheiden ouders aanwezig zijn, vindt geen begeleiding vanuit BOR plaats en worden zij terugverwezen naar de verwijzende instantie of doorverwezen.



Wanneer één van beide ouders weigert dat de andere ouder in de toekomst een plek in het leven van het kind gaat innemen, vindt geen begeleiding plaats en worden zij terugverwezen naar de verwijzende instantie.



Ouders die met zware (psychische) problematiek kampen en/of geen inzicht hebben in hun ziektebeeld, worden om de veiligheid van de vrijwilliger te waarborgen, geweigerd en doorverwezen naar professionele hulpverlening.



De doelstelling – het komen tot hanteerbare, zelfstandig door de ouders uit te voeren afspraken tussen ouders over een omgangsregeling van de kinderen met de uitwonende ouder – moet (naar inschatting van de coördinator) haalbaar zijn binnen drie tot zes maanden.



Er zijn beperkingen met betrekking tot de leeftijd van de deelnemer (minderjarigheid): zie Protocol leeftijdsgrenzen vrijwilligerswerk Humanitas.

doorstart Profiel van het type gezin waartoe de ondersteuning van doorstart zich beperkt: 

een gezin met een of twee ouders en een of meer kinderen van 7 tot 14 jaar;



een gezin zonder eigen netwerk;



een gezin met drukke kinderen;



een gezin met een of meer opvoedingsvragen, zoals: het kind tiranniseert de ouder, wil niet eten of slapen, enzovoort.



een gezin dat de weg nog niet kent in stad of dorp (sociale kaart);



een gezin dat gebrekkig Nederlands spreekt en/of schrijft (de ouders);



een kind dat geen eigen netwerk heeft en op school geen aansluiting vindt;



een eenoudergezin, waarbij de ouder het zwaar vindt om alles voor de kinderen alleen te regelen;



een gezin met veel stress;



een gezin waar kinderen ontwikkelingsproblemen hebben (individueel of sociaal);



kinderen die een luisterend oor nodig hebben;



ouders die behoefte hebben aan steun bij de huiswerkbegeleiding van hun kind;



ouders die graag beter willen communiceren met hun kinderen.

Contra-indicaties: wat is geen doorstart-gezin? 

gezin dat thuishoort bij NJZ of MW, maar op de wachtlijst staat;



gezin met zwaar verslaafde ouders;



gezin met ouders met onhanteerbare psychische problemen;



gezin met kinderen met zware psychische problemen;


74



gezin met lichamelijk gehandicapte kinderen waar een zorgvraag speelt;



gezin waar ernstig huiselijk geweld voorkomt met gevaar voor de vrijwilliger;



gezin dat oppas voor de kinderen zoekt, huishoudelijke hulp of klusjesman/vrouw;



gezin waaraan de hulpverlening aan doorstart is ‘opgedrongen’, maar zelf niet gemotiveerd is.

Kindervakantieweken Indicaties Belangrijkste eisen/criteria waaraan een kind moet voldoen voor deelname: 

in een groep(je) kunnen functioneren;



aan activiteiten kunnen deelnemen;



leiding kunnen accepteren;



een week van huis kunnen zijn;



zelfredzaamheid ten aanzien van eten, kleden, wassen et cetera.

Contra-indicaties De contra-indicaties beschrijven uiterste situaties waardoor een kind niet in staat is te voldoen aan de eisen en criteria voor deelname. Dit zijn voor Humanitas ook de uiterste grenzen van datgene dat van vrijwilligers verwacht mag worden en wie een vrijwilliger nog kan en mag begeleiden. Problematiek waardoor een kind niet mee kan: 

voortdurend een-op-eenbegeleiding nodig hebben;



ernstige gedragsmoeilijkheden;



onverwerkte angsten, traumatische ervaringen;



verslavingsproblematiek;



ernstige eetstoornissen;



prostitutie, daderschap seksueel misbruik;



psychiatrische problematiek, ernstige emotionele problemen/emotionele achterstand;



ernstige heimweeproblematiek;



zwakzinnigheid, zwakbegaafdheid;



reële kans op ‘ontvoering’ bij conflicten tussen (gescheiden) ouders met betrekking tot voogdijtoewijzing of bezoekregeling;



ernstige medische problematiek voor zover deze niet hanteerbaar is voor niet medisch geschoolde leiding;



geen basis, hechting en regelmaat (‘zwervers’ van opvang naar tehuis naar pleeggezin), altijd overleg met gezinsvoogd;



extreem agressief of provocerend (inclusief seksueel uitdagend) gedrag naar andere kinderen en leiding;



autisme;



detentieverleden.


75

Grensgevallen Binnen de doelgroep en de criteria vallen nog steeds kinderen waarvan het gedrag ervaren kan worden als 'moeilijk', maar dit moet wel door vrijwilligers te hanteren zijn. Op grond van de ervaringen door de jaren heen zijn dit als het ware grensgevallen: 

aan autisme verwant gedrag, bijvoorbeeld Asperger;



beperkte concentratie;



ADHD, mits onder controle door medicatie;



lichte epilepsie;



ervaringen van mishandeling en misbruik;



verlegenheid, teruggetrokken gedrag.

Vriendschappelijk Huisbezoek 

Vriendschappelijk huisbezoek richt zich op contact leggen, gezelschap bieden, met de deelnemer naar buiten gaan (rolstoel), emotionele ondersteuning en/of eventueel verlichten van de mantelzorg. Voor de lichamelijke en huishoudelijke verzorging zijn andere organisaties verantwoordelijk, zoals de thuiszorg. Voor praktische hulp (boodschappen en klusjes doen) zijn de vrijwillige hulpdiensten. Natuurlijk kun je best wel eens samen een boodschap doen.



Gemiddeld bezoekt de vrijwilliger de deelnemer één maal per week, zo’n anderhalf uur per keer. Let wel, het gaat om een gemiddelde. Houd in ieder geval goed in de gaten waar jouw grens ligt. Sommige deelnemers kunnen behoorlijk dwingend zijn.



Ter bescherming van de vrijwilliger krijgt de deelnemer geen telefoonnummer van de vrijwilliger. Het is aan te raden dat je zelf ook je telefoonnummer niet geeft.

Brede en smalle maatjesprojecten Indicaties zijn: 

de deelnemer verkeert in een sociaal isolement (objectief);



dit gaat gepaard met gevoelens van eenzaamheid (subjectief);



er is een concrete doelstelling te formuleren;



deze concrete doelstelling is haalbaar en werkbaar;



de deelnemer is gemotiveerd om hieraan actief deel te nemen;



de deelnemer is fysiek, geestelijk, emotioneel in staat om in één jaar zelfstandig verder te gaan met betrekking tot het gestelde doel. (Dit criterium is in de intake vaak niet direct vast te stellen. Dat wordt meestal pas duidelijk gedurende het maatjescontact);



de deelnemer begrijpt wat het maatjescontact inhoudt en wat er van hem verwacht wordt.

Contra-indicaties zijn: 

de deelnemer is passief;



de deelnemer zit in de rol van slachtoffer;



er is sprake van een hulpverleningsvraag;


76



de deelnemer wil eigenlijk een relatie;



er is kans op risicogedrag (drankgebruik, geweld, verslaving, et cetera).

Maatjesprojecten jongeren (kinderen en jongeren tussen de 5 en 23 jaar) Indicaties kunnen zijn: 

geen of laag gevoel van eigenwaarde;



geen goede relatie met ouders en directe familie, veel ruzie;



geen belangstelling voor school: schoolverzuim, spijbelen of zelfs van school dreigen te worden gestuurd;



problemen in de overgang van basisschool naar vervolgonderwijs;



problemen met (het vinden van) werk, geen motivatie;



geen concrete vrijetijdsbesteding;



weinig of geen sociale contacten;



problemen en ruzies met leeftijdgenoten, buurtgenoten, leraren;



niet kunnen omgaan met geld, dreigende schulden.

Contra-indicaties zijn: 

jongeren die al in het criminele circuit verkeren (naast de school);



jongeren die verslaafd zijn;



ernstig lichamelijk of verstandelijk gehandicapte kinderen en jongeren;



jongeren met zware psychosociale problemen;



dakloze jongeren.

Deze jongeren moeten ondersteund of behandeld worden door professionele beroepskrachten en niet door vrijwilligers. En verder: 

Vrijwilligers zijn er niet voor de ouders en lossen hun problemen niet op.



Wanneer vrijwilligers zware problemen signaleren geven zij dit door aan de coördinator, die kan doorverwijzen naar professionele hulp.

Thuisadministratie 

De vrijwilliger intervenieert niet in de zaken van de deelnemer. Hij schrijft geen brieven uit naam van de deelnemer.



De activiteit Thuisadministratie beperkt zich tot het ordenen van de (financiële) administratie en indien gewenst het opstellen van een bestedingsplan en het bieden van begeleiding bij de uitvoering van dit bestedingsplan. Dit kan kort- of langdurend zijn.



Het ordenen van de administratie kan tot doel hebben om in aanmerking te komen voor kredietverstrekking of voor schuldhulpverlening door professionals. Vrijwilligers van werkgroepen Thuisadministratie treffen geen afbetalingsregeling met schuldeisers voor deelnemers, ook niet bij enkelvoudige schulden. Deze vorm van hulpverlening behoort tot de werkzaamheden van


77

professionals. Wel kan de vrijwilliger in dezen een ondersteunende, signalerende en verwijzende functie vervullen. 

De vrijwilliger bemoeit zich niet met afhandeling van geldzaken van de deelnemers: geen betalingen verrichten, geen geldopnames doen, geen bankhandelingen uitvoeren. Dit mede om de vrijwilliger te beschermen tegen mogelijke beschuldigingen van misbruik. Vrijwilligers mogen niet gemachtigd worden tot het verrichten van (financiële) administratieve handelingen. Ze mogen ook geen geld pinnen voor de deelnemer en zullen dus nooit diens pincode kennen.



De deelnemer moet zich aan afspraken kunnen houden.



Hij moet redelijkerwijs (met ondersteuning) in staat zijn zelf verantwoordelijkheid te dragen voor zijn financiële situatie.



Hij moet bereid zijn zich in geval van schuldenproblematiek te laten doorverwijzen naar een professionele instelling voor schuldhulpverlening.

Activiteiten (ex-)gedetineerden 

De deelnemer moet zich aan afspraken kunnen houden.



Voor de deelnemer moet dreigend sociaal isolement duidelijk zijn.



De deelnemer moet redelijkerwijs (met ondersteuning) in staat zijn om zijn sociaal netwerk uit te breiden.

Gedetineerdenbezoek Voor vrijwilligers die detineerden bezoeken is het erg belangrijk dat zij duidelijke grenzen stellen. En dan wel van het begin af. In het eerste contact is het handig om af te spreken wat je van elkaar verwacht. Maak afspraken over: 

omgangsvormen;



eerlijkheid;



duidelijkheid;



respect;



seksisme;



onder invloed zijn;



wat wil je wel en wat wil je niet betekenen;



tijdsduur van het contact;



frequentie van het contact.

Enkele aandachtspunten in het contact met gedetineerden: 

neem de sores van de deelnemer niet mee naar huis;



doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken;



hang niet de hulpverlener uit;



kom altijd je afspraken na;



zorg dat je geen klachtenbank wordt;



laat je niet voor het karretje van de deelnemer spannen;



laat je niet uithoren over je privéleven.


78

Vrijwilligers onthouden zich van: 

het brengen c.q. aannemen van geld of goederen ten behoeve van (ex-) gedetineerden in of buiten de inrichting;



het overhandigen van geld of goederen van een (ex-)gedetineerde aan een andere (ex-) gedetineerde;



het verrichten van werkzaamheden voor (ex-)gedetineerden;



het doorgeven van berichten en mededelingen van de ene (ex-)gedetineerde aan de andere (ex-) gedetineerde;



het doen van uitlatingen over andere (ex-)gedetineerden tegenover de bezochte (ex-) gedetineerde, het wekken van onverantwoorde verwachtingen bij de (ex-) gedetineerde en het doen van toezeggingen die niet kunnen worden waargemaakt;



het aangaan van intieme contacten met (ex-)gedetineerden;



het verstoren van de openbare orde of veiligheid in de inrichtingen.

Steun bij verlies 

Als na geruime tijd alsnog niet blijkt te klikken met de deelnemer, bijvoorbeeld als deze moeilijk kan praten en/of jullie niet op dezelfde golflengte zitten, zoek dan snel naar een andere vrijwilliger. Dit kan iedereen overkomen en zegt niets over of je een goede of slechte vrijwilliger bent.



Als een deelnemer behoefte heeft om van gedachten te wisselen met lotgenoten, wijst dat niet op een tekortkoming in de ondersteuning, maar op een behoefte aan een andere manier van steun. In dat geval kan de deelnemer worden verwezen naar een lotgenotenactiviteit, van Humanitas of een andere organisatie.



Als de vrijwilliger het idee heeft dat het met de deelnemer niet goed gaat, kan dit aanleiding zijn de deelnemer te adviseren contact met de huisarts op te nemen. Dit kan na ruggespraak met de coördinator, maar ook in uiterste nood direct, als de vrijwilliger van mening is dat de situatie daarom vraagt.



Mocht het voorkomen dat een deelnemer tegenover de vrijwilliger seksuele behoefte uit of toont. Het uiten van een seksuele behoefte maakt duidelijk dat bij het verwerken van het verlies van de partner het gemis aan een knuffel of vrijpartij een belangrijke rol speelt. Het beste kan de vrijwilliger begrip tonen voor de behoefte, maar daarbij ook aangeven er zelf niet bij betrokken te willen worden.


79

Bijlage 11. Protocol leeftijdsgrenzen vrijwilligerswerk Humanitas Bij Humanitas kunnen jongeren vanaf 16 jaar deelnemen aan een door de vereniging georganiseerde e

vrijwilligersactiviteiten. Daarnaast kunnen jongeren al vanaf hun 14 jaar maatschappelijke stages bij Humanitas invullen. Het inschakelen van minderjarige jongeren bij het vrijwilligerswerk van Humanitas werk kan alleen onder de volgende voorwaarden: 

er dient standaard een vrijwilligersovereenkomst door de minderjarige vrijwilliger èn diens ouders of wettelijke vertegenwoordigers te worden ondertekend,



bij maatschappelijke stages wordt schriftelijk vastgelegd wat er tussen Humanitas en scholen wordt overeengekomen en wordt vooraf gecontroleerd of een school een aansprakelijkheidsverzekering voor zijn leerlingen heeft,



ook de minderjarige vrijwilligers worden (net als alle andere vrijwilligers) geregistreerd door de desbetreffende afdeling die deze gegevens doorgeeft aan het landelijk bureau en/of het eigen districtsbureau (eis vrijwilligersverzekeringsmaatschappij),



bij minderjaren wordt extra gelet op arbeidstijden en veilige arbeidsomstandigheden,



bij activiteiten voor kinderen waarbij ook minderjarige vrijwilligers worden ingeschakeld worden altijd de ouders van deze kinderen hierover tevoren geïnformeerd.

Voor de volgende Humanitas vrijwilligersactiviteiten blijft de minimumleeftijdsgrens van 18 jaar echter gehandhaafd: Binnen de programmalijn “Elk kind telt”: 

Home-Start, doorstart, BOR, maatjes voor jongeren, kindervakantieweken, steun bij autisme, studiemaatjes voor ex-psychiatrische studenten, opvang voor thuisloze jongeren, en thuis- en mantelzorg ten behoeve van kinderen.

Binnen de programmalijn “Vallen en opstaan”: 

Alle activiteiten ten behoeve van (ex-)gedetineerden, dak- en thuislozen en thuisadministratie

Binnen de programmalijn “Alleen en samen”: 

Maatjes breed, Humanitas Chat, taalondersteuning, taalmaatjes.

Binnen de programmalijn “Oud en redzaam”: 

Vriendschappelijk en activerend huisbezoek aan ouderen, begeleid wonen, vrijwillige thuiszorg en ondersteuning mantelzorg.

Binnen de programmalijn “Verwerken en verder”: 

Steun bij verlies, lotgenotengroepen (behalve bij lotgenotengroepen jongeren in rouw vanaf 16 jaar), Verlaat Verdriet, Praten over de dood en vrijwillige terminale zorg.

80

Bijlage 12. Protocol werving, selectie, voorbereiding en begeleiding vrijwilligers die met minderjarigen (gaan) werken (2012) 1. Werving van vrijwilligers De werving kan via verschillende kanalen. Vanwege de veiligheid wordt afgeraden om via internet te adverteren. Er moet heel duidelijk worden gecommuniceerd: a. welke werkzaamheden van de vrijwilligers wordt verwacht, b. welke eisen aan de vrijwilligers worden gesteld; c.

hoe de intake zal verlopen;

d. wat Humanitas de vrijwilligers zal bieden (vrijwilligersbeleid in brede zin). 2. Intake van vrijwilligers Er wordt minimaal 1 gesprek met een vrijwilliger gevoerd. In dit gesprek komen aan de orde: a. de visie van Humanitas vertaalt in programma, doelgroep en werkwijze; b. concrete activiteiten; c.

gevraagde tijdsbesteding en duur;

d. eisen die Humanitas aan vrijwilligers die met minderjarigen werken, stelt; e. trainingsaanbod; f.

zakelijke aspecten (vergoedingen onkosten en verzekeringen);

g. vervolgprocedure na de intake; h. in geval van twijfel over de geschiktheid van de vrijwilliger volgt een tweede gesprek en worden referenties nagetrokken; i.

bij teveel twijfel wordt de vrijwilliger meegedeeld dat Humanitas hem of haar niet vindt passen bij de activiteit;

j.

voordat de vrijwilliger aan het werk gaat, wordt door beide partijen een vrijwilligerscontract getekend, waarin verplichtingen en verwachtingen worden vastgelegd.

3. Basiseisen aan/en verwachtingen van vrijwilligers a. Minimumleeftijd van vrijwilligers is 18 jaar (uitzonderingen maatjes voor jongeren en lotgenotengroepen jongeren in rouw: 16 jaar, maatschappelijke stages: 14 jaar); b. onderschrijven van de missie van Humanitas; c.

onderschrijven van de waarden van waaruit Humanitas werkt;

d. onderschrijven van de Gedragscode van Humanitas (zie ook de Gedragscode Vrijwilligers die met minderjarigen werken en de Gedragscode Vereniging Humanitas;

81

e. verplichte deelname aan de basistraining, passend bij het programma waar de vrijwilliger gaat werken; f.

beschikbaar voor een vooraf afgesproken tijdsperiode (duur) en een tijdsbesteding per week, maand of jaar;

g. het beschikken over sociale vaardigheden; h. affiniteit met kinderen en jongeren; i.

bereid en in staat kinderen (en hun ouders) te ondersteunen;

j.

deelname aan themadagen en intervisiebijeenkomsten;

k.

het aanvragen van en het leveren van een verklaring omtrent het gedrag, VOG (na de training, als de vrijwilliger daadwerkelijk aan het werk wil);

l.

het verstrekken van 2 referenties (geen familie of persoonlijke relaties).

4. Training en begeleiding a. Humanitas biedt aan elke vrijwilliger die wil gaan werken binnen een programma van Elk kind telt, een basistraining aan, passend bij de activiteit; b. de training wordt gegeven door een medewerker van Humanitas of worden uitbesteed aan gekwalificeerde derden; c.

alle kosten voor de training zijn voor rekening van Humanitas;

d. de training is bedoeld voor het verkrijgen of vergroten’ van kennis, vaardigheden en bepaald gedrag. Daarnaast voor kennismaking met medevrijwilligers; e. gedurende het traject als vrijwilliger kunnen vrijwilligers themadagen en intervisie worden aangeboden; f.

elke vrijwilliger krijgt een voorlichtingsbijeenkomst toepassing protocol signalering kindermishandeling aangeboden. Deelname is verplicht (zie het Protocol Huiselijk Geweld en Kindermishandeling)

g. de vrijwilligers worden begeleid door een coördinator. Dit kan een beroepskracht of een vrijwilliger zijn.

5. Klachtenprocedure Voor vrijwilligers, beroepskrachten en deelnemers bestaat er – ingeval van onheuse bejegening - een klachtenprocedure (Klachtenreglement Vereniging Humanitas).

6. Naleving en controle van dit protocol Het Landelijk Bureau is belast met de controle op de naleving van dit protocol.

Bijlage 12. Protocol werving, selectie (…) vrijwilligers die met minderjarigen werken

82

Bijlage 13. Gedragscode Vrijwilligers die met minderjarigen werken Omgangsregels en gewenst gedrag (april 2009) Gebaseerd op de rechten van het kind, Wetboek van Strafrecht art 249, en de waarden van de vereniging Humanitas. Daar waar de term jongeren wordt gehanteerd bedoelen wij alle minderjarigen van 0 - 18 jaar. 1. Jongeren worden bij Humanitas gelijkwaardig behandeld. Er vindt geen voorkeursbehandeling plaats. Discriminatie is verboden. 2. Vrijwilligers behandelen jongeren met respect. Intimidatie, pesten, roddelen en schelden worden niet getolereerd. Insinuaties en ongewenste vragen over het privé-leven van het kind evenmin. 3. Vrijwilligers geven jongeren de ruimte om zich te ontwikkelen, zij luisteren naar de kinderen en reiken desgewenst ideeën aan. 4. Vrijwilligers leggen zoveel mogelijk de nadruk op de kwaliteiten van de jongeren. Complimenten geven is belangrijk. 5. Vrijwilligers zijn geen hulpverleners en stellen zich niet als zodanig op.naar ouders en jongeren. 6. Vrijwilligers zien toe op de veiligheid van jongeren. De veiligheid van de jongere is altijd primair. 7. Seksuele handelingen van welke aard dan ook en intieme relaties van vrijwilligers met minderjarigen zijn verboden. Bij vaststelling van een vergrijp wordt gehandeld conform het Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag. 8. De vrijwilliger heeft de plicht om de jongere naar vermogen te beschermen tegen elke vorm van ongelijkwaardige behandeling en seksueel misbruik door derden. Bij vermoedens moet worden gehandeld conform het Meldprotocol. 9. Vrijwilligers zien toe op de gezondheid van de jongeren. Alcoholgebruik, roken en drugs zijn niet toegestaan voor jongeren. Vrijwilligers roken en drinken niet in het bijzijn van jongeren. Bij jongeren wordt het roken en drinken zoveel mogelijk ontmoedigd. Drugsverbruik is verboden. Gezonde voeding wordt zoveel mogelijk aangemoedigd en aangeboden. Vrijwilligers met een EHBO diploma bieden in geval van nood eerste hulp. 10. Fysiek geweld wordt niet getolereerd. Noch van vrijwilligers noch van jongeren. Wapens zijn verboden. Vrijwilligers melden wapenbezit en fysiek geweld aan de coördinator. 11. Vrijwilligers geven geen adresgegevens van zichzelf door aan jongere.en zijn ouders. 12. Vrijwilligers en jongeren ontmoeten elkaar op een neutrale plek, of bij de jongere (gezin) thuis. In één op één contacten tussen vrijwilliger en jongere is het niet toegestaan dat jongeren bij vrijwilligers thuis komen. . Bij hoge uitzondering mag de jongere bij de vrijwilliger thuis komen. Voorwaarden zijn dan: vooraf toestemming van de ouders, zorgvuldig screenen van de vrijwilliger en controle van de coördinator. Logeren en douchen zijn nimmer toegestaan, noch bij de vrijwilliger, noch bij het kind thuis. 13. Het is niet toegestaan dat een volwassene en een minderjarige samen in een afgesloten ruimte verblijven (minimaal 2 volwassenen).

83

14. Vrijwilligers bezoeken jongeren nooit onaangekondigd thuis. 15. Vrijwilligers mengen zich niet in conflicten tussen ouders. Vrijwilligers blijven neutraal. Zij kiezen geen partij. Het belang van het kind staat centraal. 16. Vrijwilligers geven geen informatie over het kind/de jongere door aan derden. 17. Bij vermoedens van kindermishandeling neemt de vrijwilliger direct contact op met de coördinator, die handelt conform het Protocol Huiselijk geweld en kindermishandeling. 18. De omgang tussen vrijwilligers en jongeren wordt regelmatig geëvalueerd. Conflicten worden opgelost in overleg met vrijwilligers en coördinator. 19 Vrijwilligers gaan op een respectvolle manier om met de omgeving (natuur en milieu) en vragen dat ook van de kinderen/jongeren. 20 Vrijwilligers lenen geen geld aan en van jongeren en accepteren en geven geen cadeaus. Trakteren is toegestaan 21 In gevallen waarin de gedragscode niet voorziet, of bij twijfel, beslist het bestuur of een door het bestuur aangewezen persoon. Overtreding van deze code kan leiden tot tucht- of klachtenprocedure en kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben. Plaats: .............................................................. Datum: .............................................................

Ondertekening vertegenwoordiger Humanitas

Ondertekening vrijwilliger

Naam:

Naam:

..........................................................................

................................................................................

handtekening

handtekening

..........................................................................

................................................................................

Bijlage 13. Gedragscode Vrijwilligers die met minderjarigen werken

84

Bijlage 14. Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag (juni 2012) Dit protocol beschrijft hoe je moet handelen bij situaties waarin sprake is van (vermoedens van) seksueel grensoverschrijdend gedrag en hoe en bij wie dit gemeld moet worden. Het protocol biedt bescherming aan de melder / degenen die naar het protocol handelen, aan het slachtoffer en aan degene die beschuldigd wordt. Het protocol geeft ook een verplichting: te handelen op de vastgelegde manier. Het protocol heeft betrekking op het contact tussen vrijwilligers die met minderjarigen werken of in aanraking komen en minderjarigen en op grensoverschrijdende contacten tussen minderjarigen onderling. Naast dit meldprotocol is er een klachten- of tuchtprocedure die in werking kan worden gezet na een melding. Ook kan melden leiden tot aangifte wanneer er sprake is van een (vermoeden) van een strafbaar feit. Verder kan melding leiden tot (voorlopige) maatregelen t.o.v. de beschuldigde. Het hoofdbestuur is eindverantwoordelijk om op een zo zorgvuldig mogelijk en objectieve wijze met elke melding om te gaan. Het hoofdbestuur zal de melding delegeren aan het managementteam (directeur en districtsmanagers) en een beroep doen op in- of externe deskundigen.

1. Wat is seksueel misbruik? Wat zegt de wet? De Nederlandse wetgeving geldt voor iedereen, dus ook voor gebeurtenissen die zich binnen dan wel buiten de vereniging Humanitas afspelen. In het Wetboek van Strafrecht, boek II, titel XIV ‘misdrijven tegen de zeden’ stellen diverse wetsartikelen bepaalde seksuele gedragingen strafbaar. Deze zijn ook binnen Humanitas allen van kracht. Eén wetsartikel 249 willen we hier met name noemen: “Hij die ontucht pleegt met zijn minderjarig kind, stiefkind of pleegkind, zijn pupil of een aan zijn zorg, opleiding of waakzaamheid toevertrouwde minderjarige of zijn minderjarige bediende of ondergeschikte, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste zes jaren of een geldboete van de vierde categorie”. Een minderjarige deelnemer is aan de zorg en waakzaamheid van onze vereniging toevertrouwd. Dit artikel is dus onverminderd van kracht op al diegenen die minderjarigen begeleiden. Definitie Er bestaan vele uitingsvormen van seksueel grensoverschrijdend gedrag van kinderen. Sommige gedragingen zijn door het duidelijke (strafbare) seksuele karakter niet voor tweeërlei uitleg vatbaar. Maar soms is het niet helder wat je wel en wat je niet als seksueel / ongewenst kunt typeren. Als criterium kan worden gehanteerd: of het welzijn van het kind en zijn lichamelijke en psychische integriteit in het geding zijn. Bij seksueel grensoverschrijdend gedrag zijn de ‘gevoelens van de minderjarige’ en niet de ‘gedachten of bedoelingen van de volwassene’ bepalend. Én hetgeen is verwoord in de zedenparagraaf van het Wetboek van Strafrecht. Wij richten ons op de preventie van seksueel misbruik. Een breder begrip is seksueel grensoverschrijdend gedrag. Daaronder vallen ook gedragingen die leiden tot seksueel misbruik of het scheppen van een klimaat waarin misbruik gedijt.

85

De definitie van seksueel misbruik luidt: Elke vorm van seksueel gedrag of seksuele toenadering, in verbale, nonverbale, digitale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren; het gedrag of de toenadering vindt plaats binnen een ongelijke machtsverhouding (volwassene - kind, hulpverlener - cliënt, leerkracht - leerling, trainer - pupil) en/of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht. Om welke gedragingen gaat het? In de gedragscode staat duidelijk verwoord welke gedragingen niet zijn toegestaan. Enkele voorbeelden: - alle seksuele contacten met kinderen tot 18 jaar; - een seksueel/erotisch geladen sfeer scheppen (ook via sociale media); - intieme relaties tussen jongeren en vrijwilligers; - ongewenste aanrakingen.

2. Signaleringstaak medewerkers Alle vrijwilligers en beroepskrachten hebben een taak in het signaleren van (vermoedens van) seksueel misbruik en grensoverschrijdend gedrag. We verwachten dat zij niet alleen de grovere vormen serieus nemen, maar ook de zogenaamde 'kleinere' grensoverschrijdingen. Deze komen het meest voor en zijn vaak een signaal voor een klimaat waarin ernstigere vormen meer kans kunnen krijgen. Wanneer je mildere vormen van grensoverschrijdend gedrag signaleert, verwachten we dat je de betreffende perso(o)n(en) daarop aanspreekt en corrigerend optreedt. Dit geldt voor beroepskrachten en vrijwilligers.

3. Meldplicht bij (vermoedens / signalen van) seksueel misbruik Beroepskrachten die seksueel misbruik vermoeden, of erover horen, is verplicht dit te melden bij de manager van het district. Vrijwilligers melden hun vermoeden bij hun coördinator. Wanneer beroepskrachten twijfelen over de ernst of het terecht zijn van een vermoeden, geldt een consultatieplicht bij een vertrouwenspersoon die zij om advies kunnen vragen. Indien beroepskrachten (vermoedens van) seksueel misbruik direct uiten bij hun leidinggevende, gaat deze niet zelf tot handelen over, maar schakelt de manager van het district in. De meldplicht overstijgt alle andere belangen die in het geding zouden kunnen zijn, zoals de wens tot geheimhouding bij het slachtoffer. Het is niet aan beroepskrachten of vrijwilligers om aan waarheidsvinding te doen, dit kan een eventueel juridisch traject verstoren. Let wel: een melding is géén beschuldiging! Na een melding wordt zorgvuldig en objectief onderzocht wat er aan de hand is. Er is oog voor zowel de privacy en belangen van het vermoedelijke slachtoffer als die van de beschuldigde. De manager laat zich desgewenst adviseren door (externe) deskundigen over verdere handelwijzen:  gesprek met beschuldigde;  informatief gesprek met de politie;  instellen calamiteitenteam;  in gang zetten klachtenprocedure;  aangifte bij politie;  voorlopige maatregelen t.a.v. de vermoedelijke pleger / beschuldigde;  veiligstellen en opvang van het slachtoffer;  informatie aan betrokkenen;  nazorg.

Bijlage 14. Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag

86

4. Voorlopige zwijgplicht na een melding Naast de meldplicht geldt een voorlopige zwijgplicht voor de manager, de melder en medewerkers binnen de organisatie ten opzichte van derden. Natuurlijk kunnen deze betrokkenen zich wel uiten bij de vertrouwenspersoon. Een voorlopige zwijgplicht is nodig zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als 'schuldig' wordt bestempeld. De zwijgplicht is ook belangrijk om te zorgen dat een eventuele strafrechtelijke procedure niet wordt belemmerd.

5. Hoe te handelen bij vermoedens of feiten rond seksueel misbruik Er zijn vele signalen die op seksueel misbruik kunnen duiden, maar het belangrijkste signaal is misschien wel: ik heb het gevoel dat er iets niet klopt. Ga bij jezelf het volgende na en probeer alleen feiten te benoemen:  Wanneer begon de ongerustheid? Waardoor? Wat is er precies gebeurd?  Om welke signalen gaat het? Wanneer doen ze zich voor?  Zijn er geleidelijke of plotselinge gedragsveranderingen? Hoe lang is dit al aan de hand? Het kan ook zijn dat een jongere je spontaan vertelt over het misbruik, een ouder zijn zorgen naar je uitspreekt, of dat je het zelf ter plekke constateert. DOEN  Zorg voor de veiligheid van de minderjarige.  Als je iemand op heterdaad betrapt: - laat het slachtoffer niet alleen; - de vrijwilliger meldt het onmiddellijk aan de coördinator of bij afwezigheid bij diens leidinggevende. - als de situatie bedreigend is: bel 112 zodat de politie kan ingrijpen; - laat de toestand zoveel mogelijk onaangeroerd i.v.m. eventueel sporenonderzoek. Bel de zedenpolitie (112), meld waarover het gaat en vraag om instructies.  Stel zo weinig mogelijk vragen. Luister en stel het kind op zijn/haar gemak.  Schrijf alles zo letterlijk en feitelijk mogelijk op, ook de vragen die je hebt gesteld.  Vertel dat je verplicht bent het verhaal aan de manager te melden, maar dat er geen stappen buiten medeweten van het slachtoffer om worden genomen.  Meld het vermoeden direct bij de manager. Bij twijfel consulteer de vertrouwenspersoon.  Verwijs de persoon desgewenst naar een vertrouwenspersoon.  Licht zo snel mogelijk de leidinggevende in over de situatie.  Blijf beschikbaar voor de jongere en blijf de normale begeleiding bieden.

LATEN  Handel nooit op eigen houtje.  Hoor het vermoedelijke slachtoffer niet uit. Het uithoren van het vermoedelijke slachtoffer en/of het spreken met contactpersonen van het vermoedelijke slachtoffer kan een eventueel juridisch traject verstoren. Het is niet aan medewerkers om aan waarheidsvinding te doen.  Neem bij een vermoeden nooit zelf contact op met de vermoedelijke pleger, ook niet als het een collega (of vrijwilliger) is. De beste manier om het misbruik te stoppen en aan te pakken is een objectief en officieel onderzoek.  Denk aan de (voorlopige) zwijgplicht.  Beloof nooit geheimhouding, ook niet als een slachtoffer erom vraagt.

Bijlage 14. Meldprotocol seksueel grensoverschrijdend gedrag

87

Bijlage 15. Protocol Huiselijk Geweld en Kindermishandeling

PROTOCOL Huiselijk Geweld en Kindermishandeling

Stappenplan voor het handelen bij signalen van huiselijk geweld en kindermishandeling

© 2011 Humanitas

Colofon Uitgave: Humanitas Landelijk Bureau Tekst: Loes Meijer met medewerking van Annelies Boode en Dolly Leemans Datum: december 2011

Informatie uit deze publicatie mag alleen met bronvermelding worden gebruikt.

88

Humanitas Landelijk Bureau

Inhoudsopgave

blz.

1.

Inleiding ..................................................................................................................... 90

2.

Wat is huiselijk geweld? ........................................................................................... 91

3.

Specifieke vormen van huiselijk geweld en kindermishandeling .......................... 91

4.

Wat is kindermishandeling? ..................................................................................... 92

5.

Stappenplan (het signaleren van huiselijk geweld of kindermishandeling) .......... 93

6.

Verantwoordelijkheden van Humanitas ................................................................... 97

7.

Deskundigheidsbevordering: training en scholing ................................................ 97

8.

Bijlagen ...................................................................................................................... 99 8.1 Schema stappenplan .............................................................................................. 99 8.2 Signalenlijst kindermishandeling ........................................................................... 100 8.3 Signalenlijst huiselijk geweld ................................................................................ 104 8.4 Checklist signalen ................................................................................................. 105 8.5 Formulier aandachtspunten t.b.v. een melding bij het AMK .................................. 107 8.6 Organisaties voor meer informatie en advies ........................................................ 108 8.7 Verantwoording (gebruikte literatuur, documentatie en congressen) ..................... 111

Bijlage 15. Protocol huiselijk geweld en kindermishandeling

89


1.

Inleiding

Jaarlijks zijn tussen de 100.000 en 200.000 kinderen slachtoffer van kindermishandeling. Naar schatting is 45 % van de Nederlandse bevolking zelf ooit slachtoffer geworden van huiselijk geweld. Kindermishandeling en huiselijk geweld zijn vaak met elkaar verbonden. Als er sprake is van huiselijk geweld zijn kinderen daar veelal de dupe van. Begin 2012 wordt bij wet verplicht dat organisaties in een aantal sectoren (onder meer jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning) een meldcode of wel een protocol huiselijk geweld en kindermishandeling hebben, dit protocol hebben geïmplementeerd in hun organisatie, hun medewerkers laten trainen en ten minste één aandachtsfunctionaris binnen hun organisatie hebben aangesteld. Humanitas heeft sinds 2006 een protocol signalering kindermishandeling, dat in 2009 is herzien. Het protocol signalering huiselijk geweld en kindermishandeling vervangt het protocol signalering kindermishandeling van 2009. Hoofdbestuur en management van Humanitas zijn van mening dat de veiligheid van de doelgroep (kinderen en opvoeders) zo optimaal mogelijk gewaarborgd moet worden. Humanitas heeft de plicht bij vermoeden van huiselijk geweld en kindermishandeling zo adequaat mogelijk te handelen. Dit protocol is hierbij een hulpmiddel. Bestuur en management van de landelijke vereniging Humanitas overwegen het volgende: Humanitas is verantwoordelijk voor een goede kwaliteit van dienstverlening aan zijn cliënten/klanten/deelnemers en deze verantwoordelijkheid is zeker ook aan de orde wanneer cliënten/klanten/deelnemers vermoedelijk te maken hebben met huiselijk geweld of kindermishandeling. Van de vrijwilligers en beroepskrachten die werkzaam zijn bij Humanitas wordt op basis van deze verantwoordelijkheid verwacht dat zij in alle contacten met cliënten/klanten/deelnemers attent zijn op signalen die kunnen duiden op huiselijk geweld of kindermishandeling en dat zij effectief reageren op deze signalen. Humanitas wenst een protocol vast te stellen zodat vrijwilligers en beroepskrachten van Humanitas weten welke stappen van hen wordt verwacht bij signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling Humanitas legt in dit protocol ook vast op welke wijze zij de beroepskrachten en vrijwilligers bij deze stappen ondersteunt. Onder een beroepskracht wordt in dit protocol verstaan de beroepskracht die werkzaam is bij Humanitas en die ondersteuning en begeleiding biedt aan vrijwilligers en die contacten onderhoudt met cliënten/klanten/deelnemers. Onder een vrijwilliger wordt in dit protocol verstaan een uitvoerende vrijwilliger die werkzaam is bij Humanitas en die ondersteuning biedt aan cliënten/klanten/deelnemers. Onder een cliënt/klant/deelnemer wordt verstaan iedere persoon aan wie de vrijwilliger ondersteuning en/of begeleiding biedt.


90


In aanmerking wordt genomen: 

de Wet bescherming persoonsgegevens;



de Wet op de jeugdzorg;



de Wet maatschappelijke ondersteuning;



Privacyreglement Humanitas;



Vrijwilligersbeleid Humanitas inclusief bijlagen.

2.

Wat is huiselijk geweld?

Onder huiselijk geweld wordt verstaan: Het plegen van geweld of het dreigen met geweld op enigerlei locatie door iemand uit de huiselijke kring. Onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer. (hieronder is ook begrepen ouderenmishandeling en eergerelateerd geweld) Tot de huiselijke kring van het slachtoffer behoren: (ex) partners, gezinsleden, familieleden en huisgenoten. Het geweld hoeft dus niet perse in huis plaats te vinden, wel door een bekend persoon van het slachtoffer. Slachtoffers van huiselijk geweld kunnen zijn volwassenen of minderjarigen. Huiselijk geweld komt in alle lagen van de bevolking en binnen alle culturen voor.

3.

Specifieke vormen van huiselijk geweld en kindermishandeling

Vrouwelijke genitale verminking (VGV) is een ingreep in de geslachtsorganen van meisjes en jonge vrouwen. Bij een vermoeden moet onmiddellijk contact worden opgenomen met een aandachtsfunctionaris VGV bij Bureau jeugdzorg of een advies en meldpunt kindermishandeling. (AMK) Eergerelateerd geweld is geestelijk of lichamelijk geweld gepleegd vanuit een collectieve mentaliteit in reactie op een schending van de eer van een man of een vrouw en daarmee van zijn of haar familie, waarvan de buitenwereld op de hoogte is of dreigt te raken. Voorbeelden zijn verstoting, verminking, aanzetten tot zelfmoord of uithuwelijking. Ook bij een vermoeden van eergerelateerd geweld moet direct contact worden opgenomen met Bureau jeugdzorg, Advies en meldpunt kindermishandeling (minderjarigen) of een Steunpunt Huiselijk Geweld (meerderjarigen).


91


4.

Wat is kindermishandeling?

Kinderen en jongeren hebben recht op een evenwichtige ontwikkeling en het recht op opvoeding. Ze hebben zorg, liefde en aandacht van hun ouders/opvoeders nodig. Maar: opvoeden is moeilijk. Ouders en opvoeders komen soms voor problemen te staan. De meeste ouders vinden daar wel een oplossing voor. Anderen lukt dat niet. Dan kunnen kinderen de dupe worden. Het is van belang onderscheid te maken tussen kindermishandeling en minder gewenst gedrag in de opvoeding. Bij kindermishandeling is er sprake van structureel, stelselmatig, steeds terugkerend geweld van de ouders/opvoeders naar zijn of haar kinderen. De wet op de jeugdzorg, 2005, geeft de volgende omschrijving: "Elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of onvrijheid staat, actief of passief opdringen waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel”. Met andere woorden: het kan gaan om biologische ouders, stiefouders, adoptiefouders, pleegouders en andere familieleden, maar ook anderen van wie het kind afhankelijk is zoals leidsters kinderopvang, leerkrachten, groepsleiders, sporttrainers en buren. 75 % van de gevallen van kindermishandeling gebeurt door de ouders en 25 % door derden. (buren, familie, kennissen of vrijwilligers) Vormen van kindermishandeling 

Lichamelijke verwaarlozing Het kind krijgt bijvoorbeeld onvoldoende voeding, kleding of verzorging



Psychische verwaarlozing Het kind krijgt bijvoorbeeld onvoldoende liefde, aandacht of respect



Pedagogische verwaarlozing Het kind krijgt bijvoorbeeld onvoldoende ruimte en richting aangeboden



Psychische mishandeling Het kind wordt bijvoorbeeld getreiterd, gekleineerd of uitgescholden



Lichamelijke mishandeling Het kind wordt bijvoorbeeld geslagen, geschopt, geknepen, gebrand.


92

Humanitas Landelijk Bureau 

Seksueel misbruik Bijvoorbeeld: seksuele handelingen bij, met of in het bijzijn van het kind, niet passend bij leeftijd en ontwikkeling.



Huiselijk geweld Het kind is getuige van geweld binnen het gezin gericht op ouder, grootouder of zusje/broertje.

5.

Stappenplan (het signaleren van huiselijk geweld of kindermishandeling)

(bijlage 1: schema; bijlage 2 en 3 signalenlijsten) Stap 1. Vermoeden van een vrijwilliger De vrijwilliger heeft een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling. Het vermoeden van een vrijwilliger ontstaat omdat er bepaalde zaken opvallen bijvoorbeeld gedragsveranderingen of uitspraken van een cliënt/klant/deelnemer. (kind of volwassene) Het is dan verstandig om te observeren en alle relevante gegevens schriftelijk vast te leggen. Stap 2. Overleg met beroepskracht en in kaart brengen van signalen De vrijwilliger overlegt altijd met de coördinator en gaat niet zelfstandig handelen (als er een vrijwillig coördinator werkzaam is binnen het programma, dan moet deze vrijwillig coördinator contact opnemen met het afdelingsbestuur en de MA-consulent in het district). De vrijwilliger bespreekt de signalen en de zorgen die hij of zij heeft met de beroepskracht. (coördinator of diens leidinggevende) De beroepskracht legt alle gegevens vast, zo concreet mogelijk; ook de contacten over de signalen, de stappen die worden gezet en de besluiten die worden genomen. Bij een ernstig vermoeden (er is geen twijfel) moet de beroepskracht direct melden bij het Advies en meldpunt Kindermishandeling (AMK), als het gaat om minderjarige slachtoffers. Als het meerderjarige slachtoffers betreft moet de beroepskracht melden bij een Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG). Aangeraden wordt om de melding te laten ondertekenen door de leidinggevende van de coördinator (de MA-consulent) of de districtsmanager. Bij een mondelinge melding dient de naam van de manager doorgegeven te worden. (ga verder naar stap 6) Bij een gewoon vermoeden (als er nog twijfel is) neemt de beroepskracht contact op met de aandachtsfunctionaris op het landelijk bureau (zie ook hoofdstuk 6, Verantwoordelijkheden) Als de beroepskracht het vermoeden van de vrijwilliger niet deelt, worden er geen verdere stappen ondernomen. De beroepskracht meldt zijn/haar keuze aan de vrijwilliger.Dit besluit moet schriftelijk worden vastgelegd.


93


Stap 3. Advies of consult De beroepskracht (coördinator of diens leidinggevende) bespreekt zijn of haar bevindingen en vermoedens met de aandachtsfunctionaris op het landelijk bureau. De aandachtfunctionaris bespreekt de casus en geeft advies hoe te handelen. Dit kan bv een advies zijn om het AMK of het SHG te raadplegen. Zij kunnen dan helpen de signalen en de zorg te bespreken en te adviseren of een huisbezoek raadzaam is. Ook hebben zij tips hoe men zo’n gesprek met de ouders het beste kan voeren. Het AMK of SHG kan ook adviseren informatie bij andere instanties in te winnen (na toestemming van de cliënt/klant of diens ouders.) Als de beroepskracht advies aan het AMK of SHG vraagt kan het gezin anoniem blijven. Wel moet de beroepskracht de adviesaanvraag en het antwoord melden bij zijn/haar leidinggevende. Het AMK of SHG kan ook adviseren om direct te melden, ga dan naar stap 6. Stap 4. Gesprek met de cliënt/klant/deelnemer A. De beroepskracht (coördinator of diens leidinggevende) besluit om met de cliënt/klant/deelnemer of diens ouders te gaan praten 

leg aan de cliënt/klant/deelnemer het doel van het gesprek uit



beschrijf de feiten die u hebt vastgesteld en de waarnemingen die u hebt gedaan



nodig de cliënt/klant/deelnemer uit om een reactie hierop te geven



na deze reactie kunt u tot een interpretatie komen van hetgeen u hebt gezien, gehoord of waargenomen

Huisbezoek is af te raden indien: 

de veiligheid van cliënt, diens kind, de vrijwilliger of de beroepskracht in het geding is



de relatie tussen vrijwilliger/beroepskracht en cliënt verstoord is en het mogelijk is dat de cliënt door een gesprek het contact met het programma van Humanitas zal verbreken. Ga dan naar stap 6

B. Als het een derde betreft die een kind mogelijk heeft mishandeld of dader is van huiselijk geweld, is een gesprek met de cliënt of diens ouders altijd aan te raden. Vervolgens kunnen of de ouders of de beroepskracht van Humanitas besluiten tot melding over te gaan. Ga naar stap 6 Stap 5. Afwegen van de aard en ernst van huiselijk geweld of kindermishandeling A. Als de cliënt of de ouders de zorgen van de beroepskracht (en vrijwilliger) delen, is er al veel gewonnen. B. Het kan ook zijn dat er iets anders aan de hand blijkt te zijn. De beroepskracht kan de cliënt of de ouders doorverwijzen naar passende hulpverlening. Als de situatie voldoende verbetert, hoeft er verder niets te gebeuren. Als er niets verbetert ga dan naar stap 6. Hetzelfde geldt als de cliënt of de ouders/cliënt ontkennen of agressief worden; ga ook naar stap 6.


94


Stap 6. Melding Aangezien Humanitas geen hulpverlenende instantie is, zal zij nimmer zelf hulp organiseren Als de beroepskracht de conclusie trekt dat er sprake is van een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling dan vindt een melding plaats. De beroepskracht meldt dit vermoeden bij het SHG (meerderjarigen) of AMK (minderjarigen). Meldrecht bij een AMK is bij wet geregeld in de wet op de jeugdzorg. Op dit moment (december 2011) is het meldrecht bij een steunpunt huiselijk geweld nog niet wettelijk geregeld. Er kan niet gemeld worden zonder toestemming van betrokkene. Het kan zijn dat er geen toestemming wordt verleend door betrokkene. Dan biedt het conflict van plichten uitkomst. In de (tucht) rechtspraak wordt in geval van een conflict van plichten erkend dat een beroepskracht ook zonder toestemming van de cliënt over hem mag spreken. Uiteraard moet een dergelijk besluit zorgvuldig worden overwogen. Beantwoording van de volgende vijf vragen leidt doorgaans tot een zorgvuldige besluitvorming: 1. Kan ik door te spreken zwaarwegende belangen van een cliënt of zijn/haar kind behartigen? 2. Is er een andere mogelijkheid om ditzelfde doel te bereiken zonder dat ik mijn beroepsgeheim hoef te verbreken? 3. Waarom is het niet mogelijk om toestemming van de ouder te vragen of te krijgen voor het bespreken van zijn situatie met iemand die hem kan helpen? 4. Zijn de belangen van de cliënt die ik wil dienen met mijn spreken zo zwaar dat deze naar mijn oordeel opwegen tegen de belangen die de cliënt heeft bij mijn zwijgen? 5. Als ik besluit om te spreken aan wie moet ik dan, welke informatie verstrekken zodat het geweld of de mishandeling effectief kan worden aangepakt?



Geef bij uw melding zoveel mogelijk feiten en gebeurtenissen en geef duidelijk aan als de informatie ook van derden afkomstig is.



Overleg met het AMK of met het SHG wat u na de melding zelf nog zou kunnen doen om uw cliënt en diens gezinsleden tegen de kans op huiselijk geweld of mishandeling te kunnen beschermen.



Bespreek uw melding vooraf met de cliënt (Als de cliënt jonger is dan 12 jaar, bespreek het dan met de ouders).



Voor cliënten tussen 12 en 16 jaar geldt: spreek met de cliënt en de ouders.



Voor cliënten ouder dan 16 jaar: spreek met de cliënt zelf. Indien de cliënt onder curatele is gesteld, dan dient altijd met de curator te worden gesproken. Betreft het jongeren met een verstandelijke beperking dan is het raadzaam toch ook met de ouders te spreken.



Van contacten met de cliënt kunt u afzien als de veiligheid van de betrokkene in het geding is of als de cliënt daardoor het contact met Humanitas zal verbreken.

Laat de schriftelijke melding bij voorkeur ondertekenen door de districtsmanager of leidinggevende. Geef bij een mondelinge melding de naam van de districtsmanager door.


95


Als er gemeld wordt door een andere organisatie bijvoorbeeld de Raad voor de Kinderbescherming en Humanitas wordt gevraagd mede te ondertekenen, laat dan ook de districtsmanager of leidinggevende ondertekenen. Als het vermoeden een derde betreft, kunnen de ouders of de beroepskracht van Humanitas melden bij het AMK of SHG. Ouders en Humanitas kunnen ook samen een melding doen. Na de melding ligt de verantwoordelijkheid bij het AMK en SHG. In de wet op de jeugdzorg staat beschreven dat het AMK terugkoppelt naar de melder. Maak hier een afspraak over. Bewaak deze afspraak! Als Humanitas niets verneemt, neem dan zelf contact op. Als er als gevolg van wachtlijsten nog niets wordt ondernomen, blijf dan contact houden met AMK of SHG en geeft zonodig aanvullende gegevens door. De beroepskracht geeft de melding door aan zijn/haar leidinggevende en aan de aandachtsfunctionaris op het LB (schriftelijk of per mail). De aandachtsfunctionaris registreert en archiveert de melding op een veilige plek.

Stap 7. Evaluatie door beroepskracht en vrijwilliger De beroepskracht en de vrijwilliger evalueren het proces en de gevolgde procedure. De beroepskracht registreert wat hij/zij heeft ondernomen. Hij/zij koppelt terug naar de leidinggevende.

Stap 8. Voor zover van toepassing: blijf alert op het welzijn van het kind en volwassene en biedt hen als vrijwilliger en beroepskracht voor zover mogelijk een veilige plek. Indien gewenst biedt de beroepskracht steun aan de vrijwilliger. Humanitas heeft een landelijke nazorggroep voor vrijwilligers. Contactadres is de afdeling O&O op het landelijk bureau. Indien gewenst kan de aandachtsfunctionaris nazorg aan de beroepskracht bieden.


96


6.

Verantwoordelijkheden van Humanitas

Om het voor vrijwilligers en beroepskrachten mogelijk te maken om in een veilig werkklimaat huiselijk geweld en kindermishandeling te signaleren en om de stappen van het protocol te zetten, draagt Humanitas zorg voor het volgende: 1. Binnen de organisatie en in de kring van cliënten/klanten/deelnemers wordt bekendheid gegeven aan het doel en de inhoud van de meldcode. 2. Er wordt regelmatig een aanbod gedaan van trainingen en andere vormen van deskundigheidsbevordering, zodat vrijwilligers en beroepskrachten voldoende kennis en vaardigheden ontwikkelen en op peil houden voor het signaleren van huiselijk geweld en kindermishandeling en voor het zetten van stappen zoals beschreven in dit protocol. 3. Er dienen voldoende deskundigen beschikbaar te zijn binnen Humanitas die de beroepskrachten kunnen ondersteunen bij het signaleren en het zetten van stappen. Op het landelijk bureau is een aandachtsfunctionaris kindermishandeling en huiselijk geweld werkzaam (momenteel is dit Loes Meijer, programmalijn Elk kind telt, werkzaam op het landelijk bureau van Humanitas; bij haar afwezigheid kunnen geraadpleegd worden: Edwin Herzberg, landelijk bureau of Annelies Boode, district Noordwest. Beroepskrachten kunnen hier ook terecht voor informatie over specifieke instanties en documentatie. 4. De werking van het protocol moet regelmatig worden geëvalueerd en zonodig worden acties in gang gezet om de toepassing van het protocol te optimaliseren. 5. Er dienen afspraken te worden gemaakt over de wijze waarop Humanitas haar beroepskrachten zal ondersteunen als zij door cliënten/klanten/deelnemers worden aangesproken op de wijze waarop zij het protocol toepassen.

7.

Deskundigheidsbevordering: training en scholing

Dat kindermishandeling zo moeilijk te herkennen is, ligt niet alleen aan gewiekste ouders of het voorstellingsvermogen van artsen en andere professionals. Het komt ook omdat het niet altijd zichtbaar is: 75 % van de mishandeling is verwaarlozing. Om dit protocol op de juiste wijze te kunnen toepassen is het noodzakelijk dat alle beroepskrachten van Humanitas die binnen de programmalijnen "Elk kind telt", “Alleen en samen” en “Vallen en opstaan” werken, kennis hebben van de signalen van kindermishandeling en huiselijk geweld en de werkwijze van het Advies-en Meldpunt kindermishandeling (AMK) en het Steunpunt huiselijk geweld. Verder dienen ze kennis te hebben van gesprekstechnieken (met ouders en kinderen), het omgaan met dilemma’s en het beleid van Humanitas hierin te kennen. Kortom om een passende training te volgen. Het is verplicht dat alle coördinatoren en consulenten binnen de bovengenoemde programmalijnen een zelfde training van een paar dagdelen volgen. Het is dan ook gewenst dat alle districten hier medewerking aan verlenen.


97


Registratie van reeds getrainde medewerkers op districten centraal niveau is gewenst en zinvol. Vanaf 2010 maken de voorlichtingen aan vrijwilligers over het signaleren van kindermishandeling en huiselijk geweld onderdeel uit van de Humanitas Academie. De training aan beroepskrachten is onderdeel van het personeelsbeleid van Humanitas. Het is raadzaam de training op te nemen in lokale projectbegrotingen.

De vereniging Humanitas heeft in haar vrijwilligersbeleid opgenomen dat alle vrijwilligers getraind moeten worden alvorens zij aan het werk mogen gaan. “Geen vrijwilliger ongetraind aan de slag”. Vrijwilligers die werkzaam zijn binnen de programmalijn Elk kind telt krijgen naast een introductie – en een specifieke training passend bij hun programma, een voorlichting signalering kindermishandeling en huiselijk geweld aangeboden. Dit zal vanaf 2012 uitgebreid moeten worden naar de programmalijnen “Alleen en samen” en “Vallen en opstaan” i.v.m de mogelijkheden van huiselijk geweld. De voorlichting over kindermishandeling en huiselijk geweld en de hantering van het protocol kan verzorgd worden door de coördinator van de betreffende activiteit of door een andere in- of extern deskundige.


98


8.

Bijlagen

8.1

Schema stappenplan

HET SIGNALEREN VAN KINDERMISHANDELING EN HUISELIJK GEWELD Stroomschema Stap 1

Vrijwilliger heeft vermoeden

Stap 2

Overleg vrijwilliger met beroepskracht (coördinator, projectleider of consulent) Beroepskracht neemt over

a) ernstig vermoeden

b) gewoon vermoeden

c) onterecht vermoeden

Raadpleeg een verwijzer indien van toepassing

Melding bij AMK of SHG Ga verder naar stap 6

Stap 3

Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Stap 8

Advies vragen aan aandachtsfunctionaris, AMK of SHG

Geen verdere stappen

Beroepskracht vraagt advies aan aandachtsfunctionaris en desgewenst aan AMK of SHG SHG of AMK geeft advies (eventueel stap 6) Informeer aandachtfunctionaris en leidinggevende

Huisbezoek / gesprek met ouders/betrokkene door beroepskracht of diens leidinggevende

Ouders/betrokkene werken

b) Ouders/betrokkene werken

mee, doorverwijzing naar

niet mee.

hulpverlening.

Direct melden

Melding door beroepskracht bij AMK of SHG. Informeer leidinggevende en aandachtsfunctionaris

Maak Evaluatie beroepskracht en vrijwilliger. Informeer leidinggevende.

Nazorg aan gezin/deelnemer door beroepskracht. Nazorg aan vrijwilliger door beroepskracht of nazorggroep Nazorg aan coördinator door aandachtsfunctionaris


99


8.2

Signalenlijst kindermishandeling

Als kinderen mishandeld, verwaarloosd of misbruikt worden kunnen ze signalen uitzenden.De signalen zijn echter geen bewijzen maar indicaties dat er iets aan de hand is. Het kan ook duiden op iets anders dan mishandeling. Het is niet de bedoeling om aan de hand van een signalenlijst bewijs te leveren voor kindermishandeling. Het is wel mogelijk om een vermoeden te onderbouwen.

Signalen kindermishandeling 0-12 jaar 1. Medische signalen 

Onverklaarbare blauwe plekken, bijt- en brandwonden, kneuzingen, botbreuken en littekens.



Ondervoeding, wisselen van voeding, spugen, weigeren voeding, eetproblemen.



Matige groei, achterblijven in lengte.



Psychosomatische klachten (misselijkheid, braken, hoofdpijn, buikpijn).



Slechte hygiëne, luieruitslag bij baby's.



Onvoldoende kleding.



Veel ongevallen door onvoldoende toezicht.



Onvoldoende geneeskundige en tandheelkundige zorg.



Herhaalde ziekenhuisopname.



Terugkerende ziekten of traag herstel door onvoldoende zorg.

Extra voor 12-18 jaar: 

Zwangerschap



Abortus



Vertraagd intreden pubertijd



Anorexia/ boulimia

2. Psychosociale signalen 

Achterblijven in ontwikkeling (taal, spraak, motorisch, emotioneel en cognitief)



Regressief gedrag



Niet zindelijk op leeftijd waarop dit mag worden verwacht



Totale onderwerping aan wensen ouders/ angst voor ouders; ander gedrag in aanwezigheid ouders



Onverschilligheid tegenover ouders/verzorgers



Sterk afhankelijk gedrag richting ouders/verzorgers



Stijve houding als kind wordt opgepakt, vastgepakt; bevriezing bij lichamelijk contact derden



Lege blik in ogen, vermijden oogcontact met derden



Allemansvriend



Speelt niet met andere kinderen, maakt geen contact; geen interesse in spel



Is niet geliefd bij andere kinderen



Wantrouwend



Plotselinge gedragsverandering



Labiel, nerveus, lusteloos, vermoeid, apathisch, meegaand, passief


100


Slaapstoornissen



Depressief



Agressief, hyperactief



Niet lachen en niet huilen, geen tekenen van emotie, ook niet bij pijn



Jong of ouwelijk gedrag



Opmerkelijke uitspraken die zorg opwekken



Automutilatie (=zelfverwonding)

Extra voor 12-18 jaar 

Suïcidaal gedrag



Weglopen van huis



Crimineel gedrag



Verslaving aan alcohol of drugs



Promiscuïteit/prostitutie



Relationeel geweld

3. Kenmerken/ risico’s ouders/gezin 

Ouders troosten kind niet bij verdriet en huilen



Ouders klagen overmatig over kind



Ouders hebben weinig belangstelling voor kind



Ouders hebben irrationele verwachtingen van het kind



Geweld in eigen verleden van de ouders



Apathisch, onverschillig, nerveus en gespannen, geen emoties tonen



Negatief zelfbeeld



Steeds naar andere artsen/ziekenhuizen gaan



Afspraken niet nakomen



Aangeven het niet meer aan te kunnen, overspannen



Psychiatrische problemen van ouders



Verslaving ouders



Meervoudige problemen binnen het gezin



Alleenstaande ouder en regelmatige wisseling in de samenstelling van het gezin



Isolement van ouders



Vaak verhuizen



Sociaal economische problemen (huisvesting, migratie, werkloosheid)



Veel ziekte in gezin



Draaglast in het gezin gaat draagkracht te boven



Geweld als middel om problemen op te lossen

4. Signalen specifiek voor seksueel misbruik 

Verwondingen aan genitaliën; vaginale infecties en afscheiding



Jeuk bij vagina of anus



Problemen bij plassen, terugkerende urineweginfecties



Pijn in de bovenbenen; pijn bij zitten of lopen


101


Seksueel overdraagbare aandoeningen



Angst voor mannen of vrouwen



Excessief of dwangmatig masturberen



Angst voor lichamelijk contact met derden of juist veel contact zoeken



Angst om zich uit te kleden



Angst om op de rug te liggen



Negatief lichaamsbeeld, ontevredenheid, boosheid, schaamte over eigen lichaam



Houterige motoriek



Geen plezier in bewegingsspel



Teveel kennis van seksualiteit en verbale seksuele uitingen (niet leeftijdsadequaat)

Extra voor 12-18 jaar: 

Angst voor zwangerschap



Seksueel en agressief gedrag tegenover leeftijdgenoten



Promiscuïteit/prostitutie



anorexia/boulimia

5. Signalen specifiek voor jongeren die te maken hebben met huiselijk geweld 

Agressie (kopiëren van gedrag ouders)



Alcohol en drugsmisbruik



Opstandigheid



Angstig en verlegen



Depressief



Negatief zelfbeeld; zichzelf beschuldigen



Passief en teruggetrokken gedrag



Suïcidaal



Sociaal isolement door thuissituatie te verzwijgen voor leeftijdgenoten



Wantrouwen tegenover de omgeving



Gebrek aan sociale vaardigheden



Schooluitval



Concentratieproblemen



Overcompenseren op school

6. Extra signalen bij meisjes die slachtoffer zijn/worden van loverboys 

Vermoeid en vermagerd



Stemmingswisselingen



Gekleed als een prostitué



Automutilatie (zelfverwonding)



Opeens veel geld en luxe goederen



Verschillend gedrag in verschillende situaties



Steeds minder binding met ouders, veel op straat verblijven



Veel problemen en ruzie thuis



Andere meisjes werven voor prostitutie of escortservice


102


Tatoeages (met mannennaam)



Veel alcohol- en drugsgebruik



Schoolverzuim



Sporen van lichamelijk geweld


103


8.3

Signalenlijst huiselijk geweld

M a a ts c h a p p e lijk e v r o e g s ig n a le r in g g e w e ld in a fh a n k e lijk h e id s r e la tie s D a g b e s t e d in g : s c h o o l e n /o f w e r k 

( s tr u c tu r e e l) v e r z u im , m o g e lijk g e s tim u le e r d d o o r o u d e r s

  v e r m in d e r d e p r e s ta tie s   v e r z o e k o m v e r le n g d e v a k a n tie   te la a t te r u g k e r e n u it la n d v a n h e rk o m s t

  b e tr o k k e n e is a a n g e g e v e n

fa m ilie le d e n e n /o f p lo ts e lin g e

w in k e ld ie fs ta l o f d r u g s g e b r u ik )

r e iz e n n a a r

  a n g s t v o o r o f b e d r e ig d m e t d e d o o d o f p o g in g e n to t m o o r d /d o o d s la g   m e ld in g e n v a n a n d e r e

  o p z ie n te g e n k o m e n d e v a k a n tie

m is d r ijv e n , z o a ls v e r k r a c h tin g o f

  g e h a a ld /g e b r a c h t w o r d e n e n /o f

o n tv o e r in g

s u r v e illa n c e d o o r b r o e r s o f

  d r e ig in g m e t te r u g s tu r e n

n e v e n o p s c h o o l/w e r k

  m a a ts c h a p p e lijk e s a n c tie s

  n ie t z e lfs ta n d ig m o g e n r e iz e n

  … ..

  s o c ia le is o la tie /v e r b r e k in g

G e z o n d h e id

v r ie n d s c h a p p e n z o n d e r d u id e lijk e r e d e n   v e r a n d e r in g v a n k le d in g , v a n m o d e r n n a a r tr a d itio n e e l o f a n d e rs o m   a lg e h e le g e d r a g s v e r a n d e r in g e n ( z ie o o k g e z o n d h e id e n g e d r a g )   p lo ts e lin g e a a n k o n d ig in g v a n v e r lo v in g m e t e e n v r e e m d e   b lo k k a d e v a n to e g a n g to t ( v e r v o lg ) o p le id in g /w e r k   e r w o r d t g e r o d d e ld o v e r e e n

  b e g e le id in g n a a r d o k te r o f

fle x ib ilite it   d u b b e lle v e n , g r o o t v e r s c h il in g e d r a g tijd e n s /b u ite n

o p h e t a d r e s v a n b e tr o k k e n e   p o te n tië le s la c h to ffe r s w o r d e n a fg e s c h e r m d /b e s c h e r m d   a fw e r e n d e h o u d in g t.o .v . p o litie e n a u to r ite it e n g e z a g B a s is v r ijh e d e n v a n d e b e t r o k k e n e /p e r s o o n lijk e

g e n ita le v e r m in k in g ,

in t e g r it e it

m is h a n d e lin g , s e k s u e e l

  is o la tie /e e n s te r k e in p e r k in g v a n

m is b r u ik /g e w e ld   z e lfb e s c h a d ig in g ( a u to m u tila tie )   ( p o g in g to t) z e lfd o d in g   g e d r a g s v e r a n d e r in g e n : b v . E e ts to o r n is , d e p r e s s ie , s le c h t s la p e n   v r o e g e /o n g e w ild e

w e in ig u itlo o p tijd , g e e n

g e w e ld   m is h a n d e lin g o f b u r e n g e r u c h t

v a n m e d is c h e z o r g   lic h a m e lijk e k la c h te n b v n a

b r o e r s /n e v e n h e b b e n v e e l r u z ie

z e e r b e p e r k t, n a w e r k /s c h o o l

e e n fa m ilie   e e r d e r e m e ld in g e n v a n h u is e lijk

  … ..

  d r u g s g e b r u ik

  d e e ln a m e a a n s c h o o l/w e r k u itje s

fa m ilie /fa m ilie b e r a a d   e r w o r d t v e e l g e r o d d e ld o v e r

h u lp v e r le n in g , h e t o n th o u d e n

m e is je o p s c h o o l e n /o f h a a r over haar

  in te n s ie f c o n ta c t m e t

w e g e n s o v e r tr e d in g e n ( b .v .

z w a n g e rs c h a p   v e r z o e k to t g e h e im e a b o r tu s   v e r z o e k to t m a a g d e lijk h e id v e r k la r in g   s c h a a m te e n s c h u ld g e v o e le n s   lo y a lite its c o n flic te n   … ..

d e b a s is /b e w e g in g s v r ijh e id   g e e n b e s c h ik k in g o v e r e ig e n id e n tite its d o c u m e n te n , v is u m /ille g a a l v e r b lijf   b e w u s t o n w e te n d h e id h o u d e n o v e r e ig e n r e c h ts p o s itie   fin a n c ië le b e n a d e lin g , g e e n b e s c h ik k in g o v e r v e r d ie n s te n /s c h u ld e n m a k e n o p n a a m v a n b e tr o k k e n e   c h a n ta g e d o o r o p e n b a a r m a k in g fe it o f a c tiv ite it   n ie t to e s ta a n v a n h e t m a c h tig m a k e n v a n d e ta a l, g e e n v r ije p a r tn e r k e u z e /h u w e lijk s d w a n g   … ..

s c h o o l/w e r k   … ..

G e z in

G e d ra g

V e ilig h e id

  e e rd e re g e d w o n g e n

  n o r m a fw ijk e n d g e d r a g

  b e tr o k k e n e o f b r o e r /z u s a ls v e r m is t o p g e g e v e n e n w o r d t a c tie f g e z o c h t   e e r d e r e m e ld in g e n v a n h u is e lijk g e w e ld , m is h a n d e lin g o f

h u w e lijk e n /g e d w o n g e n h u w e lijk

s la c h to ffe r ,

v a n b ro e r o f z u s

c o n c e n tr a tie p r o b le m e n , w o e d e

  h u w e lijk o p jo n g e le e ftijd

u itb a r s tin g e n , in g e h o u d e n

  r e g id e r e g e ls v o o r m e t n a m e

w o e d e , d e p r e s s ie v e k la c h te n ,

jo n g e m e is je s

m a c h te lo o s h e id , n e g a tie f

b u re n g e ru c h t o p h e t a d re s v a n

  d u b b e le m o r a a l

z e lfb e e ld , v la k k e e m o tie s ,

b e tr o k k e n e

  d w a n g c u ltu u r

s c h u w , b r u ta a l, h y p e r a c tie f,

  w e in ig o f g e e n c o m m u n ic a tie

te r u g g e tr o k k e n , n e e r b u ig e n d ,

  b e d r e ig d o f g e c o n fr o n te e r d m e t ( s e k s u e e l) g e w e ld   a n g s t v o o r b e d r e ig in g m e t

th u is   r o d d e ls v a n u it d e g e m e e n s c h a p

m is h a n d e lin g , c h a n ta g e ,

 dood van een ouder

v r o u w e lijk e g e n ita le v e r m in k in g ,

  e e r d e r e v e r m is s in g e n v a n

a a n v a lle n m e t z u u r   b e tr o k k e n e p le e g t z e lf s tr a fb a r e fe ite n z o a ls d e a le n ,

g e z in s /fa m ilie le d e n   p lo ts e lin g e v e r h u iz in g /v e r d w ijn in g

w a p e n h a n d e l, e c o n o m is c h e d e lic te n , a fp e r s in g

w a n tr o u w e n d , v e r d e d ig e n d   a lle e n s te r k e b in d in g m e t th u is : is o le m e n t   w e g lo o p g e d r a g   m o e ite m e t c o n ta c tle g g in g , o o g c o n ta c t, lic h a m e lijk c o n ta c t   a n d e r e s tr a fb a r e fe ite n p le g e n z o a ls d e a le n , w a p e n h a n d e l, e c o n o m is c h e d e lic te n , a fp e r s in g   … ..

D e z e s ig n a le n lijs t is e e n u itg a v e v a n M O V IS IE e n is g e m a a k t in h e t k a d e r v a n Z o m e r c a m p a g n e h u w e lijk s d w a n g e n a c h te r la tin g , e e n in itia tie f v a n h e t m in is te r ie v a n J u s titie


104


8.4

Checklist signalen

Deze lijst kan gebruikt worden als hulpmiddel voor de beroepskracht. Naam kind: Leeftijd: Activiteit Groep:

Materiële omstandigheden 

Er zijn problemen betreffende de woning waarin het kind woont.



Het kind krijgt onvoldoende materiële verzorging of er is sprake van onvoldoende investering in algemeen gangbare uitgaven.



Het gezin/het kind heeft financiële problemen of is afhankelijk van een uitkering en/of



Het gezin/het kind woont in een buurt die ontoereikend of onveilig is voor het

anderen.

grootbrengen/opgroeien van kinderen. 

Het gezin/het kind heeft geen vaste woon- of verblijfplaats of verhuist vaak.

Gezondheid, lichamelijk functioneren, seksualiteit en verzorging Het leefgebied ‘Gezondheid’ betreft de lichamelijke en de geestelijke gezondheid van het kind en/of de ouder(s) en het functioneren en de ontwikkeling van het kind. 

Het kind heeft problemen of een stoornis op het gebied van het emotionele en/of sociale functioneren en/of het gedrag.



Risicovol gedrag van de ouder(s) en/of inadequate lichamelijke en medische verzorging die de (ongeboren) jeugdige kan schaden.



Het kind heeft (onverklaarbaar) letsel en/of lichamelijke klachten die op kindermishandeling of jeugdprostitutie kunnen wijzen.



Het kind is minderjarig en (aanstaand) ouder.



Er is sprake van middelenmisbruik (alcohol, drugs, medicatie), gok- of computerverslaving bij het kind en/of de ouder(s)/ander gezinslid.



De ouder (of een ander gezinslid) heeft fysieke/zintuiglijke problemen en/of handicaps, sociale, emotionele, cognitieve of gedragsproblemen en/of een specifieke emotionele, gedrags- of persoonlijkheidsstoornis.



Ingrijpende gebeurtenissen (life events).


105


Opvoeding & gezinsrelaties Het leefgebied ‘Opvoeding & gezinsrelaties’ betreft de pedagogische en relationele condities in het gezin waarin het kind opgroeit. 

Er is onenigheid binnen het gezin of tussen de ouders en/of de relatie tussen jeugdige en ouders is problematisch.



Het kind is slachtoffer van kindermishandeling.



De ouders hebben problemen in de opvoeding van het kind en/of er zijn factoren die het ouderschap bemoeilijken.



Er is sprake van een civielrechtelijke kinderbeschermingsmaatregel.



Er zijn problemen met veranderingen in de gezinssamenstelling (die voor instabiliteit in het gezin zorgen).



Er is sprake van hulpverlening aan een gezinslid vanwege ernstige problematiek.



Een ander gezinslid dan het kind is betrokken bij criminele activiteiten.

Sociale omgeving buiten het gezin Het leefgebied ‘Sociale omgeving buiten het gezin en de school’ betreft de omgeving (en met name de relaties in die omgeving) van het kind buiten het gezin en buiten school/werk en het gedrag van het kind in die omgeving. Dus bijvoorbeeld de kwaliteit van vriendschapsrelaties, het gedrag van het kind (en evt. overlast/criminaliteit) op straat en openbare plekken (kinderen jongerenwerk in buurthuis, winkels, cafés, etc.. 

Er is sprake van een gebrekkig(e) (interactie met het) sociaal netwerk van de ouders en/of het kind heeft geen hobby’s of interesses.



Het kind en/of ouders maken geen of weinig gebruik van (sociale) voorzieningen en/of zijn onbereikbaar voor voorzieningen en/of zijn zorgwekkende zorgmijders.



Het kind en/of zijn ouders ervaren uitsluiting, discriminatie of intimidatie/pesterij als gevolg van het behoren tot een specifieke groep.



De relatie tussen het kind en leeftijdsgenoten en/of volwassenen is problematisch.



Het kind en/of zijn ouders hebben in de leefomgeving gedragsproblemen of zijn betrokken bij criminele activiteiten.



Het kind is slachtoffer van criminaliteit.



Het kind is makkelijk beïnvloedbaar door anderen en daardoor kwetsbaar.


106


8.5

Formulier aandachtspunten t.b.v. een melding bij het AMK

Voor een juiste beoordeling van een melding is het van belang over voldoende informatie te beschikken. Om de melder tegemoet te komen zijn er teksthoofden met nevenstaande aandachtspunten onder elkaar gezet. U kunt dit formulier in Word bewerken en toesturen aan het AMK. De intake van het AMK beoordeelt of een melding wordt aangenomen. Melding bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling Gegevens van de melder: Naam, adres en relatie tot de betrokkenen Gegevens van de betrokkenen: Naam, adres van de ouders/verzorgers; naam en geboortedatum van het kind; verblijfplaats van het kind Wat zijn de zorgen? Problematiekbeschrijving; hoe lang bestaat het probleem, ervaren de betrokkenen de situatie als probleem? Zorggedrag/signalen kind: Ontwikkeling en functioneren; specifieke problematiek Gezinssituatie en achtergrond: Gezinssamenstelling; ouderlijk gezag; culturele achtergrond; woon- en werksituatie; ondersteuning vanuit de omgeving; specifieke problematiek bij de ouders Eerdere hulpverlening: Welke hulp is tot nu toe geboden/welke hulp is nu nog aanwezig Reden van de melding: Samengevat beschrijven dat de situatie waarin het kind zich bevindt bedreigend is; de ouders geen verandering in de situatie willen en/of kunnen brengen; hulpverlening in een vrijwillig kader niet tot stand komt Belangrijke adressen: Humanitas, district of afdeling Huisarts: Hulpverlenende organisaties: Bespreking van de melding: Datum van de bespreking/aankondiging van de melding; reactie van de ouders/verzorgers; afschrift van de melding aan de ouders. Ja / Nee en zo nee waarom niet


107


8.6

Organisaties voor meer informatie en advies

A. Advies- en meldpunt kindermishandeling (AMK) Het AMK streeft ernaar zo laagdrempelig mogelijk te werken en kan telefonisch benaderd worden door mensen die zich zorgen maken over bepaalde kinderen. Dit kunnen mensen zijn die beroepshalve te maken hebben met kinderen, maar ook buren of familieleden. Voor beroepskrachten is het algemeen mogelijk om anoniem te melden als de veiligheid van het kind of de beroepskracht in het geding is. Via het AMK wordt de naam van de melder dan niet bekend gemaakt bij het kind, het gezin of derden. Werkzaamheden: 1. Advies en informatie Hierbij worden geen gegevens geregistreerd over het kind of het gezin. Het AMK komt niet in actie. 2. Consult Hierbij wordt de consultvrager begeleid in de, op advies van AMK, te nemen stappen. Er wordt geen actie ondernomen door het AMK richting kind/gezin en er worden geen gegevens geregistreerd. Er kan wel een dossier op naam van de consultvrager worden aangelegd. 3. Melding Hierbij neemt het AMK alle gegevens op over het kind of gezin waarover wordt gemeld. Daarna volgt een intakeoverleg, waarbij een vertrouwensarts aanwezig is. In dit overleg wordt besloten of het AMK verantwoordelijkheid neemt. Uitgangspunt bij de melding is om zo min mogelijk buiten de ouders om te opereren en zo snel mogelijk contact te leggen met de ouders (4-6 weken) Alleen als het belang van het kind zich hiertegen verzet, wordt dit uitgesteld en worden in eerste instantie onder anderen huisarts en school benaderd. Vervolgens kunnen allerlei vormen van vrijwillige hulpverlening worden aangeboden aan ouders en kind via bureau jeugdzorg. Indien het AMK tot de conclusie komt dat hulp niet geaccepteerd wordt of niet werkbaar is, wordt de Raad voor de kinderbescherming ingeschakeld. Tel. 0900-123 1230 (automatische doorschakeling naar regio’s) 5 cent per minuut. www.amk-nederland.nl

B. Steunpunt huiselijk geweld (SHG) Zowel slachtoffers van huiselijk geweld, daders, als beroepskrachten die een vermoeden hebben van huiselijk geweld kunnen terecht bij een SHG. U kunt ook advies vragen. In dit geval hoeft u nog geen persoonsgegevens van betrokkenen te verstrekken. Tel. 0900-128 2828 (doorschakeling naar regio’s) of 0800-8051 (werkdagen 8-20 uur) www.shginfo.nl


108


C. Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) Het centrum voor jeugd en gezin (CJG) is een inlooppunt voor gezinnen. Ouders, kinderen en jongeren tot 23 jaar kunnen hier terecht met alle vragen over opvoeden en opgroeien. In 2011 is in iedere gemeente minimaal een inlooppunt aanwezig. In elk CJG is aanwezig: 

Jeugdgezondheidszorg (het consultatiebureau) begeleidt kinderen tot 4 jaar en hun ouders. Daarna neemt de afdeling jeugdgezondheidszorg (JGZ) van de GGD de zorg over.



Deskundig advies en ondersteuning bij alle vragen over opvoeden en opgroeien.



De website www.cjg.nl geeft een overzicht van alle locaties met een CJG. Deze site ondersteunt gemeenten bij de opzet van een CJG. U kunt ook contact opnemen met het secretariaat van O&O op het LB.

D. Bureau jeugdzorg Bureau jeugdzorg biedt informatie, advies, begeleiding en hulp aan jongeren tot 18 jaar en hun ouders/verzorgers, beroepskrachten en andere betrokkene op psychosociaal en opvoedkundig gebied. Daarnaast is Bureau Jeugdzorg de toegang tot de geïndiceerde jeugdhulpverlening en zorgt indien nodig voor een adequate doorverwijzing naar andere vormen van zorg. Wanneer een beroepskracht of een zorgteam zich zorgen maakt over een kind of jongere kan men hem/haar of de ouders doorverwijzen naar bureau jeugdzorg als de ouders zelf hulp willen. Dan volgt een screening en wordt gekeken wat de hulpvraag is. Er wordt verslag gemaakt en een multidisciplinair team beslist welke hulp nodig is. Er wordt advies gegeven en dit wordt met de cliënt besproken.Wanneer er geen hulpverlening op gang komt, dan wordt besproken met de beroepskracht of het team hoe de jongere het best geholpen kan worden en of onderzoek door AMK of RvdK nodig is. Tel. 0900-200 3004 (doorschakeling naar regio’s) www.bureaujeugdzorg.info E. College bescherming persoonsgegevens Voor advies op het gebied van privacy en persoonsgegevens. Tel. 070-888 8501 www.cbpweb.nl F. Kindertelefoon Voor kinderen tussen 8 en 18 jaar die een probleem of een vraag hebben of hun hart willen luchten. Tel. 0800-0432 of chatten dagelijks van 14-20 uur www.kindertelefoon.nl G. Landelijk bureau slachtofferhulp Komt op voor slachtoffers van misdrijven en ongelukken (ook kindermishandeling). Tel. 030-234 0116 www.slachtofferhulp.nl


109


H. Nederlands Jeugdinstituut (NJI) Het landelijk expertisecentrum over jeugd en opvoeding voor en met de beroepspraktijk. Tel. 030- 230 6344 www.nji.nl I.

Raad voor de kinderbescherming

De Raad voor de kinderbescherming komt op voor kinderen wiens fundamentele recht op een gezonde ontwikkeling en uitgroei naar zelfstandigheid wordt bedreigd door toedoen of nalaten van ouders/verzorgers en wanneer vrijwillige hulpverlening niet of niet meer mogelijk is. De Raad is een onderzoeks- en adviesorgaan en geen hulpverlenende instelling. Aanmelding kan alleen via AMK of Bureau jeugdzorg. De Raad pakt zaken op waarbij de rechtspositie van ouders/opvoeders een rol speelt. De Raad kan de kinderrechter voorleggen om een kind tijdelijk of voor langere tijd uit huis te plaatsen. www.kinderbescherming.nl J. RAAK (Reflectie- en Actiegroep Aanpak Kindermishandeling) Deze actiegroep wil een stimulans geven aan de maatschappelijke en politieke discussie over kindermishandeling en aan de actie voor de aanpak van kindermishandeling. RAAK organiseert symposia, congressen, publiceert en benadert de politiek als de rechten van kinderen in het geding zijn. Tel. 020-420 3771 www.stopkindermishandeling.nl; www.defenceforchildren.nl K. Pharos Landelijk kennis- en adviescentrum op het gebeid van de gezondheid van migranten en vluchtelingen. Tel 030-234 9800 (di en do 10-14 uur) www.pharos.nl


110


8.7

Verantwoording (gebruikte literatuur, documentatie en congressen)

1. Basismodel meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Ministerie van VWS, 2010 2. Protocol kindermishandeling Bureau jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam en AMK Amsterdam. Amsterdam, 2010 3. Concept Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Kinderopvang en de handleiding bij de meldcode JSO, september 2010 4. IJzendoorn , R. van Kindermishandeling in Nederland Anno 2005.De nationale prevalentiestudie N.P.M. RU Leiden, 2007 5. Lamers-Winkelman , F. Scholieren over mishandeling . Resultaten van een landelijk onderzoek naar de omvang van kindermishandeling onder leerlingen van het voortgezet onderwijs.(SOM) Amsterdam, VU 2007 6. Kinderen Veilig Thuis, Actieplan Aanpak Kindermishandeling RAAK, 2007 7. Lezing Prof dr. Francien Lamers Winkelman op Congres De ouder als partner: 24-09-09 8. Lezing Dr. Alice van der Pas. Hoe word je risicokind ? op Congres De ouder als partner. 24-09-09 9. Congres Kindermishandeling: Aanpakken is weerstanden overwinnen. Amsterdam, AMC, 26-04-2009 10. Congres Huiselijk geweld en kindermishandeling Nieuwegein, NJI (et .al) 14 –02-2011


111

Bijlage 16. Gedragscode Vereniging Humanitas. Voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag (2012) Algemeen De Vereniging Humanitas werkt vanuit de humanistische uitgangspunten ‘zelfbeschikking’, ‘verantwoordelijkheid’ en ‘gelijkwaardigheid’. De dienstverlening van en het werken bij Humanitas is daar op geënt. Om zich te onderscheiden en ter vergroting van de herkenbaarheid heeft de vereniging van die uitgangspunten een vertaalslag gemaakt in een aantal concrete Humanitas-waarden, waarmee ze het belang ervan heeft willen onderstrepen. Die humanistische basiswaarden en de daarvan afgeleide Humanitas-waarden geven de richting aan voor het gedrag dat Humanitas wenselijk acht en verwacht van allen die voor of namens haar werken of optreden, zowel in dienstverband als op vrijwillige basis. Discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap wordt binnen Humanitas niet geaccepteerd. De Vereniging Humanitas acht het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag zoals agressie, seksuele intimidatie, discriminatie (waaronder racisme) en fraude van groot belang. Door middel van deze gedragscode wenst Humanitas daaraan vorm en inhoud te geven. Het gaat daarbij, naast het voorkomen en bestrijden van agressie, sexuele intimidatie, racisme, discriminatie en fraude, tevens om het bespreekbaar maken van deze zaken. Humanitas onderschrijft daarmee hetgeen is neergelegd in artikel 1.6 lid 3 van de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening 2008-2011 (verlengde CAO geldend tot 1 januari 2013). In een aparte gedragscode worden – aanvullend op de onderhavige code – nadere regels gegeven omtrent het gebruik van de door Humanitas beschikbaar gestelde ICT-voorzieningen waaronder het gedrag op internet.

Artikel 1:

Definities

1. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenste en/of gedwongen seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander seksueel getint verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag of afbeelding, opzettelijk dan wel onopzettelijk. Onder het begrip seksuele intimidatie valt ook seksueel getint gedrag waarbij sprake is van een van de volgende punten:

112

Humanitas Landelijk Bureau 

onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon;



onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon, wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken;



dergelijk gedrag heeft het doel dan wel het effect dat het de werkprestaties van een persoon aantast en/of een intimiderende of vijandige of onaangename werkomgeving creëert.

2. Onder agressie wordt verstaan: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder vallen ook pesten, negeren en sociaal isoleren. 3. Onder discriminatie (waaronder racisme) wordt verstaan: elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, achterstelling, beperking of voorkeur, die ten doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt teniet gedaan of aangetast. 4. Onder fraude wordt verstaan: elke vorm van ontvreemding van voorwerpen of geldmiddelen die behoren tot de organisatie en elke vorm van oneigenlijk – zonder daartoe de vereiste instemming te hebben verkregen van de binnen de organisatie daartoe bevoegde persoon of personen – gebruik van bedrijfsmiddelen, waaronder zowel financiële, materiële als immateriële middelen. 5. Voor de begrippen werkgever en werknemer wordt uitgegaan van de definities in de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening; de begrippen cliënt, vrijwilliger, bestuur en andere begrippen die voor deze gedragscode van belang zijn, komen overeen met de definitie uit het Klachtenreglement van Humanitas. Daar waar in deze gedragscode de mannelijke vorm wordt gehanteerd, wordt uitdrukkelijk tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. 6. Levensbeschouwing wordt gedefinieerd als een – min of meer – samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven.

Artikel 2:

Doel en algemeen uitgangspunt

1. Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetero- of homosexuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap, en iedere vorm van frauduleus handelen worden door Humanitas als vormen van ongewenst gedrag afgewezen.

Bijlage 16. Gedragscode Vereniging Humanitas

113


2. Humanitas neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden. Deze gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van Humanitas en van de professionele houding van alle – betaalde of onbetaalde – medewerkers van Humanitas.

Artikel 3:

Status en reikwijdte van de gedragscode

1. De gedragscode is een nadere invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie en van artikel 1.6 lid 3 uit de (verlengde) CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening 2008-2011 en de in navolging daarvan latere afgesloten CAO’s. 2. De gedragscode geldt voor werknemers, stagiaires, bestuurlijke en andere vrijwilligers. 3. De werkgever draagt zorg voor de bekendmaking van de gedragscode aan alle werknemers, bestuurlijke en andere vrijwilligers. De gedragscode is opgenomen in de notitie Humanitas vrijwilligersbeleid, de personeelsgids voor beroepskrachten en te raadplegen middels de webmail (Outlook: Openbare mappen/P&O en Salarisadministratie).

Artikel 4:

Arbeidsovereenkomst

1. Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een arbeidsovereenkomst mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en handicap daarbij inbegrepen. 2. In geval van reorganisatie of inkrimping worden bij de beoordeling van de vraag wie voor ontslag in aanmerking komt slechts objectieve criteria gehanteerd.

Artikel 5:

Arbeidsomstandigheden en onderlinge omgang

1. De inrichting van de organisatie voldoet aan wettelijke eisen daaromtrent, in het bijzonder de ARBO-wetgeving, maar is in ieder geval zodanig dat medewerkers en deelnemers zich veilig voelen. 2. De omgang tussen bestuurders, vrijwillige en professionele medewerkers en deelnemers wordt bepaald door respect voor ieders ras, sekse, levensbeschouwing en leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode. 3. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk of in gebaar, zijn niet toegestaan. 4. Agressieve en ongewenste en/of intimiderende seksueel getinte handelingen en/of uitingen zijn niet toegestaan.


114


5. Het bepaalde onder 1. houdt mede in dat Humanitas de wensen en behoeften van medewerkers tot het beleven van uitingen samenhangend met sekse, levensbeschouwing en leeftijd niet in de weg zal staan.

Artikel 6:

Omgang met deelnemers aan activiteiten en met deelnemers, bejegening

1. Werknemers en vrijwillige medewerkers van Humanitas laten zich bij contacten met deelnemers of deelnemers leiden door gedragsregels in overeenstemming met deze code, door de regels zoals die gelden voor de beroepsgroep en door de algemene humanistische uitgangspunten en de specifieke Humanitas-waarden. 2. Zij accepteren geen agressieve gedragingen van deelnemers of deelnemers en nemen zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen. 3. Zij accepteren geen discriminerend gedrag van deelnemers of deelnemers en werken niet mee aan of nemen zelf geen initiatief tot discriminerend gedrag. 4. Zij accepteren geen ongewenst en/of intimiderend seksueel getint gedrag van deelnemers en werken niet mee aan of nemen zelf geen initiatief tot een dergelijk gedrag. 5. Zij verrichten geen en/of werken niet mee aan frauduleuze handelingen.

Artikel 7:

Werking naar deelnemers, bezoekers en derden

1. De gedragscode is bij het landelijk bureau en de secretariaten van afdelingen en districten ter inzage voor deelnemers, bezoekers en derden; op verzoek wordt een exemplaar beschikbaar gesteld. 2. Van deelnemers, bezoekers en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van de gedragscode gewezen worden.

Artikel 8:

Vertrouwenspersoon en/of bemiddelaar(s)

1. Wanneer een medewerker wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag, heeft de medewerker de mogelijkheid te kiezen voor: I) een informeel traject, dat tot doel heeft een einde te maken aan het ongewenste gedrag met herstel van de samenwerkingsrelatie, al dan niet met inschakeling van een vertrouwenspersoon en/of een of meerdere bemiddelaar(s); II) wanneer geen oplossing bestaat op een oplossing als onder I) geformuleerd: een formeel traject, waarbij de klacht wordt voorgelegd aan de Klachtencommissie. 2. De werkgever wijst met instemming van de ondernemingsraad een vertrouwenspersoon aan, tot wie degene die wordt geconfronteerd met ongewenst gedrag, zich kan wenden voor advies en informatie. Ook als een medewerker geen klacht wil indienen, kan deze zich wenden tot de vertrouwenspersoon.


115


3. De vertrouwenspersoon is belast met de volgende taken: - de eerste opvang van medewerkers die ongewenst gedrag hebben ondergaan en daarover willen praten; - het bijstaan, begeleiden en van advies dienen van medewerkers die een klacht hebben inzake ongewenst gedrag; - door onderzoek en overleg met betrokkene(n) trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen; - de klager/klaagster desgewenst ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de eigen klachtencommissie en/of, indien het een strafbaar feit betreft, tevens bij het doen van aangifte bij de politie; - de werkgever gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenst gedrag. 4. De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn/haar taak dan met toestemming van de medewerker die een klacht heeft ingediend. 5. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de werkgever, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie wordt gerespecteerd. 6. De werkgever verschaft de vertrouwenspersoon de nodige faciliteiten waardoor hij/zij op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd. 7. De bemiddelaar is niet dezelfde persoon als de vertrouwenspersoon, maar is iemand in wie de melder en/of de aangeklaagde vertrouwen heeft/hebben: binnen de organisatie, bijvoorbeeld een functionaris van de afdeling P&O, een leidinggevende of een andere collega, of buiten de organisatie (d.m.v. inschakeling – in overleg met de afdeling P&O op het landelijk bureau – van een professionele ‘mediator’). 8. De bemiddelaar(s) treedt/treden op wanneer er uitzicht bestaat de klacht over de ongewenste omgangsvormen op te lossen zonder een formele klachtbehandeling.

Artikel 9:

Toezicht gedragscode en sancties

1. Met het toezicht op de naleving van deze gedragscode zijn belast het bestuur, de directie van de werkorganisatie en alle leidinggevenden. 2. De wet (art. 678 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek) geeft de werkgever de mogelijkheid om in te grijpen bij ongewenst gedrag. Agressie, seksuele intimidatie en fraude kunnen dringende redenen voor ontslag vormen. 3. Ook discriminatie is bij wet (Grondwet, het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek voor Strafrecht en de Algemene Wet Gelijke Behandeling) verboden en strafbaar gesteld. 4. De enkele indiening van een klacht en/of beschuldiging mag noch de klager of de aanwijzer van schuld, noch de aangeklaagde dan wel de beschuldigde in een achtergestelde positie brengen.


116


Artikel 10:

Klachtenprocedure

1. De Vereniging Humanitas kent een reglement voor de juridische afwikkeling van klachten rond bejegening door de Klachtencommissie van Humanitas. Wanneer het informele traject van gesprekken en bemiddeling geen soelaas meer bieden, kan de medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag een beroep doen op de klachtenregeling en zich met zijn klacht wenden tot de Klachtencommissie. 2. De formele procedure voor de Klachtencommissie kent een gemiddelde doorlooptijd van ca. vier maanden en leidt tot een advies van de Klachtencommissie aan het hoofdbestuur dat op basis daarvan een uitspraak zal doen over de klacht. 3. De regeling van de klachtenprocedure is neergelegd in het Klachtenreglement Humanitas.

Artikel 11:

Slotbepalingen

1. Deze gedragscode treedt in werking op 1 juli 2009 en vervangt alle eerdere versies van een Humanitas gedragscode. 2. In alle gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist de algemeen directeur. Van dat feit doet hij melding aan de Ondernemingsraad en het hoofdbestuur.

Artikel 12:

Slotbepalingen

Deze gedragscode wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd of worden ingetrokken door het hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas, met instemming van de Ondernemingsraad.

Aldus vastgesteld door het hoofdbestuur in zijn vergadering d.d. 12 maart 2009; instemming van de Ondernemingsraad volgde op 29 juni 2009. Aangepast d.d. 22.08.2012


117

Bijlage 17. Gedragscode “Omgaan met vragen over vrijwillige euthanasie (HB, 16-12-2004) Humanitas vrijwilligers die betrokken zijn bij terminale thuiszorg activiteiten, dat wil zeggen zij die aan terminale patiënten die (direct of indirect) hebben aangegeven prijs te stellen regelmatig bezoek van vrijwilligers ‘aanwezigheidsondersteuning’ bieden, kunnen zowel door de door hen bezochte deelnemer als door familieleden van dezen worden aangesproken over ‘levensbeëindiging’. Zo kunnen zij bijvoorbeeld worden geconfronteerd met het verzoek om actief medewerking te verlenen aan de realisatie van een euthanasiewens. Het kan daarbij gaan om vragen zoals: kunt u ervoor zorgen dat mijn euthanasiewens ook daadwerkelijk door de medische zorg wordt uitgevoerd of kunt u ervoor zorgen dat mijn euthanasiewens als ik niet meer bij bewustzijn mocht zijn of wanneer ik ernstig dementeer, wordt geëffectueerd. Waar het dan vooral om gaat is, hoe vrijwilligers zich in deze moeten opstellen. Humanitas geeft, als organisator van vrijwillige terminale thuiszorg (maar ook van vrijwillige thuiszorgactiviteiten), aan haar vrijwilligers die door hun deelnemer of de naaste omgeving van hun deelnemer worden aangesproken op de kwestie vrijwillige levensbeëindiging of ‘euthanasie’ de volgende boodschap of instructie mee. Gedragsregels, naar de mening van Humanitas in deze de meest verantwoorde en passende, zijn: 1. In algemene zin geldt dat een eventuele wens tot levensbeëindiging een zaak is die iemand zelf moet aangeven en ook zelf moet zien te bespreken en regelen met naaste betrokkenen en medische verzorgers. Deelnemer van Humanitas terminale thuiszorg worden dan ook geacht vrijwilligers hier niet zelf over aan te spreken. Dit vraagt duidelijke afspraken door de organisatoren van Humanitas-betrokkenheid met de mensen die gebruik willen maken van Humanitas Vrijwillige Terminale Zorg (VTZ). 2. Onmiddellijk hierbij aan sluit de stelregel, dat Humanitas VTZ-vrijwilligers geacht worden zich zeer terughoudend op te stellen als het gaat om de kwestie levensbeëindiging. Het is dus beslist niet de bedoeling dat vrijwilligers ongevraagd de mogelijkheid van levensbeëindiging ter sprake te brengen. Zij doen dit ook niet op verzoek van familieleden van hun deelnemer. 3. Bij expliciete verzoeken door deelnemer of hun familie om informatie over de mogelijkheid van vrijwillige levensbeëindiging heeft de vrijwilliger slechts de opdracht te verwijzen naar de daartoe geëigende instanties of personen. Het is niet de bedoeling dat vrijwilligers zelf informatie gaat ophalen. De weg wijzen naar betrouwbare informanten zoals de NVVE of naar het Raadsliedenwerk van het Humanistisch Verbond volstaat alleszins. 4. Het regelmatig bezoeken van een terminale patiënt kan uiteraard een vertrouwensrelatie scheppen. Binnen zo’n relatie kunnen van de cliëntzijde verwachtingen ontstaan die een VTZvrijwilliger in gewetensnood kunnen brengen. Het is daarom zaak steeds zeer duidelijk te zijn 118

over wat van een vrijwilliger verwacht kan en mag worden. Vrijwilligers moeten zich nadrukkelijk niet laten betrekken in familiekwesties noch in kwesties met de medische verzorging. Zij moeten dit als het dreigt te spelen of speelt overlaten aan de familie en/of melden aan de verantwoordelijke organisatoren van Humanitas VTZ. 5. Vanuit de cliënt kan een VTZ-vrijwilliger worden gevraagd om als diens persoonlijke belangenbehartiger op te treden. Bijvoorbeeld omdat er geen familie of vrienden beschikbaar zijn of omdat men te weinig vertrouwen in familie of vrienden heeft. Een dergelijk verzoek kan een vrijwilliger in een lastig pakket brengen. Onder andere omdat men een dergelijke verantwoordelijkheid niet wil of kan dragen of omdat men daarmee in conflict met de familie en/of de medische verzorging kan komen. Vrijwilligers laten daarom ‘belangenbehartiging‘ over aan de familie of als deze ontbreekt zoekt men met de verantwoordelijke organisatoren van Humanitas VTZ naar een ook voor betrokken vrijwilligers verantwoorde oplossing. Vrijwilligers gaan nooit op eigen initiatief als ‘belangenbehartiger aan de slag. 6. Vanuit de klant of vanuit de familie kan een VTZ-vrijwilliger worden gevraagd om als ‘gevolmachtigde’ namens de betrokkene op te willen treden. Bijvoorbeeld omdat voorzien wordt dat op bepaalde momenten beslissingen genomen moeten worden waarbij of een deelnemer of de familie niet aanspreekbaar moet worden geacht. Het als vrijwilliger namens een terminale patiënt optreden wordt als ongewenst beschouwd. Het zou een VTZ-vrijwilliger honderd procent verantwoordelijk maken voor alle handelen namens de deelnemer. Dit past niet bij de rol van een vrijwilliger die ‘aanwezigheidshulp’ op zich heeft genomen. 7. Humanitas VTZ-vrijwilligers worden geacht zich aan de hiervoor vermelde gedragsregels te houden. In alle gevallen waarin men niet goed raad weet met de toepassing van de genoteerde gedragsregels gaat men hierover te rade bij de organisatoren van Humanitas VTZ. Samengevat: Vrijwilligers: 

mogen rekenen op door Humanitas vooraf gemaakte afspraken over hun aanspreekbaarheid door deelnemers;



brengen nooit ongevraagd de mogelijkheid van levensbeëindiging ter sprake;



verwijzen bij euthanasievragen naar daartoe geëigende instanties of personen*;



laten zich niet betrekken in familiekwesties noch in kwesties met de medische verzorging;



laten belangenbehartiging over aan de familie of bespreken dit, als familie ontbreekt, met de organisatoren van Humanitas en gaan nooit op eigen initiatief als belangenbehartiger aan de gang;



treden niet als gevolmachtigde namens een terminale cliënt op;



overleggen in alle gevallen waarin men niet goed raad weet met de organisatoren van Humanitas.

* bijvoorbeeld naar de Nederlandse Vereniging voor een Vrijwillig Levenseinde, Postbus 75331, 1070 AH Amsterdam tel. 0900 – 6060606. Website www.nvve.nl Bijlage 17. Gedragscode “Omgaan met vragen over vrijwillige euthanasie”

119

Bijlage 18. Klachtenprotocol Vereniging Humanitas Vooraf Dit protocol gaat over de vraag hoe je moet omgaan met elke uiting van ongenoegen door een deelnemer, een vrijwilliger of een medewerker. Het protocol is niet bedoeld als bureaucratisch voorschrift, maar als een hulpmiddel om succesvol met dergelijke telefoontjes om te gaan, niet in valkuilen te stappen en op een informele manier het gewenste resultaat te bereiken. Hou goed voor ogen dat de klager altijd een officiële klacht kan indienen bij de Klachtencommissie Humanitas! Om goed met klachten om te kunnen gaan is het van belang je te verplaatsen in de positie van de klager. Of denk je een situatie in waarin je zelf een klacht had. Bellers met klachten voelen zich machteloos en vinden dat hen onrecht is aangedaan. Hierdoor reageren ze vaak emotioneel. Dit vraagt om een professionele reactie van jou om deze emotionele beller te kalmeren. Registratie is belangrijk Van klachten en kritiek moet je als organisatie leren. Om dat mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat klachten centraal worden geregistreerd, en de afhandeling wordt gevolgd. Bovendien wordt die centrale klachtenregistratie en -monitoring door het CBF voorgeschreven. Vandaar dat iedere klacht of uiting van ongenoegen naar het Landelijk Bureau moet worden doorgestuurd, bij voorkeur per e-mail aan [email protected]. Desgewenst kan het Landelijk Bureau bij de behandeling van de klacht adviseren en ondersteunen. Met klachten wordt altijd vertrouwelijk omgegaan!

1.

Luisteren: laat de klager stoom afblazen

De klager wil worden gehoord. Als de klager emotioneel is, geef dan de ruimte voor het uiten van die emoties. Geef de klager dus direct in het begin de gelegenheid om zijn ergernis te uiten. Door actief te luisteren kan de ander stoom afblazen. Hoor de klager aan, stel vragen als je iets niet duidelijk is. Vraag door tot de klager alle stoom heeft kunnen afblazen. Geef tussendoor geen commentaar. Later zul je, als de eerste stoom is afgeblazen, samen met de klager een beeld proberen te vormen van de feiten en omstandigheden. Geef de klager niet op voorhand gelijk: je kent de feiten immers nog niet. Ga niet mee in de emoties en blijf kalm. Speculeer niet op oplossingen, maar geef wel ruimte aan de emotionele kant van het verhaal.

2.

Meeleven: neem de klacht serieus

Een klacht serieus nemen is niet hetzelfde als iemand gelijk geven. Begin je verhaal door begrip te tonen. Hierdoor voelt de beller dat je hem serieus neemt. Dit heeft een kalmerend effect en de beller is nu in staat om naar inhoudelijke vragen te luisteren.

120

3.

Stel de juiste vragen: krijg de feiten op een rijtje

Er kan uiteindelijk pas een oplossing worden gevonden als er feiten bekend zijn. Probeer dus te achterhalen wat er werkelijk speelt. Als bijvoorbeeld een deelnemer een klacht heeft over de dienstverlening, dan kan dat betekenen dat er iets schort aan de dienstverlening zelf, maar het kan ook gaan om de persoon van de dienstdoende vrijwilliger of over de manier van communiceren. Probeer ook feiten van meningen te onderscheiden. Als de klager bijvoorbeeld zegt dat hij beledigingen naar zijn hoofd heeft gekregen, vraag dan wat er precies is gezegd. Door steeds in de vragende vorm samen te vatten, wordt het duidelijker waar het precies over gaat. Herhaal de uiteindelijke klacht zo, dat de klager zegt: “Ja, dat bedoel ik”.

4.

Noteer de klacht

Zet de klacht op papier zodra de klacht en de feiten vanuit de klager duidelijk zijn. Geef de klacht per e-mail door aan de klachtencoördinator op het Landelijk Bureau: [email protected].

5.

Bepaal je strategie over het vervolg en de wederhoor

Neem genoeg tijd om je strategie te bepalen en intern te overleggen over de vervolgstappen. Beëindig je het gesprek met de klager om die tijd te kunnen nemen. Deel de klager daarbij mee dat je later terugbelt over het vervolg van de klachtbehandeling. Bel de klager dan ook terug als die stappen bekend zijn! Je kent nu de feiten van de kant van de klager, maar die kunnen gekleurd of onjuist zijn. Daarom is het altijd nodig om wederhoor te plegen: het horen van degene over wie het gaat. Doe dat niet zomaar zelf: het kan soms veel nuttiger zijn om daar een afdelingsbestuur, een coördinator of een districtsmanager in te schakelen. Het is ook altijd mogelijk om een advies te vragen aan de klachtencoördinator van het Landelijk Bureau. Zo nodig draag je de verdere afhandeling van de klacht over aan een ander, mits je daar duidelijke afspraken over maakt.

6.

Het probleem of het geschil is duidelijk geworden

Nadat er wederhoor is toegepast, moet het duidelijk zijn geworden waar de klacht over gaat en mogelijk ook hoe deze op een eenvoudige manier kan worden opgelost. Er kan nu een poging worden ondernomen om tot een oplossing te komen.

7.

Opgelost of niet?

Er zijn nu drie mogelijkheden: 

De oplossing is bereikt, het ongenoegen is uit de wereld. Geef ook dat door aan de klachtencoördinator op het Landelijk Bureau

Bijlage 18. Klachtenprotocol Vereniging Humanitas

121



De oplossing is niet bereikt, en de klager dient een klacht in bij de Klachtencommissie Humanitas. Die klacht komt vanzelf bij de klachtencoördinator terecht, maar het is nuttig om de officiële klacht bij de coördinator aan te kondigen.



De oplossing is niet bereikt, maar de klager wil ook geen klacht indienen bij de Klachtencommissie Humanitas. In dat geval eindigt je bemoeienis, en hangt het verder van de klager af of er nog iets gebeurt.

Voor vragen kun je terecht bij de coördinator klachtenprocedure op het Landelijk Bureau: Dolly Leemans, [email protected] / 020 - 523 11 00.

Het klachtenreglement is als bijlage opgenomen in de nota Vrijwilligersbeleid.

Bijlage 18. Klachtenprotocol Vereniging Humanitas

122

Bijlage 19. Afspraken interne klachtafhandeling Inleiding Vereniging Humanitas hanteert een klachtenprocedure. Deze is gericht op het indienen van een klacht bij de klachtencommissie conform het Klachtenreglement. Het beleid van de vereniging is om in eerste instantie te kijken of een interne afhandeling van de klacht tot een, voor betrokkenen, gewenste oplossing leidt voordat de klachtencommissie wordt ingeschakeld (art.4). Tot een interne afhandeling wordt alleen overgegaan als de indiener van de klacht, de klager, hiermee akkoord gaat. Doel vastleggen Afspraken Interne klachtenafhandeling Aangezien de meeste klachten inmiddels intern worden afgehandeld is er behoefte ontstaan aan een procedure. Het doel is helderheid te creëren mbt de routing en verantwoordelijkheden bij de interne behandeling en zorg te dragen dat de afhandeling binnen een reëel tijdsbestek plaatsvindt. Snel kunnen reageren op een klacht haalt bij de klager vaak ‘de angel eruit’ en bevordert de samenwerking. Ook voor degene waartegen de klacht gericht is zal het prettig zijn als een probleem snel opgelost kan worden. Mocht een interne oplossing niet gelukt zijn dan is een snelle procedure ook van belang om binnen de termijnen te blijven mbt het indienen van een klacht bij de Klachtencommissie conform artikel 3.4 van het klachtenreglement. De Afspraken interne klachtafhandeling staat los van het klachtenreglement, wel zijn m.b.t. een aantal afspraken enkele artikelen van het Klachtenreglement gevolgd zoals bewaartermijn dossiers en begrippen. Betrokken partijen (rollen en verantwoordelijkheden) Bij het proces zijn een aantal partijen betrokken. Hieronder worden partijen benoemd. Coördinator klachtenprocedure Vereniging Humanitas heeft een coördinator klachtenprocedure aangesteld. De taak van de coördinator klachtenprocedure is er voor te zorgen dat procedures gevolgd worden zoals deze zijn vastgelegd: het bewaken van het proces. Daarnaast draagt de coördinator klachtenprocedure zorg voor dossiervorming, de jaarlijkse evaluatie met de Klachtencommissie en het Hoofdbestuur en de verantwoording klachtenafhandeling conform de eisen van het CBF. Tevens worden directie en de ondernemingsraad geïnformeerd over het aantal klachten en de aard van de klachten. De coördinator informeert de directeur over klachten betreffende beroepskrachten zodat deze kan afwegen betrokken te willen zijn en in welke mate. Door het invoeren van het beleid om in eerste instantie te komen tot een interne afhandeling van de klacht is het tevens aan de coördinator om partijen te benaderen, m.n de intermediair. De coördinator kan, voor zover daar behoefte aan is, adviseren over de aanpak en informeren over regelingen en procedures.

123

Intermediair De persoon die, i.o.m. de coördinator, de rol van bemiddelaar op zich neemt met als doel partijen tot elkaar te brengen. De Intermediair is gedurende het hele proces verantwoordelijk voor een goede afhandeling van de klacht en wordt geacht te handelen conform de Afspraken interne klachtenafhandeling. Klager De persoon die een klacht indient bij Vereniging Humanitas. Dat kan zijn een vrijwilliger, beroepskracht of een (ex-)deelnemer verbonden aan de vereniging of een bezoeker (zie noot 1). De klager houdt beschikkingsbevoegdheid over het traject van klachtafhandeling en kan alsnog besluiten de klacht in te dienen bij de Klachtencommissie. Beklaagde Degene tegen wie de klacht zich richt, dan wel op wie de klacht betrekking heeft. Klachtencommissie De commissie, ingesteld door het hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas, die bevoegd is om kennis te nemen van de klachten in de zin van het Klachtenreglement (beoordelen van de gegrondheid van de klacht) en daaromtrent advies uit te brengen aan het hoofdbestuur.

Afspraken Interne Klachtenafhandeling 1.

Voorbereiding klachtafhandeling door de coördinator

Definitie klacht Een uiting van ongenoegen over de wijze waarop de klager is behandeld door één of meer vrijwilligers of personeelsleden van de Vereniging Humanitas, dan wel door de Vereniging Humanitas als zodanig. Het ongenoegen kan betrekking hebben op handelingen en beslissingen of op het nalaten daarvan ten aanzien van de klager. In kaart brengen van de klacht Het klachtenreglement geeft aan dat een klacht per brief ingediend kan worden middels het externe adres van de commissie of via de mail . In de praktijk blijkt dat klachten ook gericht worden t.a.v. het Landelijk Bureau of telefonisch aan de coördinator. Bij iedere klacht wordt door de coördinator klachtenprocedure bekeken of -

de klacht daadwerkelijk de vereniging betreft;

-

tegen wat of wie de klacht gericht is: bestuur, vrijwilliger, beroepskracht, afdeling/activiteit, en het onderwerp van de klacht (bijv. bestuurlijke beslissing, verleende dienst, communicatie, schending gedragscode).

1 Conform het Klachtenreglement, art. 3.1.

Bijlage 19. Afspraken interne klachtafhandeling

124

Een intermediair ‘benoemen’ De volgende stap is dat de coördinator klachtenprocedure contact legt met de persoon die als intermediair kan optreden tussen beide partijen. Afhankelijk van de klacht kan dat een bestuurslid, een coördinator, een consulent of een manager zijn. Wel is het de opzet om een zo kort mogelijk lijn te hanteren zodat zo min mogelijk personen betrokken raken bij de klachtafhandeling. Dit om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Inschakelen externe intermediair Als de relatie tussen betrokkenen dermate moeizaam verloopt -of kan gaan verlopen- kan gebruik gemaakt worden van de externe intermediair (iemand uit de ‘omgeving’ van de vereniging die bekend is met de organisatie). Hiervoor wordt contact opgenomen met de coördinator klachtenprocedure.

2.

Vertrouwelijkheid

Ook bij een interne behandeling van een klacht is het van belang dat de vertrouwelijkheid gewaarborgd wordt zoals dat ook in het klachtenreglement beschreven is:”… een ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken is eveneens tot geheimhouding verplicht”.

3.

Afhandeling klacht door de intermediair

Op een zo’n kort mogelijke termijn neemt de intermediair contact op met de klager en de beklaagde om beide partijen te horen. Soms komt men tot een voorstel, soms gaan partijen met elkaar om de tafel met de intermediair als ‘neutrale’ gesprekspartner. Overeenkomstig artikel 3.5 van het klachtenreglement mag de behandeling van een klacht de klager, noch de beklaagde, in een nadelige positie plaatsen. Periode van afhandeling Indien mogelijk wordt binnen een week door de intermediair contact opgenomen met de klager en de beklaagde, maar maximaal binnen 10 werkdagen. Binnen de daarop volgende 10 werkdagen wordt een voorstel voorgelegd aan beide partijen. Het streven is om een klacht binnen een maand afgehandeld te hebben, afhankelijk van hoe partijen reageren op het voorstel. Contact intermediair en coördinator De intermediair stelt de coördinator schriftelijk (per mail) op de hoogte van de route, data m.b.t. te nemen acties en de uitkomst van de klachtafhandeling. Dit om zicht te houden op de procedure en t.b.v. de dossiervorming. De coördinator houdt, voor zover nodig, contact met de intermediair en/of de klager gedurende de afhandeling van de klacht.

4.

Dossiervorming

Van elke ingediende klacht legt de coördinator een dossier aan. Indien een personeelslid bij de klacht betrokken is, wordt het dossier apart van het personeelsdossier van het betrokken personeelslid


125

bewaard. De dossiers worden in een afgesloten kast bewaard; voor de bewaartermijn wordt het Klachtenreglement gevolgd.

5.

Klachtencommissie

Mocht de interne bemiddeling niet leiden tot een oplossing kan de klager -met in acht neming van het klachtenreglement- alsnog besluiten de klacht in behandeling te laten nemen door de klachtencommissie. Deze heeft dan inzage in het dossier.

6.

Periodieke rapportage

De Coördinator Klachtenprocedure draagt er zorg voor dat, middels een geanonimiseerde rapportage, de aard en inhoud van de ingediende klachten en eventuele aanbevelingen worden vastgelegd. Dit rapport wordt binnen drie maanden na het verstrijken van het verslagjaar uitgereikt aan de Directeur en aan het Hoofdbestuur en de Ondernemingsraad conform het klachtenreglement.

Aldus vastgesteld door het hoofdbestuur in zijn vergadering d.d. 26 juni 2012; instemming van de Ondernemingsraad volgde op 6 september 2012.


126

Bijlage 20. Klachtenreglement Vereniging Humanitas Algemeen De Vereniging Humanitas werkt vanuit de humanistische uitgangspunten ‘zelfbeschikking’, ‘verantwoordelijkheid’ en ‘gelijkwaardigheid’. De dienstverlening van en het werken bij Humanitas is daar op geënt. Om zich te onderscheiden en ter vergroting van de herkenbaarheid heeft de vereniging van die uitgangspunten een vertaalslag gemaakt in een aantal concrete Humanitas-waarden, waarmee ze het belang ervan heeft willen onderstrepen. Die humanistische basiswaarden en de daarvan afgeleide Humanitas-waarden geven de richting aan voor het gedrag dat Humanitas wenselijk acht en verwacht van allen die voor of namens haar werken of optreden, zowel in dienstverband als op vrijwillige basis. Status en reikwijdte van het klachtenreglement Het Klachtenreglement Humanitas voorziet in de procedure ter uitvoering van het klachtrecht voor vrijwilligers, cliënten en personeelsleden van Humanitas en anderen, voortvloeiende uit de Communicatie- en de Gedragscodes van de Vereniging Humanitas. Voor vrijwilligers kent Humanitas daarnaast nog de bestuurlijke bezwaar- en beroepsprocedure. Begripsbepalingen De vereniging Humanitas Humanitas, Nederlandse vereniging voor maatschappelijke dienstverlening en samenlevingsopbouw. Bestuur Het hoofdbestuur van Humanitas. Directeur De door het Hoofdbestuur aangestelde functionaris belast met de dagelijkse leiding van de organisatie. Personeelslid Een persoon die krachtens een arbeids- of stageovereenkomst werkzaamheden verricht bij de Vereniging Humanitas. Vrijwilliger Een persoon die als vrijwilliger verbonden is met de Vereniging Humanitas, en in die hoedanigheid werkzaamheden voor de vereniging verricht. Onder werkzaamheden wordt tevens bestuurswerk verstaan.

Bijlage 20. Klachtenreglement Vereniging Humanitas

127

Cliënt/Deelnemer De natuurlijke persoon die gebruik wil maken, gebruik maakt of gebruik heeft gemaakt van de dienstverlening van de Vereniging Humanitas. Klager Een persoon die een klacht indient bij de Klachtencommissie. Beklaagde Degene tegen wie de klacht zich richt, dan wel op wie de klacht betrekking heeft. Klacht Een schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop de klager is behandeld door één of meer vrijwilligers of personeelsleden van de Vereniging Humanitas, dan wel door de Vereniging Humanitas als zodanig. Het ongenoegen kan betrekking hebben op handelingen en beslissingen of op het nalaten daarvan ten aanzien van de klager. Klachtencommissie De commissie, ingesteld door het hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas, die bevoegd is om kennis te nemen van de klachten in de zin van dit reglement en daaromtrent advies uit te brengen aan het hoofdbestuur. Behandelende leden De leden van de Klachtencommissie die de klacht behandelen en advies uitbrengen aan het hoofdbestuur. Onafhankelijk lid Een lid van de Klachtencommissie dat niet werkzaam is als personeelslid of (bestuurlijk) vrijwilliger bij de Vereniging Humanitas. Ambtelijk secretaris Een daartoe door het hoofdbestuur aangewezen jurist die de Klachtencommissie ambtelijk ondersteunt bij de afwikkeling van de klacht en de advisering aan het hoofdbestuur. Coördinator Klachtenprocedure Door de organisatie aangestelde beroepskracht die zorg draagt voor registratie van klachten en de te volgen procedures coördineert. De coördinator treedt op als tussenpersoon tussen klachtencommissie en bestuur. Tevens onderzoekt de coördinator mogelijkheden tot interne bemiddeling en brengt zo nodig het interne bemiddelingsproces op gang conform ’Afspraken Interne Klachtafhandeling’. Gedragscode De door de Vereniging Humanitas gestelde regels ten aanzien van ongewenst gedrag.


128

Communicatiecode De door de Vereniging Humanitas gestelde regels ten aanzien van de communicatie door of namens de vereniging. Verslagjaar Het kalenderjaar waarover verslag wordt gedaan. Inhoud van het klachtenreglement Het klachtenreglement bevat bepalingen over de wijze waarop de klachten die tegen één of meer vrijwilligers of personeelsleden en/of de vereniging worden ingediend, worden afgehandeld Betiteling Daar waar in dit klachtenreglement de mannelijke vorm wordt gehanteerd, wordt uitdrukkelijk tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. Invoering Met de inwerkingtreding van dit klachtenreglement komt het Klachtenreglement Humanitas dat door het hoofdbestuur op 17 juli 2009 is vastgesteld, te vervallen.

Artikel 1. Samenstelling van de Klachtencommissie 1.

De Klachtencommissie bestaat uit ten minste vijf, en ten hoogste acht leden

2.

De leden van de Klachtencommissie worden door het bestuur voor een periode van vier jaar benoemd. Zij kunnen na het verstrijken van hun zittingsperiode steeds aansluitend voor een bepaalde periode (max. 4 jaar) worden herbenoemd

3.

Alle leden van de Klachtencommissie zijn onafhankelijk

4.

Ten minste één lid wordt benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad van de Vereniging Humanitas.

5.

De Klachtencommissie is zodanig samengesteld dat er voldoende deskundigheid aanwezig is voor de behandeling van klachten.

6.

Het bestuur wijst uit de leden van de Klachtencommissie een vaste commissievoorzitter aan.

7.

Het bestuur kan voor elk van de leden van de Klachtencommissie een plaatsvervanger benoemen, daar waar nodig in overleg met de Ondernemingsraad.


129

8.

Het lidmaatschap van de Klachtencommissie eindigt: a.

door opzegging door het commissielid;

b.

door het verstrijken van de periode waarvoor een commissielid is benoemd

c.

door overlijden van het commissielid

d.

doordat een commissielid op verzoek van de overige commissieleden door het bestuur uit zijn functie wordt ontheven, indien dit lid bij het uitoefenen van zijn functie niet de zorgvuldigheid in acht neemt die in het maatschappelijk verkeer betamelijk is;

e.

door royement van een commissielid op grond van het niet naleven van artikel 7 van dit reglement, betreffende de geheimhoudingsplicht.

9.

De Klachtencommissie kan zonodig deskundigen raadplegen omtrent de inhoud van de klacht en/of een onderzoek laten verrichten door externe deskundigen. De kosten van de externe deskundigen komen voor rekening van Humanitas. Van dit recht kan de Klachten- commissie gebruik maken nadat ze het daartoe aangewezen personeelslid van het Landelijk Bureau daarover heeft geïnformeerd.

Artikel 2. Wraking en verschoning 1.

De klager kan bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de Klachtencommissie aan de behandeling van de klacht (wraking), wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken.

2.

De overige behandelende leden van de Klachtencommissie beslissen of dit bezwaar terecht is gemaakt. Bij staking van stemmen wordt dit geacht het geval te zijn. De beslissing wordt binnen tien werkdagen na het kenbaar maken van het bezwaar door de klager, door de ambtelijk secretaris schriftelijk medegedeeld aan de klager en de beklaagde.

3.

Een lid van de Klachtencommissie dient zich te onttrekken aan de behandeling van een klacht (verschoning), wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. Hij is verplicht dit te doen, indien de overige behandelende leden van de Klachtencommissie van oordeel zijn dat voornoemde feiten of omstandigheden zich ten aanzien van hem voordoen.

4.

In geval van wraking of verschoning wordt het betrokken lid vervangen door een ander lid van de Klachtencommissie, of door een plaatsvervangend lid.


130

Artikel 3. Indiening van de klacht 1.

Bevoegd om een klacht bij de Klachtencommissie in te dienen is: a.

De beroepskracht (personeelslid), met een klacht dat hij onheus of onzorgvuldig is bejegend door één of meer andere vrijwilligers, door één of meer personeelsleden of door de vereniging Humanitas als zodanig;

b.

De vrijwilliger, met een klacht dat hij onheus of onzorgvuldig is bejegend door één of meer andere vrijwilligers, door één of meer personeelsleden of door de vereniging Humanitas als zodanig;

c.

De cliënt (ook deelnemer genoemd), met een klacht dat hij onheus of onzorgvuldig is bejegend door één of meer vrijwilligers, één of meer personeelsleden of de vereniging Humanitas als zodanig, en/of met een klacht dat de door of namens de vereniging Humanitas verleende dienst niet naar behoren is uitgevoerd;

d.

Een ieder, waaronder begrepen iedere rechtspersoon, met een klacht dat er in strijd met de Communicatiecode van de Vereniging Humanitas is gehandeld of nagelaten;

e

De vrijwilliger, het personeelslid, de cliënt of de bezoeker met een klacht over ongewenst gedrag in de zin van de Gedragscode Humanitas.

2.

Klager en beklaagde kunnen zich bij de indiening en/of de behandeling van de klacht laten vertegenwoordigen door een schriftelijk daartoe gemachtigde of een wettelijk vertegenwoordiger. Tevens kunnen zij zich in de procedure door één of meer andere personen laten bijstaan, waaronder begrepen de vertrouwenspersoon in de zin van artikel 8 lid 2 Gedragscode.

3.

De klacht moet schriftelijk, gemotiveerd en ondertekend worden ingediend bij de Klachtencommissie Humanitas, Postbus 37113, 1030 AC Amsterdam.

4.

Van de behandeling van een klacht kan worden afgezien als, sinds de dag waarop het feit waarop de klacht betrekking heeft zich heeft voorgedaan, op de dag van indiening van de klacht meer dan één jaar of, ingeval het een schending van de Gedragscode betreft, twee jaar verstreken is. Als dit het geval is, zal met de ingediende klacht omgegaan worden conform het gestelde ten aanzien van niet-ontvankelijkheid in artikel 4 lid 5 van dit reglement.

5.

De enkele indiening van de klacht mag de klager niet in een nadelige positie brengen. Evenmin mag de enkele indiening van een klacht de beklaagde in een nadelige positie plaatsen.

6.

De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. Hiervan moet de klager schriftelijk en gemotiveerd mededeling doen aan de Klachtencommissie. De verdere afwikkeling van de klacht door de Klachtencommissie zal dan worden gestaakt.

7.

Verstek door een van de partijen levert geen reden voor het staken van de behandeling van de klacht door de Klachtencommissie.


131

Artikel 4. Behandeling van de klacht 1.

Iedere klacht wordt behandeld door drie leden van de Klachtencommissie, al naar gelang de verlangde positie en deskundigheid, aan te wijzen door de commissievoorzitter van de Klachtencommissie. Tenminste één behandelend lid is onafhankelijk. Klachten over schending van de Gedragscode worden uitsluitend behandeld door drie onafhankelijke leden, van wie minimaal één lid deskundig is op het gebied van bestrijding van ongewenst gedrag.

2.

De behandeling van de klacht vindt plaats onder het (tijdelijk) voorzitterschap van een onafhankelijk behandelend lid. De behandelende leden worden bijgestaan door een ambtelijk secretaris.

3.

De behandelende leden zijn in hun oordeelsvorming, beslissing en advies onafhankelijk van de overige leden van de Klachtencommissie.

4.

Na ontvangst van de klacht gaat de commissievoorzitter van de Klachtencommissie na welke pogingen er zijn gedaan om in overleg met de klager tot een gezamenlijke oplossing te komen. Indien wordt ingeschat dat een poging tot bemiddeling, al dan niet met tussenkomst van een vertrouwenspersoon, (als)nog tot een gezamenlijke oplossing zou kunnen leiden, kan de commissievoorzitter bepalen de klachtbehandeling, hangende de bemiddelingspoging, op te schorten. Hierover zal de klager binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht worden geïnformeerd.

5.

De commissievoorzitter van de Klachtencommissie beoordeelt in samenspraak met de ambtelijk secretaris en de coördinator Klachtenprocedure de ontvankelijkheid van de klacht. Een klacht is ontvankelijk, wanneer: -

de klager gerechtigd is een klacht in te dienen conform het gestelde in art. 3 lid 1 a t/m d van dit reglement;

-

de klacht is ingediend binnen de gestelde termijn conform het gestelde in art. 3 lid 4 van dit reglement;

-

de klacht is ingediend conform het gestelde in art. 3 lid 3 van dit reglement;

-

de aard van de klacht past binnen dit reglement (zie de definiëring van ‘klacht’ bij de begripsbepalingen op pag. 1 van dit reglement).

-

Bij indiening van een klacht door een beroepskracht m.b.t. bejegening en onzorgvuldige behandeling door een mede beroepskracht wordt deze geacht eerst de route in de lijn (leidinggevende of diens leidinggevende) te hebben gevolgd om tot een oplossing te komen.


132

Als de klacht ontvankelijk is, bevestigt de ambtelijk secretaris dit binnen een termijn van tien werkdagen na ontvangst van de klacht schriftelijk aan de klager en handelt hij verder conform het bepaalde in lid 6. Als de klacht niet-ontvankelijk is en herstel mogelijk is, stelt de ambtelijk secretaris de klager in de gelegenheid om dit binnen vijftien werkdagen te herstellen. Als de klacht onherstelbaar niet-ontvankelijk is, deelt de ambtelijk secretaris dit binnen een termijn van tien werkdagen na ontvangst van de klacht schriftelijk met redenen omkleed aan de klager mee. 6.

De ambtelijk secretaris zendt, tegelijkertijd met de bevestiging van ontvankelijkheid van de klacht conform het bepaalde in lid 5, een afschrift van de klacht aan de beklaagde en nodigt deze uit om binnen vijftien werkdagen na dato van verzending, een schriftelijk verweer bij de Klachtencommissie in te dienen. De Klachtencommissie kan daarop, indien noodzakelijk, binnen een termijn van vijftien werkdagen besluiten tot een tweede ronde van schriftelijke behandeling, waarbij de klager op het verweer van de beklaagde kan reageren, en de beklaagde weer daarop, steeds binnen vijftien werkdagen na ontvangst van de desbetreffende uitnodiging van de Klachtencommissie.

7.

De Klachtencommissie is in elke stand van de zaak bevoegd om beide partijen één of meerdere keren op te roepen om te verschijnen voor een mondelinge toelichting van de klacht en bepaalt daartoe dag, uur en plaats. Het horen der partijen kan afzonderlijk of in elkaars aanwezigheid geschieden. Van elk gesprek wordt een verslag opgesteld. Als een partij niet verschijnt kan de Klachtencommissie zonodig die partij opnieuw uitnodigen, of de klachtbehandeling voortzetten met vermelding van het niet verschijnen. Voor beroepskrachten en vrijwilligers geldt dat zij gehoor dienen te geven aan een oproep om te verschijnen.

8.

Indien de klacht een schending van de Gedragscode betreft, hoort de Klachtencommissie binnen een maand na indiening van de klacht afzonderlijk de klager en de beklaagde. Van elk gesprek wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt. Het verslag van het gesprek met de klager wordt aan de beklaagde verstrekt, en het verslag van het gesprek met de beklaagde wordt aan de klager verstrekt. De Klachtencommissie hoort daarop wederom beide partijen afzonderlijk, waarbij elke partij in ieder geval de gelegenheid krijgt om op de hierboven bedoelde gespreksverslagen te reageren.

Artikel 5. Het verstrekken van inlichtingen 1.

De Klachtencommissie kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij de klager, de beklaagde, alsmede bij overige personen binnen of buiten de vereniging. Als het een klacht over de schending van de Gedragscode betreft, zijn personen in dienst van de vereniging verplicht de verlangde informatie te verstrekken.


133

2.

Van het inwinnen van nadere informatie wordt schriftelijk aantekening gehouden door de Klachtencommissie. Deze aantekeningen worden opgenomen in het dossier en bevatten datum, inhoud en eventueel plaats of bron van de verkregen informatie.

3.

Van alle bescheiden betrekking hebbend op een klacht wordt ten spoedigste een afschrift gezonden aan klager en de beklaagde, met uitzondering van vertrouwelijke medische informatie.

Artikel 6. Inzagerecht 1.

Zowel de klager als de beklaagde worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien, met uitzondering van vertrouwelijke medische informatie.

2.

Stukken die door een van de partijen worden ingediend onder de conditie dat de andere partij hierin geen inzage mag hebben, worden niet in behandeling genomen en door de secretaris van de Klachtencommissie geretourneerd aan de betreffende partij, tenzij het vertrouwelijke medische informatie betreft.

Artikel 7. Geheimhouding 1.

Elk lid van de Klachtencommissie is op straffe van royement tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle de partijen betreffende gegevens en informatie die hem bij de behandeling van de klacht ter kennis zijn gekomen en voorts is ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken eveneens tot geheimhouding verplicht.

2.

De Klachtencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokkenen, voorafgaand aan elke behandeling van de klacht, de in artikel 7 lid 1 omschreven plicht mee.

Artikel 8. Beslissing Klachtencommissie 1.

De Klachtencommissie neemt binnen twintig werkdagen nadat partijen voor de laatste maal mondeling of schriftelijk zijn gehoord, de beslissing omtrent de gegrondheid van de klacht, en deelt deze schriftelijk en met redenen omkleed mede aan het bestuur, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. Tegelijkertijd informeert de ambtelijk secretaris klager en beklaagde over dit feit en over de termijn waarop zij een beslissing van het bestuur kunnen verwachten.

2.

Bij afwijking van de in het eerste lid van dit artikel genoemde termijn doet de Klachtencommissie daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en de beklaagde onder vermelding van de nadere termijn waarbinnen de Klachtencommissie haar oordeel over de klacht zal uitbrengen.


134

Artikel 9. Maatregelen 1.

Het bestuur deelt de klager, de beklaagde en de Klachtencommissie binnen vier weken na ontvangst van het in artikel 8 van dit reglement bedoelde advies van de Klachtencommissie schriftelijk mee welke beslissing zij naar aanleiding hiervan heeft genomen, onder overlegging aan elk van de gehoorde partijen van het gespreksverslag en van het verslag van bevindingen van de Klachtencommissie en advies aan het bestuur. Als het een klacht over de schending van de Gedragscode betreft, wordt een afschrift van de beslissing tevens aan de vertrouwenspersoon gezonden.

2.

Van de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn kan worden afgeweken. Het bestuur moet hiervan tijdig en met redenen omkleed mededeling doen aan de klager, de beklaagde en de Klachtencommissie. Tevens moet zij aangeven op welke termijn zij op het advies zal beslissen. Hierbij geldt een maximale termijn van tien weken.

Artikel 10. Spoedeisende zaken De procedure voor de Klachtencommissie kent een gemiddelde doorlooptijd van ca. vier maanden. Indien de Klachtencommissie van oordeel is dat de behandeling van de klacht een spoedeisend karakter heeft, dan kan zij in dit reglement genoemde termijnen bekorten. De Klachtencommissie deelt dit de betrokkenen zo spoedig mogelijk schriftelijk en met opgave van redenen mee.

Artikel 11. Periodieke rapportage De Klachtencommissie maakt -middels de Coördinator klachtenprocedure- jaarlijks haar bevindingen geanonimiseerd bekend in een rapport waarin aantal, aard en inhoud van de ingediende klachten, het oordeel van de Klachtencommissie en de eventuele aanbevelingen van de commissie worden vermeld. Tevens wordt in dit rapport een overzicht gepresenteerd van de eventueel door de Klachtencommissie gesignaleerde structurele knelpunten. Dit rapport wordt binnen drie maanden na het verstrijken van het verslagjaar uitgereikt aan het bestuur, het GMT en de Ondernemingsraad.

Artikel 12. Verslag De werkzaamheden van de Klachtencommissie in het betreffende kalenderjaar worden geanonimiseerd opgenomen in het jaarverslag van de Vereniging Humanitas.


135

Artikel 13. Dossier bij klachten inzake de Gedragscode 1.

Van elke bij haar ingediende klacht over schending van de Gedragscode legt de Klachtencommissie een dossier aan. Het beheer van het dossier is in handen van de Coördinator Klachtenprocedure. Indien een personeelslid bij de klacht betrokken is, wordt het dossier apart van het personeelsdossier van het betrokken personeelslid bewaard. In dat geval wordt in het personeelsdossier uitsluitend aantekening gehouden van de beslissing van het bestuur, met weergave van de inhoud van die beslissing.

2.

De behandelende leden van de commissie en de vertrouwenspersoon hebben te allen tijde toegang tot het in lid 1 bedoelde dossier.

3.

Indien een klacht niet ontvankelijk of ongegrond wordt verklaard, wordt het betreffende dossier terstond vernietigd.

4.

De overige dossiers worden gedurende een termijn van twee jaar, te rekenen vanaf de beslissing van het bestuur, bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd. Bij tussentijds ontslag of vertrek van een personeelslid tegen wie een klachtenprocedure heeft gediend, worden diens gegevens vernietigd.

Artikel 14. Vaststelling en wijziging van dit reglement Dit reglement wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd of ingetrokken door het hoofdbestuur, met instemming van de Ondernemingsraad.

Artikel 15. Slotbepaling 1.

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Klachtencommissie. De commissie doet daarvan melding aan het hoofdbestuur en neemt dat feit op in haar periodieke rapportage.

2.

De regeling treedt in werking op 1 juli 2009 en vervangt alle eerdere klachtenregelingen van de Vereniging Humanitas.

3.

Het Klachtenreglement Humanitas is opgenomen in de notitie Humanitas Vrijwilligersbeleid, in het handboek Personeelsbeleid van Humanitas en voor belangstellenden opvraagbaar bij het landelijk bureau van de vereniging. Het reglement is te raadplegen via de website www.humanitas.nl.

Aldus vastgesteld 16.07.2009; gewijzigd met vaststelling in de vergadering van het hoofdbestuur op 19-03-2013; met instemming van de Ondernemingsraad op 14-05-2013.


136

Bijlage: stroomschema procedure


137

Bijlage 21. Bezwaar/beroepsprocedure bestuurlijke besluiten voor vrijwilligers van Humanitas (2009) Algemeen De Vereniging Humanitas werkt vanuit de humanistische uitgangspunten ‘zelfbeschikking’, ‘verantwoordelijkheid’ en ‘gelijkwaardigheid’. De dienstverlening van en het werken bij Humanitas is daar op geënt. Om zich te onderscheiden en ter vergroting van de herkenbaarheid heeft de vereniging van die uitgangspunten een vertaalslag gemaakt in een aantal concrete Humanitas-waarden, waarmee ze het belang ervan heeft willen onderstrepen. Die humanistische basiswaarden en de daarvan afgeleide Humanitas-waarden geven de richting aan voor het gedrag dat Humanitas wenselijk acht en verwacht van allen die voor of namens haar werken of optreden, zowel in dienstverband als op vrijwillige basis. Bezwaar-/beroepsprocedure Deze procedure heeft ten doel een individuele vrijwilliger van de Vereniging Humanitas een middel te verschaffen om bezwaar te maken tegen de inhoud van een bestuurlijke beslissing van of namens een bestuursorgaan van de vereniging Humanitas, die voor de betrokken vrijwilliger als onredelijk of onterecht worden beschouwd. Die bestuurlijke beslissing treft de vrijwilliger persoonlijk in zijn betrokkenheid bij en zijn activiteiten voor een afdeling van Humanitas of voor een landelijke activiteit. Op grond van dit reglement kan hij – slechts persoonlijk – tegen een dergelijke beslissing bezwaar maken. Wanneer de hierna beschreven bezwaarprocedure niet tot een voor de betrokken vrijwilliger bevredigende uitkomst leidt, kan de vrijwilliger daarvan nog éénmaal – in laatste instantie – in beroep bij het orgaan dat toezicht houdt op het orgaan dat de aangevochten beslissing heeft genomen. Kenmerk van de behandeling van een bezwaar/beroep van een vrijwilliger is dat het een bestuurlijke procedure is, waarbij de zorgvuldigheid van het besluitvormingsproces nogmaals zal worden bekeken en het genomen besluit opnieuw zal worden gewogen. Wanneer een vrijwilliger het niet eens is met de wijze waarop hij is behandeld of bejegend door een aan de Vereniging Humanitas verbonden persoon, kan hij een beroep doen op de klachtenregeling van de vereniging Humanitas waarin het klachtrecht voor vrijwilligers, cliënten, personeelsleden en anderen wordt geregeld dat voortvloeit uit de binnen Humanitas geldende gedrags- en communicatiecodes.

138

Begripsbepalingen De vereniging Humanitas Humanitas, Nederlandse vereniging voor maatschappelijke dienstverlening en samenlevingsopbouw. Bestuur Het hoofdbestuur van Humanitas. Districtsbestuur Het bestuur van een district van de vereniging Humanitas. Afdelingsbestuur Het bestuur van een afdeling van de vereniging Humanitas. Vrijwilliger Een persoon die als vrijwilliger verbonden is met de Vereniging Humanitas, en in die hoedanigheid werkzaamheden voor de vereniging verricht. Bezwaar Een schriftelijke uiting van ongenoegen over de inhoud van een bestuurlijke beslissing van of namens een afdelings-, districtsbestuur en/of het hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas. Betiteling Daar waar in deze procedurebeschrijving de mannelijke vorm wordt gehanteerd, wordt uitdrukkelijk tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. I) Procedure Wanneer een vrijwilliger een bezwaar wenst te maken tegen de inhoud van een bestuurlijke beslissing van of namens een bestuursorgaan van de vereniging Humanitas, omdat hij die beslissing als onredelijk of onterecht beschouwt ten aan zien van zijn persoonlijk functioneren, voor zijn persoonlijke betrokkenheid bij of voor de wijze waarop de activiteit waarbij hij als vrijwilliger is betrokken, wordt vormgegeven of uitgevoerd, staat hem de navolgende procedure open. 1.1 Het bezwaar dient schriftelijk te worden aangetekend bij het bestuur dat de gewraakte beslissing heeft genomen. 1.2 Binnen 4 weken na de datum van ontvangst van het bezwaar door het bestuur waaraan het bezwaar is gericht, heeft – op uitnodiging van dat bestuur– mondeling overleg plaats tussen de vrijwilliger die het bezwaar heeft gemaakt en (een delegatie van) het betrokken bestuur, over de inhoud van het bestuursbesluit waartegen het bezwaar is gericht. 1.3 Met inachtneming van de argumenten die door de bezwaarmakende vrijwilliger in het overleg zijn aangevoerd, zal het bewuste bestuur het besluitvormingsproces nogmaals zorgvuldig tegen het licht houden en het genomen bestuursbesluit heroverwegen.

Bijlage 21. Bezwaar/beroepsprocedure bestuurlijke besluiten voor vrijwilligers Humanitas

139

1.4 Dat bestuur zal uiterlijk 4 weken na het hiervoor bedoelde overleg een schriftelijke samenvatting van het verloop van dat gesprek toesturen aan de vrijwilliger en hem, eveneens schriftelijk, zijn conclusies naar aanleiding van de heroverweging en besluitvormingstoets meedelen. 1.5 Wanneer die samenvatting en de conclusies, bedoeld onder 1.4, naar tevredenheid zijn van de vrijwilliger, tekenen beide partijen de samenvatting en de conclusies voor akkoord. 1.6 Wanneer de samenvatting en de conclusies niet naar tevredenheid zijn van de bezwaarmakende vrijwilliger, staat hem (éénmalig) beroep open bij het bestuursorgaan dat toezicht houdt op het bestuur dat de beslissing heeft genomen. M.a.w.: ingeval het bezwaar is gemaakt tegen een beslissing van een afdelingsbestuur, kan in beroep worden gegaan bij het bestuur van het district waartoe de afdeling behoort. Is het bezwaar gemaakt tegen een beslissing van een districtsbestuur, dan staat de vrijwilliger – in laatste instantie - beroep open bij het hoofdbestuur. 1.7 Van de behandeling van een bezwaar kan worden afgezien als er meer dan één jaar is verstreken sinds het moment waarop het feit zich heeft voorgedaan, waartegen het bezwaar zich richt. II) Beroep 2.1 Een vrijwilliger kan éénmalig beroep aantekenen tegen de inhoud van een bestuursbesluit, eerst nadat de hiervoor omschreven bezwaarprocedure is doorlopen en afgerond. 2.2 De termijn voor het aantekenen van beroep tegen de inhoud van een bestuursbesluit sluit uiterlijk twee weken na de datum van ontvangst door de vrijwilliger van de hiervoor in 1.4 bedoelde schriftelijke samenvatting en conclusies van het betrokken bestuur. 2.3 Het beroep heeft geen opschortende werking ten aanzien van de gewraakte, in eerste instantie genomen, bestuursbeslissing, tenzij het toezichthoudende bestuur dat het beroep behandelt, anders beslist. 2.4 Het bestuur dat het beroep in behandeling heeft, onderzoekt of naar zijn oordeel: - de gewraakte beslissing zorgvuldig is genomen en past binnen de redelijkheid en billijkheid; - de gewraakte beslissing in lijn is met het verenigingsbeleid, de geldende richtlijnen en voldoende met redenen is omkleed; - de gewraakte beslissing helder en ondubbelzinnig is; - (de consequenties van) het besluit niet (botsen/)botst met de humanistische uitgangspunten van het Humanitas-werk; - (de consequenties van) het besluit aanleiding geeft/geven tot bijstelling van het bestaande verenigingsbeleid en/of de geldende richtlijnen, dan wel tot ontwikkelen van nieuw(e) beleid(slijnen). 2.5 Het bestuur dat het beroep in behandeling heeft, zal de betrokken partijen de gelegenheid bieden te worden gehoord. Indien dat voor een goede oordeelsvorming nuttig wordt geacht, kan het behandelende bestuur ook anderen horen. 2.6 Uiterlijk binnen 4 weken na de laatste bijeenkomst van hoor en wederhoor, doet het behandelende bestuur uitspraak, welke uitspraak per omgaande schriftelijk en met redenen omkleed aan de betrokken partijen zal worden toegestuurd. Deze uitspraak is definitief en niet meer aanvechtbaar. De uitspraak wordt tevens voor kennisgeving toegestuurd aan het hoofdbestuur (in die gevallen dat dit bestuur niet de uitspraak doet).


140

III) Overige bepalingen 3.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het hoofdbestuur. 3.2 Dossiers van bezwaar- en beroepsprocedures volgens deze procedure worden bewaard voor een periode van twee jaar, waarna ze worden vernietigd. 3.3 Deze procedure wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd of worden ingetrokken door het hoofdbestuur. 3.4 De behandeling van bezwaren van vrijwilligers verloopt met ingang van 1 juli 2009 volgens de procedures, aangegeven in dit reglement.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het hoofdbestuur op 12 maart 2009


141

Bijlage 22. Privacyreglement Vereniging Humanitas (2012) Het bestuur van de Vereniging Humanitas gevestigd te Amsterdam, Overwegende Dat het doel van Humanitas is om diensten van mens-tot-mens te bieden op de terreinen van welzijn, wonen en zorg aan mensen die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen; Dat Humanitas dit doel realiseert door vrijwilligers te werven en activiteiten te organiseren waarin vrijwilligers deze diensten aan deelnemers aanbieden; Dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens te verwerken van vrijwilligers, deelnemers en beroepskrachten van Humanitas die bij de uitvoering van deze activiteiten zijn betrokken; Dat het voor een zorgvuldige verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om deze verwerking nader te reguleren; In aanmerking nemende Artikel 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden; Artikel 10 Grondwet; Artikel 272 Wetboek van Strafrecht; Wet bescherming persoonsgegevens; Stelt het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens Artikel 1

Begripsbepalingen

applicatiebeheerder

de beroepskracht van Humanitas die de bedrijfsprocessen in verband met het verwerken van persoonsgegevens in het bestand bewaakt en in dit verband de beheerders van het bestand aanwijzingen geeft;

beheerder

degene die op basis van besluiten van het (afdelings – districts - of landelijk) bestuur en op aanwijzing van de applicatiebeheerder (persoons)gegevens die in verband met de uitvoering van een project van deelnemers, uitvoerend vrijwilligers en coördinatoren vastlegt in het bestand en deze beheert, conform de bepalingen van dit reglement;

beroepskracht

de persoon die op basis van een arbeidsrelatie werkzaam is voor Humanitas;

bestand

de verzameling persoonsgegevens vastgelegd door Humanitas met het oog op de dienstverlening, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is

142

of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze en dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is; betrokkene

de persoon op wie een persoonsgegeven dat Humanitas heeft vastgelegd in zijn bestand betrekking heeft;

bijzondere persoonsgegevens

persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging;

coördinator

degene die de uitvoering van een of meer projecten coördineert en gegevens vastlegt m.b.t. deelnemers, vrijwilligers en contacten;

deelnemer

degene die een of meer diensten van Humanitas afneemt en in dat verband deelneemt aan een of meer projecten;

derde

ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de deelnemer, de vrijwilliger, of enig ander persoon die op grond van dit reglement bevoegd is persoonsgegevens te verwerken;

dienstverlening

iedere vorm van het verlenen van diensten aan deelnemers door uitvoerend vrijwilligers namens Humanitas, daaronder ook begrepen diensten die in groepsverband worden geboden, zoals cursorische activiteiten en excursies;

consulent maatschappelijke activering

beroepskracht die afdelingsbesturen en werkgroepen adviseert en die tevens leidinggevende is van de beroepskrachten van Humanitas die de taak van coördinator uitvoeren;

persoonsgegeven

elk gegeven betreffende een een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;

portefeuillehouder

bestuurder van een afdeling of een district die een of meer coördinatoren aanstuurt die deze taak als vrijwilliger uitoefenen;

Registratiesysteem In Veilige Handen

registratiesysteem van de vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk waarin organisaties van vrijwilligerswerk die lid zijn van de vereniging persoonsgegevens kunnen vastleggen van vrijwilligers na gesanctioneerd grensoverschrijdend seksueel gedrag;

relatiebeheerder

degene die zorg draagt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke persoonsgegevens ten behoeve van contacten van Humanitas met deelnemers en vrijwilligers;

uitvoerend vrijwilliger

degene die in het kader van een project diensten verleent aan een of meer deelnemers;

verantwoordelijke

het Hoofdbestuur van Humanitas;

Bijlage 22. Privacyreglement Humanitas 2012

143

verwerking van persoonsgegevens

elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

vrijwilliger

degene die anders dan op basis van een arbeidsrelatie taken uitvoert namens Humanitas, zoals bijvoorbeeld als uitvoerend vrijwilliger, als bestuurslid, als coördinator of als portefeuillehouder;

wettelijk vertegenwoordiger Artikel 2

degene die het gezag uitoefent over een minderjarige.

Doel van de gegevensverwerking

1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement is het verlenen van diensten van mens- tot- mens op de terreinen van welzijn, wonen en zorg aan deelnemers die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen. 2. Humanitas realiseert dit doel door vrijwilligers te werven en projecten te organiseren waarin vrijwilligers de in lid 1 genoemde diensten aan deelnemers aanbieden. Artikel 3

Toepassingsgebied

1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers en beroepskrachten voor zover zij betrokken zijn bij de organisatie van de projecten en de uitvoering van diensten voor deelnemers. 2. Dit reglement is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van beroepskrachten ten behoeve van het voeren van personeelsbeleid door Humanitas en evenmin op de verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs van Humanitas. 3. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4

Verantwoordelijke

1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemer. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de deelnemergegevens afdoende maatregelen worden genomen.


144

4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel, zoals omschreven in artikel 2, noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden bewaard of anderszins verwerkt dan voor dit doel noodzakelijk is. Artikel 5

Verantwoordelijkheid van ieder die gegevens verwerkt

Ongeacht de verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in artikel 4, draagt ook ieder die op grond van dit reglement bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken er zorg voor dat de persoonsgegevens die hij verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn, dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen en dat hij de bepalingen van dit reglement naleeft. Artikel 6

Informatieplicht ten aanzien van de betrokkene

In het eerste contact met de betrokkene informeert Humanitas de betrokken deelnemer en vrijwilliger over het vastleggen van zijn gegevens in het bestand. Humanitas beschrijft welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten moet wenden. Artikel 7

De persoonsgegevens die in het bestand worden vastgelegd

1. Humanitas legt in het bestand de persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de projecten en een zorgvuldige dienstverlening aan de deelnemer. 2. Ten aanzien van de deelnemers worden vastgelegd: -

Naam, adres, geboortedatum, contactgegevens;

-

Het project, of de projecten waaraan de deelnemer mee doet, of heeft meegedaan;

-

De start en de afsluiting van de dienstverlening aan de deelnemer, alsmede voor zover relevant, gegevens over de uitvoering en over de resultaten van de dienstverlening;

-

Alle overige gegevens die voor de uitvoering van de dienstverlening aan de deelnemer relevant zijn, zoals bijvoorbeeld aantekeningen van gesprekken die een uitvoerend vrijwilliger met de deelnemer voert, gegevens over de beheersing van de Nederlandse taal en indien deze niet toereikend is, gegevens over de beheersing van een andere taal en gegevens over de (gezins)omstandigheden waarin de deelnemer zich bevindt.

3. Ten aanzien van de vrijwilligers en beroepskrachten worden vastgelegd gegevens over: -

De rol of de rollen die zij vervullen en hun betrokkenheid bij de projecten;

-

Naam en emailadres van de beroepskrachten;

-

Naam, adres, geboortedatum en contactgegevens van de vrijwilligers;

-

Alle overige gegevens die voor de uitvoering van de dienstverlening aan de deelnemer relevant zijn, zoals bijvoorbeeld aantekeningen van gesprekken die een uitvoerend vrijwilliger met de deelnemer voert.


145

4. In het bestand worden, behoudens het bepaalde in lid 5 en lid 6, geen bijzondere persoonsgegevens opgenomen. 5. Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is kunnen, met uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer, persoonsgegevens worden opgenomen over de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand waarin de deelnemer verkeert. 6. In verband met de veiligheid van deelnemers kunnen bijzondere persoonsgegevens omtrent gesanctioneerd grensoverschrijdend gedrag van een vrijwilliger in het bestand worden opgenomen, voor zover dit gedrag is gesanctioneerd op basis van de gedragscode en het tuchtrecht dat op de organisatie en de vrijwilliger van toepassing is in het kader van de deelname van Humanitas in het project “In Veilige Handen”. De vrijwilliger wordt over het vastleggen van deze gegevens geïnformeerd. 7. Gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van beleidsvorming, beleidsvoering, beleidsevaluatie en het afleggen van verantwoording, worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 8

Toegang tot het bestand

1. Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand hebben, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening: -

de verantwoordelijke;

-

de beheerder;

-

de coördinator voor zover het betreft gegevens over projecten die hij coördineert;

-

de uitvoerend vrijwilliger, voor zover de coördinator hem toegang tot het bestand heeft verleend en het gegevens betreft van deelnemers aan wie hij diensten verleent;

-

de relatiebeheerder;

-

de applicatiebeheerder;

-

Beroepskrachten die technische en administratieve taken uitvoeren voor zover hen toegang is verleend door hun leidinggevenden.

2. De personen die op grond van lid 1 toegang hebben tot persoonsgegevens in het bestand, kunnen deze gegevens aanvullen of bewerken, voor zover dit aanvullen of bewerken uit hun taakuitoefening voortvloeit. Artikel 9

Verstrekken van persoonsgegevens uit het bestand

1. De beheerder verstrekt desgevraagd aan de consulent maatschappelijke activering en aan de portefeuillehouder persoonsgegevens uit het bestand, voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening. 2. De beheerder verstrekt desgevraagd aan bestuursleden, beroepskrachten die leiding geven of een staffunctie hebben, persoonsgegevens uit het bestand voor zover dit noodzakelijk is voor het beoordelen van de kwaliteit van de dienstverlening. 3. De beheerder verstrekt aan de leden van de klachtencommissie persoonsgegevens uit het bestand voor zover noodzakelijk voor het behandelen van klachten.


146

4. De directeur van Humanitas draagt er zorg voor dat in het Registratiesysteem In Veilige Handen persoonsgegevens van een vrijwilliger worden opgenomen indien deze vrijwilliger op basis van de gedragscode en het tuchtrecht die op hem van toepassing zijn, is gesanctioneerd in verband met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Over het opnemen van deze gegevens wordt de betreffende vrijwilliger door of namens de directeur van Humanitas geïnformeerd. 5. Behoudens het bepaalde in lid 3 en lid 4 worden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, aan derden geen persoonsgegevens uit het bestand verstrekt, tenzij een acuut gevaar of een ander vitaal belang van de betrokkene, diens gezinsleden of een ander tot deze verstrekking noodzaakt. Deze toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven. Indien de toestemming mondeling wordt gegeven, legt Humanitas de verkregen toestemming vast in het bestand. 6. In geval van een verstrekking in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang zoals bedoeld in lid 5, voert de coördinator, indien de veiligheid dit toelaat, vooraf overleg met de betrokkene en de coördinator spant zich in om voor deze verstrekking toestemming van de betrokkene te krijgen. 7. Over een verstrekking in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang waarvoor de betrokkene geen toestemming heeft gegeven of waarover, in verband met de veiligheid, vooraf geen overleg met de betrokkene kon worden gevoerd, beslist de eindverantwoordelijke in het district, in goed overleg met de coördinator. De afwegingen die tot het besluit over het al dan niet verstrekken van gegevens uit het bestand hebben geleid, worden vastgelegd in het bestand. Ook de contacten die over deze verstrekking plaats hebben gevonden met de betrokkene worden vastgelegd in het bestand. 8. Indien de betrokkene vooraf niet kon worden geïnformeerd over een verstrekking aan een derde in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang, wordt hij, zo spoedig als de situatie toelaat, alsnog over deze verstrekking geïnformeerd. Artikel 10

Bewaartermijn van de persoonsgegevens in het bestand

1. De persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel zoals omschreven in artikel 2. 2. De persoonsgegevens van beroepskrachten die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd een jaar nadat zij niet langer werkzaam zijn voor Humanitas of nadat zij een andere taak hebben gekregen binnen Humanitas waardoor het niet langer noodzakelijk is dat hun gegevens in het bestand zijn opgenomen. 3. De persoonsgegevens van een vrijwilliger die zijn opgenomen in het bestand, worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat zij niet langer werkzaam zijn voor Humanitas; 4. De persoonsgegevens van deelnemers die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd een jaar nadat zij hun deelname aan een project van Humanitas hebben beëindigd. 5. De bewaartermijn van een jaar, zoals genoemd in lid 1, 2 en twee jaar zoals genoemd in lid 3 wordt gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de gebeurtenis die aanleiding is voor de beëindiging plaatsvindt.


147

6. Ten behoeve van beleidsvorming, evaluatie of het afleggen van verantwoording, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard dan in dit artikel is aangegeven voor zover deze persoonsgegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 11

Recht op informatie, inzage en afschrift

1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben. 2. De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 3. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: a.

de veiligheid van de Staat;

b.

het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

c.

gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

d.

het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

e.

de bescherming van de betrokkene, diens gezinsleden of van de rechten en vrijheden van anderen.

5. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken mede. Dat gebeurt schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing. Artikel 12

Correctierecht

1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 11 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en 2. 4. Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens.


148

Artikel 13

Vernietigingsrecht

1. De betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek gegevens uit het bestand die op hem betrekking hebben te vernietigen. 2. In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke uiterlijk binnen drie maanden de gegevens die in het bestand zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang moet worden geacht voor een ander dan de betrokkene, of het vernietigen van de gegevens in strijd is met een wettelijke plicht of met verplichtingen van de verantwoordelijke in verband met het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid of over de inzet van verstrekte financiële middelen. Artikel 14

Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s)

1. De rechten die een betrokkene op basis van dit reglement kan uitoefenen, worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen zestien jaar oud is. 2. Vanaf zestien jaar oefent een betrokkene zijn rechten zelfstandig uit. 3. De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing bij het informeren van de betrokkene zoals omschreven in artikel 6 en artikel 9 lid 6 en bij het vragen van toestemming voor een verstrekking van gegevens aan een derde zoals omschreven in artikel 9 lid 4. Artikel 15

Mandaat van de verantwoordelijke

De taken van de verantwoordelijke, zoals omschreven in artikel 11, 12, 13 en 14, kunnen, op basis van een schriftelijk mandaat van de verantwoordelijke, worden uitgeoefend door de directeur van Humanitas. Artikel 16

Geheimhouding

Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit reglement verstrekking mogelijk maakt. Artikel 17

Slotbepalingen

1. Dit reglement treedt op 1 januari 2013 voor de duur van vijf jaren in werking. 2. Indien het bestuur van de Vereniging Humanitas uiterlijk drie maanden voor de einddatum van dit reglement niet anders heeft besloten, wordt het reglement geacht stilzwijgend en ongewijzigd te zijn verlengd voor een periode van vijf jaren. 3. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een besluit van het bestuur van de Vereniging Humanitas. 4. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Humanitas. Amsterdam, 30 oktober 2012


149

Bijlage 23. Leidraden voor exit-gesprekken met vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden (2011)

Evaluatieformulier bij beëindiging vrijwilligerswerk bij Humanitas Naam

: ............................................................................................................. (mag, hoeft niet)

Datum

: .........................................................................................................................................

Periode

: van .......................................... tot ...................................................................................

Vrijwilliger bij

: .........................................................................................................................................

Wilt u ons (in een rapportcijfer) uw mening geven over de volgende stellingen? 1. In het kennismakingsgesprek kreeg ik een goed beeld van wat ik zou kunnen verwachten. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

2. Ik heb het idee dat ik goed ben ingewerkt in mijn vrijwilligerswerk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

3. Ik heb voldoende mogelijkheden gehad voor training en (bij-)scholing. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

4. De koppeling aan deelnemer(s) is zorgvuldig verlopen. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

150

5. De begeleiding die ik heb ervaren tijdens het verloop van de koppeling (individueel en/of in groepsverband) is goed geweest. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

6. De afronding van de koppeling is zorgvuldig geweest. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

7. Ik heb voldoende mogelijkheden voor inspraak/medezeggenschap gehad. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

8. Wat zij de redenen om te stoppen met uw vrijwilligerswerk bij Humanitas? ....................................................................................................................................................................

9. Hebt u nog suggesties voor verbetering van ons werk? ....................................................................................................................................................................

10. Vindt u het goed dat we u in de toekomst blijven informeren over zaken aangaande Humanitas? 0 Ja

0 Nee

Indien ja, dan graag email-adres opnemen: ..........................................................................................

Bijlage 23. Leidraden voor exit-gesprekken

151

Evaluatieformulier bij beëindiging coördinatorschap bij Humanitas Naam

: ........................................................................................................................................

Datum

: .........................................................................................................................................

Periode

: van .......................................... tot ...................................................................................

Coördinator van: .........................................................................................................................................

Wilt u ons (in een rapportcijfer) uw mening geven over de volgende stellingen? 1. In de kennismakingsfase kreeg ik een goed beeld van wat ik zou kunnen verwachten. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

2. Ik heb het idee dat ik goed ben ingewerkt in mijn coördinatiewerk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

3. Ik heb voldoende mogelijkheden gehad voor (bij-)scholing. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

4. Ik heb voldoende begeleiding ondervonden bij mijn werk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

5. De samenwerking met het afdelingsbestuur is goed geweest. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................


152

6. Ik heb in voldoende mate kunnen deelnemen aan intervisie met collega-coördinatoren. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

7. Ik heb doorgroeimogelijkheden ondervonden. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

8. De werkbelasting was draaglijk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

9. Ik heb voldoende mogelijkheden voor inspraak/medezeggenschap gehad. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

10. Wat zijn de redenen om te stoppen met uw coördinatiewerk bij Humanitas? ....................................................................................................................................................................

11. Hebt u uw werk op een goede manier kunnen aftronden? ....................................................................................................................................................................

12. Hebt u nog suggesties voor verbetering van ons werk? .................................................................................................................................................................... 13. Vindt u het goed dat we u in de toekomst blijven informeren over zaken aangaande Humanitas? 0 Ja

0 Nee

Indien ja, dan graag email-adres opnemen: ..........................................................................................


153

Evaluatieformulier bij beëindiging bestuurslidmaatschap bij Humanitas Naam

: ........................................................................................................................................

Datum

: .........................................................................................................................................

Periode

: van .......................................... tot ...................................................................................

Bestuurslid van: ..........................................................................................................................................

Wilt u ons (in een rapportcijfer) uw mening geven over de volgende stellingen? 1. In de kennismakingsfase kreeg ik een goed beeld van wat ik zou kunnen verwachten. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

2. Ik heb het idee dat ik goed ben ingewerkt in mijn bestuurswerk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

3. Ik heb voldoende mogelijkheden gehad voor opleiding en (bij-)scholing. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

4. Ik heb voldoende ondersteuning ondervonden bij mijn werk vanuit het district. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

5. De samenwerking binnen het afdelingsbestuur is goed geweest. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................


154

6. Ik heb voldoende invloed kunnen uitoefenen op het werk en het beleid van de vereniging. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

7. Ik heb de communicatie binnen de organisatie als voldoende ervaren. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

8. De werkbelasting was draaglijk. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Toelichting: .................................................................................................................................................

9. Wat zij de redenen om te stoppen met uw bestuurswerk bij Humanitas? ....................................................................................................................................................................

10. Hebt u uw werk op een goede manier kunnen aftronden? ....................................................................................................................................................................

11. Hebt u nog suggesties voor verbetering van ons werk? ....................................................................................................................................................................

12. Vindt u het goed dat we u in de toekomst blijven informeren over zaken aangaande Humanitas? 0 Ja

0 Nee

Indien ja, dan graag email-adres opnemen: .........................................................................................


155

Bijlage 24. Tekst folder Onkostenvergoeding Oktober 2009

Onkostenvergoeding De vereniging Humanitas hanteert als uitgangspunt dat er geen financiële belemmeringen mogen zijn om aan (onbetaald) vrijwilligerswerk deel te kunnen nemen. Daarom vergoedt de vereniging in principe al uw onkosten, mits daar vooraf afspraken over zijn gemaakt met het verantwoordelijke bestuurlijke orgaan (dit zijn het afdelings- of districtsbestuur en het Landelijk Bureau). Lijdt u schade aan uw eigen bezittingen door het vrijwilligerswerk dan worden de kosten niet vergoed. Kosten van vergelijkbare schade aan derden worden in de meeste gevallen wel vergoed. Voor reiskosten geldt, tenzij tevoren uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dat alleen de kosten voor het openbaar vervoer (tweede klasse) vergoed worden. Alle andere kosten worden, met inachtneming van onderstaande, op declaratiebasis vergoed.

Wettelijke regeling onkostenvergoeding Vanaf 1 januari 2009 is de maximale belasting- en premievrije onkostenvergoeding vastgesteld op € 1.500,- per jaar met een maximum van € 150,- per maand Wanneer een onkostenvergoeding de genoemde bedragen niet te boven gaat, hoeft u deze niet aan de fiscus, de bedrijfsvereniging of uitkeringsinstantie te verantwoorden. Ook hoeven er geen premies en belasting te worden betaald als het gaat om een vergoeding van werkelijke gemaakte onkosten. Deze onkosten moeten dan wel verantwoord worden aan de hand van bonnen, rekeningen en dergelijke.

Kilometervergoeding Reiskosten worden in principe alleen op basis van openbaar vervoer (tweede klasse) vergoed. Alleen indien tevoren uitdrukkelijk met het betrokken bestuursorgaan een kilometervergoeding is afgesproken geldt het volgende: afdelingen vergoeden € 0,31 per kilometer tot een maximum van 5000 kilometer per jaar. Daarboven geldt een vergoeding van € 0,28 per kilometer. De bromfiets - en scooter kilometervergoeding bedraagt € 0,10 per kilometer en voor een fiets kilometer bedraagt het tarief € 0,05 per kilometer. In de kilometervergoeding zijn ook de kosten van parkeer- en tolgelden verwerkt. Voor het meerijden wordt geen extra vergoeding verstrekt. Ook deze kosten zijn in de kilometervergoeding verwerkt. De zgn. wegbreng- en ophaalkilometers worden uiteraard vergoed.

156

Belastingvoordeel Vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk kan ook een belastingvoordeel opleveren. Maakt een vrijwilliger in het kader van zijn vrijwilligerswerk kosten die declarabel zijn, en de vrijwilligers declareert deze kosten niet (vrijwilliger ontvangt geen vergoeding), dan mag de vrijwilliger deze kosten als gift aftrekken in zijn aangifte voor de inkomstenbelasting. Indien een vrijwilliger hiervan gebruik wil maken dan zorgt de controller van het Landelijk Bureau voor een verklaring ten behoeve van de Belastingdienst.

Ten slotte Mocht u nog nadere vragen hebben, dan kunt u het beste contact opnemen met het Landelijk Bureau, afdeling financiële administratie, telefoon: 020 523 11 00.

Humanitas Landelijk Bureau Sarphatistraat 4, 1017 WS Amsterdam Postbus 71, 1000 AB Amsterdam Tel 020 - 52 31 100

www.humanitas.nl KvK 40530895

Bijlage 24. Folder Onkostenvergoeding

157

Bijlage 25. Tekst folder Goed verzekerd bij Humanitas. Informatie over de vrijwilligersverzekering Voorjaar 2013

Goed verzekerd Overal waar gewerkt wordt, kunnen ongelukken gebeuren. Daarom is het goed dat een bedrijf of instelling al zijn medewerkers, dus ook de vrijwilligers, zo goed mogelijk verzekert. Nu is het zo dat een aantal verzekeringen en regelingen meestal al van toepassing is op de vrijwilligers, zoals: * de wettelijk voorgeschreven WA-verzekering (voor de financiële gevolgen van ongevallen met een auto, motor of brommer); * een ziektekostenverzekering voor dekking van de kosten van een ziekte of een ongeval. Voor deze zaken hoeft Humanitas voor haar vrijwilligers dus geen aparte verzekering af te sluiten. Voor andere zaken heeft Humanitas dat wel gedaan. In deze folder leest u welke dat zijn. Aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden Humanitas heeft een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden van de vereniging afgesloten. Deze verzekering geldt voor bestuursleden op alle niveaus: landelijk, district en afdeling. De dekking is maximaal € 2.300.000,- per schade. Verzekering Kindervakantieweken Voor de kinderen en de vrijwilligers die deelnemen aan de kindervakantieweken, is naast de aansprakelijkheidsverzekering een doorlopende reisverzekering afgesloten. Deze biedt een uitgebreide dekking voor de reisbagage, persoonlijke ongevallen en geneeskundige hulp. Omdat de polisvoorwaarden nogal uitgebreid zijn, is een exemplaar verkrijgbaar bij de coördinator van de kindervakantieweken of bij de financiële medewerker van het district. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) Een organisatie als Humanitas, die in hoofdzaak met vrijwilligers werkt, wordt toch beschouwd als 'werkgever'. De vrijwilliger wordt namelijk geacht 'in opdracht van' de vereniging Humanitas te werken. Als de vrijwilliger tijdens het 'werk' schade veroorzaakt kan de vereniging daarvoor aansprakelijk worden gesteld. Daarom heeft de vereniging haar aansprakelijkheid verzekerd voor schade die de vrijwilligers eventueel aan derden veroorzaken. Humanitas heeft daartoe een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten, met een uitkeringsbedrag per gebeurtenis van ten hoogste € 2.500.000,-. Het eigen risico bij zaakschade bedraagt € 250,- per gebeurtenis. Voor letselschade geldt een hoger eigen risico.

158

Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering (WEGAS) De werkgever kan aansprakelijk gesteld worden voor de schade die de vrijwilliger lijdt doordat deze in de uitoefening van zijn werkzaamheden een motorrijtuig bestuurt dat betrokken is bij een verkeersongeval. De dekking is maximaal € 2.500.000,- per gebeurtenis.

De navolgende polissen (secundaire verzekeringen) keren alleen bij schade uit als de verzekeringen die de gemeente voor vrijwilligers heeft afgesloten geen dekking bieden. Het gaat hier om de gemeente waar de vrijwilliger woont. Ongevallenverzekering Als vrijwilligers tijdens hun werkzaamheden een ongeval krijgen, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Een aantal kosten wordt namelijk niet automatisch vergoed door de ziektekostenverzekering. Humanitas heeft voor een aantal risico's een verzekering afgesloten voor haar vrijwilligers: de ongevallenverzekering. Deze verzekering is per 1 januari 2012 uitgebreid en omvat een uitkering van ten hoogste * € 25.000,- bij blijvende invaliditeit; * € 10.000,- bij overlijden; * € 500,- bij geneeskundige kosten als aanvulling op de ziektekostenverzekering; * € 500,- bij materiële schade aan persoonlijke eigendommen. De dekking is van kracht tijdens werkzaamheden voor de organisatie en tijdens de reis van en naar de locatie waar u vrijwilligerswerk uitvoert. Aanvullende autocasco Bij het ontbreken van een cascodekking voor de auto komt een eventuele schade voor rekening van de werknemer of vrijwilliger. Indien er wel een cascodekking is, wordt de schade weliswaar betaald door de casco assuradeur, maar komt het eigen risico voor rekening van de gedupeerde. Schade door schuld geeft een verlies of vermindering van de korting op de premie van de motorrijtuigenverzekering van de betrokken werknemer of vrijwilliger. Deze verzekering geeft een dekking vanaf 1 januari 2012 voor: * materiële schade aan de auto, veroorzaakt door een van buiten komend onheil, zoals o.a. aanrijding, brand, diefstal en ruitbreuk; * het verlies of de vermindering van de korting over de eerste vijf verzekeringsjaren na de schadedatum. Voorwaarde voor dekking: * het gebruik vindt plaats op verzoek van de leiding binnen het kader van de activiteiten van de vereniging.

Bijlage 25. Folder Goed verzekerd bij Humanitas

159

Ten slotte Alle aanvragen op vergoeding van geleden schade dienen zo spoedig mogelijk op een schadeformulier, verkrijgbaar bij de financiële medewerker van het district of bij het Landelijk Bureau, met documenten zoals een proces-verbaal of getuigenverklaringen, opgestuurd te worden naar het Landelijk Bureau van de vereniging Humanitas, postbus 71, 1000 AB Amsterdam.

Meer informatie Wilt u meer weten over de verzekeringen die voor vrijwilligers gelden? Neem dan contact op met de financiële medewerker op uw district of met de financiële afdeling op het Landelijk Bureau, tel. 020 523 1100

Humanitas Landelijk Bureau Sarphatistraat 4, 1017 WS Amsterdam Postbus 71, 1000 AB Amsterdam Tel 020 - 52 31 100

www.humanitas.nl KvK 40530895

Bijlage 25. Folder Goed verzekerd bij Humanitas

160

Bijlage 26. Wat de doen bij vermoedens van onwettig handelen door deelnemers? Een handelingsrichtlijn voor vrijwilligers (oktober 2013) Bedoeld wordt de vraag: “wat moet/kan een vrijwilliger doen als hij geconfronteerd wordt met/getuige is van (vermoedelijk) onwettig (waaronder frauduleus) handelen”? Een afdoende antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven. Van allerlei vormen van onwettig handelen worden vrijwilligers waarschijnlijk het meest geconfonteerd met (vermoedens van) fraude. De organisatie zal dan op zijn minst enigszins moeten aangeven wat zij verstaat onder fraude: wanneer is er sprake van fraude? Maken we onderscheid tussen ‘lichte’ en ‘ernstige’ zaken? Een uitgeprocedeerde asielzoeker handelt in strijd met de wet als hij niet vertrekt: hij mag hier niet meer zijn. Maar moet een vrijwilliger naar justitie stappen als hij hem in zijn vrijwilligerswerk tegenkomt of zelfs ondersteunt? En wat ervan te vinden als iemand met minimale inkomsten en grote schulden zwart bijverdient? Maar ook: iemand verdient zwaar bij terwijl hij ook een inkomen heeft op basis van een uitkering. Of, een deelnemer (b)lijkt er een wiet-plantage op na te houden. In de dagelijkse werkelijkheid van ons werk treffen we veel van dit soort situaties aan die ons voor de vraag plaatsen wat te doen. Humanitas kent een Gedragscode ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag, waarbij wordt gedoeld op “agressie, fraude, discriminatie en seksuele intimidatie”. In de code wordt gesteld dat deze zaken “niet worden geduld, noch van vrijwillige of betaalde medewerkers, noch van cliënten en/of gebruikers van Humanitas diensten”. De gedragscode heeft dus een meervoudige werking en is bedoeld om vrijwilligers te beschermen tegen ongewenst gedrag van collega-vrijwilligers, beroepskrachten en deelnemers. In de Gedragscode van Humanitas wordt verder op enkele plaatsen ingegaan op fraude: Artikel 1:

“Onder fraude wordt verstaan: elke vorm van ontvreemding van voorwerpen of geldmiddelen die behoren tot de organisatie en elke vorm van oneigenlijk – zonder daartoe de vereiste instemming te hebben verkregen van de binnen de organisatie daartoe bevoegde persoon of personen – gebruik van bedrijfsmiddelen, waaronder zowel financiële, materiële als immateriële middelen”.

Artikel 6:

“Zij (werknemers en vrijwillige medewerkers) verrichten geen en/of werken niet mee aan frauduleuze handelingen”.

Artikel 7:

“Van deelnemers, cliënten, bezoekers en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van de gedragscode gewezen worden”.

Artikel 9:

“De wet (art. 678 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek) geeft de werkgever de mogelijkheid om in te grijpen bij ongewenst gedrag. Agressie, seksuele intimidatie en fraude kunnen dringende redenen voor ontslag vormen”.

Bijlage 26. Wat de doen bij vermoedens van onwettig handelen door deelnemers

161

De Gedragscode is vooral gericht op voorvallen van sexuele intimidatie, agressie of discriminatie waarbij de vrijwilliger of beroepskracht actor of object/slachtoffer is, en de vraag wat dan te doen. Maar dat is niet hetzelfde als wanneer je getuige bent of denkt te zijn van onwettige of frauduleuze handelingen die niet de vrijwilliger, beroepskracht of de organisatie beogen te treffen. Ingeval van vermoedens van onwettig handelen speelt altijd de vraag op de achtergrond naar de mate van schadelijkheid voor maatschappij en medeburgers. Hoewel de schade voor de maatschappij op zich groot kan zijn, is er meestal geen sprake van onmiddellijk en levensbedreigend gevaar voor derden. Voor het werk van Humanitas is een vertrouwensrelatie met de deelnemer van doorslaggevend belang. Het behoud van deze relatie kan ertoe leiden geen acht te slaan op, of geen punt te maken van de vermoedens. Humanitas hanteert drie uitgangspunten: 1. de vrijwilliger meldt altijd vermoedens van onwettig handelen bij de coördinator van de activiteit en onderneemt zelf verder geen actie; 2. de coördinator kan deze op zijn/haar beurt bespreken met het afdelingsbestuur, de portefeuillehouder uit het bestuur of (ingeval van beroepskracht) met zijn/haar leidinggevende Samen bepalen zij de eventueel te ondernemen acties; 3. Humanitas meldt in beginsel geen fraude of onwettig handelen aan instanties. Wel kan het gedrag of de handeling van een zodanige aard zijn dat de relatie met de deelnemer onder druk komt te staan en onwerkbaar wordt. Dit kan leiden tot de beëindiging ervan. Dit zal dan met de deelnemer worden besproken. Wanneer dit het geval is wordt de beëindiging van het contact plus de overwegingen die daartoe hebben geleid -in algemene termen- schriftelijk vastgelegd, ter kennis van de directie gebracht en in afschrift naar de deelnemer gestuurd. Hiermee sluiten we aan bij de visie van het ministerie van VWS op de meldplicht van zorgverleners. Het ministerie is om praktische en principiële redenen geen voorstander van een meldplicht voor zorgverleners. Aangezien elk voorval op dit gebied kan leiden tot andere acties is het niet zinvol daarvoor een strak uitgewerkt protocol te ontwikkelen. Toch kunnen dit soort voorvallen vrijwilligers voor dilemma’s plaatsen waar men zich nauwelijks raad mee weet. Daarom is het zeer aan te raden deze te bespreken in de trainingen en terugkombijeenkomsten van de vrijwilligersgroepen. Overwogen kan worden in twijfelgevallen advies in te roepen van ‘wijze’ mensen van binnen of buiten de organisatie. Ingeval van publicitaire aandacht voor het betreffende fraude-geval dient het Protocol Crisiscommunicatie te worden gevolgd.


162

Stappenoverzicht

Stap 1

Vrijwilliger heeft vermoeden van onwettig handelen of fraude

Stap 2

Vrijwilliger overlegt altijd met coördinator

Stap 3

Coördinator overlegt met afdelingsbestuur of portefeuillehouder uit het bestuur of (in geval van vrijwillige coördinatie) met met projectleider en/of consulent en/of afdelingsbestuur

Stap 4

Bestuur of beroepskracht -eventueel de bevoegde manager- neemt over

Stap 5

Ingeval van een ernstige zaak: gesprek met betrokkene door bestuurslid/ beroepskracht en/of diens leidinggevende

Stap 6

Betrokkene werkt mee, ondersteuning Betrokkene werkt niet mee. kan doorgaan, evt. doorverwijzing naar Ondersteuning wordt beëindigd hulpverlening

Stap 7

Directeur wordt geïnformeerd over de afronding

Stap 8

Evaluatie met vrijwilliger, bestuurslid, coördinator en evt. beroepskracht. Informeer leidinggevende.


163

Sterke vrijwilligers. Humanitas Vrijwilligersbeleid 2013

Recommend Documents