Haal het beste uit je vrijwilligers: Bouwstenen voor een vrijwilligersbeleid Provinciale bijeenkomst VVJ Antwerpen Mechelen, 3 oktober 2013
1
Departement: Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid Dienst Welzijn en Gezondheid
Voorstelling: Provinciaal Steunpunt vrijwilligerswerk
§ Wegwijs
voor vrijwilligers: www.vrijwilligerswerk.be § Promotie vrijwilligerswerk, doelgroepen § Deskundiger maken van vrijwilligersorganisaties en lokale overheden § Aanbieden van een gratis verzekering vrijwilligerswerk
2
1. Vrijwilligers: waar hebben we het over? 2. Vrijwilligersbeleid: waar hebben we het over? 3. Een visie op vrijwilligerswerk: waarom kies je er voor? 4. Bouwstenen vrijwilligersbeleid: 5 B’s
3
1 Vrijwilligers: waar hebben we het over? Vrijwilligerswerk: § activiteit § onbezoldigd § onverplicht § ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel § ingericht door een organisatie anders dan het familieof privé-verband van degene die de activiteit verricht § die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling 4
Titel
Datum
2 Vrijwilligersbeleid: waar hebben we het over? Vrijwilligersbeleid: de manier waarop je organisatie met vrijwilligers omgaat. Voorwaarden nodig om: § vrijwilligers binnen je organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven § op een zodanig manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden Een visie en een aantal bouwstenen 5
2 Vrijwilligersbeleid: waar hebben we het over? Waarom vrijwilligersbeleid? § §
§ §
6
maakt de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger expliciet geeft aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers duidelijkheid over hoe met vrijwilligers wordt gewerkt in de organisatie voorkomt onduidelijkheid, wrijving, conflicten, ongelijke behandeling tussen vrijwilligers stimuleert vrijwilligers en optimaliseert hun inzet voor het doel van de organisatie Titel
Datum
2 Vrijwilligersbeleid: waar hebben we het over? Vrijwilligerswerkbeleid: §
§
7
verschillende diensten lokaal bestuur (ook: gemeente / OCMW samen) beter op elkaar afstemmen vrijwilligers verbonden aan organisaties in de gemeente (bv. jeugdbewegingen) tot hun recht laten komen en hun eigen doelstellingen laten nastreven. Motiveren tot meer vrijwilligerswerk in de regio. Randvoorwaarden scheppen waaronder het brede vrijwilligerswerk kan floreren. Titel
Datum
3.Visie op vrijwilligerswerk: waarom kiezen voor vrijwilligers? Een visie is nodig om niet te vergeten dat je organisatie ook een ‘vrijwilligersorganisatie’ is. Nodig om: § vrijwilligerswerk een plaats in de organisatie te geven die het verdient §de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers §de neuzen in dezelfde richting te zetten / beroepskrachten laten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen §het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilligers zo effectief mogelijk te maken
8
3.Visie op vrijwilligerswerk: waarom kiezen voor vrijwilligers? Checklist: waarom kies je er voor? §
§
9
waarom werkt je lokaal bestuur / je jeugddienst met vrijwilligers? Wat is de geschiedenis van vrijwilligerswerk in je organisatie, hoe evolueert het? wat is voor je lokaal bestuur / je jeugddienst de toegevoegde waarde van het vrijwilligerswerk / de vrijwilligers? - vw stellen ons in staat om beter in te spelen op behoeftes van onze achterban: info en signalen
3. Visie op vrijwilligerswerk: Waarom kiezen voor vrijwilligers? - vw brengen deskundigheid / kennis / vaardigheden vanuit een andere sector of opleiding binnen - vw hebben aantoonbare meerwaarde voor pakket activiteiten en doelstellingen die je wil realiseren: kwantitatief / kwalitatief beter - vw bieden bijdrage aan de inbedding van het aanbod in de buurt -…
10
3. Visie op vrijwilligerswerk: Waarom kiezen voor vrijwilligers? §
§ § §
§
11
§
in welke mate mogen vrijwilligers autonoom over de uitvoering van hun taken of engagementen beslissen? stellen we criteria vast voor engagement? (vrijblijvend of resultaatgericht) welke motieven hebben vrijwilligers voor dit werk? Hou je daar rekening mee? wat bieden wij onze vrijwilligers? (o.a.: krijgen (sommige) vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding? Waarom wel / niet?) hoe verhouden vrijwilligers zich bij ons tot de betaalde krachten? Hoeveel ruimte krijgen ze om zich ‘anders’ te gedragen? hoe is onze organisatie afgestemd op het
4. Bouwstenen van een vrijwilligersbeleid: 5 B’s 1. Binnenhalen, Werving en Selectie 2. Begeleiden, Evaluatie, Ondersteuning, Vorming 3. Belonen, Waarderen, Motiveren, Stimuleren 4. Behouden, Participatie 5. Beëindigen
12
4.1. Binnenhalen, werving en selectie 1. Taken afbakenen (wat is er nodig om de doelstelling van onze organisatie te bereiken?) §Inventaris van activiteiten die we willen realiseren. §Inventaris van de taken die nodig zijn om die activiteiten uit te voeren. Welke (kern)taken betaald werk / welke vw? §Taakomschrijving: - wat houdt die taak precies in? - wanneer wordt ze uitgevoerd? - hoeveel keer? Tot wanneer? Met welke frequentie? - hoe taak uitvoeren? Criteria voor kwaliteit die je mag / moet hanteren
4.1. Binnenhalen, werving en selectie 2. Werven Hoe bereik je mensen en hoe wek je interesse op voor jouw vw? §wie zijn wij? Hoe zijn we gekend, wat is ons imago, wat hebben we te bieden, met wie kunnen we samenwerken? §uit de vorige ronde: doel? Voor welke taken zoeken we vrijwilligers, hoeveel zoeken we er, binnen welke termijn? §doelgroep? Wie is geschikt, welk profiel, waar vinden we ze? §boodschap: wat vertellen / hoe formuleren? §communicatiekanalen: persoonlijk aanspreken of in groep, via tussenpersonen, welke media?
4.1. Binnenhalen, werving en selectie 3. Selecteren / Onthalen §hoe reageer je op belangstelling? - een eerste reactie - een individueel kennismakingsgesprek of een groepsvoorstelling? §welke onderwerpen bij een eerste gesprek? (de organisatie, de kandidaat, het vrijwilligerswerk) §wie doet wat, waar, wanneer?
4.1. Binnenhalen, werving en selectie 3. Selecteren / Onthalen
§ hoe beoordeel je? Toewijzing taken: selectie / eigen keuze kandidaat? § Op basis van: - Motivatie? Taakinvulling? Frequentie? - Vb. -
jeugdraadleden: beleidsmatig werk / denkers / maandelijks animatoren: creatief / doeners / intensief tijdens een periode
§ wat doe je met het afwijzen van vrijwilligers? § hoe verzorgen we het onthaal in onze afdeling? Inwerken? § informatie? Afsprakennota? Welkomstpakket?
4.2. Begeleiden, Evaluatie, Ondersteuning en Vorming Randvoorwaarden vervullen: §Informatie vrijwilligers / verzekering / kostenvergoedingen / geschillenregeling / geheimhoudingsplicht Begeleiden / Vormen §wie begeleidt? Hoe? (peter/meter / leidinggeven) / op welke punten? §collectief of individueel? §inzetten op talenten: scholing? Deskundigheidsbevordering? (werkoverleg, functioneringsgesprekken, peter/meter, opleidingsplan, …) Hoe evalueren? §is er een proefperiode? Feedback?
4.3. Belonen, Waarderen, Motiveren, Stimuleren
Het magische gegeven… Challenge ‘prikkels’
Connection ‘wij samen’
Capacity ‘kansen’
4.3. Belonen, Waarderen, Motiveren, Stimuleren Hoe waarderen? (zowel materieel als immaterieel): § Drie V’s (voorwaarden / drijfveren): -
Verlangen (challenge): -
-
-
Vermogen (capacity): -
-
-
het gevoel greep te hebben op de uitdaging, er een verschil in kunnen maken, de specifieke kennis, vaardigheden, ervaring om effectief iets te verwezenlijken
Verbondenheid (connection): -
19
uitdaging, waardoor iemand zich aangesproken voelt, wil handelen, verantwoordelijkheid wil opnemen, er zich voor in wil zetten persoonlijk-individueel of maatschappelijk georiënteerd
gevoel van verbondenheid om steeds weer open te staan voor de/het andere de concrete verbondenheid met andere mensen, ideeën,
Titel
Datum
4.3. Belonen, Waarderen, Motiveren, Stimuleren Hedendaags vrijwilligerswerk is FLEXIVOL (Gaskin) § Flexibility flexibiliteit § Legitimacy legitimiteit, imago § Ease of acces eenvoudig toegankelijk § Xperiment experiment § Incentives stimulansen, prikkels § Variatie variatie § Organisation organisatie is vlot § Laughs lachen, ontspanning FLEXIVOL is niet nieuw, maar blijft actueel: doordachte rekrutering en inspraak zijn belangrijk. 20
Titel
Datum
4.4. Behouden en participatie 4.5. Beëindigen -
-
§ Hoe organiseer je langetermijnbetrokkenheid? informatie en inspraak - Afdelingsoverleg (leidinggevende / beroepskrachten / vw) - Vrijwilligersoverleg (vrijwilligers onderling + ondersteuners) - Vrijwilligersraad (adviesraad aan beleid) § Exit-gesprek 21
Titel
Datum
