Vrijwillige coaches Intensieve begeleiding van zorgvrijwilligers
Vrijwillige coaches Intensieve begeleiding van zorgvrijwilligers
De mantel verlicht Het project De mantel verlicht is een initiatief van MOVISIE, kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling en Mezzo, Landelijke Vereniging voor Mantelzorgers en Vrijwilligerszorg. In dit project zijn instrumenten ontwikkeld ter ondersteuning van vrijwilligers die mantelzorgers helpen. Ze zijn getest door organisaties voor vrijwilligerszorg en beschreven in een reeks handreikingen. Andere instrumenten die ontwikkeld zijn in het project De mantel verlicht: • Samen drempels over Maatjes ondersteunen niet-westerse mantelzorgers • Naast de mantelzorger Een metgezel voor mantelzorgers • Intensieve respijtzorg Complexe hulpvragen vrijwillig ondersteund • Mantelzorgondersteuning in kaart Samenwerken en afstemmen voor mantelzorgers Januari 2009
Inhoud 1 Waarom werken met vrijwillige coaches?
7
2 Voordat u aan de slag gaat
10
3 Op zoek naar coaches
15
4 De coaches aan het werk
23
5 Terugblik pilotorganisatie
32
6 Aan de slag
33
1
Waarom werken met vrijwillige coaches?
Ons land telt veel vrijwilligers die ervoor zorgen dat mantelzorgers even hun handen vrij hebben, even respijt hebben van de zorg voor hun naaste. Mantelzorgers kunnen hierdoor de zorg langer en beter volhouden. Veel vrijwilligers werken via een organisatie voor vrijwilligerszorg en krijgen begeleiding van een vrijwilligerscoördinator. Zorgvrijwilligers stellen deze persoonlijke begeleiding op prijs. Zij hebben geregeld behoefte aan meer ondersteuning dan de organisatie kan bieden. Extra begeleiding komt de vrijwilliger en diens werk ten goede. Daarom zetten sommige organisaties vrijwillige coaches in voor extra ondersteuning. Dankzij deze coaches krijgen vrijwilligers meer aandacht en begeleiding. Hun band met de organisatie voor vrijwilligerszorg wordt sterker en ze leren zich te ontwikkelen in het werk. Bovendien houdt de organisatie via de vrijwillige coaches goed zicht op de relatie tussen de vrijwilliger en de zorgvrager, en kan tijdig knelpunten signaleren. Dit komt de kwaliteit van de zorg ten goede. Deze handreiking is geschreven voor vrijwilligerscoördinatoren en managers van organisaties voor vrijwilligerszorg.
Vrijwillige coaches
7
Op de praktijk gebaseerd Tandem, een organisatie die onder meer vrijwilligerszorg biedt in de regio Haarlem-Beverwijk, heeft als pilotorganisatie vanuit het project De mantel verlicht gewerkt met vrijwillige coaches. De methodiek is oorspronkelijk ontwikkeld door Eveline Bogaard van Bogaard Trainings Design. Zij heeft deze manier van werken in een aantal organisaties voor vrijwilligerszorg opgezet en begeleid. Deze handreiking is mede gebaseerd op deze ervaringen uit de praktijk.
Pluspunten werken met vrijwillige coaches Naar aanleiding van het werken met vrijwillige coaches signaleert Tandem de volgende pluspunten: • coaches kunnen hun talenten kwijt in uitdagend vrijwilligerswerk • zorgvrijwilligers leren van elkaar door ervaringen te delen, onder begeleiding van een coach • zorgvrijwilligers bezoeken vaker intervisiebijeenkomsten • de ondersteuning van mantelzorgers verbetert Voorwaarde is dat het de inzet van vrijwillige coaches zorgvuldig wordt aangepakt.
8
Vrijwillige coaches
Onbetaalde kracht soms beter In eenvoudige situaties functioneren onbetaalde krachten vaak beter dan betaalde krachten. Dit concludeert Edith Luyten, vrijwilligerscoördinator, in haar onderzoek naar betaalde en onbetaalde vrijwilligerscoördinatoren (E. Luyten, Betaalde en vrijwillige coördinatie vergeleken: samenwerking door elkaars krachten te benutten, 2007)
Gebruikte begrippen We gebruiken in deze handreiking de term vrijwillige coach voor iemand die vrijwillig, in georganiseerd verband en onder verantwoordelijkheid van de organisatie een aantal zorgvrijwilligers begeleid. Sommige organisaties gebruiken ook wel de term contactvrijwilliger, contactpersoon of vrijwillig begeleider. De vrijwilligerscoördinator wordt ook wel consulent genoemd. Degene op wie de vrijwillige coach zich richt noemen we vrijwilliger of zorgvrijwilliger. Mantelzorgers en zorgcliënten noemen we zorgvrager.
Vrijwillige coaches
9
2
Voordat u aan de slag gaat
Voordat u gaat werken met vrijwillige coaches is het verstandig de aanleiding, het doel, de vereiste kwaliteiten en de randvoorwaarden vast te stellen. U gaat dan methodisch aan de slag. Dit maakt uw aanpak inzichtelijk voor u zelf en anderen, u onderscheidt en profileert uw activiteiten ermee. Door te analyseren, beschrijven en evalueren ziet u ook hoe u de ondersteuning van zorgvragers kunt verbeteren.
Waarom vrijwillige coaches? Waarom wilt u gaan werken met vrijwillige coaches? Vaak is de aanleiding dat vrijwilligerscoördinatoren zien dat een intensievere begeleiding van vrijwilligers de ondersteuning van zorgvragers verbetert.
Tevredenheidsonderzoek De aanleiding voor Tandem om met vrijwillige coaches te gaan werken was een tevredenheidsonderzoek onder zorgvrijwilligers. Daaruit kwam naar voren dat de vrijwilligers graag intensiever begeleid wilden worden.
10
Vrijwillige coaches
Analyseer de knelpunten in uw organisatie, bij de vrijwilligers of de zorgvragers. Welke behoeften zijn er? Zet op een rij wat veranderd moet worden en wat daarvoor nodig is. Biedt het werken met vrijwillige coaches een oplossing voor de knelpunten? Mogelijke doelen van werken met vrijwillige coaches zijn: • zorgvragers krijgen betere hulp • zorgvrijwilligers krijgen intensieve begeleiding • de interne organisatie verbetert • vrijwilligers krijgen doorgroeimogelijkheden Stel tijdsbesparing niet als hoofddoel. Pas wanneer de coaches een langere tijd verbonden zijn aan de organisatie levert het de vrijwilligerscoördinator een tijdsbesparing op. Het doel van het werken met vrijwillige coaches is vooral kwaliteitsverbetering. Tijdsbesparing is een prettige bijkomstigheid op de lange termijn.
Vrijwillige coaches
11
Wie heeft u allemaal nodig? Bepaal vooraf welke kwaliteiten coaches moeten hebben om een groep vrijwilligers te begeleiden. Wat voor vrijwilligers heeft u in huis? Wat hebben zij nodig van een coach? Welke eisen aan een coach vloeien daaruit voort? Ga na of u samenwerkingspartners nodig heeft. Als u wilt werven onder een brede groep vrijwilligers dan is de lokale vrijwilligerscentrale een logische partner. Ook kunt u met een trainings- of adviesbureau samenwerken. Publiciteit heeft u in eerste instantie nodig voor het werven van vrijwillige coaches. Wanneer zij succesvol aan het werk zijn is er waarschijnlijk ruimte voor meer vrijwilligers. Dan kunt u zich richten op de werving van nieuwe vrijwilligers. Pas daarna volgt het informeren van mantelzorgers en verwijzers.
Is uw organisatie er klaar voor? Iets nieuws beginnen vraagt altijd extra inzet. Ook het werken met vrijwillige coaches vraagt een investering, zo leert de ervaring. Zeker in het begin levert het de vrijwilligerscoördinatoren extra werk op. Daar moeten uren voor beschikbaar zijn.
Klein beginnen Het motto van Tandem was: klein beginnen. Eerst werd met een kleine groep vrijwillige coaches ervaring opgedaan. Zo bleef het opstarten beheersbaar. Bovendien hadden de meeste coaches die Tandem wierf al enige ervaring met coaching. Voordeel was dat zij hierdoor snel inzetbaar waren.
12
Vrijwillige coaches
Vernieuwing kan weerstand oproepen. Vrijwilligerscoördinatoren kunnen bijvoorbeeld bezorgd zijn over het voortbestaan van hun functie. Besteed aandacht aan de gevoelens die leven, maar geef negativiteit niet te veel ruimte. Benadruk de positieve kanten, bijvoorbeeld de aandacht die vrijwilligers krijgen, de kwaliteitsverbetering van de mantelzorgondersteuning en de uitdaging in het werken met coaches. Betrek iedereen die te maken krijgt met de coaches vanaf het eerste moment bij de plannen. Zo voorkomt u onduidelijkheid en zijn anderen goed op de hoogte als u eenmaal van start gaat. Bovendien staat u sterker als u samen aan iets werkt.
Nieuwe implus Tandem vond de voorbereidingfase zinvol. ‘Je kijkt weer fris naar je werk, je verdiept je er weer eens helemaal in en brengt alles organisatorisch op orde,’ aldus de vrijwilligerscoördinator. ‘Uiteindelijk brengt het ook meer kwaliteit in je organisatie doordat het werken met vrijwilligers en mantelzorgers een impuls krijgt.’
Vrijwillige coaches
13
Financiering Is de extra inzet voor het werken met vrijwillige coaches niet uit de lopende middelen te betalen? Denk dan aan subsidies en fondsen. De gemeente kan vanuit de Wmo (prestatieveld 4) subsidie geven, provincies hebben subsidies voor vrijwilligerswerk of mantelzorg. Fondsenwerving heeft doorgaans het meeste succes als u fondsen in uw eigen omgeving zoekt. Kijk ook in het FondsenBoek of op de FondsenDisk van de Vereniging van Fondsen in Nederland (www.fondsenboek.nl). Ook een notaris, de Kamer van Koophandel of de gemeente kunnen informatie geven over fondsen.
Geld van provincie De provincie Noord Holland betaalde voor Tandem een aantal uren projectcoördinatie en uitvoering tijdens de startfase. Daarnaast betaalde ze de training van de coaches.
14
Vrijwillige coaches
3
Op zoek naar coaches
U heeft het voorbereidende werk afgerond. Nu is het tijd om vrijwillige coaches een duidelijke plek in uw organisatie te geven. Daarna kunt u op zoek naar geschikte kandidaten.
Wie doet wat? Werken met vrijwillige coaches heeft uiteraard gevolgen voor uw organisatie. Leg vast wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de vrijwilliger, vrijwillige coach en vrijwilligerscoördinator. Denk daarbij aan zaken als: • Waar ligt de grens tussen vrijwillige coaches en vrijwilligerscoördinatoren? Baken taken en verantwoordelijkheden af zodat vrijwillige coaches en vrijwilligerscoördinatoren geen werk dubbel doen of zaken laten liggen. Ook voor de zorgvrijwilligers is duidelijkheid nodig. • Hoe verloopt de communicatie? • Wat moet en mag een coach weten over een vrijwilliger en de zorgvrager? • Welke instrumenten zijn nodig om de coördinator en coach te ondersteunen? Denk aan: rapportage, evaluatie en dossier. Het kan zijn dat een vrijwilliger zich wil inzetten voor een zorgvrager én doorgroeien naar vrijwillige coach. Overweeg of een combinatie van activiteiten en functies in de organisatie wenselijk is.
Vrijwillige coaches
15
Volgens protocol Bij het Maatjesproject Drenthe werken de vrijwillige begeleiders volgens het protocollenboek van de organisatie. Een voorbeeld van een protocol is eens in de twee maanden een begeleidersoverleg waarbij ook een coördinator aanwezig is. Dan wordt de voortgang rondom alle vrijwilligers en zorgvragers besproken. De coördinator geeft zonodig advies.
Protocol contactbegeleiders voor Schorer Buddyzorg Schorer Buddyzorg in Amsterdam werkt met contactbegeleiders, een soort vrijwillige coaches die ook contact onderhouden met de cliënt. Zij begeleiden de zorgvrijwilligers (buddy’s). Ze werken volgens een protocol: • intake met cliënt • wachten op een geschikte buddy, ondertussen contact onderhouden met de cliënt • intentie- en kennismakingsgesprek met de buddy • toewijzingsgesprek met buddy en cliënt • contact onderhouden met buddy en cliënt • nagaan van wensen van buddy en cliënt en daarnaar handelen • eindgesprek met buddy en cliënt
16
Vrijwillige coaches
Profielschets van een vrijwillige coach Een vrijwillige coach begeleidt een aantal zorgvrijwilligers. Hij of zij onderhoudt regelmatig contact met hen en signaleert en bespreekt zaken die niet naar wens verlopen. De coach houdt van elke vrijwilliger een dossier bij en rapporteert aan de vrijwilligerscoördinator. De coach heeft overigens zelf geen contact met de zorgvrager. Verder organiseert een vrijwillige coach de intervisie van de vrijwilligers en helpt mee bij het organiseren van themabijeenkomsten voor vrijwilligers. Ook neemt hij of zij deel aan overleg, intervisie en deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers en coaches. Gemiddeld is een coach zo’n tien uur per maand bezig (bij maximaal 15 vrijwilligers per vrijwillige coach). Dat kan zowel overdag of ’s avonds zijn. De vrijwilligerscoördinator is eindverantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilliger. Daarnaast blijft de coördinator verantwoordelijk voor het contact tussen de vrijwilliger en de zorgvrager.
Vrijwillige coaches
17
Meewerken aan activiteiten Blink, Praktische Thuishulp Brabant Noordoost vraagt van de contactvrijwilliger ook dat zij meewerken aan activiteiten die de organisatie ondersteunen. Bijvoorbeeld folders verspreiden, deelnemen aan informatiemarkten en lunches verzorgen voor de eigen intervisiebijeenkomsten.
Profiel vrijwillige coaches, Tandem • • • • • • •
mbo werk- en denkniveau affiniteit met vrijwilligerswerk en mantelzorgers kernachtig kunnen schrijven en vertellen computervaardigheden (Word, e-mail) zelfstandigheid, zelfstandig kunnen plannen van werkzaamheden initiatiefrijk, initiatief nemen om belangrijke zaken te bespreken sociaal vaardig (vertrouwensrelatie kunnen opbouwen, integriteit, empathisch, kunnen omgaan met feedback, goed kunnen luisteren, motiveren en stimuleren, in staat zijn hoofd- en bijzaken te scheiden) • goed kunnen samenwerken • eventueel ervaring met leidinggeven of coachen
18
Vrijwillige coaches
Rekening houden met werk en gezin Blink ontwierp een speciaal takenpakket voor jonge contactvrijwilligers. Omdat zij vaak een baan en soms de zorg voor kinderen hebben worden zij alleen gevraagd voor zaken die niet op een vast tijdstip plaatsvinden. Zij staan bijvoorbeeld niet op informatiemarkten en verzorgen geen lunches. Zo kan ook voor andere groepen contactvrijwilligers gekeken worden wat bij hen past.
Wat heeft u te bieden? In het profiel ligt de nadruk op wat u vráágt van de vrijwillige coach. Maar uiteraard heeft u een vrijwillige coach ook iets te bieden. Zet dus de voordelen voor de vrijwillige coaches ook op een rij, zoals: • uitdagend vrijwilligerswerk, de mogelijkheid om zich te ontwikkelen • onderdeel uitmaken van de organisatie • flexibele werktijden • vrijwilligerscontract • WA- en ongevallenverzekering voor het vrijwilligerswerk • deskundigheid verwerven • begeleiding door de vrijwilligerscoördinatoren • vergoeding per uur of per maand • vergoeding van onkosten, zoals telefoon- en reiskosten
Vrijwillige coaches
19
Verzekering en vergoeding De vrijwillige coaches bij Tandem zijn WA verzekerd en ontvangen een onkostenvergoeding van € 17,50 per maand. Bij Blink ontvangen de coaches € 30,00 onkostenvergoeding per maand.
Werving Op basis van het profiel van vrijwillige coach kunt u het wervingsmateriaal maken. Ga na waar de vrijwilligers die u wilt bereiken te vinden zijn en verspreid daar de informatie. U kunt ook ervaren vrijwilligers die in het profiel passen, persoonlijk uitnodigen voor een gesprek. Benadruk dat het vrijwilligerswerk is waarin iemand zijn of haar persoonlijke vaardigheden kan vergroten. Ook uw collega’s en vrijwilligers kunnen voor u werven door mond-op-mondreclame. Geef bijvoorbeeld op een themabijeenkomst voor vrijwilligers uitleg over vrijwillige coaches. Bij werving kunt u kunt verder denken aan: • tekst op uw eigen website • tekst op de website van andere organisaties in de regio, bijvoorbeeld de vrijwilligerscentrale • artikel in huis-aan-huisbladen • advertentie in regionale krant • voorlichtingsbijeenkomst in bijvoorbeeld buurthuis, school, kerk of moskee
20
Vrijwillige coaches
Personeelsadvertentie Tandem wierf succesvol vrijwillige coaches met een personeelsadvertentie in regionale kranten. Er reageerden veertig mensen. Twintig van hen zijn vrijwillige coach geworden. Met de term ‘coach’ in de advertentie sloeg Tandem de spijker op de kop. Door te vragen naar mensen met ervaring in leidinggeven of coachen spraken zij de geschikte mensen aan.
Selectie Vaak vindt een eerste selectie plaats op grond van de brieven van kandidaten. Formuleer van te voren de belangrijkste selectiecriteria en geef er voorbeelden bij. De meeste criteria haalt u uit het profiel. Nodig personen die beantwoorden aan de belangrijkste criteria uit voor een selectiegesprek. Een verdere selectie volgt tijdens de training. Het loont de moeite om de selectiegesprekken te laten voeren door twee vrijwilligerscoördinatoren (of een coördinator en een andere professional), ook al kost dit meer tijd. Het vergroot de kans dat de uitgekozen kandidaten inderdaad geschikt zijn voor het werk, zo leert de ervaring. Misschien is een kandidaat niet geschikt als vrijwillige coach maar wel voor een andere functie. Ga na of u dan alternatieven kunt bieden, bijvoorbeeld het begeleiden van lotgenotengroepen voor mantelzorgers.
Vrijwillige coaches
21
Verkenning Bij Blink neemt de aspirant-contactvrijwilligers eerst deel aan een contactvrijwilligersoverleg. Zo kunnen ze zien of het werk hen aanspreekt en of het klikt met de organisatie. Door deze verkenning krijgen aspirant-contactvrijwilligers een goed beeld van het werk voordat ze besluiten of ze het gaan doen.
22
Vrijwillige coaches
4
De coaches aan het werk
Training Vrijwillige coaches volgen vooraf een training. Die biedt de coaches en de vrijwilligerscoördinatoren meteen de gelegenheid elkaar en de organisatie te leren kennen. In de training leren de coaches wat ze precies gaan doen, en welke leuke en lastige zaken ze kunnen tegenkomen. Ook allerlei praktische zaken komen aan bod. Om goed te kunnen oefenen moet de trainingsgroep niet groter zijn dan 15 à 20 personen. Een trainingsduur van anderhalve dag tot twee dagen is geschikt om alle onderdelen aan bod te laten komen. Een jaarlijkse herhaling, eventueel op een locatie buiten de deur, geeft coaches de gelegenheid hun vaardigheden op te frissen en te verdiepen. De coaches ervaren dit als een waardering voor hun inzet: er wordt in hen geïnvesteerd. Wat kan op een training aan bod komen? Onderwerpen die vrijwillige coaches aanspreken, zijn: • luisteren • feedback geven • de kunst van het telefoneren • omgaan met grenzen • omgaan met weerstand • signaleren • samenstellen van een vrijwilligersdossier • privacy en integriteit • samenwerking tussen coach en vrijwilligerscoördinator
Vrijwillige coaches
23
Individueel inwerktraject Bij het Maatjesproject Drenthe start een vrijwillige begeleider stapsgewijs, afhankelijk van de persoonlijke situatie. Er wordt een persoonlijk inwerkplan opgesteld. Dat kan bestaan uit: meelopen met een medewerker, gesprekken voeren onder begeleiding van een medewerker, kennismaken op kantoor, procedures doorlopen (bijvoorbeeld het aanleveren van administratieve gegevens) en afspraken maken over scholing. Daarnaast zijn er voor zelfstudie boeken en andere literatuur beschikbaar over maatjescontacten en werken met vrijwilligers.
Matching vrijwillige coaches en vrijwilligers De vrijwillige coaches worden na de training gekoppeld aan een aantal zorgvrijwilligers. Vaak zorgt de vrijwilligerscoördinator voor de matching van coaches en vrijwilligers. Mogelijke criteria voor de matching zijn: • woonplaats of regio (juiste wel of niet in de buurt) • gemotiveerdheid van vrijwilliger ten aanzien van coaching • persoonlijkheden van vrijwilliger en coach Laat een nieuwe coach met een paar vrijwilligers starten. Afhankelijk van de wensen van de coach wijst u meer vrijwilligers toe. Vijftien vrijwilligers is een mooi aantal om te begeleiden. Een van de organisaties hanteert als globale regel: vijf vrijwilligers voor elke halve dag per week dat een vrijwillige coach werkt. Als de vrijwilliger naar een andere zorgvrager gaat, blijft hij of zij in principe bij dezelfde coach.
24
Vrijwillige coaches
Wensen voor matching Blink heeft contactvrijwilligers die liever geen vrijwilliger uit hun eigen dorp begeleiden. Hiermee wordt rekening gehouden.
Overdracht van vrijwilligers Bij veel organisaties heeft een nieuwe vrijwilliger de eerste tijd contact met de vrijwilligerscoördinator. Die doet de intake en matcht de vrijwilliger met een zorgvrager. Na enige tijd draagt de coördinator de vrijwilliger over aan een vrijwillige coach. Maar er zijn ook organisaties waar de vrijwillige coach de intake doet van de vrijwilliger, deze matcht met een zorgvrager en begeleidt. Welke variant de organisatie kiest, hangt af van de visie op het inzetten van vrijwilligers, de complexiteit van het vrijwilligerswerk, de kwaliteiten van de coach en de uren die de vrijwilligerscoördinator beschikbaar heeft. Het gaat om een beleidskeuze waaraan ideologische of strategische overwegingen ten grondslag liggen. Bent u van mening dat vrijwillige coaches al het werk van de professionele coördinator over kunnen nemen of vindt u dat vrijwilligers alleen de coördinator kunnen aanvullen? Wees u bewust van de effecten van de keuzes. Sinds de invoering van de Wmo is er veel aandacht voor vrijwillige inzet als antwoord op ondersteuningsvragen. Dat is positief, omdat het werk dat uw organisatie doet hiermee meer in de schijnwerpers staat. Maar het kan ook het effect hebben dat vrijwilligers worden gezien als een ‘goedkope’ oplossing voor tekorten in de zorg.
Vrijwillige coaches
25
Zicht op zorgvrager en vrijwilliger Bij Tandem doet de vrijwilligerscoördinator de intake van zorgvragers en vrijwilligers, koppelt een vrijwilliger aan een zorgvrager, begeleidt hen het eerste half jaar en evalueert met de vrijwilliger. Daarna neemt een vrijwillige coach de begeleiding over. Tandem vindt het belangrijk dat de vrijwilligerscoördinator zicht heeft op de mantelzorger, de vrijwilliger en de vrijwillige coach.
Snel contact leggen Bij Blink hangt het van de zwaarte van de ondersteuningsvraag af hoe snel de contactvrijwilliger de begeleiding van de vrijwilliger overneemt. Zo nodig blijft de vrijwilligerscoördinator zelf de vrijwilliger begeleiden. De ervaring leert dat het in eenvoudige settings goed werkt om de contactvrijwilliger snel in contact te brengen met de vrijwilliger. De vrijwilliger vindt het daardoor na de overdracht makkelijker om zich tot contactvrijwilliger te richten, en doet minder vaak uit gewoonte een beroep op de consulent.
26
Vrijwillige coaches
Coaching van vrijwilligers De vrijwillige coach en de vrijwilliger spreken met elkaar af hoe vaak ze contact hebben. Het contact kan deels via telefoon en e-mail. Veel vrijwilligers hebben het persoonlijke contact met een begeleider nodig en stellen het erg op prijs. Met een vrijwillige coach kunnen zij hun ervaringen goed bespreken. Het geeft hen het gevoel dat ze gehoord worden en dat hun werk ertoe doet. Daarnaast waarderen vrijwilligers de persoonlijke aandacht. Sommige vrijwilligers vinden het lastig te accepteren dat ze worden aangestuurd door een andere vrijwilliger. Ook zijn er vrijwilligers die geen behoefte hebben aan begeleiding. Het helpt om wensen en weerstanden te bespreken. Als de coach en de vrijwilliger er niet uitkomen, kan de coach de vrijwilligerscoördinator vragen een oplossing te zoeken. Het is een taak van de vrijwilligerscoördinator om de vrijwilligers voor te bereiden op komst van de vrijwillige coach. Als u weerstanden bemerkt bij vrijwilligers, helpt het hen extra aandacht te geven en hun bedenkingen te bespreken. Vaak verdwijnt daardoor al een deel van de weerstand. Het is verder raadzaam om regelmatig uitleg te geven over de rol van de vrijwillige coach om het verworven draagvlak in stand te houden.
Vrijwillige coaches
27
Coaching van de vrijwillige coaches De coaches op hun beurt worden begeleid door de vrijwilligerscoördinatoren. Als er meerdere coördinatoren zijn, zijn er twee mogelijkheden: 1. Een coach koppelen aan één vaste coördinator die ook de vrijwilliger en zorgvrager kent. Dit heeft als voordeel dat de coördinator de achtergrondinformatie heeft en weet wat er speelt. Als deze coördinator niet altijd aanwezig is, moet voor in geval van nood wel altijd iemand van de organisatie bereikbaar zijn. 2. De coaches niet koppelen aan één vrijwilligerscoördinator, maar hen met het hele team begeleiden. Dit heeft als voordeel dat de coaches altijd een vrijwilligerscoördinator kunnen bereiken. De praktijk leert dat de coaches zelf kiezen met welke coördinator ze contact zoeken. Goede communicatie tussen de coaches en de vrijwilligerscoördinator is van wezenlijk belang. De coaches moeten het gevoel hebben dat ze bij de organisatie horen. Daarnaast is het belangrijk dat de coaches met elkaar hun ervaringen kunnen uitwisselen. Misschien kunt u op het intranet van de organisatie een plek inruimen voor de coaches. Zorg goed voor de vrijwillige coaches. Dankzij de coaches krijgen de vrijwilligers meer aandacht. Maar het levert pas wat op wanneer - zeker in het begin - ook de coach zelf voldoende aandacht krijgt.
28
Vrijwillige coaches
Wegwijs maken Werken met nieuwe coaches vraagt van de vrijwilligerscoördinator veel tijd. Coaches die al langer meedraaien kunnen wat van het werk op zich nemen en nieuwe coaches wegwijs maken in de organisatie.
Rapportage U hoeft de vrijwillige coach niet het dossier van de vrijwilliger te geven, alleen de noodzakelijke gegevens. Hij of zij legt zelf de informatie die voortkomt uit het contact met de vrijwilligers schriftelijk vast. De coach rapporteert op gezette tijden aan de vrijwilligerscoördinator, met toestemming van de vrijwilliger. De vrijwilligerscoördinator houdt zelf een dossier bij van de mantelzorger en de vrijwilliger. Een vrijwilliger heeft altijd het recht om het eigen dossier in te zien. Vraag de vrijwillige coaches eens per jaar om een rapportage te maken. Dit gaat het gemakkelijkst als u een standaardformulier maakt, waarin u vraagt naar gegevens over het contact tussen vrijwilliger en coach, en het contact van de coach met de organisatie. Bijvoorbeeld tijdens het bijwonen van bijeenkomsten of evaluatiegesprekken.
Vrijwillige coaches
29
Frisse blik Tandem kiest er bewust voor de coach weinig informatie te geven over de vrijwilliger. Volgens Tandem werkt het goed als de coach met een frisse blik het contact aangaat.
Evalueren en bijstellen De coach en vrijwilliger bespreken regelmatig hoe ze zelf het contact met elkaar vinden verlopen. De coach rapporteert hierover aan de vrijwilligerscoördinator. Eenmaal per jaar evalueert de vrijwilligerscoördinator met de vrijwilliger. Het is handig om voor deze evaluatie een standaardlijst te maken met aandachtspunten als: • hoe verloopt het contact? • zijn er zaken die niet aan bod komen maar dat wel zouden moeten? • is het werk nog leuk? • wat zijn de wensen voor deskundigheidsbevordering? In de evaluatie met de vrijwilliger gaat het om de relatie met de coach, de relatie met de vrijwilligerscoördinator en de organisatie.
30
Vrijwillige coaches
Als een vrijwilliger stopt Als een vrijwilliger wil stoppen met de hulpverlening aan een zorgvrager of met al het vrijwilligerswerk, gaat de vrijwillige coach na wat de reden is. Vindt de vrijwilliger het werk niet meer leuk? Kost het te veel tijd? Heeft het te maken met de zorgvrager waaraan hij of zij gekoppeld is? Spelen privé-omstandigheden een rol, bijvoorbeeld een studie of de zorg voor zieke ouders? Als moeilijkheden in de relatie met de cliënt de reden zijn om te stoppen, moet de vrijwilligerscoördinator met de vrijwilliger bekijken wat het probleem precies is en wat de beste oplossing is. Het komt gelukkig niet vaak voor. Bovendien kunnen dankzij de vrijwillige coaches eventuele problemen vroegtijdig besproken en aangepakt worden.
Vrijwillige coaches
31
5
Terugblik pilotorganisatie
Tandem heeft het werken met vrijwillige coaches in de praktijk gebracht. Over het geheel genomen is Tandem er zeer tevreden over. De inzet van de coaches biedt een verdieping van en een aanvulling op het werk van de coördinatoren. Ze krijgen ook meer overzicht. Het levert coördinatoren op termijn ook meer tijd op. Het is belangrijk de vrijwilllige coaches niet in te zetten om taken van coördinatoren over te nemen. Heldere afspraken over taken en verantwoordelijkheden zijn essentieel, evenals een uitgebreide en gedegen voorbereiding van deze manier van werken. Dat is een noodzakelijke investering om het goed van de grond te krijgen. Tandem adviseert om de voorbereiding en uitvoering niet alleen te doen. Door anderen erbij te betrekken wordt de kans van slagen vergroot en dit maakt het werk minder kwetsbaar. Betrek in de voorbereiding ook de mensen die het in de toekomst moeten uitvoeren, dat bespaart later veel extra werk.
32
Vrijwillige coaches
6
Aan de slag
Wij hopen dat deze handreiking u inspireert om te kijken of de inzet van vrijwillige coaches de kwaliteit in uw organisatie kan verbeteren. Heeft u vragen over het werken met vrijwillige coaches? Neem dan contact op met MOVISIE of Mezzo of kijk op de websites: www.movisie.nl of www.mezzo.nl. We wensen u veel succes bij het verbeteren van de begeleiding van vrijwilligers en de kwaliteit van de vrijwilligerszorg.
Vrijwillige coaches
33
Colofon Het project De mantel verlicht is een initiatief van MOVISIE, kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling en Mezzo, Landelijke Vereniging voor Mantelzorgers en Vrijwilligerszorg. Het werken met vrijwillige coaches is ontwikkeld door Eveline Bogaard, Bogaard Trainings Design. Tandem heeft als pilotorganisatie de methodiek getest, met dank aan Thea Genevasen. Andere voorbeelden uit de praktijk kwamen van: • Maatjesproject Drenthe, Beilen • Blink, Praktische Thuishulp Brabant Noordoost, Malden • Schorer Buddyzorg, Amsterdam Auteurs: Redactie: Eindredactie: Fotografie: Vormgeving: Huisstijlelementen: Drukwerk:
Roos Scherpenzeel en Jolanda Elferink, MOVISIE, Utrecht Paul Krewinkel en afdeling Communicatie, Mezzo, Bunnik Joop Rosier, Zodra, Rhenen Sijmen Hendriks, Utrecht Suggestie & illusie, Utrecht Avant la Lettre, Utrecht Hollandia Printing, Heerhugowaard
Het project is mede gefinancierd door het het Ministerie van VWS, het VSBfonds, Skanfonds en Stichting Sluyterman van Loo.
Zorgvrijwilligers stellen persoonlijke begeleiding erg op prijs. Deze vrijwilligers hebben geregeld behoefte aan meer begeleiding dan de organisatie kan bieden. Vrijwillige coaches kunnen dan uitkomst bieden. Zij nemen voor een belangrijk deel de extra begeleiding van vrijwilligers op zich. Deze handreiking laat organisaties voor vrijwilligerszorg zien hoe zij kunnen werken met vrijwillige coaches.
