Vragen ex. art 43 RvO inzake Stichting Wijk Accommodaties Roermond

••••• gemeente Roermond

uw nummer

het raadslid de heer Lucas

uw datum

14 januari 2014

ons nummer onze datum verzonden

2014/UIT/57506 21 januari 2014

inlichtingen bij sector/afdeling doorl
Dhr. F. Leenders BSAA/elzijn 0475 - 359 648

bijlage(n) betreffende

Vragen ex. art 43 RvO inzake Stichting Wijk Accommodaties Roermond

22

IAN

ZOU

Aantal uren besteed aan beantwoordina brief: 5

Geachte heer Lucas, Ter beantwoording van de door u gestelde vragen op grond van artikel 43 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad inzake Stichting Wijk Accommodaties Roermond delen wij u, met opneming van de inleiding, het volgende mede. Naar aanleiding van de raadsinformatiebrief welke heden over SWAR tot ons kwam de volgende vragen aan het college: Vraag 1a.

Wijkaccommodatie "De Kameleon"gaat per 1-1-2014 terug naar de gemeente: Welk gevolg heeft dit voor de toekenning van de subsidie van S W A R ?

Antwoord.

Dit heeft tot gevolg dat de SWAR geen subsidie meer aan heeft gevraagd en gekregen ten behoeve van het beheren en exploiteren van deze accommodatie vanaf 1 januari 2014. De bezuinigingsdoelstelling op het accommodatiebeleid als gevolg van het Kerntakenboek, ad € 68.000,--, wordt binnen de gemaakte subsidieafspraken gerealiseerd.

Vraag 1b.

Zijn gebruikers op de hoogte hoe ze gebruik kunnen blijven maken van deze locatie?

Antwoord

De functie wijkaccommodatie is per 1 januari 2014 aan het pand onttrokken. De overige exploitatiemogelijkheden voor het pand zullen worden bekeken. In de tussentijd zal er met de verschillende partijen bekeken worden of een tijdelijke oplossing mogelijk is in afwachting van een structurele situatie. Sociaal maatschappelijke activiteiten kunnen mogelijk naar een overige accommodaties verhuizen zoals 't Trefpunt.

stadhuis I iUlarlitai 6041 EiW | Postbus 900 6040 AX Roermond | T 0475 359 999 j F 0475 388 359 | Rabobanlc 1272.86.179

www.roermond.nl

Ons nummer 2013/UIT/49595

Vraag 1c.

Pagina 2

Wat zijn de concrete plannen voor deze locatie? Wanneer wordt de gemeenteraad hierin gekend?

Antwoord.

Het gehele gebouw de Kameleon is een Brede Maatschappelijke Voorziening met hierin onder andere een basisschool en kinderopvang. De functie wijkaccommodatie is per 1 januari 2014 aan het pand onttrokken. Er is nog geen concreet plan voor de toekomst voor de ruimtes die voorheen de functie van wijkaccommodatie vervulden. Er hebben onder andere gesprekken plaatsgevonden met het onderwijs en de kinderopvang. Zij hebben aangegeven dat zij vooralsnog niet voornemens zijn om het vrijkomende deel structureel in gebruik te nemen.

Vraag 2a.

Reeds eerder hebben wij bezwaren geuit tegen een veel te dure manager die gedetacheerd is door de gemeente Roermond bij SWAR + de medewerker administratief/secretarieel (0.89 fte via subsidieregeling) Wij gaan er van uit dat deze detachering tijdelijk is /was. Kunt u aangeven hoe lang deze detachering is aangegaan en hoe lang de medewerker via de subsidieregeling nog in dienst blijft?

Antwoord.

De gemeente Roermond is bekend met een detachering voor onbepaalde tijd. Concreet gaat het hier over een medewerker van onze gemeente. Wij doen verder geen mededelingen op persoonsnisveau. De gemeente Roermond heeft een outputgerichte subsidierelatie met de SWAR. Dit betekent dat met de subsidieontvangende partij afspraken worden gemaakt over de prestatie die voor het subsidiebedrag geleverd worden. De wijze waarop de subsidieontvangende partij dit vervolgens vormgeeft, is een eigen verantwoordelijkheid. Dit sluit aan bij het principe van een regisserende gemeente: outputgericht sturen. Voor de toekomst heeft ons college zich ten doel gesteld om de subsidieafspraken met de SWAR nog concreter te maken. Om de continuïteit van het beheer binnen de verschillende accommodaties vanaf 1 januari 2014 te kunnen garanderen is ervoor gekozen om tot 1 juli 2017 een uitvoeringsovereenkomst met de SWAR te sluiten zodat er ruimte ontstaat om e.e.a. nader uit te werken per accommodatie in de verschillende wijken. De uitwerking voorziet in een demarcatie van de verschillende beheersrollen waarbij de rol van de SWAR en haar beheerders aan de orde zal komen.

Vraag 2b.

Kunt u aangeven voor beide sinds wanneer deze detachering / subsidieregeling is ingegaan?

Antwoord.

De detachering is ingegaan op 1 juni 2000.

Vraag 3.

Doordat wijkaccommodatie '"t Trefpunt" als voorloper dient voor de andere accommodaties, mogen we er dan vanuit gaan dat er meer vrijwilligers ingezet gaan worden bij de accommodaties die SWAR in beheer heeft? Z o j a , wat zijn hiervan de financiële consequenties, zowel positief en/of negatief?

stadhuis I iVlarl(t31 6041 EiVl | Postbus 900 6040 AX Roermond j T 0475 359 999 j F 0475 388 359 j Rabobank 1272.86.179


Pagina 3

Wijl
Door "verschillende samenwerkingspartners meer te gaan betrekken bij het beheer en de exploitatie van de verschillende accommodaties" kunnen wij ons voorstellen dat dit financieel voordeel geeft of gaat geven. Kunt u dit nader toelichten en ook hoe dit zichtbaar wordt in de toegekende subsidie? Het is mogelijk dat het aanbrengen van een duidelijke demarcatie per accommodatie financieel voordeel genereerd doordat zaken efficiënter kunnen worden opgepakt of doordat taken bijvoorbeeld niet meer opgepakt hoeven te worden door de SWAR. Indien dit het geval is zal dit blijken in de subsidieafspraken: het is mogelijk dat subsidiestromen veranderen of zelfs niet meer nodig blijken te zijn.

Vraag 5.

Kunnen wij een kopie krijgen van het beheersplan waarvan het college op 3 september j.l. kennis heeft genomen? Als bijlage het beheersplan waarvan het college op 3 september j.l. kennis heeft genomen.

Vraag 6.

Graag nemen wij kennis van " de uitvoeringsovereenkomst en afsprakenkader per accommodatie" Kunt u ons dit laten toekomen? Waarom geeft u nu aan dat per juli 2017 pas een SMART geformuleerde overeenkomst afgesloten kan worden. Bent u het met ons eens dat dit veel eerder moet? In 2011 heeft er, op basis van een plan van aanpak, een evaluatie van de SWAR plaatsgevonden met als doel om de SWAR verder door te ontwikkelen. Dit plan kende 4 actiepunten te weten: a.

Financiën

b.

Beheer

c.

Wijkgebonden

d.

Risicomanagement

Dit is onder andere aanleiding geweest om het totale accommodatiebeleid te herijken. Hierover is uw raad diverse malen geïnformeerd waarna u dit herijkte beleid uiteindelijk op 24 oktober 2013 heeft vastgesteld.

stadhuis | iVlari

Pagina 4

Ook wij zouden graag eerder concretere afspraken maken. Echter, om de continuïteit van het beheer binnen de verschillende accommodaties vanaf 1 januari 2014 te kunnen garanderen, is ervoor gekozen om tot 1 juli 2017 een uitvoeringsovereenkomst met de SWAR te sluiten zodat er ruimte ontstaat om e.e.a. nader uit te werken per accommodatie in de verschillende wijken. Dit is ook de reden geweest om geen gebruikelijke termijn van 4 jaren te hanteren maar een termijn tot 1 juli 2017. Doordat dit maatwerk is vindt dit gefaseerd plaats en niet tegelijk bij alle accommodaties. Ons college heeft verder besloten om jaarlijks de uitvoeringsovereenkomst met de SWAR te evalueren. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om tussentijds afspraken aan te scherpen. Wij zijn het met u eens dat er eerder scherpere afspraken gemaakt kunnen worden en wij zullen dit dan ook tussentijds doen. Als bijlage een kopie van de uitvoeringsovereenkomst met de verschillende beheersrollen per accommodatie. Vraag 7a.

Uit eerdere vragen (6 augustus 2013/UIT/50569) blijkt dat "In totaliteit vraagt de SWAR voor 2014 € 279.000,- aan voor personeelskosten in haar subsidieaanvraag 2014." Bent u het met ons eens dat dit een heel zware post is op een subsidie van € 359.00,00? Deze vraag heeft betrekking op de bedrijfsvoering van de SWAR waarvoor de SWAR primair verantwoordelijk is. Wij zijn het met u eens dat personeelskosten een substantiële kostenpost vormen binnen de SWAR. Navraag leert dat er momenteel 1 manager algemene zaken (1 fte) is gedetacheerd via de gemeente Roermond en dat er verder nog 5 medewerkers in vaste dienst zijn bij de SWAR: beleidsmedewerker belast met de planning (0,67 fte); medewerker administratief/secretarieel (0.89 fte via subsidieregeling); medewerker beheer Donderie (0,89 fte); medewerker beheer 't Trefpunt (0,89 fte); medewerker beheer de Vlonder (0,44 fte); medewerker beheer de Duup (SWAR verzorgt alleen de personeelsadministratie en de beheerder werkt uitsluitend voor het Comité van Samenwerking in de Duup). Daarnaast werken er nog 15 vrijwilligers bij de verschillende accommodaties die de SWAR beheert en exploiteert. Deze functies worden binnen de middelen die de SWAR ter beschikking heeft ingevuld en aangestuurd door de SWAR.

Vraag 7b.

Bent u het met ons eens dat dit veel lager zou kunnen zijn als de detachering opgeheven wordt? Deze vraag heeft betrekking op de bedrijfsvoering van de SWAR. De SWAR is

stadhuis | iVlamt 31 6041 EiVl | Postbus 900 6040 AX Roermond | T 0475 359 999 | F 0475 388 359 j Rabobank 1272.86.179


Pagina 5

primair verantwoordelijk voor tiaar bedrijfsvoering. Binnen het beschikbare subsidieplafond geeft de SWAR aan deze component nodig te hebben om de verschillende accommodaties te kunnen beheren en exploiteren. De detachering Is een van de oorzaken dat de SWAR personeelskosten heeft. De SWAR heeft echter meerdere personeelsleden in dienst om de gevraagde accommodaties te beheren en te exploiteren. Binnen de eerder genoemde nadere uitwerking in een demarcatie van de verschillende beheersrollen zal ook de rol van de SWAR en haar aan de orde zal komen. Vraag 7c.

Is het college bereid om de detachering op te heffen? De detachering geldt voor onbepaalde tijd. Concreet gaat het hier over een medewerker van onze gemeente. Wij doen verder geen mededelingen op persoonsnisveau.

Vraag 8.

Uit uw antwoorden 2013/UIT/50569 blijkt Dit is mogelijk: de SWAR heeft in haar subsidieaanvraag 2014 € 56.000,00 minder aan subsidie aangevraagd in vergelijking met 2013 (€ 381.000,- in 2014 en in 2013 € 437.000,-). De reden hiervoor is het afstoten van de Kameleon. Vanwaar het verschil in toekenning van € 359.000,00 kunt u dit toelichten? Ja, de begroting in 2013 van de SWAR ging uit van € 437.000,-- aan subsidie. Dit was inclusief de Kameleon ad € 60.200,--. De begroting in 2014 van de SWAR ging uit van € 381.000,- aan subsidie exclusief de Kameleon. Ons college heeft op 4 juni 2013 besloten om 't Trefpunt te gaan huren van Wonen Zuid voor de periode van 10 jaar. De reden hiervoor Is het feit dat Wonen Zuid hiermee voldoende zekerheid heeft gekregen om noodzakelijke aanpassingen aan het pand door te voeren. Om deze reden is het bedrag dat de SWAR hiervoor als zijnde huurkosten van 't Trefpunt aan subsidie aanvraagt in mindering gebracht op de aangevraagde subsidie waardoor er € 359.000,-- aan benodigde subsidie overblijft in 2014.

Vraag 9.

In uw antwoord 2013/UIT/50569 stelt u: "Werken met vrijwilligers levert extra risico's op ten aanzien van continuïteit en kwaliteit van werkzaamheden omdat hier minder eisen aan te stellen zijn. Bent u het met ons eens dat werken met vrijwilligers (grote) risico's met zich mee brengt in een professionele organisatie. Wij zijn van mening dat de personeelskosten hoog drukken op de subsidie, waarbij juist nu wordt bekeken of vrijwilligers meer ingezet kunnen worden. Naar onze mening is dit een zeer kromme redenatie, bent u dit met ons eens en wat gaat u hiermee doen? Een organisatie zoals de SWAR werkt met een aantal professionals om een aantal taken overstijgende uitte kunnen voeren. Daarnaast werken zij zoveel mogelijk met vrijwilligers vanuit het idee om de accommodaties 'voor en door de wijk' te laten functioneren.

stadhuis | iVlarl^tSI 6041 EIM | Postbus 900 6040 AX Roermond j T 0475 359 999 | F 0475 388 359 | Rabobank 1272.86.179

Pagina 6


Het werl<en met vrijwilligers biedt zowel kansen en risico's. Kansen kunnen bijvoorbeeld zijn dat het goedkoper kan en dat vrijwilligers meer binding hebben met de wijk waarin de accommodatie zich bevindt. Risico's kunnen onder andere zijn dat de continuïteit en de kwaliteit minder is omdat vrijwilligers zich minder verplicht voelen of lager opgeleid zijn. Toch streeft ons college ernaar om daar waar mogelijk zoveel mogelijk verantwoordelijkheden bij de burgers neer te leggen. In het in 2011, door uw raad, vastgestelde Kerntakenboek staat dit onder andere als volgt beschreven: "Zoals eerder aangegeven past bij het scenario "De Regisseur" een waarbij verantwoordelijkheden (vrijwilligersorganisaties, Vraag 10.

koerswijziging

meer bij burgers en het maatschappelijk

welzijnsorganisaties,

middenveld

etc.) komen te liggen."

Uit de uitvoeringsovereenkomst met SWAR uit 2008 staat: "De gemeente spreekt af onder voorbehoud van goedkeuring

van de

over Jaren 2009 tot en met 2013 door de gemeenteraad Jaariijks voor de kaienderjaren

gemeentebegrotingen aan de insteiling

2009 tot en met 2013 een subsidie ter

beschikking te steiien ter hoogte van € 253.640,-"

Nu krijgt SWAR een

subsidie toegekend van € 359.000,00 kunt u deze (forse) verhoging uitleggen? Graag ook in relatie tot het afstoten van "de Kameleon"? In 2009 kreeg de SWAR € 253.640,- aan subsidie voor het uitvoeren beheersactiviteiten uit bij respectievelijk de accommodaties De Velderie ( € 86.470,-), De Vlonder (€ 7.750,-), de Donderie (€ 114.430,-) en een deel (ad € 44.990,-) ten behoeve van voormalig ID-medewerkers. In 2014 hebben wij aan de SWAR subsidie verleend voor het uitvoeren van beheersactiviteiten bij respectievelijk de accommodaties De Velderie (€ 61.450,-), De Vlonder (€ 48.065,), De Donderie (€ 189.160,-), en 't Trefpunt (€ 60.325,-). De meerdere accommodaties, wijzigingen binnen de accommodaties (zoals bijvoorbeeld de verbouwing van de Donderie) en de jaarlijkse indexering hebben de verhoging onder andere tot gevolg. De subsidie ten behoeve van de beheersactiviteiten van De Kameleon is per 1 januari 2014 niet meer door de SWAR aangevraagd zoals uitgelegd bij vraag 8. Vraag 11a.

Uit uw brief: "Op 10 december 2013 heeft ons college besloten om het hierboven geformuleerde kader een nieuwe uitvoeringsovereenkomst aan te gaan met de SWAR over een periode van 1 januari 2014 tot 1 juli 2017" Bent u het met ons eens dat een evaluatie op haar plaats was geweest? Zeker nadat B B R hier verscheidende malen naar gevraagd heeft in commissie verband en ook nog tijdens de begrotingsrede 2014. Waarom is er geen evaluatie aan de raad verstrekt? Het maken van subsidieafspraken binnen de beschikbare financiële kaders is primair een aangelegenheid van ons college. Wij zijn het met u eens dat evaluatie regelmatig plaats moet vinden. Er heeft derhalve ook diverse malen bestuurlijk overleg plaatsgevonden met de SWAR waarin evaluatie heeft plaatsgevonden. De kaders van het accommodatiebeleid zijn met uw raad gecommuniceerd.

stadhuis j IVIarl
Pagina 7


Vraag 11b.

Is er een evaluatie geweest, zo ja kunnen wij deze ontvangen? In 2012 heeft er een evaluatie van het accommodatiebeleid plaatsgevonden: de herijking "Hart van de wijk". Hierover is uw raad diverse malen geïnformeerd waarna uw raad de verdere uitwerking van dit herijkte beleid uiteindelijk op 24 oktober 2013 heeft vastgesteld. Een kopie van deze uitwerking zullen wij als bijlage bij deze brief verstrekken.

Vraag 12.

Er is een nieuwe uitvoeringsovereenkomst gesloten, graag zouden we hiervan een kopie ontvangen! Als bijlage een kopie van de uitvoeringsovereenkomst.

Vraag 13.

Bent u het met ons eens, dat SWAR een erg hoge subsidie krijgt t.o.v. andere accommodaties die niet onder de SWAR paraplu vallen? Kunt u hiervan een financieel overzicht geven?

\ De verhouding is lastig aan te geven omdat iedere accommodatie anders is en zijn eigen kenmerken heeft die zich ook vertalen in de benodigde subsidie. Als overzicht de hoogte van de subsidie in het kader van accommodatiebeleid in 2014 per accommodatie (dit staat los van eventuele subsidie voor bijvoorbeeld activiteiten): De Donderie, De Vlonder, De Velderie, 't Trefpunt: in totaliteit € 359.000,- aan subsidie. De Kamp in Boukoul: in totaliteit € O,- aan subsidie. De Duup: in totaliteit € 29.405,- aan subsidie BMV Martin Giessen: in totaliteit € 139.764,- aan subsidie. Herteheym: in totaliteit € 7 4 . 7 3 1 , - aan subsidie. De Woonkamer Componistenbuurt: in totaliteit € O,- aan subsidie. Het Infopunt Sterrenberg: in totaliteit € O,- aan subsidie. Witte Kerkje: in totaliteit € O,- aan subsidie. Trefcentrum Open Haard: in totaliteit € 6.405,- aan subsidie. 't Sjoolpaad: in totaliteit € 13.900,- aan subsidie. Wijkcentrum Tegelarijeveld: in totaliteit € 6.406,- aan subsidie.

Een kopie van deze brief is aan de overige leden van de raad gezonden. wethouders van Roermond, De wnd. burgemeester.

Geraedts

mr. P.A.G. Cammaert

stadhuis I IVIarl
^# • ®«

-5^

gemeente Roermond

Uïtvoeringsovereenkomst t.b.v. budgetsubsidie tussen de Stichting Wijk Accommodaties Roermond en de Gemeente Roermond 1 januari 2014 tot 1 juli 2017 De gemeente Roermond, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester de heer P.A.G. Cammaert, hierna te noemen: de gemeente. en de Stichting Wijk Accommodaties Roermond te dezen vertegenwoordigd door mevrouw P. Deckers Daemen, voorzitter en de heer J. Impelmans, secretaris / penningmeester, hierna te noemen: de stichting, overwegende dat • de stichting is opgericht om ten behoeve van de gemeente wijkaccommodaties te beheren en exploiteren. • door de gemeente belang wordt gehecht aan het effectief en efficiënt beheren en exploiteren van wijkaccommodaties en de overdracht van kennis en ervaring op dit gebied; • de stichting hieraan een wezenlijke bijdrage kan leveren en de gemeente hiervoor subsidie aan de stichting beschikbaar heeft gesteld; • het wenselijk is dat tussen partijen meerjarige afspraken inzake beleid en subsidies worden vastgelegd, zodat de stichting een meerjarige zekerheid krijgt en bedrijfsmatig als sociaal maatschappelijk ondernemer kan opereren; • de gemeente de subsidie aan de stichting wil continueren in de vorm van een budgetsubsidie, waarbij wordt omschreven en bepaald welke prestaties voor de beschikbare subsidie worden geleverd; • de stichting bij de uitvoering van deze uitvoeringsovereenkomst een bijdrage levert aan de realisering van het binnen de gemeente vigerende accommodatiebeleid; • deze overeenkomst wordt gesloten ter uitvoering van de subsidiebeschikkingen zoals deze binnen de periode 1 januari 2014 tot 1 juli 2017 aan de stichting worden afgegeven en de Algemene subsidieverordening 2008 van Gemeente Roermond;

Pagina 1 van 5

komen overeen om in de contractperiode volgens de hierna komende bepalingen te handelen: Artikel 1: Algemene bepalingen 1. Partijen stellen zich met deze uitvoeringsovereenkomst ten doel het vastleggen van afspraken over beleid en subsidies voor de periode 1 januari 2014 tot 1 juli 2017. Deze zijn gericht op het sociaal maatschappelijk ondernemerschap van de stichting. 2. De stichting wendt de subsidie van de gemeente alleen aan voor activiteiten of voorzieningen, die overeenkomen met de afspraken in dit contract en leiden tot de beoogde prestaties. Artikel 2: Subsidie 1. De gemeente spreekt af onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeentebegrotingen over de periode 1 januari 2014 tot 1 juli 2017 door de gemeenteraad aan de instelling jaarlijks voor de periode 1 januari 2014 tot 1 juli 2017 een subsidie ter beschikking te stellen. 2. De subsidie, zoals bedoeld in lid 1 wordt met ingang van 1 januari 2014 jaarlijks per 1 januari geïndexeerd. Indexcijfer in de verhouding 80% loonstijging, 20% prijsstijging conform de uitgangspunten van de gemeentelijke begroting welke jaarlijks tijdens de algemene beschouwingen door de gemeenteraad worden vastgesteld. 3. Het onderdeel van de subsidie bestaande uit de compensatie voor het wegvallen van de ID-banen is gekoppeld aan de werkzaamheden van de voormalige ID-werknemers. Daarbij is deze subsidie zo hoog als de loonkosten van de desbetreffende voormalige ID-werknemers. De subsidie wordt verstrekt zolang de stichting de loonkosten en de werkzaamheden van de betreffende werknemers kan verantwoorden. Artikel 3: Doelstellingen en activiteiten De stichting stelt zich ten doel het creëren van randvoorwaarden, waardoor allerlei activiteiten ten behoeve van de wijken in de gemeente Roermond, mede door de kennis, ervaring en gebundelde krachten van de samengevoegde accommodaties gestalte kunnen krijgen, in het bijzonder: a. het effectief en efficiënt beheren en exploiteren van Multifunctionele Accommodaties en de aangesloten Wijkaccommodaties, - hierna te noemen de Accommodaties -, zulks in de meest ruime zin des woords; b. open staan voor niet aangesloten wijkaccommodaties, die gebruik willen maken van de kennis, ervaring en/of de gebundelde kracht van de samengevoegde accommodaties. c. het streven om de verantwoordelijkheid van het sociaal beheer, conform de maatschappelijke doelstelling van de verschillende accommodaties en zoals beschreven in het gemeentelijk accommodatiebeleid en de Welzijnsvisie, zomogelijk bij de verschillende wijkpartners neer te leggen en waar mogelijk optimaal gebruik te maken van de eigen kracht van de wijk(bewoners). Artikel 4: Kwantitatieve en kwalitatieve prestatiecriteria De activiteiten van de stichting dienen te voldoen aan de criteria: a. de stichting dient zich in te spannen voor het leggen en in stand houden van al die contacten, zowel binnen als buiten Roermond, die nodig zijn voor het verwezenlijken van de doeleinden van de stichting; b. de stichting dient haar accommodaties te beheren en te exploiteren overeenkomstig het gemeentelijk accommodatiebeleid Hart van de Wijk; c. de stichting dient niet bij de stichting aangesloten wijkaccommodaties op hun verzoek met raad bij te staan voor zover dit binnen de doelstellingen en mogelijkheden van de stichting past;

Pagina 2 van 5

d.

bij iiet verhuren van beschil
Pagina 3 van 5

3. Opgebouwde reserves en voorzieningen mogen alleen aangewend worden binnen de doelstellingen van de stichting. 4. Naast de egalisatiereserve is het de stichting toegestaan een bestemmingsreserve te vormen voor onvoorziene personele kosten. De reserve voor onvoorziene personele uitgaven is maximaal 10% van de loonsom, gedurende de looptijd van deze overeenkomst. Artikel 8: Voorschotregeling Van het subsidiebedrag, als bedoeld in artikel 2, wordt door de gemeente gedurende elk kalenderjaar van de budgetperiode in 12 maandelijkse termijnen ter hoogte van 1/12 de jaarlijkse subsidie aan de stichting uitgekeerd. Artikel 9: Administratieve bepalingen 1. Teneinde de toetsing, genoemd in artikel 6 te kunnen uitvoeren, is de stichting verplicht de gemeente die informatie te verschaffen die de gemeente voor de uitvoering van dit contract van belang acht. De gemeente is tevens gehouden die informatie te verschaffen die voor de stichting van belang is voor de uitvoering van deze overeenkomst. Hiertoe wordt tenminste een maal per jaar ambtelijk en bestuurlijk overleg gehouden. 2. Deze uitvoeringsovereenkomst eindigt op 1 juli 2017. Partijen verplichten zich om minimaal een jaar voor die datum in overleg te treden over het al dan niet sluiten van een nieuwe uitvoeringsovereenkomst. Artikel 10: Slotbepalingen 1. Indien bij vaststelling van de gemeentebegroting de voorgenomen subsidiebedragen volgens deze uitvoeringsovereenkomst door de raad van de gemeente niet of niet geheel beschikbaar worden gesteld, of indien andere zwaarwegende, niet voorziene omstandigheden bij één van beide partijen hiertoe noodzaken, treden beide partijen in overleg om te bepalen of deze uitvoeringsovereenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld. 2. Op het moment dat het activiteitenniveau daalt als gevolg van vermindering van de afname treden partijen in overleg om te bepalen of deze overeenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld. 3. In gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet treden beide partijen in overleg. Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en getekend te Roermond, d.d..^.^'..:'^-^^'^^

De stichting, secretaris^

Pagina 4 van 5

Overzicht beheersroilen Stichtig Wijk Accommodaties Roermond per accommodatie:

Donderie

Velderie

Vlonder

Trefpunt

Duup

Eigenarenbeheer

gem.Rmd

gemRmd

gemRmd

WonZuid

gemRmd

Gebruiksbeheer

SWAR

SWAR

SWAR

SWAR

Duup

Programma-/Administratief beheer

SWAR

SWAR

SWAR

SWAR

Technisch beheer

gR/SWA

gR/SWA

gR/SWA

WZ/SWA

Duup/ (SWAR payrole) Duup

Programmatisch beheer

SWAR

SWAR

SWAR

Bew.Kem

Duup

Facilitair beheer Commercieel beheer

SWAR SWAR

SWAR SWAR

SWAR SWAR

Duup Duup

SWAR SWAR

Eigenarenbeheer:

de eigenaar(en) van een gebouw draagt de verantwoordelijkheid voor het zo optimaal mogelijk in stand houden van het vastgoed. Treedt, indien van toepassing, op als verhuurder.

Gebruiksbeheer:

heeft betrekking op hoe de gebruiker(s) het pand zo optimaal mogelijk kunnen en mogen gebruiken.

Programma-/adm.beheer:

Heeft betrekking op het opstellen en beheren van activiteitenprogramma's en huurafrekeningen, facturering, debiteuren-/crediteuren administratie

Technisch beheer:

Hierbij gaat het om onderhoud van gebouwen, en installaties.

Programmatisch beheer:

Dit betreft het organiseren, afstemmen en coördineren van activiteiten van gebruikers, gezamenlijke activiteiten, interne en externe communicatie.

Facilitair beheer:

Het facilitair beheer heeft betrekking op gezamenlijk gebruik en de gedeelde en algemene ruimtes met betrekking tot contractmanagement, weten regelgeving en dagelijks beheer op energie, klein dagelijks onderhoud, schoonmaak, vuilafvoer, beveiliging etc.

Commercieel beheer:

Hierbij gaat het onder andere om verhuur, klantenbeheer, netwerken en leegstand beheer.

Maatschappelijk beheer:

Combinatie van programmatisch en commercieel programmabeheer. Heeft als doel om maatschappelijke activiteiten aan te bieden welke voldoen aan de wijk behoefte.

Payrole

Loonadministratie en detachering medewerker(s) t.b.v. andere stichting die wijkaccommodaties beheren

Pagina 5 van 5

Scan Gemeenschapshuizen Roermond

Opdrachtgever

: de gemeente Roermond

Project Manager

: Eric van As

Projectcode

: Istbgr130808

Versie

: v. 0.2

Status

: Concept

Datum

: 23-08-2013

STATUSPAGINA

Documentgegevens Project titel

Gemeenschapshuizen Roermond

Projectcode

Istbgr130808

Versie

0.2

Versie datum

2013-08-23

Status

Concept

Opstellers Naam

Functie

Maarten Vewer

Project Supervisor

Eric van As

Project Manager

Toetsing Naam

Functie

Frank Leenders

Beleidsmedewerker / Opdrachtgever

Document Historie Versie

Auteur

Datum

Reden

0.1

E.van As

2013- 08-15

Discussiestuk

0.2

E.van As

2013- 08-15

Discussiestuk

2

Verzendlijst Versie

Verzonden aan

Functie

Reden

0.1

F. Leenders

Opdrachtgever

bespreken

0.2

F. Leenders

Opdrachtgever

bespreken

functie

functie project

Email

Directeur

Project Supervisor

[email protected]

Coördinator FM

Project manager

[email protected]

Directeur

Project medewerker

[email protected]

Facility manager

Project medewerker

[email protected]

Project team naam Maarten Verwer Eric van As Pepijn Reijnders Jaap Verkuijlen

3

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ......................................................................................................... 5

2.

Scan Huidige situaties ...................................................................................... 7

3.

2.1.

Inleiding................................................................................................... 7

2.2.

Inhoud / functie ........................................................................................ 7

2.2.1.

Maatschappelijke functie, betekenis van accommodatie ........................... 7

2.2.2.

Beheer ............................................................................................... 7

2.2.3.

Het gebouw ........................................................................................ 8

2.3.

De ligging................................................................................................. 8

2.4.

Aantal gemeenschapshuizen ......................................................................10

Huidige projecten ...........................................................................................13 3.1.

Inleiding..................................................................................................13

3.2.

Leeuwen .................................................................................................13

3.3.

De Duup .................................................................................................14

3.4.

Brede Maatschappelijke Voorziening Kemp/Kitskensberg-Heide

(’t Trefpunt en

de Kameleon) ...................................................................................................14 4.

Kansen MFA’s.................................................................................................17

Bijlage 1 bronvermelding .......................................................................................18 Bijlage 2 Meetlat HC .............................................................................................19 Bijlage 3 afschrift openbaar register ‘ t Trefpunt .......................................................21

4

1.

Inleiding

Een gemeenschapshuis is noodzakelijk bij het realiseren van de basisfunctie ontmoeten en contact. De gemeenschapshuizen bieden een basis voor het organiseren van activiteiten waardoor mensen elkaar kunnen ontmoeten. Een gemeenschapshuis is voor de bewoners, waarbij een nauwe betrokkenheid van hen bij het reilen en zeilen van het gemeenschapshuis, essentieel is.

Het belang van een wijkaccommodatie voor de gemeente Roermond ziet men terug in de beleidsvoering van de gemeente Roermond. De gemeente Roermond is de afgelopen jaren doende met een kwaliteitsverbeteringsslag en het (terug) nemen van de regierol. Met het nieuwe accommodatiebeleid “Herijking Hart van de wijk” is een grote stap gezet om de gemeenschapshuizen meer voor en door de bewoners van de wijk te laten functioneren. Veranderingen in de maatschappij, technologie, economie ect. hebben ervoor gezorgd dat de vraag naar gemeenschapshuizen veranderd is. De hoofdfunctie ontmoeten en contact blijft bestaan echter is de behoefte veranderd en verschilt deze per bevolkingsgroep. Om aan deze behoefte een juiste invulling te geven is maatwerk essentieel. Het nieuwe accommodatiebeleid geeft invulling aan dit maatwerk. De gemeente Roermond heeft de weg voor maatwerk ingeslagen waarbij hieraan gefaseerd invulling gegeven wordt. De decentrale maatwerk aanpak kost tijd, echter zorgt het ervoor dat ieder gemeenschapshuis terug gaat naar de basis. Namelijk de vraag; “Wat is de behoefte van de bewoners?”

De scope van dit rapport betreft gesubsidieerde gemeenschapshuizen of accommodaties die een functie gemeenschapshuis vervullen.

In hoofdstuk 2 wordt de huidige situatie van de gemeenschapshuizen uiteengezet. Aan de hand van interviews en de meetlat van het accommodatiebeleid zijn onderdelen zoals bezettingsgraad, tevredenheid, doelgroep, gebouwfunctionaliteit en beheervorm in kaart gebracht. Tijdens het onderzoek is onderzocht hoeveel gemeenschapshuizen in Roermond aanwezig zijn, waar deze gesitueerd zijn en of dit in lijn is met de doelgroep behoefte.

5

Tevens is onderzocht wat de rol van de gemeente Roermond is ten aan zien van het accommodatiebeleid. In hoofdstuk 3 wordt aan de hand van lopende projecten met betrekking tot gemeenschapshuizen hier in zicht in verschaft. Bij de lopende projecten is niet alleen naar de rol gekeken maar ook naar de samenwerking tussen gemeente en verenigingen, wijkraden en andere groeperingen om de leefbaarheid in de wijken meer inhoud te geven.

Hoofdstuk 4 geeft in kort aan wat de recente ontwikkelingen in de zorg voor kansen biedt ten behoeve van multifunctionele accommodaties.

6

2.

Scan Huidige situaties

2.1. Inleiding Bij één derde van de gemeenschapshuizen zijn interviews afgenomen aan de hand van de meetlat van het accommodatiebeleid. De uitkomsten hiervan zullen in de volgende paragrafen samengevat worden weergegeven. Daarnaast heeft er een geografische analyse plaatsgevonden met betrekking tot het aantal gemeenschapshuizen en de ligging hiervan. Aan de hand van het accommodatiebeleid en visiedocument is gekeken hoe de ligging en de aantallen zich verhouden met de doelgroep behoefte. 2.2. Inhoud / functie 2.2.1.

Maatschappelijke functie, betekenis van accommodatie

Gekeken naar de bezettingsgraad, kan gesteld worden dat de minimale bezetting 20% is en de maximale 51%. De gemiddelde bezetting ligt op 30,8 % waar deze op landelijk niveau op 33,4% ligt. Een groot deel van de bezetting is te danken aan vaste activiteiten van de wijk, verenigingen etc. De gemeenschapshuizen houden zelf periodiek klanttevredenheidonderzoeken onder de gebruikers waarbij de beheerders aangeven dat de score over het algemeen hoog is. Gekeken naar de doelgroep is de groep senioren het grootst. De groep onder de 23 jaar wordt het minst bereikt. Bij accommodaties met sportfaciliteiten of een kinderopvang functie wordt de groep jongeren uiteraard wel bereikt. 2.2.2.

Beheer

Met betrekking tot het beheer dient onderscheid gemaakt te worden tussen eigenaar beheer, facilitair-, exploitatie- en programmabeheer zoals tevens in het accommodatiebeleid aangegeven is. Wat we zien is dat het programma beheer essentieel is voor succes bij de gemeenschapshuizen. Dit heeft als oorzaak dat er meer actief programmabeheer noodzakelijk is om de gemeenschapshuizen optimaal te benutten, vol te krijgen en de wijk er meer bij te betrekken. Zonder wijkbewoners is er tenslotte geen wijkhuis. Programmabeheer zorgt er onder ander voor dat verenigingen, wijkraden en groeperingen van mensen gestimuleerd worden om het gemeenschapshuis te bezoeken en deel te nemen aan activiteiten. Programma beheer heeft tevens het meeste invloed

7

op de inzet van vrijwilligers. Wanneer we kijken naar de visie van de gemeente Roermond wordt eens te meer duidelijk dat goed programma beheer essentieel is voor het behalen van de ambities en doelen van de Gemeente Roermond.

Wat we zien is dat de focus bij het beheer voornamelijk op facilitair beheer gericht was. Dit is helemaal het geval bij de “grotere” beheerorganisatie zoals bijvoorbeeld stichting wijkaccommodatie Roermond (hierna de SWAR). De SWAR is erg gericht op het faciliteren en mogelijk maken van activiteiten. Dit doet de SWAR naar behoren zodat veel activiteiten naar tevredenheid uitgevoerd worden. Echter neemt de SWAR niet de rol aan om juist activiteiten te organiseren dan wel de wijk te stimuleren deze te organiseren. Daarnaast neemt de SWAR tevens geen rol aan om de wijk actief erbij te betrekken. De gemeente Roermond heeft de afgelopen jaren meer de regierol ingenomen en als gevolg hiervan zijn ze recent een project gestart om juist de focus meer op het programmabeheer te richten, hier volgt meer over in hoofdstuk 3.

Gekeken naar de uitvoering van het beheer van de gemeenschapshuizen en de beheervormen zien we dat dit heel divers is. Waar bij een aantal gemeenschapshuizen een beheerstichting hiervoor verantwoordelijk is wordt dit bij andere gemeenschapshuizen enkel door vrijwilligers gedaan. 2.2.3.

Het gebouw

Een accommodatie heeft een gemiddelde oppervlakte van 1130 m2. Alle accommodaties worden periodiek onderhouden echter verschilt de kwaliteit van de accommodaties net als de leeftijd. De flexibiliteit in diverse gebruikersfunctie verschilt per accommodatie, de “oudere” gebouwen is deze beperkter. De meeste “oude” accommodatie zijn namelijk niet gebouwd als multifunctionele accommodatie. Wel wordt door de meeste aangegeven dat de accommodatie volstaat voor de activiteiten die men uitvoert.

2.3. De ligging Conform het accommodatiebeleid gemeente Roermond ‘Hart van de wijk’ wordt onderscheid gemaakt tussen vier wijk typeringen/doelgroepen, te noemen Volkswijken, De dorpskernen, De moderne middenklasse en De stedelijke wijken. Iedere typering wordt gekenmerkt door eigenschappen en hebben een eigen behoefte aan

8

welzijnsaccommodaties. In deze paragraaf word aangegeven waar de gemeenschapshuizen aanwezig zijn voor de betreffende doelgroepen. Hieronder volgt een korte beschrijving van deze verschillende types.

Volkswijken: In deze wijken heb je te maken met relatief veel huurwoningen, relatief lagere inkomens en relatief lagere arbeidsparticipatie. De behoefte aan welzijnsaccommodaties is in deze wijken groot , zowel voor de huisvesting van vrijwilligersinitiatieven, maar ook voor bijvoorbeeld het professionele welzijnswerk. Voorbeelden van dit wijk type zijn bijvoorbeeld Roermondse Veld, De Kemp en donderberg.

De dorpskernen: Binnen Roermond bestaan er ook enkele dorpskernen. Deze wijken worden gekenmerkt door een bloeiend verenigingsleven, een sterke sociale samenhang en een hoge zelf redzaamheid. De hoge behoefte aan de welzijnsaccommodaties is met name om het rijke verenigingsleven goed te kunnen huisvesten. Enkele voorbeelden van deze dorpskernen zijn Asenray, Swalmen, Oud-Herten, delen van Maasniel en De Leeuwen.

De moderne middenklasse: In deze wijken is de arbeidsparticipatie relatief hoog en is het inkomensniveau gemiddeld. Dit zijn veelal de nieuwere wijken waar sociale problemen relatief beperkt voor komen. De behoefte aan welzijnsaccommodaties is in dergelijke wijken niet erg hoog, zo ook niet de behoefte aan professioneel welzijnswerk. Voor ouderen en kinderen daarentegen is er wel behoefte aan accommodaties. Voorbeelden van dergelijke wijken in Roermond zijn Nieuw-Herten en Kapel-Muggenbroek.

De stedelijke wijken: Dit zijn de wijken in en rondom het centrum van Roermond. Deze wijken worden gekenmerkt door relatief hoge arbeidsparticipatie en relatief hoge inkomens. De behoefte aan voorzieningen richt zich vooral op sport en stedelijke culturele voorzieningen en aanmerkelijk minder op wijkgeoriënteerde welzijnsaccommodaties. De wijken Centrum en Voorstad zijn Roermondse wijken met deze typering.

Wanneer bovenstaande typering gereflecteerd wordt op afbeelding 1. ziet men dat de dichtheid van welzijnsaccommodaties het grootst is in de volkswijken. In deze wijken is

9

ook de behoefte aan welzijnsaccommodaties het grootst, zodoende correspondeert vraag en aanbod dus elkaar. Bij de moderne middenklasse en de stedelijke wijken is de behoefte aan welzijnsaccommodaties relatief laag, dit ziet men ook terug in afbeelding 1.. De welzijnsaccommodaties die zich bevinden in deze wijken zijn centraal gepositioneerd waardoor deze de gehele wijk voorzien. Afbeelding 1. Ligging gemeenschapshuizen per wijk

2.4. Aantal gemeenschapshuizen Zoals aangegeven in het accommodatiebeleid is er meer dan genoeg aanbod, wat betreft welzijnsaccommodaties, gekeken naar de vraag. In het accommodatiebeleid wordt

10

aangegeven dat Roermond gemiddeld beschikt over één accommodatie per 2.000 inwoners. In figuur 2 is de verhouding te vinden tussen vraag en aanbod van alle welzijnsaccommodaties in Roermond.

Figuur 2: Vraag en aanbod welzijnsaccommodaties in m2 BVO Roermond totaal

Dat er meer dan genoeg aanbod is in verhouding van de vraag geldt ook voor de gemeenschapshuizen welke onderdeel zijn van de welzijnsaccommodaties. Zoals bij 3.3 genoemd is de dichtheid van het aantal gemeenschapshuizen het grootst in de wijken waar men er het meest behoefte aan heeft. In de wijken waar men behoefte heeft aan contact en ontmoeten maar minder gemeenschapshuizen aanwezig zijn kan men naast sportverenigingen of commerciële ontmoetingsfuncties gebruik maken van de gemeenschapshuizen welke in de wijk naast hen gesitueerd liggen. In het visiedocument “sociaal maatschappelijke basisvoorzieningen juni 2009” is de ambitie uitgesproken dat de huidige keuze voor niet wijkgebonden wijkaccommodaties gehanteerd blijft. Deze ambitie is terug te zien bij veel gemeenschapshuizen welke niet alleen haar deuren opent voor wijkbewoners maar bewoners van Roermond. In figuur 3 is een verdeling van de gemeenschapshuizen ten opzichte van de wijken te vinden. Zoals te zien is zijn er in elke wijk gemeenschapshuizen aanwezig.

11

figuur 3. Aantal gemeenschapshuizen per wijk

Gekeken naar de ligging en aantal gemeenschapshuizen wordt voldaan aan de vraag van de doelgroep. Het is zelfs mogelijk puur gekeken naar de aantallen en ligging om enkele gemeenschapshuizen te sluiten. Om dit echter met zekerheid te zeggen is meer onderzoek nodig. Per gemeenschapshuis zal maatwerk nodig zijn om te bepalen welk gemeenschapshuis uiteindelijk gesloten kan worden. Een gemeenschapshuis heeft namelijk los van de functionaliteit tevens emotionele waarden voor haar bezoekers. Middels de meetlat uit het accommodatiebeleid kan per gemeenschapshuis de noodzaak bepaald worden.

12

3.

Huidige projecten

3.1. Inleiding De rol van de gemeente Roermond ten aanzien van het accommodatiebeleid is de afgelopen jaren veranderd. Er is een duidelijk verandering te zien waarbij de gemeente de regie terug in handen wilt. Zo heeft de gemeente Roermond na aanleiding van het accommodatiebeleid meerdere acties opgezet. Conform de meetlat ,van het accommodatiebeleid, zijn projecten gestart om de invulling van de gemeenschapshuizen conform beleid te organiseren. Doordat dit veelal maatwerk is vindt dit gefaseerd plaats en niet tegelijk bij alle gemeenschapshuizen. In dit hoofdstuk worden de huidige projecten ten aanzien van het actuele accommodatiebeleid samengevat uiteengezet om inzicht te geven in de huidige rol van de gemeente Roermond.

3.2. Leeuwen De scouting is op dit moment aan het onderzoeken of zij het pand waar zij thans inzitten kunnen kopen van de huidige eigenaar. Dit zou mogelijk kunnen worden door een subsidie aan te wenden die het kerkbestuur op dit moment ontvangt voor het in stand houden van dit gebouw te verkapitaliseren. Het is verder vanuit de gemeente niet voor de hand liggend om vanuit het accommodatiebeleid financieel te participeren in mogelijke plannen rondom een toekomstige bestemming van het kerkgebouw, daar in 2002 reeds eenmalig bedrag ad. € 77.000,- beschikbaar is gesteld voor het realiseren van verenigings- en/of gemeenschapsactiviteiten van de zaalaccommodatie op het adres Burgemeester Thomas Wackerstraat 61 te Leeuwen: Café Aad Leeuwen.

Op dit moment heeft de uitbater van Aad Leeuwen aangegeven dat hij wegens gezondheidsredenen wil stoppen met het beheren en exploiteren van de zaalaccommodatie. Hij is bereid om de accommodatie beschikbaar te blijven stellen voor de verenigings- en gemeenschapsactiviteiten. Dit is de aanleiding geweest om de werkgroep “zaal Aad Leeuwe” op te richten bestaande uit afgevaardigden van de Tuinhagedisse, Stichting jeugd vastelaovend, fanfare St. Laurentius, ZijActief Leeuwen, Seniorenvereniging en het dorpscomité Leeuwen. Zij zijn inmiddels een aantal keer bij

13

elkaar gekomen om te praten over het uiteindelijke concept om de zaal te gaan beheren en exploiteren. Dit met ondersteuning van de gemeente Roermond en SWAR. De verenigingen zijn het erover eens dat de zaal een gemeenschapsfunctie moet blijven hebben waardoor het verenigingsleven in Leeuwen kan blijven voortleven. 3.3. De Duup Er is eerder sprake geweest van het verplaatsen van de Duup. Dit plan hangt samen met het particulier bouwplan op de locatie van de huidige voetbalvelden. Het voornemen was om hier woningbouw te realiseren en de voetbalvelden zouden dan worden verplaatst naar de oostzijde van Asenray. Ook de Duup zou dan worden verplaatst naar de locatie van de nieuwe voetbalvelden. Hier zou een multifunctioneel gebouw worden gerealiseerd. Deze planvorming ligt momenteel stil en het ziet er niet naar uit dat de particuliere partij op korte termijn alsnog zijn plannen verder gaat uitwerken althans hier zijn geen signalen over ontvangen. Dit betekent dat vooralsnog ook de Duup niet verplaatst zal gaan worden.

Derhalve wordt er op dit moment samen met het Comité van Samenwerking Asenray gestreefd om de huidige Duup te behouden als gemeenschapshuis voor de wijk.

3.4. Brede Maatschappelijke Voorziening Kemp/Kitskensberg-Heide (’t Trefpunt en de Kameleon)

’t Trefpunt en de Kameleon maken onderdeel uit van de Brede Maatschappelijke Voorziening Kemp/Kitskensberg-Heide. Een voorziening die vanuit een spinnenwebmodel verspreid is over meerdere accommodaties. Eerder, toen het nog bestond, maakte het Stedelijk Vadercentrum ook onderdeel uit van deze voorziening. ’t Trefpunt richt zich specifiek op de functie ontmoeting en contact terwijl de Kameleon zich richt op functies die bijdragen aan de doorgaande ontwikkelingslijn van het kind (o.a. basisonderwijs, jongerenwerk en kinderopvang).

14

‘t Trefpunt Wonen Zuid is, vanaf 12 juni 2003, eigenaar van wijkhuis ’t Trefpunt en is verplicht om het pand voor eigen rekening en risico geschikt te maken voor de functie van wijkaccommodatie. ’t Trefpunt is als accommodatie gedateerd en heeft een nieuwe impuls nodig om behouden te blijven met de functie wijkaccommodatie. Wonen Zuid heeft aangegeven dat zij hier positief tegenover staan en een investering in de accommodatie willen doen mits zij er vanuit kan gaan dat het pand weer voor de periode van 10 jaar verhuurd zal gaan worden door de SWAR of een andere beheersorganisatie. Het college heeft inmiddels besloten om de accommodatie voor 10 jaar te gaan huren voor de functie ontmoeting en contact voor de wijk.

Hierna heeft er met de verschillende betrokken partijen een onderzoek plaatsgevonden naar een toekomstig beheerplan op hoofdlijnen waarin wijkhuis ’t Trefpunt nader is bekeken met als centrale vraag: “Hoe kunnen we deze wijkaccommodatie optimaliseren door het updaten van de accommodatie en het kantelen van het beheer en de exploitatie?”. In dit beheersplan is, conform het gemeentelijk accommodatiebeleid, gekeken naar de behoeften in de wijk en welke rollen de verschillende partijen zouden moeten hebben. Deze rollen zijn vervolgens met elkaar uitgewerkt in het beheersplan. De wijkraad heeft het sociaal programmabeheer op zich genomen.

Naar aanleiding van dit beheersplan zullen de verschillende partijen een vervolgtraject starten met als doel het fysiek ‘upgraden’ van wijkhuis ’t Trefpunt.

3.6 Herteheym Op 14 december 2010 heeft het college besloten om het beheer en de exploitatie van de wijkaccommodatie in Herten als onderdeel van de totale accommodatie Herteheym tijdelijk onder te brengen bij de afdeling Sport en Bewegen. Op deze manier is er een korte termijnoplossing ontstaan voor het beheer en de exploitatie van deze accommodatie die als basis kan dienen voor een structurele oplossing. In dezelfde maand is er, onder regie van de wijkraad Herten, een initiatief ontstaan om het beheer en exploitatie van de wijkaccommodatie uit te laten voeren door een beheersstichting bestaande uit verschillende verenigingen. Er heeft een langdurig traject gevolgd waarbij verschillende verenigingen de mogelijkheden met elkaar hebben

15

onderzocht. De reden dat dit traject bijna anderhalf jaar heeft geduurd is ondermeer gelegen in het feit dat er draagvlak gecreëerd moest worden bij de verschillende verenigingen. Het eindresultaat is een door de beheersstichting in oprichting ingediende subsidieaanvraag waarin zij aangeven dat zij met ingang van 1 juli 2012 wijkaccommodatie willen gaan beheren en exploiteren. De beheersstichting bestaat uit leden van de volleybalvereniging Herten, fanfare St. Cecilia en de wijkraad Herten en voert vanaf de eerder genoemde datum het beheer en de exploitatie van de wijkaccommodatie.

16

4.

Kansen MFA’s

Er zijn binnen alle gemeenten in Nederland een groot aantal veranderingen op komst. Een van de belangrijkste liggen op het gebied van zorg en begeleiding. In deze gevallen komt het accent meer te liggen op participatie in de samenleving door betere benutting van de eigen kracht, het sociale netwerk en gemeentelijke voorzieningen. Het thema is in deze “zorg dichtbij”. De financieringsstroom gaat van Zorgkantoor (AWBZ gelden) naar gemeenten (Wmo) en daarbij dient er ook een fikse besparing gerealiseerd te worden.

MFA’s kunnen een belangrijke functie gaan vervullen in deze hele ontwikkeling. De gemeente kan immers besluiten om begeleiding en andere zorg gerelateerde activiteiten steeds meer in MFA’s verzorgd worden, want het scheiden van wonen en zorg is geen incident, maar de nieuwe realiteit. De locaties staan immers in de wijk, dichtbij de mantelzorger en het is goedkoper om een eigen locatie hiervoor in te zetten dat de relatief dure zorglocatie.

Wanneer Roermond deze ontwikkelingen in ogenschouw neemt is het belangrijk om kritisch te blijven kijken naar de kwaliteit van de bestaande MFA’s. Dit biedt immer kansen om in te spelen op de aanstaande ontwikkelingen. Op dit moment voldoen de meeste MFA’s niet aan de eisen die gesteld worden aan zorg en begeleiding, maar met mogelijk een aantal kleine bouwkundige ingrepen gaat dit juist wel mogelijk worden.

17

Bijlage 1 bronvermelding



Visiedocument sociaal maatschappelijke basisvoorzieningen



Welzijnsaccommodatiebeleid gemeente Roermond ‘Hart van de Wijk’



CBS



Gemeente Roermond

18

Bijlage 2 Meetlat HC

De gedachte is dat telkens als zich de komende tijd een majeur probleem voordoet bij een accommodatie in Roermond, de juiste keuzes worden gemaakt, gegeven de uitgangspunten van het accommodatiebeleid, op basis van de onderstaande meetlat:

A. Inhoud functie 1. Maatschappelijke functie, betekenis van de accommodatie: De functie die de accommodatie vervult voor de wijk/buurt of specifieke doelgroep is het belangrijkste kenmerk waarop het functioneren van accommodaties moet worden getoetst. De mate waarin een accommodatie erin slaagt van belang te zijn voor de groeperingen waarvoor zij in het leven is geroepen is met afstand het belangrijkste aspect. Dit kan worden gemeten door de volgende onderwerpen in samenhang in kaart te brengen en te analyseren:  De bezettingsgraad: Het aantal dagdelen per jaar dat ruimten in de accommodatie bezet zijn ten opzichte van het aantal beschikbare dagdelen.  Het bereik: Het percentage van de doelgroep (b.v. buurt- of wijkbewoners, jongeren, ouderen, et cetera) dat de accommodatie wel eens bezoekt.  Het animo: Het gemiddeld aantal keren per jaar dat iemand de accommodatie bezoekt.  De tevredenheid: De mate waarin de bezoekers tevreden zijn over het gebodene. 2. De kenmerken van het verzorgingsgebied: Het betreft hier de kenmerken van de wijk, buurt of ander gebied waarvoor de accommodatie een rol vervult of zou moeten vervullen. Aspecten waarop beoordeeld zou kunnen worden zijn bijvoorbeeld: is dit een wijk waarin de gemeente actief wil zijn, is er vervangend aanbod in deze wijk? De volgende onderwerpen zouden in kaart moeten worden gebracht:  De omvang van de doelgroep: Het aantal inwoners van het verzorgingsgebied dat tot de doelgroep behoort.  De behoefte aan accommodatie: De behoefte aan sociaal-culturele accommodaties en activiteiten onder de doelgroep.  Overig aanbod: Het aanbod van andere accommodaties in het verzorgingsgebied dat dezelfde functie vervult en/of de functie zou kunnen overnemen. B. Het beheer 1. De bestuurskracht: De sociaal-culturele accommodaties worden doorgaans beheerd en geëxploiteerd door stichtingen en hun besturen. Voorgesteld wordt dat de wijze waarop deze besturen functioneren, een aspect zou moeten zijn op basis waarvan keuzes kunnen worden gemaakt. De bestuurskracht kan worden gemeten door de volgende onderwerpen:

19



 

De zelfredzaamheid: De mate waarin het bestuur (en de achterban) in staat zijn gebleken om – zonder hulp van de overheid – de accommodatie zelfstandig in stand te houden. De kwaliteit van het bestuur: De mate waarin alle benodigde functies van het bestuur op voldoende niveau zijn ingevuld. De betrokkenheid: Het gemak waarmee vacatures in het bestuur worden ingevuld, de mate waarin gebruikers en inwoners bijdragen aan de instandhouding van de accommodatie (hetzij financieel, hetzij d.m.v. vrijwilligerswerk).

2. De exploitatie: De wijze waarop de accommodatie wordt geëxploiteerd en de continuïteit die dat biedt, blijkend uit:  De exploitatieresultaten: De omvang van inkomsten, kosten en een positief exploitatieresultaat.  Reserves en voorzieningen: De mate waarin tegenvallers kunnen worden opgevangen en de mate waarin gereserveerd is voor vervangingen, onderhoud, et cetera.  Vergunningen en mogelijkheden: De exploitatiemogelijkheden van een accommodatie.

C. Het gebouw 1. De kwaliteit van de accommodatie: De technische staat en aantrekkelijkheid van een accommodatie kunnen ook bepalend zijn voor de toekomst van een accommodatie. De kwaliteit kan in kaart worden gebracht door middel van:  De technische staat: De mate waarin de accommodatie technisch in orde is en de onderhoudstoestand.  De functionaliteit: De mate waarin de accommodatie geschikt is voor de functie die zij vervult.  De belevingswaarde: De aantrekkelijkheid en de mate waarin wordt uitgenodigd om het gebouw te bezoeken. 2. De multifunctionaliteit, in kaart te brengen door middel van:  Geschiktheid voor meerdere functies: De mate waarin een accommodatie geschikt is om meerdere functies en doelgroepen te huisvesten.  De flexibiliteit: De mate waarin de accommodatie eenvoudig aanpasbaar is om in de toekomst andere functies te huisvesten.

20

Bijlage 3 afschrift openbaar register ‘ t Trefpunt

21

Beheerplan Wijkaccommodatie ‘t Trefpunt

Opdrachtgever Project Manager

: de gemeente Roermond : Pepijn Reijnders

Projectcode

: bhptW

Versie Status Datum

: v. 1.4 : Definitief : 19-11-2013

Filenaam

: Beheerplan t trefpunt 2013-11-19

STATUSPAGINA Documentgegevens Project titel Projectcode Versie Versie datum Status

Beheerplan Wijkaccommodatie bhptW 1.4 2013-11-19 Definitief

Opstellers Naam Pepijn Reijnders Eric van As

Functie Project Supervisor Project Manager

Toetsing Naam Frank Leenders Gebruikersraad

Functie Beleidsmedewerker / Opdrachtgever Belanghebbende

Document Historie Versie Auteur 1.1 E.van As / P. Reijnders 1.2 E.van As / P. Reijnders 1.3 E.van As / P. Reijnders 1.4 E.van As / P. Reijnders

Datum 2013- 03-17 2013- 09-05 2013-10-18 2013-11-19

Reden Discussiestuk Discussiestuk Definitief Revisie

Verzendlijst Versie 1.1 1.2 1.3 1.4

Functie Opdrachtgever Zie 1.1 Opdrachtgever Opdrachtgever

Reden bespreken controle Oplevering Revisie

functie project

Email

Project Supervisor

[email protected]

Project manager

[email protected]

Verzonden aan F. Leenders Belanghebbende F. Leenders F. Leenders

Project team naam functie Pepijn Directeur Reijnders Eric van As Coördinator FM

2

Inhoudsopgave

Begrippenlijst........................................................................................................................................... 4 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 7 1.1. t Trefpunt................................................................................................................................. 9 1.2. De accommodatie ................................................................................................................. 10 1.3. Doelstelling en uitgangspunten............................................................................................. 10 1.3.1. Doelstelling beheerplan ................................................................................................ 11 1.3.2. Uitgangspunten ............................................................................................................. 11 1.4. Werkwijze .............................................................................................................................. 12 2. Visie ‘t Trefpunt ............................................................................................................................. 13 2.1. Monofunctionele ruimten ..................................................................................................... 13 2.2. Multifunctionele ruimten ...................................................................................................... 13 2.3. Algemene ruimten................................................................................................................. 13 2.4. Activiteitenprogramma ......................................................................................................... 13 2.5. Maatschappelijke versus (semi) - commerciële activiteiten ................................................. 14 2.6. Gebruiksrooster ..................................................................................................................... 14 2.7. Duurzaamheid ....................................................................................................................... 14 3. Invulling van het beheer ................................................................................................................ 15 3.1. Visie op het beheer ............................................................................................................... 15 3.2. Eigenarenbeheer ................................................................................................................... 16 3.3. Gebruiksbeheer ..................................................................................................................... 16 3.3.1. Commercieel beheer ..................................................................................................... 17 3.3.2. Technisch beheer .......................................................................................................... 17 3.3.3. Administratief beheer ................................................................................................... 17 3.3.4. Facilitair beheer ............................................................................................................. 17 3.3.5. Programmatisch beheer ................................................................................................ 18 3.4. Taken en verantwoordelijkheden beheerorganisatie ........................................................... 18 3.5. Beslissing vorm ...................................................................................................................... 18 3.6. Gezamenlijk beheer............................................................................................................... 19 3.7. Aanwezigheid beheerder ...................................................................................................... 22 3.8. Vrijwilligers ............................................................................................................................ 22 3.9. Para-commercialisme ............................................................................................................ 23 4. Gezamenlijke gebouw gebonden afspraken ................................................................................. 24 4.1. Openingstijden ...................................................................................................................... 24 4.2. Huishoudelijk reglement accommodaties............................................................................. 24 Bijlage 1 voorbeeld activiteiten ............................................................................................................. 25 Bijlage 2 demarcatie onderhoudswerkzaamheden............................................................................... 26 Bijlage 3 taak / functieomschrijvingen .................................................................................................. 38 Bijlage 4 visie bewonersgroep de Kemp................................................................................................ 40

3

Begrippenlijst Commerciële activiteiten:

Als gevolg van de activiteit, waaraan geen maatschappelijk doel gekoppeld is, worden inkomsten gegenereerd waardoor ondernemers uit de directe omgeving benadeeld kunnen worden.

Maatschappelijke activiteiten:

Primaire activiteiten van een vereniging of stichting zonder winstoogmerk.

Commercieel tarief:

Tarief met winstoogmerk.

Maatschappelijk tarief:

Tarief zonder winstoogmerk.

Monofunctionele ruimtes:

Gebruiker specifieke ruimtes waarbij het primaat bij de investerende partij en/of hoofdgebruiker ligt.

Multifunctionele ruimtes:

Gemeenschappelijke ruimtes te gebruikendoor meerdere vaste gebruikers

Beheerorganisatie:

Verantwoordelijk voor facilitair, maatschappelijk, technisch, commercieel en administratief beheer. Middels een demarcatie worden verantwoordelijkheden ten aanzien van het technisch beheer met eigenaar verdeeld.

Eigenarenbeheer:

de eigenaar(en) van een gebouw draagt de verantwoordelijkheid voor het zo optimaal mogelijk in stand houden van het vastgoed. Treedt, indien van toepassing, op als verhuurder.

Gebruiksbeheer:

heeft betrekking op hoe de gebruiker(s) het pand zo optimaal mogelijk kunnen en mogen gebruiken.

Programmabeheer:

Heeft betrekking op het opstellen en beheren van activiteitenprogramma’s.

Technisch beheer:

Hierbij gaat het om onderhoud van gebouwen, en installaties.

Programmatisch beheer:

Dit betreft het organiseren, afstemmen en coördineren van activiteiten van gebruikers, gezamenlijke activiteiten, interne en externe communicatie.

Facilitair beheer:

Het facilitair beheer heeft betrekking op gezamenlijk gebruik en de gedeelde en algemene ruimtes met betrekking tot contractmanagement, weten regelgeving en dagelijks beheer op energie, klein dagelijks onderhoud, schoonmaak, vuilafvoer, beveiliging etc.

4

Commercieel beheer:

Hierbij gaat het onder andere om verhuur, klantenbeheer, netwerken en leegstand beheer.

Maatschappelijk beheer:

Combinatie van programmatisch en commercieel programmabeheer. Heeft als doel om maatschappelijke activiteiten aan te bieden welke voldoen aan de wijk behoefte.

Exploitatie:

De sturing op kosten en opbrengsten van een pand.

Facilitair coördinator:

De coördinator is onder andere verantwoordelijk voor het contractmanagement, de staat van het gebouw en het verrekenen van de service- en huurkosten. De coördinator stuurt leveranciers aan en communiceert met de eigenaar.

Beheerder:

De beheerder werkt voornamelijk op operationeel niveau. De beheerder heeft als taak activiteiten, mogelijk te maken, stimuleren en organiseren. Daarnaast behoren facilitaire taken zoals schoonmaken en klaarzetten ruimte ook tot de taken van de beheerder.

Stuurgroep

Deze komt 4 keer per jaar bij elkaar waarin als vaste agendapunten het beheersplan en de verschillende beheersvormen zijn. De belangrijkste partijen zijn; de gemeente Roermond, Wel.Kom, Wonen Zuid, SWAR en de bewonersgroep.

Gebruikers:

Partijen welke op vaste, periodieke basis gebruik maken van het gebouw.

Initiatiefnemer:

De partij die het initiatief neemt tot uitvoering van.

Basisfunctie ontmoeten en contact:

De gemeente Roermond heeft in het visiedocument aangegeven dat deze twee functie het belangrijkst zijn voor een wijkaccommodatie.

5

6

1.

Inleiding

Eén eigenaar en één gebruiker stelt over het algemeen weinig eisen aan het beheren van een gebouw. Zodra er echter sprake is van meerdere gebruikers van één gebouw onderverdeeld in vaste en incidentele huurders dan is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt op het gebied van beheer- en exploitatie. Dat geldt ook voor wijkaccommodatie t’ Trefpunt in Roermond (hierna ’t Trefpunt genoemd). Als we kijken wat de gemeente Roermond in het Visiedocument sociaal maatschappelijke basisvoorzieningen zegt over wijkaccommodaties is dat het volgende: Wijkaccommodaties bieden een basis voor het organiseren van activiteiten in de wijk, waardoor mensen elkaar kunnen ontmoeten. Deze activiteiten dienen in eerste instantie dan ook gericht te zijn op de bewoners van de wijk. Daarnaast dient de laagdrempeligheid van het wijkgebouw, zowel fysiek als, financieel gewaarborgd te worden. Het is zodoende belangrijk dat de beheerconstructie aansluit bij het visiedocument van de gemeente Roermond, de vraag uit de wijk, de inhoudelijke samenwerkingsgedachte van de huurders en gebruikers en de omvang van het activiteitenprogramma. Het voorliggende document is tot stand gekomen op basis van de input vanuit de gemeente Roermond, Wonen Zuid, de SWAR, Wel.kom en de bewonersgroep de Kemp. Als vervolg op het onderzoek wat begin 2013 heeft plaatsgevonden hebben er meerdere discussiesessie met de stakeholders plaatsgevonden, zijn interviews afgenomen en is gebruik gemaakt van een aantal documenten, te weten: 

Visiedocument sociaal maatschappelijke basisvoorzieningen



Welzijnsaccommodatiebeleid gemeente Roermond ‘Hart van de Wijk’



Huurcontracten



Projectplan gemeente Roermond beheerscan



Beheer plan t trefpunt 2013-03-04



Diverse voorstellen en notities van de gemeente Roermond



2011 048 KTB eindversie kerntaken



Visie Bewonersgroep Kemp op hun rol en positie ten aanzien van buurtaccommodatie Trefpunt

Het beheerplan is een dynamisch document. Ontwikkelingen in de maatschappij, beheer en exploitatie overleggen en ervaringen die worden opgedaan, moeten in het plan worden verwerkt. Het document wordt daarom periodiek geëvalueerd en aangepast zodat een actueel beheerplan voor ’t Trefpunt beschikbaar is.

7

Er wordt in dit document onderscheid gemaakt in facilitair en maatschappelijk beheer welke samen het beheerplan vormen. Omdat zowel het facilitair beheer als het maatschappelijk beheer uitgevoerd wordt door de SWAR wordt in dit document gesproken over één beheerorganisatie.

8

1.1.

t Trefpunt

Wonen Zuid

semicommercieel verhuur

SWAR

Logopedie

Wel.Kom

Belanghebbende

Rol

Wonen zuid De gemeente Roermond Swar

Pand eigenaar Hoofdhuurder

Logopedie Wel.Kom (wijk)activiteiten Bewonersgroep Kemp

Semi-commercieel verhuur

Bruiklener en beheerder huurder huurder Incidentele huur Incidentele huur

(wijk)activiteit en

Bewonersgroep Kemp

Opmerking

Organiseert meerdere activiteiten voor de wijk

Incidentele huur

9

1.2.

De accommodatie

Foto: google maps, ’t Trefpunt

’t Trefpunt heeft een oppervlakte van 505 m2, bestaat uit diverse, zowel mono- als multifunctionele ruimtes, is gelegen in de wijk de Kemp en dient als wijkaccommodatie. De volgende ruimtes dienen als multifunctionele ruimtes: zaal 2 en 3 dansruimte ruimte 5 ruimte 4 kantoortuin spreekkamer 1 spreekkamer 3 totaal

1.3.

112,34 55,28 55,58 54,77 55,43 25,56 16,99 375,94

m2 m2 m2 m2 m2 m2 m2 m2

Doelstelling en uitgangspunten

Uitgangspunt voor het beheer van ‘t Trefpunt is dat het facilitair en maatschappelijk beheer door één beheerorganisatie georganiseerd wordt waarbij de vaste gebruikers invloed hebben op de wijze, betrokken zijn en ondersteunen. Wonen Zuid is in de rol van eigenaar verantwoordelijk voor de buitenschil van het gebouw en de gebouwgebonden installaties. In bijlage 2 is het huurders ABC te vinden waarin een demarcatie van verantwoordelijkheden is te zien. De multifunctionele ruimtes zijn allen in beheer van de SWAR en zodoende is de SWAR verantwoordelijk voor deze ruimtes. De vaste huurders van een ruimtes is zelf

10

verantwoordelijk voor het beheer van hun eigen ruimtes, waarbij uiteraard gezocht moet worden naar samenwerking. De SWAR zal verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het gezamenlijk beheer, de algemene en gedeelde ruimtes (facilitair beheer). Door het inzetten van een facilitair coördinator en een operationeel beheerder wordt daar invulling aangegeven. 1.3.1. Doelstelling beheerplan Om alle taken transparant en professioneel uit te voeren, is dit beheerplan in samenwerking met de gemeente Roermond, Wonen Zuid, Wel.kom, bewonersgroep de Kemp en de SWAR tot stand gekomen. Het beheerplan heeft als doel duidelijke afspraken te maken over het beheer. 1.3.2. Uitgangspunten Basis voor een goed beheerplan is dat van te voren alle uitgangspunten bekend zijn bij alle gebruikers. Om deze reden worden de uitgangspunten hieronder opgesomd. 1. Ten behoeve van het facilitaire beheer, de algemene en gedeelde ruimtes is de facilitaire beheerorganisatie eindverantwoordelijk. 2. Ten behoeve van het maatschappelijk beheer, is de maatschappelijke beheerorganisatie verantwoordelijk. 3. In het geval van het t’ Trefpunt is voor het facilitaire en maatschappelijk beheer de SWAR eindverantwoordelijk en is er zodoende één beheerorganisatie. 4. Het beheer van ‘t Trefpunt in zijn geheel moet niet belastend zijn voor de vaste huurders. 5. Alle uitvoerende taken met betrekking tot het gezamenlijk beheer en onderhoud worden centraal gecoördineerd. 6. De beheerorganisatie streeft naar een uniform beleid als het gaat om de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden. Iedere vaste huurder is verplicht om diensten en producten van de facilitaire beheerorganisatie af te nemen (vertaald in gebruiksexploitatielasten) als het de algemene en gedeelde ruimtes betreft. 7. Het primaat van de monofunctionele ruimtes ligt bij de vaste huurder.

11

8. Voor de evaluatie van het beheer wordt door de gemeente Roermond het stuurgroep overleg vier keer per jaar geïnitieerd. 9. De wijkaccommodatie is noodzakelijk bij het realiseren van de basisfunctie ontmoeten en contact. 10. Het pand is eigendom van Wonen Zuid en wordt casco verhuurd. Naast het onderhoud aan het casco is Wonen Zuid ook verantwoordelijk voor de centrale verwarming. 11. Planmatige gebruikersonderhoudswerkzaamheden zoals binnen schilderwerk, vloerbedekking en dergelijke werkzaamheden wordt door de beheerorganisatie georganiseerd. 12. De beheerorganisatie (SWAR), bewonersgroep de Kemp en Wel.kom zullen tijd investeren in het organiseren van activiteiten. 13. De bewonersgroep de Kemp heeft hun inbreng, rol en verwachting ten aanzien van het beheer en gebruik van ’t Trefpunt uiteengezet in het visie document “visie bewonersgroep de Kemp” (zie bijlage). 14. Vaste en incidentele huurders zijn zelf verantwoordelijk voor het schoon achter laten van de gehuurde ruimte. 15. ’t Trefpunt biedt onderdak aan zowel maatschappelijke als commerciële activiteiten. Maatschappelijke activiteiten gaan voor commerciële activiteiten. 16. De beheerorganisatie dient optimaal gebruik te maken van de inzet en betrokkenheid van gebruikers en vrijwilligers. 17. Wel.kom en de bewonersgroep Kemp zullen inspanningen verrichten om vrijwilligers te werven en te begeleiden ten aanzien van het programmatisch beheer (activiteiten).

1.4.

Werkwijze

Het beheerplan is in samenwerking met de SWAR, Wonen Zuid, bewonersgroep de Kemp, Wel.kom en de gemeente Roermond tot stand gekomen. Op deze wijze worden de partijen welke ook tijdens het beheer actief betrokken zijn zoveel mogelijk betrokken bij de totstandkoming van het beheerplan.

12

2. 2.1.

Visie ‘t Trefpunt Monofunctionele ruimten

Het primaat bij monofunctionele ruimten blijft bij de investerende partij of hoofdgebruiker liggen. Dat betekent dat de logopedie ruimte alleen voor de activiteiten van de logopedie gebruikt kunnen worden, tenzij de logopedie aangeeft op bepaalde tijdstippen de ruimte beschikbaar te stellen voor andere activiteiten. 2.2.

Multifunctionele ruimten

Een ruimte welke gebruikt wordt door diverse (vaste) gebruikers kan aangemerkt worden als multifunctioneel. Voor deze ruimtes is het beheer centraal belegd bij de beheerorganisatie (SWAR). 2.3.

Algemene ruimten

Algemene ruimtes zijn de toiletten, gangen en technische ruimtes. Voor deze ruimtes is het beheer centraal belegd bij de beheerorganisatie (SWAR). 2.4.

Activiteitenprogramma

Erkende activiteiten vanuit de wijk en activiteiten met een sociaal maatschappelijk en zorg gerelateerd karakter die gerekend worden tot het integrale activiteitenaanbod voor het verzorgingsgebied worden bij voorrang gehuisvest in ’t Trefpunt. Andere erkende en niet erkende activiteiten blijven toegestaan in ‘t Trefpunt, voor zover dat niet ten koste gaat van het huisvesten van de hiervoor genoemde activiteiten. Anders gezegd: er ontstaat een prioritering met betrekking tot het gebruik van de multifunctionele ruimten binnen ‘t Trefpunt, te weten: 1. Activiteiten voor en door bewoners van de wijk / omgeving 2. Activiteiten voor bewoners door professionele gesubsidieerde instellingen 3. (Semi)-commerciële activiteiten Leidend voor de programmering van activiteiten, ook wel programmabeheer genaamd, zijn de inhoudelijke uitgangspunten voortkomend uit het maatschappelijke programma. In de multifunctionele accommodatie krijgen in ieder geval die activiteiten onderdak die op basis van het maatschappelijke programma gewenst en passend zijn. Als er daarna nog ruimte is voor verhuur kan gedacht worden aan (semi) commerciële activiteiten. Deze activiteiten zijn globaal gezien in te delen in 6 categorieën, te weten: 1. Contact

13

2. Ontmoeten 3. Ontspannen 4. Beweging 5. Leren 6. Zorg 2.5.

Maatschappelijke versus (semi) - commerciële activiteiten

Met betrekking tot verhuur van ruimten en verkoop consumpties dient onderscheid gemaakt te worden in prijs. De commerciële prijzen dienen minimaal in lijn te liggen met de markt om zo oneerlijke concurrentie tegen te gaan. In bijlage X is een prijslijst te

Opmerking [eva1]: Dient de SWAR aan te leveren

vinden voor met de maatschappelijke tarieven en commerciële tarieven. Opgemerkt moet worden dat er geen strikte scheidslijn is tussen commerciële en maatschappelijke activiteiten. Hierdoor zal er altijd een grijs gebied blijven bestaan. Op locatieniveau dient te worden gekeken welke activiteiten al dan niet plaats mogen en kunnen vinden in ‘t Trefpunt. In bijlage 1 is een voorbeeldlijst te vinden van een onderverdeling in activiteiten. Deze lijst is dynamisch en zal zodoende aangevuld moeten worden met de aangevraagde activiteiten. In de lijst staan nu voorbeelden van activiteiten die zonder meer als maatschappelijke activiteiten bestempeld kunnen worden, activiteiten waarover twijfel bestaat en activiteiten die zonder meer als commercieel bestempeld kunnen worden. 2.6.

Gebruiksrooster

Voor de multifunctionele ruimten wordt een gebruiksrooster opgesteld. De beheerorganisatie (SWAR) is verantwoordelijk voor het beheren en actueel houden van het gebruiksrooster van de multifunctionele activiteitenruimten. Wel.kom en bewonersgroep Kemp plant in overleg met de beheersorganisatie (SWAR) de activiteiten. 2.7.

Duurzaamheid

De accommodatie is niet op een duurzame manier gebouwd; het pand is gedateerd en beschikt nog over enkel glas. Dit neemt niet weg dat er niet duurzaam omgegaan kan worden met het pand. Duurzaam is een belangrijk hedendaags onderwerp waar iedere gebruiker zijn steentje aan bij kan dragen. Zo dienen ramen gesloten te zijn wanneer de verwarming aan staat en lichten uitgedaan worden bij vertrek. De beheerderorganisatie zorgt voor de bewaking op deze punten en heeft hierin een sturende en controlerende rol.

14

3. 3.1.

Invulling van het beheer Visie op het beheer

Een wijkaccommodatie heeft een maatschappelijk doel wat vraagt om commercieel en programmatisch beheer, hierna maatschappelijk beheer genoemd. Maatschappelijk beheer vraagt om specifieke competenties en taken. Maatschappelijk beheer kan echter niet zonder facilitair, administratief en technisch beheer, hierna facilitaire beheer genoemd. Facilitaire beheer vraagt echter om andere competenties en taken dan maatschappelijk beheer. Om deze reden is het niet mogelijk om het totale beheer door één beheerder goed tot uitvoering te laten brengen. Dit neemt niet weg dat het totale beheer door één beheerorganisatie kan worden uitgevoerd. Het facilitair beheer is ondersteunend aan het maatschappelijk beheer. Waarbij het maatschappelijk beheer opereert binnen de facilitaire kaders. Samenwerking is zodoende heel belangrijk in deze. Beide beheervormen zijn tevens essentieel om de gemeentelijke doelstellingen te behalen omtrent de wijkaccommodaties. De beheerder op locatie (SWAR) is voor een groot deel de maatschappelijke beheerder welke voornamelijk bezig is met het stimuleren en organiseren van activiteiten. De beheerder zal met name op operationeel niveau werken. De beheerder kent de behoefte uit de wijk, organiseert en stimuleert activiteiten, werft vrijwilligers en stuurt deze aan. Naast de maatschappelijke taken ontkomt de beheerder er niet aan om tevens facilitaire, operationele taken uit te voeren zoals bijvoorbeeld het klaarzetten en/of schoonmaken van ruimtes, bestellen van middelen en begeleiden van leveranciers. In de bijlage 3 is een taakomschrijving te vinden van deze beheerder. Omtrent het maatschappelijk beheer werkt de beheerder samen met Wel.Kom, de bewonersgroep Kemp en de gemeente Roermond. Het facilitair beheer (SWAR) wordt door een facilitair coördinator uitgevoerd welke voornamelijk op tactisch niveau werkt. De coördinator is onder andere verantwoordelijk voor het contractmanagement, de staat van het gebouw en het verrekenen van de service- en huurkosten. De coördinator stuurt leveranciers aan, communiceert met de eigenaar (Wonen Zuid) heeft frequent overleg met de beheerder en begeleid de beheerder bij zijn facilitaire taken. In de bijlage 3 is een taakomschrijving te vinden van deze coördinator. Bij de vaste activiteiten of bekende verenigingen, of welzijnsorganisaties zoals Wel.Kom dient er minimaal één persoon van de activiteitengroep / vereniging verantwoordelijk gemaakt te worden. Deze persoon ontvangt na het tekenen van de huisregels, huurvoorwaarden en sleutelformulier, een sleutel en persoonsgebonden alarmcode zodat

15

men zelf kan openen en sluiten. Deze werkwijze zorgt ervoor dat minder beheerders uren nodig zijn waardoor kosten bespaard worden. De maatschappelijke beheerder moet als doel hebben om voldoende vrijwilligers te werven die onder leiding van hen de incidentele activiteiten kunnen begeleiden die niet door de vereniging of activiteitengroep zelf begeleidt kunnen worden. 3.2.

Eigenarenbeheer

Wonen Zuid is de eigenaar van het gebouw en zodoende verantwoordelijk voor het eigenarenbeheer. Middels een duidelijke demarcatielijst (zie bijlage 2) worden verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer en onderhoud aangegeven. 3.3.

Gebruiksbeheer

De gemeente Roermond huurt het pand van Wonen Zuid. De beheerorganisatie (SWAR) heeft het pand als bruiklener in beheer en verhuurt ruimtes aan vaste huurders en incidentele huurders. De vaste huurder is zelf verantwoordelijk voor de monofunctionele ruimten en het openen en sluiten van het pand. De beheerorganisatie (SWAR) is verantwoordelijk voor het beheer van de multifunctionele en algemene ruimten. Zoals eerder aangegeven kan het gebruiksbeheer theoretisch worden opgedeeld in 5 beheerelementen. Commercieel beheer: SWAR

Technisch beheer: SWAR / Wonen Zuid

Gebruikersbeheer: Maatschappelijke en facilitaire beheerorganisatie

Administratief beheer: SWAR

Facilitair beheer: SWAR

Programmatisch: 16 SWAR / bewonersgroep Kemp / Wel.kom

3.3.1. Commercieel beheer Hierbij gaat het onder andere om verhuur, klantenbeheer, netwerken en leegstand beheer. De beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het vinden van vaste huurders. De beheerorganisatie zal de feitelijke verhuur van de ruimtes in het wijkhuis uitvoeren. Bij de incidentele verhuur wordt de beheerorganisatie ondersteund door Wel.Kom en bewonersgroep Kemp doordat activiteiten gestimuleerd en georganiseerd worden door hen. 3.3.2.

Technisch beheer

Hierbij gaat het om onderhoud van gebouwen en installaties. Zoals eerder aangegeven heeft de eigenaar in deze haar verantwoordelijkheden. Daarnaast heeft de beheersorganisatie en de huurder haar verantwoordelijkheden. In bijlage 2 de demarcatielijst is de verdeling in verantwoordelijkheden te vinden. De beheerorganisatie dient zorg te dragen dat de eigenaar haar plichten omtrent het technische beheer na komt en zal dit coördineren. In geval van storingen, wensen en/of klachten, aan niet gebruiker specifieke onderdelen zal de beheerorganisatie, indien van toepassing, met de verhuurder schakelen. Zodoende is de beheerorganisatie aanspreekpunt voor alle technische vraagstukken. De beheerorganisatie draagt zorg dat voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen omtrent technisch beheer / onderhoud van de beheerorganisatie. 3.3.3.

Administratief beheer

Hierbij moet men denken aan huurafrekeningen, facturering, afrekening servicekosten en debiteurenadministratie. De intentie moet zijn dat zoveel mogelijk posten met betrekking tot servicekosten onder het beheer van de beheerorganisatie vallen. 3.3.4.

Facilitair beheer

Het facilitair beheer heeft betrekking op gezamenlijk gebruik en de gedeelde en algemene ruimtes met betrekking tot contractmanagement, weten regelgeving en dagelijks beheer op energie, klein dagelijks onderhoud, schoonmaak, vuilafvoer, beveiliging etc. Deze werkzaamheden en contracten worden belegd bij de beheerorganisatie waarbij de coördinator eindverantwoordelijk is hiervoor en de beheerder verantwoordelijk is voor een deel van de operationele werkzaamheden.

17

3.3.5.

Programmatisch beheer

Dit betreft het organiseren, afstemmen en coördineren van activiteiten van gebruikers, gezamenlijke activiteiten, interne en externe communicatie. Voor dit onderdeel hebben zowel de beheerorganisatie, Wel.kom en bewonersgroep de Kemp hun verantwoordelijkheden. 3.4.

Taken en verantwoordelijkheden beheerorganisatie

Ten behoeve van het gezamenlijk facilitair en techisch beheer is de SWAR verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering. De SWAR treedt namens de huurders op naar leveranciers. Daarnaast zal de SWAR als contractant gelden ten behoeve van de gezamenlijke contracten. Zij houden er toezicht op dat de vaste huurders de regels, voortkomend uit de huurcontracten, naleven en de verhuurder haar afspraken nakomt. Tevens is de SWAR er verantwoordelijk voor dat het wijkhuis gebruikt wordt zoals bedoelt (maatschappelijk beheer). Men zal zodoende actief bijdragen aan het organiseren en stimuleren van (wijk)activiteiten. De taken en verantwoordelijkheden van de beheerorganisatie zijn onder andere: 

Afsluiten gezamenlijke contracten met derden (leveranciers).



Verantwoordelijk voor de communicatie tussen gemeente, verhuurder en vaste huurders.



Technisch beheer.



Controleren van facturen.



Betalen van gezamenlijke facturen.



Afrekening servicekosten.



Bestellingen plaatsen.



Contact onderhouden met het vaste huurders over zaken met betrekking tot het beheer van de multifunctionele ruimtes en overige monofunctionele ruimten.



Stelt het jaarlijkse activiteitenrooster.



Waarborgen uniforme uitvoering beheer.



Eindverantwoordelijk voor de Bedrijfshulpverlening (BHV) en Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) voor de gedeelde ruimte en evenementen.



Schoonmaakmanagement.



Organiseren, stimuleren van activiteiten.



Werven van vrijwilligers.



Aansturen van vrijwilligers.

3.5.

Beslissing vorm

De eindverantwoordelijkheid ten aanzien van het eigenaarbeheer ligt bij de Wonen zuid (pand eigenaar).

18

Ten behoeve van het beheer van de monofunctionele ruimten heeft de huurder zelf verantwoordelijkheden waarbij uitgangspunt is om waar mogelijk gezamenlijk zaken te organiseren. Ten behoeve van het gezamenlijk beheer en algemene en gedeelde ruimtes is de beheerorganisatie verantwoordelijk. De beheerorganisatie zal opereren in opdracht van de gemeente Roermond. Tijdens stuurgroep overleggen heeft men de mogelijkheid om de voortgang te evalueren en bespreken. De stuurgroep zal bestaan uit de managers van de vaste huurders, de gemeente Roermond en de voorzitter van de bewonersgroep Kemp welke beslissingen mogen nemen. De gemeente Roermond initieert en organiseert deze stuurgroep vergaderingen. De stuurgroep bepaalt tezamen welke koers gevaren wordt en welke gezamenlijke contracten afgesloten worden. 3.6.

Gezamenlijk beheer

In onderstaand tabel is te zien welke zaken men gezamenlijk dan wel individueel dient te organiseren. Onderdeel Uitvoering GEBOUW & INSTALLATIE ONDERHOUD Correctief onderhoud gebouw installaties Swar Preventief onderhoud gebouw installaties wonen zuid /swar Buitenschil (schilderwerk etc.) Bouwkundig Binnen schilderwerk Gebruikersinstallatie Leidingen TELECOMMUNICATIE Vaste telefonie Hardware vaste telefonie Internet Televisie Radio BEWAKING/BEVEILIGING Receptiedienst Meldkamercontract Alarmopvolging Toegangscontrole (sleutels, pasjes)

opmerkingen

binnenkant swar, buitenkant (wonen zuid wel.kom/swar)

wonen zuid wonen zuid Swar Swar wonen zuid Swar ieder gebruiker zelf Swar Swar Swar Swar Swar Swar Swar

19

Openen en sluiten SCHOONMAAKONDERHOUD Regulier schoonmaakonderhoud algemene ruimte

iedere gebruiker zelf

Regulier schoonmaakonderhoud monofunctionele ruimte

iedere gebruiker zelf

Schoonmaakcontroles Glasbewassing Sanitaire voorzieningen ( zoals handdoekrollen, toiletpapier, zeepdispenser, luchtverfrissers, hygienettes, etc.)

Swar Swar Swar

Ongediertebestrijding

Swar

TERREIN & GROENVOORZIENING Terreinonderhoud verhard

gemeente

Groenvoorziening buiten

gemeente

ENERGIE & WATER Water

Swar

Gas

Swar

Elektra

Swar

RESTSTOFFEN MANAGEMENT Gescheiden afvalverzameling, huur en ledigen containers

Swar

Vernietiging van vertrouwelijke stukken Chemisch afval

ieder gebruiker zelf Swar

Afvoer toners en cartridges

ieder gebruiker zelf

AUTOMATISERING Computers en supplies


Infrastructuur

Swar

Systeembeheer


CATERING Food

Swar

Swar

alleen in gebouw

20

Koffie

Swar

Watercooler

Nvt

Frisdrank/alcohol

swar

POST, KOERIERSDIENSTEN Interne- en externe postdistributie (porti, gebruikers haal en brengservice, interne verspreiding) Koeriersdiensten/ transportbedrijven Frankeermachine

n.v.t. n.v.t.

REPROGRAFIE/DRUKWERK Kopieervoorziening, incl. service


Printvoorziening, incl. service


Kopieer- en printpapier


Drukwerk


VEILIGHEID Bedrijfsnoodplan, incl. ontruimingsplan en calamiteitenplan

swar

Bedrijfshulpverlening

swar

Blusmiddelen

swar

Ontruimingsplattegrond

swar

Arbo RIE en plan van Aanpak

swar

Noodverlichting controleren

swar

Voldoen aan wet en regelgeving BENODIGHEDEN & HULPMIDDELEN Kantoorartikelen

swar/wonen zuid

Brandstof

n.v.t.

Meubilair & inrichting

huurders voor eigen ruimte, overig swar


21

MANAGEMENT Contractmanagement

swar

Aansturen beheerder

swar

Begeleiden vrijwilligers Verwelkomen gasten

wel.kom / swar swar

vrijwilligers werven

wel.kom / swar/ bewonersgroep Kemp

voor facilitair beheer swar voor activiteiten wel.kom en bewonersgroep Kemp

vrijwilligers aansturen ADMINISTRATIE

wel.kom/swar

voor facilitair beheer swar voor activiteiten wel.kom

Gezamenlijke facturen betalen

swar

Facturen verwerken in servicekosten PROGRAMMA BEHEER

swar

Organiseren activiteiten

wijk/wel.kom/swar

Planning opstellen

swar/wijk

Gebruikersrooster opstellen

3.7.

voor facilitair beheer swar voor activiteiten wel.kom

swar

Aanwezigheid beheerder

De beheerder dient zowel op vaste tijden als flexibele tijden aanwezig te zijn. Dit omdat de beheerder vaste taken heeft. Doel moet zijn dat activiteiten zoveel mogelijk zelf gedraaid moeten worden waardoor de beheerder niet bij elke activiteit meer nodig. Een vaste inlooptijd dient gehandhaafd te blijven. Echter kan dit door vrijwilligers georganiseerd worden. Afhankelijk van de aantal vrijwilligers en soort activiteiten zal de inzet bepalend zijn. 3.8.

Vrijwilligers

Het werven van vrijwilligers voor de maatschappelijke activiteiten is een belangrijke taak van de beheerder, Wel.kom en bewonersgroep de Kemp. De gene welke de activiteit organiseert heeft baat bij vrijwilligers. Bij het inzetten van vrijwilligers is het noodzakelijk te borgen dat die vrijwilligers voldoen aan de geldende weten regelgeving. Een BHV diploma is daarbij een eerste vereisten, naast een zeker zo belangrijk vermogen om op een gastvrije en vriendelijke manier met mensen om te gaan. In de overeenkomsten met

22

gebruikers wordt vastgelegd dat de facilitair coördinator inspraak heeft in de benoeming van vrijwilligers en het recht heeft vrijwilligers van hun taak te ontheffen als hij of zij daartoe aanleiding ziet. Daarnaast kan de beheerorganisatie tevens vrijwilligers inzetten voor facilitaire / technische werkzaamheden. Voor deze vrijwilligers is de beheerorganisatie alleen verantwoordelijk. 3.9.

Para-commercialisme

Het Bureau Eerlijke Mededinging (BEM) wordt steeds vaker ingeschakeld door commerciële horeca-aanbieders met klachten over para-commercialisme. Paracommercialisme is een oneerlijke vorm van concurrentie door stichtingen en verenigingen die buiten hun hoofddoelstelling om horecadiensten aanbieden aan het publiek waarbij gebruik wordt gemaakt van directe of indirecte voordelen, zoals subsidiering, fiscale vrijstellingen of het werken met vrijwilligers/gebruikers.

23

4. 4.1.

Gezamenlijke gebouw gebonden afspraken Openingstijden

’t Trefpunt zal 365 dagen per jaar op basis van de vraag wijk open zijn. De vaste inlooptijden dienen duidelijk gecommuniceerd worden waarbij ’t Trefpunt daarnaast vooral op activiteit gestuurd open gaat. 4.2.

Huishoudelijk reglement accommodaties

Om het gebruik van ‘t Trefpunt in goede banen te leiden, is een huishoudelijk reglement opgesteld en naleving daarvan zal door de beheerder worden bewaakt. Een greep uit de huisregels is: Ten aanzien van beheer: 

Er wordt in ’t Trefpunt niet gerookt;



Er wordt in de ’t Trefpunt geen geluidsoverlast veroorzaakt voor omwonenden, een en ander te beoordelen op basis van een opgesteld geluidsrapport indien van toepassing;



Een activiteit wordt op het vooraf afgesproken tijdstip beëindigd;



Na afloop van een activiteit wordt de gebruikte ruimte door de organisator schoon en ordelijk achtergelaten zoals aangetroffen;



De organisator van een activiteit sluit, indien van toepassing samen met de beheerder, het gebouw af;



De beheerder of de vrijwillige vervanger zorgt na afloop van een activiteit dat de ’t Trefpunt bij de eerstvolgende openstelling direct in gebruik kan worden genomen.

24

Bijlage 1 voorbeeld activiteiten Maatschappelijk

Grijze activiteiten

Commercieel

Primaire activiteiten van een vereniging of stichting zoals :

Yoga

Koffietafel na uitvaart

Kienen

Zwangerschapsgym

Bruiloft

Biljarten

EHBO Cursus

Kinderfeest

Countrydansen Bloemschikken Koor Toneeluitvoering Activiteiten georganiseerd door en voor de buurt

25

Bijlage 2 demarcatie onderhoudswerkzaamheden In onderstaande matrix is een demarcatie te zien omtrent de verantwoordelijkheden van de Pand eigenaar en huurder. De gebruiker is te allen tijde verantwoordelijk voor de schade dan wel herstelkosten indien een gebrek zich voor doet door verkeerd en/of oneigenlijk gebruik. Naast de pand eigenaar heeft ook de SWAR verantwoordelijkheden indien van toepassing staat de SWAR aangegeven. Nr.

Pand

Huurder

eigenaar 1 Afvoeren Repareren en vervangen.

x

Schoonmaken en ontstoppen van gootsteenafvoeren,

x

douche- en wasmachine afvoeren, closets, wastafels, fonteinen Verstopping van enige afvoer buiten of binnen het

X

gehuurde, vanaf het sifon, tot aan het ontstoppingsstuk buiten Schoonmaken en ontstoppen van gemeenschappelijke

x

leidingen, als de verstopping niet door huurder/gebruiker veroorzaakt is Onderhouden en indien nodig vervangen afvoerstop

x

2 Afzuigkap

26

Plaatsen en onderhoud van een afzuigkap indien deze niet

x

standaard tot het gehuurde behoort. Een afzuigkap mag niet op het mechanische afzuigsysteem worden aangesloten

3 Algemene herstellingen Herstellingen t.g.v. (grove) nalatig, slordig of ruwe

x

behuizing 4 Alarminstallatie Onderhoud en reparatie indien door huurder is

x

aangebracht, anders verantwoording verhuurder Vervangen

x

Aansluiting op meldkamer, alarmopvolging

x

5 Armaturen Reparatie en vervanging onderdelen

x

Vervanging bij ouderdom

X

6 Automatische deuren NVT Schoonhouden Onderhoud en reparaties op mechanische en elektrische

NVT NVT

onderdelen 7 Balkons/ balustrades Schoonhouden

x

Onderhoud en reparaties

x

8 Beglazing

27

Alle glasschade, indien glasverzekering

x

Schoonhouden binnenzijde

x

Schoonhouden buitenzijde

x

9 Bel Repareren en vervangen van bel en beltransformator bij

x

gemeenschappelijk gebruik Voordeur en beldrukkers

x

10 Berging Herstellen buitenberging/afvalberging Vervanging buitenberging/afvalberging

NVT NVT

11 Bestrating Het onderhouden en herstellen van de bestrating zoals

Gemeente

oorspronkelijk aangebracht rond MFA Schoonhouden en vrijhouden van mos- en algengroei

x

12 Bewegwijzering Het aanbrengen, onderhouden en vervangen van interne

x

bewegwijzering Het aanbrengen, onderhouden en vervangen van externe

SWAR

bewegwijzering 13 Blusmiddelen Controle en vervangen handblussers (inhoud en geheel)

x

14 Bliksembeveiliging Controle, vervangen en onderhoud

NVT

15 Brandbeveiligingsinstallatie Herstel en vernieuwen installatie

x

Alle noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden van de

x

brandmeldcentrale inclusief rookmelders, kleefmagneten en leidingen Aansluit- en abonnementskosten van telecommunicatie

x

16 Brandslang en -haspels Brandslang en -haspels bereikbaar houden

X

Controle en onderhoud en indien nodig reparatie

x

Vervanging

x

17 Buitenverlichting Onderhoud en reparatie aan installatie t.b.v.

x

gemeenschappelijke verlichting op galerijen in trappenhuizen, gangen en entreeruimten, alsmede het vervangen van armaturen Onderhoud, vervanging en reparatie van de

x

buitenverlichting welke op de meter van de

28

huurder/gebruiker is aangesloten Vervanging door ouderdom

x

18 Centrale verwarming Het bijvullen en ontluchten van de individuele centrale

x

verwarming (inclusief de radiatoren) Het vorstvrij houden van de leidingen en de radiatoren van

x

de verwarming Het laten uitvoeren van periodieke milieukeuringen

x

Het periodiek onderhoud en de vervanging van de cv-

x

installatie als gevolg van slijtage Vervangen radiatoren, thermostaatkranen.

x

Vervangen pomp en expansievat cv-installatie

x

19 Daken Zie ook 'goten' Onderhoud en vervanging van dakbedekking,

x

dakdoorvoeren, hemelwaterafvoer, dakgoot en pannen nastormschade en bij gebreken door ouderdom Herstellen daklekkages

x

schoonhouden en -maken van daken Vervangen dakbedekking platte daken

x x

20 Deuren (binnen) Onderhoud en reparatie deuren en onderdelen daarvan Vervangen bij normale veroudering en slijtage

x x

21 Deuren (buiten) Onderhoud, reparatie en vervanging deuren, indien

x

schade niet door huurder/gebruiker is veroorzaakt 22 Elektra (leidingen en bedradingen) Onderhoud van de (elektraleidingen buiten het gehuurde

x

alsmede bedradingen) aardlekschakelaars en aarding binnen het gehuurde, met uitzondering van door huurder/gebruiker aangebrachte uitbreidingen 23 Elektra (schakelaars, contactdozen en zekeringen) Onderhoud en herstel

x

Reinigen overgeschilderde schakelaars/contactdozen

x

Smeltzekeringen, stoppen en houders daarvoor vervangen

x

Onderhoud en herstel e.d. van door eigenaar

x

geconstateerde gebreken door ouderdom

29

Vervangen van batterijen van alle aanwezige batterijgevoede apparaten met uitzondering van de noodverlichting 24 Fundering

x

Repareren of vervangen 25 Garderobe/kapstokken

x

Vervangen van de vaste garderobe in het gehuurde of in de gemeenschappelijke ruimtes 26 Gasinstallatie Onderhoud en vernieuwing van de leidingen voor zover

x

deze standaard tot het gehuurde behoren Aanschaf en onderhoud van de gaskraan

x

Onderhoud indien eigendom van verhuurder

x

Onderhoud indien eigendom huurder/gebruiker

NVT

27 Gevel Onderhouden van de buitengevel zoals schilderwerk,

x

herstel van houtrot, plaatwerk, metsel- en voegwerk Het schoonmaken en verwijderen van

x

oppervlaktebevuiling en graffiti 28 Gordijnen Reparatie en indien nodig vervanging in de

x

gemeenschappelijke ruimten, mits het geen door huurder/gebruiker toegebrachte schade betreft Reparatie en indien nodig vervanging in het gehuurde

x

Alle onderhoud aan de door de huurder/gebruiker

x

aangebrachte gordijnrails 29 Goten Schoonmaken en schoonhouden van goten en

x

dakdoorvoeropeningen, voor zover deze op een normale manier (bijv. met een ladder) bereikbaar zijn Reparatie en vernieuwing van goten en dakafvoeren.

x

30 Groenvoorziening (gemeenschappelijk) Onderhoud en aanleg van de bij het pand behorende

NVT

groenvoorziening 31 Hang- en sluitwerk Onderhoud, reparatie en vervangen, smeren en vastzetten

x

van deurkrukken, tochtstrippen, scharnieren, sloten, raamboompjes, uitzetijzers en dergelijke bij binnenkozijnen Idem maar bij buitenkozijnen

X

30

Onderhoud en reparatie in de gemeenschappelijke ruimtes

x

en vervangen van hang- en sluitwerk bij door eigenaar geconstateerde slijtage c.q. veroudering Het laten maken van sleutels dan wel vervangen van

x

sloten toegangsdeur van het gehuurde of algemene ruimten na zoekraken, beschadiging of wijziging Bij buitensluiting; het openen en zonodig vervangen van

x

sloten/cilinders 31 Hekwerk Onderhoud Reparatie en indien nodig vervangen

X x

32 Inbraak Aansluiting op meldkamer, alarmopvolging

X

Onderhoud, reparatie en vervanging

X

Herstel van schade aan het gehuurde, welke is ontstaan

x

ten gevolge van inbraak of een poging tot inbraak, na aangifte door de huurder/gebruiker. (verzekering) 33 Intercom Onderhoud, reparatie en vervanging

NVT

34 Kasten Onderhoud kasten (hang- en sluitwerk)

x

35 Keukenblok, pantry's Onderhoud en herstel van het aanrechtblok, blad en

x

keukenkastjes als gevolg van ouderdom Keukendeurtjes nastellen, kleinonderhoud

x

Onderhoud en vervanging van apparatuur

x

36 Kitwerk Indien nodig bij ouderdom vervangen in doucheruimtes en

x

aanrechtblokken 37 Kozijnen (binnen) Repareren/schilderen van de kozijnen, ramen en deuren

x

aan de binnenzijde van het gehuurde Vervangen

x

38 Kozijnen (gevel) Repareren/schilderen van de kozijnen, ramen en deuren

x

aan de buitenzijde van het gehuurde Vervangen

x

39 Kraaikappen Terugplaatsen van afgewaaide kraaikappen

x

40 Kranen

31

Zie ook 'gasinstallaties' Onderhoud, reparatie en vervanging van water- en

x

mengkranen (incl. kraanleertjes) Onderhoud en reparatie en vervanging als gevolg van door

x

eigenaar geconstateerde ouderdom 41 Legionella Actualisatie/risicoanalyse/beheersplan

x

Uitvoeren installatietechnische beheersmaatregelen

x

Legionella monsterafname en analyse

x

Spoelen tappunten, controle temperaturen en invullen

x

logboeken, in gemeenschappelijke ruimtes 42 Lekkage Herstel (dak/ramen)

x

Gevolgschade aan tex-/schilderwerk, behang,

x

laminaat/tapijt en overige inboedel 43 Leuningen Onderhoud en reparatie van de leuningen in het gehuurde

x

en in de gemeenschappelijke ruimtes 44 Liften Het vervangen van liften/liftonderdelen door slijtage en

NVT

ouderdom Het schoonmaken en -houden van de lift

NVT

Het verrichten van de nodige keuringen

x

Het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden en het

x

opheffen van storingen 45

Mechanische ventilatie en LBK Onderhoud van de mechanische ventilatie-inrichtingen en

x

reparatie van de (ventilatie)kanalen Onderhoud en reparatie van ventilatie- en

x

ontluchtingsroosters Schoonhouden van ventilatie- en ontluchtingsroosters

x

46 Metselwerk Schoonmaken van vervuiling op metselwerk en

X

gevelbeplating Onderhoud en reparatie van buitenmetselwerk, m.u.v.

x

herstel van door huurder/gebruiker veroorzaakte schade 47 Muren Herstel ondeugdelijke stukadoorswerk Het verwijderen van muurpluggen, haken of duimen en

x x

32

herstellen wand 48 Noodverlichtingsinstallatie en vluchtwegsignalering Het vervangen van batterijen van alle aanwezige

x

batterijgevoede apparaten en onderhouden van de noodverlichting en vluchtwegsignalering Het vervangen van lampjes

x

Het vervangen van de accu's en armaturen

x

Het periodiek laten keuren volgens wettelijke eisen

x

49 Ongedierte Beschrijden van ongedierte zoal kakkerlakken, muizen,

x

wandluizen, mieren, torren, kevers, vlooien, ratten, faraomieren, wespen, bijen, zilvervisjes en ovenvisjes. Eventueel m.b.v. de gemeente bestrijdingsdienst. Huurder/gebruiker heeft verplichting dit te melden aan eigenaar i.v.m. mogelijke gevolgen voor de gezondheid Bestrijding van ongedierte dat de constructie van het pand

x

aantast 50 Plafonds Het herstellen van waterschade aan het onroerend goed

X

inclusief sauswerk ten gevolge van daklekkages, riolerings- en waterleidingdefecten veroorzaakt door nalatigheid van de verhuurder. Met uitzondering van die schades, die het gevolg zijn van rioleringsverstoppingen Het uitvoeren van herstelwerkzaamheden aan lichte

X

x

zettingen en krimpscheuren Schilderen en sauzen in gehuurde

x

Schilderen en sauzen in gemeenschappelijke ruimtes

X

Schoonmaken en - houden van plafond

x

Het onderhouden, herstellen en vervangen van het

x

systeemplafond anders dan ten gevolge van veroudering of slijtage 51 Plinten Vastzetten of bij beschadiging herstellen

x

52 Radiatoren Zie 'Centrale verwarming' 53 Ramen Zie ook 'beglazing' Repareren van hang en sluitwerk

x

Schilderwerk binnenzijde Schilderwerk aan buitenzijde, repareren van houtrot,

x x

33

vervangen indien nodig 54 Riolering Zie ook 'afvoeren' Reparatie na verzakking of bij geconstateerde gebreken

x

door ouderdom Het ontstoppen en doorspoelen van de buitenriolering en

x

de drainage Vetputten schoonmaken en onderhouden

NVT

55 Rijfietsenstalling Vervangen rijwielstaanders

SWAR

Vervangen rijwielstalling

SWAR

56 Roosters Onderhouden en indien nodig vervangen

X

57 Sanitair Onderhoud, ontkalken, herstel beschadigingen,

x

vervanging en dagelijkse reparaties van sanitaire toestellen met toebehoren, incl. kranen Vervangen als gevolg van beschadigen/ scheuren door

x

huurder/gebruiker ontstaan Onderhoud, herstel e.d. van door eigenaar geconstateerde

x

gebreken door ouderdom aan closetpotten, urinoirs, wastafels en fonteinen Het vernieuwen van niet meer te reinigen

x

closetpotten/urinoirs, vervangen van closetzittingen, vervangen van spiegels en bijbehorende spiegelklemmen, vervangen van planchetdragers, onderhoud en vervangen van vlotters Het vervangen van handdouches, kranen, kraanuitlopen

x

door slijtage Het onderhouden van het alarmsysteem in de

x

invalidentoiletten 58 Schade Schade aan het gebouw door storm, vorst, sneeuw,

X

regenval, brand en inbraak: opstalverzekering Schade aan inventaris, schade door inbraak Glasschades door vandalisme of overige schade

x x

59 Schilderwerk Schilderwerk in het gehuurde en berging

x

Schilderwerk in gemeenschappelijke ruimtes

x

Schilderwerk buiten

x

34

60 Schoonmaak Het periodiek reinigen van buitengevel elementen

X

(planmatig onderhoud) Het schoonhouden van de binnenzijde van het gebouw en

x

de beglazing Het uitvoeren van aanvullende

x

schoonmaakwerkzaamheden a.g.v. gebruik van gemeenschappelijke ruimten Het uitvoeren van periodieke werkzaamheden

x

61 Sleutels Leveren van sleutels bij aanvang van de huur

X

Vervangen van zoekgeraakte of afgebroken sleutels

x

(middels aanvraag) Bij verlies van alle sleutels, vervangen van sloten en indien

x

noodzakelijk cilinders 62 Slijtage Vernieuwen van onderdelen aan het gehuurde na het

X

verstrijken van hun technische levensduur (geen verblijfverbetering) 63 Speeltoestellen Onderhoud en indien nodig vervanging

NVT

Vervangen zandbakzand

NVT

64 Spiegels Zie ook 'sanitair' Vervanging bij breuk en beschadiging

x

65 Stickers/plakplaatjes Bij het verlaten van het gehuurde dienen alle stickers en

x

plakplaatjes te worden verwijderd m.u.v. door nutsbedrijven en of door eigenaar aangebrachte stickers 66 Stopcontacten Zie 'elektra' 67 Tegels Reparatie en vervanging van tegels na beschadiging/

x

boren door huurder/gebruiker Schoonmaken en -houden van tegels Lekkage ten gevolge van loslaten kitwerk

x SWAR

68 Terrein Het ophogen, onderhouden en herstellen/herstraten bij

X

het gehuurde behorende terrein (kleinschalig) Het onderhouden en herstellen/herstraten beschadigde

X

35

verharding (planmatig) Herstraten verzakte verharding

x

Gladheidbestrijding

x

69 Timmerwerk Onderhoud en reparatie van timmerwerken bij normaal

x

gebruik Onderhoud en reparatie van zelf aangebrachte

x

timmerwerken en betimmeringen 70 Toilet Zie 'sanitair'

x

71 Trappen Onderhoud en reparatie van zelf aangebrachte vaste

x

trapafwerking Schoonmaken en -onderhouden van trappen Onderhoud van trappen in gemeenschappelijke ruimtes

x x

72 Tuinonderhoud Het ophogen, onderhouden en herstellen bij het gehuurde

NVT

behorende tuinen, terrassen en paden Het snoeien van heggen, hagen, bomen en struiken

NVT

73 TV, radio, telefoon en internet Storingen aan leidingen t.b.v. radio, tv, telefoon en

x

internet Snoer, aansluitingen e.d.

x

74 Vensterbanken Onderhoud en reparatie

x

75 Ventilatieroosters Onderhoud en reparatie

x

76 Verbouwen Een verbouwing dient altijd in overleg te gaan met

x

eigenaar. Een verzoek hiervoor dient altijd schriftelijk ingediend te worden. De aanpassingen dienen deugdelijk aangebracht te worden. Het onderhoud hiervan is geheel voor rekening van de huurder/gebruiker 77 Verlichting (binnen) Vervangen of vernieuwen TL-buizen, gloeilampen etc.

x

Schoonmaken van armaturen

X

78 Verlichting (buiten) Schoonmaken van armaturen

X

Vervangen van lampen en armaturen

X

36

79 Verstopping/ontstopping Zie 'afvoeren' en 'riolering' 80 Vloeren Reparaties aan de vloerafwerkingslaag (cement dekvloer).

x

Onderhoud en reparatie van de vloerafwerking in de

x

gemeenschappelijke ruimtes Onderhoud en reparatie van de vloerafwerking in het

x

gehuurde 81 Vouw/scheidingswanden Gangbaar maken van vouwwanden.

x

Reparatie en indien nodig vervanging, mits het geen door

x

huurder/gebruiker toegebrachte schade betreft 82 Wandafwerking Onderhoud en reparatie aan door de huurder/gebruiker

x

zelf aangebrachte vaste wandafwerking zoals grof structuurbehang granol, textiel, tegels, betimmeringen, kurk, structuur etc. Vervangen buitenwanden

x

Het herstellen van waterschade aan het onroerend goed

x

incl. behang- en sauswerk ten gevolge van deklekkage, riolering of waterleidingdefecten. 83 Wand- en contactdozen Reparatie Complete vervanging bij veroudering

x x

84 Warmwatermeters Reparatie en indien nodig vervanging van de door

x

huurder/gebruiker toegebrachte schade zoals zegelverbreking en demontage 85 Waterleidingen Onderhoud en reparatie van waterleidingen in het

x

gehuurde, m.u.v. schadeherstel en onderhoud aan de door huurder/gebruiker aangebrachte uitbreidingen 86 Zonwering (binnenzijde) Herstellen, onderhouden en indien nodig vervangen

x

87 Zonwering (buitenzijde) Herstellen en indien nodig vervangen op de reeds

x

aangebrachte zonwering.

37

Bijlage 3 taak / functieomschrijvingen De beheerder De beheerder van de wijkaccommodatie vervult een centrale rol in zowel het beheer van de accommodatie alsook in het organiseren, ondersteunen en stimuleren van activiteiten. Ook coördineert de beheerder de activiteiten van de vrijwilligers die onmisbaar zijn bij het benutten van het activiteitencentrum. De taken en verantwoordelijkheden van de beheerder zijn: -

Toezien op en zorg dragen voor de naleving van de algemene regels en specifieke afspraken ten aanzien van openingstijden, gebruik en behoud van opstal en inboedel, geluidsoverlast, rookverbod, kassa beheer, drankgebruik, voorraadbeheer, veiligheid van vrijwilligers, huurders en bezoekers;

-

Toezien op en zorg dragen voor de naleving van de algemene regels en specifieke afspraken ten aanzien van de beschikbaarheid van het activiteitencentrum voor de beoogde doelgroepen;

-

Zorgen voor een adequate bezetting met vrijwillige medewerkers en daarbij zorg dragen voor betrokkenheid, initiatief en welzijn van de vrijwilligers;

-

Zorgen voor ontplooiing en actieve ondersteuning van activiteiten ten behoeve van de doelgroepen van het activiteitencentrum;

-

Zorgen voor laagdrempelig wijkaccommodatie zodat verschillende doelgroepen uit de wijk gebruik maken van het activiteitencentrum;

-

Actief bijdragen aan de barbezetting, het schoonmaakrooster, sleutelbeheer en de activiteitenbegeleiding;

-

Periodiek verslagleggen aan de initiatiefnemer van de wijkaccommodatie over ontplooide activiteiten, aantallen bezoekers, inkomsten en uitgaven en hetgeen door de initiatiefnemer verder als relevant wordt gezien;

-

Onderhouden van contacten met leveranciers, huurders en bezoekers van de wijkaccommodatie om voortdurend te volgen hoe de ervaringen zijn en continu streven naar verbetering.

De beheerder zal aan de volgende eisen moeten voldoen: -

Bekendheid met de mensen in de wijk;

-

Bekendheid bij de mensen in de wijk;

-

Ervaring in het begeleiden van vrijwilligers;

-

Ervaring met het organiseren van activiteiten voor uiteenlopende doelgroepen;

-

In bezit van diploma Sociale Hygiene;

-

In bezit van diploma BHV;

38

-

In staat zijn tot duidelijk en helder mondeling en schriftelijk communiceren;

-

Is bereid tot het flexibel inzetten van de gecontracteerde uren;

-

Heeft overwicht op bezoekers waar het gaat om handhaven van regels door ruime (levens) ervaring met vergelijkbare werkzaamheden;

-

Is enthousiast voor de ontwikkeling van de wijkaccommodatie.

De Coördinator De facilitaire coördinator zal zorg dragen voor de facilitaire zaken ten behoeve van de algemene, multifunctionele ruimtes en installatie van de wijkaccommodatie. -

dat betekent dat: o

facilitaire diensten worden georganiseerd en bewaakt voor de algemene ruimtes en gebouwgebonden installaties. Denk hierbij aan het organiseren van een aanbesteding schoonmaak, sanitaire artikelen, afvallediging en onderhoud aan installaties. Naast het aanbesteden worden de geleverde diensten gecontroleerd op de aanvraag;

o

de bhv organisatie wordt ingeregeld en worden er oefeningen worden georganiseerd;

o

er geadviseerd wordt over de weten regelgeving;

o

actief contract management plaats vindt om zo continu te streven naar marktconforme contracten/ prijsafspraken;

o

facilitaire middelen inkoopt voor algemene ruimtes en levering controleert denk hierbij aan bewegwijzering en sanitaire verbruiksartikelen ;

o

afhandeling van storingen aan algemene ruimtes of gebouwgebonden installaties in behandeling neemt, uitzet en borgt.

o

Periodiek gebruikersoverleg organiseert;

o

Periodieke gesprekken met beheerder;

o

de beheerder wordt waar nodig aangestuurd op de facilitaire taken.

39

Bijlage 4 visie bewonersgroep de Kemp .

Secr.. P/A Javastraat 42 6045 EN Roermond tel: 0475325171 -- 0644148523 E-Mail [email protected] Opgericht jan.1979

Visie Bewonersgroep Kemp Op hun rol en positie Ten aanzien van buurtaccommodatie Trefpunt

Roermond 23 mei 2013 Leden bewonersgroep Kemp

40

Inleiding. Tijdens de vergadering van alle belanghebbenden op 9 april is er door het bureau vb&t facilitair management aan de hand van een demarcatie gekeken naar de verschillende vormen van beheer die noodzakelijk zijn om een gebouw te beheren. Deze lijst is uitgangspunt geweest voor ons als bewonersgroep op een speciale vergadering, die alleen gewijd was aan ‘t Trefpunten en onze rol, positie en verantwoordelijkheden. Bij het komen tot standpunten hebben we ook gekeken naar onze taak en doelstelling als bewonersgroep: “Het vergroten van de leefbaarheid in onze wijk.”

41

Onze visie op de rollen en verantwoordelijkheden bij de verschillende onderdelen van beheer.  Commercieel beheer  Technisch beheer  Administratief beheer  Facilitair beheer Dit zijn voor ons onderdelen van beheer die vallen onder de verantwoordelijkheid van de eigenaar (Wonen Zuid) en de verhuurder (SWAR).  Programma en Sociaal Beheer. Dat wordt in de demarcatie onder verdeeld in een vijftal activiteiten en werkzaamheden, we willen nu per activiteit aangeven hoe we onze positie, rol en verantwoordelijkheid hierin zien. 1. Organiseren activiteiten Dit is een zaak, zeker als het gaat om activiteiten van en door de buurt, waar wij als bewonersgroep samen met verenigingen uit de buurt en vrijwilligersclubs energie in willen steken om ‘t Trefpunt als wijkcentrum tot een succes te maken. 2. Planning opstellen Dit is geen zaak die voor ons alleen telt, wij als bewonersgroep vinden dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid van verhuurder (SWAR), ondersteunende instantie voor bewoners (Wel.kom) en ons als bewonersgroep. 3. Gebruikersrooster opstellen Dit zien wij meer als een taak voor de verhuurder (SWAR) waar alle aanvragen voor verhuur van een ruimte samenkomen. 4. Vrijwilligers werven Dit zien wij als een taak voor ons in samenwerking met en met ondersteuning van Wel.kom 5. Vrijwilligers begeleiden Dat kan soms de taak van een coördinator van een groep zijn bijvoorbeeld bij kinderactiviteiten, maar Wel.kom heeft hierin de belangrijkste taak.

42

Wat hebben wij nodig als bewonersgroep om ons doel, vergroten leefbaarheid in de wijk, te verwezenlijken. Allereerst natuurlijk een goede samenwerking met de wijkpartners zoals gemeente, politie, Wel.kom, stadstoezicht. Daarnaast medewerking van bewoners en een aantal voorzieningen zoals school, winkels e.d. Maar ook aandacht voor onze fysieke woonomgeving. Maar ook een dorpsplein, waar wijkbewoners elkaar kunnen ontmoeten, waar activiteiten kunnen plaatsvinden. Gezien de plek waar onze wijk ligt zal dit een overdekt dorpsplein moeten zijn oftewel een wijkcentrum. We hebben stil gestaan bij de vraag waar zo’n wijkcentrum aan moet voldoen, welke eisen je er moet stellen. Wij kwamen tot de volgende opsomming:  Toegankelijk  Laagdrempelig  Gebruiksvriendelijk  Schoon en netjes  Moet uitstraling hebben , zodat het ook uitnodigt om naar binnen te komen  Betaalbaar voor sociale, maatschappelijke en culturele activiteiten van bewoners  Functionele en geschikte ruimtes  Maar ook dat er een duidelijke voorrang is voor de vaste sociale activiteiten tegenover commerciële activiteiten.  Verenigingen, groepen uit de wijk hebben te allen tijde voorrang boven andere huurders Kijkend naar het punt betaalbaarheid dan kunnen we ons voorstellen dat er naast een beheerder gewerkt wordt met wijkbewoners die sleutelbeheer doen om zo de kosten te drukken.

Wat verwachten we, als bewonersgroep van de Gemeente, SWAR, Wonen Zuid en Wel.kom. Wonen Zuid als woningcorporatie heeft een groot woningbestand aan huurwoningen in onze wijk. Van uit hun verantwoordelijkheid als sociale verhuurder verwachten we van hen dat ze middels het verhuren van ‘t Trefpunt een bijdrage leveren aan het leefklimaat in onze wijk. Van de gemeente verwachten we in het kader van het wijkcentrum de komende jaren financiële steun, zodat er gewerkt kan worden aan een wijkcentrum dat op termijn een kostendekkende exploitatie kan hebben. SWAR zien we als de organisatie die als verhuurder voor de verschillende maatschappelijke, culturele en sociale groepen optreedt en die daarnaast kijkt of er middels het verhuren aan commerciële huurders gekomen kan worden tot een kostendekkende exploitatie. Waarbij er wel rekening gehouden moet worden met het uitgangspunt, dat de verhuur aan commerciële huurder niet ten kosten mag gaan van de activiteiten van de sociale, maatschappelijke en culturele partners uit de wijk. 43

De rol van Wel.kom zien we voornamelijk op het terrein van ondersteuning bewonersinitiatieven en vrijwilligers, met daarnaast mogelijk initiator en uitvoerder van activiteiten die een bijdrage kunnen leveren aan de leefbaarheid in de wijk of opvoedingsondersteunend kunnen zijn. Ook zien we voor hen een rol als informatie gever inzake schuldsanering, gezond leven en dergelijke zaken. Wij kiezen er zeker niet voor om een nieuw stichtingsbestuur, bestaande uit wijkbewoners, in het leven te roepen dat als beheerder / verhuurder gaat optreden. Wel zien we mogelijkheden dat een paar bewoners / vrijwilligers sleutelbeheer doen, om zo de kosten van beheer te drukken.

Welke behoefte aan ruimtes is er in de wijk. Vanuit het idee te komen tot een gerichte werving voor nieuwe groepen / activiteiten hebben we ons de volgende vragen gesteld. 1. Welke groepen, verenigingen, organisaties maken nu gebruik van het trefpunt, met welke frequentie en op welk tijdstip? Daar hebben we een redelijk beeld van, het is duidelijk dat er op verschillende dagdelen in een week nog ruimtes leeg staan. 2. Welke groepen, verenigingen, organisaties zijn er in de wijken Kemp, Kitsenkensberg, Heide en Kitskensdal en waar zijn ze gehuisvest? Op deze vraag kunnen we nog geen eenduidig antwoord geven daar zouden we met de bewonersgroepen uit die wijk in gesprek moeten gaan, samen met Wel.kom, en SWAR. 3. Welke groepen, verenigingen, organisaties zijn van oorsprong uit KKH, maar zijn door sluiting cafés en andere locaties vertrokken naar een locatie buiten de wijk? Voor zover onze kennis reikt is deze groep zeer klein, wat al vertrokken was is voor een deel teruggekomen naar het Trefpunt. 4. Welke groepen, verenigingen, organisaties zouden graag terugwillen naar een locatie in KKH? 5. Welke behoefte aan huisvesting hebben deze groepen, verenigingen, organisaties? Gezien het antwoord op vraag 3 verwachten we daar geen andere nieuwe huurders te vinden. Wel zien we andere mogelijkheden voor verhuur van ruimtes. In de hele wijk is er nergens buiten het Trefpunt een gebouw waar bewoners hun feesten kunnen organiseren. Er is geen ruimte die gehuurd kan worden voor het vieren van een communiefeest, een 50ste verjaardag en dergelijke. Voor groepen die te groot zijn voor een huiskamer, maar te klein voor een grote feestzaal zou het Trefpunt een gelegenheid kunnen zijn om hun activiteit / feest te houden. Kijkend naar de wetgeving in het kader van de horecawet, is het wellicht aan te bevelen om een ruimte met servies en glaswerk te verhuren aan zo’n groep en hen zelf verantwoordelijk 44

te maken voor de inkoop van drank en eten. Dit mede gelet op het feit dat er geen horeca vergunning is en de keuken niet voldoet aan de Hazard normen. De verhuurder is dan ook niet verantwoordelijk voor de catering. Daarnaast kunnen we ons voorstellen dat er gezocht wordt naar nog 1 of 2 commerciële huurders voor een aantal dagdelen per week voor de ruimtes die leegstaan, waardoor de huurprijs voor de groepen en activiteiten uit de wijk op een redelijk niveau kan blijven. Als bewonersgroep zouden we gezien het karakter van onze wijk het op prijs stellen als organisaties zoals Maatschappelijk Werk, Wegwijzer, Woningcorporatie evenals nu de politie en stadstoezicht een keer per week spreekuur zouden houden in de wijk. Mogelijk dat daar een van de kleine vergaderruimtes permanent voor ingericht kan worden.

Wat betekent dit alles voor de aanstaande verbouwing. Willen we komen tot een goede exploitatie van het gebouw dan zullen er aan een aantal zaken iets gedaan moeten worden:  Omlaag brengen energie kosten door plaatsten dubbel glas en mogelijk aanpassen CV ketel.  Aantrekkelijk maken ruimtes in fases om zo ook iets te bieden aan potentiële huurders Eind 2012 is er een pakket van eisen geformuleerd dat zou kunnen dienen als grondslag voor de komende verbouwing, mocht op termijn blijken dat er door huurders andere nog bijkomende eisen gesteld gaan worden dan kunnen we dan altijd nog overwegen na een kosten baten analyse of zo’n nieuwe verbouwing wenselijk is. Vooralsnog kiezen we voor de eisen zoals eind 2012 geformuleerd. Wel zouden we nog willen onderzoeken of er mogelijk ook een plek gerealiseerd kan worden waar bezoekers hun fiets overdekt kunnen stallen.

Functie Trefke. We hebben gekeken of er op dit moment behoefte is aan een activiteit als tussenstap tussen een soos activiteit van bijvoorbeeld de ouderen en dagverzorging in de vorm van een huiskamer. Vooralsnog kiezen we hier niet voor, wil zoiets kans van slagen hebben dan zal daar het nodige voorwerk voor gedaan moeten worden. Dan zal er overleg met zorgaanbieders moeten plaatsvinden om te kijken of zij in hun cliëntenbestand in de wijk daar aanleiding toe zien. Waar wel behoefte aan is, is aan een openbare plek waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, waar ze een kop koffie of iets fris kunnen drinken bijvoorbeeld na afloop van hun activiteit of als ouders hun kinderen komen brengen naar en halen van een activiteit. Een soort café. Dit ook in het kader van de eisen die we eerder benoemd hebben waar het gebouw aan zou moeten voldoen (toegankelijk, uitnodigend en laagdrempelig).

Tot slot. Gezien de complexheid van de materie zouden we het op prijs stellen als van de vergaderingen van de stuurgroep heldere notulen gemaakt kunnen worden zodat we als

45

groep tijdens onze overleggen met de leden die niet in de stuurgroep zitten zaken kunnen bespreken en dat we als groep ook het proces kunnen blijven volgen.

Bewonersgroep Kemp. Voorzitter Th. Lamers

46

Vragen ex. art 43 RvO inzake Stichting Wijk Accommodaties Roermond

Recommend Documents