Vragen ex artikel 3.38 RvO raadslid de heer G. Kusters (Dorpslijst Oeffelt) inzake inhuur tijdelijk personeel en beantwoording Raadsvergadering 26-06-2008
Inleiding In vervolg op de Politieke avond van 19 juni 2008 (bijeenkomst 1e bestuursrapportage 2008) het volgende: Artikel 7 lid 5 van Financiële Verordening bepaalt: Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. investeringen groter dan € 100.000 b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000; c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000;
Vragen 1. Waarom heeft u deze zogenaamde voorhangprocedure niet gevolgd? 2. Zijn de genomen besluiten tot inhuur van tijdelijk personeel rechtmatig? 3. Hoe luidt de regeling waarin het MT gemandateerd wordt om namens het college tijdelijk personeel in te huren? Geldt deze mandatering onverkort bij budget-overschrijdingen? Graag een kopie. 4. Vindt u dit een wenselijke situatie?
Beantwoording Inleiding Eind 2007 heeft het college de balans opgemaakt ten aanzien van de organisatie(veranderingen) in de voorgaande jaren. Helaas moest het college constateren dat de organisatie niet op orde was. Hetgeen overigens ook het oordeel van de Rekenkamercommissie was. De reorganisatie 2004 is ingezet op een bezuiniging (die niet gehaald is), heeft drie jaar geduurd en heeft geleid tot het missen van een groot aantal maatschappelijke, technologische en juridische ontwikkelingen, waardoor de organisatie eind 2007 ver achter liep bij de realiteit van vandaag de dag. Met het stilstaan van de organisatie werden zeer veel ontwikkelingen niet of slechts gedeeltelijk opgepakt. Daarbij valt te denken aan: 1. WABO (wet administratieve bepalingen overheid). 2. WRO (wet ruimtelijke ondersteuning). 3. WMO (wet maatschappelijke ondersteuning). 4. Activiteiten besluit. 5. WALVIS. 6. Wet BAG. 7. Wet publiekrechtelijke beperkingen overheid. 8. Rechtmatigheid.
9. Inkoop. 10. Wijzigingen op de kieswet. 11. Modernisering GBA. 12. Europesche regelgeving t.a.v. Archeologie. 13. De reconstructiewetgeving. 14. Nieuwe grondexploitatie wet (Grex). 15. Wet op de jeugdzorg. 16. Ontwikkelingen van het Land van Cuijk. 17. Het BARO project. 18. Diverse nieuw ingevoerde audits. 19. Rekenkamercommissie, onderzoeken en rapporten. 20. Nieuwe archiefwet. 21. De (snelle) ontwikkelingen op het gebied van ICT. Voor al deze nieuwe wetten en ontwikkelingen is de inzet van mensen en middelen nodig. Gezien de grote hoeveelheid vraagt dit een structurele en planmatige aanpak. Dit heeft ertoe geleid dat het college in november 2007 de actualiseringsnota heeft vastgesteld. (Deze nota is ter kennisname ook besproken in het seniorenoverleg). (nota toegevoegd). In deze nota wordt uitgebreid ingegaan op de steeds weer veranderende omgeving, en de noodzaak met de omgeving mee te veranderen. Tevens wordt in de nota ingegaan op het concept van een nieuwe dienstverlening, de centrale hal, het callcenter en het begrip klant. Ook het accountmanagement project organisatie, kleinere compactere afdelingen, portefeuillehoudersoverleg, sectoren afdelingsoverleg en een gewijzigde planning en control cyclus komen in deze nota aan de orde. Nadat deze nota is vastgesteld door het college, is er overleg gevoerd met het Georganiseerd overleg en sociaal statuut vastgesteld en is de organisatie gereorganiseerd. Op 1 maart is de reorganisatie (actualisering) afgerond en er zijn nul bezwaren binnen gekomen. Als gevolg van de actualiseringsnota en de reorganisatie is op 1 maart het nieuwe klantvolgsysteem ingevoerd en is de nieuwe (provisorische) centrale hal gemaakt, hetgeen door uw raad is geaccordeerd. Ook zijn nieuwe afdelingen gevormd, zijn het ontwerp en bestek van het nieuwe gemeentehuis gemoderniseerd, heeft er een verhuizing plaatsgevonden en is er begonnen met een cultuursverandering. Men kan dus constateren dat de reorganisatie in zeer korte tijd is afgerond. Het actualiseren van de organisatie is een langduriger proces, waarbij de organisatie (met haar cultuur) en de maatschappelijke ontwikkelingen in balans moeten worden gebracht. Dat deze ontwikkelingen niet zonder gevolgen kunnen blijven is duidelijk. Het college heeft de raad in de raadsconferentie van 6 maart 2008 reeds gemeld dat de personele en organisatorische kosten hoger zullen gaan uitvallen, hetgeen op dat moment niet tot verbazing heeft geleid. (Dit mede gezien het feit dat kleinere gemeenten deze ontwikkelingen niet meer bij kunnen houden en nadrukkelijk de samenwerking zoeken met andere gemeenten om het hoofd boven water te houden (of zoals in Limburg over te gaan tot herindeling). (Tijdens de raadsconferentie is ook gedebatteerd over de samenwerking en de ontwikkelingen in het Land van Cuijk).
Dat dit beleid van steeds meer tijdelijke inhuur niet leidt tot een duurzame en goede organisatie-ontwikkeling is niet alleen de mening van het college maar heeft uw raad ook nadrukkelijk kenbaar gemaakt tijdens de raadsconferentie van 6 maart 2008. Reden voor het college om in april/mei te starten met een campagne om nieuw personeel aan te trekken, en versneld het tijdelijk personeel te vervangen voor ambtelijk personeel. Momenteel zitten we midden in de werving en selectie, waarbij nu al duidelijk wordt dat we, gegeven de krapte op de arbeidsmarkt, niet alle functies krijgen opgevuld, en dat we voorlopig met detachering of inhuur ook andere alternatieve oplossingen moeten zoeken. Mede door de (lange) procedures voor werving en selectie (vanaf start van een campagne tot de komst van een nieuwe medewerker is de duur ongeveer 6/7 maanden), en het gegeven dat de ontwikkelingen voortgaan, is er voor gekozen om het tijdelijk personeel “aan te houden”. Een dure oplossing welke gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de druk op de dienstverlening en de hoge ambities ons inziens desalniettemin het beste alternatief is. Gegeven de grote hoeveelheid aan ontwikkelingen is het beleid voor de komende jaren dus: actualiseren en hier ook de cultuur van de organisatie op afstemmen. De organisatie blijvend aanpassen aan de ontwikkelingen van de samenleving. De gevolgen hiervan zullen mede door het grote aantal achterstanden dit najaar ook structureel moeten worden vertaald in de begroting, en planmatig worden aangestuurd. Een voorbeeld van de planmatige aanpak van verbeteringen, acties en activiteiten is te vinden in de voortgangsrapportage van de rapporten van de rekenkamer (bijgevoegd). Een dergelijke aanpak moet gaan leiden tot een effectieve en efficiënte organisatie die gaat voor het resultaat. De eerste forse stappen zijn daar nu bij gezet, maar het zal toch nog enige tijd duren. Vraag 1 Waarom heeft u de voorhangprocedure niet gevolgd. Antwoord: De voorhangprocedure is beschreven in artikel 169 van de Gemeentewet, en nader gepreciseerd in artikel 7 lid 5 van de financiële verordening. Daarin wordt gesteld dat het college de raad vooraf informeert en pas dan een besluit neemt als deze in de gelegenheid is gesteld wensen of bedenkingen te uiten. Het college leefde in de veronderstelling dat tijdens de raadsconferentie van 6 maart 2008 en in het Seniorenconvent de raad is geïnformeerd over de komende extra kosten ten aanzien van het personeel.
Vraag 2 Zijn de genomen besluiten tot inhuur van tijdelijk personeel rechtmatig? Antwoord: Als uw raad de 1e Berap vaststelt is de inhuur rechtmatig. Mocht uw raad besluiten dit niet te doen zullen de tijdelijke mensen worden weggestuurd. Het college is echter van mening dat dit ernstige gevolgen heeft voor de dienstverlening en voortgang van diverse projecten.
Vraag 3 Hoe luidt de regeling waarin het MT gemandateerd wordt om namens het college tijdelijk personeel in te huren? Geldt deze mandatering onverkort bij budgetoverschrijdingen? Graag een kopie. Antwoord: De regeling heet mandaatregeling. De mandaatregeling zegt niets over budgetoverschrijdingen. Bij uitvoering van de mandaatregeling blijft overigens het college verantwoordelijk. Budgetoverschrijdingen zijn niet gewenst.
Vraag 4 Vindt u dit een wenselijke situatie? Antwoord: De situatie tot medio mei was als volgt: Er was weliswaar een staat B, maar hierin zijn verouderde en onjuiste cijfers verwerkt. Dit komt omdat de afdeling niet met de daarvoor geëigende software (exelbestanden) werkte. Ook voor het tijdelijk personeel waren soortgelijke problemen. Welliswaar stond (staat) er in de begroting een bedrag voor tijdelijk personeel, maar er werd ook veel personeel “op de budgetten” decentraal ingehuurd. De bovengenoemde situatie is totaal ongewenst. Om beter sturing te krijgen is er een pakket aan maatregelen ingevoerd. 1. Allereerst mogen ambtenaar en zelfs afdelingshoofden niet meer zelf personeel inhuren, maar is de inhuur gecentraliseerd via het MT. Daartoe is de mandaatregeling aangepast en het MT zal periodiek het college rapporteren. 2. Voorts zijn de excel-bestanden afgeschaft en wordt er gewerkt met het personeels informatie management systeem (PIMS). Hierdoor is het sinds eind mei mogelijk een totaaloverzicht te krijgen over het personeelsbestand. (De feitelijke formatie moet overigens nog worden vastgesteld; hetgeen er anders gaat uitzien als de staat B 2008). 3. In april is een methode voor personeelsbudgetbewaking vastgesteld en is ook begonnen met de invoering van dit systeem. Uit dit systeem komen de huidige cijfers, vandaar dat het college de raad nu vooraf (in de Berap) nader kan informeren, en niet achteraf met de rekening.
Tenslotte Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt is het aantal vacatures in 2008 opgelopen van 17.74 fte naar 25 fte’s. In 2007 is voor tijdelijk personeel € 1.321.488,= uitgegeven (zie blz. 54 van de rekening 2007). Door de centralisatie van het personeelsbeheer wil het college vooraf inzage krijgen in de te verwachten kosten voor de inhuur tijdelijk personeel. Bij de nu geschatte kosten gaat het college ervan uit dat alle vacatures worden ingevuld. Mocht dat, zoals vermeld, onverhoopt niet lukken zullen wij uw raad dat tijdig melden omdat we dan verder (voor de niet ingevulde vacatures) een beroep moeten blijven doen op (duur) tijdelijk personeel.
