2009/S 108-155725
Vraag 1: Is er een periode uitgetrokken waarin de gegadigden vragen kunnen stellen? Antwoord 1: Ja, het is mogelijk tot uiterlijk zes dagen voor de sluitingsdatum van deze aanbesteding, d.w.z. tot 17 juli 2009, vragen te stellen.
Vraag 2: Deze vraag betreft de in bijlage III, punt 6 “Huren van ruimtes/conferentiezalen” verlangde prijs per evenement. Op welke duur van het evenement moet de inschrijver zijn prijs baseren? Antwoord 2: Prijs per evenement betekent prijs per dag/per evenement.
Vraag 3: In de lijst van activiteiten onder punt 4 “Voorwerp van de opdracht” van het bestek wordt niet verwezen naar activiteiten zoals de definitie van de inhoud van een evenement, de identificatie van sprekers, doelpubliek, enz. In bijlage III, punt 3, daarentegen “Voorbereiding en organisatie van een evenement” wordt gesteld dat de contractant taken moet uitvoeren zoals het “opstellen van het programma, vinden van sprekers, vinden en selecteren van doelpubliek”. Daarom vragen wij om opheldering over het bereik van de activiteiten die de contractant moet verrichten. Begrijpen wij het goed dat deze taken (opstellen van het programma, vinden van sprekers, vinden en selecteren van doelpubliek) tot de taken van de contractant behoren? Antwoord 3: Bijlage III bevat een specificatie van de algemene beschrijving in het bestek; de gedetailleerde beschrijving van punt 3 van bijlage III is daarom van toepassing. Dat houdt dus in dat de contractant verantwoordelijk is voor alle in punt 3 van bijlage III beschreven taken.
Vraag 4: 1. Onder punt 15 “Organisatie van vervoer, logies” vraagt u naar een prijs voor hotel/reisboekingen. Heeft dit betrekking op de concrete kosten voor een hotelkamer of enkel de organisatie daarvan en moeten de afgevaardigden/sprekers zelf hun hotel betalen? Indien u een prijsopgave voor hotelkamers wenst, gelieve ons mede te delen om welke hotelcategorie (2-, 3-, 4-sterrenhotels?) het gaat. Antwoord 4: Punt 15 heeft geen betrekking op reis- en accommodatiekosten. De hier op te geven prijs betreft uitsluitend de organisatie van het vervoer/de accommodatie van de sprekers/afgevaardigden.
Vraag 5 : In welke talen kan het project worden geschreven? Kan dit ook Italiaans zijn? Antwoord 5: In punt 7.1. van het bestek wordt gesteld dat de inschrijving in vijfvoud moet worden ingediend in een van de officiële talen van de EU, maar bij voorkeur in het Engels. Italiaans is één van de officiële talen van de Europese Unie.
Vraag 6: Kunt u ons voor uw aanbesteding betreffende de “organisatie en het beheer van evenementen voor onderzoek en technologische ontwikkeling” uw Corporate-Designhandboek doen toekomen? 1
2009/S 108-155725
Antwoord 14: Er bestaat geen Corporate-Design-handboek.
Vraag 7 : Kunt u ons mededelen of wij in ons voorstel naast de verklaring op erewoord (bijlage IV) ook bewijsmateriaal in verband met de uitsluitingscriteria moeten bijvoegen. In het bestek (punt 10.1) wordt gesteld: “De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, verstrekt de hieronder bedoelde documenten vóór de ondertekening van het contract.” In bijlage VI “Checklist voor de volledigheid van een inschrijving” worden echter de documenten met betrekking tot de uitsluitingscriteria opgevoerd die nodig zouden zijn voor het voorstel. Antwoord 7: Zoals gesteld in punt 10.1 van het bestek (“de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, verstrekt de hieronder bedoelde documenten vóór de ondertekening van het contract”) hoeven deze documenten alleen door de uiteindelijke begunstigde te worden ingediend. In dit stadium van de procedure volstaat de ingevulde verklaring op erewoord (bijlage IV).
Vraag 8: Moeten wij het formulier “Financiële identificatiegegevens” en het formulier “Juridische entiteit” in ons voorstel opnemen? Waar kunnen wij deze formulieren vinden? Moeten de twee formulieren door alle partners (bij een gezamenlijke inschrijving of via uitbesteding) worden ingevuld? Antwoord 8: Alle inschrijvers moeten, zoals in bijgage VI is vermeld, het formulier “Financiële identificatiegegevens” en het formulier “Juridische entiteit” overleggen. (Het formulier “Juridische entiteit” is te vinden via de volgende link: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm en het formulier “Financiële identificatiegegevens via: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm#en_es_fr) Bij gezamenlijke inschrijvingen hoeft alleen de leidende partner en/of, in het geval van onderaanbesteding, de hoofdcontractant, deze formulieren over te leggen.
Vraag 9: “Lijst van de belangrijkste diensten die de afgelopen drie jaar zijn verleend en desbetreffende verklaringen.” Moet deze lijst van maximaal 10 referenties de referenties met betrekking tot deze overeenkomst omvatten of moeten de desbetreffende referentie in een afzonderlijke lijst (van wederom maximaal 10 referenties) worden opgenomen? Antwoord 9: Wij verwijzen u naar punt 10.2.3.1. waarin wordt gesteld: “Een lijst van de belangrijkste diensten die de laatste drie jaar zijn verleend, met vermelding van de bedragen, datums en de, zowel openbare als particuliere, afnemers van deze diensten” en “De diensten die rechtstreeks verband houden met het gebied waarop deze aanbesteding betrekking heeft, dienen afzonderlijk te worden vermeld” en “Met name moeten de inschrijvers ten minste drie jaar beroepservaring aantonen op het gebied van organisatie en beheer van evenementen”.
Vraag 10: Kunt u ons mededelen welk soort bewijsmateriaal vereist is in verband met de vaardigheden van de inschrijver om in een meertalige omgeving te werken? Antwoord 10: De inschrijvers worden verzocht hun vaardigheden in het cv te beschrijven.
2
2009/S 108-155725
Vraag 11 : Cv’s voor het voorgestelde projectteam: Bestaat er een model-cv dat kan worden gebruikt? Is er een maximum- of minimumaantal cv’s dat in het voorstel kan worden opgenomen? Moeten wij voor alle in de prijsopgave (deel 1.1. – 1.11) opgenomen categorieën personeel een cv bijvoegen? Zijn er voor elk cv ondersteunende documenten (zoals kopieën van diploma's of werkgeverscertificaten) vereist? Is er een maximumaantal bladzijden voor elk cv? Antwoord 11: Er bestaat geen verplicht cv-model. Wij verwijzen in dit verband ook naar punt 10.2.3.4: “Naam en vermelding van de diploma’s en beroepskwalificaties (kopie van de cv’s) van het leidinggevend personeel van de inschrijver die verantwoordelijk is voor de dienstverlening, waaruit ten minste 3 jaar ervaring op de gebieden van de onderhavige aanbesteding blijkt” en naar bijlage VI.
Vraag 12: Financieel voorstel: In punt 8 van het bestek wordt gesteld: “het btw-tarief moet afzonderlijk worden vermeld”. Kunt u ons mededelen waar en hoe het btw-tarief in het voorgeschreven prijsopgavemodel kan worden opgenomen? Antwoord 12: Wij bevestigen dat de btw overeenkomstig punt 8 afzonderlijk moet worden vermeld, bijvoorbeeld op het voorblad van de prijsopgave. Vraag 13: Financieel voorstel: Deel 2 van de prijsopgave (tolkendiensten) verwijst naar het simultaan tolken en vertalen “van alle andere talen naar alle andere talen”. Kunt u aangeven welke specifieke talen hier bedoeld zijn? Antwoord 13: Onder “van alle andere talen naar alle andere talen” worden alle talen verstaan die geen officiële EU-talen zijn.
Vraag 14: Moet elke bladzijde van het technisch voorstel worden ondertekend? Antwoord 14: Zoals vermeld in punt 7.1. van het bestek, moet de inschrijving worden ondertekend door de gemachtigde vertegenwoordigers. Het is niet nodig om elke bladzijde van het technisch voorstel te ondertekenen.
Vraag 15: Inschrijving in vijfvoud: Wij verstaan hieronder 1 origineel + 4 kopieën. Hebben wij dit goed begrepen? Antwoord 15: Ja, dat is correct.
Vraag 16 : Wie was de contractant voor de vorige termijn? Antwoord 16: De namen van de begunstigden worden gepubliceerd in het supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu), serie S, in de vorm van een aankondiging van de gegunde opdracht. Zie 3
2009/S 108-155725
http://ted.europa.eu/Exec?DataFlow=N_one_doc_access.dfl&Template=TED/N_one_result_d etail_curr.htm&docnumber=171294-2005&docId=171294-2005&StatLang=EN).
Vraag 17: Hoe hoog was de totale begroting voor het laatste raamcontract (2007 & 2008)? Antwoord 17: De totale begroting voor het laatste raamcontract is gepubliceerd in het supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu), serie S, in de vorm van een aankondiging van de gegunde opdracht. Zie http://ted.europa.eu/Exec?DataFlow=N_one_doc_access.dfl&Template=TED/N_one_result_d etail_curr.htm&docnumber=171294-2005&docId=171294-2005&StatLang=EN).
Vraag 18 : Wanneer wordt het nieuwe contract van kracht? Antwoord 18: Deze informatie zal normaliter in het laatste kwartaal van 2009 gepubliceerd worden.
Vraag 19 : Punt 4: Voorwerp van de opdracht: wat verstaat u onder “promoten van het evenement”? Houdt dit ook reclame in of de aankoop van publicitaire ruimte in de media? Antwoord 19: Wij verwijzen u naar de gedetailleerde beschrijving van punt 4 van de prijsopgave (bijlage III).
Vraag 20: Punt 4: Voorwerp van de opdracht: is de contractant bevoegd om de deelnemingsgelden voor evenementen te beheren en te innen? Moeten wij op de website voor het betreffende evenement in de mogelijkheid van een beveiligde on-linebetaling voorzien. Antwoord 20: Overeenkomstig artikel 57 van het Financieel Reglement mag de Commissie uitvoeringshandelingen uit begrotingsmiddelen niet aan externe partijen toevertrouwen.
Vraag 21: Casestudie - “De inschrijver moet een dossier indienen van, bijlagen niet meegerekend, ten hoogste 5 bladzijden tekst…”. Kunt u uitleggen wat met een “dossier” en met “bijlage” wordt bedoeld? Bedoelt u hiermee een voorstel van 5 blz. met een gedetailleerd voorstel van de plaats van het evenement, de algemene aanpak voor de logistiek en de organisatie, voorstel van een strategie voor de promotie van het evenement OF een presentatie van maximaal 5 blz. met een gedetailleerde begroting, presentatie van de visuele identiteit, enz. in de bijlage? Antwoord 21: De inschrijver mag zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert.
Vraag 22: Casestudie 1: zijn de voorbeelden van de CER2004- en CER2005-conferenties louter ter informatie opgenomen of moeten wij deze als voorbeeld nemen voor dit evenement in 2010? Antwoord 22: De vermelding is enkel informatief.
4
2009/S 108-155725
Vraag 23: Bijlage III, punten 11.1 t/m 11.5: wat zijn de verschillen met de punten 9.5 t/m 9.9 of met de punten 9.13 t/m 9.17? Antwoord 23: Zoals vermeld in bijlage III verwijzen de punten 9.5 t/m 9.9 naar de creatie en uitvoering van oriëntatiemateriaal (“oriëntatiemateriaal” is het overkoepelende begrip voor informatieborden of wegwijzers tijdens een evenement); de punten 9.13 t/m 9.17 verwijzen naar de creatie en uitvoering van oriëntatiemateriaal met bewerking van de visuele identiteit; en de punten 11.1 t/m 11.5 verwijzen naar de productie van affiches/spandoeken (affiches/spandoeken zijn gewoonlijk hangende informatiedragers (meestal van plastic) of headers van een presentatie).
Vraag 24: Bijlage III, punt 15: Wie betaalt de reis- en verblijfkosten van de deelnemers? Zijn deze kosten voor de contractant? Zo ja, hoe worden deze kosten terugbetaald? Antwoord 24: Nee, de contractant is niet verantwoordelijk voor de reis- en verblijfkosten. Zie ook antwoord 4.
Vraag 25: Bijlage III, punt 7: Moet de prijs worden vermeld per persoondag op basis van het aantal dagen overeenkomstig de omvang van het evenement? Antwoord 25: Vermeld, overeenkomstig deze bijlage III, punt 7, de prijs per persoondag.
Vraag 26: X verzoekt om een informatiebijeenkomst met betrekking tot bovengenoemde aanbesteding: Wij kunnen in dit stadium geen technisch en financieel voorstel opstellen op basis van het bestek en de prijsopgave. Het is ons vooral niet duidelijk of de dienstverlener belast wordt met inhoudelijke aspecten en zo ja, tot op welke hoogte dit het geval is. Zonder deze informatie kunnen wij (noch andere organisatie die nog niet aan andere raamcontracten hebben deelgenomen) onmogelijk het precieze aantal medewerkers per evenement inschatten en garanderen dat de noodzakelijke expertise beschikbaar zal zijn. Helaas heeft het antwoord op onze vraag over deze kwestie geen verduidelijking gebracht. Het is ons ook niet duidelijk hoe wij vaste prijzen moeten vaststellen wanneer in de prijsopgave niet gespecificeerd kan worden in welk land het evenement zal plaatsvinden. Onze andere vragen betreffen vooral de structuur van de prijsopgave (in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij de personeelscategorieën, achten wij het nodig om de tabellen in geringe mate aan te passen, maar dit is niet toegestaan en zou tot diskwalificatie leiden) en de samenstelling van het projectteam. Wij hebben ook vernomen dat andere eventuele gegadigden vergelijkbare moeilijkheden hebben en om die reden tot dusverre van de inschrijving hebben afgezien. Een informatiebijeenkomst ter opheldering van de openstaande vragen zou het alle belanghebbende partijen mogelijk maken de behoeften van DG Onderzoek beter te begrijpen en met volledig uitgewerkte voorstellen over de brug te komen. We zijn er dan ook van overtuigd dat een dergelijke bijeenkomst zowel voor de belanghebbenden alsook voor DG Onderzoek van voordeel zou kunnen zijn. Met het oog op de naderende deadline en de vele openstaande vragen zouden wij u ook willen vragen de deadline uit te stellen. Bij voorbaat dank voor uw medewerking. Antwoord 26: Ten aanzien van de inhoudelijke aspecten verwijzen wij naar antwoord 3. Wat de prijsopgave betreft, wijzen wij u erop dat de prijs onafhankelijk van het land waarin het 5
2009/S 108-155725
evenement plaatsvindt moet worden vermeld, aangezien deze verband houdt met organisatorische aspecten, met uitzondering van punt 6: “Huren van ruimtes/conferentiezalen” waarvoor de kosten naar gelang het land kunnen verschillen. Tot slot is in het kader van deze aanbesteding geen informatiebijeenkomst toegestaan.
Vraag 27: Is de inschrijver in het kader van deze aanbesteding gebonden aan het Corporate Design (CD) van DG RTD of moet de inschrijver een nieuwe visuele identiteit ontwikkelen? Antwoord 27: Zie antwoord 6 betreffende het Corporate-Design-handboek.
Vraag 28: Is de in het bestek opgenomen prijsopgave onveranderlijk of kan de inschrijver punten toevoegen die volgens hem ontbreken? Antwoord 28: Overeenkomstig punt 7.2 van het bestek geldt: “Elke inschrijving met een onvolledige of gewijzigde prijsopgave wordt van de beoordelingsprocedure uitgesloten.”
Vraag 29: Bestaan er al eisen (bijvoorbeeld slogans) voor beide evenementen waarmee de inschrijver rekening moet houden? Antwoord 29: Zie antwoord 21: De inschrijver mag zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert.
Vraag 30: In welke mate omvat een voorstel betreffende een strategie voor het promoten van het evenement en het concept om maximale aandacht te krijgen en er een aantrekkelijk en representatief evenement van te maken communicatietools zoals wij geïllustreerd vinden op http://ec.europa.eu/research/conferences/2005/cer2005/index_en.html (bv. het dagelijkse krantje dat tijdens het evenement wordt gemaakt), hetgeen het gebruik zou inhouden van professionele profielen die geen deel uitmaken van de prijsopgave, of moeten onze voorstellen betreffende promotie beperkt zijn tot personeel in samenhang met de kosten van promotie van het evenement en het verlenen van faciliteiten ter plaatse overeenkomstig 4.1, 4.2, 4.3 en 4.6 & 4.7 van de prijsopgave? Antwoord 30: Zie antwoord 21 en 22.
Vraag 31: Moet er bij de locatiekeuze vanuit gegaan worden dat zoals bij CER2005 ook ruimte voor exposities/standen nodig zal zijn. Antwoord 31: De inschrijver mag zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert.
Vraag 32: Wij hebben de volgende vragen in verband met beide casestudies: Moeten wij voorzien in a) de levering van technische tolkenapparatuur; b) de levering van tolken. En zo ja, voor hoeveel talen – en welke talen? Antwoord 32: Zie antwoord 21. 6
2009/S 108-155725
Vraag 33: Algemeen: - Kunt u ons uw Corporate Design-handboek doen toekomen? Antwoord 33: Zie antwoord 6.
Vraag 34: De subsites i.v.m het evenement op de DG-website moeten onlineinschrijvingsmogelijkheid bieden: - Moet de site op Europa draaien of kan hij extern gehost worden? - Als hij op Europa moet draaien: welke technologieën en databases zijn toegelaten voor de implementatie van het inschrijvingsproces? - Waar op de website van DG onderzoek moet de door het bureau te creëren subsite worden geïntegreerd? - Als de subsite extern moet draaien, kiest het bureau dan de technologieën? Antwoord 34: Conferentiewebsites moeten op Europa worden gehost. Om technische redenen kan de inschrijvingspagina extern worden gehost hoewel zij er als de rest van de conferentiesite moet uitzien en een link ernaar moet bevatten. Voor de inschrijving voor kleine conferenties waarbij de contractant geen directe toegang tot de inschrijvingsinformatie nodig heeft, kan gebruik gemaakt worden van door de Europese Commissie geleverde tools en kan integratie in de conferentiesite plaatsvinden als dit als een betere oplossing wordt beschouwd. Gegevens over de Europatechnologieën worden verstrekt op de IPG-website van Europa: http://ec.europa.eu/ipg/tools/index_en.htm. De locatie binnen de Onderzoek-website kan variëren en heeft geen effect op het maken van de site. De contractant kan vrij de inschrijvingstechnologie kiezen als die door hem wordt gehost.
Vraag 35: Hoeveel talenversies moeten op de subsite worden aangeboden? Wat is de oplage van het drukwerk? Antwoord 35: De inschrijver mag zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert. Vraag 36: Betreffende casestudie 1: moeten de 5000 deelnemers aan het evenement die zich op voorhand voor het evenement moeten inschrijven uit de professionele sector komen? Antwoord 36: De 5000 deelnemers mogen zowel professionals als niet-professionals zijn.
Vraag 37: Denkt u dat wij in een plenaire ruimte moeten voorzien waarin alle 5000 deelnemers op hetzelfde moment kunnen vergaderen? Of mikt dit verschillende dagen durende evenement gezien de thematische sessies op een breder, maar qua aantal deelnemers beperkt publiek (met dien verstande dat het totale aantal verwachte deelnemers 5000 bedraagt)? Antwoord 37: Het gaat om een casestudie en de inschrijver mag dan ook zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert.
7
2009/S 108-155725
Vraag 38: Er moeten 2 casestudies worden gepresenteerd aan de hand van een dossier dat, bijlagen niet meegerekend, ten hoogste 5 bladzijden bedraagt. Wat verstaat u onder “bijlagen”? Gaat het om plannen, visuele elementen, voorbeelden, budgetspecificaties? Zijn bijlagen beperkt in aantal bladzijden? Antwoord 38: Zie antwoord 21.
Vraag 39: Wenst u dat wij binnen de gevraagde budgetraming de kosten naar het model van de prijsopgave specificeren? Antwoord 39: De budgetraming voor de casestudies moet gebaseerd zijn op de prijsopgave uit bijlage III van het bestek.
Vraag 40: Moeten wij eveneens in een expositieruimte met modulaire stands voorzien? Antwoord 40: Er is nergens sprake van expositie of stands.
Vraag 41: Hoeveel parallelle sessies ( + duur van elke parallelle sessie en aantal deelnemers) zijn nodig om aan de door u gestelde voorwaarden te voldoen? Antwoord 41: De inschrijver stelt zelf de beste oplossing voor de casestudie voor.
Vraag 42: Betreffende uitbesteding: voor dit evenementgedreven gebied zijn diverse leveranties vereist. Vanaf welk percentage leveranties wordt een leverancier als een subcontractant beschouwd? Voorts zouden we willen onderstrepen dat we in de context van het raamcontract niet weten wat het volume van diensten en te leveren materiaal is wanneer het tot een contract komt! Antwoord 42: Zoals in het bestek onder punt 9.2 aangegeven, zijn bij uitbesteding de door de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund te verstrekken in punt 10 bedoelde documenten slechts vereist voor subcontractanten wier aandeel in de opdracht groter is dan 10% of in gevallen waarin in totaal meer dan 20% van het werk uitbesteed wordt.
Vraag 43: wij kunnen in de aankondiging van de opdracht of in het bestek geen referentienummer voor de gunning van de opdracht vinden: kunt u ons hierin behulpzaam zijn? Antwoord 43: Wij begrijpen dat deze vraag betrekking heeft op het vorige gunningsbericht. De namen van de begunstigden worden gepubliceerd in het supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu), serie S, in de vorm van een opdrachtgunningsbericht. Zie http://ted.europa.eu/Exec?DataFlow=N_one_doc_access.dfl&Template=TED/N_one_result_d etail_curr.htm&docnumber=171294-2005&docId=171294-2005&StatLang=EN). 8
2009/S 108-155725
Vraag 44: Wat wordt bedoeld met productie van affiches/spandoeken en drukken van affiches/spandoeken op bladzijde 52, punt 11 en 12, in het bestek? Wij nemen aan dat u met productie de werkelijke papierkosten bedoeld, klopt dit? Zo niet, wat is dan het verschil tussen “productie” en “drukken”. Antwoord 44: Nee, met productie wordt niet de werkelijke papierkosten bedoeld. Met productie wordt bedoeld het voorbereiden van een eindproduct (bv. pdf, cd, dvd) voordat het wordt gedrukt. “Productie” omvat het ontwerpen en maken van een affiche/spandoek.
Vraag 45: Wij zouden op de onderhavige aanbesteding willen inschrijven. Wij hebben echter een vraag over het vereiste betreffende het technische voorstel (deel twee), waarin sprake is van “een gedetailleerde lijst van de technische uitrusting” die zal worden gebruikt voor de uitvoering van de diensten. Hoe nauwkeurig moet deze uitrusting beschreven worden? Moet elke technische specificatie van elk mogelijk instrument dat zich in de voorraad van de inschrijver of zijn dienstverlener bevindt, worden beschreven? Zo ja, dan moeten meerdere duizenden instrumenten worden beschreven. Wenst u toespitsing op bepaalde aspecten? Antwoord 45: De inschrijver kiest zelf welke informatie hij opneemt om ten aanzien van de in het bestek bekendgemaakte criteria zijn capaciteiten aan te tonen. Met betrekking tot het volume van leveranties en diensten die in het kader van een bepaalde opdracht nodig zijn, zie punt 4. Voorwerp van de opdracht in het bestek.
Vraag 46: Wat verstaat u onder: “De inschrijver moet een dossier indienen van, bijlagen niet meegerekend, ten hoogste 5 bladzijden tekst in A4-formaat waarin een concept voor het evenement (inclusief plaats en duur ervan), een grafische lijn, een raming van het budget (uitgesplitst per hoofdpost) en een algemene aanpak voor de logistiek en de organisatie van het evenement worden voorgesteld.” Bedoelt u dat wij ter illustratie van ons voorstel 5 bladzijden + bijlagen of slechts 5 bladzijden moeten indienen? Antwoord 46: Zoals in bijlage II.2 vermeld, dient de inschrijver een dossier van maximaal 5 bladzijden en bijlagen in te dienen. Zie ook V&A 21.
Vraag 47: Is de Europese Commissie van plan de opdracht te verlenen aan een klassiek public relations bureau of geeft zij de voorkeur aan een dienstverlener die met verschillende andere bureaus samenwerkt? Antwoord 47: Deze informatie is in dit stadium niet beschikbaar.
Vraag 48: Maakt casestudie 1 deel uit van het project? De conferentie vindt plaats in 2010. Wij nemen aan dat de conferentieplaats in Brussel al vastligt? Antwoord 48: Zoals in punt 10.3.1 van het bestek aangegeven, maakt casestudie 1 van de beoordeling deel uit. De inschrijver mag zelf beslissen hoe hij/zij de casestudies presenteert.
9
2009/S 108-155725
Vraag 49: Sommige conferenties zijn gratis, andere niet. Wat gebeurt er met de inkomsten uit de conferenties? Worden die tot het budget gerekend? Antwoord 49: Nee. Zie ook V&A 20.
Vraag 50: In verband met de prijsopgave, punt 7. IT beheer: betekent IT-beheer dat het invoeren van de inschrijvingen van de deelnemers in een database door de contractant gebeurt? Is hetgeen in de prijsopgave staat, namelijk dat die niet via een inschrijvingssite op het internet zullen gebeuren, juist? Antwoord 50: Zie V&A 34.
Vraag 51: In de prijsopgave, punt 7. Verzenden/posten van uitnodigingen: dat uitnodigingen per gewone post of per elektronische post zullen worden verzonden, houdt in dat twee verschillende antwoorden worden gegeven (per gewone post & per elektronische post). Moeten wij in beide mogelijkheden voorzien of moeten wij alleen (de kosten van) verzending per gewone post opgeven? Antwoord 51: In beide mogelijkheden. Zie ook punt 4 van het bestek.
Vraag 52: Wij schrijven u om te vragen of er wijzigingen (corrigenda) zijn betreffende deze opdracht. Meer bepaald zouden wij graag de correcte uiterste inschrijvingsdatum kennen. Antwoord 52: Gelieve de volgende website te raadplegen voor de nieuwe termijnen: http://ted.europa.eu/Exec;jsessionid=DFEF2E4CDD6F1963674C74921A828790.instance _1?DataFlow=N_one_doc_access.dfl&Template=TED/N_one_result_detail_curr.htm&d ocnumber=190425-2009&docId=190425-2009&StatLang=EN Vraag 53: Wij zijn twee kmo’s die gespecialiseerd zijn in de organisatie van internationale wetenschappelijke evenementen en zouden graag gezamenlijk inschrijven, maar wij weten niet of wij in aanmerking komen. Een van de bedrijven is opgericht in maart 2007. Daarom kan dat bedrijf geen activiteitenverslag van de laatste 3 jaar voorleggen, maar het beschikt wel over personeel met lange professionele ervaring op het desbetreffende gebied (meer dan 8 jaar). Het andere bedrijf is opgericht in 2001, maar van naam veranderd in april 2008 (van sas naar srl) wegens de groeiende omvang van de zaak. De CEO en het personeel zijn hetzelfde gebleven en beschikken over een lange professionele ervaring op het desbetreffende gebied (meer dan 10 jaar). Komen wij in aanmerking voor deze opdracht? Antwoord 53: Zie artikel 136, lid 3, van de uitvoeringsvoorschriften1: "3. Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de geschiktheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die 1
Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1).
10
2009/S 108-155725
entiteiten. In dat geval moet het economische subject de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 116, lid 6, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten beroepen. " Vraag 54: Aangezien de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen gewijzigd is naar 19.8.2009, kunt u ons meedelen of de datum voor het indienen van vragen (17.7.2009) ook is gewijzigd en zo ja, wat de nieuwe uiterste datum voor het indienen van vragen is? Antwoord 54: Ja, de datum voor het indienen van vragen is ook gewijzigd: 12.8.2009. Gelieve de volgende website te raadplegen voor de nieuwe termijnen: http://ted.europa.eu/Exec;jsessionid=DFEF2E4CDD6F1963674C74921A828790.instance _1?DataFlow=N_one_doc_access.dfl&Template=TED/N_one_result_detail_curr.htm&d ocnumber=190425-2009&docId=190425-2009&StatLang=EN
Vraag 55: Geachte heer/mevrouw, in de specificaties vonden wij de volgende informatie, waarover wij graag verduidelijking willen vragen: in punt 10.1 op bladzijde 12 (“Controle op uitsluitingsgevallen”, bewijsstuk (iii)) wordt gesteld dat wij bijlage IV (uitsluitingscriteria) moeten terugsturen, ondertekend door een gerechtelijke of administratieve instantie. Op bladzijde 11 (kader) wordt echter bepaald dat alleen de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, de documenten betreffende de uitsluitingscriteria moet verstrekken. Kunt u ons meedelen welk document wij bij ons voorstel moeten voegen: a) uitsluitingscriteria ondertekend door een wetterlijk verantwoordelijke of b) uitsluitingscriteria ondertekend door een bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie. Antwoord 55: Zie antwoord 7. Vraag 56: Kunt u ons met betrekking tot deze opdracht laten weten waar en hoe wij alle bijlagen en andere documenten kunnen verkrijgen vóór het verstrijken van de termijn, die is uitgesteld tot 19 augustus. Antwoord 56: Op de volgende website vindt u alle documenten in pdf- en Word-versie: http://ec.europa.eu/research/dgs/tenders/rtd-2009_s108-155725_en.cfm
Vraag 57: Kunt u ons met het oog op de voorbereiding van de prijslijst meedelen wat ongeveer de oplage van de printproducten zal zijn? Antwoord 57: In het bestek wordt in punt 10.3.2 Financiële beoordeling, het volgende bepaald: “Op componenten van de prijsopgave wordt een weging toegepast (zie bijlage III). Deze wegingen zijn gebaseerd op een schatting van de diensten die op basis van het te sluiten raamcontract in een bepaalde periode kunnen worden uitgevoerd, maar zijn in geen geval bepalend voor het reële gebruik van dit raamcontract. Om de “prijscomponent” van de inschrijving te verkrijgen, wordt elke prijs vermenigvuldigd met de overeenkomstige wegingscoëfficiënt en worden de afzonderlijke resultaten vervolgens opgeteld.”
11
2009/S 108-155725
Vraag 58: Kan een freelanceconsultant die evenementen organiseert (en deel uitmaakt van een joint venture) de financiële overzichten en de ervaring van een bedrijf waarvan hij eigenaar was, aanvoeren als eigen referenties voor deze opdracht of kan hij enkel projecten en financiële overzichten aanvoeren die hij als freelanceconsultant heeft ontwikkeld en opgesteld? Antwoord 58: Voor de economische en financiële geschiktheid, zie antwoord 53. Voor de technische en beroepsmatige geschiktheid is artikel 137, lid 4, van de uitvoeringsverordening van toepassing in het volgende geval: "4. Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de geschiktheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 116, lid 6, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten beroepen." Vraag 59: Wordt in punt 16 van bijlage III van het bestek (Catering) de prijs van het cateringbeheer bedoeld of de prijs van de catering zelf? Antwoord 59: In punt 16 van de prijsopgave staat het volgende: "vaste prijs voor een evenement in een lidstaat van de EU, inclusief bediening en huur van uitrusting, alsook alle andere desbetreffende kosten", wat betekent ook de prijs van de catering zelf (etenswaren). Vraag 60: Wat is de uiterste datum voor het indienen van vragen met betrekking tot deze offerte? Antwoord 60: Zie antwoord 54. Vraag 61: Alle onderstaande vragen houden verband met de prijsopgave: a) punt 1.9 (tolken): welk verschil is er tussen deze prijs en de punten 2.2 en 2.3? Antwoord a) Personeelskosten als basis voor de berekening van de prijzen in punt - 2. tolkendiensten: 2.2 en 2.3. b) punten 2.2 en 2.3: dienen de verplaatsingskosten van de tolken in deze prijs inbegrepen te zijn? Antwoord b) Er is geen sprake van verplaatsingen. c) punt 5.1: deze prijs zal afhangen van het aantal vragenlijsten. Op grond van welke hoeveelheid moeten wij onze prijs berekenen? Antwoord c) Er moet een vast tarief worden opgegeven dat van toepassing is op alle evenementen die in het kader van het toekomstige contract worden georganiseerd.
12
2009/S 108-155725
d) punten 8.1 tot en met 8.6: aangezien de verzendingskosten verschillen naargelang van de bestemming, kunt u de bestemming specificeren? Antwoord d) Er staat: prijs per evenement. U kunt eventueel onze lijst raadplegen met conferenties die wij in het verleden hebben georganiseerd (bladzijde 5 van het bestek en punt 6 van de prijsopgave). Er moet een vast tarief worden opgegeven dat van toepassing is op alle evenementen die in het kader van het toekomstige contract worden georganiseerd. e) punten 12.1 tot en met 12.8: deze prijzen variëren sterk naargelang van het aantal eenheden. Kunt u het totale aantal specificeren? Antwoord e) zie antwoord 57. f) 14.1: geluidsversterking en luidsprekers variëren sterk naargelang van de omvang van het publiek. Kunt specifieker zijn? Antwoord f) Er moet een vast tarief worden opgegeven dat van toepassing is op alle evenementen die in het kader van het toekomstige contract worden georganiseerd. g) 14.7 en 14.8: is de huur van een multimedia-pc in deze prijs inbegrepen? Antwoord g) Nee. h) 14.11 tot en met 14.13: is de huur van een 21-inch-flatscreen in de prijs ingebrepen? Antwoord h) Nee. i) * 14.23 en 14.24: zelfde opmerking en zelfde vraag als voor 14.1: hoe groot is de locatie of hoe omvangrijk is het publiek? Antwoord i) Er moet een vast tarief worden opgegeven dat van toepassing is op alle evenementen die in het kader van het toekomstige contract worden georganiseerd. j) * 17.1 tot 17.21: Hoe kunnen wij de vervoerskosten per eenheid opgeven? Geen enkel bedrijf werkt op deze manier. Kunt u ons het aantal stuks geven dat wij als basis kunnen nemen? Antwoord j) Er moet een vast tarief worden opgegeven dat van toepassing is op alle evenementen die in het kader van het toekomstige contract worden georganiseerd.
Vraag 62: Kunt u de punten 12.1 tot en met 12.8 van de prijslijst verduidelijken: er wordt verzocht de kosten voor het printen van documenten te vermelden, maar er wordt geen hoeveelheid vermeld. Moeten wij een prijs per eenheid opgeven? Antwoord 62: Zie antwoord 57. Vraag 63: Hierbij een vraag in verband met de kosten voor de fotograaf: moeten de auteursrechten op de foto's in de prijs ingebrepen zijn per halve en volledige dag? Antwoord 63: Onder punt 1. Personeelskosten, in bijlage III, punt 1.11 Fotograaf: u moet de auteursrechten voor een halve dag en voor een volledige dag vermelden, omdat de Commissie de fotograaf vraagt om auteursrechten toe te wijzen op de in het kader van het contract genomen foto. 13
2009/S 108-155725
Vraag 64: 1) betreffende de voorbereiding van de prijslijst, wat betekent “prijs persoondag” voor de punten 7.1 tot en met 7.6 (IT-beheer)? a) de prijs per deelnemer aan het evenement per dag (bijv. € 20 x 75 personen x 1 dag) of b) de kosten van de betrokken personeelscategorie x aantal werkdagen (bijv. € 300 x nr. 1 coördinator x 3 dagen)? Antwoord 64: In bijlage III, punt 1. Personeelskosten, staat dat de personeelskosten als basis worden gebruikt om de prijzen in punt 7. Beheer en monitoring van deelnemers, van 7.1 tot en met 7.11, te berekenen.
Vraag 65: 2) betreffende de voorbereiding van de prijslijst, wat betekent “prijs persoondag” voor de punten 7.6 tot en met 7.11 (Verzenden/posten van uitnodigingen)? a) de prijs voor het verzenden/posten van elke uitnodiging, inclusief portkosten, enz... (bijv. € 1 x 75 personen) of b) de kosten van de betrokken personeelscategorie x aantal werkdagen, inclusief portkosten, enz... (bijv. € 300 x nr. 1 coördinator x 3 dagen)? Antwoord 65: Zie antwoord 64. Vraag 66: Betreffende de prijslijst: - bladzijde 42, tabel 1 (Verzenden/posten van uitnodigingen): welke prijs moet hier worden vermeld? De prijs per persoon per dag of de prijs voor de productiekosten van deze uitnodigingen? Antwoord 66: In bijlage III, punt 7. Beheer en monitoring van deelnemers, is er geen sprake van de productie van uitnodigingen.
Vraag 67: Bladzijde 43, punt 9.1: welke prijs moet hier worden vermeld? De prijs per persoon per dag of de prijs voor het creëren van een visuele identiteit? - Is het mogelijk dat in deze twee gevallen de eenheid (prijs persoondag), die in de tabellen wordt weergegeven, verkeerd is? Antwoord 67: Punt 9.1 Creatie van visuele identiteit, verwijst naar het werk dat verband houdt met de creatie van één enkele identiteit voor het volledige evenement die dan wordt geïmplementeerd voor de andere producten. De producten staan in het volgende deel van de prijsopgave (dat een minimale lay-out omvat). Daarom dient de prijs te worden uitgedrukt in persoondagen voor de creatie van een visuele identiteit en in prijs per eenheid voor de producten.
14
