Jaarverslag 2011
Voorwoord...................................................................................................................................................2 Inhoud jaarverslag ......................................................................................................................................3 1. De procedure in de gemeente Hardenberg in 2011 .............................................................................4 2. Ervaringen met de procedure ................................................................................................................6 2.1 Instroom van bezwaarschriften ........................................................................................................6 2.2 Advies- en beslistermijnen ...............................................................................................................7 2.3 Uitstel van behandeling / Wachttijden ..............................................................................................7 2.4 Nader overleg ...................................................................................................................................8 2.5 Behandelduur bezwaarschriften.......................................................................................................8 2.6 Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen……………………………………… 10 2.7 Het aantal bezwaarschriften per afdeling, cluster ..........................................................................10 2.8 Hoorzitting ......................................................................................................................................11 2.9 Zonder hoorzitting afdoen……………………………………………………………………………… 12 2.10 Ingetrokken bezwaarschriften .........................................................................................................11 3 Het advies ............................................................................................................................................12 3.1 Afwijken van het advies van de Commissie ....................................................................................13 3.2 Kosten..............................................................................................................................................14 3.3 Geconstateerde gebreken in besluiten............................................................................................14 3.3.2 Registratie en distributie ingekomen poststukken...........................................................................14 Aanbeveling ..................................................................................................................................................15 Bijlage: (Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen ....................................................................................16 overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen 2011...........................................16
1
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften van de gemeente Hardenberg. Daarin treft u een terugblik aan over het jaar 2011. In het jaarverslag treft u naast de gebruikelijke cijfers slechts één aanbeveling aan. De commissie heeft er dit keer voor gekozen om niet alle in de adviezen gedane aanbevelingen in het jaarverslag op te nemen. Dit zou voor een aanzienlijk deel een doublure opleveren met het jaarverslag 2010. De ene aanbeveling heeft betrekking op het postsysteem. Een bezwaarschrift kan door de burgers op verschillende wijzen worden ingediend zoals per post, afgifte aan de balies of aan een medewerker, gooien in de brievenbus van het gemeentehuis of het locgebouw, per fax en ook per DigiD. Hierdoor komt het voor dat een bezwaarschrift niet direct wordt aangeboden ter registratie maar gaat rondzwerven in de ambtelijke organisatie. Daarnaast klagen burgers erover dat hun brief niet is aangekomen en niet wordt beantwoord. De commissie wijst er op dat als post niet aankomt dit voor rekening van de (bezwaarmakende) burger komt. Hij kiest immers voor één van de bovenstaande wijzen om zijn brief (of bezwaarschrift) toe te zenden. Maar het wordt anders als er regelmatig post van burgers niet aankomt bij de gemeente Hardenberg. Dan kan de bewijslast verschuiven naar de gemeente Hardenberg. Om dit te laatste te voorkomen adviseert de commissie om de ontvangst van post zo sluitend mogelijk te maken. Alle post die binnenkomt dient het liefst nog diezelfde dag te worden geregistreerd in het digitale postsysteem. Immers een goede, duidelijke communicatie met de burger is erg belangrijk. Het kan de samenwerking tussen bestuur en haar burgers zeker bevorderen. En goede communicatielijnen en methoden voorkomen ook dat burgers klachten en bezwaarschriften indienen. De commissie zoekt ook steeds weer naar een juiste verhouding tussen ‘regel is regel’ en de menselijke maat. Dat is breder dan als een organisatie alleen maar efficiency nastreeft. Ook een strenge en doortastende overheid kan fouten maken. Daarom hoort bij de besluiten van de overheid, die kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan, een bezwaar- en beroepsmogelijkheid. De commissie neemt zich voor om in 2012 verder met elkaar te spreken over een aantal inhoudelijke zaken die te maken kunnen hebben met veranderende wet- en regelgeving en de invloed daarvan op besluitvorming. Ik dank de commissieleden voor hun inzet in het achterliggende jaar. A.J. Afink, voorzitter,
Hardenberg, mei 2012
2
Inleiding De Commissie Bezwaarschriften is door de gemeenteraad van Hardenberg op 2 januari 2001 ingesteld met als taak: het voorbereiden van de beslissing op gemaakte bezwaren als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). In de praktijk brengt de commissie - aan de hand van een dossier en een hoorzitting - een advies uit aan het betrokken bestuursorgaan. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders, af en toe de gemeenteraad en soms de burgemeester. Uitgesloten van advies zijn bezwaarschriften in het kader van gemeentelijke leges- en belastingverordeningen en de Wet waardering onroerende zaken. Sinds 1 januari 2008 behandelt de commissie ook personele zaken. In het jaar 2011 bestond de commissie uit de volgende, onafhankelijke, leden: - de heer A.J. Afink (voorzitter) - mevrouw mr. C.E. Wolf (voorzitter) - de heer mr. B.H. Abbing (voorzitter, alleen voor personele zaken) - de heer E. Hahn (lid) - de heer S.B. ten Kate (lid) - mevrouw mr. A. Prins-de Haas (lid) - mevrouw M. Zoestbergen (alleen voor personele zaken) - de heer A. van Driesten (alleen voor personele zaken) - de heer L. van der Tol (lid) Plaatsvervangende leden - de heer mr. H. ten Hoven - de heer J.W. Mondria (alleen voor personele zaken) - de heer P. Nagtegaal (alleen voor personele zaken) De commissie beschikte in het jaar 2011 over een vaste notulist, mevrouw N. Huser. Gedurende het gehele jaar waren de heer mr. C. van Ramshorst en de heer W.J. van Emmen secretaris van de commissie. Het secretariaat dat bij het team Juridische zaken is ondergebracht valt sinds 1 januari 2011 onder de nieuwe afdeling Dienstverlening. De voorzitters ontvangen de raadstukken om op de hoogte te blijven van zaken die in de gemeente spelen. De leden worden verder door het secretariaat op de hoogte gehouden van jurisprudentie en eventuele actuele ontwikkelingen.
Inhoud jaarverslag In hoofdstuk 1 wordt de procedure voor het behandelen van bezwaarschriften behandeld. In het tweede hoofdstuk wordt ingegaan op de ervaringen van de commissie in het jaar 2011, waarna in hoofdstuk 3 apart aandacht wordt besteed aan de adviezen die de commissie heeft uitgebracht. Hoofdstuk 4 bevat de samenvatting van de aanbeveling(en). In een bijlage is een overzicht van uitspraken op beroepschriften in het jaar 2011 opgenomen.
3
1. De procedure in de gemeente Hardenberg in 2011
1
Hoewel het bezwaar wordt ingediend bij het bestuursorgaan, boekt de afdeling Facilitaire Zaken het bezwaarschrift rechtstreeks in op het team Juridische Zaken (secretariaat commissie). Het secretariaat verzorgt vervolgens een ontvangstbevestiging richting bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende(n). De vakafdeling wordt eveneens op de hoogte gesteld van het bezwaar. Naar de bezwaarmaker en derde belanghebbende(n) zendt het secretariaat tevens een folder, waarin de verdere procedure van behandeling van het bezwaar, de samenstelling, functies en de werkwijze van de commissie wordt uitgelegd. Tevens beoordeelt het secretariaat het bezwaarschrift op mogelijke gebreken of termijnoverschrijding. Het secretariaat geeft de bezwaarmaker binnen maximaal drie weken na ontvangst van het bezwaar de gelegenheid om gebreken te herstellen of een termijnoverschrijding te verklaren. In deze fase beoordeelt het secretariaat ook of een bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk of kennelijk (on)gegrond is. Zo ja, dan legt het secretariaat het bezwaar met de onderliggende stukken voor aan de voorzitter die dan beslist over het al of niet houden van een hoorzitting. Als de voorzitter beslist tot het niet houden van een hoorzitting, dan wordt de bezwaarmaker in een brief hiervan op de hoogte gebracht. De commissie brengt dan advies uit op basis van de stukken zonder dat een verweerschrift wordt gevraagd. In de gevallen waarin wel een hoorzitting plaatsvindt, verzoekt het secretariaat de vakafdeling om een procesdossier samen te stellen en een verweerschrift op te stellen. Uiterlijk drie weken voor een geplande zitting moeten de stukken bij het secretariaat worden aangeleverd. Het secretariaat stelt het dossier samen, stelt een samenvatting op, laat het dossier vermenigvuldigen en verzendt de uitnodigingen en de dossiers in beginsel veertien dagen voor de hoorzitting aan alle betrokkenen. Omdat het gemeentebestuur zich bij de commissie laat vertegenwoordigen door ambtenaren, wordt aan de betrokken portefeuillehouder en gemeentesecretaris een afschrift van de uitnodiging gezonden. Op deze wijze blijft het bestuur op de hoogte van de behandeling van de bezwaarschriften. De commissie vergadert volgens een rooster in principe twee keer per maand, op woensdagmiddag en donderdagavond. Dan komen telkens een voorzitter en twee leden bijeen. Bij personele zaken komt de commissie op afroep bijeen. De commissie behandelt alle zaken, behalve met betrekking tot belastingen. Als een bezwaarschrift binnenkomt, dan wordt het bezwaarschrift geagendeerd voor de eerstvolgende beschikbare vergaderdatum, uiteraard met in achtneming van de termijn voor het opstellen van een verweerschrift en verzending van de stukken. Voor de leden van de commissie heeft dit tot gevolg dat zij adviseren over zaken die op allerlei beleidsterreinen liggen (variërend van de weigering van bouwvergunningen tot terugvordering van bijstand). De commissie hoort de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid
1
Op de website van de gemeente Hardenberg (www.hardenberg.nl) is uitgebreide informatie opgenomen over de procedure van behandeling van bezwaarschriften bij de gemeente Hardenberg. De gemeentegids 2011-2012 bevat summiere informatie over de bezwarenprocedure en verwijst naar de website van de gemeente Hardenberg. 4
en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. De hoorzittingen van de commissie zijn in beginsel openbaar, dat wil zeggen: ook toegankelijk voor publiek en pers. Met het oog hierop kondigt het secretariaat de hoorzittingen in De Toren aan. De pers krijgt een afschrift van de uitnodiging aan het bestuursorgaan en de procesdossiers worden voor de pers en het publiek ter inzage gelegd. In het afgelopen jaar is de lokale pers af en toe aanwezig geweest bij hoorzittingen, hetgeen heeft geleid tot artikelen in de krant. Als er echter zaken aan de orde komen die de persoonlijke levenssfeer raken, wordt de behandeling van die bezwaarschriften niet gepubliceerd. De pers wordt in die gevallen evenmin op de hoogte gebracht. In de regel betreft dit bezwaarschriften op grond van de Wet werk en bijstand (verder: WWB), de Wet maatschappelijke ondersteuning (verder: Wmo) en ook bezwaarschriften die betrekking hebben op de ambtelijke rechtspositie. Het conceptverslag en -advies worden, nadat deze door het secretariaat zijn opgemaakt, per e-mail aan de voorzitter en de leden, die de betreffende hoorzitting hebben bijgewoond, toegezonden. Deze leden hebben een week de tijd om hun opmerkingen aan het secretariaat door te geven. De stukken worden, zo nodig aangepast. Na ondertekening door de voorzitter en de secretaris worden de stukken gekopieerd en aan alle betrokkenen gezonden. Het originele advies en verslag gaan - samen met het procesdossier (de originele stukken) naar het bestuursorgaan. Dit gebeurt inmiddels ook digitaal. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. Bij de beoordeling van de doelmatigheid stelt de commissie zich terughoudend op als het beleidskeuzes – vastgelegd in een verordening of in beleidsregels – van de gemeente betreft. Anderzijds betrekt de commissie wel wijzigingen in de omstandigheden, bijvoorbeeld in de medische situatie, bij de heroverweging van het besluit. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting ook of er een andere oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies teneinde partijen binnen een vast te stellen termijn de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. De commissie adviseert aan het gemeentebestuur en neemt dus zelf geen besluiten op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus, hiertoe geadviseerd door de vakafdeling, zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Nadat het bestuursorgaan een beslissing op het bezwaar heeft genomen, krijgt het secretariaat van de commissie daarvan een afschrift, ter kennisname. Het secretariaat licht de betrokken commissieleden in, wanneer het bestuursorgaan het advies niet overneemt. Het secretariaat licht de leden ook in over eventuele beroepszaken (voorzover het secretariaat hiervan op de hoogte wordt gesteld).
5
2. Ervaringen met de procedure 2.1
Instroom van bezwaarschriften
De instroom van bezwaarschriften vindt niet gelijkmatig over het gehele jaar verspreid plaats. Die instroom wisselt behoorlijk. Dit komt bijvoorbeeld doordat in een bepaalde maand financiële bijdragen worden verlaagd, wetgeving wordt gewijzigd of gewoon door toeval. Zo blijkt uit de grafiek dat in de maanden januari en februari rond de 60 bezwaarschriften zijn binnengekomen. Dit is veroorzaakt doordat de gemeente Hardenberg op en rond 30 december 2010 besluiten over de eigen bijdragen voor Wmovoorzieningen en over de inkomensgrens bij de regiotaxi Vechtdal heeft verstuurd. Opvallend is ook dat tegen besluiten waarbij een omgevingsvergunning voor inrichtingen waarbij meer varkens mogen worden gehouden meerdere mensen gezamenlijk één bezwaarschrift is ingediend. Zij zien dan hun woonomgeving bedreigd door stank en meer vrachtverkeer.
Onderstaand grafiek laat zien hoe de verdeling is:
35 30 25 20 aantal
15 10 5 0 januari
april
juli
oktober
6
2.2
Advies- en beslistermijnen
Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb zogenaamde beslistermijnen. Het bestuursorgaan dient binnen twaalf weken, nadat de bezwarentermijn is verstreken, een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan met ten hoogste zes weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In de gemeente Hardenberg is afgesproken dat het bestuursorgaan (lees: de vakafdeling) deze termijnen zelf bewaakt. In het advies van de commissie wordt daar wel altijd expliciet aandacht aan besteed. In de meeste gevallen ontvangt het secretariaat een afschrift van het besluit op bezwaarschrift. Indien dit wordt vergeten, vraagt het secretariaat deze afschriften op of zoekt het betreffende besluit op in het archief of in het digitale systeem Verseon.
2.3
Uitstel van behandeling / Wachttijden
De behandelduur van bezwaarschriften is vaak onderhevig aan externe factoren. Rechtshulpverleners, zoals advocaten en juristen van rechtsbijstandverleners, vragen regelmatig, nadat zij een zogenaamd pro-forma bezwaarschrift hebben ingediend, om een termijn voor het indienen van (nadere) gronden van het bezwaarschrift. Hierdoor wordt de behandelingsduur gemiddeld genomen opgeschort met drie tot vier weken. Dit is gebeurd bij e zaken. Daarnaast verzoeken bezwaarmakers regelmatig – wegens ziekte, vakantie – om uitstel van behandeling. Veel vertraging is ook opgetreden door het vragen van medische adviezen, in het kader van uitvoering van de Wmo, aan medische adviesinstanties als Argonaut of Trivium. Daarnaast leidt het vragen van een medisch advies of in het kader van een second opinion, al gauw tot zes tot acht weken stil liggen van de behandeling van het bezwaarschrift. In dit verslagjaar ging het om drie van zulke bezwaarschriften. Verder heeft de stortvloed van bezwaarschriften in de maanden januari en februari 2011 geleid tot vertraging bij de commissie alsmede bij het college. Vooral over de eigen bijdrage heeft dit geleid tot vertraging doordat – voordat tot behandeling is overgegaan – overleg is gepleegd met vertegenwoordigers van het college. Dit heeft geleid tot een langere behandeling van ruim 4 weken. In totaal bedraagt het verleende/gevraagde uitstel 97 en 116 = 213 weken. Gemiddeld is dit per uitgebracht advies 213 weken verdeeld over het aantal uitgebracht adviezen (128), wat neerkomt op 1,66 week (afgerond). Het binnen de beslistermijn blijven is geen doel op zich. Als alle partijen (indiener van het bezwaarschrift en het verwerend bestuursorgaan) instemmen met een langere beslistermijn (bijvoorbeeld omdat men tijd wil nemen voor nader overleg), terwijl derdebelanghebbenden hierdoor niet worden benadeeld, is er geen ‘probleem’. De wet biedt hiertoe ook de mogelijkheid (artikel 7:10, lid 4, Awb: “Verder uitstel is mogelijk voor zover: a. alle belanghebbenden daarmee instemmen b. de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad, of c. dit nodig is in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften.” Met andere woorden: het niet halen van de beslistermijn is in die gevallen geen reden tot zorg/aanleiding tot ‘acties’. 7
In het nieuwe verslagjaar, 2011, was het bedoeling om de wachttijden preciezer in beeld te brengen. Onder andere is voor dit doel binnen het digitale documentmanagement systeem Verseon een speciale bezwaarschriftenmodule met de mogelijkheid van rapportages aangeschaft. Helaas bleek dat het maken van rapportages niet mogelijk was. Om die reden is er voor gekozen om de gegevens van de bezwaarschriften ook in het verslagjaar 2011 op te nemen in het gebruikelijke excelbestand.
2.4
Nader overleg
Als de commissie van oordeel is dat zij over onvoldoende gegevens beschikt voor het uitbrengen van een advies, kan tijdens de hoorzitting de zaak worden aangehouden en kan de voorzitter van de commissie een nader onderzoek gelasten. Dit kan zowel door de commissie zelf geschieden, als - in opdracht van de commissie - door een derde partij. Indien het nader overleg / onderzoek nieuwe en relevante gegevens oplevert, die van belang kunnen zijn voor de op het bezwaar te nemen beslissing, worden de nieuwe gegevens toegestuurd aan bezwaarmaker en het college voor eventuele nadere opmerkingen. De mogelijkheid bestaat om een tweede hoorzitting te beleggen. Van deze mogelijkheid wordt in de praktijk nauwelijks tot geen gebruik gemaakt. In een aantal gevallen heeft na de hoorzitting nader overleg plaatsgevonden tussen bezwaarmaker en de behandelend ambtenaar. Dit leidt niet altijd tot een spoedig resultaat. Vaak kost het weken - bijvoorbeeld door uitwisseling van nadere stukken, het maken van nieuwe offerte - voordat partijen al dan niet tot een oplossing komen. Al die tijd ligt het bezwaarschrift op de stapel "nog te behandelen zaken". Om de voortgang te bevorderen bewaakt het secretariaat de procedure. Regelmatig moet het secretariaat (niet altijd met succes) zowel de vakafdeling als bezwaarmaker aansporen om de benodigde actie te ondernemen.
2.5
Behandelduur bezwaarschriften
Het onderstaande schema geeft de volgende behandeltermijnen aan. Hierbij is gerekend met netto termijnen, waaruit de vertraging door het wachten op gronden, medische adviezen en ander uitstel zo veel mogelijk is weg gefilterd. 2
(Gemiddelde) netto behandeltermijn van de bezwaarschriften in 2011) Gemiddeld Besluit binnen Besluit Gemiddeld aantal minder dan of langer dan aantal weken weken tot gelijk aan 14 weken tot besluit op advies 14 weken bezwaarschrift 12,64 31 73 Totaal 3,9
Uit deze cijfers blijkt dat de gemiddelde benodigde termijn voor het opstellen van het advies, vergeleken met het vorige verslagjaar ( 2010: 11,2) aanzienlijk is gestegen, met anderhalve week. De hoofdoorzaak is gelegen in de onevenwichtige instroom van bezwaarschriften in de maanden januari en februari 2011. Wat betreft het gemiddeld aantal weken vanaf het verzenden van het advies tot het besluit op het bezwaarschrift is de gemiddelde behandelduur 3,9 weken. Een stijging met ruim een week. In het verslagjaar 2010 was dit 2,7.3
2
Het betreft de behandeling vanaf binnenkomst bezwaarschrift t/m het verzenden van het advies door de commissie en de stand van zaken per 1 april 2012. 3 Over 2009 blijkt dat het om gemiddeld 2,9 weken ging.
8
2.6
Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen
In het verslagjaar 2011 is de commissie 21 keer bijeengekomen (2010: 22 keer in totaal). Daarnaast is op twee dagen, 21 april 2012 en 28 april 2012, extra vergaderd over de bezwaarschriften die betrekking hebben op de eigen bijdragen die worden geheven op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning . De kamer voor personele zaken is één keer bijeengekomen. In totaal zijn in 2011 193 bezwaarschriften, die betrekking hebben op besluiten van het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de burgemeester, door de commissie ontvangen. De commissie heeft in het verslagjaar 2011 in totaal 204 bezwaarschriften in behandeling genomen. Dit is inclusief 11 bezwaarschriften die zijn binnengekomen in het jaar 2010. De commissie heeft in totaal 117 plus 11 = 128 adviezen uitgebracht. Aan het einde van het verslagjaar 2011 waren er nog 11 bezwaarschriften in behandeling uit het jaar 2011. aantal binnengekomen bezwaarschriften/uitgebrachte adviezen (2006, 2007, 2008, 2009, 2010 en 2011) 250 200 150
135
121
108
193
180
173
156
138
128
112
128
87
100
Aantal bezwaarschriften Aantal uitgebr achte adviezen
50 0 2006
2007
2008
2009
2010
2011
Het verschil tussen het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften en het aantal uitgebrachte adviezen wordt verklaard doordat ook een aanzienlijk deel van de bezwaarschriften werd ingetrokken en door bezwaarschriften die nog in behandeling zijn, zie de tabel op pagina 13. Het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften is vergeleken met het vorig jaar fors gestegen Dit is voor een groot deel veroorzaakt doordat in het jaar 2011 tegen besluiten om een eigen bijdrage bij Wmo-voorzieningen als scootmobielen en trapliften te gaan innen 43 bezwaarschriften zijn binnengekomen. Ook de besluiten over de inkomensgrens bij de regiotaxi Vechtdal leverden diverse bezwaarschriften op. Daarnaast zijn er meerdere bezwaarschriften binnengekomen over de verhoging van de eigen bijdrage voor het leerlingenvervoer, van € 281,-- naar € 461,50 per jaar. Hier bleek dat de gemeente in de afgelopen jaren te weinig eigen bijdrage heeft berekend door een rekenfout. Hierbij tekent de commissie aan dat over het aantal bezwaarschriften weinig is te zeggen of is te voorspellen. Vaak is dit afhankelijk van ruimtelijke ontwikkelingen, wetswijzigingen, overheveling van taken van het rijk naar de gemeente als ook wijzigingen in het gemeentelijk beleid , bijvoorbeeld als gevolg van besluiten om te bezuinigingen.
9
2.7
Het aantal bezwaarschriften per afdeling, cluster
Het aantal bezwaarschriften in het kader van de Wmo, inclusief de regeling gehandicaptenparkeerkaarten, is explosief gestegen ten opzichte van het vorige verslagjaar, 2011. De redenen zijn hiervoor in paragraaf 2.6 al genoemd. Bij de WWB is het aantal ingediende bezwaarschriften vergeleken met de vorige jaren gelijk gebleven. De meeste bezwaarschriften hebben betrekking op het terugvorderen van bijstand en het toepassen van maatregelen waardoor de periodieke bijstandsuitkering wordt verlaagd. Ook de nieuwe, ingewikkelde, Wet investeren in jongeren (WIJ), die een werkleeraanbod en een beperkte inkomensvoorziening voor jongeren tot 27 jaar regelt, leverde 5 bezwaarschriften op. Deze bezwaarschriften zijn meegenomen bij het kopje bijstand. Vanaf 1 januari 2012 is de Wet investeren in jongeren ingetrokken. De bijstand voor jongeren is van 1 januari 2012 geregeld in de aangepaste Wet werk en bijstand. Aantal bezwaarschriften per afdeling/cluster (2007, 2008, 2009, 2010 en 2011)
120
76
80 60 40
2007 2008 2009 2010 2011
96
100
49 37 34
40
40 32
29 17
20
5 5
9 11 13
2 4 1 0 0
0 1 2 2 4
Sport/Cultuur
Dienstverlening
0 Bijstand
50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
Wmo en gpk
Onderwijs/Welzijn
2007 2008 2009 2010 2011
41 3434
30 24
6 0 Ruimte (RO)
43242 Infrastructuur
1513 10
8
8
7 2
0010 Beheer Openbare Ruimte
32
Bouwen
12
Milieu
00
12
Personele zaken
Het aantal bezwaarschriften op het terrein van de Woningwet (vooral bouwvergunningen) is niet verder gestegen. De nieuwe Wet algemene bepalingen omgevingswet heeft niet meer bezwaarschriften opgeleverd. Ook niet nu bezwaarschriften over kapvergunningen – die vallen onder deze nieuwe wet – weer worden behandeld door de commissie. Het aantal bezwaarschriften op grond van de Wet (op de) Ruimtelijke Ordening is ook dit jaar
10
verder gedaald. Op het terrein van het milieu en het personeel zijn dit jaar nauwelijks bezwaarschriften binnengekomen.
2.8 Hoorzitting Het bestuursorgaan (meestal het college van burgemeester en wethouders) laat zich bij de commissie vertegenwoordigen door de behandelend ambtenaar. De commissie is in het algemeen tevreden over de wijze van optreden van de ambtelijke vertegenwoordigers. Zij zijn goed voorbereid op mogelijke vragen. Hierbij merkt de commissie op dat de ambtenaar het bestuursorgaan vertegenwoordigt. Dit houdt in dat hij ook vragen dient te beantwoorden die niet altijd op zijn eigen vakterrein liggen. Soms levert dit problemen op omdat deze vragen niet waren voorzien. Zo nodig kan hij een collega van een ander vakterrein vooraf raadplegen of meenemen naar de hoorzitting. Bij zaken die liggen op het terrein van de WWB en de Wmo valt het nog steeds op dat de vertegenwoordigers van het college zelf niet betrokken zijn bij de besluitvorming. De commissie is van mening dat door deze werkwijze onvoldoende ‘leereffect’ uitgaat van de adviezen die de commissie uitbrengt.
2.9
Zonder hoorzitting afdoen
De commissie hoort de partijen (bezwaarmaker en het bestuursorgaan) niet als een bezwaarschrift kennelijk niet ontvankelijk is. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift te laat is ingediend, als er geen sprake is van een besluit in de zin van de Awb of als de bezwaarmaker geen belanghebbende is bij het bestreden besluit. In het verslagjaar 2011 is dit in 20 gevallen gebeurd. In die gevallen heeft het geen zin om bezwaarmakers op te roepen en te laten komen waarna hij tijdens de zitting verneemt dat zijn bezwaarschrift niet ontvankelijk is en niet inhoudelijk wordt behandeld. De betrokken bezwaarmakers worden in een brief op de hoogte gesteld van het feit dat de voorzitter van de commissie heeft besloten om af te zien van het horen. Als er twijfel is over de ontvankelijkheid, dan hoort de commissie bezwaarmakers wel. In het verslagjaar is dit bij 8 zaken gebeurd. De commissie kan ook besluiten om af te zien van een hoorzitting als het bezwaarschrift kennelijk (on)gegrond is. Een voorbeeld van ‘kennelijk gegrond’ is, als er sprake is van een evidente fout in een berekening. Ook dan is het oproepen en horen van bezwaarmakers niet meer zinvol. Dit komt niet vaak voor. In het verslagjaar 2011 is dit niet gebeurd.
2.10
Ingetrokken bezwaarschriften
Ook in 2011 zijn weer diverse bezwaarschriften ingetrokken, namelijk 66 stuks, dat is 34 % van de in het verslagjaar ingediende bezwaarschriften. In 2010 werd 26 % van het totale aantal ingediende bezwaarschriften ingetrokken (33 stuks). Net als in voorgaande jaren zijn de meeste intrekkingen het gevolg van nader overleg tussen de behandelend ambtenaar, vergunninghouder en/of derde-belanghebbende. In alle gevallen is dit gebeurd voordat een hoorzitting is gehouden. In al die gevallen vond veelvuldig overleg plaats tussen de behandelende afdeling en het secretariaat van de commissie. Meerdere keren is een oplossing gevonden en is de gevraagde voorziening / vergoeding alsnog verstrekt. Ook bleek dat eigen bijdrages voor voorzieningen als trapliften en socootmobielen ten onrechte waren opgelegd. Nadere analyse van de reden van de intrekking leert dat in 22 (van de 66) gevallen het college het genomen besluit 11
heroverweegt en overgaat tot een voor bezwaarmaker gunstig nieuw besluit. Hierbij valt wel op dat 16 zaken betrekking hebben op besluiten van de afdeling Werk, Welzijn en Educatie.
3
Het advies
Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies. Bij de toetsing op ontvankelijkheid gaat de commissie na of het bezwaar gericht is tegen een besluit als bedoeld in de Awb, of dit besluit is uitgezonderd van bezwaar en beroep en of het bezwaarschrift binnen de wettelijke termijn van zes weken is ingediend. Daarnaast kijkt de commissie of de bezwaarmaker is aan te merken als belanghebbende bij het bestreden besluit en of het bezwaarschrift voldoet aan de wettelijke vormvereisten, zoals bijvoorbeeld het motiveringsvereiste. Als het bezwaar deze toets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Hierbij past de opmerking dat de Awb in het kader van de heroverweging de termen gegrond en ongegrond niet gebruikt. Artikel 7:11, tweede lid van deze wet zegt: "Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in de plaats daarvan een nieuw besluit". Dit betekent, dat de commissie zorgvuldig met de termen gegrond en ongegrond om moet gaan. Zo komt het voor dat de commissie van oordeel is, dat het bestreden besluit om (procedurele) redenen niet in stand kan blijven, zonder dat de bezwaarmaker deze gronden aanvoerde. In dat geval is de term gegrond niet op zijn plaats, maar zal het oorspronkelijke besluit wel herroepen moeten worden. Overzicht adviezen, ingetrokken en in behandeling zijnde bezwaarschriften (2007, 2008, 2009, 2010 en 2011)
90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
7678 68
2007(totaal=135) 2008(totaal=182)
66
2009(totaal=201)
53 44
43
47 42 33 33
2011(totaal=204)
35
30
25 19 16
niet ontvankelijk
2010(totaal=151)
16 1715 12
ongegrond
gegrond
16 9
19 15 16
10
6
1 3 anders
ingetrokken
10
in behandeling
Bij de gegronde bezwaarschriften is in bijna alle gevallen sprake van strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:4 Awb), strijd met een wettelijk voorschrift of het motiveringsbeginsel (artikel 3:46 Awb). Noot: De categorie 'anders' bestaat voornamelijk (10) uit gemengde adviezen. Dat wil zeggen dat een bezwaarschrift naar het oordeel van de commissie deels gegrond en deels ongegrond was.
12
Overzicht van gegeven adviezen, in behandeling zijnde zaken en ingetrokken zaken (in totaal 204) in percentages 10
ongegrond 53 niet ontvankelijk
66
gegrond anders 30
ingetrokken
10 35
in behandeling
3.1 Afwijken van het advies van de Commissie Nadat het advies van de commissie is uitgebracht overweegt het verwerend orgaan, in nagenoeg alle gevallen het college van burgemeester en wethouders, of het advies kan worden overgenomen. In een zaak was de commissie van mening dat er geen sprake was van fraude en het bezwaar vervolgens gegrond achtte. Het college was vervolgens van mening dat het bezwaar ongegrond was omdat er geen sprake was van veranderende omstandigheden. De adviezen over de eigen bijdrage bij Wmo-voorzieningen De commissie adviseerde om de bezwaarschriften die betrekking hadden op de eigen bijdrage (voornamelijk voor scootmobielen en trapliften) gegrond te verklaren en geen eigen bijdragen te heffen bij al verstrekte voorzieningen. De commissie merkte hierbij op dat het Besluit maatschappelijke ondersteuning gemeente Hardenberg 2011 en het Verstrekkingenboek 2012 op onderdelen te veel rammelden en innerlijk tegenstrijdig waren. Hierbij noemde de commissie als belangrijkste punten: - de informatieverstrekking in de vorm van beschikkingen, die op 30 december 2010 zijn verstuurd, was kennelijk onvoldoende omdat op 28 maart 2011 een brief met aanvullende informatie is verstuurd. - de eigen bijdrage voor onderhoud en reparatie van voorzieningen is onverbindend omdat onduidelijk is hoe deze eigen bijdrage is bepaald. - het afsluiten van bruikleenovereenkomsten zijn afspraken waarvan het college slechts in uitzonderlijke gevallen mag terugkomen. De commissie acht het in strijd met het beginsel van de rechtszekerheid om eigen bijdragen te heffen bij voorzieningen die voor 1 januari 2011 zijn verstrekt. - de bepaling van de restwaarde van de voorzieningen is niet gebaseerd op gebruikelijke afschrijvingsmethoden. Het college heeft vervolgens de adviezen in de besluiten op bezwaar niet overgenomen. Deze afwijkingen zijn uitvoerig gemotiveerd. Vervolgens heeft de Rb. Zwolle – Lelystad op 8 maart 2012 de beroepschriften die zijn ingediend tegen de besluiten op bezwaar gegrond verklaard. De hoofdoverweging van de rechtbank is dat het college niet bevoegd was om eigen bijdragen te heffen. De raad had het college niet – in de Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente 13
Hardenberg – bevoegd verklaard om nadere regels te stellen over de eigen bijdragen. Verder wees de Rb Zwolle – Lelystad op artikel 4:4 van het landelijke Besluit maatschappelijke ondersteuning dat de eigen bijdrage niet wordt opgelegd voor zover binnen twee jaar na aanvang van de maatschappelijke ondersteuning voor de te betalen eigen bijdrage geen beschikking is verzonden. Ook wees de rechtbank er op dat de voorschriften in de bruikleenovereenkomst voorwaarden zijn die behoren bij het besluit tot verstrekking van de voorziening. Ofwel een aanhangsel bij een publiekrechtelijke besluit.
3.2 Kosten Het is mogelijk dat bezwaarmakers de door hen gemaakte kosten in de bezwaarfase bij de gemeente kunnen declareren. De proceskosten worden op grond van een landelijk vastgesteld systeem in de vorm van forfaitaire bedragen vergoed. Kostenvergoeding vindt alleen desgevraagd plaats indien het bezwaar – wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid - gegrond is en het bestreden besluit is herroepen. In de folder bij de ontvangstbevestiging is hieraan door de commissie een paragraaf gewijd. Het gaat hier vooral om kosten van professionele rechtshulp, zoals advocaten, medewerkers van rechtsbijstandverzekeraars en juristen van vakbonden. Er is in meerdere gevallen een beroep gedaan op deze regeling, in de meeste gevallen door professionele rechtshulpverleners. De commissie heeft dit jaar in vier gevallen geadviseerd om de gemaakte kosten van rechtshulp te vergoeden. In totaal is een bedrag van € 2.185,-- aan kosten in de bezwaarfase vergoed. In 2010 zijn bij vier bezwaarschriften de proceskosten voor een totaalbedrag van € 2.945,-- vergoed. Overigens zijn de bedragen voor de vergoeding van proceskosten vanaf 1 oktober 2009 wel aanzienlijk (met 35%) verhoogd4 Deze dreigen evenwel in 2012 nog eens zeer fors verhoogd te worden, zowel voor bezwaarmakers als ook de openbare lichamen als gemeenten, provincies en waterschappen.
3.3 Geconstateerde gebreken in besluiten Indien de commissie dat nodig oordeelt, kan zij aan het advies een zogenaamde 'overweging ten overvloede' toevoegen. Een dergelijke overweging houdt verband met de signaalfunctie van de commissie en heeft doorgaans geen betrekking op de inhoud van de zaak, maar bijvoorbeeld op de gevolgde procedure, het niet (volledig) vermelden van de juiste wetsartikelen of beleidsregels, of de onderbouwing van besluiten. De geadresseerde moet in het besluit kunnen lezen waarom nu juist dit besluit is genomen. In het jaarverslag over de jaren 2009 en 2010 heeft de commissie, zeer uitvoerig stilgestaan bij, en geadviseerd over, alle in dat jaar vastgestelde gebreken. Die uitvoerige beschrijving van de gebreken, met de daarbij geadviseerde herstelacties, heeft de organisatie in de ogen van de commissie goed opgepakt. De commissie kiest er voor om over het jaar 2011 dit verslag te beperken tot één opnieuw geconstateerd gebrek of probleem dat niet is opgelost.
3.3.2
Registratie en distributie ingekomen poststukken
Evenals vorige jaren leidt de commissie uit een aantal gevallen af, dat er geen sprake is van een sluitend postregistratie- en -distributiesysteem. Zo worden bezwaarschriften niet altijd als bezwaarschrift herkend. De commissie erkent dat het soms lastig is om een bezwaarschrift te onderscheiden van bijvoorbeeld een zienswijze, ingebrekestelling 4
Besluit van 4 september 2009, houdende aanpassing van de bijlage bij het Besluit proceskosten bestuursrecht in verband met de indexering van bedragen, Staatsblad 2009, 375 14
of bedenking. Maar ook in gevallen waarin het vrij duidelijk is dat het om een bezwaarschrift gaat, gaat het soms mis. De betreffende bezwaarschriften worden in die gevallen niet onmiddellijk ter behandeling doorgezonden aan het secretariaat van de commissie. Bovenstaande heeft in een enkel geval geleid tot een vertraagde behandeling van ruim weken, in één geval twee maanden. Ook komen poststukken (waaronder bezwaarschriften) binnen bij, en worden poststukken afgegeven aan de balie van, het LOC-gebouw. In strijd met afspraken die hierover kennelijk binnen de organisatie bestaan, worden deze stukken niet bij de centrale afdeling DIV voor registratie aangeboden, maar naar eigen inzicht gedistribueerd. Registratie van ingekomen poststukken vindt in het LOC-gebouw niet plaats. Dit geval staat niet op zichzelf: in de periode februari-juni 2010 heeft een stagiaire van Hogeschool Windesheim op verzoek van ons secretariaat onderzoek gedaan naar de poststromen. De conclusies en aanbevelingen van de stagiaire zijn aangeboden aan de seniormedewerker DIV, van de (toenmalige) afdeling Facilitaire Zaken. De bovenstaande problemen kunnen nog toenemen bij de samenwerking met de gemeente Ommen waardoor er op meerdere adressen bezwaarschriften kunnen binnenkomen voor de Commissie Bezwaarschriften van de gemeenten Ommen en Hardenberg.
Aanbeveling De commissie beveelt het college aan om een sluitend postregistratie en distributiesysteem voor binnenkomende (en uitgaande) brieven en beschikkingen voor de gehele organisatie te ontwikkelen (al of niet in Verseon) en te maken.
15
Bijlage: (Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen Tegen de beslissing op het bezwaar kan beroep bij de rechtbank worden aangetekend. In het verslagjaar is hiervan – vergeleken met vorige jaren – gemiddeld gebruik gemaakt. Uit de uitspraken van de bestuursrechter blijkt dat in eerste instantie dat de rechtbank in 10 dossiers het beroep gegrond heeft verklaard. Het betreft hier in feite 4 dossiers, die betrekking hebben op 10 belanghebbenden. Bij 9 dossiers is het beroep ongegrond verklaard. Voor een overzicht van de uitspraken in beroep wordt verwezen naar bijlage 1.
overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen 2011 beroepschriften:
10 gegrond 1 niet ontvankelijk 9 ongegrond
voorlopige voorziening:
1 toegewezen 3 afgewezen
hoger beroep
3 ongegrond
16
Zaak
Voorlopige voorziening (datum + uitspraak)
1. norm alleenstaande of alleenstaande ouder 2 weigering om inkomensvoorziening te verstrekken wegens inkomsten van partner (samenwonen) 3. beschrijving functie
4. vaststellen planschade Noorden Zuid Meene (dubbelbestemming) 5. verleende compensatie, traplift, is voldoende; zelfredzaamheid; risico’s beperkt 6. handhavend optreden tegen bewoning perceel in De Krim 7. autohandel, intrekken en terugvorderen 8. gezamenlijke huishouding 9. verblijfplaats niet vast te stellen
Beroep Rechtbank Zwolle - Lelystad (datum + uitspraak)
Hoger Beroep (datum + uitspraak)
Leerpunten
1 april 2011 Ongegrond 8 april 2011 Ongegrond
24 maart 2010 Ongegrond
19 mei 2011 Ongegrond
20 juli 2011 Gegrond (4x) planschade vaststellen op € 600,-- per hectare cultuurgrond 20 juli 2011 Ongegrond
22 oktober 2010 Ongegrond
Afwijking adviseur gemeente van advies SAOZ niet gemotiveerd
27 juli 2011 Ongegrond
9 november 2011 Ongegrond 8 maart 2011 Ongegrond 23 december 2011 toegewezen
3 november 2011 Ongegrond
10. vaststellen planschade Noord- en Zuid Meene (dubbelbestemming 11. bouw 18 groepswoningen
20 juli 2011 Ongegrond
12. 10. proceskosten ad € 14,30
30 januari 2012 Gegrond
5 september 2011 Ongegrond
13. kappen boom
Verzoek afgewezen 31 januari 2012
14. aanlegvergunning voor vellen 100 bomen
Verzoek 13 februari 2012 afgewezen (2x) Ongegrond (2x) 13 februari 2012 14 februari 2012 Niet ontvankelijk
15. aanlegvergunning voor vellen 100 bomen
Nadat de rechtbank op 9 november 2010 de vrijstelling had vernietigd, is opnieuw een welstandsadvies verkregen; daarna is een nieuw besluit op bezwaar genomen waarbij de vrijstelling en de bouwvergunning zijn gehandhaafd. Nu wel deugdelijk welstandsadvies
Na toezegging vergunninghouder dat met de kap wordt gewacht totdat het advies van de bezwarencommissie is uitgebracht
16 eigen bijdrage voorzieningen Wmo (scootmobiel, traplift)
8 maart 2012 Gegrond (4x)
17. verhuiskostenvergoedi ng
4 april 2012 Gegrond, rechtsgevolgen blijven in stand van het vernietigde besluit
Voordat beroep kan worden ingesteld moet in de regel eerst bezwaar worden gemaakt tegen het primaire besluit. College was niet door de gemeenteraad van Hardenberg bevoegd verklaard om regels te stellen voor het heffen van eigen bijdragen. Het besluit op bezwaar was innerlijk tegenstrijdig. Het college volgde het advies van de commissie volledig maar nam vervolgens een afwijkend besluit
1
2
3
