Deze voorwaarden betreffen de intake procedure en worden gelijktijdig aan beide ouders verzonden na de eerste aanmelding. Ouders die zich aanmelden voor alleen mediation ondertekenen geen intake contract maar een mediation contract bij de eerste afspraak. De overige ouders worden verzocht deze voorwaarden ondertekend te retourneren.
De intake procedure omvat: •een afzonderlijk intakegesprek met beide ouders tenzij ouders in geval van een gezamenlijke aanmelding een alternatief voorstel doen •het versturen van een plan van aanpak en bemiddelingsovereenkomst, of eindrapportage •een (telefoon)gesprek met beide ouders over het plan van aanpak •het ondertekenen van de bemiddelingsovereenkomst door beide ouders afzonderlijk. Het Omgangshuis kan op basis van de intake besluiten tot het verzamelen van aanvullende informatie in het belang van de op te starten omgangsbegeleiding. Het Omgangshuis kan een ouder of beide ouders voorafgaande aan plaatsing om een psychologische diagnose vragen. Onderhandelingen over garantstelling met betrekking tot de vergoeding van de intake- en begeleidingskosten dienen ouders zelf of via hun advocaten voorafgaande aan de aanmelding te organiseren en schriftelijk aan het Omgangshuis kenbaar te maken. De kosten voor de intake moeten vooraf door een of beide ouders volledig worden vergoed onder vermelding van de naam van het kind en het factuurnummer. De kosten voor de intake worden niet geretourneerd, ook wanneer er niet tot plaatsing wordt gekomen of als de intake niet volledig is gerealiseerd. Indien de intakeprocedure niet gestart is kan het desbetreffende bedrag worden terug gevraagd onder aftrek van € 65,- administratiekosten. In dit geval wordt geen rapportage uitgebracht. Indien een van de ouders wel een gesprek heeft gehad, vervalt dit restitutierecht. Indien er na intake geen plaatsing tot stand komt, volgt een korte beëindigingmelding en eventueel schriftelijke terugkoppeling, die zowel gelijktijdig aan de ouders en de doorverwijzers (Rechtbank of Raad voor de Kinderbescherming)wordt gestuurd en waarin het feitelijke verloop van de gevolgde procedure beschreven wordt. Indien een afspraak voor een intakegesprek binnen 48 uur voor de afgesproken datum en tijd door een van de ouders wordt afgezegd, wordt de helft van het intake-bedrag conform de garantstelling in rekening gebracht. Kosten voor aanvullende dienstverlening in de vorm van e-mailverkeer, telefonisch overleg met ouders of derden, of aanvullende intakegesprekken worden conform de garantstelling in rekening gebracht. Ouders kunnen voor ondersteuning in de kosten voor omgangsbegeleiding een aanvraag doen bij het WMO loket, het CWI of de gemeentelijke sociale dienst. Hierbij geldt over het algemeen een inkomensnorm. De instemming voor deze vergoeding verschilt per gemeente. Indien ouders voor
deze vergoeding in aanmerking willen komen dienen zij dit bij aanmelding bij het Omgangshuis schriftelijk aan te geven. Ouders zijn zelf verantwoordelijk voor deze aanvraag en het verloop ervan. Tot het besluit daartoe genomen is, wordt de start van de begeleiding uitgesteld. Wel weten ouders dan of zij wel of niet geplaatst kunnen worden. De huisregels van Omgangshuis Noord-Holland zijn ook gedurende de intakefase geldend. Zie hiervoor de website van het Omgangshuis. Ouders kunnen hiervan op verzoek ook schriftelijk een kopie ontvangen.
Handtekening voor gezien:
Datum:
Naam:
Handtekening:
Bijlage: Huisregels Omgangshuis Noord Holland 2012
Bijlage 1: Algemeen geldende huisregels Omgangshuis Noord-Holland Het welbevinden en belangen van het kind staat centraal en voorop. Vanuit deze visie zal het Omgangshuis ouders advies geven of voorstellen omtrent begeleiding doen. De ouders respecteren de neutrale positie van het Omgangshuis. In het Omgangshuis wordt om pedagogische en praktische redenen in het Nederlands gecommuniceerd.Betrokkenen komen alleen volgens afspraak. Gesprekken zijn uitsluitend met ouders, tenzij vooraf en met instemming van alle partijen anders is overeengekomen. Bij de gesprekken zijn geen kinderen aanwezig. Het Omgangshuis is niet verantwoordelijk voor onrechtmatig handelen van bezoekers, ouders, kinderen etc. Wel zal het Omgangshuis aantoonbaar alles in het werk stellen om de gezondheid en het welbevinden van haar bezoekers en medewerkers tijdens het begeleide bezoek zo optimaal mogelijk te realiseren. In het Omgangshuis wordt niet gerookt. De mobiele telefoon of andere communicatie middelen zijn uit. Vertrouwelijkheid en geheimhouding: Ouders vertrouwen het Omgangshuis bij aanmelding en gedurende verdere begeleiding geen informatie toe welke in principe niet aan de andere ouder ter beschikking gesteld zou mogen worden, met uitzondering van zaken zoals adresgegevens of telefoonnummers. Ouders verplichten zich bij aanmelding en gedurende verdere begeleiding tot geheimhouding naar derden, bij gebruik maken van de diensten van het Omgangshuis. E-mails, brieven, eventuele verslagen van gesprekken e.d. zoals deze tijdens de intake of het verdere begeleidingsproces onderling tussen partijen kunnen worden uitgewisseld, mogen niet gebruikt worden in verdere juridische procedures. Met uitzondering van een mogelijke eind- of voortgangsrapportage. Wel kunnen ouders tussentijds om advies vragen bijvoorbeeld bij hun rechtsvertegenwoordiger. De intake: De intakefase is gericht op: •het inwinnen van informatie door ouders over het Omgangshuis en haar aanbod •het verzamelen door het Omgangshuis van informatie over de problematiek tussen ouders en kinderen •het inschatten van de begeleidingsvraag en –behoefte van de aanmelding door het Omgangshuis •het inschatten van succes- en risicofactoren door het Omgangshuis •het opstellen van een zo concreet mogelijk plan van aanpak door het Omgangshuis
Stichting Omgangshuis houdt zich het recht voor om niet of tot voorwaardelijke plaatsing over te gaan. Dit zal aan ouders schriftelijk worden gemotiveerd Rapporteren: Indien na intake niet tot plaatsing wordt overgegaan, zal het Omgangshuis beide ouders gelijktijdig schriftelijk rapporteren over het verloop van de intake procedure. Hierbij kan het Omgangshuis deskundigen advies uitbrengen. Bij een verwijzing door de Rechtbank of Raad voor Kinderbescherming of voogd bij de aanmelding, zal aan dezen eveneens een rapportage worden gestuurd. Beide ouders kunnen schriftelijk binnen 10 werkdagen op deze rapportage reageren. Deze reactie zal aan de andere ouder en indien van toepassing de rechtbank of de Raad voor de Kinderbescherming worden doorgestuurd.
Kosten en betaling: De kosten voor begeleiding kunnen in overleg door een of beide ouders worden vergoed. De intakekosten dienen vooraf te zijn overgemaakt o.v.v. naam van het kind en factuurnummer. De intake-kosten worden niet geretourneerd, ook als niet tot plaatsing wordt gekomen of als de intake niet volledig is gerealiseerd. Indien de intake helemaal niet tot stand is gekomen, kan het desbetreffende bedrag worden teruggevraagd onder aftrek van € 65,-administratiekosten. Indien een afspraak voor een intake- of begeleidingsgesprek binnen 48 uur voor de afgesproken datum en tijd wordt afgezegd, wordt aan de afzeggende ouder het volledige bedrag in rekening gebracht. Indien een begeleid bezoek binnen 48 uur voor de afgesproken datum en tijd wordt afgezegd, wordt het bedrag voor het begeleide bezoek bij de afzeggende ouder in rekening gebracht, tenzij schriftelijk aantoonbaar sprake is van overmacht, bijv. door een doktersverklaring. De kosten voor de intake zijn voor: •het houden van een intake gesprek met beide ouders afzonderlijk, •het opstellen van/onderhandelen over een plaatsingsovereenkomst •het verzorgen van een eindrapportage indien geen plaatsing tot stand komt De kosten voor de begeleide bezoeken dienen vooruit te worden vergoed en betreffen: •de kennismakingsprocedure en de begeleide bezoeken of overdracht •kosten voor personeel, ruimten, spelmateriaal, •het telefonisch terugkoppelen van informatie ter voorbereiding op of over het verloop van het contact tijdens de begeleide bezoeken (max. 10 minuten) Overige te factureren kosten kunnen zijn: • tweede en navolgende gesprekken met ouders en/of kinderen bij intake •kosten voor video feedback gesprekken •kosten voor bemiddelingsgesprekken met ouders •telefonisch consult •telefonische terugkoppeling langer dan 10 minuten •kosten voor kindgesprekken •rapportage Indien de kosten niet of niet tijdig worden voldaan: •bij het niet of niet tijdig betalen van de overige kosten kan de dienstverlening na minstens twee aanmaningen worden opgeschort en mogelijk om deze reden worden beëindigd. •indien de omgang is beëindigd maar door (een van de) ouders het verschuldigde bedrag niet of niet geheel is vergoed, kan het verstrekken van de eindrapportage worden opgeschort aan
( de desbetreffende) ouder(s). •bij niet of niet tijdig betalen van de begeleidingskosten wordt een rente van 1% per maand in rekening gebracht. Daarnaast is de stichting gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. Indien de stichting bij niet betaling ouders in rechte betrekt, zijn ouders bovendien proceskosten aan de Stichting verschuldigd. •indien een afspraak binnen 48 uur voor de afgesproken datum en tijd wordt afgezegd, wordt het bedrag voor de dienstverlening bij de afzeggende ouder in rekening gebracht, tenzij schriftelijk aantoonbaar sprake is van overmacht. Voor alle overige afgezegde afspraken dient een vervangende afspraak door de afzeggende ouder te worden gerealiseerd op zo kort mogelijke termijn. Ouders met een inkomen op bijstandsniveau kunnen hun gemeente verzoeken om een bijdrage in de kosten. Hiervoor vragen vrijwel alle gemeenten een afschrift van een gerechtelijke beschikking. Privacy Persoonlijke gegevens zijn afgeschermd en niet toegankelijk voor onbevoegde derden en worden uitsluitend gebruikt voor het voeren van de eigen administratie en de realisatie van de overeengekomen activiteiten. Ouders die desondanks hun adresgegevens niet geadministreerd willen hebben, kunnen met een postadres volstaan. Indien ouders hun e-mailadres of telefoonnummer voor de andere ouders als geheim behandeld willen zien, worden verzocht dit aan te geven. Het Omgangshuis voert geen afzonderlijk dossier van ouders of kinderen. Een inzage-verzoek dient schriftelijk te worden ingediend. Inzagerecht betreft om redenen van privacy de gegevens van de desbetreffende ouder. Ouders hebben geen recht op inzage in de gegevens over of van de andere ouder of in persoonlijke aantekeningen. Verder heeft het Omgangshuis conform het Nederlands recht, het recht te weigeren om inzage te verstrekken indien zij dit in het belang van het kind acht.
