Commissie Bezwaarschriften
Jaarverslag 2004
-1-
Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Inhoud jaarverslag
3 4 4
1.
5
De procedure in de gemeente Hardenberg
2. Ervaringen met de procedure 2.1 Beslistermijnen 2.2 Aantal bezwaarschriften 2.3.Het aantal bezwaarschriften per afdeling cluster 2.4.Hoorzitting 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
7 7 8 9 9
Het advies: (niet) ontvankelijk of (on)gegrond Mandaat Kosten Overweging ten overvloede Nader overleg Behandeltermijn tussen advies en beslissing op het bezwaar 3.6 Ingetrokken bezwaarschriften 3.7 (hoger)beroep en voorlopige voorzieningen
13 14 14
4.
15
Conclusies en aanbevelingen
Bijlage
10 12 12 12 13
-2-
Voorwoord Het is mij een genoegen om hierbij het jaarverslag 2004 aan te bieden. Na een daling vanaf 2002 is het aantal bezwaarschriften over het jaar 2004 gestegen ten opzichte van het voorafgaande jaar 2003. Doordat deze toename zich vooral voordeed in het vierde kwartaal van 2004 is de termijn van afdoening onder druk komen te staan. Maatregelen zijn nodig om te voorkomen dat de behandelingsduur van de bezwaarschriften verder toeneemt. Tegen de achtergrond van de toenemende werklast, is dit jaar een extra woord van dank aan het secretariaat op zijn plaats. De commissie heeft ook dit jaar weer kunnen constateren dat de ondersteuning door het secretariaat voortreffelijk was. De commissie constateert in het jaarverslag dat de redactie van de genomen besluiten en vooral de motivering van het genomen besluit nog regelmatig onvoldoende is. Heldere, goed gemotiveerde besluiten voorkomen irritaties bij de ontvangers van het besluit en leiden naar onze stellige overtuiging ook tot een vermindering van het aantal bezwaarschriften. Ook goede mondeling en/ of schriftelijk informatie en overleg in het voortraject met de aanvrager of verzoeker van het besluit acht de commissie hierbij van zeer groot belang. Verder is de commissie over het algemeen tevreden over de kwaliteit van de verweerschriften en over de wijze waarop de gemeente tijdens de hoorzitting wordt vertegenwoordigd. Namens de commissie, G.A. van Elk Hardenberg, april 2005
-3-
Inleiding De Commissie Bezwaarschriften is door de gemeenteraad van Hardenberg op 2 januari 2001 ingesteld met als taak: het voorbereiden van de beslissing op gemaakte bezwaren als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (hierna ook: Awb). In de praktijk brengt de commissie - aan de hand van een dossier en een hoorzitting - een advies uit aan het betrokken bestuursorgaan. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders, af en toe de gemeenteraad en soms de burgemeester. Uitgesloten van advies zijn bezwaarschriften in het kader van gemeentelijke leges- en belastingverordeningen, de Wet waardering onroerende zaken en personeelsaangelegenheden. De commissie bestaat uit twee kamers. In het jaar 2004 bestond de commissie uit de volgende, onafhankelijke, leden: Kamer I - de heer - de heer - de heer - de heer
G.A. van Elk uit Deventer (voorzitter) mr. H.B. Peters uit Dedemsvaart (lid) E. Hahn uit Coevorden (lid) A.J. Afink uit Almelo (plv. lid)
Kamer II - de heer J.K. Slomp uit Gramsbergen (voorzitter) - mevrouw mr. A. Prins-de Haas uit Enschede (lid) - de heer J. Riepma uit Heino (lid) - de heer A.J. Afink uit Almelo (plv. lid) Afgesproken is dat de voorzitter van kamer I tevens voorzitter is van de commissie. De commissie beschikte in het jaar 2004 over een notulist, mevrouw M. Gerrits, en de secretaris, de heer mr. C. van Ramshorst. Het secretariaat is ondergebracht bij de afdeling Communicatie, Algemene en Juridische Zaken (hierna: CAJ). De voorzitters ontvangen de raadstukken om op de hoogte te blijven van zaken die in de gemeente spelen. De leden worden verder door het secretariaat op de hoogte gehouden van jurisprudentie en eventuele actuele ontwikkelingen.
Inhoud jaarverslag In hoofdstuk 1 wordt de procedure voor het behandelen van bezwaarschriften behandeld. In het tweede hoofdstuk wordt ingegaan op de ervaringen van de commissie in het jaar 2004, waarna in hoofdstuk 3 apart aandacht wordt besteed aan de adviezen die de commissie heeft uitgebracht. In hoofdstuk 4 wordt dit verslag afgesloten met enkele conclusies en aanbevelingen. In een bijlage is een overzicht van beroepschriften 2004 opgenomen.
-4-
1. De procedure in de gemeente Hardenberg in 2004 Hoewel het bezwaar wordt ingediend bij het bestuursorgaan, boekt de afdeling Interne Zaken het bezwaarschrift rechtstreeks in op de afdeling CAJ (secretariaat commissie). Het secretariaat verzorgt vervolgens een ontvangstbevestiging richting bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende(n). De vakafdeling wordt eveneens op de hoogte gesteld van het bezwaar. Naar de bezwaarmaker en derde belanghebbende(n) zendt het secretariaat tevens een folder, waarin de verdere procedure van behandeling van het bezwaar en de samenstelling van de commissie wordt uitgelegd1. Tevens beoordeelt het secretariaat de eventuele 'kennelijke niet-ontvankelijkheid' van het bezwaar, mogelijke gebreken of termijnoverschrijding. Het secretariaat geeft de bezwaarmaker de gelegenheid om gebreken te herstellen of een termijnoverschrijding te verklaren. Vervolgens verzoekt het secretariaat aan de vakafdeling om een dossier samen te stellen en een verweerschrift op te stellen. Uiterlijk drie weken voor een geplande zitting moeten de stukken bij het secretariaat worden aangeleverd. Het secretariaat stelt het dossier samen, stelt een samenvatting op, laat het dossier vermenigvuldigen en verzendt de uitnodigingen en de dossiers veertien dagen voor de hoorzitting. Omdat het gemeentebestuur zich bij de commissie laat vertegenwoordigen door ambtenaren, ontvangen de betrokken portefeuillehouder(s) een afschrift van de uitnodiging. Op deze wijze blijft het bestuur op de hoogte van de behandeling van de bezwaarschriften. Beide kamers van de commissie vergaderen in principe eenmaal per maand. Kamer I vergaderde in 2004 bijna elke tweede donderdag van de maand ('s avonds), terwijl kamer II bijna elke vierde woensdag van de maand bijeenkwam ('s middags). Door gebrek aan zaken en doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling, zijn in het jaar 2004 vier vergaderingen van de commissie niet doorgegaan. In de commissie is besloten om de scheiding qua onderwerp (kamer I, oftewel Algemene Kamer behandelde alle zaken op het terrein van grondgebied, kamer II, oftewel Sociale Kamer behandelde de zaken op het sociale terrein) te verlaten. Als een bezwaarschrift binnenkomt, dan wordt het bezwaarschrift op de agenda van die kamer gezet - uiteraard met in achtneming van de termijn voor het opstellen van een verweerschrift en verzending van de stukken - die als eerste ruimte op de agenda heeft. Op die wijze kan een bezwaarschrift sneller – zo’n twee weken - worden behandeld. Voor de leden van de commissie heeft dit tot gevolg dat zij adviseren over zaken die op allerlei beleidsterreinen (van afgewezen bouwaanvraag tot terugvordering van bijstand) liggen. De commissie hoort de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies.
Op de website van de gemeente Hardenberg (www.hardenberg.nl) en in de gemeentegids is uitgebreide informatie opgenomen over de procedure van behandeling van bezwaarschriften bij de gemeente Hardenberg. Vanaf najaar 2004 zendt het secretariaat bij de ontvangstbevestiging een kleurenfolder over de bezwaarschriftenprocedure mee. Daarvoor werd dezelfde informatie meegezonden op twee A4-tjes. 1
-5-
De hoorzittingen van de commissie zijn in beginsel openbaar, dat wil zeggen: ook toegankelijk voor publiek en pers. Met het oog hierop publiceert het secretariaat de hoorzittingen in De Toren. De pers krijgt een afschrift van de uitnodiging aan het bestuursorgaan en de stukken worden voor de pers en het publiek ter inzage gelegd. Als er echter zaken aan de orde komen die de persoonlijke levenssfeer raken, wordt de behandeling van die bezwaarschriften niet gepubliceerd. De pers wordt evenmin op de hoogte gebracht. Bij de uitnodiging voor de hoorzitting wordt deze gedragslijn aan de bezwaarde meegedeeld, waarbij er op wordt gewezen, dat een hoorzitting in principe openbaar is. Op verzoek kan de voorzitter besluiten om daadwerkelijk een besloten hoorzitting te houden. Het conceptverslag en -advies worden, nadat deze door het secretariaat zijn opgemaakt, aan de voorzitter en de leden, die de betreffende hoorzitting hebben bijgewoond, gezonden. Deze leden hebben een week de tijd om hun opmerkingen aan het secretariaat door te geven. De stukken worden, zo nodig aangepast, naar de voorzitter gestuurd voor ondertekening. Na ondertekening door de secretaris worden de stukken gekopieerd en aan alle betrokkenen gezonden. Het originele advies en verslag gaan - samen met het procesdossier (de originele stukken) - naar het bestuursorgaan. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting ook of er een oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies teneinde partijen de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. De commissie adviseert aan het bestuur en neemt dus zelf geen besluiten op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Nadat het bestuursorgaan een beslissing op het bezwaar heeft genomen, krijgt het secretariaat van de commissie daarvan een afschrift ter kennisname. Het secretariaat licht de commissieleden in, wanneer het bestuursorgaan het advies niet overneemt. Het secretariaat licht de leden ook in over eventuele beroepszaken voorzover het secretariaat hiervan op de hoogte wordt gesteld.
-6-
2. Ervaringen met de procedure 2.1.
Beslistermijnen
De procedure zoals hiervoor omschreven, verloopt over het algemeen goed. Het adviseren en beslissen binnen de wettelijke bepaalde termijn is echter ook in het verslagjaar 2004 in veel gevallen niet gehaald. Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb zogenaamde beslistermijnen. Wanneer de gemeente over een bezwaarschriftencommissie beschikt, dient het bestuursorgaan binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan ten hoogste met vier weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In de gemeente Hardenberg is afgesproken dat het bestuursorgaan (lees: de vakafdeling) deze termijnen zelf bewaakt. In het advies van de commissie wordt daar wel altijd expliciet aandacht aan besteed.In de meeste gevallen ontvangt het secretariaat een afschrift van het besluit op bezwaarschrift. Indien dit wordt vergeten, vraagt het secretariaat deze afschriften op of zoekt het betreffende afschrift op in het archief. (Gemiddelde) behandeltermijn2 van de bezwaarschriften in 2004 (tussen haakjes: 2003) Gemiddeld Besluit binnen Besluit Gemiddeld aantal minder dan of langer dan aantal weken weken tot gelijk aan 14 weken tot besluit advies 14 weken 22 (21) 48 (46) Totaal 14,8 (13,7) 18,9 (18)
Ten opzichte van het jaar 2003 is de behandeltermijn met één week toegenomen. Het aantal bezwaarschriften is vanaf oktober 2004 sterk gestegen hetgeen mogelijk de stijging veroorzaakt. Er zijn vele redenen waarom de behandeling van een bezwaarschrift lang kan duren. Enkele daarvan zijn opgenomen in hoofdstuk 3. Hieruit blijkt dat het proces van behandeling van bezwaarschriften om allerlei redenen wordt beïnvloed door externe factoren, zoals nader (medisch) onderzoek, nieuwe bouwtekeningen, nader overleg, verweerders die meer tijd/overleg nodig hebben voor het opstellen van een verweerschrift. Voorts is de instroom van de bezwaarschriften wisselvallig geweest waardoor geen gelijkmatige behandeling van de bezwaarschriften mogelijk is. Zo waren er medio 2004 weinig bezwaarschriften in voorraad ter behandeling. Maar steeg in het vierde kwartaal het aantal bezwaarschriften snel.
Het betreft de behandeling t/m het verzenden van het advies door de commissie en de stand van zaken per 16 maart 2005. Het bestuursorgaan neemt gemiddeld 4,1 weken de tijd om een beslissing te nemen op het bezwaarschrift. Over 2003 blijkt dat het om gemiddeld 4,3 weken gaat. 2
-7-
2.2.
Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen
In 2004 heeft kamer I tien hoorzittingen gehouden. Kamer II is eveneens tien keer bijeengekomen. (2003: twintig in totaal) In totaal zijn vier vergaderingen uitgevallen. In totaal zijn in 2004 117 bezwaarschriften, die betrekking hebben op besluiten van het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de burgemeester, door de commissie ontvangen. Uit 2003 zijn nog negen bezwaarschriften behandeld. De commissie heeft in 2004 73 bezwaarschriften behandeld en 71 adviezen uitgebracht. Er zijn 64 beslissingen op bezwaar genomen3. Daarbij zijn alle adviezen van de commissie, uitgezonderd één advies, overgenomen. Meer informatie is opgenomen in hoofdstuk 3. Het verschil tussen het aantal bezwaarschriften en het aantal uitgebrachte adviezen wordt verklaard doordat ook een aanzienlijk deel van de bezwaarschriften wordt ingetrokken en bezwaarschriften die nog in behandeling zijn, zie de tabel op pagina 10. aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen (2001,2002, 2003 en 2004) 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0
153 119 90
2001
117
105 82
2002
72
2003
71
Aantal bezwaarschriften Aantal uitgebrachte adviezen
2004
De daling in het aantal ingediende bezwaarschriften (vanaf 2001) is omgeslagen in een stijging. Dit wordt veroorzaakt in het vierde kwartaal door de stijging van het aantal bezwaarschriften op grond van de Algemene bijstandswet/ Wet werk en bijstand alsmede de Wet voorzieningen gehandicapten. Hierdoor is aan het eind van het verslagjaar ook een hogere werkvoorraad ontstaan. Het aantal in behandeling zijnde zaken (zie de tabel op pagina 10) is fors gestegen. Deze aanwas van bezwaarschriften heeft zich in de eerste twee maanden van 2005 versterkt doorgezet. Dit betekent dat - zonder nadere maatregelen, zoals extra formatie-uren voor de behandeling van bezwaarschriften – de duur van de behandeling in 2005 zeker zal toenemen. Een drietal zaken dat in 2004 in een hoorzitting is behandeld, is nog niet afgehandeld. Dit wordt veroorzaakt doordat de gemeente afhankelijk is van externe factoren zoals adviezen van derden.
3
Stand van zaken per 16 maart 2005.
-8-
2.3.
Het aantal bezwaarschriften per afdeling, cluster
Opvallend is door de jaren heen de groei van het aantal bezwaarschriften in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten. Deze groei zal zich vermoedelijk nog doorzetten omdat een steeds groter deel van de bevolking gebruik maakt van de voorzieningen die deze wet biedt. Hierdoor stijgt de kans op bezwaarschriften ook evenredig. Ook heeft de invoering van de Wet werk en bijstand op 1 januari 2004 extra bezwaarschriften veroorzaakt. Deels komt dit doordat de regeling van vrijlating van inkomsten is afgeschaft. Ook levert de toepassing van de nieuwe langdurigheidstoeslag – met strikte regels – de nodige bezwaarschriften op. Aantal bezwaarschriften per afdeling/cluster (2001, 2002, 2003 en 2004)
40 35
34
31
30 25
29 30
2001 2002 2003 2004
26
21
20
13
15
7
10
2 2
5
4 4
2
0
7 8 2
4
0
2
3 2 3 3
1
3
5
1
0 Ruimte (RO)
50
Infrastructuur
Beheer Openbare Ruimte
Milieu
Algemene en Juridische Zaken
Brandweer
47 2001
37
40
2002
31 30
Bouwen
25
23
28
2003 2004
19
20
15
10
3 1
7 5
2 0 1 3
0 2 2 2
0 1 0 1
Welzijn
Sport/Cultuur
Economie
0 Bijstand
Wvg + gpk
Onderwijs
Het aantal bezwaarschriften op het terrein van de Woningwet (vooral bouwvergunningen) is iets gedaald. Bij Ruimte daalt het aantal bezwaarschriften nog steeds.
2.4.
Hoorzitting
Het bestuursorgaan (meestal het college van burgermeester en wethouders) laat zich bij de commissie vertegenwoordigen door de (behandelend) ambtenaar. De commissie is in het algemeen tevreden over de wijze van optreden van de ambtelijke vertegenwoordigers. Zij zijn goed voorbereid op mogelijke vragen. Hierbij merkt de commissie op dat de ambtenaar het bestuursorgaan vertegenwoordigt. Dit houdt in dat hij ook vragen dient te beantwoorden die niet altijd op zijn eigen vakterrein liggen. Soms levert dit problemen op omdat deze vragen niet waren voorzien. Zo nodig kan hij een collega van een ander vakterrein vooraf raadplegen of meenemen naar de hoorzitting.
-9-
3. Het advies Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies. Daarin wordt vermeld of het bezwaarschrift ontvankelijk is. Bij de ontvankelijkheid gaat de commissie na of het bezwaar gericht is tegen een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht of dit besluit is uitgezonderd van bezwaar en beroep en of het bezwaarschrift binnen de wettelijke termijn van zes weken is ingediend. Daarnaast kijkt de commissie of de bezwaarmaker is aan te merken als belanghebbende bij het bestreden besluit en of het bezwaarschrift voldoet aan de wettelijke vormvereisten, zoals bijvoorbeeld het motiveringsvereiste. Als het bezwaar deze toets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Hierbij past de opmerking dat de Algemene wet bestuursrecht in het kader van de heroverweging de termen gegrond en ongegrond niet gebruikt. Artikel 7:11, tweede lid van deze wet zegt: "Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in de plaats daarvan een nieuw besluit". Dit betekent, dat de commissie zorgvuldig met de termen gegrond en ongegrond om moet gaan. Zo komt het voor dat de commissie van oordeel is, dat het bestreden besluit om (procedurele) redenen niet in stand kan blijven, zonder dat de bezwaarmaker deze gronden aanvoerde. In dat geval is de term gegrond niet op zijn plaats, maar zal het oorspronkelijke besluit wel herroepen moeten worden. Overzicht adviezen, ingetrokken en in behandeling zijnde bezwaarschriften (2001, 2002, 2003 en 2004) 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
47
2001(totaal=115)
44 36
2002 (totaal = 119)
34
2003(totaal=115)
35
33
32
2004(totaal=133)
14 6
kennelijk niet ontvankelijk
14
11
10 4
8
6
27
24
21
10 11
30
8
12
12
11 11
8
1
niet ontvankelijk
ongegrond
gegrond
anders
ingetrokken
in behandeling
Bij de gegronde bezwaarschriften is in bijna alle gevallen sprake van strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:4 Awb) of het motiveringsbeginsel (artikel 3:46 Awb). Noot: De categorie 'anders' bestaat voornamelijk (12) uit gemengde adviezen. Dat wil zeggen dat een bezwaarschrift naar het oordeel van de commissie deels ontvankelijk en/of deels gegrond en/of ongegrond was.
- 10 -
De commissie is het volgende opgevallen. Vermelding artikelen zonder toelichting Ook in het verslagjaar 2004 worden in de besluiten, voorbereid door de afdeling Werk, Zorg en Inkomen, vaak allerlei wetsartikelen genoemd, zonder dat daarbij een toelichting wordt gegeven of dat er een bijlage wordt meegestuurd. Vaak ook is de motivering van het besluit zeer summier. De geadresseerde moet zich daar dan maar mee redden. Zeker als het gaat om maatregelen, dan kan niet volstaan worden met het alleen noemen van artikelen en het overschreden voorschrift. Dan is heldere omschrijving van het verwijt in het concrete geval van geadresseerde vereist. Dit geldt ook als het de afwijzing van een aanvraag om een gehandicaptenparkeerkaart betreft. Dan kan beslist niet worden volstaan met het weergeven van de artikelen waarna de aanvrager vervolgens mag gissen aan welke eis hij niet voldoet om in aanmerking te komen voor een gehandicaptenparkeerkaart. Hetzelfde geldt ook voor afwijzende besluiten op grond van de Verordening voorzieningen gehandicapten gemeente Hardenberg. Nog steeds komt het voor dat de ontvanger van de beschikking moet raden naar de precieze reden(en) van de afwijzing van zijn aanvraag. Meer aandacht voor de formulering van afwijzingen in dit kader acht de commissie zonder meer noodzakelijk! Nadrukkelijk wijst de commissie er op dat bij een uitgebracht medisch advies niet alleen verwezen mag worden naar dit advies maar dat het bestuursorgaan zelf ook een afweging heeft gemaakt. Vrijlatingsregeling Invoeringswet werk en bijstand In dit kader is de commissie in het begin van het verslagjaar geconfronteerd met enkele bezwaarschriften die te maken hadden met de afbouw van een vrijlatingsregeling op grond van de Invoeringswet werk en bijstand. In dit geval had de afdeling Werk, Zorg en Inkomen gekozen om een informatieve brief te zenden aan de doelgroep. Deze brief was echter wel op naam geadresseerd en in de u–vorm geschreven. Bovendien is nadrukkelijk aangegeven dat het overgangsrecht op betrokkene van toepassing is en dat de vrijlating van inkomsten vanaf 1 januari 2004 wordt afgebouwd met 25% per kwartaal. De commissie was in deze gevallen van mening dat, hoewel de behandelende afdeling het niet zo had bedoeld, er wel degelijk sprake was van een beschikking waartegen de mogelijkheid van bezwaar openstaat. De ingediende bezwaarschriften zijn dan ook als zodanig behandeld. Vrijstellingsbepalingen bestemmingsplan Verder is het de commissie opgevallen dat bij de behandeling van bezwaarschriften, gericht tegen verleende bouwvergunningen, enkele keren is gebleken dat de juiste vrijstellingsbepalingen uit het geldende bestemmingsplan (binnenplanse vrijstelling) niet werden toegepast. Op basis van een onjuist artikel van de bestemmingsplanvoorschriften is de vrijstelling verleend. Dit bevreemdt de commissie omdat het hier toch gaat om elementaire regelgeving die correct en zonder fouten dient te worden toegepast. De commissie is ervan overtuigd dat als beter wordt voldaan aan het motiveringsvereiste dit minder bezwaarschriften oplevert. De commissie hoopt dat in het verslagjaar 2005 alle afdelingen, maar in het bijzonder de afdeling Werk, Zorg en Inkomen, daadwerkelijk de beschikkingen zodanig samenstelt dat deze beschikkingen helder, gemotiveerd en juridisch verantwoord zijn opgesteld.
- 11 -
3.1.
Mandaat
Het is de commissie opgevallen dat in vrijwel alle gevallen het besluit is genomen op basis van een geldig mandaat. Uit navraag bij de betrokken medewerker blijkt, dat in het verslagjaar 2004 diverse afdelingen het mandaat van hun medewerkers hebben geactualiseerd. Dit betekent dat er regelmatig aanpassingen plaats vinden van de "Nadere regeling delegatie en mandaat 2001". Binnen de afdelingen wordt dus bewuster omgegaan met de verstrekte mandaten.
3.2.
Kosten
Per 12 maart 2002 is de Awb gewijzigd, waardoor het mogelijk is dat bezwaarmakers de door hen gemaakte kosten in de bezwaarfase bij de gemeente kunnen declareren. De kosten worden alleen vergoed indien het bezwaar - op inhoudelijke gronden - gegrond is. In de folder bij de ontvangstbevestiging is hieraan door de commissie een paragraaf gewijd. Het gaat hier vooral om kosten van professionele rechtshulp, zoals advocaten en medewerkers van rechtsbijstandverzekeraars. Er is slechts in een paar gevallen beroep gedaan op deze regeling, in de meeste gevallen door professionele rechtshulpverleners. De commissie heeft dit jaar in één geval geadviseerd om de gemaakte kosten van rechtshulp en in een ander geval de wettelijke rente te vergoeden. Ook is in één zaak gebleken dat het college aanleiding heeft gezien om het bezwaar geheel gegrond te verklaren, de commissie had gedeeltelijk gegrond geadviseerd, en over te gaan tot het vergoeden van de kosten van rechtshulp.
3.3.
Overweging ten overvloede
Indien de commissie dat nodig oordeelt, kan ze aan het advies een zogenaamde 'overweging ten overvloede' toevoegen. Een dergelijke overweging houdt verband met de signaalfunctie van de commissie en heeft doorgaans geen betrekking op de inhoud van de zaak, maar op de gevolgde procedure. Wel wordt daarbij nagegaan of deze overweging ten overvloede de belangen van bij de zaak betrokken belanghebbenden zou kunnen schaden. Wat betreft de in het jaar 2003 gemaakte overwegingen ten overvloede merkt de commissie op dat de uitvoering van deze overwegingen in sommige gevallen op zich laat wachten. Het betreft hier de aanpassing van de Verordening voorzieningen gehandicapten gemeente Hardenberg en ook het besluit financiële tegemoetkoming voorzieningen gehandicapten. De commissie heeft hierop in het jaarverslag 2003 nadrukkelijk gewezen en constateert dat een jaar later de betrokken regelingen nog niet zijn gewijzigd. Ook wacht de commissie nog steeds op het toegezegde verstrekkingenboek in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten. In 2004 heeft de commissie, evenals in voorgaande jaren, enkele keren een overweging ten overvloede meegegeven. “In naam der Koningin” Zo heeft de commissie geadviseerd het opschrift “In naam der Koningin” alleen te vermelden als de vordering direct in handen wordt gegeven aan de deurwaarder. In andere gevallen is dit niet zinvol en leidt dit soms tot veel ergernis bij de aangeschrevene. Als niet in minnelijk overleg tot een oplossing wordt gekomen, dan kan een keer een afschrift van de minuut voor grosse worden afgegeven. Hierop kan dan het opschrift “In naam der Koningin” worden geplaatst. De commissie is in dit geval benieuwd of uw
- 12 -
college dit extra advies heeft overgenomen. Te meer omdat de commissie nog steeds beschikkingen over terugvordering van bijstand ziet voorzien van het opschrift “In naam der Koningin”. Hardheidsclausule Ook dit jaar heeft de commissie herhaaldelijk moeten wijzen op de hardheidsclausule die in diverse regelingen voorkomt zoals in de Verordening voorzieningen gehandicapten gemeente Hardenberg en in de Verordening leerlingenvervoer. Indien aanvragen worden afgewezen, dan dient telkenmale bezien te worden of de hardheidsclausule van toepassing is. In het bestreden besluit behoort dan gemotiveerd te worden vermeld waarom de hardheidsclausule wel of niet van toepassing is. Verordening sportsubsidies gemeente Hardenberg De commissie merkt op dat de Verordening sportsubsidies gemeente Hardenberg qua omschrijving van subsidies ruimte schept voor verwarring. In artikel 4 is sprake van evenementensubsidies en subsidies voor projecten. In artikel 10 is sprake van subsidie voor sportevenementen. Kennelijk is deze subsidie dezelfde als de evenementensubsidie. Immers de verordening heeft als onderwerp het verstrekken van sportsubsidies. De commissie verzoekt uw college dan ook op dit punt in de verordening een duidelijke eensluidende formulering te gebruiken en de raad voor te stellen de verordening te wijzigen.
3.4.
Nader overleg
Als de commissie van oordeel is dat zij nog over onvoldoende gegevens beschikt voor het uitbrengen van een advies, dan kan de zaak worden aangehouden en kan de voorzitter van de commissie een nader onderzoek gelasten. Dit kan zowel door de commissie zelf geschieden, als - in opdracht van de commissie - door een derde partij. Indien het nader overleg / onderzoek nieuwe en relevante gegevens oplevert, die van belang kunnen zijn voor de op het bezwaar te nemen beslissing, wordt opnieuw een hoorzitting belegd. Wel heeft in een enkel geval nader overleg plaatsgevonden tussen bezwaarmaker en de behandelend ambtenaar. Helaas leidt dit niet altijd tot een spoedig resultaat. Vaak kost het maanden - bijvoorbeeld door uitwisseling van nadere stukken, het maken van nieuwe situatie- of bouwtekeningen - voordat partijen tot een oplossing komen. Al die tijd ligt het bezwaarschrift op de stapel "nog te behandelen zaken". Om de voortgang te bevorderen bewaakt het secretariaat de procedure en spoort desnoods (niet altijd met succes) zowel de vakafdeling als bezwaarmaker aan om de benodigde actie te ondernemen.
3.5.
Termijn tussen advies en beslissing op het bezwaar
Hiervoor is al opgemerkt dat er gemiddeld 4,1 weken zitten tussen het uitbrengen van het advies en het versturen van de beslissing op het bezwaar. In zijn algemeenheid acht de commissie dit een redelijke termijn. In één geval is het advies abusievelijk direct in het dossier beland zonder dat een besluit op het bezwaarschrift werd genomen. Terecht trok in dit geval bezwaarmaker aan de bel waarna het besluit alsnog (ruim twee maanden na het verzenden van het advies van de commissie) werd genomen. Voorzover bij de commissie bekend is, is er in een tweetal gevallen nog geen beslissing op bezwaarschrift genomen nadat de commissie advies heeft uitgebracht. Het betreft hier adviezen die abusievelijk (ook) rechtstreeks in het dossier zijn opgeborgen. Kennelijk was de betrokken afdeling / medewerker van mening dat het advies van de commissie voldoende was en dat geen besluit op het bezwaarschrift behoefde te worden genomen. Inmiddels is de betrokken afdeling/medewerker op de hoogte gesteld van deze omissie door het secretariaat van de Commissie Bezwaarschriften.
- 13 -
3.6 .
Ingetrokken bezwaarschriften
Ook in 2004 zijn weer diverse bezwaarschriften ingetrokken, namelijk 35 stuks, dat is 26 van het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2003 werd bijna 28% van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften ingetrokken (32 stuks). Net als in 2003 zijn de meeste bezwaarschriften ingetrokken na nader overleg met de behandelend ambtenaar, vergunninghouder en/of derde-belanghebbende. Een enkele keer gebeurt dit tijdens of na de zitting. Vaak is bij ingewikkelde zaken nader overleg nà de zitting noodzakelijk. Meerdere keren is een oplossing gevonden en de gevraagde voorziening / vergoeding alsnog verstrekt. Nadere analyse van de reden van de intrekking leert dat in acht (van de 35) gevallen de bezwaarmaker werd "beloond" met een voor hem gunstig nieuw besluit. In enkele gevallen is de bezwaarmaker een omwonende van een bouwplan waarvoor vergunning is verleend. Ook hierover vindt regelmatig overleg plaats met de omwonende, de behandelend ambtenaar en de vergunninghouder. Dit resulteert geregeld in het intrekken van het bezwaar, al dan niet nadat nadere afspraken zijn gemaakt. In één zaak vormde een geslaagde mediation bij de rechtbank Zwolle/Lelystad aanleiding om de ingediende bezwaarschriften in te trekken. Hierdoor behoefden deze bezwaarschriften niet in de commissie behandeld te worden. Zoals in paragraaf 2.3 al is aangegeven komt het ook voor dat een bezwaar pas na de hoorzitting wordt ingetrokken, omdat er eerst op dat moment namens het bestuursorgaan duidelijkheid wordt verschaft en/of een oplossing wordt aangedragen.
Overzicht van gegeven adviezen, in behandeling zijnde zaken en ingetrokken zaken (in percentages 2004) 20%
26%
ongegrond niet ontvankelijk gegrond
8% 26%
ingetrokken 9%
3.7 .
anders
11%
in behandeling
(Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen
Tegen de beslissing op het bezwaar kan (hoger) beroep worden aangetekend. Uit de uitspraken van de bestuursrechter blijkt dat de meeste beslissingen op bezwaar (voorzover bekend bij de commissie) in stand zijn gelaten. Voor een overzicht van de uitspraken in beroep wordt verwezen naar bijlage 1.
- 14 -
4. Conclusies en aanbevelingen Hieronder enkele aanbevelingen die uit het voorgaande voortvloeien. De commissie is van mening dat de (ambtelijke) behandeling van bezwaarschriften zich over het algemeen op een goed niveau bevindt. De verweerschriften zijn veelal helder en overzichtelijk. Verder zijn de vertegenwoordigers van de gemeente in het algemeen in staat om goed in te spelen op de vragen van de commissie. De toegenomen proceservaring heeft hieraan zeker bijgedragen. De commissie beveelt evenwel nog het volgende aan: 1. Bij voortduring dient aandacht te worden besteed aan de redactie van besluiten. Heldere, gemotiveerde besluiten voorkomen irritatie bij de ontvangers van de besluiten. Duidelijke beschikkingen kunnen ook het indienen van bezwaarschriften voorkomen. Hierbij is ook uitermate belangrijk dat bij de behandeling van de aanvragen of de verzoeken goed overleg met de aanvrager of de verzoeker plaatsvindt. Goede communicatie kan het indienen van bezwaarschriften ook voorkomen. 2. De wettelijke beslistermijnen uit de Awb dienen zo veel als mogelijk als norm / uitgangspunt genomen te worden; de commissie zal hier zelf ook op toezien. Als het advies door de commissie is uitgebracht, kan het college in de regel binnen vier weken een besluit op het bezwaarschrift nemen. 3. Zo nodig, als de behandeling van een bezwaarschrift door de commissie langer dan gebruikelijk duurt (bijvoorbeeld i.v.m. een nader onderzoek), dient het secretariaat van de commissie zorg te dragen voor een tussenbericht over de stand van zaken aan bezwaarmakers en derde-belanghebbenden. Dit geldt ook voor het gemeentebestuur als het advies van de commissie al is uitgebracht. 4. De commissie adviseert om tijdig maatregelen te nemen om de stijging van de behandelingsduur te beperken.Voorkomen moet worden dat verdere vertraging optreedt
Bijlagen: bijlage 1
overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen 2004
Overzicht van beroepschriften 2004 Beroep Rechtbank Zwolle (datum + uitspraak)
Hoger Beroep (datum + uitspraak)
Leerpunten
1. afwijzing aanvraag kosten plaatsing traplift; primaat ligt bij verhuizen
23 december 2002 ongegrond
CRvB 16 februari 2005 ongegrond
2. Weigering gedoogverklaring te verstrekken.
1 augustus 2002 ongegrond
Afdeling Bestuursrechtspraak: 18 februari 2004 ongegrond
Hardheidsclausule expliciet meegenomen door te overwegen dat in bepaalde woonplaats of directe omgeving aangepaste woningen aanwezig waren (documentatie) Weigering om gedoogverklaring te verstrekken is geen besluit in de zin van artikel 1: 3 Awb
3. terugvordering bijstand wegens fraude
21 mei 2001 ongegrond
CRvB 23 maart 2004 gegrond 1) onjuiste berekening inkomsten 2) geen besluit tot intrekking voor bijzondere bijstand Afdeling Bestuursrechtspraak 14 juli 2004 ongegrond, zij het op andere gronden CRvB 1 november 2004 ongegrond
Zaak
4. rechtsoordeel, weigering gedoogverklaring
5. terugvordering en herziening van bijstand wegens fraude 6. herziening/ terugvordering bijstand wegens fraude
Voorlopige voorziening (datum + uitspraak)
17 juli 2003 gegrond - niet ontvankelijk moet zijn ongegrond
-----
28 januari 2002 ongegrond
7 juni 2004 ongegrond
Indien inkomsten bekend zijn, deze goed berekenen en afzetten tegen geldende bijstandsnorm
Ook toepassing van artikel 4:6 Awb, bepaling van openbare orde
Geen toepassing van artikel 83 Abw; CRvB komt terug van uitspraak van 25 januari 2000
-1-
Zaak
7. herziening / terugvordering bijstand wegens fraude
8. elektrische fiets 9. gebruik strijdig met (woon) bestemming 10. afwijzen tegemoetkoming in verhuiskosten (wegens kleiner wonen of zelfstandige huisvesting 11. bezwaren tegen vestigen voorkeursrecht 12. aanschrijving onder last van een dwangsom voor het wonen in strijd met het bestemmingsplan
13. het permanent bewonen van een zomerhuis; aanschrijving onder last van
Voorlopige voorziening (datum + uitspraak)
Beroep Rechtbank Zwolle (datum + uitspraak)
Hoger Beroep (datum + uitspraak)
Leerpunten
7 juni 2004 gegrond (ten onrechte periode 1 juli 2001 tot 28 november 2001, teruggevorderd op partner); voor het overige ongegrond 1 juli 2004 ongegrond 27 augustus 2004 ongegrond
Bij terugvordering goed nagaan of beide partners de gehele periode samenwonen in de zin van de Wwb.
17 september 2004 gegrond, strijd met motiveringsbeginsel Artikel 7:12 Awb lid 1 "deugdelijke motivering"
Toepassing art 2.7 Verordening voorzieningen gehandicapten; geen toelichting bij verordening.
28 september 2004 niet-ontvankelijk
Niet tijdig griffierechten betaald, ook niet na twee termijnen!
11 oktober 2004 gegrond, voorschrift van bestemmingsplan ziet op bouwen, niet op gebruik. privaatrechtelijke afspraken kunnen niet worden gehandhaafd via het bestuursrecht; i.c. geen bedrijfswoning 30 september 2004 mevrouw x mag permanent blijven wonen; woonde er op peildatum 22 januari 1999; dhr.y niet.
Rechtbank herroept (ex art. 8:72 vierde lid Awb) het bestreden besluit, strijd met art. art 5.32 Awb (geen overtreding)
---Toepassing artikel 4:6 Awb
Overgangsrecht geeft bescherming wel sprake van wraking; peildatum 22 januari 1999
-2-
Zaak
dwangsom 14. plaatsing verhoogd toilet en voorzieningen in douche
Voorlopige voorziening (datum + uitspraak)
13 december 2004 de gevraagde voorzieningen dragen geen voorlopig karakter; tijdelijke mogelijk; geen onverwijlde spoed 15. de bouw van een 1 december bouwmarkt d.m.v. 2004 vrijstelling afgewezen bestemmingsplan
Beroep Rechtbank Zwolle (datum + uitspraak)
Hoger Beroep (datum + uitspraak)
Leerpunten
Over het algemeen zijn woonvoorzieningen qua karakter meestal zo definitief dat zij niet teruggedraaid kunnen worden en dus strijdig met het karakter van voorlopige voorziening.
