Voortgangsrapportage
MFA Bisonspoor, mei 2011
Inleiding
In november 2010 heeft de gemeenteraad van de toenmalige gemeente Maarssen groen licht gegeven voor het realiseren van een nieuwe multifunctionele accommodatie in de wijk Maarssenbroek, de MFA Bisonspoor. Via voortgangsrapportages is de gemeenteraad van Maarssen in het voortraject geïnformeerd. Tijdens de Meet en Greet bijeenkomst op 1 maart 2011 is voor leden van de raad een presentatie gehouden over de MFA. In deze voortgangsrapportage kunt u een korte terugblik over het voortraject lezen, maar vooral over de huidige stand van zaken en de planning van de belangrijkste onderwerpen rond de MFA. In oktober van dit jaar kunt u de volgende rapportage tegemoet zien. Onderstaande onderwerpen komen aan de orde:
Voorgeschiedenis Projectorganisatie en beheer Sloop Sportcomplex Bisonsport Tijdelijke huisvesting gebruikers Bisonsport Realisatie nieuwbouw MFA Bisonspoor Personele aspecten Communicatie Financiële aspecten Risicomanagement Planning
Kees Lamberts Fred Nieuwesteeg Projectleiders
1.
Voorgeschiedenis
Aanleiding voor het project MFA Bisonspoor was het besluit van de gemeenteraad van Maarssen om het beheer van de binnen- en buitensportaccommodaties in Maarssen te privatiseren. Verder was de accommodatie Bisonsport (zwembad en sporthal) sterk verouderd, waardoor nieuwbouw noodzakelijk werd geacht. Als doel werd geformuleerd: het realiseren van een hoogwaardige multifunctionele accommodatie in Bisonspoor. In november 2010 besloot de gemeenteraad van Maarssen: 1.
twee verouderde maatschappelijke voorzieningen (sportcomplex Bisonsport en de bibliotheek) te vervangen door een eigentijdse multifunctionele accommodatie met de volgende functies: 3
zwembad
4
sporthal
5
horecavoorziening
6
bibliotheek
7
jongerencentrum
8
Wmo-loket
Ó boven de MFA 45 seniorenappartementen te realiseren Ó het openbaar gebied in Bisonspoor op te waarderen Ó het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke binnensportaccommodaties te privatiseren
2.
Projectorganisatie en beheer
De voorbereidingsfase is afgerond. Voor de nieuwe fase van realisering van het project is de organisatiestructuur opnieuw bezien. Gekozen is voor een projectopzet, die er als volgt uitziet:
Stuurgroep MFA Jaap Verkroost (wethouder, projectvoorzitter) Vital van der Horst (wethouder Sport, ad hoc) Hans Berkel (Afdeling Wijken en Kernen) Ab van der Veen (Afdeling Ontwikkeling) Kees Lamberts (externe projectleider) Fred Nieuwesteeg (interne projectleider) Marga Buiter (Communicatie, ad hoc) Secretariële ondersteuning
Projectgroep Projectleiders: Fred Nieuwesteeg (intern) Kees Lamberts (extern) De Projectgroep is verantwoordelijk voor de voortgang van het project en legt verantwoording af aan de Stuurgroep. De projectleiding is gemandateerd om binnen de financiële kaders beslissingen te nemen. Ingrijpende besluiten worden via de Stuurgroep voorgelegd aan het college. Verder is voorzien in drie werkgroepen, voor Beheer en personeel, Nieuwbouw en Beheer toekomstig MFA.
Voor het beheer moeten nog veel zaken geregeld worden. Te denken valt aan activiteiten omtrent het groot onderhoud (MOP’s opstellen), verhuur (contracten opstellen), het huuronderhoud, facilitair management en het programmatisch beheer. Na een inventarisatie zal visieontwikkeling plaatsvinden met betrekking tot het toekomstig beheer en de exploitatie van het gebouw. Voor dit onderdeel wordt een aparte werkgroep ingesteld, onder voorzitterschap van de interne projectleider.
3.
Sloop sportcomplex Bisonsport
Vanaf 1 januari 2011 is het zwembad gesloten. De sporthal in Bisonsport is in de week van 14 maart voor het laatst in gebruik geweest. De sloop van Bisonsport zou volgens planning begin maart een aanvang nemen. Door de iets vertraagde oplevering van de tijdelijke sporthal Daalseweide, als gevolg van de vorstperiode en archeologisch onderzoek, is ook de sloop twee weken uitgesteld. In de week van 21 maart is met de sloop begonnen. De eerste werkzaamheden bestonden uit het zorgvuldig verwijderen van asbest uit het dak van het zwembad. Rond het pand zijn hekken geplaatst en omwonenden worden regelmatig op de hoogte gehouden van de werkzaamheden. De oplevering van de sloop is gepland op 3 juni 2011.
Pachter horeca De pachter van het horecagedeelte in Bisonsport maakte bezwaar tegen de beëindiging van de huurovereenkomst per 1 januari 2011 en daar is een juridische procedure over gestart. Inmiddels is de rechtszaak achter de rug. De rechter heeft de gemeente in het gelijk gesteld. Via de gerechtelijke procedure is aan de voormalige pachter een eenmalige afkoopsom en een vergoeding voor inkomstenderving (totaal ongeveer € 27.000) betaald. Deze is in 2011 tot het moment dat de pachter het pand definitief heeft verlaten (medio januari) uitbetaald. Alleen de bodemprocedure (bestemmingsplan) loopt nog. De voormalige pachter heeft recent een cassatieprocedure bij de Hoge Raad gestart. Deze lopende zaken zijn geen beletsel geweest om met de sloop van Bisonsport en de nieuwbouw van MFA Bisonspoor te starten.
4.
Tijdelijke huisvesting gebruikers Bisonsport
Het spreekt voor zich dat alle gebruikers van de verschillende ruimten van Bisonsport voor een periode van twee jaar elders onderdak moeten vinden. Wij zijn alle gebruikers hierbij behulpzaam geweest. We zijn ons er van bewust dat deze tijdelijke verhuizing veel aanpassingsvermogen en creativiteit vraagt van alle besturen en gebruikers. Uitgangspunt bij alle inspanningen is altijd geweest, dat de gedwongen tijdelijke verhuizing zo min mogelijk overlast voor de gebruikers teweeg zou brengen. Per onderdeel geven we de gekozen oplossingen weer:
Zwembad De zwembadbezoekers kunnen bijvoorbeeld terecht in ‘t Kikkerfort in Breukelen, dat zwemmers uit Maarssen graag ontvangt. Mensen kunnen natuurlijk ook voor een ander zwembad in de regio
kiezen. Aan houders van meerbadenkaarten is de mogelijkheid geboden, tot een bepaalde einddatum, deze in te wisselen voor kaarten van ’t Kikkerfort. Ook was het mogelijk de restwaarde van de meerbadenkaarten en van de borg te laten uitbetalen. Veel mensen hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. De zwemlessen zijn verhuisd naar Breukelen. Omdat de zwemlessen in Breukelen iets duurder zijn dan in Breukelen is voor de bestaande zwemlessers een compensatieregeling bedacht. Zij ontvangen een aantal gratis kaartjes voor ’t Kikkerfort. Zwemvereniging De Fuut is ook voor een aantal uren uitgeweken naar ’t Kikkerfort. Voor bepaalde zwemmers in een wedstrijdselectie is tijdelijk onderdak gevonden in het zwembad in Vleuten, Fletiomare. We houden voor wat betreft dit gebruik de vinger aan de pols en maken op bestuurlijk niveau hierover afspraken met de gemeente Utrecht. De Fuut ontvangt een financiële vergoeding voor de periode van twee jaar, waarbij de vereniging zelf de noodzakelijke uren huurt en een compensatie ontvangt voor de extra reiskosten.
Sporthal: tijdelijke sporthal Daalseweide Op sportpark Daalseweide is in recordtempo een tijdelijke sporthal neergezet door Neptunus. Het gaat hier om een volwaardige sporthal, die alle sporten uit de oude hal in Bisonsport kan herbergen. De zaal kan worden onderverdeeld in drie compartimenten, zodat drie schoolklassen tegelijk les kunnen krijgen. Er zijn vier kleedkamers met douches aanwezig. De scholen kunnen voor de gymnastieklessen in deze tijdelijke hal terecht. Omdat sprake is van een behoorlijke reisafstand van Maarssenbroek naar de nieuwe hal heeft de gemeente voor twee jaar schoolvervoer naar en van de sporthal geregeld. In geval van grote drukte in de hal kunnen de scholen, in overleg, uitwijken naar de naastgelegen hal van korfbalvereniging OVVO. Voor de sportverenigingen en vaste huurder KNVB (zaalvoetbal) is uiteraard ook voldoende ruimte in de nieuwe tijdelijke hal. In de tijdelijke hal is geen horecavoorziening opgenomen. Bij de sportverenigingen op het park kunnen sporters uit de hal terecht om een consumptie te gebruiken.
Een nieuwe (tijdelijke) sporthal brengt enig ongemak met zich mee. De akoestiek was bijvoorbeeld verre van ideaal te noemen. Uit een objectieve geluidsmeting is gebleken, dat het geluidniveau aanzienlijk boven de norm lag. Volgens het bestek van de hal zou deze aan de normen moeten voldoen. We hebben de leverancier van de hal daarom verantwoordelijk gehouden voor de overschrijding. Inmiddels heeft dit bedrijf aanvullende akoestische voorzieningen aangebracht. Na een herhaalde objectieve geluidsmeting is komen vast te staan dat de nagalmtijd nu (ruim) onder de norm ligt.
Kanttekening hierbij is dat het om een tijdelijke hal gaat, die niet in alle opzichten perfect kan zijn. Wij vragen ook nadrukkelijk begrip voor deze situatie aan de gebruikers. In mei hebben heeft met de diverse gebruikers overleg plaatsgevonden om de bevindingen en eerste ervaringen uit te wisselen. De extra kosten van deze tijdelijke accommodatie kunnen we overigens dekken uit de vrijval van kosten van Bisonsport.
Dansschool Feel the Beat Feel the Beat heeft vanaf 1 januari een tijdelijk onderkomen gevonden in een scholencomplex in Bloemstede.
Verkeersmaatregelen Met name op zaterdag was het op het sportpark Daalseweide al behoorlijk druk. Met het plaatsen van de tijdelijke hal neemt dit alleen nog maar toe. Het nemen van een aantal verkeersmaatregelen was onvermijdelijk. Er zijn 60 extra parkeerplaatsen gecreëerd op het terrein van Brocacef. Dit voorjaar vindt aanpassing van het kruispunt SportparkwegAmsterdamsestraatweg plaats, door het verplaatsen van de bestaande fietsoversteekplaats en aanleg van een nieuwe verkeersregelinstallatie. Ook op en rond de Sportparkweg worden enkele aanvullende maatregelen genomen, ook om de verkeerssituatie voor de bewoners van de aangrenzende wijk Op Buuren te verbeteren. Aanvullend hebben wij besloten om op de zaterdagen in het buitensportseizoen verkeersregelaars in te schakelen om het verkeer en parkeren in goede banen te leiden.
Jongerencentrum Het op de verdieping van Bisonsport gevestigde jongerencentrum heeft tijdelijk onderdak gevonden in een kantoorruimte op het industrieterrein Maarssenbroek tegenover de Gamma. Dit geld ook voor de Stichting Surantam. Op 11 maart opende wethouder Verkroost dit ruime onderkomen feestelijk.
5.
Realisatiefase nieuwbouw MFA Bisonspoor
Nog voor het eind van de sloop van het oude Bisonsport zullen de werkzaamheden van de bouw van de nieuwe MFA een aanvang nemen. Het is mogelijk om op een deel van het terrein al te beginnen met de bouwvoorbereiding, terwijl op een ander gedeelte de sloop nog wordt afgerond. Volgens planning is met de voorbereiding van de bouw op 9 mei 2011 begonnen. Het officiële moment van het slaan van de eerste paal is gepland in week 26. Als opleveringsdatum hanteren we 21 december 2012. Zoals het er nu naar uitziet en onverwachte tegenvallers daar gelaten kunnen we vaststellen dat het project zich nog keurig op schema bevindt. Wmo-loket In het ontwerp is uitgegaan van het onderbrengen van het Wmo-loket in de MFA. Bij het vaststellen van het dienstverleningsconcept van de gemeente Stichtse Vecht is komen vast te staan dat alle directe dienstverlening aan de burgers vanuit één centraal punt (Maarssen) zal plaatsvinden. Hierdoor is het niet meer nodig om in de MFA een apart Wmo-loket te realiseren. Het is ons gelukt een andere bestemming te vinden voor de hierdoor vrijkomende ruimte (zie onder).
Dansschool Feel the Beat De voor het Wmo-loket ingetekende vierkante meters zullen worden ingevuld voor Dansstudio Feel the Beat. Het spreekt voor zich dat in het ontwerp hiervoor enige aanpassingen nodig waren, die geleid hebben tot een extra investering. Met de Dansstudio zijn afspraken gemaakt over een bijdrage om deze investering te kunnen dekken en de huursituatie vanaf 2013.
In de volgende nieuwsbrief gaan we dieper in op aspecten van het gebouw zelf, zoals de inrichting en de kleurstelling.
Terreininrichting Het nieuwe gebouw moet uitstekend in zijn omgeving passen. Extra aandacht is nodig voor de uitstraling, de bereikbaarheid, de parkeermogelijkheden en de (sociale) veiligheid. Met de terreininrichting wordt met al deze aspecten rekening gehouden. Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het terreinontwerp.
Onderdeel woningen. Met woningcorporatie Portaal is overeenstemming bereikt over de bouw van 45 huurappartementen voor senioren boven de MFA. Dit is contractueel vastgelegd. De gemeenten ontwikkelt de woningen in het totale MFA-concept en Portaal neemt de woningen vervolgens af. Na de overdracht heeft de gemeente geen bemoeienis meer met deze woningen.
De afspraken zijn in een overeenkomst vastgelegd en gedurende het traject betaalt Portaal ons delen van de bouwsom.
Exploitatie nieuwe MFA Er is voor gekozen om de exploitatie van het gehele MFA (met uitzondering van de appartementen) in handen van één partij te leggen. Uit een aanbesteding is Sportfondsen Nederland als contractpartij uit de bus gekomen. Met Sportfondsen leggen we de gemaakte afspraken contractueel vast. Sportfondsen zal met de diverse partijen en gebruikers huur- en gebruiksafspraken maken. Tot de overdracht van de exploitatie, na realisatie van de MFA, eind 2012, leggen wij de afspraken met de betrokken partijen, vooruitlopend hierop vast. Sportfondsen gaat ook het horecagedeelte exploiteren. Naast deze exploitatie gaat Sportfondsen Nederland vanaf 2013 ook die van de andere gemeentelijke binnensportaccommodaties in Maarssen verzorgen.
6.
Personele aspecten
Voor het personeel van Bisonsport is een sociaal statuut opgesteld, dat leidend is. Daarnaast werken we aan een tweesporenbeleid. Naast een compensatieregeling voor personeel wat overgaat in private dienst is er ook een regeling voor medewerkers die voor een andere toekomst kiezen. Voor enkele personeelsleden zijn trajecten voor scholing, training of coaching gestart. Verschillende medewerkers van het zwembad hebben een werkplek gekregen in andere zwembaden (in ’t Kikkerfort en andere zwembaden in de regio), enkele collega's hebben werk gevonden binnen de ambtelijke organisatie van Stichtse Vecht. Samenvattend kunnen we vaststellen dat alle medewerkers een al dan niet tijdelijke vervangende werkplek hebben gevonden.
7.
Communicatie
Voor de verschillende fasen van dit project heeft planmatige communicatie met de doelgroepen plaatsgevonden. Bij dit project is van sloop tot oplevering een groot aantal doelgroepen (onder andere raad, omwonenden, gebruikers van het voormalige sportcomplex en van de toekomstige MFA) betrokken met elk verschillende belangen, prioriteiten en emoties. Draagvlak voor de nieuwe MFA is een kritische succesfactor voor het slagen van het project. Daarom is veel aandacht besteed aan het informeren van en luisteren naar de gebruikers, omwonenden en anderen die bij het proces betrokken zijn. Zo zijn inmiddels drie nieuwsbrieven huis-aan-huis verspreid, zijn artikelen gepubliceerd op de gemeentelijke informatiepagina en website en is er
persaandacht (onder andere via persberichten en persbijeenkomsten) geweest voor de ontwikkeling van de MFA. De gemeenteraad wordt twee keer per jaar met een rapportage geïnformeerd over de voortgang. Raadsleden zijn via de Meet & Greet op 1 maart 2011 over het project geïnformeerd. In het najaar van 2011 brengen we een vierde Nieuwsbrief uit, als een vervolg op de Nieuwsbrief ‘Bouwen in Bisonspoor’ van januari 2011. Op de website van de gemeente richten we een speciaal onderdeel in over de MFA. Rond hoogtepunten in het traject, zoals het slaan van de eerste paal, voeren we specifieke communicatieacties uit.
Bij de berichtgeving wordt duidelijk aangegeven waarom de MFA wordt gerealiseerd, wat de tijdelijke alternatieven zijn en wat het eindresultaat is (Een nieuw complex voor sport, ontspanning, wonen en cultuur. Duurzaam en energiezuinig). Zo hoopt de gemeente begrip te krijgen voor eventueel ontstane overlast.
Specifiek per doelgroep Sport en onderwijs In het voortraject zijn doelgroepen via klankbordgroepen bij het project betrokken (sportverenigingen, leden van de Sportraad, vakleerkrachten bewegingsonderwijs en personeel Bisonsport). Verder is eind 2010 informatiemateriaal ontwikkeld voor de gebruikers van het voormalige sportcomplex met praktische info over de tijdelijke huisvesting. Via de pers, de gemeentelijke informatiepagina en de website is hier ruim aandacht voor geweest. Rond het gebruik van de tijdelijke en vervangende accommodaties vindt regelmatig overleg plaats met de diverse gebruikersgroepen.
Bibliotheek/jeugdwerk/dansstudio Ook voor de andere gebruikers van de MFA zal op gepaste aandacht zijn in de vervolg van het traject. Per gebruiker en stadium van het proces kiezen we voor de meest passende invulling om hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
Omwonenden Bisonsport Naast informatie via de pers, de gemeentelijke pagina en de website, houden we houden omwonenden van Bisonsport op de hoogte via de Nieuwsbrief ‘Bouwen in Bisonspoor’. Deze nieuwsbrief wordt huis-aan-huis verspeid. In april zijn de omwonenden over de voortgang van de sloop en de toekomstige bouw geïnformeerd via een huis-aan-huis brief. Ook is bij de ontwikkellocatie een bouwbord geplaatst.
8.
Financiële aspecten
In de eind vorig jaar aan de raad gepresenteerde notitie Een nieuw hart in Bisonspoor is aangegeven dat met het totale project een bedrag van ruim € 24 miljoen is gemoeid. Voor de gemeentelijke investering is door de toenmalige gemeenteraad van Maarssen een extra krediet beschikbaar gesteld van ruim € 17 miljoen. Woningcorporatie Portaal bekostigt de woningbouw, draagt bij in de kosten van het jongerencentrum en betaalt grondkosten. Een van de financiële uitgangspunten van het project is, dat de toekomstige exploitatie van de totale binnensport in Maarssen gunstiger uitpakt dan de situatie zoals die tot en met 2010 was. Uit de financiële opzet van het project blijkt dat dit gaat lukken. Niet alleen kan een vorig opgelegde taakstellende bezuiniging op de exploitatie van € 200.000 worden gerealiseerd, daarnaast kan nog eens ongeveer € 250.000 worden bespaard. De financiële administratie is uiteraard op orde, het budget wordt streng bewaakt en de projectleiding rapporteert regelmatig over de financiële voorgang aan de Stuurgroep. Op dit moment constateren we dat het project binnen het beschikbare budget gerealiseerd kan worden. Voor onverwachte tegenvallers is er voldoende budget beschikbaar.
9.
Risicomanagement
In een vorige rapportage is al gerapporteerd over het risicomanagement. Dit is in handen van de projectleiding die hierover regelmatig rapporteert aan de Stuurgroep. Op dit moment is, gelet op de complexiteit van het project, sprake van een bepaalde mate van risico en onzekerheid. Alle in beeld gebrachte risico’s zijn echter beheersbaar.
10.
Proces en Planning
De opgestelde planning is leidend voor de diverse acties. Op onderdelen zijn enige verschuivingen in tijd opgetreden en de planning is daarop aangepast. Desondanks verloopt het proces nog volgens planning. De oplevering is geprognosticeerd op 21 december 2012.
