Voortgangsrapportage
MFA Bisonspoor, februari 2013 1
Inleiding
Sinds november 2010, wordt er hard gewerkt aan de realisatie van de nieuwe multifunctionele accommodatie in de wijk Maarssenbroek, de MFA Bisonspoor. Eind oktober 2012 heeft u de laatste voortgangsrapportage ontvangen. Sindsdien is er weer veel gebeurd, we staan daarbij vlak voor de oplevering en de ingebruikname. In deze rapportage leest u de laatste stand van zaken. We gaan in op de planning en de daarmee samenhangende onderwerpen rondom de laatste fase van de bouw van de MFA. Na de ingebruikname van het gebouw kunt u de volgende rapportage tegemoet zien.
Zoals bekend wordt een vaste volgorde in de voortgangsrapportage gevolgd. De informatie die u aantreft is de meest actuele. Op de gemeentelijke website, kunt u via deze link: http://www.stichtsevecht.nl/internet/documenten_3535/item/voortgangsrapportage-mfabisonspoor_16205.html de vorige rapportages teruglezen.
Onderstaande onderwerpen komen aan de orde:
1. Voorgeschiedenis 2. Projectorganisatie 3. Beheer 4. Juridische procedures pachter horeca 5. Tijdelijke huisvesting gebruikers Bisonsport 6. Realisatiefase nieuwbouw MFA Bisonspoor 7. Exploitatie nieuwe MFA 8. Personele aspecten 9. Communicatie 10. Financiële aspecten 11. Risicomanagement 12. Planning
College van burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht
1
1.
Voorgeschiedenis
We bouwen op dit moment aan een eigentijdse accommodatie met de volgende functies: ◦
zwembad
◦
sporthal
◦
horecavoorziening
◦
bibliotheek
◦
jongerencentrum
◦
een dansstudio
◦
multifunctionele ruimtes
Verder wordt gewerkt aan: -
het realiseren van 45 seniorenappartementen boven de MFA
-
de herinrichting en opwaardering van het openbaar gebied in Bisonspoor
Inmiddels is gerealiseerd: -
de privatisering van het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke binnensportaccommodaties in Maarssen (per 1 januari 2013)
2.
Projectorganisatie
De Stuurgroep MFA bestaat uit twee wethouders, de projectleiding en een ambtelijke vertegenwoordiging en controleert de voortgang van het project, stuurt bij en neemt binnen de gestelde kaders besluiten. De Ambtelijke Kerngroep (AK) bereidt de vergaderingen van de Stuurgroep voor en neemt, ook weer binnen de hiervoor afgesproken kaders, besluiten. De projectleiding (een interne en een externe projectleider) is verantwoordelijk voor de algehele voortgang van het project. De financiële aspecten zijn binnen het project goed geborgd, onder andere door de deelname van vertegenwoordigers van team Financiën aan de Stuurgroep en de AK.
3.
Beheer
2
In de Werkgroep Beheer zijn alle praktische beheersaspecten inmiddels de revue gepasseerd en hierover afspraken gemaakt. Ook is een visie op het beheer en de samenwerking opgesteld. Belangrijk onderdeel van die visie is dat het gebouw meer is dan de som der delen. De belangrijkste gebruikers zetten zich er op constructieve wijze samen in om er voor te zorgen dat de MFA een centrale ontmoetingsplaats wordt binnen de gemeenschap en daarmee bijdraagt aan de sociale samenhang. Het beheer gaat nu een nieuwe fase in. Het beheer komt nu in één hand, bij de exploitant van de MFA, Sportfondsen. De in het voortraject gemaakte praktische beheersafspraken kunnen hierdoor eenduidig in de praktijk gebracht worden, waarmee ook wordt voorkomen dat door verschillende gebruikers dubbel werk wordt gedaan. Daarnaast zal Sportfondsen stevig inzetten op de programmatische samenwerking tussen de verschillende gebruikers van het gebouw.
4.
Juridische procedures pachter horeca
Met de voormalig pachter van het horecagedeelte in Bisonsport loopt een juridische geschil. Eerder heeft het gerechtshof de gemeente in het gelijk gesteld. Het Hof heeft volgens de Hoge Raad een fout gemaakt door ten onrechte niet alleen in het incident maar ook in het bodemgeschil arrest te wijzen en heeft verzuimd partijen, ook de pachter, in de gelegenheid te stellen om zich uit te laten of zij wensten om pleidooi te houden, alvorens eindarrest te wijzen. De Hoge Raad heeft zich inhoudelijk niet uitgesproken over de zaak, maar wel het arrest van het gerechtshof vernietigd en de zaak naar hem terugverwezen. Bij het versturen van deze voortgangsrapportage hebben wij nog geen afgerond juridisch advies en beraden wij ons nog over de juiste aanpak van de (juridische) vervolgstappen.
5.
Tijdelijke huisvesting gebruikers Bisonsport
Alle voormalige gebruikers van Bisonsport maken gebruik van een tijdelijke vervangende accommodatie. Per onderdeel geven we de stand van zaken weer:
Zwembad Met het bestuur van de De Fuut heeft regelmatig overleg plaatsgevonden over deze overbruggingsperiode. De Fuut ontvangt een financiële tegemoetkoming op basis van een convenant als compensatie voor ledenverlies. Het convenant is verlengd tot het moment van de
3
overgang naar de MFA. Op 19 november jl. was De Fuut aanwezig bij het vullen van het nieuwe zwembad.
Tijdelijke sporthal Daalseweide Het gebruik van de tijdelijke sporthal houdt op zodra de MFA in gebruik genomen kan worden. De huur is inmiddels opgezegd. In overleg met de eigenaar zal de hal zo snel mogelijk na het laatste gebruik worden afgebroken en het terrein weer in de oorspronkelijke staat worden hersteld. In goed overleg met de gebruikers van de tijdelijke hal zullen wij de verhuizing goed voorbereiden. We kijken terug op een prima tijdelijke voorziening, waarover de gebruikers over het algemeen zeer tevreden zijn geweest.
Verkeersmaatregelen bij sportpark Daalseweide Bij Daalseweide is jarenlang sprake geweest van een parkeerprobleem. Door de aanleg van een extra parkeerterrein aan de Sportparkweg in het voorjaar van 2012, met 72 plaatsen, en de eerder genomen verkeersmaatregelen en geplaatste verwijsborden, is de parkeerproblematiek in dit gebied, ook voor Op Buuren, nu structureel opgelost. De inzet van verkeersregelaars op zaterdagen in het buitenseizoen kon daardoor bovendien worden beperkt.
Jongerencentrum Het jongerencentrum en de Stichting Surantam zijn tevreden over hun vervangende ruimte in een kantoorpand in Maarssenbroek. De organisatie Jeugd-Punt gaat voor heel Stichtse Vecht het jongerenwerk verzorgen. Zij zullen veelvuldig gebruik maken van het in de MFA te realiseren jongerencentrum. Daarnaast is er in die ruimte ook plek voor andere organisaties, zoals Surantam. Op dit moment worden gesprekken gevoerd om over dit gebruik afspraken te maken.
Dansschool Feel the Beat In het verleden zijn met Feel the Beat afspraken gemaakt om gebruik te gaan maken van de speciaal voor dit doel gecreëerde dansstudio in de MFA. Gedurende de bouwperiode is Feel the Beat gefaciliteerd om de overgang naar de MFA mogelijk te maken. Feel the Beat heeft vanaf 1 januari 2012 een tijdelijk onderkomen gevonden in een scholencomplex in Bloemstede en is de loop van vorig jaar gedwongen deze ruimte te verlaten door een andere invulling van dit schoolgebouw. Er is een vervangende ruimte in het ROCgebouw, ook in Bloemstede, gevonden. Zeer recent is bekend geworden dat het voor Feel the Beat financieel niet haalbaar is gebleken de voor hen gereserveerde ruimte in de MFA te betrekken. Wij betreuren dit ten zeerste. We hebben er alles aan gedaan om deze organisatie binnen de MFA te houden, ingegeven door de opdracht hiertoe van de gemeenteraad van Maarssen. Verschillende alternatieve creatieve oplossingen zijn aangedragen om het betrekken
4
van de MFA voor de dansstudio toch mogelijk te maken, maar dit is helaas niet gelukt. De financiële crisis is hier mede debet aan. Deze ruimte is volledig ingericht als dansstudio, waarvoor aanzienlijke extra investeringen zijn gedaan. W e zijn met partijen in overleg om deze functie toch voor het gebouw, en de Maarssense gemeenschap, te behouden. We zullen alle betrokkenen van de voortgang van dit proces op de hoogte houden.
6.
Realisatiefase nieuwbouw MFA Bisonspoor
Bouw MFA (totaal) De bouw bevind zich in de afrondende fase. De bouwkundige oplevering is bepaald op 19 februari 2013. Een onderdeel van het aanbrengen van de nutsvoorzieningen buiten het gebouw kan nog voor enige vertraging bij de ingebruikname zorgen. Door de recente vorstperiode kon er geen aansluiting op de riolering plaatsvinden. Na de oplevering wordt het gebouw, vanaf 18 maart, gefaseerd in gebruik genomen. Gebruikers worden hierover tijdig geïnformeerd.
Luchtfoto van de bouw (oktober 2012)
5
De gevelbekleding wordt aangebracht
Detail van de gevelbekleding
Inrichting Alle inrichtingselementen zijn inmiddels in opdracht gegeven en besteld. Tegen het einde van de bouwperiode zal met de daadwerkelijke inrichting van het gebouw worden begonnen. Voor de specifieke ruimten (jongerencentrum, dansstudio en bibliotheek) is voor de gebruikers veel ruimte voor eigen inbreng geweest.
Kleurstelling In de Stuurgroep is besloten tot het op een speelse manier toepassen van verschillende tinten groen. Vanaf de ingang van gebouw lopen brede banen in verschillende tinten groen richting de ingang van de functie van het gebouw waar zij bijhoren. Op de lijnen zelf wordt ook de functieaanduiding vermeld (zoals zwemmen, sporten en lezen). Een combinatie van groene kleuren wordt verder op bescheiden schaal toegepast in het gebouw, bijvoorbeeld op een wand in de centrale hal en op de tribune van sporthal en zwembad. De centrale hal straalt overigens rust uit door het gebruik van de kleur wit (off white).
6
Inrichting van de openbare ruimte Na een aanbestedingstraject is in het najaar van 2012 met de werkzaamheden gestart. Fase I , het verleggen van de weg van Bisonspoor voor het gebouw Bisonstaete, is inmiddels gerealiseerd. Fase II betreft het aanleggen van het grote parkeerterrein ten noorden van de MFA. Dit zal in februari worden afgerond. In fase III worden de werkzaamheden direct rondom de MFA aangepakt, wordt de fietsbrug verlegd en weg definitief geasfalteerd. Bij alle werkzaamheden wordt getracht de overlast zoveel mogelijk te beperken. De aangrenzende woningen blijven altijd bereikbaar. De aanhoudende vorst van de laatste tijd heeft voor een vertraging in de werkzaamheden van ongeveer twee weken gezorgd. In de loop van het eerste kwartaal 2013 zullen deze werkzaamheden zijn afgerond.
De betrokken doelgroepen, omwonenden, wijkcommissies, leveranciers, winkeliers en bezoekers aan het gebied rondom de MFA en het winkelgebied zijn en worden uitgebreid geïnformeerd over de werkzaamheden via huis aan huis verspreide nieuwsbrieven, persberichten, de gemeentelijk website en verwijsborden.
7
Schets van de verschillende fasen van terreinwerkzaamheden
Onderdeel woningen. Portaal neemt de 45 sociale huurappartementen voor senioren na de bouw van ons over, waarna de gemeente er geen bemoeienis meer mee heeft. Gedurende de bouw betaalt Portaal haar aandeel in de bouwsom. Inmiddels zijn voor 39 van deze appartementen al huurders gevonden.
De bibliotheek in de MFA Na onder andere een vorig jaar extern uitgevoerde businesscase is uiteindelijk definitief bepaald van hoeveel m² de bibliotheek gebruik gaat maken van de MFA. Besloten is dat voor de vestigingen in Maarssen-Dorp en Maarssenbroek samen 1.100 m² wordt ingevuld, terwijl alleen al in de MFA dat aantal m² is gereserveerd. De bibliotheek gaat nu ongeveer 750 m² afnemen in de MFA, zodat ongeveer 350m², op de bovenverdieping, overblijft. Dit heeft bouwkundige aanpassingen tot gevolg, die een extra investering met zich meebrengen. Op dit moment vinden gesprekken plaats met verschillende organisaties die deze ruimte zouden kunnen betrekken. Momenteel wordt de bouwkundige scheiding van de ruimte op de eerste etage gemaakt en de verdere vormgeving hiervan is pas aan de orde wanneer meer bekend is over de definitieve situatie.
De huidige bibliotheeklocatie in Maarssenbroek Met de verhuizing van de bibliotheek komen de grond met opstallen van de huidige bibliotheeklocatie in Maarssenbroek in eigendom van de gemeente. Wij zijn op zoek naar een
8
invulling van dit gebouw met maatschappelijke functies, die een bijdrage leveren aan de leefbaarheid van Maarssenbroek. Met de opbrengst genereren wij een beoogd deel van de dekking voor het verstrekte investeringskrediet.
7.
Exploitatie nieuwe MFA
Sportfondsen Stichtse Vecht BV exploiteert vanaf 1 januari 2013 twee sportzalen, drie gymnastieklokalen in Maarssen en (na de ingebruikname) de MFA. De gemaakte afspraken met Sportfondsen zijn vastgelegd in een exploitatie- en een huurovereenkomst. Naast deze formele aspecten zijn in goed overleg met Sportfondsen afspraken gemaakt over onder andere de overgang van het personeel, het vastgoed en alles wat daarmee samenhangt. De financiële consequenties van al deze facetten worden momenteel in beeld gebracht en zullen via de reguliere P&C-producten (begroting/berap) aan uw raad worden voorgelegd.
8.
Personele aspecten
Wij hebben recent afscheid genomen van vijf personeelsleden van het voormalige Bisonsport, die vanaf 1 januari 2013 volledig werkzaam zijn bij Sportfondsen. Voor de overigen personeelsleden is een andere passende oplossing gevonden, via een afkoopsom, een andere baan of plaatsing binnen de gemeentelijke organisatie). Leidend bij de afspraken is het eerder vastgestelde sociaal statuut en sociaal plan. We kunnen de conclusie trekken dat dit personeel naar tevredenheid bij Sportfondsen of elders aan de slag is gegaan. De gemeente kan dit (personele) hoofdstuk hiermee afsluiten. Voor de financiële gevolgen van deze overgang (onder andere afkoopsommen en suppletietoekenningen) is een incidentele reserve gevormd. Via de Berap wordt uw raad hierover geïnformeerd.
9.
Communicatie
Voor de periode tot na de opening van de MFA is een communicatieplan, in de vorm van een communicatiekalender opgesteld. Hierin worden data gekoppeld aan lopende en logische activiteiten zodat op een relatief eenvoudige wijze publiciteit gegenereerd wordt om de MFA onder de aandacht te brengen.
9
Bij de berichtgeving is steeds aangegeven waarom de MFA wordt gerealiseerd en wat het eindresultaat is: “Een nieuw complex voor sport, ontspanning, wonen en cultuur. Duurzaam en energiezuinig”. Hiermee is begrip gekweekt voor ontstane overlast.
Enkele belangrijke actuele communicatie-aspecten en -momenten: Guided tours Op 10 november van 2012 zijn rondleidingen door het gebouw georganiseerd voor bepaalde doelgroepen, omwonenden en andere belangstellenden. Eerder en ook later zijn ook voor kleinere andere gezelschappen verschillende rondleidingen gehouden. In totaal hebben op deze manier enkele honderden geïnteresseerden al een kijkje kunnen nemen in het gebouw.
Vullen zwembad Op 19 november is begonnen met het vullen van de zwembassins, in aanwezigheid van onder meer zwem- en waterpoloverening De Fuut, SWMD en de pers. Het zwembad is inmiddels gevuld, het water is op temperatuur gebracht en geconditioneerd. Op het moment van oplevering zal het water ook getest en goedgevonden zijn door de provincie.
De start van het vullen van het wedstrijdbad
10
Bijeenkomst scholen en sportverenigingen Op 29 november zijn de scholen en de verenigingen in een bijeenkomst geinformeeerd door de gemeente en Sportfondsen StichtseVecht. B.V. over de privatiering binnensport Maarssen en de stand van zaken nieuwbouw MFA.
Naamgeving gebouw Om een passende naam voor het gebouw te verkrijgen, maar ook om de betrokkenheid van onze inwoners bij deze nieuwe accommodatie te vergroten, is hiervoor een prijsvraag uitgeschreven. De overtuiging van de gemeente is altijd geweest, dat de naam van de accommodatie aansprekend moet zijn, moet aansluiten bij het gebruik en de functies die het gebouw verenigt en past bij de status van het gebouw, als landmark in Maarssenbroek. Een jury heeft uit de ongeveer 420 inzendingen tot twee keer toe een voordacht gedaan richting Stuurgroep. Helaas is de ideale naam, die voldoende recht doet aan de verschillende functies, gebruikers , allure en uitstraling van het gebouw, uit dit proces nog niet naar voren gekomen. Met inschakeling van externe deskundigheid zal niettemin op de korte termijn een naam voor het gebouw worden bepaald.
Nieuwsbrief Bouwen in Bisonspoor In februari wordt een nieuwe editie van deze nieuwsbrief huis-aan-huis verspreid in en rond Bisonspoor en onder andere doelgroepen en geïnteresseerden. Dit zal tevens een van de laatste zijn omdat we ons daarna gaan richten op de gehele gemeente en daarmee de gerichte communicatie naar ontvangers van de nieuwsbrief verandert. Er zal hiertoe indien nodig gebruik gemaakt worden van brieven of pagina’s in lokale kranten en andere media.
Officiële opening De officiële opening vindt plaats als het gebouw volledig in gebruik is en het buitenterrein bij voorkeur ook volledig is gerealiseerd. Dit zal voor de zomervakantie gebeuren, maar op dit moment kan nog geen definitieve datum worden bepaald. De definitieve datum van de opening wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt en in nauw overleg met alle betrokken partijen, zoals gebruikers en winkeliers, zal een passen programma worden opgesteld.
10.
Financiële aspecten
Financieel ligt het project nog altijd op koers. De MFA zal gerealiseerd worden binnen het door de raad beschikbaar gestelde investeringskrediet.
11
Om er zeker van te zijn dat alle kosten rond het realiseren van de MFA in beeld zijn, wordt het investeringskrediet niet direct na ingebruikname afgesloten. Naar verwachting vindt dit eind 2013 plaats. Aan deze financiële eindafrekening koppelen we een uitgebreide eindevaluatie van het totale project. De exploitatie van de tijdelijke sporthal Daalseweide wordt over 2012 met een onderschrijding van ongeveer € 40.000 afgesloten. Deze exploitatie loopt door tot de ingebruikname van de MFA. In 2013 worden de gevolgen van de exploitatie en het beheer van de MFA en de andere vijf binnensportaccommodaties in Maarssen door Sportfondsen duidelijk. Eventuele benodigde reparaties in de hiervoor geraamde bedragen zullen via de planning & control-cylus aan uw raad worden voorgelegd.
11.
Risicomanagement
Vanaf het begin van het project wordt aan risicomanagement gedaan. De projectleiding rapporteert regelmatig over risico’s die ontstaan binnen het project. Op dit moment is, gelet op de complexiteit van het project, sprake van een bepaalde mate van risico en onzekerheid. De belangrijkste risico’s op een rij: -
Exploitatie tijdelijke accommodatie drukt nog voor een deel op de begroting 2013; kosten niet geraamd;
-
Mogelijk laatste tegenvallers tijdens de bouw, al dan niet met een vertraging als gevolg: dit leidt tot extra kosten;
-
Aanpassingen aan het gebouw en gevolgen voor de expoitatie als gevolg van niet volledig betrekken bibliotheek (ruimte) en dansstudio’s (extra kosten);
-
Mogelijk lagere grondopbrengst in combinatie met uitgestelde verkoop van de huidige bibliotheeklocatie Maarssenbroek;
-
Stichting beheer en exploitatie: indien onverhoopt mocht blijken dat de btw toch niet teruggevorderd kan worden (extra kosten).
Alle in beeld gebrachte risico’s zijn echter beheersbaar en (tot op dit moment) financieel afdekbaar.
12.
Planning
De opgestelde planning is leidend voor de diverse acties. Op onderdelen zijn enige verschuivingen in tijd opgetreden en de planning is daarop aangepast. De recente vorstperiode is
12
niet van invloed geweest op het bouwproces van de MFA zelf. De werkzaamheden rond de terreininrichting hebben hierdoor wel vertraging opgelopen, net als één onderdeel van de nutsvoorzieningen (riolering). De bouw is al met al voorspoedig verlopen en ten opzichte van de originele planning is nauwelijks sprake van vertraging. De oplevering van het gebouw is bepaald op 19 februari 2013, het buitenterrein zal later gereed zijn. Het gebouw zal gefaseerd in gebruik genomen worden vanaf maandag 18 maart. De officiële opening zal (voor de zomervakantie) plaatsvinden als het gebouw helemaal af is, volledig in gebruik is genomen en ook de terreininrichting is afgerond.
13
