Voorstelling BTExpo 2008 Brussel Travel Expo 5 de editie : 10 & 11 DECEMBER Tour & Taxis

Voorstelling BTExpo 2008

Brussel Travel Expo

5de editie : 10 & 11 DECEMBER 2008 @ Tour & Taxis

www.btexpo.com

Presentatiedossier BTExpo 2008 P. 2

Inhoudstabel 1. Algemene informatie 2. De troeven van BTExpo 3. BTExpo getuigenissen 4. Business, Networking & gemoedelijkheid 5. Marketing & Communicatie 6. Partners en ondersteunende organisaties 7. Beursplan 8. Formules standen 9. Sponsoring mogelijkheden 10. Exposanten lijst 2007 11. Deelnemersreglement 12. Bijlagen

P. 3 P. 4-5 P. 6 P. 6 P. 7 P. 8 P. 10 P. 11-12 P.13-15 P. 16 P.18 P.20


1. Algemene informatie BTExpo Brussels Travel Expo De jaarlijkse afspraak voor toerisme professionelen in België 5de editie

Woensdag 10 & donderdag 11 december 2008 Tour en Taxis Brussel

Bezoekers Reisagenten, ketens of onafhankelijken Verkopers van implants Agentschappen van zakentoerisme en MICE Reisverantwoordelijken, aankopers binnen bedrijven Corporate reizigers Leiders in de reiswereld Autocaristen Verenigingen en groeperingen Markt- en product verantwoordelijken Communicatie agentschappen Journalisten Eindejaarsstudenten

Forfait communicatie & Sponsoring : vanaf 300,- € « à la carte » diensten è zie sponsoring dossier

Exposanten Tour operators Transport Receptif agents Hotels en verblijfsarragementen Cruises, en riviercruises Toerisme Diensten Technology Beroepsverenigingen Event, Consultenties Diensten, toeleveringsbedrijven Verzekeringen Golf Wellness et Thalassotherapie Auto Verhuur Luchtvaart Media Opleidingen, …

Leisure Corporate Event & Meeting Business 264 exposanten 3 900 professionelen

Standen prijzen Stand « Space Only » vanaf 261,25€/m² Uitgeruste stand vanaf 294,50€/m² Meeting Desk vanaf 1.187,50€


2. De troeven van BTExpo Kwaliteit, professionalisme, verscheidenheid aan bezoekers

Répartition des visiteurs BTExpo 2007

100% vakbeurs 55% van het Belgische distributienet bezoekt jaarlijks BTExpo 56 % van de bezoekers zijn reisagenten Alle takken van de toerisme sector zijn aanwezig Een evenwicht tussen verkopers en management

Autres professionnels Officiels TO Autocaristes Meeting&Incentive& corporate buyers

Een uniek platform voor networking en opleidingen in België Verscheidenheid aan exposanten Business georiënteerd salon Momenten en ruimtes gecreëerd voor networking : workshops, Forum, Vip Lounge, networking dinner, party voor reisagenten, zakelijke get-togethers,…

Steun en medewerking van de Nederlandstalige en Franstalige vertegenwoordigers van de toerisme sector

Agents de voyage

Media Hotels&DMC Etudiants

Répartition visiteurs 2007 par fonction

Direction

Sterke media aanwezigheid Opportuniteiten voor sponsoring, evenementen en uitgebreide marketing : voor, tijdens en na de beurs Multi-merk en multi-kanaalcommunicatie, gericht naar alle segmenten uit de industrie Ervaren, resultaat-gerichte organisatoren

agents de comptoir

autre

Verdeling exposanten 2007 D.M.C.& incoming 85 Media Hotels 50 Landtransport Luchtvaart 43 Cruises Tour Operators 40 Verzekeringen Toerisme diensten 39 Evenement organisatoren Technologieën 13 Diensten & Logistiek Verenigingen 11 Opleiding & Werving

10 8 7 6 5 5 3


… De troeven van BTExpo …

Tarieven toegankelijk voor elke onderneming

30 partners in 2007 : professionele verenigingen, overheidsbedrijven, distributieketens, media 140 journalisten, 60 perskanalen vertegenwoordigd in 2007 Overhandiging van de Walter Baeke prijs aan de beste toerisme journalist van het jaar Databank van 9 800 contacten in België en omliggende landen

Meeting table vanaf 1.187,50 € Uitgeruste stand vanaf 294,50 €

5 jaar ten dienste van alle vakmensen uit het toerisme


3. BTExpo 2007 getuigenissen

“Wij hebben verschillende positieve echo’s gehoord vanwege de bezoekers. Deze editie was een ‘bon cru’” Valérie Wynants, marketing verantwoordelijke Mondial Assistance « PTC Hotels kan alleen maar verheugd zijn met dit salon : wij registreerden een duidelijke toename van het aantal bezoekers op de stand, gepaard met veel contractaanvragen » David Sprecher Directeur PTC Hotels « Excellent ! » Philippe Kempinaire Manager Job4tourism « Ik vond het salon bijzonder goed georganiseerd, ik was zeer tevreden met de contacten die ik tijdens deze twee dagen kon realiseren, in het bijzonder het Networking Dinner was indrukwekkend. Het idee is fantastisch en rijk aan uitwisselingen. Ik feliciteer het voltallige team met dit geslaagde evenement.” Martine Deschepper Managing director Be gold Worldwilde « Onze 1ste deelname aan BTExpo was reeds een schot in de roos. Keep up the good job” Luc Maes, Kuoni « Excellent, de bezoekers zijn werkelijk op zoek naar informatie, toenemend aantal bezoekers, een ontwikkeling van een netwerk dat groeit. BTExpo wordt meer en meer professioneel, beter en beter georganiseerd, en houdt goed rekening met evaluatie opmerkingen gemaakt omtrent vorige edities. Onze stand was nooit verlaten.. De verbeteringen t.o.v. de twee vorige edities maken van BTExpo een evenement dat niet meer weg te denken is op de Belgische toeristische markt » Benoit Hodeige, Sales Executive Athema. « Veel nieuwe contacten en opportuniteiten om klanten te ontmoeten. Zeer goede sfeer” Johan Mertens, Senior Product Manager Live2 Travel


4. BTExpo 2008 op het programma : Business, Networking, Sfeer Programma Woensdag 10 december 2008

Donderdag 11 december 2008

9h30 -10 h15 10h30 11h30 18h 18h30- 23h30

11h00 18h00-21h30 21h30 –01h00

Meet & Greet Breakfast exposanten Opening BTExpo 2008 Officiële inhuldiging van het salon Sluiting voor bezoekers Networking dinner

Opening Nocturne en BTExpo Walking Cocktail Travel agents party

De evenementen BTExpo 2008 Meet & Greet Breakfast : gloednieuwe afspraak voorbehouden aan alle exposanten. Een moment speciaal gecreëerd om, al voor de officiële opening van het salon, contacten te leggen en banden te smeden. Toegankelijk voor alle exposanten. Networking dinner : 2de Editie van dit exclusieve werkdiner dat in 2007 erg op prijs werd gesteld. Tijdens dit evenement stelt BTExpo U in de gelegenheid Uzelf en uw activiteit voor te stellen en uw zakelijke contacten uit te breiden. Een uiterst efficiënte afspraak met 250 deelnemers, waaronder de 50 meest belangrijke reisagenten en de sleutelfiguren uit de toerisme industrie en media. Gegarandeerde resultaten. Reservatie verplicht. De Nocturne BTExpo 2008 : BTExpo opent voor de 1ste maal zijn deuren tot 21h30 en stelt daarmee de reisagenten in de gelegenheid om optimaal van de aanwezigheid van de exposanten te profiteren. We blijven in een professionele omkadering waar gezelligheid troef is tijdens een gemoedelijke walking cocktail die zal worden aangeboden over de volledige expositieoppervlakte. Om de exposant niet te belasten met de logistieke beslommeringen, wordt de catering verzekerd door de organisator. Travel Agents Party : BTExpo viert zijn 5de verjaardag met een « must » party voor alle reisagenten. Een spetterende afsluiter van de jubileum editie van het salon.


5. BTExpo 2008 : Marketing & Communicatie

Professioneel media en pers plan (toerisme) : Travel Mag, Tour Mag, Info Travel, Travel Express, BBT online, Freesun News, Travel2 E-mailing (8000 actieve e-mail adressen) Phone marketing naar alle Belgische reiskantoren Uitnodiging van de travel managers van de grootste bedrijven Flyers, brieven, postkaarten…directe marketing gericht aan de reisagenten Persconferenties en regelmatige persberichten Networking en informatieve avond met de exposanten 2 maanden voor de beurs (doel: de belangkrijkste communcatie acties extra toelichten de diverse medewerkers en collega-exposanten ontmoeten) Een zeer uitgebreid palet aan doelgerichte acties naar bepaalde doelgroepen (autocaristen, inkopers en travel managers, reiskantoorketens, ...)


6. BTExpo 2008 : Partners & ondersteunende organisaties BTExpo werkt met de steun en raadgevingen van de volgende organisaties en organismes : ABTO : Association of Belgium Tours Operators VVR : Vlaamse Vereniging voor Reisagenten UPAV : Union Professionnelle des agents de Voyages FAVI : l’Organisation professionnelle pour agents de voyages indépendants VLARA : VLaamse Associatie van ReisAgenten BTO : Belgian Travel Organisation BAPCO : Belgische Associatie Voor Professionele Conferentie organisators BATM : Belgian Association Travel Managers FBAA: Federatie van de Belgische autobus – en autocarondernemers en van Reisorganisatoren GFG : Garantiefonds Reizen SKAL Club International Netwerken en economische groeperingen zoals : SELECTAIR, FAVI, TRAVELGROUP, TRAVELCOOP, AVITOUR, VOYAGES WASTEELS, MERCATOUR

Belangrijkste Sponsors BTExpo 2007


7. BTExpo 2008 : Beursplan

RESTAURANT

Pendel dienst

CONFERENTIES

VIP

Aviation Village

RESTAURANT

Destination Zone

GOH INGANG

FORUM

PARKING Tour & Taxis

Pendel dienst


8. Stand formules Naakte ruimte – of bijna…

A) STAND “SPACE ONLY” - min 12M² / max 72M² per merk Een ruimte die optimale vrijheid qua inrichting biedt, ideaal voor grote oppervlakten. Vanaf 261,25€/m². o Ter beschikkingstelling van de algemene diensten verbonden aan het salon : verwarming, verlichting van de hall, tapijt van het salon, toiletten, vestiaires, onthaalservice… Erkend standenbouwer : Exhibit International – Eric Vandenhulle Tel : 0032 2/219.51.36 Email : [email protected] B) STAND « SMART SPACE » (min 12M² - max 72M² per merk) Een slim bedachte, naakte oppervlakte voor U ontworpen! Gegarandeerde tijd- en geldwinst, dé oplossing indien U met meerdere partners deelneemt ! SMART SPACE – Vanaf 380,-€/m² o Beschrijving van een Space only stand (A) o Truss structuur (metalen structuur) o Licht: 4 spots; electriciteitspunt o Tapijt (kleur door u te bepalen) o Drukken van herbruikbare gepersonaliseerde banners SMART SPACE + Mogelijkheid om bij Exhibit International tegen voordeeltarieven extra meubels, wanden, planten, multistekkers … te bestellen Mogelijkheid uw eigen banners op te hangen.


… Stand formules … Uitgeruste ruimte C) BASIC STAND (vooraf ingericht) - min 6m² Een erg aantrekkelijk tarief voor een volledig uitgeruste en gepersonaliseerde stand met uw eigen meubilair. Minimum 6M² of 9M² - Vanaf 294,50€/m² Beschrijving van een Space only stand (A) De panelen in gebroken wit – hoogte 2m50, breedte 95cm De schuine panelen 2,75 m geel of groen aan het gangpad 1 uithangbord met de firmanaam – 1 m x 40 cm 2 uithangborden voor de hoekstanden Verlichting : 1 rail & 3 spots*, 1 electriciteitspunt Gekleurd tapijt *Gewijzigd voor de standen van 6M²: 2 spots. Keuze en gelimiteerd aantal beschikbare standen

D) STAND ALL IN (Sleutel op de deur) – min 6M² Een volledig aanbod, praktisch en voor een optimale efficiëntie! Minimum van 6M² of 9M² - Vanaf 308,75€/m² Beschrijving van een Basic stand (C) Het meubiliar : 1 ronde tafel & 3 stoelen* « Isis » Papiermand *, ficusplant * 1,60 M *Gewijzigd voor de standen van 6M² : een ronde tafel, 2 stoelen, geen plant. Mogelijkheid om op aanvraag het meubilair te wijzigen.

E) MEETING DESK – beperkte keuze en aanbod Zichtbaarheid aan een democratische prijs! Vanaf 1.187,50€ o Beschrijving van een Space only stand (A) o De panelen in gebroken wit – hoogte 2M50, breedte 0,95 M o 1 afsluitbare toog, 1 hoge stoel,1 papiermand o 1 persoonlijk brochurerek (3 legplanken) o 1 standaard uithangbord : witte letters o Gekleurd tapijt & 1 electriciteitspunt o Forfait « Dienst aan Exposanten »


9. Sponsoring voorstellen Een offerte op maat BTExpo bedacht en ontwikkelde diverse mogelijkheden om uw zichtbaarheid te verhogen en U te onderscheiden van andere merken, uw naambekendheid te verhogen en uw imago kracht bij te zetten bij de professionelen uit de toerisme industrie.

Voor elk budget wat wils In functie van uw marketingstrategie en uw budgetten, biedt BTExpo U een sponsoringformule aan die het best aansluit bij uw budget. Enkele voorbeelden :

·

Zichtbaarheid

U kan vlaggen plaatsen aan de ingang van het salon en verspreid over de parking. Ook enkele plaatsen binnen de beurs, zijn voorzien voor dit doeleinde. Deze formules garanderen U zichtbaarheid zowel binnen als buiten de beurs.

·

Party Indien U een dynamisch image wenst uit te stralen, dan raadt BTExpo U aan uw merk in de verf te zetten op de Travel Agents Party.

·

Bootschap en naambekendheid

BTExpo biedt aan al zijn sponsors de mogelijkheid zijn databank te benutten om in één enkele keer de volledige toerisme industrie te bereiken door middel van een gepersonaliseerde nieuwsbrief (deze nieuwsbrief wordt verstuurd door BTExpo)

Opmerkingen

· Alle sponsors krijgen een vermelding op de website en in diverse communicaties van BTExpo (nieuwsbrieven, publicitaire inlassingen, persvoorstellingen, …) · Er bestaan uitgebreide sponsoringmogelijkheden en BTExpo staat open voor vernieuwende voorstellen


… Sponsoring voorstellen … VOOR BTExpo

SPONSORING TIJDENS BTExpo

Newsletter Gepersonaliseerde door BTExpo

250€ / newsletter

Vlaggen/cover 35€/ vlag (vlaggen + steun geleverd en geplaatst door de sponsor)

Newsletter Gepersonaliseerde door de sponsor

100€/ newsletter

Vlaggen 70€/vlag (vlaggen + steun geleverd en geplaatst door BTExpo)

Newsletter BTExpo Korte aankondiging Fax BTExpo Logo en kleine advertentie op onze Faxen gericht aan alle reiskantoren

50€/ aankondiging 100€/ aankondiging

Web Logo Hoofdsponsor: www.btexpo.com

1250 €

Web banner

150€/ maand

Postkaart 600€/ +/- 4000 kaarten Postkaart gepersonaliseerd door de sponsor maar door BTExpo gerealiseerd en verstuurd naar alle reiskantoren

Vlaggen 150€/ vlag (geproduceerd door BTExpo aan de hand van files geleverd door de sponsor) Shuttles 800€ (op de parking, shuttles geleverd door de sponsor en bestuurders geleverd door BTExpo) Publiciteit in de shuttles

150€/ folder

Poster (Poster op strategische locaties)

35€/m²

Press room (Poster)

40€/m²

Catalogus - Standaard 550€/p - 2nd cover Page (binnenin) 700€/p - Back cover 800€/p - Double Page 1100€/p Het logo (toont het logo van uw bedrijf op het beursplan


Sponsoring offerte … cont SPONSORSHIP Toegang tot de VIP lounge 550€ / sponsor De sponsor ontvangt een pass geldig gedurende twee dagen. Bovendien ontvangt hij 4 toegangskaarten geldig één dag voor zijn gasten. De naam van de sponsor wordt vermeld op het paneel aan de ingang van de Vip-lounge en op alle BTExpo communcatie. De toegang tot de VIP-lounge is strikt voorbehouden aan de exposanten in het bezit van een pass en aan zijn gasten. De sponsor kan bijkomende VIP pasjes aankopen aan 25 €/pass/persoon. The VIP-lounge biedt een gratis kwaliteitsservice aan alcoholische en niet-alcoholische drankjes en hapjes. Snack 1500€ Verhoog uw zichtbaarheid en sponsor een snack! Grond markeringen 2000€ Adverteer op de grond elke X meter vanaf de ingang van de beurs tot aan uw stand. Maximum 10 adverteerders. Bezoekers tassen

2000€

Logo 1000€ Elke bezoeker ontvangt een zak geleverd door de sponsor twee weken voor de aanvang van de beurs. Geschenken 300€ Een licht voorwerp geleverd door de sponsor en door BTExpo in de bezoekerszakken gestopt

DURING BTExpo Huur van een conference room (45min) (Voor persconferenties, workshops…)

550€

Logo op de badge

1500€

BTE Quiz 130€ Trek meer bezoekers naar uw stand door een precieze vraag te stellen die verband houdt met uw firma/product/activiteit Logo op het menu van het restaurant

300€

First day Cocktail 4200€ Cocktail aangeboden op het einde van de eerste dag om 7:00 p.m. op de stand van de Guest of Honour Second day Cocktail 3500€ Afsluitcocktail aangeboden op de tweede dag om given the 5:30p.m. op de stand van de Guest of Honour Ophangborden in de hall van de beurs Uw firmanaam, standnummer en logo op onze straatpalen!

250€


10. Lijst van de exposanten 2007 Airlines

Adria Airways Air Austral Air Baltic Air Namibia Air Seychelles Air Tahiti Nui Air Transat Austrian Airlines Bangkok Airways Brussels Airlines Chapman Freeborn Airchartering China Airlines Condor Ethiopian Airlines Egyptair Estonian Air Etihad Airways Hainan Airlines Jet Airways Lan Airlines Malev Hungarian Airlines Qantas Airways Royal Air Maroc Sky Europe Sri Lankan Airlines Tacv Cabo Verde Airlines Thai Airways International The Aviation Factory Vlm Airlines

Airlines Brokers & Representatives Fly2 Day Skyways Travelex

Aviareps Kales

Airports

Aeroport De Lille Brussels Airport Brussels South Charleroi Airport Liege Airport

Associations

Les Receptifs Leaders Les Receptifs Reunis Mercatour Selectair Travel Alliance Travelcoop

Car Rental

Avis Holiday Autos Holiday Cars Sixt Rent A Car / Sixt Holiday Cars Sunny Cars

Cruises & Ferries Operators Companies Des Îles Du Ponant Costa Cruises Msc Cruises Navicruise Plein Cap Silversea Cruises Sncm Corsica

Destination Management Companies

Andrew The Travel Company - Sri Lanka Baltic Travel Group Bbt Barry Guinea Bolshoi Tourism - Russia Bourbon Tourisme & Papangue Tours - Reunion Island China Tours Concorde Travel & Tours - Mauritius Dallago Tours & Safaris - Kenya Detone Travel Solutions - Slovakia Doni Cocarcera - Moldavia Eastwind Holidays - India Flash Tour - Egypt Fulani Travel - Mali Etnotur - Moldova Executiv Tours - Cabo Verde Geo Solutions - America Gerenuk Safaris - Tanzania Global Tourisme International Canada Hesperides Voyages - Libya ) Inkaterra - Peru Indochina Incentive House/ Toan Vinh Tours - Asia Jcm Australia - New Zealand Karaweik - Birma Kms Central Asia Kompas - Slovenia Italvision - Italy Mctransylvania - Roumania Native Trails - Mexico Orient Voyages - Uzbekistan Pro Chile Promenada - Poland Robinson Scandinavia

Rsi Travel - Italy Savanna Tours & Safaris Seychelles Reservation Sikiliza Adventure - Africa Supravia Incoming & Incentives Slovakia Taï-Yang - China Transmeeting - Maroc Uday Tours & Travel - India Urga - Mongolia Viva Latina Tours - Chile Voyages De L'île

Education & Recruitment Ecsedi - Isalt Flexpoint Jobs4hotels Jobs4tourism

Entertainment Parks Puy Du Fou

Event Support Services Companies Onetec

Events Management Company Beat The Event

Export Promotion Bureau Camera Di Commercio Di Cuneo Ci - Cape Verde Investment Prochile


Hotels & Hotel Chains

Accor Best Western Hotels Goeres Hotel Group Luxembourg Grand Hotel Europe - St Peterburg Groupe La Mere Poulard Groupe Pierre & Vacances Hilton Northolme Seychelles Hotel Le Royal 5* - Leading Hotel Of The World Hoteles Elba / Sheraton Fuerteventura Hotellerie Creole, Independante Et Familiale Hotels Circuits France Jardines De Nivaria Le Saint Alexis Limak Intl. Hotels & Resorts / Atlantis & Limra & Arcadia & Lara Hotels & Resorts Maritim Mauritius Mondorf Parc Hotel**** Naiade Resorts Oasis Atlantico Pressburg Hotels Sani Resorts Sava Hoteli Bled Tatrahotel Welcome Villa Belrose Wow Resort Hotels (Tk)

Hotels Reservation Center

Transhotel Ptc Hotels.Com - Bte Hotel Partner

Insurances

Artas De Europese - L'europeenne Europ Assistance Mapfre Asistencia

Mondial Assistance Touring

Media

Dv Productions Infotravel – I-Mail Kreo Media Travel Express Travel Productions

Rail

Rail 1 Rail Europe

Service & Logistic Companies

Ace Ricoh Be Gold Worldwide Comptoir Corail - Reunion Island Connections - Reunion Island Euro Top Service (E.T.S.) Promo Planning Select Service Partner (Ssp) Seychelles Connect

Technology Companies

Amadeus Belgian Travel Network (Btn) Boostonline Digidyn Evolutive Systems Gateway Net Computer O.Media Servico Win-R2 (Evolutive Systems) Worldspan By Travelport & Galileo By Travelport

Tour Operators

7 Plus Africadona Andrews Travel Sri Lanka Antipodes Arthema (Voyages Art Et Culture) Bb Voyage Beltur Christophair Corsica Travel Donatello Escape (T.A.) Euram Exclusive Destinations Expair Tours Frantour Horizon Select Belgium Intermed Kuoni Lagrange Live2travel Mondotours Morabeza Morabitur Odysseus Orient Voyages Pam Vermeulen Qantas Holidays Rainbow Rantour Raphaello Rsi Travel Group - Italy Satur Travel Sensations Terre D'afrique Transeurope Transorient Uniglobe Vakantiegenoegens Your Travel

Tourism Boards

Abu Dhabi Arbois Tourisme Association Tourisme Sud Réunion Bulgaria Cameroon Croatia Cuba Cyprus Czech Tourism Egypt Grand Duche De Luxembourg Graubünden Tourism (Switzerland) Greece Guinea Tourism India Tourism Authority Jamaica Luxembourg City Tourist Office & Convention Bureau Maison De La France : Cci Lot Corsica Tourisme Digest Crt Pays De La Loire Ct Guyane Ct Reunion Island - Guest Of Honour 2007 Guadeloupe Martinique Malta Tourism Authority Nouvelle Caledonie Tourisme Pakistan Postojnska Jama Turizem (Slovenia) Region Apulia Roumania Seychelles Slovakia Spain Tahiti Tourisme


11. Deelnemingsreglement 1. Definitie

Dit reglement definieert als «exposant », de exposant zelf en de firma wiens referenties zich op de achterzijde van deze bestelbon bevinden, zijn of haar werknemers, aangestelde of mandatarissen en als «organisator », de naamloze vennootschap «BTExpo».

2. Voorwerp Dit reglement heeft betrekking op al de door de N.V. « BTExpo » georganiseerde manifestaties, hierna «het salon » genoemd.

3. Toelating

Rekening houdende met het concept van deze beurs, behoudt de organisator zich het recht voor om elke toelatingsaanvraag te aanvaarden of weigeren zonder de redenen van een eventuele weigering te moeten rechtvaardigen. Zo kan de organisator ook steeds een aanvraag weigeren die hij reeds eerder had toegestaan. Het weigeren of annuleren van een aanvraag tot deelneming houdt niet in dat er enig andere schadevergoeding dient betaald te worden dan het volledig terugstorten van de gestorte aanbetaling.

4. Reservaties Voor al de reservaties dient men gebruik te maken van het door de organisator verspreide document, met name de «bestelbon ». In uitzonderingsgevallen kan men met een gewone brief of met een fax reserveren, met de toelating van de organisator. Voor een dergelijke reservatie zullen voorwaarden gelden die vermeld zijn op de bestelbon van de organisator. Door de bestelbon te ondertekenen, verbindt de exposant zich tot de betaling van de verschuldigde bedragen binnen de bepaalde termijnen en de op de bestelbon vermelde modaliteiten. De reservatie is persoonlijk en niet-verhandelbaar, dus er is geen wijziging van huurder of bezetter van de plaats of de stand mogelijk zonder schriftelijk akkoord van de organisator. . De reservatie is vast en definitief. Ze kan alleen worden geannuleerd indien de exposant de organisator een vervanger voorstelt en dit hiermee akkoord gaat.

5. Betaling Elke door de organisator opgestuurde bestelbon houdt de volledige betaling in van de totaliteit van het voorziene bedrag. Behalve in geval van een vervanging zoals wordt aangehaald in punt 4, zal er geen enkele som aan de kandidaat-

exposant/exposant worden teruggestort, die zich om gelijk welke reden ook zou terugtrekken. Alle facturen zijn volstrekt contant betaalbaar. Indien 30 dagen na de factuurdatum de volledige betaling niet uitgevoerd is, , zal de exposant bovendien een vergoeding voor beheerkosten van 20 € verschuldigd zijn. De verschuldigde sommen zullen van rechtswege, zonder voorafgaande kennisgeving en ingebrekestelling, een rente dragen van 7 % per jaar. Volgens de wet van 2 augustus 2002 tegen betalingsachterstallen in transacties, zal de organisator bovendien in het geval van inning langs gerechtelijke weg de inningskosten kunnen opeisen. De exposant kan pas over zijn/haar stand beschikken na de volledige betaling van de gefactureerde sommen.

6. Plan van het salon

De organisator zal zich inspannen om te voldoen aan al de aanvragen voor een precieze plaatsbepaling en dit in functie van het binnenkomen van de reservaties.

7. Toestellen, machines, meubilair (hierna «materieel » genoemd) Over het algemeen moeten de exposanten erop letten dat zij bij het gebruik van het materieel de technische en juridische normen respecteren. Hun materieel mag noch qua geluid, noch qua licht de kwaliteit van de naburige stands hinderen. Alleen de organisator is bevoegd om te oordelen zo er zich in dit opzicht betwistingen zouden voordoen. Daarnaast moet elke exposant zich verzekeren tegen elk probleem of elke schade die kan voortvloeien uit het materieel waarover hij/zij op zijn/haar plaats/stand beschikt. In ieder geval is het ten strengste verboden om materieel in de zalen binnen te brengen zonder voorafgaandelijk akkoord van de organisator. De organisator kan allerhande materieel ter beschikking stellen van de exposanten. Men kan de documenten hieromtrent bekomen bij de organisator.

8. Verboden producten Men mag geen toxische of explosieve producten of andere al even gevaarlijke producten mee naar binnen brengen in de zalen van de beurs.

9. Publiciteit, reglementen voor een goed nabuurschap en geluidsoverlast

Op risico dat een stand zonder voorafgaandelijk waarschuwing noch schadeloosstelling zou gesloten worden, verbiedt men de exposanten uitdrukkelijk om: 1) hinderlijke of andere demonstraties te geven om de aandacht van de klanten te trekken, ongeacht de manier waarop deze worden gegeven of om gebruik te maken van een vorm van publiciteit die de naburige stands en hun bezoekers zou kunnen storen. 2) Vooruitspringende voorwerpen aan de buitenkant van de stand te plaatsen. 3) Aan elke zijde van uw stand moet 1 meter worden vrijgelaten aan de kant van de gang om een aangenaam algemeen uit zicht t e behouden (geen panelen en/of scheidingswanden). 4) Het ter beschikking gestelde materieel op een of andere manier te beschadigen. 5) De ter beschikking gestelde panelen te schilderen of om er nagels in te slaan. De organisator staat open voor allerlei activiteiten, in zoverre deze beantwoorden aan het algemeen karakter van de tentoonstelling, Deze activiteiten gaan door in een aparte zaal die hiervoor door de organisator ter beschikking wordt gesteld. Ze zijn wel onderworpen aan een voorafgaandelijk goedkeuring van de organisator. Ook moeten ze voorafgaandelijk in de planning van de organisator een plaatsje krijgen. Zo mogen de exposanten in hun stand ook geen publiciteit maken voor of demonstraties geven of enig ander materieel, producten of diensten voorstellen dan die zaken die werden gebruikt om hun deelneming te rechtvaardigen en die zij regelmatig verkopen en meer in het bijzonder voor het materieel, de producten of diensten die zij verkopen, lenen of huren via andere firma’s dan deze van de exposant. Elke inbreuk op dit verbod zal worden gesanctioneerd met een dwangsom van 1.000,00€ per dag dat de inbreuk wordt gepleegd en per desbetreffend product of dienst.

10. Indeling De exposanten moeten zich strikt houden aan het technische dossier dat hen door de organisatoren werd overgemaakt. Hier vindt men de juiste beschrijving van de plaatsen, de gemonteerde standen en de «sleutel op de deur » standen terug. Elke exposant die een stand «blote grond » (individueel of in groep) reserveert weet dat hij op geen enkele bijkomende dienstverlening recht heeft (ook niet op elektriciteit, noch meubilair), dat hij zich hier bijkomend moet op voorzien. De stands moeten in een onberispelijke staat worden gehouden. Verpakkingsmaterialen, voorwerpen die niets met

de presentatie te maken hebben, papier en kisten moeten verborgen blijven voor het oog van de bezoekers. Standen waar men kan proeven of die dienen voor het klaarmaken van voeding, schotels of dranken zijn uiterst strikt verboden. Om de bij Tour & Taxis van kracht zijnde constructiereglementen in acht te nemen, moeten de exposanten die zelf hun stand bouwen aan de organisator een gedetailleerd plan van hun project ter goedkeuring voorleggen (juiste afmetingen en visualisatie). Deze documenten moeten ten laatste 5 weken voor het begin van de activiteit toekomen voor nazicht en om een schriftelijke goedkeuring te bekomen. Al de gebruikte materialen werden brandwerend gemaakt en beantwoorden aan de internationale veiligheidsnormen. Daarenboven mag geen enkele installatie de toegang tot de brandkranen, dozen en elektriciteitsborden belemmeren.

11. Goedgekeurde Bouwer van Standen

De firma Exhibit International is de door de tentoonstelling goedgekeurde bouwer van standen die ter beschikking staat van de exposanten voor allerhande inlichtingen inzake de inrichting van de standen. Exhibit International - 233 Koningstraat, B- 1210 Brussel - Tel : +32 2 219 51 36 Fax : +32 2 219 36 92 - www.exhibit-international.com De exposanten die hulp nodig hebben voor de opbouw van hun stand, kunnen beroep doen op de diensten van deze officiële contracterende partij en hem/haar vragen om een vrijblijvende offerte zonder aankoopverplichting op te stellen. De kosten voor de opbouw van de stand worden onmiddellijk door Exhibit International aan de exposant opgeëist en gefactureerd.

12. Producten en diensten De exposanten worden geacht in het bezit te zijn van al de rechten en vergunningen die nodig zijn voor de presentatie van de producten en diensten die zij in hun stand voorstellen. De organisator is hiervoor geenszins verantwoordelijk, zelfs niet in het geval van oneerlijke concurrentie tussen de exposanten onderling of ten opzichte van derden.

13. Verplichte verzekering De organisatoren en de eigenaar van de gebouwen kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor verlies, vernieling van of beschadiging aan de materialen of de goederen die toebehoren aan de exposanten of aan alle andere personen, voor de schade die het gevolg is van diefstal, brand of tengevolge van gelijk welk andere reden ook. Zij worden niet verantwoordelijk gehouden voor om het even welke graad van verlies of schade die door de exposant wordt geleden, tengevolge van een gebrek aan het gebouw, of werd veroorzaakt door brand, storm, onweer, bliksem, oproer van

burgers, oorlog, vakbondsacties, staking of lock-out, explosies, ongevallen, gevallen van overmacht, terroristische bedreigingen of door gelijk welke andere oorzaak die zij niet onder controle kunnen hebben. Op dezelfde manier kan de exposant hen ook niet verantwoordelijk houden indien tengevolge van dergelijke omstandigheden, het salon niet kan doorgaan, te laat doorgaat, wordt uitgesteld of geannuleerd en niet kan worden gehouden omdat men het gebouw geheel of ten dele niet kan gebruiken. De exposant gaat akkoord met het voorgaande en zal zich hiertegen verzekeren voor de totale waarde van de vervanging, de inhoud van zijn stand, alsook de volledige uitrusting en de erbij behorende materialen. De toegang tot de stand zal kunnen geweigerd worden aan al de exposanten die niet kunnen bewijzen dat ze de verzekeringspremies voorafgaandelijk hebben betaald voor de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.

14. Uitstel en annulering Verhindering, uitstel of annulering tengevolge van de in artikel 13 opgesomde voorvallen of door het feit dat men het gebouw gedeeltelijk of volledig niet in gebruik kan nemen kunnen in geen geval een oorzaak zijn voor het instellen van een eis tegen de organisatoren of de eigenaar van de gebouwen. Bovendien houden de organisatoren van het salon zich het recht voor, zonder dat de deelnemers een schadeloosstelling kunnen eisen om op gelijk welk moment de duur van het salon te verlengen, om het salon te verdagen, uit te stellen of vroegtijdig te sluiten of om het elders te laten doorgaan, op een andere plaats dan deze die men aanvankelijk had voorzien of zelfs nog om de datum te veranderen en dit voor het welzijn van of in het belang van het salon. Zo het zeker is dat het salon niet kan plaatsvinden dan zullen de aanvragen voor een plaats zonder meer worden geannuleerd. De resterende gelden die overblijven nadat al de aangegane uitgaven werden betaald zullen onder de exposanten worden verdeeld en dit prorata de bedragen die door elk van hen werden gestort, zonder dat men zijn rechten op schadevergoeding tegen de organisatoren moet doen gelden op basis van om het even welke grond of oorzaak.

15. Demontage Zonder een schriftelijke toestemming van de organisator, mag geen enkele exposant zijn stand beginnen te demonteren, zelfs niet gedeeltelijk, zelfs niet stilletjes voor de dag en het uur die werden opgegeven in het technische dossier en dus – op zijn vroegst – 5 minuutjes na de officiële sluiting van de beurs. Anderzijds moeten de plaatsen worden leeg - en schoongemaakt op de voorziene datum. Na het verstrijken van deze datum zal de organisator al het materiaal en de goederen beginnen te verwijderen zodat de lokalen er weer zo netjes

uitzien als op het moment dat men ze ter beschikking van de exposant heeft gesteld en dit voor rekening en risico van deze laatste en op zijn/haar kosten. De organisator behoudt zich bovendien het retentierecht voor op de goederen en het materieel van de exposanten die niet voldeden aan al de clausules en voorwaarden van dit reglement. In dit opzicht hoeft de organisator geen enkele juridische formaliteit te vervullen.

16. Catalogus De organisator registreert de exposant in de officiële catalogus. De gepubliceerde gegevens zullen gebaseerd zijn op elementen afkomstig uit de door de exposant ingevulde documenten die hem/haar speciaal hiervoor worden overgemaakt. De organisator is niet verantwoordelijk voor fouten of hiaten die in deze catalogus zouden kunnen voorkomen. De organisator staat in voor het algemene ontwerp en het drukken van deze catalogus en hij doet dit op de volgens hem beste manier.

17. Aanwezigheid in de stand – Bezettingsrecht

De exposanten verplichten zich - in hun eigen belang ervoor te zorgen dat er steeds een afgevaardigde aanwezig op de stand is tijdens de openingsuren van de manifestatie. Deze afgevaardigde is bevoegd om bezoekers te ontvangen en hen uitleg te verschaffen. De bezetting van de stand gebeurt uitsluitend door personen die door de organisator werden aangesteld.

18. Bijzondere bepalingen

De organisator kan de voorwaarden van dit reglement wijzigen indien door de economische algemene toestand een dergelijke maatregel niet zou kunnen worden vermeden.

19. Reglement De exposanten verbinden zich er uitdrukkelijk toe om alle clausules, zonder uitzondering van dit reglement te respecteren die op strikte wijze moeten worden uitgevoerd. De organisator alleen beslist welke maatregelen dienen te worden genomen om deze clausules toe te passen.

20. Rechtspraak

In geval van betwisting zijn enkel de Rechtbanken van Brussel en België bevoegd. De buitenlandse exposant verzaakt er uitdrukkelijk aan om één of andere clausule inzake territorialiteit te doen gelden.


BIJLAGEN Bestelbon

Voorstelling BTExpo 2008 Brussel Travel Expo 5 de editie : 10 & 11 DECEMBER Tour & Taxis

Recommend Documents