VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE CRANENDONCK Registratienummer Datum raadsvergadering Datum B&W besluit Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar
30 oktober 2012 18 september 2012 M. Vermue-Vermue Joep Lafarre
Onderwerp: Gemeentehuis
Aan de raad Voorstel: 1. Besluit tot nieuwbouw gemeentehuis dd. 11 oktober 2011 intrekken. 2. Besluiten tot renovatie gemeentehuis binnen de op 11 oktober 2011 door de raad gevoteerde financiële ruimte. 3. Besluiten het krediet nieuwbouw gemeentehuis €6.559.000,- te benutten voor renovatie, bij te stellen naar €4.730.000,- en de minderlasten in te zetten voor de hogere exploitatielasten.
1. Aanleiding Al sinds de vorming van de gemeente Cranendonck in 1997 is de huisvesting van het bestuurscentrum, ambtelijke organisatie en de gemeentelijke dienstverlening onder de maat. Anno 2012 zijn door uitgestelde investeringen en onderhoud de arbeidsomstandigheden niet meer acceptabel. Recent onderzoek1 laat zien dat de klimatologische omstandigheden (warmte, koude, vochtigheid, tocht) onvoldoende zijn. De arbodienst heeft op verzoek van het college de gebreken in beeld gebracht. Helaas gaat het gebouw zienderogen achteruit, diverse lekkages aan het dak, uitval van installaties vragen om ingrijpen. Ook de huisvesting van de dienstverlening (frontoffice) past niet bij de beoogde verbetering conform het beleidsprogramma Dienstverlening. Privacy is in het gedrang, apparatuur wordt inventief aan de praat gehouden en de huidige setting straalt niet de beoogde open, transparante en toegankelijke dienstverlening uit. Het gemeentehuis in de huidige vorm is op, niet meer functioneel en kost jaarlijks onnodig extra geld in de exploitatie2.
2. Besluitvorming raad Uw raad heeft mede op basis van het voorgaande eind 2011 besloten tot nieuwbouw op locatie Capucijnerplein te Budel. Enkele maanden daarna heeft uw raad gevraagd onderzoek te verrichten naar de onderleggers van dit besluit. De raad vroeg zich af of de onderzoeken en adviezen voor nieuwbouw juist waren. Aanleidingen daartoe waren signalen vanuit de samenleving die opriepen tot behoud van het gemeentehuis, maar ook uitgewerkte alternatieven die opteerden voor renovatie van het gemeentehuis. Inmiddels is aangetoond dat de 1
Onderzoek 365 Keurcompany ligt ter inzage in leeskamer. Zie raadsvoorstel 11 oktober 2011 en Technische rapportage Gemeentehuis te Budel, Bouwaccent, 31 augustus 2012 ter inzage in leeskamer
2
RAADSVOORSTEL
onderleggers voor de adviezen en uw besluiten juist waren. De signalen vanuit uw raad en de gemeenschap tot behoud van het gemeentehuis hebben tot een heroverweging geleid. Ook is tijdens het onderzoek gebleken dat het huidige gemeentehuis een bepaalde architectonische waarde heeft. Het college heeft daarom de raad op 24 april j.l. geïnformeerd dat zij nu opteert voor renovatie van het huidige gemeentehuis binnen de gegeven financiële ruimte voor nieuwbouw.
3. Haalbaarheidsstudie Het college heeft inmiddels via een studie de haalbaarheid onderzocht en deze blijkt positief te zijn. Wij zijn van mening dat behoud haalbaar is en adviseren de raad zijn besluit tot sloop om te buigen naar renovatie van het huidige gemeentehuis. Dit uiteraard binnen de door de raad gegeven financiële ruimte. De studie is uitgevoerd door diverse deskundigen (bouwkundige, adviseur, interieur, constructie, bouwkosten) onder regie van de stuurgroep gemeentehuis. In bijgevoegd rapport kunt u de resultaten lezen. Samenvattend, is met omarming van het werkplekconcept “Het Nieuwe Werken”en het laten vervallen van uitbreidingsplannen een sluitend financieel plaatje mogelijk. Met het toepassen van Het Nieuwe Werken zijn minder werkplekken benodigd. In dit concept heeft niet iedere medewerker zijn/haar eigen werkplek en worden meerdere werkplektypen gehanteerd (zoals concentratieplekken). Tijdens de haalbaarheidsstudie is een schetsontwerp gemaakt. Hierin zijn de aanpassingen te zien die het gebouw weer functioneel maken (zoals lichttoetreding) maar ook hoe het werkplekconcept is toe te passen. Het schetsontwerp is in de bijlage 2 opgenomen. Dit schetsontwerp is opgesteld met als functie de haalbaarheid van behoud aan te tonen. Normaliter wordt een schetsontwerp opgesteld in nauwe samenwerking met haar gebruikers. Zodra de raad besluit tot renovatie zal dit schetsontwerp in overleg met betrokkenen (bv raad, OR, werkgroep Behoud ons gemeentehuis) en binnen de gegeven kaders nader worden uitgewerkt. Het schetsontwerp biedt ruimte voor nadere detaillering en keuzes.
4. Het schetsontwerp Flexibiliteit en slimmer benutten van ruimten vormen de grondslag van het schetsontwerp. In een traditioneel concept waarbij persoonsgebonden werkplekken zijn, worden de werkplekken slechts beperkt benut. Onderzoeken zoals bij de gemeente Oss tonen aan dat 75% van de werkplekken feitelijk wordt benut. Oss heeft een norm gehanteerd waarbij voor 75% van het aantal medewerkers werkplekken beschikbaar zijn. Met de toepassing van Het Nieuwe Werken in het Schetsontwerp Cranendonckse gemeentehuis is gerekend met 70%, dit op basis van ervaringscijfers. Bij nieuwbouw in den lande wordt tegenwoordig in ca. 80% van de gevallen Het Nieuwe Werken toegepast. In het schetsontwerp zijn flexibele werkplekken opgenomen zoals concentratieplekken, werkeilanden, afstemmingsplekken, overlegruimten en ontmoetingsplekken. Het Nieuwe Werken biedt niet alleen vanuit huisvestingskosten voordelen maar ook voor communicatie, samenwerking, cultuur en slimmer (projectmatig) werken. Het gebouw wordt aan de buitenkant en binnenkant zoveel mogelijk in tact gelaten. Uitgangspunten van Jan de Jong, de architect, zoals vervat in de Bossche School en het plastisch getal, worden gerespecteerd en benut. Het huidige pand heeft veel inefficiënte ruimten en weinig daglichttoetreding. Met toepassing van een groot atrium/dakvenster, het verplaatsen van 2 Behoort bij raadsvoorstel ‘renovatie gemeentehuis’
RAADSVOORSTEL
de centrale trap (en vergroting van het trapgat) wordt het gebouw van binnenuit verlicht. De ruimten zijn daardoor beter te gebruiken en het geeft invulling aan de beoogde open dienstverlening. Ook de alternatieve modellen gingen uit van een dakvenster.
5. Overdimensie door gebruik van Het Nieuwe Werken Met gebruik van het nieuwe werkplekconcept is in feite het huidige gebouw iets te ‘groot’ voor de huisvesting als bestuursdienst, ambtelijke organisatie en dienstverlening. Er is circa 14% niet benodigd. Deze kan zo mogelijk en desgewenst worden ingezet voor maatschappelijke functies, regionale taken of opvang van landelijke decentralisaties.
6. Haalbaarheid De renovatie is becijferd op een investering van €4,73 miljoen (zie bijlage 2). Daarbij is invulling gegeven aan het ruimtelijke plan van eisen, een gedegen voorzieningenniveau, flexibiliteit en voorziet in een pand dat 40 jaar mee kan. Door uw raad is vorig jaar €6,6 miljoen kredietruimte beschikbaar gesteld voor een nieuw gemeentehuis (scenario 23). Renovatie kent t.o.v. nieuwbouw echter nadeligere exploitatiekosten. Deze kostentoename moet bij het gewenste gelijkblijvende financieel plaatje gecompenseerd worden via de jaarlijkse kapitaallasten. Door dit te verrekenen is voor renovatie een investeringskrediet van circa €4,2 miljoen beschikbaar voor scenario 3 (renovatie/uitbreiding). Naast de €4,2 miljoen investeringsruimte is een aanvullende ruimte ontstaan a.g.v. het vervallen van de uitbouw en een lagere storting onderhoudsvoorziening van totaal €0,53 miljoen. Totale ruimte is derhalve €4,73 miljoen. Gezien de investering van €4,73 miljoen is er een sluitend financieel plaatje. Daarmee is de haalbaarheid met toepassing van Het Nieuwe Werken aangetoond. In de calculatie is een realistisch aanbestedingsvoordeel meegenomen, dit op basis van de huidige markt. Voor de invoering van Het Nieuwe Werken zullen extra eenmalige kosten worden gemaakt. Dit betreffen o.a. projectkosten, proces/digitaliseringkosten, veranderkosten en opschoning. Wij zullen deze kosten nader in beeld brengen en via een separaat voorstel aan uw raad voorleggen. In het gemeentehuis zit gezien de leeftijd van het pand waarschijnlijk asbest. De mate waarin is via een onderzoek niet exact te bepalen. Los van de kosten geeft een dergelijk onderzoek geen garanties. Wij houden rekening met verantwoorde verwijdering van de asbest en hebben een reële stelpost opgenomen. Het haalbaarheidsonderzoek had vooral een financiële insteek waarbij in mindere mate gekeken is naar duurzaamheid. In de huidige calculatie is voorzien in conventionele oplossingen en voorzieningen. Zaken als warmte- en koudeopslag (WKO), vegetatiedaken of zonne-energie zijn wegens de kostenverhogende factor vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Als gemeente promoten en streven wij duurzaamheid na. Het college wil een separaat onderzoek naar duurzaamheid laten verrichten en de impact daarvan aan uw raad voorleggen. 3
Zie analyse huisvestingsscenario’s zoals beschreven in het raadsvoorstel 11 oktober 2011 3
Behoort bij raadsvoorstel ‘renovatie gemeentehuis’
RAADSVOORSTEL
7. Eisen Uitgangspunten voor de haalbaarheidsstudie waren o.a. het komen tot een gebouw dat weer 40 jaar mee kan, dat resulteert in verlaging van de exploitatiekosten, dat geschikt is voor de beoogde functies (bv dienstverlening), dat voldoet aan wettelijke kaders, dat de huidige kwaliteiten (architectuur) respecteert en dat leidt tot goede arbeidsomstandigheden. In de technische onderleggers is daarmee niet alleen gekeken naar de maximale investeringsruimte maar ook naar ingrepen die tot lagere exploitatiekosten leiden. De reeds ingeboekte besparing op de exploitatie is daarmee te realiseren binnen het schetsontwerp.
8. Krediet onderzoek gemeentehuis. Voor de onderzoeksfase nieuw gemeentehuis is destijds een krediet gevoteerd van €100.000,-. Hiervoor zijn inmiddels gerealiseerd de ‘analyse huisvestingsscenario’s’, de advisering aankoop Cranendonck 3/4, de onderzoeken naar juiste besluitvorming raad, de onderzoeken ten grondslag aan behoud gemeentehuis, projectondersteuning en het haalbaarheidsonderzoek/schetsontwerp. Wij verwachten bij aanvang van de renovatie dit krediet negatief te kunnen afsluiten ad €65.000,-. Afwikkeling van dit krediet vindt plaats via de jaarrekening 2012.
9. Beantwoording artikel 39 raadsvragen CA! en motie CDA Op 16 februari 2012 heeft de fractie van Cranendonck Actief! op basis van artikel 39 raadsvragen m.b.t. de motie gemeentehuis gesteld. In de bijlage 1 zijn de vragen en antwoorden opgenomen. Op 11 oktober 2011 is o.b.v. en motie van het CDA door het college een toezegging gedaan zijnde: “de architect de opdracht mee te geven dat een karakteristieke uitstraling van het gemeentehuis gewaarborgd moet zijn, binnen het gestelde budget. · Het schetsplan met aanzichten van de bouw teruggekoppeld wordt naar de raad, · Er voldoende communicatie is met andere belanghebbenden binnen de ontwikkeling van het Centrumplan Budel”. Door middel van het behouden van het bestaande gemeentehuis en voorliggende raadsvoorstel wordt invulling aan deze toezegging gegeven.
10. Realisatie In het haalbaarheidsonderzoek is het Nieuwe Werken toegepast. Daarin zijn aannames gedaan over bezettingsgraad, meubilair, inrichting e.d. die nadere afstemming vragen. Het is noodzakelijk keuzes te maken binnen Het Nieuwe Werken concept en het ontwerp nader uit te werken naar een Cranendonckse Het Nieuwe Werken. Ook de gevolgen voor het personeel zullen nadere uitwerking behoeven. De OR wordt betrokken bij de uitwerking. Zodra de gevolgen bekend zijn zal de OR een advies geven. Wij zullen de uitwerking van het schetsontwerp en renovatie in goed overleg met de OR, de ambtelijke organisatie, met vertegenwoordiging vanuit de raad en de Werkgroep Behoud ons gemeentehuis vormgeven.
4 Behoort bij raadsvoorstel ‘renovatie gemeentehuis’
RAADSVOORSTEL
Commissie-behandeling: Ja Raadsbehandeling: Ja
Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN CRANENDONCK, De secretaris, De burgemeester,
Mr. drs. ing. M. van Vliet
Mr. M.M.D. Vermue-Vermue
Bijlagen 1 Artikel 39 raadsvragen 2 Haalbaarheidsonderzoek “renovatieplan Gemeentehuis” gemeente Cranendonck, Bouwaccent, 5 september 20124
Ter inzage leeskamer 1. Rapport ARBO-check gemeente Cranendonck, 365 Keurcompany, 1 maart 2012 2. Technische rapportage Gemeentehuis te Budel, Bouwaccent, 31 augustus 2012 3. Raming investeringskosten renovatie gemeentehuis, Bouwaccent, 5 september 2012
4
De bijlage van Bouwaccent met de raming investeringskosten ligt ter informatie in de leeskamer. 5
Behoort bij raadsvoorstel ‘renovatie gemeentehuis’
RAADSVOORSTEL
Bijlage 1 Artikel 39 raadsvragen 1) Kunt u ons het programma van eisen zoals dat voor de berekeningen voor de nieuwbouw en renovatie van het gemeentehuis is gehanteerd doen toekomen? => zie extranet 2) Is er reeds een opdracht verstrekt aan een bureau voor dit onderzoek? => ja 3) Zo ja aan welke bureau en wat waren de criteria om tot die keuze te komen? => de firma kGBA; criteria: onafhankelijkheid, prijs, ervaring met gemeentehuizen, fixed dated, fixed priced, 4) Hoe luidt de opdrachtverstrekking aan dit bureau? => Zij is verzocht antwoord te formuleren op de volgende onderzoeksvragen: I. Voldoen de rapporten (Bouwaccent, Van der Aa en VMC) aan het programma van eisen (pve)? II. Zijn in de rapporten die voldoen aan het programma van eisen van de door de partijen aangeleverde stichtingskosten compleet? III. Zijn in de rapporten die voldoen aan het programma van eisen de door de partijen gehanteerde kostengetallen binnen de stichtingskosten marktconform? 5) Heeft de actiegroep “Behoud ons gemeentehuis” invloed gehad op de keuze van het bureau? => nee 6) Heeft de actiegroep “Behoud ons gemeentehuis” invloed gehad op de formulering van de opdrachtverstrekking? => nee 7) Bent u met Cranendonck Actief! van mening dat het betrekken van de actiegroep “Behoud ons gemeentehuis” bij de keuze van het bureau en de opdrachtformulering een mogelijkheid was geweest om het vertrouwen tussen deze inwoners en het gemeentebestuur te herstellen? => nee 8) Kunt u uw handelswijze in deze nader toelichten? => ja, de formulering van de opdracht en de aanbesteding is door de raad opgedragen aan het college 9) Wanneer bericht u de Raad over de uitkomst van het onderzoek? => 24 april j.l. 10) Bent u het met CrA! eens dat de uitvoering van de motie dd 13 december inhoudt dat de resultaten van het onderzoek eerst met de raad besproken moeten worden alvorens het besluit van 11 oktober 2011 mbt tot sloop van het gemeentehuis uit te voeren? =>ja
6 Behoort bij raadsvoorstel ‘renovatie gemeentehuis’
