Voorgenomen besluit over de AFS: bestuurlijke afweging en vervolgproces

Voorgenomen besluit over de AFS: bestuurlijke afweging en vervolgproces

Inleiding Op 16 mei 2012 ondertekenden de VU en de UvA als onderdeel van hun profiel- en prestatieafspraken met OCW de intentieverklaring Amsterdam Academic Alliance. Deze samenwerking is er op gericht: - “Amsterdam” een nog sterkere uitgangspositie te bezorgen in (inter)nationale onderzoeksconsortia en bij de toedeling van onderzoeksgelden. - De aantrekkingskracht van Amsterdam verder te versterken op wetenschappelijk toptalent, zowel onder studenten als onderzoekers. - De kwaliteit van onderwijs en onderzoek in de beide instellingen aantoonbaar te versterken. - Te zorgen voor afstemming en behoud van de breedte in onderwijs en onderzoek die passend is voor de positie van Amsterdam als centrum van cultuur, creatieve industrie en zakelijke dienstverlening. - Samen met de HvA en andere kennisinstellingen in Amsterdam aan te sluiten op de grote behoefte aan hoog opgeleide kenniswerkers in de Amsterdamse economie, voor onder meer het bèta- en medische domein (inclusief life sciences), de (zakelijke) dienstverlening, de logistiek, ICT en de creatieve industrie, waarin de stad als centrum van Nederland fungeert. Sindsdien zijn maatregelen genomen om de initiatieven die in de intentieverklaring worden genoemd tot stand te brengen: - Integratie van de bètafaculteiten in de Amsterdam Faculty of Science (AFS). - Intensieve samenwerking en alliantievorming tussen het VUmc en het AMC. - De vorming van een Pan-Amsterdams TTO. - Enkele andere samenwerkingsverbanden van faculteiten en domeinen in Graduate Schools en Onderzoeksinstituten (o.a. digital humanities, postgraduate economie onderwijs en het Europa-instituut). Belangrijkste initiatief in het kader van de AAA is de vorming van de AFS, waarin de bètafaculteiten van de VU (FEW en FALW) en de UvA (FNWI) worden geïntegreerd. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de uitwerking van de plannen voor de AFS. Dat heeft geresulteerd in het door de bètadecanen opgestelde “Plan op hoofdlijnen AFS”. Dit plan is het resultaat van het proces dat de bètafaculteiten sinds het najaar van 2011 met elkaar en met de beide Colleges van Bestuur hebben doorlopen. Wij hebben grote waardering voor het werk dat verzet is. Er is vertrouwen in en brede steun voor de vorming van de AFS gerealiseerd, zowel binnen de betrokken faculteiten als daarbuiten. Naar onze mening is met het “Plan op hoofdlijnen AFS” voldoende basis gelegd om een voorgenomen besluit te nemen over de oprichting van de AFS.

versie voorgenomen besluit - 2 juli 2013

Page 1


Op 2 juli hebben de Colleges van Bestuur van de VU en de UvA beiden een voorgenomen besluit genomen om de Amsterdam Faculty of Science te vormen. Het “Plan op hoofdlijnen AFS” en de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling AFS vormen de achtergrond bij dit besluit. Het voorgenomen besluit tot de vorming van de AFS is voor instemming voorgelegd aan de medezeggenschap. In deze notitie schetsen we eerst de meerwaarde van de vorming van een geïntegreerde Amsterdam Faculty of Science (hoofdstuk 1). Daarna gaan we in op de gemeenschappelijke regeling en de afspraken die de Colleges van Bestuur hebben gemaakt over de wijze waarop ze de samenwerking zullen besturen (hoofdstuk 2). In hoofdstuk 3 beschrijven we het vervolgproces. Dat betreft het vervullen van de in het voorgenomen besluit genoemde voorwaarden voor het definitieve besluit, de verdere inhoudelijke uitwerking van de AFS voor het onderwijs, de uitwerking van de bedrijfsvoering en het procesontwerp voor de AFS en het medezeggenschaps- en besluitvormingsproces. Ook zal aandacht besteed worden aan het perspectief voor de langere termijn en de gevolgen van de samenwerking voor de identiteit en het profiel van de beide universiteiten. Hierover zal in het najaar – als aanloop naar de nieuwe Instellingsplannen van beide universiteiten – een dialoog gevoerd worden met alle geledingen binnen de instellingen. Naast de AFS wordt gewerkt aan een pan-Amsterdams TTO en andere, kleinschaliger initiatieven, zoals een gezamenlijk Europa Instituut, een gezamenlijk postdoctoraal opleidingsaanbod voor economie en recht, krachtenbundeling van het neurologisch onderzoek en samenwerking bij de digitale geesteswetenschappen (met de KNAW als belangrijke partner). Via de inzet van profileringsmiddelen – 6 miljoen op jaarbasis – worden deze verschillende samenwerkingsinitiatieven tijdelijk gestimuleerd. In de toekomst zijn de profileringsmiddelen bedoeld voor een Triple A Fund voor AAAfellows en andere kwaliteitsimpulsen, zoals beschreven in de profieldocumenten van de VU en de UvA.

Hoofdstuk 1. Strategie Paragraaf 1.1. Naar een Amsterdam Academic Alliance Amsterdam heeft heel veel te bieden aan talent uit binnen en buitenland: een prachtige compacte stad, een vrij en bruisend intellectueel en ondernemend klimaat en - als belangrijkste concurrentiefactor1 - een groot aantal hoogwaardige kennisinstellingen. Daarmee heeft Amsterdam een sterke positie in de internationale concurrentiestrijd om talent. Het behouden en zo mogelijk versterken van die positie vraagt extra inzet en voortdurende kwaliteitsverbetering. Immers, andere regio’s eisen in toenemende mate een plek op in de internationale wetenschappelijke en grootstedelijke competitie.

1

“De internationale concurrentiepositie van de topsectoren”, Planbureau voor de Leefomgeving, 8-3-2012


Page 2


Door de bundeling van de krachten van beide universiteiten – zo mogelijk aangevuld met andere kennisinstellingen – willen we als VU en UvA nog aantrekkelijker worden voor toptalent uit binnenen buitenland, een hogere kwaliteit realiseren in onderwijs en onderzoek, een breed opleidingenaanbod in stand houden, beter inspelen op de topsectoren en de Europese Grand Challenges, een nog sterkere positie verwerven in de concurrentie om onderzoeksmiddelen en verder bijdragen aan de versterking van de economische positie en het innovatief vermogen van de Amsterdamse regio. Ook willen we zo efficiënt mogelijk omgaan met onze infrastructuur en voorzieningen en de doelmatigheid van onze ondersteuning verbeteren. Op deze wijze realiseren we een kwaliteitssprong, die aansluit bij de conclusies van de OECD, die in haar Review of Higher Education in Regional and City Development (2010) vaststelt dat de Amsterdamse regio meer profijt kan hebben als de instellingen van hoger onderwijs beter samenwerken met elkaar, met het bedrijfsleven en met de overheid.2 Om deze kwaliteitssprong te realiseren gaan we onze bestaande samenwerkingsverbanden uitbreiden met projecten waar we hiertoe kansen zien, conform de profileringsafspraken die we in 2012 met de minister hebben gemaakt over de vorming van de Amsterdam Academic Alliance. De grootste onderneming van deze plannen, naast de eind maart 2013 aangekondigde alliantie tussen VUmc en AMC, is de integratie van de bètafaculteiten van de VU en de UvA tot één Amsterdam Faculty of Science, waarmee een schaal wordt gerealiseerd die het mogelijk maakt een positie te verwerven in de Europese top en een belangrijke impuls te geven aan de Amsterdamse positie als dé kennisstad van Nederland.

Paragraaf 1.2. Waarom een Amsterdam Faculty of Science? De vorming van de Amsterdam Faculty of Science biedt de VU en de UvA een uitgelezen kans om de handen ineen te slaan en het Amsterdamse internationale profiel in het bètadomein te versterken. Samen kunnen we qua formaat een speler in de Europese top worden, die een leidende rol in internationale onderzoeksconsortia kan vervullen en aantrekkelijk is voor de meest getalenteerde wetenschappers uit binnen- én buitenland. Door integratie van de bètafaculteiten en samenwerking met de relevante NWO- en KNAW-instituten ontstaat een schaal die vergelijkbaar is met de beste universiteiten op bètagebied in Europa, zoals UCL, P&M Curie en ETH. Dat maakt het beter mogelijk nationaal en internationaal toptalent aan te trekken, rendabeler gebruik te maken van apparatuur, de nieuwe bètagebouwen op het Science Park en de VU-campus uit te nutten, allianties te vormen met wetenschappelijke top-centra in Europa en om succesvol mee te doen in de competitie om Europese onderzoeksubsidies en prijzen. Daarmee kunnen we tevens, landelijk gezien, in Amsterdam een breed onderwijsaanbod handhaven met excellente docenten en differentiatie en keuzemogelijkheden voor studenten. Afzonderlijk zijn de bètafaculteiten te klein om deze kwaliteitssprong in onderwijs en onderzoek te maken. De schaalgrootte stelt AFS in staat toponderzoek op het totale, brede palet aan science-disciplines op samenhangende wijze te combineren met inter- en transdisciplinair onderzoek gericht op de grote maatschappelijke vragen 2

OECD-Review of Higher Education Institutions in Regional and City Development: Amsterdam; 2010


Page 3


en een hoogstaand academisch vormend opleidingenaanbod te verzorgen over de volle breedte van de bètawetenschappen, dat door studenten als zeer goed wordt beoordeeld. Bovendien kan de AFS door haar impact op het Amsterdamse wetenschappelijke en kennislandschap de attractiviteit van de metropoolregio vergroten voor nationale en internationale instituten en bedrijven. Daarbij wordt een organisatiemodel gehanteerd dat de voordelen van grootschaligheid met name in het onderzoek - combineert met oog voor de menselijke maat - met name in het onderwijs. Met de AFS willen de VU en de UvA één van de leidende science-faculteiten in Europa vormen. Daartoe zijn in het Plan op hoofdlijnen AFS ook een aantal duidelijke ambities geformuleerd: - Handhaving van het brede onderwijspalet en verbreding van de docentenbasis. - 10-15% toename van high-impact publicaties. - 10-15% toename van het aandeel in NWO- en EU-subsidies. - Substantiële (>20%) toename van de derde geldstroom. - Sterke toename van internationale master- en PhD-studenten tot een aandeel van 25 à 50% van het aantal ingeschreven studenten, afhankelijk van het domein. Het kwaliteitseffect dat in het kader van AFS tot stand wordt gebracht levert de volgende baten op: - Toename van research grants van NWO en de Europese Unie. - Toename van personal grants en prijzen voor AFS-onderzoekers. - Meer en grotere samenwerkingen met de industrie en andere externe opdrachtgevers. - Meer valorisatie door spin-off van vindingen. - Kostenbesparing door betere benutting van onderzoeksapparatuur. - Efficiency-voordelen in ondersteunende functies. - Minder verlieslatende opleidingen en vakken. Minstens zo belangrijk als deze directe baten, levert AFS resultaten op die uit te drukken zijn in maatschappelijke baten: - Er worden meer bètatalenten naar Amsterdam aangetrokken en opgeleid voor de arbeidsmarkt van de metropoolregio (en Nederland). - Waardestijging van VU-UvA graden door hogere internationale reputatie van de instellingen. - Meer aantrekkingskracht op buitenlands talent. - Betere kwaliteit van het onderwijs, doordat de aantrekkelijkheid van de opleidingen voor talent toeneemt en doordat uit een groter reservoir aan docenten geput kan worden. Voortbouwend op succesvolle bestaande initiatieven en samenwerking met externe partijen, en met nadrukkelijk oog voor nieuwe kansen hierin, kiest de AFS in het plan op hoofdlijn thematisch voor: 1. Human Life Science 2. Science for Sustainability 3. Information Science 4. Fundamentals of Science.


Page 4


Daarbij zijn Human Life Science en Information Science gelokaliseerd op de VU-campus en Science for Sustainability en Fundamentals of Science op Science Park Amsterdam. In het onderwijs richt de AFS zich op een kwalitatief hoogwaardig academisch vormend opleidingenaanbod over de volle breedte van de bètawetenschappen, inclusief interdisciplinaire programma’s. Daarmee wordt studenten ruime keuzemogelijkheden geboden. Het onderwijs binnen de AFS wordt kleinschalig georganiseerd en biedt ruime mogelijkheden tot differentiatie. Daarnaast wil de AFS een broedplaats worden voor onderwijsinnovaties. Inzet op excellente studenten en het aantrekken van meer internationale studenten zijn belangrijke ambities van het onderwijs van de AFS. De AFS zet in op substantiële groei van valorisatie. De combinatie van expertise en moderne faciliteiten vormt hiervoor een uitstekende basis. Kritische massa voor spin-off bedrijvigheid zal eerder worden bereikt. Daarnaast kunnen kansen gerichter en effectiever worden benut door uitwisseling van ervaring en leads op het gebied van valorisatie en de bundeling van ondersteuning hierbij, onder meer door de vorming van het PanAmsterdamse TTO. De locatie van de AFS biedt mogelijkheden om nieuwe bedrijvigheid te vestigen (Matrix gebouwen op Science Park en de verdere uitbouw van de campus op de Zuidas). In de nader te ontwikkelen AFS valorisatiestrategie zal nader worden ingegaan op de rol van spin-offs, patenten, uitbouw van publiek-private samenwerkingsverbanden en het stimuleren en faciliteren van onderzoekers in valorisatieactiviteiten. Vanuit de doelstelling bij te dragen aan antwoorden op de maatschappelijke vragen van de 21e eeuw en aan vruchtbare uitwisseling van ideeën, heeft de AFS de ambitie samenwerkingsrelaties met andere wetenschapsgebieden te versterken, waaronder geneeskunde, maatschappij- , gedragsen geesteswetenschappen en economie. De AFS zal bestaande samenwerkingsverbanden van de deelnemende faculteiten met andere faculteiten binnen de VU en de UvA, waaronder H2LS, de deelname aan IOZI’s en de samenwerking met de gamma-faculteiten van de VU, continueren. De eerste signalen zijn dat de vorming van de AFS op steun kan rekenen van overheden en bedrijfsleven. Zo hebben ASML en het NWO-instituut voor ruimteonderzoek SRON mede vanwege de beoogde samenwerking besloten naar Amsterdam te komen. Er is geen enkele andere plaats in Nederland waar een vergelijkbare krachtenbundeling mogelijk is. De vorming van de AFS past dus goed bij de ambities van differentiatie op stelselniveau en het versterken van de internationale positie van Nederland als innovatie- en kennisland. Als niet besloten wordt tot instelling van de AFS zal samenwerking tussen de VU en de UvA op grond van de sectorplannen natuur- en scheikunde, biologie en wiskunde nog steeds nodig zijn. Bovendien bestaat dan het risico dat een deel van de kleine opleidingen zal moeten worden stopgezet, wat leidt tot reductie van het brede aanbod aan bètaopleidingen in Amsterdam. Een breed en gevarieerd aanbod


Page 5


met veel differentiatie en keuzeruimte voor studenten is ook noodzakelijk om bij te dragen aan de grote vraag naar bèta-opgeleiden, zowel in de Amsterdamse regio als landelijk. Op onderzoeksgebied zou het niet besluiten tot de vorming van de AFS leiden tot verzwakking van de positie van VU en UvA in het onderzoeksinstituut voor de nanolithografie van VU/UvA, FOM/NWO en ASML en kan het tot gevolg hebben dat de afspraken met de gemeente en NWO (SRON, AMS et cetera) op losse schroeven komen te staan. Datzelfde geldt voor de profileringsmiddelen (6 miljoen euro op jaarbasis), omdat het behoud ervan immers met name is gekoppeld aan de vorming van de AFS als hoofdschotel van de Amsterdam Academic Alliance.

Hoofdstuk 2. Uitwerking van de AFS Paragraaf 2.1. De gemeenschappelijke regeling AFS Nadat het Bouwteam van de AFS zijn plannen voor de AFS in voldoende mate had uitgewerkt, is de bijgevoegde ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling AFS opgesteld. Deze sluit, met inachtneming van de wettelijke kaders voor het besturingsmodel, aan op de voorkeuren die de bètadecanen hebben geuit. Het “Plan AFS op hoofdlijnen” geldt als inhoudelijke toelichting bij de voornemens en de daaruit voortgevloeide keuzes voor het besturingsmodel in de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling. De AFS heeft de ambitie om zich als één eenheid te profileren, naar buiten (met het oog op wervingskracht voor fondsen, wetenschappers en studenten en de positie op rankings) en naar medewerkers en studenten. Het besturingsmodel voor de AFS moet hier aan bijdragen. Bij de keuze van het besturingsmodel voor de AFS spelen ook fiscale risico’s en uitvoerbaarheid een rol. Voor de AFS is - gelet op de huidige wetgeving en het uitgangspunt van samenwerking tussen twee autonome universiteiten - op basis van een verkenning van mogelijke juridische modellen gekozen voor het model van een gemeenschappelijke regeling. Er zijn vier modellen onderzocht: 1. Een aparte juridische entiteit voor de AFS waar het personeel in wordt ondergebracht. 2. Onderbrengen van het personeel van de AFS bij één van beide universiteiten. 3. Een gemeenschappelijke regeling waarbij medewerkers bij UvA of VU in dienst zijn volgens af te spreken criteria. 4. Bottom-up samenwerking waar zinvol maar geen overkoepelende structurering daarvan. Bij de afweging tussen deze modellen spelen de volgende invalshoeken een rol: - Wervingskracht met het oog op subsidies: Het is mogelijk als twee instellingen gezamenlijk Europese subsidies aan te vragen (als twee beneficiaries), maar dat vereist dat de constructie voor elk project opnieuw wordt uitgelegd en geregeld. Met het inrichten van een aparte BV voor het verwerven van subsidies zijn bij


Page 6


-

-

-

-

-

ACTA goede ervaringen opgedaan (ACTA Dental Research BV), maar deze BV heeft alleen betrekking op de derde geldstroom en niet op EU-fondsen en de tweede geldstroom. Vanuit het perspectief van wervingskracht voor subsidies zijn model 1 en 2 het meest wenselijk. Positie op rankings: Vanuit dit perspectief verdienen model 2, 3 en 4 de voorkeur. Bij elk van deze modellen kan geregeld worden welke universitaire affiliatie AFS-onderzoekers opgeven in hun artikelen. Keuze voor de AFS als een aparte entiteit die zelfstandig meedoet aan de rankings, zal leiden tot daling van de positie van de VU en de UvA in de rankings die gewicht hechten aan absolute omvang, zonder dat daar een hoge positie van de AFS tegenover staat, omdat het publicatievolume van de AFS hiervoor te klein is. Voor relatieve rankings geldt het gevaar van middeling, ergens tussen de posities van VU en UvA in; stijging daarop geschiedt in geen enkel model vanzelf maar is afhankelijk van de versterking die de AFS moet gaan realiseren. Beïnvloedbaarheid: Voor het inrichten van de AFS als een aparte juridische entiteit zijn maatregelen nodig, waarvoor de VU en de UvA afhankelijk zijn van anderen partijen. Er is een wetswijziging nodig om een nieuwe universiteit of een interuniversitaire faculteit te creëren. Bovendien moet een nieuwe universiteit gekapitaliseerd worden en een buffer meekrijgen ten behoeve van de arbeidszekerheid van het personeel. Dat zal leiden tot discussie met de andere universiteiten i.v.m. de effecten voor hun bekostiging. Ook zal de vorming van de AFS als aparte entiteit mogelijk effecten hebben voor het LERU-lidmaatschap van de UvA. Dit alles betekent dat de VU en de UvA bij een keuze voor model 1 sterk afhankelijk zijn van andere partijen, waarbij het onwaarschijnlijk is dat die de voor dit model benodigde stappen zullen zetten. Vanuit dit perspectief verdienen model 2, 3 en 4 dus de voorkeur. Transitiekosten: Bij model 1 en 2 zullen grotere transitie-inspanningen gepleegd moeten worden door het overplaatsen van grote aantallen (ca. 1000) medewerkers van de ene naar de andere rechtspersoon. Verder zijn in model 1 de consequenties vanwege het ABP een aandachtspunt, en in model 2 de beeldvorming van overname in plaats van integratie. Vanuit dit perspectief verdienen model 3 en 4 dus de voorkeur. Personele en arbeidsvoorwaardelijke aspecten: De verschillen in arbeidsvoorwaarden en personele regelingen tussen beide universiteiten zijn beperkt. Een volledig identieke set van personele regelingen valt alleen te bereiken in model 1; in model 2 en 3 is het goed mogelijk om de consequenties van de verschillen in de regelingen voor de medewerkers te minimaliseren. Uitgangspunt van samenwerking tussen autonome instellingen: De samenwerking tussen de VU en de UvA is gebaseerd op het uitgangspunt van samenwerking tussen twee autonome universiteiten, die samen hun krachten bundelen op de punten waar winst valt te bereiken. Model 1, 2 en 4 sluiten minder aan bij dit uitgangspunt dan model 3, dat de samenwerking en het evenwicht daarin het meest zichtbaar maakt.


Page 7


Verder is gekozen voor een model dat uitgaat van het principe van inbreng van arbeid en kapitaal in plaats van onderlinge dienstverlening met bijbehorende financiële stromen over en weer. In fiscaal opzicht is er geen groot verschil tussen de modellen; voor de fiscus zijn de feiten en niet de vorm doorslaggevend. Dit punt zal wel bij de fiscus worden getoetst. Samengevat: Een aparte juridische entiteit (model 1) past niet binnen de huidige regelgeving en sluit niet aan bij het uitgangspunt van samenwerking tussen twee zelfstandige universiteiten. Een zelfstandige AFS zal ook veel minder zichtbaar zijn in rankings dan nu via de UvA en de VU. Model 4 valt af omdat dit model te weinig bijdraagt aan de positionering van de AFS als eenheid. Model 2 impliceert grote transitie-inspanningen doordat grote aantallen medewerkers van werkgever moeten veranderen, en leidt tot scheefgroei tussen beide universiteiten. Ook daarom is gekozen voor het model van de gemeenschappelijke regeling (model 3). In de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling AFS is aangegeven hoe de vorming van de AFS wordt geregeld (rechtsvorm, bestuur, organisatie, financiering, bedrijfsvoering, beheer, rechtspositie personeel en studenten, aanmelding en inschrijving studenten, toegang tot studentenvoorzieningen en medezeggenschap). Dit model wordt ook gehanteerd bij de reeds bestaande grotere duurzame samenwerkingsverbanden tussen beide universiteiten (ACTA en AUC). De AFS krijgt de vorm van een samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 8.1, derde lid, van de WHW, dat gevormd wordt door de bestaande faculteiten en onder leiding staat van één decaan en waarin beide moederuniversiteiten arbeid en kapitaal inbrengen. Aan de AFS ligt een gemeenschappelijke regeling ten grondslag (volgens hoofdstuk 8 WHW). Gelieerde ondernemingen zullen niet in een gezamenlijke BV worden ondergebracht zolang de VU en de UvA voor de vennootschapsbelasting onder verschillende regimes vallen. Deze constructie is qua governance en fiscaliteit transparant en stelt beide Colleges in staat hun wettelijke verantwoordelijkheid te dragen zonder in hun autonomie te treden. De beide Colleges van Bestuur zullen hun wettelijke taken ten aanzien van de AFS in gezamenlijkheid gaan uitoefenen. De Gemeenschappelijke Regeling sluit uiteraard aan op de wettelijke taakverdeling tussen College(s) van Bestuur en decaan en regelt datgene wat tot de bevoegdheden van de Colleges behoort. Het “Plan AFS op hoofdlijnen” bevat daarnaast tal van elementen waarvan de regeling de bevoegdheid van de decaan is, in of krachtens de wet of het faculteitsreglement. De Gemeenschappelijke Regeling AFS gaat uit van een eenhoofdig bestuur, dat wil zeggen dat de verantwoordelijkheid bij een persoon ligt en niet bij een team. Daarom staat aan het hoofd van de AFS een decaan en niet een faculteitsbestuur. Gelet op de omvang en diversiteit van de AFS wordt de decaan wel ondersteund door een ‘managementteam’ met portefeuilles, met in ieder geval een directeur bedrijfsvoering en ten minste één vicedecaan, zoals in het “Plan AFS op hoofdlijnen” is


Page 8


opgenomen. De decaan kan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden naar deze functionarissen mandateren, tenzij expliciet anders is bepaald. Met de (nieuwe) decaan van de AFS maken de Colleges afspraken over de besturing van de AFS. , die in het faculteitsreglement worden neergelegd. Het principe van eenhoofdig bestuur geldt op alle niveaus. Dat betekent dat instituten en afdelingen ook een directeur hebben en geen bestuur. Dit wordt in het faculteitsreglement geregeld. Een belangrijke succesvoorwaarde voor de AFS en andere samenwerkingsverbanden tussen de VU en de UvA is meer convergentie in de bedrijfsvoering van beide universiteiten. Uitgangspunt hierbij is dat gekozen wordt voor maatregelen die belemmeringen voor AFS en andere samenwerkingsverbanden wegnemen, compatibel zijn met de inrichting van de bedrijfsvoering bij de VU en de UvA, geen of weinig structurele meerkosten veroorzaken, op termijn besparingen opleveren en de uitwisselbaarheid tussen beide universiteiten vereenvoudigen. In beginsel zijn er vier opties mogelijk: a. gebruik maken van de bedrijfsvoering van de UvA, b. gebruik maken van de bedrijfsvoering van de VU, c. uitgaan van verschillende bedrijfsvoeringssystemen voor de VU en de UvA en via specifieke maatregelen - zoals interfaces of de inzet van extra personeel - zorgen voor afstemming en uitwisselbaarheid tussen beide systemen, en d. de bestaande systemen van de VU en de UvA vervangen door een gezamenlijk nieuw systemen. Daarbij kunnen voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen en voor de korte termijn en de langere termijn verschillende keuzes worden gemaakt. De komende maanden zullen de beide Colleges op basis van analyses voor de verschillende bedrijfsvoeringsdomeinen en met inachtneming van de bedrijfsvoeringskaders van de VU en de UvA, besluiten nemen over de principes en de planning m.b.t. de governance, het financieringskader en de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS. Daarbij zal zowel gekeken worden naar de mate waarin de bedrijfsvoering de samenwerking binnen de AFS (en andere samenwerkingsverbanden) faciliteert als naar de kostenbeheersing van de bedrijfsvoering van de beide universiteiten in bredere zin, ook gelet op de prestatieafspraken (“Berenschotindicator”) (zie verder paragraaf 3.2). Het is wenselijk dat het personeel de AFS zo veel mogelijk als één werkgever ervaart. Omdat dat binnen de huidige wet- en regelgeving niet volledig mogelijk is, is er voor gekozen om een pakket aan aanvullende afspraken op te stellen, dat zoveel mogelijk van de huidige verschillen opheft of voor medewerkers niet zichtbaar maakt, met onder andere een AFS arbeidsvoorwaardenregeling. De Colleges van Bestuur hebben in hun voorgenomen besluit randvoorwaarden en uitgangspunten opgenomen voor het definitieve besluit op het gebied van regelgeving, bekostiging en financiering, instemming met de vorming van de AFS door externe partijen zoals het ministerie van OCW, de ACM, de NVAO en de banken waarmee de beide universiteiten financiële relaties onderhouden, de kosten en baten van de vorming van de AFS, fiscaliteit en het behoud van de eigen identiteit en het eigen profiel van de beide universiteiten. Tevens zijn kaders opgenomen voor het procesontwerp voor de nadere uitwerking van de AFS en de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van de


Page 9


rechtspositie en secundaire arbeidsvoorwaarden van de medewerkers van de AFS, de inschrijving van studenten en de huisvesting. Uiteraard zullen ook de benodigde adviezen dan wel instemming van medezeggenschapsorganen en goedkeuring van Raden van Toezicht moeten zijn ontvangen. De Colleges zullen de nadere uitwerking van de plannen toetsen aan de genoemde randvoorwaarden en uitgangspunten. Bij besluiten met betrekking tot de AFS zullen de Colleges de gevolgen voor de andere faculteiten en voor de ondersteunende organisatieonderdelen van de VU en de UvA in beeld brengen en meewegen. Vanzelfsprekend rust op de beide Colleges de inspanningsverplichting om de genoemde voorwaarden in de tweede helft van 2013 te vervullen. Het is verleidelijk om de kosten en niet de baten van de AFS-vorming te benadrukken en die te stellen in het licht van de financiële situatie van de landseconomie. De laatste jaarrekeningen laten evenwel zien dat de financiële posities van onze instellingen beslist niet specifiek zorgelijk zijn. De bezuinigingen die de VU de komende jaren wil doorvoeren met haar reorganisatie en modernisering van de bedrijfsvoering (zoals de UvA eerder deed in 2006-2009) zijn niet zozeer het gevolg van externe bezuinigingen, maar van de wens om de beschikbare middelen maximaal in te zetten voor onderwijs en onderzoek. Voor onderzoek is er juist ook perspectief op groei. Het onderzoeksbudget van de EU neemt toe onder Horizon2020. Bedrijven doen, vanwege de risico’s en de terugverdientijd, onderzoek in toenemende mate liever samen met universiteiten in plaats van helemaal zelf (dat is de basis van het topsectorenbeleid). De komende maanden zullen de (incidentele en structurele) kosten en baten van de AFS-vorming nader in beeld worden gebracht. De plannen zijn binnen de faculteiten besproken met medewerkers en met studenten en kunnen binnen de faculteiten op draagvlak rekenen, waarbij er uiteraard ook nog veel vragen zijn die in de nadere uitwerking door de AFS zelf beantwoord moeten worden. Het is de bedoeling dat de drie huidige bètafaculteiten vanaf 2014 in een geïntegreerde faculteit, AFS, met één decaan en een opgetelde begroting werken en dat we per september 2014 van dat jaar de eerste studenten kunnen ontvangen in het AFS portfolio masteropleidingen. Daarbij moet er rekening mee worden gehouden dat 2014 een overgangsjaar is waarin met name de financiële en personele arrangementen nog niet volledig in werking gesteld kunnen worden en de onderwijsadministraties nog niet geharmoniseerd zijn. De start van het AFS portfolio bacheloropleidingen is voorzien met ingang van het studiejaar 2015-2016.

Paragraaf 2.2. Governance Om sturing te geven aan de AFS en andere samenwerkingsverbanden tussen de VU en de UvA zullen beide Colleges vanaf het nemen van het voorgenomen besluit over de AFS elke twee weken gezamenlijk vergaderen, met behoud van ieders eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuur en beheer van de eigen instelling jegens de overheid, financiers, decanen, studenten, medezeggenschap en toezichthouders. Ten aanzien van de samenwerkingsverbanden worden de wettelijke taken van het College van Bestuur door de Colleges van Bestuur van beide instellingen gezamenlijk in eenparigheid uitgeoefend. In geval van en zolang als er een eventuele strijdigheid is


Page 10


met bestaande bindingen of overeenkomsten of met afspraken met decanen of de medezeggenschapsorganen van beide universiteiten, kan een tijdelijke afwijkingsclausule worden afgesproken. Daarnaast blijven de Colleges van Bestuur van de VU en de UvA afzonderlijk vergaderen over aangelegenheden die los staan van de samenwerking. Beide Colleges stemmen hun beleid met betrekking tot AFS en andere specifieke onderlinge samenwerkingsverbanden af om de samenwerking optimaal te faciliteren en te laten werken. Deze afstemming heeft betrekking op: - de beoordelingscriteria en (her)benoeming van hoogleraren - de daarvoor relevante onderdelen van het Instellingsplan ex artikel 2.2 WHW - wijzigingen in de systematiek van interne toewijzing van budgetten - externe afvaardiging, met het oog op de positionering als samenwerkingsverband - de vaststelling van de jaarlijkse begroting (en eventuele tussentijdse begrotingswijzigingen), met inbegrip van investeringsplannen (Huisvestingsplan en IT-projectportfolio) - de oprichting van rechtspersonen en het onderbrengen daarin van taken - naamgevingskwesties, zoals ten aanzien van instituten en gebouwen - de indiening van subsidieaanvragen, anders dan onderzoekssubsidies, alsmede van subsidieaanvragen voor onderzoek met een potentieel negatieve invloed op de samenwerking. De Raden van Toezicht van de VU en de UvA komen ten minste twee maal per jaar in gezamenlijke vergadering bijeen om de samenwerkingsverbanden tussen beide universiteiten te bespreken, onverminderd de verantwoordelijkheid van elk der Raden voor het toezicht op de eigen instelling.

Hoofdstuk 3. Vervolgproces Het vervolgproces in de komende maanden bestaat uit de volgende lijnen: a. Nadere uitwerking van de randvoorwaarden en uitgangspunten voor de definitieve besluitvorming over de integratie van de bètafaculteiten van beide universiteiten in de AFS, om de start van de AFS per 1-1-2014 mogelijk te maken. b. Uitwerken van de bedrijfsvoering en het procesontwerp voor de AFS. c. Inhoudelijke uitwerking van de AFS voor het onderwijs . d. Het doorlopen van het besluitvormings- en medezeggenschapsproces met het oog op het definitieve besluit over de integratie van de bètafaculteiten van beide universiteiten in de AFS en de start van de AFS per 1-1-2014. e. Het uitwerken en bespreken van toekomstscenario’s voor de Amsterdamse samenwerking, als context voor de besluitvorming over de AFS en als input voor de Instellingsplannen van de beide universiteiten.


Page 11


Paragraaf 3.1. Nadere uitwerking randvoorwaarden en uitgangspunten Om te voldoen aan de in het voorgenomen besluit genoemde randvoorwaarden en uitgangspunten voor een definitief besluit dienen de komende maanden de volgende zaken nader te worden uitgewerkt. Extern overleg over condities m.b.t. financiering, bekostiging en regelgeving Met de NVAO, OCW, de Reviewcommissie Hoger Onderwijs, NWO en de ACM zal de komende maanden overleg gevoerd worden, enerzijds om er zeker van te zijn dat zij geen bezwaar hebben tegen de vorming van de AFS en anderzijds om afspraken te maken over condities op het gebied van financiering, bekostiging en regelgeving. Minimaal is de inzet geen verlies van middelen op grond van de samenwerking en uiteraard wordt ook overlegd over extra stimuleringsmiddelen. Daarnaast zal overleg gevoerd worden met de banken waarmee beide universiteiten financieringsrelaties onderhouden, om vast te stellen dat hun contractvoorwaarden zich niet tegen de vorming van de AFS verzetten. Due diligence Er wordt een beperkt due diligence onderzoek uitgevoerd naar de bestuurlijke implicaties van de samenwerking, bijvoorbeeld voor de bestuurlijke verantwoordelijkheid en de rechtmatigheid. Dit onderzoek besteedt onder meer aandacht aan het verschil in rechtspositionele aard van de beide universiteiten, aan de “schone” inbreng van de faculteiten (met toereikende voorzieningen voor kosten uit het verleden en een begrote en feitelijke niet-verlieslatende exploitatie) en aan de verwevenheid van de VU met het VUmc in de Stichting VU-VUmc. De resultaten van dit onderzoek dienen uiterlijk in november beschikbaar te zijn. Fiscaliteit De komende maanden wordt overleg gevoerd met de Belastingdienst over het fiscale regime voor de AFS. Uitwerking kosten en baten AFS-vorming Voor 1 november zal een meer gedetailleerd beeld worden opgesteld van de kosten en baten van de maatregelen die genomen moeten worden voor de vorming van de AFS. Bij deze kosten dient een onderscheid gemaakt te worden tussen kosten die specifiek zijn voor de vorming van de AFS en generieke kosten die betrekking hebben op harmonisatie van de bedrijfsvoering in bredere zin. Wat betreft deze laatste kosten geldt als uitgangspunt dat de structurele kosten van (systeem)aanpassingen in de bedrijfsvoering worden gedekt uit structurele doelmatigheidswinst binnen het bedrijfsvoeringsdomein en niet leiden tot structureel hogere kosten in de dienstverlening voor onderwijs en onderzoek.De investeringen moeten per domein in kaart worden gebracht, beoordeeld op inhoudelijke meerwaarde en het integratie tijdpad van AFS en op


Page 12


inhoudelijke meerwaarde voor samenwerking in bredere zin, en worden opgenomen in de relevante begrotingen. De transitiekosten die betrekking hebben op de vorming van de AFS zelf bestaan voornamelijk uit interne verhuizingen en optimalisering van de inzetbaarheid van (onderzoeks)apparatuur. De kosten die mogelijk worden veroorzaakt door verschillen in rechtspositie tussen VU en UvA zijn beperkt.

Paragraaf 3.2. Uitwerking kaders procesontwerp en bedrijfsvoering AFS Onderwijsportfolio Alvorens definitief besloten wordt, werken de decanen in overleg met de rectores uit hoe het onderwijsportfolio van de AFS eruit gaat ziet, inclusief een tijdschema van de stappen waarin het gerealiseerd gaat worden. Onder meer geven zij aan welke opleidingen wel en niet joint degrees van VU en UvA zullen worden, welke masters onderzoeksmasters zullen zijn, hoe een academische kern in het bacheloronderwijs wordt ingebed en welke overgangsregelingen voor zittende studenten worden ingesteld. De gevolgen voor de bestaande accreditaties worden in beeld gebracht en met de NVAO wordt daarover overlegd, dit alles voor december 2013. Tot slot wordt een (digitaal) loket opgezet waartoe studenten zich met vragen en klachten over de omzetting naar een AFS opleidingenportfolio kunnen wenden; voorgesteld wordt dat dit loket wordt beheerd door de CSR van de UvA en de USR van de VU. Harmonisatie model onderwijs- en examenregelingen Om het AFS opleidingenportfolio goed te laten functioneren voor de opleidingen die uit het huidige aanbod van VU en UvA worden samengesteld, is harmonisatie van de model onderwijs- en examenregelingen van de UvA en de VU (model-oeren) nodig. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de strengste variant wordt gekozen. Over het voorstel over harmonisatie van de model-oeren zal eind oktober, na advisering van de wederzijdse gebruikelijke gremia, door de beide Colleges besloten worden. Studentenadministraties Harmonisatie van de interne procedures en daarvan afgeleide studentenadministraties is noodzakelijk om studenten de AFS als één faculteit te laten ervaren en om de bestaande knelpunten op dit gebied aan te pakken. Er is een advies opgesteld over harmonisatie van de studentenadministraties (VU-SLM en UvA-SIS) door het aanbrengen van interfaces. Op basis van dit advies wordt voor oktober 2013 een kernontwerp opgesteld voor interfaces tussen de beide studentinformatiesystemen. De beide Colleges zullen in oktober op basis van dit kernontwerp, met uitgewerkt plan van aanpak voor realisatie, vaststellen of deze oplossingsrichting definitief wordt gekozen. Faculteitsreglement AFS


Page 13


Na het nemen van het definitief besluit wordt een ontwerp-faculteitsreglement van de AFS opgesteld, dat de initiële invulling regelt van de wettelijke bevoegdheden die de decaan in de gezamenlijke bètafaculteit AFS heeft en waarin het opleidingenportfolio wordt vastgelegd. Nadere uitwerking organisatie AFS Het Bouwteam AFS maakt de komende maanden een nadere uitwerking van de organisatie van de AFS in termen van organisatiestructuur, taken en formatie, zodat dit spoedig na het definitieve besluit aan de facultaire medezeggenschap kan worden voorgelegd. Budgetallocatiemodel Er wordt uiterlijk in mei 2014 een besluit genomen over de structurele budgettering van de AFS en de verantwoording in de jaarrekening van de VU en de UvA als joint venture en de daarbij toe te passen verdeling van (het saldo van) kosten en baten. Dat voorstel omvat ook de inbreng van kapitaal (algemene en bestemde reserves gezamenlijk). Hierbij wordt rekening gehouden met de effecten voor de andere faculteiten. Uitgangspunt daarbij is dat de vorming van de AFS als zodanig geen gevolgen heeft voor de budgetten van de andere faculteiten en niet leidt tot significante verandering van de relatieve financiële verhoudingen tussen de faculteiten binnen elk van de universiteiten. Huisvesting Voorafgaand aan het definitieve besluit over de Gemeenschappelijke Regeling sluiten de beide Colleges een overeenkomst over de huisvesting voor de AFS, waarin afspraken worden vastgelegd over de huisvestingskosten voor de AFS, de locatieprofielen, de planning en de wijze waarop de AFS in staat wordt gesteld de kosten te dragen. De overeenkomst betreft zowel de nieuwbouw- en renovatieplannen als de interne verhuurcondities. In de overeenkomst wordt vastgelegd dat AFS niet zal leiden tot een hogere uitvoeringslast (en dus binnen de bestaande huisvestingskaders van beide instellingen moet plaatsvinden) en moet bijdragen aan verdere ontwikkeling van beide campussen. Dit betekent een opgave tot verdere optimalisatie van de huisvestingsplannen van de AFS alvorens de overeenkomst wordt ondertekend. Bedrijfsvoering AFS Ten aanzien van de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS besluiten de beide Colleges van Bestuur, met inachtneming van de bedrijfsvoeringskaders van de VU en de UvA, over de principes en de planning m.b.t.: - de governance van de bedrijfsvoering van de AFS - het financieringskader voor de bedrijfsvoering van de AFS, de toerekening van de kosten voor de bedrijfsvoering en de budgetneutrale wijze waarop de AFS in staat wordt gesteld die kosten te dragen - de inrichting van de financiële, personele en studentenadministraties voor de AFS - de door AFS van UvA of VU af te nemen, of extern in te kopen of zelf te verzorgen niet-O&O dienstverlening.


Page 14


Hierbij worden ook de gevolgen voor de bedrijfsvoering van de beide universiteiten in beeld gebracht. Investeringsplan AFS In 2013 stellen beide Colleges een gezamenlijk Investeringsplan AFS vast, dat betrekking heeft op ICT en apparatuur. Dit plan maakt deel uit van (de besluitvorming over) de begrotingen van beide universiteiten voor 2014 en de meerjarencijfers. Harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden De verschillen in secundaire rechtspositie tussen VU en UvA en verdere personele regelingen voor AFS-medewerkers worden voor de AFS geharmoniseerd en worden beschreven in een aanvullende regeling arbeidsvoorwaarden AFS, die met het wederzijds lokaal overleg wordt besproken. Aanstelling personeel Er wordt in goed overleg met het AFS bouwteam een voorstel uitgewerkt dat bepaalt wanneer een nieuwe medewerker van de AFS wordt aangesteld bij de VU en wanneer bij de UvA. Uitgangspunt is een zo gelijk mogelijke verdeling van personeelsleden over beide universiteiten.

Administraties Op basis van voor en met de AFS geformuleerde functionele eisen en wensen en een analyse van de systemen van beide universiteiten zal in 2013 worden besloten welke universiteit de financiële administratie, de personeelsadministratie en de salarisadministratie voor de AFS verzorgt. Bij de analyse zal ook bezien worden wat de gevolgen zijn voor (de kosten van) de bedrijfsvoering van de UvA en de VU in bredere zin. Informatiestatuut Er wordt een informatiestatuut opgesteld over de wederkerige uitwisseling van data tussen de beide universiteiten met betrekking tot de AFS (en andere samenwerkingsverbanden). Het Informatiestatuut zal als bijlage deel uitmaken van het definitief besluit. ICT De komende maanden zal een voorstudie worden uitgevoerd naar de gewenste ICT-infrastructuur. Daarin zullen zowel quick wins in beeld worden gebracht als voorstellen worden gedaan voor de langere termijn. Bij de analyse zal ook bezien worden wat de gevolgen zijn voor (de kosten van) de bedrijfsvoering van de UvA en de VU in bredere zin. Op basis van deze voorstudie nemen beide Colleges als onderdeel van de begrotingscyclus 2014 een besluit over een projectenportfolio, inclusief fasering en prioritering. Uiterlijk medio 2014 dient er in ieder geval een oplossing te zijn gerealiseerd voor het identity management van studenten en medewerkers van de AFS.


Page 15


Toegangsregeling Uiterlijk in december 2014 dient er een wederzijds bruikbare toegangsbewaking in de AFS gebouwen te zijn. Fusie FEW-FALW Streven is dat de faculteiten FEW en FALW m.i.v. 1-1-2014 fuseren. De fusie is vooral gericht op het aanpassen van de topstructuur. De reorganisatie vindt plaats in AFS-verband. Hiertoe moet het Bestuursreglement VU aangepast worden, wat wordt meegenomen in de wijziging ten behoeve van de vorming van de AFS. Het nieuwe faculteitsreglement zal in het kader van de vorming van de AFS worden opgesteld. De middelen van de bestaande faculteiten FEW en FALW gaan één op één over naar de nieuwe faculteit, zonder korting vanwege de samenvoeging. Belangrijke aandachtspunten bij de fusie zijn de effecten voor de Instellingsaudit en het programma Bedrijfsvoering. Als blijkt dat de fusie op deze korte termijn niet haalbaar is, wordt deze een jaar uitgesteld; de ontwerpGemeenschappelijke Regeling voorziet erin dat dan de FEW en FALW beide deelnemer in de AFS zijn.

Paragraaf 3.3. Besluitvorming en medezeggenschap Het besluitvormings- en medezeggenschapstraject m.b.t. het besluit tot integratie van de bètafaculteiten in de AFS op basis van de Gemeenschappelijke Regeling AFS ziet er als volgt uit. Begin juli is het voorgenomen besluit voorgelegd aan de medezeggenschap en wordt het informeel overleg over AFS herstart (eerste bijeenkomst op 5 juli). Eind augustus en in september vinden overlegvergaderingen plaats met respectievelijk de GV (COR en CSR) van de UvA en de GV (OR en USR) van de VU. De officiële instemmingstermijn start 1 september en loopt tot 14 oktober. Vervolgens nemen de Colleges uiterlijk op 5 december een definitief besluit, dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de beide Raden van Toezicht.

Paragraaf 3.4. Toekomstscenario’s Tot slot: een belangrijk aandachtspunt bij de besluitvorming over de AFS (en andere samenwerkingsverbanden tussen beide universiteiten) is het perspectief voor de langere termijn en de gevolgen van de samenwerking voor de identiteit en het profiel van de beide universiteiten. Hierover zullen we komend najaar in gesprek treden met alle geledingen binnen de beide universiteiten (Raden van Toezicht, decanen, medezeggenschap, medewerkers en studenten). Ten behoeve van dit gesprek worden enkele scenario’s opgesteld, die een beeld geven van mogelijke ontwikkelingsrichtingen. Het gesprek over deze scenario’s vormt een belangrijke bouwsteen voor het opstellen van de nieuwe instellingsplannen van de VU en de UvA in 2014.


Page 16

Voorgenomen besluit over de AFS: bestuurlijke afweging en vervolgproces

Recommend Documents