Bestuurlijke afweging besluit AFS 2 december 2013
1. Inleiding Op 2 juli hebben de Colleges van Bestuur van de VU en de UvA beide een voorgenomen besluit genomen om de Amsterdam Faculty of Science te vormen. Het “Plan op hoofdlijnen AFS”, inclusief de daarin opgenomen locatieprofielen, de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling AFS en het Huisvestingsplan AFS op hoofdlijnen vormden bijlagen bij dit voorgenomen besluit. Het voorgenomen besluit is begin juli voor instemming voorgelegd aan de centrale medezeggenschapsorganen van de VU en de UvA. In het voorgenomen besluit zijn voorwaarden en uitgangspunten geformuleerd waaraan het definitieve besluit getoetst zal worden. Bovendien zijn kaders vastgesteld voor de nadere uitwerking van de AFS. De afgelopen maanden is gewerkt aan de voorbereiding van het definitieve besluit, waarbij de nadruk heeft gelegen op: - de uitwerking van het opleidingenaanbod van de AFS - afstemming met externe partijen, om vast te stellen of er bij hen bezwaren bestaan tegen de voorgenomen vorming van de AFS en of de vorming van de AFS als zodanig leidt tot minder inkomsten voor de betreffende faculteiten - externe assurance, om te beoordelen of er sprake is van schone inbreng van de beide partners in de AFS - het nader in beeld brengen van de kosten en baten van de AFS - de uitwerking van het fiscale regime voor de AFS - de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS, met name voor de korte termijn - de inrichting van de medezeggenschap voor de AFS - de inrichting van de topstructuur van de AFS en de werving van de beoogde decaan - het opstellen van een implementatieplan voor de AFS. Daarnaast zijn ontwerpkaders voor sturing, financiering, bedrijfsvoering en verantwoording in het kader van de Amsterdam Academic Alliance geformuleerd, die de komende maanden in het kader van de nieuwe Instellingsplannen van de VU en de UvA nader worden uitgewerkt.
1
Met de medezeggenschapsorganen en de Raden van Toezicht is de afgelopen maanden intensief gesproken over de AFS. De Gezamenlijke Vergaderingen van de VU en de UvA hebben in hun brieven van respectievelijk 19 september (GV VU met kenmerk GV-2013/074 v) en 17 september en 31 oktober (GV UvA) een groot aantal vragen gesteld naar aanleiding van het voorgenomen besluit, waarop de Colleges in hun brieven van 21 oktober en 12 november hebben geantwoord. Met deze bestuurlijke afweging, de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling en de bijgevoegde stukken geven de Colleges de medezeggenschap de aanvullende informatie waarvan de Gezamenlijke Vergaderingen hebben aangegeven deze nodig te hebben om tot hun oordeel te kunnen komen. In deze bestuurlijke afweging bij het definitieve besluit geven de Colleges aan in welke mate naar hun mening is voldaan aan de in het voorgenomen besluit genoemde voorwaarden en uitgangspunten en waar zij die mening op baseren. Op basis van de door de beide Colleges aangeleverde nadere informatie zullen de Gezamenlijke Vergaderingen van de VU en de UvA in december hun oordeel geven over het instemmingsverzoek inzake de vorming van de AFS. Voor de ontwikkeling van de bètawetenschappen in Amsterdam is het nodig om dit proces, dat al meerdere jaren loopt, af te ronden met een eenduidige conclusie. Medewerkers en studenten geven aan behoefte te hebben aan duidelijkheid over het perspectief. De Colleges hebben de verschillende aspecten van de vorming van de AFS sinds medio 2012 intensief met de medezeggenschap besproken. Bovendien is meerdere malen benadrukt dat de medezeggenschap – op centraal en decentraal niveau - bij de verdere uitwerking intensief betrokken zal worden, zoals aangegeven in de brief van de Colleges van 21 oktober jl. Dat geldt ook voor de verdere gedachtenvorming over de (governance en medezeggenschap in het kader van de) AAA, die plaats zal vinden in het kader van de nieuwe Instellingsplannen. De Gezamenlijke Vergaderingen hebben instemmingsrecht op het Instellingsplan en op belangrijke punten van de uitwerking van de AFS instemmings- of adviesrecht. Nadat de Colleges de oordelen van de medezeggenschapsorganen hebben ontvangen zullen zij een definitieve bestuurlijke afweging maken. Deze bestuurlijke afweging is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de strategische motieven voor de vorming van de Amsterdam Academic Alliance en de AFS als belangrijkste samenwerkingsverband binnen de AAA. In hoofdstuk 3 worden de vormgeving en de governance van de AFS nader toegelicht. Hoofdstukken 2 en 3 waren grotendeels ook opgenomen in de afweging bij het voorgenomen besluit van juli 2013. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 en 5 voor de in het voorgenomen besluit AFS genoemde randvoorwaarden,
2
uitgangspunten en kaders aangegeven in hoeverre daaraan voldaan wordt dan wel hoe deze bij de uitwerking van de AFS zijn en worden ingevuld. Hoewel er nog veel zal worden uitgewerkt bij de nadere invulling van de AFS, concluderen de beide Colleges op basis van deze bestuurlijke afweging dat behoudens instemming door de medezeggenschap in voldoende mate is voldaan aan de geformuleerde voorwaarden, uitgangspunten en kaders voor het vervolgproces om tot een positief besluit te kunnen komen.
3
2. Strategie AAA en AFS 2.1 De Amsterdam Academic Alliance Op 16 mei 2012 ondertekenden de VU en de UvA als onderdeel van hun profiel- en prestatieafspraken met OCW de intentieverklaring Amsterdam Academic Alliance. Deze samenwerking is er op gericht: - “Amsterdam” een nog sterkere uitgangspositie te bezorgen in (inter)nationale onderzoeksconsortia en bij de toedeling van onderzoeksgelden - de aantrekkingskracht van Amsterdam verder te versterken op wetenschappelijk toptalent, zowel onder studenten als onderzoekers - de kwaliteit van onderwijs en onderzoek in de beide instellingen aantoonbaar te versterken - te zorgen voor afstemming en behoud van de breedte in onderwijs en onderzoek die passend is voor de positie van Amsterdam als centrum van cultuur, creatieve industrie en zakelijke dienstverlening - samen met de HvA en andere kennisinstellingen in Amsterdam aan te sluiten op de grote behoefte aan hoog opgeleide kenniswerkers in de Amsterdamse economie, voor onder meer het bèta- en medische domein (inclusief life sciences), de (zakelijke) dienstverlening, de logistiek, ICT en de creatieve industrie, waarin de stad als centrum van Nederland fungeert. Amsterdam heeft heel veel te bieden aan talent uit binnen en buitenland: een prachtige compacte stad, een vrij en bruisend intellectueel en ondernemend klimaat, een belangrijke culturele uitstraling en - als belangrijkste concurrentiefactor1 - een groot aantal hoogwaardige kennisinstellingen met een breed gamma van artistieke opleidingen. Daarmee heeft Amsterdam een sterke positie in de internationale concurrentiestrijd om talent. Het behouden en zo mogelijk versterken van die positie vraagt extra inzet en voortdurende kwaliteitsverbetering. Immers, andere regio’s eisen in toenemende mate een plek op in de internationale wetenschappelijke en grootstedelijke competitie. Door de bundeling van de krachten van beide universiteiten – zo mogelijk aangevuld met andere kennisinstellingen – willen de VU en de UvA nog aantrekkelijker worden voor toptalent uit binnen- en buitenland, een hogere kwaliteit realiseren in onderwijs en
1
“De internationale concurrentiepositie van de topsectoren”, Planbureau voor de Leefomgeving, 8-3-2012
4
onderzoek, een breed opleidingenaanbod in stand houden, beter inspelen op de topsectoren en de Europese Grand Challenges, een nog sterkere positie verwerven in de concurrentie om onderzoeksmiddelen en verder bijdragen aan de versterking van de economische positie en het innovatief vermogen van de Amsterdamse regio. Ook willen beide universiteiten zo efficiënt mogelijk omgaan met hun infrastructuur en voorzieningen en de doelmatigheid van hun ondersteuning verbeteren. Op deze wijze realiseren de VU en de UvA gezamenlijk een kwaliteitssprong, die aansluit bij de conclusies van de OECD, die in haar Review of Higher Education in Regional and City Development (2010) vaststelde dat de Amsterdamse regio meer profijt kan hebben als de instellingen van hoger onderwijs beter samenwerken met elkaar, met het bedrijfsleven en met de overheid.2 De Amsterdam Academic Alliance is er op gericht de bestaande samenwerkingsverbanden te intensiveren en uit te breiden met nieuwe vormen van samenwerking. Sinds de ondertekening van de intentieverklaring in 2012 zijn er verschillende initiatieven genomen om deze ambitie te realiseren: - het voornemen tot integratie van de bètafaculteiten in de Amsterdam Faculty of Science (AFS) - intensieve samenwerking en alliantievorming tussen het VUmc en het AMC - de vorming van een Pan-Amsterdams TTO - enkele andere samenwerkingsverbanden van faculteiten en domeinen in Graduate Schools en Onderzoeksinstituten (o.a. digital humanities en het Europa-instituut). Belangrijkste initiatief in het kader van de AAA is de vorming van de AFS, waarin de bètafaculteiten van de VU (FEW en FALW) en de UvA (FNWI) worden geïntegreerd. Op basis van het door de bètadecanen opgestelde “Plan op hoofdlijnen AFS” hebben de beide Colleges op 2 juli jl. het voorgenomen besluit genomen om de AFS te vormen. 2.2 De Amsterdam Faculty of Science De vorming van de Amsterdam Faculty of Science biedt de VU en de UvA een uitgelezen kans om het Amsterdamse internationale profiel in het bètadomein te versterken. Samen kunnen we qua formaat een speler in de Europese top worden, die een leidende rol in internationale onderzoeksconsortia kan vervullen en aantrekkelijk is voor de meest getalenteerde wetenschappers uit binnen- én buitenland. Door integratie van de bètafaculteiten en samenwerking met de relevante NWO- en KNAW-instituten en Surf-SARA ontstaat een schaal 2
OECD-Review of Higher Education Institutions in Regional and City Development: Amsterdam; 2010
5
die vergelijkbaar is met de beste universiteiten op bètagebied in Europa. Dat maakt het beter mogelijk nationaal en internationaal toptalent aan te trekken, rendabeler gebruik te maken van apparatuur, de nieuwe bètagebouwen op het Science Park en de VU-campus uit te nutten, allianties te vormen met wetenschappelijke topcentra in Europa en om succesvol mee te doen in de competitie om Europese onderzoeksubsidies en prijzen. Daarmee kunnen we tevens, landelijk gezien, in Amsterdam een breed onderwijsaanbod handhaven met excellente docenten en differentiatie en keuzemogelijkheden voor studenten. Is de AFS-vorming daarvoor nodig? Onvermijdelijk wordt het Nederlandse stelsel van hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek meer competitief dan het was. De Strategische Agenda van OCW uit 2011, mede gebaseerd op het rapport van de commissie Veerman, kiest voor kwaliteit in verscheidenheid, dus voor meer onderlinge profilering. Het nu lopende Interdepartementaal Beleidsonderzoek naar het wetenschappelijk onderzoek is de volgende stap in dit proces. De VU en de UvA afzonderlijk hebben daarin géén goede startpositie, hun bètafaculteiten behoren tot de kleinste in het land en zijn dus kwetsbaar voor komende taakverdelingsoperaties. De gemeente Amsterdam daarentegen kiest voor een versterkt bètaprofiel, mede in relatie tot de topsectoren. De recente tender Amsterdam Metropolitan Solutions, die geleid heeft tot besprekingen met een consortium onder leiding van TU Delft, is daar een voorbeeld van. Ook VU en UvA willen hun presentie in het bètadomein behouden en versterken, getuige de recente nieuwbouw (Science Park en O2) voor hun bètafaculteiten. De vorming van de AFS maakt deze ambitie mogelijk. De toegevoegde waarde van de AFS wordt geïllustreerd door de recente keuze van SRON en ASML voor Amsterdam. De schaalgrootte van de AFS stelt Amsterdam in staat toponderzoek op het totale, brede palet aan science-disciplines op samenhangende wijze te combineren met inter- en transdisciplinair onderzoek gericht op de grote maatschappelijke vragen en een hoogstaand academisch vormend opleidingenaanbod te verzorgen over de volle breedte van de bètawetenschappen, dat door studenten als zeer goed wordt beoordeeld. Bovendien kan de AFS door haar impact op het Amsterdamse wetenschappelijke en kennislandschap de attractiviteit van de metropoolregio vergroten voor nationale en internationale instituten en bedrijven. Daarbij wordt een organisatiemodel gehanteerd dat de voordelen van grootschaligheid - met name in het onderzoek - combineert met oog voor de menselijke maat - met name in het onderwijs.
6
De doelstellingen van AFS moeten dus in de context van de maatschappelijke baten gesitueerd worden: - er worden meer binnenlands bètatalenten naar Amsterdam getrokken en opgeleid voor de arbeidsmarkt van de metropoolregio (en Nederland) - VU-UvA graden zijn waardevast door versterking van de internationale reputatie van de instellingen - meer aantrekkingskracht op buitenlands talent - betere kwaliteit van het onderwijs, doordat de aantrekkelijkheid van de opleidingen voor talent toeneemt en doordat uit een groter reservoir aan docenten geput kan worden. Met de AFS willen de VU en de UvA één van de leidende science-faculteiten in Europa vormen. Daartoe zijn in het “Plan op hoofdlijnen AFS” een aantal duidelijke ambities geformuleerd: - handhaving van het brede onderwijspalet en verbreding van de docentenbasis - 10-15% toename van high-impact publicaties - 10-15% toename van het aandeel in NWO- en EU-subsidies - substantiële (>20%) toename van de derde geldstroom - het aantal internationale master studenten moet in elk domein toenemen, tot minstens 20% (Life Sciences en Fundamental Science), minstens 30% (Sustainability) resp. minstens 40% (Informatics). Het kwaliteitseffect dat in het kader van de AFS tot stand wordt gebracht levert de volgende baten op: - toename van research grants van NWO en de Europese Unie - toename van personal grants en prijzen voor AFS-onderzoekers - meer en grotere samenwerkingen met de industrie en andere externe opdrachtgevers - meer valorisatie door spin-off van vindingen - kostenbesparing door betere benutting van onderzoeksapparatuur - efficiency-voordelen in ondersteunende functies - minder verlieslatende opleidingen en vakken. Voortbouwend op succesvolle bestaande initiatieven en samenwerking met externe partijen, en met nadrukkelijk oog voor nieuwe kansen hierin, kiest de AFS in het plan op hoofdlijn thematisch voor: 1. Human Life Science
7
2. Science for Sustainability 3. Information Science 4. Fundamentals of Science. Daarbij worden Human Life Science en Information Science gevestigd op de VU-campus en Science for Sustainability en Fundamentals of Science op Science Park Amsterdam. In het onderwijs richt de AFS zich op een kwalitatief hoogwaardig academisch vormend opleidingenaanbod over de volle breedte van de bètawetenschappen, inclusief interdisciplinaire programma’s. Daarmee houden studenten ruime keuzemogelijkheden, geheel in de Amsterdamse traditie. Het onderwijs binnen de AFS wordt kleinschalig georganiseerd en biedt ruime mogelijkheden tot differentiatie. Daarnaast wil de AFS een broedplaats worden voor onderwijsinnovaties. Aantrekkelijk aanbod voor excellente en voor internationale studenten is een belangrijk onderdeel van de kwaliteitsambitie van de AFS. De AFS zet ook in op substantiële groei van valorisatie. De combinatie van expertise en moderne faciliteiten vormt hiervoor een uitstekende basis. Kritische massa voor spin-off bedrijvigheid zal eerder worden bereikt. Daarnaast kunnen kansen gerichter en effectiever worden benut door uitwisseling van ervaring en leads op het gebied van valorisatie en de bundeling van ondersteuning hierbij, onder meer door de vorming van het PanAmsterdamse TTO. De locatie van de AFS biedt mogelijkheden om nieuwe bedrijvigheid te vestigen (Matrix gebouwen op Science Park en de verdere uitbouw van de campus op de Zuidas). In de AFS valorisatiestrategie zal nader worden ingegaan op de rol van spin-offs, patenten, uitbouw van publiek-private samenwerkingsverbanden en het stimuleren en faciliteren van onderzoekers in valorisatieactiviteiten. Vanuit de doelstelling bij te dragen aan antwoorden op de maatschappelijke vragen van de 21e eeuw en aan vruchtbare uitwisseling van ideeën, heeft de AFS de ambitie samenwerkingsrelaties met andere wetenschapsgebieden te versterken, waaronder geneeskunde, maatschappij-, gedrags- en geesteswetenschappen en economie. De AFS zal bestaande samenwerkingsverbanden met andere faculteiten binnen de VU en de UvA continueren Uit de contacten met overheden en bedrijfsleven blijkt dat de AFS vanuit die kant op veel steun kan rekenen en dat zij de AFS als een belangrijke ontwikkeling zien met het oog op de kwaliteit en profilering van het onderzoek en de bijdrage aan innovatie. De komst van het Centrum voor Nanolithografie (ASML) en het NWO-instituut voor ruimteonderzoek SRON
8
naar Amsterdam laten zien dat het niet bij woorden blijft en dat de vorming van de AFS daadwerkelijk een aantrekkende werking heeft. Tot slot, er is geen enkele andere plaats in Nederland waar een vergelijkbare krachtenbundeling mogelijk is. De vorming van de AFS past dus goed bij de ambities van differentiatie op stelselniveau en het versterken van de internationale positie van Nederland als innovatie- en kennisland. Als niet besloten wordt tot vorming van de AFS zal samenwerking tussen de VU en de UvA op grond van het sectorplan natuur- en scheikunde nog steeds nodig zijn. Bovendien bestaat dan het risico dat een deel van de kleine opleidingen zal moeten worden stopgezet, wat leidt tot reductie van het brede aanbod aan bètaopleidingen in Amsterdam. Een breed en gevarieerd aanbod met veel differentiatie en keuzeruimte voor studenten is ook noodzakelijk om bij te dragen aan de grote vraag naar bèta-opgeleiden, zowel in de Amsterdamse regio als landelijk. Op onderzoeksgebied zou het niet besluiten tot de vorming van de AFS leiden tot verzwakking van de positie van VU en UvA in het Centrum voor Nanolithografie en kan het tot gevolg hebben dat de afspraken met NWO over SRON op losse schroeven komen te staan. Datzelfde geldt voor de profileringsmiddelen (6 miljoen euro op jaarbasis voor VU en UvA samen), omdat het behoud ervan immers met name is gekoppeld aan de vorming van de AFS als speerpunt van de Amsterdam Academic Alliance.
3. Vormgeving en governance AFS 3.1 De gemeenschappelijke regeling AFS Voor de AFS is - gelet op de huidige wetgeving en het uitgangspunt van samenwerking tussen twee autonome universiteiten - op basis van een verkenning van mogelijke juridische modellen gekozen voor het model van een gemeenschappelijke regeling op grond van artikel 8.1 van de WHW. De bij het besluit vast te stellen Gemeenschappelijke Regeling AFS sluit, met inachtneming van de wettelijke kaders voor het besturingsmodel, aan op de voorkeuren van de bètadecanen in het “Plan op hoofdlijnen AFS”. Ten opzichte van de concept Regeling bij het voorgenomen besluit is een aantal bepalingen aangaande de inrichting van de AFS geschrapt, omdat zij thuishoren in het faculteitsreglement AFS. Dat betreft met name de interne inrichting van de onderwijs- en onderzoekorganisatie in de AFS, alsmede de vormgeving van de facultaire medezeggenschap. Het faculteitsreglement AFS wordt, conform artikel 9.14 WHW, opgesteld door de decaan en, na verkregen instemming van de facultaire medezeggenschap, aan de Colleges ter goedkeuring voorgelegd
9
Verder is om fiscale redenen gekozen voor een model dat uitgaat van het principe van inbreng van arbeid en kapitaal in plaats van onderlinge dienstverlening met bijbehorende financiële stromen over en weer. De Regeling is ook daarop aangepast ten opzichte van het eerdere concept. De bepalingen uit de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling over financiering (oud artikel 17) worden meegenomen bij de uitwerking van het financieringsmodel van de AFS. De AFS heeft de ambitie om zich als één faculteit te profileren, naar buiten (met het oog op wervingskracht voor fondsen, wetenschappers en studenten en de positie op rankings) en naar medewerkers en studenten. Het besturingsmodel voor de AFS moet hier aan bijdragen. De constructie is ten aanzien van governance en fiscaliteit transparant en stelt beide Colleges in staat hun wettelijke verantwoordelijkheid te dragen zonder in hun autonomie te treden. De beide Colleges van Bestuur zullen hun wettelijke taken ten aanzien van de AFS gezamenlijk in eenparigheid gaan uitoefenen. De Gemeenschappelijke Regeling sluit uiteraard aan op de wettelijke taakverdeling tussen College(s) van Bestuur en decaan en regelt datgene wat tot de bevoegdheden van de Colleges behoort. De Gemeenschappelijke Regeling AFS gaat uit van een eenhoofdig bestuur, dat wil zeggen dat de verantwoordelijkheid bij de decaan ligt en niet bij een faculteitsbestuur. Gelet op de omvang en diversiteit van de AFS wordt de decaan wel ondersteund door een managementteam. De decaan kan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden naar de leden van het managementteam mandateren, tenzij zijn mandaat expliciet anders bepaalt. De decaan van de AFS legt de Colleges afspraken voor over de besturing van de AFS, die in het faculteitsreglement AFS en het mandaat worden vastgelegd. Het principe van eenhoofdig bestuur geldt op alle niveaus. Dat betekent dat instituten en afdelingen ook een directeur of voorzitter hebben en geen bestuur. Dit wordt in het faculteitsreglement AFS geregeld. Het is wenselijk dat het personeel de AFS zo veel mogelijk als één werkgever ervaart. Omdat dat binnen de huidige wet- en regelgeving niet volledig mogelijk is, is er voor gekozen om een pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden op te stellen, dat zoveel mogelijk de huidige
10
verschillen opheft. Hierover worden in het voorjaar van 2014 afspraken gemaakt met het Lokaal Overleg. 3.2 Governance Om sturing te geven aan de AFS en andere samenwerkingsverbanden tussen de VU en de UvA vergaderen de beide Colleges sinds september jl. elke twee weken gezamenlijk, met behoud van ieders eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuur en beheer van de eigen instelling jegens de overheid, financiers, decanen, studenten, medezeggenschap en toezichthouders. Ten aanzien van de samenwerkingsverbanden worden de wettelijke taken van het College van Bestuur door de Colleges van Bestuur van beide instellingen gezamenlijk in eenparigheid uitgeoefend (dat wil zeggen met gelijkluidende besluiten van de beide Colleges). In geval van en zolang als er een eventuele strijdigheid is met bestaande bindingen of overeenkomsten of met afspraken met decanen of de medezeggenschapsorganen van een of beide universiteiten, kan een tijdelijke afwijkingsclausule worden afgesproken. Daarnaast blijven de Colleges van Bestuur van de VU en de UvA afzonderlijk vergaderen over aangelegenheden die los staan van de samenwerking. Beide Colleges stemmen hun beleid met betrekking tot AFS en andere specifieke onderlinge samenwerkingsverbanden af om de samenwerking optimaal te faciliteren en te laten werken. Deze afstemming heeft betrekking op: - de beoordelingscriteria en (her)benoeming van hoogleraren - de daarvoor relevante onderdelen van het Instellingsplan ex artikel 2.2 WHW - wijzigingen in de systematiek van interne toewijzing van budgetten - externe afvaardiging, met het oog op de positionering als samenwerkingsverband - de vaststelling van de jaarlijkse begroting (en eventuele tussentijdse begrotingswijzigingen), met inbegrip van investeringsplannen (Huisvestingsplan en ITprojectportfolio) - de oprichting van rechtspersonen en het onderbrengen daarin van taken - naamgevingskwesties, zoals ten aanzien van instituten en gebouwen - de indiening van subsidieaanvragen, anders dan onderzoeksubsidies, alsmede van subsidieaanvragen voor onderzoek met een potentieel negatieve invloed op de samenwerking.
11
Met de centrale medezeggenschapsorganen wordt overlegd over een model om hen zo goed mogelijk bij de af te stemmen besluiten te betrekken, met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid binnen de eigen instelling. De UvA en de VU willen zeker stellen dat de ontwikkeling van beider solvabiliteit zich beweegt binnen de kaders van een gezonde bedrijfsvoering. Op basis van de huidige informatie zijn hiervoor voldoende waarborgen beschikbaar. De UvA en de VU spreken af de relevante informatie (begroting, jaarrekening, meerjarenprognoses) met elkaar te delen en met elkaar te bespreken voor ze worden vastgesteld en elkaar deze stukken ter informatie toe te sturen, tegelijk met de aanbieding aan de auditcommittee van de eigen Raad van Toezicht. De UvA en de VU willen ook zeker stellen dat de governance zodanig is ingericht dat de bestaande samenwerkingen geen materiële negatieve invloed kunnen hebben op kosten en budget van de AFS. Voor de UvA heeft dit betrekking op de samenhang in de bedrijfsvoering met de HvA (samenwerkende diensten). Voor de VU heeft dit betrekking op de relatie met het VUmc binnen de stichting VU-VUmc. De VU en de UvA spreken af elkaar informatie te verschaffen over de feitelijke werking van de governance op deze punten. Daarbij gaat het onder meer om de mate waarin sprake is van administratieve scheiding tussen de instellingen, de financiële verbondenheid tussen de instellingen (o.a. financiering en verbonden instrumenten en fiscaliteit) en plannen voor toekomstige aanpassing en de besluitvormingsprocessen. De VU en de UvA zullen elkaar ook informatie verstrekken over de verhouding tussen het ziekenhuis en de geneeskunde faculteit. Indien deze informatie niet leidt tot voldoende helderheid en assurance bij de andere partij, kunnen VU en UvA een nadere externe due diligence op dit punt verlangen. Zo nodig worden op basis van de uitwisseling van informatie of de externe due diligence nadere afspraken gemaakt. De Raden van Toezicht van de VU en de UvA komen ten minste twee maal per jaar in gezamenlijke vergadering bijeen om de samenwerkingsverbanden tussen beide universiteiten te bespreken, onverminderd de verantwoordelijkheid van elk der Raden voor het toezicht op de eigen instelling.
12
4. Voorwaarden en uitgangspunten In dit hoofdstuk wordt aangegeven in welke mate naar het oordeel van de beide Colleges intussen voldaan is aan de in het voorgenomen besluit genoemde voorwaarden en uitgangspunten. Per paragraaf worden eerst (in een kader) de betreffende voorwaarden en uitgangspunten geciteerd. Daarna wordt aangegeven hoe en in hoeverre daaraan voldaan wordt. 4.1 Externe stakeholders Van officiële zijde (OCW, NVAO, NWO, ACM) bestaat geen bezwaar tegen de gemeenschappelijke regeling. De Colleges hebben genoegzaam vastgesteld dat vorming van de AFS als zodanig niet leidt tot korting op de rijksbijdrage van de VU en de UvA. De Colleges hebben genoegzaam vastgesteld dat vorming van de AFS als zodanig niet leidt tot een kleinere kans voor AFS onderzoekers om subsidies van NWO en andere subsidiegevers te verwerven. Voor zoveel contractueel nodig, is door de banken bevestigd dat de gemeenschappelijke regeling geen default onder de contractvoorwaarden van de bestaande financieringen of de financieringen waarover met banken wordt onderhandeld oplevert. Er heeft overleg plaatsgevonden met het ministerie van OCW, zowel ambtelijk als met de minister. OCW steunt de vorming van de AFS. In een brief van 29 november heeft de minister bevestigd dat de vorming van de AFS als zodanig niet zal leiden tot korting op de Rijksbijdrage; daarin heeft zij tevens het belang dat zij hecht aan de realisatie van SRON neergelegd. OCW zal in overleg met NWO nagaan wat mogelijk is om deze ontwikkeling verder te faciliteren. De vorming van de AFS heeft op zichzelf geen gevolgen voor de prestatieafspraken die de VU en de UvA met de minister van OCW hebben afgesloten. Indien de VU en de UvA menen dat er aanleiding is tot aanpassingen van de prestatieafspraken met OCW om de AFS niet met twee sets van niet geheel identieke afspraken te confronteren, dient dit (gelet op de brief
13
van OCW van 3 juli 2013) te worden gemeld bij de midterm review van de RCHO, komend voorjaar. Er heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden met NWO. In dat overleg heeft NWO aangegeven de vorming van de AFS te ondersteunen. NWO meent bovendien dat de nieuwe NWOstrategie goede aanknopingspunten zou kunnen bieden voor de AFS. NWO benadrukt dat selectie plaatsvindt op basis van kwaliteit van onderzoeksvoorstellen, zodat de AFS-vorming op zichzelf niet van invloed is op de succeskansen van VU en UvA. NWO zal hieraan aandacht besteden in de evaluatie met de gebiedsbesturen. Deze afspraken zijn vastgelegd en per brief bevestigd in het verslag van het bestuurlijk overleg. Zoals bekend, rapporteert NWO de “marktaandelen” en success rates van de universiteiten in haar programma’s altijd in verhouding tot hun aandelen in de rijksbijdrage, zodat voor de UvA en de VU hun opgetelde rijksbijdrage als referentie voor de opgetelde NWO-toekenningen zal tellen. Op 3 december vindt overleg plaats met de NVAO over de met de AFS-vorming samenhangende omzettingen van opleidingen. De minister is bereid mee te werken aan de herziening van het opleidingenaanbod via een package deal, binnen de mogelijkheden die de wet daarvoor geeft. De mogelijke gevolgen van de vorming van de AFS voor kansen om subsidies uit het EUprogramma Horizon 2020 te verwerven worden nader verkend. Daarbij wordt in beeld gebracht onder welke figuren universiteiten gezamenlijk proposals kunnen indienen, aan welke voorwaarden daarbij moet worden voldaan en wat de consequenties van elk van die figuren zijn voor de mogelijkheid voor AFS-onderzoekers om EU-subsidies te verwerven. Daarbij gaat het niet alleen om de mogelijkheid om personeelskosten te declareren, maar ook om het verkennen van de mogelijkheden tot declaratie van overige directe kosten (apparatuur, verbruiksartikelen), de overhead, het intellectueel eigendom, de geheimhouding, de zeggenschap in een consortium en de kans op honorering. In deze verkenning zal specifiek aandacht besteed worden aan de figuur van de Joint Research Unit. Aandachtspunt bij deze verkenning is dat de spelregels voor Horizon 2020 nog niet definitief zijn. Advocatenkantoor Stibbe heeft op verzoek van beide Colleges een analyse uitgevoerd van eventuele risico’s van de vorming van de AFS in het kader van het mededingingsrecht. Stibbe geeft aan dat de Mededingingswet alleen van toepassing is voor zover de samenwerking
14
betrekking heeft op “ondernemingsactiviteiten” van de VU en de UvA. De AFS betreft vooral de “wettelijke activiteiten” van de VU en de UvA. Daarop is de Mededingingswet niet van toepassing. Zelfs indien de Mededingingswet van toepassing is op (een deel van) de beoogde samenwerking, lijkt de oprichting van de AFS niet te kwalificeren als “concentratie” in de zin van de Mededingingswet. De beoogde samenwerking hoeft daarom niet voorafgaand aan de oprichting te worden gemeld aan de ACM. Alles afwegende is het volgens Stibbe onwaarschijnlijk dat de AFS-vorming in strijd met de Mededingingswet zal blijken te zijn. Wel dienen de VU en de UvA maatregelen te nemen om te voorkomen dat de samenwerking binnen AFS er toe leidt dat de UvA en de VU afspraken maken of informatie uitwisselen over de respectieve eigen ondernemingsactiviteiten buiten de AFS (en andere bestaande) samenwerking om. Voorafgaand aan het definitieve besluit over de vorming van de AFS worden de banken waarmee de VU en de UvA financieringsrelaties onderhouden schriftelijk op de hoogte gesteld van de vorming van de AFS en van het feit dat de onderliggende huisvestingsportefeuilles niet gemengd worden (zodat de verstrekte zekerheden niet geraakt worden). Op basis van analyse van de contractvoorwaarden, zijn de Colleges van mening dat de Gemeenschappelijke Regeling AFS geen default onder de contractvoorwaarden van de bestaande financieringen oplevert. Vanuit de banken zijn er tot nu toe ook geen signalen in die richting ontvangen. Op basis van het bovenstaande zijn de beide Colleges er genoegzaam van overtuigd dat er van officiële zijde geen bezwaar bestaat tegen de gemeenschappelijke regeling, dat vorming van de AFS niet leidt tot een korting op de rijksbijdrage van de VU en de UvA of tot een lagere kans voor AFS-onderzoeker om subsidie bij NWO te verwerven. De gevolgen van de vorming van de AFS voor kansen op subsidie vanuit de EU dienen nader onderzocht te worden. De banken zullen nog op de hoogte gesteld worden van de definitieve voorstellen voor de vorming van de AFS. 4.2 Externe assurance Een onderzoek door de accountants van VU en UvA, dan wel door een daartoe aan te zoeken externe partij (due diligence), brengt geen materiële, fiscale of financiële obstakels aan het licht die het aangaan van de gemeenschappelijke regeling in de weg staan. Er is sprake van een “schone” inbreng van de drie/twee huidige faculteiten (dus met toereikende
15
voorzieningen voor kosten uit het verleden en met een zowel begroot als feitelijk niet verlieslatende exploitatie). Het onderzoek omvat de eventuele wederzijdse bestuurdersaansprakelijkheid die het besluit in het leven zou kunnen roepen. De CvB’s hebben eind november de beschikking gekregen over de concept-rapportages uit de high level due dilligence van Deloitte. De eerste verduidelijkende vragen en antwoorden over deze rapportages zijn intussen uitgewisseld en dragen bij aan een scherpe blik over en weer op eventuele risico’s voor de samenwerking in AFS-verband. De nadere afspraken die de Colleges op grond van deze rapporten hebben gemaakt over informatie-uitwisseling, governance, huisvesting en internal control, zijn opgenomen in deze bestuurlijke afweging en in enkele bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling. De instellingsaccountant PwC heeft een scan uitgevoerd van de stukken bij het voorgenomen besluit vanuit het perspectief van controle en rechtmatigheid. De door PwC gemaakte opmerkingen zijn verwerkt in de Gemeenschappelijke Regeling of de bestuurlijke afweging of worden betrokken bij de verdere uitwerking van met name de financiële en fiscale structuur tussen nu en mei 2014, en hebben geen showstoppers aan het licht gebracht. PwC zal ook een oordeel geven over het definitieve besluit en de daarbij horende stukken. 4.3 Meerwaarde en meerkosten De Colleges zijn genoegzaam overtuigd dat de baten op termijn en op instellingsniveau tegen de kosten opwegen Om te beoordelen of de baten op termijn en op instellingsniveau tegen de kosten opwegen, is met gebruikmaking van bedrijfsmatige methoden, technieken en ratio’s een zo goed mogelijk beeld gevormd, met de kennis van nu, van de meerwaarde van de AFS in verhouding tot de meerkosten van de AFS. De kerntaken van een universiteit leiden echter tot activiteiten die zich naar hun aard minder goed lenen om de toegevoegde waarde uit te drukken in exacte getallen, laat staan in euro’s. Belangrijke strategische afwegingen, zoals de positie van Amsterdam in een toenemend competitieve sector zowel binnen als buiten Nederland, hebben eerder een bestuurlijk en voorwaardenscheppend dan een financieel karakter. Bij onderwijs, onderzoek en valorisatie geldt dat niet altijd vooraf te voorspellen is welke activiteit tot de meeste toegevoegde waarde zal leiden.
16
Daarbij geldt dat de vorming van de AFS een proces is dat zich over meerdere jaren zal uitspreiden en waarbij een groot aantal mensen binnen en buiten de VU en de UvA betrokken zal zijn. Algemene trends in onderwijs en onderzoek zijn achteraf wellicht goed te verklaren, maar vooraf moeilijk in te schatten. Deze onmeetbaarheid en onzekerheid betekenen niet dat het opstellen van een bestuurlijke afweging van baten en lasten niet zinvol is. Het hanteren van hardere indicatoren en (financiële) onderbouwingen helpt de Colleges en de decaan AFS om betere beslissingen te nemen dan anders mogelijk zou zijn. Uitgangspunt zijn de ambities van de AFS uit het Plan op hoofdlijnen, de daarmee verbonden baten en lasten en de incidentele kosten die nodig zijn voor de vorming van de AFS. Er zullen overigens in de nadere uitwerking van de AFS nog veel keuzes gemaakt moeten worden. Dan zal ook pas een preciezer beeld ontstaan van de aard van de kosten, bijvoorbeeld op het gebied van de bedrijfsvoering in AAA verband (waar AFS dan onderdeel van is). Het onderstaande is daarom een richtsnoer voor de decaan AFS en alle andere betrokkenen om op ontwikkelingen in de omgeving te reageren en zo nodig bij te sturen, vooral op het gebied van huisvestingslasten, overhead en transitiekosten. Met de vorming van de AFS wordt ingezet op groei, in kwantitatief en kwalitatief opzicht. De ambitie om één van de leidende science-faculteiten van Europa te worden is in het “Plan op hoofdlijnen AFS” als volgt geconcretiseerd: - een toename van 10-15% in high-impactpublicaties en een zelfde percentage groei van het relatieve aandeel in NWO- en EU-subsidies - toename van de inkomsten uit de derde geldstroom met minimaal 20% - door haar impact op het Amsterdamse wetenschappelijke en kennislandschap draagt AFS bij aan het verhogen van de attractiviteit van de metropoolregio - het aantal internationale master studenten moet in elk domein toenemen, tot minstens 20% (HLS, FoS), minstens 30% (SfS) resp. minstens 40% (IS). Vergelijking met topuniversiteiten in Europa maakt duidelijk dat als de AFS haar ambities waarmaakt deze doelstellingen haalbaar zijn.
17
Onderstaande figuur geeft een beeld van de ontwikkeling van de groei van de inkomsten van de AFS tegenover de geschatte transitiekosten in de komende 10 jaar. Financieel beeld AFS (in mln. €) 20000 Resultaat FNWI, FEW en FALW zonder AFS 15000
10000
Ontwikkeling 1e, 2e en 3e geldstroom a.g.v. AFS (12,5% groei) Max. variant ontwikkeling 1e, 2e en 3e geldstroom a.g.v. AFS (15% groei)
5000
0
Incidentele lasten implementatie AFS Totaal effecten AFS (incidenteel en structureel)
-5000
In de bovenstaande grafiek zijn in beeld gebracht: - het resultaat van de bètafaculteiten van VU en UvA zonder de AFS (het opgetelde resultaat van de huidige meerjarenbegrotingen van de afzonderlijke faculteiten). Hierbij moet opgemerkt worden dat de afzonderlijke AFS faculteiten investeringen doen ten laste van de reservepositie, dit verklaart de negatieve resultaten in 2014-2017 - de verwachte ontwikkeling van de 1e, 2e en 3e geldstroom als gevolg van de AFS bij 12,5% groei - een variant van de ontwikkeling van de 1e, 2e en 3e geldstroom als gevolg van de AFS (bij 15% groei)de specifiek op de AFS drukkende incidentele lasten (meerkosten) die verbonden zijn met de implementatie van de AFS. De in de grafiek weergegeven totale effecten van de AFS zijn gebaseerd op een groei van 12,5%. Dat leidt tot de volgende conclusies:
18
-
de vorming van de AFS zal met kosten gepaard zal gaan, waar echter tegenover staat dat aanmerkelijk meer baten beschikbaar zullen komen voor onderwijs, onderzoek en innovatie. Daarbij is de sprong in kwaliteit en reputatie waartoe het “Plan op hoofdlijnen AFS” zal leiden niet meegenomen, evenmin als de effecten op de werkgelegenheid in de stad (meer bèta-opgeleiden, opstart en aantrekking van bedrijven). Derhalve zijn de Colleges van mening dat de vorming van de AFS een alleszins verantwoorde investering is in de toekomst van hun instellingen en van de stad Amsterdam. Ook als maar een deel van de verwachte baten gerealiseerd wordt, weegt dat ruimschoots op tegen de kosten.
-
De incidentele lasten voor AFS van de implementatie bedragen in de periode 2014-2018 indicatief € 5,5 miljoen. In de periode t/m 2016 leidt de vorming van de AFS door de aanloopkosten tot een negatief resultaat. Vanaf 2017 zijn de baten hoger dan de kosten, vooral door de groei van 2e en 3e geldstroom.
-
De vorming van de AFS leidt in een periode van 5 jaar tot een groei van de omvang van de 1e,2e en 3e geldstroom met 12,5% tot 15%, waardoor oplopend tot € 13 tot 17 miljoen per jaar extra besteed kan worden aan onderzoek (90%) en onderwijs (10%). In die 5 jaar valt reeds de terugverdientijd van de implementatiekosten (uitgaande van het kengetal dat 20% van de extra geldstromen beschikbaar is voor facultaire overhead). Mogelijk haalbare efficiencies in de bedrijfsvoering van de AFS ten opzichte van de huidige faculteiten zijn daarbij nog niet in beeld gebracht en nog niet meegeteld. De ambities van de AFS op onderwijsgebied kunnen alleen duurzaam gerealiseerd worden in combinatie met het verbeteren van de onderzoeksoutput en het verhogen van de inkomsten voor onderzoek en valorisatie. Vertraging van de implementatie van de AFS leidt tot het uitsmeren van de kosten over langere tijd, maar ook tot lagere baten dan wel het later realiseren van de beoogde baten. Naar verwachting is het saldo van vertraging van de implementatie negatief doordat tijdelijke oplossingen arbeidsintensiever zijn en meer inefficiëntie in het bedrijfsvoeringproces in stand houdt.
De harmonisatie van de bedrijfsvoering van de VU en de UvA (en de HvA) heeft een bredere scope dan de AFS. Daarom zijn deze kosten niet meegenomen in de bovenstaande afweging. Mede op basis van een verkenning naar het lange termijn perspectief voor de bedrijfsvoering wordt in het eerste kwartaal van 2014 een plan op hoofdlijnen voor de harmonisatie van de bedrijfsvoering opgesteld. Daarbij zullen ook de financiële effecten in beeld worden gebracht. Bij de harmonisatie van de bedrijfsvoering is het uitgangspunt dat de structurele
19
kosten van (systeem)aanpassingen in de bedrijfsvoering worden gedekt uit structurele doelmatigheidswinst binnen het bedrijfsvoeringsdomein en niet leiden tot structureel hogere kosten in de dienstverlening voor onderwijs en onderzoek. Dat betekent dat het uitgangspunt is dat de prijs die faculteiten moeten betalen per eenheid “product” (m2, fte, student et cetera) niet stijgt als gevolg van de harmonisatie. 4.4 Fiscale uitwerking en bekostiging AFS De vormgeving van de samenwerking is fiscaal zodanig uitgewerkt, dat er geen BTW gevolgen zijn. De AFS heeft fiscaal de kenmerken van een maatschap, waarbij wordt uitgegaan van inbreng van arbeid en kapitaal (om niet) in plaats van onderlinge dienstverlening met bijbehorende financiële stromen over en weer. Dit betekent dat de inbreng (arbeid, kapitaal, collegegelden, huisvesting, roerende goederen en dienstverlening) moet worden gewaardeerd en dat op basis daarvan de vaste verhouding tussen de inbreng van de UvA en de VU wordt bepaald. Deze verhouding staat niet voor altijd vast maar kan indien de Colleges daartoe beide wensen te besluiten, worden aangepast door wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. Voor de besturing van onderwijs en onderzoek is de AFS één entiteit waar budget ingaat en prestaties uitkomen. Vanuit fiscaal oogpunt zijn binnen de AFS echter de bètafaculteiten van de VU en de UvA te onderscheiden, met waardestromen die voor een belangrijk deel de vorm van inbreng en resultaatverdeling hebben in plaats van vergoedingen voor prestaties. In de Gemeenschappelijke Regeling is het principe van inbreng vastgelegd. Het daadwerkelijke regelen van de inbreng – d.w.z. het bepalen van de in te brengen categorieën, de waardering van de inbreng en het bepalen van de verhouding van de inbreng van de VU en de UvA – zal de komende maanden plaatsvinden, in samenhang met het opstellen van het kostenmodel en het allocatiemodel voor de AFS en de keuzes voor de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS vanaf 1-1-2015. Hierover zal in mei 2014 een besluit genomen worden, waarbij de bepalingen uit artikel 17 van de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling van 2 juli jl. het uitgangspunt zijn. Deze omvatten, samengevat, dat voor de AFS een level playing field geldt ten opzichte van andere faculteiten, zonder dubbeltellingen, wat toerekening van kosten en waardering van inbreng betreft; dat de bestaande bestemde reserves en andere balansposten van de faculteiten ter
20
beschikking van of voor rekening van de AFS blijven; en dat mutaties in de systematiek van kostentoerekening en budgettering op het moment van invoering budgetneutraal geschieden. Voor het jaar 2014 – wanneer er nog niet wordt gewerkt met een geïntegreerde begroting voor de AFS - worden de bestaande budgetten van de faculteiten die participeren in de AFS ingebracht. De financiële bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling zullen in werking treden met ingang van 1-1-2015. Het fiscale model is getoetst bij onze eigen experts op het gebied van fiscaal recht, die hebben aangegeven dat deze uitwerking voldoet aan de fiscale regelgeving. In contacten met de Belastingdienst is niet gebleken dat er van die zijde bezwaar bestaat tegen de voorgenomen constructie, maar de Belastingdienst zal daar niet op voorhand een uitspraak over doen. Op basis van bovenstaande concluderen de beide Colleges dat het aannemelijk is dat de vormgeving van de samenwerking fiscaal zodanig is uitgewerkt, dat er geen BTW gevolgen zijn. Het gesprek met de fiscus wordt voortgezet en bij OCW is de spanning tussen de huidige fiscale regelgeving en de samenwerkingsambities op grond van de Strategische Agenda onder de aandacht gebracht. 4.5 Instellingstoets Op basis van afspraken met de NVAO over de datum en het plan van aanpak staat het voor beide Colleges genoegzaam vast dat de VU de Instellingstoets kwaliteitszorg van de NVAO vóór eind 2014 heeft afgerond met het oordeel ‘positief’, zodat de opleidingen van de AFS niet met verschillende accreditatieregimes worden geconfronteerd. Op 8 november heeft de rector magnificus van de VU afspraken gemaakt met de NVAO. De Instellingstoets kwaliteitszorg bij de VU zal medio maart plaatsvinden, de trails eind april. Dat betekent dat voor de start van het studiejaar 2014-2015 duidelijkheid verwacht mag worden of de VU de Instellingstoets kwaliteitszorg met het oordeel ‘positief’ heeft afgerond. De Colleges besluiten dat geen nieuwe gezamenlijke opleidingen door de AFS van start gaan voordat Instellingstoets kwaliteitszorg door de VU met het oordeel ‘positief’ is afgerond.
21
4.6 Continuering bestaande samenwerkingsverbanden De AFS continueert de bestaande samenwerkingsverbanden met andere faculteiten binnen de VU en de UvA op het gebied van onderwijs en onderzoek. De vorming van de AFS brengt geen wijziging in de gemeenschappelijke regeling tussen UvA en AMC ex artikel 12.20 WHW en de samenwerking van VU en VUmc op grond van artikel 12.18 WHW. Faculteiten Noch in het Plan AFS op hoofdlijnen, noch in de uitwerking van het opleidingenaanbod van de AFS is er sprake van dat bestaande samenwerkingsverbanden met andere faculteiten binnen de VU en de UvA op het gebied van onderwijs en onderzoek ter discussie worden gesteld. De AFS-vorming is een verruiming en geen vernauwing van de blik van de AFSwetenschappers. De AFS participeert actief in en vormt een belangrijke pijler voor het H2LSprofiel van de VU en het ILLC van de UvA. De focus op interdisciplinaire thema’s zal leiden tot nieuwe vormen van samenwerking. AMC en VUmc Met het AMC en het VUmc vindt bestuurlijk overleg plaats over een gezamenlijke strategie, gericht op het wederzijds versterken van de samenwerking tussen de beide universiteiten (o.a. AFS) en de alliantievorming tussen de beide UMC’s. Net zoals nu voor elk der instellingen afzonderlijk geldt dat de samenwerking met het UMC inzake onderwijs en onderzoek in de geneeskunde plaatsvindt binnen de kaders die daarvoor op grond van art. 12.18 resp 12.20 WHW zijn ingericht, geldt dat ook voor de AFS als geheel. De Colleges concluderen dat de bestaande samenwerkingsverbanden gecontinueerd worden en dat de AFS zal bijdragen aan het versterken en vernieuwen van bestaande samenwerkingsverbanden.
22
5. Kaders procesontwerp 5.1 Besturing Als zelfstandige juridische entiteit blijven de VU en de UvA volledig verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en de eigen interne regelgeving. Er worden bestuurlijke afspraken gemaakt tussen de beide Colleges van Bestuur en de decaan van de AFS over de besturing van de AFS binnen de kaders van de WHW. Een belangrijk aandachtspunt bij de uitwerking van de AFS is de inrichting van de zeggenschap en de medezeggenschap. Sinds afgelopen september vergaderen de beide Colleges van Bestuur elke twee weken gezamenlijk. Daarbij is nadrukkelijk sprake van behoud van ieders eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuur en beheer van de eigen instelling jegens de overheid, financiers, decanen, studenten, medezeggenschap en toezichthouders. Ten aanzien van de samenwerkingsverbanden worden de wettelijke taken van het College van Bestuur door de Colleges van Bestuur van beide instellingen gezamenlijk in eenparigheid uitgeoefend, dat wil zeggen met gelijkluidende besluiten. Daarnaast blijven de Colleges van Bestuur van de VU en de UvA-HvA afzonderlijk vergaderen over aangelegenheden die los staan van de samenwerking. Beide Colleges stemmen hun beleid met betrekking tot AFS en andere specifieke onderlinge samenwerkingsverbanden af om de samenwerking optimaal te faciliteren en te laten werken. Dit is verder uitgewerkt in paragraaf 3.2. De samenwerking binnen de AAA leidt formeel niet tot wijzigingen in de zeggenschap. Als zelfstandige juridische entiteit blijven de VU en de UvA immers volledig verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en de eigen interne regelgeving. Materieel zullen de Colleges over zaken die de samenwerking aangaan onderling afstemmen. Bij de medezeggenschap bestaat zorg dat dit er toe kan leiden dat de medezeggenschap voor voldongen feiten komt te staan. Ook heeft de medezeggenschap zijn zorgen geuit over de doorwerking van de samenwerking op de eigen besluitvorming van de instellingen. Hierbij is het voorbeeld van eigenstandige interne regelgeving gegeven die door de samenwerkingsverbanden beïnvloed zal worden. De Colleges delen deze zorg niet, maar willen deze zorg bij de medezeggenschap graag wegnemen. De Colleges willen daarom graag hierover het gesprek aangaan met de medezeggenschap, en aan de hand van voorbeelden verkennen waar dit zich volgens de medezeggenschap zou (kunnen) voordoen, inclusief de
23
gevolgen voor de medezeggenschap. Hierbij kan besproken worden of de medezeggenschap op specifieke onderwerpen anders georganiseerd moet worden, bijvoorbeeld door het organiseren en/of faciliteren van reguliere afstemming tussen de medezeggenschapsorganen van de VU en de UvA en/of door een regulier gezamenlijk agendaoverleg tussen de beide Collegevoorzitters en de voorzitters van de medezeggenschapsorganen van beide universiteiten. Om de medezeggenschap maximale transparantie te geven over het proces en de fase van besluitvorming over de AFS hebben de Colleges in de brief van 12 november de medezeggenschap toegezegd dat ze de, vastgestelde, agenda en besluitenlijst van de gezamenlijke Collegevergaderingen ontvangen en dat de medezeggenschap naar aanleiding van deze agenda en besluitenlijst desgewenst vragen kan stellen op de, formele en informele, overlegvergaderingen met de gesprekspartner van het eigen College. De discussie over de zeggenschap en de medezeggenschap in het kader van de Amsterdam Acadamic Alliance – mede aan de hand van de aan de medezeggenschap toegezonden notitie “Kaders voor sturing, financiering, bedrijfsvoering en verantwoording in het kader van de AAA” – zal komend jaar gevoerd worden in het kader van de nieuwe instellingsplannen van de VU en de UvA. De sturing van de AFS is geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling en wordt uitgewerkt in het faculteitsreglement AFS en in het mandaat voor de decaan van de AFS. Met de centrale en betrokken facultaire medezeggenschapsorganen van de VU en de UvA is in de werkgroep medezeggenschap AFS afgesproken dat op het niveau van de AFS een Ondernemingsraad, een Facultaire Studentenraad en de mogelijkheid van een Gezamenlijke Vergadering worden ingesteld. Hetgeen hierover in de werkgroep medezeggenschap AFS is gewisseld, wordt ter informatie overgedragen aan de decaan AFS. Over de nadere vormgeving van de facultaire medezeggenschap, inclusief de overgangsperiode, moeten immers door de decaan AFS met de betreffende facultaire medezeggenschapsorganen nadere afspraken worden gemaakt. 5.2 Onderwijsportfolio De AFS werkt in aanvulling op het Plan op hoofdlijnen AFS haar voornemens voor het onderwijsportfolio in genoegzaam detail degelijk uit, waar nodig met inbegrip van passende overgangsregelingen.
24
Op het gebied van onderwijs heeft de AFS het Plan op hoofdlijnen uitgewerkt in onderwijsportfolio’s voor het bachelor- en het masteronderwijs; deze zijn bij het Plan op hoofdlijnen gevoegd. Studenten zijn nadrukkelijk betrokken, en zullen dat ook worden bij de verdere uitwerking. In de transitiefase zullen de huidige curricula door blijven lopen náást eventuele nieuwe curricula voor nieuwe studenten. Huidige studenten aan één van de drie bètafaculteiten van de VU en de UvA, kunnen hun opleiding in de huidige opzet in het nominale tempo afmaken. In het recente gesprek met de Minister van OCW hebben de collegevoorzitters aangegeven nadrukkelijk te streven naar kleinschaligheid in het onderwijs, onder meer gekoppeld aan het locatieprofiel van beide campussen. De Minister heeft aangegeven te hechten aan de door de beide universiteiten toegezegde aanpak voor de begeleiding van de huidige studenten binnen de AFS, gedurende de overgangsperiode. Die aanpak bespreken de Colleges op korte termijn met de Minister. Op grond van de onderwijsportfolio’s concluderen de Colleges dat de uitwerking van het Plan op hoofdlijnen op onderwijsgebied genoegzaam heeft plaatsgevonden. Ten opzichte van de planning in het Plan op hoofdlijnen is de fasering - op uitdrukkelijk verzoek van en in nauwe samenspraak met studenten en medewerkers - aangepast. Een deel van de gezamenlijke bachelor- en masteropleidingen start later dan oorspronkelijk beoogd. Dat biedt ruimte om de uitwerking van de plannen te verbeteren. 5.3. Bedrijfsvoering Ten aanzien van de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS besluiten de beide Colleges van Bestuur, met inachtneming van de bedrijfsvoeringskaders van de VU en de UvA, over de principes en de planning m.b.t.: - de governance van de bedrijfsvoering van de AFS - het financieringskader voor de bedrijfsvoering van de AFS, de toerekening van de kosten voor de bedrijfsvoering, en de wijze waarop dit voor de AFS wordt ingeregeld gelet op de kaders zoals geformuleerd in dit besluit - de inrichting van de studentenadministratie voor de AFS - de inrichting van de financiële en personele administraties voor de AFS.
25
Hierbij worden ook de gevolgen voor de bedrijfsvoering van de beide universiteiten in beeld gebracht. Uitgangspunt hierbij is dat de structurele kosten van (systeem)aanpassingen in de bedrijfsvoering worden gedekt uit structurele doelmatigheidswinst binnen het bedrijfsvoeringsdomein en niet leiden tot structureel hogere kosten in de dienstverlening voor onderwijs en onderzoek. Inzet is dat het portfolio van masteropleidingen van de AFS met ingang van het studiejaar 2014-2015 van start gaat en het portfolio van bacheloropleidingen met ingang van het studiejaar 2015-2016. Voorafgaand daaraan moeten de volgende maatregelen zijn ingevoerd: - Een gelijke procedure en systeem, voor het verzamelen en beschikbaar stellen van gegevens over de inschrijving en studievoortgang van de AFS-studenten. Aandachtspunt daarbij vormt de koppeling met aanpalende systemen, zoals voor collegegeldbetaling en zaalroostering. - Een gelijke procedure en systeem voor identity-management voor AFS-studenten en – medewerkers en voor wederzijds bruikbare toegangsbewaking in de AFS-gebouwen. In een uitwerkingsnotitie bedrijfsvoering AFS is onderscheid gemaakt tussen de korte termijn, de middellange termijn en de lange termijn: - De korte termijnaanpak is gericht op de maatregelen die moeten worden genomen om de AFS in 2014 te laten werken. Daarbij worden de bestaande verschillen in de bedrijfsvoering tussen VU en UvA (o.a. aansturing en positionering van OBP, werkprocessen en systemen) als gegeven beschouwd. Voor de korte termijn worden tijdelijke maatregelen genomen om de praktische knelpunten voor de AFS die hiervan het gevolg zijn aan te pakken en de verschillen hanteerbaar te maken voor studenten en medewerkers. Omdat de invoering van het opleidingenportfolio van de AFS gefaseerd wordt en verhuizingen van medewerkers in hoofdzaak pas vanaf 2015 gaan plaatsvinden, zullen de invoering van gelijke procedures en systemen voor het verzamelen en beschikbaar stellen van gegevens over de inschrijving en studievoortgang van studenten, voor identity-management voor AFS en voor wederzijds bruikbare toegangsbewaking tot 2015 kunnen worden voorbereid. Gegeven het feit dat 2014 het karakter heeft van een overgangsjaar en het aantal (studenten in) gezamenlijke opleidingen nog beperkt zal zijn, wordt voor de korte termijn als algemene lijn gekozen voor behoud van de bestaande aanpak:
26
-
-
o de verschillende systemen en werkprocessen bij de VU en de UvA als gegeven beschouwen o zo nodig kiezen voor de aanpak van de VU of de UvA voor AFS o tijdelijke inzet van extra medewerkers om koppelingen tot stand te brengen, studenten en medewerkers te ondersteunen en managementinformatie te genereren. Daarnaast worden praktische knelpunten opgepakt, zoals toegang tot faciliteiten en systemen, communicatie naar studenten, managementinformatie/data-integratie en het omgaan met verschillen in procedures en planningen m.b.t. financiën en HRM. Voor de lange termijn wordt ingezet op een gezamenlijke bedrijfsvoering voor de VU, de UvA en de HvA als geheel, mogelijk in de vorm van gezamenlijke shared service centra. De uitgangspunten voor dit perspectief zijn vastgelegd in de notitie “Kaders en uitgangspunten voor sturing, financiering, bedrijfsvoering en verantwoording i.h.k.v. de AAA”. Naar dit perspectief wordt de komende maanden een verkenning uitgevoerd. Indien besloten wordt tot invoering van dit lange termijnperspectief, zal dat gevolgen hebben voor de lopende bedrijfsvoeringprogramma’s van de VU en de UvA. Besluitvorming zal plaatsvinden in het kader van de nieuwe instellingsplannen. De middellange termijnaanpak is gericht op de bedrijfsvoering voor de AFS vanaf 1-1-2015, wanneer de nieuwe AFS-organisatie wordt ingevoerd en de AFS gaat werken met een geïntegreerde begroting, en op de maatregelen die nodig zijn om het lange termijnperspectief te realiseren. Met de voorbereiding van de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS per 1-1-2015 zal begin 2014 een start gemaakt moeten worden. Daarbij gaat het om harmonisatie van regelingen, procedures en werkwijzen en integratie van systemen.
De VU en de UvA willen zeker stellen dat AFS beschikt over een zodanig beheersinstrumentarium dat AFS zowel financieel als managerial in control is. Het gaat om een totaalset aan instrumenten waarmee in voldoende mate zekerheid bestaat voor betrouwbare financiële en niet-financiële informatie, rechtmatige verkrijging en besteding van middelen en efficiënte en doelmatige operationele processen. Deze mate van zekerheid moet extern aantoonbaar zijn en vastgesteld (kunnen) worden via accountantscontrole. In mei 2014 besluiten de VU en de UvA over de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS op middellange termijn (vanaf 2015). Daarbij zal worden aangesloten op het nog nader vast
27
te stellen lange termijnperspectief voor de bedrijfsvoering voor VU, UvA en HvA en worden voortgebouwd op de verbeteringen in de bedrijfsvoering die worden ontwikkeld in het programma Nieuwe bedrijfsvoering VU. De voorstellen voor de inrichting van de bedrijfsvoering voor de AFS op middellange termijn worden getoetst aan de doelstelling dat de AFS financieel en managerial in control is. Als UvA en VU op basis van deze toets niet verwachten dat de voorstellen er toe leiden dat de AFS in 2015 over het benodigde beheersinstrumentarium kan beschikken, zal de UvA vanaf 2015 de administraties voor de AFS inbrengen, totdat voorstellen voor de inrichting van de bedrijfsvoering van de AFS zijn ontwikkeld die aan de gestelde eisen voldoen. 5.4. Huisvesting Vóór het aangaan van de gemeenschappelijke regeling sluiten de beide Colleges van Bestuur een overeenkomst over de hoofdlijnen van de huisvesting voor de AFS, waarin afspraken worden vastgelegd over de huisvestingskosten voor de AFS, de locatieprofielen, de planning en de wijze waarop de AFS in staat wordt gesteld de kosten te dragen. De overeenkomst betreft zowel de nieuwbouw- en renovatieplannen als de interne verhuurcondities. In de overeenkomst wordt vastgelegd dat de vorming van de AFS niet zal leiden tot een hogere uitvoeringslast (en dus binnen de bestaande huisvestingskaders van beide instellingen moet plaatsvinden) en moet bijdragen aan verdere ontwikkeling van beide campussen. Dit betekent een opgave tot verdere optimalisatie van de huisvesting alvorens de overeenkomst wordt ondertekend. De UvA en VU willen zeker stellen dat AFS kan beschikken over huisvesting die aansluit op de strategie van AFS, die past bij de ontwikkeling van de VU-campus en Amsterdam Science Park en voldoet aan de financiële en huisvestingsnormen van VU en UvA. Als uitwerking van het huisvestingsperspectief AFS op hoofdlijnen van 2 juli jl. is een koers voor het huisvestingsprogramma AFS 2015-2023 opgesteld. Hierin is een belangrijke optimaliseringsslag verwerkt, waardoor de huisvesting van de AFS binnen de budgettaire huisvestingskaders van de VU en de UvA zou moeten passen. In de koers voor het huisvestingsprogramma AFS 2015-2023 is de inhoudelijk en huisvestelijk meest gewenste variant uitgewerkt die naar verwachting te realiseren is binnen de geldende kaders. Hiertoe is gezocht naar mogelijkheden die om ruimten in te zetten voor andere
28
doelen, waardoor meer dekking ontstaat (b.v. incubatorfaciliteiten) of door betere benutting van bestaande faciliteiten (b.v. kassen), Door het in samenhang brengen van de proposities AFS en SRON is er naar verwachting een optimalisatie voor AFS te bewerkstelligen. In de koers voor het huisvestingsprogramma AFS staat beschreven welke profielen de beide campussen hebben en hoe de realisatie van die profielen stapsgewijs worden gerealiseerd op een wijze die geen onnodige tijdelijke verhuizings- en inrichtingskosten veroorzaakt. De koers is kaderstellend voor de investeringen in de huisvesting AFS. Onderdeel van het huisvestingsprogramma vormt het voorstel voor een gezamenlijke High Tech Instrumentation Facility (HighTIF) voor AFS en SRON, waarin de werkplaatsen en cleanrooms van AFS samen met de werkplaats en cleanrooms van SRON worden gerealiseerd. De HighTIF is ook interessant om onderzoeksfaciliteiten met derden als het Centrum voor Nanolithografie te delen, waardoor een nog grotere optimalisatie kan ontstaan die (deels) ten gunste van AFS komt. Met OCW, gemeente en provincie wordt overlegd over de participatie in deze nieuwe ontwikkeling die ook extra kansen biedt voor het nationale wetenschapsbeleid en de ontwikkeling van Amsterdam. De VU en de UvA committeren zich beide aan de AFS-locatieprofielen voor het Amsterdam Science Park en de VU-campus en aan het programma en de planning van het huisvestingsprogramma AFS, zoals weergegeven in onderstaande tabel, als kader voor de realisatie van de huisvesting voor de AFS. Binnen dit kader wordt afzonderlijk besloten tot de individuele investeringen.
29
Variant AFS + SRON Vraag Stap nr Jaar Kw Van Naar Beweging 1 a 2014 CA SP VU - Laser fund (test opstelling) deel 1
Gebouw SPA 904 - BD D
2 a b
2015 2015
SP CA
CA deel UvA Sils (incl fellow) CA VU - Lasers life (uit W&N)
O|2 O|2
a
2016
CA
SP Genetica
SPA 904
a b
2017 2017
SP SP
CA Informatica UvA SP Interne schuif FNWi tbv inpassing laser in BD D
NU.VU
a b c d e f g h i
2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018 2018
CA
SP Laser wp + Natuurkunde Fund Werkplaast FNWI uithuizen naar shared infra KDV uit FNWI uithuizen SP Wiskunde VU FNWI staf uit FNWI uithuizen IIS uit FNWI uithuizen SP Theoretische scheikunde inhuizen SP Aardwetenschappen SP Aardwetenschappen WP en Cleanroom
a b
2019 2019
a b c
2022 2022 2022
SP CA SP
CA SILS Neurowetenschappen - deel UPC UvA CA VU Neurowetenschappen - deel UPC VU CA Droog onderwijs + practicum
a b
2023 2023
CA CA
SP Ecologie SP IVM (deel)
>2028
CA
CA
3
4 SPA 904
5
CA
CA CA CA
SPA 904
HighTIFF ntb ntb ntb ntb SPA 904 SPA 904
HighTIFF
6 SRON kantoren + labs verhuist naar SP SRON cleanroom + werkplaats verhuist naar SP
SPA 904
HighTIFF
7 SWT SWT SWT
8 SPA 904 SPA 904
9
30
De UvA en de VU willen zeker stellen dat de ontwikkeling van de beide huisvestingsportefeuilles aansluit bij het programma en de planning zoals vastgelegd in het huisvestingsprogramma AFS en zich beweegt binnen de kaders van een gezonde bedrijfsvoering. Daarvoor is transparantie over de ontwikkeling van de beide huisvestingsportefeuilles essentieel en spreken de VU en de UvA af de relevante stukken (investeringsplannen, financieringsafspraken, realisatie-overzichten) over huisvestingsinvesteringen met elkaar te delen en te bespreken voor deze worden vastgesteld, en elkaar deze stukken ter informatie toe te sturen, tegelijk met de aanbieding aan de audit committee van de eigen Raad van Toezicht. Voor 1 mei 2014 stellen VU en UvA eenduidige huisvestingsnormen voor de AFS vast, die passen binnen de huisvestingskaders van de VU en de UvA (o.a. meters, kosten, financiering). Eveneens voor 1 mei 2014 bepalen de VU en de UvA gezamenlijk de waarderingsgrondslag en –methodiek die de basis vormt om de waarde van de inbreng van de huisvesting vast te stellen. De individuele investeringsbeslissingen ten behoeve van de AFS worden getoetst aan de gezamenlijke normen. Om te zorgen dat de uitvoering van het huisvestingsprogramma AFS geen onnodige vertraging oploopt, stellen de VU en de UvA zich over en weer garant gedurende een periode van maximaal drie jaar voor de huisvestingslasten en leegstandsrisico’s die voortvloeien uit de bewegingen op de korte termijn (drie jaar). Het gaat hierbij om: - een garantie van de VU aan de UvA voor proeflaser en genetica (kassen) - een garantie van de UvA aan de VU voor Sils naar het O|2-gebouw.
5.5.
Identiteit
Bij de vorming van de AFS wordt recht gedaan aan de eigen identiteit van de beide universiteiten. In het gezamenlijke bacheloronderwijs van de AFS-opleidingen krijgen studenten de mogelijkheid een academische kern te volgen.
31
Een belangrijk aandachtspunt bij de vorming van de AFS is dat recht gedaan wordt aan de eigen identiteit van de beide universiteiten. Daarbij gaat het vooral om de onderwijsvisies en om de profielen van de VU en de UvA. In de geharmoniseerde model OER is academische vorming opgenomen. Alle VU- en UvAstudenten krijgen academische vorming. Het is aan de AFS hoe zij de academische vorming, conform de model-OER, in gaat vullen en op gaat nemen in de OER-en en de curricula van haar opleidingen. De gekozen locatieprofielen sluiten aan bij de profielthema’s van de VU en de UvA en bij de gewenste ontwikkeling van het Science Park Amsterdam en de VU Campus. Bij de vorming van de AFS wordt dus recht gedaan aan de identiteit van beide universiteiten en krijgen studenten in het bacheloronderwijs de mogelijkheid een academische kern te volgen. Aan de AFS-vorming staan dan ook geen identiteitskwesties in de weg. In het kader van de Instellingsplannen zal het gesprek over de identiteit van beide universiteiten verder gevoerd worden. 5.6.
Informatieafspraken
Als bijlage bij de Gemeenschappelijke Regeling is een set Informatieafspraken opgesteld, die zal worden toegepast met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens. De Informatieafspraken regelen de wederzijdse verstrekking van en toegang tot managementinformatie en operationele informatie uit de concerninformatiesystemen van beide instellingen, ten aanzien van studenten, onderzoeksprestaties, personeel, personele inzet en financiën van de AFS.
6. Reorganisatie FALW Bij de FALW is sinds enkele jaren sprake van financiële problemen. In 2011 en 2012 was sprake van een tekort en ook 2013 zal worden afgesloten met een verlies. De facultaire vrij besteedbare financiële reserve is onder de norm gezakt die de VU stelt. De VU zal deze problematiek voor haar rekening oplossen alvorens de Faculteit der Bètawetenschappen financieel in de AFS wordt ondergebracht. Een commissie onder voorzitterschap van prof.dr. Gerrit van der Wal zal een reorganisatieplan opstellen, op basis waarvan begin 2014 een
32
voorgenomen reorganisatiebesluit wordt genomen. Streven is de reorganisatie in augustus 2014 af te ronden.
7. Vervolgtraject Volgend op de ontvangst van het antwoord van de medezeggenschapsraden op het verzoek om instemming met het voorgenomen besluit tot de vorming van de AFS, zullen de Colleges het besluit daarover definitief nemen. Indien dat besluit positief is, leggen zij het vervolgens voor aan beider Raad van Toezicht ter verkrijging van de wettelijk vereiste goedkeuring op de Gemeenschappelijke Regeling. Daarna verloopt het traject als volgt: - Zo spoedig mogelijk wordt de procedure tot benoeming van de decaan AFS doorlopen. - Tussen het besluit en mei 2014 vindt uitwerking plaats van de financiële en fiscale structuur van de AFS en van de inbreng van mensen en bedrijfsmiddelen vanuit beide universiteiten in de AFS, waarvan de resultaten worden verwerkt in één AFS-begroting voor 2015 en in de begrotingen van VU en UvA voor 2015. - Op basis van de lange termijn visie op de bedrijfsvoering in het kader van de samenwerking die in het eerste kwartaal van 2014 wordt vastgesteld, stellen de beide Colleges in mei een programma voor de bedrijfsvoering voor de AFS voor de middellange termijn vast. - In gelijkluidende delen van hun Instellingsplan 2015 wordt beschreven hoe de VU en de UvA, ook in termen van governance en bedrijfsvoering, verder zullen werken aan de Amsterdam Academic Alliance zoals geschetst in de beide profieldocumenten van 2012. De Instellingsplannen en de begrotingen doorlopen vanzelfsprekend de voor deze documenten voorgeschreven procedures waarin de medezeggenschapsorganen hun recht op instemming respectievelijk advies kunnen uitoefenen en die dan ook de volle ruimte bieden voor nader overleg omtrent de uitwerking en inregeling van al die zaken die nodig zijn om van de AFS en in ruimere zin de Amsterdam Academic Alliance een succes te maken.
33
